Selskapskontroll av. Kragerø Fjordbåtselskap AS

Transkript

1 Selskapskontroll av Kragerø Fjordbåtselskap AS - Kragerø kommune - Selskapskontrollrapport nr.: /2011

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn, formål og problemstillinger Kort om metode Høring FAKTABESKRIVELSE Innledning Nærmere om selskapet Avtalemessige forhold Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Juridiske forhold Organisasjon Selskapets økonomiske utvikling Miljø Styret Generalforsamlingen Revisor Fremtidsutsikter Nærmere om eierkommunene Kragerø kommune Telemark fylkeskommune VURDERINGER Vurderinger av selskapet Vurderinger av eierkommunene Eierkommunene generelt Kragerø kommune Telemark fylkeskommune ANBEFALINGER...16 Vedlegg Telemark kommunerevisjon IKS 2

3 Sammendrag Bakgrunn for selskapskontrollen Bakgrunnen for selskapskontrollen er en anmodning fra formannskapet i Kragerø kommune om å foreta selskapskontroll av Kragerø Fjordbåtselskap AS (heretter forkortet til KFS). Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Kragerø kommune. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune har vedtatt å være med på kontrollen. Denne selskapskontrollen er generell, med hovedformålet å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i KFS. Undersøkelsen omfatter hovedsakelig årene KFS eies av Kragerø kommune (58,6 %), Telemark fylkeskommune (29,3 %) og private (12,1 %). Metode Selskapskontrollen er gjort i samsvar med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret, administrasjonen og åpne kilder. Funn og vurderinger KFS sitt formål er å drive passasjer-, og godstrafikk og annen beslektet virksomhet. Hva som ligger i beslektet virksomhet er ikke ytterligere definert, og kan derfor gi et vidt handlingsrom. Vårt hovedinntrykk at virksomheten styres og drives etter eiernes formål, og at selskapet i all hovedsak innfrir de kravene som stilles både i vedtektene og i andre bestemmelser for selskapet. Selskapets forutsetninger for fortsatt drift er til stede, men fremtidig drift avhenger av at selskapet får nye kontrakter for ferje- og busstrafikken i Kragerø-skjærgården. Styret har hatt jevnlige møter og behandlet saker som ligger innenfor styrets forvaltning. Ut fra mottatte protokoller og informasjon ser det ut til at styret i all hovedsak har sørget for god og forsvarlig forvaltning og tilsyn. Vi har spesielt kommentert at selskapet bør få vurdert skatteplikten og at offentleglova ikke følges. Eierkommunene har ikke vedtatt en eierstrategi, men har denne under utarbeiding. Verken Kragerø kommune eller Telemark fylkeskommune har oppnevnt den/de som skal ivareta eierinteressene i selskapets generalforsamling. Fra Kragerø har ordfører møtt de siste årene på generalforsamlingene. Det er ingen som har møtt fra fylkeskommunen. Adm. direktør i KFS har aktivt bidratt med informasjon om selskapet til eierne. Kragerø kommune har etter vår vurdering tilfredsstillende fulgt opp sine eierinteresser i KFS. I og med at fylkeskommunen som aksjeeier ikke har møtt i generalforsamlingen de siste to årene, mener vi at fylkeskommunen ikke har ivaretatt sine eierinteresser i KFS godt nok. Anbefalinger Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler vi følgende: For Kragerø Fjordbåtselskap AS at: - selskapet gjennomgår offentleglova og innfører rutiner som sikrer at loven følges - det foretas en vurdering av selskapets skattemessig forhold og skatteplikt For Kragerø kommune og Telemark fylkeskommune at: - eierstrategien som er under utarbeidelse gir klare og presise formuleringer av eiers forventninger til selskapet og at selskapets virksomhet eventuelt tydeliggjøres i vedtektene - det delegeres eller gis fullmakt til den/de som skal representere eierne på generalforsamlingen i KFS Skien, 1. mars 2011 Telemark kommunerevisjon IKS Berit M. Dalvik ass. revisjonssjef/registrert revisor Telemark kommunerevisjon IKS 3

4 1 Innledning 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for selskapskontrollen er en anmodning til kontrollutvalget fra formannskapet i Kragerø kommune om å foreta selskapskontroll av Kragerø Fjordbåtselskap AS (heretter forkortet til KFS). Dette selskapet var ikke med i plan for selskapskontroll , som ble vedtatt av kommunestyret i Kragerø. Kontrollutvalget i Telemark fylkeskommune vedtok i møte å være med på kontrollen. Det er bestilt en generell selskapskontroll. Hovedformålet er å vurdere eiernes oppfølging av eierskapet i KFS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen og fylkeskommune kontroll med sine eierinteresser i KFS? o Har kommunen og fylkeskommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser i selskapet? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens og fylkeskommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Kragerø kommune. Undersøkelsen omfatter hovedsakelig årene 2009 og Videre i rapporten benyttes betegnelsen kommune og kommunestyret som et fellesbegrep for kommune/fylkeskommune og kommunestyre/fylkesting. Dette er gjort for å forenkle fremstillingen. 1.2 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Kommuneloven 80 utdyper hvilke selskap det kan utføres selskapskontroll i. Hjemmelen for innsyn gjelder heleide kommunale aksjeselskap, deres heleide datterselskap og interkommunale selskap. KFS eies av både private og av kommuner, jf. pkt Styret i KFS har gitt nødvendig innsynsrett. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med Telemark kommunerevisjon IKS 4

5 formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra de kommunale eierne, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lover og forskrifter Selskapets vedtekter Eiermeldinger KS Eierforums anbefalinger for eierstyring ( august 2010) 1 Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. I en rapport med få negative funn vil det likevel bli oppgitt nødvendig nøkkelinformasjon om selskapet og kommentert enkelte positive funn i kontrollen. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. 1.3 Høring Utkast til rapporten er sendt på høring til selskapets styre og adm. direktør, ordfører i Kragerø kommune med kopi til rådmann og fylkesordfører i Telemark fylkeskommune med kopi til fylkesrådmann. Kommentarene følger som vedlegg 2 til rapporten, og har resultert i en tilføyelse i rapporten side 13, i slutten av avsnitt 2. 2 Faktabeskrivelse 2.1 Innledning KFS ble opprinnelig stiftet i 1896, og organisert som aksjeselskap i Selskapet har forretningskontor i Kragerø kommune. Aksjekapitalen er på kr , fordelt på Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, utgitt av KS Eierforum, august Telemark kommunerevisjon IKS 5

6 aksjer. De to største aksjonærene er Kragerø kommune med 1600 aksjer (58,6 %) og Telemark fylkeskommune med 800 aksjer (29,3 %). Øvrige 332 aksjer (12,1 %) eies av private småaksjonærer. Formålet med selskapet er i følge 3 i vedtektene å drive passasjer-, og godstrafikk og annen beslektet virksomhet. I følge selskapets årsberetning for 2009 driver KFS med fergetransport i Kragerøskjærgården, herunder skolebarnkjøring, ambulansekjæring, taxibåtkjæring og isbryting. Noe av dette er i samarbeid med undertransportører. De senere år har KFS utvidet sin virksomhet med i sterkere grad å kjøre opplevelsesturer for grupper og næringsliv. KFS har i løpet av året ytterligere styrket dette arbeidet også i samarbeid med andre aktører, deriblant Visit Kragerø AL. Videre driver KFS med busstransport på Levangshalvøya og Skåtøy. Det utføres også noe turbilkjøring. Kragerø Skysstasjon (Jernbanebygget) eies og drives av KFS. KFS hadde per ansatte, og medregnet vikarer og sommerhjelp var det ca 28 årsverk i Nærmere om selskapet Avtalemessige forhold KFS har kontrakter om drift av båt- og fergeruter i Kragerø skjærgården ut 2011, jf. pkt Selskapet eier bygget der de har sine forretningslokaler. Bygget er stilt som sikkerhet for lån i Kragerø sparebank. Selskapet har overfor Telemark fylkeskommune og Kragerø kommune stilt sikkerhet i MF Kragerø i forbindelse med deres garanti for lån i KLP. Selskapets forsikringsdekning blir årlig gjennomgått av rådgiver. Styret mener at virksomheten er riktig forsikret, og styret har styreansvarsforsikring. Forsikringene oppgis å være à jour og betalt. Både adm. direktør og styret opplyser at som hovedregel følges reglene for offentlige anskaffelser, men at de har enkelte felt som må endres. Ved kjøp av undertjeneste utlyses det konkurranse. Søk på viser at det er kunngjort konkurranse på taxibåtkjøring for noen år tilbake. I følge adm. direktør ble tre tilbydere forespurt i forbindelse med oppussing av lokalene i Styret opplyser at selskapet har blitt innklaget for KOFA ved 2 anledninger, og at de i begge tilfellene vant frem med sitt syn. Selskapet opplyser at det benyttes få eksterne rådgivere. For 2010 har de benyttet advokat i forbindelse med uhell til MF Kragerø. Videre har de brukt rådgiver i forbindelse med økonomiske analyser, budsjettarbeid og annen økonomisk rådgivning, og i tillegg benyttet selskapets valgte revisor. Se nærmere om revisor i pkt Etter ønske fra Kragerø kommune har KFS inngått avtale med Visit Kragerø AS. Avtalen innebærer at KFS får overført midler til dekning av arbeid for Visit Kragerø AS. Det ble Telemark kommunerevisjon IKS 6

7 inngått avtale for 2010 med adm. direktør om kompensasjon for det merarbeid han ble pålagt som følge av dette samarbeidet. Styret har anbefalt at avtalen videre inngås mellom adm. direktør og Visit Kragerø AS. Styret gjennomgikk endret avtale i møte Adm. direktør er styreleder i Visit Kragerø AS Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet har i følge adm. direktør ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser, herunder skatte- eller merverdiavgiftskrav. I note 1 til årsregnskapet for 2009 står det at selskapet er i hovedsak eiet av Telemark Fylke og Kragerø kommune, og er ikke et skattepliktig foretak. Revisor har i 2 nummererte brev, jf. pkt , anbefalt ledelsen om å få vurdert skatteplikten som følge av at selskapets virksomhet utover ren ytelse av samferdselsmessig transport har økt i omfang de siste årene. I protokollen fra styrets møte står det at Styret ønsker at admin. jobber videre med å sjekke ut om det kan påhvile noen form for skatteplikt i KFS. Helge skal også utrede om det er fornuftig å danne et heleid datterselskap som tar hånd om all kjøring ifm eventer, selskaper og lignende. Adm. direktør opplyser at det foreløpig ikke er gjort noe med skatteforholdet, men at en må vurdere å undersøke dette forholdet nærmere i år. Adm. direktør oppgir at selskapet overholder alle offentlig pålegg og at KFS har de nødvendige godkjenninger og løyver. Brønnøysundregistrene er à jour med både innlevering av årsregnskap og andre pliktige opplysninger Juridiske forhold Vedtektene sier at styrets leder forplikter selskapet. Firmaattest av og kunngjøring i Brønnøysundregisteret viser at signatur er tildelt daglig leder og styres leder i fellesskap. Dette forholdet er tatt opp i møte med adm. direktør, som bekrefter at han skal sørge for at dette blir rettet. Styret opplyser at det er mottatt forelegg i forbindelse med en grunnstøting med MF Kragerø. KFS har bedt om ny vurdering, og saken er ikke ferdig behandlet hos politi og Sjøfartsdirektoratet. Styret og adm. direktør bekrefter at de ikke er kjent med at det er gjort andre irregulære og/eller straffbare forhold relatert til virksomheten. De bekrefter også at de på tidspunkt for gjennomføringen av kontrollen ikke har andre tvister for domsstolene eller andre pågående konflikter Styret har opplyst at KFS følger reglene i offentleglova, mens adm. direktør opplyser på vår forespørsel at dette ikke gjøres. Det er ikke opprettet rutiner om journalføring av inn og utgående korrespondanse, og selskapet praktiserer ikke offentlige søkerlister. Styret har vedtatt at fra 1. januar 2011 skal den offentlige delen av styrereferater legges ut på nettet Organisasjon Det er ingen uavklarte ansettelsesforhold. Det foreligger arbeidsavtale og stillingsbeskrivelse for adm. direktør. Sistnevnte er et av dokumentene i selskapets rederihåndbok. I tillegg er Telemark kommunerevisjon IKS 7

8 det utarbeidet forslag til instruks for adm. direktør. Denne skal behandles på styremøte i februar Selskapet har to bonusordninger for alle ansatte; ett for å motivere for økt personlig innsats og ett for å motivere de ansatte til å ta ferie utenom selskapets høysesong (sommer). Det har vært bonusutbetalinger hvert år, men ikke maksimums beløp. Selskapet har i tillegg rutiner for diverse goder/incentiver for ansatte, blant annet frikort på ferge og tilbud om trening delvis dekket av KFS. Vi har ikke fått informasjon om at det er inngått avtaler for noen ansatte eller for styret som vedrører opsjoner, sluttvederlag, lån, sikkerhetsstillelse eller lignende. Sykefraværet for 2009 var på ca 2,1 %. Adm. direktør anslår at tallet for 2010 er på ca 3 %. Det har ikke vært alvorlige arbeidsulykker de to siste årene. Virksomheten har fokus på HMS arbeid. Det foregår for tiden en gjennomgang av HMS systemet ved innkjøpt tjeneste fra bedriftshelsetjenesten. Selskapet har et aktivt arbeidsmiljøutvalg, og det er valgt hovedverneombud og verneombud per båt. Selskapet har ikke vedtatt etiske retningslinjer, men adm. direktør opplyser at dette for tiden er under utarbeidelse. I følge styret praktiseres forholdet til mulige nærstående og inhabilitet i hvert enkelt tilfelle, etter den praksis som benyttes i offentlig virksomhet Selskapets økonomiske utvikling Nøkkeltall for selskapet 2 Alle tall i hele Resultatregnskap: Salgsinntekt Offentlig tilskudd Sum driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Ordinært utbytte Resultatgrad % 6,4 % 10,2 % 7,8 % Balanseregnskap: Sum eiendeler Egenkapital: Innskutt egenkap. Opptjent egenkap Sum gjeld Likviditetsgrad 1,3 1,2 1,6 Egenkapitalandel i % 18 % 16,1 % 15,2 % Gjeldsgrad 4,6 5,2 5,6 Totalrentabilitet % 3,9 % 6,4 % - Selskapets regnskap de tre siste årene viser positive årsresultat. Årsresultatet økte fra 2008 til 2009, samtidig som driftsinntektene ble noe redusert. Både likviditeten og soliditeten 2 Formler benyttet ved beregning av nøkkeltall, se vedlegg 1. Telemark kommunerevisjon IKS 8

9 viser positiv trend, og kan betraktes som tilfredsstillende. Det er ikke utdelt utbytte, og overskudd er overført til egenkapital. Offentlige tilskudd utgjør vel 45 % av de totale driftsinntektene. Årsregnskapet for 2010 er ikke fastsatt, og er derfor ikke med i tabellen. Lønn og annen godtgjørelse til adm. direktør for 2009 var på kr Miljø I følge årsberetningen for 2009 utgjør selskapets driftsmidler ikke noe skade på ytre miljø, og ved planlegging av nyinvesteringer legges stor vekt på sikkerhet og miljø. Avfall blir deponert på forsvarlig måte, etter offentlige krav Styret Styret består av fem medlemmer med varamenn, jf. oversikt i vedlegg 1. Et av medlemmene med varamedlem oppnevnes av Telemark Fylkeskommune og et av medlemmene med varamedlem velges av de ansatte. Vedtektene angir styrets valgperiode og at styret velger sin leder og nestleder i første styremøte. På generalforsamlingen i 2010 uttrykte selskapets største eier ønske om hvem som skulle velges til ny styreleder, jf. pkt Styret har hatt 8 møter i 2009 og 9 møter i Det føres protokoller fra møtene. Styret har jevnlig fått orientering om driftsmessige forhold, selskapets salgs- og økonomiske resultater, personalsituasjon og status på aktuelle saker. I tillegg har styret behandlet saker som blant annet forretningsplan, nedbetaling av gjeld, budsjett, markedsplan, styrets møteplan, deltagelse i Visit Kragerø AS, generalforsamling, nummerert brev fra revisor, etiske retningslinjer og arbeids- og lønnsavtale med adm. direktør i Styret har vedtatt en styreinstruks, som sist ble revidert i Det har ikke vært gjort evalueringer av styrets arbeid. Styret opplyser i sin egenerklæring i forbindelse med selskapskontrollen at dette nå er lagt inn som fast post for styrets videre arbeid en gang per år. Videre opplyser styret at oppfølging av adm. direktør gjøres på hvert styremøte og at det skal være medarbeidersamtale hvert år. Styret har invitert til eiermøte med de to største eierne i februar På møtet deltok fylkesordføreren og ordføreren i Kragerø. På agendaen stod blant annet drøfting av videre planer for KFS, fremtidig garantiansvar, havneavgift, ferdigstillelse av fergeleier og prosess videre mot kjøp av ny ferge. Styret fikk en samlet godtgjørelse fra KFS for 2009 på kr Styret opplyser at de er registrert i Styrevervregisteret ( men vi kan kun finne selskapets adm. direktør registrert på KFS Generalforsamlingen De ordinære generalforsamlingene de to siste årene har vært avholdt innen utgangen av april måned slik vedtektene krever. Det har ikke vært ekstraordinære generalforsamlinger. Protokollene fra generalforsamlingen gir opplysninger om antall fremmøtte aksjonærer og antall aksjer som er representert, men mangler fortegnelse over de aksjeeiere som har møtt. Telemark kommunerevisjon IKS 9

10 Navnet på ordføreren i Kragerø fremgår likevel siden han ble valgt til å underskrive protokollene. Kragerø kommune har derved vært representert begge årene ved ordføreren. Antall aksjer som var representert (1 615 i 2009 og i 2010) tilsier at Telemark fylkeskommune ikke har vært til stede disse to årene. Protokollene har også noen andre formelle mangler. Dette er tatt opp i møte med adm. direktør, som bekrefter at dette skal være i orden ved neste generalforsamling. I generalforsamlingen i 2009 hadde ordfører i Kragerø kommune noen kommentarer fra formannskapet til styrets årsberetning 2008, jf. pkt I tillegg ble det også protokollert at Det må regnskapsmessig skilles mellom ordinær rutetrafikk og andre inntektsgivende aktiviteter i selskapet. Likeledes må inntekter /utgifter til driften av Naus gjøres rede for. Dette må komme frem i Årsberetningen Årsberetningen for 2010 er ikke fremlagt ennå. Det er generalforsamlingen som formelt velger styret i selskapet. Det er ikke definert særskilte kriterier for valg og sammensetning av styret i KFS, bortsett fra kravet i vedtektene i forhold til to av styrets medlemmer, jf. pkt Det velges ikke valgkomitè. I protokollen for generalforsamlingen i 2010 står det at Selskapets største eier ønsker at Reidar Skoglund velges til ny styreleder i Kragerø Fjordbåtselskap as Revisor Selskapets revisor, jf. vedlegg 1, har avgitt normal revisjonsberetning for 2008 og Dette tilsier at intern kontroll, bokføring og regnskapsrapportering m.m. fungerer tilfredsstillende og at årsregnskapet er i overensstemmelse med god regnskapsskikk. Revisor har avslått å gi opplysninger til selskapskontrollen. Revisor viser til at innsyn ikke er hjemlet i kommunelovens 80 i og med at KFS ikke er heleid av kommuner og fylkeskommuner, og at revisor derfor har taushetsplikt. Fra selskapet har vi fått informasjon om at revisor har sendt to nummerert brev til styrets leder i den undersøkte perioden. Brevet i 2010 ser vi er referert i styreprotokollen som gjennomgått, men vi finner intet om brevet i Note til årsregnskapet for 2009 viser at revisor har fakturert kr eks. merverdiavgift for revisjonsrelaterte tjenester og kr for andre tjenester. Generalforsamlingene i 2009 og 2010 har gjenvalgt revisor, med årlig kostnad på kr Fremtidsutsikter Selskapets inntekter og forutsetninger for videre drift er i vesentlig grad basert på at KFS får den videre avtalen om ferje og busstrafikk i Kragerø skjærgården fra Adm. direktør uttrykker at det er viktig at eierne tilrettelegger med gode og riktige rammer, og at det gis muligheter for nødvendige tilleggsinntekter for en sunn drift og økonomi. Samtidig er det viktig at en oppfyller vilkårene for ferje og busstrafikken. Telemark kommunerevisjon IKS 10

11 2.3 Nærmere om eierkommunene Kragerø kommune Kragerø kommune har vedtatt at det skal utarbeides en eiermelding/eierstrategi for selskapet, og etter planen skulle denne meldingen vært behandlet av kommunestyret i løpet av Det er per i dag ikke vedtatt eiermelding/eierstrategi for KFS, men det er opplyst at denne er under utarbeidelse og forventes fremmet til politisk behandling tidlig på nyåret De to siste årene har kommunestyret og formannskapet i Kragerø behandlet flere saker om KFS. Både våren 2009 og 2010 var det sak i formannskapet om generalforsamlingen i KFS. Bakgrunn var at ordføreren, som i følge saksframleggene representerer kommunen på selskapets generalforsamling, ønsket å drøfte generalforsamlingssakene med formannskapet i forkant av generalforsamlingene. Ordfører er ikke delegert denne fullmakten særskilt, men det har vært praksis at det er ordfører som møter. Det er ikke utarbeidet retningslinjer for den eller de som utøver kommunen sine eierinteresser i kommunens selskaper. Fra protokollen i formannskapets sak 37/09 gjengis følgende aktuelle temaer det var fokus på, og som også fremgår av protokollen fra generalforsamlingen: - Fjordbåtselskapets primære rolle er å sikre et godt offentlig kommunikasjonstilbud i skjærgården. Ved evt. konflikter mellom selskapets primærfunksjon og andre inntektsgivende aktiviteter, må primærrollen var styrende for prioriteringene. - Formannskapet ga uttrykk for at Fjordbåtselskapet bør vurdere rabattordninger som kan bidra til et rimeligere transporttilbud for storbrukere av Fjordbåtselskapets tjenester. - Formannskapet finner det relevant å framholde på generalforsamlingen, hvor også Telemark fylkeskommune er representert, at finansiering av fergetrafikk ikke er et kommunalt ansvar, men et ansvar for fylkeskommunen - Formannskapet ga uttrykk for forventninger til at forestående eierskapsmelding skal bidra til å avklare forventningene til selskapet. Det er i denne forbindelse viktig at Kragerø kommune og Telemark fylkeskommune spiller en aktiv samordnet eierrolle. - Forhold knyttet til selskapets ønske om å reetablere virksomheten i nybygde lokaler ved Danskekaia gjøres til gjenstand for særskilt politisk behandling etter innspill fra selskapet selv. I protokollen fra formannskapets sak 54/10 står det at følgende innspill ble notert uten at det ble votert over disse: - Styreleder Christian Wiig og styremedlem Cathrine Gundersen er i år på valg. Formannskapets flertall ønsker at ordføreren på generalforsamlingen fremmer forslag om Ole Gundersen som ny styreleder og Wenche Hestvik Ellegård som nytt styremedlem. - Arnfinn Jensen ba ordføreren kreditere selskapet, og da i særdeleshet fergemannskapene, for å ha taklet vinterens betydelige kommunikasjonsutfordringer på en god måte. Jf betydelige isproblemer kombinert med skader på ferger m.v. - Reidar Skoglund kommenterte ulike forhold knyttet til Kragerø Fjordbåtselskaps positive økonomiske resultat for Etter Skoglunds oppfatning er det positive resultat primært et resultat av lave finanskostnader. Han etterspurte videre informasjon om Kragerø Fjordbåtselskap bruk av midler opprinnelig avsatt til framtidige avdrag på Telemark kommunerevisjon IKS 11

12 fergelån. Rådmannen informerte i denne forbindelse om innkommet søknad fra Kragerø Fjordbåtselskap AS om fortsatt garanti for lån stort 4, 2 millioner kroner opprinnelig avsatt til fergeavdrag. - Skoglund kommenterte videre innholdet i note 2 på side 14 i selskapets årsberetning. Representanten stilte spørsmål ved lovligheten av selskapets disposisjoner når det gjelder utbetaling av økonomisk kompensasjon for ikke uttatt ferie. Vi har fått informasjon om at Ole Gundersen takket nei til å være styreleder. I oktober 2009 behandlet formannskapet en sak om Kapitalkostnader MF Kragerø. Saken ble lagt frem for behandling i kommunestyret, men ble trukket. I mai 2010 behandlet begge organer en garantisøknad fra KFS. Vedtaket i kommunestyret ble Kragerø Fjordbåtselskap gis lov til å nedbetale lånet på 27 år og Kragerø kommune gir en garanti for å få dette i orden sammen med revisorer. Kommunen har tidligere stilt garanti for lån, jf. pkt Kommunestyret vedtok etiske retningslinjer for Kragerø kommune. Samtidig ble kommunalt eide selskaper anmodet om å innføre tilsvarende retningslinjer. Utenom deltagelse på generalforsamling, jf. pkt , opplyser ordfører i sin egenerklæring i forbindelse med kontrollen at det ikke er spesiell eieroppfølging, men ved behov gis selskapet muligheter til å informere eieren ved formannskapet om spørsmål av betydning for KFS sin drift. Det er ikke utarbeidet formelle rutiner for rapportering til eierne utenom rapportering i forbindelse med avholdelse av generalforsamling. Adm. direktør opplyser at han årlig utarbeider en halvårsrapport med bakgrunn i at KFS ønsker å informere medarbeidere, eiere, styret og andre på en god måte. Denne blir sendt elektronisk i juli hvert år til kommunens ledelse samt de fleste medlemmer i formannskapet. I tillegg sendes det også elektronisk til de samme personene mellom 5 og 10 informasjoner innen div. tema hvert år samt selskapets årsberetning og årsregnskap. Adm. direktør er ukentlig i kontakt med ordfører og rådmannskontor, og stiller opp med informasjon på formannskapsmøter når det ønskes. Det ble holdt eiermøte med de to største eierne i februar 2010, jf. pkt Kragerø kommune har ikke etablert særskilt obligatorisk opplæring av og informasjon om eierstyring til folkevalgte eierrepresentanter. Det gjøres ingen særskilt evaluering av styret, verken av styret selv eller av eierne Telemark fylkeskommune Telemark fylkeskommune gikk inn som eier i KFS i 1959 ved at de bevilget tilskudd til bygging av kombinert ferge og isbryter og fikk aksjer for summen. I forbindelse med etableringen av Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) ble avtaleforhold på kollektivtransportområdet overdratt til VKT fra I følge notat fra aplan viak av foreligger det ingen rammeavtale, og det forhandles om fylkeskommunens godtgjørelse hvert år. KFS har som følge av nyinvesteringer og oppgraderinger de senere år fått betydelig økte driftstilskudd fra fylkeskommunen. Fylkeskommunen har stilt garanti for lån, jf. pkt Telemark kommunerevisjon IKS 12

13 Fylkestinget vedtok i saken Nye avtaler med kollektivtransporten utanfor Grenland at Ferje og busstrafikken i Kragerø-skjærgården og deler av Kragerø blir lyst ut samla i ei forenkla konkurranseprosedyre med sikte på ny 10 årig avtale frå Denne konkurransen ble utsatt ett år, og det ble tegnet en ettårig avtale med KFS ut Fylkestinget behandlet del 1 av eierstrategien for Telemark fylkeskommune. Denne er rapportert i dokumentet Eierskapsmelding for Telemark fylkeskommune Del I. Dokumentet inneholder kapitler om motiver for eierskap, selskapsform, rammeverk for eierstyring og en oversikt over eierforhold. I løpet av første halvår 2011 skal fylkeskommunens eierstrategi sluttføres, og da vil spørsmålet om eierstrategi/målsetting/ formål med de ulike eierskapene ventelig være nærmere presisert. I høringssvaret fra Telemark fylkeskommune, jf. vedlegg 2, er vedtaket fra Fylkestinget gjengitt. Delegasjonsfullmakten for å representere fylkeskommune i selskaper er gitt i Allment delegasjonsreglement for Telemark fylkeskommune, kapittel 4.1: Fylkeskommunens mynde til å nemne opp representantar til styre/generalforsamling/årsmøte m.v. i selskap, stiftingar, institusjonar, statlege organ og lignende vert delegert til fylkesutvalet. Fylkesutvalet kan delegere dette myndet vidare til hovudutval eller fylkesrådmannen. Hovudutval for infrastruktur valgte i 2007 Tor Lyngmo som fylkeskommunens representant til styret, og Geir Henning Eikeland som varamedlem. Vi har ikke sett protokollen til generalforsamlingen i 2007 da det ligger utenfor vår undersøkte periode, men vi kan ikke finne i Brønnøysundregisteret at Eikeland har vært registrert som varamedlem til styret. I eierskapsmeldingen for Telemark fylkeskommune del I står Eikeland oppført som varamedlem. Det er ikke gjort vedtak om hvem som er delegert myndighet til å representere fylkeskommunen som eier i generalforsamlingen. Vi har fått opplyst at fylkeskommunens eierrepresentant er Tor Lyngmo. Han er imidlertid oppnevnt til styret, jf. avsnittet over. Tor Lyngmo har deltatt på generalforsamlingen og blitt valgt som møteleder. Slik vi leser protokollens oversikt over representerte aksjer mangler representasjon fra fylkeskommunen, jf. pkt Fylkeskommunen har ikke særskilt eieroppfølging av KFS, og mottar i all hovedsak samme rapportering fra selskapet som Kragerø kommune, jf Fylkeskommunen har ikke etablert særskilt obligatorisk opplæring av og informasjon om eierstyring til folkevalgte eierrepresentanter. 3 Vurderinger Nedenstående vurderinger følger den samme inndelingen som under punktet om Faktabeskrivelse. Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet Kort om metode. Vurderingene bygger på den informasjon som er presentert under rapportens Faktabeskrivelse. Telemark kommunerevisjon IKS 13

14 3.1 Vurderinger av selskapet KFS sitt formål er å drive passasjer-, og godstrafikk og annen beslektet virksomhet. Hva som ligger i beslektet virksomhet er ikke ytterligere definert, og kan derfor gi et vidt handlingsrom. Selskapets faktiske virksomhet er utførlig beskrevet i årsberetningene. Vårt hovedinntrykk at virksomheten styres og drives etter eiernes formål, og at selskapet i all hovedsak innfrir de kravene som stilles både i vedtektene og i andre bestemmelser for selskapet. I og med at selskapets hovedaksjonærer er offentlige, og at KFS mottar mye offentlig støtte, er det viktig at ledelsen og eierne har samme forståelse av hvilke tjenester KFS skal tilby og hva som skal være selskapets virksomhet. Dette bør fremkomme i eiernes eiermeldinger. Eierne bør i samråd med ledelsen i KFS gjøre en vurdering om det er nødvendig med en nærmere definisjon av innholdet selskapets formålsparagraf. Selskapets forutsetninger for fortsatt drift er til stede, men fremtidig drift avhenger av at selskapet får nye kontrakter med VKT. Styret har hatt jevnlige møter og behandlet saker som ligger innenfor styrets forvaltning. Ut fra mottatte protokoller og informasjon ser det ut til at styret i all hovedsak har sørget for god og forsvarlig forvaltning og tilsyn. Vi ønsker likevel å kommentere noen forhold i de to neste avsnittene. De øvrige avvik som er funnet er beskrevet i faktabeskrivelsen med bekreftede tiltak, og omtales ikke nærmere her. Selskapets valgte revisor har i flere brev anbefalt ledelsen om å få vurdert skatteplikten fordi aktivitetene utover samferdselsmessig transport har økt i omfang. I notene vises det til at selskapet er i hovedsak eies av det offentlige, men et aksjeselskap blir i følge Lignings-ABC 2009/10 ikke skattefri fordi om alle aksjene eies av offentlig myndighet. Det fremgår heller ikke av vedtektene at selskapet ikke har erverv til formål og at det ikke skal utbetales utbytte. Ofte er dette momenter som taler for skattefritt selskap. Hvorvidt et aksjeselskap kan behandles som ikke skattepliktig foretak må jevnlig vurderes i forhold til selskapets vedtekter og faktiske aktivitet. KFS følger ikke reglene i offentleglova, og har ikke utarbeidet retningslinjer for dette. Fra ble ny offentleglov iverksatt, og etter vår vurdering er KFS omfattet av loven. Dette fordi kommunen og fylkeskommunen eier mer enn halvparten av selskapet, jf. offentleglova 2 c) og d). 3.2 Vurderinger av eierkommunene Eierkommunene generelt KS Eierforum har utgitt 19 anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskap og foretak. 1 Anbefalingene dekker i utgangspunktet et område som ligger i en gråsone mellom lovregulering og etablert praksis. Vi vil spesielt vise til anbefaling nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. KS Eierforum skriv i forordet til anbefalingene at et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av de samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disponeringer og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter overfor omverden og styrke kommunens/fylkeskommunens omdømme. Telemark kommunerevisjon IKS 14

15 I og med at ingen av eierne har utarbeidet eierstrategi for selskapet, har vi kun formålsparagrafen i vedtektene å kontrollere selskapets aktivitet mot. Formålet gir, som nevnt i pkt. 3.1, vidt handlingsrom. Begge eierne har eierstrategi under utarbeidelse. I denne bør eiernes forventninger til selskapet formuleres, og også hva eierne ønsker å oppnå med sin deltagelse i selskapet. En eierstrategi er en grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskapet. Strategien vil være retningsgivende for selskapet og forpliktende for eierne. Vi viser til omtale av dette i Anbefaling nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger og nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter. 1 Det foretas ingen særskilt evaluering av styret i KFS. For å sikre god drift av selskaper er det viktig at eierne sørger for god styrekompetanse, og at styret jevnlig evalueres. En styreevaluering er et hensiktsmessig virkemiddel for eierne og en omtale av dette kan fremgå i en eiermelding/eierstrategi. I anbefaling nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 1 står det at eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. I tillegg anbefales det for å sikre utvikling av nødvendig kompetanse, at det etableres rutiner som en del av styrets rammer. Det er deretter listet opp flere punkter, deriblant at styret selv skal foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Verken kommunen eller fylkeskommunen har ordning med opplæring av og informasjon om eierstyring til folkevalgte eierrepresentanter. Anbefaling nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 1 sier at kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Det finnes ikke særskilte bestemmelser verken i kommuneloven eller i aksjeloven om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på generalforsamlingen. Det følger derfor av disse to lovene at kommunestyret må delegere eller gi fullmakt til den/de som skal representere eieren på generalforsamlingen. Det er ikke utarbeidet retningslinjer for den/de som skal utøve kommunen/fylkeskommunen sine eierinteresser i selskaper. Dette kan være tema i fremtidig eierskapsmelding/eierstrategi Kragerø kommune Ordfører i Kragerø kommune har møtt som eierrepresentant i generalforsamlingen, selv om kommunen ikke har delegert dette særskilt. At det er ordfører som er møter og som også ber om innspill fra formannskapet i forkant, er positivt og i tråd med KS Eierforums anbefaling nr. 7 om sammensetning og funksjon til eierorganet. Her anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyret samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskap. Anbefalingen legger vekt på at eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapet og ikke i selskapets styre. Telemark kommunerevisjon IKS 15

16 Adm. direktør i KFS har aktivt bidratt med informasjon om selskapet til eierne. Kragerø kommune har etter vår vurdering tilfredsstillende fulgt opp sine eierinteresser i KFS Telemark fylkeskommune Det er gjennom generalforsamlingen at eierne kan utøve sin formelle eiermakt i selskapet. Det er generalforsamlingen som velger styret, og som fastsetter rammer for virksomheten. Det er derfor viktig at fylkeskommunen, for sin eieroppfølging av selskapet, møter i selskapets høyeste organ. Fylkeskommunen bidrar årlig med ikke utbetydelige beløp til KFS. Det er ikke utpekt noen som skal representere fylkeskommunens eierinteresser i selskapets generalforsamling. Det kan synes som om at fylkeskommunen har ment at Tor Lyngmo (valgt til styret) også er fylkeskommunens eierrepresentant i selskapets generalforsamling. Da denne rolleblandingen er uklar, bør hovudutvalg for infastruktur oppnevne representant også til generalforsamlingen i KFS. Hvem som skal utøve eierinteressen kan fremkomme i eierstrategien som er under utarbeidelse. Se for øvrig omtale under pkt om anbefaling nr. 7. I og med at fylkeskommunen som aksjeeier ikke har møtt i generalforsamlingen de siste to årene, mener vi at fylkeskommunen ikke har ivaretatt sine eierinteresser i KFS godt nok. 4 Anbefalinger Med utgangspunkt i de hovedfunn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler vi følgende: For Kragerø Fjordbåtselskap AS at: - selskapet gjennomgår offentleglova og innfører rutiner som sikrer at loven følges - det foretas en vurdering av selskapets skattemessig forhold og skatteplikt For Kragerø kommune og Telemark fylkeskommune at: - eierstrategien som er under utarbeidelse gir klare og presise formuleringer av eiers forventninger til selskapet og at selskapets virksomhet eventuelt tydeliggjøres i vedtektene - det delegeres eller gis fullmakt til den/de som skal representere eierne på generalforsamlingen i KFS Vedlegg Vedlegg 1 Generell informasjon om Kragerø Fjordbåtselskap AS og formler for beregning av nøkkeltall Vedlegg 2 Kommentarer til rapporten fra selskapet og fra de to kommunale eierne Telemark kommunerevisjon IKS 16

17 Vedlegg 2 Kragerø Fjordbåtselskap AS Generell informasjon om Kragerø Fjordbåtselskap AS Daglig leder: Helge Sigmund Rognli Revisor: Ernst & Young AS Oversikt over styret: Styret valgt på ordinær generalforsamling Styrefunksjon Styreleder Reidar Skoglund Christian Wiik Nestleder Tor Lyngmo Tor Lyngmo Styremedlem Ingunn Kilen Thomassen Wenche Hestvik Ellegård Ingunn Kilen Thomassen Cathrine Gundersen Styremedlem valgt av Hans Kristian Jørgensen Hans Kristian Jørgensen og blant de ansatte Varamedlem Ole Gundersen Inger Berit Knutsen Turid Kristiansen Randi Elise Skauen Ole Gundersen Inger Berit Knutsen Turid Kristiansen Randi Elise Skauen Varamedlem valgt av og blant de ansatte Kjell Tveitereid Kjell Tveitereid Formler benyttet ved beregning av nøkkeltall: Resultatgrad i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Likviditetsgrad 1 Egenkapitalandel i % Gjeldsgrad Totalrentabilitet i % Sum omløpsmidler / Sum kortsiktig gjeld (Sum egenkapital x 100) / Sum totalkapital Sum gjeld / Sum egenkapital (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Telemark kommunerevisjon IKS 17

18 Vedlegg 2 Kragerø Fjordbåtselskap AS Høringssvar fra Kragerø Fjordbåtselskap AS Adm. direktør i KFS sendte følgende høringssvar per e-post : Styret i Kragerø Fjordbåtselskap AS behandlet denne saken på sitt møte onsd. 16. febr. Styret har intet å bemerke til rapporten. Jeg vil også fra min side si takk for en svært godt gjennomarbeidet rapport. Din integritet i utarbeidelsen av rapporten har imponert meg. Igjen takk. Høringssvar fra Kragerø kommune mottok vi følgende høringssvar per brev fra ordfører i Kragerø kommune: Det vises til brev fra Telemark kommunerevisjon IKS datert 14. februar Vedlagt nevnte brev fulgte høringsutkast til rapport fra gjennomført selskapskontroll vedrørende Kragerø Fjordbåtselskap AS. Ordføreren, som utøver kommunens eierfunksjon i selskapet, har med interesse lest høringsutkastet. Så langt en kan bedømme det, gir rapportutkastet et korrekt og utfyllende bilde av de opplysninger og synspunkter eieren har gjort gjeldende under revisjonsprosessen. Kragerø kommune kan ikke se at det er behov for unndra rapporten offentlighet når denne om kort tid er endelig ferdigstilt fra revisjonens side. Høringssvar fra Telemark fylkeskommune Fra fylkesrådmannen har vi per brev datert mottatt følgende høringssvar: Vi viser til mottatt høringsutkast til rapport fra selskapskontroll av Kragerø Fjordbåtselskap AS dat Som det går fram av høringsutkastet har Telemark fylkeskommune under arbeid en eierskapsmelding. Første del av eierskapsmeldinga ble behandlet i Fylkestinget og det ble da gjort vedtak om å etablere et eierskapsutvalg som fikk som mandat bl.a. å - utarbeide prinsipper for overordnet eierstyring - gjøre en strategisk vurdering av alle de engasjement fylkeskommunen er involvert i og gi strategiske føringer for eierskapet i ulike selskap og foretak - vurdere rutiner for deltaking i og rapportering fra årsmøte, generalforsamlinger og representantskapsmøte Dette arbeidet vil være avsluttet i løpet av første halvår Vi har utover dette ingen merknader til foreliggende høringsutkast. Telemark kommunerevisjon IKS 18