Budsjettet som styringsverktøy i Bergen kommune

Transkript

1 Forvaltningsrevisjonsprosjektet: Budsjettet som styringsverktøy i Bergen kommune Kontrollutvalgsmøte 15. mars 2011, sak 13/11 v / prosjektansvarlig Terje Vangen

2 Disposisjon Noen presiseringer og kort om bruken av intervjuer i rapporten Kort gjennomgang av hovedkonklusjoner og vesentlige forhold for de belyste problemstillingene 2

3 Hvorfor politikere ikke er intervjuet ifm. prosjektet: Kommunerevisjonen har ved gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektet lagt til grunn at den løpende driften betegner den daglige driften av kommunens byrådsavdelinger og underliggende tjenester/enheter i budsjettåret Byrådet er den øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjon, jf koml 20 nr 1. Kommunaldirektørene ved de ulike byrådsavdelingene er imidlertid gitt omfattende fullmakter slik at det er er disse og administrasjonen for øvrig som styrer den løpende driften av kommunens avdelinger og tjenester 3

4 Hvorfor investeringsbudsjettet er holdt utenfor vår gjennomgang av de ulike problemstillingene: Kommunerevisjonen har lagt til grunn at den løpende driften ikke omfatter kommunens investeringsbeslutninger og gjennomføring av kommunens investeringsprogram slik dette kommer til uttrykk i investeringsbudsjettet 4

5 Om bruken av intervjuer i rapporten: Det er kommunerevisjonens vurdering at innhentede intervjuopplysninger er brukt på en nøktern og forsvarlig måte i rapporten. I den grad det er ulike oppfatninger intervjuobjektene i mellom i forhold til berørte temaer er det redegjort for dette i rapporten 5

6 Problemstilling 1: I hvilken grad (og hvordan) bruker de ulike beslutningsnivåene ene årsbudsjettet som et styringsverktøy y i den løpende l driften? Hovedkonklusjoner: Oppvekstområdet (BBS) både nivå1 og nivå 2 bruker i stor grad budsjettet som et styringsverktøy i den løpende driften Helseområdet (BHI) - nivå 1 er i stor grad opptatt av å bruke budsjettet som et styringsverktøy i den løpende driften, men et uforutsigbart tjenestebehov og lovpålagte tjenester medfører at enhetene (nivå2) ikke alltid kan styre etter budsjettet 6

7 Problemstilling 1 forts.: Vesentlige forhold: Det er begrenset med midler som holdes tilbake sentralt. Byrådsavdelingene (BHI og BBS) viderefordeler sine respektive nettorammer i veldig stor grad Høy grad av lojalitet til budsjettet påoppvekstområdet (BBS). Enhetsledere på helseområdet (BHI) er lojale mot budsjettene i den grad de kan være det Verktøy i form av etablerte rapporteringsrutiner og et økonomisystem (Agresso) som gir tilgang på oppdaterte regnskaps-, budsjett- og prognoserapporter Realistiske budsjetter er avgjørende 7

8 Problemstilling 2: I hvilken grad iverksetter enhetene tiltak når n driftsnivå ikke er i samsvar med vedtatt budsjett, herunder hvilket tiltak, hvor og når? n Hovedkonklusjoner: Både innenfor helseområdet og oppvekstområdet er enhetene i stor grad bevisste pååiverksette tiltak for å begrense og om mulig unngå merforbruk Behovet for iverksetting av tiltak later til å være størst på helseområdet (har i større grad urealistiske budsjetter og "røde tall") Krav om levering av forsvarlige lovpålagte tjenester kan vanskeliggjøre eller forhindre tjenestenes/enhetenes iverksetting av effektive tiltak 8

9 Problemstilling 2 forts: Vesentlige forhold: Prognosemodulens funksjonalitet - krav til at tiltak oppgis ved negativ prognose Løpende oppfølging av enhetenes månedsrapportering Tidligere ved økonomi- og fagrådgivere i oppfølgingsenhetene (organisatorisk tilhørighet nivå 1) Nå ved nye fagetater (BHI nivå2), områdeledere (BBS nivå1) og økonomirådgivere (BFKE nivå1) Oppfølging av lederavtaler Etablert fullmaktsstruktur - fordeling av ansvar og myndighet 9

10 Problemstilling 3: I hvilken grad er det motsetninger mellom bruken av årsbudsjettet som styringsverktøy y og oppfyllelse av mål m l for virksomheten? Hovedkonklusjoner: Motsetninger mellom bruk av årsbudsjettet som styringsverktøy og oppfyllelse av mål for virksomheten er til stede i varierende grad for ulike tjenester/enheter Mer urealistiske budsjetter og større grad av uforutsigbarhet i forhold til tjenestebehov på helseområdet virker å være viktige årsaker til at motsetningene oppleves sterkere her enn hva vi finner på oppvekstområdet 10

11 Problemstilling 3 forts: Vesentlige forhold: Realistiske budsjetter vurdert ift. etablerte mål Oppfyllelse av lovpålagte oppgaver = mål Kategori av lovpålagte oppgaver Oppgaver hvor det er krav om budsjetthjemmel på utbetalingstidspunktet Oppgaver hvor kommunen har en rettslig forpliktelse til åforeta utbetaling Økonomisk sosialhjelp Barnevernstiltak Spesialundervisning Om tjenestebehovet er styrt av ytre faktorer 11

12 12 Spørsm rsmål?