Møteinnkalling STOKKE KOMMUNE FORMANNSKAPET. Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 STOKKE KOMMUNE FORMANNSKAPET Møteinnkalling Møtested: Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 09:00 Forfall meldes til møtesekretær på tlf , eller e-post: Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale ********************************************************************************************************** Prosedyre for saker om kommunesammenslåing i ekstraordinær møterunde: Utsendelse politiske saker ( begge saker behandles i alle utvalg) kl Stokke kommunestyre - behandling sak «Søknad om kommunesammenslåing Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner» kl Fylkesmannen avholder felles kommunestyremøte i Sandefjord i forkant av den politiske behandling av saken kl Stokke kommunestyre sted: bystyresalen Sandefjord rådhus behandling sak: «Etablering av fellesnemnd» ***************************************************************************************************** Saksnr Innhold 01/2015 FOR - referat og orienteringer 01/2015 Søknad om kommunesammenslåing - Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner 02/2015 Etablering av fellesnemnd Møteinnkallingen er lagt ut på Stokke kommunes hjemmesider. Stokke, den Erlend Larsen - ordfører Lisbeth Benserud møtesekretær

2 STOKKE KOMMUNE Saksfremstilling Arkivsak nr 14/5630 Saksbehandler: Lisbeth Benserud FOR - referat og orienteringer Saksnr Utvalg Møtedato 01/2015 Formannskapet Rådmannens innstilling: Referat tas til etterretning. Vedlegg: FM - Innkalling til felles kommunestyremøte - SAS Fylkemannen i Vestfold: Innkalling til felles kommunestyremøte vedlagt til informasjon.

3

4 STOKKE KOMMUNE Saksfremstilling Arkivsak nr 14/4313 Saksbehandler: Lars Joakim Tveit Søknad om kommunesammenslåing - Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner Saksnr Utvalg Møtedato 01/2015 Brukerrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2015 Eldrerådet Kontrollutvalget Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og kultur 01/2015 Hovedutvalg Plan og Miljø /2015 Administrasjonsutvalget /2015 Formannskapet Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Forslag til søknad om å slå sammen Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner (vedlegg 1) godkjennes. 2. Forhandlingsutvalgets utredning (vedlegg 2) legges til grunn ved sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner til en ny kommune. 3. Spørsmål om eventuelle grenseendringer håndteres i samsvar med gjeldende vedtak i kommunestyrene i Stokke og Andebu. Vedlegg: Vedlegg 2 - Forhandlingsutvalgets utredning - signert versjon Vedlegg 3 - Brev fra KMD til SAS-kommunene Vedlegg 1 - Søknad om sammenslåing Sammendrag Forhandlingsutvalget bestående av ordførere, varaordførere og gruppeledere for største opposisjonsparti i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner avsluttet sitt arbeid den 19. desember Dokumentet Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner forhandlingsutvalgets utredning dokumenterer den enighet som er oppnådd. Saken legges frem for at kommunestyret på denne bakgrunn skal kunne ta stilling til om forslag til søknad om å slå sammen de tre kommunene (vedlegg 1) kan godkjennes. Saksutredning Kommunestyret har behandlet flere saker om kommunestruktur/kommunesammenslåing. Den vedtok kommunestyret:

5 1. Dersom resultatet av de kommende forhandlingene tilsier det, ønsker Stokke kommune å bli en del av en ny kommunestruktur. 2. Stokke kommune forhandler med Sandefjord kommune om å etablere en ny felles kommune. 3. Stokke kommune stiller inntil videre utredningen om sammenslåing med Tønsberg, eventuelt strukturen Tønsberg Nøtterøy Tjøme, i bero. 4. Stokke kommune avslutter videre samarbeid om utredning av 5K-alternativet. 5. Det åpnes for at Andebu kommune også kan bli en del av en ny kommunestruktur der Stokke og Sandefjord kommuner inngår. 6. I forhandlingene legges følgende prinsipper til grunn: Likeverdighet mellom kommunene Ivaretagelse av nærdemokrati Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk er vedtatt. 7. Det politiske forhandlingsutvalget har ansvaret for å gjennomføre forhandlingene. Rådmann tiltrer utvalget administrativt. 8. Forhandlingsutvalget gis i mandat å utarbeide Framdriftsplan Overgangsordninger Forslag til politisk organisering, herunder ordninger for ivaretagelse av nærdemokrati Felles søknad til Kongen om kommunesammenslåing. 9. Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende administrasjonsutvalg, formannskapet og kommunestyret. 10. Kommunestyret tar sikte på å behandle spørsmålet om kommunesammenslåing i første møte i Kommunestyret mener at Vear-Hogsnes-Bjelland-området bør samles i en kommune. Rådmannen bes umiddlebart innlede forhandlinger med Tønsberg kommune for å etablere en prosess i tråd med Inndelingslova. 12. Rådmannen bes finne en løsning til frikjøp av varaordfører, opposisjonsleder og gruppeledere i forhandlingsperioden med Sandefjord kommune. Både Sandefjord og Andebu kommuner har også nedsatt forhandlingsutvalg, og det har vært gjennomført mange møter høsten Møtene har vært åpne for publikum og presse. Forhandlingsutvalgets utredning I dokumentet Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner - Forhandlingsutvalgets utredning (vedlegg 2) fremgår innledningsvis bl.a.: Gjennom utredningsarbeidet har vi sett både fordeler og ulemper ved en kommunesammenslåing. Noen av ulempene vil være større geografisk avstand innen kommunen, både for innbyggere ansatte og politikere, følelsen av tap av identitet og kultur, fare for konsentrasjon av kommunale tjenester i Sandefjord, dårligere lokalkunnskap hos saksbehandlere, samt fare for mindre engasjement og politisk involvering fra innbyggerne. Forhandlingsutvalget har forsøkt å begrense mulige

6 negative konsekvenser ved en sammenslåing. Noen av fordelene er sterkere fagmiljøer som sikrer rekruttering og god kompetanse, bedre kvalitet på tjenestetilbudet, bedre arealutnyttelse, både når det gjelder arealer til friluftsaktiviteter, bedre jordvern, bolig- og næringsutvikling, samt større påvirkningskraft overfor sentrale og regionale myndigheter. Den nye kommunen vil bli en større og mer ressurssterk kommune med god økonomisk soliditet, og dermed være bedre rustet til å håndtere nye og større oppgaver. Målet vårt med kommunesammenslåingen er at innbyggerne i de tre respektive kommunene skal få enda bedre tjenester. Dokumentet er tematisk bygget opp og gjengir den enighet som forhandlingsutvalget har oppnådd om hvilke premisser som bør legges til grunn for en eventuell sammenslåing av de tre kommunene: Kommunenavn og symboler Prinsipper for sammenslåingsprosessen Mål for den nye kommunen Lokaldemokrati Tjenestetilbudet Kompetanse og tjenesteproduksjon Kommunikasjon, samfunns- og næringsutvikling Økonomiforvaltning Effektivisering Administrativ organisering, arbeidsgiverpolitikk og medbestemmelse Informasjon Ytterligere informasjon om forhandlingsutvalgets utredning finnes i dokumentet som følger som vedlegg. Føringer fra Regjeringen: I samsvar med Sundvolden-erklæringen har Regjeringen tatt initiativ til å gjennomføre en kommunereform. Regjeringen ønsker å flytte makt og ansvar til større og mer robuste kommuner. Målet er et lokaldemokrati som kan ivareta velferd og sikre verdiskapning og trivsel og kommuner som har kraft til å møte de utfordringene som venter. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har utarbeidet veiledningsmateriell og rundskriv til inndelingsloven som regulerer hvordan endringer i kommunestruktur skal gjennomføres. Regjeringen nedsatte et ekspertutvalg for å gi råd om fremtidens kommunestruktur. Ekspertutvalget la frem en delrapport i mars 2014 ( munestruktur_rettet.pdf). Ekspertutvalet avga sin endelige anbefaling i desember 2014 ( munestruktur_sluttrapport.pdf). Utvalget anbefaler bl.a. at kommunene bør ha minst innbyggere for å sikre en god oppgaveløsning. Utvalget mener også at staten bør redusere detaljstyringen. Med anbefalt størrelse, mener utvalget at kommunene kan være i stand til å overta ansvaret for nye oppgaver som for eksempel habiliterings- og rehabiliteringstjenestene, statlige oppgaver

7 tilknyttet fosterhjem og barneverninstitusjoner, hjelpemidler til personer med nedsatt funksjonsevne, arbeidsmarkedstiltak i skjermet sektor og virkemidler for lokal nærings- og samfunnsutvikling. Utvalget mener fylkeskommunens ansvar for videregående opplæring og vei ikke bør overføres kommuner færre enn innbyggere. Møreforskning har på oppdrag fra KMD vurdert mulige modeller for det regionale folkevalgte nivået ut fra tidligere utredninger av region-spørsmålet. Oppdraget følger opp stortingsbehandlingen av meldingen om kommunereformen, hvor et flertall på Stortinget ba regjeringen gjennomgå oppgavene til fylkeskommunene parallelt med arbeidet med å gi flere oppgaver til kommunene. I rapporten som ble lagt frem i 17. november, drøftes fordeler og ulemper med fem alternative organiseringsmodeller: 0-alternativet med 19 fylker og ca. 300 kommuner Sammenslåing med 10 til 15 regioner og ca. 300 kommuner Landsdel med 7 regioner og 80 region-kommuner Storby med fleksibel regionalpolitisk organisering og ca. 150 kommuner Fleksibel regionalpolitisk og kommunal organisering regioner Regjeringen planlegger å legge frem en proposisjon om en helhetlig kommunestruktur for Stortinget våren Fakta om Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner: Som en del av veiledningen til kommunene har KMD etablert et nettbasert utredningsverktøy for sammenslåing av kommuner. Nettløsningen gir oversikt over relevante nøkkeltall og utviklingstrekk både for enkeltkommuner og for den nye kommunen innenfor områdene befolkning og demografi, sysselsetting og kommuneøkonomi. Verktøyet viser at en sammenslått kommune vil ha i overkant av innbyggere ved etableringen. Innbyggertallet vil sannsynligvis øke til mellom innbyggere innen Inntekten for de tre kommunene samlet er ca. fire mrd. kroner. Regjeringen har varslet en helhetlig gjennomgang av inntektssystemet for kommunene i En sammenslåing vil utløse engangsstøtte for dekking av kostnader ved sammenslåingen på 40 mill. kroner som kommer til utbetaling når søknad om sammenslåing er godkjent. I tillegg vil kommunene motta kroner hver til dekking av kostnader for informasjon og folkehøring. På tidspunktet for sammenslåing utbetales i tillegg en reformstøtte på 30 mill. kroner. Det vil bli gitt et inndelingstilskudd som kompensasjon for bortfall av to basistilskudd i 15 år etter sammenslåing, hvoretter det trappes ned over 15 år. For 2015 utgjør et basistilskudd ca. 12,8 mill. kroner. Innbyggernes synspunkter: I samsvar med inndelingslovens 10 har det vært gjennomført spørreundersøkelser blant innbyggerne i de tre kommunene. Alle undersøkelser viser at et stort flertall av innbyggerne er positive til å slå sammen de tre kommunene. Etter at forhandlingsutvalget har avsluttet sitt arbeid og det er gjennomført nye folkemøter og sendt ut informasjon til alle husstander, blir det gjennomført en ny, felles undersøkelse hvor innbyggernes holdning til å slå sammen kommunene på nytt blir kartlagt. Resultatet av denne vil bli gjort kjent før kommunestyret

8 behandler saken. Eventuelle grenseendringer Punkt 11 i kommunestyrets vedtak var: Kommunestyret mener at Vear-Hogsnes-Bjelland-området bør samles i en kommune. Rådmannen bes umiddelbart innlede forhandlinger med Tønsberg kommune for å etablere en prosess i tråd med Inndelingslova. Det har så langt vært avholdt 3 møter med Tønsberg kommune om området Vear/Hogsnes, og kommunestyret behandlet saken Vedtaket ble: 1. Forhandlingsutvalget skal søke å framforhandle et forslag til avtale med Tønsberg kommune som skal legges fram for kommunestyret til godkjennelse. 2. Alle stemmeberettigede innbyggere i Stokke kommune bør høres i spørsmålet om Vears framtidige kommunetilhørighet. Høringen må legges opp på en slik måte at det kommer fram hva de ulike deler av kommunen mener. 3. Spørsmålet om Vears framtidige kommunetilhørighet framlegges på nytt for kommunestyret når kommunestrukturen for Stokke og Tønsberg kommuner er endelig avklart. Slik rådmannen tolker kommunestyrets punkt 3 skal følgende to forhold avklares før kommunestyret på nytt vurderer en eventuell grenseendring for Vear-området: 1. Om Stokke kommune slår seg sammen med Andebu og Sandefjord kommuner 2. Om Tønsberg kommune slår seg sammen med noen av sine nabokommuner Det kan også vise seg aktuelt med øvrige grenseendringer om den nye kommunen blir etablert. Innstillingens punkt 3 legger opp til at det tas stilling til selve sammenslåingen av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner først, da resultatet av sammenslåingsspørsmålet vil kunne påvirke resultatet av spørsmålet om eventuelle grenseendringsspørsmål. Rådmannens vurderinger: Kommunereformen har et svært langt tidsperspektiv, og rammevilkårene for kommunene vil med stor sannsynlighet endres vesentlig fremover. Det er foreløpig ikke avklart hvilke oppgaver fremtidens primærkommuner skal ha, hvordan fremtidens fylkeskommuner/regioner skal være eller hvordan inntektssystemet blir. Rådmannen mener derfor det ikke er hensiktsmessig å gjøre for detaljerte vurderinger av konsekvensene av å slå sammen de tre kommunene, for eksempel ved å beregne økonomiske virkninger av en sammenslåing sammenlignet med å videreføre dagens kommune. Det fremstår som svært sannsynlig at den igangsatte kommunereformen vil medføre at fremtidens primærkommuner får et mer omfattende ansvar enn i dag. Stokke kommune har i dag, på enkelte områder, utfordringer knyttet til oppgaveløsning på grunn av lavt innbyggertall. Stortinget har ennå ikke konkludert når det gjelder fremtidige oppgaver for kommunesektoren, men det ligger an til at kommunene får enda flere og mer komplekse

9 oppgaver enn i dag. Rådmannen er enig med forhandlingsutvalget i at det kan trekkes frem motforestillinger mot en sammenslåing, og det er knyttet gode argumenter, men også følelser til temaet kommunesammenslåing. Rådmannen mener likevel at en sammenslåing vil være positivt av økonomiske hensyn, da det kan frigjøres midler fra administrasjon til tjenesteyting. Ingen av kommunene er høy-inntektskommuner og alle har, med bakgrunn i hvordan inntektssystemet er utformet, utfordringer med å innfri innbyggernes forventninger til likeverdig kvalitet på kommunens tjenester. Forhandlingsutvalgets utredning tilsier imidlertid at en ny, sammenslått kommune vil baseres på forsvarlig økonomiforvaltning. Rådmannen legger til grunn at et prinsipp om tæring etter næring vil ugjøre en overordnet ramme for de øvrige premissene for sammenslåing av de tre kommunene. Med dette utgangspunktet mener rådmannen fordelene med å slå sammen kommunene klart er større enn ulempene. Rådmannen vil spesielt peke på at en sammenslåing gir grunnlag for å videreutvikle sterke fagmiljøer. Dette blir i stadig større grad nødvendig, tatt i betraktning prognoser for befolkningsutvikling og det økte ansvar kommunene vil få. Videre vil en sammenslåing gi bedre grunnlag for god arealforvaltning. Etter hvert som befolkningen øker, vil knapphet på arealer og nødvendigheten av å kunne disponere arealer til ulike formål på en optimal måte bli stadig viktigere. Kommunenes muligheter for å legge til rette for god næringsutvikling vil også bli styrket om kommunene slås sammen. Det kan som eksempel vises til at det er åpenbart at en kommunegrense som krysser rullebanen på Sandefjord lufthavn og deler arealene på Torp Øst i to, ikke er egnet for å sikre en optimal utvikling. Konklusjonen om at det er fordelaktig å slå sammen kommunene er, etter rådmannens syn, robust med hensyn til usikkerhet om fremtidige rammebetingelser for kommunen. Uansett utfall av de prosesser som er igangsatt mht. kommunereform og inntektssystem, vil en ny, sammenslått kommune være bedre rustet til å kunne yte gode tjenester overfor innbyggerne i et så langsiktig perspektiv som må legges til grunn. For at en søknad om kommunesammenslåing skal godkjennes bør vedtakene fra kommunestyrene i Stokke, Andebu og Sandefjord være likelydende. Dersom kommunestyrene fatter likelydende vedtak om å godkjenne søknad om å slå kommunene sammen, bør arbeidet med å planlegge den nye kommunen igangsettes så raskt som mulig. Det folkevalgte ansvar for en slik prosess skal iht. inndelingsloven legges til en fellesnemnd som nedsettes med bakgrunn i drøftinger i et felles kommunestyremøte. Parallelt med denne saken fremmes egne saker om dette. En ny, sammenslått kommune vil ha i overkant av medarbeidere som yter mer enn årsverk. Gode fremtidige velferdstjenester er avhengig av at den nye kommunen videreutvikler en god arbeidsgiverpolitikk, bl.a. for å kunne beholde og rekruttere god kompetanse. I den videre prosess vil det være viktig at ansatte og tillitsvalgte involveres på en god måte, og det forutsettes bl.a. at det opprettes et eget partssammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Konklusjon Rådmannen mener kommunestyret bør søke om sammenslåing av kommunene Stokke,

10 Andebu og Sandefjord basert på vedlagte søknad og forhandlingsutvalgets utredning.

11 Kommunal- og moderniseringsdepartementet v/fylkesmannen i Vestfold 6. februar 2015 SØKNAD OM SAMMENSLÅING Med dette søkes det om at Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner slås sammen til en kommune med virkning fra 1. januar Den sammenslåtte kommunen skal ha Sandefjord som kommunenavn. Søknaden forutsetter at sammenslåingen kan forberedes av en fellesnemnd med sammensetning og mandat som angitt i vedlegg 1. I perioden 2017 til kommunevalget i 2019 skal den nye kommunen styres av et kommunestyre, formannskap og hovedutvalg med representasjon som det fremgår av vedlegg 2. Søknaden forutsetter videre at sammenslåingsprosessen gis økonomiske rammevilkår slik det fremgår av brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert Denne søknaden er basert på en omfattende prosess hvor bl.a. innbyggerne har blitt informert og involvert gjennom folkemøter og spurt om sine meninger ved spørreundersøkelser. Prosessen har endt opp i likelydende vedtak i Stokke kommunestyre den 2. februar 2015, Andebu kommunestyre den 3. februar 2015 og i Sandefjord bystyre den 5. februar Det ble deretter gjennomført felles kommunestyremøte i Sandefjord den 5. februar I etterkant av dette ble det fattet endelige vedtak i de tre kommunestyrene samme dag. Protokoller fremgår av vedlegg 3. Med vennlig hilsen Erlend Larsen Bjarne Sommerstad Bjørn Ole Gleditsch Ordfører Stokke kommune Ordfører Andebu kommune Ordfører Sandefjord kommune

12 Vedlegg 1: Sammensetning av fellesnemnd perioden Fellesnemnda skal bestå av 13 personer, henholdsvis 3 fra Stokke, 3 fra Andebu og 7 fra Sandefjord. Det skal velges varamedlemmer til nemnda. Fellesnemnda skal ha følgende mandat: Fellesnemnda skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert. Fellesnemnda skal behandle prosjektleders innstilling til organisering av og ansettelser til den øverste administrative ledelse etter 1. januar Fellesnemnda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/- bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Fellesnemndas medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Fellesnemnda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Kommunene har i perioden frem til 1.januar 2017 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som fellesnemnda anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall.

13 Vedlegg 2: Sammensetning av kommunestyre, formannskap og utvalg - perioden Prinsippet for sammensetning av kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene i overgangsperioden er at det settes sammen fra tre valgkretser, der henholdsvis Andebu, Stokke og Sandefjord velger et gitt antall representanter med utgangspunkt i valgresultatet i Sammensetningen blir som følgende: Kommunestyret skal bestå av 57 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 39, Stokke 11 og Andebu 7. Formannskapet skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Hovedutvalgene skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes.

14 Vedlegg 3: Protokoller

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 14/ Mulig sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner - Oppfølging av møte 28. november 2014 Vi viser til møte med statsråd Jan Tore Sanner og statssekretær Jardar Jensen fredag 28. november om mulig sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner. I møtet ble det reist en del problemstillinger som vil besvares i dette brevet. Vi legger i vurderingene nedenfor til grunn at de tre kommunestyrene fatter likelydende vedtak i begynnelsen av februar Departementet vil da legge til rette for kongelig resolusjon om sammenslåing i løpet av våren 2015, med sikte på at tidspunkt for sammenslåingen blir 1. januar 2017, i tråd med de lokale ønskene. Det kan avholdes felles kommunestyremøte før saken oversendes departementet. Dette er i tråd med praksis for de sammenslåingene som har vært gjennomført siden I forbindelse med sammenslåingen av Mosvik og Inderøy ble nødvendige møter gjennomført i løpet av én dag. Begge kommunestyrene fattet likelydende vedtak om sammenslåing 14. juni Fylkesmannen hadde, under forutsetning av positive vedtak, innkalt til felles kommunestyremøte samme dag. På møtet ble punktene i inndelingsloven 25 diskutert. Etter felles kommunestyremøte fattet begge kommunestyrene deretter samme dag likelydende vedtak i henhold til punktene i 25. Kommunestyremøter kan avholdes utenfor egen kommune, så lenge reglene for møteinnkallelse og møteoffentlighet er overholdt. Det er ikke regulert i loven hvem som skal lede felles kommunestyremøte, men departementet ser det som naturlig at møtet ledes av en av ordførerne. Dette har vært praksis ved de siste sammenslåingene. Dersom diskusjonspunktene i 25 er vedtatt i kommunestyrene, vil departementet bruke disse Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Stein Ove Pettersen NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

38 vedtakene i utarbeidelse av kongelig resolusjon om sammenslåing. Dersom det ikke er gjennomført felles kommunestyremøte i tråd med 25, vil det være nødvendig med to nasjonale vedtak ett vedtak om sammenslåing av kommunene, og ett vedtak om navn og de øvrige elementene som må vedtas i en kongelig resolusjon. Det kan være nødvendig med enkelte unntak fra lover og forskrifter i forbindelse med en sammenslåing. Inndelingsloven 17 åpner for at det kan gis visse unntak. Dersom dette er ønsket lokalt, vil det for fremdriften i prosessen være hensiktsmessig at ønskene også diskuteres i felles kommunestyremøte, og eventuell enighet stadfestes av de enkelte kommunestyrene. I møtet 28. november ble det presentert et forslag til sammensetning av fellesnemnd hvor hver kommune utpeker representanter som gjenspeiler sammensetningen av kommunestyret de representerer. Etter departementets vurdering er forslaget i tråd med regelverket. Det er et vilkår at medlemmene i fellesnemnda også er medlem i et av kommunestyrene. Dersom et medlem i fellesnemnda ikke blir gjenvalgt ved kommunestyrevalget høsten 2015, må det velges et nytte medlem fra denne kommunen. Et kommunestyre kan også bytte ut sine representanter i fellesnemnda underveis i prosessen, men dette må ikke gå på tvers av føringene kommunene i fellesskap har laget for nemnda. Departementet vil peke på at kontinuitet i nemnda vil kunne være en fordel. Departementet skriver i rundskriv H-8/14: Ei kommunesamanslåing kan gjerast midt i ein valperiode, sjølv om det ofte kan vere tenleg å knyte ei samanslåing til eit ordinært kommunestyre- eller fylkestingsval. I møtet ble det presentert et forslag til en overgangsordning for politisk organisering i perioden fra 1. januar 2017 til nytt kommunestyre konstitueres høsten Etter departementets vurdering er det presenterte forslaget i tråd med regelverket, og vil kunne bli tatt inn som et av momentene i sammenslåingen. En sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord vil utløse følgende økonomiske virkemidler i kommunereformen: Engangskostnader (1000 kr) Reformstøtte (1000 kr) Inndelingstilskudd (1000 kr, 2015) Engangskostnader vil bli utbetalt når det er gjort nasjonalt vedtak om sammenslåing. Ved likelydende vedtak i februar 2015 vil dette bety så snart det praktisk lar seg gjøre etter kongelig resolusjon våren Reformstøtte utbetales til den nye kommunen, i deres tilfelle vil det kunne bli januar Den nye kommunen vil fra 2017 også få inndelingstilskudd, som kompenserer for bortfall av to basistilskudd. For 2015 utgjør et basistilskudd 12,837 mill. kroner. Beløpet kan bli noe endret da alle kommunene som slås sammen i reformperioden, innen , vil få beregnet inndelingstilskudd ut fra beløp og satser som gjelder for Inndelingstilskuddet vil utbetales fullt ut fra 2017 til og med 2031, før det trappes ned de påfølgende fem årene. Side 2

39 Kommunene vil i tillegg få kroner hver til informasjon og folkehøring. Departementets utgangspunkt er at alle kommunene skal behandles likt i kommunereformen. Endringer av de økonomiske virkemidlene i kommunereformen skal derfor gjelde for alle vedtak som fattes i reformperioden. Departementet vil i samarbeid med Kompetansesenteret for distriktsutvikling (KDU) utarbeide en veileder for lokaldemokrati i nye og større kommuner. Den endelige veilederen vil være ferdig i løpet av våren 2015, men eventuelle utredninger vil legges ut fortløpende på nettsiden kommunereform.no. Departementet skriver i veileder for utredning og prosess at [d]et er ønskelig at uhensiktsmessige grenser blir behandlet som en del av kommunereformen, og at dette inngår i de samme prosessene. Dette er blant annet gjort for å tydeliggjøre at resultatet av kommunereformen kan bli nye grenser dersom det er ønsket lokalt, men det er ikke et krav fra statlig hold at sammenslåinger skal løse alle uhensiktsmessige kommunegrenser. Kommunereformen vil være basert på gode lokale løsninger. Det foreligger ingen føringer for hvordan innbyggerne skal høres i forkant av grenseendringer. Dersom det er aktuelt med lokale folkeavstemninger, er det ikke krav til hvordan avstemningen skal gjennomføres. Det er opp til kommunestyrene å avgjøre om hele eller bare deler av kommunen skal høres om den aktuelle problemstillingen. Det ble i møtet også stilt spørsmål om statsstøtten til de politiske partiene i perioden fra sammenslåingen til kommunestyrevalget i Loven forutsetter i utgangspunktet at det skal eksistere en partiorganisasjon i valgkretsen og at denne har mottatt stemmer ved siste valg. Det er knyttet usikkerhet til hvordan partiloven skal forstås når kommuner slås sammen. Det er Partilovnemnda som avgjør hvordan partiloven skal forstå, og departementet kan ikke gi bindende forhåndstilsagn. Departementet vil undersøke saken nærmere, og vil komme tilbake når vi har ytterligere informasjon om dette. Vi ønsker dere lykke til i det videre arbeidet. Med hilsen Hans Petter F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Stein Ove Pettersen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 3

40 Kopi til: Fylkesmannen i Vestfold Postboks TØNSBERG Adresseliste Andebu kommune Andebu sentrum 1 Sandefjord kommune Postboks 2025 Stokke kommune Postboks 124 Side 4

41 STOKKE KOMMUNE Saksfremstilling Arkivsak nr 14/4313 Saksbehandler: Lars Joakim Tveit Etablering av fellesnemnd Saksnr Utvalg Møtedato 02/2015 Brukerrådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne /2015 Eldrerådet Kontrollutvalget Hovedutvalg for oppvekst, omsorg og kultur 02/2015 Hovedutvalg Plan og Miljø /2015 Administrasjonsutvalget /2015 Formannskapet Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Navnet på ny kommune etter sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner skal være Sandefjord kommune. 2. Fra etablering av den nye kommunen 1. januar 2017 frem til kommunevalget i 2019 skal kommunestyret bestå av 57 representanter, der Sandefjord har 39, Stokke 11 og Andebu 7. Etter kommunevalget i 2019 skal kommunestyret bestå av 45 representanter. 3. Det nedsettes en fellesnemnd iht. inndelingsloven 26 til å forberede sammenslåingen av kommunene. Fellesnemnda skal bestå av 3 representanter fra Andebu kommune, 3 representanter fra Stokke kommune og 7 representanter fra Sandefjord kommune. Det skal velges varamedlemmer til nemnda. Til fellesnemnda velges fra Stokke kommune:. Fellesnemnda skal ha mandat slik det fremgår av kap. 5 i dokumentet Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner Forhandlingsutvalgets utredning, datert 19. desember 2014.

42 Fellesnemnda gis fullmakt til å fatte vedtak i samsvar med nemndas mandat som innebærer bruk av engangsstøtten fra staten til dekking av omstillingskostnader. 4. Sandefjord distriktsrevisjon velges som revisor for fellesnemndas virksomhet. 5. Det opprettes et partssammensatt utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget består av fellesnemnda og 6 representanter utpekt av de ansatte. 6. Sandefjord kommune fører regnskap for fellesnemnda og forestår alle øvrige praktiske forhold ved nemndas økonomiske disposisjoner. Forvaltning av økonomisk støtte fra stat og øvrig økonomisk håndtering skal underlegges betryggende kontroll i henhold til Sandefjord kommunes rutiner for økonomistyring. Sandefjord kommune forskutterer inntil kr til fellesnemndas virksomhet som tilbakerføres når engangsstøtten fra staten utbetales. Dokumenter i saksmappen Sammendrag Saken legges frem som oppfølging av kommunestyrets behandling av søknad om slå sammen Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner. Felles kommunestyre I henhold til inndelingsloven 25 skal det etter at det er vedtatt å sende søknad om å slå sammen kommunene gjennomføres et felles drøftingsmøte for de tre kommunestyrene: Når det er gjort vedtak om samanslåing av to eller fleire kommunar eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, skal Fylkesmannen snarast mogleg kalle saman til eit felles møte med dei aktuelle kommunestyra. Ved samanslåing eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman kommunestyra dersom kommunane ligg i ulike fylke. Ved samanslåing eller deling av fylke som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman fylkestinga. På slike fellesmøte skal følgjande saker drøftast: a) forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket b) talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget c) kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d) val av revisor for verksemda i fellesnemnda e) oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga.

43 Ettersom et slikt fellesmøte ikke har myndighet til å fatte beslutning på vegne av noen av kommunene, er det en forutsetning at drøftingene i fellesmøtet følges opp med vedtak i de tre kommunestyrene. I punkt c) i fellesmøtet skal fellesnemndas sammensetning og funksjon drøftes. Nemndas virksomhet er regulert i 26: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Nemnda vel sjølv leiaren og nestleiaren i nemnda. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27. Rådmannens vurderinger: Kommunestyrets behandling av denne saken er i all hovedsak av formell karakter.

44 Realitetene behandles når kommunestyret tar stilling til om det skal søkes å slå sammen de tre kommunene. Premissene for en slik søknad er den enighet som er oppnådd gjennom forhandlingsutvalgets drøftinger og som fremgår av dokumentet Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner Forhandlingsutvalgets utredning av 19. desember Det er etter rådmannens syn viktig at fellesnemnda kan igangsette sitt arbeid så raskt som mulig uten å avvente den formelle godkjenning av søknaden i Regjeringen. En praktisk løsning kan være at Sandefjord kommune forskutterer de midler som er nødvendig for fellesnemndas virksomhet frem til kommunene i fellesskap mottar den varslede engangsstøtten på 40 mill. kroner i løpet av våren. Rådmannen vurderer det også som hensiktsmessig at Sandefjord kommune på vegne av de tre kommunene kan forestå all praktisk, økonomisk håndtering av sammenslåingsprosessen frem til den nye kommunen er etablert. Rådmannen vil gjøre oppmerksom på at spørsmål om frikjøp av fellenemndas medlemmer kom opp i forbindelse med avslutning av forhandlingsutvalgets arbeid uten at dette spørsmålet ble realitetsdrøftet. Som vanlig i saker som gjelder folkevalgtes rammevilkår, avgir rådmannen ikke innstilling om slik godtgjørelse.