En nylig gjennomført HiOA-anskaffelse under kr eks. mva.

Transkript

1 MORTEN RIISE En nylig gjennomført HiOA-anskaffelse under kr eks. mva. 1 Behovseier/lokal innkjøper forteller litt om #1 Alt gikk perfekt til den ene leverandøren klagde EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 2 1

2 Behovseier/lokal innkjøper forteller litt om #1 Hva skulle kjøpes inn Når og hvordan oppstod behovet Hvilke roller var involvert i starten? Beregne anslått verdi (se på intranett (og kommunikasjon med innkjøp sentralt?)) Velge riktig framgangsmåte (intranett) Hvordan var prosessen 1. Planleggingsfasen Hvilke roller var involvert Avklare behovet Potensielle krav Ønsket løsning Mulige leverandører EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 3 Behovseier/lokal innkjøper forteller litt om #2 2. Gjennomføringsfasen Invitere leverandører til å delta Spørsmål fra leverandørene Motta og evaluere tilbud Meddele hvem som vant Motta og behandle innsynskrav Motta og behandle klager Signere kontrakt (har ikke skjedd, men skjer snart) 3. Oppfølgingsfasen (starter etter signert kontrakt) EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 4 2

3 Sentral innkjøper forteller litt om. #1 Gi råd, tips og hjelp til lokal innkjøper om behandlingen av innsynet Vurdere: Har leverandøren et mulig/godt poeng i sin klage? Lese klagen grundig Er dette en reell klage? Snakke med lokal innkjøper/behovseier Motta dokumentasjon fra lokal innkjøper Undersøke grovt hva HiOA har skrevet/gjort Undersøke grovt hva tilbyderne har skrevet Vurdere momenter for/mot Beslutte og besvare klagen (via lokal innkjøper) Sak avsluttet? Nei, leverandøren klaget på nytt EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 5 Fra HiOAs konkurransegrunnlag EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 6 3

4 Fra leverandørens klage # EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 7 Fra leverandørens klage.. Forts EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 8 4

5 Tilbudet til vinnende leverandør var på 1 side.. Tapende leverandør leverte inn et betydelig større tilbud.. (mange sider og dokumenter) EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 9 Om innsynsbehandlingen (slide lagt til etter spm) Innsynsbehandling: - Innsyn følger Offentleglova. - Innsyn skal gis etter utsendt meddelelse om valg. - Reelle forretningshemmeligheter skal sladdes. - Skal behandles uten ugrunnet opphold (Ca. 3-5 arbeidsdager?) - Tapende leverandør her fikk delvis innsyn i vinnende tilbud. En lokal innkjøper tester nå om Difis elæringsmodul i Offentleglova kan anbefales EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 10 5

6 Slik ble svaret på klage nr EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 11 Sentral innkjøper forteller litt om. #2 Vurdere: Har leverandøren et mulig/godt poeng i sin klage nr. 2? Lese klagen grundig. Inneholder den noe nytt? Vurdere momenter for/mot Beslutte og besvare klagen (via lokal innkjøper) Sak avsluttet? Tja.. leverandøren «klaget» på nytt? Lese «klagen». Er dette en reell klage? Må vi ta hensyn til dette? Vurdere momenter for/mot Beslutte og besvare klagen (via lokal innkjøper) Gi tips til forbedring av prosess (og sluttresultat?) Per e-post og i innkjøpsforumet som dere er på nå EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 12 6

7 Slik ser klage nr. 2 ut: EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 13 Slik ble svaret på klage nr EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 14 7

8 Slik ser «klage» nr. 3 ut.. Dette er ikke en klage, og påvirker ikke vår situasjon. Skriv kontrakt med vinnende leverandør EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 15 Tips til forbedring av prosess (og sluttresultat?) #1 Er du rett person (rolle) til å gjennomføre denne anskaffelsen? Informasjon om «Roller og ansvar» ble gitt på forumet Planlegg anskaffelsesprosessen godt, og oppgi en realistisk tidsplan Tips til lokale innkjøpere ble gitt på forumet Informere tilstrekkelig godt i tilbudsforespørselen om, f.eks.: 5 kg kurver, er dette et ønske eller et krav? Hvis ønske, inn i «TK»? Skal kravene dokumenteres i de mottatte tilbudene? Hvis ja, hvordan? Tildelingskriterier «TK». Hva skal tilbudene evalueres ut fra og hvordan? Hvilke tildelingskriterier? Tips: Ikke ha andre momenter sammen med pris. Hvordan (hvilken dokumentasjon) skal du vurdere tildelingskriteriene ut fra? Tenk allerede nå på hvordan du vil/må evaluere de mottatte tilbudene EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 16 8

9 Tips til forbedring av prosess (og sluttresultat?) #2 Ikke rediger «ulogisk» i malen (uten å snakke m/innkjøp) F.eks. vedståelsesfrist. Hvis malen anbefaler 3 måneder, ikke bruk 3 uker. Utfylling av mal ble gjennomgått på forumet Tenk allerede nå på hvordan du vil/må evaluere de mottatte tilbudene Spør innkjøp sentralt før utsendelse av tilbudsinnbydelse Ikke gjør store (vesentlige) endringer i dokumentene dine. Besvar alle mottatte spørsmål skriftlig til alle potensielle leverandører. Evaluer og velg. Spør innkjøp sentralt før utsendelse av meddelelse? Husk å skrive anskaffelsesprotokoll + gjøre arkivering i P360 Utfylling av protokollmal ble gjennomgått på forumet EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 17 NYHET: Kontakt innkjøp sentralt ved bruk av «Innkjøpsrommet» på Skype for å få svar på korte spørsmål EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 18 9

10 Takk for meg. Over til ehandel EN NYLIG GJENNOMFØRT HIOA-ANSKAFFELSE UNDER KR. EKS. MVA. 19 (Gammel slide, ble ikke gått gjennom ) Tips til lokale innkjøpere (fra forum ) 1: Bevar roen og motta informasjon 2: Avklaring, forankring og planlegging - Inkl. beregning av anskaffelsens anslåtte verdi 3: Planlegg fornuftig! 4: Ikke gi deg selv unødvendig arbeid! 5: Ha fokus på hele prosessen 6: Få økt kompetanse og erfaring ANBUD: ANSKAFFELSE MELLOM OG

11 Prosess og planlegging (Gammel slide, ble ikke gått gjennom ) (Gammel slide, ble ikke gått gjennom ) Informasjon og maler på innkjøpssidene