Kjøp av landsdekkende hotell-, kurs- og konferansetjenester i Norge, med unntak av Oslo og Gardermoen, for departementsfellesskapet

Transkript

1 Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato Kjøp av landsdekkende hotell-, kurs- og konferansetjenester i Norge, med unntak av Oslo og Gardermoen, for departementsfellesskapet Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del II) Sak Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8129 Dep Møllergata Torunn Løveid 0032 OSLO Telefaks E-post Telefon: anskaffelser@dss.dep.no

2 Innholdsfortegnelse Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Generelt om rammeavtalene Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Rammeavtaler Om begrepet landsdekkende i denne konkurransen Varighet Omfang Tilbud på deler av leveransen Bruk av underleverandører Hvem skal avtalen gjelde for Bruk av minikonkurranse ved avrop på kurs- og konferansetjenester Annet Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Tentativ fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Åpning Kvalifikasjonskrav Felles obligatoriske kvalifikasjonskrav Felles krav til organisatorisk og juridisk stilling Felles krav til økonomisk og finansiell kapasitet Krav til miljø og samfunnsansvar Til rammeavtale 1 Hotelltjenester Til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Til rammeavtale 1 Hotelltjenester Til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Felles krav ved bruk av underleverandør Tildelingskriterier Tildelingskriterier til rammeavtale 1 Hotelltjenester Tildelingskriterier til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Vedleggsoversikt av 17

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (DSS) er en etat underlagt Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Virksomhetens hovedoppgave er å skaffe til veie konkurransedyktige fellestjenester for Statsministerens kontor og departementene i Regjeringskvartalet ved kjøp eller egen produksjon, samt å være pådriver for utvikling og effektivisering av slike tjenester. 1.2 Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) Departementenes innkjøpstjenester (DepKjøp) tilbyr rådgivnings- og kvalitetssikringstjenester innenfor anskaffelsesområdet. I tillegg tilbys inngåelse av felles rammeavtaler på områder hvor dette er rasjonelt, funksjonelt og effektivt. 1.3 Generelt om rammeavtalene Oppdragsgiver skal inngå to rammeavtaler for levering av hotelltjenester og kurs- og konferansetjenester på landsbasis med unntak av Oslo og Gardermoen. Rammeavtalene skal gjøres gjeldende for virksomhetene i departementsfellesskapet, se nærmere beskrivelse under punkt 2.8 Hotellvirksomhet er en uprioritert tjeneste og anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort i Doffin på CPV-kodene , , og Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 3 av 17

4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til Rammeavtale for landsdekkende hotelltjenester, med unntak av Oslo og Gardermoen m/ bilag o Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget o Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av Oppdraget o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 6 Opsjoner Del 3 Utkast til Rammeavtale for landsdekkende kurs- og konferansetjenester, med unntak av Oslo og Gardermoen m/ bilag o Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget o Bilag 2 Leverandørens beskrivelse av Oppdraget o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen o Bilag 6 Opsjoner o Bilag 7 Minikonkurranseskjema o Bilag 8 Avropsskjema 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning Formålet med rammeavtalene for kjøp av hotell-, kurs- og konferansetjenester er å redusere tidsbruk og transaksjonskostnader ved anskaffelser i departementene, samt utnytte de stordriftsfordeler en større avtale gir. Videre skal avtalen sikre kvaliteten på de tjenester som dekkes, samt ivareta at virksomhetene har tilgang til en gyldig kontrakt. I bilag 1 til vedlagte rammeavtaler er krav til leveransene nærmere beskrevet. 2.2 Rammeavtaler Oppdragsgiver ønsker å inngå følgende rammeavtaler: Rammeavtale 1: Rammeavtale om kjøp av landsdekkende hotelltjenester (rom/frokost), med unntak av Oslo og Gardermoen Det skal inngås rammeavtale med én landsdekkende leverandør av hotelltjenester. Avtalen vil gjelde for hele Norge, med unntak av Oslo og Gardermoen. Rammeavtale 2: Rammeavtale om kjøp av landsdekkende kurs- og konferansetjenester, med unntak av Oslo og Gardermoen Det skal inngås rammeavtale med 2-5 landsdekkende leverandører av kurs- og konferansetjenester forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall egnede tilbud. Avtalen vil gjelde for hele Norge med unntak av Oslo og Gardermoen. Tildeling av 4 av 17

5 oppdrag mellom rammeavtalepartene skjer i henhold til tildelingsmekanismen beskrevet i kontraktsutkastet, se vedlegg 2. For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til rammeavtalenes bilag Om begrepet landsdekkende i denne konkurransen Med begrepet landsdekkende menes her Norge med unntak av Oslo og Gardermoen. Områdene Oslo og Gardermoen vil dekkes gjennom andre avtaler etter egen anbudskonkurranse. En landsdekkende leverandør skal, som et minimum, kunne tilby overnatting og/eller kursog konferansetjenester på de destinasjoner som er beskrevet under punkt 4 i rammeavtalenes bilag 1. I bilag 1 for hotelltjenester er minimumskravet til hvilke destinasjoner kommende leverandør skal dekke angitt i punkt 4, tabell 1. I bilag 1 for kurs- og konferansetjenester er i stor grad geografiske områder angitt, slik at potensielle leverandører kan tilby fra den delen av området de er lokalisert i. De angitte områdene er hyppig benyttet i forbindelse med kurs, konferanser og seminarer. 2.4 Varighet Avtalene skal dekke oppdragsgivers behov i kontraktsperioden. Begge avtalene gjelder fra avtaledato og deretter i to år. Oppdragsgiver har opsjon på ytterligere to års forlengelse, med ett år av gangen, slik at avtalen kan løpe til sammen maksimalt fire år fra signeringstidspunktet. 2.5 Omfang Estimert uttak over en 4-års periode, vil ligge i størrelsesorden 7 15 millioner kroner ekskl. mva. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre ramme for kontraktene. Grunnlaget for å angi en fordeling mellom tjenestene overnatting med frokost og kurs- og konferansetjenester er relativt svakt. Basert på tilgjengelig statistikk og innspill fra departementsfellesskapet, antas fordelingen å være mellom % for kurs og konferanser og % for overnattinger. Dette er kun forsiktige estimater og ikke bindende for oppdragsgiver. 2.6 Tilbud på deler av leveransen Det er anledning for tilbydere til å levere tilbud på én eller begge rammeavtalene. Tilbydere må klart angi hvilke rammeavtaler det leveres tilbud på. Det skal inngås avtale med én leverandør på Rammeavtale om kjøp av landsdekkende hotelltjenester (rom/frokost), med unntak av Oslo og Gardermoen og det skal inngås 2 5 avtaler på Rammeavtale om kjøp av landsdekkende kurs- og konferansetjenester, med unntak av Oslo og Gardermoen. 2.7 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Bruk av underleverandører skal klart fremgå av tilbudet. Se for øvrig punkt 4.6 under. 5 av 17

6 2.8 Hvem skal avtalen gjelde for DSS er kontraktspart og i tillegg til DSS skal rammeavtalen(e) gjelde for følgende virksomheter i departementsfellesskapet: Virksomhet Rammeavtale 1 Rammeavtale 2 Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet (BLD) X Finansdepartementet (FIN) X Fiskeri- og kystdepartementet (FKD) X X Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet (FAD) Justis- og politidepartementet (JD) X X Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) X X Kunnskapsdepartementet (KD) X X Kulturdepartementet (KUD) Landbruks- og matdepartementet (LMD) X X Miljøverndepartementet (MD) X X Nærings- og handelsdepartementet (NHD) Olje- og energidepartementet (OED) X X Regjeringsadvokaten (RA) X Samferdselsdepartementet (SD) Utenriksdepartementet (UD) X X (DSS) X X De øvrige virksomhetene i departementsfellesskapet skal ha opsjon på å slutte seg på avtalene når som helst i avtale- eller utløst opsjonsperiode på samme vilkår som for DSS. 2.9 Bruk av minikonkurranse ved avrop på kurs- og konferansetjenester Avrop på avtalen om kjøp av kurs- og konferansetjenester foretas etter gjennomført minikonkurranse mellom aktuelle leverandører til avtalen. Ved planlagt oppdrag vil oppdragsgiver ta skriftlig kontakt med leverandør ved bruk av bilag 7 til Rammeavtale om landsdekkende kurs- og konferansetjenester, med unntak av Oslo og Gardermoen. Her vil oppdragsgiver gi en beskrivelse av oppdraget med spesifikasjoner. Leverandør må levere skriftlig tilbud i henhold til spesifikasjonen. Etter tildeling av oppdrag vil kontrakt signeres. Tildelingskriterium med underkriterier i de kommende minikonkurranser vil være: 1. Løsningsforslag Beskrivelse av gjennomføringen av oppdraget på det etterspurte tidspunkt, kapasitet, etc. Beskrivelse av for eksempel detaljer omkring mat og meny som tilbys, spesifikk fasilitering, ønsket organisering, m.m. Krav til beliggenhet, avstand fra oppdragsgiver, atkomst, etc. Se for øvrig avtaleutkastets punkt av 17

7 2.10 Annet Opsjoner er beskrevet i rammeavtalenes punkt 1.3 og 5, samt i bilag 6. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kontortjenesteavdelingen v/ DepKjøp Einar Gerhardsens plass 3 Postboks 8129 Dep, 0032 Oslo Kontaktperson: Rådgiver Torunn Løveid Telefon: E-post: anskaffelser@dss.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen Tilbudsfrist er , kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan For anskaffelsen er det lagt opp til følgende tentativ fremdriftsplan: Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse Frist for spørsmål Tilbudsfrist kl. 12:00 Evaluering Innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist , kl. 12:00 7 av 17

8 Kontraktssignering Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen for øvrig vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli lagt ut på Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 90 dager fra tilbudsfristen. Vedståelsesfrist er , kl. 16: Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå 2. Angivelse av hvilke rammeavtale(r) det leveres tilbud på 3. Kontaktperson(er) med navn, e-post adresse og telefonnummer 4. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 5. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret 6. HMS-egenerklæring 7. Firmaattest 8. Vandelsattest 9. Dokumentasjon på etablert internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen 10. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller tilsvarende dokumentasjon 8 av 17

9 11. Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem eller sertifikat, og returordning for emballasje (vær oppmerksom at dette kravet er forskjellig utformet for hhv rammeavtale 1 og rammeavtale 2) 12. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, samt bedriftshelsetjeneste. Gjelder også eventuelle underleverandører. 13. Egenerklæring ILO-konvensjonene 14. Referanseliste 3 leveranser siste 3 år (vær oppmerksom at dette kravet er forskjellig utformet for hhv rammeavtale 1 og rammeavtale 2) 15. Kort og overordnet beskrivelse av virksomheten (vær oppmerksom at dette kravet er forskjellig utformet for hhv rammeavtale 1 og rammeavtale 2) 16. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem 17. Beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer god universell utforming 18. Underleverandør (hvis aktuelt) 19. Tilbud med utfylt bilag 2, 3 og 4 til kontrakt 3.12 Innlevering av tilbud Tilbud som leveres pr. post skal sendes til følgende adresse: Depkjøp v/ Torunn Løveid Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Tilbud kan også leveres til følgende adresse: Resepsjonen i R5 Akersgata OSLO Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud hotell- og konferansetjenester, saksnr v/ Torunn Løveid. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 undertegnet, papireksemplar (original) med løsark (ikke stiftet eller innbundet) og skilleark. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/minnepinne/annet elektronisk medium. Ved motstrid har papirversjonen forrang. Leverandør har ansvar og risiko for at tilbud er oppdragsgiver i hende innen fristen Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 9 av 17

10 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Felles obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring, jf. vedlegg 3. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene kan bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Felles krav til organisatorisk og juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Det kreves at leverandøren i løpet av de siste 5 år ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon, korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger, eller kjent skyldig i straffbare forhold som angår den yrkesmessige vandel eller i sitt yrke har gjort seg skyldig i alvorlige forsømmelser mot faglige og etiske krav i vikarbransjen. Internkontroll mat skal være etablert iht. FOR nr (Forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen). Dokumentasjonskrav: Firmaattest. Utfylt og signert egenerklæring om vandel. Benytt vedlagte mal, se vedlegg 4 til dette dokument. Dokumentasjon som dokumenterer at leverandøren har etablert internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen i tråd med forskriften. 4.3 Felles krav til økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk solid og dokumentert inntjeningsevne til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon som viser at leverandøren ikke vil komme i økonomiske vanskeligheter i kontraktsperioden og at virksomheten skjer i henhold til lover og regler på dette området. 10 av 17

11 4.4 Krav til miljø og samfunnsansvar Leverandør skal under dette punkt besvare kvalifikasjonskravene som gjelder rammeavtalen det gis tilbud på Til rammeavtale 1 Hotelltjenester Kvalifikasjonskrav: For å sikre lav miljøbelastning av hotelltjenestene i en eventuell kontraktsperiode, kreves det at leverandøren har: o System for måling og oppfølging av energiforbruket o System for måling og oppfølging av avfallshåndtering/kildesortering, herunder kreves det at leverandøren har en returordning for emballasje. o System for måling og oppfølging av kjemikalieforbruk o System for måling og oppfølging av vannforbruket. Leverandørens lønns- og arbeidsvilkår skal følge gjeldende lover og regler, herunder krav til at lønns og arbeidsvilkår ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende arbeidsplass og stilling. Leverandøren skal også være tilknyttet bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet iht. FOR nr (Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste). Kravet gjelder også evt. underleverandører som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal oppfylle de åtte grunnleggende ILO- konvensjonene Dokumentasjonskrav: Miljøledelsessystem og returordning for emballasje: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i hotellets kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO eller EMAS-registrering kan det legges fram dokumentasjon for dette, alternativt kan lisens for Miljøfyrtårnsertifisering, Svanemerket eller EU-Blomsten fremlegges. Det skal også vedlegges bevis for medlemskap fra et nasjonalt retursystem for emballasje (for eksempel Grønt Punkt Norge AS) eller beskrivelse av eget retursystem. Lønns- og arbeidsvilkår, herunder bedriftshelsetjeneste: Leverandøren skal levere signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se vedlegg 5. Tilsvarende egenerklæring skal leveres for eventuelle underleverandører. Det skal også leveres bekreftelse på at leverandøren har godkjent bedriftshelsetjeneste iht. forskriften. Tilsvarende bekreftelse skal også leveres for eventuelle underleverandører. Signert egenerklæring for oppfyllelse av de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene, se vedlegg Til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Kvalifikasjonskrav: 11 av 17

12 For å sikre lav miljøbelastning av kurs- og konferansetjenestene i en eventuell kontraktsperiode, kreves det at leverandøren har system for måling og oppfølging av avfallshåndtering/kildesortering, herunder kreves det at leverandøren har en returordning for emballasje. Leverandørens lønns- og arbeidsvilkår skal følge gjeldende lover og regler, herunder krav til at lønns og arbeidsvilkår ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende arbeidsplass og stilling. Leverandøren skal også være tilknyttet bedriftshelsetjeneste som er godkjent av Arbeidstilsynet iht. FOR nr (Forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste). Kravet gjelder også evt. underleverandører som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal oppfylle de åtte grunnleggende ILO- konvensjonene Dokumentasjonskrav: Miljøledelsessystem og returordning for emballasje: Redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Det skal også vedlegges bevis for medlemskap fra et nasjonalt retursystem for emballasje (for eksempel Grønt Punkt Norge AS) eller beskrivelse av eget retursystem. Lønns- og arbeidsvilkår, herunder bedriftshelsetjeneste: Leverandøren skal levere signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se vedlegg 5. Tilsvarende egenerklæring skal leveres for eventuelle underleverandører. Det skal også leveres bekreftelse på at leverandøren har godkjent bedriftshelsetjeneste iht. forskriften. Tilsvarende bekreftelse skal også leveres for eventuelle underleverandører. Signert egenerklæring for oppfyllelse av de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene, se vedlegg Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør skal under dette punkt besvare kvalifikasjonskravene som gjelder rammeavtalen det gis tilbud på Til rammeavtale 1 Hotelltjenester Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha god erfaring fra relevante oppdrag knyttet til hotelltjenester. Med relevans menes tidligere erfaring med offentlig/privat oppdragsgiver av lignende størrelse og omfang. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne og ha en tilstrekkelig organisering og bemanning til å gjennomføre denne kontrakten Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Krav til kunnskap om universell utforming; for å sikre at tjenestene i tilbudet i størst mulig grad kan benyttes av alle, krever oppdragsgiver at valgte leverandører har 12 av 17

13 kunnskap og interne rutiner som sikrer universell utforming. Videre kreves det at alle ledd i tjenesteytingen innehar kunnskap om universell utforming. Dokumentasjonskrav: Referanseliste med oversikt over minst 3 leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal som et minimum inneholde: o Kort beskrivelse av leveransen o Tidspunkt for leveransen o Omfang av leveransen i beløp, hvis mulig o Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: o Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem. Dersom leverandøren er sertifisert iht. ISO 22000, ISO 9001 eller lignende kan sertifiseringen vedlegges som støttende dokumentasjon. Beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer god universell utforming. Videre må det redegjøres for virksomhetens kunnskap, erfaring og fokus med tanke på hvordan universell utforming skal inngå Til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Kvalifikasjonskrav: Minst tre leveranser siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Med relevans menes: o Tidligere erfaring med offentlig/privat oppdragsgiver av lignende størrelse og omfang. o Erfaring med både store og små konferanser. Med små konferanser menes 10 til 70 deltakere og med store konferanser menes fra 100 til 250 deltakere. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Krav til kunnskap om universell utforming; for å sikre at leverandørens tjenester i størst mulig grad kan benyttes av alle, krever oppdragsgiver at valgte leverandører har kunnskap om universell utforming. Tjenestene må fremstå som helhetlige og ha universell utforming integrert i alle løsningsforslag. Videre kreves det at alle ledd i tjenesteytingen innehar kunnskap om universell utforming. Dokumentasjonskrav: Referanseliste med oversikt over minst 3 leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget. Referanselisten skal som et minimum inneholde: o Kort beskrivelse av leveransen o Tidspunkt for leveransen o Omfang av leveransen i beløp, hvis mulig o Navn og telefonnummer til referanseperson hos oppdragsgiveren. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: o Beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for gjennomføring av denne kontrakten. o Beskrivelse av eller oversikt over tilgjengelige konferansefasiliteter som er aktuelle for denne rammeavtalen. 13 av 17

14 Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem. Dersom leverandøren er sertifisert iht. ISO 22000, ISO 9001 eller lignende kan sertifiseringen vedlegges som støttende dokumentasjon. Beskrivelse av hvordan leverandøren sikrer god universell utforming. Videre må det redegjøres for virksomhetens kunnskap, erfaring og fokus med tanke på hvordan universell utforming skal inngå - og utøves - i alle ledd av tjenesteytingen. 4.6 Felles krav ved bruk av underleverandør Ved bruk av underleverandør(er) skal følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på underleverandører for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandøren til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Dokumentasjon som viser at underleverandører oppfyller krav til lønns- og arbeidsvilkår, herunder krav om bedriftshelsetjeneste (underskrevet egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår jf. bilag 4 og bekreftelse på bedriftshelsetjeneste). Det skal legges ved en forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Generelt for tjenestene: Dersom leverandør i sitt tilbud støtter seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den eller de angitte underleverandør(er) i kontraktsperioden. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. Se også punkt 4.6 over. 5.1 Tildelingskriterier til rammeavtale 1 Hotelltjenester Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Kvalitet 30 (score 0-10) TK2 Pris 70 (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) 14 av 17

15 Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Kvalitet 30 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn til leverandørens besvarelse av punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Punktene nedenfor, som er oppstilt i prioritert rekkefølge, vil særlig bli vektlagt i evalueringen. Fasiliteter Leverandøren skal opplyse om fasiliteter ved de ulike hotellene som tilbys som en del av avtalen, jf. bilag 1 Kravspesifikasjoner hotelltjenester, SK7 og kapittel 5. Herunder skal det opplyses om generelle fasiliteter, romfasiliteter og tilgjengelige tjenester ved hotellene. Her vil beskrivelsene til tilbudte hoteller under bilag 4, tabell 1, evalueres. Universell tilpasning Oppdragsgiver vil her vektlegge på hvilken måte og i hvilken grad leverandør ivaretar kravene til universell tilpasning på bakgrunn av besvarelsene til krav SK 14, 15 og 16 under punkt 3 i bilag 1 Kravspesifikasjon hotelltjenester. Det er de tilbudte hotell fra bilag 4, tabell 1, som er underlagt evaluering, Dekningsgrad Oppdragsgiver ønsker en avtale som også i best mulig grad dekker destinasjoner i kravspesifikasjonens bilag 4, tabell 2. Grad av oppfyllelse av bør-destinasjoner vil bli tillagt vekt på dette punkt. TK 2 Pris 70 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn på de angitte priselementene i bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser. Ved evalueringen av priskriteriet vil oppgitte priser i tabell 1 legges til grunn. I og med at leverandørene kan tilby 1 3 hotell per destinasjon vil evalueringen foretas ut i fra en gjennomsnittsberegning. I evaluering vil det beregnes et snitt for ukepriser, som gis en høy internvekt, samt et snitt for helgepriser, som vil motta en lavere internvekting. Tilbud av Leverandørs øvrige hoteller i Norge, med unntak av Oslo og Gardermoen, vil ikke være gjenstand for evaluering. 15 av 17

16 5.2 Tildelingskriterier til rammeavtale 2 Kurs- og konferansetjenester Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Kvalitet 20 (score 0-10) TK2 Pris 60 (score 0-10) TK3 Gjennomføring av konferanse 20 (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Generelt for tjenestene: Dersom leverandør i sitt tilbud støtter seg på andre foretaks kompetanse, og denne kompetanse vil få betydning ved evalueringen av tilbudet basert på tildelingskriteriene skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at leverandør har rådighet over de nødvendige ressurser hos den eller de angitte underleverandør(er) i kontraktsperioden. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet. Se også punkt 4.6 over. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Kvalitet 20 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn til Leverandørs besvarelse av punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Punktene nedenfor, som er oppstilt i prioritert rekkefølge, vil bli vektlagt i evalueringen. Fasiliteter Leverandøren skal opplyse om hvilke fasiliteter ved de ulike kurs- og konferansestedene som tilbys som en del av avtalen, jf. bilag 1 Kravspesifikasjoner kurs- og konferansetjenester, SK7, SK9, SK10, BK11, BK17 og SK18 i kapittel 3, samt kapittel 5. Herunder skal det opplyses om generelle fasiliteter, romfasiliteter og tilgjengelige tjenester ved kurs- og konferansestedene. Fasilitetene som beskrives for de tilbudte kursog konferansesteder i bilag 4 vil være gjenstand for tildeling. Dekningsgrad Oppdragsgiver ønsker en avtale som i best mulig grad dekker områdene i kravspesifikasjonens kapittel 4, samt at Oppdragsgiver tilbys noe variasjon. Antall tilbudte lokaler per område tillegges vekt under dette punkt. 16 av 17

17 Universell tilpasning Oppdragsgiver vil her vektlegge på hvilken måte og i hvilken grad leverandør ivaretar kravene til universell tilpasning på bakgrunn av besvarelsene besvarelse av krav SK 25, 26 og 27 under punkt 3 i bilag 1 Kravspesifikasjon kurs- og konferansetjenester. Tilbudte kurs- og konferansesteder i bilag 4s skjema evalueres her. TK 2 Pris 60 % Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. de angitte priselementene i bilag 4, samt hva som inkluderes i angitt pris. Ved evalueringen av priskriteriet vil inntil 3 tilbudte kurs- og konferansesteder i bilag 4s skjema vurderes. Det vil foretas en gjennomsnittsvurdering hvis flere steder er tilbudt per område. Alle priser skal oppgis i NOK eks. mva. Generelle rabatter ved Leverandørs øvrige kurs- og konferansesteder i Norge, med unntak av Oslo og Gardermoen, er ikke underlagt evalueringen. TK3 Gjennomføring av konferanse 20 % Beskrivelse av gjennomføringen av en konferanse (dagpakke) for ca. 50 deltakere. For konferanser uten eller med overnatting forventer oppdragsgiver profesjonell oppfølging fra leverandør i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av de ulike arrangementer. Leverandør bes derfor å beskrive kort hvordan hotellet følger opp oppdragsgivers arrangement ved å beskrive gjennomføringen av en konferanse (dagpakke) for ca. 50 deltakere. Det skal gis en beskrivelse av hele gjennomføringen, fra bestilling er mottatt og til arrangementet er ferdig. Det skal fokuseres på hvordan leverandør samarbeider med oppdragsgiver for å få et vellykket arrangement og hvordan gjester blir ivaretatt på en god måte. Se SK3 under punkt 3 i bilag 1 Kravspesifikasjoner kurs- og konferansetjenester. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1 Utkast til Rammeavtale for landsdekkende overnattinger med unntak av Oslo og Gardermoen m/ bilag Vedlegg 2 Utkast til Rammeavtale for landsdekkende kurs- og konferansetjenester med unntak av Oslo og Gardermoen m/ bilag Vedlegg 3 HMS egenerklæring Vedlegg 4 Egenerklæring om vandel Vedlegg 5 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 6 Egenerklæring for oppfyllelse av de åtte grunnleggende ILO-konvensjonene 17 av 17