AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET. Sak 32/13 Oppstarts- og standardiseringskostnader ved etablering av Ambulanse Midt-Norge HF

Transkript

1 AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 32/13 Oppstarts- og standardiseringskostnader ved etablering av Ambulanse Midt-Norge HF Saksbeh: Dato: Økonomidirektør Bente Sollie Saksmappe: 2013/434 ADM. DIREKTØRS FORSLAG TIL VEDTAK: Styret i Ambulanse Midt-Norge HF tar den framlagte saken om oppstart- og standardiseringskostnader ved etablering av Ambulanse Midt-Norge HF til etterretning. Stjørdal, 23. august 2013 Håkon Gammelsæter Adm.dir. 1

2 SAKSUTREDNING: Sak 32/13 Oppstarts- og standardiseringskostnader ved etablering av Ambulanse Midt-Norge HF VEDLEGG: Ingen. INNLEDNING: Bakgrunn: Styret i Helse Midt-Norge RHF besluttet i mai 2011 å insource ambulansevirksomheten i regionen fra og med 1. januar 2013 (sak 50/11). I styremøte i Helse Midt-Norge RHF hvor sak 93/11 «Midlertidig organisering av ambulansetjenesten » ble det påpekt at : I vedtaket om insourcing av ambulansetjenesten er det lagt til grunn at vi skal oppnå en enhetlig tjeneste i regionen. HMN RHF ønsker å standardisere tjenesten innen alle områder for å sikre enhetlig kvalitet. Foruten HR-området med avtaleverk omfatter standardiseringen bilpark og akuttutstyr/annet utstyr, IKT, stasjoner/stasjonsutstyr og ikke minst de arbeidsprosedyrer og kvalitets-/avviksprosedyrer som skal gjelde for tjenesten. To forhold er vurdert å ha særlig betydning; ledelsesfokus og -kontroll, herunder kapasitet knyttet til overtakelse av en stor driftsenhet med en ikke-offentligorganisasjonskultur. I tillegg kommer behovet for å bygge opp kompetanse på ambulanselogistikk, særskilt turnus/avtaleverk og kvalitetskrav. Dette tilsier at driften i en periode organiseres som en egen regional driftsenhet. I forbindelse med saksutredningen for insourcing av ambulansetjenesten forelå det ingen økonomisk konsekvensanalyse og det er ikke blitt gjennomført noen slik analyse i ettertid. Styret i Ambulanse Midt-Norge HF (AMN) har bedt administrasjonen legge fram en oversikt over hva av budsjettavviket som er oppstart og standardiseringskostnader ved etablering av AMN jf styresak 93/11. Innledning Ambulanse Midt-Norge HF (AMN) har følgende erfaringstall for de første 8 måneder i 2013: 2

3 Med utgangspunkt i regnskapet pr 31.8 er det satt opp en oversikt over resultatet fordelt på drift-, standardisering og etablerings/oppstartskostnader. Følgende prinsipper lagt til grunn: 25% av overtidsutbetalingene inkl feriepenger og arbeidsgiveravgift på avd.nivå for perioden januar tom mai er å regne som standardisering og etableringskostnader 50% av lønnskostnadene inkl feriepenger og arbeidsgiveravgift på stabsnivå på hovedkontoret på Stjørdal er å regne som standardiseringskostnader. Andre kostander enn lønn: Her legges faktiske kostnader til grunn Standardisering av bilpark inkl utstyr framkommer som avskrivning og klassifiseres som driftskostnader. Standardisering/kvalitetsheving av ambulansestasjoner framkommer som husleie og er klassifisert som driftskostnader. Utvikling i standardisering- og oppstartskostnader i perioden : 3

4 Standardiserings-, oppstarts- og driftskostnader: Nedenfor finnes en spesifikasjon over enkelte kostnadsarter: 1. Leieavtaler, utbedringer og standardisering av stasjonsbygg For å sikre en enhetlig kvalitet på ambulansestasjonene i regionen utarbeidet Helse Midt-Norge RHF en felles kravspesifikasjon for ambulansestasjoner, avhengig av størrelse (antall biler) på stasjonen og behov for aktiv/passiv vakt. I forbindelse med insourcing av ambulansetjenesten ble det gjennomført et omfattende arbeid knyttet til leieavtaler på ambulansestasjoner i Prosjektgruppen i regi av Helse Midt-Norge RHF jobbet med kartlegging av eksisterende leieavtaler mellom sykehusforetakene/private drivere og kommuner/private utleiere, samt befaringer og kartlegging av tilstand på bygg opp mot krav til funksjonalitet, beredskap og standard. Det var til dels store forskjeller mht funksjonalitet og standard på lokalene. 4

5 Ved flere av byggene hvor det ble kjørt anbudskonkurranse er ble det inngått avtaler om leie forutsatt at byggene oppgraderes eller bygges om for å imøtekomme de krav som er satt. Det er inngått leieavtaler på 70 lokasjoner. Antall stasjoner/struktur skulle iht styrevedtak videreføres ved overtakelse Det ble følgelig inngått leieavtaler på stasjonsbygg lokalisert omtrent på samme sted som tidligere/evt samme bygg. Ved 34 av stasjonene var det inngått leieavtaler på bygg hvor det kun har vært behov for mindre tilpasninger av byggene for å tilfredsstille krav i anbudskonkurranse. Ved 11 av stasjonene var det inngått leieavtale på eksisterende bygg forutsatt ombygging eller oppgradering av byggene. 3 av disse ble ferdigstilt innen utgangen av 2012, de resterende er planlagt ferdigstilt i løpet av Ved 18 av stasjonene var det inngått leieavtale på nybygg. 5 av disse stod ferdig i 2012, de resterende er planlagt ferdigstillelse i Inntil nybygg er på plass er det gjort avtaler om midlertidig leie i eksisterende bygningsmasser. Ved 5 av ambulansestasjonene som er lokalisert i tilknytning til sykehusene i Orkdal, Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda er det opprettet dialog med både sykehusforetakene og kommunene for å utrede muligheter for oppgradering eller nybygg da dagens bygningsmasse og utforming av disse ikke er tilfredsstillende ihht behov og krav. I tillegg er det inngått leieavtale for hovedkontor på Stjørdal, avd.kontorer i Ålesund, på St.Olavs Hospital og Steinkjer samt områdekontor på Namsos og i Molde. Husleiekostnader utgjør pr år ca 40 mill og framkommer i regnskapet som ordinær driftskostnad. I dette beløpet inngår indirekte standardisering/kvalitetsheving. 2. Innkjøp og overtagelse av ambulansebiler, båter og utstyr Det er gjennomført en omfattende standardisering/kvalitetsheving når det gjelder biler og utstyr. Innkjøp av nye biler og utstyr Et mål med overtagelsen av ambulansetjenesten er at befolkningen skal sikres best og likest mulig tilbud i hele regionen. I dette ligger det et krav til økt grad av harmonisering og standardisering også når det gjelder bilparken. I 2012 er det investert 60 nye ambulansebiler for å heve kvaliteten på bilparken, samt 4 nye tobårebiler for å effektivisere den delen av tjenesten som i hovedsak er knyttet til sekundæroppdrag (overføring mellom sykehus og overføring fra sykehus til kommunehelsetjeneste). Videre overtok AMN ansvaret og drift for 5 ambulansebåter i Møre og Romsdal og 1 pasienttransportbåt i Sør-Trøndelag iht eksisterende leieavtaler. Det er utarbeidet felles pakningsplan og utstyret er standardisert. Kartlegging, kjøp og overtagelse av eksisterende utstyr Det ble overtatt 56 brukte ambulanser og 2 brukte kommandobiler fra tidligere drivere. Det er gjort et omfattende arbeid knyttet til kartlegging, befaring, kjøp og overtagelse av biler og utstyr fra tidligere drivere, samt en omfattende logistikkjobb med utskifting av utstyr og omdisponering av biler i regionen høsten

6 Det var besluttet at Ambulanse Midt-Norge HF skal overta MTU og IKT som pr var utplassert i eller i tilknytning til ambulanser hos private drivere, men som var eid av helseforetakene. Videre var det besluttet at ambulanser eid av Helse Møre- og Romsdal HF skulle overdras til Ambulanse Midt-Norge HF. Total kjøpesum ble fastsatt til 8,1 mill. Deler av utstyret skal skiftes ut i 2014 og har dermed svært kort avskrivningstid. Investeringer som er gjennomført innenfor gitte rammer. Kostnader knyttet til kvalitetsheving og standardisering av bilpark og utstyr inngår som en del av avskrivning på bil og utstyr og framgår som en del av ordinære driftskostnader. 3. Uniformer I påvente at nasjonalinnkjøpsavtale for uniformer var på plass, ble det inngått avtale med tidligere drivere om å overta ansattes uniformer som var i bruk. Dette ble gjort for å sikre at de ansatte hadde uniformer ved overføring Deler av innkjøpsprisen er å regne som etableringskostnad. 4. Fag Det faglige standardiseringsarbeidet kan deles i følgende områder: utvikling av felles retningslinjer IKT-basert virksomhetsdokumentasjon kvalitetssystem oppfølging av plan for kompetanseutvikling forskning og utvikling standardisering av materiell (medisinsk teknisk utstyr mv) De fleste av disse aktivitetene vil kreve tid ut over Aktivitetene har pr ikke utløst vesentlige kostnader ut over lønnskostnader. 6

7 5. Overtid AMN har hatt svært høye overtidskostnader i En andel av overtid i de første månedene var i stor grad knyttet til kurs/opplæring i nye systemer og rutiner, samt klargjøring/overtakelse av 2-båre biler, pakningsplaner, oppstartsmøter, analyser og planleggingsarbeid, etablering av rutiner og oppslagsverk o.l. Det antas at 25 % av overtiden i perioden januar til mai på avdelingsnivå skyldes standardisering og etableringskostnader. 6. Lønn stabsansatte Vi antar at foretaksledelse og stabsansatte på Stjørdal bruker 50 % av arbeidstiden til standardisering-, harmonisering-, kvalitetshevingsprosesser som er beskrevet i styrevedtak 93/11 Midlertidig organisering av ambulansetjenesten Opplæring Introduksjonskursene som ble arrangert i januar. Vi må fortsatt ha introduksjonskurs for nyansatte, men det blir i mye mindre format så deler av kostnadene knyttet til introduksjonskursene er definert som oppstartskostnad. Lederopplæring når det gjelder opplæring i lønns- og administrative system ble i hovedsak gjennomført i 2012, men det er og vil være behov for opplæring og samlinger for ledere framover også innen andre områder for eksempel HMS-kurs. 8. Oppstartskostnader faktura fra tidligere drivere Kostnader for personell som jobbet med mottakskontroll og avhenting av nye biler i 2012 og som er fakturert i 2013 er å regne som etableringskostnader. Det samme gjelder jobbing med pakningsplaner og RS - opplæring 9. IKT standardisering Etablering av datasamband for alle lokasjoner Det er etablert datasamband for alle lokasjoner i Ambulanse Midt-Norge HF inn mot Helse Midt-Norges nett, i praksis vil det si fra ambulansestasjon til nærmeste sykehus. Sambandene er i de fleste tilfeller levert som fibersamband. Dette har vært et omfattende arbeid som er å regne som etableringskostnader. For 2013 utgjør dette i størrelsesorden 1,5 mill. 10. Innkjøp og utplassering av IKT-utstyr for alle lokasjoner Det er gjennomført et felles innkjøp av datamaskiner og skrivere til alle lokasjoner i regi av Hemit. I dette innkjøpet inngår også en stor logistikkoperasjon for å få utplassert og koblet opp utstyret. Datautstyr og skrivere leies og er å regne som en ordinær driftskostnad. 11. Annet datautstyr Annet datautstyr som eksempel skjermer, tastatur, mus etc er dette noe som kjøpes av AMN. Hovedinnkjøp knyttet til denne type utstyr er kategorisert som etableringskostnad. 7

8 12. Inventar og utstyr, skilting Det er iht til plan foretatt innkjøp av inventar og utstyr til stasjonene. Det er også satt opp skilt på alle stasjoner noe som er å regne som en etableringskostnad. 8