Brukerveiledning. Diplom-Is Handel.

Transkript

1 Brukerveiledning Diplom-Is Handel

2 INTRODUKSJON TIL DIPLOM-IS HANDEL Diplom-Is Handel er Diplom-Is sin bestillingsportal på Internett. Som kunde har du blant annet følgende muligheter: Du kan sende inn ordre når det passer deg (innenfor tidsfristen). Du kan endre ordre som allerede er lagt inn (også innenfor tidsfristen). Du får oversikt over dine neste leveringer og ordre frem i tid. Du får oversikt over ordrehistorikk. Du kan søke i Diplom-Is sine artikler og få informasjon om de ulike artiklene. Du kan opprette og vedlikeholde plankjøp. Du kan sette opp og vedlikeholde fastordre. Du kan melde inn manko og reklamasjoner. Du får oversikt over ulike kampanjer og nye artikler. Du kan opprette ordremaler som du kan bruke til å lage nye ordre. Du kan selv endre dine opplysninger som for eksempel adresse, telefonnummer eller e-postadresse. Kort fortalt kan du gjøre alt du i dag gjør på telefon/epost og mer til. Dette vil spare både deg og Diplom-Is for tid og ressurser. Du får selv kontroll over bestillingsprosessen, samtidig som du enkelt får oversikt over egen leveringsinformasjon. KOMME I GANG Du får tilsendt brukernavn og passord ved å henvende deg til Diplom-Is. Det er viktig at du tar godt vare på denne informasjonen slik at ingen uvedkommende får tak i brukernavnet og passordet ditt. Diplom-Is Handel er enkel, intuitiv og lett å lære. Av opplæring finnes denne brukerveiledningen i tillegg til den hjelpen du finner på nettsiden. For kontaktinformasjon, se siste side eller KRAV TIL PC OG PROGRAMVARE For å kunne benytte Diplom-Is Handel må du ha Internet Explorer 7.0 eller nyere, Mozilla Firefox 3.x eller Safari 5. Diplom-Is Handel fungerer også på nyere versjoner av Google Chrome og Opera.

3 HVOR HENVENDER JEG MEG FOR HJELP? Under menypunktet Hjelp finner du igjen denne brukerveiledningen. Den kan være grei å støtte seg til i begynnelsen hvis du er i tvil om hva du skal gjøre. Du kan også ta kontakt per epost eller telefon for manuell veiledning. Kontaktinformasjon finner du i slutten av denne veiledningen. MENYPUNKTER UTENFOR LOGIN Startside Startsiden er den første siden du ser når du går inn på Her ser du generelle Diplom-Is-relaterte nyhetssaker, viktige meldinger fra oss til deg som kunde, lenke til produktkatalogen vår, samt aktuelle fokusprodukter og felt for innlogging. Bli kunde Her kan du som ikke er kunde hos Diplom-Is fra før gå inn og sende inn en søknad om kunderegistrering. Hvis du får en sikkerhetsadvarsel når du trykker på Bli kunde svarer du Yes på denne for å komme inn på selve registreringsskjemaet. Velg om du er ny kunde, eller om du skal melde inn eierskifte, og fyll ut skjemaet før du sender inn søknaden. NB! Det er veldig viktig at du leser og forstår Diplom-Is salgs- og leveringsbetingelser og bekrefter dette før du sender inn. Kontakt oss På denne siden finner du kontaktinformasjonen til Diplom-Is: e-postadresse, telefonnummer og adresse til Diplom-Is sin Facebook-side. Søk Her kan du søke etter nyhetsartikler og hjelp på Om Diplom-Is Handel Her finner du informasjon om nettstedet. Her kan du også laste ned brukerveiledning og introduksjonshefte (PDF-filer). Nye produkter

4 Her kan du lese om våre nyeste produkter. INNLOGGING Brukernavnet ditt er det samme som kundenummeret. Brukernavn og passord er sendt ut i eget brev da du ble registrert som kunde. Øverst til høyre i bildet finner du feltene for innlogging. For å logge deg inn skriver du inn brukernavn (kundenummeret ditt) og passordet du har fått tildelt, og deretter klikker du på Logg inn. MENYPUNKTER INNENFOR LOGIN Etter innlogging kommer du til din startside. På toppen finner du denne menyen, som alltid vil være tilgjengelig: Startside Startside Startside tar deg tilbake til din hovedside, der du vil få en oversikt over kommende leveranser, ordreutkast, neste bestillingsfrist og første mulige leveringsdag. Her vil du også finne informasjon, kampanjer og nyheter. Artikkelkategoriene ligger til venstre. Klikk på kategoriene for å navigere i dem. Øverst til venstre ligger det et søkefelt der du kan søke opp artikler på artikkelnummer eller navn. Nye produkter Underpunktet Nye produkter viser en oversikt over de siste produktnyhetene som er aktuelle for det kundesegmentet du tilhører. Søk Her kan du søke etter nyhetsartikler og hjelp på Om Diplom-Is Handel Her finner du informasjon om nettstedet, samt muligheter for å laste ned brukerveiledning og introduksjonshefte (PDF-filer). Hjelp Under Hjelp finner du mulighet for å laste ned brukerveiledning (PDF-fil). Viktige meldinger Her legger vi ut aktuelle nyheter og viktige beskjeder til deg som kunde. Artikler

5 Plankjøp Punktet Plankjøp under Artikler viser deg de artiklene du har i ditt plankjøp, det vil si de artiklene du har som dine favoritter. Favorittene dine vil være de artiklene du bestiller oftest, og bruk av plankjøp vil gjøre det raskere å opprette ordre med disse artiklene. Du kan legge artikler direkte i ordre herfra. Du kan sette opp plankjøp slik at den oppdateres automatisk. Det vil si at plankjøpet oppdateres automatisk når du sender inn en ordre med artikler som ikke finnes i plankjøpet fra tidligere. I brukerprofilen din kan du velge om denne funksjonen skal være aktiv eller ikke. For å lese mer om dette, se Aktiver automatisk plankjøp i kapitlet om brukerprofilen på slutten av denne veiledningen. Du kan også legge til eller fjerne artikler fra plankjøp ved å gå inn på artikkelens detaljside og trykke på knappen Legg til i plankjøp. Du kan fjerne artikler fra plankjøp ved å merke av de artiklene du vil fjerne på plankjøpsiden, og klikke Fjern. Du kan også fjerne en artikkel fra plankjøp fra artikkelens detaljside. Etter artikkel Her kan du bla gjennom alle artiklene i Diplom-Is Handel. Du kan velge å vise 10, 25, 50 eller 100 artikler per side. Klikk på overskriftene til de ulike kolonnene for å velge hva du vil sortere etter. Hvis du vil snu sorteringen slik at siste artikkel vises først, kan du klikke på overskriften en gang til. Hvis du for eksempel trykker på Artikkelnummer i oversikten, vil artiklene listes opp etter artikkelnumrene, fra lavest til høyest. Klikker du én gang til på artikkelnummer, vil listen bli snudd slik at artiklene listes opp fra høyest til lavest. Dette prinsippet fungerer på alle kolonnene, slik at du i praksis kan sortere artiklene på den måten som fungerer best for deg. Du kan også skrive inn hele eller deler av et artikkelnummer, navn eller velge kategori i filteret ovenfor oversikten for å gjøre søket mer spesifikt. Hurtigordreregistrering Hvis du kan artikkelnumrene til alle artiklene du skal ha, og ønsker en rask og enkel måte å legge inn bestilling på, kan du benytte hurtigordreregistreringen. Det er viktig å være oppmerksom på at hurtigordreregistreringen automatisk legger inn en bestilling til første mulige leveringsdag. Dette betyr at hvis du skal bestille til en dag lenger frem i tid, så må du bruke den ordinære ordreregistreringen. For å legge inn ordre via hurtigordreregistrering skriver du inn artikkelnummer og antall brett/kartonger du vil bestille. Klikk deretter på Oppdater ordreskjema. Du kan

6 også trykke på enter-tasten for å legge alle varene i handlekurven. Velg så Gå til ordre som du finner under handlekurven. For å begynne innsending av ordren trykker du på den store grønne knappen merket Gå til ordre for å komme til oppsummering av ordren. Hvis du er fornøyd og har fått med deg alt, trykker du på Send ordre for å sende inn ordren til oss. Hvis du vil motta ordremottaksbekreftelse på e-post, huker du av for Skjerm og e-post og skriver inn e-postadressen din før du sender inn ordren. Mine ordrer Ordreoversikt Her finner du en oversikt over ordrer framover i tid. Du kan se på ordrene ved å klikke på dem. Har du behov for å gjøre endringer kan du også gjøre det her. Hvis du vil se på ordrehistorikk, finner du dette ved å søke på tidligere leveringsdatoer, ordrenavn eller ordrenummer. På samme måte kan du finne frem til ordrer og leveranser som ligger lenger fram i tid enn det som vises på den første siden. Ordreutkast Ordreutkast er en tilleggsfunksjon som du kan velge om du vil bruke eller ikke. Et ordreutkast er en ordre som ikke er fullført. Det vil si at du kan jobbe med en ordre og velge å lagre den som et utkast i stedet for å sende den inn, for så å gå inn og fullføre den på et senere tidspunkt. Et ordreutkast vil automatisk forsvinne fra listen idet du fullfører den og sender den inn. Ordremaler Ordremal er en tilleggsfunksjon som du kan velge om du vil bruke eller ikke. En ordremal er en ferdig oppsatt ordre som du kan bruke for å opprette nye ordre, og som benyttes for å gjøre bestillingsprosessen din enklere. Du kan opprette nye ordremaler ved å lage en ny ordre, og lagre den som mal i stedet for å sende den inn. Dette kan være nyttig hvis du har noen produkter du bestiller ofte, men ikke vil opprette en fastordre med levering hver uke. Les mer om dette under punktet om fastordre. Under menypunktet Ordremaler får du en oversikt over de ordremalene du har opprettet. Når du skal foreta bestillingen din, henter du opp aktuell ordremal og gjør endringene du ønsker før du sender den inn. På denne måten slipper du å begynne ordreregistreringen fra en helt tom ordre.

7 Faktura og følgeseddel Her ser du en oversikt over dine fakturaer og følgesedler på leveringene du har mottatt. Hvis du klikker på en av linjene, vil fakturaen eller følgeseddelen åpnes som en PDF-fil som du kan lagre på PC-en eller skrive ut. Fastordre Fastordre er en ordre som blir levert på faste dager til faste intervaller med et antall faste artikler. For eksempel kan du sette opp at du hver tirsdag ønsker å få levert 10 kartonger med Krone-Is og to kartonger med Dream Vaniljeis. Fastordre er et viktig hjelpemiddel for de som trenger en fast mengde varer hver uke. NB! En fastordre er ikke en ordre i seg selv, men fungerer som en form for ordremal som genererer en enkeltordre for sin spesifikke leveringsdag. Denne genereringen skjer tre dager før levering. Hvis du oppretter en fastordre mindre enn tre dager før første dato du ønsker levering, må du passe på legge inn en enkeltordre til første leveringsdato. Fastordreoversikt Her ser du dine fastordrer og deres fastordrenumre, leveringsdager og intervall samt hvorvidt fastordren er aktivert eller ikke. Her finner du også knappene for å opprette ny fastordre og å slette eksisterende fastordre. Ordreoversikt Her finner du en oversikt over hver fastordres enkeltleveranser frem i tid. Om du har flere fastordre velger du øverst i nedtrekksvinduet hvilken fastordre du vil se leveransene til, og trykker på vis. Da ser du enkeleveransenes leveringsdatoer og leveringsdag. Hvis en eller flere enkeltleveranser er endret, vil dette stå i kommentarfeltet til høyre for den endrede leveransen. Oppholdsperioder Du kan legge inn en oppholdsperiode når du vil at fastordrene skal stoppes, for eksempel i ferier. Under punktet Oppholdsperioder finner du alle oppholdsperiodene du har registrert. NB! Det tar 3-4 dager fra en oppholdsperiode legges inn til den blir aktiv. Hvis du vil legge inn en oppholdsperiode fra en tidligere dato enn dette, kan du slette fastordren fra ordreoversikten. Kontakt oss På denne siden kan du bruke et kontaktskjema til å sende inn en henvendelse til Diplom-Is. Du finner ulike skjemaer under hvert undermenypunkt.

8 Kontakt oss Her finner du kontaktskjemaet for generelle henvendelser til Diplom-Is. Velg relevant emne i nedtrekksmenyen, fyll inn en e-postadresse vi kan nå deg på (obligatorisk felt) og skriv inn meldingen til oss i det nederste feltet. Når du er klar til å sende inn meldingen trykker du på send. Vi vil svare på meldingen så fort vi kan. Tiden til du får svar kan variere ut fra hvor stor pågang vi har. Manko og reklamasjoner Hvis du har fått produkter du ikke har bestilt, blitt fakturert for produkter du ikke har fått, fått produkter som er skadet eller som har andre feil og mangler, kan du bruke dette kontaktskjemaet. Da sendes henvendelsen din til ditt regionale service- og reklamasjonskontor. Fyll inn nummeret på faktura eller følgeseddel til den aktuelle leveransen, hvilken dato varene ble levert, en e-postadresse vi kan nå deg på (obligatorisk felt), og skriv inn meldingen i det nederste feltet. Når du er klar til å sende inn meldingen trykker du på send. Vi vil svare på meldingen så fort vi kan. Tiden til du får svar kan variere ut fra hvor stor pågang vi har. Min profil Profil Her finner du brukerprofilen din. Her kan du endre opplysninger om deg som kunde. De feltene som er markert med stjerne er felter som må være utfylt. Dette sendes inn til Diplom-Is, som vil behandle endringene manuelt. Det er spesielt viktig at du legger inn riktig e-postadresse, da dette er et viktig hjelpemiddel for Diplom-Is i kommunikasjonen med deg. Hvordan endre brukerprofil 1. Klikk på menypunktet Brukerprofil, underpunkt Profil for å komme inn på brukerprofilen din. 2. Legg inn ønskede endringer. 3. Klikk på knappen Lagre for å lagre endringene dine. NB! Når du har trykket på Lagre vil det se ut som om de endringene du har gjort ikke er blitt lagret. Dette er ikke tilfelle. Dine nye opplysninger er sendt til Diplom-Is på e-post og vil bli behandlet manuelt. Endringen(e) vil normalt være oppdatert til neste dag og synlig i brukerprofilen.

9 Automatisk plankjøp I brukerprofilen kan du også aktivere eller deaktivere plankjøp. Når du aktiverer automatisk plankjøp vil ditt plankjøp oppdateres automatisk med artikler som du legger inn i en ordre. Artiklene som ikke er i plankjøpet fra før av vil legges inn når ordren er sendt inn. Denne funksjonen er satt aktiv som standard. For å deaktivere automatisk plankjøp gjør du følgende: 1. Klikk på menypunktet Min profil. Brukerprofilen åpnes. 2. Velg Nei i nedtrekksmenyen til høyre for punktet Automatisk oppdatering av plankjøp, etterfulgt av Lagre. Automatisk plankjøp er nå deaktivert. 3. For å aktivere funksjonen igjen velger du Ja i nedtrekksmenyen til høyre for punktet Automatisk oppdatering av plankjøp, etterfulgt av Lagre. Automatisk plankjøp er nå aktivert. Endre passord Her kan du endre passordet ditt. Vi anbefaler at du endrer passordet du har fått fra Diplom-Is når du logger på første gang. Passordet bør være enkelt å huske for deg, men vanskelig for uvedkommende å finne frem til. Passordet kan gjerne være sammensatt av både tall og bokstaver. Det nye passordet vil automatisk sendes til e- postadressen som er registrert i Brukerprofilen. Hvordan endre passord 1. Klikk på menypunktet Min profil og underpunktet Endre passord til høyre for Profil for å komme til skjema for endring av passord. 2. Skriv inn det gamle og det nye passordet ditt, og bekreft det nye passordet. Klikk på Lagre. Du kommer da tilbake til brukerprofilen din. Det nye passordet er nå gyldig. Nyhetsbrev For å få regelmessige oppdateringer om produkter, kampanjer, rabatter og liknende, kan du abonnere på vårt nyhetsbrev. Du kan når som helst si opp abonnementet hvis du ikke er fornøyd med tjenesten. E-postadressen din vil ikke bli solgt til en tredjepart. Hvis du vil abonnere på nyhetsbrevet vårt, kan du angi e-postadressen din i feltet Epostadresse og klikke på knappen Abonner. Det sendes en e-post til e-postadressen du oppga der abonnementet bekreftes. Klikk på lenken for å aktivere abonnementet. Du kan også velge å abonnere på

10 nyhetsbrevet ved å trykke på knappen Abonner nederst i brukerprofilen til høyre for punktet Motta nyhetsbrev. Funksjonalitet Hvordan opprette ny ordre 1. Klikk på menypunktet Opprett ny ordre under Leveringsdetaljer til høyre på siden. Du får da opp en side hvor du skal legge inn ordredetaljer. 2. Velg ønsket leveringsdag fra nedtrekksmenyen. Under leveringsdato får du da opp hva som er bestillingsfristen for den valgte leveringsdatoen. Du kan ikke velge leveranser utenom de datoene du får opp i denne listen. 3. Skriv inn navn på referanseperson hvis du ønsker det. 4. Gi ordren et navn, slik at det er enkelt for deg å holde kontroll på ordrene dine. 5. Hvis du vil knytte et notat til ordren, skriver du inn det i notatfeltet. Notatfeltet er kun tilgjengelig for deg. Diplom-Is vil ikke se hva som står her. 6. Når du har fylt ut ordredetaljene trykker du på knappen Opprett ordre. Hvis du vil opprette en ordre fra mal går du inn på menypunktet Ordremal under Mine ordre i hovedmenyen. For å lese om hvordan du bruker ordremaler, se Opprett ordre fra mal. 7. Da får du opp de artiklene som ligger i plankjøpet ditt. For å lese mer om plankjøp, se Plankjøp. Hvis du skal legge til artikler utenom plankjøp, kan du søke dem frem. For å lese mer om artikkelsøk, se Søk etter artikler. NB! Vær oppmerksom på at plankjøpet vil være tomt først gang du legger inn en ordre. Derfor vil det være noe mer tungvint å legge artikler i ordren enn det vil være når plankjøpet senere inneholder de artiklene du pleier å bestille. 8. Legg til artiklene du vil bestille og klikk på Oppdater ordreskjema" nederst til høyre i plankjøpet, eller trykk på Enter-tasten. Artiklene vil da legge seg i handlekurven som du har til høyre i bildet. 9. Klikk på Gå til ordre i handlekurven til høyre på siden. Da åpnes ordren og du kan velge å legge til flere artikler, endre antall, slette artikler eller gå videre. Klikk på "Gå videre" for å fullføre ordren.

11 Du kan også avbryte ordren ved å klikke på "Tøm ordreskjema," lagre den som mal eller som ordreutkast. Hvis du velger å avbryte ordren vil produktene i handlekurven bli fjernet og den pågående ordren bli slettet. For å lese mer om å lagre ordre som mal eller ordreutkast, se Se på og opprette ordremaler og Opprette og jobbe med ordreutkast lenger bak i denne brukerveiledningen. 10. Du kommer til en side som oppsummerer ordren din. 11. Velg hvordan du vil motta ordremottaksbekreftelsen. Hvis du velger e-post må du kontrollere at e-postadressen stemmer. Hvis det ikke stemmer, fyller du ut det som er korrekt. 12. Klikk på Send ordre. Systemet vil nå sende inn ordren, og etter en liten stund får du beskjed om at ordren er mottatt. Da er ordren din registrert og du kan enten logge deg ut eller fortsette med en annen handling. Du kan bare arbeide med én ordre av gangen. Dette innebærer at hvis du har en ordre åpen (det vil si at du arbeider med en ordre) og forsøker å åpne eller starte en ny ordre, vil du få melding om at du allerede har en åpen ordre. Du kan da velge å lukke den ordren som er åpen eller å beholde den som allerede er åpen. Hvis du velger å lukke ordren vil du få melding om at artiklene som ligger i ordren vil bli fjernet, og at den åpne ordren slettes. Velger du å beholde den åpne ordren blir du tatt tilbake til ordren. Da kan du arbeide videre med den, eller velge å lagre den før du begynner på en ny ordre. Se på og endre en ordre 1. Gå inn på Ordreoversikt under Mine ordre i hovedmenyen. Her finner du en oversikt over registrerte ordre framover i tid. Har du behov for å gjøre endringer kan du gjøre det herfra. Du kan endre på ordre frem til bestillingsfristen, men det er viktig å passe på at du lagrer endringene FØR fristen, ellers vil ordren legge seg til neste dag. 2. For å se på detaljene i en ordre klikker du på ordrenummeret eller ordrenavnet. Da åpnes ordren og du får se hvilke artikler den inneholder. 3. Hvis du skal endre på detaljene på artiklene som ligger inne på ordren gjør du det herfra. Om du skal endre på antallet på en artikkel skriver du inn det nye antallet i boksen for antall på de linjene du vil endre, etterfulgt av "Lagre endringer" nederst til høyre i ordreskjemaet. 5. Hvis du vil slette en eller flere artikler, markerer du avkrysningsruten for sletting til venstre for linjen(e) du vil slette og trykker på Lagre endringer nederst til høyre i ordreskjemaet. Hvis du vil slette hele ordren trykker du på Slett ordre som du finner under ordreskjemaet.

12 6. Hvis du vil legge til flere artikler på ordren, klikker du på knappen Legg til flere artikler nederst på ordreskjemaet. 7. Da får du opp artiklene som ligger i plankjøpet ditt. For å lese mer om plankjøp, se "Plankjøp". Hvis du skal legge til artikler utenom plankjøp, kan du søke dem frem. For å lese mer om artikkelsøk, se "Søk etter artikler". 8. Nå har du opprettet en midlertidig handlekurv der du samler opp artiklene du vil legge til ordren. Når du har samlet opp alle artiklene du vil legge til, trykker du på knappen Legg til ordre for å legge artiklene inn på selve ordren. Hvis du ikke vil legge til artiklene likevel trykker du på knappen "Avbryt legg til ordre" under handlekurven til høyre på side. Artiklene vil nå bli lagt over på ordren. 9. Klikk på Lagre endringer for å fullføre endringen Endringen lagres og oppdateres i Diplom-Is sine systemer. 10. For å se på ordren kan du gå inn på "Ordreoversikt" under "Mine ordre" i hovedmenyen øverst på siden. Slette en ordre 1. Gå inn på Ordreoversikt under Mine ordre i hovedmenyen. Her finner du en oversikt over registrerte ordre framover i tid. Har du behov for å gjøre endringer kan du gjøre det herfra (se kapitlet Se på og endre en ordre tidligere i denne brukerveiledningen). 2. For å se på detaljene i en ordre klikker du på ordrenummeret eller ordrenavnet. Da åpnes ordren og du får se hvilke artikler den inneholder. 3. Klikk på knappen Slett ordre for å slette ordren. Du kommer nå inn i et nytt bilde hvor du bekrefter slettingen. 4. Klikk på knappen Slett ordre. Ordren blir nå slettet. 5. I ordreoversikten vil du fortsatt finne ordren, men den har nå endret status til Slettet. Hvordan søke etter artikler

13 1. Du kan søke etter artikler på tre måter: bruke hurtigsøket til venstre på siden over kategoriene, gå inn på menypunktet Artikler i hovedmenyen og inn på plankjøpet ditt, eller gå inn på Etter artikkel under samme menypunkt. 2. Når du velger Legg til artikler mens du står i en åpen eller nystartet ordre, vil du styres direkte til plankjøpet ditt hvis det inneholder noen artikler. Vær oppmerksom på at plankjøpet vil være tomt når du er ny på Diplom-Is Handel. Etter hvert som du legger til artikler her, vil dette bli en nyttig snarvei til de artiklene du oftest bestiller. Du kan legge til artikler i plankjøpet på to måter: a) Aktivere automatisk plankjøp. Det vil si at de artiklene du bestiller automatisk vil legge seg i plankjøpet. b. Legge inn en og en artikkel ved å søke fram en artikkel og legge den i plankjøpet fra artikkelens detaljside. 3. Enkelt søk basert på artikkelnummer eller artikkelnavn kan du gjøre i søkefeltene som er tilgjengelig under Etter artikkel eller i hurtigsøkfeltet som du finner til venstre på siden over Kategorier. 4. Under Kategorier helt til venstre på siden kan du klikke deg ned i de forskjellige artikkelkategoriene uten å skrive inn noen søkeverdier. 5. Søk på artikkelnummer ved å taste inn et artikkelnummer eller deler av et artikkelnummer. Nummersøket er laget slik at den søker etter alle de som begynner med kombinasjonen du har tastet. Taster du for eksempel inn 1 og velger søk, vil systemet returnere alle artikler som har et nummer som begynner på 1. Skriver du 13 vil systemet returnere alle artikler med artikkelnummer som begynner på 13. Du velger selv hvordan resultatet skal vises ved å klikke på overskriften du vil artiklene skal vises etter. Hvis du for eksempel vil at artiklene skal sorteres stigende på artikkelnummer, klikker du én gang på Artikkelnummer så vises artiklene fra lavest til høyest. Hvis du vil reversere listen, trykker du en gang til på Artikkelnummer. Tilsvarende gjelder hvis du vil at artiklene vises etter navn. 6. Søk på artikkelnavn ved å skrive inn hele eller deler av artikkelnavnet du søker etter i hurtigsøkfeltet over Kategorier eller i feltet for artikkelnavn under Etter artikkel. Navnesøket er laget slik at det søker frem alle artikler som inneholder bokstavkombinasjonen du har skrevet inn. Skriver du for eksempel kron i søkefeltet vil Diplom-Is Handel returnere alle artikler som inneholder dette. Det vil si at navnet på de artiklene som returneres ikke nødvendigvis begynner på begrepet kron, men kan inneholde dette. NB! Når det søkes på artikkelnavn må det søkes etter merkenavnet, for eksempel Dream, Krone-Is og Sandwich.

14 Hvis det søkes etter pinneis eller boksis vil ikke søket gi noen resultater. Opprette og se på fastordre Hvordan opprette ny fastordre 1. Klikk på Fastordre i hovedmenyen øverst på siden. Da kommer du til Fastordreoversikt som viser deg de fastordrene du har registrert. Hvis du ikke har registrert noen fastordre, vil siden være blank. I tillegg har du undermenypunktene Ordreoversikt, som viser leveransene til de ulike fastordrene du måtte ha registrert, samt Oppholdsperioder, som viser periodene du har bestemt at fastordren ikke skal være aktiv. 2. Klikk på knappen Opprett fastordre. Du får da opp en side hvor du skal legge inn ordredetaljer. 3. Velg ønsket leveringsdag og intervall (hvor ofte du vil at ordren skal leveres) fra nedtrekksmenyene. NB! Vær oppmerksom på at ved opprettelse av en ny fastordre er bestillingsfristen lenger enn for en vanlig ordre. På grunn av Diplom-Is sitt ordresystem tar det 3-4 dager fra en fastordre er opprettet til den er aktiv. Hvis du for eksempel har levering kun på mandager, og legger inn en ny fastordre på fredag, vil denne ikke være effektiv før mandag over en uke etterpå. Hvis den nye fastordren hadde blitt opprettet onsdag ville den vært klar til mandag, og levering av fastordren ville startet da. Hvis du vil ha første leveranse av fastordren tidligere enn det du har mulighet til å velge i nedtrekkslisten, må du legge inn en enkeltordre i tillegg. 4. Skriv inn navn på referanseperson ved behov. 5. Gi ordren et navn, slik at det er enkelt for deg å holde kontroll på ordrene dine. 6. Hvis du vil knytte et notat til ordren, skriver du inn dette i notatfeltet. Notatfeltet er kun tilgjengelig for deg. Diplom-Is vil ikke se hva som står her. 7. Når du har fylt ut ordredetaljene, trykker du på knappen Gå videre. 8. Da får du opp de artiklene som ligger i ditt plankjøp, og kan legge til artikler på fastordren på samme måte som for en enkeltordre. For å lese mer om plankjøp, se Plankjøp. Hvis du skal legge til artikler utenom plankjøp, kan du søke dem frem. For å lese mer om artikkelsøk, se Søk etter artikler. 10. Legg til artiklene du vil bestille og klikk på Oppdater ordreskjema. Artiklene vil bli lagt over i handlekurven til høyre på siden.

15 11. Klikk på Gå til ordre under handlekurven til høyre på siden. Da åpnes ordren og du kan velge å legge til flere artikler ved å bruke søkefeltet øverst til høyre på siden, endre antallet eller gå videre. Klikk på Gå videre for å starte innsending av ordren. 12. Du kommer til en side som oppsummerer ordren din. 13. Velg hvordan du vil motta ordremottaksbekreftelsen. Hvis du velger e-post eller må du kontrollere at e-postadressen stemmer. Hvis ikke, må du endre det. 14. Klikk på Send ordre. Systemet vil nå sende inn ordren. Etter en liten stund får du beskjed om at fastordren er mottatt. Da er fastordren din registrert i Diplom- Is sine systemer, og du kan enten logge deg ut eller fortsette med en annen handling. 15. For å se på fastordren din kan du klikke på Fastordreoversikt under Fastordre i hovedmenyen øverst på siden. Ordren skal nå ligge i listen over dine fastordrer. Se på og endre fastordre Hvis du vil se på eller endre på en fastordre, gjør du det også fra menypunktet Fastordre i hovedmenyen øverst på siden. Når du endrer en fastordre, vil endringene påvirke alle fremtidige leveranser av fastordre. 1. Klikk på fastordrenummeret for å se nærmere på en fastordre. Da åpnes en visning av ordren med ordredetaljer og hvilke artikler ordren inneholder. Du kan ikke redigere ordren i denne visningen. 2. For å endre på fastordren klikker du på Åpne ordre. Da vil du komme inn i ordredetaljene for ordren. 3. For å endre på artiklene søker du opp artiklene du vil legge til, og trykker på "oppdater" nederst under skjemaet. Om ønskelig kan du også slette artikler eller endre på antallet for hver artikkel. 4. Klikk på Gå videre for å fullføre ordren. Du kommer da til en side som oppsummerer ordren din. 5. Velg hvordan du vil motta ordremottaksbekreftelsen. Hvis du velger e-post eller telefaks må du kontrollere at e-postadressen og faksnummeret stemmer. Hvis ikke, må du endre det. 6. Klikk på Send inn ordre.

16 Hvis det ligger inne endringer på enkeltleveranser frem over i tid, vil du få opp et vindu som gir deg to valg: overskriv endringer eller behold endringer. Overskriv endringer: Hvis du har gjort endringer på enkeltleveranser på fastordren, vil de endrede enkeltleveransene overskrives av de endringene du nå har gjort i fastordremalen din. Alle fremtidige leveranser vil da inneholde de artiklene som er fastsatt i den nye fastordremalen. Behold endringer: Hvis du tidligere har gjort endringer på enkeltleveranser på fastordren din, vil ikke endringene overskrives av de endringene du nå har gjort i fastordremalen din. Det vil si at det er de endringene du tidligere har gjort som gjelder, uavhengig av hvilke andre endringer du har gjort på fastordremalen. Endringer i fastordremalen vil ikke påvirke disse leveransene. 12. For å se på fastordren din, kan du gå inn på Fastordreoversikt under hovedmenypunktet Fastordre. Ordren skal nå ligge i listen over dine fastordrer. Slette en fastordre 1. Åpne fastordreoversikten og huk av i avkrysningsboksen til høyre for den fastordren du vil slette. 2. Klikk på knappen Slett ordre for å bekrefte slettingen. Fastordren og alle leveransene av den blir nå slettet. Hvis du vil opprette nye fastordre, kan du gjøre dette fra fastordreoversikten. Opprette oppholdsperioder for fastordre NB! Det er viktig å vite at en oppholdsperiode vil gjelde for alle fastordrer som har en leveranse i den perioden du definerer at oppholdet skal være. Gjelder oppholdet bare en dag, vil dette bare påvirke den leveransen du har den ene dagen. Setter du derimot et opphold i en periode, vil dette stoppe alle dine fastordreleveranser i den aktuelle perioden. Du kan altså legge inn to typer oppholdsperioder: Hvis du velger Alle dager, vil oppholdsperioden stoppe alle leveranser innenfor perioden, uansett ukedag. Hvis du velger en bestemt ukedag, for eksempel mandag, vil oppholdsperioden kun stoppe leveranser på mandag. Vær oppmerksom på at det tar 3-4 dager før den registrerte oppholdsperioden er effektiv, dvs. at oppholdsperioder bør legges inn med god margin. Hvis du vil legge inn en oppholdsperiode, går du inn på Oppholdsperioder under hovedmenypunktet

17 Fastordre, eller velger Legg til oppholdsperiode når du har gått inn på oversiktsbildet på en spesifikk fastordre. 1. Gå inn på menypunktet Oppholdsperioder, som ligger under overskriften Fastordre i hovedmenyen øverst på siden. Du vil da komme til et nytt bilde som gir deg mulighet til å opprette oppholdsperioder. 2. For å legge til en ny periode, må du definere et datointervall som oppholdet skal gjelde i. Legg til en ny periode ved å klikke på kalenderikonet og sett inn en dato i fra- og til-feltet. 3. Klikk på Legg til periode. Da vil perioden legge seg til i oversikten under og leveransen vil bli stoppet i perioden. NB! Hvis det er mindre enn tre virkedager til neste levering, vil ikke oppholdsperioden fange opp dette. Dette er fordi en fastordre genererer en enkeltleveranse tre virkedager før levering. I disse tilfellene må du gå inn i ordreoversikten og slette den aktuelle ordren manuelt. 4. For å oppheve en oppholdsperiode, finner du frem til den perioden det gjelder og klikker på knappen Fjern. Oppholdsperioden blir da opphevet og leveransen vil gå som normalt. NB! Hvis det er mindre enn tre virkedager til første ønskede levering etter at du har slettet en oppholdsperiode, rekker ikke fastordremalen å generere en leveranse. I disse tilfellene må du legge inn en manuell ordre til den aktuelle leveringsdagen. Endre én eller flere leveranser til en fastordre En fastordre består av x antall leveranser som kommer til faste tidspunkter i en gitt periode. På fastordrene dine har du mulighet til å gjøre endringer i antall og artikler på en eller flere leveranser, uten å påvirke alle leveransene til fastordren. 1. Gå inn på Ordreoversikt under hovedmenypunktet Mine ordre. Her ser du alle fremtidige leveringer for alle fastordrer og/eller ordinære ordre. Hvis du har lagt inn oppholdsperioder for fastordren din, vil du også se hvilke leveranser som er stoppet. 2. Klikk på leveransen for den datoen du vil endre. Du får opp et oppsummeringsbilde som viser hele leveransen og leveringsdatoen. 3. Klikk på knappen Endre leveranse. Da åpnes fastordreleveransen og du kommer inn i ordredetaljene. 4. Gjør endringene og klikk på knappen Oppdater. Da oppdateres leveransen med dine endringer.

18 5. Du kommer da til oppsummeringsbildet som viser hele leveransen med ordredetaljer. Hvis du vil motta ordremottaksbekreftelse på e-post, markerer du valget "Skjerm og e-post" og skriver inn e-postadressen du vil motta ordremottaksbekreftelsen på. Hvis du vil at ordremottaksbekreftelsen skal lastes ned som en Microsoft Excel-fil, markerer du valget "Excel-fil". 8. Klikk på knappen Send inn. Endringen sendes da inn. Hvis du har valgt å få ordremottaksbekreftelsen på Excel, trykker du så på knappen "Excel" nede til høyre under bekreftelsen på skjermbildet. 9. Klikk på knappen "Vis leveranser" for å se leveransene til kun den fastordren du har jobbet med, eller gå inn på ordreoversikten under "Mine ordre" i hovedmenyen. Du vil da se at det står «Endret» bak den leveransen du akkurat har endret. TILLEGGSFUNKSJON: Se på og opprette ordremaler En ordremal er en tilleggsfunksjon som gjør det raskere for deg å opprette ordre. Du kan sette opp ferdige ordrer med artikler som du pleier å bestille, og ta utgangspunkt i disse når du skal sende inn en ny ordre. Du kan lage så mange maler du vil, og med malen som utgangspunkt kan du endre, slette og legge til artikler før du sender den inn. Det kan være nyttig å ha slike maler hvis du for eksempel bestiller mer eller mindre det samme på faste dager i uken ( tirsdagsmal ) og i spesielle høytider (for eksempel en egen 17.mai-mal ), uten at du bestiller dette jevnlig nok til at du kan opprette en fastordre. Du sparer tid ved å slippe å begynne på en blank ordre. Opprette en ordremal For å opprette en ordremal må du ta utgangspunkt i en ordre. Dette kan være en ordre du oppretter fra bunnen av eller en tidligere ordre du kopierer og lagrer som mal. For å opprette en ordremal fra bunnen av må du: 1. Klikk på menypunktet Opprett ny ordre under Leveringsdetaljer til høyre på siden. Du får da opp en side hvor du skal legge inn ordredetaljer. 4. Da får du opp de artiklene som ligger i ditt plankjøp. For å lese mer om plankjøp, se Plankjøp. Hvis du skal legge til artikler utenom plankjøp, kan du søke dem frem. For å lese mer om artikkelsøk, se Søk etter artikler. 5. Legg til artiklene du vil bestille, og klikk på Oppdater ordreskjema eller trykk på Enter på tastaturet. Da vil artiklene legge seg i handlekurven som du har til høyre i bildet.

19 6. Klikk på Gå til ordre i handlekurven når du har lagt til de artiklene du vil ha i ordremalen. Da åpnes ordren og du kan velge å legge til flere artikler, endre antallet eller gå videre. 7. Klikk på knappen Lagre ordre i midten under ordren. Da får du opp et nytt bilde hvor ordren din oppsummeres. Her gir du malen et navn og velger om du skal lagre ordren som en mal eller et utkast. 8. Skriv inn et navn på malen og klikk på knappen Lagre som mal. Da kommer du videre til ordremaloversikten hvor alle ordremalene dine ligger. 9. Du kan også slette eksisterende ordremaler i ordremaloversikten. Det gjør du ved å trykke på det store røde krysset til venstre for den ordremalen du vil slette. Da slettes den aktuelle malen. 10. Det er ikke mulig å oppdatere/endre en ordremal permanent. Hvis du vil oppdatere/endre en ordremal, må du ta utgangspunkt i en eksisterende mal og lage en ordre med de oppdateringene/endringene du ønsker og lagre den på nytt som en ny ordremal. Opprette ordre på bakgrunn av en ordremal 1. Gå inn på menypunktet Ordremal under Mine ordre i hovedmenyen øverst på siden. Da åpnes ordremaloversikten. 2. Klikk på knappen "Hent ordre" til høyre for den ordremalen du vil benytte. 3. Du kommer inn i ordren. Her ligger artiklene og antallet som lå i malen. Hvis antallet og artiklene stemmer med det du skal ha, klikker du på Gå videre. Hvis du vil legge til artikler eller endre antall før du sender inn ordre, søker du opp de artiklene du vil legge til, eller går til plankjøpet ditt under menypunktet "Artikler" i hovedmenyen og legger til artikler derfra. Hvis du ikke vil legge til flere artikler, eller bare vil oppdatere antallet artikler på en eller flere linjer, utfører du disse endringene og trykker "Gå videre" for å starte innsending av ordren. 4. Legg til de artiklene du vil bestille, og klikk på Oppdater ordreskjema. Da vil artiklene legge seg i handlekurven til høyre i bildet. 5. Klikk på Gå til ordre under handlekurven til høyre på siden for å gå tilbake til ordren etter at du har lagt til artikler. Klikk på Gå videre for å fullføre ordren. Du kan også avbryte ordren, lagre den som mal eller lagre den som ordreutkast. Hvis du velger å avbryte ordren vil produktene i handlekurven bli fjernet og den pågående ordren slettes. For å lese mer om å lagre ordre som mal eller ordreutkast, se Lagre ordre som mal eller Lagre som utkast.

20 6. Du kommer til en side som oppsummerer ordren din. 7. Velg hvordan du vil motta ordremottaksbekreftelsen. Hvis du velger e-post eller telefaks, må du kontrollere at e-postadressen og faksnummeret stemmer. Hvis det ikke stemmer, må du endre det. Huk av for "Excel" hvis du vil laste ned ordremottaksbekreftelsen som en Excel-fil. 8. Klikk på Send ordre. Systemet vil nå sende inn ordren. Etter en liten stund får du beskjed om at ordren er mottatt. Da er ordren din registrert, og du kan enten logge deg ut eller fortsette med en annen handling. TILLEGGSFUNKSJON: Opprette og jobbe med ordreutkast Et ordreutkast er en ordre som du lagrer midlertidig i stedet for å sende den inn. Da kan gjøre den ferdig og sende den inn til Diplom-Is senere. Dette kan være nyttig hvis du for eksempel blir avbrutt midt i arbeidet med en ordre. Hvis du går fra datamaskinen med en åpen ordre, vil du bli automatisk logget ut etter en halv time. Hvis dette skjer blir ikke ordren du arbeidet på lagret. Husk derfor alltid å lagre ordren din som et ordreutkast hvis du blir nødt til å gå fra datamaskinen. Opprette et ordreutkast For å opprette et ordreutkast må du starte arbeidet med en ordre: 1. Klikk på Opprett ny ordre under Leveringsdetaljer til høyre på siden. Du får da opp en side hvor du skal legge inn ordredetaljer. 2. Velg ønsket leveringsdag fra nedtrekksmenyen. Under leveringsdato får du da opp hva som er bestillingsfristen for den valgte leveringsdatoen. 3. Skriv inn navn på referanseperson Hvis det er behov for det. 4. Gi ordren et navn, slik at det er enkelt for deg å holde kontroll på ordrene dine. 5. Hvis du vil knytte et notat til ordren skriver du inn det i notatfeltet. Notatfeltet er kun tilgjengelig for deg. Diplom-Is vil ikke se hva som står her. 6. Når du har fylt ut ordredetaljene trykker du på knappen Opprett ny ordre. Hvis du vil opprette en ordre fra mal trykker du på knappen for å opprette ordre fra mal. For å lese om hvordan du bruker ordremaler, se Opprett ordre fra mal litt tidligere i denne brukerveiledningen.

21 7. Da får du opp de artiklene som ligger i plankjøpet ditt. For å lese mer om plankjøp, se Plankjøp. Hvis du skal legge til artikler utenom plankjøp, kan du søke dem frem. For å lese mer om artikkelsøk, se Søk etter artikler. 9. Legg til de artiklene du vil bestille og klikk Oppdater. Da vil artiklene legge seg i handlekurven til høyre i bildet. 10. Klikk på Gå til ordre i handlekurven. Da åpnes ordreformularet og du kan velge å legge til flere artikler, endre antallet eller gå videre. 11. Klikk på "Lagre ordre". Da kommer du til siden som oppsummerer ordren din og gir deg mulighet til å gi den midlertidige ordren et annet navn. Klikk deretter på Lagre ordreutkast. Da legger ordren seg inn i listen over dine ordreutkast. Jobbe med et ordreutkast 1. Klikk på menypunktet Ordreutkast under hovedmenypunktet Mine ordre. Da åpnes siden som viser deg alle ordreutkastene som er lagret. 2. Klikk på "Hent ordre" til høyre for det ordreutkastet du vil fullføre. Du kommer da inn i ordredetaljbildet. 3. Hvis antallet og artiklene stemmer med det du skal ha klikker du på Gå videre. Hvis du vil legge til artikler eller endre antall før du sender inn ordren, søker du opp artiklene du vil legge til, eller legger de til fra plankjøpet ditt, som du finner under "Artikler" i hovedmenyen. Hvis du legger til nye artikler, enten via artikkelsøket eller plankjøpet, må du trykke på "Gå til ordre" under handlekurven til høyre på siden for å komme tilbake til ordredetaljene før du går videre. 6. Klikk på Gå videre for å fullføre ordren. Du kan også avbryte ordren, lagre den som mal eller lagre den som et nytt ordreutkast. Hvis du velger å avbryte ordren vil produktene i handlekurven bli fjernet og den pågående ordren bli slettet. For å lese mer om å lagre ordre som mal eller ordreutkast, se Lagre ordre som mal eller Lagre som utkast. 7. Du kommer da til en side som oppsummerer ordren din. 8. Velg hvordan du vil motta ordremottaksbekreftelsen. Hvis du velger e-post eller telefaks, må du kontrollere at e-postadressen og faksnummeret stemmer. Hvis du ikke gjør det fyller du ut det som er korrekt. Huk av i boksen til venstre for "Excel" for å eksportere ordremottaksbekreftelsen til Excel.

22 9. Klikk på Send inn ordre. Systemet vil nå sende inn ordren. Etter en liten stund får du beskjed om at ordren er mottatt. Da er ordren din registrert og du kan enten logge deg ut, eller fortsette med en annen handling. Det valgte ordreutkastet er nå borte fra listen over dine ordreutkast. Kundeservice og support Har du fortsatt problemer med å benytte løsningen, kan du kontakte Diplom-Is Kundeservice. Vi er tilgjengelig mandag-fredag mellom kl og kl , og du kan nå oss på: E-post: Telefon: 02001