Brukerveiledning overføring av personalmapper. Sharefile

Transkript

1 Brukerveiledning overføring av personalmapper Sharefile

2 Overføringen skjer via Sharefile med siste frist 30.september Denne brukerveiledningen beskriver hvordan støtteverktøyet Sharefile skal brukes i overføringen av personalmapper fra din kommune til Skatteetaten. Overføring av personalmapper starter mandag 4.september, med siste frist 30.september 00. Vi anbefaler allikevel at dere starter arbeidet snarest mulig, da dette vil gjøre at vi kan håndtere eventuelle mangler/feil som måtte oppstå. Som forberedelse til overføringen av personalmapper, vennligst les arkivveilederen kapittel 8. Her er det beskrevet hva mappene skal inneholde og i hvilket format de skal overføres.

3 Denne veilederen beskriver detaljert hvordan overføringen skal gjøres For å sørge for effektiv og sikker behandling av personaldokumentene er det svært viktig at formatkravene som beskrives i denne veilederen følges nøye Opplastingen av personalmappen skal gjøres ved én komprimert mappe per ansatt NB: Personalmapper skal IKKE lastes opp ved flere enkeltstående filer per ansatt Arkivveilederen beskriver hvilke dokumenter som inkluderes i personalmappene Denne brukerveiledningen vil beskrive stegvis hvordan man komprimerer og laster opp personalmapper. Vi anbefaler at dere leser hele brukerveiledningen før arbeidet med å laste opp mapper i Sharefile

4 ) Finn mappen du skal overføre Finn personalmappen du ønsker å overføre i kommunens arkivsystem. Last ned eller flytt den til en område lokalt på din PC. OBS: Kontroller at mappens innhold er ihht. beskrivelsen i Arkivveilederen kapittel 8.3. Åpne den lokale mappen på PC-en din der personalmappen er plassert. Dette kan du gjøre ved å gå Filutforsker i Startmenyen, eller trykke Windows-tasten og skrive "Filutforsker", og deretter finne frem plasseringen på mappen. Navngi mappen med den ansattes fødselsnummer slik det står beskrevet i Arkivveilederen kapittel 8.

5 Personvernhensyn ved overføring Slik det står beskrevet i Arkivveilederen kapittel 8. anbefales kommunen å opprette et filområde med streng tilgangsstyring og informasjonssikkerhet, hvor det opprettes én mappe per ansatt som skal overføres til Skatteetaten. Kommunen er selv ansvarlig for å ivareta personvernhensyn hva angår behandling og oppbevaring av slik dokumentasjon i på kommunens lokale PCer. Skatteetatens behandling av mottatte personalmapper er strengt tilgangsstyrt, og blir lagt inn i Skatteetatens arkivsystem før overføringen av ansatte 0.november.

6 ) Komprimer mappen / Når du har funnet frem mappen du skal overføre, skal denne lagres med fødselsnummeret ( siffer) til den ansatte som tittel. Deretter må mappen komprimeres. Sharefile godtar ikke mapper som ikke er komprimert. Start ved å høyreklikke på mappen. Trykk deretter på: Send til 3 Trykk på: Komprimert (zippet) mappe 3 Dersom du har andre komprimeringsverktøy (7zip o.l.) kan dette også brukes, så lenge mappen blir komprimert.

7 ) Komprimer mappen / Mappen er nå blitt duplisert, slik at det er mulig å laste opp mappen i Sharefile

8 3) Lenke til Sharefile For å overføre elektroniske personalmapper skal tjenesten Sharefile benyttes. Denne løsningen gjør overføringen kryptert og sikrer god tilgangsstyring. Trykk på følgende lenke for å åpne portalen for overføring: Sharefile Du kan også kopiere denne lenken i nettleseren din (Google Chrome anbefales) Kommunens kontaktperson på lønn allerede benyttet Sharefile ved oversendelse av lønns- og personaldata. Dersom du har behov for assistanse kan han/hun antageligvis være til hjelp.

9 4) Logg inn Det første bildet du får opp i Sharefile ber deg identifisere deg. Fyll ut e-post, navn og skriv kommunenavn + kommunenummer der det står "Company". Gå videre ved å trykke "Continue"

10 5) Last opp den komprimerte mappen i Sharefile - Alternativ For å laste opp personalmappen i Sharefile har du to alternativer. Alternativ er beskrevet her, mens alternativ er beskrevet på neste side Husk at du kun skal laste opp én fil (komprimert mappe) per ansatt Du kan laste opp filen ved å trykke på "Browse files", og finne frem til den komprimerte mappen, eller legge Filutforsker-vinduet ved siden av "Drag files here", og dra filen direkte over til Sharefile Finn mappen du vil laste opp, og trykk Åpne Følger du denne metoden kan du nå gå til Steg 6

11 5) Last opp den komprimerte mappen i Sharefile - Alternativ Den raskeste måten å overføre en eller flere komprimerte mapper er å legge Filutforsker-vinduet ved siden av "Drop files here". Marker deretter hvilke mapper du vil laste opp, og dra disse med musepekeren slik bildet til høyre viser. Slipp mappen(e) over "Drop files here". Dette kan gjentas flere ganger. Husk at du kun skal laste opp én fil (komprimert mappe) per ansatt

12 6) Fullfør opplastingen Uavhengig av hvordan du la inn personalmappene i det foregående steget vil du nå se hvilke mapper som ligger klare til opplastning. NB! Vær nøye med å overholde formatkrav som er beskrevet i Arkivveilederen før du laster opp personalmappene Dersom du vil legge til flere mapper, kan disse fremdeles dras over listen av mapper. Du kan også trykke på +Add More. Se steg 5, alternativ for fremgangsmåte For å ferdigstille og laste opp personalmappene trykk på "Upload" Husk at alle mapper skal ha fødsels og personnummer ( siffer) som tittel

13 7) Mappene er nå lastet opp Når du har trykket på "Upload" vil det komme opp en linje som viser hvor mange prosent som er ferdig lastet opp, slik som vist til høyre. Når mappene er ferdig lastet opp vil det stå 00%, før det dukker opp "Uploaded" slik som bildet nr til høyre.

14 Opplastingen er nå gjennomført Dersom du har spørsmål knyttet til veilederen eller opplasting, ta kontakt med Skatteetaten.no