Forfall meldes til Line Bosnes Hegna på mobil elle epost: Det vil bli servert lunsj i dette møtet ca halv tolv.

Transkript

1 Møteinnkalling Drangedal kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 Møtestad: Kommunehuset Arkivsak: 15/09762 Arkivkode: 033 Forfall meldes til Line Bosnes Hegna på mobil elle epost: Det vil bli servert lunsj i dette møtet ca halv tolv. Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/ Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/15 15/ Godkjennelse av møteprotokoll 4 Saker til behandling 17/15 15/ Praksis for lukking av politiske møter og håndtering av taushetsplikten 5 18/15 15/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om barnevernet 7 19/15 15/ Oppfølging - brannvern og beredskap ved kommunale bygg 9 20/15 15/ Regnskap 1. halvår 2015 for Drangedal kommune 10 21/15 15/ Fremleggelse av revisors uavhengighetserklæring 11 22/15 15/ Revisjonsstrategi /15 15/ Bestilling av plan for selskapskontroll for /15 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn

2 25/15 15/ Eventuelt Eventuelle tilleggssaker blir lagt ut på og på ipad Drangedal, For Trond Ingen Haugen Leder Line Bosnes Hegna sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Drangedal kontrollutvalg /15 Møteinnkallingen godkjennes. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 3

4 Møteprotokoll 1/15 Godkjennelse av møteprotokoll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Møteprotokoll godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 17/15 Praksis for lukking av politiske møter og håndtering av taushetsplikten Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: I en undersøkelse gjort av Stavanger Aftenblad publisert viste at i 106 av 140 undersøkte kommuner ble folkevalgte pålagt taushetsplikt fra lukkede møter. Aftenbladets undersøkelser avslører at over hundre kommunestyrer har regelverk som pålegger eller åpner for: At politikerne må holde tett om absolutt alt som sies, debatteres eller forhandles om i lukkede møter. Å gi politikerne munnkurv i lukkede møter etter behov, eller når det passer for eksempel ordføreren. Å hemmeligholde vedtakene som fattes i lukkede møter. Å hemmeligholde dokumentene fra lukkede møter. Alt dette er i strid med loven. Alle landets fylker har flere kommuner som ilegger ulovlig taushetsplikt, med unntak for Oslo. Dette er alvorlig. Det er grunnleggende i et demokrati at man skal kunne snakke om og debattere også de vanskelige sakene. Aftenbladets funn avdekker at de folkevalgte knebles. De ulovlige reglene skaper en usikkerhet som gjør at de folkevalgte ikke bruker sin mulighet til å ytre seg. Og dette er en knebling det ikke er grunnlag for i loven. Det er uheldig hvis politikere tror de må følge disse reglene. Da blir befolkningen snytt for masse informasjon, og de som styrer, kan unndra mye politikk fra kritikk og opposisjon. - Vi bør få en lovbestemmelse om dette. I påvente av det, bør vi få et nytt rundskriv der det ikke bare fastslås at folkevalgte står fritt til å uttale seg om et hvilket som helst forhold som ikke er underlagt taushetsplikt ved lov. Det må også gis et absolutt forbud mot enhver form for kommunikasjonskontroll overfor de folkevalgte, sier professor Jan Fr. Bernt. 5

6 Kommunal- og moderniseringsdepartementet sendte ut et brev til alle kommuner, fylkeskommuner og KS der de oppfordrer kommunene til å ta en gjennomgang av sine reglement og foreta de nødvendige endringene. Saksopplysninger Kontrollutvalget kaller inn rådmann for å redegjøre for hvordan kommunen følger opp oppfordringen fra departementet, jf. brev av Vedlegg: Presseklipp Stavanger Aftenblad og Brev fra departementet Vedlegg til sak 6

7 18/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om barnevernet Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Forvaltningsrevisjonen ble bestilt av kontrollutvalget i sak 26/14. Tema barnevernet er i tråd med plan for forvaltningsrevisjon og er grunngitt i overordnet analyse. Rapporten omhandler forebyggende arbeid og oppfølging av fosterhjem og barn i fosterhjem. Problemstillingene rapporten tar opp er: Hvordan er ressurssituasjonen i barneverntjenesten? Har barneverntjenesten en forsvarlig organisering av sine tjenester? I hvilken grad jobber barneverntjenesten forebyggende i samarbeid med andre instanser? I hvilken grad gjennomfører barneverntjenesten en forsvarlig godkjenning og oppfølging av fosterhjem? I hvilken grad får barn i fosterhjem en forsvarlig oppfølging av barneverntjenesten? I hvilken grad sikres barn i fosterhjem en forsvarlig tilsynsordning? Funnene i rapporten danner grunnlaget for følgende anbefalinger på tiltak: Kommunen bør: treffe tiltak som sikrer at man har en tilfredsstillende internkontroll herunder en tydeligere rollefordeling mellom barnevernsleder og leder for Familiens hus, treffe tiltak som forankrer og formaliserer det forebyggende barnevernsarbeidet politisk og administrativt og i samarbeid med andre kommunale aktører, sikre at man har oppdaterte og tilgjengelige rutiner for arbeid med barn i fosterhjem, sikre at alle barn i fosterhjem får utarbeidet en omsorgsplan i tråd med lovens krav, sikre at alle barn i fosterhjem får en tilstrekkelig besøksfrekvens av barneverntjenesten, sikre at fosterforeldres egnethet dokumenteres sikre at barn får uttale seg om valg av fosterhjem sikre at tilsynsføreres egnethet dokumenteres Forvaltningsrevisor Geri Kaste Dahle fra Telemark kommunerevisjon IKS la frem rapporten for kontrollutvalget i møte sak 14/15. Kommunestyret behandlet rapporten i møte , sak 41/15. Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Kommunestyret vedtok følgende: 7

8 «Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Barneverntjenesten i Drangedal kommune» til orientering og ber rådmannen gi kontrollutvalget en tilbakemelding innen september 2015 om hvordan rapporten og spesielt hvordan internkontrollen i barneverntjenesten blir fulgt opp.» Saksopplysninger Rådmann møter i kontrollutvalget for å orientere kontrollutvalget om hvordan rapporten vil bli fulgt opp. 8

9 19/15 Oppfølging - brannvern og beredskap ved kommunale bygg Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fikk i møte en generell orientering om arbeidet med brannvern og brannberedskap i kommunen for kommunale bygg. Utvalget ønsker en oppfølging av saken for å kunne følge opp og vurdere om Drangedal kommune jobber aktivt med beredskap og rutiner ved brann. Det kontrollutvalget etterspør er om kommunen har rutiner og ansvarsbeskrivelser ved evakuering, f.eks melding til pårørende ved brann på sykehjem, ansvar og rutiner ved evakuering av skoler og kommuneadministrasjon. Har kommunen fysisk sikring av servere, rutiner for utbetalingsløsninger i sosialtjenesten, sikring av riktig medisinering av pasienter/klienter o.l. Saksopplysninger: Rådmannen er bedt om å orientere i møte. Eventuelle notat legges frem i møte. 9

10 20/15 Regnskap 1. halvår 2015 for Drangedal kommune Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Saken ts til orientering. Bakgrunn for saken: Kommunestyret i Drangedal vedtok i budsjettmøtet i desember 2014 at rådmannen fortsetter med å levere halvårsregnskap i stedet for tertialrapporter. Dette henger sammen med at kommunen fra i år leverer løpende informasjon gjennom systemet for Balansert Målstyring (BMS) på Ipad til hele kommunestyret. Gjennom BMS kan kommunestyret følge med på utvikling både for økonomi og sykefravær løpende fra måned til måned. I juli måned i år er også gjeldsrapportering tilgjengeliggjort gjennom samme system. Det samme gjelder Kostra-tall for perioden for Grenlandsbarometeret som viser sammenlignbare tall for våre 6 kommuner i Grenlandssamarbeidet. De vedtatte årsmeldingene t.o.m er også tilgjengelig via BMS. Kontrollutvalget må for å kunne ivareta sitt påseeransvar være løpende orientert om kommuneøkonomien. Saksopplysninger: Rådmannen legger frem halvårsrapporten for formannskapet Saksfremlegget for formannskapet legges som vedlegg til orientering i denne saken. Rådmannen er bedt om å legge frem halvårsrapporten i kontrollutvalget. Vedlegg: Saksfremlegg formannskap Vedlegg til sak 10

11 21/15 Fremleggelse av revisors uavhengighetserklæring Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Uavhengighetserklæringen tas til orientering. Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om revisjon 12 skal oppdragsansvarlig revisor ha ført en hederlig vandel. Oppfølgingen av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Videre skal oppdragsansvarlig revisor hvert år eller ved behov, legge frem en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Saksopplysninger: Drangedal kontrollutvalg mottok uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor Kjell Ekman og oppdragsrevisor Marianne Rogn datert Vedlegg: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors og oppdragsrevisors uavhengighet i forhold til Drangedal kommune og underliggende enheter, Vedlegg til sak 11

12 22/15 Revisjonsstrategi 2015 Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 1 Drangedal kontrollutvalg /15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et påse ansvar for at det gjennomføres revisjon i kommunen. Som et ledd i dette påseeransvaret, orienterer revisor om strategien for revisjon av revisjonsåret Strategien skal gi kontrollutvalget et innblikk i hvilke fokusområder som er prioritert, hva som er gjentagende årlige oppgaver og ekstraordinære oppgaver. Saksopplysninger: Oppdragsrevisor Marianne Rogn legger frem revisjonsstrategien for kontrollutvalget i møtet. Vedlegg: Revisjonsstrategi for Drangedal kommune ettersendes 12

13 23/15 Bestilling av plan for selskapskontroll for Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Tilbudet aksepteres og Telemark Kommunerevisjon bes om å utarbeide en plan for selskapskontroll. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er en av de lovpålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom selskapskontrollen fører kontrollutvalget tilsyn med at forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskap fungerer tilfredsstillende (eierskapskontroll), og/eller at selskapets aktiviteter er i samsvar med eiers forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret. Saksopplysninger: Telemark kommunerevisjon IKS har i brev kommet med følgende tilbud: «Telemark kommunerevisjons kan tilby kontrollutvalget å utarbeide forslag til en slik plan for Planen kan leveres og legges fram for kontrollutvalget samtidig med plan for forvaltningsrevisjon i løpet av våren 2016, etter nærmere avtale. Prisen for forslag til plan, inkludert presentasjon for kontrollutvalget er kr. 7000,- Vi ber om tilbakemelding på tilbudet innen 15. desember 2015.» Vurdering fra sekretariatet: Tilbudet og kostanden på kr 7000 er innarbeidet i budsjettforslaget for kontroll og tilsyn for Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 13

14 24/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Kontrollutvalget innstiller følgende til Kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Drangedal kommune med en ramme på kr Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2016 i Drangedal kommune. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den kommunale virksomheten er høyaktuelt, og kommunestyret har et ansvar i å sørge for at det blir bevilget nok ressurser til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Drangedal kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall, informasjon fra selskapene man kjøper tjenester fra, og noe på anslag. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det skal holdes lokalvalg i 2015, noe som kan medføre endret sammensetning av 14

15 utvalget og andre behov i Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Det er viktig at det nyvalgte kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging prioriteres i 2015/2016. Sett i lys av Drangedal kommunes stramme økonomi, mener sekretariatet at det likevel bør legges til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på Temarks årlige konferanser i egenregi. Men at kun ett medlem kan delta på NKRFs årlige konferanse i februar. Denne konferansen blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. I tillegg arrangerer også Forum for kontroll og tilsyn fagkonferanser. 2. Kjøp av tjenester Drangedal kommune har valgt å delta i to interkommunale selskap for å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver Sekretariatstjenester Drangedal kommune er medeier i Temark. Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ møtefrekvens/ kommunestørrelse. Det er fra 2016 utarbeidet en ny fordelingsnøkkel for kostnadene i selskapet, for å fordele disse mest mulig rettferdig. Noen kommuner får derfor en økning fra 2015 til 2016 som er høyere enn forventet prisstigning. For Drangedal er nivået omtrent som før. Budsjettet for Temark fastlegges endelig av representantskapet i Temark i november, og budsjettallene er derfor anslag. 2.2 Revisjonstenester Drangedal kommune er medeier i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnader i selskapet fordeles etter eierbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for virksomheten fastlegges av representantskapet. Selskapet har utarbeidet en ny kostnadsdeling mellom eierne i 2014/2015, som fører til at Drangedal kommune skal betale noe mindre enn prisjustering fra Det faste driftstilskuddet omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde med forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. 3 Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også kostnader knyttet til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tjenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll har hittil blitt bestilt fra TKR, og fakturert i tillegg til det faste driftstilskuddet. TKS oppgir at en ordinær eierskapskontroll kan koste ca ,-. Om flere kommuner går sammen, eller om det skal gjøres undersøkelser i flere selskap, kan det komme ekstra kostnader på ca ,- per kommune. TKR har levert tilbud på kr 7000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Drangedal kommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalget til godkjenning i en annen sak. Med andre tjenester menes f.eks. kjøp av tjenester fra andre revisjonsselskap, advokattjenester, andre eksterne. 4. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for seks kontrollutvalgsmøter i året og deltakelse på andre kurs/møter. 15

16 Det er lokalvalg i 2015, og et nytt kontrollutvalg skal velges høsten Dette kan påvirke kostnader knyttet til tapt arbeidsfortjeneste og lignende. Beskrivelse Regnskap 2014 Budsjett 2015 Regnskap hittil i år Budsjett 2016 Annen lønn Godtgj. leder i utvalg Møtegodtgjørelse Tapt arbeidsforteneste Arbeidsgiveravg Kontormateriell Bevertning Tjenestefrikjøp Opplæring og kurs Konferanser Skyssutgifter Oppholdsutgifter Annen transport Faste avtaler, abn Kjøp av sekretariatstjenester Kjøp av revisjonstjenester Selskapskontroll o.l SUM TOTALT Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr for kontrollutvalget for 2016, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i det kommende året. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskinger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse/kjøpe ekstra tid fra Telemark kommunerevisjon IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for kommunestyret. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 16

17 25/15 Eventuelt Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode Drangedal kontrollutvalg /15 Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 17