Felles arbeidsmøte, Tingvold Park Hotell, Steinkjer mars 2015

Transkript

1 Felles arbeidsmøte, Tingvold Park Hotell, Steinkjer mars 2015 Torsdag 19. mars ble det i Rissa og Leksvik kommunestyrer vedtatt å arbeide mot en felles kommunesammenslåing. Dette er bakgrunnen for et felles arbeidsmøte der politikere og representanter fra administrasjonen skal diskutere veien videre. 1. Varaordfører Inderøy, Trine Berg Fines ga en kort orientering om kommunesammenslåingen av Mosvik og Inderøy. Se vedlegg. - Brukte Kristiansund og Frei som veiledere i jobben. - Rådgivende folkeavstemming på 69 % oppslutning. (58 % ja, 42 % nei) - Kan bli dilemma om man ikke får det svaret en ønsker fra folket. Må ha tanker rundt dette i forkant av undersøkelsen. Problemer med å være for liten: - Sårbarhet - Inhabilitet - Lite fagmiljø - Fellesnemnd regulert av Inndelingsloven. - «Mosvik/Inderøy-modellen» - Visjon: «Best i lag»: Viktig å være raus. Ta med det beste fra begge kommunene. - Kjempeviktig å involvere frivillige lag og organisasjoner for å engasjere innbyggerne. Positiv utvikling etter 2012: - Folketallet i Mosvik har økt. - Bygd ny skole - Hele kommunen fikk lavere arbeidsgiveravgift viktig for næringslivet - Inderøy 2020 samfunnsutviklingsprosjekt med delprosjekt «Sentrumsutvikling i Mosvik» Fredningstid ansatte, sykehjem m.m. hvor lenge? Ingen ansatte ble oppsagt, men vakanser, naturlig avgang og bytte av jobbinnhold. Arnfinn Tangstad, Mosvik, er en nøkkelperson som var med i prosessen. Suksesskriterier: - rask og god prosess - Lokalt initiativ og god forankring i en liten kommune - Tidlig ansettelse av rådmann i nykommunen - Bryllupsgaven: Nye Inderøy uten eiendomsskatt! - Prosessen var preget av raushet, tillit og til dels begeistring! 2. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag v/ Seniorrådgiver Trude Mathisen Kommunalavdelingen) og Sigrid Hinne (kommunereform og kommuneøkonomi)

2 - Innbyggerundersøkelse foregår i mars. Presenteres i begynnelsen av april. - Rådgivende folkeavstemming. Kommunestyret kan gå imot resultatet. Kan velge om man vil ha 16-årsgrense. Anbefaler at en følger regelverket i valgloven. Problemstilling: Verrabotn vil med. Hvis mer enn 1 kommune skifter fylkesgrense er det en stortingssak. Hvordan skal de bli med i prosessen videre? Se nylig rundskriv - Inndelingsloven 26 Fellesnemnd Skjønnsmidler: - Behandler søknader ut ifra behov. Søknadsfrist 1. juni. Potten til Sør-Trøndelag er litt større: pr kommune får etter hvor man har kommet ut ifra løpet. - Nord- og Sør-Trøndelag blir Trøndelagsfylke. - NTE-utredning i intern fase (Selskapets behov). Neste fase er eierskapet. Senest sluttbehandling i Fylkestinget i juni Innspill: Fylkeskommunen må gjøre noe aktivt i forhold til NTE-fremdrift. Kommunene ønsker garantier før en sammenslåing kan finne sted. Fredag 20. mars: GRUPPEOPPGAVER Innledning v/ Rådmennene. Kort oppsummering av gårdagens program v/ Ordførere - Sandefjord, Andebu og Stokke SAS-kommuner. Kort presentasjon over prosessen de går igjennom. Inndeling i 5 grupper der hver gruppe fikk 1 hovedoppgave. Gruppe 1: Einar S., Audgunn H. N., Sigurd S., Odd Arne S., Kurt R. Oppgave 5 Gruppe 2: Ove V., A., Linda L., Hauk P., Linda I., Merethe K. D. Oppgave 2 Gruppe 3: Anita N. K., Ola S., Karsten B., Eilif, Reidar G. Oppgave 4 Gruppe 4: Jahn K. W., Odd-Robert S., Torgeir S.M., Anne K., Rune S. Oppgave 3

3 Gruppe 5: Line M. R. A., Bjørn Ståle, Hilde A. K., Steinar S., Torunn B. Oppgave 1 Gruppe 6: Kai Terje D., Vigdis B., Kristoffer F., Kjersti L. Rissa har politisk vedtak på organiseringen. De har 4 personer som jobber i Involveringsgruppen, og 4 personer i Informasjonsgruppen. Skal Leksvik få inn noen her? Presentasjon av gruppeoppgavene: 1. Innbyggerundersøkelse Hjelp for politikere og administrasjon. Verktøy som skal gi noe konkret tilbake. Når Vi må ha nok informasjon ut før vi vedtar dato Vet alle om hva enkeltpunktene betyr? Ut i fra alt som må gjøres ser en ikke mulighet for innbyggerundersøkelse før juni. Spørsmål Ut i fra den informasjon du har om intensjonsavtalen, ønsker du at prosessen med sammenslåing skal gå videre Begrunn svaret ja/nei Har du fått tilstrekkelig informasjon og hva har du fått tilstrekkelig informasjon om evt hva savner du informasjon om spør konkret Hvordan Intervjuundersøkelse OBS for å få svar, er det mulig at leverandøren kommer opp i display med tekst eller enkelt nummer som vi kan informere om tidligere. Dette for at folk tørr å ta telefonen og ikke «frykte» at det er selger Involvering: Mengde Behov for større involvering men mye større representasjon av befolkningen På hvilken måte Går mer bevisst ut til konkrete grupper der det er mer spissede tema Informasjonsstrategi må skille mellom info til ansatte og info til innbyggere To forskjellige strategier. MÅ være felles, men samtidig bruke grendene og det fellesskapet som i dag er etablert til å skape engasjement. Vi må si noe om hva vi har tenkt og spørre befolkningen om dette Brukerundersøkelsen bør kun etterspørre de forslag som i dag ligger på bordet. Åpner vi for videre

4 alternativer, vil vi da få god nok kvalitative data til å styre etter. Undersøkelsen kan ta for seg temaer som omfatter bruken av kommunale tjenester i morgen Sette ned en gruppe som lager en informasjonsstrategi som er for «Fosen kommune». Ikke egen info for hver kommune. Informer om hva kommunen kan gjøre, men også hva kommunene ikke har myndighet over (kun påvirkningsmulighet) F.eks hvordan er ø-hjelpssituasjonen i dag, hva kan en gjøre overfor VGS etc. Informer om dagens situasjon i dag på disse områdene. Viktig at ansatte blir godt informert. Trolig de som blir mest påvirket eller er mest bekymret for en kommunereform. Notater: Tiltak: - L + R oppretter en gruppe som lager felles informasjonsstrategi for begge kommunene. Samme informasjon i begge kommunene - Viktig å gi informasjon om tema som vi ikke greier å styre, for eksempel VGS, sykehus - Tidspunkt for undersøkelsen: Mai/juni. Kjøres samtidig i begge kommunene. - Innhold: Innbyggerne har ikke nok informasjon til å svare på andre alternativer enn Leksvik-Rissasammenslåing. - Gjennomføring: Telefonundersøkelse har sine negative sider: Ukjent nummer. Informer innbyggerne om at det kommer en undersøkelse. Men det beste hadde vært om det hadde stått Rissa-Leksvik i displayet. Spørsmålene: - Har de fått tilstrekkelig informasjon, og få de til å begrunne svaret. Hvor har du fått informasjonen fra. Skal vi gå videre med prosessen? Skal innbyggerne involveres mer, i så fall på hvilken måte? Hvordan nå de som ikke er på folkemøter, ikke er på sosiale medier eller tar telefonen? Vi må sende ut papirformat til alle innbyggerne. Leksvik må være mer aktive på sosiale medier. Det må søkes om skjønnsmidler til dette. Supplering fra andre grupper: - Hva er egentlig innbyggerne opptatt av? Dette må avklares på forhånd, gjennom å grundig kvalitetssikre hva dette kan være. - Få tak i personalressurser for å være dedikert til dette en måned fremover. - Rissa har 1 Involveringsgruppe og 1 Informasjonsgruppe - Vinkle mer positivt i innbyggerundersøkelsen. Fokuser på mulighetene som finnes. - Sett premissene tidlig: Hvis ikke f.eks. 60 % har stemt skal det «forkastes». Tidspunkt: Midt i mai Funksjon: o Peiling om hva folket mener o Mulighet for å komme ut med informasjon o Travelt!

5 Hvilke spørsmål bør den inneholde: o Ja/nei o Største muligheter og utfordringer o Hva bør kommunene hete? Oppgave 2: Hvordan organiserer vi arbeidet med kommunereformen frem mot vedtak om sammenslåing/før Fellesnemnd og prosjektorganisasjon er etablert? Linda I. 1. Etablere en Styringsgruppe et felles utvidet formannskap. Må sette ned møtepunkt for de neste 3 månedene. Gruppens hovedoppgave: Hvorfor ny kommune? Må gå mer i dybden på punktene i Intensjonsavtalen. Folk lurer på hva de betyr. Målbilde organisasjonsskisse politisk og administrativt. Styrke identiteten til innbyggerne. 2. Tilstandsrapport i begge kommunene 3. Felles sommeravslutning, tidlig juni. Beholde forhandlingsutvalg som tverrkommunalt organ, med støtte fra styringsgruppene Samordne informasjon på tvers av kommunene Oppgave 3: Synliggjør hvilke andre områder det er viktig å arbeide med frem mot endelig vedtak, og hvordan dette arbeidet bør organiseres. Gruppe 4 v/ Jahn K. Winge - Avklaring NTE Umulig å jobbe mye videre hvis denne avklaringen ikke kommer snart - Sykehustilhørighet - Avklare opptaksområde videregående skole - FV 87 Leksvik Kråkmo. - Politi nødetater - Renovasjon - Harmonisering eiendomsskatt og kommunale avgifter - Tettstedsutvikling demografi - Frivilligheten - Vekstbedriftene Noris og Kroa Produkter - Avklare og harmonisere omsorgssoner. Bruke de synergiene man har i begge kommunene. - Kirka - Fellesråd for én kommune. Kommunene er prosesstartere og involverer de berørte. Start tidlig.

6 Innspill: Dette er ikke noe som må være på plass før et vedtak. Man må kommunisere de viktigste oppgavene (det folk tenker) til innbyggerne. Ikke en lang liste som kanskje ikke har livets rett. Hva må på plass innen vedtak? Hvilke andre avklaringer må ligge i avtalen? o Plassering av ledelsesfunksjoner? Primært en tydeliggjøring av punktene i intensjonsavtalen. Oppgave 4. Hvordan sikre god informasjon til a) ansatte b) innbyggere Gr. 3: Eilif, Karsten, Reidar, Anita, Ola A. Ligger til grunn at man hekter på fagkunnskap i disse prosessene. Universell utforming: høre, visuell info, tilgjengelighet Hvordan sikre god informasjon til: a. Ansatte: i. Undersøke hva de ansatte er opptatt av? ii. Dialogmøter i mindre grupper (håndterlige, planlagte, regelmessige møter) iii. Tidlig ute med god informasjon usminket - si ting som de er iv. Konkret budskap v. Involvere ansatte tidlig - føle eierskap til nye løsninger vi. Ta i bruk ulike typer medier vii. Informasjon fra både politikere og ansatte viii. Ufarliggjøre konsekvensene - ikke overdramatisere ix. Å være forberedt på uro og usikkerhet x. Informere om prosessen xi. Planlagte regelmessige informasjonsmøter xii. Stimulere til omstillingsevne xiii. Fokus på plusseffektene - styrke kompetanse og fagmiljøene b. Innbyggere: i. Undersøke hva innbyggerne er opptatt av? ii. Informasjon om plan for tjenestetilbudet iii. Stimulere til omstillingsevne iv. Media - radio, avis papir og nett, FB, nettmøter v. Sikre identitet vi. Hva kan velte sammenslåingen; 1. Signaler på tidlig strukturendring 2. Fylkestilhørighet 3. Sykehustilhørighet 4. Videregående skole 5. Motkulturer vii. Informasjon via valgkamp

7 viii. Være i forkant og tydelig på hvordan resultatet av en eventuell folkeavstemming skal tolkes ix. Bli kjent-satsning 1. Tidlig satsning på felles reiselivssatsing - utvide «Perler på en snor ix. Arenaer: 1. Martnan 2. Butikker 3. Ferga 4. Hurtigbåten 5. Lag og foreninger 6. Næringsliv 7. Skolene 8. Bibliotekene c. Prosess: i. Informasjonsstrategi ii. Plan for gjennomføring iii. Viktig med god fremdrift Hvordan tolke innbyggerundersøkelse som er rådgivende. Hvor tydelig må man være med tanke på resultat. Være mest mulig i forkant i forhold til intensjonsavtalen. Innspill: P5 Fosen Bruke de allerede etablerte møteplassene/møtene. Informasjonsmøter planlagt og datofestet i god tid før. Informasjon ut til ansatte og innbyggere koordineres av samme informasjonsmedarbeider Tettere på ansatte Informasjonsmøte o Frivillige organisasjoner o Referanse: Omdømme-prosjektet (involvere ungdom) o Vanskelig å få tak i unge foreldre o All folkemøter annonseres i begge kommunene All informasjon som fellesprosjekt under prosessen En runde til med folkemøter Ansatte en informasjonskonsulent - og offentliggjøre den beslutningen o markere at man tar informasjonsbehovet på alvor o Frata uttrygghet og prosessen Løfte fram vi-følelsen o Unngå følelsen av å inkluderes i en ny kommune o Sørge for identitet og stedsutvikling i tettstedene Oppgave 5: Hvordan skal vi på en best mulig måte ivareta de 900 ansatte i perioden frem til endelig vedtak? Og bør det eventuelt settes av spesifikke midler til det? v/ Sigurd

8 Skape trygghet rundt prosessen. Gi lik, entydig og objektiv informasjon. Må ansette en egen Informasjonskoordinator som har det som en heltidsjobb å informere i begge kommunene. Tydeliggjør: - Tjenesteproduksjonen er skjermet - Forflytning av arbeidssted - Ledelsesstruktur Oppgave 5 Ivareta ansatte fram mot vedtak: Involvere forbundene Målsetning: Gi trygghet i prosessen Tydelig og lik informasjon til alle o Unngå forbehold og antydninger om unntak o Viktig at "Ingen ansatte sies opp som følge av kommunesammenslåing" Usikkerhet rundt o Må man pendle til det andre senteret? Man må påregne endringer. o Viktig å hente ut hva slags spørsmål de ansatte har? o Via tillitsvalgte, via ledelse Behovet er aktuelt allerede nå og også videre etter vedtaket Kommunikasjon ut må være koordinert o Ansatte er også befolkning o Det må ikke være motsetninger/forvirring i ulik informasjon ut til brukerne o Unngå hemmelighetskremmeri! Trenger man stedsspesifikk informasjon? o Ikke i innhold, men kanskje i presentasjon Fellesinformasjon må gjøres så objektiv som mulig Opprette ei nettside for "strukturprosessen" o Facebook-side som diskusjonsplatform o Postutsending o Folkemøte o Hvordan vil folket ha informasjon Spørsmål som må avklares: o Skolegrenser, bibliotek o Tjenesteproduksjon er skjerma (helse o Administrasjon, mellomledelse vil oppleve endringer o Frykten for privatisering (som konsekvens av effektivisering, vi er større og mer attraktiv) o Vaktmester, renhold o Ledelsesstruktur Felles informasjonskoordinator for prosessen! o Få på plass så raskt som overhodet mulig! o Frikjøp ANNET: - Savner en felles framdriftsplan med milepæler. Når skal det skje, hva skal skje? SAS-kommunen har en milepælplan vi kan ta utgangspunkt i.

9 Utvidet formannskap må ta tak i dette. - Jobber mot vedtak i juni. Da må alt innhold være klart i forhold til folkeavstemmingen, og hvor mye føringer et resultat skal ha. Vi anbefaler befolkningen å si ja, igjennom all informasjon i forkant. Hva blir konsekvensene? - Dato for evt. sammenslåing: Dette vil trolig falle på plass når prosjektlederne har lagt veien videre. Hvis Rissa også skal ha folkeavstemming, bør det være samme spørsmål de skal ta stilling til. Fordel at det går raskt for å holde på kompetansen i kommunen. - Er det «Ja eller Nei til intensjonsavtalen», eller «Ja eller nei til å sende en søknad om sammenslåing» Midt-Nytt var innom og intervjuet Ordførerne vedr. prosessen som Leksvik og Rissa er inne i. Regjeringen ga uttrykk for dette i dag: - Litt mer på velferd, tannhelse, lokal utvikling - Rehabilitering - friere tøyler som lokaldemokrati vedrørende lokal utvikling, areal- og byggesak. - Litt mer sivile politiområder som kan tas over - Barnevern kan bli tøffere - Trondheim får større oppgaver innen kollektiv og videregående skoler