Prodekanene Annlaug Bjørsnøs og Bjørn Myskja. Møtested:

Transkript

1 1 av 6 Det humanistiske fakultet 2010/342 Møtereferat Til stede: Dekanus Kathrine Skretting,, instituttlederne Margrethe Aune, John Brumo, Asbjørn Dyrendal, Erik Hagtun (for Trine Knutsen), Brit Strandhagen ( for Jonathan Knowles), Jacques Koreman, Anne Marit Myrstad, Ingvald Sivertsen, Staffan Wahlgren, studentrepresentantene Andreas Kosmo og Knut Jørgen Vie. Fra administrasjonen møtte Ivar Østerlie, Ingrid Aukrust og Unni Rohnes Lokalt hovedverneombud Terje Gustavson under sak 50/2010 Forfall: Prodekanene Annlaug Bjørsnøs og Bjørn Myskja Kopi til: Gjelder: Instituttledermøtet Møtetid: Onsdag Møtested: Møterommet i Brakkeriggen Signatur: HFL 49/2010 ORIENTERINGSSAKER Orientering om tilsyn fra Arbeidstilsynet Orientering ble gitt under sak 50/2010. Orientering om organisasjonsjustering av fakultetsadministrasjonen Fakultetsdirektøren informerte om at Personal- og økonomiseksjonen nå er delt i to slik at det er skilt ut en egen Økonomiseksjon. Seksjonslederjobben vil bli utlyst i løpet av våren 2011, foreløpig vikarierer Ståle Rønning som seksjonsleder. Det er leid inn en ny controller midlertidig som vil gå inn som instituttcontroller. Det vil også være permisjoner innen økonomifunksjonen i tida framover. Fast personale vil være på plass fra og med høsten Beste master informasjon Prisen deles ut på masterdagen i oktober. Prisen er et bilde + penger. Studenten blir invitert til å presentere oppgaven. Det er kommet inn 11 oppgaver. Masterdagen må kunngjøres godt. Instituttlederne må informeres i god tid slik at de kan starte arbeidet med programmet. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Underdirektør 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå Ingrid Aukrust hf-fak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 6 Lokalt lønnsoppgjør Det vil komme et skriv om årets lokale lønnsoppgjør. Instituttledernes frist for å komme med innspill til fakultetsdirektøren er utsatt fra 25. august til 1. september. Det er bra om instituttene kan gi begrunnelser for sine innspill. Det er lagt noen overordnede føringer for oppgjøret: - 42% av potten skal gå til kvinner - Førstestillinger, dvs professorer, førsteamanuenser, førstelektorer og universitetsbibliotekarer, skal prioriteres. Potten en svært liten, og forventingene bør være deretter. Spørsmål angående innspillene kan rettes til Ivar eller Ståle. Forhandlingene skal gjennomføres i siste halvdel av oktober. Tidsplanen for prosessen fram mot forhandlingene er ikke klar enda. Det er behov for informasjon og opplæring om lokale lønnsforhandlinger til våren, før prosessen mot lokale lønnsforhandlinger 2011 starter. HFL 50/2010 HMS-RAPPORTEN 2009 Ved Anne Beth Holte og Kirsti Undebakke, HMS-avdelingen Rapporter er sendt fra HMS-avdelingen til alle instituttene. Den ligger også på følgende adresse: Fanger rapporteringen det vesentlige ved HMS-arbeidet ved HF? Det skal rapporteres, og vi må prøve å utvikle rapporteringssystemer som også kan være gode verktøy i HMS-arbeidet. Rektor poengterer at HMS-ansvaret ligger hos lederen. Delegasjoner av ansvar og arbeidsoppgaver må være klare, for eksempel i forbindelse med ekskursjoner. HFs HMS-rapport 2009: - HF rapporterer ikke godt nok når det gjelder ivaretakelse av ytre miljø - Rapportene skiller ikke alltid mellom informasjon og medvirkning/medbestemmelse - HF har fokus og orden på Inkluderende Arbeidsliv (IA) - 3 institutter rapporterer at de har feltarbeid og følger NTNUs instruks for feltarbeid. - Det rapporteres ikke om eventuelle samordningsavtaler om HMS, for eksempel i Olavskvartalet. Rapportering om ytre miljø Forbruk av papir - Ikke mange som rapporterer om skrivere satt opp med dobbeltsidig utskrift som standard.

3 3 av 6 - Ikke kodebekreftelse på skriver for å få utskrift. Det ble pekt på at det er et problem at selv om skrivere er satt opp med dobbeltsidig utskrift som standard, settes det tilbake til ensidig av enkeltbrukere. - Lav frekvens på rapportering om elektronisk innlevering av studentoppgaver. Svak rapportering på bruk av video- /annen form for elektroniske møter. Biblioteket har nødvendig utstyr. Man kan bruke egen PC og headset ved små møter. Rapportene viser mye fokus på psykososialt miljø Det ble pekt på at det brukes mye strøm på NTNU. Alle må huske på å slå av PCen når de går for dagen. Nærmeste pårørende vil bli registrert i lønnssystemet PAGA når det kommer i drift. NTNUs HMS-rapport viktige momenter: - Arbeidsmiljøundersøkelsen skal følges opp - Miljø- og klimaregnskap og miljøstrategi - Sikkerhet for eksempel ved feltarbeid - Mal for lokal beredskapsplan - Lederforankring, lederopplæring i fokus en del av NTNUs lederopplæring. Tilsyn fra Arbeidstilsynet Orientering ved Kathrine og Ivar. HF er pekt ut og får tilsyn fra Arbeidstilsynet i høst. Fokus vil være på psykososialt arbeidsmiljø. Tilsynet skal møte 4 fokusgrupper en gruppe med instituttledere, en med verneombud fra samme institutter, en med kontorsjefer fra samme institutter, og en med ulike typer ansatte. Disse skal også plukkes ut fra ansatte ved de samme instituttene. Hver gruppe skal bestå av 7 personer. Gruppene er pekt ut. Tilsynet vil foregå i perioden september. HFL 51/2010 STYRINGSDIALOGENE PLAN Dekanus minnet om at fristen for innsending av materiale snart går ut (01.09), og gikk gjennom hovedpunktene i innspillet/dialogene: - Utkast til handlingsplaner 2011; få, men gode - relatert til utfordringer på hovedområdene i strategien, behøver ikke å være nye - Budsjettet 2011 foreløpig fordeling er grunnlaget for instituttenes innspill om behov for NB! Husk å ta med i betraktning andre forventede inntekter som f eks overhead

4 4 av 6 - Strategi- og omstillingsmidler; vi har lite penger i år vi har antydet lærermasteren som et aktuelt område vi vil se på, har instituttene andre og viktige kortvarige behov? - AVIT - Utlysning av faste stillinger i 2011/2012; inkluderer behov for erstatning ved avgang. Utlysningene må begrunnes strategisk, f eks ved å henvise til Fagprofil Dekanus har noen spesifikke spørsmål til enkelte institutter. Beskjed om dette sendes ut minimum 1 uke for møtet. Instituttene kan også melde inn på forhånd spesifikke saker de ønsker å ta opp. HFL 52/2010 INSTITUTTLEDERNES KVARTER : INCENTIVORDNINGER FOR FORSKNING VED INSTITUTTENE Innmeldt av John Brumo Innledning ved Brumo og John Kamsvåg John Kamsvåg innledet, jfr saksnotatet. Pr i dag danner referatet fra sak HFL71/2008 grunnlaget for fakultetets policy; det foreligger en veiledende modell i form av en smørbrødliste som instituttene kan plukke fra. Signalene fra Dep er som følger: - Incentivsystemet vil ikke bli utvidet - Det advares mot å bruke systemet ukritisk/automatisk ned på individnivå I sitt innlegg pekte John Brumo på at oversikten over dagens ordninger ved instituttene viser til dels store forskjeller fra institutt til institutt. Bør en tilstrebe og skape større harmoni instituttene imellom? I det ligger det en utfordring til fakultetet om å bidra til mer likhet i instituttøkonomiene. Han forsatte med å gå gjennom positive og negative sider ved dagens incentivordning. I diskusjonene ble følgende problemstillinger trukket fram - Har den symbolske påskjønnelsen, f eks gjennom feiring av den ansatte ved utgivelse av bøker etc, like stor verdi for den ansatte som økonomiske goder? - Bør det ikke gis incentiver også for undervisning/veiledning, dvs alle oppgaver/resultater som oppnås i den faglige virksomheten og som genererer midler til instituttet? Dagens system favoriserer de gode forskerne. NB! En slik ordning kan imidlertid føre til at man lar flere studenter få ståkarakter (bedømmes mildere) dersom incentivmidlene knyttes til studiepoengproduksjonen - En innført incentivordning er nesten irreversibel, veldig vanskelig å endre i ettertid. Videre kan ordningen delvis være vanskelig å håndtere når det gjelder hva de ansatte vil bruke midlene til

5 5 av 6 - Incentivmidler medfører at penger privatiseres, ses som et privat gode, men også incentivmidler er offentlige midler som skal benyttes som såpenger i videre faglig arbeid Dekanus oppsummerte: Bruk av incentivmidler må skje i forhold til de områdene instituttledelsen til enhver tid ønsker å styrke på instituttet. Vi må imidlertid ta hensyn til instituttøkonomien når slike ordninger vurderes. Incentivordninger kan ikke være av fast/varig karakter. Ordninger som har blitt faste gjennom tradisjon kan være vanskelig å endre, men incentiver er trolig ikke en essensiell faktor for de ansatte ved vårt fakultet. Den perioden vi nå går inn i med trangere budsjettrammer kan benyttes til å endre ordninger som man i dag vurderer som uhensiktsmessige. Instituttene er forskjellige, derfor bør det fremdeles være åpent for instituttene å styre gjennom egne ordninger. Fakultetet ble oppfordret til å bidra til å passe på at incentivmidler ikke benyttes som private penger, de skal benyttes som såmidler for videre forskning. HFL 53/2010 STUDIETUR FOR INSTITUTTLEDERNE HVOR KAN DET VÆRE AKTUELT Å REISE? Vedlegg: Notat av Studiereise Dekanus innledet. I forrige instituttlederperiode ble det arrangert studietur til HF ved Universitetet i HelsinkiFinland, og Dekanus luftet i denne saken et forslag om en studietur også i denne lederperioden. I saksnotatet lå det to forslag King`s College i London og Universitetet i Utrecht. Målet med studieturen vil være: - å lære noe som kan være aktuelt for videreutvikling innen våre fag - å være sammen over en lengre periode kan gi tid for mer grundigere diskusjoner om aktuelle HF-saker - gjøre noe spesifikt sammen på et annet sted (øke gruppefølelsen) Forutsetninger for en vellykket tur - at noen vil ta i mot oss - at vi forbereder oss godt på forhånd Instituttlederne ble bedt om synspunkter på det foreliggende forslaget. De fleste som uttalte seg var positive til en studietur under forutsetning av at det ville gi merverdi i form av læring på områder hvor fakultetet har utfordringer, f eks når det gjelder tverrfaglighet. Det ble også lagt vekt på at instituttlederne måtte få anledning til å besøke avdelinger/institutter som var av særlig interesse for den enkelte i tillegg til fellesmøter med den utvalgte institusjonen.

6 6 av 6 I tillegg til de to foreslåtte institusjonene ble også universitetet i Konstanz nevnt som et alternativ (tverrfaglighet, synergi innen humanistiske fag). Det kom innspill for og i mot de foreslåtte institusjonene. Dekanus tok med seg signalene fra instituttlederne og vil jobbe videre med saken. HFL 54/2010 YMSE 1. Jonathan Knowles reiste spørsmål om samspillet mellom Humstart og Ex.fac Denne saken vil bli behandlet i to runder under Instituttledernes kvarter i neste møte, og en gang mer grundig senere i høst når det foreligger data som kan si noe om hvor vellykket årets opplegg har vært. 2. Ingvald Sivertsen reiste spørsmål om det var mulig med suppleringsopptak i spansk; antallet som har fått tilbud om å begynne erfaringsvis for lavt grunnet frafall er det mulighet for å ta opp flere på dette tidspunktet? Fakultetsdirektøren lovet å gi et raskt svar. Instituttet ble også bedt om å gjøre vurderinger på grunnlag av tidligere erfaringer når det gjelder størrelsen på overbookingen ved opptakene til de ulike studietilbudene for å sikre at opptaksrammene fylles ved det ordinære opptaket. Ivar Østerlie Fakultetsdirektør