<<Leietaker hos Entra Eiendom>>

Transkript

1 <<Leietaker hos Entra Eiendom>> Innhold Avtaledokument Blankett 8431 Renhold m/vedlegg Kontraktsreferanse: Kontraktsområde: Professor Olav Hanssens vei 10, Stavanger Renholdstjenester Parafer Oppdragsgiver Side 1 av 13 Parafer Leverandør

2 Avtaledokument Kontrakt om partsforpliktelser mellom: Oppdragsgiver (heretter omtalt som Oppdragsgiver) og Leverandøren (heretter omtalt som Leverandør) for levering av renholdstjenester til Professor Olav Hanssens vei 10, Stavanger For Oppdragsgiver: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] For Leverandør: [Sted/dato] [Navn på signatursetter] [Tittel] Oppdragsgivers signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin kontraktspart under denne kontrakt. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Leverandørs signatursetter bekrefter med sin signatur på dette dokument at han innehar de fullmakter som er nødvendige for å binde sin kontraktspart under denne kontrakt. Fullmakt i henhold til stilling Skriftlig fullmakt vedlagt Denne kontrakten er utstedt i 2 eksemplarer, hvorav 1 beholdes av Oppdragsgiver og 1 beholdes av Leverandør. Parafer Oppdragsgiver Side 2 av 13 Parafer Leverandør

3 Følgende tas inn i Blankett 8431 Renhold 1. Partene Se Avtaledokument 2. Alminnelige kontraktsbestemmelser (NS 8431 punkt 3) Bestemmelsen her erstatter NS 8431 punkt 3: Denne kontrakten består i tillegg til avtaledokumentet av følgende dokumenter: Blankett 8431 Renhold (dette dokumentet) Vedlegg 8 Oppdragsgivers kravspesifikasjon m/ bilag Vedlegg 9 Prismatriser Vedlegg A Referat fra befaring dato NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold Leverandørs tilbud uten prismatriser. Ved motstrid mellom dokumentene skal dokumentene gjelde i prioritert rekkefølge som angitt over. Ved intern motstrid mellom bestemmelser i et dokument går spesielle bestemmelser foran generelle bestemmelser, og nyere bestemmelser går foran eldre. Der det er motstrid mellom tegninger og beskrivelser i tekst gjelder tegninger foran teksten. 3. Beskrivelse av oppdraget (NS 8431 punkt 15) Inntatt i Vedlegg 8 Oppdragsgivers kravspesifikasjon m/bilag 4. Kontraktsperiode (NS 8431 punkt 2) Partene har avtalt følgende vedrørende kontraktsperiode og oppsigelsestid: 4.1. Varighet Avtalen skal vare i fire (4) år fra kontraktssigneringsdato. Avtalen opphører ved avtaletidens utløp uten forutgående oppsigelse Oppsigelse Partene har en gjensidig oppsigelsesfrist på seks (6) måneder regnet fra den datoen begge parter er skriftlig orientert om oppsigelsen. Parafer Oppdragsgiver Side 3 av 13 Parafer Leverandør

4 5. Tidspunkter for utførelsen Partene har avtalt følgende tidspunkter for renholdet: Se kravspesifikasjon. 6. Kontraktssum Alle priser oppgis ekskl. mva. Kontraktssum og priser er som følger: Fast avtalepris I samsvar med avtale, beskrivelser og vedlegg: Inntatt i Vedlegg 9 Prismatriser. Enhetspriser for bestilling Dersom det avtales ekstraordinær rengjøring eller annet som ikke omfattes av avtalen, skal satsene være: Inntatt i Vedlegg 9 - Prismatriser 6.1. Prisbestemmelser ved endringer av omfang Ved senere endringer av avtalt omfang, endres prisen for tjenestene i forhold til avtalt sum for det opprinnelige/gjeldende omfang. Leverandøren skal oversende endringsskjema som viser riktig fakturabeløp til enhver tid Prisavslag etc. Dersom leveransen ikke kan utføres i henhold til avtalt frekvens fratrekker leverandøren forholdsvis beløp på fakturaen det gjelder. Dersom leveransen ikke utføres slik at avtalt frekvens/kvalitet opprettholdes, kan oppdragsgiveren redusere sin betaling til leverandøren for én måned i henhold til følgende kategorifeil: Kategori A Alvorlige feil Reduksjon 100 % Denne feilkategorien påberopes dersom Oppdragsgiver blir hindret i sitt daglige virke i vesentlig grad og/eller dersom feilen(e) er til generelt svært stor ulempe, som et resultat av Leverandørs manglende utført tjeneste. Kategori B Driftsforstyrrende feil Reduksjon 50 % Denne feilkategorien påberopes dersom Oppdragsgiver blir hindret i sitt daglige virke som et resultat av mangler ved Leverandørs utførte tjeneste. Feilen(e) kan enkelt identifiseres og vil være til sjenanse for Oppdragsgiver og/eller andre brukere omfattet av tjenesten. Parafer Oppdragsgiver Side 4 av 13 Parafer Leverandør

5 6.3. Øvrige prisbestemmelser Prisene dekker alle kostnader ved leveransen, herunder lønn, feriepenger, vikarer, utstyr, materiell, transport, renholdsmidler, arbeidsledelse og administrasjon. Møter med Oppdragsgiver er inkludert, dersom ikke annet er avtalt. Dersom ikke annet er avtalt, skal Leverandør holde alle maskiner. I den grad utførelse av leveransen er priset per time, skal oppdragsgiver ikke betale overtid eller kompensasjon for kvelds-, natt- eller helligdagsarbeid uten at dette er særskilt pålagt. 7. Regningsarbeider Inntatt i Vedlegg 9 - Prismatriser under enhetspriser for bestilling. 8. Fakturering og betalingsfrist Bestemmelsene i dette kapitlet erstatter NS 8431 pkt. 9: 8.1. Fakturering Fakturering skal skje med bakgrunn i dokumenterte, gjennomførte leveranser og skal være i henhold til retningslinjer og krav til merking av faktura som fremgår av Blankett 8431 Renhold pkt. 8. Betaling av faktura er ikke ensbetydende med aksept av leveranse eller fakturaunderlag. Oppdragsgiver har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller kravene til merking og spesifisering. Dersom oppdragsgiver krever det, skal leverandør levere elektronisk faktura Timelister Når arbeidet, eller deler av arbeidet, kompenseres etter faktisk medgått tid, skal leverandørens personell daglig fylle ut timelister. Dersom timelisten skal signeres av oppdragsgiveren, innebærer ikke signaturen en godkjenning av kostnad eller utført arbeid Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Oppdragsgiveren kan gjøre fradrag i mottatt faktura for forskuddsbetalinger, påløpte konvensjonalbøter samt omtvistede eller utilstrekkelig dokumenterte poster i fakturabeløpet. Ved mislighold kan oppdragsgiveren holde betalingen tilbake, men ikke åpenbart mer enn det misligholdet synes å utgjøre av det samlede vederlaget. Parafer Oppdragsgiver Side 5 av 13 Parafer Leverandør

6 Omtvistede krav forfaller ikke til betaling før enighet er oppnådd, eller eventuelt før rettskraftig dom er avsagt. Oppdragsgivers betaling av fakturaen innebærer ingen godkjenning av tjenestene Forsinket betaling Ved forsinket betaling skal oppdragsgiveren svare forsinkelsesrente av det forfalte beløp i henhold til lov om renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember 1976 nr Sluttoppgjør Innen 30 dager etter at kontraktsperioden/opsjonsperioden er utløpt, skal leverandøren sende sluttfaktura. Sluttfakturaen skal dekke alle leverandørens krav i henhold til kontrakten. Krav som ikke er tatt med i sluttfakturaen kan ikke senere gjøres gjeldende Effektiv håndtering Leverandøren skal bidra til en mest mulig kostnadseffektiv håndtering av fakturering, og skal bidra til reduksjon av antall fakturaer Krav til merking av faktura Faktura skal tydelig merkes med følgende: xxx Leverandøren skal påføre faktura kostnadssted dersom Oppdragsgiver ønsker det. Leverandøren skal sende separate fakturaer etter nærmere beskrivelse fra Oppdragsgiver dersom Oppdragsgiver ønsker det Fakturaadresse Faktura skal sendes til: NAVN ADRESSE POSTNUMMER POSTSTED 9. Regulering av kontraktssummen (NS 8431 punkt 8) Bestemmelsene i dette kapitlet erstatter NS 8431 pkt. 8: 9.1. Endringer i offentlige avgifter Dersom det blir endringer i myndighetspålagte avgifter som får betydning for leveransen, har leverandøren rett til å endre sine priser tilsvarende økningen i avgiftene Endringer i tariffert lønn og KPI Parafer Oppdragsgiver Side 6 av 13 Parafer Leverandør

7 Kontraktssummen reguleres som følger, basert på endringer i tariffert lønn og konsumprisindeks (KPI): 80 % av kontraktssummen reguleres ved dokumenterte endringer i tariffert lønn. Reguleringen skjer med virkning fra samme dag som de tariffmessige endringene i lønnen. 20 % av kontraktssummen reguleres i henhold til KPI. KPI for de siste 12 måneder forut for reguleringstidspunktet legges til grunn for reguleringen. Priser på sanitærartikler reguleres med 100 % av KPI. Endring kan skje årlig. Første endring kan finne sted etter 1. juli Den av partene som vil påberope seg en endring av prisen, skal varsle den annen part om justeringen senest 30 dager før endringen iverksettes. Varselet skal inneholde en oversikt over gammel pris, endring og justert pris. Oversikten skal vise beregningsgrunnlaget og samlet effekt på kontraktsprisen Effektuering og informasjon om prisendringer Prisendringer effektueres 30 dager etter at oppdragsgiveren skriftlig har akseptert endringen. Aksept kan ikke nektes uten saklig grunn. For prisendringer grunnet lønnsendringer, skal prisendringen skje med virkning fra samme dag som de tariffmessige endringene i lønnen. Leverandøren skal, umiddelbart etter prisendringer, sende Oppdragsgiver oppdaterte prislister/-blader for alle avtalte tjenester. 10. Partenes representanter (NS 8431 punkt 5) Oppdragsgivers kontaktperson: Hovedkontakt: Navn: Adresse: Postnummer: Poststed: Tittel: Telefon: Mobil: Parafer Oppdragsgiver Side 7 av 13 Parafer Leverandør

8 E-post: Leverandørens kontaktperson: Hovedkontakt: Navn: Adresse: Postnummer: Poststed: Tittel: Telefon: Mobil: E-post: 11. Kontroll av leveransen (NS 8431 punkt 12) Partene har inngått følgende avtale om kontroll av leveransen: Kontroll av leveransen skal være basert på de krav, etter de metoder og den frekvens som fremgår av kravspesifikasjonen, eller den frekvens som til enhver tid er avtalt mellom partene. 12. Underleverandører (NS 8431 punkt 13) Leverandøren skal benytte følgende underleverandører: Underleverandør 1 Bruk av underleverandører fritar ikke Leverandøren for noen forpliktelser etter kontrakten. 13. Beskrivelse av de fasiliteter oppdragsgiveren stiller til leverandørens rådighet (NS 8431 punkt 16): Det stilles rom til rådighet for leverandør. Romhenvisning til fasilitetene vil bli gitt på forespørsel. Parafer Oppdragsgiver Side 8 av 13 Parafer Leverandør

9 14. Forsikring (NS 8431 punkt 21) Bestemmelsene i dette punktet utfyller NS 8431 pkt. 21. Leverandøren skal forelegge oppdragsgiveren forsikringsbevis for kontroll uten ugrunnet opphold etter kontraktsinngåelsen. 15. Justering av vederlaget ved endringer Hovedregel (erstatter NS 8431 punkt 19.1) Som hovedregel skal kontraktens kvadratmeterpris (fast månedspris delt på det aktuelle arealet) legges til grunn ved vurdering av konsekvensen endringen har for vederlaget. Dersom denne ikke er anvendelig, skal vederlaget reguleres etter bestemmelsene i NS 8431 pkt og Endringsgebyr (NS 8431 punkt 19.4) Bestemmelsen i dette punktet erstatter NS 8431 pkt. 19.4: Endringsgebyr betales ikke. 16. Erstatning ved oppsigelse Erstatning ved oppsigelse på grunn av oppdragsgiverens flytting eller omlegging av virksomheten (NS 8431 punkt 23 annet ledd). Dersom kontrakten sies opp av en av partene fordi oppdragsgiveren flytter eller legger om sin virksomhet, gjelder følgende bestemmelser for fastsetting av erstatning til leverandøren: Erstatning betales ikke. 17. Særlige bestemmelser Se også kravspesifikasjon Mislighold (NS 8431 punkt 14) Bestemmelsene i dette kapitlet erstatter NS 8431 pkt Forsinkelse Det foreligger forsinkelse dersom Leverandøren ikke utfører Leveransen til avtalt tid, eller Leveransen kvalitativt eller kvantitativt ikke er i henhold til Kontrakten, med mindre forsinkelsen skyldes forhold hos Oppdragsgiver eller force majeure. Dersom Leverandørens utførelse av Leveransen har slike mangler at Oppdragsgivers formål med leveransen blir vesentlig forfeilet, kan Oppdragsgiver velge å likestille dette med forsinkelse. Parafer Oppdragsgiver Side 9 av 13 Parafer Leverandør

10 Virkninger av forsinkelse Dersom ikke annet er avtalt, påløper i tilfellet forsinkelse konvensjonalbot med 0,2 % av det totale vederlag som skal betales i henhold til Kontrakten for hver dag Leverandør er forsinket. Samlet sum skal ikke overstige 10 % av den totale summen som skal betales i henhold til Kontrakten. Oppdragsgiver kan, i tillegg til å kreve konvensjonalbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgiver kan heve Kontrakten dersom maksimal konvensjonalbot er påløpt eller forsinkelsen medfører vesentlig mislighold. Ved forsinkelse eller antatt forsinkelse skal Leverandøren uten ugrunnet opphold gi Oppdragsgiver skriftlig melding om dette. Meldingen skal oppgi årsaken til forsinkelsen, samt når Leveransen vil bli utført. Får Oppdragsgiver ikke slik melding innen rimelig tid etter at Leverandøren fikk, eller burde ha fått kjennskap til hindringen, kan Oppdragsgiver kreve erstattet tap som kunne ha vært unngått om meldingen hadde kommet frem i tide Brudd på kontraktuelle forutsetninger Brudd på kontraktuelle forutsetninger, som leverandørens generelle plikter i henhold til denne kontrakten, overholdelse av ILOs kjernekonvensjoner og avvik i leverandørens kvalitetssikringssystem, er å anse som en mangel hos leverandøren Virkninger av mangler Dersom Oppdragsgiver reklamerer, skal Leverandøren starte utbedring av mangelen omgående. Utbedring kan utsettes dersom Oppdragsgiver har saklig grunn for å kreve det. Utbedring skal gjennomføres uten kostnader for Oppdragsgiver. Dersom Leverandøren ikke innen rimelig tid har utbedret mangelen, er Oppdragsgiver berettiget til selv, eller ved andre, å foreta utbedring for Leverandørens regning og risiko, eller kreve prisavslag. Det samme gjelder dersom det vil medføre vesentlig ulempe for Oppdragsgiver å avvente Leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal Leverandøren underrettes skriftlig før utbedring iverksettes Erstatning for mangler og skade Følgende punkt erstatter NS 8431 pkt. 20, andre ledd: Oppdragsgiver kan kreve erstatning for tap han lider som følge av mangel og skade. For forsinkelser, kan Oppdragsgiver i tillegg til konvensjonalbot, kreve erstattet det tap han lider som følge av forsinkelsen. Parafer Oppdragsgiver Side 10 av 13 Parafer Leverandør

11 Erstatning er begrenset til direkte tap, med mindre Leverandøren eller noen han svarer for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. Oppdragsgivers rett til erstatning er uavhengig av øvrige krav Oppdragsgiver måtte gjøre gjeldende som følge av mislighold, eller om slike krav kan gjøres gjeldende Vesentlig mislighold Følgende supplerer NS 8431 pkt. 24.1: Leverandørens konkurs, insolvens, brudd på andre vesentlige økonomiske forutsetninger, gjentatte brudd på instrukser eller brudd på offentlige lover og regler, svik, forsømmelse eller andre forhold som bryter med tillitsforholdet til Oppdragsgiver, brudd på pkt Gjengs arbeids- og lønnsvilkår, forsinkelse eller mangler som medfører at Oppdragsgivers formål med Kontrakten ikke oppnås, eller manglende utbedring av brudd på kontraktuelle forutsetninger, utgjør alltid et vesentlig mislighold. Opplisting i nærværende punkt er ikke å anse som uttømmende i forhold til vurderingen av hva som utgjør et vesentlig mislighold Leverandørens rett til å stanse leveransen (NS 8431 pkt ) Bestemmelsen 1. ledd endres slik: Leverandøren kan med 48 timers skriftlig varsel stanse leveransen dersom oppdragsgiveren vesentlig misligholder sin betalingsforpliktelse, eller det er klart at slikt vesentlig mislighold vil inntre. Som vesentlig mislighold menes manglende oppfyllelse av betalingsforpliktelse etter purring med rimelig frist og gjentatte unnlatelser av å oppfylle betalingsforpliktelser. Leverandørens stansingsrett opphører straks oppdragsgiveren har oppfylt sin betalingsforpliktelse. Ved rettmessig stansing etter denne bestemmelsen reduseres leverandørens krav på vederlag kun med leverandørens besparelse ved stansingen Personell Alt personell tilknyttet avtalen skal opptre på en forretningsmessig og etisk forsvarlig måte. Dersom det kreves kvalifisert eller autorisert personell til å utføre tjenester i tilknytning til denne avtalen skal kun slikt personell benyttes. Parafer Oppdragsgiver Side 11 av 13 Parafer Leverandør

12 Dersom Oppdragsgiver har saklig grunn til å kreve personell tilknyttet avtalen utskiftet, skal Leverandør umiddelbart skifte ut denne/disse på egen bekostning Statusmøter og andre møter Bestemmelsene i dette punktet erstatter NS 8431 pkt. 6 avsnitt 3 og 4. Møter generelt Det skal ved behov avholdes møter mellom partene for å sikre korrekt oppfyllelse av kontraktsforpliktelsene. Innkalling skal skje skriftlig og med rimelig frist. Dersom ikke annet er avtalt er oppdragsgiver ansvarlig for utarbeidelse av møtereferatene, som skal sendes leverandøren for godkjenning innen 5 arbeidsdager etter møtet. Referatene skal være kortfattet og skal som et minimum inneholde: Vedtatte beslutninger Tidsfrister for utførelse av beslutninger Ansvarlig for gjennomføring av beslutninger Status for tidligere beslutninger. Faste møter Møter mellom partene skal i kontraktsperioden finne sted kvartalsvis for å sikre gjennomføring av kontraktens intensjoner. Dersom Oppdragsgiver ønsker, kan møtefrekvensen økes til én gang hver måned. Utkast til agenda for driftsmøte er: Gjennomgang referat Utestående aksjoner Leveranser/utestående leveranser Oppnåelse av KPIer Endringer/avvik Korrektive tiltak Kommersielt HMS Evt Miljø Ytre miljø Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og miljøreguleringer skal overholdes. Relevante utslippstillatelser skal være innhentet der hvor det er nødvendig. Skadelige kjemikalier og andre stoffer skal forvaltes og oppbevares på en forsvarlig måte. Dersom leveransen innbefatter levering eller bruk av kjemiske stoffer, skal forskriftsmessige sikkerhetsdatablader følge med produktet. Parafer Oppdragsgiver Side 12 av 13 Parafer Leverandør

13 Leverandøren skal i hele kontraktsperioden ha rutiner som sikrer at produkter som blir levert eller brukt i forbindelse med utførelse av leveransen ikke inneholder forbudte stoffer eller mer enn maksimalt tillatte konsentrasjoner av farlige kjemikalier, jf forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (Produktforskriften) Returordning Dersom leverandøren ved utførelse av leveransen benytter produkter som er underlagt krav om returordning, er leverandøren forpliktet til å være knyttet til, eller selv forvalte en slik ordning Gjengs arbeids- og lønnsvilkår Ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Dersom leverandøren ikke etterlever disse forpliktelsene, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilbakeholdt beløp skal tilsvare ca. 2 ganger leverandørens besparelse. Ved uenighet fastsetter oppdragsgiver beløpets størrelse. Dersom forhold ikke blir brakt i orden uten ugrunnet opphold etter varsel fra oppdragsgiveren utgjør dette et vesentlig kontraktsmislighold. 18. Underskrifter Utgår (er tatt inn i avtaledokumentet) Parafer Oppdragsgiver Side 13 av 13 Parafer Leverandør