Sak. 09/14 DRAMMEN KJØKKEN KF

Transkript

1 Sak. 09/14 DRAMMEN KJØKKEN KF ÅRSBERETNING 2013 OG ÅRSREGNSKAP 2013

2 Innhold 1 Generelt om driften Økonomi Inntekter: Utgifter i forhold til budsjett Personalet HMS Helse,miljø og sikkerhet Mengdetall, aktiviteter Produksjonstall Kundetilfredshet: IK- mat: Nybygg status Regnskap med noter og balanse Vedtak: Side 2 av 20

3 1 Generelt om driften Drammen Kjøkken KF har i 2013 hatt fokus på å opprettholde en høy servicegrad til eksisterende kunder. Samtidig er det lagt ned mye arbeid i å utnytte og videreføre det potensialet som ligger i foretakets fagkompetanse, innenfor det som er mulig med dagens lokaliteter. Foretaket er miljøfyrtårnsertifisert. All produksjon og utkjøring av måltider foretas ved/fra sentralkjøkkenet, Landfalløya 80 i Drammen. Foretakets primæroppgave er totalleveranser av måltider til sykehjem og dagsentra knyttet til Drammen Kommune. I tillegg har Drammen Kjøkken KF i 2013 levert tjenester knyttet opp mot matlevering til: - Hjemmeboende (varm/frossen middag og kolonialvarer) - Drift av 8 kafeteriaer - Eksterne kunder: - Bragernes Behandlingssenter - Drammen Kommune; omsorgstjenesten, skoler, barnehager og andre virksomheter - Drammensregionens Brannvesen IKS - Drammen Data, Powercontrol AS, Svensson Nøkleby Ans, Legevakta - Olaf Bergers vei 24, Skavlen A og E - Møtevirksomhet - Catering - Storstua, Rådhuset i Drammen - Bama Industrier Drammen Kjøkken KF fungerer også som beredskapskjøkken for Drammen Kommune. Hovedmålsetningen har vært å levere primærtjenestene til riktig pris, service og kvalitet samtidig som det har vært viktig å utvikle videre strategi for foretaket. Delmål har bestått i utvikling av strategi for kafeteriadrift og økning av cateringvirksomhet innenfor eksisterende rammer. Ved overgang til egen virksomhet i 2003 og til eget foretak i 2007 har antall årsverk blitt redusert fra ca 70 til 49,7 og ytterligere redusert til 37,0 ved utgangen av Dette er en personalsituasjon som er tilpasset dagens produksjon i dagens lokaliteter. Drammen Kjøkken KF har en høy gjennomsnittsalder og et stabilt personale med høy fagkompetanse både i ledelsesleddet og i den øvrige personalmassen. I forbindelse med planlegging av nytt produksjonskonsept og nye lokaliteter gjennomfører foretaket en nedtrappingsprosess i forhold til antall ansatte. Ved naturlig avgang benyttes vikarbyråer frem til innflytting i nye lokaler. Side 3 av 20

4 Foretaket har gjennomført OU-prosess i 2013 i tråd med Drammen kommunes prosjekt innenfor arbeidskultur. Våren 2013: - Innleid eksternfirma Enjoy Living, Drammen - individuelle samtaler, gruppearbeid, fellesmøter - Tema: Arbeidsmiljø - Kommunikasjon, relasjoner, informasjon, holdninger, ansvar, roller, bemanning, forandring og omstilling. Høsten 2013: - fortsettelse av prosessen med de samme temaer - Nå-situasjon, ønsket situasjon, tiltak - gruppearbeid - oppsett av kjøreregler i prosessen med videreutvikling av foretaket. Bygningsmassen i form av produksjons- og lagerlokaler er gammel, lite tidsmessig og skaper utfordringer knyttet til det fysiske arbeidsmiljøet. Lokalenes utforming medfører mye løft og manuell varetransport. Dette krever fokus på arbeids- og løfteteknikk. Dette kan ha innvirkning på høyt sykefravær. Som eget foretak er det nødvendig med markedsføring og profilering. Dette har pågått kontinuerlig gjennom de siste år. Arbeidet har vært ressurskrevende og nødvendig, for å oppnå en synlighet i markedet utover det som regnes som foretakets primæroppgaver. Arbeidet har gitt gevinst i form av økt kundemasse og økte inntekter på blant annet møtemat og cateringområdet. Foretaket står i dag frem som en tydelig aktør i markedet, et direkte resultat av det arbeidet som er nedlagt på området. I tillegg viser brukerundersøkelser at det ligger mye god markedsføring i å levere et godt produkt. I løpet av 2013 er det utarbeidet avtaler både til intern og ekstern kundemasse der det har vært behov for dette. 2 Økonomi Drammen Kjøkken KF sitt resultat for 2013 utgjør et regnskapsmessig overskudd på kr 0,452 mill i forhold til budsjett. Med bakgrunn i tidligere års fokus på prissetting av matleveranser blir institusjonene fakturert etter normerte sengeplasser per institusjon/avdeling. Prissetting gjenspeiler reelle kostnader knyttet til totalleveranse 365 dager per år av disse tjenestene. Priser i 2013 ble regulert med 1,9 % og ikke tilsvarende kommunal deflator på 3,3 %. Side 4 av 20

5 Matleveranser til hjemmeboende viser en fortsatt økning i inntekter for 2013 og også en økning i forhold til budsjett. Som tidligere år fremstår foretaket som en betydelig cateringleverandør. Bystyret vedtok for 2013 en netto budsjettramme for foretaket med kr. 3,98 mill som driftstilskudd til kafeteria og kr. 0,16 mill til dekning av renter og avdrag. Dette tilsvarer en nedgang i dekning av renter og avdrag på kr 0,309 mill pr år. Tilskuddene finnes igjen i budsjettet som egne inntektsposter. I tillegg ble eieruttak økt fra kr 2,0 mill i 2012 til kr 2,1 mill i Inntekter: - Kafeteria(ansvar 110): Omfatter inntekter fra kafeteriaer: - Landfalløya kafeteria - Losjeplassen kafeteria - Strømsø kafeteria - Schultz kafeteria - Fjell kafeteria - Fjordparken kafeteria - Konnerud kafeteria - Rådhuskantina Kafeteriadrift går med underskudd totalt sett og dette dekkes av Drammen kommune som driftstilskudd. Driftstilskuddet er redusert med kr 2 mill for 2009 og ytterligere kr 1 mill i Redusert tilskudd medfører at enkelte kafeteriaer er ubetjent, med tilbud om forhåndsbestilling av middag, i ferier, ved høytider og ved sykdom. Inntekter fra kafeteriadrift har i 2013 et underskudd på kr 0,43 mill i forhold til budsjett. - Internsalg (ansvar 120): Dette er inntekter fra salg til institusjonstjenesten i Drammen Kommune og omfatter heldøgnsforpleining til disse. Inntektsposten er avhengig av at avtalen med Drammen Kommune fungerer som forutsatt. - Hjemmeboende m/vedtak(ansvar 130): Omfatter inntekter knyttet til hjemmeboende som har vedtak om matleveranser gjennom avdeling for Tjenestetildeling og Samordning. Regnskapet viser et overskudd på kr 0,382 mill i forhold til budsjett. Omsetning hjemmeboende: Side 5 av 20

6 År Inntekter Merknader Inkl egenbetaling dagsenterbrukere, varmmat hjemmeboende, frosne porsjonsmiddager, aftens og kolonialvarer til hjemmeboende. - Catering(ansvar 140,150, 160): Har et stort potensial, men er avhengig av aktiv markedsføring. Det er mange aktører i markedet. Vi ser at profilering og markedsføring av foretaket har gitt resultater. Det har vært en økning spesielt innen møtemat til bedrifter og internt i kommunen som f.eks. møtevirksomhet innenfor de forskjellige virksomhetene. År Inntekt Negativt avvik i forhold til budsjett På linje med inntektsposter er også alle utgiftsposter i 2013 splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder for å gi en riktig oversikt over faktiske kostnader knyttet til hvert enkelt ansvarsområde. (Utgifter i forhold til budsjett) - Kafeteria (ansvar 110): har et underskudd på 0,219 mill kr. Personalsituasjonen er ennå ikke helt strømlinjeformet i forhold til foretatte reduksjoner i tilskudd til kafeteriarift. - Internsalg (ansvar 120): har et underskudd på kr 0,281 mill. - Hjemmeboende (ansvar 130): har et underskudd på kr Generell økning i omsetning av varmmat og frossen porsjonsmiddag sammen med dagsenterbrukere og kolonialvareleveranser til hjemmeboende. - Ekstern catering (ansvar 140): har et underskudd på kr Rådhuset politisk (ansvar 150): har et underskudd på kr Intern catering (ansvar 160): har et underskudd på kr Økte leveranser blant annet med bakgrunn i skoler, barnehager og kommunens forskjellige avdelingers forpliktelser vedrørende e-handel. - Mat/drikke: Dette er en post som står i forhold til all omsetningsaktivitet. Økte utgifter i denne posten skal gjenspeiles ved en positiv tendens i inntekter, men Side 6 av 20

7 påvirkes også sterkt av forhøyede markedspriser. Foretaket har innført 4 % økologisk andel av varesortimentet. Økologiske matvarer har en innkjøpskostnad som ligger 10 til 35 % høyere enn ordinære varer. Innføring av 4 % økologisk andel matvarer har vært gjennomført uten at dette har vært gjenspeilet i prissetting i løpende matleveringsavtale med institusjonstjenesten. Regnskapet viser et overskudd på kr 0,91 mill kr i forhold til budsjett. - Personal: Foretaket har hatt som målsetting å kvalitetssikre leveringer selv om det har vært en nedgang i personalmassen. Foretaket har samtidig oppfylt bystyrets vedtak om å opprettholde et tilbud i kafeteriaene. Budsjettforslaget for 2013 var satt opp i samsvar med de forutsetninger som bystyret hadde vedtatt for Drammen Kjøkken KF. Side 7 av 20

8 3 Personalet SYKEFRAVÆR i prosent: KORTTID OG LANGTIDS SYKEFRAVÆR 11,12,13 Side 8 av 20

9 Drammen Kjøkken KF har et stabilt personale med høy gjennomsnittsalder på 50,8 år. Noe av fraværsprosenten kan skyldes dette, sammen med mulighet for at lokalenes utforming også kan påvirke sykefraværet negativt. Samtidig har mange sykemeldinger vært langvarige som følge av muskel- og skjelettplager og en stor andel av disse har gjennomgått operasjoner med lang rekonvalesenstid. Det forefinnes også sykemeldingsperioder som følge av mer eller mindre kroniske plager. Det gjennomføres oppfølging av den enkelte i sykemeldingsperioden med stor grad av tilrettelegging når muligheten for dette er til stede og i samarbeid med Nav Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjeneste. Drammen Kjøkken KF følger retningslinjer for IA- bedrifter i forhold til oppfølging av sykmeldte. Gjennomsnittlig ansettelsestid for fast ansatte var i 2013 på 17,6 år. Sammensetning av fast ansatte. Kvinner: 77,8 % Menn : 22,2 % Ansatte med vestlig opprinnelse: 78 % Ansatte med ikke-vestlig opprinnelse: 22 % 3.1 HMS HELSE, MILJØ, SIKKERHET: Drammen Kjøkken KF har forankret sine HMS mål opp i mot Drammen kommune sine vedtatte målsettinger i forhold til HMS arbeidet. Prinsippet om inkluderende arbeidsliv, samt en ansvarliggjøring av de ansatte, er viktig for å bidra til å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø. HMS arbeidet følger fastsatt rutine, med basis i kontinuerlige erfaringer som gjøres i det daglige arbeidet, vernerunder, registrerte skader, medarbeidersamtaler, oppfølging av nyansatte og personalmøter. Dette gir grunnlaget for utarbeidelse av handlingsplan. HMS gruppen består av verneombud, HMS systemansvarlig samt to representanter fra de ansatte. HMS saker har blitt tatt fortløpende via tilbakemeldinger i vanlig drift og fredags og mandagsmøtene med personalet. I tillegg har dette vært koordinert opp mot OU prosessen i 2013 med hensyn til psykososialt HMS arbeid. Foretaket har eget verneombud / brannvernleder og plasstillitsvalgte fra aktuelle fagorganisasjoner. Bygningsmassen er fra 1967, og med en betydelig økning i tjenester og vareflyt de senere år er det driftsmessige utfordringer i dagens lokaler. Langtidsfraværet er i noen grad preget av slitasjerelaterte plager. Korttidsfraværet kan i stor grad knyttes opp mot vanlige og årstidsrelaterte plager som forkjølelse, influensa m.m. Side 9 av 20

10 Kjøkkendrift har flere arbeidsmiljømessige risikofaktorer bl.a. varme, kulde, tunge løft, kuttskader, klemskader, omgang med kjemikalier, biltransport for å nevne noen. Foretaket har utarbeidet et omfattende og tilpasset HMS - internkontrollsystem. Vi har sterkt fokus på medarbeideroppfølging i HMS - arbeidet og jobber kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre våre internkontrollsystemer. Det er registrert 1 skade i Denne omfattet støtskade i kne og skulder ved fall, på grunn av fettsøl på gulvet. Skader som krever legebehandling eller fører til påfølgende fravær registreres. Små kutt med videre som krever plaster registreres ikke. Daglig leder og fagkonsulenter har i 2013 deltatt på oppfølgingssamlinger i Drammen Kommunes lederutviklingsprogram. Foretaket er miljøfyrtårnsertifisert fra november Resertifisert den Personalmøte gjennomføres hver fredag. Dette er en viktig møteplass mellom ansatte og ledelse. Her formidles all viktig informasjon som er nødvendig for drift. Personale og tillitsvalgte kan ta opp problemstillinger. Informasjon om HMS og brannvern tas opp når nødvendig. Det skrives referat fra møtet som alle har plikt til å sette seg inn i. Personalmøtet har også en sosial funksjon sett i forhold til spesielle markeringer som bursdager, eller andre markeringer. Brannvern inngår som en vesentlig del av vernerundene. Det er gjennomført 2 stk vernerunde i Saker på rundene er løst fortløpende av Drammen Eiendom KF. Driftsstans på meierikjølen i begynnelsen av juli 2013 tok veldig lang tid å reparere, Kjølerommet ble ikke reparert før oktober Dette førte til mye merarbeid for personalet og leverandører i denne perioden. Side 10 av 20

11 4 Mengdetall, aktiviteter 4.1 Produksjonstall Totale tall viser en liten nedgang i antall måltider fra 2012 til Antallet middager viser en økning fra 2012 til Kundetilfredshet: Det har i 2013 vært foretatt periodiske brukerundersøkelser på eksterne kunder (4 ganger pr år). Snittskår på 5,8 av total 6 mulige poeng er meget bra, Brukerundersøkelse kafeteria er gjennomført i september 2013 resultat/snittskår på 4,8 med 6 som høyeste skår. 4.3 IK- mat: Det gjennomføres fortløpende revisjon av IK-mat for kjøkken og kafeteria. Videreutvikling av kafeteriadrift med hensyn til tilbud, åpningstider og daglige arbeidsrutiner har også vært en viktig oppgave som er videreført fra tidligere år. Dette foregår gjennom intern opplæring av kafeteriapersonale, med gjennomgang av eksterne og interne krav som settes i forhold til internkontroll, regelverk m. m. Det Side 11 av 20

12 avholdes månedlige møter med kafeteriapersonale og direkteoppfølging på hver enkelt kafeteria av fagkonsulent med ansvar for kafeteriadriften. Siste besøk av mattilsynet er per med godkjent tilsynsrapport. Det er innført samarbeid med Vestfoldlabs om renholdskontroll, listeriakontroll og næringsmiddelprøver. 4.4 Nybygg status Bystyret vedtok våren 2011 at Drammen Kjøkken KF skal være framtidig leverandør av nedkjølt middag til Pleie og omsorg i Drammen kommune. Arbeidet med nytt sentralkjøkken ble igangsatt høsten Det ble opprettet en styringsgruppe og prosjektgruppe. Tomt til nye produksjonslokaler ble anskaffet høsten Det ble budsjettert kr 10 mill. for videreføring av arbeidet med nye produksjonslokaler i Desember 2012 ble det første forprosjektmøtet med arkitekt og formell prosjektleder avholdt. Det var hyppig møteaktivitet fra januar til mai 2013 både lokalt og sentralt i forbindelse med byggeprosjektet. Første kalkulasjon på bygget i april 2013 ble for dyrt. Dette førte til omtegninger og arealkutt. Nye tegninger og kostnadsanalyse ble presentert i juni. I september ble et prosjektnotat om totaløkonomi oversendt Rådmannens styringsgruppe for behandling. Avsetningene i økonomiplan kom senere på høsten, med en totalramme på 90mill. Ny prosjektleder for Drammen Eiendom KF ble presentert på første prosjektstyringsmøte etter økonomiplanavsetningene den Det har vært møter hver 14 dag etter dette. Planlagt utlysning av bygg og utstyr er satt til 14.februar Side 12 av 20

13 5 Regnskap med noter og balanse 2013 Side 13 av 20

14 Side 14 av 20

15 Side 15 av 20

16 Side 16 av 20

17 Side 17 av 20

18 Side 18 av 20

19 Side 19 av 20

20 6 Vedtak: Styret godkjenner Årsberetning og Årsregnskap for Styret vedtar at årets overskudd avsettes til fremtidige investeringer. Side 20 av 20