Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget

Transkript

1 Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget Rammeavtale om kjøp av innfordringstjenester for Statens landbruksforvaltning ilag 2 til SS-O

2 ilag 1 til SS-O Kundens beskrivelse av oppdraget Rammeavtale om kjøp av innfordringstjenester for Statens landbruksforvaltning ilag 2 til SS-O

3 Kundens beskrivelse av oppdraget vtalen punkt 1.1 vtalens omfang akgrunn for Oppdraget Statens landbruksforvaltning, SLF, ( utfører oppgaver på vegne av Landbruks- og Matdepartementet ( Det vil si alle ordninger som er underlagt disse og blir et pengekrav, vil SLF administrere. SLF utsteder faktura og inkassovarsel før sakene blir overført Leverandør for videre inndrivelse. Det vil si at det ofte er kommune eller fylke som er vedtaksmyndighet mens SLF kun foretar etterkontroll og utstedelse av krav ved faktura. Lenk til regelverk som SLF administrerer: Litt om hva de forskjellige avdelinger forvalter og hvor våre saker springer ut av: vdeling ressurs og areal Resultatområdene omfatter utvikling og forvaltning av virkemidler knyttet til arealbruk og -utvikling, skogbruk, miljø og kulturlandskap. vdelingen forvalter også landbrukets erstatningsordninger og naturskadefondets erstatningsordning. vdeling landbruksproduksjon De viktigste ansvarsområdene er knyttet til utvikling og forvaltning av virkemidler innen arealtilskudd, husdyrtilskudd, pristilskudd, velferdsordninger, husdyrkonsesjon og kvoteordningen for melk. vdeling handel og industri De viktigste ansvarsområdene er sekretariatsfunksjonen for Omsetningsrådet, importvernet av landbruksvarer gjennom tolladministrering og tollkvoter, prisutjevningsordningen for melk, Tine-avtalen, ordningen med råvarepriskompensasjon (RÅKordningen) og ordningen for utenlands bearbeiding. Markedsreguleringstiltak innenfor markedsordningene for melk, kjøtt, egg, grønt, poteter og korn er viktige for å sikre et stabilt marked for norske jordbruksvarer. Markedsovervåking og innhenting av priser på norske og utenlandske landbruksvarer er også en sentral oppgave for avdelingen. Næringsmiddelindustri, importører og eksportører er viktige målgrupper for disse ordningene. Omsetningsrådet og Toll- og avgiftsdirektoratet er sentrale samarbeidspartnere. eskrivelse av dagens løsning: Statens landbruksforvaltning (SLF) benytter i dag et inkassobyrå for innkreving av forfalte fordringer. SLF benytter økonomisystemet gresso. ilag 2 til SS-O

4 Fakturering og inkassovarsel sendes fra SLF, og videre innkreving skjer fra inkassobyrået. SLFs krav er stort sett rettet mot foretak/bønder. Vi sender elektronisk fil over alle innbetalinger som kunden velger å betale til SLF etter oversendelse til inkassobyrå. Inkassobyrået overfører oppgjort hovedstol til oss. Vi er avhengig av å kunne ha mange fakturerende enheter knyttet til mange regnskap. Oversikt over tjenester som omfattes av rammeavtalen Tjenester som anskaffelsen omfatter er: etalingsoppfølging/inkasso: Leverandøren skal overta fra SLF arbeidet med innfordring av fordringer som er misligholdt. Fast(e) kontaktperson(er)/statusmøter Inkassokrav innland/utland Rettslig inkasso/overvåking skal være mulig i flere stadier Purreinkasso er overvåking av krav uten dom. Foreldelsesfristen er her 3 år fra fakturaforfall Langtidsovervåking er overvåking av krav som er sikret ved dom eller gjeldsbrev. Foreldelsesfrist på 10 år No cure no pay dersom saken ikke løses belastes SLF ikke for inkassators salær. Juridisk bistand og veiledning i inkassofalige spørsmål Webtjenester Informasjon Rapporter Installasjon Kurs/opplæring/seminar tabell til Inkassotjenesten Følgende kolonner er brukt i kravtabellen under: -ID: : Prioritet: Løsningsbeskrivelse: Referanse til kravet tekst : som skal oppfylles. Dette er de absolutte krav som må oppfylle. : som bør oppfylles. Leverandørens beskrivelse av hvordan kravet løses skal fylles ut i vedlegg 3 spesifikasjon av Dersom et krav løses delvis skal Leverandøren beskrive hva som løses og hva som ikke løses. De spesifikasjoner som fremgår av tabellen, danner grunnlaget for Leverandørens løsningsforslag, jf. bilag 2. ilag 2 til SS-O

5 -ID Leverandøren skal ikke kjøpe SLFs fordringer. SLF skal eie alle fordringer selv. ll innfordring skal skje i hht lover og forskrifter og god inkassoskikk. Leverandøren skal ha en kundevennlig behandling og utøve rimelig grad av fleksibilitet i inkassoarbeidet. Det forventes en jevn fremdrift i arbeidet slik at ikke saker blir liggende uten at noe gjøres for å få løst dem. Innkasserte hovedkrav og renter i Norge bør utbetales i sin helhet til SLF. Leverandøren skal iverksette alle tiltak som har naturlig sammenheng med oppdraget. Det skal foreligge uttrykkelig aksept fra SLF dersom leverandøren i påtrengende tilfeller ønsker å iverksette oppsøk eller rettslig innkreving. Leverandøren skal dokumentere sikkerhet og kryptering av fødselsnummer og evt annen sensitiv informasjon ved filoverføing mot SLFs løsninger. Leverandøren skal til enhver tid ha en organisatorisk og teknisk sikkerhetsløsning som tilfredsstiller myndighetenes krav. Leverandøren bør beskrive avvikshåndtering i arbeidsprosessene etalingsoppfølging/inkasso ilag 2 til SS-O

6 -ID ID 12 SLFs krav bør primært løses førrettslig og med minst mulig kostnader for skyldner og SLF. Leverandørens rutiner skal beskrives. Fast(e) kontaktperson(er)/statusmøter/kompetanse hos tilbudte konsulenter/service Fast(e) saksbehandler(e) som kan håndtere kompleksiteten i sakene skal være tilgjengelig for SLF i åpningstiden. Det skal holdes jevnlige statusmøter mellom leverandør og SLFs kontaktperson(er), minimum 1 gang pr år. Leverandør er ansvarlig for innkalling og gjennomføring. Tilbudte konsulenter bør ha erfaring med: - Offentlig forvaltning - Lignende saker som SLF har Tilbyder skal levere CV til tilbudte konsulenter. Tilbudte konsulenter bør utvise god service. Tilbyder skal levere referanser til tilbudte konsulenter med kontaktinformasjon (navn, arbeidsgiver, stilling, telefonnummer og e-postadresse). Det skal ikke være noen minstebeløp for oversendelse av inkassokrav. Dette kravet gjelder både for innland og utland. Spesifiser rutine for innfordring fra utenlandske kunder og kostnader/kostnadsfordeling vedrørende dette. Inkassokrav innland/utland ilag 2 til SS-O

7 -ID 13 Rettslig inkasso skal iverksettes der det er hensiktsmessig. Offentlige gebyrer i forbindelse med rettslig inkasso skal forskutteres av inkassoselskapet. Spesifiser rutine for rettslig inkasso og kostnader/kostnadsfordeling vedrørende dette. Rettslig inkasso/overvåking -ID 14 Utlegg som ikke kan belastes skyldner, (adressesøk, telefonsøk og solvensundersøkelse), skal inkluderes i tilbudsprisen. Tilbyder skal yte juridisk bistand og veiledning i inkassofaglige spørsmål. Juridisk bistand Innhold webtjenester -ID 15 Innlasting av fil med nye saker til inkasso 16 Mulighet for registrering av nye manuelle saker online. 17 et må kunne spores tilbake til opprinnelig faktura som er grunnlag for kravet. 18 lle data må behandles likt uavhengig av hvilket forsystem (fil eller manuelt) det kommer fra. 19 Informasjon om egne saker 20 Gode søkemuligheter. ilag 2 til SS-O

8 -ID ID 24 -ID SLF bør kunne til enhver tid avgjøre hvem som skal ha nødvendige tilganger til webtjenestene til leverandør. rukerdokumentasjon på rutinene bør finnes på norsk. SLF bruker gresso som økonomisystem. Det er et krav at fremtidig leverandør har et system som kan utveksle filer med oppdragsgivers økonomisystem, og med oppdatering mot vår kundereskontro (innbetalinger med vår KID). Oppdateringen skal skje per fakturerende enhet. Informasjon vedrørende endringer i satser, renteendringer osv bør gis til SLF umiddelbart etter at endringer er bestemt. Statusrapporter, avskrivingsrapporter og statistikker bør være tilgjengelig pr fakturerende enhet hos SLF (excel og pdf) på ktive saker Foreldelse Saker mottatt/avsluttet Løsningsgrad Status overvåkningssaker Leverandør bør beskrive innholdet i rapportene og legge ved eksempler. Informasjon Ja Nei spesifikasjon av Rapporter Ja Nei spesifikasjon av ilag 2 til SS-O

9 -ID 27 -ID 28 Leverandør må kunne yte bistand under tilpassing, testing og implementering av leverandørens IKT-system. Oppdragsgiver forventer at leverandøren kan bidra med opplæring/kurs/seminar. Det bes at tilbyder spesifiserer hvilke kurs og seminarer som de kan tilby og til hvilken pris. Installasjon Kurs/Opplæring/Seminar ilag 2 til SS-O