DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 1. TERTIAL 2016 Styrebehandlet 19.mai 2016

Transkript

1 SAK 19/16 DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 1. TERTIAL 2016 Styrebehandlet 19.mai 2016 Side 1 av Drammen Tlf

2 Innhold 1. Sammendrag Økonomi Personale HMS helse, miljø, sikkerhet Mengdetall Internkontroll - systemer Side 2 av Drammen Tlf

3 1. Sammendrag 1.1. Oppstart nye produksjonslokaler og nye produksjonsmetoder Bystyret i Drammen hadde vedtatt at Drammen Kjøkken KF skal benytte nye produksjonsmetoder for produksjon av mat til bo- og servicesentre og hjemmeboende. En forutsetning for å kunne realisere dette var bygging av nye produksjonslokaler og at det ble etablert minikjøkken for mottak av mat ved de ulike bo- og servicesentra. Fra 15.oktober 2015 overtok Drammen Kjøkken KF nøkler til det nye kjøkkenet med topp moderne produksjonsutstyr. Den nye produksjonsmetoden innebærer at maten som produseres skal hurtig nedkjøles og pakkes, for så å bli distribuert. Dette skal gi økt matsikkerhet og større fleksibilitet rundt måltidene. Likeledes vil nye produksjonslokaler og produksjonsmetoder gi mulighet for økt kapasitet. Drammen Kjøkken KF skal gjennom dette være kommunens kompetansesenter innen mat og ernæring. Første offisielle produksjonsdag ble mandag 4. januar Siste leveranse fra det gamle kjøkkenet på Landfalløya 80, var 3. januar De 6 første ukene ble spesielt hektiske. Overgang til ny kokemetode med dobbelproduksjon de siste 14 dagene i januar. Da var det produksjon både av dagens middag og de 14 første dagene i februar etter kok/kjøl metoden. I tillegg var personell fra Drammen Kjøkken KF engasjert i opplæring i nytt bestillingssystem og oppvarming av nedkjølt mat både til egne ansatte og personell i HSO. Offisiell åpning med inviterte gjester, ble avholdt 5.februar Ordfører Tore Opdal Hansen stod for selve åpningen av det nye kjøkkenet. Overgangen til nye produksjonsmetoder gikk etter forholdene veldig bra. Noen ytre avdelinger/bo- og servicesentra spurte om ekstra opplæring i løpet av de første ukene i februar. Noen avdelinger brukte litt tid på å venne seg til det nye bestillingssystemet. Tilbakemeldingene de første ukene i februar var veldig positive. De fleste tilbakemeldingene gikk på bedre smak, varmere mat og mer fleksibelt. Pleie- og omsorgsavdelingen har overtatt kafeteriaene på alle bo- og servicesenter dette medfører at 11 medarbeidere som tidligere var ansatt ved Drammen Kjøkken KF, er overført til pleie- og omsorg. Dette for å gi et bedre mattilbud ute på bo- og omsorgssentrene. Omstilling til nye produksjonsmetoder i nybygg, har vært svært krevende for de ansatte i Drammen Kjøkken KF. De ansatte har gjort en stor innsats for å lykkes og produktivitetsøkningen er på godt over 50 % pr ansatt i løpet av det siste året. Styret i Drammen Kjøkken KF er svært tilfreds med den omstillingsviljen som er utvist. Side 3 av Drammen Tlf

4 1.2. Økonomi Regnskapet viser et negativt resultat ved utgangen av første tertial på kr Dette er kr svakere resultat enn periodisert budsjett for 1. tertial. Januar og februar regnskap viser et stort negativt avvik mens avviket blir mindre i mars og april. Årsak til det negative resultatet i de to første driftsmånedene var bl.a.: Ekstra kostnader for oppbygging av 14 dagers varebeholdning på middagsmåltidet. Ekstrakostnader i forbindelse med pakkeutstyr, da planlagt utstyr til gjenbruk, ikke kunne benyttes forsvarlig opp mot det nye systemet. Noen ekstra anskaffelser på nedkjølingsutstyr. Diverse møbler og kontorutstyr, lysavskjerming i pauserom og møterom og diverse små anskaffelser for tilpasning til praktisk og rasjonell drift. Ekstra personalkostnader og kostnader i forbindelse med opplæring og intern - kontroll systemer. Oppbygging av varelager ute på institusjonene. Styret i Drammen Kjøkken KF har budsjettert med et overskudd på kr på årsbasis. I tildelingsbrev fra Drammen kommune er det ikke forutsatt eieruttak. Drammen Kjøkken KF må imidlertid betjene en betydelig økning i husleie til Drammen Eiendom KF som følge av kapitalkostnader knyttet til nybygg. Drammen Kjøkken KF må dessuten betjene et lån til Drammen kommunes lånefond på ca. kr. 10 mill. i forbindelse med kjøp av produksjonsutstyr. Ut fra resultater etter 1. tertial, er det lite sannsynlig at styrets mål om et solid overskudd kan oppnås. Det forventes imidlertid en bedring av økonomien inn mot 2. tertial 2016, da det nye driftskonseptet har stabilisert seg. Styret i Drammen Kjøkken KF vil følge nøye med i utviklingen og vurdere ulike tiltak for å styrke økonomien. Side 4 av Drammen Tlf

5 2. Økonomisk oversikt Budsjettet for foretaket er i 2016 splittet opp i 8 forskjellige ansvarsområder: Kafeteria Internsalg Hjemmeboende Ekstern catering Intern catering Cafè Rådhuset Møteromsservice Rådhuset politisk Inntektsposter: Inntektene ved utgangen av 1.tertial 2016 var på kr , dette er kr bedre enn budsjettert. Årsak til negativt avvik: Catering viser en nedgang i løpet av årets første 4 måneder i forhold til tidligere år. Årsakene til dette kan være mindre aktivitet til møtevirksomhet og økt konkurranse i cateringmarkedet. Opphør av varmmatutkjøring fra hjemmetjenesten til hjemmeboende fra 1. februar Foretaket nedlegger en stor innsats for å synliggjøre tilbudet av frosne middagsporsjoner. Dette gir resultater, men er en langsom prosess for å komme opp på samme nivå som varmmatutkjøring. Det arbeides aktivt med informasjon til tidligere varmmatmottakere, dagsenter - brukere, frivillige, kontor for tjenestetildeling, hjemmetjenesten i det enkelte distrikt og forebyggende team for eldre, om foretakets tilbud, utvalg og kvalitet. Årsak til positivt avvik: Internsalg viser positivt avvik med bakgrunn i uttak av varer til institusjonene. Overgang til nytt fagsystem for bestillinger og nye produksjonsmetoder har medført større fleksibilitet rundt måltid og har positiv effekt for salg til institusjonene. Kafeteriadrift er overtatt av HSO fra den Dette innebærer også en viss endring i driftsformen ved den enkelte kafeteria, med økt vareuttak som følge av større egenproduksjon av kald mat, kaker, lunsjretter m.m. Styret er tilfreds med økning i internt salg, men er imidlertid bekymret for nedgang i inntekter fra catering og fra leveranser til hjemmeboende og vil følge utviklingen av disse to områdene nøye. Likeledes vil styret vurdere tiltak for å søke leveranser til nye kundegrupper. Side 5 av Drammen Tlf

6 Kostnadsposter: Utgiftene ved utgangen av 1.tertial 2016 var på kr Dette er kr høyere enn budsjettert. Negativt avvik: Varekostnader viser et negativt avvik i årets første måneder med bakgrunn i følgende: Varmmatproduksjon i nye lokaler i januar. Oppstart av nytt produksjonssystem medio januar 2016, med påfølgende sikkerhetsmarginer i forhold til antatt middagsbehov til institusjonene. Omstillingen til ny produksjonsmetodikk har vært krevende, men overforbruk i form av sikkerhetsmarginer, er i ferd med å forsvinne og erstattes av en langt større produksjonskontroll. Varekostnader antas å være nedadgående, men må også ses i sammenheng med positivt avvik i inntekten fra internsalg. Engangsutstyr er budsjettert noe høyere enn tidligere år med tanke på overgang til nytt pakkesystem. Kostnadene til engangsutstyr er allikevel høyere enn først antatt. Transport har negativt avvik grunnet høyere vedlikeholdsutgifter og ombygging til kjøling. Andre kostnader har et negativt avvik, spesielt i forhold til bruk av vikarbyrå. Bakgrunnen for dette handler om ekstra behov for personale i omstillingsprosessene i årets fire første måneder, sammen med sykefravær på 12 %. Foretaket har også en utfordring i det som er knyttet til nedkjølings- og pakkeprosesser, som er mer ressurskrevende enn antatt. Positivt avvik: Personalkostnader viser et positivt avvik, men må ses i sammenheng med overforbruk på vikarbyrå. Husleiekostnader lavere enn budsjettert Gass til produksjon. Svært høyt forbruk av gass, men stabiliseres etter hvert som bruk og produksjonsmetoder normaliserer seg. Utgifter til strøm har positivt avvik i forhold til budsjett Styret har analysert årsaken til de økte utgiftene i 1 tertial 2016 og konstatert at utgiftene er redusert betydelig etter at driftskonseptet begynner å stabilisere seg i løpet av de to siste mnd. Styret vil følge nøye med i kostnadsutviklingen inn mot 2. tertial Side 6 av Drammen Tlf

7 Rapport økonomi, totalt for foretaket 1.tertial 2016: Side 7 av 14

8 Side 8 av 14

9 BALANSE PER EIENDELER Anleggsmidler 1200 Maskiner og utstyr > , Andre driftsmidler > Sum anleggsmidler Omløpsmidler 1469 Varelager Kortsiktige fordringer 1501 Kundefordringer Interimskonto Procasso Interimskonto lønn Refusjonskrav trygdekontor Bank 1930 Nordea Nordea OCR Nordea skatt Sum omløpsmidler SUM EIENDELER Side 9 av 14

10 GJELD OG EGENKAPITAL Egenkapital 2050 Annen egenkapital Eieruttak Årets resultat 0 Sum egenkapital Langsiktig gjeld 2260 Gjeld til Drammen Kommunes lånefond Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Forskuddstrekk/påleggstrekk 2600 Forskuddstrekk Påleggstrekk Gruppeliv Gruppeliv/ yrkesskade - motkonto Yrkesskadeforsikring Skyldige offentlige avgifter 2700 Utgående merverdiavgift Inngående merverdiavgift Oppgjørskonto merverdiavgift Skyldig arbeidsgiveravgift Påløpt arbeidsgiveravgift Annen kortsiktig gjeld 2920 Purregebyr Kemneren Skyldig feriepenger Pensjonsinnskudd DKP Avsetning OU-midler Årsoppgjørskonto Mellomregning Drammen kommune Motkonto ref. sykelønn Leverandørgjeld Sum kortsiktig gjeld SUM GJELD/EGENKAPITAL ÅRETS RESULTAT PR Side 10 av 14

11 3. Personale SYKEFRAVÆR 1. KVARTAL 2016 Sykefraværsprosenten for 1.kvartal i 2015 var 13,8 % Sykefraværsprosenten for 1.kvartal i 2016 var 12,1 % Totalt sykefravær på 12,06 % for 1.kvartal 2016 fordeler seg slik: - Sykemelding fra lege 86,2 % - Egenmeldt fravær 13,8 % - Andre permisjoner 0 dager - Barns sykdom 3 dager Sammenholdt med tidligere år viser sykefraværet en høyere tendens i 1.kvartal enn ellers i året. Fravær utover 8 uker utgjør 40 % av legemeldt fravær. Fravær utover 16 dager (arbeidsgiverperioden) utgjør 65 % av samlet fravær. Hovedårsaken til dette er flere langtidssykemeldinger med bakgrunn i slitasjeproblematikk og sammensatte plager, med lang rekonvalesenstid. Det er i denne sammenheng avholdt oppfølgingssamtaler og dialogmøter i tråd med Drammen kommunes regelverk for sykefraværsoppfølging. 1.kvartal 2015 Egenmeldt dager Sykemeldt < 16 dager Sykemeldt> 16 dager Sykemeldt > 8 uker Fravær % Kvinner 27,7 38,2 58,6 160,4 17,7 Menn 13,9 0,0 20,2 8,3 8,3 Sum 41,6 38,2 78,84 168,66 13,8 Totalt antall fraværsdager 327,3 1.kvartal 2016 Egenmeldt dager Sykemeldt < 16 dager Sykemeldt> 16 dager Sykemeldt > 8 uker Fravær % Kvinner 19,2 34,0 68, ,25 Menn 5,0 3, ,65 Sum 24,2 37,0 68, ,06 Totalt antall fraværsdager 175,8 Side 11 av 14

12 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 16,0 13,8 13,9 12,1 12,1 11,8 11,0 8,0 8,5 7,8 7,4 3,0 0,0 0,0 0,0 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal Sum pr år 2014 i % 2015 i % 2016 i % Det er utarbeidet handlingsplan for bedriftshelsetjenesten (Synergi Helse) sitt arbeid i foretaket. Handlingsplanen bygger på forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (FOR nr 1173.) og omhandler blant annet å forebygge og forhindre påvirkninger i arbeidet som kan føre til arbeidsrelaterte skader, ulykker og sykdommer. I tillegg skal disse utføre lovpålagte helsekontroller og konsultasjoner. Det er også igangsatt en Organisasjonsutviklingsprosess i 2013 som videreføres også i Prosessen gjennomføres med tanke på omstillingsarbeid i forbindelse med høyt arbeidspress, nye lokaliteter og produksjonssystem og med stort fokus på arbeidskultur. Mangfold rapportering pr. 1. tertial 2016 Opprinnelse Årsverk % Ansatte med ikke vestlig opprinnelse 2,35 9,96 Ansatte med vestlig opprinnelse 21,25 90,04 Side 12 av 14

13 4. HMS helse, miljø, sikkerhet Det første halvåret har vi satt av til å utvikle nye rutiner. I samme periode har prøvedriften vært aktiv, frem til 26.april Prøvedriften har ivaretatt noe av det som blir Drammen Kjøkken KF`s oppfølging i fremtiden. Dette er nærmere beskrevet i driftsavtalen med Drammen Eiendom KF. Fokus har vært på opplæring og driftsrutiner. Rutinene utvikles og revideres fortløpende når det er behov for det. Feil ved bygg og anlegg har blitt rapportert fortløpende til byggeier og entreprenør på e-post fram til 26.april 2016 og tatt opp på prøvedriftsmøtene. Etter 26.april rapporteres feil til Drammen Eiendom KF etter egne rutiner. Drammen Eiendom KF har egen driftsbetjent til oppfølging av teknisk drift i bygget. Ventilasjonstilpasningen har tatt lang tid og er ikke ferdig. Innstilling av driftsparametere og feilsøking pågår ennå. I vinter har det vært lave temperaturer særlig på kontorene i 2.etg. start temperaturer på kontorene ned mot 16 o C. Det har i vinter ikke blitt oppnådd tilfredsstillende temperatur på kontorene i 2.etg. Det er først i overgangen april/mai at opplevd temperatur har begynt å bli akseptable. Opplæring i bruk av kjøkkenutstyr er foretatt fortløpende og ved behov. Noe utstyr er av en slik karakter at det er noen få brukere som skal ha særlig opplæring og driftsansvar. Dette gjelder spesielt pakkelinjen. Gassanlegget er utstyrt med sensorer i rom som benytter gass. Dette er tilknyttet lyd og lysalarm som gir signaler ved utslag på dette. Egne rutiner for daglig åpning og stenging av anlegget er innført. Personellskader Hittil i år har vi registrert følgende skader på personell: Dato Type skade Lokal behandling Behandlet på lege/legevakt Påfølgende sykemelding Tiltak Klemskade Nei Nei Nei Tilpasset skotøy i en periode Stållokk falt ned på tåen. Intern utdanning Alle ledere ved Drammen Kjøkken KF deltar i Drammen kommunes ledersamlinger og lederutviklingsprogram i den grad daglig drift gir rom for dette. 5. Mengdetall TOTALE TALL FOR FORETAKET 1.tertial 16 1.tertial 15 Totalt antall måltider Totalt antall middager Totalt antall middager pr. dag Antall måltider pr. normert stilling pr. dag 121,4 77,6 Side 13 av 14

14 6. Internkontroll - systemer IK - MAT for kjøkken IK- systemene er under kontinuerlig utvikling og revisjon. Allergeninformasjon er under implementering. All dokumentasjon i forhold til merkesystemer er i bruk. Nytt HACCAP system er under utvikling med hjelp fra Lilleborg som er hovedleverandør av kjemi. Revisjon Revisjonssystemet til Drammen Kjøkken KF ble sist kontrollert i april 2015 og er oversendt Buskerud Kommunerevisjon. Noe innhold revideres fortløpende ettersom dette er opplysninger knyttet til leverandør/kunde og personalinformasjon som stadig er i endring. Beredskap Beredskapsrutinen er revidert siste gang januar 2016 og er funnet i orden. Beredskapsøvelse med resten av kommunen ble avholdt i juni 2014 i Drammenshallen. Det ble gjennomført simulert strømstans øvelse mer enn i 4 dager i februar Øvelsen var styrt fra fylkeskommunen. Drammen Kjøkken KF deltok med innspill før og under øvelsen med situasjonsrapporter. Øvelsen har avdekket at nødstrømsaggregat må anskaffes for å ivareta temperaturer på kjøle og fryserom ved en lengre strømstans. På vinterstid med temperaturer under 0 o C må aggregat være på plass innen 12 timer, på vår sommer og høst med temperaturer over 5 o C må aggregat være på plass innen 6 timer. Sjekkliste for kommunens nettsider Daglig leder er ansvarlig for at nettsider med informasjon om foretaket, dens tjenester og aktiviteter til enhver tid er oppdatert. Foretaket har en webansvarlig. 1. Foretaket har rutiner for kontinuerlig oppdatering og kvalitetssikring av informasjon på nettet, som et minimum 3 ganger årlig. 2. Informasjon om foretakets tjenester er korrekt i henhold til gjeldende overordnede dokumenter (økonomiplan, serviceerklæring m.m.) 3. Informasjon om priser og gebyrer for foretakets tjenester er korrekt. 4. Alle lenker på nettstedet til relevante søknadsskjemaer, nettsider og annet er korrekte. 5. All informasjon om foretakets prosjekter og aktiviteter er oppdatert. 6. Kontaktinformasjon (adresser og telefonnumre) til foretaket/ansatte er korrekt 7. Alle navn og telefonnumre til foretakets ansatte er oppdatert i kommunens interne telefonkatalog. Merk punkt 7: Gjøres jevnlig opp mot D-IKT ved tilgang og avgang Side 14 av 14