Praktiske tips og erfaringer fra en suksessfull oppgradering fra Movex til M3 Thomas Fehn, IT-sjef Gunnar Aftret, Direktør Forretningsutvikling

Transkript

1 Praktiske tips og erfaringer fra en suksessfull oppgradering fra Movex til M3 Thomas Fehn, IT-sjef Gunnar Aftret, Direktør Forretningsutvikling

2 Nøkkeltall (2015) VVS 48% VMT 28% 7,1 mrd NOK Industri Inkl. Romania og Vietnam 11% Ventistål 11% Bergersen Flis 4% 77 lokasjoner (55 BD + 22 døtre) Nr. 1 i Norge på alle våre kjerneområder Opererer i B2B markedet ansatte (1 050 BD døtre)

3 Vår misjon - Å skape den optimale handelsløsningen Vare- og informasjonsflyt uten grossist Vare- og informasjonsflyt med grossist Mange og kompliserte transaksjoner gir lite overblikk og høye kostnader Få og enkle transaksjoner, bredt varespekter og lavere kostnader

4 Hvor kom vi fra? noen erfaringer fra summen av 26 år med prosjekter i BD

5 Implementering av Movex i 1999

6 Andre generelle erfaringer fra store tverrfaglige prosjekter God og detaljert kontrakt, klare forventninger «Ingen» endringer underveis Prosjektleder som kan BD, ikke faget Løsningsansvarlig som kan faget Ærlig og åpen informasjon til organisasjonen Sikre god og praktisk opplæring av brukere Tydelig hvem som eier løsningen ved oppstart

7 Hva er et ERP-prosjekt?

8 Det er IKKE et IT-prosjekt!!! men innslag av IT

9 Oppstart av prosjektet høst 2013

10 Kort om prosjektet Bytte ERP-system fra 1999 (Movex 10.9, Dahlex) Ny teknisk plattform for elektronisk kommunikasjon Forberede infrastrukturen og organisasjonen for et nytt system

11 Vi startet med Local functionality et Nordisk prosjekt Core model SGDN specific functionality 10.1 Standard M3

12 vi hadde med A-laget

13 og leide inn ekstern prosjektleder

14 Vi erfarte fort Ingen tydelig prosjekteier Ekstern prosjektleder fungerte dårlig Komitestyrt Flere og flere endringsønsker (scope creep) Dårlig kjemi mellom konsulentene i prosjektledelsen Manglende fremdrift i leveransen

15 våren 2014 restart Reduserte omfang "Ingen" MOD er ingen nordisk løsning. Byttet ut alle eksterne i prosjektledelsen (Merit og egen ekstern prosjektleder) Besluttet å splitte prosjektet i et leveranseprosjekt og et mottaksprosjekt med egne budsjetter og prosjektledere Satte inn en intern prosjektleder

16 Intern prosjektleder som kan bedriften, bransjen og prosjektledelse tør å tolke mandatet (kreativt nok) kan beslutte endringer for bedriften har tyngde til å overstyre prosjektdeltakerne ikke er IT-ekspert ikke eier noen prosesser

17 Leveranseprosjektet

18 Hvordan vi strukturerte leveranseprosjektet? Standard ikke mod'er God løsningsbeskrivelse basert på gode prosessbeskrivelser En tydelig, intern eier Tydelig leveransefokus (sprinter) Kun en ansvarlig for hver oppgave Faste og hyppige rapporteringspunkter Bedriftsledelsen Prosjektledelsen Prosjektgruppen

19 Testing og opplæring

20 Test av løsningen Flyt-test på standard M3 Funksjonstest på mod'er og integrasjoner Std. M3 Mod Std. M3 Std. M3 Varians-/ funksjonstester Flyt-test

21 Ytelsestesting Nok brukere på Mange tester Emulator i GUI Nok ordre inn (samtidig)

22 Opplæring Egenprodusert materiale (brukerveiledning) Egen superbrukeropplæring Klasserom på 15 lokasjoner Lokale tastekvelder med superbruker Brukertester Fjernundervisning via webex elæring Nanolæringsmoduler Opptak av fjernundervisning

23 Migrering/cut-over 8 migreringer (4 planlagt) Dårlig planverk og oppfølging av de fire første Migrerte IKKE transaksjonsdata/historikk Datavarehus, fakturaarkiv, Movex installert på testserver for M3 Cut-over med migrering på en langhelg Planlagt ned på time, inkl. roll-back tidspunkter En dag til postmigrering og verifisering En dag med inntasting av alle uavsluttede transaksjoner (salg, innkjøp)

24 Mottaksprosjektet

25 eller hvordan unngå å tryne på hoppkanten?

26 Hva skjer når man går i produksjon? Effektivitet GO-LIVE Tid

27 Vår oppskrift på et godt mottak Leveranser fra prosjektet: "Hel ved" Nok testing God opplæring Brukerveiledninger Forberedelser: Opprydding Verktøy Riktig mannskap Kommunikasjon

28 Rydd opp! og ta en helsesjekk

29 Ta i bruk riktig verktøy Servicedesk/support Brukerveiledninger Logging og oppfølging Informasjonskanal(er)

30 Ha superbrukere ute i bedriften ikke bare på IT Få på plass superbrukere i alle prosesser over hele landet Bruk dem til testing, opplæring og support

31 Sett kjerneteamet i samme rom Prosjektledelsen Prosesseiere Eksterne konsulenter Teknikere

32 Bruk tid på leverandørene Gjennomgang av avtaler responstider garantier ansvar tilgjengelighet etter oppstart

33 Pekeleken

34 Kommunikasjon La alle få høre Via mange kanaler Intranett Nyhetsbrev Webex møter Jevn strøm Motiverende Ærlig

35 Landet vi med stil? erfaringer 3 måneder etter go-live

36 Erfaringer med mottaket så langt Allerede høy slitasje på prosjektgruppen når vi gikk i produksjon Høy usikkerhet i organisasjonen også på det som var likt med Movex Tydelig, repeterende og hyppig kommunikasjon gir forståelse Etter 2 måneder er tålmodigheten brukt opp Når presset blir stort gjør man feil De fleste feilene vi har avdekket er knyttet til modifikasjoner og integrasjoner

37 Tid for noen ekstra

38 Tips #1 Informer

39 Tips #2 Gammelt produksjonsmiljø (Movex) Internett Kunder Test med realtime data Utviklingsmiljøet til prosjektet

40 Tips #3 Skap trivsel

41 Tips #4 Ikke gjør alt samtidig

42 Tips #5 Ta vare på spesialistene

43 Hva håper vi dere skal sitte igjen med av denne presentasjonen? Bruk de beste du har; A-laget Mottak og leveranse som egne prosjekt Intern prosjektledelse Mod'er = bug-fixing Test-test-test / øve-øve-øve Husk å informer jevnlig, og ærlig

44