Møteinnkalling. Forfall meldes til Servicekontoret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Arbeids- og administrasjonsutvalget Møtested: Leksvik kommunehus Formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 Forfall meldes til Servicekontoret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jon Normann Tviberg Leder LE-KRF Arve Storsve Nestleder LE-H Linn Merete Barstad Moan Medlem LE-SP Hauk Paulsen Medlem LE-FRP Viggo Lian Medlem LE-AP Randi Falstad Drætvik Medlem Marit Kvarmesbakk Medlem Per Røset Medlem Stig Bjørnsvik Medlem Veronica Moan Myran Medlem Tonje Tokle Sørdal BHT Tore Stavrum NAV Orienteringssaker -Valg av verneombud -Utvikling sykefravær, med planlagte tiltak -Ny lederstruktur og arbeidet med dette -Overtallighet: status mht. eventuelle oppsigelser -Medarbeiderundersøkelse Side1

2 Saksnr Sakstittel Lukket PS 1/14 Retningslinjer for omstilling PS 2/14 Overordnet HMS-plan PS 3/14 Klage fra fellestillitsvalgte på vedtak om oppsigelse av seniortillegg Side2

3 Side3

4 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 100 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 1/14 Arbeids- og administrasjonsutvalget Saksbehandler: Trude Kjeldstad RETNINGSLINJER FOR OMSTILLING Vedlegg 1 Retningslinjer for omstilling Sakens bakgrunn og innhold: Det er utarbeidet lovpålagt rutine for omstilling i Leksvik kommune. Rådmannens innstilling: Retningslinjer for omstilling i Leksvik kommune vedtas. Side4

5 Retningslinjer for omstilling i Leksvik kommune Innledning Reglementet behandler prinsipper og rutiner ved ulike former for omorganisering i Leksvik kommune. Retningslinjene viser saksgang i omstillingssaker, samt ansvar, oppgaver og koordinering mellom ulike driftsenheter og personalgrupper som kan bli involvert i omstillinger. Retningslinjene erstatter ikke Arbeidsmiljøloven eller Hovedavtalen, men er et verktøy for å ivareta gjeldene lovverk på en praktisk måte. Her gis definisjoner og generelle retningslinjer og saksbehandlingsprinsipper. De generelle retningslinjene er generelle og veiledende, og prinsippene og saksbehandlingen som gis i disse rutinene skal anvendes ved enhver type eller form for omstilling. Retningslinjene erstatter ikke behovet for skjønnsmessige vurderinger av den aktuelle situasjon i konkrete saker. Definisjoner Omstilling: Med omstilling menes større, ikke-individuelle endringer som har betydning for arbeidstakeres arbeidssituasjon. I retningslinjene legger vi til grunn følgende former for omstilling: Omorganisering Nedbemanning Virksomhetsoverdragelse (IKS, Vertskommune mv) Omstillingsrutinene vil komme til anvendelse i den grad omstilling har betydning for de ansatte. Ved enhver omstilling skal man sikre en forutsigbar prosess i alle ledd og nivåer ved: forsvarlig planlegging og gjennomføring forsvarlig informasjon gjennom hele prosessen forsvarlig saksbehandling gjennom hele prosessen ivaretakelse av hver enkelte arbeidstaker og ansattegrupper opprettholde et fullt forsvarlig arbeidsmiljø under gjennomføringen av omstillingen Omorganisering: Med omorganisering menes en endring av organisasjonsstruktur, oppgaveinnhold og/eller oppgavestruktur, uten at endringen nødvendigvis følges av nedbemanning, outsourcing eller liknende. Nedbemanning: Nedbemanning er en prosess der en tilpasser antall ansatte til en kostnadsramme og/eller en omlegging av virksomheten. Virksomhetsoverdragelse: Virksomhetsoverdragelse foreligger når en hel eller del av en selvstendig enhet overføres til annen arbeidsgiver. Risikovurdering: Arbeidsmiljøloven stiller krav om å risikovurdere arbeidsplasser og arbeidsprosesser, herunder omstillingsprosesser. I følge internkontrollforskriften 5 annet ledd nr. 6 inneholder risikovurderingen følgende hovedelement: Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko Utarbeide planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Risikovurderingen skal som et minimum dokumenteres skriftlig og inneholde planer og tiltak for å redusere risiko for de forhold med størst sannsynlighet og konsekvens. Side5

6 Arbeidsgivers plikter og ansvar: Arbeidsgiver skal gjennomføre de vedtak som treffes av vedtaksmyndighet. "Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø" (Aml. 4-2(3). Arbeidsgivers styringsrett gir arbeidsgiver rett til å fordele, organisere, lede og kontrollere arbeidet. Styringsretten begrenses av lov og avtaleverk. Under omstillingsprosesser skal arbeidsgiver ivareta omsorgsplikten ved å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø (Jf. Arbeidsmiljølovens 4-1 (1)). Arbeidsgiver har aktivitetsplikt, både med hensyn til å forebygge og med hensyn til å håndtere oppståtte problemer. Aktivitetsplikten innebærer at leder er ansvarlig for at tiltak som iverksettes i omstillinger vurderes og evalueres i henhold til gjennomført risikovurdering. Arbeidstakers rettigheter, plikter og ansvar: Arbeidstakere som er i en omstillingsprosess skal ivaretas i henhold til lov og avtaleverk, men har også et selvstendig ansvar for å bidra til opprettholdelsen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i, under og etter omstillingen. Den enkelte arbeidstaker er også ansvarlig for å tilrettelegge for at relevante personlige opplysninger gjøres kjent for arbeidsgiver. Roller i omstilling Kommunestyret Kommunestyret er øverste vedtaksorgan og kan fatte beslutninger om omstillinger i organisasjonen, og fastsetter omfanget og utøvelsen av de enkelte tjenestene. Jfr. delegasjonsreglementet er det fattet vedtak om delegasjon av myndighet til rådmannen. Rådmann Rådmannen er den høyeste administrative lederen i kommunen. Rådmannen har det overordnede ansvaret for å iverksette kommunestyret sine vedtak og gjennomføre den daglige driften av kommunen. Enhetsledere Enhetsledere er ansvarlig for tilrettelegging og gjennomføring av vedtak. Enhetsledere har et selvstendig ansvar for å skaffe seg god kunnskap over gjeldene lov og avtaleverk, og et ansvar for å ivareta medbestemmelsen og drøftingsplikten med aktuelle tillitsvalgte på sitt nivå. Enhetsledere har ansvar for og skal ivareta: gjennomføring av vedtak fra overordnet nivå planlegging og gjennomføring av omstillingsprosessen på enheten gjennomføre risikokartlegginger for å opprettholde et forsvarlig arbeidsmiljø et forsvarlig tjenestetilbud. Arbeids- og administrasjonsutvalget (AMA) AMA behandler i egen sak konsekvensene av omstillingsprosesser for å sikre at arbeidsmiljøet ivaretas i henhold til arbeidsmiljølovens krav om fullt forsvarlig arbeidsmiljø. AMA skal gjøre et arbeid i forkant, slik at man får kvalitetssikret forslaget på best mulig måte, og at alle aspekter ved omstillingen blir gjennomgått. AMA skal orienteres om gjennomførte risikovurderinger og eventuelle tiltak som iverksettes. Hovedverneombud og tillitsvalgte Tillitsvalgte og hovedverneombud har det helhetlige ansvaret for gjennomføringen fra arbeidstakersiden, og skal ha en medinnflytelse på gjennomføringen av prosessen. De skal kunne kvalitetssikre at prosessen foregår innenfor tidsrammer som fremmer et godt og 1 Side6

7 sikkert arbeidsmiljø, og de lover og avtaler som skal ivaretas blir ivaretatt. De skal inviteres inn til planarbeid og informasjonsmøter. Videre skal de ha invitasjon til drøftingsmøter før man velger strategier, og etter at man ha valgt strategier. Hovedverneombud Hovedverneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesse i saker som angår arbeidsmiljøet. Hovedverneombud skal gis en formell orientering om omstilling ved at rådmannen eller enhetsleder innkaller lokalt verneombud til orienteringsmøte. Tillitsvalgte Tillitsvalgte skal representere den enkelte arbeidstaker i omstillingsprosessen. Tillitsvalgte skal gis en formell orientering om omstilling ved at rådmannen og/eller enhetsleder innkaller lokale tillitsvalgte til orienteringsmøte. Den enkelte arbeidstaker Arbeidstaker skal bidra positivt til dialog med arbeidsgiver om omstillingsprosessen og om egen arbeidssituasjon. Den enkelte ansatte har et selvstendig ansvar for å holde seg orientert om omstillingen. I det ligger at den ansatte skal delta på møter han/hun blir innkalt til og gjøre seg kjent med informasjon som er gitt gjennom gjeldende informasjonskanaler. Den enkelte arbeidstaker har også et ansvar for å sikre at arbeidsgiver får nødvendige opplysninger om egen situasjon. Arbeidstakere i Leksvik kommune har plikt til å bidra aktivt i arbeid med å skape et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Personalkontoret Personalkontoret har ansvaret for utøvelse av vedtatt arbeidsgiverpolitikk og skal bistå arbeidsgiverrepresentanter med å sikre at alle arbeidstakere har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Bedriftshelsetjenesten Kan benyttes i omorganiseringsprosesser. Rettslig grunnlag Kommuneloven, fastsetter bestemmelser om de politiske organers handlingsrom. Arbeidsmiljøloven har en rekke bestemmelser som kommer til anvendelse ved omstillinger. De bestemmelsene som står særlig sentralt i arbeidet med omstillingsprosesser er: kapittel 8 om medbestemmelse(plikt til informasjon og drøfting 8-1) kapittel 4 om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling ( 4-2) kapittel 2 der arbeidsgivers og arbeidstaker sin plikter defineres, bestemmelser i kap. 14 og 15, som behandler reglene om tilsettingsforhold og opphør av tilsettingsforhold Risikokartlegginger i forhold til fysisk- og psykososialt arbeidsmiljø Hovedavtalen for kommunal sektor har bestemmelser i del B, 3 om arbeidsgiver og tillitsvalgtes gjensidige plikter og rettigheter. I 3-1 gis bestemmelser om arbeidsgivers plikt til drøfting ved endringer og omstillinger som vil få betydning for arbeidstakerne og at arbeidsgiver skal "på et tidligst mulig tidspunkt informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd". Både arbeidsmiljøloven og hovedavtalen fastslår at medvirkning skal skje og sier noe om til hvilket tidspunkt medvirkningen skal skje. Ved tolkningen av tidspunktet, må det ses hen til formålet med drøftingsbestemmelsene. På de saksområder hvor drøftingsplikten gjelder, er arbeidstakersiden sikret en rett til å utøve medvirkning på beslutninger gjennom argumenter og dialog. Det innebærer at organisasjonene skal bringes inn på et tidspunkt som muliggjør reell påvirkning og innflytelse på beslutningene. 2 Side7

8 Internkontrollforskriften 5, annet ledd nr. 6: Arbeidsgiver skal «kartlegge farer og problemerog på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Forvaltningsloven gir saksbehandlingsregler som skal følges i prosessene. Det fremgår av forvaltningsloven at avgjørelser som gjelder ansettelse, oppsigelse eller forflytting av offentlig tjenestemann, skal regnes som enkeltvedtak etter FVL 2 annet ledd. Det innebærer at lovens saksbehandlingsregler for enkeltvedtak skal følges i en omstillingsprosess når slike avgjørelser skal treffes. Avgjørelser vedrørende tilsettingsforholdet som ikke er enkeltvedtak, vil i utgangspunktet ikke omfattes av forvaltningslovens saksbehandlingsregler. Overordnede saksbehandlingsprinsipper For å sikre at den enkeltes interesser ivaretas på forsvarlig måte og i henhold til forvaltningslovens bestemmelser og god forvaltningsskikk skal forvaltningslovens prinsipper om saksbehandling følges så langt det er mulig. Det innebærer blant annet at: dokumentasjon om alle ledd i prosessen sikres slik at partene har innsyn i dokumenter som angår egen sak partene varsles før vedtak/beslutninger fattes partene skal få mulighet til å uttale seg i spørsmål som angår dem selv prinsippet om taushetsplikt i forhold til personlige opplysninger skal ivaretas Arbeids- og tidsplan Arbeidet med omstilling forutsetter tett samarbeid og gode prosesser. God planlegging gir forutsigbarhet for alle parter ved enhver omstillingsprosess og sikrer at omstillingen lykkes. Tillitsvalgte og hovedverneombud skal være med i arbeidet med å utarbeide arbeids- og tidsplan. Avhengig av omstillingsarbeidets karakter, har enten rådmannen eller enhetsleder ansvaret for å sørge for at det foreligger en tidsplan for arbeidet. En systematisk arbeids- og tidsplan skal: definere og avklare roller tidfeste tidspunkter for når fastsatte oppgaver skal være gjennomført, herunder informasjonsplan fordele ansvaret for de enkelte arbeidsoppgavene være et redskap for å kvalitetssikre det pågående arbeidet synliggjøre arbeidsmiljørisikoer gjennom risikokartlegging inneholde prinsipper for medvirkning på lavest mulig nivå; både formelt og i forhold til hver enkelt arbeidstaker. Angi tidspunkt for behandling av saken i AMA Informasjon Arbeidsgiver har ansvar for at alle parter underveis i omstillingsprosessen får slik informasjon at partene kan ivareta sine interesser på en forsvarlig måte. Tidspunkt for når informasjon skal gis kan fremgå av tids- og arbeidsplanen, eller det kan utarbeides egen informasjonsplan. Informasjonen skal ivareta de ansattes behov for kontroll og forutsigbarhet i sin arbeidshverdag og sikre mulighet for medvirkning. 3 Side8

9 Viktige informasjonsprinsipper: Det etableres faste, regelmessige møteplasser for informasjonsutveksling Det oppnås en felles forståelse mellom ledelsen og de ansatte/(tillitsvalgte) om hvilke kanaler som skal benyttes til hvilken type informasjon Informasjonen skal være klar og i minst mulig grad åpen for tolkninger Informasjonsplanen følges selv om det ikke er noe nytt å informere om Informasjonen kan gis på følgende måter: ved individuelle samtaler informasjonsmøter kopi til arbeidstaker av alle brev som angår en selv e-post til ansatte som berøres Annet Informasjon skal være grunnlag for god dialog, og sikre at partene/aktørene får tilstrekkelig innsikt i hverandres synspunkter til å sikre reell medvirkning. Tidspunktene for når informasjon skal gis innarbeides i arbeidsplanen (informasjonsplanen). Krav til skriftlighet Alle planer som utarbeides skal være skriftlige og det skal fremgå hvem som er ansvarlig for ulike arbeidsoppgaver. Det er leders ansvar at det utarbeides skriftlig dokumentasjon. Referat, korrespondanse og lignende skal føres i Ephorte. Det skal føres referat fra alle møter og individuelle samtaler hvor følgende opplysninger skal fremkomme: dato og møtested deltakere, eventuelt forfall referent hva ble drøftet enighet/uenighet i gruppen konklusjoner Referatene skal som et minimum inneholde ovennevnte punkter. Dersom noen av partene ønsker å ha med tillegg til referatet, skal dette føres inn. Det må i så fall fremkomme hvem som har innsigelsen/tillegget, og tillegget skal underskrives. Taushetsbelagte opplysninger må unntas offentlighet. Medvirkning og involvering Tillitsvalgte og verneombud på aktuelt nivå skal delta i forberedelsen av saker om omstilling, jf. bestemmelsene i arbeidsmiljølovens kap. 8 og Hovedavtalens bestemmelser om medvirkning. Medvirkning skal skje på bakgrunn av en helhetlig plan for omstillingen. Planen skal gi uttrykk for de ulike partenes roller i de ulike fasene i omstillingsprosessen. Tillitsvalgtes medvirkning Arbeidsmiljølovens kapittel 8 ( 8-2 og 8-2) og hovedavtalen krever at de tillitsvalgte tas med i drøftinger, orienteres og tas med på råd når det gjelder beslutninger som kan føre til endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold. (HA del B, ) 4 Side9

10 Hovedverneombudets medvirkning Verneombudet skal tas med i drøftinger, orienteres og tas med på råd når det gjelder beslutninger som kan føre til endring i arbeidsorganisering. Verneombudet skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet innenfor ombudets verneområde, herunder etablering, utøvelse og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (AML 6-2-4). Ved større omstillinger så skal hovedverneombudet involveres. Den enkelte ansattes medvirkning Medvirkning i omstillingsprosesser vil øke den enkeltes opplevelse av forutsigbarhet og følelse av kontroll over egen situasjon. Medvirkning på individnivå skal tilstrebes i størst mulig utstrekning. Det innebærer dialog, kartlegging av kompetanse og livssituasjon. Det vil være den enkelte ansatte som har best kjennskap til egen arbeidssituasjon og livssituasjon og som kan gi arbeidsgiver nødvendige opplysninger for ivaretakelse av den enkeltes rettigheter. Informasjon om endringer i bemanning Sentrale endringer Ved større sentrale omstillinger skal hovedtillitsvalgte være representert i relevante arbeidsgrupper Det forutsettes at hovedtillitsvalgte holder lokale tillitsvalgte orientert om eventuelle forestående bemanningsendringer, selv om det er arbeidsgiver som formelt sett har hovedansvar for informasjon til tillitsvalgte. Lokale endringer Informasjons- og drøftingsplikten overfor de tillitsvalgte lokalt kan ivaretas på flere måter. Partene må tidlig i prosessen bli enige om omfang og form på samarbeidet. Felles orientering til ansatte som blir berørt Informasjon og dialog med den enkelte ansatte skal sikre at vedtak og avgjørelser som treffes vedrørende den enkelte skal bygger på riktige opplysninger. Når det foreligger en beslutning om at omstilling skal gjennomføres, skal arbeidsgiver så snart som mulig skriftlig innkalle samtlige arbeidstakere som vil bli berørt av omstillingen til et felles orienteringsmøte. Også deltidsansatte, ansatte i permisjon, sykemeldte arbeidstakere og vikarer skal informeres. Tillitsvalgte skal orienteres om møteinnkallingen. Innkallingen skal orientere om: tid og sted for fellesmøte at det er igangsettes/er igangsatt en omstillingsprosess ved driftsenheten (eller i organisasjonen) at arbeidstakerne vil bli holdt løpende orientert om saksbehandlingen og eventuelle tiltak som vil bli igangsatt som følge av avgjørelsen I informasjonsmøtet gjennomgås grunnlaget for omstillingen og eventuelle konsekvenser for enheten. Dersom det er utarbeidet arbeids- og tidsplan skal denne gjennomgås. Rutinene for saksbehandling i den konkrete omstillingssaken skal gjennomgås. Informasjonsmøte/samtaler med enkeltansatte I saksbehandlingen skal det, etter gjennomføring av felles informasjonsmøte(r), gjennomføres individuelle samtaler med den enkelte som berøres av omstillingen. Dersom det er enighet om det, kan de individuelle samtalene erstattes av gruppesamtaler. I den utarbeidete arbeidsplanen skal det fremgå hvilket tidsrom arbeidsgiver planlegger å gjennomføre individuelle/ gruppesamtaler. 5 Side10

11 Orientering til tillitsvalgte og verneombud Enhetsleder er ansvarlig for å gjennomføre møter med hovedtillitsvalgte/tillitsvalgte og verneombud for å orientere om prosessen. Samarbeidet skal iverksettes på et tidligst mulig tidspunkt slik at tillitsvalgte til enhver tid har en reell mulighet til påvirkning i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. Arbeidsgiver har mulighet til å ha hovedtillitsvalgt/tillitsvalgte og verneombud med i enhver arbeidsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Arbeidsgiver skal tilrettelegge for medvirkning på en slik måte at tillitsvalgte i en tidlig fase blir enige om involvering i prosessen. Orientering til personalsjef Personalsjef skal orienteres på et tidligst mulig tidspunkt, for å kunne bidra til å ivareta arbeidsgivers plikter overfor den/de som berøres av omstillingen. Personalsjef vil også kunne bistå med råd og veiledning og bistand til praktisk gjennomføring i alle ledd av saksbehandlingen. Orientering til enhetsledere Driftsledere skal være informert om blant annet grunnlaget for omstilling og skal ha løpende informasjon om prosessen. Kompetanseplan Ved omstillinger skal det utarbeides ny kompetanseplan på bakgrunn av omstillingsvedtaket. Kompetanseplanen skal bygge på de krav som loven eventuelt stiller, eller på den norm som den enkelte driftsenhet mener må oppfylles for å sikre forsvarlig drift. Kompetanseplanen(forslaget), skal drøftes med tillitsvalgte før de vedtas. Sjekkliste for omstilling Ansvar i forhold til oppgaver vil måtte vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle, og skal være avklart før prosessen starter. Oppgaver Det foreligger en beslutning som kan føre til omorganisering. Beslutningen kan enten være initiert av kommunestyret, rådmann eller av den enkelte enhetsleder. Ansvar Rådmannen, eller enhetsleder, alt etter omfang. Risikovurdering for å kartlegge i hvilken grad omorganiseringen vil få betydning for den ansatte (i forhold til det fysisk og psykososiale arbeidsmiljøet). Rådmann eller enhetsleder, alt etter omfang. Vurdering av styringsrettens rammer. Når det er foretatt en risikovurdering må arbeidsgiver vurdere om omorganiseringen faller innenfor styringsretten sine rammer. Enhetsleder og personalsjef 6 Side11

12 Sak legges fram for AMA Rådmann/Personalsjef og-/ eller enhetsleder Planlegge prosessen Utarbeide tidsplan og informasjonsplan Rådmann/Personalsjef og-/ eller enhetsleder Gi orientering til alle involverte parter Rådmann/Personalsjef og-/ eller enhetsleder Tillitsvalgte Hovedverneombud Ledere Ansatte 7 Side12

13 LEKSVIK KOMMUNE Arkiv: 100 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 2/14 Arbeids- og administrasjonsutvalget Saksbehandler: Trude Kjeldstad OVERORDNET HMS-PLAN Vedlegg 1 Overordnet HMS-plan Sakens bakgrunn og innhold: Leksvik kommune har behov for ny og oppdatert HMS-plan som gir en overordnet redegjørelse for hvordan kommunen arbeider med HMS og internkontroll. Rådmannens innstilling: Overordnet HMS-plan vedtas. Side13

14 Internkontroll - helse, miljø og sikkerhet i Leksvik kommune Forord Del I Overordnede prinsipper og retningslinjer Mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i Leksvik kommune Internkontrollsystemet Ansvar og myndighet for Leksvik kommunes HMS-arbeid Ledere på alle plan Alle ansatte Verneombudene Verne- og helsepersonale/bedriftshelsetjeneste Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget (AMA) Årlig gjennomgang av internkontrollsystemet Organisasjonskart for Leksvik kommune Politisk organisasjonskart Organisasjonskart for vernetjenesten Organisasjonskart for AMA Lover og forskrifter Lover Forskrifter Oversikt over en del viktige arbeidsmiljøfaktorer Arbeidsmiljøloven Organisatoriske forhold Menneskelige forhold Ergonomiske forhold Fysiske og kjemiske forhold Sikkerhetsforhold Arbeidslokaler og personalrom Registrering og statistikk Lovhjemmel: Brann og eksplosjonsloven Lovhjemmel: Elektrisk anlegg og utstyrloven Lovhjemmel: Produktkontrolloven Lovhjemmel: Forurensningsloven Del II Administrative prosedyrer Saksgang i arbeidsmiljøsaker Kartlegging og kartleggingsmetoder Hva skal kartlegges? Risiko Spørreskjema som metode for kartlegging, forebygging og forbedring av det psykososiale arbeidsmiljøet Vernerunder Deltakelse og ansvar ved vernerunder Avvik Ansvar Rapportering og oppfølging av avvik Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet Andre skjemaer til bruk i HMS-arbeidet Sjekkliste til lokal HMS-handlingsplan HMS-handlingsplan, på bakgrunn av utført HMS-hovedrunde Avviksrapport Årsrapport for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet Årlige HMS-rutiner for Leksvik kommune 1 Side14

15 Overholdelse av "røykeloven" Røyking utenfor innganger Skoler/barnehager Enkeltkontorer Overordnede retningslinjer for beredskapsrutiner ved arbeidsulykker i Leksvik kommune Mal for beredskapsrutiner Verneombudsordning Verneombudets oppgaver Verneombudets deltakelse i arbeidsmiljøsaker Valg av verneombud Endringer/suppleringsvalg av verneombud Verneombudets funksjonstid Hovedverneombud Kurs/opplæring av verneombud Verneområde Inndeling av verneområder/endring av verneområder Internkontroll - helse, miljø og sikkerhet i Leksvik kommune Forord Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kongelig resolusjon 6. desember 1996, og trådte i kraft 1. januar Formålet med forskriften er blant annet å fremme: arbeidsmiljø og sikkerhet. forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukstjenester. vern av ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall. I Leksvik kommune søkes dette oppnådd gjennom et internkontrollsystem slik det er beskrevet her; Del I: Overordnede prinsipper og retningslinjer Del II: Administrative prosedyrer og rutiner Som det fremkommer av Del 1, har Leksvik kommune som målsetting at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal være en integrert del i kommunens rullerende plansystem. Alle enheter skal arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Dette innebærer minimum: Oppfølging av aktuelle lover og forskrifter. Gjennomføring av HMS-hovedrunde. Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet. Årsrapportering for HMS-arbeidet. Utarbeidelse og oppfølging av beredskapsrutiner. Fortløpende avviksrapportering. Synliggjøring av HMS-arbeidet i aktuelle plandokumenter. Skriftlig dokumentasjon på utførte HMS-tiltak. 2 Side15

16 Leksvik kommune har utarbeidet et internkontrollsystem som vi håper kan være en spore til innsats utover de minimumskravene som vi er pålagt å følge, og at vi gjennom systematisk og målrettet arbeid kan gjennomføre tiltak for å bedre på kritikkverdige forhold hvor de enn måtte finnes innenfor virksomheten. Del I Overordnede prinsipper og retningslinjer Mål for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i Leksvik kommune Arbeidsmiljøet i Leksvik kommune er preget av trivsel. Leksvik kommune har et samordnet, effektivt og aktivt arbeid med helse, miljø og sikkerhet som en integrert del av kommunens arbeidsgiverpolitikk, med bred medvirkning av ansatte og deres representanter. Leksvik kommune har utviklet en overordnet strategi for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Leksvik kommune har som målsetting å sikre et arbeidsmiljø som gir arbeidstakerne trygghet mot psykiske og fysiske skader, trygge tilsettingsforhold og meningsfylt arbeidssituasjon for den enkelte. Dette innebærer en kontinuerlig innsats for å forebygge ulykker, helse- og miljøskader, og for å skape økt trivsel for den enkelte arbeidstaker på arbeidsplassen. Selv om det i en organisasjon som vår er viktig å ivareta og videreutvikle et godt fysisk arbeidsmiljø, er vår erfaring at de største utfordringene likevel finnes innefor ulike sider ved det psykososiale arbeidsmiljøet, ikke minst på grunn av at det stilles stadig større krav til effektivitet, service og kvalitet på kommunale tjenester. Positive forhold som variert og meningsfylt arbeid, påvirkningsmuligheter i jobbsituasjonen, sosialt miljø og personlige utviklingsmuligheter er viktige momenter for et godt arbeidsmiljø. Leksvik kommune har som målsetting at HMS-arbeidet skal være en integrert del i kommunens rullerende plansystem, og sikkerhet og arbeidsmiljø skal planlegges og prioriteres på lik linje med produksjon, service og økonomi. Internkontrollsystemet Gjennom internkontrollsystemet Risk Manager vil Leksvik kommune forebygge ulykker og helseskader og skape trivsel på arbeidsplassen. Hensikten med et elektronisk avvikssystem er å kunne iverksette systematiske tiltak med hensikt å sikre og dokumentere at aktivitetene utøves i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold til lov eller forskrift, samt interne prinsipper og retningslinjer for HMS-arbeidet. De systematiske tiltakene skal være beskrevet i administrative prosedyrer. Del I gir en beskrivelse av kommunens overordnede prinsipper og retningslinjer. Sentrale dokumenter i internkontrollsystemet er: Økonomiplan. Økonomireglement. Årsbudsjett. Virksomhetsplan. Opplærings og utviklingsplan. Avtale om bedriftshelsetjeneste. Smittevernhåndbok og smittevernplan for Leksvik kommune. Dokumentasjon av sikkerhet Brannvern. Overordnede retningslinjer for beredskapsrutiner ved arbeidsulykker. Generell rutinebeskrivelse for Leksvik kommunes bygninger med utenomhusanlegg. 3 Side16

17 Regler for innkjøp og bruk av helsefarlige stoffer i Leksvik kommune. Enhetenes og sentraladministrasjonens interne regler og rutiner. Veiledning for tuberkulosekontroll og importsykdommer. Administrative prosedyrer /rutiner Del II gir en beskrivelse av administrative prosedyrer/rutiner for tilrettelegging, gjennomføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet i Leksvik kommune. Prosedyrene/rutinene skal brukes av alle enheter. Ansvar og myndighet for Leksvik kommunes HMS-arbeid Ledere på alle plan HMS-arbeidet er et ledelsesansvar. Rådmannen er systemansvarlig og har det overordnede ansvar for at HMS-arbeidet i Leksvik kommune tilfredsstiller de krav som stilles. Rådmannen skal samarbeide med arbeidstakerne og deres representanter. I Leksvik kommune er ansvaret for den daglige oppfølging av HMS-arbeidet i stor grad delegert til enhetslederne. Ledere på alle nivå har i oppgave å påse at aktuelle medarbeidere blir gitt nødvendig opplæring i HMS-arbeid, og at alle nytilsatte blir informert om internkontrollsystemet. Alle ansatte HMS-arbeidet er en del av arbeidsplikten. Alle ansatte har plikt til å medvirke i forebyggingsarbeidet, blant annet gjennom samarbeid med kommunens ledelse om aktuelle miljø- og sikkerhetstiltak. Jf. arbeidsmiljølovens 16. Verneombudene Verneombudene skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet, og skal se til at arbeidet blir utført på en slik måte at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt. Hovedverneombudet skal koordinere verneombudenes arbeid og legge til rette for best mulig samordning mellom verneombudene der det er naturlig. Verne- og helsepersonale Leksvik kommune er tilmeldt bedriftshelsetjeneste for alle fast ansatte. Bedriftshelsetjenesten skal aktivt gå inn i det forebyggende verne- og miljøarbeidet, og arbeide etter de prinsipper og med de samme prioriteringer som er beskrevet i arbeidsmiljøloven og forskrifter til denne. Bedriftshelsetjenestens arbeid skjer i nært samarbeid med kommunens ledelse, ansatte og vernetjeneste. Arbeids- og administrasjonsutvalget (AMA) AMA skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet og følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd, jf. arbeidsmiljølovens 23 og Side17

18 Informasjon om AMA sine medlemmer finnes på i Leksvik. Arbeidsmiljøutvalget kan ifølge arbeidsmiljøloven opprette underutvalg og i Leksvik kommune finnes det følgende underutvalg: AKAN-utvalg Arbeidsmiljøutvalget har delegert arbeidet med forebyggingsarbeidet til et eget AKAN-(Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengighetsproblematikk) utvalg. Ansvar og oppgaver for AKAN- utvalget fremgår av "Retningslinjer for AKAN arbeidet i Leksvik kommune". For informasjon om AKAN utvalgets medlemmer se i Leksvik/Akanutvalg Årlig gjennomgang av internkontrollsystemet Rådmannen har ansvar for at det foretas en årlig gjennomgang av internkontrollsystemet (Del I og Del II) for å sikre at det fungerer som forutsatt. Bedriftshelsetjenesten deltar ved behov. På bakgrunn av gjennomgangen skal det komme eventuelle forslag til: Endringer på bakgrunn av erfaringer med internkontrollsystemet og innføring av nye ordninger og rutiner m.v. Justeringer som følge av endringer i kommunens organisatoriske og/eller administrative oppbygning, HMS- organisering m.v. Redaksjonell endring. Skriftlig rapport fra gjennomgangen skal oversendes rådmannen ved organisasjons- og personalsjefen. Forslag oversendes AMA til behandling. Rådmannen ved organisasjons- og personalsjefen har i oppgave å påse at endringer i systemet blir meddelt enhetslederne. Alle ledere har ansvar for at endringer gjøres kjent for alle ansatte innenfor sitt ansvarsområde. Organisasjonskart for Leksvik kommune 5 Side18

19 Rådmann Kai Terje Dretvik Stab: Økonomisjef Karsten Bergersen Organisasjons- og personalsjef Trude Kjeldstad Servicetorg Kommunalsjef Helse og Oppvekst Reidun Hindrum NAV Merethe Kopreitan Dahl Kemnerkontor for Fosen Kemner Roy Kjeøy Bibliotek Enhetsleder Cecile Teknikk, landbruk og miljø Kst. enhetsleder Odd- Robert Solvåg Pleie og Omsorg Helse Oppvekst og kultur Leksvik helsetun rehabilitering Enhetsleder Tove Penna Steen Helsestasjon Enhetsleder Lillian Hårberg Vanvikan Skole Rektor Erik O. Solberg Leksvik Helsetun Langtidsavd. Enhetsleder Marit Aalberg Legetjeneste Enhetsleder Torgeir Schmidt-Melbye Testmann Minne Skole Rektor Laila Bragstad Hjemmetjenesten Leksvik Enhetsleder Berit Kruken Psykisk helse Enhetsleder Sol Five Sæther Leksvik barnehage Enhetsleder Heidi Asphaug Hjemmetjenesten Vanvikan Kst. enhetsleder Elisabeth Balstad Fysio- og ergoterapi Enhetsleder Nina Rørslett Vanvikan barnehage Enhetsleder Turid Fagerkind Ytter-Myran Bo- og avlastningstilbud Enhetsleder Tove Penna Steen Kulturskolen Rektor Eldbjørg Hoff Politisk organisasjonskart Kommunestyret Formannskapet Arbeids- og administrasjonsutvalget Komite for næring og miljø Komite for oppvekst Komite for helse og omsorg Verneområder i Leksvik kommune fremgår av oversikten over valgte verneombud. Lover og forskrifter Leksvik kommune er berørt av følgende lovverk innen HMS-området: Lover: Lov av 17. juni 2005 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. (arbeidsmiljøloven). Lov av 5. juni 1987 nr. 26 om brannvern m.v. Lov av 21. mai 1971 nr. 47 om brannfarlige varer. 6 Side19

20 Lov av 14. juni 1974 nr. 39 om eksplosive varer. Lov av 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall. Lov av 24. mai 1929 nr. 4 om tilsyn med elektriske anlegg. Lov av 11. juni 1976 nr. 79 om produktkontroll. Lov av 9. mars 1973 nr. 14 om vern mot tobakksskader. Lov av 17. juli 1953 nr. 9 om sivilforsvaret. Samtlige enheter er berørt av disse lovene, med unntak av Lov om eksplosive varer, som kun berører enhet for tekniske tjenester. Hver enhet skal ha et eksemplar av de lovene de er berørt av. Oversikt over anlegg som berøres av lovverket foreligger ved bygge- og vedlikeholdstjenesten. Til oppfølging av forebyggende brannvernstiltak foreligger permen "Dokumentasjon av sikkerhet Brannvern", som skal foreligge og følges opp ved hver arbeidsplass. Forskrifter Generelle forskrifter: Internkontrollforskriften. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg. Arbeidslokaler og personalrom. Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygg. Verne- og helsepersonale. Personlig verneutstyr. Produktdatablad-kjemiske stoffer. Støy på arbeidsplassen. Tekniske innretninger. Arbeid av barn og ungdom. Brannvern. Brannforebyggende tiltak og brannsyn. Brannfarlige varer. Elektriske bygningsinstallasjoner m.m. I tillegg kommer forskrifter som gjelder særskilt for den enkelte enhet. Oversikt over en del viktige arbeidsmiljøfaktorer Lovhjemmel: Arbeidsmiljøloven Organisatoriske forhold: tilrettelegging av arbeidet planlegging og fordeling av arbeid innflytelse over egen arbeidssituasjon ensidig/variert arbeid mulighet til faglig/personlig utvikling opplæring kjennskap til styrings- og planleggingssystemer informasjon arbeidskrav i forhold til arbeid og helse velferdsordninger hvordan brukes medarbeidersamtale arbeidsbeskrivelser 7 Side20

21 Menneskelige forhold: kontaktmuligheter samarbeidsforhold holdninger ledelse konfliktløsing Ergonomiske forhold: utforming av arbeidsplass og utstyr arbeidsstillinger arbeidets tyngde og tempo styring av arbeidet ensidig, statisk arbeid/belastning Fysiske og kjemiske forhold: belysning klima/luftkvalitet elektromagnetisk stråling støy løsemidler røyk, gass, støv, asbest tilstand til teknisk utstyr verneutstyr Sikkerhetsforhold: farlige arbeidsforhold farlige hendelser og handlinger hygiene verneutstyr, førstehjelpsutstyr stoffkartotek, merking av farlige stoffer instrukser, prosedyrer, beredskapsrutiner Arbeidslokaler og personalrom: orden og renhold vedlikehold spiserom og sanitærforhold Registrering og statistikk: registrering og rapportering av ulykker og nestenulykker (skademeldinger) yrkessykdommer og yrkesbetingede sykdommer Lovhjemmel: Brann og eksplosjonsloven brannvernutstyr, røykvarslere instrukser mot brann opplæring og brannøvelse lagring og bruk av brannfarlige varer 8 Side21

22 lagring og bruk av eksplosive varer rømningsveier Lovhjemmel: Elektrisk anlegg og utstyrloven ettersyn og vedlikehold merking av fareområder el.produkter godkjent av off.myndighet Lovhjemmel: Produktkontrolloven skadelige tekstiler, møbler innkjøpsrutiner for produkter Lovhjemmel: Forurensningsloven avfallsbehandling renseinnretninger, oljeoppsamlere o.l. vedlikehold av utstyr utslipp i følge gitte tillatelser Del II Administrative prosedyrer Saksgang i arbeidsmiljøsaker 1. Saker som gjelder arbeidsmiljøet skal behandles og løses på et lavest mulig organisasjonsnivå, fortrinnsvis på det nivået saken gjelder. 2. Som hovedregel fremmes saker tjenestevei. 3. Det skal være bred medvirkning fra de berørte under hele saksgangen. Både leder og verneombud er ansvarlig for dette. 4. Når direkte medvirkning ikke kan imøtekommes, skal de berørte holdes orientert om framdrift og beslutninger. 5. Faglig bistand søkes primært og etter behov vi organisasjons- og personalsjef og hos bedriftshelsetjenesten. 6. Hvis partene ikke kan løse saken lokalt, går den videre tjenestevei. Verneombudet kontakter i slike tilfeller hovedverneombudet. De lokale aktørene skal fortsatt være med i den videre saksbehandling. 7. Prinsipielle saker, sammensatte saker og/eller uløste saker sendes AMA til orientering/behandling. Vanlig saksgang når arbeidstakere tar opp et arbeidsmiljøproblem: S A K E N L Ø S E S Saken kan klages til arbeidstilsynet Saken tas opp i arbeidsmiljøutvalget (AMA) Leder kan ta saken opp tjenestevei. Plassverneombud kan kontakte hovedverneombud som i samarbeid med plassverneombudet kan ta opp saken alt. 1: med nærmeste leder og/eller overordnet ledelse alt. 2: med faginstanser som bedriftshelsetjenesten alt. 3: med kommunens organisasjons- og personalsjef 9 Side22

23 alt. 4: med fagforening/tillitsvalgte alt. 5: i AMA Arbeidstaker(ne) kontakter plassverneombud, som tar saken opp med nærmeste leder sammen med arbeidstaker(ne). Faglig bistand fra organisasjons- og personalsjef eller bedriftshelsetjeneste kan innhentes. Arbeidstaker(e) tar opp sitt problem med nærmeste leder. Kartlegging og kartleggingsmetoder. Hva skal kartlegges? Kartlegging av arbeidsmiljøet er et viktig ledd i HMS-arbeidet og skal ivareta både fysisk og psykososialt arbeidsmiljø. Et godt arbeidsmiljøarbeid forutsetter helhetstenkning. Kartlegging er ikke det samme som å gjøre store eller totale kartlegginger. Det kan like gjerne bety å gjøre avgrensede, prioriterte kartlegginger eller å kartlegge kontinuerlig som en del av det jevne HMS-arbeidet. Til hjelp i arbeidet er det utarbeidet kartleggingsskjemaer, en generell sjekkliste samt en oversikt over generelle arbeidsmiljøfaktorer med tilhørende lovhjemmel. Hva som skal eller bør kartlegges vil variere fra arbeidsplass til arbeidsplass. I noen sammenhenger vil skjema være et godt alternativ mens det i andre tilfeller vil være mest hensiktsmessig med samtaler (gruppe- og individnivå). Samtaleformer gir kort vei mellom kartlegging og handling for å utbedre misforhold. Metodene har ulike anvendelsesfelt. Ofte kan det være hensiktsmessig å kombinere flere kartleggingsmetoder. Med utgangspunkt i hjelpemidlene må man utarbeide kartleggingsskjema og kartleggingsmetode tilpasset egen virksomhet Sjekklistene skal være hjelpemiddel for påminnelse og systematikk en oversikt over momenter som skal sjekkes eller huskes på. Men det er ikke tilstrekkelig å sjekke at rutiner, retningslinjer, verneutstyr og fysisk arbeidsmiljø er i orden, det er like viktig å undersøke lederes og ansattes kunnskap om og bruk av disse. Ved oppfølging av kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet vil det i mange tilfeller være nødvendig å involvere de ansatte, enten ved aktiv deltakelse eller ved informasjon. Dette kan gjøres ved jevnlig å ta opp arbeidsmiljøtema i medarbeidersamtaler/ledersamtaler, på personalmøter, sende ansatte på kurs, benytte bedriftshelsetjenesten til opplæring osv. Det vil også være nyttig å benytte skalaspørsmål i oppfølging av vernerunder, etter samme mal som ved arbeid med det psykososiale arbeidsmiljø. Aktuelle problemstillinger i denne sammenheng vil kunne være: Vi/jeg benytter/benytter ikke verneutstyr. Vi/jeg er flink/ikke flink til å forebygge egne belastningsskader. Vi/jeg sier/sier ikke fra hvis kollegaer ikke benytter verneutstyr. Vi/jeg er aktive/lite aktive i arbeidet med eget arbeidsmiljø. Vi/jeg tar/tar ikke ansvar for eget arbeidsmiljø. Uansett hvilke valg som gjøres, gjelder hovedprinsippet: Risiko Lokal handling og bred medvirkning. 10 Side23

24 Analyse og vurdering av risiko er nødvendig ved kartlegging av og arbeid med arbeidsmiljø. De fleste problemstillinger som gjelder helse, miljø og sikkerhet, er enkle og dagligdagse. Utfordringen ligger i å bli klar over dem. Dette skjer ved kartleggingen. Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje, og hvilke følger dette kan få. Det dreier seg ikke bare om store ulykker, men for eksempel: Personalkonflikter Belastningslidelser Sykdom Fare for forurensninger Det kan være skader på: Personer Miljø Materielle verdier I arbeidet med risiko bør man stille seg spørsmålene: Hva kan være farlig/gå galt hos oss, og hva kan gi helsemessige konsekvenser? Hvis noe går galt, hvor alvorlig vil konsekvensen være? Hvor sannsynlig er hendelsen? Hva kan være årsaken til hendelsen? Ved å gjennomgå disse spørsmålene foretas en kartlegging og vurdering av risiko på arbeidsplassen. Faremomentene og hva som kan bli følgene av dem beskrives, og man vurderer faremomentene. Man kommer frem til hvilke risiko- og/eller problemområder som det er viktigst å ivareta. Hvilke metoder man bruker i arbeidet må tilpasses hver enkelt arbeidsplass. Noen vil bruke spørreskjema, andre vil bruke vernerunde/hms-hovedrunden, personalmøter, arbeidsgrupper osv., mens noen vil ha behov for å benytte seg av bedriftshelsetjenesten. Det anbefales at flest mulig ansatte deltar i arbeidet med risiko. Alle enhetsledere/fagledere i Leksvik kommune skal ha opplæring i risikokartlegging. Internkontrollforskriften krever at kartleggingen og vurderingen av risiko dokumenteres skriftlig. I Leksvik kommune skal vi benytte risikokartleggingsmodulen i Risk Manager i dette arbeidet. På bakgrunn av kartlegging og vurdering av risiko har leder ansvar for at handlingsplaner utarbeides og følges opp. Spørreundersøkelse som metode for kartlegging, forebygging og forbedring av det psykososiale arbeidsmiljøet Leksvik kommune benytter en elektronisk spørreundersøkelse utviklet av kommuneforlaget til en årlig kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet. Undersøkelsen gjøres i april hvert år. Resultatene av undersøkelsen blir gjennomgått lokalt på hver enhet, samtidig som den overordnede kommuneledelsen jobber ut fra et helhetlig perspektiv på resultatene og ønsket utvikling. Vernerunder Leder har ansvar for at det utføres minst en hovedkartlegging (HMS-hovedrunde) av arbeidsmiljøet i året. Det er ønskelig at dette gjennomføres i vårhalvåret. I tillegg skal det gjennomføres minst en kontrollrunde i året der man evaluerer den oppfølging som ble avtalt etter hovedrunden. Dette kan skje ved utarbeidelse av årsrapport for virksomhetens HMS-arbeid i desember. 11 Side24

25 Deltakelse og ansvar ved vernerunder For at en vernerunde skal godkjennes må leder og verneombud delta. I tillegg til kontroll pålagt i arbeidsmiljøloven (vernerunden) skal det ved mange arbeidsplasser også foretas kontroll som utføres av andre etater som for eksempel helsetjenesten (hygiene og miljø for barn og unge) og bygge- og vedlikeholdstjenesten (brann- og elektrisitetsinspeksjon, kontroll av lekeapparater, vedlikeholdsinspeksjon). Det anbefales at man så langt som mulig samordner disse rundene til HMS-hovedrunden. Bygge- og vedlikeholdstjenesten skal innkalles til HMS-hovedrunden. Bedriftshelsetjenesten kan i noen tilfeller være aktuell deltaker under gjennomføring av vernerunder. Skjema for bruk under vernerunder ligger på Risk Manager. Avvik Når et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter eller interne vedtak, instrukser og prosedyrer, er det avvik. Ansvar Alle ansatte er ansvarlige for å rapportere avvik i Risk Manager, og alle ledere har ansvar for å behandle avvik innenfor sitt ansvarsområde etter gjeldende avviksprosedyrer. Leksvik kommune har særskilte avviksprosedyrer. Disse ligger i Risk Manager. Behandlingen av avvik skal skje i samarbeid med verneombud. Rapportering og oppfølging av avvik Avvik skal forsøkes rettet umiddelbart og på lavest mulig nivå i organisasjonen. Dersom leder selv ikke rår over ressurser som kan rette avviket eller kan håndtere avviket på annen måte, skal avviket rapporteres. Leder kan i forståelse med verneombud avtale at det ikke er nødvendig å rapportere avvik. Dette forutsetter at avviket er rettet og er av mindre betydning. Mer krevende tiltak skal omtales i plan- og økonomidokumentene. Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet I tillegg til den jevnlige oppfølging har leder i alle ledd ansvar for at foretas en mer omfattende gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet innenfor sitt ansvarsområde. Her er det viktig å gjennomgå både aktiviteter og rutiner. Gjennomgangen innarbeides i rutinene for det rullerende plan- og økonomiarbeidet. Resultat fra gjennomgangen skal fremkomme av plandokumentene. HMS-handlingsplan, på bakgrunn av utført HMS-hovedrunde/risikokartlegging Den årlige risikokartleggingen danner grunnlag for lokale HMS-handlingsplaner. Det er å anbefale at leder og verneombud gjennomgår sjekklisten i forkant av HMS-hovedrunden. Sjekklisten er i tillegg et nyttig redskap i plan- og økonomiarbeidet. Årsrapport for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet I november/desember hvert år skal det ved hver arbeidsplass utarbeides en årsrapport for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Rapporten skal utarbeides av verneombud og leder i fellesskap, og legges sammen med årsrapport fra bedriftshelsetjenestens arbeid ved enheten det året. Rapportene sendes til Organisasjons- og personalsjef, som legger dem fram for AMA til endelig behandling. Årlige HMS-rutiner for Leksvik kommune Oversikten over årlige rutiner for HMS-arbeidet er minimumskrav til tiltak som alle enheter skal etterkomme. Tidspunkt for gjennomføringen bør følge den oppsatte plan, men vil i noen tiltak måtte tilpasses den enkelte virksomhet. Avviksrapportering HMS innarbeides i økonomiplan Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 12 Side25

26 Årlig gjennomgang av internkontrollsystemet Årsrapport behandles i AMA HMS-hovedrunde/risikokartlegging Årlig gjennomgang av HMS-arbeidet HMS innarbeides i Virksomhetsplan Årsbudsjett HMS-årsrapport [ Til toppen ] Overholdelse av "røykeloven" Fra ble tobakkskadeloven utvidet. Dette har konsekvenser for omfanget av røyking i privat og offentlig arbeidsliv. Vern mot passiv røyking er hovedgrunnen til dette. Røykfri lukt og god helse ble prioritert fremfor muligheten til å røyke i fellesrom. Røyking utenfor inngangsdørene skal derfor ikke forekomme. Overordnede retningslinjer for beredskapsrutiner ved arbeidsulykker i Leksvik kommune Dette er generelle, overordnede retningslinjer som skal fungere som mal for utarbeidelse av konkrete beredkspasrutiner tilpasset virksomheten i den enkelte enhet, eventuelt avdelinger i enheten. Mal for beredskapsrutiner 1. Definisjon av arbeidsulykke: Med arbeidsulykke menes en plutselig og uventet hendelse som gir den enkelte en påkjenning eller belastning som fører til, eller kan føre til, fysiske eller psykiske skadevirkninger. 2. Målsetting med beredskapsrutiner: a. Beredskapsrutinene skal bidra til at ledere, verneombud og øvrige ansatte skal kunne håndtere arbeidsulykker på en betryggende måte, og at rutinene bidrar til å forebygge og/eller redusere fysiske og psykiske skadevirkninger hos ansatte. b. Beredskapsrutinene skal, gjennom kartlegging og beskrivelse av situasjoner som kan medføre fare for at ansatte utsettes for fysiske eller psykiske skadevirkninger, fungere forebyggende. c. Beredskapsrutinene skal, gjennom oppfølging og informasjon, både fungere forebyggende og bidra til økt bevissthet om sikkerhet i situasjoner som kan medføre fysiske og psykiske skadevirkninger for ansatte. d. Enhetens/avdelingens egne målsettinger. 3. Handlingsplan - krisesituasjoner. a. Kartlegging/beskrivelse/konkretisering av situasjoner der handlingsplanen gjelder. Det anbefales at situasjoner der ansatte rammes av ulykke utenom arbeidstid også inngår i handlingsplanen. b. Hvem har overordnet ansvar (i enheten og/eller avdelinger)? c. Hvilke handlinger foretas umiddelbart (for eksempel førstehjelp, varsling, informasjon, konsultasjon med kriseteam) og av hvem (ansvarsplassering)? d. Hvordan skal videre bearbeiding/oppfølging skje og hvem har ansvaret? e. Hvordan skal rapportering av ulike arbeidsulykker foretas, til hvem og av hvem (se punkt 6 om registrering av skader og punkt 7 om anmeldelse). Det bør utarbeides handlingsplaner tilpasset krisesituasjonens omfang, for eksempel ved: nestenulykker/trusler om vold. ulykke/vold med mindre personskade (som for eksempel ikke fører til 13 Side26

27 fravær/konsultasjon hos lege). ulykke/vold med alvorlig personskade. dødsulykker. alvorlige ulykker/dødsulykker som rammer ansatte utenom arbeidstid. 4. Hvordan innarbeide og følge opp beredskapsrutiner. Innarbeiding, oppfølging og vedlikehold av beredskapsrutiner skal fremgå av enhetenes/avdelingenes: o handlingsplaner for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. o rutiner for internkontroll. o HMS årsrapporter. 5. Handlingsplan - forebyggende del. Utarbeiding av handlingsplan for krisesituasjoner og planer for innarbeiding, oppfølging og vedlikehold av beredskapsrutiner vil i seg selv være en del av det forebyggende arbeidet. I tillegg bør man konkretisere hvordan beredskapsrutiner skal gjøres kjent blant ansatte gjennom for eksempel: o opplæring av verneombud. o introduksjonsprogram til nytilsatte. o personalmøter. o lederopplæring. 6. Spesielt om registrering og varsling av yrkesskader. Arbeidsgivers meldeplikt - folketrygdloven. Arbeidsgiver plikter ifølge folketrygdlovens å sende skademelding til trygdeetaten når en arbeidstaker (og elev) blir påført en skade eller sykdom (også trafikkulykker i arbeidstiden) som kan gi rett til yrkesskadedekning. a. Arbeidsgivers meldeplikt - arbeidsmiljøloven. Ifølge arbeidsmiljølovens plikter arbeidsgiver straks og på hurtigste måte å varsle Arbeidstilsynet om arbeidsulykker som har voldt døden eller alvorlig skade. Varselet skal bekreftes skriftlig, med kopi til verneombud. Det er ingen helt konkrete retningslinjer for hva som er "alvorlig skade", men Arbeidstilsynet mener hovedregelen bør være at skader som medfører fravær utover egenmeldingsperioden bør meldes til Arbeidstilsynet. b. Arbeidsgivers plikt til registrering av skader. Arbeidsgiver skal sørge for at alle personskader (inklusiv trafikkulykker) som oppstår under utførelse av arbeid registreres. Meningen er at alle skader, store og små, skal registreres for å se hvilke skader som kan føres tilbake til farlige forhold i arbeidet eller arbeidsmiljøet. c. Registrering av nestenulykker/mindre skader. Det er ingen klare retningslinjer for registrering av nestenulykker/småskader. Nestenulykker/småskader som har sammenheng med tilløp til alvorlig ulykke bør både registreres og meldes til Arbeidstilsynet. I Leksvik kommune skal småskader, nestenulykker og trusler om vold registreres internt. d. Behandlinger av skademeldinger og registreringer av nestenulykker, småskader og voldstrusler. Alle skademeldinger og interne registreringer av nestenulykker, småskader og voldstrusler skal oversendes AMA for behandling. 7. Anmeldelse av vold og trusler om vold mot ansatte. Ved vold eller trusler om vold mot ansatte skal enhetsleder vurdere politianmeldelse av hendelsen. Før anmeldelse skjer skal saken drøftes med organisasjons- og personalsjefen. Hvis det besluttes å anmelde en sak, er det Leksvik kommune ved rådmannen som foretar anmeldelse, uavhengig av om den ansatte selv går til anmeldelse av saken. Verneombudsordning Verneombudets oppgaver 14 Side27