TILSYN ETTER PLAN OG BYGNINGSLOVEN

Transkript

1 TILSYN ETTER PLAN OG BYGNINGSLOVEN BYGGETILSYNET FOR ØVRE ROMERIKE V/ARNE LØVBERG

2 Kort historie I 1997 kom revisjonen av plan og bygningsloven Bygningskontrollen ble lagt ned Kommunene fikk en tilsynsplikt Tilsyn er en forutsetning for at plan og bygningsloven skal fungere etter hensikten , ny plan og bygningslov med enda strengere krav til kommunene om å føre tilsyn Nye lovpålagte tidsavgrensede tilsyn, jf. SAK 10, 15-3 Det er i Ot.prp. Nr. 45 ( ) sagt at Kontrollfunksjonen gikk over til å bli en del av foretakenes ansvar, i tråd med Byggesaksreformens innføring av nye ansvarsregler i Under forutsetning av at foretakene selv hadde system for kvalitetssikring og styring, ville det være foretakene selv som ville være de nærmeste til å ivareta kontrollen, og da på en mer direkte og helhetlig måte enn den kommunale bygningskontrollen hadde mulighet til.

3 HVA ER TILSYN? Tilsyn er å se til at noe blir gjort Tilsyn er ikke kontroll! I byggesak er tilsyn å se til at ansvaret følges opp, og at oppgaven utøves i tråd med plan og bygningslovens bestemmelser Det kan føres tilsyn med: Alle tiltak innenfor plan og bygningslovens bestemmelser Tiltakshavers egne arbeider Foretakenes funksjon og fagområder Eksisterende bygg Det kan føres tilsyn inntil 5 år etter at ferdigattest er gitt.

4 Formålet med tilsyn Formålet med tilsyn er bedre bygg og i første rekke å påse at tiltak i kommunen oppføres i samsvar med bestemmelsene gitt i eller i medhold av plan og bygningsloven Tilsyn har videre som formål å avdekke om aktørene i byggesaken gjennomfører sine oppgaver i henhold til den tildelte ansvarsretten. Tilsyn er en forutsetning for at ansvarsrettssystemet skal virke etter sin hensikt. Tilsyn vil ha en forebyggende virkning på virksomheten til involverte foretak i forhold til pågående og nye byggetiltak Tilsyn i tidlig fase vil kunne forhindre at feil i prosjekteringen får ringvirkninger for andre og påfølgende deler av byggeprosjektet med de økonomiske konsekvenser dette innebærer. Byggefeil er ikke økonomisk eller tidsmessig gunstig verken for tiltakshaver eller aktørene i BA næringen. Regelmessig tilsyn vil også bidra til å understreke behovet for seriøsitet i bransjen og øke tilliten til ansvarsrettssystemet i tillegg til å bidra til dialog mellom kommunene og foretakene.

5 Tilsyn: Organisering av tilsyn, prosedyrer og dokumentmaler

6 ORGANISERING AV TILSYN, 1. Kommunens øverste myndighet er kommunestyret. Kommunens bygningsmyndighet er tilsynsorgan for saker etter pbl. Som regel finnes det et delegasjonsreglement, hvor kommunestyret har delegert sin myndighet til en stilling i administrasjonen som skal ivareta plan og bygningslovens bestemmelser innenfor kommunens grenser. Det er ofte bygningssjefen og byggesaksavdelingen som har delegert myndighet til å forvalte plan og bygningsloven. Det bør utarbeides rutiner og retningslinjer for utøvelse av tilsyn.

7 Organisering av tilsyn, 2. Kommunen står fritt til å organisere sin tilsynsvirksomhet tilpasset de lokale forhold. Det er viktig at tilsynsoppgaven blir gjort kjent oppover i organisasjonen. Kommuner som ikke er i stand til å utføre tilsyn i egen regi, kan gå sammen over kommunegrensene og etablere særskilt tilsynsenhet eller avdeling opprettet av flere kommuner, et såkalt interkommunalt tilsyn, se tilsynsveileder HO 2/2007 og kommunelovens 27 og 28

8 Organisasjonsmodeller Organisasjonsmodeller: Integrert tilsyn Det vanligste er er at kommunens byggesaksbehandlere både behandler byggesaker og fører tilsyn i saker som kommer inn under plan og bygningslovens bestemmelser. Dette er den enkleste form for integrering av tilsyn i den kommunale byggesaksbehandlingen. Saksbehandler kjenner byggesaken. Det er allikevel viktig å skille mellom saksbehandling og tilsyn. Å gjennomføre et tilsyn er ikke et enkeltvedtak. Å gi tillatelse eller avslag i en søknad er et enkeltvedtak etter fvl. Og får derved klagerett etter fvl. 28 Det er ikke klagerett etter fvl. 28 på et tilsyn, ikke før det kommer til oppfølging og pålegg/tvangsmulkt. Egen kommunal tilsynsenhet Tilsynsvirksomheten er en uavhengig enhet eller avdeling adskilt fra byggesaksavdelingen. Tilsynsenheten utøver alle tilsynsoppgaver, og bør arbeide nært sammen med byggesaksavdelingen. Fordelen er at det bygges raskt opp god kompetanse.

9 Organisasjonsmodeller Interkommunalt tilsynskontor Mindre kommuner med få byggesaksbehandlere eller kommuner der det er stort utbyggingspress kan samarbeide over kommunegrensene ved å opprette et felles tilsynsorgan. Dette er en grei måte å arbeide på da man lett kan holde roller adskilt. Det må her foreligge en godt gjennomarbeidet handlingsplan og avtale som i omfang tar for seg de forhold et slikt samarbeid omfatter. Avtalen må undertegnes av en representant fra hver av medlemskommunene. PGA kommuneloven er dette et arbeid som må foregå og avklares av rådmennene i hver enkelt kommune. Tilsynet gjennomfører arbeidet med tilsyn og er ferdig med oppgaven når rapport er skrevet, godkjent og sendt ut. Hos oss har tilsynskontoret ikke delegert myndighet til å fatte enkelt vedtak (gi pålegg) Bygningssjefen velger sanksjoner etter pbl. kapittel 32 og følger opp med evt. pålegg og tvangsmulkt/overtredelsesgebyr.

10 Organisasjonsmodeller Løsere samarbeid I andre sammenhenger kan et løsere samarbeid mellom byggesaksbehandlerne i de forskjellige kommunene samarbeide om tilsynsoppgaven. Dette kan organiseres via jevnlige møter og etablering av tilsynsprogram for hver enkelt kommune

11 Handlingsplanen Der det utarbeides en handlingsplan bør denne inneholde litt om følgende: 00 Innhold 01 Etablering av byggetilsyn (grunnlaget/opprinnelsen) 02 Formål 03 Omfang 04 Ansvar, myndighetsutøvelse og kommunikasjon 05 Ressurser Personell Infrastruktur Arbeidsmiljø Innsyn i byggesak og informasjonsflyt Økonomiske ressurser

12 Handlingsplanen forts. 06 Formidling og distribusjon av planen 07 Registrering og arkivering 08 Prioritering av byggesaker for tilsyn 09 Gjennomføring av tilsyn kvalitet 10 Tilsynsmetoder Revisjonstilsyn Dokumenttilsyn Inspeksjonstilsyn 11 Referansedokumenter 12 Merknader / Begrepsbruk 13 Dokumenthistorikk / Revisjon / Godkjent byggetilsynet 14 Godkjent i kommunene

13 Prosedyrer og dokumentmaler Bestilling/ beslutning Oppfølging Planlegging og varsel Oppsummering og rapport Gjennomføring

14 Dokumentmaler Det er noen grunnleggende dokumenter som bør være utarbeidet som maler på forhånd: Varsel om tilsyn Sjekkliste (møteplan) Tilsynsrapport Sjekkliste for milepel i hver enkelt sak Dette er nødvendig for å holde orden på hvor saken befinner seg i prosessen

15 Andre viktige dokumenter Prosedyrer og dokumentmaler Rutiner for gjennomføring av tilsyn Revisjonstilsyn Dokumenttilsyn Inspeksjonstilsyn Veiledninger Maler

16 Her vises noen dokumentmaler For bruk i tilsynssammenheng Mal - varsel om tilsyn etter plan og bygningsloven Brevmal for anmodning om dokumentasjon Rutine gjennomføring av dokumenttilsyn Rutine gjennomføring av inspeksjonstilsyn Rutine gjennomføring av revisjonstilsyn Brevmal for tilsynsrapport etter dokumenttilsyn Brevmal for tilsynsrapport etter inspeksjonstilsyn Brevmal for tilsynsrapport etter revisjonstilsyn Mal krav om innsending av dokumentasjon for tilsyn Brevmal for anmodning om dokumentasjon

17 dokumenter Forts. Til bruk ved oppfølging etter gjennomført tilsyn Mal for varsel om pålegg, pbl. 113 ( 32-2) Mal for varsel om pålegg, pbl. 107 ( 32-2) Gi pålegg ved ulovligheter Mal for pålegg om retting Mal for stoppordre etter pbl. 97 ( 32-3, 32-4) Mal for stoppordre etter pbl. 113 ( 32-3, 32-4) Mal for anmodning om bistand av politiet ( 32-4) Mal for unnlatt oppfølging etter pbl. 116B ( 32-1) Notatmal for besiktigelse Ilegge tvangsmulkt etter pb. 116A ( 32-5) Mal for vedtak om løpende tvangmulkt og engangstvangsmulkt etter pbl. 116A 3.pkt. ( 32-5)

18 Maler og rutiner Tidligere (før ) lå det maler ute på nettsiden: BE skal i ettertid ha fremarbeidet maler for tilsyn, men er ikke ferdige. epost til hille@be.no. Med forbehold om endringer etter

19 Når kan tilsyn gjennomføres? Tilsyn kan gjennomføres når som helst etter at søknad er kommet inn. Plan og bygningsloven setter ingen begrensninger for når tilsyn kan gjennomføres. Tilsyn med tiltaket, herunder de ansvarlige foretak, kan gjennomføres på alle stadier av byggesaken. Tilsyn med byggverket kan også iverksettes etter at ferdigattest er utstedt og i hele byggets levetid inntil 5 år etter at ferdigattest er utstedt. Det kan føres tilsyn med byggetiltak hvor det ikke er søkt om tillatelse. I de fleste søknadspliktige tiltak vil tilsyn være mest aktuelt så tidlig som mulig og før ferdigattest er gitt. Tilsyn krever ikke at det forligger mistanke om ulovlige forhold i en byggesak.

20 1. Tilsynsprosessen Ved årets begynnelse etableres et tilsynsprogram (grovkornet) etter de saker som er kommet inn. Etter nærmere avklaringer og enighet utarbeides det planer med tema for hvert enkelt tilsyn Planene må inneholde opplysninger: Foretak Byggeplassadresse Type tilsyn (Revisjon, inspeksjon, dokumenttilsyn) Tema for tilsynet Hvilken kompetanse trenger vi Hvor og når gjennomføres tilsynet (fastsette dato) Kontaktperson

21 2. Tilsynsprosessen Når planene er lagt for eks. for nærmeste mnd, kvartal eller halvår starter gjennomføringen av tilsynsprosessen med å varsle eller ikke varsle. Større revisjoner varsles som regel Det er lettere å få frem det man etterspør Inspeksjoner kan varsles men man må ikke Dokumenttilsyn gjennomføres ved utsendelse av brev hvor man ber om fremleggelse av de dokumenter tilsynet ønsker å se nærmere på. Denne tilsynstypen varsles ikke.

22 3. Tilsynsprosessen Revisjonstilsynet gjennomføres ved at det blir varslet ca 14 dager til 3 uker i forveien Tilsynet gjør i varslet oppmerksom på hva som skal gjennomgås og ses nærmere på under tilsynsmøte Tilsynet orienterer om hvor lang tid gjennomføringen vil ta (også egen møteplan)

23 4. Tilsynsprosessen Revisjonstilsynet åpnes med: Utdeling av møteplan og sjekkliste for hva som skal gjennomgås, følger som regel det som er varslet. Foretaket blir intervjuet om bruken av sitt styringssystem i dette tiltaket, systemet gjennomgås. For de forskjellige funksjonene er det viktig å se hvordan systemet brukes for å kartlegge gjeldende krav og likeledes løse de på riktig grunnlag samt dokumentere løsningene. Tilsynet har pause og oppsummering av de avvik/observasjoner som er gjort. Tilsynet avsluttes med en opplesning av det tilsynet har funnet, og tilsynsleder og foretakets representant undertegner denne hovedkonklusjonen før møte avsluttes.

24 5. Tilsynsprosessen fortsetter Etter gjennomføring av tilsynsmøte gjennomføres det i enkelte saker også befaringer på byggeplassen. Tema her vil være å få se hvordan foretaket benytter systemer i praksis. Her kan også tilsynet be om å få se hvordan viktige detaljer kontrolleres og dokumenteres.

25 Hva forholder vi oss til? Som hjelpemidler og grunnlag for gjennomføring av tilsyn støtter vi oss til: Fortsatt HO-2/2007 Tilsyn, Temaveiledning. Ny veileder er under arbeid NS-EN ISO 9000 serien. (Kvalitetssikring) NS-EN ISO 19011:2002. (Revisjonsstandarden) I medhold av plan og bygningslovens kap , 25-2 skal tilsynet gjennomføres på den måte, i det omfang og med den intensitet som kommunen finner hensiktsmessig.

26 Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitets- og/ellermiljøstyring ISO 19011:2002 Dette er en standard tilsynsaktiviteten kan bygges opp etter, men det er ingen krav om dette Kommunene står fritt til å velge metoder selv.

27 Starte revisjonen 6.2 Peke ut leder for revisjonslaget Fastsette revisjonens mål, hensikt og kriterier Bestemme om revisjonen er gjennomførbar Velge revisjonslaget Etablere den første kontakten med den reviderte parten

28 Gjennomføre dokumentasjonsgjennomgåelse 6.3 Gjennomgå aktuelle dokumenter for styringssystem, inkludert registreringer, og bestemme om de er tilstrekkelige i forhold til revisjonskriteriene

29 Forberede for revisjonsaktiviteter på stedet 6.4 Utarbeide revisjonsplanen Tildele arbeid til revisjonslaget Utarbeide arbeidsdokumenter

30 Gjennomføre revisjonsaktiviteter på stedet 6.5 Gjennomføre åpningsmøte Kommunikasjon under revisjonen Roller og ansvar for veiledere og observatører Samle inn og verifisere informasjon Frembringe revisjonsfunn Utarbeide revisjonskonklusjoner Gjennomføre avslutningsmøte

31 Utarbeide, godkjenne og distribuere revisjonsrapporten 6.6 Utarbeide revisjonsrapporten Godkjenne og distribuere revisjonsrapporten

32 Fullføre revisjonen 6.7 (Orientere bygningssjef om funn)

33 Gjennomføre oppfølging av revisjonen 6.8 (Følge opp avvik med pålegg om retting)

34 Tilsyn Tilsyn i praksis, tilsynsformer, overtredelser og oppfølging

35 Vanlige tilsynsformer Det er ikke noen krav til tilsynsformer, men det har opp i gjennom årene blitt til: Dokumenttilsyn Inspeksjonstilsyn Revisjonstilsyn

36 Ulike funksjoner med ansvar Tiltaket er i dag delt opp i flere funksjoner og ansvarsområder: Ansvarlig søker, kun en i tiltaket Ansvarlig prosjekterende, kan være flere i samme tiltak Ansvarlig utførende, kan være flere i samme tiltak Ansvarlig kontrollerende, kan være flere i samme tiltak.

37 Kontroll/kvalitetssikring Egenkontrollen er tatt vekk som eget ansvarsområde Egenkontrollen er overført til obligatoriske krav om kvalitetssikring

38 Hva ser vi etter? Da det tidlig i forberedende arbeide ble satt som forutsetning at ansvarsrettssystemet endres med forutsetninger i at foretakene innehar egne system som ivaretar relevante krav og kvalitet i tiltakene, så er det viktig å ha høy fokus på foretakenes styringssystemer og bruken av disse. Tilsynet har derfor valgt å ha en høy fokus på minimumskravene i plan og bygningslovens bestemmelser. Tilsynet ser derfor til at minimumskravene etter SAK 10, Kap. 10, 12 og 14 er innlemmet i foretakets system og at foretakene har et KS system som ivaretar deres funksjon og ansvar i tiltaket. (stikkprøver) Der foretaket er ISO sertifisert, skal disse kravene fremkomme under avsnitt 5-1 i standarden og skal betegnes som lov og forskriftskrav. Med utgangspunkt i gjeldende krav og formålsparagrafen både i plan og bygningsloven, SAK 10 og teknisk forskrift av 2010 velger vi ut tema for tilsynet. Hvordan planlegges tiltaket? Er tiltaket prosjektert og kvalitetssikret? Er krav kartlagt Hva er utarbeidet av løsninger? Hva er prosjekteringsgrunnlaget? Preaksepterte løsninger eller er det egne analyser eller en blanding? Hva er grunnlaget for utførelsen? Har disse dokumentene noen sammenheng med det som er prosjektert? Har disse dokumentene gjennomgått kvalitetssikringen til ansvarlig prosjekterende? Hvordan dokumenterer foretakene at tiltaket er i tråd med gjeldende bestemmelser i plan og bygningsloven utover samsvarserklæringen?

39 Tilsynsformer Gjennomføringen av tilsyn Om man ønsker å se nærmere på hvordan foretakets KS system fungerer og brukes i gjennomføringen av tiltaket samt hvordan foretaket ivaretar sitt ansvar i byggesaken, varsles det om tilsyn. Et slikt tilsyn har hittil blitt kalt revisjonstilsyn Vi reviderer byggesaken, hele eller deler av den. Det er ikke lenger noe krav om at de tidligere nevnte navnene på de forskjellige tilsynene skal gjelde.

40 Tilsynsformer Gjennomføring av tilsyn forts. Varsel om tilsyn skal gi opplysninger om hva tilsynet ønsker å se nærmere på, tid og sted for gjennomføring. Se egen mal for varsel om tilsyn. Varsel skal sendes ansvarlig søker i byggesaken.

41 Tilsynsformer Gjennomføring av tilsynet forts. Revisjonstilsynet varsles ca 2-3 uker i forveien Be om innsendelse av dokumentasjon med frist satt noen dager før tilsynsdatoen, da kan tilsynet forberede seg bedre til møte med foretaket. Det skal alltid være to tilstede under gjennomføringen av tilsynsmøtet Vær alltid profesjonell og høflig under gjennomføringen av tilsynsmøte, vis respekt. Det er meget viktig å ha en god tone og en god dialog med foretakene Forklar med enkle ord hva tilsyn er Det er mange som lurer på hva dette er, da dette er noe nytt. Gjennomgå agendaen for møtet Opplys om at det vil bli skrevet rapport etter gjennomføringen av tilsynet Prøv å hold tiden som er satt

42 Tilsynsformer Gjennomføring forts. Gjør notater der det er avvik fra lov og forskriftskrav Ikke svar anerkjennende Noter ned observasjoner som er av betydning for en helhetlig vurdering Forklar at det vil bli skrevet rapport Oppsummer tilslutt med en så helhetlig, men fortsatt en foreløpig hovedkonklusjon Les opp den foreløpige hovedkonklusjonen, og spør om foretakets representant er enig

43 Tilsynsformer Gjennomføring forts. 13 Der det ikke er enighet om innholdet i den foreløpige hovedkonklusjonen, skal grunnen til uenigheten også protokollføres Om foretakets representant ikke ønsker å undertegne, så skal dette også føres i protokollen før leder av tilsynet undertegner.

44 INSPEKSJONER UTF (Inspeksjonstilsyn) Ved gjennomføring av inspeksjon på byggeplassen, på funksjonen UTF Vi kan varsle, men er ikke pålagt det Det holder ofte med å ta en telefon kort tid i forveien til den som har ansvaret for det vi ønsker å se nærmere på. Ute på byggeplassen presenterer vi oss, gjerne med et ID kort Husk verneutstyr i tråd med HMS reglene Vi spør etter anleggsleder, prosjektleder, byggeleder eller formann (den som har det faglige ansvaret for byggeplassen) Vi ber om å få se hvordan KS systemet fungerer i praksis (husk tilsyn er ikke kontroll) Hvordan er gjennomføringen planlagt? Hva er grunnlaget for utførelsen? Hvem har ansvaret for kvalitetssikringen? Hvordan dokumenteres kvalitetssikringen gjennomført?

45 INSPEKSJONER PRO (Inspeksjonstilsyn på prosjektering) Ved gjennomføring av inspeksjon på prosjekteringen, så bør dette gjennomføres i et avtalt møtelokale i kommunen eller i bedriften Vi varsler på forhånd på vanlig måte Vi ber også her om å få se hvordan KS systemet fungerer i bedriften i praksis Hvordan er prosjekteringsarbeidet planlaget? Hvordan er kravene kartlagt, definert og løst? Hva er grunnlaget for prosjekteringen? Preaksepterte løsninger, analyser eller en blanding? Hva er utarbeidet som grunnlag for utførelse og kontroll av utførelse? Hvem har ansvaret for kvalitetssikringen? Hvordan dokumenteres kvalitetssikringen gjennomført? Vurder egen kompetanse innenfor de forskjellige fag!

46 Inspeksjon på KPR Ansvarlig for kontroll av prosjekteringen bør kalles inn til gjennomgang eller ved besøk i bedriften for gjennomgang av: Hvem har ansvaret for kontrollen? Hvordan planlegges kontrollen? Hva er grunnlaget for kontrollen? Hvordan dokumenteres kontrollen gjennomført? Gi kun en kort varsel for gjennomgang av kontrollarbeidet. Vurder egen kompetanse innenfor de forskjellige fag!

47 Inspeksjon på KPR forts. Når vi skal gjennomgå kontroll/kvalitetssikringen er det viktig å ha en grunnleggende ryddig struktur på tilsynsarbeidet. Se til at kontrollen har synliggjort: Hvilke fag skal kontrolleres Hva skal kontrolleres Hva er kontrollgrunnlaget (ofte tegninger, detaljer og beskrivelse) Hvilken kontrollform Hvilken kontrollmetode Når er kontrollen gjennomført Hvem har hatt kontrollansvaret Dokumentasjon på gjennomført kontroll Kontrollrapport Vurder egen kompetanse innenfor de forskjellige fag!

48 Inspeksjon på KUT Ansvarlig for kontroll av utførelsen bør kalles inn til gjennomgang av: Hvordan planlegges kontrollen? Hva er grunnlaget for kontrollen? Hvem har ansvaret for kontrollen? Hvordan dokumenteres kontrollen gjennomført? Gi kun en kort varsel for gjennomgang av kontrollarbeidet. Vurder egen kompetanse innenfor de forskjellige fag!

49 Inspeksjon på KUT forts. Når vi skal gjennomgå kvalitetssikring/kontrollarbeidet er det viktig å ha en grunnleggende ryddig struktur på tilsynsarbeidet. Se til at kontrollen har synliggjort: Hvilke fag skal kontrolleres Hva skal kontrolleres Hva er kontrollgrunnlaget (ofte tegninger, detaljer og beskrivelse) Hvilken kontrollform Hvilken kontrollmetode Når er kontrollen gjennomført Hvem har hatt kontrollansvaret Dokumentasjon på gjennomført kontroll Kontrollrapport Vurder egen kompetanse innenfor de forskjellige fag!

50 Ulike fagområder Et tiltak kan være sammensatt av mange forskjellige fag. Innenfor prosjektering kan det være: Arkitekt Rådgivende ingeniører for Geoteknikk Bygg Brann Lyd Akustikk VVS Elektro Automasjon Osv.

51 Ulike fagområder forts. Innenfor utførelse kan det være: Oppmåling, plassering og beliggenhet Grunnarbeider (stein og jord) Forskaling Betong Armering Murer Rørlegger Tømrer Elektrikker (alarmanlegg) Ventilasjon Heis/rulletrapper Anleggsgartner Maler/gulvbelegg (overflater og brannkrav)

52 Hva er et styringssystem? Tilsynet får fremlagt mange kreative versjoner av styringssystemer. Det er ikke alle som har det rette innholdet. Det er ikke alle som er tilpasset verken bedriften eller tiltaket Tilsynet må se til at systemet har en slags verdi for tiltaket, og at det bekrefter at forutsetninger er ivaretatt. Tilsynet må være i stand til å se om dokumentene i KS systemet har noen betydning for kvaliteten på tiltaket. Dokumentene må bekrefter at forskriftene er fulgt og at det som er prosjektert innfrir kravene og forutsetningene i forskriften. Dokumentene må bekrefte at utførelsen innfrir de forutsetninger som ligger i prosjekteringen.

53 Byggesaksforskriften Kap. 10 Krav til foretakssystem 10-1 System for oppfyllelse av plan og bygningsloven. Krav til rutiner. Foretak som søker godkjenning for ansvarsrett skal ha et system som sikrer etterlevelse av krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven. Systemet skal i innhold og omfang være tilpasset foretaket og tilhørende godkjenningsområde. Ved lokal godkjenning for ansvarsrett skal systemet være tilpasset ansvarsområdet.

54 Av systemet skal følgende fremgå: a) Organisasjonsplan, jf. 1-2 første ledd bokstav c b) Hvordan andre foretak som foretaket knytter til seg styres c) Hvordan foretaket ivaretar de plikter og oppgaver som følger av foretakets ansvar og funksjon, jf. Kap. 12 d) Hvordan foretaket identifiserer, ivaretar, herunder verifiserer, og dokumenterer oppfyllelse av relevante krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven som gjelder for foretakets godkjenningsområde, jf. 1-2 bokstav c, og ved lokal godkjenning ansvarsområde, for å sikre at alle relevante krav og vilkår oppfylles i tiltaket.

55 10-1 fortsetter e) Rutiner for å sikre at foretaket har nødvendige og oppdaterte kunnskaper om krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven som er relevant for foretakets godkjenningsområde. f) Rutiner for å identifisere, behandle og lukke avvik, herunder hindre gjentagelse av avvik, fra krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven. g) Rutiner for hvordan foretaket ivaretar registrering, versjonshåndtering, videreformidling og oppbevaring av dokumetasjon som viser at krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven er oppfylt. Foretaket skal ha rutiner for å sikre jevnlig gjennomgang og oppdatering av systemet.

56 Noen eksempler på funksjonskrav etter Kap. 12 Kap. 12, 12-2 Ansvarlig søkers ansvar: c) At søknad om tillatelse, eventuelt rammetillatelse og igangsettingstillatelse inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å vise at tiltaket oppfyller krav gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven, jf. 5-4, herunder tiltakets plassering, avklaring av behov for dispensasjon, utarbeiding og oppdatering av gjennomføringsplan og tilrettelegging for kontroll, og forslag til tiltaksklasser for fagområdene, jf. 9-4 om tiltaksklasser og 5-3 om gjennomføringsplan

57 Noen eksempler fortsetter Kap. 12, 12-3, Ansvarlig prosjekterendes ansvar a) At prosjekteringen er kvalitetssikret og dokumentert i henhold til byggteknisk forskrift kapittel 2 og er tilstrekkelig grunnlag for utførelsen, samt at det foreligger produkt dokumentasjon i henhold til byggteknisk forskrift kapittel 3 dersom prosjekterende står for valg av produkt.

58 Noen eksempler fortsetter Kap. 12, 12-4, Ansvarlig utførendes ansvar: a) At utførelsen er kvalitetssikret og i samsvar med produksjonsunderlaget, og at eventuelle vilkår som følger av tillatelse eller særskilte krav til utførelsen gitt i eller med hjemmel i plan og bygningsloven er oppfylt.

59 Noen eksempler fortsetter Kap. 12, 12-5, Ansvarlig kontrollerendes ansvar: a) Å planlegge og gjennomføre kontroll, samt foreta sluttkontroll.

60 Hvem deltar på tilsynet? Leder av tilsynsgruppa og en saksbehandler er vanlig Evt. Med tillegg av fagtilsyn der kommunen ikke har kompetanse i egne rekker Fra foretaket møter vanligvis faglig ansvarlig for di fag det er varslet tilsyn på Foretaket kan i medhold av fvl. 12 la seg representere ved en fullmektig Advokat trenger ikke fullmakt Annen fullmektig skal vise fullmakt Foretaket skal varsle tilsynet om at det ønsker å stille med annen fullmektig enn det som fremkommer av foretaksdokumentene Tilsyn er ikke noe åpent offentlig møte, men det er opp til foretaket selv å avgjøre. (veiledere, observatører 6.5)

61 Tilsynsformer Gjennomgang av styringssystemet ved bruk av sjekkliste Bruk sjekklisten (velg ut deler av systemet eller hele) Vær tydelig på hva du ber om fremlagt, og følg den plan som er oppgitt i varsel om tilsyn Organisasjonsplan Denne skal vise: Foretakets organisasjonsstruktur Overordnet ansvars-og myndighetsfordeling Ressurser og kvalifikasjoner med hensyn til utdanning og praksis i foretaket, jf BSF 1-2e La foretaket få tid til å finne frem de dokumentene du ber om La foretaket selv forklare hvorfor dokumentet er utarbeidet og hvordan dokumentet benyttes i tiltaket, likeledes hva det er ment at det skal dokumentere (hvorfor har foretaket dette dokumentet, og hvilke lov/forskriftskrav skal det imøtekomme?)

62 Tilsynsrapporten Bruk godkjent rapportmal og skriv rapporten så snart som mulig etter avsluttet tilsyn. Det er ikke lurt at det tar for lang tid. Vær presis med hva som skrives i rapporten. Vis til hjemler i lovverket. Det skal ikke være tilføyelser utover det som fremkom under gjennomføringen av tilsynsmøte Forslag til rapport sendes ut til tilsynsgruppa med oppfordring til innspill/kommentarer. Sett en kort frist for dette. Drøft innholdet i rapporten før den går til endelig godkjenning hos bygningssjefen Når bygningssjefen har godkjent rapporten, distribueres rapporten ut. Da er det enighet om hva som var fakta under gjennomføringen av tilsynet. Den er et offisielt dokument når den er ført inn som et dokument i saken og er synliggjort på kommunens postliste. Rapporten sendes til: Tiltakshaver, ansvarlig søker og andre berørte foretak i byggesaken Dersom tilsynsrapporten berører grunnlaget for sentral godkjenning for ansvarsrett, skal kopi av rapporten sendes til Statens bygningstekniske etat

63 Enkeltvedtak Verken varsel om tilsyn, gjennomføring av tilsyn, tilsynsrapporten, be om innsending av dokumentasjon etter tilsyn eller varsel om pålegger enkeltvedtak. Hvis det utstedes stoppordre eller gis pålegg om retting, så er dette enkelt vedtak etter forvaltningsloven, og det skal gis klagerett etter fvl. 28. Slike vedtak skal fattes av det organ som har delegert myndighet etter delegasjonsreglementet i den respektive kommune. Med grunnlag i ovenstående, og slik det er i dag, avslutter det interkommunale tilsynet sitt arbeid ved utsendelse av den godkjente tilsynsrapporten Etter dette er det bygningssjefen i hver enkelt kommune som følger opp med eventuelle sanksjoner. Der tilsynet er utskilt som en egen enhet, og har delegert myndighet, kan tilsynet selv fatte vedtak å følge opp dette. Husk at det skal være enighet om reaksjonsmåten og de sanksjoner som varsles. Overordnet leder skal gjøres kjent med valg av reaksjon før den går ut. Vedtakene fattes med grunnlag i delegert myndighet fra kommunestyret.

64 Rapportens innhold Bsf Tilsynsrapporter Kommunen skal utarbeide en tilsynsrapport ved utført tilsyn i den enkelte sak. Rapporten skal, i den grad det er relevant, gi opplysninger om: Faktiske forhold Tid Sted Hvem som er tilstede Andre opplysninger om tiltaket Foretak og ansvar i byggesaken (funksjon og fag) Observasjoner under tilsynet (avvik) Bestemmelser, tillatelser mv som er overtrådt Fremlagt dokumentasjon Kommunens/tilsynets vurdering av forholdet Sanksjoner og andre reaksjoner fra kommunen Frist for lukking av avvik

65 Dokumenttilsyn Dokumenttilsynet gjennomføre ved at tilsynet ber om innsending av dokumentasjon For eksempel. Ansv. SØK Oversikt over hvordan alle funksjoner og fag i byggesaken er belagt med ansvar (grensesnittsmatrise) Hvem har ansvar for hva? Underliggende dokumentasjon i forhold til samsvarserklæring/kontrollerklæring

66 Eksempler på dokumentasjon Dokumenter som er signert av ansvarlig for kvalitetssikringer eller ansvarlig kontrollerende: Dokument som viser at det er foretatt fuktighetsmålinger Dokument som viser at det er foretatt termografering og tetthetskontroll Dokument som viser at det er foretatt målkontroll Dokument som viser at det er foretatt beliggenhetskontroll Dokument som viser at det er gjennomført mottakskontroll på materialer (kvalitet) Betong Trelast/limtre Takstoler Brannklassifiserte dører Lydkrav til dører og vinduer Sjekklister som viser hva som er sjekket og hva det er sjekket mot (hvilke prosjektdokumenter og detaljer?) Tekniske godkjenninger på lukkede elementer Dokumentasjon på byggevarer All dokumentasjon skal foreligge på et av de skandinaviske språkene

67 Overtredelser Tilsynet finner ofte at det mangler et styringssystem som har en betydning for kvaliteten i tiltaket Det mangler organisasjonsplan slik den skal fremstå Det mangler ofte organisasjonsplan for tiltaket Gjeldende krav er ikke kartlagt, definert og løst på riktig grunnlag Kontrollarbeidet mangler planer, det er ikke planlagt, det er ingen opplysninger om hvordan kontrollarbeidet ska dokumenteres gjennomført. Ofte har et foretak tatt på seg prosjekteringen av alt, uten at foretaket har kompetanse til dette, og kan ikke dokumentere at all prosjektering er gjennomført. Ute på byggeplassen finner tilsynet at det mangler grunnlag for utførelse av detaljer, dette går ofte etter eget hode. Svært ofte mangler det planer for gjennomføring av kontroll. Der tilsynet får fremlagt kontrollplaner, så er det ofte mangler av en slik karakter som ikke bidrar til kvalitet i tiltaket. Ofte er det også her et foretak som har tatt på seg alt ansvar uten at det er tilstrekkelig kompetanse i tiltaket. Det mangler svært ofte dokumentasjon for gjennomført kontroll.