Tjenesteanalyser i praksis

Transkript

1 Tjenesteanalyser i praksis Drift av eiendom Eiendomsdrift og forvaltning Asker kommune Unni Mogstad Simensen leder Fellesfunksjoner, EDF

2 Asker kommune Tettsteder og knutepunkter Norges 11. største kommune Antall innbyggere: (SSB 1.januar 2015) Flateinnhold km 2 : 101 Askers ulike sentre skal utvikles med fokus på stedenes særpreg, og betydning som servicesentre, trafikknutepunkt og møteplass for lokalbefolkning og lokalt næringsliv. Senterstrukturen i Asker

3 Asker kommune Netto driftsresultat: 218,6 mill. - 5,4% (2014) Investeringer: 760,1 mill. (2014) Ansatte: årsverk (des. 2014) Organisering: To fullmaktsnivåer Nivå 1: Rådmannen, 5 direktører, utvikling, økonomi og HR Nivå 2: 6 tjenesteområder, 57 virksomheter Oppvekst, Helse og omsorg, Kultur, frivillighet og fritid, Teknikk og miljø, Eiendom, Administrasjon og ledelse

4 Eiendomsdrift og forvaltning Eiendomsfunksjonen i Asker kommune har ansvar for å dekke behovet for bygninger og eiendommer til kommunale formål. Eiendommene skal ha en god og nøktern standard og de skal leveres til konkurransedyktige priser. Eiendom forestår strategiske oppkjøp, bygger og driver kommunale bygg, samt forvalter, vedlikeholder og utvikler den kommunale bygningsmassen. Eiendomsdrift og forvaltning (EDF) inngår som en av tre virksomheter. EDF har ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens eiendomsmasse. Driftsbudsjett : Utgifter: 204 mill Inntekter: 137 mill 50 årsverk

5 Tjenesteområde - Eiendom Eiendomsdirektør Rådgiverteam 10 ansatte Renhold og Praktisk Bistand Virksomhetsleder Renhold ca 59 ansatte Praktisk bistand ca 15 ansatte Eiendomsdrift og forvaltning Virksomhetsleder Prosjekt og utbygging Virksomhetsleder Prosjektledere Bygg og VA 20 ansatte Formålsbygg og spesialister Avd.leder Spesialister 4 ansatte Forvaltning, Drift og Vedlikehold 18 ansatte Bolig og kulturhistoriske bygg Avd.leder Bolig 8 ansatte Kulturhistoriske bygg 2 ansatte Håndverkere 8 ansatte Fellesfunksjoner Avd.leder Økonomi, personal, kundesenter 5 ansatte Service 3 ansatte

6 Tjensteanalysen q Beskrivelse av kommunens aktivitet q Status for tjenesten q Analyse av kommunens ressursinnsats produktivitet kvalitet

7 Tjenesteanalysen Bakgrunn I 2008 KOSTRA-rapportering innen eiendomsforvaltning I 2009 startet KS gjennom sine effektiviseringsnettverk med tjenesteanalyser I 2011 opprettet KS i samarbeid med NKF et nettverk innen eiendomsforvaltning i Vestfoldkommunene pilot på Tjenesteanalyse eiendomsforvaltning Samtidig i NKF regi ble det startet et KOSTRA nettverk hvor Asker kommune deltar (Asker, Lørenskog, Moss, Nittedal, Ringerike, Sarpsborg, Skedsmo, Sørum og Rælingen) Formål Danne grunnlag for videre prioriteringer i drift og organisering.

8 Tjenesteprofil Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100% Asker Snitt Lavest Høyest Bærum Snitt Landet

9 Tjenesteprofil Fokusområder:

10 Prioritering Tjenesteprofil Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snit Beskriver kommunens evne og vilje til å prioritere tjenesteområdet

11 Dekningsgrad Tjenesteprofil Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100% Tjenesteprofil Valgt å splitte på bygningstype

12 Produktivitet Eiendomsforvaltning Snitt nettverk = 100% Tjenesteprofil Forvaltning (F) 270 Drift (D) Energikostnad Renhold 126 Vedlikehold (V)

13 tt nettverk = 100% Investering og avskrivning Tjenesteprofil 270 Investering snitt over siste 5 år Avskrivninger Avskrivningsandel: Fordeling av kostnad til eiendomsforvaltning 90 7 % 37 % 43 % 13 % Forvaltning Drift Vedlikehold Avskrivning

14 Målt/opplevd kvalitet Tjenesteprofil Energibruk ny Brukerundersøkelse Tilstandsvurdering Radon ENØK og energi Tilsyn

15 Arealer omfattet av tjenesteanalysen Totalt disponibelt areal: m 2 bygningsmasse Eid areal: m 2 bygningsmasse Formålsbygg: m 2 bygningsmasse 4 % 12 % 5 % 5 % Administrasjon Førskole Skole 17 % 33 % Ins=tusjon Kultur Idre@ 9 % 5 % 10 % Bolig Næring Annet

16 Planprosess og analyser Ø Ø Ø Ø Ø Ø Ø Tjenesteanalyse Årsrapport Handlingsprogram ROS analyser Virksomhetsplan Sak om vedlikehold Vedlikeholdsplan publiseres på innsiden

17 Kostnader til eiendomsforvaltning 6 % 42 % Forvaltning DriH 43 % Vedlikehold Avskrivning 9 % Fordeling i korrigerte brutto driftsutgifter per kvm (BTA) i Som en følge av store investeringer i Asker kommune, særlig i perioden er avskrivningenes andel av de totale utgiftene på et relativt høyt nivå. I 2012 ble det verdibevarende vedlikeholdet styrket med: 10 mill kroner pr år. Budsjettert vedlikehold 2014: 50,4 mill kroner

18 Midler til vedlikehold Asker kommune har gjennomgående en god standard på eiendomsmassen 1 % av investeringskost i nybygg avsettes til drift og vedlikehold på bygget 0,75 % av investeringen i rehabiliteringsprosjekter, settes av til drift og vedlikehold

19 Forvaltning av midlene Fastsette vedlikeholdsbudsjett Vedlikeholdsoppdrag registreres og klassifiseres utfra tilstandsgrad og konsekvensgrad (NS 3424, NS 3451) Avstemmes mot økonomiske rammer Offentlige pålegg, nye lovkrav, tilsyn, meldinger fra verneombud, ansatte, brukere og innbyggere Brukerundersøkelser, Medarbeiderundersøkelser Tjenesteanalyse og nøkkeltall

20 Forvaltning av midlene Skille mellom planlagt vedlikehold, løpende vedlikehold og investeringer Minst 70 % av vedlikeholdet skal være planlagt Minst 90 % av planlagt vedlikehold skal gjennomføres Egne budsjetter/avsatte midler til: Reservepott til vedlikehold Investeringer til mindre rehabiliteringsbehov (skille drift og invest.) Koordineringspotter innen Oppvekst og Helse Brann (4 mill pr år) Universell Utforming (1 mill pr år) Kulturminnebygg (5 mill pr år) ENØK (Totalt 35,6 mill)

21 Forvaltning av midlene Månedlig oppfølging av mål- og nøkkeltall Balansert målstyring BMS mål Avviksbehandling AskerDialogen Nøkkeltall innen egen drift Indikatorkode Indikator B-E.1.1. Andel avvik knyttet til lov/forskrift som lukkes i henhold til frist fastsatt av tilsynsmyndighet. (AskerDialogen) B-E.1.2. Andel avvik knyttet til tidsplanlegging av prosjekter i vedtatt Handlingsprogram, jf. tabell 5A og 5B. (Telling) B-E.1.3. Andel avvik (kostnad) knyttet til gjennomføring av vedtatte prosjekter, jf. prosjektplaner. (Telling) B-E.1.4. Andel prosjekter i prosent av totalt antall prosjekter hvor det foreligger miljøregnskap. (Telling) B-E.1.5. Opplevd tilfredshet med inneklima. (Medarbeiderundersøkelse) B-E.1.6. B-E.2.1. B-E.3.1. B-E.3.2. Andel avvik i prosent av totalt antall vedlikeholdstiltak i henhold til plan. (Telling) Responstid på melding (retting/tilbakemelding om fremdrift) av feil og mangler. (AskerDialogen) Andel gjennomførte møter med leietakere (forvaltning/vedlikehold), jf. rutine. (Telling) Andel prosjektplaner hvor brukere involveres i planleggingen i prosent av totalt antall prosjekter. (Telling) Resultat Resultat ,18 % 88,24 % 27,08 % 4,65 % 12,50 % 8,14 % 100 % 84,38 % 4,60 4,80 9,76 % 9,79 % 22 dager 8 dager 92,65 % 87,36 % 100 % 96,51 % januar februar mars april mai juni juli august september oktober november desember Budsje@ Antall forbruk =ltak Antall Planlagt Års budsjei I bes>lling Ferdig I bes>lling / ferdig Sum Agresso, Antall betalt Planlagt i ISY Logg. inkl.mva (Sum )

22 Forvaltning av midlene Utgifter til Drift (D) utgjør 68 % av budsjettet (eks. avskrivninger) Fordeling av drihskostnader Energi 25 % Renhold 25 % Lønn 20 % Service etc. 30 % Grundigere analyse av innsatsfaktorene Videre tiltak

23 Tjenesteanalyser i praksis Unni Mogstad Simensen Eiendomsdrift og forvaltning Asker kommune