Landsstyret Sakspapir

Transkript

1 Landsstyret Sakspapir Møtedato Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksbehandler Alexander Sæbø Løtvedt Saksnummer LS /15 Gjelder Økonomirapport Vedlegg til saken: 1. Økonomirapport for 1. kvartal 2015 ØKONOMIRAPPORT FORMÅL Orientere landsstyret om organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling. SAKSPRESENTASJON Vedlagt ligger økonomirapport for 1. kvartal 2015, med kommentarer til postene. VURDERING Økonomirapporten viser et underskudd på ca. kr 1,6 mill. før fond. Dette er noe høyere enn forventet for denne perioden. I hovedsak skyldes dette at vi har fått inn noe mindre i driftsstøtte i 1. kvartal enn beregnet. Fristen for innbetaling var 15. mars, men det var flere som ikke hadde betalt innen denne fristen. På utgifter er det største avviket på postene 8. Landsstyremøter (høyere enn budsjettert) og 11.4 Vårkonferansen (lavere enn budsjettert). Kommentarer til de ulike postene følger etter økonomirapporten i vedlegg 1. Vi vil samtidig oppfordre om å sende inn spørsmål angående økonomi på forhånd, slik at arbeidsutvalget kan gi dere best mulig svar. INNSTILLING Økonomirapporten tas til etterretning. LS /15 Økonomirapport 1 sider

2 LS /15 Økonomirapport vedlegg 1 1 VEDLEGG 1: ØKONOMIRAPPORT Økonomirapport 2015 Regnskap 1. kvartal Budsjett 1. kvartal Budsjett 2015 Regnskap 1. kvartal 2014 Inntekter 1 Driftsstøtte Statstilskudd Andre inntekter Sum inntekter Utgifter 4 Informasjonskostnader Trykksaker Effekter Webside/intranett Analyser/utredninger Øvrig informasjonsmateriell Personalkostnader Lønnskostnader Pensjonsordning Avtalefestede personalkostnader Personalforsikringer Arbeidsgiveravgift Andre personalkostnader Kontordrift Kontor- og datautstyr Kontorrekvisita og diverse kontor Kopi-og papirkostnader Litteratur og tidsskrifter Telefoni og porto etc Husleie/felleskostnader Kontorforsikring Kontingenter/tilskudd Revisjon sider

3 Økonomirapport 2015 Regnskap 1. kvartal Budsjett 1. kvartal Budsjett 2015 Regnskap 1. kvartal Reiser inn- og utland Reiser innland Reiser utland ICWG Interne seminar Organisasjonskurs UHR Landsstyremøter/sentralstyremøter Landsmøte Komiteer Politiske komiteer Faglige komiteer KK, VK, VTK og PPK Konferanser Avspark Høstkonferansen Ledersamlinger (inkl. vinterkonferanse i 2014) Vårkonferansen Temamøter/seminarer Regionmøter Frifond Diverse kostnader Sum utgifter Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter bank Annen finanskostnad Resultat før fond Fond Fond for utredninger Fond for kampanjer og aksjoner Fond for seminarer og konferanser Fond for internasjonale erfaringsmidler Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid Fond for alumnus og historieprosjekt Fond for arrangering av BM i ESU Resultat Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 2

4 EIENDELER Note OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Sum omløpsmidler Sum eiendeler EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital Resultat Sum opptjent egenkapital Bundet egenkapital Fond Disponert Sum bundet egenkapital Sum egenkapital GJELD Balanse Norsk studentorganiasjon Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum gjeld og egenkapital Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 3

5 8 FORKLARING TIL BALANSERAPPORTEN PER 31. MARS EIENDELER Omløpsmidler Kundefordringer er krav på penger som er inntektsført på regnskapet, men som ikke er innbetalt fra skylder ennå. Andre kortsiktige kundefordringer: Forskuddsbetalt serviceavtaler/leie/reiser etc. (kr ). Utbetalt depositum, lån, forskudd reiser og lønn (kr ). Renteinntekter som er beregnet, men ikke bokført i banken (kr ). Bankinnskudd, kontanter og lignende er saldo på våre ulike bankkonti (kr ), samt depositumskonto for Holbergsgate 1 (kr ) og bankgaranti hos Diners (kr ) EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital er opptjent egenkapital etter tidligere opptjente resultater. Bundet egenkapital er en del av NSOs egenkapital som er avsatt til ulike fond. I perioden er det disponert kr fra NSOs fond. Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld er kostnader som er regnskapsført, men som ikke har forfalt til betaling ennå (altså ikke betalt). Skyldige offentlige avgifter: Forskuddstrekk i mars, men som ikke betales før i mai (kr ). Skyldig arbeidsgiveravgift for mars, men som ikke betales før i mai (kr ). Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger som er opptjent i 2014/2015, men som normalt ikke utbetales før året etter opptjening (kr ). Annen kortsiktig gjeld: Skyldige feriepenger, opptjente feriepenger i 2014/2015 som normalt utbetales i juni 2015/2016 (kr ). Avsetning til påløpende kostnader som bl.a. reiseoppgjør/utlegg for AU/ansatte, pensjonsavtale KLP, frifondmidler, revisjon etc. (kr ). Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 4

6 41 KOMMENTARER TIL ØKONOMIRAPPORT FOR 1. KVARTAL INNTEKTER 1. Driftsstøtte Selv om fristen for innbetaling av driftstilskudd for vårsemesteret var 15. mars, var det fortsatt noen som ikke betalte innen denne dato. Påminnelse til disse er blitt sendt. 2. Statstilskudd Søknad om statstilskudd for 2015 ble sendt innen søknadsfristen som var 15. mars. Normalt får vi svar på denne i juni/juli, og dermed ikke overført noe tilskudd før dette. 3. Andre inntekter Dette er frifondmidler som ikke ble brukt i fjor og som da har blitt overført til Søknad om frifondmidler for 2015 er sendt og godkjent, men vi har ikke fått vite hvor mye vi får i støtte ennå UTGIFTER 4. Informasjonskostnader 4.3 Webside/intranett er for support/serviceavtale 1. kvartal Dekode Interaktiv. 4.4 Analyser/utredninger er to undersøkelser gjennomført av Sentio i samarbeid med Khrono. 4.5 Øvrig informasjonsmateriell er medlemskontingent Norsk kommunikasjonsforening. 5. Personalkostnader 5.1 Lønnskostnader er inkl. overtid og påløpende feriepenger. Foruten faste lønnskostnader er det utbetalt kr (ca. 241 t inkl. timer tatt ut i avspasering) for overtidsarbeid (for overtidstimer i desember-februar i forbindelse med blant annet BM, ledersamlinger, kursgruppesamling og LS3). 5.3 Avtalefestede personalkostnader er for tiltak i sekretariatet iht. særavtale samt månedskort/treningsutgifter for AU-medlemmene. 5.6 Andre personalkostnader Er mat i forbindelse med kveldsarbeid, gaver/avslutning for sluttede samt sosiale aktiviteter/velferd for kontoret. 6. Kontordrift 6.1. Kontor- og datautstyr Administrative støttesystem Frankeringsmaskin Innkjøp kontor- og datautstyr Reparasjoner og vedlikehold etc Adm. støttesystem er vedlikeholdskostnader ACOS websak for 1. kvartal. Innkjøp kontor- og datautstyr er bl.a. 7 PCer og 8 skjermer + div. tilbehør (kr ), nye banner med NSO-logo (kr 4 700), Stream software (kr 3 800) og transportkasse til talestol (4 600). Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 5

7 Reparasjoner og vedlikehold er bl.a. spamfence 1 år (kr ), vedlikehold/support regnskap- og lønnssystem for hele året (kr ), kringkastingsavgift tre TVer 1. halvår (kr 4.135) og Symantec antivirus for 3 år (kr ). 6.3 Kopi- og papirkostnader Dette er leiekostnader på kopimaskinen 1. kvartal (kr ), kopipapir (kr 3 400), serviceavtale (kr ), samt avtale med Kopinor for 2015 (kr 4 700). 6.5 Telefoni og porto etc. Telefoni Internett Porto Husleie/felleskostnader Her ligger vi noe under budsjett. Dette skyldes at vi hadde betalt for mye på felleskostnader i 2014 og fikk tilbakeført ca. kr På utgifter er det kr i husleie og kr på renhold for 1. kvartal Kontingenter/tilskudd ESU LNU - Arbeidsgiverorganisasjon (Virke) Annet 760 Medlemskontingenten til ESU ble nesten kr dyrere enn budsjettert pga. høy valutakurs. Kontingenten er på euro per år. Kostnadene på annet er medlemskontingent til FN-Sambandet. 6.9 Revisjon Her står vi foreløpig med en inntekt på kr Dette pga. differanse mellom det som ble avsatt til revisjon 2014 og det som vi ble fakturert for til slutt. 7. Reiser inn- og utland 7.1 Reiser innland Her føres reise- og oppholdskostnader til diverse møter, konferanser, medlemslagsbesøk etc. for AU, sekretariat eller andre som reiser på vegne av NSO. Eks. på dette i 1. kvartal er NOKUTkonferansen, internasjonaliseringskonferansen og organisasjonskonsulentsamling, alle tre i Tromsø, samt diverse besøk/foredrag hos medlemslag. Vi har hatt en del ekstrakostnader her pga. streiken i Norwegian i mars, og har måttet bestille nye og dyrere billetter med andre flyselskap, i tillegg til at vi ikke fikk refundert hele beløpet på de billettene som ikke ble brukt. 7.2 Reiser utland Dette er reiser/deltakeravgift til blant annet: BM Baku nov./des (reiseregning levert etter at regnskapet for 2014 var avsluttet) PL4SD/Eurostudent Wien i februar. ESC i Riga i mars Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 6

8 ICWG Reiseutgifter for internasjonalt ansvarlig til seminar i Zimbabwe januar og til Regional ministerial conf. I Paris februar. 7.4 Interne seminarer Dette er kostnader i forbindelse med seminar for Info/politikk-gruppa januar (kr ) og planseminar for hele kontoret januar (kr 7.720). I tillegg er det inntektsført ca. kr på studietur AU. Det ble avsatt kr på regnskapet for 2014 til studieturen til AU, som egentlig skulle vært gjennomført høsten 2014, men som ble utsatt til februar Kostnadene ble på ca. kr og dermed mindre enn det som var avsatt. 7.5 Organisasjonskurs Dette er i hovedsak utgifter i forbindelse med kursgruppesamlingen som ble avholdt januar, samt kurs avholdt for seks av våre medlemslag. 7.6 UHR Dette er utgifter i forbindelse med verv i Universitets- og høgskolerådet og som skal faktureres videre til UHR. Inntekt for dette vil bli ført på post Landsstyremøter/sentralstyremøter Dette er kostnader i forbindelse med LS3 som ble arrangert i Trondheim i februar. Rammebudsjett 2015, vedtatt av LM, hadde en ramme på kr på denne posten totalt for LS økte denne posten med kr når de vedtok spesifisert budsjett på LS2, dette for å kunne arrangere LS3 i Trondheim. Det interne budsjettet som var satt for dette møtet var opprinnelig på kr (arrangert tilsvarende som LS2 i november 2014) og med økningen fra LS ble totalsummen på budsjettet for LS3 på kr Nå viser regnskapet at det er brukt ytterligere kr mer enn dette. Noe skyldes at Thon hadde skrevet feil i kontrakten og kun ført opp enkeltrom. Dette førte til at hotellet som alle opprinnelig skulle bo på ikke hadde nok rom og vi måtte derfor flytte flere over på to andre hoteller, samt at flere fikk enkeltrom i stedet for dobbeltrom. I tillegg er reiseutgiftene økt med ca. kr Regnskapet er fordelt slik: Reiseutgifter Overnatting Diettkostnad Diverse kostnader Komiteer 10.1 Politiske komiteer FFPK - Fag- og forskningspolitisk komite VLPK - Velferds- og likestillingspolitisk komite - IK - Internasjonal komite Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 7

9 Faglige komiteer FKHS - Helse- og sosialfaglige utd FKHF - Historisk-filosofiske fag FKJ - Juridiske fag FKK - Kunstfag - FKLU - Lærerutdanning og utdanningsvitenskap FKMO - Medisin og odontologi FKR - Realfag FKSV - Samfunnsvitenskapelige fag FKT - Teknologiutdanning FKØL - Økonomi- og ledelsesfag KK, VK, VTK og PPK KK 495 VK VTK Her har VTK brukt mer enn budsjettert (kr 5 000). Det er budsjettert med kun et møte til denne komiteen, slik som tidligere år, men i tillegg til innstillingsmøte i Oslo så møttes VTK også i forbindelse med LS3 i Trondheim. 11. Konferanser 11.3 Ledersamlinger Utgifter i forbindelse med ledersamlingene som ble arrangert i Ålesund januar (kr ) og Oslo mars (kr ). Regnskap for samlingene er fordelt slik: Ålesund Oslo Reiseutgifter Overnatting Diettkostnad Diverse kostnader Vårkonferansen Dette er kostnader i forbindelse med vårkonferansen som ble arrangert mars i Oslo. Regnskap for konferansen er fordelt slik: Møte, kurs, honorar etc. 395 Reiseutgifter Overnatting Diettkostnad Diverse kostnader Konferansen ser ut til å bli en del rimeligere enn budsjettert, men det er fortsatt en del som ikke har sendt inn reiseregning så det kan komme noen kostnader på dette også i april Temamøter/seminarer Dette er kostnader i forbindelse med møte med skandinaviske studentorganisasjoner i februar, samt et gavekort for foredrag om styring og ledelse på kontoret. Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 8

10 Regionmøter Regionmøtene ble arrangert i forkant av landsmøte og ble avholdt i Tromsø, Trondheim, Bergen og Oslo. Vi ligger foreløpig tett oppunder budsjettet på kr , men det kan fortsatt komme kostnader her i april. Regnskap for regionmøtene er foreløpig fordelt slik: Reiseutgifter Overnatting Diettkostnad Diverse kostnader Frifond UiS kampanje "lys i mørket" HiØ kickoff UiS organisasjonsseminar februar Diverse kostnader Dette er i hovedsak kostnader for stillingsannonse på Finn.no (kr ) vedr. ansettelse av ny organisasjonsrådgiver (medlemskontakt). 15. Fond 15.3 Fond for seminarer og konferanser Støtte til UiA for oppstartseminar 2015 i Aalborg Fond for internasjonale erfaringsmidler NHH Studietur Brussel januar UiA Internordisk Studentmøte UiS studietur Dublin januar Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid Støtte til NPH-konferansen (kr ) samt til formøter før LS Fond for alumnus og historieprosjekt I forbindelse med alumnusarbeidet har det vært tre samlinger for styringsgruppen og det er brukt kr på middag på disse samlingene. I tillegg er det honorar (kr ) til historiestudent som jobber med å få oversikt over kildemateriale som kan brukes som grunnlag til å skrive en faglig historiebok. Vedlegg 1 til sak LS /15: Økonomirapport side 9