Møteinnkalling Finans- og næringskomiteen. Sakliste

Transkript

1 Møteinnkalling Finans- og næringskomiteen Møtested: Storsalen, 2.etasje Møtedato: Tid: Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Det serveres enkel varmmat i kantina fra kl 1600 Sakliste Pkt. 1 Godkjenning av innkalling og sakliste Pkt. 2 Godkjenning av protokoll fra møte 14. august 2014 Pkt. 3 Melding av spørsmål/saker til eventuelt Pkt. 4 Direktørens orientering Saksnr. Tittel PS 53/14 Arkiv:13/25554 Innstilling Forvaltningsrevisjon: Etterlevelse av etiske retningslinjer PS 54/14 Arkiv:14/29300 Innstilling Reglement for avskrivning av fordringer i Trondheim kommune PS 55/14 Arkiv:14/29827 Innstilling Uttreden av Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Møteinnkalling, Finans- og næringskomiteen,

2 Etterlevelse av etiske retningslinjer Saksframlegg Arkivsak.: 13/25554 Forslag til innstilling: Bystyret tar saken til orientering. Saken gjelder: Bystyret vedtok i (sak 141/13) at rådmannen skal gi tilbakemelding til bystyret om hvordan Trondheim kommunerevisjon (heretter omtalt som revisjonen) sin rapport av om etterlevelse av etiske retningslinjer er fulgt opp, herunder resultater fra en anonymisert undersøkelse blant kommunens ansatte knyttet til kjennskapen til de etiske retningslinjene. Rådmannens undersøkelse er sammenlignbar med revisjonens undersøkelse. Saken omtaler også en stikkprøvekontroll knyttet til sikring av at ledere ikke anviser egne utgifter i strid med kommunens reglement. 1. Sakens bakgrunn Rådmannen startet høsten 2012 arbeidet med å revidere Trondheim kommunes etiske retningslinjer. Reviderte etiske retningslinjer ble vedtatt i bystyret Trondheim kommunerevisjon gjennomførte våren 2013 en forvaltningsrevisjon om etterlevelse av de etiske retningslinjene, av , rapport 9/2013-F (heretter omtalt som Rapport 9.) I arbeidet med å implementere reviderte etiske retningslinjer har revisjonens funn og uttalelser i Rapport 9 vært et sentralt fokus for rådmannen. 2. Rådmannens arbeid med å implementere etiske retningslinjer I juni 2013 utarbeidet rådmannen Plan for implementering av etiske retningslinjer. Det fremgår av planen at alle enheter i Trondheim kommune skal - ha gjennomgått og reflektert over etiske retningslinjer. - involvere alle ansatte i og identifisere og reflektere over etiske dilemma i arbeidshverdagen. - sørge for at alle ansatte skriver under på at de har lest og er kjent med de etiske retningslinjene. - ha etablert kontrolltiltak basert på risikovurderinger, for å sikre at etiske retningslinjer etterleves på enheten. - foreta evaluering av etablerte kontrollrutiner for å sikre at etiske retningslinjer etterleves på enheten. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

3 Tiltak som er iverksatt: a) Ressursteamet Rådmannen etablerte i juni 2013 et ressursteam som består av rådgivere fra rådmannens fagstab fra henholdsvis organisasjon, finans, byutvikling, helse og velferd, oppvekst og utdanning samt leder for Arbeidsmiljøenheten. Teamet arbeider spesielt med implementering av etiske retningslinjer. Teamet inviterer seg selv inn på enheter basert funn som fremgår av rapport 9, samt rådmannens risikovurderinger. Ressursteamet blir også invitert av enheter som ønsker bistand i forbindelse med gjennomgang og refleksjon omkring de etiske retningslinjene. Per hadde ressursteamet besøkt over 60 kommunale enheter. b) Oppfølging fra rådmannen Med bakgrunn i resultatene i Rapport 9 har etiske retningslinjer og etiske refleksjon fått spesiell oppfølging av rådmannen i: o fellesmøte for rådmannens fagstab i juni 2013, med oppfølging i fellesmøtet i desember o rådmannens dialogmøte med alle enhetslederne 29. og 30. august 2013 o enhetsledermøter for de ulike sektorene. c) Ressurssiden for etikk på intranett/ lederportalen er oppdatert og det er lagt ut powerpoint presentasjoner som enhetsleder kan benytte ved intern gjennomgang og refleksjon omkring etiske retningslinjer. d) Deltakelse i nettverk: a. Deltakelse i KS nettverk for internkontroll i store kommuner. b. Antikorrupsjonsnettverk i regi av KS og Transparency international. e) Nytilsatte skriver under på at de har lest de etiske retningslinjer, mens ansatte skriver under på at de har lest og er kjent med de etiske retningslinjene. f) Alle ansatte har fått utdelt brosjyre om de etiske retningslinjene. g) En veileder omkring etiske retningslinjer og konkrete problemstillinger er under utarbeidelse og blir lagt ut på kvaliteket/intranett i løpet av august/september Risikovurderinger Rådmannens risikovurdering Rådmannens ledergruppe har foretatt risikovurdering for rådmannen strategisk ledelse våren 2014 og valgte å jobbe videre med følgende: Fortsette arbeidet med å gjøre varslingsordningen kjent. Implementere ny ledelsesplattform. Etablere nye løsninger for gjennomgåelse av de årlige meldingene fra enhetenes arbeidsmiljøgrupper (AMG meldingene) Videreutvikle konflikthåndteringsarbeidet. Ta opp etiske dilemmaer rutinemessig i ledergruppas møter. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

4 Enhetenes risikovurderinger Ressursteamet har i sine besøk på enhet veiledet i det å foreta risikovurderinger. Det er også under utarbeidelse en base (TQM) i Kvaliteket som åpner for systematisk og regelmessig bruk av risikovurderinger innen etikk. Rådmannen tar sikte på at enhetene benytter denne i løpet av høsten Kontrolltiltak a) Melding fra enhetenes arbeidsmiljøgruppe (AMG meldingen) Enhetene har i desember 2013 rapportert på følgende spørsmål i AMG meldingen: Har personalgruppen gjennomgått og reflektert over etiske retningslinjer? Har personalet identifisert og reflektert over etiske dilemma i arbeidshverdagen? Har alle ansatte skrevet under på at de har lest og er kjent med de etiske retningslinjene? Har enheten etablert kontrolltiltak basert på risikovurderinger, for å sikre at etiske retningslinjer etterleves på enheten? Hvilke? Har enheten foretatt evaluering av etablerte kontrollrutiner for å sikre at etiske retningslinjer etterleves på enheten? De fleste hadde gjennomgått retningslinjene og reflektert over etiske dilemmaer i hverdagen, men det var en god del som manglet kontrolltiltak. Spørreundersøkelsen fra april/ mai 2014 som er omtalt i punktet nedenfor er nyere og således mer representativ for dagens situasjon. AMG meldingen for 2014 skal leveres i desember 2014 og vil fortsatt ha fokus på etiske retningslinjer. b) Medarbeiderundersøkelsen. Medarbeiderundersøkelsene for 2010, 2012 og 2014 inneholder spørsmål om hvilken grad ansatte mener leder/ ledelsen tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig. På en skala fra en til seks der skåren en er den dårligste og seks den beste ga de ansatte i 2014 leder/ ledelsen i gjennomsnitt 4,9. Det er en liten forbedring på 0,1 sammenlignet med tilsvarende undersøkelse i I Rapport 9 konkluderte revisjonen at dette er et ganske godt samlet resultat for kommunen. c) Avvikssystemet I Trondheim kommune benyttes Kvaliteket sitt system for håndtering av avvik og forbedringsmeldinger (TQM). Brudd på de etiske retningslinjene er avvik (mangel på oppfyllelse av krav) og kan registreres der. I dette systemet må enhetslederne behandle og iverksette tiltak som et ledd i kommunens systematiske forbedringsarbeid. På sikt mener rådmannen at dette vil øke avvik på etiske retningslinjer som varsles i Kvaliteket. Rådmannen har allerede tatt i bruk TQM og gjort sine etiske risikovurderinger der og planlegger som nevnt at enhetene tar systemet i bruk i løpet av høsten d) Sjekklisten for internkontroll Rådmannen har tidligere utviklet en sjekkliste for internkontroll som fokuserer på bl.a. arbeidet med etikk. Sjekklisten er en del av enhetsavtalen som rådmannen inngår med enhetslederne. Denne sjekklisten er også omtalt i rapport 9 som et godt kontrolltiltak. Sjekklisten anvendes fortsatt og vil kunne videreutvikles. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

5 5. Spørreundersøkelse om ansattes kjennskap til de etiske retningslinjene Rådmannen har i april/ mai 2014 gjennomført en spørreundersøkelse ovenfor alle ansatte om deres kjennskap til kommunens etiske retningslinjer. Spørsmålene i undersøkelsene er i all hovedsak tilsvarende de som revisjonen benyttet. a) Metode Rådmannen gjennomførte to parallelle spørreundersøkelser med samme utvalg som revisjonen benyttet 1. Den ene av undersøkelsene er rettet til enhetsledere, ansatte med økonomi- og innkjøpsfunksjoner, sentrale personer ved Byggesakskontoret og rådgivere i rådmannens fagstab. Rådmannen og kommunaldirektørene har også besvart denne. Den andre undersøkelsen er rettet til alle de øvrige ansatte i kommunen. Revisjonens undersøkelse i 2013 hadde en samlet svarprosent på 65,5 prosent. Samlet svarprosent for rådmannens undersøkelse i 2014 var på 65 %. Rådmannen konkluderer med at undersøkelsen er representativ for kommunen. Spørsmål i spørreundersøkelsen: 1. Hvor god kjennskap vurderer du at du har til de etiske retningslinjene for kommunen 2. Har du lest de etiske retningslinjene? 3. Har du signert på at du har lest de etiske retningslinjene? 4. Har du fått god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene? 5. Er det på din arbeidsplass gjort tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte? 6. På hvilken måte er de etiske retningslinjene for Trondheim kommune gjort kjent? 7. Har din enhet gjennomført interne refleksjoner/ diskusjoner av hva retningslinjene konkret betyr for dere? 8. Har det etter revidering av de etiske retningslinjene i 2013 blitt mer bevissthet om de etiske retningslinjene ved din enhet? 9. I hvor stor grad mener du de etiske retningslinjene etterleves på din arbeidsplass? b) Resultater fra spørreundersøkelsen: Spørsmål 1 Hvor god kjennskap vurderer du at du har til de etiske retningslinjene? Rådmannens undersøkelse viser at enhetslederne og sentrale medarbeidere vurderer at de har god kjennskap til kommunens etiske retningslinjer, se tabell 1 nedenfor. I rådmannens undersøkelse vurderer 96 prosent sin kjennskap til retningslinjene som god eller svært god, en økning på 10 prosentpoeng fra revisjonens undersøkelse i 2013 og en økning på 20 prosentpoeng fra revisjonens undersøkelse i De som mener at de har svært god kjennskap til retningslinjene har økt fra 17 prosent i 2013 til 46 prosent i 2014, en økning på 29 prosentpoeng. Økningen er størst innen kultur og næring, samt innen helse og velferd. 3 prosent mener de har dårlig eller svært dårlig kjennskap til retningslinjene, dette er en reduksjon på 7 prosentpoeng fra revisjonens undersøkelse fra Rådmannen benyttet Questback til gjennomføring av undersøkelsen. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

6 Rådmannen er tilfreds med at kjennskapen til de etiske retningslinjene totalt sett har økt betydelig fra 2007 og frem til i dag. Tabell 1: Hvor god kjennskap vurderer du at du har til de etiske retningslinjene for kommunen?* Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere 2007, 2013 og 2014 (prosent) 2007 (N=861) 2013 (N=1498) 2014 (N=1294) Endring Svært god God Dårlig Svært dårlig Vet ikke Total Kilde statistikk 2007, 2013: Trondheim kommunerevisjon * Revisjonen brukte følgende spørsmålsformulering: Hvor god kjennskap har du til de etiske retningslinjene for kommunen? Hvor god kjennskap ledere og sentrale medarbeidere har til de etiske retningslinjene varierer noe i forhold til hvilket virksomhetsområde de tilhører, se tabell 2 nedenfor. Mens om lag 60 prosent av de ansatte innenfor organisasjon og kultur og næring mener de har svært god kjennskap til retningslinjene, mener i overkant av 40 % av de ansatte innenfor byutvikling, Oppvekst og utdanning og Helse og velferd det samme. Sammenlignet med rapport 9 fra 2013 har antall ansatte som mener de har svært god kjennskap til de etiske retningslinjene økt betydelig innen alle virksomhetsområdene, og spesielt innen Kultur og næring. Andelen som har dårlig kjennskap til retningslinjene er redusert betydelig fra Tabell 2: Hvor god kjennskap vurderer du at du har til de etiske retningslinjene for kommunen?* Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere 2013 og Prosentfordeling etter virksomhetsområde. N 2014=1294 Svært god God Dårlig, svært dårlig eller vet ikke Organisasjon Finans Kultur og næring Byutvikling Oppvekst og utdanning Helse og velferd Hele kommunen Kilde statistikk 2013: Trondheim kommunerevisjon * Revisjonen brukte følgende spørsmålsformulering: Hvor god kjennskap har du til de etiske retningslinjene for kommunen? Spørsmål 2 - Har du lest de etiske retningslinjene? Som det fremgår av revisjonens rapport fra 2013 oppga 56 prosent av øvrige ansatte 2 at de har lest kommunens etiske retningslinjer, mens 29 prosent ikke har lest dem, se tabell 3. I 2014 har 89 2 det vil si - ikke ledere og sentrale medarbeidere. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

7 prosent av de øvrige ansatte lest retningslinjene. Dette er en forbedring på hele 33 prosentpoeng fra Andelen ansatte som har lest etiske retningslinjer er størst innenfor organisasjon, byutvikling og finans. Andelen innenfor de øvrige tjenesteområdene er noe mindre. Sammenlignet med 2013 har det vært sterkest økning i andel ansatte som har lest retningslinjene innenfor kultur og næring med 41 prosentpoeng. Som tidligere nevnt er de etiske retningslinjene trykt opp og delt ut til alle ansatte i Tabell 3 Har du lest de etiske retningslinjene? Spørreundersøkelse til øvrige ansatte 2013 og Prosentfordeling etter virksomhetsområde (N=6477) 2014 (N=5675) Ja Nei Vet ikke Ja Nei Organisasjon Finans Kultur og næring Byutvikling Oppvekst og utdanning Helse og velferd Hele kommunen Kilde statistikk 2013: Trondheim kommunerevisjon Spørsmål 3 - Har du signert på at du har lest de etiske retningslinjene I rådmannens undersøkelse ble øvrige ansatte i tillegg spurt om de har signert på om de har lest og er kjent med de etiske retningslinjene. Det er noen ulike resultater for de ulike virksomhetsområdene. Mens 90 og 88 prosent har signert innenfor henholdsvis finans og byutvikling, har omkring 60 prosent av de ansatte innenfor kultur og næring, oppvekst og utdanning og helse og velferd signert. Spørsmålet om signering ble ikke stilt i revisjonens undersøkelse, vi har derfor ikke sammenligningstall fra Tabell 4 Har du signert på at du har lest og er kjent med de etiske retningslinjene? Spørreundersøkelse til øvrige ansatte Prosentfordeling etter virksomhetsområde. N= Organisasjon Finans Kultur og næring Byutvikling Oppvekst og utdanning Helse og velferd Hele kommunen Spørsmål 4 - Har du fått god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene? I 2013 konkluderte revisjonen med at ansatte i kommunen har ulik oppfatning av om de får god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene eller ikke. Ledere og sentrale medarbeidere opplyste i større grad at de har fått god informasjon og opplæring enn øvrige ansatte. Ja Nei Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

8 Rådmannens undersøkelse viser at det også i 2014 er flere ledere (90 prosent) enn øvrige ansatte (74 prosent) som er helt eller ganske enig i at informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene er god, men denne forskjellen er blitt vesentlig mindre enn i 2013, se tabell 5. Andelen av de øvrige ansatte som er helt eller ganske enig i at de har fått god informasjon og opplæring har økt med 26 prosentpoeng fra 2013 til Tabell 5 Jeg har fått god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene. Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere og øvrige ansatte, 2013 og Prosent. Ledere og sentrale Øvrige ansatte** medarbeidere* Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig Vet ikke Total Kilde statistikk 2013: Trondheim kommunerevisjon * Ledere og sentrale medarbeidere 2013 N=1498, 2014 N=1294 **Øvrige ansatte 2013 N=6477, 2014 N=5675 Ledere og sentrale medarbeidere innenfor finans (97 prosent), organisasjon (96 prosent) og byutvikling (95 prosent) er helt eller ganske enige i at den informasjonen og opplæringen som er gitt er god, mens de innenfor helse og velferd er minst fornøyd (86 prosent). Det varierer i forhold til virksomhetsområde om øvrige ansatte mener å ha fått god informasjon og opplæring, se tabell 6. Blant de øvrige ansatte er det hele 99 prosent av de på finansområdet som er helt eller ganske enig i at de har fått god informasjon og opplæring. I rapport 9 svarte 30 prosent av de ansatte på finansområdet at de ikke har fått god nok informasjon og opplæring. Utviklingen på dette området må betraktes som særlig positivt. 91 prosent av ansatte på byutvikling og 86 prosent av de innenfor organisasjon er helt eller ganske enig i at de har fått god informasjon og opplæring. Andelen som er helt enig eller ganske enig i at de har fått god informasjon er noe lavere innen helse og velferd, 68 %. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

9 Tabell 6 Jeg har fått god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene. Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere og øvrige ansatte (betegnet som Øa) 2014 fordelt på virksomhetsområde. Prosent. BU KN HV OU FIN ORG Led Øa Lede Øa Led Øa Led Øa Led Øa Led Øa er r er er er er Helt enig Gans ke enig Gans ke uenig Helt uenig Vet ikke Total Spørsmål 5 - Er det på din arbeidsplass gjort tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte? I undersøkelsen til revisjonen i 2013 svarte 63 prosent av ledere og sentrale medarbeidere at det er gjennomført tiltak for å gjøre de etiske retningslinjene kjent for de ansatte, 12 prosent svarte at tiltak ikke var iverksatt. Dette var en vesentlig forbedring sammenlignet med I rådmannens undersøkelse i 2014 svarer 90 prosent at tiltak er gjennomført, en forbedring på 27 prosentpoeng sammenlignet med prosent har svart at tiltak ikke er gjennomført, 8 prosent vet ikke om tiltak er gjennomført, se tabell 7. Tabell 7 Er det på din arbeidsplass gjort tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere 2007, 2013 og 2014? Prosent (N=861) 2013 (N=1498) 2014 (N=1294) Endring Ja Nei Vet ikke Total Kilde statistikk 2007, 2013: Trondheim kommunerevisjon En stor andel av ledere og sentrale medarbeidere innenfor alle virksomhetsområdene svarer at tiltak er gjennomført ved deres enheter, se tabell 8 nedenfor. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

10 Tabell 8 Er det på din arbeidsplass gjort tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere Fordelt på virksomhetsområde. Prosent Ja Nei Vet ikke Organisasjon Finans Kultur og næring Byutvikling Oppvekst og utdanning Helse og velferd Hele kommunen Spørsmål 6 - På hvilken måte er de etiske retningslinjene gjort kjent? 3 Det tiltaket som i størst grad er benyttet både i 2013 og 2014 er å gi informasjon, se tabell 9. Dette gjelder både informasjon på enhetens interne hjemmeside og på interne møter/seminarer. Et tiltak som er langt mer benyttet i 2014 enn de forrige årene er å dele ut de etiske retningslinjene til de ansatte. Kvaliteket er også benyttet i noe større grad i 2014 enn i Tabell 9 På hvilken måte er de etiske retningslinjene for Trondheim kommune gjort kjent? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere i 2007, 2013 og Prosent (N=861) 2013 (N=1498) 2014 (N= 1294? Endring Ved ansettelse Opplæring/kurs Informasjon på enhetens interne hjemmeside Informasjon på interne møter/seminarer Kvaliteket (ikke etablert i 2007) De etiske retningslinjene er delt ut til ansatte Annet Kilde statistikk 2007, 2013: Trondheim kommunerevisjon Spørsmål 7 Har din enhet gjennomfør interne refleksjoner/ diskusjoner av hva retningslinjene konkret betyr for dere? Dette spørsmålet ble ikke stilt av revisjonen i I rådmannens undersøkelse fremgår at en stor andel av ledere og sentrale medarbeidere mener at interne refleksjoner / diskusjoner er gjennomført på sine enheter. Det er i størst grad gjennomført innen Byutvikling (86%), finans (97%) og organisasjon (86 %). Helse og velferd er det virksomhetsområdet hvor denne type tiltak er minst gjennomført, se tabell Her kunne det krysses av for flere alternativer (flervalgsspørsmål) 4 Hver rad summeres ikke til 100 da det er flervalgsspørsmål. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

11 Blant de øvrige ansatte er det en større variasjon mellom virksomhetsområdene om interne refleksjoner / diskusjoner er gjennomført. En stor andel av de øvrige ansatte inne byutvikling (79%), finans ( 89 %) og organisasjon (78 %) svarer at denne typen tiltak er gjennomført. Andelen langt lavere innen Helse og velferd (43 %) og kultur og næring (49 %). Innenfor disse to virksomhetsområdene er det i tillegg en stor andel av de ansatte som ikke vet om denne typen tiltak er gjennomført, henholdsvis 31 og 29 prosent. Tabell 10: Har din enhet gjennomført interne refleksjoner/diskusjoner av hva retningslinjene konkret betyr for dere? Spørreundersøkelse til ledere, sentrale medarbeidere og øvrige ansatte Svarprosent etter virksomhetsområde. Leder Øvrig ansatte Ja Nei Vet ikke Ja Nei Vet ikke Byutvikling Kultur og næring Helse og velferd Oppvekst og utdanning Finans Organisasjon Spørsmål 8 - Har det etter revidering av de etiske retningslinjene i 2013 blitt mer bevissthet om retningslinjene ved din enhet. Tabell 11 viser at synet på om bevisstheten har økt eller ikke varierer både mellom stilling og virksomhetsområde. På alle områdene unntatt finans og organisasjon er det variasjon i synet på om bevisstheten har økt eller ikke mellom enhetsleder og øvrige ansatte, spesielt innenfor helse og velferd. Blant de ansatte på kultur og næring, helse og velferd og oppvekst og utdanning er det en relativ stor andel som er ganske uenig eller helt uenig i at bevisstheten har økt, med henholdsvis 21 prosent, 20 prosent og 16 prosent. Tabell 11 Har det etter revidering av de etiske retningslinjene i 2013 blitt mer bevissthet om de etiske retningslinjene ved din enhet? Spørreundersøkelse til ledere, sentrale medarbeidere og øvrige ansatte (betegnet som Øa i tabellen) Svarprosent etter virksomhetsområde. BU KN HV OU FIN ORG Led Øa Lede Øa Lede Øa Led Øa Led Øa Led Øa er r r er er er Helt enig Ganske enig Ganske uenig Helt uenig Vet ikke Total Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

12 Når vi ser på resultatene samlet i kommunen er 57 prosent av alle enhetsledere og sentrale medarbeidere helt enig i at bevisstheten har økt etter revidering av de etiske retningslinjer i Av de øvrige ansatte er 29 prosent samme oppfatning som ledere og sentrale medarbeidere. Spørsmål 9: Etterlevelse av de etiske retningslinjene I revisjonens undersøkelse rettet til enhetsledere og sentrale medarbeidere i 2007 og 2013 svarte 67 prosent at retningslinjene i stor grad etterleves på arbeidsplassen, mens henholdsvis 17 og 15 prosent svarte i noen grad. Fra 2007 til 2013 er det en liten negativ utvikling i om de etiske retningslinjene etterleves på din arbeidsplass, men i 2014 er situasjonen annerledes. 86 prosent mener nå at retningslinjene etterleves i stor grad, og det er 19 prosentpoeng flere enn i Det er samtidig langt færre som ikke vet om retningslinjene følges eller ikke, se tabell 12. Tabell 12 I hvor stor grad mener du de etiske retningslinjene etterleves på din arbeidsplass? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere i 2007, 2013 og Prosent 2007 (N=861) 2013 (N=1498) 2014 (N=1294) Endring I stor grad I noen grad I liten grad Følges ikke Vet ikke Total Kilde statistikk 2007, 2013: Trondheim kommunerevisjon Det er små variasjoner mellom virksomhetsområdene på spørsmålet om i hvor stor grad etiske retningslinjer etterleves på arbeidsplassen. Finans og Organisasjon skiller seg ut ved at 94 prosent av mener at de etiske retningslinjene etterleves i stor grad. I motsetning til revisjonens undersøkelse i 2013 er det i 2014 ingen som har svart at de etiske retningslinjene etterleves i liten grad eller ikke følges. Tabell 13 I hvor stor grad mener du de etiske retningslinjene etterleves på din arbeidsplass? Spørreundersøkelse til ledere og sentrale medarbeidere 2014, fordelt på virksomhetsområde. Prosent Byutviklin g Kultur og næring Helse og velferd Oppvekst og utdanning Finans Organisasjo n I stor grad I noen grad I liten grad Følges ikke Vet ikke Total c) Rådmannens konklusjoner etter spørreundersøkelsen Rådmannen ser av spørreundersøkelsen at både ledere og sentrale medarbeider og øvrige ansattes kjennskap til de etiske retningslinjer har økt siden Sammenlignet med resultatene i revisjonens rapport fra 2013 konkluderer rådmannen med at: Ansattes kjennskap til de etiske retningslinjene har økt. 96 prosent vurderer sin kjennskap til retningslinjene som god eller svært god, en forbedring på 10 prosentpoeng fra Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

13 Flere har lest de etiske retningslinjene. 89 prosent av de ansatte har lest retningslinjene, en forbedring på 33 prosentpoeng fra Flere mener de har fått god informasjon og opplæring i de etiske retningslinjene. Enhetslederne og sentrale medarbeidere som er helt enig har økt med 31 prosentpoeng, mens øvrige ansatte som er av samme oppfatning har økt med 26 prosentpoeng fra Flere enheter har gjennomført tiltak for å gjøre kommunens etiske retningslinjer kjent for de ansatte. 90 prosent har gjennomført tiltak, en forbedring på 27 prosentpoeng sammenlignet med Flere ulike tiltak er benyttet for å gjøre de etiske retningslinjene kjent. Graden av etterlevelse av de etiske retningslinjene vurderes som høyere i 2014 enn i prosent mener nå at retningslinjene etterleves i stor grad, 19 prosentpoeng flere enn i Spørreundersøkelsen viser at mens 90 og 88 prosent har signert at de har lest etiske retningslinjer innenfor henholdsvis finans og byutvikling, har omkring 60 prosent av de ansatte innenfor kultur og næring, oppvekst og utdanning og helse og velferd signert. Da spørreundersøkelsen er anonym kan aktuell enheter ikke spores, men rådmannen sender ut en påminnelse til alle enhetene innen disse tjenesteområdene og ber om tilbakemelding på om alle ansatte har signert. 6. Etablert rutiner/ retningslinjer a) Rutiner for oppfølging av kjennskap til de etiske retningslinjer Rådmannen har utarbeidet rutiner som skal sikre kontinuerlig oppmerksomhet på etiske retningslinjer i hele organisasjonen. Det omhandler årlig rapportering fra enhetene gjennom AMG meldingen og risikovurderinger foretatt årlig av rådmannens ledergruppe, se vedlegg 1 b) Retningslinjer for mottak av gaver Revisjonen har i rapport nr 9 fremhevet at det innenfor Helse og velferdsområdet er behov for avklaringer når det gjelder hvordan ansatte og enhetene skal forholde seg til gaver fra pårørende. Rutiner om Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver i tjenesten ble iverksatt fra august 2012, se vedlegg 2. Rutinen om Pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall ble iverksatt Sistnevnte rutine omhandler gaver til enheter, se vedlegg 3. Rutinene er presiserende i forhold til etiske retningslinjer og er informert om i rådmannens møte med enhetslederne innen Helse og velferd. c) Retningslinjer for bruk av kommunens kjøretøy Trondheim eiendom og Trondheim bydrift har høsten 2013 utarbeidet nye rutiner for bruk av kommunale kjøretøy for eget behov. Rådmannen har våren 2014 utarbeidet overordnede rutiner for bruk og parkering av kommunens tjenestebiler. Hver enhet som disponerer noen av kommunens biler har fått direkte informasjon om de nye rutinene, i tillegg til at de er lagt ut i kvaliteket, se vedlegg 4. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

14 7. Enhetslederes anvisningspraksis I reglementet for disponering, attestasjon og anvisning fremgår av punkt 3.3. at Den som har anvisningsrett kan ikke anvise egne utgifter. Egne utgifter omfatter alle anskaffelser/krav som berører anviser, slik som telefonregninger, it/telefon-anskaffelser, reiseutgifter og lignende. Videre følger det av samme punkt at Kommunaldirektør for organisasjon anviser på rådmannens vegne enhetsledernes egne utgifter. Det er utarbeidet egne rutiner for dette, og enhetsleder i kontortjenesten har fått delegert fullmakt til å anvise enhetsleders egne utgifter. Som det fremgår av rapport 9 er det slik at når fakturaer som inkluderer enhetsleders utgifter sammen med andre utgifter, skal enhetsleders utgifter skilles ut fra enhetens kostnader. Kontortjenesten skal i slike tilfeller bare anvise enhetsleders kostnader. Kontortjenesten er avhengig av at enhetene utfører oppsplitting av fakturaen i forkant av anvisning. Det er i 2013/2014 jobbet intensivt med å øke kunnskapen blant medarbeidere som arbeider med fakturahåndtering på kommunens enheter samt enhetslederne, slik at det blir riktig splitting av fakturaer på enheten for derigjennom å få gjennomført korrekt anvisning av enhetsleders egne utgifter. Rådmannen har gjennomført analyser av fakturavolum som er anvist av enhetslederteamet de siste tre år. Analyseresultatet fremgår av figur 1 nedenfor. Figur 1. Fakturaer anvist av enhetsleder i kontortjenesten i perioden Analysen viser at omfanget av kontortjenestens anvisning av enhetslederes egne utgifter har økt med om lag 20 % per år for perioden januar-mai i (Mi fig 1 = måned). Etter rådmannens vurdering er dette et resultat av at informasjonsarbeidet gir effekt og at kunnskapsnivået og bevisstheten i organisasjonen om behandling av fakturaer som vedrører enhetsleders egne utgifter har økt. Fakturavolumet som vedrører enhetslederes egne utgifter er etter rådmannens vurdering relativt stabilt det enkelte år. Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

15 8. Oppsummering Rådmannens spørreundersøkelse viser at ledere og ansattes kjennskap til etiske retningslinjer har økt i betydelig grad siden Rådmannen har satt ytterligere fokus på risikovurderinger og kontrolltiltak innenfor etisk arbeid. Kartleggingen omkring enhetslederes utgifter viser at flere fakturaer vedrørende enhetslederes utgifter sendes inn til enhetslederteamet, en økning på 20 %. Gjennom nye rutiner med årlige stoppunkter med risikovurderinger både for rådmann og enhetsledere, og påfølgende tiltaksplaner vil rådmannen sikre at arbeidet med etiske retningslinjer blir satt i fokus også i de kommende år. Rådmannen i Trondheim, Elin Rognes Solbu kommunaldirektør Janne Hafskjær seniorrådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: 1. Rutiner for oppfølging av kjennskap til de etiske retningslinjer 2. Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver i tjenesten 3. Pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall 4. Retningslinjer for bruk av kommunens kjøretøy Saksfremlegg - arkivsak 13/ / 14

16 Rutiner for oppfølging av kjennskap til etiske retningslinjer i Trondheim kommune - Kvalitetssystem Kvaliteket Forbedring og avvik Rediger dokument Slett dokument Skriv ut Lukk dokument Rutiner for oppfølging av kjennskap til etiske retningslinjer i Trondheim kommune Formål Formålet med rutinene er å sikre at rådmann og enhetene har kontinuering fokus på etiske retningslinjer Omfang Rutinene gjelder rådmann, kommunaldirektører og enhetsledere. Den årlige meldingen fra arbeidsmiljøgruppen, AMG- meldingen, besvares av AMG i den enkelte enhet i tråd med gjeldende rutiner for dette. Arbeidsbeskrivelse 1. Risikovurderinger Risikovurderinger fra rådmannen Rådmannens ledergruppe skal gjennomføre systematisk risikovurdering en gang i året. Vurderingene gjøres på bakgrunn av rapporteringer fra Rådmannens ressursteam, se nedenfor Varslingssekretariatet Avvikssystemet Den enkelte kommunaldirektørs erfaringer fra egen sektor Revisjonsrapporter og tips fra revisjonen Innspill fra verneombud og hovedtillitsvalgte AMG meldingene Frist: mars årlig Tiltakene som gjennomføres som følge av risikovurderingen skal i all hovedsak gjennomføres i løpet av året. Risikovurderinger fra enhetsleder Enhetsleder skal årlig foreta risikovurderinger og iverksette tiltak som følge av disse på egen enhet. Frist: desember hvert år, AMG meldingen. 2. Tiltak 15:03:21]

17 Rutiner for oppfølging av kjennskap til etiske retningslinjer i Trondheim kommune - Kvalitetssystem a) Rådmannens ressursteam for implementering av etiske retningslinjer Ressursteamet arbeider spesielt med å støtte enheter med implementering av etiske retningslinjer. Teamet består av representanter fra tjenesteområdene organisasjon, helse og velferd, finans, kultur og næring, oppvekst og utdanning, og byutvikling. Ressursteamet skal samarbeide med tillitsvalgte og verneombud. Teamet skal møte på aktuelle enheter/sektorer etter initiativ fra rådmannen eller etter invitasjon fra enheter. b) Informasjon som forebyggende kontrolltiltak Følgende verktøy ligger på lederportalen, etikk ressursside: E-læringsmodul "etisk refleksjon fra KS, "Etiske valg" fra Oslo kommune, Etikk håndboka/ks, refleksjonsnotat fra enhetsleder ved arbeidsmiljøenheten, "Hvordan holde høy etisk bevissthet" (presentasjon for enhetsledere) andre presentasjoner som enhetsledere kan benytte intern ved gjennomgang av etiske retningslinjer. mv. c) Nytilsatte a) Alle nytilsatte ledere og ansatte må erklære skriftlig at de har lest de etiske retningslinjer Rådmannen er ansvarlig for at ledere skriver under, og enhetsledere er ansvarlige for at ansatte skriver under. 3. Kontrollrutiner a) AMG meldingen (meldingen fra enhetens arbeidsmiljøgruppe) AMG meldingen skal ha fokus på etiske retningslinjer. Aktuell spørsmål kan være om tiltak som enheten har gjennomført for å sikre at ansatte har god kjennskap til de etiske retningslinjene, om det er gjennomført risikovurdering, og om det er gjennomført kontrolltiltak og en evaluering av disse. Frist: Første informasjon om AMG meldingen gis til enhetsledere i juni hvert år. AMG meldingen sendes ut til enhetene i begynnelsen av november med svarfrist for enhetene i desember hvert år. b) Medarbeiderundersøkelsen Medarbeiderundersøkelsen skal inneholde spørsmål om etiske retningslinjer. Aktuelle spørsmål kan være den ansattes opplevelse av enhetens arbeid omkring etiske retningslinjer eller lignende. Frist: Undersøkelsen sendes ut i januar annenhvert år c) Avviks- og forbedringssystemet Løpende rapportering til rådmannen om avvik, hvert kvartal. Det skal meldes avvik på brudd på etiske regler. Dette synliggjøres i arbeidet til kvalitetsgruppa som jobber med avvikssystemet. 4. Evaluering av kontrolltiltak Rådmannen gjennomfører samtidig med risikovurderingene, jf. punkt 1, en årlig evaluering av iverksatte kontroll tiltak. Enhetene rapporterer gjennom AMG meldingen om innførte kontrolltiltak og evaluering av disse. Rådmannen følger opp disse i sine årlige risikovurderinger og evalueringer. Bakgrunnsinformasjon Referanser 15:03:21]

18 Rutiner for oppfølging av kjennskap til etiske retningslinjer i Trondheim kommune - Kvalitetssystem Dokumentinfo Versjon: 2 Dokumentansvarlig: Janne Irene Hafskjær Dokumentnr: Forfatter: Janne Irene Hafskjær Godkjent: av Rådmannen Sist revidert: Neste revisjon: Vis plassering 15:03:21]

19 Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse inkludert arv. - Kvalitetssystem Kvaliteket Forbedring og avvik Rediger dokument Slett dokument Skriv ut Lukk dokument Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse inkludert arv. Formål Sikre at ansatte i Helse og velferd handler i tråd med lovverk som begrenser helsepersonells adgang til å motta gaver, og Trondheim kommunes etiske retningslinjer. Omfang Helsepersonell jf Helsepersonell loven 3 Etiske retningslinjer gjelder for alle ansatte Arbeidsbeskrivelse Gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse Utgangspunktet i forholdet mellom helsepersonell og pasient skal være at det ikke gis gaver, tjenester eller andre ytelser. (Jfr. Helsepersonell loven 9, se referanser) Det skal alltid reflekteres omkring hensikten av at gaven gis. Det må vurderes om det ligger motiver bak gaven som har til hensikt å påvirke tjenesteyter eller tjenesteytelsen. I Trondheim kommune er det lav terskel i forhold til hvilke gaver som kan anses å påvirke eller gi andre saklig grunn til å tro at den kan påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Gaver kan således bare mottas når de er i tråd med Trondheim kommunes etiske retningslinjer (se referanser), og da som oftest oppmerksomhet i form av konfekt eller blomster. Det fremgår av kommunens etiske retningslinjer at ved tilbud om gaver e.l. som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver skal returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Kopi av returbrevet sendes Kommunerevisjonen 15:03:44]

20 Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse inkludert arv. - Kvalitetssystem ARV Helsepersonell kan bli tilgodesett i testament uten at de vet om det. Dersom en pasient gir uttrykk for at han eller hun ønsker å testamentere noe til helsepersonell, bør helsepersonellet forsøke å avverge dette. Dersom en bruker dør og det blir klart at helsepersonell til tilgodesett i testament skal den ansatte kontakte enhetsleder som videreformidler saken til kommunaldirektør eller jurist i rådmannens fagstab. Spørsmål kan rettes til Kommunaldirektør eller jurist i rådmannens fagstab. Bakgrunnsinformasjon Helsepersonell i Trondheim kommune har uttrykt usikkerhet omkring at pasienter eller andre ønsker å gi personellet en gave eller en oppmerksomhet. Referanser Helsepersonell loven 9 Forbud mot gaver m.v. i tjenesten Helsepersonell må verken på egne eller andres vegne motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til å påvirke helsepersonells tjenstlige handlinger på en utilbørlig måte. Denne bestemmelsen gjelder gaver fra hvem som helst, pårørende, venner av pasient, utenforstående etc. Helsepersonell må heller ikke motta fra pasient gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som har mer enn en ubetydelig verdi. Denne bestemmelsen gjelder gave fra pasienten selv. Helsepersonell lovens regler om gaver er presisert i forskift om begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gave, provisjon tjeneste eller annen ytelse. Helsepersonell må også være oppmerksom på Trondheim kommunes etiske retningslinjer som begrenser alle kommunens ansatte i forhold til å motta gaver etc.: a) Folkevalgte og ansatte skal unngå personlige fordeler som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster o.l. Dokumentinfo 15:03:44]

21 Begrensninger i helsepersonells adgang til å motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse inkludert arv. - Kvalitetssystem Versjon: 4 Dokumentansvarlig: Linda Jane Allan Blekkan Dokumentnr: Forfatter: Linda Jane Allan Blekkan, Randi Lie- Pedersen og Janne Hafskjær Godkjent: av Kommunaldirektør Helse og velferd Sist revidert: Neste revisjon: Vis plassering 15:03:44]

22 Håndtering av pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall - Kvalitetssystem Kvaliteket Forbedring og avvik Rediger dokument Slett dokument Skriv ut Lukk dokument Håndtering av pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall Formål Sikre at pengegaver og arv til enheter i forbindelse med dødsfall håndteres i tråd med kommunens etiske retningslinjer og regnskapsbestemmelser samt at vi er bevisst vår rolle som gavemottaker fra dødsbo eller arving inn i mot arvelovgivningen. Omfang Rutinene gjelder for alle enheter som tilbys gaver i forbindelse med brukers dødsfall og/ eller er tilgodesett i testament (arv). Arbeidsbeskrivelse Definisjoner: 1. Med dødsbo menes alt en død person etterlater seg av formue og gjeld.0 2. Pengegave utenfor dødsboet, men i forbindelse med en brukers dødsfall. Giver er da pårørende eller andre, og midlene tas ikke fra dødsboet. Det kan være innsamlede midler i forbindelse med gravferd (minnegaver) eller andre gaver fra pårørende. 3. Pengegave fra dødsboet. Pårørende/ arving(ene) ønsker å gi en gave til enheten fra dødsboet. Det vil si at enheten ikke er tilgodesett i testament. Når begrepet arv brukes menes de tilfeller hvor enheten er tilgodesett i et testament med et pengebeløp fra avdøde. Enhetsleder må avklare hvem som er giver og fra hvor gavemidlene hentes, da dette avgjør hvordan tilbud om pengegave skal håndteres. Alle gaver/ arv må alltid vurderes opp i mot Trondheim kommunes etiske retningslinjer i si helhet. Arbeidsbeskrivelse a) Tilbud om gave utenfor dødsboet til enheten i forbindelse med dødsfall Ved en slik gave fra pårørende i forbindelse med dødsfall er bindingen til tjenestetilbudet opphørt. Gaven kan derfor vanskelig påvirke tjenestetilbudet. Se etiske retningslinjer punkt 7. Det vil derfor i de aller fleste tilfeller 15:04:08]

23 Håndtering av pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall - Kvalitetssystem være akseptabelt at enheten tar i mot gaver, i den form som er definert ovenfor. Men vær oppmerksom på at dersom giver etter brukers død fortsatt har nærstående som mottar tjeneste tilbud fra aktuell enhet, vil givers binding mot tjenestetilbudet fortsatt eksistere. Tilbud om og en eventuell aksept eller ikke aksept av gaven må journalføres i ESA. Aksept av pengegaven avgjøres av enhetsleder for beløp inntil kr For beløp over dette skal beslutningen tas av kommunaldirektør. Regnskapsføring: Beløpet skal føres inn på Trondheim kommunes bankkonto og inntektsføres på enheten som tilfeldig inntekt. Hvis pengene blir gitt til et konkret formål eller med andre typer begrensninger i bruken tar enheten kontakt med regnskapstjenesten for å avklare rett regnskapsmessig håndtering i den enkelte saken. Forholdet til givers ønske Selv om dette er penger som tilkommer kommunen gjennom andre kanaler enn bystyrets budsjettvedtak må pengene forvaltes i samsvar med kommunens normale handlingsrom dvs innenfor etiske retningslinjer og øvrige reglement. En pengegave til et bestemt formål endrer ikke på dette. Dersom enhetsleder mener at kommunen ikke kan oppfylle givers ønske med bakgrunn i lover, regler og retningslinjersom gjelder for kommunen, så skal pengegaven alltid avslås. Dersom gaven aksepteres skal pengene brukes i tråd med givers ønske, men alltid innenfor Trondheim kommunes etiske retningslinjer og øvrige reglement. b) Tilbud om gave fra dødsboet Hvem som har rettigheter i dødsboet reguleres av arveloven. Trondheim kommune har ikke oversikt over alle arvingene og eventuelle testamenter som angir hvem som har rettigheter i dødsboet. Vi kan derfor ikke akseptere en gave fra et dødsbo. Vi vet ikke om giver har disposisjonsrett over den gaven denne ønsker å gi, og vi kan risikere å komme i konflikt med arvinger og at gaven blir omstøtt. Slike gaver må derfor avslås. Kontakt kommuneadvokaten eller jurist dersom spørsmål. Tilbud om gave og ikke- aksept av gave journalføres i ESA. c) Arv Enheten er tilgodesett med et pengebeløp i et testament fra en avdød person (bruker eller ikke bruker). Dersom arven gis uten at kommunen påføres forpliktelser kan enhetsleder beslutte at arven mottas, det vil si at kommunen ikke gir avkall på arv. Aksept av arv avgjøres av enhetsleder for beløp inntil kr For beløp over dette skal beslutningen tas av kommunaldirektør. Regnskapsføring: Beløpet skal føres inn på Trondheim kommunes bankkonto og inntektsføres på enheten som tilfeldig inntekt. Hvis det pengene blir gitt til et konkret formål eller med andre typer begrensninger i bruken, skal pengene avsettes til bundet fond. Ta i så fall kontakt med Regnskapstjenesten Gaver eller arv som er formuesgjenstander (ting) Kontakt alltid kommunaldirektør. Bakgrunnsinformasjon Trondheim kommunerevisjonsrapport av om - Etterlevelse av etiske retningslinjer - omtaler følgende på side 55: 15:04:08]

24 Håndtering av pengegaver fra pårørende i forbindelse med dødsfall - Kvalitetssystem I spørreundersøkelsen uttrykkes det usikkerhet rundt håndtering av pengegaver fra pårørende til enheten i forbindelse med dødsfall. Dette kan være betydelige summer. Flere ledere som revisjonen har snakket med etterlyser tydelige rutiner rundt denne type pengegaver. En enhetsleder opplyser at de har opprettet to gavekontoer på enheten i forbindelse med dette. En konto brukes på de ansatte til noe ekstra en gang i blant, for eksempel teaterbilletter eller en god middag, og en annen konto er for brukerne på enheten, og brukes for eksempel på stereoanlegg, blomster eller lignende. Tilgrensende retningslinjer: /content/ /begrensninger-i-helsepersonells-adgang-til-a-motta-gaver-provisjon-tjeneste-eller- annen-ytelse-inkludert-arv.- Referanser Trondheim kommunes etiske retningslinjer Arveloven Regnskapslovgivningen Dokumentinfo Versjon: 5 Dokumentansvarlig: Janne Irene Hafskjær Dokumentnr: Forfatter: Janne Irene Hafskjær Godkjent: av Rådmannen Sist revidert: Neste revisjon: Vis plassering 15:04:08]

25 Retningslinjer for bruk av kommunens kjøretøy - Kvalitetssystem Kvaliteket Forbedring og avvik Rediger dokument Slett dokument Skriv ut Lukk dokument Retningslinjer for bruk av kommunens kjøretøy Formål Sikre at Trondheim kommunes kjøretøy kun benyttes i tjenestesammenheng og regulere hvor kjøretøyet skal parkeres. Omfang Retningslinjene gjelder for alle ansatte som benytter Trondheim kommunes kjøretøy, både leasede og eide kjøretøy. Arbeidsbeskrivelse Retningslinjer for bruk og parkering av tjenestebil a) Bruk av bil: Trondheim kommunes kjøretøy skal kun benyttes i tjenestesammenheng. Kjøretøyet skal ikke brukes til og fra arbeid/ oppmøteplass. Annen privat bruk skal heller ikke forekomme. Det vises for øvrig til Trondheim kommunes bilpolicy som skal sørge for en enhetlig brukerpraksis og sikre effektive rutiner for bilholdet. Alle som bruker kjøretøy plikter å sette seg inn i disse. Alle vaktbiler skal merkes tydelig og følger egne retningslinjer for bruk. Med vakt menes personer som står i en vaktplan som krever at de disponerer et kjøretøy for direkte uttrykning ved akutte hendelser. b) Parkering Som hovedregel skal kjøretøy parkeres på fast parkeringsplass ved arbeidsstedet/ oppmøtestedet. Dersom bilen ikke har fast parkeringsplass på arbeidsstedet/ oppmøtestedet skal den, etter avtale med enhetsleder, parkeres ved det kommunale bygg/enhet som ligger nærmest arbeidsstedet/oppmøtested. Alternativ parkeringsplass ut over ovennevnte kan i spesielle tilfeller avtales med enhetsleder, men kun i tilfeller hvor dette ikke utløser fordelsbeskatning for den enkelte ansatte og/eller er i strid med kommunens etiske retningslinjer. Det er enhetsleders ansvar å avklare eventuell fordelsbeskatning og rapportere dette til 15:04:25]

26 Retningslinjer for bruk av kommunens kjøretøy - Kvalitetssystem skattemyndighetene. Det skal ikke i noen tilfelle tas hensyn til den enkeltes hjemmeadresse ved valg av parkeringsplass. Kjøretøyet skal parkeres på avtalt sted når kjøretøyet ikke er i bruk i tjenestesammenheng. c) Ansvar Enhetsleder (rådmannen ovenfor enhetslederne) har ansvar for: gjøre seg kjent med retningslinjene og sørge for at leder/ ansatte som bruker kommunens biler kjenner til disse. sørge for at det foreligger underskrevet avtale om bruk av bil med arbeidstaker, se nedenfor følge opp at leder/ ansatt ikke benytter kjøretøy til private formål avtale parkeringsplass for kjøretøy når det ikke er i bruk at kjøretøy parkeres på avtalt sted når det ikke er i bruk gjøre seg kjent med rammeavtalene og Trondheim kommunes bilpolicy og sørge for at leder/ ansatte som bruker kommunens biler også er kjent med disse. informere om mulige konsekvenser for ansatt/ leder ved brudd på retningslinjer og ureglementert bruk av Trondheim kommunes kjøretøy: Ved mistanke om brudd på retningslinjene vil informasjon om bompasseringer, drivstoffylling, kjørebok og timelister bli brukt uten ytterligere varsel til den det angår. Informasjonen vil bli brukt til å sammenligne kjøremønster med det som regnes som normal arbeidskjøring. Enkeltvise eller gjentatte brudd på retningslinjer vil kunne få personalmessige konsekvenser i tråd med Trondheim kommunes personalhåndbok og retningslinjer for personalforvaltning. Alle brudd i forbindelse med privat kjøring rapporteres som fordelsbeskatning til skattemyndighetene. Leder/ ansatt har ansvar for: parkere på avtalt sted når kjøretøy ikke er i bruk ikke benytte kjøretøyet til private formål. korrekt bruk av drivstoff og servicekort Gjøre seg kjent med Trondheim kommunes rammeavtalene og Trondheim kommunes bilpolicy Informasjon om aktuelle rammeavtaler : Billeasing og biladministrasjon, og andre bilavtaler Øvrige aktuelle rammeavtaler (drivstoff mv ) AVTALE - BRUK AV TRONDHEIM KOMMUNES KJØRETØY Samtykke Ved mistanke om brudd på retningslinjene vil informasjon om bompasseringer, drivstoffylling, kjørebok og timelister bli brukt uten ytterligere innhenting av samtykke fra ansatte. Informasjonen vil bli brukt til å sammenligne kjøremønster med det som regnes som normal arbeidskjøring. Ansatte har lest og forstått Retningslinjene for bruk av Trondheim kommunes kjøretøy. Konsekvenser: 15:04:25]