KRISE- OG BEREDSKAPSPLAN FOR HØGSKULEN I VOLDA. Versjon 4

Transkript

1 KRISE- OG BEREDSKAPSPLAN FOR HØGSKULEN I VOLDA Versjon januar 2014

2 INNHALD 1. KRISE- OG BEREDSKAPSPLANEN Overordna mål Prinsipp for høgskulen si kriseleiing Risiko- og sårbarheitsanalysar (ROS) Oppdatering og øvingar ORGANISERING AV KRISELEIINGA Medlemmer i kriseleiinga Ansvar og oppgåver for kriseleiinga Lokal kriseleiing Informasjon ved kriser Oppfølging og omsorg Plan for handtering av Pandemi Plan for handtering av IKT Krise i utlandet VARSLING... 8 Varsling ved akutt fare * VEDLEGG Sentral kriseleiing Varslingsplan Intern varslingsliste ved krise Ekstern varslingsliste ved krise Logg ved krisesituasjon Branninstruks og rømingsansvarlege...18 Tiltakskort 1 : Ulykke med personskade / livstruande sjukdom...22 Tiltakskort 2: Utlandet...23 Tiltakskort 3: Terror / tilsikta ondsinna handling...24 Tiltakskort 4 : Brann og eksplosjon...25 Tiltakskort 5: Pandemi og smitte...26 Tiltakskort 6: Truslar og vald...27

3 1. KRISE- OG BEREDSKAPSPLANEN 1.1. OVERORDNA MÅL Krise og beredskapsplanen for Høgskulen i Volda skal sikre at: Studentar og tilsette er best mogeleg budde på å møte kriser og ulukker som kan råke høgskulen Studentar og tilsette, på og utanfor campus, som kjem i ein krisesituasjon, skal få rettast og best mogeleg hjelp Planen skal danne grunnlag for å handtere alle typar hendingar som blir definert som ei krise. Ei krise er i dette planverket ei hending som krev så mykje ressursar at den må handterast av kriseleiinga ved Høgskulen i Volda (HVO). Kriseleiinga ved HVO vert organisert og leia av høgskuledirektøren. Kriseleiinga er øvste strategisk leiing ved alle kriser ved HVO. Alle einingane ved HVO er underlagt denne, m.a. for å syte for ein heilskapleg og samordna beredskap. Mindre alvorlege hendingar skal handterast i den enkelte avdeling og lokal leiar har ansvar for å leie arbeidet. Høgskuledirektøren avgjer om den enkelte situasjon skal handterast sentralt av kriseleiinga, eller lokalt i den aktuelle avdeling. I vedlegga ligg tiltakskort som beskriv ansvar og aktuelle tiltak i ulike krisesituasjonar. Tiltakskorta er meint som hjelpemiddel i ein krisesituasjon. Alle personar med ei definert rolle i beredskapsarbeidet skal ha ei oppdatert utskrift av beredskapsplanen. Døme på hendingar der kriseleiinga ved Høgskulen i Volda skal aktiverast: Hending på HVO sitt område eller ved arrangement i HVO sin regi, der situasjonen kan medføre skade på person, miljø eller materiell Hending i HVO si kjernedrift som kan føre til tap av omdømme Hending eller utvikling som over tid vil påføre skade for HVO om det ikkje vert gripe inn, på person, miljø, materiell og omdømme Tilsikta ondsinna handlingar Truslar eller valdelege handlingar mot personar eller gruppe Skadeverk, sabotasje eller terrorangrep Utbrot av pandemi Kriser i samband med opphald i utlandet i regi av Høgskulen i Volda Forureiningar/utslepp Store materielle skader eller økonomisk tap Krise- og beredskapsplanen gjer vidare greie for følgjande: Organisering Varsling og mobilisering Informasjon or pressekontakt Omsorgsarbeid ved krise 1

4 1.2. PRINSIPP FOR HØGSKULEN SI KRISELEIING Beredskapsplanlegginga ved Høgskulen i Volda bygg på følgjande prinsipp: Ansvarsprinsippet: den som har et ansvar i en normalsituasjon har også ansvar ved ekstraordinære hendingar Likskapsprinsippet: organiseringa for å handtere kriser skal vere mest mulig lik den organisasjonen man har til dagleg Nærleiksprinsippet: hendingar skal handterast på eit lavast mulig nivå Samvirkeprinsippet: HVO har eit sjølvstendig ansvar for å sikre eit best mulig samvirke med relevante aktørar og verksemder i arbeidet med førebygging, beredskap og krisehandtering 1.3. RISIKO- OG SÅRBARHEITSANALYSAR (ROS) Beredskapsplanlegginga og kriseleiinga ved HVO er i stor grad bygd på dei kartleggingane og ROSanalysane som er gjort i HMS arbeidet. I ROS-analysane søkjer ein å finne uønskte hendingar, årsak, sannsyn(-legheit), konsekvens og risiko innan følgjande seks konsekvensområde: menneske liv og helse samfunnsviktige funksjonar og kritisk infrastruktur drift og produksjon miljø, forureining etc. økonomi omdømme I 2013 vart det utført ROS-analyser på området menneske liv og helse i alle avdelingar / kontor, resultatet er tatt inn i beredskapsplanen og i det førebyggande arbeidet, og det er utarbeida tiltakskort, jfr vedlegg. Brei deltaking er også med på å auke risikobevisstheita blant tilsette og leiarar. ROS-analyser på dei andre områda vil bli prioritert i OPPDATERING OG ØVINGAR Beredskapsplanen blir oppdatert og vedlikehalden av personalkontoret og skal godkjennast av høgskuledirektøren. Oppdateringa skal skje ved endringar og minst ein gong årleg. Kriseleiinga skal gjennomføre ein samla gjennomgang av planen kvart år. Det er nødvendig med årlege øvingar slik at medlemmene og varamedlemmene i kriseleiinga og kriseorganisasjonen kjenner sine roller og ansvar, og får tilstrekkelig opplæring og trening. Under alle øvingar skal det førast logg, jf. vedlegg 4 og det skal lagast ein rapport i etterkant. I tillegg til denne beredskapsplanen har HVO følgjande relaterte planar: Kriseberedskapsplan for studentar i utlandet ( Ansvar: Studiedirektør ) Pandemiplan ( Ansvar: Personaldirektør ) Plan for handtering av IKT ( Ansvar: IT-leiar ) Brannverndokumentasjon ( Ansvar: Statsbygg, brannvernleiar for Aasen-huset, driftssjef ) 2

5 2. ORGANISERING AV KRISELEIINGA 2.1. MEDLEMMER I KRISELEIINGA Ved krise skal den sentrale kriseleiinga ved HVO varslast straks. Kriseleiinga vil trekke inn andre ressursar om nødvendig. Sjå varslingsliste i del 4, vedlegg 4.1. Fig. 1. Kriseleiinga ved HVO Høgskuledirektør Rektorat Eining Personaldirektør Studiedirektør IT-leiar Infoleiar HMS-koordinator Er studentar ramma skal Studentsamskipnaden, Studenttinget og studiedirektøren varslast. Internasjonalt kontor skal varslast når det gjeld studentar i utlandet. Sjå varslingsliste i del 4, vedlegg 4.3. Kriseleiinga skal møte på høgskuledirektøren sitt kontor i Berte Kanutte-huset. Her har dei fleste i kriseleiinga kontora sine, og ein har lett tilgang til nødvendig infrastruktur ANSVAR OG OPPGÅVER FOR KRISELEIINGA Kriseleiinga skal starte arbeidet så raskt som mogeleg. Sjekklista under (ikkje uttømande) er meint som eit arbeidsverkty i krisehandteringa: Gjennomføre første møtet med vekt på: Potensiale/omfang basert på «worst case» tankegang; kva for konsekvensar har hendinga for HVO Prioriterte arbeidsoppgåver (fokus) Ressursar og varsling Sette i verk tiltak basert på fokuspunkter Fokus: Varsle, informere, omsorg, samarbeid Skaffe oversikt over situasjonen, kva har skjedd, kva skjer Menneske, situasjon, stad, naudetatar, kva er gjort, kva blir gjort Klargjere kva for informasjon som er frigitt av politi eller liknande Varsle og kalle inn andre medlemmer av kriseteamet etter behov Varsle/ informere alle avdelingar og personar som involverte Opprette sentral for mottak av telefonar Avklare behovet for omsorgsteneste og -funksjonar, psykologtenester osv. Vurdere samarbeid med kommunen dersom hendinga krev det Gjennomføre fortløpande statusmøte Ivareta tilhøve til myndigheiter 3

6 Mobilisere nok ressursar basert på føre-var-prinsippet Koordinere informasjon mellom HVO og KD. Vurdere fortløpande om eigar (KD) skal oppdaterast, og be KD gjere greie for sine forventningar (etter behov) Informere internt og eksternt Etablere mediesenter etter behov Etablere informasjonsteneste etter behov, sørvis for pårørande Vurdere eventuell nedtrapping eller avblåsing av aksjonen 2.3. LOKAL KRISELEIING Kriser som er svært avgrensa i omfang, skal i hovudsak handterast lokalt. Lokale kriser kan vere: Mindre ulukker Enkeltdødsfall blant tilsette og studentar som følgje av sjukdom, trafikkulukke, fritidsulukke Lokal kriseleiar I avdelingane blir krisehandteringa leia av dekan. I fellesadministrasjonen har kontorleiarane ansvar. Lokal kriseleiar har ansvar for å delegere oppgåver og ansvar til medarbeidarane for å handtere mindre kriser på ein effektiv og god måte. Lokal kriseleiar vurderer alvoret i situasjonen, og behovet for assistanse frå personalkontoret, bedriftshelsetenesta, prest eller andre. I samarbeid med leiinga eller personalkontoret vurderer ein i kva grad det er behov for å trekke inn andre ressurspersonar. Studieadministrasjonen er tilgjengelig for støtte når studentar er involvert. Lokal kriseleiar er ansvarleg for å halde høgskuledirektør orientert om situasjonen. Dersom situasjonen utviklar seg til å omfatte meir enn ei avdeling, eller at pågangen frå media aukar, skal høgskuledirektøren vurdere mobilisering av høgskulen si kriseleiing. Kvar avdeling skal vere budd på og i stand til å handtere mindre krisesituasjonar som kan oppstå lokalt. Lokal kriseleiar er ansvarleg for at endringar i beredskapsplanen blir kjent blant dei tilsette i avdelinga, og skal aktivt delta i høgskulen sine planlagde kriseøvingar INFORMASJON VED KRISER Ei krise vil alltid medføre behov for informasjon frå fleire hald. Mangelfull og for sein informasjon og kommunikasjon vil i dei fleste tilfelle forsterke kriser. HVO skal prioritere informasjon til tilsette, HVO-studentar og pårørande. I tillegg skal media informerast så tidleg som råd. Politiet Politiet har ansvar for å gi informasjon i samband med større ulukker, dødsfall og kriminelle handlingar. Politiet informerer om ulukka, redningsarbeid, omfang, årsak, skadde, osv. 4

7 Rektor er pressetalsmann Rektor har ansvar for høgskulen sin eksterne og interne informasjon. Rektor, eller den han/ho peikar ut, er pressetalsmann for HVO. Rektor skal rådføre seg med politiet om innhald og tidspunkt for informasjon. Pårørande skal bli varsla av politi/sjukehus/prest. Informasjonsstab ved kriser Informasjonsstab skal etablerast av informasjonskontoret i BK-huset for å hjelpe kriseleiinga med kommunikasjon internt og eksternt. Informasjonsstaben er støtte for leiing, skal kommunisere via HVO-veven, og legge til rette for interne informasjonsmøte og pressekonferanser. Sjå varslingsliste i del 4, vedlegg 4.3. HVO skal gi grupper og enkeltpersonar korrekt og naudsynt informasjon så tidleg som mogeleg for å redusere usikkerheit og mistydingar. HVO uttalar seg ikkje om: Politiet sitt ansvarsområde. Kriseleiinga må likevel halde seg orientert om politiet sitt informasjonsarbeid og i samråd med politiet avgjere kva HVO kan uttale seg om til ei kvar tid. Informasjon til tilsette, studentar og pårørande Basisinformasjons om kva som er hendt (kva, når, kvar, kvifor og korleis) Kva som blir gjort for å rette på problemet Korleis krisa vil kunne påverke interessentane Korleis interessentane i så fall kan beskytte seg Kvar ein kan skaffe seg ytterlegare informasjon Viss noko er stengt Når vil det opnast Kvar ein skal vende seg i staden for det som er stengt Informasjonskanalar Pressemeldingar Intervju Pressekonferansar HVO-veven Studentar: Informasjon gis til klassen/-ane Tilsette: Informasjonsmøte, HVO-veven Pårørande: Direkte kontakt, ev. kan pårørandetelefon bli oppretta ved stor pågang Rom for pressekonferanse I BK-huset, vesle aud.,1. etasje, kan det arrangerast pressekonferanse. Informasjon for tilsette og studentar, rom for omsorg og samlingar Gjeld krisa studentar eller tilsette, bør slike arrangement haldast i lokale som involvert avdelinga disponerer. Ein kan slik lettare skjerme slike arrangement for pressa. 5

8 2.5. OPPFØLGING OG OMSORG Ved ei alvorleg hending med mange skadde og involverte vil ein få pågang frå menneske som er direkte ramma, pårørande og andre som har behov for informasjon og oppfølging. Det er høgskulen sitt ansvar å sikre at tilsette og studentar ikkje er aleine umiddelbart etter ei krise, og at alle som er ramma får tilbod om støtte og omsorg inntil det ordinære støtteapparatet trer i kraft PLAN FOR HANDTERING AV PANDEMI Ein pandemi er ein epidemi som opptrer i eit stort område og vanlegvis rammar ein stor del av befolkninga. Høgskulen i Volda har eigen pandemiplan, jf. vedlegg. Pandemiplanen tek utganspunkt i eit scenario på opp til 40% fråvær. Det samla arbeidsfråværet vil vere betydeleg større enn sjølve sjukefråvære, då ein del må ta hand om sjuke familiemedlemmer eller er redde for å bli smitta PLAN FOR HANDTERING AV IKT Det vil bli utarbeida ein plan for handtering av ulike IKT-hendingar basert på ROS-analyser. Planen skal også beskrive varslingsrutine for IKT-hendingar. Informasjon om varslingsrutine vil bli gjort kjent på intranett. Planen blir ikkje offentleg tilgjengelig av omsyn til sikkerheit KRISE I UTLANDET Høgskulen i Volda har eigen beredskapsplan for studentar og tilsette i utlandet, jf. vedlegg 4. I utlandet er det politi og hjelpeapparat i det aktuelle landet som har det direkte ansvaret for personar som blir involverte i ulukker. Norsk utenriksteneste og kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med utanlandske myndigheiter, og kontakt med desse blir etablert via lokalt politi i Noreg.. Sjømannskyrkja Høgskulen i Volda har avtale med Sjømannskyrkja om assistanse ved krise i utlandet. Tilsette og studentar frå Høgskulen i Volda som skal på studieopphald el. i utlandet blir oppmoda om å lagre nummeret til Sjømannskyrkja sin beredskapstelefon. Døgnåpen beredskapstelefon v/ulykker og kriser: E-post: info@sjomannskirken.no I tillegg tilrår HVO at alle tilsette og studentar lastar ned Sjømannskyrkja sin app. Denne gir tilgang til alle lokale nødnummer i det landet ein oppheld seg i. Der kan ein legge inn sitt eige reiseforsikringsselskap med alarmnummer, polisenummer og anna viktig informasjon. Samt kontaktnummer til pårørande, arbeidsgivar, telefonnummeret til Utenriksdepartementet (UD-OPS), nummer til sperring av kort og nærmaste Sjømannskyrkje. 6

9 Ansvar sentral kriseleiing Sjå til at følgjande oppgåver blir tatt hand om i samarbeid med den aktuelle avdelinga: Kontakte den norske utenriksstasjonen i landet for informasjon og råd Opprette kontakt med lokalt politi Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før nærmaste pårørande blir kontakta Avgjere kven som skal kontakte dei pårørande Avgjere høgskulen sin offisielle respons på hendinga. Rektor er høgskulen sin talsmann. 7

10 3. VARSLING Ved ulukke eller anna kritisk hending er det svært viktig med rask varsling til naudetatane og høgskulen si kriseleiing. Alle tilsette kan ta kontakt dersom dei opplever situasjonar der dei føler seg utrygge. Varsling av kriseleiinga I ein krisesituasjon skal høgskulen si kriseleiing varslast snarast mogeleg. Dersom sentralbordet mottar melding om ulukke eller krise, skal kriseleiinga varslast umiddelbart. Det er utarbeida ei varslingsliste med namn i prioritert rekkefølge for å sikre effektiv mobilisering av kriseleiinga. Varslingslista skal oppdaterast løpande av HMS-koordinator, og distribuerast til alle som står på lista, samt sentralbord og vaktselskap. Kriseleiinga bør i tillegg ha namn / telefonnummer lagra på eigen mobiltelefon. Retningslinjer for intern varsling Når sentralbordet får varsel om ulukke eller akutt krise: Spør om Brannvesen 110, Politi 112 eller Ambulanse 113 er varsla Dersom svaret er nei: Varsle Varsle høgskuledirektør eller rektor ( evt. stedfortredar) Avklare kven som utfører vidare varsling, jf varslingsliste Noter namnet på alle som har mottatt varsel Når høgskuledirektør får varsel om ulukke eller akutt krise: Spør om Brannvesen 110, Politi 112 eller Ambulanse 113 er varsla Dersom svaret er nei: Varsle Iverksette vidare varsling, jf. varslingsliste ( evt. delegere denne oppgåva) Noter namnet på alle som har mottatt varsel I tillegg er det utarbeida støtteskjema og sjekkliste ved bombetrussel ( sjå vedlegg 4.6. ). VARSLING VED AKUTT FARE Ved behov for fullskalavarsling av alle tilsette og studentarar, til dømes ved ein trussel om bruk av skytevåpen på campus, skal ansvarsprinsippet følgast. Det betyr ar dei som i ein normalsituasjon har personalansvar, også har ansvar for å varsle vidare i eigne rekker. Rutine for fullskala varsling: Kriseleiinga avgjer om det skal settast i verk fullskala varsling ved HVO Rektor har ansvar for å formulere den aktuelle informasjonen, i samarbeid med informasjonsstab og evt. politi Informasjonsstab og IT avdelinga har ansvar for at informasjonskanalane som blir nytta ved varsling er operative 8

11 Dersom nokon av informasjonskanalane er ute av drift, skal informasjonsstaben orienterast då dette gjer det vanskelig å varsle alle. Ved arbeidsulukke med alvorleg personskade eller død, skal både politiet og Arbeidstilsynet varslast. Varsling skal utførast av høgskuleleiinga ved høgskuledirektør eller personaldirektør. Rektor vurderer om Kunnskapsdepartementet skal varslast. 9