SAMLET PLAN FOR LOKALISERING, BEMANNING OG ORGANISERING AV SYKEHUSPARTNER

Transkript

1 SAKSFREMLEGG Saksgang Styre Møtedato Driftsstyret, Sykehuspartner 30. august 2010 SAK NR : SAMLET PLAN FOR LOKALISERING, BEMANNING OG ORGANISERING AV SYKEHUSPARTNER Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til prinsippet om en sentralisering av oppgaver og tjenester. Styret tar til etterretning at det i første omgang betyr en avvikling av lokasjonene Sykehuset Asker og Bærum og Tønsberg. Styret forutsetter å bli nærmere orientert om arbeidet med den videre plan for samlokalisering og ber administrasjonen fremme sak om forslag til samlokalisering for de øvrige lokasjonene innen utgangen av 1. halvår Styret vedtar forslag til ny organisasjonsstruktur og overordnet organisasjons- og bemanningsplan for Sykehuspartner. Styret gir direktør fullmakt til å gjennomføre omstillingen i henhold til plan. 3. Styret er enig i at kravene som stilles til Sykehuspartner fremover stiller store krav til de ansattes kompetanse. Styret ser det som viktig at det foretas en samlet vurdering inkl. ansiennitet. 4. Styret ber om å bli fortløpende orientert om konsekvensene av den anbefalte organisasjonstilpasningen. Styret understreker behovet for at bemanningstilpasningen gjennomføres på en måte som hele tiden sikrer god kvalitet i leveransene til kundene og at avtalte forpliktelser gjennomføres i tråd med inngåtte avtaler. Om nødvendig ser styret det som viktig å foreta justeringer i den foreslåtte fremdriftsplanen hvis det viser seg nødvendig for å gjennomføre en god pross og sikre leveransene på en god måte. 5. Styret slutter seg til bruk av de virkemidler som er angitt i saken. Styret understreker viktigheten av at prosessen gjennomføres i tråd med lov og avtaleverk og 12 prinsipper for medvirkning i omstilling og at prosessen gjennomføres i nært samarbeid med de tillitsvalgte samt sikrer god kommunikasjon med alle ansatte, berørte samarbeidspartnere og kunder.

2 6. Styret merker seg at selv om partene har brukt mye tid sammen har man ikke helt lykkes i å etablere en omforent forståelse for den prosessen som er gjennomført så langt, (Jfr. vedlagte drøftingsprotokoll) Styret ser det som svært viktig i den videre prosessen å få etablert et bedre samarbeidsklima og i større grad etablere en felles forståelse av prosess og involvering. Drammen, 25.august 2010 Arild Gjerdseth direktør 2

3 1. Direktørs anbefalinger og konklusjoner 1.1 Innledning - Behov for endring 1. Det vises til styresak Omstilling i Sykehuspartner behandlet av styre i Helse Sør-Øst RHF 9. juni 2010: 1. Styret slutter seg til at omstilling i Sykehuspartner er nødvendig for å frigjøre ressurser til pasientbehandling gjennom å realisere stordriftsfordeler og profesjonalisering av tjenestene. Dette krever; at krav til kvalitet i tjenestene skal ivaretas samtidig som det skjer en kostnadseffektivisering av driften. innføring av felles arbeidsprosesser sentralisering av oppgaveløsning, samtidig som tilstrekkelig grad av nærhet til klinikken ved helseforetakene skal ivaretas.. 2. Styret ber administrerende direktør gjennomføre omstillingsprosessen i Sykehuspartner. Det legges til grunn at utarbeidelse og gjennomføring av ny organisasjons- og bemanningsplan gjennomføres i tråd med Helse Sør-Østs rammeavtale for omstilling og 12 prinsipper for medvirkning i omstilling. De ansatte og deres tillitsvalgte skal kontinuerlig involveres i prosessen. 3. Styret ber administrerende direktør se til at det utarbeides en kommunikasjonsplan som ivaretar hensynet til ansatte og helseforetakene 4. Styret ber om å bli holdt orientert om omstillingsarbeidet. Stemmeforklaring fra styremedlemmene Øverland og Grinden: Det forutsettes at det utarbeides konsekvensanalyser i forhold til kvalitet på tjenestene og konsekvenser for ansatte og at kun tiltak med akseptable konsekvenser gjennomføres. Videre er det gjennom arbeidet med virksomhetsplan for Sykehuspartner og innspillsrunden med helseforetakene en omforent forståelse om krav til både kostnadseffektivisering og heving av servicenivået for Sykehuspartner sine tjenester. Styret merker seg at målet med kostnadseffektivisering er i tråd med målsetting for utvikling av fellestjenester i Helse Sør-Øst og som er ytterligere konkretisert gjennom mål fra Helse Sør-Øst om kostnaddsreduksjoner i størrelsesorden 100 MNOK for Sykehuspartner innen Styret er videre kjent med den drøftingsprotokollen som foreligger og som er undertegnet av partene. På bakgrunn av dette ser styret det nødvendig å gjennomføre en videre omstilling av virksomhetsområdene IKT og Brukerstøtte i Sykehuspartner. 3

4 1.2 Behov for tiltak Realisering av målet om kostnadsreduksjoner og kvalitetsforbedringer krever vesentlige endringer i måten Sykehuspartner opererer på. Varige forbedringer vil blant annet kreve endringer i organisering, lokalisering og arbeidsprosesser. Sykehuspartner har i denne sammenheng gjennomført et omfattende utviklings- og omstillingsprosjekt i henhold til den omforente målsetningen i helseforetaksgruppen og virksomhetsplanen. Driftsstyret ble orientert om arbeidet i sak , i møte 30. april. Styret ba i dette møtet administrasjonen fremlegge en beslutningssak om en ny organisasjons- og bemanningsplan inklusive lokalisering av Sykehuspartners virksomhet. I tråd med dette oppdraget har administrasjonen arbeidet med en helhetlig plan for virksomhetsområde IKT og Brukerstøtte. Det er denne saken som nå legges frem til styret for beslutning. 1.3 Konklusjon ift. tiltak Direktørens syn er at verken dagens organisering eller lokalisering er forenlig med de samlede målsetninger og krav som er gitt Sykehuspartner. Det fremmes derfor i saken forslag om ny organisering for IKT og brukerstøtte som bedre skal understøtte de mål som er satt for Sykehuspartner. Ny organisasjon vil legge til rette for mer effektiv oppgaveutførelse, bedre samhandling mellom tidligere HF og dermed understøtte de mål som er satt for utviklingen. I dimensjonering av bemanning i ny organisasjon har administrasjonen gjennomført omfattende vurderinger. Vurderingene baserer seg på erfaringstall fra sammenlignbare virksomheter, sammenligninger på tvers av dagens organisasjon, samt vurderinger av effekt av de tiltak som nå gjennomføres. Ledere i ny organisasjon har vært involvert i arbeidet med å vurdere bemanningsbehovet innenfor egne enheter. Bemanningsplanen for ny organisasjon IKT og Brukerstøtte har et samlet antall årsverk på 530, noe som innebærer en reduksjon i årsverk med 104. Det er direktørens vurdering at denne reduksjonen er forsvarlig i forhold til å kunne gi kundene avtalte leveranser, samt svarer opp kravet til kostnadsreduksjoner fra Helse Sør-Øst. I vurderingen av fremtidig lokalisering av Sykehuspartners virksomhet anbefaler administrasjonen en stegvis beslutning og gjennomføring. Dette begrunnet med en samlet vurdering av risiko og gjennomføringsevne for den totale omstillingen, og at det er behov for avklaringer med helseforetakene om tilgang til kompetanse lokalt. Som første steg etableres Oslo og Drammen som hovedlokasjoner, samt at Tønsberg og Sykehuset Asker og Bærum legges ned som Sykehuspartnerlokasjoner. Grimstad, Porsgrunn, Innlandet og Fredrikstad blir regionskontorer. Endelig dimensjonering og kompetansesammensetning ved regionskontorene vil fremlegges styret for beslutning innen utgangen av 1. halvår Beslutningen skal gjennomføres senest innen utgangen av Konsekvenser og vurderinger Omstillingsprosessen skal bygge en organisasjon med de prosesser og den kompetanse som er nødvendig for å kunne levere i tråd med krav og forventninger. Dette innebærer blant annet å utvikle en felles og serviceinnstilt kultur, sterke og kompetente fagmiljøer, enhetlige prosesser, sterk og tydelig ledelse, gode målesystemer, god helsefaglig forståelse og gode utviklingsmuligheter for ansatte. Det skal utvikles en tett og profesjonell dialog med 4

5 helseforetakene, man skal se stolthet hos medarbeidere og Sykehuspartner skal være en ettertraktet arbeidsgiver. De foreslåtte endringer i Sykehuspartners bemanning og lokalisering vil medføre endringer i arbeidssted, og overtallighet for enkelte ansatte. Det er vesentlig for ledelsen i Sykehuspartner å ivareta alle medarbeidere på en god måte gjennom hele omstillingsprosessen, og finne gode løsninger for berørte medarbeidere. For å redusere ulempene for de ansatte legger man opp til tilbud om sluttavtale til overtallige. På bakgrunn av dette vil det tilrettelegges for omstillingsbistand og god veiledning i den videre prosessen for de som berøres.oppsigelser kan ikke utelukkes, men administrasjonen vil i størst mulig grad søke å løse bemanningstilpasningen gjennom frivillige avtaler. Det understrekes at prosessen skal gjennomføres i tråd med lover og avtaler og involvering av ansattes organisasjoner. Det er direktørens vurdering at de tiltak som nå legges frem for beslutning er nødvendig og riktig i forhold til realisering av Sykehuspartners målsettinger. Direktøren vurderer den videre prosess som krevende, men med en håndterbar risiko i forhold til kravet om forsvarlig drift i omstillingsperioden. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder I henhold til vedtatt Virksomhetsplan for Sykehuspartner skal Sykehuspartner utvikles til en gjennomgående profesjonell, multifunksjonell tjenesteleverandør. Virksomhetsplanen beskriver et utfordrende bilde for Sykehuspartner. Virksomhetsplanen viser til behov for økt profesjonalisering og endret kompetansesammensetning for å nå målet om en mer effektiv fellestjenesteleverandør. Av utfordringene som trekkes frem er behovet for å konsolidere de ulike enhetene som er virksomhetsoverført fra helseforetakene, og samtidig realisere stordriftsfordeler som følge av sammenslåingen. Spesielt er dette utfordrende innen virksomhetsområde IKT. Fra Helse Sør-Øst og helseforetakene er kravet om økt kostnadseffektivitet understreket, og det er synliggjort blant annet i styresak Helse Sør-Øst RHF , hvor det heter: I tråd med strategisk mål for 2010 og kravene til gevinstrealisering knyttet til etableringen av Sykehuspartner, vil administrerende direktør sette krav om at Sykehuspartner, innen budsjettåret 2012, har redusert driftskostnadene for dagens (2010) tjenesteportefølje med 100 millioner kroner sammenlignet med kostnadsnivået i 2010 Styret i Helse Sør-Øst RHF sluttet seg til administrerende direktørs krav. Sykehuspartner har igangsatt et omfattende utviklings- og omstillingsprosjekt i henhold til den omforente målsetningen i helseforetaksgruppen og virksomhetsplanen. Driftsstyret ble orientert om arbeidet i sak , i møte 30. april og driftsstyret fattet følgende vedtak i saken: 1. Styret slutter seg til begrunnelsen for omstilling i Sykehuspartner. Styret ber direktør for Sykehuspartner fremlegge en beslutningssak om en ny organisasjons- og 5

6 bemanningsplan for Sykehuspartner IKT. Styret viser til sak og ber om at saken også skal anbefale lokalisering. 2. Direktørens arbeid med forslag til ny organisasjons- og bemanningsplan skal gjennomføres i tråd med Helse Sør-Østs rammeavtale for omstilling og 12 prinsipper for medvirkning i omstilling. De ansatte og deres tillitsvalgte skal kontinuerlig involveres i prosessen. Direktørens forslag fremlegges til styremøtet i august Styret understreker betydningen av krav til både kostnadseffektivisering og heving av servicenivået for Sykehuspartner sine tjenester, slik styret i Helse Sør-Øst har uttalt i sak Styret tar til etterretning at prosessen kan føre til en mulig overtallighet. 4. Styret ber om at det utarbeides en kommunikasjonsplan som ivaretar hensynet til både ansatte og helseforetakene. Det vises også til sak til driftsstyrets møte 28. mai om samlet plan for samlokalisering. I tråd med oppdraget over har administrasjonen arbeidet med en helhetlig plan for virksomhetsområde IKT, både når det gjelder dimensjonering og lokalisering. Det vises også til vedtak i sak Omstilling i Sykehuspartner som det er vist til innledningsvis i saken. 2.2 Vedtakskompetanse I henhold til fullmakt av 25 august fra administrerende direktør i Helse Sør-Øst er driftsstyret gitt myndighet til å fatte endelig vedtak i saken. Fullmakten følger vedlagt saken. 3. Handlingsalternativer og hovedpunkter Med bakgrunn i Sykehuspartners målsetninger om forbedret ytelse, gjennom økt kvalitet og reduserte kostnader, er samlokalisering og reorganisering identifisert som noen av de viktigste tiltakene. Samlokalisering skal realisere stordriftsfordeler, sikre større kompetansesentra, bidra til bedre samhandling og legge til rette for felles oppgaveløsning på tvers av tidligere helseforetak grenser. Målet er at kundene skal oppleve bedre kvalitet på de tjenestene som leveres. Dette vil si færre feil i leveransene, økt løsingsgrad i 1. linje, kortere svartider og bedre prosjektgjennomføring på kundeprosjekter. Det er også et mål at den gjennomgående kundeorienteringen og serviceinnstillingen skal bli bedre enn idag. Omstillingen skal bidra til en mer serviceorientert kultur i Sykehuspartner. Omstillingsprosessen skal sikre at Sykehuspartner i fortsettelsen skal være en attraktiv arbeidsplass med engasjerte medarbeidere. Sykehuspartner ønsker å skape et sterkt kompetansemiljø med gode utviklings- og karrieremuligheter i en organisasjon som har leveranse av fellestjenester som sitt kjerneområde. 3.1 Ny organisasjon for Brukerstøtte og IKT Ny organisasjon for IKT og Brukerstøtte skal understøtte målsetting om kostnadseffektiv tjenesteproduksjon og økt tjenestekvalitet. Utvikling av ny organisasjon for Brukerstøtte og 6

7 IKT tar utgangspunkt i erfaringer fra andre tilsvarende virksomheter tilpasset de spesielle utfordringer Sykehuspartner har. Følgende prinsipper er lagt til grunn ved utvikling av ny organisasjon for IKT og brukerstøtte: Etableringen av Brukerstøtte som et eget virksomhetsområde Skille mellom drift/forvaltning og utvikling/kunde Spesialisering innen dimensjonene fag og prosess Medarbeiderne jobber på tvers av helseforetak og geografiske lokasjoner Organisasjon som understøtter nye felles prosesser Bygger på industristandarder for organisering av Brukerstøtte og IKT organisasjoner Organisering IKT IKT Direktør Kunder og Tjeneste- Applikasjons- Infrastruktur- Kundehåndtering Arkitektur Administrative Overvåking og Tjenesteportefølj Konsept- og Kliniske felles- Endrings- og Avtaleforvaltning Prosjekt Kliniske Datasenter Interne Medisinsk Klientplattform Risikostyring, sikkerhet og Integrasjons- Test- og Applikasjonsdrift Datakommunikas Telekommunikasj Teknisk support IKT organisasjonsstruktur består av 4 avdelinger som er organisert ut i fra prinsippene fag og prosess. Lokasjon- og kundedimensjoner ivaretas på gruppe eller rollenivå. Administrative og merkantile funksjoner rettet mot kunder og leverandører ivaretas av enheten Kunder og tjenester, mens Tjenesteutvikling ivaretar funksjoner som støtter tjenesteutvikling, prosjektledelse og utvikling av IKT organisasjon. Driftsfunksjoner er delt mellom forvaltning av applikasjoner og integrasjon (Applikasjonstjenester), og drift og forvaltning av løsninger og installasjoner (Infrastrukturtjenester). En slik organisasjonsstruktur innfører en mer systematisk og fokusert håndtering av tjenester langs hele tjenesteverdikjeden og effektiv bruk av ressurser på tvers av kunder og geografiske områder. Organisasjonsformen skiller også tydeligere mellom drifts- og utviklingsoppgaver noe som bedre sikrer avtalt kvalitet i bevissthet for nye leveranser. Dette gjenspeiles videre i organisering av seksjonene under avdelingene. Fagorganiserte seksjoner tillater en høy grad av spesialisering blant de ansatte som vil effektivisere oppgaveutførselen og øke leveransekvaliteten. 7

8 Prosessfokuserte seksjoner samt prosessrollene styrker standardiserte effektive prosesser og skal sikre en effektiv måte å jobbe på tvers av virksomhetsområder, avdelinger og seksjoner Organisering Brukerstøtte Brukerstøtte Direktør HR IKT Prosess Regler og lovverk HR applikasjoner Innlandet Øst OUS Sør Brukerstøtte består av 3 avdelinger som er organisert ut i fra prinsippene fagorganisering, kundeorientering og prosessorganisering. Organiseringen av HR brukerstøtte gjenspeiler de fagområdene som håndteres. Fagdimensjonen skal sikre en kundefront med kompetanse til å i størst mulig grad. besvare henvendelser ved første kontakt Sykehuspartner ønsker å oppnå økt avklaringsprosent tidlig i verdikjeden som medfører skjerming av oppgaveutførelse i 2. og 3. Linje (IKT og HR). Kundeorientering for Brukerstøtte IKT sikrer at Sykehuspartner ivaretar den kundespesifikke kompetansen og nærheten til brukerne på det enkelte helseforetak. Kundene grupperes organisatorisk i 4 geografiske enheter. 3.2 Dimensjonering av ny organisasjon Med utgangspunkt i det sett av tiltak som skal gjennomføres i forbindelse med etablering av ny organisasjon har ledelsen i Sykehuspartner gjort vurderinger av hva det fremtidige bemanningsbehovet vil være. Vurderingene omkring fremtidig dimensjonering av IKT og Brukerstøtte er basert på følgende to hovedforutsetninger: a) IKT og Brukerstøtte skal være i stand til å levere etter dagens avtalte tjenesteleveranser og transaksjonsvolum ved lansering av de nye organisasjonene b) Risikoene som følger av lansering av ny organisasjon 1. oktober 2010 skal være håndterbar. Dette gjelder spesielt tap av nøkkelpersoner, leveranseevne i prosjekter samt omdømme. Dimensjoneringen av ny organisasjon er basert på erfaringer fra bransjen og fra ledelsens vurderinger tilknyttet behov for bemanning rundt innføring av ny organisasjon. Lederne til og med nivå 3 i IKT og nivå 2 i BS organisasjonen har vært involvert i drøfting av dimensjonering og tilhørende risikovurdering. 8

9 3.2.1 Dimensjonseringsprosessen Figuren nedenfor viser prosessen som har vært fulgt for å gjennomføre dimensjoneringen. I det følgende gis en kort beskrivelse av aktivitetene i hvert trinn. Etablere Null-inje Nåværende bemanning ble verifisert ved å gjennomgå dagens organisering og antall personer per enhet, kontrollert mot timeregistreringssystemer, budsjetter, regnskap og personalsystemet og til slutt verifisert med avdelingsledere Sammenligne nøkkeltall For å identifisere et eventuelt effektiviseringspotensiale ble det gjort sammenligninger på nøkkeltall. Hver IKT enhet ble vurdert i forhold til effektivitet innbyrdes og opp mot erfaringstall fra Gartner Group og Accenture. Tallene indikerte en tydelig overvekt på IKT infrastrukturtjenester i forhold til sammenlignbare virksomheter, innen både helse, shared serivces og IT tjenesteleverandører generelt. Tallene viste også store variasjoner i graden av ressursutnyttelse i de enkelte enhetene og sett i forhold til eksterne erfaringstall. Initiell dimensjonering ble utarbeidet på basis av effektiviseringspotensialet som ble identifisert. Fordi avdelingene IKT Kunder og Tjenester og IKT Tjenesteutvikling begge er nye enheter var det praktisk gjennomførbart å gjøre en bottom-up dimensjonering tilpasset antall kunder og aktivitetsnivået. For Brukerstøtte og avdelingene IKT Applikasjonstjenester og IKT Infrastrukturtjenester ble det gjort en initiell top-down dimensjonering. Denne ble basert på en normalisering av størrelsesforholdet mellom IKT Infrastrukturtjenester og de andre enhetene, og en normalisering av graden av ressursutnyttelse for samme oppgave på tvers av de tidligere enhetene. Det ble i denne forbindelse blant annet også justert for ulikheter i teknologisk modenhet, nåværende sentraliseringsgrad, tidligere eventuelle underinvesteringer og underbemanning. Vurdere effekt av tiltakene som gjøres i forbindelse med omstilling Effektene av forbedrings- og effektiviseringstiltakene som gjennomføres i forbindelse med lanseringen av ny organisasjon ble vurdert og dimensjoneringstallene oppdatert. Ferdigstille vurdering I siste steg ble de nye seksjonsledere involvert i vurderingen av ressursbehov og risiko. Dimensjoneringstallene ble til slutt oppdatert og er de som nå foreligger Null-linjen I kartlegging av dagens bemanning er det identifisert til sammen 634 årsverk, fordelt som vist i tabellen under. 9

10 VO/Avdeling Null- linje Kunder og Tjenester 14 Tjenesteutvikling 31 Applikasjonstjenester 160 Infrastrukturtjenester 332 Stab IKT 2 BrukerstøAe totalt 95 Sum Resultater fra sammenligning med nøkkeltall Hovedresultatene fra sammenligning med nøkkeltall er som følger: Sykehuspartner IKT er i dag skjevfordelt med ca 10% mer personell som leverer Infrastrukturtjenester enn sammenlignbare virksomheter. Sykehuspartner ligger på 53% mens Helseindustrien for øvrig ligger på 43% og gjennomsnittet på tvers av industrier er 44%. Det er stor variasjon i graden av ressursutnyttelse i Sykehuspartner innenfor de enkelte Brukerstøtte enhetene og IKT infrastrukturtjenester, og til dels IKT applikasjonstjenester. Det er også et ytterligere effektiviseringspotensiale sett i forhold til eksterne erfaringer. Det bemerkes at benchmarking ikke alene kan benyttes til å estimere ressursbehov. Det er mange faktorer som spiller inn på forskjellene mellom enhetene og i forhold til andre erfaringstall, blant annet grad av standardisering, hvor mye som har vært investert i infrastruktur og personell de siste årene, ulik modenhet i hver enhet, ulike sammensetning av utstyr osv. Funnene viser likevel en så stor skjevfordeling og variasjon at det er åpenbare synergieffekter å hente ved bruk av vanlige virkemidler som samorganisering, samlokalisering og forbedring av arbeidsprosesser Effekt av virkemidler Følgende grunnleggende virkemidler påvirker dimensjoneringen av Brukerstøtte og alle avdelingene innenfor IKT: Ny organisasjon for IKT som samler kompetanse på tvers av tidligere helseforetak vil legge til rette for mer effektiv oppgaveløsning og deling av ressurser og kompetanse på tvers. De stordriftsfordeler som realiseres gjennom ny effektiv organisering legger til rette for redusert ressursbehov. Skift av oppgaveutførelse, fra IKT applikasjons- og IKT infrastrukturtjenester, til Brukerstøtte. Dette betyr at man vil løse flere saker i 1 eller 2 linje brukerstøtte kontra i 3 linje hos IKT applikasjonstjenester eller IKT infrastrukturtjenester. Erfaringstall viser at håndtering av saker i brukerstøtte koster en tredjedel per sak sammenlignet med kostnaden ved at tilsvarende sak går videre for å bli løst i bakenforliggende enheter (IKT applikasjonstjenester og IKT infrastrukturtjenester). (Kilde: Accenture erfaring) 10

11 Samlokalisering av oppgaveutførelse, regionalt og sentralt, bidrar til høyere utnyttelsesgrad per person. Dette gir igjen grunnlag for å redusere ressursbehovet til å utføre oppgavene. Det påbegynnes innføring av felles standardiserte prosesser som effektiviserer gjennomføring av aktiviteter både innenfor og på tvers av organisatoriske enheter. Dette gjelder spesielt formalisering av ITIL prosessene change og release, som vil bidra til både bedret kvalitet og økt effektivitet. Erfaring viser at dette kan bidra til mellom 15 og 30% redusert ressursbehov, avhengig av tilstanden til organisasjonen før endringene ble gjennomført. For Sykehuspartner ser potensialet ut til å være størst for henvendelseshåndtering og endringshåndtering. Det settes sterkt ledelsesmessig fokus på organisasjonens effektivitet og leveransekvalitet. Dette understøttes av målstyring basert på et balansert målkort og styrket operative ressursstyring. Erfaring viser at det kan oppnås opp mot 10% økt effektivitet av dette punktet alene, avhengig av tilstanden til organisasjonen før endringene ble gjennomført. Fordi det ikke har vært gjennomført dimensjonering i de tidligere IKT enhetene mener vi at det kan forventes en ganske høy effekt av dette i Sykehuspartner Samlet bemanningsplan for IKT og Brukerstøtte Sykehuspartners vurderinger er at IKT og Brukerstøtte samlet sett har et redusert ressursbehov i ny organisasjon i forhold til i dagens organisasjon. Som en konsekvens av det vil Sykehuspartners bemanningsplan for IKT og Brukerstøtte gjenspeile en innskrenkning i dagens arbeidsstyrke. Utgangspunktet har vært en organisasjon for IKT og Brukerstøtte på 634 årsverk. Bemanningsplanen for ny organisasjon IKT og Brukerstøtte har et samlet antall årsverk på 530, noe som innebærer en reduksjon i årsverk på

12 Den følgende tabellen viser forslaget til ny bemanning per VO/avdeling, null-linjen og endring i forhold til null-linjen. VO/Avdeling Null- linje Ny bemanning Endring IKT/ Kunder og Tjenester IKT / Tjenesteutvikling IKT / Applikasjonstjenester IKT / Infrastrukturtjenester Stab IKT BrukerstøAe Sum Innplasseringsprosessen I forbindelse med etablering av ny organisasjon for IKT og Brukerstøtte skal prosessen sikre at Sykehuspartner bemanner rett person til rett rolle slik at virksomheten oppnår en bemanningssammensetning med evne og kompetanse til å levere riktig kvalitet og service. Det er avgjørende at prosessen kjøres i henhold til lov og avtaleverk. Prosessen for innplassering av dagens IKT medarbeidere i IKT og Brukerstøtte nye organisasjons- og bemanningsplaner gjennomføres etter kravene fra arbeidsmiljøloven og HSØ omstillingsavtale. Prosessen er lagt opp for å sikre god involvering og kommunikasjon. Prosessen for å innplassere medarbeidere i ny organisasjonsstruktur: 12

13 3.3.1 Kriterier for innplassering Kriterier som foreslås benyttet i forbindelse med innplassering i ny organisasjon er kompetanse, tjenesteansiennitet og sosiale forhold. Nærmere om kritieriene: Kompetanse vurdert opp mot virksomhetens behov, hvor kompetansen vurderes ut i fra følgende: o Formell kompetanse; Utdannelse, kurs, sertifikater etc. o Realkompetanse; faglig kompetanse og erfaring, anvendbarhet o Personlige egenskaper egenskaper som er relevante for funksjonen/rollen Tjenesteansiennitet o Tjenesteansiennitet blir regnet fra det tidspunkt arbeidstakeren første gang ble ansatt i Helse Sør-Øst RHF (inkludert Sykehuspartner) eller andre virksomheter som Helse Sør-Øst RHF har overtatt ved virksomhetsoverdragelse i medhold av arbeidsmiljøloven. o Med tjenesteansiennitet menes sammenhengende ansettelse. Dersom arbeidsforholdet er avsluttet og arbeidstakeren blir ansatt på nytt, mer enn to år etter tidspunktet for fratredelse, blir tidligere tjenestetid ikke medregnet. Tjenesteansiennitet blir i slike tilfeller beregnet fra den nye tiltredelsesdatoen. o Lærlinger opparbeider tjenesteansiennitet fra læretidens begynnelse o Stillingsstørrelse er uten betydning for beregning av tjenesteansiennitet o Opptjening av tjenesteansiennitet blir ikke avbrutt ved lovfestede permisjoner eller sykefravær Særskilte sosiale hensyn o Forsørgerbyrde o Alder o Gjeldsbyrde o Sykdom o Muligheten til å få annet arbeide o Annet Det innstilles på at innplassering vil ta utgangspunkt i kompetanse, men slik at tjenesteansiennitet tas i betraktning gjennom en samlet vurdering og i samsvar med lov og avtaleverk, jf. blant annet Hovedavtalen 36. Sosiale forhold kan tas i betraktning i særlige tilfeller. Den enkelte overtallige arbeidstaker vil bli vurdert mot relevante stillinger/funksjoner innen utvelgelsesområdet, se nedenfor, dvs. stillinger eller funksjoner den enkelte arbeidstaker naturlig kan fylle basert på den enkeltes erfaring/kompetanse og etter en rimelig innføring eller opplæringsperiode Håndtering av overtallighet Det er vesentlig for ledelsen i Sykehuspartner å ivareta alle medarbeidere på en god måte gjennom hele omstillingsprosessen, og finne gode løsninger for berørte medarbeidere. Dette inkluderer 12 prinsipper for medvirkning i omstilling, og utforming av tiltak i samsvar med Omstillingsavtalen i Helse Sør-Øst. For å redusere ulempene for arbeidstakere som er definert som overtallige som følge av nedbemanningen, og som det ikke lykkes å finne annet passende arbeid til, foreslås det omstillingsbistand og personlig rådgivning samt sluttvederlag i henhold til omstillingsavtalen 13

14 og aml For prinsipper for sluttpakker og sluttvederlag i Sykehuspartner vises det til vedlegg Samlokalisering Innledning til samlokalisering I behandling av virksomhetsplanen og orienteringssak til driftsstyret om samlet plan for samlokalisering (Sak nr ) har vurderinger rundt behovet for samlokalisering av Sykehuspartner sin virksomhet blitt gjennomgått. Samlokalisering er et viktig virkemiddel i forhold til å realisere kvalitets og kostnadsmessige stordriftsfordeler som følge av etablering av Sykehuspartner. Samlokalisering vil resultere i større kompetansesentra, mer effektiv samhandling og legge til rette for felles oppgaveløsning på tvers av tidligere foretaksgrenser. Samlokalisering vil videre gi medarbeidere bedre karriere og utviklingsmuligheter, og den interne kulturen og fellesskapsfølelsen styrkes. Dagens lokalisering med sin spredte oppgaveløsning ikke er forenlig med den samlede målsetningen for Sykehuspartner, og anses derfor ikke som et godt utgangspunkt for det videre forbedringsarbeidet. De vurderinger som er foretatt viser at samlokalisering av funksjonene Brukerstøtte, Administrative applikasjoner, Overvåking og drift av IKT infrastruktur gir størst effekt. For øvrige IKT funksjoner varierer effekten av å samlokalisere med behovet for klinikknærhet. Samlokalisering og sentralisering i større kompetansemiljøer må balanseres med viktigheten av å sikre lokal tilstedeværelse og nærhet til klinikken. Derfor vil Sykehuspartner etablere hovedlokasjon for funksjoner som sentraliseres, og regionkontorer der det er behov for slike, ref denne saks beslutningspunkt 4. Formålet med hovedlokasjonen er å realisere stordriftsmessige kvalitetsforbedringer og kostnadsbesparelser, mens formålet med regionkontorene er å sikre nærhet til klinikk, brukere og helseforetaksledelsen Målbilde for samlokalisering: Med utgangspunkt i en vurdering av risiko og gjennomføring av den samlede omstilling og samlokalisering i Sykehuspartner foreslås det en stegvis gjennomføring av samlokaliseringen. Som første steg etableres Oslo og Drammen som hovedlokasjoner, samt at Tønsberg og Sykehuset Asker og Bærum legges ned som Sykehuspartnerlokasjoner. 32 ressurser (dagens organisasjon) i Drammen primært innen området klientplatform flyttes til Oslo. Slik administrasjonen nå ser det vil det vil være regionskontorer knyttet til Sykehuset Sørlandet HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset Østfold HF og Sykehuset Telemark HF.. Endelig dimensjonering og kompetansesammensetning ved regionskontorene vil fremlegges styret for beslutning innen utgangen av 1. halvår Beslutningen skal gjennomføres senest innen utgangen av Hovedlokasjoner Med hensyn til dagens kompetansetyngdepunkt, risiko og tilgangen til kompetanse er det ikke grunnlag for å flytte IKT-funksjoner ut av Oslo, eller å flytte HR-oppgaver fra Drammen. Hovedlokasjonene Oslo og Drammen utgjør således det naturlige tyngdepunkt i den fremtidige lokaliseringen av Sykehuspartner. 14

15 Oslo I henhold til styrevedtak (Sak ) besluttet Driftsstyret å samlokalisere relevante miljøer i Oslo og Akershus på en ny sentral lokasjon. Oslo blir hovedlokasjon for IKT, Kunder og Tjenester, og det aller meste av kompetansen innen Tjenesteutvikling samles her. For Brukerstøtte vil Brukerstøtte IKT for sykehusene i Oslo området og Prosessavdelingen samles i Oslo. Infrastrukturtjenester vil i stor grad samlokaliseres i Oslo. De største unntakene er bruker- og installasjonsnære tjenester som lokal teknisk support og telekommunikasjon. Innen Applikasjonstjenester vil Oslo-lokasjonen være et kompetansemiljø for blant annet administrative applikasjoner, testtjenester og integrasjonstjenester. Drammen Sykehuspartners hovedkontor med ledelse og stab vil være lokalisert her. Drammen vil være hovedlokasjon for HR. IKT-ressurser primært innenfor området klientplatform flyttes til Oslo. Enkelte IKT-ressurser i Tønsberg flyttes til Drammen, mens Applikasjonsmiljøet i Drammen styrkes ved at dagens ansatte innen kliniske/medisinske applikasjonstjenester ved SAB flyttes hit for å bli en del av et større og samlet miljø med ansvar for Vestre Viken HF. Regionskontor I tillegg til de to hovedlokasjonene vil Sykehuspartner operere med regionskontorer. Dette er lokasjoner som vil være tilhørighet for medarbeidere innen tjenester som krever nærhet til klinikken, i tillegg til å være en viktig del av Sykehuspartners målsetting om å videreutvikle sin helsefaglige IKT-kompetanse og være en strategisk samarbeidspartner for Helseforetakene. I 2011 vil de regionale lokasjonene være Grimstad, Innlandet, Porsgrunn og Fredrikstad. Sykehuspartners ledelse vil gjennomføre ytterligere vurderinger av hva som er riktig kompetansesammensetning og bemanning på disse regionskontorene. Vurderingen vil forankres med ledelsen ved Helseforetakene for å sikre at foreslått løsning ivaretar Helseforetakenes behov. Som en del av vurderingen vil det vurderes hvilken lokasjon i tilknytning til Sykehuset Innlandet som skal bli det fremtidige kompetansemessige tyngdepunktet der. Sykehuspartner vil innen utgangen av 1. halvår 2011 fremlegge forslag til beslutning vedrørende bemanning og kompetansesammensetning ved Sykehuspartners regionskontor. Målet er at beslutningen skal være gjennomført innen utgangen av Lokasjoner hvor Sykehuspartner nå vil avvikle tilstedeværelsen Tønsberg Sykehuspartner har som målsetting å samlokalisere virksomheten og redusere antall lokasjoner. Tønsberg har mange funksjoner som skal sentraliseres til hovedlokasjon og hvor det er kvalitets- og kostnadsmessige effekter å hente ved å regionalisere øvrige funksjoner til henholdsvis Porsgrunn og Drammen, avhengig av om personalet arbeider i størst grad for forhold til Vestre Viken eller Vestfold/Telemark. De utstyrsnære stillingene innen datasenter og datakommunikasjon flyttes til Drammen. Stillinger innen kliniske fellessystemer, kliniske spesialsystemer og applikasjonsdrift flyttes til 15

16 Porsgrunn. Stillinger innenfor området klientplatform, overvåkning og prosjekter flyttes til Oslo. Asker og Bærum (tidligere Sykehuset Asker og Bærum (SAB)) Lokasjonene knyttet til Asker og Bærum er i samme situasjon som Tønsberg. Noen funksjoner sentraliseres til hovedlokasjonen,. På applikasjonsområdet er det synergieffekter å realisere ved å samlokalisere miljøet med øvrig forvaltningsmiljø for Vestre Viken i Drammen. Dette er også i tråd med tidligere styrebeslutning (Lokalisering av felles tjenesteleverandør- Sak ) vedrørende fremtidig lokalisering av stillinger fra SAB. Fremtidig lokalisering Sykehuspartner Figuren under viser den geografiske plasseringen av lokasjoner. Det understrekes at dette bildet vil endre seg over tid. Kompetansesammensetning og bemanning hos Sykehuspartner vil endre seg etter hvert som Helseforetakenes behov utvikler seg. En videre standardisering av applikasjonsporteføljen hos Helseforetakene vil for eksempel stille andre krav til kompetanse og lokalisering hos Sykehuspartner enn dagens situasjon hvor det finnes relativt stor variasjon i applikasjonsporteføljen Antall flyttede stillinger per lokasjon: Vedlagte tabell viser hvordan flytting av stilinger fordeler seg pr. lokasjon. Det understrekes at tallene viser berørte stillinger i eksisterende organisasjon. Administrasjonen arbeider løpende med konkretisering av organisasjons- og bemanningsplanen i ny organisasjon, herunder antall og type stillinger pr. lokasjon. Planen samt en oversikt over overtallige årsverk per lokasjon vil bli lagt frem for de tillitsvalgte til informasjon og drøftelse før direktørens beslutning og innplassering. Fra Lokasjon Til Lokasjon Antall Drammen Oslo 32 SAB Oslo 18 SAB Drammen 8 16

17 Tønsberg Drammen 11 Tønsberg Oslo 19 Tønsberg Porsgrunn 8 Ringerike og Sunaas Oslo 6 SUM Direktørs vurderinger 4.1 Risikovurderinger Risikovurderinger omstillingsprosessen Det er gjennomført en overordnet risikoanalyse for gjennomføringsrisiko og risiko knyttet til måloppnåelse for virksomhetsutvikling i Sykehuspartner. Risikovurderingen er foretatt i forhold til følgende målsettinger: 1. Opprettholde forsvarlig drift i omstillingsperioden 2. Levere kritiske endringer og prosjekter i omstillingsperioden 3. Realisere planlagte kvalitetsforbedringer 4. Realisere krav om kostnadsbesparelser 5. Bedre Sykehuspartners omdømme 6. Holde tidsplanen og budsjett relatert til lansering av ny organisasjon 17

18 Figuren under viser den samlede risikovurderingen opp mot disse målene. 1. Klarer ikke å oppreaholde forsvarlig drik i omsmllingsperioden 2. Klarer ikke å levere krimske endringer og prosjekter i omsmllingsperioden 3. Klarer ikke å realisere planlagte kvalitetsforbedringer 4. Klarer ikke å realisere krav om kostnadsbesparelser 5. NegaMvt omdømme 6. Klarer ikke å holde Mdsplanen og budsjea relatert Ml lansering av ny organisasjon Detaljert fremstilling av risikovurdering med tilhørende tiltak følger som eget vedlegg Risikovurderinger knyttet til arbeidsmiljø Arbeidsmiljømessig risikoanalyser er gjennomført i perioden juni av tillitsvalgte verneombud og administrasjonen i samarbeid. Det vil etableres en arbeidsgruppe bestående av tillitsvalgte, verneombud og administrasjonen som med bakgrunn i risikoanalysen skal komme med konkrete tiltak til forbedringer. Sammendrag av risikovurderingen følger i eget vedlegg. 4.2 Forankring Omstillingsprosessen i Sykehuspartner har pågått over lengre tid, og det er i hele prosessen vært lagt vekt på god kommunikasjon og forankring mot eier, kunder, driftsstyre, tillitsvalgte og vernetjenesten. Målsetningen for Sykehuspartner er forankret opp mot HSØ gjennom arbeidet med virksomhetsplan for Sykehuspartner , gjennom innspillsrunde i foretaksgruppen og gjennom behandling i direktørmøtet i Helse Sør-Øst. Mål om kostnadseffektivisering for Sykehuspartner ble presentert for styret for Helse Sør-Øst RHF i sak Grunnlaget for denne styresak er drøftet med de tillitsvalgte i møte 18. august. Protokoll med vedlegg følger vedlagt. På drøftemøtet ble en rekke forhold berørt, og tre forhold trekkes frem særskilt. Prosess og forankring Tillitsvalgte er kritiske til prosessen som er kjørt og mener at de ikke har er informert og involvert i tilstrekkelig grad. Tillitsvalgte mener de ikke har fått tilstrekkelig informasjon om dimensjoneringen og grunnlaget for forslaget til organisasjons- og bemanningsplan samt lokalisering 18

19 Tillitsvalgte mener de skulle vært involvert på et tidligere tidspunkt og at de ikke kan se hvordan rasjonaliseringseffekten skal realiseres når de kommer inn i saken på et så sent tidspunkt Ledelsen vil fremheve at de tillitsvalgte og vernetjenesten har vært involvert i arbeidet med omstillingsprosessen gjennom deltakelse i driftsstyret for Sykehuspartner, samarbeidsforum, arbeidsmøter, drøftingsmøter og dialogmøter. Utvalgskrets Tillitsvalgte ønsker ikke at utvalgskretsen ved omstillingen kun skal begrenses til å gjelde IKT og Brukerstøtte, men være hele Sykehuspartner. Arbeidsgiver har vurdert tillitsvalgtes innspill når det gjelder utvalgskretsen på nytt, men mener at det er saklig begrunnet å begrense kretsen til IKT og Brukerstøtte. Disse vil bli sett under ett. Administrasjonen mener at en utvidelse av utvalgskretsen utover dette vil skape unødig uro i resten av organisasjonen. Kriterier for innbemanning Som vist til i punkt over, er det uenighet mellom Sykehuspartners administrasjon og tillitsvalgte i vektingen mellom tjenesteansiennitet og kompetanse: o De tillitsvalgte ønsker et sterkere fokus på tjenesteansiennitet som kriterium for innplassering enn det arbeidsgiver har lagt opp til i drøftingsdokumentet. Arbeidsgiver har for sterkt fokus på kompetanse i sitt forslag. Beskrivelsen av innplasseringskriteriene er noe endret etter drøftemøtet, men administrasjonen er av den oppfatning at god kompetanse er viktig for å nå de mål som er satt at Sykehuspartner. Det innstilles derfor på at innplassering vil ta utgangspunkt i kompetanse, men slik at tjenesteansiennitet tas i betraktning i samsvar med lov og avtaleverk, jf. blant annet Hovedavtalen 36. Sosiale forhold kan tas i betraktning i særlige tilfeller. 4.3 Drøfting av saken Analyser og vurderinger peker tydelig i retning av at reorganisering med en innplassering som sikrer god kompetanse og bruk av samlokalisering som virkemidler, er helt nødvendig for å klare å realisere kostnadsbesparelser og styrke kvalitetsnivå i tjenesteleveransene. Erfaringene tilsier at en funksjonell inndeling gir større fleksibilitet i arbeidsstyrken og dermed økt leveranseevne overfor kundene enn geografisk inndeling. Sykehuspartners vurdering er at ledelsen, gjennom kartlegging, analyse, og forankring med alle sentrale interessenter, har identifisert en modell som både dekker behovet for klinikknærhet og gjør Sykehuspartner i stand til å oppnå målsetningen om bedre kostnadseffektivitet og kvalitet. Videre er ledelsens innstilling at sentralisering er essensielt for en bedret forståelse av samspillet mellom IKT og kliniske behov. Dette fordi samlokalisering av de faglige miljøene vil bidra til økt kompetanseutvikling og kompetansesynergier. 4.4 Konklusjon Det er direktørens vurdering at den foreslåtte organisering og bemanningsplan, kombinert med samlokalisering er riktige og nødvendige tiltak for å svare opp krav til kostnadseffektivisering og kvalitetsforbedring. 19

20 Direktøren har i prosessen lagt stor vekt på dialog og involvering med ansattes organisasjoner. Direktøren må erkjenne at selv om partene har brukt mye tid sammen har man ikke lykkes helt i å etablere en omforent forståelse for den prosessen som er kjørt, og det vises til protokoll fra drøftingsmøte 18. august. Det vil derfor være viktig i den videre prosessen å få etablert et bedre samarbeidsklima og i større grad etablere en felles forståelse av rolle, prosess og involvering. Direktøren mener allikevel at prosessen tilknyttet gjennomføring av disse tiltakene balanserer behovet for en håndterbar risiko, et omfang som reflekterer organisasjonens gjennomføringsevne og behovet for raskt å iverksette tiltak som gir effekt innen Det er grunn til å understreke at Sykehuspartners ansatte og ledere kommer til å gå gjennom en meget krevende prosess. I denne prosessen må det påregnes enkelte utfordringer før Sykehuspartner får stabilisert sin organisasjon. Det er likevel direktørens vurdering at den samlede risiko tilknyttet de foreslåtte endringer er akseptabel i forhold til de virksomhetskritiske oppgaver Sykehuspartner utfører for Helseforetakene. Vedlegg: 1. Omstilling i Sykehuspartner fullmakt til gjennomføring 2. Risikoanalyse 3. Drøftingsdokument virkemidler 4. Drøfting ROS analyse 5. Retningslinjer for omstilling Sykehuspartner 6. Protokoll drøfting Aktivitetsplanen omstillingsprosessen 20