Retningslinjer for søknad om og tildeling av klinisk korttidsstipend

Transkript

1 Retningslinjer for søknad om og tildeling av klinisk korttidsstipend Søknadsfrist: Mandag 3. juni 2013 kl Innhold Om stipendet... 1 Definisjoner... 1 Søknadens vedlegg... 2 Innsending av elektronisk søknadsskjema... 2 Søknad om utsatt frist for innsending av søknaden... 3 Kreftforeningens saksbehandling av søknaden... 3 Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning... 4 Om stipendet Hensikten med denne ordningen er å gjøre det mulig for ansatte ved norske helseforetak å fristilles fra sin kliniske legestilling slik at de i en avgrenset periode kan fokusere på sin forskning, for eksempel i forbindelse med igangsetting av en studie eller skriving av en artikkel. Et klinisk korttidsstipend bevilges i utgangspunktet for å forske på heltid i en periode på to til seks måneder. Delvis fristilling av prosjektleder kan også innvilges, men minst 50 % av arbeidstiden skal benyttes til forskning. Maksimal fristillingsperiode ved deltid er således 12 måneder. Søknader om kliniske korttidsstipend vurderes parallelt med Kreftforeningens hovedutlysning av midler til stillinger og drift, men en egen økonomisk ramme fastsettes for stipendordningen. Definisjoner Prosjektansvarlig institusjon defineres som søker og er med det juridisk og økonomisk ansvarlig for at vilkårene knyttet til en eventuell bevilgning blir oppfylt. Ved en eventuell bevilgning forplikter prosjektansvarlig institusjon seg til å fristille prosjektleder fra ordinære arbeidsoppgaver i klinikken, slik at stipendperioden kan gjennomføres og prosjektmålene nås. Det er norske helseforetak som kan være prosjektansvarlig institusjon. Administrativt ansvarlig er en ansatt ved prosjektansvarlig institusjon med fullmakt til å forplikte institusjonen juridisk og økonomisk. Administrativt ansvarlig må ha godkjent søknaden før innsending og ivaretar det administrative ansvaret ved en eventuell bevilgning. Personen som skal fristilles er selv prosjektleder Prosjektleder er ansvarlig for innsending av elektronisk søknad via Kreftforeningens søknadsportal, faglig gjennomføring av prosjektet samt rapportering. Prosjektledere uten avlagt doktorgrad må ha dokumentert veileder. 1

2 Søknadens vedlegg Prosjektbeskrivelse (maks 7 sider inkludert referanser) CV for prosjektleder, dvs. personen som skal fristilles (maksimalt 4 sider) Prosjektleders (personen som skal fristilles) publikasjonsliste fra de siste 5 år Veiledererklæring (maksimalt 1 side) legges ved dersom prosjektleder ikke har avlagt doktorgrad Veileders publikasjonsliste fra de siste 5 år legges ved dersom søker ikke har avlagt doktorgrad Vedleggene må skrives på engelsk. Det er kun tillatt å laste opp påkrevde vedlegg. Vedlegg må ikke overskride det tillatte antall sider og skal ha følgende format: Skrift Times New Roman, skriftstørrelse 12 (10 for referanser), marger 2,0 cm, linjeavstand 1,0. Vedlegg skal lastes opp i PDF-format og være på maks 3 MB (unngå for mange grafer, tabeller og figurer for ikke å overstige størrelsen). Prosjektbeskrivelsen danner grunnlaget for den faglige vurderingen av søknaden. Prosjektbeskrivelsen danner grunnlaget for den faglige vurderingen av søknaden. Prosjektbeskrivelsen skal inkludere aktuell viten innen feltet (nasjonalt og internasjonalt), en klar beskrivelse av prosjektets formål (problemstillinger, hypoteser), metodisk tilnærming (beskrive og begrunne de valgte metodene), tidsplan, formidlingsplan og eventuelle etiske aspekter. Det kreves begrunnelse for størrelse på studien der det inngår forsøksdyr eller individer. Prosjektbeskrivelsen skal være på maksimalt 7 sider inkludert referanseliste. Dersom prosjektet planlegges å gå over lenger tid enn perioden det søkes fristilling for, skal det komme klart fram både hva som er mål for prosjektet som helhet og hva som konkret skal komme ut av månedene med fristilling. Veiledererklæringen er en signert erklæring fra veileder (som må ha avlagt doktorgrad) om å påta seg veilederrollen for prosjektleder. Innsending av elektronisk søknadsskjema Søknadsfristen er absolutt. Mottaket stenger automatisk mandag 3. juni 2013 kl Kun søknader som sendes inn elektronisk via Kreftforeningens søknadsportal aksepteres. Elektronisk søknadsskjema er tilgjengelig på engelsk. Tekst og vedlegg kan kun være på engelsk. Det er prosjektleder som sender søknaden. Søknad om klinisk korttidsstipend kommer i tillegg til en eventuell søknad knyttet til hovedutlysningen. Søknaden skal være godkjent av administrativt ansvarlig ved prosjektansvarlig institusjon før innsending. Prosjektleder mottar automatisk kvittering pr. e-post når søknaden er mottatt hos Det er prosjektleders ansvar å beregne tilstrekkelig tid til utfylling og innsending av søknaden. Feil på eget datautstyr, problemer med tilgjengelighet (nettverk) og lignende gir ikke rett til innsending etter søknadsfristen. Det kan ikke gjøres endringer i søknaden etter at søknadsfristen er gått ut. Innsendte søknader kan imidlertid trekkes tilbake og omgjøres før søknadsfristens utløp. Det er prosjektleders ansvar å sørge for at søknad er endelig innsendt før søknadsfristens utløp. 2

3 Søknad om utsatt frist for innsending av søknaden Kun ved force majeure, dvs. en hendelse utenfor en parts kontroll som han ikke burde ha forutsett og som han heller ikke med rimelighet kan ventes å overvinne eller avverge virkningene av, vil Kreftforeningen vurdere å gi en begrenset utsettelse. Begrunnet søknad om utsettelse sendes Kreftforeningen på e-post til fortrinnsvis før søknadsfristen går ut og senest 24 timer etter søknadsfristen. Søknader blir behandlet umiddelbart. Søknad om utsettelse skal inneholde: Prosjekttittel Prosjektansvarlig institusjon Navn på administrativt ansvarlig Dato for når elektronisk søknad ble opprettet Årsak og begrunnelse for å be om utsettelse: Hva problemet består i, og hvorfor det umuliggjør innlevering innen fristen. Hvorfor det ikke kunne tas høyde for denne typen problemer på forhånd. Bekreftelse fra prosjektansvarlig institusjon på de oppståtte problemer. Ved sykdom skal sykemelding vedlegges. Kreftforeningens saksbehandling av søknaden Søknaden vil bli behandlet i den form den ble mottatt. Administrasjonen kan avvise søknader som åpenbart ikke tilfredsstiller de formelle krav som er stilt til en søknad, for eksempel at søknadsskjemaet ikke er riktig utfylt og/eller ikke har korrekt antall vedlegg. Vi henstiller til prosjektleder å lese nøye gjennom innsendt søknad i PDF-format som tilgjengeliggjøres for søker i søknadsportalen etter innsending. Evaluering av søknadene Søknadene oversendes en faggruppe som vurderer søknadene på faglig selvstendig grunnlag ut fra følgende kriterier: Kvalitet: Omfatter søknadens kvalitet når det gjelder fremstilling og klar formidling av hva som er prosjektets faglige bakgrunn, målsetting og innhold. Søkers kvalitet: Vurdering av prosjektleder ut fra utdanning, publikasjoner og relevant erfaring som forsker og kliniker. Kreftrelevans: Skille mellom prosjekter med a) direkte relevans til kreftsykdom og/eller kreftpasienter, b) prosjekter med indirekte relevans som ikke retter seg spesifikt mot kreft men kan gi viktig informasjon om sykdommen, og c) prosjekter med ingen/usikker relevans. Progresjon: Fremdriften i prosjektet. Behov og nytteverdi: Vurdering av prosjektets potensial for å bidra til å forbedre kreftbehandling og diagnostikk samt nytteverdi for fremtidens kreftpasienter. Miljøets kompetanse: Innebærer en vurdering av prosjektleders kliniske miljø og forskningsmiljø, samt eventuelle lokale, nasjonale og internasjonale samarbeidspartnere. Metode: Metodevalg i forhold til problemstillingen. Gjennomførbarhet: Hvor realistisk det er at man kan gjennomføre prosjektet i henhold til de ressurser og den tidsplan som er skissert i prosjektbeskrivelsen, samt om man kan trekke sikre konklusjoner ut fra forventede resultater og valgt metode. Dersom prosjektet planlegges å gå over lenger tid enn perioden det søkes fristilling for, vurderes gjennomførbarhet både for prosjektet som helhet og det som konkret skal komme ut av månedene med fristilling. 3

4 Faggruppen gir en delkarakter for hvert av de åtte enkeltkriteriene, samt en samlet karakter. Samlet karakter er ikke et aritmetisk gjennomsnitt trykker en helhetsvurdering av søknaden. Kreftforeningens forskningsutvalg foretar den endelige innstillingen til styret som er bevilgende organ. Ved bevilgning vil prosjektleder bli kontaktet av Kreftforeningen for ytterligere informasjon og kontraktinngåelse Prosjektledere som får tilbud om midler vil motta en e-post med tilgang til en elektronisk prosjektkontrakt med nærmere beskrivelse av tildelingen og betingelsene. Prosjektledere som ikke får tilbud om midler vil bli informert per e-post. Kopi av e-posten sendes til administrativt ansvarlig. Adgangen til å klage på et avslag er regulert i Kreftforeningens vedtekter, samt Kreftforeningens prosedyre for administrativ håndtering av klagesaker. Nærmere opplysninger gis ved bevilgning/avslag og kan også fås ved henvendelse til nettsoknad@kreftforeningen.no. For nærmere beskrivelse av saksbehandlingen henvises det til Kreftforeningens retningslinjer for evaluering av søknader om kliniske korttidsstipend. Forutsetninger og forpliktelser ved en eventuell bevilgning Bruk av midler Midlene kan kun brukes til de formål som er anført i søknaden og gjengitt i kontrakten. Dersom midlene ikke har blitt brukt i henhold til søknaden og kontrakten, kan tilbakebetaling kreves. Prosjektleder disponerer alle bevilgede midler fra Kreftforeningen til det gitte prosjekt. Dersom en prosjektleder samtidig får tilbud om midler fra Kreftforeningen og en annen finansieringskilde for fristilling i samme tidsrom, plikter prosjektleder å melde fra og si fra seg bevilgningen fra Arbeidsgiveransvaret ligger hos den prosjektansvarlige institusjon. Prosjektleder har ansvaret for at prosjektansvarlig institusjon får nødvendig informasjon til å kunne ivareta og iverksette sine oppgaver. Dette innebærer bl.a. at prosjektleder må sende kopi av godkjent kontrakt til prosjektansvarlig institusjon. Dersom det er endringer i prosjektet som medfører avvik fra søknaden, må det søkes Kreftforeningen om omdisponering av midlene. Ved avslag skal de midler som ikke er anvendt eller kan anvendes i samsvar med prosjektkontrakten tilbakeføres til Kreftforeningen kan i forhold til ansvarlig institusjon når som helst kreve innsyn i regnskap, herunder fullstendig dokumentasjon, som viser anvendelsen av tildelte midler fra Prosjektoppstart Fristillingsperioden skal gjennomføres i løpet av Ved forsinkelser må det søkes Rapportering En rapport om oppnådde resultater samt avvik fra opprinnelig søknad må sendes inn av prosjektleder. Rapporten initieres av Kreftforeningen og skal besvares via Kreftforeningens søknadsportal innen gitt tidsfrist. Utbetaling av en eventuell bevilgning forutsetter at prosjektleder har sendt inn rapporter fra eventuelle tidligere innvilgede prosjekter. 4

5 Populærvitenskapelig fremstilling Alle søknader om forskningsmidler må inneholde en populærvitenskapelig fremstilling av prosjektet på norsk, maks 1000 tegn. Dersom den populærvitenskapelige fremstillingen ikke er tilstrekkelig i form og innhold, kan administrasjonen ved en eventuell tildeling be om at denne utformes på nytt. Den populærvitenskapelige fremstillingen vil blant annet kunne bli brukt på Kreftforeningens internettsider for å presentere forskningen som får støtte. Fremstillingen må derfor formuleres på en måte som gjør den forståelig for det allmenne publikum. Kreditering og anvendelse av data Med mindre det er særlige grunner som taler mot, skal prosjektleder sørge for at prosjektresultatene blir kjent. Herunder skal prosjektleder gjennomføre de formidlingstiltak/- planer som er angitt i søknaden. Forskningsgenererte data skal anses for allment tilgjengelige såfremt ikke særlige grunner taler imot det eller det foreligger kontraktsvilkår eller offentlige regler som hindrer det. Prosjektleder har en eksklusiv rett til bruk av dataene i prosjektperioden. Kreftforeningen har rett til å bruke dataene i sitt arbeid med mindre det foreligger særlige grunner som tilsier noe annet. Med særlige grunner menes beskyttelse av prosjektleders immaterielle rettigheter, risiko for plagiering, brudd på fortrolighetsforpliktelser, risiko for skader som slik offentliggjøring kan påføre prosjektleders virksomhet, samt andre grunner som gjør at krav om offentliggjøring vil være urimelig i forhold til prosjektleders interesse. Prosjektleder plikter å nevne Kreftforeningens medvirkning i all sin utadrettede informasjon i tilknytning til prosjektet, det være seg i form av foredrag, posters, publikasjoner o.l. Mottakere av midler forplikter seg til å være disponible i forhold til forskningsformidling etter nærmere avtale med Kreftforeningen har rett til å offentliggjøre prosjektleders navn, prosjektansvarlig institusjon, prosjekttittel, finansieringsbidrag, prosjektsammendrag, populærvitenskapelig fremstilling og oppnådde resultater underveis. Rettigheter Prosjektleder som blir tildelt midler anses som helt eller delvis finansiert av Med mindre annet er avtalt med prosjektansvarlig institusjon, trer Kreftforeningen inn i arbeidsgivers rettigheter i forhold til lov om retten til oppfinnelser gjort av arbeidstakere uavhengig av om Kreftforeningen har arbeidsgiveransvaret eller ikke. Bestemmelsen i det foregående ledd er ikke til hinder for at det avtales vederlagsordninger for opphavsmenn tilsvarende de som gjelder for ansattes oppfinnelser i samsvar med Lov om rett til ansattes oppfinnelser. Bestemmelsen er heller ikke til hinder for at retten til prosjektresultatene deles med impliserte parter i samsvar med partenes innsats for å frembringe prosjektresultatet. Det presiseres at bestemmelsen i de foregående ledd ikke skal medføre en begrensning i beskyttelsen av opphavsmannens ideelle interesser etter Åndsverksloven. Ansvar Kreftforeningen har intet ansvar for skade som voldes under forskning. Avtaler ved den prosjektansvarlige institusjon vil her være gjeldende. Force majeure Dersom force majeure hindrer prosjektleder og prosjektansvarlig institusjon i å oppfylle sine forpliktelser, skal Kreftforeningen umiddelbart varsles. Dersom force majeure setter prosjektet i fare, skal partene møtes for å forhandle om nødvendig justering av prosjektet. Dersom partene ikke blir enige om slik justering, kan Kreftforeningen stoppe utbetaling til prosjektet 5