Sluttrapport Forprosjekt Enhet Helse, sosial og rehabilitering

Transkript

1 Sluttrapport Forprosjekt Enhet Helse, sosial og rehabilitering Levanger/Verdal

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG- ANBEFALINGER...3 ENHETEN BAKGRUNN, MÅL OG MANDAT BAKGRUNN FORSTUDIE: PA S HOVEDKONKLUSJONER AVGRENSINGER/FORUTSETNINGER Underpunkt 1. lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere: Underpunkt 2, Prosjekt Arbeid og velferd: MÅL FOR TOTALPROSJEKTET MÅL FOR FORPROSJEKTFASEN MANDAT FOR DETTE FORPROSJEKTET GJENNOMFØRING ORGANISERING AV PROSJEKTET EVALUERING AV ARBEIDET I DELPROSJEKTET VISJON OG MÅL FOR ENHETEN INNLEDNING STYRINGSVERKTØY ENHETENS MÅLBILDE: FORSLAG TIL ENHETENS STYRINGSVERKTØY ORGANISERING AV ENHETEN LEDELSESSTRUKTUR OG ORGANISERING PERSONALLEDELSE UTVIKLINGSOMRÅDER av 18

3 Sammendrag- anbefalinger Spørsmål om tettere samarbeid mellom kommunene Frosta, Levanger og Verdal har vært til kontinuerlig behandling siden våren Intensjonen var å se på hva en kunne oppnå av gevinst med tettere interkommunalt samarbeid som alternativ til kommunesammenslåing. Det ble tilrådd en forsiktig start i videreutvikling av samarbeid. I august/september 2003 ble det vedtatt å utvide forsøket. Helsetjenesten ble en av områdene som ble vedtatt organisert i Innherred samkommune (ISK) og det ble vedtatt et forstudiearbeid. Forutsetningen for forstudie ble endret den da sosialtjenesten også ble vedtatt inntatt i forstudien. På bakgrunn av at rus var et eget prosjekt i ISK, samt at Verdal kommune hadde vedtatt et eget prosjekt den gang hetende SATS, nå Arbeid og Velferd gjorde at forstudien omhandlet kun sosialtjenesten i Levanger og Frosta. Frosta valgte å trekke seg ut av samarbeidet ble virksomhetsleder for helsetjenesten i Verdal kommune orientert av rådmannen at den delen av sosialtjenesten som omhandlet tiltak rus skulle overføres til helsetjenestens ansvarsområde fra Se ellers bakgrunn og mål kapittel 1. Enheten Enheten inneholder følgende fagområder legetjenesten, samfunnsmedisin herunder miljørettet helsevern, rehabiliteringstjenesten, psykiatritjenesten, fengselshelsetjenesten, sosialtjenesten Levanger kommune og tiltak innen rustjenesten Verdal kommune. Prosjektgruppen har fått innspill fra PA om at enhetens navn oppfattes for langt. Dette har vi valgt å løse gjennom at det utlyses en navnekonkurranse i enhetens ulike fagområder. Navnet offentliggjøres for de ansatte den 2. april når prosjektgruppen inviterer alle medarbeidere i enheten til en felles samling/ukeslutt på Stekke i Verdal. Mandatets punkt 1. Strategier, mål og prioriteringer, VISJON Deltagelse og opplevelser gjennom helse og kultur. Overordnet mål Gjennom helhetlige, tilgjengelige tjenestetilbud og en forutsigbarhet for ansatte, legge til rette for at innbyggerne i ISK mestrer egne liv og utfordringer 4 strategier er valgt i forhold til å utvikle enheten med mål for den enkelte strategi med hvert sitt hovedmål: 1. Verdigrunnlag ideologi. Mål: Kvalitetsbeviste og motiverte ansatte som kjenner enhetens verdigrunnlag, prioriteringer og mål. 2. Samhandling, samlokalisering og samorganisering. Mål: Tydelig ledelse, fagkoordinering av daglig arbeid og rasjonell utnyttelse av ressurser og lokaler 3. Kompetanse. Mål komptanse: Utnytte eksisterende fagkompetanse og videreutvikle samhandlings-, endrings- og påvirknings-kompetanse 3 av 18

4 4. Kommunikasjon. Mål: Tydelig og klar intern og ekstern informasjonsflyt Mandatets punkt 2. Delegasjonsbestemmelser, Prosjektgruppen har ikke prioritert å sluttføre arbeidet med delegasjonsbestemmelsene, men blir tatt med i arbeidet før oppstart. Mandatets punkt 3. Ledelsesstruktur og organisering Forslaget om ledelsesmodell/organisasjonsstruktur bygger på erfaringer fra enhet helse rehab i Levanger i vel 2 år. Erfaringene er herfra er så spennende at denne modellen foreslår prosjektgruppen å videreutvikle i samkommunens enhet. Vi har valgt en modell med en leder. Da ISK er et fireårig forsøk med å utvikle aktiv samhandling mellom kommunene Levanger og Verdal velges prosesskoordinator istedefor nestleder. Prosesskoordinator vil ha i forsøkperioden ansvar for å overvåke de interne prosesser, brukerperspektivet og enhetens samhandlingsutvikling. Gjennom å velge prosjektmetoden for utviklingsområdene ved å gi mandat og tidsavgrensninger for de ulike prosessene har enheten valgt en offensiv rolle i utviklingsarbeidet. Gruppen foreslår 6 fagkoordinatorer som skal koordinere virksomheten på tvers av fagområder og kommunegrenser. Viser til rapportens kapittel 4. Fagkoordinator har delegert fagansvar, men har ikke personal- og budsjettansvar. Gruppen har stor tro på at gjennom valg av fagkoordinatorer vil enheten ha større mulighet for å lykkes med å sette fokus på brukerperspektivet og enhetens visjon og overordnet mål. Mandatets punkt 4 Avklare eventuelle juridiske forhold knyttet til lov om kommunehelsetjenesten og lov om sosialtjenesten. Prosjektgruppen anser dette punktet for å være uklart i forhold til prosjektgruppens arbeid og mener dette punktet er søkt avklart gjennom grunnavtalen og forskriftene. Avklare eventuelle uklarheter vedrørende ansvarsforhold mellom ISK og morkommunene. Prosjektgruppen anser dette punktet å være så omfattende at det har vært umulig å prioritere å gå inn i alle de eventualiteter som berører ISK og morkommunen. Vi tror at flere av delprosjektene tar opp problemstillinger som er viktigst å løse her og nå. Prosjektgruppen har i forprosjektet prioritert å peke på uklarheter vedrørende ISK, prosjekt Arbeid og Velferd og morkommunen. Utrede sammen med kommunenes enheter behovet for opptrenings- og rehabiliteringsplasser i kommunale institusjoner. Saken taes inn i Frostating. Avklare fordelingen av øremerkede midler psykiatri. For året 2004 er det valgt å fordele midlene i den enkelte kommune uten å se på totaliteten i ISK. Prosjektgruppen vil allikevel bemerke at det er mange likheter i utviklingen av tiltak i det psykiske helsearbeidet i de to kommunene. For 2005 foreslår vi at evaluering og fordeling av midlene være en av enhetens ansvarsområder. 4 av 18

5 Prioriterte utviklingsområder: Under kapittel 5 i rapporten gies en oversikt over prioriterte utviklingsområder. Viser også til kapittel 4 i prosjektrapporten vedrørende styringsverktøy. Prosjektgruppen anbefaler enheten å prioritere utviklingsområdene år for år, kort sikt og lang sikt. I tillegg anbefaler prosjektgruppen at enheten bør ha fokus etter forsøksperioden vedrørende utviklingsområdene. Effektivitetskrav Styringsgruppen har gitt et resultatskrav ved forsøk ISK gjennom målformuleringene. Prosjektgruppen anser det nødvendig å kommentere kravet om effektivitet. "Ved nærmere ettertanke viser det seg som regel at vi tar feil" Enheten ønsker å lykkes med å nå enhetens mål. Prosjektgruppen ser at det er et formidabelt arbeid som skal gjøres i løpet av en 4 års periode, men har stor tro på mulighetene. Enheten er sammensatt og kompleks og for at enheten skal lykkes, kan ikke økonomisk gevinst tas ut i starten av forsøket. Det må foreligge en politisk aksept for at utfordringene i starten nødvendiggjør en frihet til å prøve ut modeller, evaluere disse underveis og eventuell skifte spor dersom det er nødvendig. Prosjektgruppen anbefaler en god dialog mellom enheten, rådmannsnivå og politisk ledelse. Skape tillit gjennom dialog. Gruppen mener imidlertid at de anbefalinger som her legges fram den vil være tilfredsstillende og tilstrekkelige før oppstart av enheten, men gruppen er av den oppfatning at det i dette tilfelle på bakgrunn av tidsaspektet av prosjektarbeidet er nødvendig å følge prinsippet om at veien blir til mens en går. Hvilke områder må ha fokus før oppstart? Grunnlaget for vurdering av områder baseres på : Nærhet til bruker Forutsigbarhet for de ansatte Brukerhåndtering innen egen enhet Brukerhåndtering mellom ISK og prosjekt Arbeid og Velferd. Informasjon om intensjonene i forprosjektrapporten. Kontorlokaler/arbeidsplass/lokalisering. Koordinatorplassering og ansettelser. Tidligere koordinatorer og fagledere har fortrinnsrett til stillingene. Prosesskoordinator og koordinator rus/psykiatri Verdal avklares Merkantil ressurs på Verdal plasseres Navnekonkurranse via E-post, offentliggjøres på Bli kjent dag/ felles ukeslutt Møtestruktur, møtekoordinering/rutiner Utarbeide enhetens delegasjonsreglement. Avtalebok (Outlook?), definering av skrivere og lignende Logo/ Egen hjemmeside for enheten Intern-postordning. Hvordan skal den foregå? Viktig med rask postgang. Arkiv- sak og klientarkiv. Juridisk avklart? Bruk og utvikling av partnerskapsmodell. 5 av 18

6 1. Bakgrunn, mål og mandat 1.1 Bakgrunn Ansvaret for kommunehelsetjenesten med unntak av ansvaret for hjemmesykepleie, sykehjem og boform for heildøgns pleie og omsorg (institusjons- og hjemmebaserte tjenester) er vedtatt overført til Innherred Samkommune (ISK) fra Econ analyse skrev i sin rapport følgende: Kommunehelsetjenesten er en sammensatt virksomhet, men felles for tjenestene er at disse så langt råd er må utføres der innbyggerne bor. Kommunehelsetjenesten er desentraliserte tjenester og en samkommunal løsning kan legge til rette for et styrket tilbud der innbyggerne bor. Mange av helsetjenestene er relativt spesialiserte oppgaver som krever spesiell kompetanse. Denne kompetansen kan være vanskelig å ivareta for den enkelte kommune. Dersom Innherred sees som en region, vil rekrutteringsgrunnlaget kunne bedres og kompetansemiljøer styrkes. Behovet for de mer spesialiserte helsetjenester er lite stabilt. Det kan være vanskelig og lite hensiktsmessig for den enkelte kommune å holde beredskapen, dvs kompetansen ved like i tider der behovet for tjenester er mindre. Større organisasjoner står bedre rustet til å møte svingninger i behov enn mindre organisasjoner. I tillegg kan organisasjoner med en kontinuerlig etterspørsel etter tjenester lettere lære og utvikle kompetente miljøer enn organisasjoner med et mer labilt behov for tjenester. Kommunene skal fortsatt ha ansvaret for blant annet pleie og omsorg. Helsetjenestene overfor pleie og omsorgstrengende bør være organisert sammen med de øvrige tjenestene innenfor pleie og omsorgssektoren. Det er derfor ikke foreslått å overføre ansvaret for institusjons og hjemmebaserte tjenester ble forutsetningene for forstudie endret da prosjektgruppen for ISK vedtok utvidelse forstudien til også å gjelde sosialtjenesten i Levanger og Frosta unntatt rus. Med dette som utgangspunkt besluttet rådmannsgruppa (RG) at det skulle gjennomføres en forstudie for å få belyst hvilke forhold som må utredes før en felles kommunehelsetjeneste inn ISK kan bli en realitet. 1.2 Forstudie: Prosjektansvarlig oppnevnt etter at Frosta valgte å gå ut av prosjektet ISK har følgende kommentarer: Prosjektleder (PL) og prosjektansvarlig (PA) ble oppnevnt i september Prosjektgruppens arbeid startet 16. oktober 2003 med mandat å Avklare hvilke områder som skal være med i prosjektet Lage prosjektplan Gi en status over dagens situasjon inne fagfeltet i kommunene. Organisering, bemanning, oppgaver, budsjett, utfordringer Gjøre en analyse (eks SWOT) på kompetanse for å finne områder der kompetansen i kommunene utfyller hverandre og områder der kompetansen må styrkes Klargjøre hvilke forhold som må utredes før en felles kommunehelsetjeneste er en realitet. Prosjektgruppa har bestått av virksomhetsleder Verdal, enhetsleder Levanger, 3 øvrige prosjektmedarbeidere med ulik fagbakgrunn/kommunebakgrunn samt 1 tillitsvalgt. Kommunelegen har vært referansemedarbeider i prosjektet. 6 av 18

7 Sluttrapporten fra forstudien Kommunehelsetjenesten/sosialtjenesten innen ISK er avgitt 17. november i tråd med prosjektplanen. Grunnet usikkerhet i forbindelse med Frostas deltakelse, har arbeidet stoppet noe opp. Prosjektleder og (ny) prosjektansvarlig er enige om at det gir liten merverdi å skrive om rapporten etter Frostas beslutning om å trekke seg fra samkommunen 16. desember og prosjektansvarlig har derfor valgt å kommentere de deler av rapporten som er relevant for ISK etter Frostas beslutning. Rapporten gir en grei gjennomgang av hvilke områder som skal være med i prosjektet; Allmennlegeordningen herunder fastlegeordningen Samfunnsmedisin herunder miljørettet helsevern Rehabilitering Psykiatritjenesten Fengselshelsetjenesten Lavterskel helsetilbud for rusmisbrukere 1 Sosialtjenesten i Levanger kommune 2 Oversikten over dagens organisering er meget detaljert og gir et godt grunnlag for videre arbeid med å utvikle enheten. Det er viktig at en i det videre arbeidet løsriver seg fra dagens forskjellighet i organiseringen i de to kommunene. Kanskje ligger det noe spennende og fremtidsrettet i det ukjente, grenseflater mellom det de to kommunene har gjort før. SWOT- analysen som er gjennomført er grei. Nå gjelder det å utnytte de utviklingsmuligheter som er påpekt at større fagmiljøer gir samt utvikle fagmiljøene som i dag er sårbare og mangelfulle i den enkelte kommune. Prosjektgruppen har opplevd arbeidet meningsfylt og givende på tross av stram tidsramme. Engasjementet for å få fram data har vært imponerende. Siden alt materialet ikke kan presenteres i sluttrapporten, har gruppen laget en egen perm til bruk i det videre arbeidet. Prosjektgruppen anbefaler å gå videre på arbeidet, denne anbefalingen støttes av PA. Gruppen har foreslått mandat for forprosjekt, se side 23/32 i prosjektrapporten. PA finner mandatet hensiktsmessig for det videre arbeid, men foreslår en litt annen rekkefølge på punktene i mandatet og noe strammere mandat da tiden er meget kort før oppstart. 1.3 PA s hovedkonklusjoner Delprosjektrapporten godkjennes. Gruppa har i tatt opp og besvart delprosjektets mandatpunkter på en god måte. I tråd med anbefalingen bes prosjektet rus i ISK vurdere organisatorisk plassering av Lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere. 1 Lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere anbefales i forstudierapporten å håndteres innenfor prosjektet rus i ISK hvor det må avklares om dette lavterskeltilbudet bør organiseres innenfor enheten Helse, sosial og rehabilitering eller innenfor Pleie- og omsorg. 2 Økonomisk sosialhjelp i Verdal kommune inngår som et prøveprosjekt med de statlige enheter Trygdekontor og A-etat. Dessverre har det ikke vært mulig å utvide forsøket tilogså å inkludere økonomisk sosialhjelp i Levanger kommune på nåværende tidspunkt. PA er av den oppfatning at økonomisk sosialhjelp Levanger trolig også vil gå inn i det statlige forsøket i løpet av prøveperioden for samkommuneforsøket 7 av 18

8 I samråd med prosjektleder Ola Stene legges PAs anbefalinger til grunn selv om saken formelt ikke er behandlet i prosjektgruppen for ISK. Dette av tidshensyn som har oppstått gjennom forsinkelsene før jul. 1.4 Avgrensinger/forutsetninger Underpunkt 1. lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere: Forstuderapporten konkluderte med at lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere håndteres innenfor prosjekt rus i ISK hvor videre organisering må avklares. Prosjektgruppen i dette forprosjektet ble forsterket gjennom at prosjektleder i for rusprosjektet i ISK tiltrådte som prosjektmedarbeider. Etter en samlet vurdering har prosjektgruppen konkludert med at prosjekt lavterskel helsetilbud for rusmiddelmisbrukere organiseres i morkommunens pleie og omsorgsdistrikt Underpunkt 2, Prosjekt Arbeid og velferd: I Verdal ble prosjekt Arbeid i sikte oppstartet august Hovedmålsettingen var flere i arbeid færre på trygd og betingelsene var behov for tjenester fra minst to av etatene. Dette førte til et nytt prosjekt, dagens Arbeid og Velferd hvor man slår sammen tre etater, A-etat, Trygdeetat og sosialkontor i Verdal. Prosjektet er samlokalisert i Kinogården i Verdal, men blir fult ut en statlig etat først Følgende områder av sosialtjenesten er vedtatt inn i prosjekt Arbeid og Velferd vedrørende sosialtjenesteloven: Arbeidstrening samt kap og 4.5 samt hele kap. 5. Dette førte til et hastevedtak om at sosialtjenesten i Verdal ikke skal være del av samkommuneforsøket. På bakgrunn av vedtaket fra om at sosialtjenesten skulle legges inn under ISK oppfatter prosjektgruppa at enhet helse, sosial og rehab får ansvaret for den delen av sosialtjenesten som vedrører kap. 6 i sosialtjenesteloven vedrørende Verdal kommune. Hva med resten av sosialtjenesteloven? Prosjektgruppen oppfatter derfor at det er viktig å ha et konstruktivt fokus på utfordringene knyttet til at Verdal har et eget prosjekt som deler sosialtjenesten. Prosjektgruppa mener det er nødvendig å identifisere problemstillingen, ansvar og løsninger. Spørsmål som prosjektgruppen ønsker å peke på er: Hvordan få god samhandling og utveksling av informasjon? Vil det være forskjell i økonomiske betingelser for deltagere i Arbeid og Velferd og brukere i ISK? Hva med de brukere som ikke kan komme inn i prosjekt A+V. Hvem bestemmer inntaket til deltagelse i prosjektet? Samarbeid kommuner, a-etat, trygdeetat avgjørende for å finne gode løsninger. Nødvendig å utarbeide samarbeidsrutiner. Hvem uttaler seg i forhold til skjenkebevilling? Ansvar for Krisesenteret? Søknader om økonomisk støtte til div. tiltak? Tutor? Prosjektgruppa er gjort kjent med at utkast til kommunal forskrift må være klar til 15. mars samt at frist for avklaring av områder som tilbakeføres kommune / ISK er 1. april Prosjektgruppens anbefaling er følgende: 1. Klargjøre formelle samarbeidsrutiner mellom ISK og prosjekt Arbeid og Velferd 8 av 18

9 2. Formaliser og sikre ansvarsfordelingen mellom ISK, prosjekt Arbeid og velferd og Verdal kommune. 3. For å kunne ha en helhetlig ledelse og styring anbefales at ISK ved leder av enhet er representert i styringsgruppa i prosjekt Arbeid og velferd. 1.5 Mål for totalprosjektet Hovedmålet for forsøket er forankret i St. meld. nr. 19 ( ) og er å utvikle en samarbeidsmodell og en oppgaveløsning som innebærer å øke kvaliteten på tjenestetilbudet for brukerne, bedre ressursutnyttelsen, desentralisere oppgaveløsningen, redusere byråkratiet og stimulere lokaldemokratiet. Forsøket er planlagt å foregå i tiden Visjon Livskvalitet og Vekst (LV) Hovedmål: Bedre tjenester innenfor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer ISK skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen ISK skal være tyngdepunkt for regional utvikling Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen Reduserte driftsutgifter på sikt (kom til i aug 2003) 1.6 Mål for forprosjektfasen Gjennom prosesser i forprosjektet sikre nødvendig felles verktøy og beslutning slik at enhet helse, sosial og rehab er oppstartsklar Mandat for dette forprosjektet Mandat: 1. Med utgangspunkt i fagområdene Allmennlegeordningen herunder fastlegeordningen Samfunnsmedisin herunder miljørettet helsevern Rehabilitering Psykiatritjenesten Fengselshelsetjenesten Sosialtjenesten i Levanger kommune foreslå strategi, prioriteringer og mål for enheten Helse, sosial og rehabilitering med grunnlag i de analyser som bl.a. er foretatt i ISK Forstudium Kommunehelsetjenesten/ sosialtjenesten, herunder å foreslå videreutviklingav arbeidsfeltet kultur/helse som et satsingområde. 2. Utarbeide delegasjonsbestemmelser i enheten 3. Foreslå felles ledelsesverktøy for enheten samt ledelsesstruktur 4. Så langt det er hensiktsmessig og praktisk innen tidsfristen o Avklare eventuelle uavklarte juridiske forhold knyttet til lov om kommunehelsetjenesten og lov om 9 av 18

10 Spesielle premisser Spesielle krav til organisering Ansvar: sosialtjenesten o Avklare eventuelle uklarheter i ansvarsforhold mellom ISK og kommunene Levanger/Verdal o Utrede sammen med kommunenes enheter behovet for opptrenings- og rehabiliteringsplasser i kommunale institusjoner o Avklare fordelingen av øremerkede midler psykiatri innenfor enheten Det anbefales at arbeidet settes i gang umiddelbart. Frist for avgivelse av sluttrapport: 1. mars. Prosjektet står fritt til å knytte til seg andre fagfolk/ rådgivere. PL står fritt til å knytte til seg personer som har nødvendig kompetanse for oppgaven. PA Inger Marie Bakken Frist: Sluttrapport klar innen Ressurser: 2. Gjennomføring 2.1 Organisering av prosjektet Prosjektet har vært organisert slik: Prosjektdeltakernes utgifter bæres av enhetene. OPPDRAGSGIVER Ola Stene PROSJEKTANSVARLIG Inger Marie Bakken PROSJEKTLEDER Tore Fjerdingen og Turid B. Krizak PROSJEKTGRUPPE Ingjerd Foshaug Kari Gregersen Næss Anne-Eli Kjesbu Kjellrun Lundsaunet Myhre Bård Skjørholm Bjørn Tore Golimo 10 av 18

11 2.2 Evaluering av arbeidet i delprosjektet Prosjektgruppen har møttes en gang i uka gjennom hele prosjektperioden. Mellom prosjektmøtene har det pågått kontinuerlig møter i de to kommunene gjennom fellesmøter, ledermøter og møter i de enkelte fagområde. Arbeidet har vært svært krevende av flere årsaker. Tidspresset og manglende medarbeider deltakelse. 1 måned for å gjøre et slikt omfattende arbeid som ligger i prosjektgruppens mandat samtidig som en skal ivareta den daglige driften har vært en umulig oppgave. Det må erkjennes på alle nivå at å arbeide med såpass store oppgaver går utover ordinær driftsoppgaver, både ledelsens oppgaver og i de ulike fagområdene. Forbrukt timeverk i forprosjektet: ca 228 timeverk. Likefullt erkjennes at muligheter for å gjøre skikkelige prosesser i forhold til det mandat prosjektgruppen har fått, er svært begrenset. Prosjektgruppen viser i rapporten til hvilke områder enheten må igangsette prosesser i de ulike delene av enheten for å sikre medarbeidernes deltakelse da deltakelse fra den enkelte ansatt har vært umulig på så kort tid. Enheten er kompleks og har mange ulike fagfelt, både kommunal og privat. Ved at legetjenesten og deler av fysioterapitjenesten er privatisert har ikke samme prosesser blitt gjennomført overfor disse tjenestene. Enhetens særpreges gjennom å bidra med faglig spisskompetanse opp mot samarbeidspartnere internt i ISK og morkommunene, samtidig som de ivaretar tjenester overfor egne brukere Manglende avklaringer vedrørende ISK, Verdal kommune og Arbeid og velferd. Det må tilslutt poengteres at det har vanskeliggjort arbeidet at ansvaret for størsteparten av sosialtjenesten i Verdal fortsatt skal ligge hos Verdal kommune og ikke ISK. Det har gjort arbeidet uklart og utydelig i forhold til enhetens rolle samtidig som deler av sosialtjenesten i Verdal vedrørende tiltak rus er vedtatt lagt under ISK. Bård Skjørholm har vært referent for prosjektgruppen. Prosjektgruppen takker Bård for den måten han har løst oppgaven. Han har gjennom sine referat fra prosjektgruppemøtene klart å holde fokus på visjonene og langsiktige mål, brakt humor og prosa til prosjektgruppen og vært limet i arbeidet gjennom hele prosessen. Prosjektlederne takker alle prosjektdeltakerne for konstruktivitet, utholdenhet og evne til å holde tråden og oversikten. Prosjektgruppen har vært enig om at hovedprosjektet gir en flott anledning til å utvikle det totale tjenestetilbudet innen enhetens arbeidsområde på en kreativ og positiv måte. Vi tror i og med at alle er i en ny hverdag gis det muligheter for faglig utvikling, som samlet sett gir et bedre tilbud og bedre ressursutnyttelse. 3. Visjon og mål for enheten 3.1 Innledning Prosjektgruppen skal gjennom mandatets punkt 1 foreslå strategi, prioriteringer og mål for enheten Helse, sosial og rehabilitering med grunnlag i de analyser som bl.a. er foretatt i ISK Forstudium Kommunehelsetjenesten/ sosialtjenesten, herunder å foreslå videreutvikling av arbeidsfeltet kultur/helse som et satsingsområde med utgangspunkt i fagområdene 11 av 18

12 Prosjektgruppen har gjennom prosser i tjenesteområdene samt gjennom grundige drøftinger i gruppen, kommet fram til strategier, prioriteringer og mål for enheten. I mandatets punkt 2 skal gruppen foreslå felles ledelsesverktøy for enheten, samt ledelsesstruktur. Ledelsesstruktur vil vi komme tilbake til under kapittel 4, organisering av enheten. Prosjektgruppen anser imidlertid at felles ledelsesverktøy må sees i sammenheng med strategier og målformuleringer. Verdal og Levanger har ulike modeller og metode for oppbygging av verktøy og system for mål og rapportering. Prosjektgruppen ba derfor om en avklaring fra PA hvilket styringsverktøy som velges felles for ISK. Hennes tilbakemelding til prosjektgruppen var at felles styringsverktøy ikke var valgt. Prosjektgruppen ble bedt om å foreslå og gi en anbefaling av styringsverktøy i forprosjektet. 3.2 Styringsverktøy Verdal har bygd opp et målhierarki gjennom økonomiplanens visjon, overordnet mål for kommunen samt hovedmål for virksomhetsområdene, som sammen gir utgangspunkt for utarbeidelse av virksomhetsplaner. Levanger har valgt balansert målstyring og har utarbeidet et styringskort som viser kommunens overordnede mål, suksessfaktorer, måleindikator og resultatmål. Prosjektgruppen ser flere likhetstrekk ved de to modellene. I omstillingsprosessene i Levanger og Verdal før ISK ble lansert som ide, la konsulentfirmaet KPMG til grunn et styringsverktøy gjennom balansert målstyring. Levanger har valgt det anbefalte styringsverktøyet, men prosjektgruppen oppfatter at Levanger er i oppstarten av å prøve ut modellen. Vi oppfatter at Verdal ikke har tatt stilling til hvilken metode som skal velges. Prosjektgruppen anbefaler felles styringsverktøy knyttet til balansert målstyring, hvor det på en enkel måte er mulig å rapportere resultater i forhold til måloppnåelse. Prosjektgruppen har valgt 4 strategier for enhetens utfordringer i 2004: 1. Verdigrunnlag ideologi. Det gode liv på Innherred. Legge til rette for at innbyggere på Innherred mestrer egne liv og egne utfordringer. Både et bruker- og ansatteperspektiv som videreutvikles gjennom helse/kultur. Utfordringen er å ta i bruk KULTUR i et helsefremmende perspektiv. Kultur har i seg både en opplevelsesdimensjon og en deltakerdimensjon. Bakgrunn for kultur/helse-fokus er kunnskap om at storforbrukere av helsetjenester er småforbrukere av kulturtilbud Bruke metoder som løsningsfokusert tilnærming (LØFT) og myndiggjøring (Empowerment). Brukere er mennesker med allsidige behov. Alle tjenesteytere har et felles ansvar for at man på best mulig måte gir brukerne muligheter til å dra nytte av de tjenester/tilbud som finnes. Tilgjengelighet og evne stikkord. Brukeren er ikke: MIN, men VÅR 2. Samhandling, samlokalisering og samorganisering. Peke på utviklingsarbeid/områder/metoder Foreslå ledelsesstruktur som kan utvikles i takt med de endringsprosesser som skjer. Prosjektgruppen ser muligheter og utfordringer for å skape VI følelse 12 av 18

13 Nødvendiggjør utvikling av samhandlingskompetanse, påvirkning- og endringskompetanse (samordning av fagkompetanse, lokalisering og evne til samarbeid) 3. Kompetanse. Bruke forstudiens SWOT analyse. Gjennomføre kompetansekartlegging i enheten. Videretvikle riktig bruk av enhetens kompetanse. Viser til sammendrag av kompetanse i forstudie (SWOT analyse) 4. Kommunikasjon. En erkjennelse av at det er en sammenheng mellom kommunikasjon, samhandlingskompetanse og god samhandling. Utvikle kommunikasjonstrappa som verktøy for intern og ekstern kommunikasjon, jfr. ISKs kommunikasjonsstrategi. 3.3 Enhetens målbilde: VISJON HELSE, SOSIAL OG REHABILITERING. Deltagelse og opplevelser gjennom helse og kultur. Overordnet mål Gjennom helhetlige, tilgjengelige tjenestetilbud og en forutsigbarhet for ansatte, legge til rette for at innbyggerne i ISK mestrer egne liv og utfordringer Hovedmål: Mål verdigrunnlag/ideologi. Kvalitetsbeviste og motiverte ansatte som kjenner enhetens verdigrunnlag, prioriteringer og mål. Mål sam-organisering/handling og lokalisering. Tydelig ledelse, fagkoordinering av daglig arbeid og rasjonell utnyttelse av ressurser og lokaler Mål komptanse. Utnytte eksisterende fagkompetanse og videreutvikle samhandlings-, endrings- og påvirknings-kompetanse Mål kommunikasjon. Tydelig og klar intern og ekstern informasjonsflyt 3.4 Forslag til enhetens styringsverktøy. Følgende er et forslag til hvordan enheten kan bygge opp et styringsverktøy gjennom strategiene, målformuleringene og forslag til tiltak. Forslaget er ikke utømmende og er prosjektgruppens forslag. Vi ønsker at dette forslaget skal danne et grunnlag for prosesser som må gjennomføres innenfor de ulike fagområdene i enheten. Vi ser det som viktig at den enkelte medarbeider får være med å utforme tjenestene. 13 av 18

14 STRATEGIER: MÅL: TILTAK: Verdigrunnlag Kvalitetsbeviste og motiverte ansatte som kjenner enhetens verdigrunnlag, prioriteringer og mål til det beste for brukeren. Bevisstgjøre brukerperspektivet i hele organisasjonen Prioritere veiledning Samhandling, samlokalisering, samorganisering En felles kultur hvor man er opptatt av å utnytte fagkunnskap på tvers av fagområder til beste for brukerne En felles kultur hvor det å utnytte de sterke sidene hos hverandre er satt i fokus. Gjøre hverandre gode. Tydelig ledelse, fagkoordinering av daglig arbeid og rasjonell utnyttelse av ressurser og lokaler. Helhetlig, tilgjengelig tjenestetilbud tilpasset brukernes behov. Utvikle kunnskap om og forståelse for enhetens felles verdigrunnlag, mål, strategier og prioriteringer LØFT og empowerment som metoder. Gofot-teori. Organisere enheten med én Leder, 6 fagkoordinatorer og en prosesskoordinator. Felles ledelsesverktøy Videreutvikle ordning med Primærkontakt Kvalitetssikring av verktøyet ansvarsgruppe, individuell plan, koordinatorfunksjon. Opprette kvalitetsutvalg Handlingsplan for HMS. Vurdere felles psykososialt Kriseteam Utvikle felles system/rutiner på hjelpemiddelområdet, herunder kortidsutlån. Etablere en felles Legevaktordning Videreutvikle 14 av 18

15 fengselshelsetjenesten Ta i bruk et felles IT fagprogram Gjennom sektorovergripende samarbeid bidra til videreutvikling av og opprettelse av møteplasser som fremmer brukerens læring, mestring, deltagelse og nettverksbygging. Utvikle rehabilitering, helsefremmende og, forebyggende arbeid på bakgrunn av kunnskap om helse/kultur Etablere et samarbeid mellom sosialtjenesten i ISK og Arbeid og velferd Kartlegge eksisterende utviklingsprosjekter i Levanger og Verdal, velge ut områder for videreutvikling i ISK, herunder både sysselsetting og fritid. Videreutvikle Stekke som deltagelsesarena, herunder også rehabiliteringsleilighetene. Videreutvikling av dagsentrene, Kontakten. Kompetanse Kommunikasjon Bidra til at barn og unge med spesielle behov er integrert i barnehage, skole og fritid. Utnytte eksisterende fagkompetanse. Videreutvikle samhandlingendrings- og påvirkningskompetanse. Tydelig og klar intern og ekstern informasjonsflyt. En forutsigbar arbeidssituasjon for ansatte. Opprette aktuelle samarbeidsformer mellom barnehager, skoler og frivillige lag og organisajoner. Kompetansekartlegging Arrangering av felles kurs og temadager. Kollegabasert overføring av kompetanse. Ta i bruk kommunikasjonstrappa som strategisk verktøy. Ta i bruk felles kalender. Skape arenaer for dannelse av VI følelse Tidlig avklaring av forhold omkring lokaler, arbeidsoppgaver, roller og ansvar. Ta i bruk IA-avtalen. 15 av 18

16 4. Organisering av enheten 4.1 Ledelsesstruktur og organisering Mål samorganisering/ -handling og -lokalisering. Tydelig ledelse, fagkoordinering av daglig arbeid og rasjonell utnyttelse av ressurser og lokaler Valg av organisasjonsstruktur: Prosjektgruppa foreslår å etablere enheten med én leder, 6 fagkoordinatorer og en prosesskoordinator. I rehabilitering, forebygging og helsefremmende arbeid er brukermedvirkning og tverrfaglig/tverrsektorielt samarbeid fundamentet for å kunne yte et tjenestetilbud som holder kvalitetsmessige mål og som utnytter ressursene på en rasjonell måte. Det krever en organisasjonsstruktur som ivaretar brukermedvirkning på individ- og systemnivå, samt horisontale strukturer som tverrfaglige team, nettverk og koordineringsfunksjoner på flere nivåer: ansvarsgruppen med koordinator i forhold til den enkelte brukers rehabiliteringsprosess et team av fagkoordinatorer som samordner de ulike fagområdene overordnet tverrfaglig ansvarsteam på enhetsledernivå brukermedvirkning på systemnivå (eksempelvis Rådet for funksjonshemmede) brukermedvirkning og nettverksbygging/partnerskap i kultur/helse-arbeid Forslaget om ledelsesmodell/organisasjonssturktur bygger på erfaringer fra enhet helse rehab i Levanger i vel 2 år. Erfaringene er herfra er så spennende at denne modellen foreslår prosjektgruppen å videreutvikle i samkommunens enhet. 4.2 Personalledelse Helse- sosial og rehabilitering er med ca. 80 årsverk og 120 ansatte en stor enhet. Modellen med flat struktur innebærer at enhetsleder har ansvaret for å ivareta det formelle arbeidsgiveransvaret i enheten og dermed også formelt vil være nærmeste leder for alle ansatte i enheten. Fagkoordinatorene vil ha det daglige driftsansvaret innenfor sitt fagområde. Det vil bli utarbeidet stillingsbeskrivelser for fagkoordinatorene. Godt personalarbeide er en suksessfaktor for at enheten skal lykkes i å nå sine mål. I prosjektet må det derfor rettes videre fokus på oppgavefordeling mellom enhetsleder og fagkoordinatorene angående fordeling av ansvar og oppgaver innen personalledelse. Tydelig ledelse vil gi et felles bilde innad, utad og til politisk ledelse og til samarbeidspartnere. Modellen med en leder avhenger av at organisasjonen rundt bruker og fagkoordinatorsjiktet fungerer horisontalt. Utgangspunktet må være å jobbe for at de ulike medarbeidere/saksbehandlere gjøres i stand til å ta de riktige avgjørelsene og unngå en vertikal forskyvning av ansvar. Dette gjør at leder kan lede ved å kun ha et overblikk på totaliteten og samtidig kunne være motivator og inspirator overfor ansatte i enheten. Det blir viktig å bevisstgjøre enheten på å bruke leder som en overordnet avgjørelsesmyndighet 16 av 18

17 Opprettelse av prosesskoordinator Prosjektgruppa foreslår å opprette en prosess-koordinator med tanke på utviklingen av samhandlingsmønsteret mellom Verdal og Levanger. Ved å velge én leder og en struktur av 6 fagkoordinatorer, erkjennes behov for en person som kan koordinere ulike prosesser på et overordnet nivå gjennom 4- årsperioden og sikre leder mulighet til å være leder. Stedfortrederrollen legges til prosesskoordinator som også innehar anvisningsmyndighet. Det forutsettes at nåværende virksomhetsleder i Verdal tilrer stillingen. Gjennom en organisering av fagkoordinatorer vil vi : Skape et felles ståsted i forhold til enhetens verdigrunnlag, mål, strategier og prioriteringer plassere ansvar for daglig drift. Koordinere virksomheten på tvers av fagområder og kommunegrenser Fagkoordinator vil ha delegert fagansvar, men har ikke personal- og budsjettansvar. Fagkoordinatorene vil ha tilleggsoppgaver som vil variere med kompetansen til den enkelte, eksempelvis brukerrettede oppgaver, ulike typer utviklingsarbeid, overordnede koordineringsoppgaver opp mot 2.linjen m.m. 1. Avdeling for Mottak i Levanger. Avdelingen dekker tjenester innenfor økonomisk sosialhjelp, råd og veiledning og annet sosialfaglig arbeid. Ansatte har sosialfaglig og økonomisk kompetanse. En tilsvarende avdeling er ikke aktuell i Verdal, da dette arbeidsfeltet ivaretas av Arbeid og Velferd. Det vil derfor kun bli en koordinator for dette arbeidsfeltet i ISK. 2. Avdelinger for Tiltak. Avdelingen vil ha koordinatorer for psykisk helsearbeid og rusrelaterte tiltak. Avdelingen jobber forebyggende med fokus på tidlig intervenering, behandling, oppfølging og rehabilitering. Motivasjonsarbeid, opplysningstiltak og sosial trening i forhold til mennesker med psykiske lidelser og rusavhengighet. Sysselsetting,arbeidstrening i samarbeid med Aetat og Trygdekontor( Arbeid - velferd). I avdelingen jobbes det med tiltaksutvikling innen egen fagfelt, i tillegg til tiltaksutvikling på tvers av avdelingsgrenser i enheten og i samarbeid med kulturtjenesten. Ansatte har sosialfaglig kompetanse, helsefaglig kompetanse i fagområdet psykisk helse samt spesialutdanning i rus og psykisk helsearbeid. Prosjektgruppa foreslår to fagkoordinatorer innenfor dette fagfeltet i ISK. 3. Avdelinger for Medisinsk rehabilitering. Avdelingen vil ha koordinatorer for rehabilitering. Denne dekker tjenester innenfor ergo- og fysioterapi, også fysioterapeuter med kommunal driftsavtale. Det gis tilbud til et bredt spekter av brukere. Privatpraktiserende fysioterapeuter har hovedfokus på behandling, mens fastlønnstilbudet i fysioterapi, samt ergoterapeutene har hovedfokus på tiltak i rehabilitering, forebygging og helsefremmende arbeid. Som nevnt ovenfor deltar avdelingen i tiltaksutvikling på tvers av avdelingsgrenser i enheten og i samarbeid med kultur. Prosjektgruppa foreslår to fagkoordinatorer innenfor dette fagfeltet i ISK. 17 av 18

18 4. Avdeling for Samfunnsmedisin/miljørettet helsevern. Avdelingen organiserer legetjenesten, og miljørettet helsevern. Viser til forstudiet som har utpekt fagfeltet som et utviklingsområde. Koordinator for fagfeltet er medisinskfaglig rådgivende lege (Kommunelege 1). Det vil kun bli en koordinator for dette arbeidsfeltet i ISK. Vedrørende fagområdenes benevnelse har prosjektgruppa drøftet behovet for navneendringer i forhold til avdelingene. Dette vil bli vurdert i enheten. 5. Utviklingsområder Følgende områder anbefaler prosjektgruppen enheten å prioritere: Organisasjon: Bevissthet på brukerperspektivet på individ og systemnivå i etablering av samkommunen Utvikling av koordinatorrollen. Samhandlingsmønster med morkommunene. Etablering av fagråd i ISK, Møtestruktur. Utvikling av fagområdet rus og psykisk helsearbeid, samarbeid Sosialtjenesten Levanger og Arbeid og Velferd i Verdal, satser for inntektssikring Samarbeid med servicekontoret, telefoni, post og arkiv. Kultur og helse i et folkehelseperspektiv Skape arenaer for deltakelse, mestring og læring for alle brukergrupper innen Helse, sosial og rehabilitering Kommunikasjon Internt og eksternt, ISK sin egen serviceerklæring og hjemmeside Folkeopplysning om psykisk helse/rus Økonomi, ISK generelt og enheten spesielt Fengselshelsetjenesten. Denne tjenesten er spesiell og Verdal kommune har kommet dårlig ut vedrørende statlige midler til å ivareta denne tjenesten. Løfte opp utfordringen med å utvikle denne tjenesten til å bli faglig, ressursmessig og kvalitativ god. Miljørettet helsevern Verdal Tore Fjerdingen.. Prosjektleder Turid B. Krizak Prosjektleder 18 av 18