SAKSNOTAT TIL GENERALFORSAMLINGEN

Transkript

1 SAKSNOTAT TIL GENERALFORSAMLINGEN Fra: Til: Valgkomiteen i Totens Sparebank Generalforsamlingen i Totens Sparebank Ekstraordinær generalforsamling SAK 04/16 VALG Valgkomiteen har bestått av følgende: Unni Hveem (EKB), leder Roar Nilsen (kunder), medlem Synnøve Mjølnerød (kunder), medlem Jan Anders Aalborg (EKB), medlem Erik Hørthe (EKB), medlem Lise Hammerud (offentlige), medlem Erik E. Evensen (ansatte), medlem Vedlagt følger enstemmig innstilling fra valgkomiteen INNSTILLING FRA VALGKOMITEEN FOR GENERALFORSAMLINGEN TIL MØTET 28. APRIL 2016 Årets valgkomitè har forholdt seg til både gamle og nye vedtekter. Det er jobbet etter de nye vedtektene, mens de gamle vedtektene har ligget til grunn for innstillingene. Det er benyttet «forstanderskapets valgkomite» som betegnelse på årets komitè. Det fremgår av bankens gamle vedtekter at banken skal ha en valgkomite bestående av 7 medlemmer. Valgkomiteen avgir innstilling til årsmøtet om valg av leder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer/varamedlemmer av styret, eksklusive de ansattes representanter. Komiteen avgir videre innstilling til medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen for forstanderskapet, herunder komiteens leder. For 2016 har komiteen også innstilt på kandidater av egenkapitalbeviseiernes valgkomitè. Valgkomiteen, representert ved leder har hatt løpende kontakt med styrets leder, bankens adm.banksjef og forstanderskapets leder. Alle kandidater har bekreftet at de er villige til å stille som kandidater. Komiteens innstilling er enstemmig. Forstanderskapets valgkomité har hatt 7 arbeidsmøter, samt samtaler med potensielle medlemmer til styret. På første møte i valgkomiteen deltok adm. banksjef, styrets leder og forstanderskapets leder for å informere om myndighetenes krav til spesifikk kompetanse på styremedlemmer. Styrets leder har deltatt i samtalene med potensielle medlemmer og varamedlemmer til styret.

2 Valgkomiteens leder har hatt telefonsamtaler med avtroppende og påtroppende kandidater. Alle kandidater som er på valg og som ikke er foreslått til gjenvalg er kontaktet og informert om dette. Valg av styremedlemmer Det fremgår av bankens nye vedtekter at styret skal bestå av 7 medlemmer, inklusive 2 medlemmer fra bankens ansatte. Bankens sittende styre har 7 medlemmer, 6 menn og 1 kvinne, hvorav en mann er valgt av de ansatte. Ny finansforetakslov setter krav i forhold til antall representanter fra de ansatte. Loven setter også krav til kjønnsfordeling i styret. Styret har ut fra en samlet vurdering valgt å foreslå at styret fremdeles består av 7 medlemmer, inklusive 2 medlemmer fra de ansatte. Ny lov krever også at styret fom 2016 må bestå av min 40% av hvert kjønn, og at de ansattes representanter skal være representert med en av hvert kjønn. Tre eksterne medlemmer er på valg i år, to menn og en kvinne. I henhold til lovkrav må disse erstattes av to kvinner. For sin anbefaling, og forslag til nytt styre, har valgkomiteen lagt vekt på følgende: Kandidater må besitte relevant kompetanse som ut fra selskapets organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta de egnethetskrav som er angitt av Finanstilsynet. Styret bør sikres en rimelig grad av kontinuitet, samtidig som behovet for fornyelse og uavhengighet ivaretas. Styret bør - i tillegg til å oppfylle aksjelovgivningens bestemmelser - også oppfylle kravene i den norske anbefalingen om eierstyring og selskapsledelse til sammensetning, kompetanse og uavhengighet. Styret bør på en relevant måte reflektere bankens interessegrupper. Styrets medlemmer må ha kapasitet til å utføre sine oppgaver. På denne bakgrunn legger valgkomiteen frem anbefaling om valg av følgende kandidater til bankens styre Verv: Navn: Velges for: Styremedlem Anne C. Syljuåsen Gjv Styremedlem Anne Jacobsen Onsrud Ny Styremedlem Nina Dyste (ansatte) Ny Varamedlem Christian Børresen Ny Varamedlem Tove Beate Skjolddal Karlsen Ny Varamedlem Kjell Arne Nyhus Ny (pers.varamedlem for Jan Sverre Seierstad. Varamedlemmet velges i medlemmets gjenværende periode) Varamedlem Anne Lydia Domaas Ny (pers.varamedlem for Nina Dyste) De ansattes medlemmer og varamedlemmer er fremmet av de ansattes representanter i generalforsamlingen.

3 Styrets leder, Geir Stenseth og styrets nestleder Steinar Nordengen er ikke på valg som leder og nestleder i år. Valg av generalforsamlingens leder Verv: Navn: Velges for: Leder Roar Løken Lunder Gjv Valgkomiteen innstiller på at sittende leder i generalforsamlingen gjenvelges som leder for generalforsamlingen. Komiteen har lagt vekt på kandidatens erfaring og mener at denne rollen bør innhas av et sittende medlem. Valg av medlemmer til valgkomiteene, samt ledere av disse Banken har inntil nå hatt kun èn valgkomitè. Nye vedtekter sier at det heretter skal være to, en for egenkapitalbeviseierne og en for generalforsamlingen. Valgkomiteen har lagt vekt på at hensynet til interessefellesskapets behov blir ivaretatt. Valgkomiteen er uavhengig av styret og ledende ansatte, og ingen av medlemmene er medlem av bankens styre. Daglig leder eller andre ledende ansatte er ikke medlem av komiteen. To av valgkomiteens sittende medlemmer må, på bakgrunn av valg blant egenkapitalbeviseierne og oppnevning fra det offentlige, tre ut av valgkomiteen.. Dette gjelder Erik Hørthe og Lise Hammerud. Valgkomiteen har tatt hensyn til funksjonsperiodene på eksisterende medlemmer ved sammensetningen av komiteen (kontinuitet). Komiteen har også valgt å videreføre funksjonsperioden på medlemmene for å sikre kontinuiteten. Instruks for valgkomiteen, bygget på normalvedtekter for sparebanker, sier at sammensetningen av komiteen må påse at denne har nødvendig kompetanse i forhold til bankens hovedoppgaver som: Bankens mål og strategier Bankens organisasjon Bank og finansieringsvirksomhet generelt med sparebankvirksomhet spesielt Investeringstjenester Ledelse I hht til ny lov så anbefales det at ett av medlemmene i generalforsamlingens valgkomite skal være uavhengig. Det anbefales at dette medlemmet fortrinnsvis er et tidligere styremedlem. Banken har fulgt denne anbefalingen og tatt det inn i valgkomiteens instruks. På denne bakgrunn legger valgkomiteen frem anbefaling om valg av følgende kandidater til bankens valgkomiteèr.

4 Valgkomitè for egenkapitalbeviseiere Dette er første året det velges egen valgkomite for egenkapitalbeviseiere. Instillingen er derfor gjort av sittende valgkomite: For å sikre kontinuitet er det tatt hensyn til fuksjonsperioder. Det er kun representanter valgt av egenkapitalbeviseierne som kan avgi stemme på generalforsamlingen. Verv: Navn: Velges for: Medlem Unni Hveem Ny Medlem Jan Anders Aalborg Ny Medlem Geir Rune Nyhus Ny Varamedlem Mari Fodstad Ny Leder Unni Hveem Ny Unni Hveem og Jan Anders Aalborg er i dag sittende medlemmer i dagens valgkomitè.. Leder i denne komiteen vil bli medlem i generalforsamlingens valgkomitè etter ny lov. Valgkomitè for generalforsamlingen Komiteen har tatt utgangspunkt i eksisterende valgkomite. Alle grupperingene i generalforsamlingen er hensyntatt. For å sikre kontinuitet er det tatt hensyn til fuksjonsperioder. Verv: Navn: Velges for: Medlem Roar Nilsen (kunde) Ikke på valg Medlem Unni Hveem (EKB) Gj.v. Medlem. Svein Håvar Korshavn (off) Ny Medlem Ole Festad Lund (uavhenig) Ny Medlem Erik E. Evensen (ansatte) Ikke på valg Varamedlem Synnøve Mjølnerød (kunde) Ny Varamedlem Knut Eskild Gj.v. Leder Roar Nilsen Ny Roar Nilsen og Erik E. Evensen er i dag sittende medlemmer i dagens valgkomitè

5 VALG 2016 RELEVANT INFORMASJON OM KANDIDATENE Styret Anne Caroline Syljuåsen, f 1964, bosatt på Gjøvik - Cand. mag i mekanikk - Master of Science Aeronautics & Astronautics - Master i organisasjon og ledelse - Styrekompetansekurs fra BI - Jobber i dag i Nammo Raufoss AS - Styremedlem i Totens Sparebank siden Kunde i banken Anne Jacobsen Onsrud, f 1967, bosatt på Kapp - Siviløkonom, Handelshøyskolen BI - Ansatt i Kreditkassen/Nordea i perioden , fagfelt: Porteføljeforvaltning, analyse aksjemarked, plasseringprodukter, rådgivning og megling finansielle instrumenter - Jobber i dag som finansrådgiver i Gjøvik Kommune (siden 2014) Christian Børresen, f 1962, bosatt på Elverum - Handelsøkonom - Master of Business Administration - Lederutdanning for yngre ledere - Eksamen i styrekompetanse - Jobber i dag i Sintef Raufoss Manufactoring AS (siden 2010) - Varamedlem til styret i Totens Sparebank i 2 perioder, samt styremedlem de siste to år. Tove Beate Skjolddal Karlsen, f 1970, bosatt på Lena - Fagbrev som blomsterdekoratør - Aktiv i kommunepolitikken, medlem i kommunestyret og formannsskapet i Østre Toten?? - Har hatt eget firma i mange år - Styreleder i Østre Toten Eiendomsselskap AS - Jobber i dag som blomsterdekoratør hos Solsikken (Interflora) på Lena - Kunde i banken Kjell Arne Nyhus, f 1955, bosatt i Kolbu - Ansatt i Totens Sparebank siden Kunderådgiver personmarked ved avd Lena Anne Lydia Domaas, f 1976, bosatt på Gjøvik - Ansatt i Totens Sparebank siden Kunderådgier bedriftsmarked ved avd Gjøvik

6 Valgkomiteene Medlemmer: Roar Nilsen, f 1960, bosatt i Kolbu - Valgt som representant for kundene, representant siden Jobber i sivilforsvaret Starum sivilforsvarinspektør Unni Hveem, f 1955, bosatt i Kolbu - valgt som representant for egenkapitalbevisiere, representant siden kunde i banken - utdannet sykepleier - Jobber hos Sykehuset Innlandet Jan Anders Aalborg, f 1958, bosatt på Eidsvoll - Valgt som representant for egenkapitalbeviseiere, representant siden Statsautorisert revisor. - Partner i BDO Norge. Jobber til daglig hos BDO Gardermoen Geir Rune Nyhus, f 1969, bosatt på Kapp - Valgt som representant for egenkapitalbevisere, representant siden Utdannet klinisk sosionom - Daglig leder på Gjøvik Barnevern- og Omsorgssenter - Kunde i banken - Vært aktiv i lokal- og rikspolitikken i mange år Svein Håvar Korshavn, f 1969, bosatt på Gjøvik - Valgt som representant for det offentlige, Gjøvik Kommune. Representant siden Medlem i kommunestyre og fylkesting for Høyre - Daglig leder i «Byen vår Gjøvik» - Bachelor of Business Administration (BBA), BI Ole Festad Lund, f 1950, bosatt på Lena - Uavhengig medlem i valgkomiteen - Utdannet agronom og jobber som bonde - Styreleder i banken i 12 år, fratrådte i Tidligere forstanderskapsmedlem (kommunalt oppnevnt) Erik E. Evensen, f 1971, bosatt på Eina - Valgt som representant for de ansatte, representant siden Ansatt i banken siden Økonomisjef i banken

7 Varamedlemmer: Mari Fodstad, f 1973, bosatt på Kapp - Valgt som representant for egenkapitalbeviseiere, representant siden Bonde - Utdannet siviløkonom fra Handelshøgskolen Bergen. - Jobber i Sykehuset Innlandet som spesialrådgiver HR Synøve Mjølnerød, f 1961, bosatt på Bøverbru - Valgt som representant for kundene, representant siden Utdannet lærer - Bonde Knut Eskild, f 1950, bosatt på Raufoss - Valgt som representant for de ansatte, representant siden Ansatt i banken siden Kunderådgiver personmarked ved avd Raufoss SAK 05/16 HONORAR TIL TILLITSVALGTE FOR 2016/17 I henhold til instruks for valgkomiteen så skal denne fremme forslag på honorarer for de tillitsvalgte. Komiteen har i denne saken hatt dialog med bankens ledelse. Komiteen har også blitt presentert tall fra andre banker som det er naturlig å sammenligne seg med. Komiteen vet at arbeidsmengden i de forskjellige utvalg/komiteer varierer. Arbeidsmengden mellom møtene varierer og komiteen har hatt dette med i vurderingen når de har foreslått honorarene. Styret Mange viktige beslutninger i bank og finans må behandles og avgjøres av styret. Siden styret har stor innflytelse på bankens drift, er det vesentlig for banken å finne styremedlemmer som kan ivareta bankens interesser på en kompetent måte. Som styremedlem skal man delta i selskapets strategiske beslutninger, som kan være spennende, lærerikt og krevende. Styreansvaret er personlig, og ethvert styremedlem hefter personlig for det ansvar styret har i henhold til lover og regler. Banken, og finansnæringen generelt, er inne i en periode som medfører krevende beslutninger. Styrets varamedlemmer vil på bakgrunn av nye lov og nye vedtekter få en mer aktiv rolle. Valgkomiteen ønsker at disse får et grunnhonorar, i tillegg til møtehonorar for de møtene varamedlemmer i de møtene de deltar i. Det kreves at varamedlemmene hele tiden skal være oppdatert på styresaker og skal kunne delta på styremøter «på kort varsel». Generalforsamlingen: Det er ikke lenger lovpålagt å ha leder i generalforsamlingen, men banken har valgt at det fortsatt skal velges leder av generalforsamlingen. Dette blant annet for å ha en bindeledd mellom styret og generalforsamlingen. Tidligere var det 2 lovpålagte møter i året, nå er det 1. Banken ønsker imidlertid å opprettholde ordningen med et informsjonsmøte på høsten. På bakgrunn av dette instiller valgkomiteen på at honoraret for generalforsamlingens leder endres fra fast honorar til et grunnhonorar + møtegodtgjørelse for de møtene denne deltar på.

8 Risiko-og revisjonsutvalget: Lovpålagt organ i hht til finansforetaksloven. Risiko- og revisjonsutvalget er et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Risikoutvalgets overordnede funksjon er å påse at risiko- og kapitalstyringen i konsernet støtter opp under konsernets strategiske mål, sikrer finansiell stabilitet og forsvarlig formuesforvaltning. Utvalget skal bestå av medlemmer fra styret. De har møter i forkant av de fleste styremøtene. Valgkomiteen øsnker å synliggjøre at leder har et ansvar. Derfor innstilles på et fast honorar + møtegodtgjørelse Godtgjøringsutvalget: Lovpålagt organ i hht til finansforetaksloven. Utvalget har 1-2 møter i året. Utvalget skal fungere som et forberedende organ for styret i saker som gjelder: - Overvåking av bankens generelle godtgjørelsesprogram - Fastsettelse av godtgjørelse til daglig leder og ledergruppen (konsernledelsen) Honorar som tidligere. Valgkomiteer: Arbeidet i disse komiteene vil variere fra år til år. Leder for generalforsamlingens komite har mye jobb mellom møtene, leder et større ansvar og en større arbeidsmengde enn medlemmene.. Derfor ønskes valgkomiteen at leder i generalforsamlingen får et fast honorar i tillegg til møtehonorarer. Egenkapitalbeviseierene valgkomitè har en mindre jobb, og honoreres med møtegodtgjørelse. Gavekomite: 1 årlig møte. Honoreres på lik linje med generalforsamlingens medlemmer

9 På denne bakgrunn legger valgkomiteen frem denne innstillingen på honorar for de tillittsvalgte for perioden 2016/2017 Sak 05 Honorarer tillitsvalgte. Valgkomiteens begrunnelse Se «notat fra valgkomiteen til generalforsamlingen» På denne bakgrunn så er valgkomiteens innstilling at honorarsatsene for 2016/2017 blir som foreslått nedenfor: Godtgjøring tillitsvalgte 2015/2016 Valgkomitéens forslag til endring for 2016/2017 Generalforsamlingen Generalforsamlingens leder kr fast Generalforsamlingens møtende medlemmer kr Styret Styrets leder kr Styrets nestleder kr kr for de møtene vedkommende leder fast + kr for de møtene vedkommende leder Styrets øvrige medlemmer kr Styrets varamedlemmer kr kr fast Risiko- og revisjonsutvalget Revisjonsutvalgets leder kr fast Revisjonsutvalgets medlemmer kr Godtgjørelsesutvalget Godtgjørelsesutvalgets leder Godtgjørelsesutvalgets medlemmer kr kr Generalforsamlingens valgkomite Leder kr fast + kr Egenkapitalbeviseiernes valgkomite Leder Medlemmer Gavekomitè Medlemmer gavekomité Kr kr kr Kjøregodtgjørelse utbetales ikke for tillitsvalgte som er bosatt i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik til ordinære møter i styret, generalforsamling og valg- og gavekomitè. Tillitsvalgte bosatt utenfor disse kommunene får dekket kjøring etter statens satser. Diettgodtgjørelse utbetales ikke. Representasjonsutgifter dekkes etter vanlige satser for kjøregodtgjørelse/utgiftsdekning.