Delprosjekt 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek.

Transkript

1 Delprosjekt 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek. Delprosjekt 2 omfatter 13 arbeidsgrupper; 6 innen området studie, 5 innen området forskning og 1 gruppe for hver av områdene SEVU og bibliotek. Det foreligger delrapporter 25. oktober-frist fra 12 av arbeidsgruppene. Rapport fra arbeidsgruppe «kvalitetssikring» mangler. Denne arbeidsgruppe vil ikke for alvor påbegynne sitt arbeid før på ny-året. Dette har primært sammenheng med at denne gruppen er avhengig av avklaringer i spørsmål som delprosjekt Organisasjon, styring og ledelse har ansvar for. Også forhold vedrørende bemanning av arbeidsgruppen har hatt betydning, likeledes at NOKUT har gitt NVH aksept for å utsette revidering av sitt kvalitetssystem til etter fusjonen dvs. til det er aktuelt med et nytt felles system. Alle arbeidsgruppene (minus kvalitetssikring) har lagt opp en framdriftsplan som gjør at de vil komme i mål innen sommeren. For enkelte av gruppene vil dette imidlertid måtte medføre stor innsats. Det kan være grunn til å trekke fram et par-tre forhold som krever særlig oppmerksomhet: Behov for snarlig avklaring av hvor mye ressurser som stilles til disposisjon. Dette gjelder primært arbeidsgruppe «studieadministrativt system». Sondring mellom hva OPAD har mandat til/hva som er naturlige oppgaver i OPAD-sammenheng og hva som er oppgaver/problemstillinger som mer naturlig hører hjemme i fellesstyret eller som krever fellesstyrets velsignelse. Denne avklaringen synes aktuell for et par av arbeidsgruppene. Vedtak om organisering særlig myndighetsfordeling /administrativ bemanning av de ulike nivåene etterlyses av flere grupper. I tillegg kan det være fornuftig å dempe ambisjonsnivået for noen av arbeidsgruppene, dvs. for de grupper som arbeider med ikke-driftskritiske temaer. NVH Einar Amundsen 48

2 Delprosjekt S 2 Studie. Forskning. SEVU. Bibliotek Delprosjektkoordinator Einar Amundsen STUDIE FORSKNING S 2.1- ST S 2.2- ST Studieadministrative system/it støttesystemer/rapportering Forskrift om opptak, studier og eksamen med tilhørende retningslinjer Gruppeleder Lars Vemund Solerød, UMB Einar Amundsen, NVH S 2.3- ST Internasjonalisering Melanie Etchell S 2.4- ST Opptak Cathrine Strømø S 2.5- ST Førstelinjetjeneste, studieinformasjon og studieveiledning S 2.6- ST Kvalitetssikring Ann Kristin Egeli S 2.7- FO Effektivt støtteapparat for eksternfinansiert forskning Cathrine Strømø/Iben N. Andersen, UMB Colin Murphy, UMB S 2.8- FO Innovasjon på DnU Elin Kubberød, UMB S 2.9- FO Interne forskningsstrategiske Ågot Aakra, UMB 49

3 SEVU BIBLIOTEK virkemidler S FO Doktorgrad ved DnU Ågot Aakra, UMB S FO Forskningsdokumentasjon S SEVU Etter og videreutdanning - SEVU Vigdis Johansen, UMB S2.13- BI Bibliotek Geir Arne Rosvoll, UMB 50

4 Delprosjekt: S 2 Studie. Økonomi. SEVU. Bibliotek. Arbeidsgruppe: S 2.1- ST Studieadministrative system/it støttesystemer/rapportering Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Oppgaven vil bestå i å samordne alle IT- støttesystemer som brukes innen studieadministrasjon og forskningsadministrasjon, og samordne opplegg og rutiner for rapportering. Arbeidsgruppa skal samordne studieadministrativ system (FS) og få på plass felles kodestruktur, felles emnestruktur, felles navnestruktur, rutiner for registrering etc. samordne andre IT- systemer innen forskning- og studieadministrasjon, som f.eks. Fronter, Quest Back, Time Edit m.fl, og foreta kobling mellom FS og de av disse systemene som er aktuelle. foreta nødvendige samordninger for rapportering, dvs. gjennomgå og samordne rutiner for rapportering av data til DBH, NIFU, KD, Cristin etc. Arbeidsgruppa skal avklare spørsmål om lisenser / felles lisens Arbeidsgruppa skal vurdere behov for ekstern konsulenthjelp til dette arbeidet, og innen 15. mai 2012 legge fram en oversikt over hvilke oppgaver det (eventuelt) trengs konsulenthjelp til hvor stort omfang slik (eventuell) hjelp vil måtte ha hvor store kostnader en må påregne for slik (eventuell) hjelp 51

5 Arbeidsgruppa skal selv sette opp en detaljert oversikt over arbeidet og i denne sammenheng legge fram en detaljert milepælsplan. Arbeidsgruppa skal, innen utgangen av november 2012, ha identifisert og avklart eventuelle spørsmål/saker som en må ha klarsignal og vedtak i institusjonenes styreorganer for å kunne gå videre med. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH Norges veterinærhøyskole har ingen rutinebeskrivelse på opprettelse, endring og godkjenning av emner. Studieplanene ved NVH er faste, og det er kun mindre endringer underveis i emnene. Det er studieutvalget (SU) ved NVH som tar initiativ til, gjennomfører arbeidet og godkjenner evt emneendringer. Emnene registreres i FS og ved større endringer (stp, eksamensordning og lignende) opprettes nye emner i FS. Det har ikke vært noen mal for sammensetning av koder i FS, men NVH vurderer å ta ibruk en form for mal i kodeverket, dette er ikke avgjort ennå. Det foreslåes da å bruke en kombinasjon av bokstaver og tall. Emnene begynner med VET eller DPL for de ulike studieprogrammene, deretter bokstavkoder som sier noe om emnet/faget, så evt et løpenummer eller nivånummer. UMB 1. Felles studentsystem(primærkilde til studentdata) 2. Emneregistreringsdatabase(Egenutviklet. For innsamling og videre distribusjon 52

6 av data om emner. Planlegges byttet ut med EPN (emneplanlegging på nett) fra Samarbeidstiltaket FS så snart det er klart(per nå: høsten 2013)) a. Rutiner for emneregistrering 3. Studieprogramdatabase (Egenutviklet. For håndtering av data om studieprogram) 4. Timeplansystem(Timeedit, er under oppgradering høst 2012) a. Rutiner for timeplanlegging 5. Evalueringssystem (questback med ett tillegg av egenutviklet presentasjonsverktøy) Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Studieadministrativt system FS (felles studentsystem) brukes av begge parter der vi har forpliktet oss til å være med på å finansieringen og vi ser ingen alternativer på kort sikt. Hvilke deler av systemet man bruker kan variere, men jobben med databasen blir uansett den samme. Læringsstøttesystem Fronter har vært i bruk ved UMB lenge og tas i bruk av NVH høsten Gruppen ser det ikke hensiktsmessig eller nødvendig å bruke tid på å skifte leverandør på dette området i fusjonsperioden. Timeplansystem Timeedit brukes av UMB. NVH har hittil brukt Excel men ha ytret ønske om å ta i bruk TIMEEDIT når det kommer ut i neste versjon (V 3). UMB tar sikte på å tilby NVH tilgang gjennom UMBs lisenser høsten 2012 dersom oppgraderingen er på plass. Oppgraderingen er blitt noe forsinket da innkjøpet må ut på anbud. Vi har identifisert Timeedit som ett godt utgangspunkt for å bli kjent med hverandres kodesystemer (bygningskoder, ansattroller++, emnekoder) 53

7 Emneregistrering UMB har utviklet ett eget system for emneregistrering som samler inn og vedlikeholder data om de over 1000 emnene som ligger i vår base. NVH har en såpass oversiktlig struktur at de har gjort endringer direkte i FS. Vi ser at UMBs system har for stor bruk av manuelle rutiner ved overføring til andre systemer og er moden for utskiftning. FS (USIT) planlegger å levere sitt verktøy emneplanlegging på nett (EPN) våren 2013 og UMB satser på å ta dette kjapt i bruk (våren 2014). Erfaringene fra dette vil vise om NVH skal ta det fort i bruk og videre satsing på dette feltet. Studieprogramregistrering NVH gjør dette direkte i FS. UMB har en egen nettløsning for innsamling og vedlikehold av informasjon om sin ca 70 studieprogram. Vi ser det naturlig at NVHs to studieprogram blir integrert i dette systemet til vi ser informasjonsstrukturen falle på plass. Emneevaluering NVH bruker Questback. UMB bruker Questback sammen med en egenutviklet nettside for presentasjon av resultatene. Gruppen kommer ikke til å ta tak i forskjellene i emneevalueringsskjemaene da vi ikke anser det som tidskritisk at en felles mal er på plass ved fusjonstidspunktet. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Forskrift om opptak, studier og eksamen med tilhørende retningslinjer. Egen gruppe jobber med disse. Ett nytt IT- reglement vil kunne spille inn i vårt arbeidsområde. Egen gruppe jobber med disse 54

8 Rutine for timeplanlegging Rutine for emneregistrering Rutine for godkjenning av studieprogram 5. Behov for ny kompetanse Vi har tidligere spilt inn behovet for ekstern hjelp til sammenslåing av FS- databasene. 6. Annet Hvem i OPAD- prosessen har ansvaret for rutinebeskrivelser på områdene: - Timeplanlegging - Godkjenning av nye emner - Godkjenning av eksisterende emner - Godkjenning av studieprogram - Emneevaluering 55

9 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.2 ST Forskrift Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver I mandat til arbeidsgruppa gitt av studiesjef NVH / studiedirektør UMB er arbeidsoppgaven beskrevet som: Oppgaven vil bestå i utarbeiding av felles studieforskrift samt harmonisering av regler ag retningslinjer som følger av forskriften. Dette innebærer at arbeidsgruppa skal - - Utarbeide felles forskrift(er) om opptak, studium og eksamen for det nye universitetet. Den nye felles forskriften (ev. forskrifter) skal ta utgangspunkt i Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole og Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Utarbeide maler for nye vitnemål og Diploma Supplement (vitnemålstillegg). Med bakgrunn i at en arbeidsgruppe oppnevnt av Universitets- og høgskolerådets utdanningsutvalg nå har utarbeidet forslag til mal for norske vitnemål og vitnemålstillegg (bachelor- og mastergrad), 56

10 ser arbeidsgruppa det som naturlig at dette forslaget legges til grunn for utforming av vitnemål og vitnemålstillegg ved NMBU. Arbeidsgruppa vil justere forslaget slik at det også passer for de profesjonsutdanninger som faller utenfor bachelor- og mastergradsrammen, men vil ellers i ikke vektlegge denne del av mandatet i sitt arbeid. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner De to nåværende forskriftene er gitt med hjemmel i LOV nr 15: Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven). De hovedområder som disse to forskriftene tar for seg er bestemmelser om opptak, studium og eksamen ved de to institusjonene. Innen hvert av disse hovedområdene er det nedfelt bestemmelser som regulerer virksomheten innen områdene, bestemmelser som i noen grad kan rubriseres under arbeidsprosesser og rutiner. Når det gjelder overordna bestemmelser innen hvert av disse områdene, er det store likheter mellom de to forskriftene. Riktignok er disposisjonen litt ulik, selve utformingen av paragrafene likeså men innholdsmessig dekker forskriftene de samme hovedtemaene. Når en beveger seg ned på neste nivå, bestemmelser som mer har karakter av regler og retningslinjer, er forskriftene ulike på to måter. De er ulike fordi slike bestemmelser utfyllende bestemmelser enten er innarbeidet i og er en del av selve forskriften (gjelder særlig NVH) eller følger som utdyping og presisering til den enkelte paragraf (gjelder særlig UMB). De er også ulike fordi bestemmelsene er ulike innholdsmessig ved at de er tilpasset den 57

11 enkelte institusjons studier, organisering, særtrekk og særordninger. Med grunnlag i disse utfyllende bestemmelsen har hver av institusjonene utarbeidet et sett med arbeidsprosesser og rutiner som relativt detaljert gir retningslinjer for hvem som skal gjøre hva når og hvordan. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Vi gjør oppmerksom på at stikkordene som her er gitt ikke passer særlig godt på arbeidsgruppens oppgave. Det arbeidsgruppa fram til nå har arbeidet med og sikter mot, er å sortere ut de delene av de to forskriftene som har karakter av utfyllende bestemmelser. De delene som da gjenstår deler av overordna karakter vil arbeidsgruppa sammenstille til en felles forskrift som så må bearbeides disposisjonsmessig og språklig og innholdsmessig kvalitetssikres. Etter tidsplanen skal dette skje i løpet av november. De delene som er skilt ut (utfyllende bestemmelser) vil gruppa bearbeide i to varianter en variant som gjelder studiested Adamstua og en variant som gjelder studiested Ås. Bakgrunnen for dette er at arbeidsgruppa ser det vil være nødvendig at disse utfyllende bestemmelsene er tilpasset egenartene til studiene på de to studiestedene og at de er tilpasset eksisterende infrastruktur på de to studiestedene. Fra og med 2018 ser arbeidsgruppa for seg at deler av disse utfyllende bestemmelsene kan harmoniseres. 58

12 De utfyllende bestemmelsene er grunnlag for utforming av en rekke arbeidsprosesser og rutiner. I første omgang, dvs i tidsrommet , er det, som hovedregel, naturlig å videreføre de arbeidsprosesser og rutiner som eksisterer ved de to studiestedene. Arbeidsgruppa vil imidlertid komme tilbake til områder der det allerede fra 2014 kan være aktuelt med harmonisering og samordning. Både ferdigstilling av selve forskriften og av de utfyllende bestemmelsene forutsetter at forhold vedrørende organisering, myndighetsfordeling mellom sentralt, fakultets- og instituttnivå er avklart og at spørsmål vedrørende fordeling av administrative ressurser på ulike nivåer er avklart. Dette fordi en rekke av bestemmelsene i både forskrift og utfyllende bestemmelser skal angi hvem (hvilket nivå) som har ansvar og myndighet for oppfølging. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Som nevnt i arbeidsgruppas mandat er utgangspunktet for felles forskrift: Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Disse forskriftene danner overordnet utgangspunkt og ramme for en underskog av utfyllende bestemmelser, regler og retningslinjer. Som nevnt ser vi det som aktuelt å at disse bestemmelsene, reglene og retningslinjene videreføres fram mot 2018, dette under forutsetning at de ikke er i konflikt med 59

13 bestemmelser i selve forskriften. Om så er tilfelle, må de utfyllende bestemmelsene justeres. 5. Behov for ny kompetanse Arbeidsgruppa legger til grunn at NMBU fram mot 2018 vil legge til rette for kompetanseheving og kontinuerlig oppdatering av de tilsattes kunnskaper. Dersom NMBU organiseres på en måte som medfører at den enkelte administrative medarbeider får mer spesialiserte arbeidsoppgaver («spisskompetanse- oppgaver»), ser imidlertid arbeidsgruppa at det kan bli behov for særskilte etterutdannings- eller kompetansegivende tiltak. 6. Annet 60

14 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU og bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.4 ST Opptak Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Arbeidsgruppen skal: - Utrede hvordan opptak skal foregå fra og med NOM- opptaket i Utrede hvordan lokale opptak skal foregå fra og med Vurdere oppretting av felles opptakskontor og innplassering av opptaksfunksjonen i organisasjonen. 2. Dagens Ansvar for opptakene til: systemer/arbeidsprosesser/ - Grunnutdanninger (både NVH og UMB) rutiner - 2- årige master og høyere årstrinn, (UMB) - erstatningsopptak, (NVH) - tilleggsutdanning (NVH) - praktisk pedagogisk utdanning (UMB) - enkeltemner (UMB) - erfaringsbaserte mastere (UMB) Dette inkluderer da tilrettelegging av opptakene, saksbehandling, rapportering, videreutvikling etc. I dag benyttes Felles studentsystem (FS), NVHs og UMBs publiseringsverktøy for informasjon på nettsider, Questback og Office pakken (Word, Excel, Powerpoint etc). Arbeidsprosessene er styrt av felles nasjonale regelverk og rutiner. Opptakskontoret ved UMB har et årshjul som beskriver rutinene. NVH har også ett årshjul som beskriver rutinene for de ulike opptakene. 61

15 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser De samme systemene vil også bli benyttet etter sammenslåingen. Den nye institusjonen vil få felles FS i løpet av 2014, men trolig ikke før etter at DBH- rapporteringen i februar er gjennomført. Med felles FS på plass, vil det være mulig å melde inn og saksbehandle et felles NOM- opptak for opptaket Frem til da må saksbehandlingen av NOM- opptaket foregå ved den enkelte institusjon. Fra 2015 vil det være mulig med et felles opptakskontor lokalisert på Campus Ås. Arbeidsgruppa vil imidlertid avvente med sin endelige konklusjon på dette punktet inntil selve organiseringen av det nye universitetet er nærmere fasttømret (jf. arbeidet innen delprosjektgruppe 4). Det er naturlig at et framtidig felles opptakskontor fortsatt vil være organisert under Studieavdelingen i Sentraladministrasjonen som det er ved begge institusjonene i dag Når det gjelder de lokale opptakene, så vil disse også kunne registreres i «felles FS» så snart det er på plass. At det blir lagt til to nye opptakstyper i FS (som NVH i dag har ansvaret for) etter sammenslåingen påvirker ikke opptakskontorene sine rutiner. Saksbehandlingen av de lokale opptakene vil foregå ved de enkelte Campusene frem til samlokaliseringen. Disse opptakene vil gjelde studieaktivitetene ved de enkelte Campusene og involverer fagmiljøene ved de enkelte Campusene, slik at det ikke er hensiktsmessig at de behandles av et felles lokalisert opptakskontor på Campus Ås. Forskrift om opptak til høyere utdanning. Forskrift om opptak og studier ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole Informasjon og regler for opptak på erstatningsopptaket. Retningslinjer for søknad om opptak til tilleggsutdanningen ved NVH 5. Behov for ny kompetanse 62

16 Per i dag kan vi ikke se at det er noe slikt behov. 6. Annet Ved oppretting av et felles opptakskontor på Campus Ås, vil det være behov for en ekstra medarbeider pga økte arbeidsmengder ved dette kontoret. 63

17 Delprosjekt: S 2 Studie, forskning, SEVU, bibliotek Arbeidsgruppe: S 2.5 ST Førstelinje Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Utarbeide serviceerklæring som definerer servicenivå, serviceomfang og tilgjengelighet for oppgaver som faller inn under områdene førstelinjetjeneste, studentinformasjon og studieveiledning Vurdere hvordan disse tjenester skal organiseres fra 2014, og skissere hvordan de kan organiseres fra 2018 Utrede hvordan studieveiledning organiseres fra Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner NVH Studie og forskningsadministrativ avdeling (SFA) har hovedansvar for studentinformasjon og studieveiledning. NVH har tett oppfølging av studentene. To studieveiledere en med dyrepleierutdanningen som studieområde og en med veterinærutdanningen som studieområde har hovedansvar for studieveiledning. I tillegg blir veiledning om utvekslingsordninger og muligheter gitt av 64

18 internasjonaliseringsrådgiver. Studieveiledningen er primært av faglig- administrativ art, dvs knyttet til konkretisering og utdyping av retningslinjer for f.eks. utdanningsplan, krav til progresjon i studiet, permisjon og studieavbrudd, utvekslingsordninger, eksamensordninger etc. Men studieveiledningen grenser også i enkelte tilfeller inn på det mer personlige området, dvs. den vil dreie seg om råd til og oppfølging av studenter med sosiale eller personlige problemer av ulik karakter. Råd om hvor studentene kan gå for å få profesjonell hjelp i slike tilfeller, er en viktig side ved dette arbeidet. Generell informasjon til studentene blir ellers gitt via nett, e- post, ved oppslag og muntlig i SFAs resepsjon. UMB UMB har organisert veiledning av studenter på 2 plan: Faglig veiledning som gis av veiledere på instituttene. Denne veiledning omfatter veiledning innen studievalg, emnevalg, delstudie i utlandet, innpassing/godkjenninger i utdanningsplan og personlige utfordringer i studiehverdagen Generell veiledning skjer på Studentenes informasjonstorg (SiT). Veiledningen på SiT omfatter studievalg og opptak, semesterregistrering og semesteravgift, intro- helg for norske studenter og introuke for utenlandske studenter, administrasjon og veiledning inne delstudier i utlandet, oppmelding, avmelding, personlige utfordringer i studiehverdagen, mottak av bachelor- og masteroppgaver, administrasjon av kvoteordningen, Yggdrasil, HEC, Eurasia, kontakt til Skat Øst, folkeregisteret, 65

19 helsevesenet, UD, karriereveiledning, karakterutskrifter, Derutover er det sentralt rutiner for veiledning om tilrettelegging i studiene og eksamen 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Vi konstaterer at sentrale forhold vedrørende organisering av NMBU pr i dag ikke er avklart. Eksempelvis er myndighetsfordeling mellom de ulike nivåene sentralt nivå, fakultetsnivå og instituttnivå ikke avklart, og hvor stor administrativ bemanning de ulike nivåene eller enhetene skal ha, står også åpent. Vi ser det som viktig at den faglig- administrativ studieveiledningen ved NMBU knyttes nær opp til de enheter som studentene hører hjemme ved. Dette vil kunne bety institutt som ved UMB i dag men igjen er dette avhengig av hvilken form for organisering som blir den endelige ved NMBU. Vi ser det som naturlig at generell veiledning blir gitt sentralt som ved UMB i dag (SiT). 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser NVH Forskrift om opptak, studium og eksamen ved Norges veterinærhøgskole En rekke utfyllende regler og retningslinjer. 66

20 UMB Forskrift om opptak og studier med utfyllende bestemmelser Forskrift om krav til bachelorgraden med utfyllende bestemmelser Forskrift om krav til mastergraden med utfyllende bestemmelser Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) Forskrift for graden dr.philos Forskrift om adgang til å gå opp til eksamen m.v. som privatist Retningslinjer for studenter som arbeider med masteroppgaver 5. Behov for ny kompetanse For å sikre at alle studenter får lik og kvalitetssikret studieveiledning er det behov for utvikling av felles opplæringsrutiner av alle studieveiledere innen veiledningspedagogikk, universitetets studietilbud, strategi, regelverk og rutiner. For nyansettelser bør settes det krav om utdanning på høyere nivå, kulturell forståelse og sosial kompetanse 6. Annet 67

21 Delprosjekt S 2 Arbeidsgruppe S 2-7 Effektivt støtteapparat for eksternfinansiert forskning Kartleggingen er basert på følgende faser i prosjektløpet: Proaktivt påvirkning, identifisere søknadsmuligheter, råd og veiledning i søkefasen, utforming og innsending av søknader, kontrakter og avtaler, økonomistyring, prosjektavslutning og rapportering til bidragsyter/oppdragsgiver. Gruppen har ikke tatt med fasene formidling av resultater og kommersialisering som faller inn under ansvarsområdet til andre arbeidsgrupper. Delprosess: Proaktiv påvirkning Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Aktiviteter sentralt Aktiviteter instituttnivå Rektor, avdelingsleder studie- og forskningsavd, instituttleder, forskningsgruppeleder og hos den enkelte forsker. Høringssvar til NFR, EU og andre finansieringskilder. Møter med NFR, innspill til utforming av programmer, innspill til forskningsmeldinger og andre sentrale forskningspolitiske dokumenter. Møter med næringslivet og deltakelse på møter i regi. Av Forskningsrådet. Rektor, forskningsdirektør, instituttleder, forskningsleder på instituttene, forskningsgruppeleder. Høringssvar til NFR, EU og andre finansieringskilder. Møter med divisjoner og programstyrer i NFR, innspill til utforming av programmer, innspill til forskningsmeldinger og andre sentrale forskningspolitiske dokumenter. Deltakelse på høringsmøter, høringssvar på programutkast. Enkelte institutter har årlige møter med viktige næringslivspartnere for å drøfte Må ses nærmere på. Må gjøres Kan vente X X 68

22 behov og planlegge aktiviteter Generelt Rektor, instituttledere og avdelingsleder for studie og forskningsavd. tar ansvar for å koordinere og samordne innspill til Forskningsrådet, EU. M. m. Ingen tydelig samordnet og strategisk innsats for å påvirke eller posisjonere UMB i forhold til finansieringskilder mht. satsinger, innhold i nye programmer eller deltakelse i sentrale råd og utvalg. Arbeidet p.t. ad hoc preget. Forsk.avd. ved UMB har så vidt startet et arbeid mht. hvordan UMB kan arbeide mer strategisk og proaktivt i forhold til finansieringskilder. Samt bygge gode relasjoner til disse. Dette omfatter også viktige potensielle næringslivspartnere. NMBU bør vurdere å utforme et samlet opplegg for hvordan man bør arbeide strategisk og proaktivt for å øke forskningsfinansierings - mulighetene til det nye universitetet. X Delprosess: Identifisering av søknadsmuligheter Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Vitenskapelige ansatte, forskningsledere på instituttene, forskningsgruppeledere Vitenskaplige ansatte, forskningsledere på instituttene, forskningsgruppeledere forskningsadm. (inst. og sentralt, Må gjøres Kan vente 69

23 Aktiviteter sentralt forskningsadm. Rektor, prorektor, Forskningsavdelingen sørger å spre informasjon om nasjonale og aktuelle internasjonale søknadsmuligheter. Utvalg for forskning og etikk, fordeler sentrale forskningsmidler og stipendiatstillinger m. m. Organiserer kurs i forskningsledelse. «Medarbeidersamtale» med alle forskergruppelederne. EU- rådgiver i samarbeid med VI. EU rådgiver) Hjemmeside over nasjonale og internasjonale finansierings- muligheter inkludert egen hjemmeside for EU som oppdateres jevnlig. Forskningsavdelingen sørger for hyppig informasjon om nasjonale og aktuelle internasjonale søknadsmuligheter til Forskningsnemnda (forskingsledere på instituttene) samt e- mail til enkeltforskere og forskergrupper. Man organiserer også informasjonsmøter. EU- rådgiver går rutinemessig gjennom nye utlysninger i EUs rammeprogram for å identifisere relevante søknadsmuligheter for hvert av instituttene. Aktuelle utlysninger videreformidles til instituttledelsen som videreformidler til aktuelle forskere. Forskningsavdelingen tilbyr kvalitetssikring av EU- søknader. Det foreligger en rutinebeskrivelse for kvalitetssikringen. Samordne sentral informasjon om søknadsmuligheter. Aktiviteter på Videreformidling av Videreformidling av Må ses nærmere på og X 70

24 instituttnivå Generelt søknadsmuligheter fra Instituttlederne til forskerne. søknadsmuligheter fra forsknings- ledere på instituttene og fra forsker- til- forsker. Forskere på instituttene ser ut til å ha relativt god oversikt over de viktigste finansieringsmulighetene i Norge. Tilbakemeldinger fra forskere om dublisering av informasjon om søknadsmuligheter. Forskerne ikke alltid så kjent med søknadsmuligheter i EU og fra andre internasjonale finansieringskilder. Oversikten over finansieringsmuligheter fra næringsliv og private ikke så god. kartlegges. NMBU bør vurdere å utvikle et bedre apparat for å identifisere internasjonale søknads- muligheter utenom EU. X Delprosess: Råd og veiledning i søkefasen Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag oppfølging Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen Andre forskere på instituttet, forskningsadm. (inst. og sentralt), økonomiadm. (inst. og sentralt EU), kontorsjefer, 1 stilling EU Andre forskere på instituttet, UMB eller utenfor UMB, forskningsadm. (inst. og sentralt), økonomiadm. (inst. og sentralt EU), kontorsjef/adm.sjef, enhetsleder. 1 stilling EU NEI Må gjøres Kan vente 71

25 Aktiviteter sentralt rådgiver i samarbeid med VI Forsk.avd. tilbyr noe assistanse og ekstern konsulentbistand for søkning til større prosjekter i NFR (SFF, SFI mv.) og EU. rådgiver i Forsk.avd. Forsk.avd. tilbyr noe assistanse og ekstern konsulentbistand for søkning til større prosjekter i NFR (SFF, SFI mv.). Avd. gir også løpende informasjon om søknadsvilkår for sentrale utlysninger i NFR. Avdelingen tilbyr rutinemessig veiledning og assistanse til alle som søker EUs rammeprogram. Herunder ekstern konsulentbistand og kvalitetssikring av søknader samt arrangering av søkerkurs. Det foreligger en rutinebeskrivelse for kvalitetssikringen. Når det gjelder EU- søknader bør støttefunksjonene for økonomi og budsjettering styrkes. X Aktiviteter på instituttnivå Generelt De beste forskerne ser ut til å ha et godt grep om prosjektforberedelse og søknadsutforming til nasjonale søknadskilder. Instituttene har ulik praksis. Det meste av råd og veiledningen foregår fra økonomimedarbeidere mht. budsjettering og beregning av kostnader for personale, utstyr og drift. De beste forskerne ser ut til å ha et godt grep om prosjektforberedelse og søknadsutforming til nasjonale søknadskilder. Ellers kan det Må ses nærmere på og kartlegges. NMBU bør vurdere å styrke omfanget av tjenester og støtteapparatet for de store prosjektene (SFF, X 72

26 Ellers kan det variere noe. Særlig unge forskere kan ha behov for mer råd og støtte i søknadsfasen. Søknader er ofte omfattende prosesser som krever gode nettverk og kompetanse på mange felt. Innsatsen og forutsetningen for å utforme gode søknader er særlig krevende for store prosjekter, dette gjelder for eksempel NFR (SFF, SFI mv.) Støttefunksjonene for søknadsfasen for EU- prosjekter er gode bortsett fra for økonomi og budsjettering hvor kompetansen og bemanningen bør styrkes. variere noe. Særlig unge forskere kan ha behov for mer råd og støtte i søknadsfasen. Søknader er ofte omfattende prosesser som krever gode nettverk og kompetanse på mange felt. Innsatsen og forutsetningen for å utforme gode søknader er særlig krevende for store prosjekter, dette gjelder for eksempel NFR (SFF, SFI mv.) Støttefunksjonene for søknadsfasen for EU- prosjekter er gode bortsett fra for økonomi og budsjettering hvor kompetansen og bemanningen bør styrkes. SFI mv.). NMBU bør også vurdere å styrke kompetanse og støtteapparatet når det gjelder økonomistyring og budsjettering i EU- prosjekter. Delprosess: Utforming og sending av søknad Tema NVH- rutiner UMB- rutiner Avvik rutiner/forslag Må Kan 73

27 Organisering: hvor ligger ressursene i organisasjonen System: Agresso, ephorte, eventuelle andre rapporteringsverkt øy Reglement/retning slinjer for BOA. Stort sett gitt av KDs BOA- forskrift. Vitenskapelig personale og Forskningskoord., økonomiadm., kontorsjef, prosjektkontroller (EU), instituttleder. 50% EU- koord pr 1/10-12, og prosjektcontroller Vitenskapelig personale, forskningsadm. (inst. og sentralt inkl. EU), økonomiadm. (inst. og sentralt), kontorsjef/adm.sjef, enhetsleder. 1 stilling EU rådgiver Forsk. avd., og ca. 10% stilling i Øk.avd.på EU. oppfølging NEI Office og eksterne maler Office og eksterne maler Små (budsjettering i Excel/prosjektinnmeldi ng, bl.a. snitt lønnssats ulike stillinger) F20/07 (KDs rundskriv), BOA- reglementet, interne retningslinjer F20/07 (KDs rundskriv), BOA- reglementet, UMBs generelle retningslinjer Små (må tilpasses) Egeninnsats Ikke ensartet praksis Ikke ensartet praksis Ensartet rutine må utarbeides Indirekte JA kostnader, satser Kontrollhandlinger DB av totale kostnader: 11% bidrag 20% EU 25% oppdrag. Regner med å få ny modell (P- dat) på plass i løpet av 2013 Ingen (noen forsøk, men store mangler) Avhengig av prosjekttype (f. Retningslinjer for BOA ved UMB). Vurderer innføring av ny modell i løpet av Sjekkliste for enhetsledere, godkjenning av budsjett inkl. klassifisering og egeninnsats Alle søknader og innvilgede JA gjøres vente X X x x x 74