Forprosjekt. Lønn og regnskap. Høringsdokument

Transkript

1 Forprosjekt Lønn og regnskap Høringsdokument Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer:

2 Innhold Side Forord 4 Sammendrag fra prosjektledelsen 5 Anbefalinger fra prosjektgruppen Forutsetninger for forprosjektet Anbefalinger fra forstudien Felles IT-strategi i knutepunktkommunene IT organiseringen Gevinstrealisering Utfordringer for kommunesektoren Økte krav og forventninger Fremtidens lønns/regnskapsfunksjoner Grunnlaget for vurdering av alternativer Forprosjektet mål og arbeidsmetoder Målsettinger for prosjektet Hovedaktiviteter i prosjektet Arbeidsmetode gevinstvurdering Viktige aktiviteter Analyse av dagens arbeidsprosesser og forslag til forenklete prosesser Prosessmodellering Nøkkeltall for dagens aktivitet Prosesser med gevinstpotensiale Delprosesser i lønn i dag Forslag til forenklete prosesser innen lønn Vurdering av økonomiske gevinster ved foreslåtte tiltak innen lønn Beskrivelse av viktige delprosesser i regnskap i dag Anskaffelser en overordnet skisse til beste praksis Leveranse av tjenester overordnet skisse til beste praksis Gevinstvurdering ved foreslåtte prosesser i regnskap Erfaringer fra andre som har etablert felles tjenesteenhet Anbefalt modell for realisering Foreslåtte tiltak Forbedring av sentrale prosesser Prosesseier med ansvar for hele prosessen fra behov til betaling IT løsning for lønn og regnskap Felles tjenestesenter eller kompetansesenter Fordeler og ulemper med alternative organisasjonsmodeller Sammenlikning mellom hovedmodellene 44 Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

3 Side 7.2 Nærmere om tjenestesentermodellene Nærmere om alternative organisasjonsmodeller Alternative selskapsformer for felles lønn og regnskapstjenester Finansiering av felles tjenestesenter Alle kommunene med i en felles løsning? Ledelse av tjenestesenteret Andre mulige effekter av felles tjenestesenter Konsekvenser for tjenesteenhetene Profesjonalisering av kommunene krav til leverandørene Forholdet til personal og økonomi Videreutvikling av felles innkjøpsfunksjon Kritiske forhold for å lykkes Felles IT systemer som fungerer Felles forståelse, god forankring og effektiv gjennomføring God ledelse Kompetanseutvikling i hele organisasjonen Hovedprosjekt nærmere om innholdet Intensjonsavtale Hovedprosjekt Forslag til videre prosess Etableringskostnader 55 Vedlegg 57 Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

4 Forord Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet vedtok høsten 2009 å igangsette et prosjekt for å utrede eventuelle gevinster ved å samarbeide om lønns- og regnskapstjenester mellom kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Hele prosjektet omfatter tre faser: Forstudie kartlegging og analyse av gevinstpotensialet ved samarbeid. Denne er gjennomført. Gevinstpotensialet er sannsynliggjort og dette var grunnlaget for gjennomføring av neste fase. Forprosjektet som ender opp med denne rapporten. Skal konkretisere kartleggingen og vurdere alternative samarbeidsmodeller. Hovedprosjektet etablering av valgt samarbeidsordning innen lønns- og regnskapsområdet. Hovedprosjektet gjennomføres dersom kommunene på grunnlag av dette forprosjektet mener det er et gevinstpotensiale som gjør det riktig. Sommeren 2010 ble PTL, som nå har skiftet navn til Faveo, engasjert som prosjektleder for forprosjektet. Prosjektet ledes av en styringsgruppe med rådmenn og hovedtillitsvalgte fra de aktuelle kommunene. Det er: Rådmann Vidar Skaaland, Songdalen kommune (leder) Rådmann Alf Martin Woie, Birkenes kommune Rådmann Kim Høyer Holum, Søgne kommune Rådmann Svein Skisland, Vennesla kommune Rådmann Sten Albert Reisænen, Iveland kommune Rådmann Jan Henning Windegaard, Lillesand kommune Rådmann Tor Sommerseth, Kristiansand kommune Janne Slotte, Songdalen kommune, Hovedtillitsvalgt Alfred Fjermeros, Iveland Kommune, Hovedtillitsvalgt Arbeidet utføres av en prosjektgruppe med følgende deltakere: Ulf R Nilsen, representant for arbeidsgivernettverket Torfinn Steinsland, representant for arbeidsgivernettverket Fred Gundersen, representant for økonominettverket Ramon Bermudez, representant for økonominettverket Brit Kalnæs, representant for LO-K Solveig Kleppa, representant for YS-K/Delta Kjell A Kristiansen, daglig leder Knutepunkt Sørlandet. Bente Mortensen, Bouvet Fredrik Grindland, Faveo Prosjektleder Jan Willy Føreland, Faveo Seks av syv kommuner har vært representert i prosjektgruppen. De har primært deltatt i rollen som representant for nettverkene i Knutepunkt Sørlandet eller arbeidstakerorganisasjonene. Ikke alle representantene har sitt daglige arbeid i lønn- eller regnskapsenhetene. Dette dokumentet baserer seg på situasjonen når workshop i den enkelte kommune ble gjennomført. Det har skjedd til dels store endringer i kommunene etter den tid. Styringsgruppa behandlet rapporten fra prosjektgruppa på møte 12. november og vedtok å sende denne på høring. Det er, etter avtale med prosjekteier, gjort mindre endringer i dokumentet etter styringsgruppas behandling Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

5 Sammendrag fra prosjektledelsen Dette kapitlet gir et sammendrag av rapporten og prosjektledelsens vurderinger. Bakgrunnen for forprosjektet Bakgrunnen for å sette i gang dette forprosjektet innen lønn og regnskap, var anbefalingene fra forstudien. Prosjektgruppen i forstudien konkluderte med at det er økonomiske og andre gevinster ved et utvidet samarbeid mellom kommunene. De anbefalte derfor at det ble satt i gang et forprosjekt for å utrede alternative samarbeidsmodeller, og at følgende gevinstområder ble utredet: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it-verktøy Styringsgruppen vedtok i tillegg at man også skulle utrede hvilke muligheter og begrensninger det er med forskjellige organisasjonsløsninger. Økte krav til kommunene inklusiv lønn og regnskap Det vil bli økte krav til omstillinger i kommunene. Organisasjonenes evne til å håndtere endringer vil være en avgjørende suksessfaktor. Jo bedre kommunene er til å håndtere endringer internt og i samarbeid med andre kommuner, jo mindre vil presset bli på konkurranseutsetting. Derfor er kontinuerlig arbeid med omstilling både en nødvendighet for å møte økte krav og forventninger, og den beste måten å trygge arbeidsplassene i kommunene. Det er krevende å lykkes med å sikre ressurser til utviklingsprosesser i en tid hvor presset på de økonomiske rammene øker. Det vil være krevende for alle kommunene i Knutepunkt Sørlandet, fordi kommunene har nok med den daglige driften. Det vil likevel være lettere å oppnå for større kommuner som for eksempel Kristiansand. Stram prioritering er uansett nødvendig for å frigjøre ressurser til utviklingsarbeid. Konkurransen om kompetansearbeidskraften vil også øke. Utviklingen av lønns- og regnskapsfunksjonene vil kreve økt kompetanse fra medarbeiderne. Ny teknologi vil også stille stadig større krav til endring og utvikling. De ansatte har måtte forholde seg til store endringer, og de har utviklet den kompetansen som er nødvendig for å utføre arbeidet. I framtiden vil kravet om faglig attraktive lønns- og regnskapsenheter øke for at kommunene skal kunne trekke til seg kompetent arbeidskraft og ha ressurser til å utvikle disse funksjonene videre. Mål og arbeidsmetoder Hovedmålsettingen er at kommunene i Knutepunkt Sørlandet har effektive kommunale lønnsog regnskapsfunksjoner. I forstudien ble det anbefalt å fokusere på å sammenlikne kommunenes prosesser og bruke beste prosess i alle kommunene. Vi har derfor valgt en modell med prosessmodellering hvor alle berørte ansatte deltar for å få fram en overordnet beskrivelse av alle prosessene innen lønn og regnskap. For å få et riktig bilde omfattet det også lønn- og regnskap ute i tjenesteenhetene. Det er laget egne rapporter som dokumenterer prosessene i alle kommunene. Disse er godkjent av kommunene. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

6 Videre har vi søkt å innhente erfaringer fra andre offentlige virksomheter som har arbeidet med samarbeid for å effektivisere lønns- og regnskapsfunksjonene. Vi konstaterer at vi nesten ikke har klart å finne eksempler på prosjekter som er gjennomført i kommunesektoren. Vi fant et par gjennomførte samarbeidsprosjekter i Trøndelag, og besøkte Værnes regionen som vi mente var mest relevant for oss. Vi konstaterer at statlige virksomheter synes å ha kommet vesentlig lengre enn kommunesektoren. Vi har innhentet erfaringer fra Sykehuspartner, som arbeider meget aktivt med effektivisering og fellesløsninger for lønns- og regnskapsfunksjonene. Videre har vi sett på analyser som er gjort av Senter for statlig økonomistyring, jfr rapport 4/2008 og Årsrapport Erfaringene vi har innhentet, har vært viktig bakgrunnsmateriale for våre vurderinger og anbefalinger. Det vil bli arbeidet med ytterligere kvalitetssikring av tallene fram mot sluttbehandlingen av rapporten. Vi venter også en evaluering av samarbeidet i Værnesregionen, som på flere måter er mest relevant for oss. En slik evaluering skal foreligge i løpet av året. Gevinstmuligheter Vi har tatt utgangspunkt i Knutepunkt Sørlandet sin definisjon av gevinster og vurdert både økonomisk målbare og ikke kvantifiserbare gevinster. Prosessmodelleringen viser at knutepunktkommunene har stor grad av samme prosesser både på lønn og regnskapssiden. Vi ser ikke at noen kommuner har det som kan kalles optimal praksis fordi det er identifisert forbedringspotensiale i de fleste prosesser. Prosjektgruppen har derfor utarbeidet forslag til optimal praksis for noen av de mest sentrale prosessene i lønn og regnskap. Sammen med berørte ansatte har en så vurdert gevinstpotensiale ved å gjennomføre forslagene på disse områdene. Det må understrekes at dette bare omfatter 5 av totalt mellom 20 og 30 hovedprosesser i lønn og regnskap, og derfor ikke gir et totalt bilde av gevinstpotensialet. De økonomiske gevinstene er estimert i arbeidsmøter med regnskap i Kristiansand og Søgne, og med lønn i Kristiansand og Songdalen. I arbeidsmøtene tok vi utgangspunkt i prosessmodelleringen som er gjennomført slik prosessene var på det tidspunktet. Deretter anslo vi hvilke gevinster som kunne hentes om foreslåtte prosessforbedringer ble gjennomført i de kommunene som deltok i arbeidsmøtet. Basert på dette estimerte vi gevinstpotensialet i de andre kommunene dersom de gjennomfører de samme prosessforbedringer. Det er også beregnet ut fra hvordan arbeidsprosessene var i disse kommunene på modelleringstidspunktet. De gevinster Kristiansand tar ut som følge av gjennomførte og planlagte tiltak er ikke tatt med i beregningene. Det ble anslått at det er gevinster på drøye 5 årsverk på regnskap og drøye 1 årsverk på lønn ved forslagene til endrede prosesser på de områdene som er vurdert, ikke medregnet gevinstene i Kristiansand. Det vil variere fra kommune til kommune om gevinstene hentes i tjenesteenhetene eller i lønn- og regnskapsenhetene, og hvor lang tid det vil ta før gevinstene kan tas ut. Det er også viktig å presisere at en konsekvens også vil være at mer av arbeidet pålegges ledere i tjenesteenhetene og at det må gjennomføres relativt omfattende opplæring. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

7 Oppsummering av gevinstmuligheter Gevinsttiltak Gevinst* Kostnad Merknad Variabel lønn 1,3 årsverk Bedre kvalitet Mer arbeid for ledere i tjenesteenhetene. Krever opplæring Omfatter ikke Kristiansand og Songdalen. Her er samlet beregnet en gevinst på ca 3 årsverk. Krever at alle medarbeiderne bruker PC Refusjon for fravær 1 mill.kr. Økte ressurser som fokuserer på dette (0,2 årsverk) verktøy Basert på at alle kommuner har samme potensiale som Kristiansand alt har oppnådd (forventet 2 mill.kr. i netto gevinst) Elektronisk Ikke Ikke tilstrekkelig vurdert reiseregning Personalmeldinger Fakturering av tilstrekkelig vurdert 0,5 årsverk Integrasjon av forsystem Dette vil ta tid tjenester Anskaffelser 0,8 årsverk Innføre skanning I tillegg kommer vurderingen fra Kristiansand om en gevinst på 1,4 årsverk. Inngående efaktura 4 årsverk Motta efaktura Usikkert hvor fort leverandørene kan tilby efaktura. Mindre virksomheter kan kanskje få problem med å levere efaktura * Det presiseres at det har skjedd til dels store endringer i kommunene etter workshopene hvor prosessene ble kartlagt. Dette medfører at deler av de estimerte gevinster allerede er tatt ut eller planlagt tatt ut. De gevinster Kristiansand tar ut som følge av gjennomførte og planlagte tiltak er ikke tatt med som gevinst. Videre vil forslaget om en felles enhet redusere behovet for ledelsesressurser. Det er en forutsetning at de frigjorte ledelsesressursene disponeres til utviklingsoppgaver for å oppnå effektiviseringer på kort sikt og over tid. Dette gevinstpotensialet er derfor ikke beregnet inn som en økonomisk gevinst. Ved denne omdisponeringen tilbys nåværende ledere interessante nye oppgaver. Gjennom et slikt grep legges også et avgjørende grunnlag for å oppnå andre gevinster innen lønn og regnskap. Det gjelder særlig muligheten til systematisk og kontinuerlig kompetanseutvikling, forenklede prosesser og rutiner, bedre kvalitet på tjenestene og framtidig rekruttering til disse funksjonene. Etablering av et organisatorisk felles tjenestesenter, hvor en fortsatt er fysisk plassert i alle kommunene, gir de ansatte større fleksibilitet i forhold til hvilken kommune en arbeider i. Det har ikke vært mulig å gjøre grundige analyser av det samlede gevinstpotensialet. De økonomiske gevinster som er identifisert kan på lengre sikt utgjøre et nivå som tilsvarer i størrelsesorden 10 % av dagens totale årsverk på 62,5 årsverk i lønns- og regnskapsenhetene. Denne gevinstvurderingen er en forsiktig vurdering, ikke minst i forhold til de analyser som er gjort i sammenliknbare statlige virksomheter. Det presiseres at siden gevinsten vil hentes i ulike deler av organisasjonen, er dette ikke et uttrykk for gevinstmulighet i de sentrale lønnsog regnskapsenhetene. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

8 Gevinstvurderingen på de utvalgte områdene må videre vurderes opp mot hva som ville vært en sannsynlig kostnadsutvikling over tid dersom en ikke frigjør ressurser til utviklingsarbeid. Det er ikke tatt hensyn til merkostnader ved omleggingen, særlig i forhold til IT. Det vil være kostnader til etablering av felles lønns- og regnskapssystemer og de viktigste felles for- og ettersystemene. 5 av 7 kommuner har samme hovedsystem for lønn og regnskap. Prosjektet har erfart at det er til dels store utfordringer å få integrert for- og baksystemer med hovedsystemene selv om de er levert av samme IT leverandør. Det har ikke vært dette prosjektets oppgave å beregne disse kostnadene. På den annen side vil det også være et gevinstpotensiale på IT siden ved redusert antall systemer, for eksempel i forhold til vedlikehold og større mulighet til samlet å stille krav til leverandørene. Erfaringen fra Senter for statlig økonomistyring underbygger dette ved at det er på IT en har fått de største gevinstene. Den største usikkerheten når en skal vurdere netto effekten av endringene er knyttet til IT kostnadene. På grunnlag av innspill fra styringsgruppa har vi derfor, i samarbeid med IT prosjektet, satt i gang arbeidet med en grov vurdering av kostnadene ved felles lønnog regnskapssystem og de mest kritiske for- og ettersystemene. En slik grov vurdering vil foreligge tidlig på nyåret. Det vil bli gitt nærmere informasjon når denne foreligger og den vil bli innarbeidet i endelig rapport fra prosjektgruppa. Prosjektledelsen mener det er framkommet tilstrekkelig dokumentasjon på gevinstpotensialet og synliggjort muligheten for å utvikle en robust kompetanseorganisasjon slik at det bør gjennomføres et hovedprosjekt. Prosjektledelsen har kontaktet KS, Difi mfl og har registrert at kommunesektoren er kommet meget kort med samarbeidsprosjekter mellom kommuner relatert til lønn og regnskap. Vi foreslår derfor at et hovedprosjekt defineres som en nasjonal pilot hvor det søkes nasjonale midler og andre ressurser. Særlig må piloten få støtte til arbeidet overfor IT leverandørene for å sikre at en i praksis oppnår nødvendig IT integrasjon. Dette vil gi større mulighet for å lykkes på IT siden, samtidig som kommunenes omstillingskostnader kan bli noe lavere. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

9 Andre gevinster av omleggingene Ny organisering med et felles tjenestesenter vil best ivareta flere former for gevinster: Gevinstområder Reduserte kostnader Nye inntektsmulighet Bedre måloppnåelse Synergi i Knutepunkt Sørlandet Økt kvalitet Økt service Økt kompetanse Frigjøring av ressurser Bedre omdømme Bedre rekruttering Redusert sårbarhet Mulige gevinster med et felles tjenestesenter Større økonomisk innsparing samlet sett i forhold til et alternativ hvor kommunene arbeider videre hver for seg Kostnadsøkningen som følge av økte krav kan reduseres Sanering av It-systemer/installasjoner fordi det velges samme system gir økonomiske besparelser. Dette vil imidlertid ta flere år å realisere. Mulighet for å selge tjenester til andre innenfor regler for egenregi Kvaliteten på tjenestene oppleves bedre enn tidligere Et bærekraftig fagmiljø innen lønn og regnskap med redusert sårbarhet Økt kompetanse blant medarbeiderne Bedre grunnlag for standardisering av IT systemer som vil bidra til å redusere antall IT systemer i Knutepunkt Sørlandet. Det kan styrke felles innkjøpsfunksjon og gjøre at kommunen blir en bedre bestiller som også bidrar til leverandørutvikling Dette kan også sees som et viktig strategisk tiltak for å videreutvikle samarbeidet innen knutepunktkommunene. Økt fokus på mulighet til å styrke lederrollen i tjenestesenteret Det utfordrer og utvikler lederrollen i tjenesteenhetene Mulighet for å frigjøre ressurser til analysearbeid og annet som kommunene ellers vil ha mye nytte av Kan bidra til fokus på hele personalfunksjonen Mer selvbetjeningsløsninger Serviceløsninger og arbeidsmetode er overførbar til andre innbyggerorienterte kommunale virksomhetsområder f.eks innen teknisk forvaltning Muligheten for et sterkt fagmiljø som kan drive systematisk kompetanseutvikling Samlet økt kompetanse i lønn- og regnskapsfunksjonen Muligheter for å styrke nye kompetanseområder (analyse, beslutningsstøtte) Redusert behov for ledelsesressurser som kan frigjøres til utviklingsarbeid Selvbetjening og integrerte systemer tar bort eller redusere manuelle arbeidsoperasjoner og frigir tid for ansatte på lønns- og regnskapskontorer og i fagenhetene. Kan bidra til ytterligere bedre omdømme til kommunene Knutepunkt Sørlandet kommunene er ett felles bo- og arbeidsmarked som konkurrerer om den samme arbeidskraften. Samarbeid om lønn og regnskap vil bidra til at alle kommunene samlet framstår mer attraktive i kampen om arbeidskraften. Hevet status til fagområdet gjør det mer attraktivt Solide arbeids- og fagmiljø som er mindre sårbare i forhold til langtids sykdom og ferieavvikling Forutsetninger for å realisere gevinstene Gevinstene ligger i stor grad i å forbedre og standardisere prosessene og forenkle verdikjeden. Det er ovenfor pekt på at det er viktig at ressurser omdisponeres til utviklingsarbeidet. Videre er det helt avgjørende at en har felles lønns- og regnskapssystemer og at får etablert en optimal integrasjon mellom disse og de viktigste for- og ettersystemene. Det er usikkerhet knyttet til de teknologiske muligheter og til kostnadene ved å etablere et slikt system. Det anbefales derfor at det tidlig i hovedprosjektet gjennomføres en nasjonal pilot der en får testet ut en slik løsning for de mest kritiske funksjonene. Det kan ikke anbefales at en går videre med å gjennomføre omleggingene i kommunene før en er sikker på at IT løsningen faktisk vil fungere. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

10 Det vil videre være kritisk at en lykkes med å få rekruttert gode ledere som kan etablere og utvikle den nye organisasjonen. For å ha ressurser nok til å standardisere må lønns- og regnskapsfunksjonen organiseres samlet for alle kommunene. Da kan en få tilstrekkelige ressurser til å drive utviklingsarbeidet, stille krav til leverandørene og følge opp med opplæring internt. Det er vurdert alternative modeller. En felles organisasjon vurderes som nødvendig dersom en skal oppnå gevinstpotensialet. Særlig etablering av en organisasjon med felles ledelse vurderes som kritisk for å lykkes. En felles organisasjon som også er fysisk samlokalisert har et større gevinstpotensiale, men det er også større usikkerhet knyttet til omleggingskostnadene. Vi vil prøve å foreta grove beregninger av disse kostnadene og innhente ytterligere erfaringer fra andre før sluttbehandlingen av rapporten. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

11 Anbefaling fra prosjektgruppen Prosjektgruppen mener at drift av lønns- og regnskapsenhetene fungerer godt i dag. Enhetene har gode kontrollrutiner og yter god service til de andre enhetene og medarbeiderne i kommunen. Kommunene besitter bred kompetanse lokalt som brukes på flere områder i kommunene Samfunnsutviklingen fører imidlertid til at det stilles økte krav til de tjenester som kommunene skal levere. Det skjer en betydelig endring i befolkningssammensetningen, med stadig flere eldre, og en økning i grupper som har store behov for kommunale tjenester innen for eksempel barnevern og sosial omsorg. Samtidig medfører teknologiutviklingen både bedre muligheter for å effektivisere mange offentlige tjenester og til økt krav om nye måter å kommunisere med innbyggerne på. Denne situasjonen vil føre til økt press på den kommunale organisasjonen og et større fokus på omstillinger og endringer. Generelt må det forventes sterkest press på å effektivisere tjenester som ikke er rettet direkte mot befolkningen, hvor befolkningen ikke har de samme krav som f eks til skole og helse. Både lønn og regnskapstjenesten er områder som derfor kan forvente et særlig stort krav til omstilling. Prosjektgruppen er enig om at det finnes gevinstpotensiale i lønns- og regnskapsfunksjonene, og prosjektgruppen mener at kommunene samlet vil ha bedre kraft over tid til å gjennomføre nødvendige tiltak for å skape og opprettholde forbedringene. Prosjektgruppen er av den oppfatning at rapporten er av tilstrekkelig kvalitet til å gjøre vedtak om et evt. hovedprosjekt og at den derfor kan sendes på høring. Anbefaling fra representantene for arbeidsgivernettverket Representantene for arbeidsgivernettverket anbefaler å etablere et hovedprosjekt i Knutepunkt Sørlandet. Det forutsettes at en etablerer en felles IT løsning og at ressurser som frigjøres ved endringer på ledelsessiden disponeres til utviklingsarbeid. Det anbefales at: Det arbeides fram standardiserte sentrale prosesser fra behov til betaling hvor dataflyten er automatisert slik at data kun registreres en gang og saksbehandlingen foregår elektronisk. Det etableres ett felles tjenestesenter for lønn og regnskap. Det bør startes opp med et begrenset antall deltaker kommuner. Øvrige kommuner tiltrer ihht egen opsjonsavtale der betingelser for inntreden er avklart. Det er ønskelig at Kristiansand deltar sammen med minimum 3 kommuner fra starten. Tjenestesenteret etableres som en organisasjon med felles ledelse, men med de ansatte fysisk lokalisert i deltakerkommunene. Dette vil kunne gi fleksibilitet mht arbeidssted. Tjenestesenteret vil i praksis fungere som et kompetansesenter for den enkelte kommune. Arbeidsgiveransvaret vil ligge i tjenestesenteret. De ansattes rettigheter opprettholdes jfr Knutepunkt Sørlandets personalpolitiske omstillingsplan.. Tjenestesenteret etableres som 27 samarbeid tilsvarende IT drift prosjektet har anbefalt kommunene å etablere, med tilpasninger som gjør at tilstrekkelig innflytelse oppnås for de deltagende kommunene. o Det anbefales å velge samme styreform og arbeidsgiveransvar som for felles IT drift. Tjenestesenteret og IT drift anbefales organisert under samme juridiske eier. o For tjenestesenteret ansattes en felles leder og avdelingsledere for henholdsvis lønn og regnskap med fag-, økonomi- og personalansvar. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

12 o Prinsippene i Knutepunkt Sørlandets personalpolitiske omstillingsplan legges til grunn. Det medfører bla at lederstillingene lyses ut blant nåværende ledere med oppgaver som har en lik grunnpreg som den nye ledelsen. Ansattes rettigheter sikres gjennom trygghetsavtalen. o Det tas her ikke stilling til hvor ledelsen skal lokaliseres. Det foreslås at hovedprosjektet gjennomføres som en nasjonal pilot. Det søkes både om økonomisk bidrag og fagressurser som særlig skal arbeide overfor IT leverandørene med en pilot. Denne skal arbeide for å oppnå tilfredsstillende integrasjon mellom felles lønns- og regnskapssystem og de viktigste for- og ettersystemene. Det er en forutsetning at en slik løsning fungerer før en begynner implementeringen av fellesløsninger i hver kommune. Forslag til videre prosess Det forutsettes at IT drift prosjektet gjennomføres og at tiltakene gjennomføres koordinert med IT drift prosjektet i følgende rekkefølge: 1. Intensjonsavtale 2. Valg av løsning for felles IT systemer for lønn og regnskap 3. Søke og finansiere nasjonal pilot 4. Valg av organisasjonsmodell og godkjenne vedtekter 5. Valg av styre og arbeidsgiveransvar 6. Ansettelse av leder for hele enheten 7. Leder har ansvaret for ansettelse av avdelingsledere 8. Utarbeide og forankre tjenesteleveranseavtale 9. Etablere felles IT drift og felles IT systemer for lønn og regnskap 10. Utvikling og etablering av de viktigste prosesser og rutiner 11. Implementering gradvis for hver enkelt kommune Anbefalingen fra representantene for økonominettverket: De to representantene fra økonominettverket mener at rapportens analysearbeid viser for optimistiske gevinster i forhold til virkeligheten. Som beskrevet på side 3: Dokumentet baserer seg på situasjonen i kommunene når workshop i den enkelte kommune ble gjennomført. Det har skjedd til dels store endringer i kommunene etter den tid. Mange effekter er allerede tatt ut og prosessmodellering har ikke gitt svar på best praksis. Videre er årsverksgevinstene basert på to kommuner, noe som blir feil når kommunene er organisert så forskjellig. Rapporten viser gevinstmuligheter og gir lite eller ingen innsikt i negative konsekvenser ved ny organisering. Risikoen ved gjennomføring er ikke analysert godt i rapporten. Det er begrepsforvirringer i dokumentet. Et eksempel er ordet efaktura, som defineres i tabellen s.5 og beskrives s.31. Denne beskriver ikke efaktura, men e-handel. Ved e-handel vil kommunen måtte oppbemanne innkjøpsprosesser som igjen vil gi gevinster andre steder. Men dette er fremtiden når kommunen og deres leverandører har tilpasset seg disse mulighetene. Regnskap og lønn i de små kommunene er gode og effektive organisasjoner. Disse er vanskelig å skille fra økonomifunksjon i kommunen for øvrig. Disse støttetjenestene bidrar med langt mer enn regnskap og lønnsarbeid. Kristiansand gir uttrykk for å ha kapasitet og kompetanse innen regnskap og lønn som kan utnyttes til frikjøp av konsulenttjenester. Knutepunktkommunene kan bestille tjenester av forskjellig type og omfang. F.eks. innføring av Visma i Iveland og Søgne og holde kurs innenfor spesielle områder. Dette er modell fire som er en modifisert modell tre. Modell fire er ikke fremmet i prosjektet. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

13 Anbefaling fra representantene for de ansatte De to representantene de ansatte mener at nåværende løsning med lønns- og regnskapstjenester i hver kommune best kan ivareta behovene både til kommunene og ansatte ved lønn og regnskapskontorene og er derfor å foretrekke. De mener det heller kan etableres et kompetansesenter basert på forpliktende samarbeid mellom kommunene. Anbefaling fra daglig leder og prosjektledelsen Daglig leder Knutepunkt Sørlandet og prosjektledelsen mener det ville vært størst gevinst å hente for kommunene dersom en valgte ett tjenestesenter som var fysisk samlokalisert. Basert på den gjennomførte prosessen har en likevel valgt å slutte seg til vurderingene og anbefalingene fra representantene for arbeidsgivernettverket. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

14 1. Forutsetninger for forprosjektet 1.1 Anbefalinger fra forstudien Bakgrunnen for å sette i gang forprosjektet var vurderingene og konklusjonene fra forstudien. Forstudien konkluderte slik: Det er store variasjoner i kostnader og arbeidsprosesser mellom de ulike kommunene. Funnene i forstudien indikerer at det er til dels store gevinstmuligheter. Det ble særlig pekt på følgende gevinstmuligheter: o Standardisering prosedyrer, rutiner, kontoplan/strukturer og arbeidsmetodikk. o Benchmarke kommunenes prosesser og bruke beste prosesser i alle kommunene. o Innføring av beste praksis knyttet til prosesser i alle kommuner. o Felles kompetanseplan opplæring/veiledning/kursing. o Innføring av ett felles fagsystem innenfor lønn og regnskap. o En felles serverløsning. Det ble pekt på følgende alternative organisasjonsmodeller: o Dagens organisering med utvidet samarbeid o Et felles kompetansesenter vertskommune eller tilsvarende med flere lokasjoner o Ett felles kompetansesenter vertskommune eller tilsvarende med en lokasjon Hovedkonklusjonen var at jo høyere grad av samlokalisering jo lettere blir det å ta ut gevinster i form av stordriftsfordeler: o Desentraliserte løsninger vil på kort sikt kunne fungere, men vil på lang sikt ikke være i tråd med ønske om å ta ut stordriftsfordeler for lønn og regnskap i full skala. o Etablere felles IT og fagsystem for de kommunene som ser nytten, samt implementere resten av kommunene når man ser at dette fungerer Den innleide konsulenten anbefalte at det ble etablert et forprosjekt etter PLP metodikken der det utredes 3 eller flere alternative organisasjonsmodeller med 5 like gevinstområder for hvert av alternativene. Prosjektgruppen i forstudien konkluderte med at det er økonomiske og andre gevinster ved et utvidet samarbeid mellom kommunene innen lønns- og regnskapsfunksjonene. Prosjektgruppen i forstudien anbefalte derfor at det settes i gang et forprosjekt for å utrede alternative samarbeidsmodeller, og at følgende gevinstområder ble utredet: Felles kompetanseutvikling og samarbeid om spisskompetanse Standardisering og samordning av rutiner og prosedyrer, innføring av beste praksis Bedre utnyttelse av it-verktøy Styringsgruppen vedtok i tillegg at man også skulle utrede hvilke muligheter og begrensninger det er med forskjellige organisasjonsløsninger. Det har i ettertid blitt reist kritikk mot påliteligheten i de data som har vært grunnlaget for anbefalingene i forstudien. Vi har derfor i forprosjektet lagt stor vekt på å få fram data og beskrivelser som alle berørte parter kan godkjenne. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

15 1.2 Felles IT-strategi i knutepunktkommunene IT-organiseringen Kommunene i Knutepunkt Sørlandet vedtok i 2007 en it-strategi for Knutepunkt Sørlandet. IT-strategien tok utgangspunkt i at de deltakende kommuner i Knutepunkt Sørlandet er en felles bo-, arbeids- og serviceregion. IT-strategien har derfor to perspektiv: 1. Kunne støtte opp om de visjoner og mål som ligger i enorge og ekommune 2009 om å bli mer digitale i forhold til innbyggere / næringsliv. 2. Bygge en felles IT-plattform for å kunne ta ut synergien på forskjellige fagområder ved et tettere samarbeid innfor Knutepunkt Sørlandet. Strategien sier knutepunktkommunene skal anskaffe felles systemer, herunder økonomi- og lønnssystemer. Totalt sett gir det en mulighet for at Knutepunkt Sørlandet kommunene kan redusere dagens over 300 systemer/installasjoner til litt over 100 systemer/installasjoner. Dette er en viktig forutsetning for vurderingene i dette forprosjektet. Parallelt med forprosjektet på lønn og regnskap arbeides med et forprosjekt om ITorganisering i knutepunktkommunene. I sammendraget i rapporten heter det: Prosjektgruppen finner at både internasjonale og nasjonale trender helt klart vil påvirke kravene til og utviklingen av kommunenes IT-tjenester, både tjenester som leveres til ansatte og innbyggere. Disse faktorene tyder på at også IT-drift vil bli berørt av utviklingen. Døgnovervåking av tjenester, døgnkontinuerlig eller betydelig utvidet åpningstid for brukerstøtte og betydelig behov for arkitekturkompetanse for å håndtere kompleksitet og samhandlingen mellom infrastruktur, systemer og aktører vil med stor sannsynlighet være resultatet innen få år. Dette vil innebære en kraftig opprustning av dagens IT-driftsorganisasjoner, en vekst som også vil dra med seg betydelige kostnader, både til personell og teknologi. En måte å begrense denne veksten på kan være å arbeide sammen for å levere grunnleggende IT-tjenester. Den gjennomførte gevinstanalysen viser at det isolert sett ikke er noe grunnlag for å forvente at en felles IT-driftsenhet vil kunne gi direkte økonomiske innsparinger. Gevinstanalysen viser at det vil være kvalitetsmessige gevinster som på sikt vil gjøre kommunene bedre i stand til å møte de kommende utfordringene. Utgiftene i forbindelse med en implementering vil være i størrelsesorden 5-10 millioner. I tillegg vil etablering av felles IT-drift kreve stor egen ressursinnsats og legge beslag på utviklingsressurser i 2-3 år fremover. Videre vil anskaffelse og implementering av felles fagsystemer kreve store investeringer. Ulik vektlegging av disse faktorene og ønske om en beslutningsrekkefølge gjør at prosjektgruppen er delt i sin anbefaling. Flertallet av gruppen kan ikke tilråde å gjennomføre implementering av felles IT-driftsenhet og felles IT-plattform som en isolert aktivitet, mens mindretallet av prosjektgruppen mener det er mulig å gjøre vedtak om felles IT-drift som en strategisk beslutning som bygger på en forventning om økt fremtidig samarbeid på andre tjenesteområder. Forprosjektet konkluderer med at felles infrastruktur i seg selv ikke gir de store økonomiske besparelsene. Det må sees som en strategisk posisjonering som gjør kommunene i samarbeidet i stand til å ta ut økonomiske gevinster i framtidige samarbeidsprosjekter, og samtidig betydelige kvalitative gevinster i selve IT-leveransen. Disse to prosjektene må sees i Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

16 en sammenheng. Lønn og regnskapsprosjektet er det første prosjektet hvor en kan vurdere gevinstene forutsatt felles systemer og felles IT-organisering. 1.3 Gevinstrealisering Gevinster defineres av Knutepunkt Sørlandet som nytteforbedringer. Disse kan både være økonomisk målbare og ikke kvantifiserbare. Eksempler på gevinster ved samarbeid kan være Reduserte kostnader Bedre måloppnåelse Økt kvalitet Økt service Økt kompetanse Frigjøring av ressurser Bedre omdømme Bedre rekruttering Redusert sårbarhet Disse kriteriene er lagt til grunn for vår vurdering, bla ved evaluering av de alternative organisasjonsmodellene, se kap Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

17 2. Utfordringer for kommunesektoren 2.1 Økte krav og forventninger Det er et grunnleggende trekk i samfunnsutviklingen at det stilles økte krav og er større forventninger til de tjenester som kommunene skal levere. Samtidig skjer det store strukturelle endringer som øker behovene for tjenestene uten at de økonomiske rammene øker tilsvarende. Økte behov skyldes bla en betydelig endring i befolkningssammensetningen, med stadig flere eldre, og en økning i grupper som har store behov for kommunale tjenester innen for eksempel barnevern og sosial omsorg. På den annen side gir teknologien mv bedre muligheter for å effektivisere mange offentlige tjenester. Denne situasjonen vil føre til økt press på den kommunale organisasjonen og et større fokus på omstillinger og endringer. Generelt må det forventes sterkest press på å effektivisere tjenester som ikke er rettet direkte mot befolkningen, hvor befolkningen ikke har de samme krav som f eks til skole og helse. Både lønn og regnskapstjenesten er områder som derfor kan forvente et særlig stort krav til omstilling. En del av dette presset vil være kravet om å utnytte stordriftsfordelene når flere kommuner samarbeider. Dette prosjektet har fokus på det temaet. Det må også forventes økt krav om konkurranseutsetting av kommunale tjenester. Det vil være naturlig at en først fokuserer på muligheten for konkurranseutsetting av støttetjenester, som for eksempel lønn og regnskap. Vårt hovedbilde er derfor: Det vil bli økte krav til omstillinger i kommunene. Organisasjonenes evne til å håndtere endringer vil være en avgjørende suksessfaktor. Jo bedre kommunene er til å håndtere endringer internt og i samarbeid med andre kommuner, jo mindre vil presset bli på konkurranseutsetting. Derfor er kontinuerlig arbeid med omstilling både en nødvendighet for å møte økte krav og forventninger, og den beste måten å trygge arbeidsplassene i kommunene. Det er en utfordring for kommunene å kunne prioritere arbeidet med utvikling og effektivisering, når en samtidig opplever et økende press på tjenestene. Skal en lykkes med å få til effektivisering i en situasjon med strammere økonomiske rammer, krever det meget klare prioriteringer samtidig som en sikrer tilstrekkelige ressurser til utviklingsarbeidet. Dette krever bevisste strategiske valg fra kommunene. Viktige elementer her vil være: Satsing på kompetanseutvikling Utvikling av robuste enheter som har ressurser/kraft til å prioritere endringsprosesser Kontinuerlig arbeid med forbedringsprosesser En annen viktig utfordring for kommunene er konkurransen om kompetansearbeidskraften. Vi ser at det er økende krav til kompetanse både i private og offentlige virksomheter. Med de skisserte utfordringer til omstilling og effektivisering, vil behovet for høyt kompetent arbeidskraft bare øke. For kommunene blir det derfor viktig å framstå som attraktive arbeidsplasser hvor folk med den riktige kompetansen vil arbeide. For å trekke til seg den arbeidskraften kommunene trenger må en: Tilby interessante arbeidsoppgaver Ha sterke fagmiljøer Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

18 Sikre konkurransedyktighet over tid for å beholde den kompetente arbeidskraften og være konkurransedyktig i forhold til private virksomheter Disse forholdene danner et viktig bakgrunnsbilde når en skal vurdere alternative løsninger på lønn- og regnskapsområdet. 2.2 Fremtidens lønns/regnskapsfunksjon Denne fremskrivning baserer seg på en utvikling som man ser har startet flere år tilbake. Økt bruk av it vil redusere det manuelle registreringsarbeidet som gjøres i lønns- og regnskapsavdelingene. Det vil bli en større grad av selvbetjeningsløsninger for de ansatte og for innbyggerne. Innføring av efaktura vil også redusere registreringsarbeidet. Nye krav fra sentrale myndigheter og lokale politikere vil øke arbeidet knyttet til rapportering. Kommunene vil ha større behov for kompetanse på analyse av styringsdata og denne kompetansen vil i mye større grad benyttes inn mot beslutningsprosessene. Det vil også bli mer arbeid med kontroll av rutiner og systemer enn kontroll av data. Lønns- og regnskapsmedarbeiderne blir i større grad brukt til opplæring og oppfølgingen av tjenestene i kommunene. Lønns- og regnskapskompetanse vil være etterspurt i prosjekter ute i tjenesteområdene. Fremtidens lønns- og regnskapsmedarbeidere må derfor ha mer og bredere kompetanse enn det man har i dag. En vurdering av styrker og svakheter ved dagens situasjon i forhold til de muligheter og trusler vi ser ved en framtidig situasjon gir følgende hovedbilde (SWOT-analyse): Sterke sider Lokal kompetanse Bred kompetanse Brukes på flere områder i kommunene Service Gode kontrollrutiner Dagens situasjon Svake sider Sårbarhet med små enheter Lite spesialisering/spisskompetanse Fragmenterte it-systemer Ikke optimale prosesser Manuelt arbeid Muligheter Selvbetjeningsløsninger Integrerte systemer Analyse Kontroll/oppfølging Rapportering Opplæring Beslutningsstøtte Fremtidens situasjon Utfordringer Manglende integrasjon mellom it-systemer Rekruttering Kompetanse Ekstern konkurranse Samordning av rutiner 2.3 Grunnlaget for vurdering av alternativer Når vi skal vurdere gevinstpotensialet med alternative løsninger, må vi først ha et godt grunnlag for å si hva som ville vært en alternativ basis modell. Dvs hva ville sannsynligvis ha skjedd i kommunene dersom en ikke gjennomførte en av de alternative løsningene som vurderes i dette prosjektet. Det er ikke slik at alternativet er den samme situasjonen og de Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

19 samme kostnadene framover. Ulike trekk peker i ulik retning i forhold til både lønn- og regnskapstjenestene. Dette er noe forenklet framstilt i tabellen nedenfor: Tendenser som fører til økte kostnader Økte krav til kvalitet og effektive verdikjeder i tjenestene. Krever mer ressurser til utvikling av fagsystemer for å tilfredsstille kravene Økte kostnader ved drift og utvikling (utskifting/supplering) av fagsystemene Økte krav til innbyggerservice, for eksempel innbyggerportal (viktig særlig for regnskapsfunksjonen) Tendenser som fører til reduserte kostnader Teknologien gir muligheter for mer IT baserte løsninger som reduserer manuelt arbeid og dermed kan gi gevinster Det er mye som tyder på at de totale kostnadene til lønn og regnskap heller vil øke enn bli redusert i årene framover. Dette må også inngå når en skal vurdere gevinstpotensialet ved alternative løsninger. Vi har søkt å ta hensyn til dette når vi vurderer konsekvenser av alternative løsninger. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

20 3. Forprosjektet mål og arbeidsmetoder 3.1 Målsettinger for prosjektet Hovedmålsettingen er at kommunene i Knutepunkt Sørlandet har effektive kommunale lønnsog regnskapsfunksjoner. Det er satt følgende delmål: Gjennomsnittskostnadene for lønns- og regnskapstjenestene er redusert Kvaliteten på tjenestene oppleves som minst like gode som tidligere Det er etablert et bærekraftig fagmiljø innen lønn og regnskap som reduserer sårbarhet og bidrar til økt kompetanse blant medarbeiderne Samarbeidet oppleves som positivt av de ansatte og bidrar til økt trivsel. 3.2 Hovedaktiviteter i prosjektet Det er fra prosjekteier definert følgende hovedaktiviteter i forprosjektet: Utarbeide en informasjonsplan Gjennomføre en medarbeider-/brukerundersøkelse Gjennomføre kompetansekartlegging Utarbeide forslag til felles kompetanseplan Foreslå metode for prosesskartlegging Foreslå tiltak for innføring av beste praksis Kartlegge og analysere bruk av it-verktøy Foreslå tiltak for bedre utnyttelse av it-verktøy Analysere ulike former for samarbeid og gevinstrealisering på kort og lang sikt Utarbeide rapport og innstilling om valg av samarbeidsform til styringsgruppen Utarbeide forslag til organisasjonsform og lokaliseringsløsninger Utarbeide forslag til prosjektplan for evt. hovedprosjekt Innholdet i disse aktivitetene er nærmere beskrevet i denne rapporten. 3.3 Arbeidsmetode - gevinstvurdering I forstudien er anbefalt at det legges vekt å sammenlikne kommunenes prosesser og bruke beste prosess i alle kommunene. I samråd med prosjekteier har en derfor lagt stor vekt på prosessmodellering som arbeidsmetode. Metoden går forenklet ut på å trekke alle berørte ansatte med i å få en mest riktig beskrivelse av alle prosesser som er knyttet til lønns- og regnskapsfunksjonene. Dette sikrer et mest mulig riktig bilde av funksjonene samtidig som det involverer alle berørte ansatte fra første stund. Kartleggingen skulle ta utgangspunkt i aktivitetene i lønns- og regnskapsenhetene. For å få et mest mulig riktig bilde av hele lønns- og regnskapsfunksjonen, valgte vi, i samråd med prosjekteier, å utvide arbeidet til å omfatte lønns- og regnskapsfunksjonen i tjenesteenhetene. Det er lagt stor vekt på å få fram et omforent bilde av alle prosessene. Det er utarbeidet detaljerte rapporter for prosessene i alle kommunene som er lagt fram og godkjent av kommunene. Dermed har vi et meget godt bilde av dagens situasjon. Deretter har vi analysert mulighetene for effektivisering av arbeidsprosessene. Basert på forslag til forenklede prosesser har vi, sammen med fagmedarbeidere i berørte enheter, gjort vurderinger av innsparingspotensialet ved forenklinger i prosessene. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

21 Vi har prioritert å arbeide med det vi opplevde som de viktigste/mest omfattende arbeidsprosessene. Dermed får vi fram et relativt grovt bilde på gevinstpotensialet. Dette gir etter vår vurdering likevel et tilstrekkelig bilde til å dokumentere gevinstpotensialet, og dermed til å ta stilling til om en skal gå videre i et hovedprosjekt. Det presiseres at denne arbeidsmetoden har noen begrensninger: Vi fanger ikke opp detaljene i forskjellene mellom kommunene. Fordi arbeidsprosessene er forskjellige fra kommunen til kommune, vil gevinstpotensialet vise potensialet for knutepunktkommunene samlet og ikke være detaljert for hver kommune. Analysene viser at det totalt sett ikke er store forskjeller mellom kommunene. Det vil derfor ikke være vesentlige forskjeller mellom kommunene i forhold til hvilke gevinster som kan realiseres. Vi fanger ikke opp hvor i kommunen gevinstene kan tas ut. Det er en del forskjeller på hva som er lagt til fagenhetene innen lønn og regnskap og hva som ligger ute i tjenesteenhetene. Det vil derfor være større forskjeller mellom kommunene i forhold til hvor i kommunen gevinsten kan hentes ut. Dette vil bli nærmere vurdert og dokumentert i et eventuelt hovedprosjekt. Vi har ikke gjort vurderingene for alle områder. Dette indikerer at gevinstpotensialet er større enn våre analyser viser. Vi observerer også at når vi arbeider sammen med berørte fagfolk i flere kommuner for å vurdere gevinstene, så framkommer nye muligheter. Vi tar utgangspunkt i situasjonen i hver kommune på det tidspunktet kartleggingene ble gjennomført, dvs i august og begynnelsen av september Siden da er det flere steder gjort endringer i prosessene dels som følge av at kartleggingsarbeidet synliggjorde gevinster som lett kunne gjennomføres. Dette taler isolert sett for at gevinstpotensialet er noe mindre enn vår rapport viser. Både ut fra gjennomførte analyser og innhentede erfaringer mener prosjektledelsen at vurderingene av gevinstpotensialet samlet sett er nøkternt. 3.4 Viktige aktiviteter Prosjektet startet med en introduksjon av forprosjektet og hvordan prosessmodellering skulle brukes for lønn- og regnskapsmedarbeiderne i alle 7 kommune under Fagdag for lønn og regnskap 14.juni. Deretter har det vært gjennomført 4 hovedaktiviteter: 1. Prosessmodellering av lønn og regnskap i alle 7 kommuner hvor vi brukte en halv dag på kartlegging av lønnsprosessene og en halv dag på regnskapsprosessene. I denne kartleggingen deltok medarbeidere både fra lønn, regnskap og tjenesteenhetene. I tillegg deltok revisor og berørte tillitsvalgte. På denne måten sikret vi bred involvering fra første stund. Vi kartla også hvilke IT systemer som brukes i lønn og regnskap samt for- og ettersystemer. 2. Møter i prosjektgruppen. Det er gjennomført 7 møter i prosjektgruppen. 3. Prosjektet har hatt 2 møter med forprosjekt IT drift for utveksling av informasjon og koordinering. Vi har fått tilgang til deres utredning av ulike organisasjonsmodeller. Dette er brukt i vår vurdering av organiseringsmodell for felles lønn og regnskap. 4. Prosjektgruppen gjennomførte en studietur til Sykehuspartner i Drammen som har etablert felles lønns enhet for alle sykehusene i Helse Sør Øst og til Værnes regionen interkommunale samarbeid i Stjørdal som har etablert felles lønn og regnskapsenhet for 5 kommuner. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

22 4. Analyse av dagens arbeidsprosesser og forslag til forenklete prosesser 4.1 Prosessmodellering Arbeidsprosessene knyttet til lønn og regnskap er beskrevet gjennom workshops avholdt i hver kommune. En dag ble avsatt pr kommune for en overordnet gjennomgang. Kommunene ble oppfordret til bred deltakelse hvor også de ulike tjenesteområdene ble involvert. Arbeidet med beskrivelse av prosessene fokuserte på å beskrive prosessene på tvers av organisasjonsenheter og involverte datasystemer. Det ble fokusert på hvordan man jobbet i dag. I tillegg er det etablert en skisse som viser hvilke datasystemer som er involvert i arbeidsprosessene knyttet til lønn og regnskap. Arbeidsprosessene er dokumentert og godkjent av kommunene i ettertid og danner grunnlag for de anbefalinger og konklusjoner som denne rapporten inneholder. Disse rapportene følger som utrykte vedlegg. Med lønn mener vi de delprosesser og aktiviteter som er nødvendig for å sikre korrekt avlønning av kommunens ansatte samt arbeid knyttet til fraværshåndtering. Det er ikke fokusert på personal. Vi ser imidlertid at skillet mellom lønn og personal er ulikt definert og organisert i kommunene noe som også påvirker arbeidsprosessene. Med regnskap mener vi de delprosesser som er nødvendig for å sikre korrekt bokføring av ulike typer bilag i henhold til lover og regler. Behandling av utgående og inngående fakturaer er inkludert i regnskap. Det er ikke fokusert på innkjøp i vår kartlegging selv om vi har vært innom denne delprosessen som del av anskaffelser. Økonomi skulle ikke beskrives som del av prosjektet, men her har vi stadig vært innom da skillet mellom økonomi og regnskap også er ulikt definert og organisert i kommunene. Det påvirker også arbeidsprosessene. De ulike tjenesteområdene har sine fagsystemer som også har elementer av lønn og regnskap inkludert. Vi har ikke fokusert på enhetenes fagsystemer og organisering i detalj, men kun beskrevet de aktiviteter som er knyttet til lønn og regnskap. Ved gjennomgang av alle kommunenes prosessbeskrivelser er det svært mange likhetstrekk og vi har derfor etablert noen generaliserte prosessbeskrivelser som på et overordnet nivå er felles for alle. Disse danner utgangspunkt for arbeid med standardisering og forbedring. Det er i prosessene verdiskapningen skjer slik at forbedring av disse vil gi besparelser for kommunene. Datasystemer og organisering må støtte opp om hvordan arbeidet i prosessene bør foregå for å få frem de optimale løsningene. 4.2 Nøkkeltall for dagens aktivitet For å ha en base line for våre analyser av lønn og regnskaps funksjoner i Knutepunkt Sørlandet kommunene har vi kartlagt antall Lønns og Trekkoppgaver og fakturaer som håndteres i Knutepunkt Sørlandet: Totalt antall Lønns og Trekkoppgaver Totalt ant utgående fakturaer Totalt ant inngående fakturaer Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

23 Dette fordeler seg som følger på den enkelte kommune: Lønn: Birkenes Iveland Lillesand Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla Antall Lønns og Trekkoppgaver håndteres for kommunen Antall Lønns og Trekkoppgaver håndterer for andre virksomheter Regnskap: Birkenes Iveland Lillesand Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla Antall utgående fakturaer Antall inngående fakturaer Antall utgående fakturaer for andre virksomheter Antall inngående fakturaer for andre virksomheter Vi har ikke valgt å gå videre i detaljering av data for hver kommune, fordi det er gevinstpotensialet for knutepunktkommunene samlet som har det største fokus. 4.3 Prosesser med gevinstpotensiale For mange av områdene hvor vi har identifisert forbedringspotensial, vil integrasjon av ITsystemene være nødvendig for å skape sømløs overføring av data mellom de ulike fagsystemer og lønn- eller regnskapssystemene. Ved å skape slik sømløs overføring av data, vil man redusere dobbelt registrering av data og dermed få frigjort ressurser i tillegg til å redusere feilkilder som igjen vil heve kvaliteten på dataene. Under er beskrevet de prosesser hvor vi har identifisert størst forbedringspotensial enten ved å etablere sømløs overføring av data eller andre tiltak. Innenfor Lønn pekes på følgende forbedringsprosjekter: 1. Variabel lønn timer a. Automatisere datafangst fra fagsystem mot lønnssystem b. Vurdere om standardisering på fagsystemer er mulig eventuell innføre det hos de enheter som ikke har fagsystem med timeregistreringsmuligheter c. Standardisere på grensesnitt mot lønnssystem d. Etablere løsning for elektronisk timeregistrering i ansattportal e. Etablere løsning for selvbetjening av variable lønnsgrunnlag i ansattportal i. Reiseregning ii. Møtegodtgjørelse iii. Mine ansatt-informasjon iv. Elektronisk lønnsslipp v. Permisjonssøknad vi. Egenmeldingsskjema f. Stimulere til mest mulig elektronisk lønnsslipp 2. Fravær a. Etablere løsning for elektronisk egenmeldingsskjema i ansattportal med automatisk oppdatering av fraværsmodul b. Vurdere spesialisering og sentralisering av fraværsprosessen for å sikre riktig refusjon fra NAV 3. Vedlikehold av ansatt-informasjon a. Etablere selvbetjeningsløsning for endring av ansatt-informasjon i ansattportal b. Forbedre vedlikehold av ansatt-informasjon c. Integrere diverse systemer med behov for ansatt-informasjon automatisere oppdatering d. Integrasjon mellom rekrutteringsløsning elektronisk søknad mot sak/arkiv og lønnssystem e. Tydeliggjøre prosesseierrollen 4. Lønnsforhandlinger Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

24 a. Standardisere på samme system b. Vurdere å spesialisere arbeidet 5. Systemansvar - brukerstøtte a. Spesialiser og sentraliser 6. Fagansvar - opplæring a. Spesialiser og sentraliser 7. Definer prosesseiere Innenfor Regnskap pekes på følgende forbedringsprosjekter: 1. Anskaffelser a. Beslutte og etablere sentralt fakturamottak b. Forbedre bestillingsrutiner inkl vurdering av e-handel c. Stille krav til leverandører mht merking av fakturaer og elektronisk fakturering d. Forenkle attestasjon og anvisning ved at kontering og tolking er forbedret 2. Leveranse og salg av tjenester a. Automatiser datafangst fra fagsystem mot faktureringssystem b. Vurdere om standardisering på fagsystemer er mulig eventuell innføre det hos de enheter som ikke har fagsystem med faktureringsmuligheter c. Standardiser på grensesnitt mot fakturasystem d. Sentraliser fakturering og utskrift av faktura hent hjem fra ekstern leverandør e. Innfør e-faktura for å redusere print f. Vurdere å spesialisere på innfordringsprosessen og hente alt hjem fra eksterne leverandører g. Forbedre vedlikehold av kunderegister 3. Anleggsregnskap a. Standardisere på samme system b. Vurdere å spesialisere arbeidet 4. Systemansvar - brukerstøtte a. Spesialiser og sentraliser 5. Fagansvar - opplæring a. Spesialiser og sentraliser 6. Definer prosesseiere I det etterfølgende har vi beskrevet de viktigste forbedringsprosessene nærmere og gjort vurderinger av gevinstpotensialet. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument

25 4.4 Delprosesser i lønn i dag Delprosessene i lønn kan forenklet framstilles som vist i figuren nedenfor. Det vises for øvrig til mer detaljerte framstillinger i analyserapportene fra hver kommune. Delprosessene er plassert hos de aktører som utfører delprosessene. Som det fremgår av skissen er det noen delprosesser som i stor grad involverer fagenhetene. Dette gjelder delprosessene knyttet til: - Variabel lønn, registrering av timer - Registrering av fravær - Vedlikehold av ansettelsesinformasjon (nyansettelse, endring, avgang) Disse prosessene involverer alle enheter, har store volum knyttet til bilagshåndtering og er av den grunn nærmere beskrevet under. En forbedring av disse vil medføre tidsbesparelser for kommunene og kan danne grunnlag for samarbeid og standardisering. Det er, så langt vi har klart å kartlegge, ingen av kommunene som har den optimale prosessen ( beste praksis ) knyttet til prosessen pr i dag. Forprosjekt lønn og regnskap. Høringsdokument