Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen Forvaltningsrevisor Maren Stapnes. Sekretær Alexander Etsy Jensen

Transkript

1 Møteprotokoll Songdalen kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Kommunehuset, kommunestyresalen Arkivsak: 15/10173 Til stede: Jostein Mellemstrand (H), Gunvor Birkeland (SP) og Olly Kristensen (AP) Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen Forvaltningsrevisor Maren Stapnes Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 1/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 16/15 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn Songdalen 5 17/15 15/ Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 6 18/15 15/ Andre orienteringer i møte

2 19/15 15/ Referat og drøftingssaker i møte Songdalen, Jostein Mellemstrand Kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av innkalling Songdalen kontrollutvalg /15 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av protokoll fra møte Songdalen kontrollutvalg /15 Protokoll fra møte godkjennes. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 16/15 Budsjett for kontroll og tilsyn Songdalen 1 Songdalen kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Sekretær Alexander Etsy Jensen la frem budsjett for kontroll og tilsyn 2016 i Songdalen kommune. Revisjonssjef Tor Ole Holbek knyttet noen kommentarer til revisjonens delbudsjett. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Kommunestyret vedtar framlegg til budsjett for 2016 for kontroll og tilsynsvirksomheten i Songdalen kommune med en ramme på kr ,- Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. 5

6 17/15 Innspill til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1 Songdalen kontrollutvalg /15 Saken legges frem uten innstilling. Revisjonen har utarbeidet en oversikt over utført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for valgperioden Oversikten ble presentert i møtet. Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet Forvaltningsrevisjon: - Psykososialt arbeidsmiljø - Innfordringer Kontrollutvalgets innspill til planarbeidet selskapskontroll: - Ingen innspill. Leder fremsatte slikt forslag til vedtak: Innspillene oversendes revisjonen. Revisjonen utarbeider overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll og legger dette frem for kontrollutvalget innen mai Enstemmig for leders forslag til vedtak, samt innspillene som fremkom i møtet. Innspillene oversendes revisjonen. Revisjonen utarbeider overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll og legger dette frem for kontrollutvalget innen mai

7 18/15 Andre orienteringer i møte Songdalen kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Orienteringer fra revisjonen a. Løpende revisjon: Oppdragsansvarlig revisor Leif Morten Gahrsen orienterte om løpende revisjonsoppgaver. b. Pågående prosjekter: Revisjonssjefen orienterte om pågående prosjekter, der i blant at revisjonen er godt i gang med selskapskontroll i KBR og at arbeidet med overordnet analyse er startet opp. c. Returkraft AS: Revisor orienterte om senere tids utvikling. Ny forskrift Kontrollutvalget, rådmannen og kommunerevisor har et særlig ansvar for å følge opp at avfallsforskriften følges. Gjennomført møte i økonominettverket i Knutepunkt Sørlandet. Positive prognoser for selskapet, mindre underskudd på næringsdelen enn først antatt, men fortsatt et betydelig underskudd knyttet til næringsdelen. Likviditetsmessig utfordring for selskapet. d. Utvidelse av Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS: Revisjonssjefen orienterte om prosess som er i gang: Kristiansand Revisjonsdistrikt IKS blir mest sannsynlig utvidet fra Vest-Agder fylkeskommune og kommunene innen dagens Setesdal Revisjonsdistrikt IKS går inn som nye medlemmer/eiere. Saken legges trolig frem til behandling i kommunestyret før årsskiftet. 2. Orienteringer fra sekretariatet a. Nytt saks og arkivsystem b. Opplæring: Felles opplæringsdag nyvalgte kontrollutvalg i Agder (Temarks område) er Orienteringer fra leder Ingen saker. Saken tas til orientering. 7

8 19/15 Referat og drøftingssaker i møte Songdalen kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling i barneverntjenesten i Søgne kommune: Forvaltningsrevisor Maren Stapnes orienterte i kontrollutvalgets møte. 2. Innkommen post: Ingen 3. Neste møte : I henhold til vedtatt møte og aktivitetsplan. 4. Eventuelt: Ingen Saken tas til orientering. 8