Møteinnkalling. Kommunestyret. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 NB! Starttidspunkt

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Kommunestyresalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 17:00 NB! Starttidspunkt Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Epost: Møtesekretær innkaller vararepresentanter. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Terje B. Granmo Ordfører Randi Hammer Fosmo sekretær Side1

2 Saksliste Innhold Untatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 42/14 RS 43/14 RS 44/14 Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Malvik Møteplan Sør-Trøndelag fylkeskommune 2015 Møteprotokoll styret i Revisjon Midt-Norge IKS Saker til behandling 2014/ / / PS 57/14 Revisjon av individuelle legeavtaler / PS 58/14 Økonomisk avtale med fastlegene i Malvik 2014/ PS 59/14 Kommunereformen - lokal prosjektorganisering og prosjektplan 2014/ PS 60/14 Opprettelse av byggekomite. 2014/ PS 61/14 FDV - nytt kulturhus i Hommelvik 2014/ PS 62/14 Navnsetting kommunale nybygg / PS 63/14 PS 64/14 PS 65/14 PS 66/14 PS 67/14 Søknad om fritak for betaling av eiendomsskatt Retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt Ny samarbeidsavtale med Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) sine samarbeidskommuner Organisering Sør-Trøndelag 110-sentral - ny samarbeidsavtale og vedtekter Kommunal garanti til Hommelvik idrettslag v/friidrettsavdelingen for opptak av lån 2014/ / / / / Side2

3 Referatsaker Side3

4 Referatsaker Side4

5 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato/tid: kl. 17:00 18:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Møterom 223, Rådhuset. Per Walseth, leder Tove Grendstad Kerstin Leistad Gunnar Lohse Per-Arild Lyng Øystein Sneisen, vara for Lyng Andre møtende: Kristian Rolstad, rådmann (Sak 32) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 031/14-037/14 Arkivsak: 14/111 Saksliste 031/14 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget 12.mai /14 Orientering om status i kommuneøkonomien og utfordringer fremover. 033/14 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /14 Forslag til økonomiplan for og budsjett 2015 for Kontroll og tilsyn. 035/14 Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risiko.l 036/14 Innledende diskusjon - plan for forvaltningsrevisjon /14 Eventuelt. Sakene ble behandlet I følgende rekkefølge: Side5

6 Sak 031/14 - Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget 12.mai Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 032/14 - Orientering om status i kommuneøkonomien og utfordringer fremover. Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en ny oppdatert økonomisk status på møtet 17.november. Protokoll Rådmann Kristian Rolstad orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Månedsrapport per juli 2014 oversendes kontrollutvalget via Konsek. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en ny oppdatert økonomisk status på møtet 17.november. Sak 033/14 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Side6

7 Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Orientering fra kontrollutvalgskonferanse og årsmøte i Forum og Tilsyn og kontroll i Haugesund den juni P.-A. Lyng og G. Lohse deltok. 2. Åpne dører i kontrollutvalg: Artikkel i Kommunerevisoren nr Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Uttalelse om kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post 4. Møteoffentlighet i Nes kommune Sivilombudsmannens uttalelse. 5. Hva er nettleie? 6. Kommunebarometeret kommuner i Sør-Trøndelag. 7. Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per Invitasjon til samling for kontrollutvalg på Tiller Invitasjon til samling for kontrollutvalg i Værnesregionen Vedrørende pkt 8: Per-Arild Lyng og Gunnar Lohse deltar. Vedrørende pkt 9: Per Walseth deltar. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 034/14 - Forslag til økonomiplan for og budsjett 2015 for Kontroll og tilsyn. Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2015 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2015 med en ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Side7

8 Sak 035/14 - Innledende diskusjon vedrørende rullering av plan for selskapskontroll - vurdering av vesentlighet og risiko. Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering og ber sekretariatet merke seg innspill gitt i møtet. 2. Kontrollutvalget ber om at sak med utkast til plan for selskapskontroll legges frem i neste møte. Protokoll Leder i kontrollutvalget Per Walseth er styreleder i Malvik Næringsbygg AS og styremedlem i Malvik Næringsutvikling AS. Han fratrådte under behandling av saken (Forvaltningslovens 6) Gunnar Lohse ble enstemmig valgt som møteleder for denne saken. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering og ber sekretariatet merke seg innspill gitt i møtet. 2. Kontrollutvalget ber om at sak med utkast til plan for selskapskontroll legges frem i neste møte. Sak 036/14 - Innledende diskusjon - plan for forvaltningsrevisjon Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar å utarbeide ny plan for forvaltningsrevisjon for vedtak i kommunestyret i løpet av Protokoll Kontrollutvalget signaliserte at følgende prosjekt innarbeides som prioriterte i ny plan: - Økonomisk sosialhjelp NAV - Eiendomsforvaltning i Malvik kommune - Tilpasset opplæring og spesialopplæring i Malvik kommune - Miljøsatsningen i Malvik kommune Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Side8

9 Vedtak: Kontrollutvalget vedtar å utarbeide ny plan for forvaltningsrevisjon for vedtak i kommunestyret i løpet av Sak 037/14 - Eventuelt. Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Malvik kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker ble tatt opp. Side9

10 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Randi Grøndal Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Budsjettoppfølging juli måned. Saksdokumenter (ikke vedlagt) Resultat med kommentarer for de enkelte rapporeringsområder Saksopplysninger I tillegg til obligatorisk rapportering nedfelt i økonomireglementet (30.4, 31.8 og 31.12) ønsker kommunestyret informasjon om den økonomiske situasjon for Malvik kommune også i mellomliggende måneder. Vurdering Gjør oppmerksom på at resultatrapportering på mellomliggende måneder i forhold til tertialrapportering har et lavere presisjonsnivå når det gjelder periodiseringer og kommentering. Side10

11 Innsparingskrav: Politisk ledelse; ingen innsparingskrav ut over kommunestyrets vedtak i desember, men se kommentar over. Rådmann, støtte / felles-avdeling; ingen innsparingskrav ut over kommunestyrets vedtak i desember. Eiendomsservice; innfridd. Barnehager, BFT, skoler og kultur; delvis innfridd. Gjenstår en del på skoleskyss. Helse og velferd; Innfridd med unntak av legetjenesten. Egen politisk sak september -14. Teknisk inkl brann; Innfridd Kirkelig fellesråd; ingen innsparingskrav ut over kommunestyrets vedtak i desember. Felles; ingen innsparingskrav ut over kommunestyrets vedtak i desember. Eiendomsskatt: Samlet utskrevet ca 15.8 mill med fratrekk av fritaksbygg ( 7) ca 15.5 mill Fordelt på ca 13.5 mill bolig og 2 mill næring, verker og bruk Klagebehandling og søknad om ettergivelse gjenstår. Nye tiltak for å få økonomien i balanse: I tillegg til tett oppfølging av virksomhetene har rådmannen foreslått; - Forslag til endring sosialhjelpssatser. Nedstemt K.sak 38/14 - Nedleggelse av Mostadmark barnehage. Nedstemt K.sak 41/14 - Påskjønnelsesreglement. Delvis vedtatt K.sak 42/14. Side11

12 Side12 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/234626_fix.html Side 1 av Fra: Arvid Hanssen[Arvid.hanssen@konsek.no] Dato: :40:01 Til: Arvid Hanssen; 'Per Walseth'; 'Tove Grendstad'; 'glohse@broadpark.no'; 'Kerstin Leistad'; 'Øystein Sneisen'; Rolstad Kristian Kopi: 'Malvik - Per Arild Lyng'; 'Ivar ChristianAndersskog'; 'gretmhep@online.no'; Wenche Holt ( Revisjon); 'Ølnes Anna'; Postmottak.Malvik.kommune; 'post@revisjonmidtnorge.no'; Granmo Terje; Eva J Bekkavik; Fosmo Randi Tittel: SV: Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Malvik Nå med vedlegg! Med vennlig hilsen Arvid Hanssen Daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Mobil: E-post: arvid.hanssen@konsek.no Hjemmeside: Fra: Arvid Hanssen Sendt: 9. september :38 Til: 'Per Walseth'; 'Tove Grendstad'; 'glohse@broadpark.no'; 'Kerstin Leistad'; 'Øystein Sneisen'; 'Rolstad Kristian' Kopi: Malvik - Per Arild Lyng; 'Ivar Christian Andersskog'; 'gretmhep@online.no'; 'Holt Wenche'; 'Ølnes Anna'; Malvik; 'post@revisjonmidtnorge.no'; 'Granmo Terje'; Eva J Bekkavik; 'Fosmo Randi' Emne: Protokoll fra møte i kontrollutvalget i Malvik Vedlagt følger protokoll fra kontrollutvalgets møte den samt budsjettkontroll per for Malvik kommune, som ble bestemt oversendt kontrollutvalgets medlemmer. Se sak 32. Protokollen legges ut på lesebrett via Malvik kommunens løsning slik at den blir tilgjengelig for andre enn kontrollutvalget. Protokollen legges frem som referatsak i kommunestyret og på Ha en fin dag! Med vennlig hilsen Arvid Hanssen Daglig leder KonSek Midt-Norge IKS Mobil: E-post: arvid.hanssen@konsek.no Hjemmeside:

13 Møteplan halvår Januar Februar Mars April Mai Juni Trøndelagsmøte Fylkesutvalg Onsd Komiteer 10.(-11.) Fylkesting 25.(-26.) halvår Fylkesutvalg Komiteer Fylkesting Juli August September Oktober November Desember Onsd Fred (kom.møte + 2. oppl.dag) 2.(-3.) (konstituering + 1.oppl.dag) 11.(-12.) 16. Ungdommens Fylkesting Vedtatt av fylkesutvalget , sak 247/14 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Side16

17 Side17 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/234598_fix.html Side 1 av Fra: Hansen Heidi Jacobsen[heidi.hansen@revisjonmidtnorge.no] Dato: :30:13 Til: STFK postmottak (postmottak@stfk.no); Finn Skogvang; Gråberg Anne; Karin Galaaen; Randi M Berg; Sivert Løvseth; Agdenes Kommune; Frøya Kommune; Hemne Kommune; Hitra Kommune; Klæbu kommune; Postmottak.Malvik.kommune; Meldal Kommune; Melhus Kommune; Midtre Gauldal Kommune; Postmottak Orkdal Kommune; Postmottak Selbu kommune; Skaun Kommune; Snillfjord Kommune; Postmottak Tydal kommune Kopi: Storås Inge Tittel: Møteprotokoll styremøte 4/9-14 Hei, Vedlagt møteprotokoll for styremøte til Revisjon Midt-Norge IKS 4/ Mvh Heidi Jacobsen Hansen Administrasjonskonsulent ci d:i m ag e0 Statens hus, Sandenveien 5, 7300 Orkanger Mobil: E-post: heidi.hansen@revisjonmidtnorge.no - Ta miljøhensyn vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten!

18 Sakertilbehandling Side18

19 Sakertilbehandling Side19

20 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Kristine Asmervik Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse- og velferd 16/ Formannskapet 40/ Kommunestyret 57/ Revisjon av individuelle legeavtaler Vedlegg: Forslag til individuelle legeavtaler ASA 4310 Saksdokumenter (ikke vedlagt) Lov om kommunale helse og omsorgstjenester Lov om folkehelsearbeid Forskrift om fastlegeordning i kommunene ASA 4310 Side20

21 Saksopplysninger Utvalg for helse og velferd fattet den følgende vedtak: «Dagens økonomiske avtaler med fastlegene, inkl. avtale om leie av lokaler, utstyr og hjelpepersonell, sies opp. Det presiseres at dette ikke innebefatter oppsigelse av de individuelle fastlegeavtalene, men kun partenes økonomiske avtale Gjennom forhandlinger skal det sikres at de reviderte avtalene er i tråd med nye føringer (f. eks ny fastlegeforskrift) som ivaretar partenes ansvar og oppgaver». Dagens individuelle avtaler med fastlegene ble inngått i 2001 som følge av innføring av fastlegeordningen. Disse avtalene er av tids- og ressursmessige årsaker ikke revidert ihht. sentrale myndighetskrav som er vedtatt som følge av Samhandlingsreformen, og sentrale særavtaler inngått mellom KS og Den norske legeforening. Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendige helseog omsorgstjenester. Kommunen skal bl.a. tilby «Utredning, diagnostisering og behandling, herunder fastlegeordning» 1. Kommunens ansvar omfatter alle pasient- og brukergrupper. Slike tjenester ytes av kommunen selv eller ved at kommunen inngår avtale med andre offentlige eller private tjenesteytere 2. Fastlegeordningen er et eksempel på en kommunal helse- og omsorgstjeneste der kommunen har inngått avtale med private tjenesteytere om å oppfylle deler av sitt sørge-for-ansvar. Kommunen og fastlegene har begge en lovmessig forpliktelse til å inngå en slik individuell avtale, benevnt som «fastlegeavtale» 3. Fastlegeforskriften stiller minimumskrav til innhold i avtalene og avtalene kan ikke overdras 4. KS og Den norske legeforening har i fellesskap inngått rammeavtale om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene, ASA De har utarbeidet en mal for «individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordning for selvstendig næringsdrivende lege», som er vedlagt den inngåtte rammeavtalen(vedlegg). Flere nabokommuner er nå midt oppe i revideringen. Vedlagt er revidert utkast til individuelle fastlegeavtale for Malvik kommune. Utkastet er tatt opp som sak i Samarbeidsutvalget mellom fastlegene og Malvik kommune. Legene har bedt om utsatt frist på å kommentere forslag til den individuelle avtalen om allmennpraksis i fastlegeordningen til etter behandlingen i helse og velferd den Vurdering Loven forutsetter at det inngås en individuell avtale med de som utfører helse- og omsorgstjenester, på vegne av kommunen. Loven og fastlegeforskriften forholder seg derfor til 1 Lov om kommunale helse og omsorgstjenester, Lov om kommunale helse og omsorgstjenester, Forskrift om fastlegeordning, kapittel 1, 2 Definisjoner 4 Forskrift om fastlegeordning, kapittel 5 Fastlegeavtalen, 30 Fastlegeavtale Side21

22 kommunen og fastlegen som pliktsubjekter. For ansatte tjenesteytere vil kommunen kunne påvirke tjenesteutøvelsen gjennom arbeidsgivers styringsrett. Ved å inngå avtale med private tjenesteytere, må kommunens mulighet til å påvirke tjenesteutøvelsen ivaretas på annen måte. Fastlegeavtalen vil således være et viktig dokument for kommunen, og den vil være et utgangspunkt for kommunens dialog med fastlegen om de tjenestene fastlegen skal yte. Definisjonen av «fastlegeavtale» tydeliggjør kravet om at det skal inngås en individuell avtale mellom kommunen og den enkelte fastlege. Det kan følgelig ikke inngås en felles fastlegeavtale med alle leger i kommunen. Fastlegeavtalen skal, som et minimum, inneholde bestemmelser om åpningstider, listetak og lokalisering. Åpningstiden avtales mellom kommunen og fastlegen. Avtalt åpningstid vil være avgjørende for fastlegens plikter om blant annet tilgjengelighet for listeinnbyggere og i øyeblikkelig hjelp situasjoner, jfr. fastlegeforskriften 21 og 22. Det er derfor viktig at fastlegeavtalen regulerer åpningstiden. Videre presiseres det at avtalen som skal omtale eventuelle andre legeoppgaver som fastlegen skal utføre på vegne av kommunen, jfr. 12. Dette gjelder uavhengig av om oppgavene er avtalt mellom partene eller ensidig pålagt av kommunen. Der kommunen benytter seg av muligheten til å pålegge eller avtale at fastlegen skal utføre andre allmennlegeoppgaver, er det en forutsetning at partene har en felles forståelse av hvilke oppgaver som skal utføres. Rådmannens innstilling Fremlagte utkast til mal for individuell avtale mellom Malvik kommune og fastlegeavtaler som driver allmennpraksis i fastlegeordningen i Malvik kommune, støttes. Avtalene gjøres gjeldende fra høsten Behandling i Utvalg for helse- og velferd Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Innstilling til formannskapet fra Utvalg for helse- og velferd Fremlagte utkast til mal for individuell avtale mellom Malvik kommune og fastlegeavtaler som driver allmennpraksis i fastlegeordningen i Malvik kommune, støttes. Avtalene gjøres gjeldende fra høsten Behandling i Formannskapet Innstillingen enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Fremlagte utkast til mal for individuell avtale mellom Malvik kommune og fastlegeavtaler som driver allmennpraksis i fastlegeordningen i Malvik kommune, støttes. Side22

23 Avtalene gjøres gjeldende fra høsten Side23

24 VEDLEGG 1 INDIVIDUELL AVTALE MELLOM MALVIK KOMMUNE OG SOM DRIVER ALLMENNPRAKSIS I FASTLEGEORDNINGEN I MALVIK KOMMUNE. Den individuelle avtalen kan ikke overdras. Avtalen gjelder fra xx.xx.xx Navn: Fødselsnr.: Praksisens navn: Adresse: Telefon: Telefaks: E-post: 1. PLIKTER OG RETTIGHETER Kommunens og legens plikter og rettigheter følger av: helse- og omsorgstjenesteloven helsepersonelloven forskrift om fastlegeordning avtale mellom staten/ks og Legeforeningen om basistilskudd og takster rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene (ASA 4310) tariffavtale om leger og turnusleger i kommunehelsetjenesten (SFS 2305) hovedtariffavtalen (HTA) og hovedavtalen (HA)så langt det passer Legen gis et eksemplar av lov, forskrift og avtaleverk. 2. ÅPNINGSTIDER OG TILGJENGELIGHET Praksisen er åpen for betjening av publikum kl alle hverdager. Legen innretter sin praksis slik at tilgjengeligheten til lege er i samsvar med de allmenne tilgjengelighetsbestemmelsene i fastlegeforskriften, jf. 21, samt forplikter seg til å foreta hjemmebesøk der dette er indisert jfr. fastlegeforskriften 23. Legen skal sikre muligheten for å yte øyeblikkelig hjelp i kontortiden, i samsvar med fastlegeforskriftens krav, jf. 22, og innrette sin praksis slik at den tillater gjennomføring av hjemmebesøk der dette er indisert slik fastlegeforskriften angir, jf LISTESTØRRELSE Side24

25 Maksimalt antall innbyggere på listen ved avtalens inngåelse er. Listestørrelsen kan reguleres i samsvar med bestemmelsene i fastlegeforskriftens kapittel 6 og rammeavtalens 10.7 uten å nødvendiggjøre revisjon av denne individuelle avtalen. 4. FRAVÆR FRA PRAKSIS Kollegial fraværsdekning: Ved kortvarig fravær dekkes tjenesten av de øvrige legene ved legesenter i fellesskap. Fravær fra praksis skal ikke meldes kommunen når denne legen/disse legene trer inn i legens sted. Dersom annen lege enn den faste vikaren/de faste vikarene trer inn i legens oppgaver skal dette meldes kommunen fra første dag. Legen kan i samråd med kollegene i praksisen fritt engasjere vikar ved fravær dersom legen og kollegene i legesenteret finner at dette er hensiktsmessig. Praksisinnehaver er ansvarlig for at vikarierende lege har offentlig godkjenning. Fastlegen har da personlig ansvar for å sikre at vikaren har gyldig autorisasjon som lege i Norge, jf. helsepersonelloven 48. Fastlegen må også sikre at vikar har godkjenning til å arbeide som allmennlege ift. Refusjonsrett fra HELFO eller initiere veiledning jfr. Forskrift om veiledet tjeneste. Lengre fravær uten vikar skal meddeles kommunen i så god tid som praktisk mulig. 5. PASIENTDATASYSTEM, ANGIVELSE AV GRUNNLAGSDATA, ELEKTRONISKE MELDINGER Legen installerer og bruker følgende system for pasientdata/ pasientadministrasjon: WINMED 3. Legen skal avgi til kommunen de grunnlagsdata fra praksisen som er nødvendig for kommunens planlegging, administrasjon og drift av helsetjenesten. Krav til form og innhold i rapporteringsrutinene, og den praktiske gjennomføring av rapporteringen, drøftes av samarbeidsutvalget for fastlegeordningen i Malvik kommune, og besluttes av kommunen. Ved avtaleinngåelsen forutsettes det at departementet senere vil gi forskrift om krav til slik rapportering, og at slik rapportering i hovedsak skal kunne skje ved elektronisk uttrekk av de aktuelle data. De rapporteringsrutinene som vil bli etablert i Malvik forutsettes å skulle samsvare med aktuelle forskriftskrav og sentralt avtaleverk, jf. rammeavtalens pkt. 9.1, jf. fastlegeforskriftens 29. Til informasjonsutveksling for samarbeid med kommunale tjenesteytere skal legen benytte elektroniske meldinger i Norsk helsenett. 6. KVALITET OG KVALITETSSIKRING 2 Side25

26 Allmennlegen forplikter seg til å følge Fastlegeforskriftens Kapittel 4. Funksjons og kvalitetskrav. Kommunen forplikter seg til følge Fastlegeforskriften Kapittel 2, 7. Kommunens ansvar for kvalitet i den kommunale allmennlegetjenesten. 7. KOMMUNALE DELTIDSSTILLINGER OG SPESIELLE ARBEIDSAVTALER Fastlegen har følgende deltidsstilling(er) i kommunen: Det vises til egen arbeidsavtale(r) for deltidsstillingen(e). Legen og kommunen har inngått avtale om organisering av spesiell legetjeneste: 8. ALLMENLEGEUTVALG OG SAMARBEIDSUTVALG Legen aksepterer å ha møteplikt til møter i allmennlegeutvalget, og at allmennlegeutvalget vil kunne velge vedkommende som representant til samarbeidsutvalget. For verv i samarbeidsutvalget tilstår kommunen fastlegen møtegodtgjøring etter kommunens satser. 9. LISTESTØRRELSE - UTBETALING AV KOMMUNALT TILSKUDD Legens kurative praksis omfatter tjenester til de personer som til enhver tid er på legens liste. Denne listen utarbeides av Fastlegekontoret. Kommunen utbetaler basistilskudd den 12. i hver måned på basis av siste reviderte liste. Tilskuddet settes inn på konto Basistilskuddets størrelse reguleres i sentrale forhandlinger og avtales i statsavtalen. Avkorting av basistilskuddet foretas etter reglene I ASA Praksiskompensasjon (PK) er kompensasjon til lege som har fravær i sin praksis på grunn av andre allmennlegeoppgaver i kommunen (gjelder ikke i forbindelse med legevakt). PK er ikke lønn, men skal dekke løpende utgifter for drift. PK utbetales kun for utført arbeid og er ikke pensjonsgivende. Ved vikar utbetales PK kun til den som har ansvaret for fastlegepraksisen i perioden. 10. OPPSIGELSE AV AVTALE, OVERDRAGELSE AV AVTALE Kommunen og fastlegen kan si opp avtalen med en frist på 6 måneder. Oppsigelse fra kommunens side må være saklig begrunnet. Ved vesentlig mislighold kan kommunen heve avtalen med øyeblikkelig virkning( jfr. ASA 4310, pkt 16). Økonomisk oppgjør i forbindelse med overdragelse av listeansvar/salg av praksis er kommunen uvedkommende. Legen forplikter seg til å akseptere rammeavtalens bestemmelser om tvisteløsning m.v. ved overdragelse av praksis, jf rammeavtalens ANDRE AVTALER Evt. andre avtaler som er inngått mellom partene, beskrives her: 3 Side26

27 11.1.AVTALE OM MOTTAK OG VEILEDNING AV TURNUSLEGE Avtale om mottak og veiledning av turnuslege gjøres for følgende periode: dd.mm.åå- dd.mm.åå Vilkår fremgår av særskilt avtale ØKONOMISK AVTALE Det utarbeides en egen økonomisk avtale mellom fastlegen og kommunen der dette er aktuelt for partene. Vilkår fremgår av særskilt avtale. 12. VIRKETID OG REVISJON Den individuelle avtalen kan av begge parter kreves revidert første gang deretter én gang pr.år. Ved tilplikting av tjeneste og listereduksjon kan revisjon av avtalen skje med kortere frist, jfr. rammeavtalen 16. Avtalen trer i kraft ved signering. Ved sentrale lovendringer som vil kunne ha avgjørende betydning for den tjeneste som fastlegen tilbyr sine listepasienter, vil denne avtalen kunne revideres med kortere frist jfr. ASA TVIST Tvist om forståelsen av denne avtalen løses etter ASA mellom KS og Dnlf. Hommelvik dato / år For Malvik kommune Fastlege 4 Side27

28 VEDLEGG II VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV TRUENDE OG VOLDELIGE PASIENTER 1) Vurdering av alternative tiltak Dersom en listeinnbygger har fremvist truende eller voldelig adferd overfor fastlegen, andre som er ansett hos fastlegen eller deres familier, kan legen be kommunen om umiddelbar bistand for håndtering av saken. Kommunen og fastlegen skal drøfte alternative tiltak, eksempelvis: Anmodning til pasienten om bytte av liste til en bestemt fastlege som har sagt seg villig til å motta pasienten Stille krav til pasient om at to eller flere leger eller annet helsepersonell skal være tilstede i konsultasjon Sikkerhetstiltak på kontoret (alarmsystemer, sikkerhetslåser mv.) Vektertjeneste Samarbeid med politi. Tilstedeværelse av politi i konsultasjon Suspensjon av legens listeansvar ift. denne pasienten midlertidig overflytting av det allmennmedisinske ansvaret til aktuell institusjon i kommune eller nabokommune Flytting av pasienten fra legens liste Fastlegen kan kreve at kommunen fatter vedtak om at pasienten flyttes fra listen i henhold til fastlegeforskriften 15, jf. 5. 2) Rutine for flytting av pasienter Kommunen skal vurdere om det er forsvarlig at vedkommende pasient fortsatt skal få sitt behov for allmennmedisinske tjenester dekket av en av kommunens fastleger. Der det er grunnlag for å flytte pasienten til annen fastleges skal kommunen informere pasienten om at vedkommende kan velge ny lege innen en nærmere angitt frist. Dersom pasienten ikke innen en nærmere angitt frist, jf. tredje ledd over, har valgt ny lege, vil pasienten bli tildelt en ny lege. Kommunen skal umiddelbart kontakte den nye legen og drøfte hvordan vedkommende listepasient kan ivaretas ved legekontoret, herunder om det er aktuelt å iverksette noen av tiltakene nevnt i punkt 1), eventuelt andre tiltak. Kommunen skal samtidig informere pasienten om eventuelle tiltak som er iverksatt for å ivareta sikkerheten ved legekontoret og som pasienten har behov for å bli informert om. 3) Rutiner der flytting av pasient har vært forsøkt Kommunen skal sørge for et allmennmedisinsk tilbud også til pasienter der det ikke anses forsvarlig å flytte pasienten til en ny fastleges liste. Inntil pasienten har fått en ny fastlege skal kommunen sørge for andre tilbud. Det kan blant annet være tilbud tilknyttet en relevant institusjon i kommunen eller nabokommunen, eller etablering av en særskilt vaktordning etter avtale med leger i kommunen. 5 Side28

29 6 Side29

30 A-rundskriv nr.: A/ Dokument nr.: 12/ Arkivkode: 0 Dato: Saksbehandler: Forhandling Til: Kommunen ASA Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene Dette rundskrivet avløser A-rundskriv 3/2010. Ny avtaleperiode er 1. januar desember Rammeavtalen må ses i sammenheng med den reviderte fastlegeforskriften som også iverksettes 1. januar 2013: Bestemmelsene om allmennlegeutvalget og det lokale samarbeidsutvalget og kommunens informasjonsplikt til fastlegene er utvidet. Dette er gjort for å løfte fram betydningen av et godt samarbeid mellom kommunen og fastlegene. Det er, med hjemmel i fastlegeforskriftens 29, innført et nytt punkt 15 som gir kommunen mulighet til å holde tilbake deler av basistilskuddet ved brudd på bestemmelser i fastlegeforskriften, rammeavtalen eller den individuelle fastlegeavtalen. Dette tiltaket kan iverksettes etter varsel om retting og en etterfølgende skriftlig advarsel dersom forholdet ikke rettes opp. Kommunen behøver ikke å avvente en 1 Side30

31 eventuell tvistebehandling etter punkt 17 før trekket i basistilskuddet foretas. Det er, med hjemmel i fastlegeforskriftens 5 og 15, utarbeidet veiledende retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter. Se rammeavtalens vedlegg II. Honorarsatsen i punkt 12.5 er kr 705 fra 1. juli ASA 4310 er ingen tariffavtale og må derfor vedtas av hver enkelt kommune. Vedtak kan gjøres administrativt. Vi viser for øvrig til mer informasjon på internett: Hege Mygland avdelingsdirektør Anne Tøndevold spesialrådgiver Kontaktpersoner i KS: Arne Norum, tlf: , e-post: arne.norum@ks.no Anne Tøndevold, tlf: , e-post: anne.tondevold@ks.no Vedlegg: Rammeavtalen (ASA 4310) 2 Side31

32 ASA 4310 for perioden Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene Del I Generelle bestemmelser 1 Rammeavtalens rettslige forankring, virkeområde og varighet Avtalen er inngått under henvisning til helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 og forskrifter om fastlegeordningen. Rammeavtalen og den individuelle avtalen skal bidra til at kommunen og legen kan oppfylle sine plikter, blant annet etter helse- og omsorgstjenesteloven og fastlegeforskriften. Avtalen regulerer kommunenes og allmennlegenes oppgaver. Det vises til særskilte reguleringer av oppgaver dersom fastlegeordningen er suspendert. Avtalen gjelder fra og forlenges automatisk for ett år om gangen dersom ingen av partene sier den opp til opphør eller revisjon med minst 3 måneders varsel. 2 Partsforhold og organisering Parter i avtalen er KS og Den norske legeforening. I tillegg til rammeavtalen skal det inngås individuell og personlig avtale mellom kommunen og den enkelte lege i samsvar med vedlagte mønsteravtale. Denne avtalen danner ramme for hva som kan kreves ensidig av en part ved inngåelse eller revisjon av individuell avtale. I sin kurative virksomhet er legen selvstendig næringsdrivende. Avtalen er ikke til hinder for at leger kan organisere sin virksomhet i ulike selskapsformer. Dette er kommunen uvedkommende, og får således ingen betydning for legens rettigheter og plikter i forhold til kommunen og innbyggerne etter lover, forskrifter og avtaler. 3 Side32

33 3 Forholdet til statsavtalen - felles forhandlinger De økonomiske vilkår for fastlegeordningen fremgår av avtale mellom Staten/KS og Den norske legeforening (statsavtalen). Statsavtalen omfatter også bestemmelser om listeregulering, utjamningstilskudd og suspensjon av fastlegeordningen. Statsavtalen og rammeavtalen skal ved senere revisjoner søkes forhandlet parallelt og tas stilling til samlet, med mindre partene er enige om å fravike dette. Del II Utvalg i fastlegeordningen 4.1 Allmennlegeutvalg Formål Allmennlegeutvalget skal bidra til nødvendig samarbeid mellom legene i kommunene for å ivareta legenes oppgaver i fastlegeordningen Organisering Kommunen skal ta initiativ til at det blir opprettet et allmennlegeutvalg der alle allmennleger er deltakere. Utvalget skal ha møte minst halvårlig og for øvrig etter behov. Det kan opprettes felles allmennlegeutvalg for flere kommuner. Det er møteplikt med mindre legen har gyldig forfall. Utvalget konstituerer seg selv og velger leder. Kommunen skal stille møtelokaler til disposisjon Allmennlegeutvalgets oppgaver, valg til samarbeidsutvalg Allmennlegeutvalget representerer allmennlegene overfor kommunen. Utvalget har fullmakt til å: - velge representanter for legene til samarbeidsutvalget - fremme saker overfor samarbeidsutvalget - bistå legenes representanter i samarbeidsutvalget med rådgivning 4 Side33

34 - forberede saker som skal opp i samarbeidsutvalget - drøfte retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter - drøfte konkrete kasus i anonymisert form. Vurderingene skal ved behov forelegges samarbeidsutvalget. Det kan nedsettes et arbeidsutvalg for 2 år som gis tilsvarende fullmakt. Kommuneoverlegen kan ikke velges til samarbeidsutvalget. Den norske legeforening kan gi veiledende retningslinjer for allmennlegeutvalget. 4.2 Samarbeidsutvalg Formål Samarbeidsutvalget skal legge til rette for at driften av allmennlegetjenesten skjer på en hensiktsmessig måte gjennom samarbeid mellom kommunen og allmennlegene. Allmennlegene skal sikres innflytelse over drift og organisering av egen praksis og eget listeansvar Organisering Kommunen skal ta initiativ til at det blir opprettet et samarbeidsutvalg. Utvalget skal ha møte minst halvårlig og for øvrig etter behov. Det kan opprettes felles samarbeidsutvalg for flere kommuner. Utvalget skal ha like mange representanter fra allmennlegene som fra kommunen. Samarbeidsutvalget kan opprettes med 2 eller flere representanter fra hver av partene og like mange varamedlemmer. Samarbeidsutvalget konstituerer seg selv og velger leder, hvor partene har ledelsen vekselvis ett år hver. Kommunen skal stille møtelokaler til disposisjon. Det tilstås møtegodtgjøring etter 5 Side34

35 kommunens satser. Funksjonstiden er 2 år. Kommuneoverlegen eller dennes stedfortreder har møteplikt i samarbeidsutvalget og er ansvarlig for å tilrettelegge møtene og følge opp saker hvor det er nødvendig. Berørte samarbeidspartnere (pleie- og omsorgstjenesten, HELFO, NAV, praksiskonsulenter mv.) deltar som observatører etter behov. Kommunen har ansvaret for å innkalle. Det kan opprettes felles samarbeidsutvalg for flere kommuner. Der det er etablert interkommunal legevaktordning skal det avholdes felles samarbeidsutvalgsmøter minst én gang per år Samarbeidsutvalgets oppgaver Samarbeidsutvalget bør gi råd i saker som gjelder: - fastlegeordningen slik den er beskrevet i lov, forskrift og avtaleverk - planlegging av kommunens allmennlegetjeneste mht kapasitet og lokalisering - drøfte kommunens forhandling med helseforetak om samarbeidsavtaler - allmennlegenes rolle ved oppfølging av kommunens forpliktelser, herunder løpende vurdere kapasiteten i helseinstitusjonene, tiltak for oppfølging og viderehenvisning av pasienter mv. - serviceerklæringer for legekontorene i kommunen - retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter, herunder vurdere behov for lokale tilpasninger av retningslinjene - oppretting av legehjemler - flytting av praksis - midlertidig legemangel - kollegial fraværsdekning og vikarordninger - fordeling og tilplikting av offentlige legeoppgaver - kvalitetsarbeid/kvalitetsindikatorer mht. ventetid, 6 Side35

36 telefontilgjengelighet, sykebesøk til egne pasienter m.v. - forslag til elektronisk rapporteringssystem og -rutiner - generelt om listelengde og listereduksjon - organisering av legevakt - fordeling av legevakt etter kontortid og øyeblikkelig hjelp på dagtid, herunder vaktfritak - suspensjon av ordningen Samarbeidsutvalget skal påse at legene sørger for tilstrekkelig fraværsdekning i forbindelse med ferier, slik at feriefraværet samordnes, og at det sendes kommunen en skriftlig oversikt over legekontorenes beredskap i god tid før ferien. Samarbeidsutvalget kan gi råd i andre forhold av betydning for fastlegeordningen i kommunen. Samarbeidsutvalget skal ikke behandle: - saker av personlig karakter med mindre berørte leger samtykker i det - saker som vedrører brudd på profesjonsplikter etter helsepersonelloven Samarbeidsutvalgets uttalelse skal følge saken. Mindretallets uttalelse skal fremgå. Protokolltilførsel: Det nedsettes et sentralt partssammensatt utvalg mellom KS og Den norske legeforening. Formålet med utvalget er å bidra til at praktiseringen av ordningen skjer på en hensiktsmessig måte mellom kommunen og legen. Utvalget skal møte regelmessig og uten ugrunnet opphold behandle spørsmål om forståelsen av overenskomsten, eventuelt andre spørsmål for gjennomføringen av fastlegeordningen. Del III Kommunens oppgaver 5 Administrasjon av avtalehjemler 7 Side36

37 5.1 Søknad om og rammer for nye hjemler Kommunen skal søke om nye avtalehjemler når det er nødvendig for å oppfylle dens forpliktelser overfor befolkningen. Før hjemmelen lyses ut skal legene informeres, slik at kommunen etter søknad fra legene kan treffe avgjørelse om plassering av hjemmelen i en etablert praksis i samsvar med plan for legetjenesten, se punkt Ledighet og lokalisering Kommunen avgjør lokaliseringen av nyopprettet hjemmel. Ledighet i allerede eksisterende hjemmel lyses ut med eksisterende lokalisering, med mindre annet avtales med fratredende lege. Når en avtalehjemmel blir ledig kan kommunen utlyse hjemmelen, eller la innbyggerne på fratredende leges liste fordeles blant gjenværende leger i kommunen etter avtale mellom berørte leger, jf punkt 5.6, 1. ledd. 5.3 Nye hjemler Før kommunen søker om ny fastlegehjemmel skal saken forelegges samarbeidsutvalget til uttalelse. 5.4 Kunngjøring av avtalehjemmel Kommunen skal kunngjøre ny eller ledig avtalehjemmel i Tidsskrift for Den norske legeforening og/eller i landsdekkende avis o.l. med minst 3 ukers søknadsfrist. Ledig avtalehjemmel skal sendes til utlysning uten ubegrunnet opphold, se dog punkt 5.2 annet ledd. Forhold og vilkår av betydning for hjemmelen må fremgå av kunngjøringen, slik som - lokalisering - listelengde - organiseringsform - type praksis (gruppe- eller solopraksis) - avtaler i praksisen 8 Side37

38 Fratredende lege skal etter søknadsfristens utløp orientere samtlige søkere om forhold ved praksisen som kan danne grunnlag for omsetning etter punkt 5.6, herunder prisantydning. Skjema for slik orientering utarbeides av Legeforeningen. 5.5 Tildeling av avtalehjemmel Kommunens tildeling av avtalehjemmel er enkeltvedtak etter forvaltningsloven, 2 første ledd litra b. Vedtak treffes av kommunen. Ved tildeling av hjemmel lokalisert til gruppepraksis skal gjenværende legers uttalelse tillegges stor vekt, såfremt det er lagt vekt på saklige kriterier. Med saklige kriterier menes bl.a faglig kompetanse og erfaring, samarbeidsevner, kjønns- og alderssammensetning og evne til å drive privat praksis. Representant for gruppepraksisen skal inviteres til å delta i intervjuer av aktuelle kandidater. Tilsvarende gjelder ved etablering av deleliste, jf Ved etablering av deleliste i gruppepraksis skal både hjemmelsinnehaver og representant for de øvrige legene i gruppepraksisen gis rett til uttalelse iht. 2. ledd, med mindre annet er avtalt. 5.6 Vilkår i forbindelse med tildeling av avtalehjemmel Fratredende lege har rett til å kreve overdratt praksis til overtagende lege. Til praksis regnes relevant utstyr og inventar, husleieavtaler og kompensasjon for opparbeidet praksis. Overdragelsesbetingelsene avtales mellom fratredende og overtagende lege. Kommunen er ikke part i denne avtalen. Blir fratredende og overtagende lege ikke enige om overdragelsesbeløpet innen 5 uker etter at kommunens tilbud er mottatt, fastsettes prisen av nasjonal nemnd (voldgift) oppnevnt av Legeforeningen. Nærmere retningslinjer for nemndsbehandlingen utarbeides av Legeforeningen etter drøftinger med KS. 9 Side38

39 Begge leger plikter å medvirke til nemndsbehandling. Fratredende lege som ikke medvirker til nemndsbehandling, mister retten til overdragelse av praksis etter denne avtalen. Overtakende lege som ikke medvirker til nemndsbehandling, skal anses å ha trukket seg fra tildelingen. Utgifter og tilrettelegging i forbindelse med nemndsbehandling er kommunen uvedkommende, kommunen skal likevel gjøre partene oppmerksom på relevante avtalebestemmelser slik at prosessen mellom berørte leger kommer i gang og gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dersom kommunens tilbud ikke aksepteres innen 5 uker etter at tilbud er gitt, kan kommunen trekke tilbudet tilbake og behandle saken på nytt. Frist for oppstart av praksis avtales mellom legen og kommunen. Dette skal ikke ha konsekvenser for tidligere avtaleinnehavers rett til oppgjør for inventar, utstyr og kompensasjon for opparbeidet praksis. 5.6 a Særlig om overdragelse ved omfattende kommunale samarbeidsavtaler og rekrutteringssvikt Dersom fratredende lege av rekrutteringshensyn har inngått omfattende samarbeidsavtale med kommunen som innebærer leie av både lokaler, utstyr/ inventar og hjelpepersonell til redusert pris, kan rett til godtgjøring for opparbeidet praksis bortfalle dersom kommunen etter to -2 korrekte utlysninger kan dokumentere at praksisen på grunn av manglende søkergrunnlag ikke har en markedsmessig verdi. I slike tilfeller kan kommunen, etter å ha forelagt saken for lokalt samarbeidsutvalg til uttalelse, ved 3. gangs utlysning la disse forhold fremgå av utlysningen. Protokolltilførsel: KS og Legeforeningen er enige om at verdien av opparbeidet praksis kan være lav eller ingen i enkelte kommuner der det har vært nødvendig for rekruttering at kommunen har måttet tilby 10 Side39

40 stimuleringstiltak i form av omfattende samarbeidsavtaler (kontorfasiliteter og hjelpepersonell mv) og der kommunen har tatt ansvar for driften av legekontoret i en slik utstrekning at det må sies å være kommunen som i stor grad har stått for opparbeiding av praksis. Partene er enige om at den økonomiske fordel slike avtaler representerer i seg selv ikke er en verdi som fratredende lege kan kreve godtgjøring for. Partene er enige om at det må ses særskilt hen til om legen har vært stabil i praksis og i hvilken grad legen har dekket kommunens reelle utgifter i forhold til listens størrelse. 5.7 Flytting av praksis Kommunen kan nekte flytting av praksis dersom flyttingen har åpenbare negative konsekvenser for kommunens innbyggere. Ved flytting og nyetablering kan kommunen bestemme at praksisen skal drives fra velegnede lokaler som er tilgjengelige for funksjonshemmede. 5.8 Administrasjon av praksis ved innehavers alvorlige sykdom eller død Dersom avtaleinnehaver på grunn av alvorlig sykdom uten forvarsel eller død blir ute av stand til å ivareta pasientlisten, kan gjenværende leger i gruppepraksis midlertidig overta ansvaret for vedkommendes pasienter, herunder motta basistilskudd, frem til overdragelse etter punkt 5.6. Dersom gjenværende leger ikke ønsker dette, plikter kommunen å skaffe vikar i praksisen. Dødsbo har rett til å videreføre praksis ved bruk av vikar inntil fastlegeavtalen tiltres av ny lege. 6 Plikt til tilrettelegging og organisering av fastlegeordningen 6.1 Organisering og tilrettelegging Kommunen plikter å tilrettelegge for fastlegeordningen slik at legens plikter i avtalene kan overholdes. Kommunen plikter å ivareta hensyn til legens personvern og opptre diskret i sensitive forhold som berører den enkelte lege. 11 Side40

41 Kommunen skal sørge for nødvendige tiltak i forbindelse med pasienter som utgjør en sikkerhetsrisiko. KS og Den norske legeforening utarbeider i fellesskap retningslinjer som regulerer håndtering av disse sakene. 6.2 Planlegging Kommunen skal sørge for nødvendig planlegging slik at legen har forutsigbarhet i sin virksomhet i henhold til gitte rammebetingelser, slik som forventet listestørrelse, sammensetning av pasientpopulasjon, veiledning av turnusleger mv. Kommunen skal utarbeide plan for legetjenesten i kommunen. Planen skal rulleres og forelegges samarbeidsutvalget til vurdering og uttalelse. 6.3 Midlertidig legemangel Det anses å være midlertidig legemangel dersom det ikke er et tilstrekkelig antall leger i kommunen til at legen kan benytte kollegiale fraværsordninger ved ordinært fravær eller vikar ved langvarig fravær. Kommunen plikter å skaffe vikar eller iverksette andre nødvendige tiltak for å avhjelpe legemangelen. 7 Informasjon 7.1 Informasjon til legene Kommunen plikter på et så tidlig tidspunkt som mulig å holde legen informert om planer og forhold i kommunehelsetjenesten som kan få betydning for legens virksomhet. Kommunen skal særskilt informere om kapasiteten i kommunale helseinstitusjoner og kommunens foreliggende planer for håndtering av aktuelle pasientgrupper, herunder informere om fastlegenes muligheter for viderehenvisninger. Informasjonen skal normalt gis gjennom allmennlegeutvalget i 12 Side41

42 kommunen. Kommunen plikter gjennom samarbeidsutvalget og allmennlegeutvalget å ta legen med på råd i spørsmål som berører eller vil berøre legens virksomhet. Det kan også foretas en alminnelig høring blant de berørte leger. Ved etablering av rutiner for innhenting av informasjon fra leger, skal uttalelse fra samarbeidsutvalget tillegges betydelig vekt. Før vedtak om suspensjon av fastlegeordningen skal kommunen informere legene om de oppgaver kommunene ikke kan oppfylle, og gi tilbud til legen om å påta seg disse på de vilkår som er fastsatt i statsavtalen. 7.2 Informasjon til befolkningen Kommunen plikter å gjøre kommunes innbyggere kjent med hvilke leger som deltar i fastlegeordningen, hvordan pasientene blir tildelt lege, skifte av lege samt retten til fornyet vurdering. 8 Kommunenes økonomiske forpliktelser overfor legene 8.1 Utbetaling av basisgodtgjørelse, herunder eventuelt utjamningstilskudd Basisgodtgjørelsens størrelse, og eventuell rett til utjamningstilskudd, fastsettes i statsavtalen. Godtgjørelsen utbetales av kommunen med 1/12 senest den 12. i hver måned i henhold til antall innbyggere registrert på listen den 1. hver måned. HELFO sender legen innen den 10. i hver måned en liste over samtlige registrerte innbyggere på listen. Nytilmeldte/avmeldte i løpet av siste måned skal fremgå av egen liste. Når det i statsavtalen er avtalt nye satser for basisgodtgjørelse, skal kommunen utbetale etter disse så snart som mulig. 8.2 Avtale om at kommunen stiller med kontor, utstyr, hjelpepersonell mv. 13 Side42

43 Kurativt arbeid etter denne avtalen er selvstendig næringsvirksomhet. Dersom legen mottar ytelser fra kommunen i form av hjelpepersonell, lokaler, utstyr, forbruksvarer osv, skal legen refundere kommunens utlegg i sin helhet, med mindre kommunen og legen av rekrutteringshensyn o.a. skriftlig avtaler redusert innbetaling for en tidfestet periode. Dersom det ikke er fastsatt tidsbegrensning, kan den økonomiske avtalen likevel sies opp av kommunen eller legen når avtalen har hatt en varighet på minst 4 år, deretter er det minst 1 års oppsigelsestid. Dersom en slik oppsigelse innebærer oppsigelse av leie av lokaler, medfører dette en rett og plikt for legen til å flytte. Krav til varighet og oppsigelsestid (på totalt 5 år) gjelder tilsvarende etter revisjon når partene ikke har avtalt annet. Kommunen og legen kan avtale at tvist om økonomisk samarbeid løses i lokal nemnd. Redusert innbetaling til kommunen vil kunne føre til avkorting i eventuell praksiskompensasjon etter punkt 5 i SFS Utekontor Kommunen dekker alle utgifter til drift av utekontor dersom kurativ virksomhet etter avtale med kommunen legges dit. Del IV Legens oppgaver 9 Administrative oppgaver 9.1 Informasjon til kommunen Kommunen kan kreve at legen avgir grunnlagsdata som er nødvendig for kommunens planlegging og administrasjon av helsetjenesten. Kommunen og fastlegen skal samarbeide om rapporteringskrav. Protokolltilførsel: Partene er enige om at det opprettes en arbeidsgruppe. Gruppen 14 Side43

44 skal utarbeide et grunnlag for ny bestemmelse om rapportering av data til styrings- og kvalitetsformål, herunder overordnede krav til og ansvar for rapporteringssystemer. Opplysningene skal som hovedregel være anonymisert, med mindre det er nødvendig med personidentifiserbare opplysninger og det i lov er fastsatt at slike opplysninger kan gis uten hinder av taushetsplikten. De anonymiserte opplysninger kan omfatte diagnose, pasientens alder og kjønn, og bostedskommune. 9.2 Annen informasjon Kommunen og legen kan bli enige om at legen skal innhente annen helseinformasjon. Avtale om dette må inngås i hvert enkelt tilfelle. 9.3 Informasjon til pasienter Pasienter skal orienteres om egenandelene ved oppslag i praksislokalene. Legen kan ikke kreve høyere egenandeler enn det som er fastsatt av staten. 10 Legens behandlende (kurative) virksomhet 10.1 Generelt om fastlegeavtalen Legen skal sørge for at innbyggerne på vedkommendes liste får tilgang til allmennmedisinske legetjenester, herunder konsultasjoner, sykebesøk og øyeblikkelig hjelp. Legen skal delta i kollegiale ordninger/vikarordninger for dekning av ordinært fravær hos andre fastleger i kommunen etter oppsett som er utarbeidet av allmennlegeutvalget, jf for øvrig punkt Innbyggere på andre legers liste ny vurdering Innbyggere på andre legers liste og pasienter til ny vurdering har prioritet etter innbyggere på egen liste. For øvrig vises til fastlegeforskriftens Innbyggere utenfor fastlegeordningen Innbyggere utenfor fastlegeordningen har prioritet etter 15 Side44

45 innbyggere på egen liste. Betaling følger av statsavtalen Øyeblikkelig hjelp Legen skal innrette sin praksis slik at pasienter som må ha øyeblikkelig hjelp kan mottas og vurderes. Om øyeblikkelig hjelp/legevakt/daglegevakt: Se SFS 2305 punktene Samarbeid med kommunen Legen må minst en gang per år delta i møte med kommunen med det formål å drøfte legens virksomhet i forhold til kommunale mål, retningslinjer, planer og vedtak Tilgjengelighet Legen skal sørge for tilgjengelighet innenfor sin åpningstid iht fastlegeforskriftens Listestørrelse Ved inngåelse av individuell avtale skal det tas hensyn til de samlede arbeidsoppgaver allmennlegen er pålagt gjennom lov, forskrift og sentralt avtaleverk. Ved senere pålagte oppgaver har legen rett til forholdsmessig reduksjon av listen. Hvis særlige grunner foreligger, og dette ikke i vesentlig grad svekker kommunens mulighet til å tilby fastlegeordning, skal legen gis adgang til å sette listetaket lavere enn det kommunen kan stille vilkår om. Som særlige grunner regnes bl.a. at legen driver allmennmedisinsk forskning. Legen har rett til reduksjon av listen når dette skyldes - legens helsetilstand - at legen har omsorgsansvar - at legen er over 60 år - at legens liste er særlig arbeidskrevende Dette må drøftes med kommunen senest seks måneder før reduksjonen. Legen har rett til å redusere pliktig åpningstid 16 Side45

46 tilsvarende. Dersom reduksjonen er begrunnet i legens helsetilstand eller i legens omsorgsansvar, kan reduksjon meldes med tre måneders varslingsfrist. Legen har rett til å redusere pliktig åpningstid tilsvarende Deleliste Lege over 60 år har rett til å dele sin fastlegeliste med henblikk på nedtrapping og overføring av praksis til annen lege. Legen forplikter seg da til å fratre senest ved fylte 70 år, med mindre kommunen skriftlig samtykker i noe annet. Nedtrappingsperioden kan ikke overstige fem år. Legene må drive praksisen i samme legesenter. Listelengden kan ikke økes mer enn 25 %, beregnet ut fra listelengden ved etablering av delelisten. Maksimalt antall listepasienter er tilsammen Ved etablering av deleliste gjelder bestemmelsene i punktene 5.4, 5.5, og 5.6 tilsvarende. Lege med minst 50 % varig uførhet har rett til å dele sin liste med annen lege på samme vilkår som i annet ledd. Del V Turnusleger og offentlig legearbeid mv. 11 Turnuslege i fastlegeordningen 11.1 Avtale om mottak og veiledning av turnuslege Kommunen har ansvaret for mottak av turnusleger i kommunen. Kommune og lege kan inngå avtale om mottak og veiledning av turnuslege. Det skal legges til rette for at turnuslegen kan utføre sin tjeneste i henhold til forskrift om og målbeskrivelse for turnustjenesten for leger. Ved inngåelse av slik avtale skal denne være for minimum tre år. Ved fornyelse skal det inngås avtale for minimum 2 år om gangen. Etter tre (to) år kan hver av partene si opp avtalen med 6 måneders varslingsfrist, dog slik at eventuelt påbegynt 17 Side46

47 turnusveiledning fullføres Økonomiske forhold knyttet til turnuslege Kommunen dekker dokumenterte økte driftsutgifter i praksisen (leie av lokaler, utstyr og hjelpepersonell m.v.). Kompensasjonen for økte driftsutgifter fastsettes i lokal avtale mellom kommunen og legen, og utbetales også ved avbrudd, uteblivelse og sykdom. Veiledning av turnuslegen godtgjøres i form av 3 timers deltidsstilling som kommunelege per uke i den tiden turnuslegen ordinært er i praksisen, jf for øvrig punkt Turnuslegens lønn betales av kommunen. Trygderefusjon og egenandeler som turnuslegen inntjener i sitt kurative arbeid tilfaller kommunen Medisinske studenter Legen kan ta i mot medisinske studenter i sin praksis. Organisering og andre vilkår er kommunen uvedkommende, og legens forpliktelser overfor kommunen reduseres ikke Veiledning av annen lege etter Forskrift om veiledet tjeneste for å få adgang til å praktisere som allmennlege med rett til trygderefusjon Pålagt veiledning regnes som andre allmennlegeoppgaver. Veiledningen godtgjøres i form av deltidsstilling som kommunelege. Punkt 12.1, pkt 12.3, pkt 12.4 og pkt 12.5 gjelder tilsvarende. 12 Annet kommunalt legearbeid m.v Plikt til andre allmennlegeoppgaver i kommunen Kommunen kan pålegge legen deltidsstilling innen allmennmedisinsk legearbeid begrenset til 7,5 timer pr uke ved fulltids virksomhet. Pålegg kan bare skje med kommunen eller interkommunalt selskap (IKS) som arbeidsgiver, evt avtalemotpart, jf Side47

48 Eventuell tid til veiledning av turnuslege/eøs-lege etter punkt 11.1 og 11.4 går til fradrag. Før pålegg gis skal kommunen søke å inngå frivillige avtaler om utføring av disse oppgavene, herunder kunngjøre dem. Deltidsstilling i allmennmedisinsk offentlig legearbeid gir legene rett til reduksjon i listelengde. I forbindelse med pålegg skal kommunen tilstrebe en lik fordeling av disse oppgaver mellom kommunens allmennleger. Følgende leger kan ikke pålegges allmennmedisinske offentlige oppgaver etter dette punkt: - leger som utøver statlig legearbeid mer enn 15 timer per uke - leger med personlig overgangsordning fra Avtale om samfunnsmedisinsk legearbeid Det kan inngås avtale om samfunnsmedisinsk legearbeid. Slik avtale gir rett til reduksjon av listelengde. Tilsvarende gis rett til fradrag i plikt til allmennmedisinsk offentlig legearbeid etter punkt Kontorsted m.v. Det fremgår av den individuelle avtalen/arbeidsavtalen hvor og når de kommunale legeoppgavene skal utføres Betaling for kommunalt legearbeid For deltidsstillinger gjelder lønns- og arbeidsvilkår etter de til enhver tid gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer mv. For deltidsstilling gis praksiskompensasjon etter 5 i tariffavtalen for kommuneleger (SFS 2305). Det gis også reisetillegg og skyssgodtgjøring etter punkt 9 i SFS Alternativ godtgjøring for kommunalt legearbeid Partene lokalt kan avtale at kommunalt legearbeid, herunder veiledning av turnuslege, godtgjøres med honorar per time i stedet 19 Side48

49 for lønn. Praksiskompensasjon kommer ikke til utbetaling. Kommunalt legearbeid som utføres av lege som næringsdrivende godtgjøres med kr 705 per utført time. Satsen endres med samme prosentvise endring som basistilskuddet Arbeid som praksiskonsulent Som ledd i samarbeidet med 2.linjetjenesten kan det avtales at stilling som praksiskonsulent i sykehus gir tilsvarende fritak fra plikt til offentlig legearbeid etter punkt Del VI Tilgjengelighet og fravær - varighet av individuelle avtaler tvister 13 Tilgjengelighet og fravær 13.1 Åpningstid Full tids kurativ virksomhet innebærer en gjennomsnittlig åpningstid på minst 28 timer per uke 44 uker i året. Lengre fravær uten vikar skal meddeles kommunen i så god tid som praktisk mulig. Annen åpningstid enn i tidsrommet mellom ukens fem første dager kan fra kommunens side ikke settes som vilkår for avtaleinngåelse, men kan avtales mellom legen og kommunen Utvidet fravær pga videreutdanning, etterutdanning og forskning Legen har rett til fravær for deltakelse på kurs, nødvendig tjenestegjøring og andre aktiviteter for å oppnå eller beholde spesialistgodkjenning. Dersom kommunen må skaffe vikar, skal tidspunktet for fravær normalt godkjennes av kommunen. Såfremt legen stiller vikar gjøres ikke fradrag i basistilskuddet. Legen har rett til fravær for gjennomføring av forskningsprosjekt på doktorgradsnivå, forutsatt at legen skaffer vikar. For slikt fravær gjøres ikke fradrag i basistilskuddet. 20 Side49

50 13.3 Fravær pga fagforeningsarbeid eller offentlige verv/oppgaver Legen har rett til 10 dagers fravær per år for utøvelse av fagforeningsarbeid. Det samme gjelder for offentlige oppgaver og verv. Det gjøres ikke fradrag i basistilskudd for disse dagene Fravær pga egen sykdom eller egne barns sykdom Basisgodtgjørelsen utbetales uendret ved sykdom sammenhengende inntil 16 dager. Dette gjelder også fravær pga sykdom hos barn under 12 år og barn under 16 år dersom det foreligger kronisk sykdom eller funksjonshemninger, inntil 10 dager pr kalenderår. Dersom omsorgen gjelder mer enn to barn utvides antall dager uten trekk i godtgjørelsen til 15 dager, og til 20 dager hvis barnet er funksjonshemmet eller kronisk sykt. Dersom praksisinnehaveren er alene om omsorgen, fordobles ovennevnte kvoter. Lege som har omsorg for barn har også rett til fravær dersom: a) Barnet blir innlagt i helseinstitusjon og legen oppholder seg ved helseinstitusjonen. b) Barnet er utskrevet fra helseinstitusjon og legen må være hjemme fordi barnet trenger kontinuerlig tilsyn og pleie eller c) Barnet har livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade. Ved fravær etter bokstavene a og b gjelder aldersgrensene i første ledd. Rett til fravær etter bokstav c gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år, men uten hensyn til alder hvis barnet er psykisk utviklingshemmet. Legen har også rett til fravær når det ytes pleiepenger eller opplæringspenger. Legen har videre rett til fravær for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet. Det utbetales ikke basistilskudd for fravær når det ytes pleiepenger eller opplærings-penger med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet. 21 Side50

51 Det utbetales ikke basisgodtgjørelse for fravær etter dette punkt som samlet overstiger 3 måneder i et kalenderår med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet Fravær pga svangerskap, fødsel og adopsjon Legen har rett til fravær i til sammen 52 uker på grunn av fødsel og svangerskap. Det samme gjelder ved adopsjon. Det utbetales ikke basisgodtgjørelse for fravær etter dette punkt som overstiger 16 dager i et kalenderår med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet Ordinær verneplikt eller siviltjeneste Legen har rett til fravær på grunn av avtjening av ordinær verneplikt, siviltjeneste, repetisjonsøvelse eller andre pliktige kurs eller øvelser. Såfremt legen stiller vikar gjøres det ikke fradrag i basistilskudd. Protokolltilførsel: Partene er enige om å nedsette en arbeidsgruppe. Gruppen skal utarbeide forslag til hensiktsmessig regulering av legens adgang til fravær ut over punkt med bruk av vikar. Gruppen skal avgi sitt forslag innen Inntak av vikar Legen har rett til å innta vikar ved fravær fra praksis. Inntak av vikar skal meddeles kommunen. Kommunen yter ikke særskilt basistilskudd til vikaren. Det økonomiske oppgjøret mellom legen og vikaren er kommunen uvedkommende. Dersom legen ikke selv stiller vikar kan dette i fravær utover 8 uker gjøres av kommunen. I slike tilfeller utbetales basisgodtgjørelsen til vikaren. Fravær inntil 8 uker i året dekkes av kollegial fraværsordning eller egen vikar. 15 Korrigerende tiltak ved avtalebrudd Ved brudd på bestemmelser i fastlegeforskriften, rammeavtalen mellom KS og Legeforeningen eller individuell avtale kan 22 Side51

52 kommunen be om retting av forholdet. Varsel om retting skal gis skriftlig og begrunnes. Frist for retting av forholdet skal være rimelig. Legen har rett til å uttale seg før et formelt varsel gis. Hver av partene kan kreve et møte om saken. Dersom legen etter fristens utløp ikke har rettet forholdet, kan kommunen gi legen en skriftlig advarsel om at det vil bli iverksatt trekk i basistilskuddet dersom ikke forholdet rettes uten unødig opphold. Dersom legen etter advarsel ikke har rettet forholdet uten unødig opphold, kan kommunen holde tilbake inntil 20 % av basistilskuddet hver måned inntil forholdet er rettet. Kommunen skal ved sin skjønnsmessige vurdering av om basistilskuddet skal holdes tilbake legge vekt på type mangel, omfang av mangel, grovhet mv. Kommunens vedtak om trekk i basistilskuddet er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 litra b). Saken skal drøftes mellom KS og Legeforeningen dersom en av partene krever det. Ved retting av forholdet utbetales fullt basistilskudd. Tilbakeholdt basistilskudd i bruddperioden utbetales. 16 Varighet og oppsigelse av individuelle avtaler om fastlegepraksis, revisjon Kommunen og legen kan si opp avtalen med en frist på 6 måneder. Oppsigelse fra kommunens side må være saklig begrunnet. Ved vesentlig mislighold kan kommunen heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Den individuelle avtalen opphører uten oppsigelse når legen fyller 70 år. 23 Side52

53 Kommunen og legen kan inngå en tidsbegrenset avtale om fastlegevirksomhet ut over fylte 70 år, likevel ikke etter at legen er fylt 75 år. Avtalen bortfaller med umiddelbar virkning ved rettskraftig vedtak om tap av autorisasjon som lege, eller ved begrenset autorisasjon som medfører at fastlegen ikke kan overholde bestemmelser i fastlegeavtalen, fastlegeforskriften eller i forskrift om pasient- og brukerrettigheter i fastlegeordningen. Når legens autorisasjon er suspendert, eller i påvente av en overprøving av vedtak om tap av autorisasjon, kan legen innta vikar inntil saken er avgjort av klageog tilsynsmyndigheten. Revisjon Den individuelle avtalen kan fra begge parters side kreves revidert hvert år. Det kan ikke foretas ensidige endringer i kraft av revisjonsbestemmelsen. Pålegg etter punkt 12, krav om listereduksjon samt legens ønske om større listetak kan fremsettes når som helst. 17 Tvister 17.1 Tvist om individuelle fastlegeavtaler m.v. Tvist om forståelsen av individuell avtale, trekk i basistilskudd etter punkt 15 og oppsigelse etter punkt 16 i avtalen her søkes løst ved forhandlinger mellom kommunen og den enkelte lege. Partene kan la seg bistå av rådgiver eller advokat. Fører forhandlingene ikke frem kan partene bli enige om å løse tvisten ved voldgift. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av tingrettens leder. Hver av partene kan bringe tvisten inn for domstolsbehandling. 24 Side53

54 17.2 Tvist om rammeavtalen Dersom det oppstår tvist om forståelsen av denne avtalen skal tvisten søkes løst ved forhandlinger mellom KS og Den norske legeforening. Fører forhandlingene ikke frem skal tvisten løses ved voldgift. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av tingrettens leder. 25 Side54

55 VEDLEGG I INDIVIDUELL AVTALE OM ALLMENNPRAKSIS I FASTLEGEORDNING FOR SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE LEGE Individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordning er inngått mellom lege..... og kommune Den individuelle avtalen kan ikke overdras. Kontoradresse: Telefon: Telefaks: PLIKTER OG RETTIGHETER Kommunens og legens plikter og rettigheter følger av helse- og omsorgstjenesteloven forskrift om fastlegeordning avtale mellom staten/ks og Den norske legeforening om basistilskudd og takster rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene tariffavtale om leger og turnusleger i kommunehelsetjenesten (SFS 2305) hovedtariffavtalen (HTA) og hovedavtalen (HA) så langt det passer Legen gis et eksemplar av lov, forskrift og avtaleverk Maksimalt antall innbyggere på listen Kort beskrivelse av kollegial fraværsdekning Legens faste vikar 26 Side55

56 Legen har fellesliste med Legen installerer og bruker følgende system for pasientdata/ pasientadministrasjon Legen skal avgi grunnlagsdata for føring av pasientstatistikk på følgende måte Legen har følgende deltidsstilling(er) i kommunen:.. Det utarbeides arbeidsavtale(r) for deltidsstillingen(e). Avtale om mottak og veiledning av turnuslege gjøres for tiden: Vilkår fremgår av særskilt avtale. Legen aksepterer at allmennlegeutvalget vil kunne velge vedkommende som representant til samarbeidsutvalget. Legen forplikter seg til å akseptere rammeavtalens bestemmelser om tvisteløsning m.v. ved overdragelse av praksis, jf rammeavtalens 5.6. Det utarbeides egen avtale for økonomisk samarbeid mellom legen og kommunen i de tilfeller der slikt samarbeid praktiseres. ÅPNINGSTIDER OG TELEFONTIDER dag Åpningstider telefontider Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 27 Side56

57 Kommunen utbetaler basistilskudd senest den 12 i hver måned. Tilskuddet settes inn på konto Avkorting i basistilskuddet foretas etter reglene i ASA Lengre fravær uten vikar skal meddeles kommunen i så god tid som praktisk mulig. VIRKETID OG REVISJON Den individuelle avtalen kan av begge parter kreves revidert første gang..., deretter én gang pr. år, dog gjelder kortere frister ved tilplikting og listereduksjon. TVIST Tvist om forståelsen av denne avtalen løses etter 16 i rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening. Sted... Dato for kommunen legen 28 Side57

58 VEDLEGG II VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV TRUENDE OG VOLDELIGE PASIENTER 1) Vurdering av alternative tiltak Dersom en listeinnbygger har fremvist truende eller voldelig adferd overfor fastlegen, andre som er ansett hos fastlegen eller deres familier, kan legen be kommunen om umiddelbar bistand for håndtering av saken. Kommunen og fastlegen skal drøfte alternative tiltak, eksempelvis: Anmodning til pasienten om bytte av liste til en bestemt fastlege som har sagt seg villig til å motta pasienten Stille krav til pasient om at to eller flere leger eller annet helsepersonell skal være tilstede i konsultasjon Sikkerhetstiltak på kontoret (alarmsystemer, sikkerhetslåser mv.) Vektertjeneste Samarbeid med politi. Tilstedeværelse av politi i konsultasjon Suspensjon av legens listeansvar ift. denne pasienten midlertidig overflytting av det allmennmedisinske ansvaret til aktuell institusjon i kommune eller nabokommune Flytting av pasienten fra legens liste Fastlegen kan kreve at kommunen fatter vedtak om at pasienten flyttes fra listen i henhold til fastlegeforskriften 15, jf. 5. 2) Rutine for flytting av pasienter Kommunen skal vurdere om det er forsvarlig at vedkommende pasient fortsatt skal få sitt behov for allmennmedisinske tjenester dekket av en av kommunens fastleger. 29 Side58

59 Der det er grunnlag for å flytte pasienten til annen fastleges skal kommunen informere pasienten om at vedkommende kan velge ny lege innen en nærmere angitt frist. Dersom pasienten ikke innen en nærmere angitt frist, jf. tredje ledd over, har valgt ny lege, vil pasienten bli tildelt en ny lege. Kommunen skal umiddelbart kontakte den nye legen og drøfte hvordan vedkommende listepasient kan ivaretas ved legekontoret, herunder om det er aktuelt å iverksette noen av tiltakene nevnt i punkt 1), eventuelt andre tiltak. Kommunen skal samtidig informere pasienten om eventuelle tiltak som er iverksatt for å ivareta sikkerheten ved legekontoret og som pasienten har behov for å bli informert om. 3) Rutiner der flytting av pasient har vært forsøkt Kommunen skal sørge for et allmennmedisinsk tilbud også til pasienter der det ikke anses forsvarlig å flytte pasienten til en ny fastleges liste. Inntil pasienten har fått en ny fastlege skal kommunen sørge for andre tilbud. Det kan blant annet være tilbud tilknyttet en relevant institusjon i kommunen eller nabokommunen, eller etablering av en særskilt vaktordning etter avtale med leger i kommunen. 30 Side59

60 31 Side60

61 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Tone Østvang Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for helse- og velferd 17/ Formannskapet 41/ Kommunestyret 58/ Økonomisk avtale med fastlegene i Malvik Vedlegg: Økonomisk avtale med fastlegene i Malvik. Tilbud datert Økonomiske innsparinger ved forslag datert ASA 4310 Faglig vurdering fra kommuneoverlegene Oppsummering av forhandlingene Konsekvensutreding - Økonomisk avtale med fastlegene i Malvik Endringer i innsparingspotensieltet etter behandling i Helse og velferd Notat til rådmannen - fra kommunelegen Saksdokumenter (ikke vedlagt) - Lov om kommunale helse og omsorgstjenester - Lov om folkehelsearbeid - Forskrift om fastlegeordning i kommunene - ASA 4310 Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene - ASA 4301 Avtale om økonomiske vilkår for allmennleger med kommunal fastlegeavtale og legespesialister med avtalepraksis - Kommuneplanens Handlingsdel og økonomiplan - Budsjett 2014 Saksopplysninger I helse og velferdsutvalget den ble det fattet følgende vedtak: «Dagens økonomiske avtaler med fastlegene, inkl. avtale om leie av lokaler, utstyr og hjelpepersonell, sies opp. Det presiseres at dette ikke innebefatter oppsigelse av de individuelle fastlegeavtalene, men kun partenes økonomiske avtale. Rådmannen gis fullmakt til å inngå Side61

62 forhandlinger med fastlegene, med formål å oppnå en tilnærmet privat praksis, utvalg for HEVE(Helse og velferd) holdes løpende orientert. Gjennom forhandlinger skal det sikres at de reviderte avtalene er i tråd med nye føringer (f. eks ny fastlegeforskrift) som ivaretar partenes ansvar og oppgaver». Det er viktig at man skiller mellom den individuelle fastlegeavtalen og en økonomisk avtale: - Fastlegeavtalen er lovpålagt, og må inngås mellom kommunen og den enkelte fastlegen. Denne avtalen regulerer bl.a. åpningstider, tilgjengelighet, listestørrelse, kvalitet og kvalitetssikring mv. I de fleste kommuner eksisterer kun denne typen samarbeidsavtale mellom kommunen og fastlegene, og kommunen utbetaler tilskudd 1 til fastlegene basert på antall listepasienter. - Økonomisk avtale: Dette er frivillig for begge partene, og kan inngås som en tilleggsavtale der partene har et gjensidig ønske og ser mulighet for samarbeid. Legetjenestene i Malvik - Historikk og økonomiske forhold. Lov om helsetjeneste i kommunene trådte i kraft i Fra dette tidspunktet ble bl.a. allmennlegetjenesten et kommunalt ansvar. Loven åpnet for å ansette leger i faste, kommunale stillinger (fastlønnsordning) eller inngå avtaler med leger i privat virksomhet (driftstilskuddsavtale). Etter forhandlinger med de legene som den gang praktiserte i Malvik, fattet kommunestyret et enstemmig vedtak om å organisere legetjenestene etter en ren fastlønnsordning (K.sak 80/1984). Endringer i bl.a. trygderefusjonsordningene førte i slutten av 80-årene/begynnelsen av 90-årene til stadig større inntektsforskjeller mellom fastlønnsleger og driftsavtaleleger i fastlønnslegenes disfavør. Inntektsforskjellen førte etterhvert også til betydelige rekrutteringsproblemer til fastlønnsstillinger. Med utgangspunkt i inntektsforskjellene og rekrutteringsproblematikken fremmet Dnlf Malvik i 1995 krav/ønske om alternativ organisering av legetjenesten. Etter drøftinger og ulike forslag om kombinerte stillinger vedtok kommunestyret i januar 1996 å prøve ut en organisering med 80 % fastlønnsandel og 20 % driftsavtaleandel som alternativ til full fastlønnsstilling. Det var en forutsetning at kommunen holdt lokaler, utstyr og hjelpepersonell også i avtaleandelen av praksisen - mot at kommunen beholdt det driftstilskuddet som ellers skulle ha vært overført til legene. Etter ønske fra legene om økt driftsavtaleandel vedtok kommunestyret å endre fordelingen til 60 % fastlønnsdel og 40 % driftsavtaledel fra juli Det var opprinnelig en forutsetning at denne organiseringen skulle bestå fram til innføringen av den planlagte fastlegereformen. På det tidspunktet var innføring av fastlegeordningen fastsatt til Basistilskudd= pr capita tilskudd, tilskuddet per pasient som utbetales fra kommunen til legen og som er regulert i sentral avtale ASA 4301 mellom KS og Den norske legeforening. Pr 1.juli er tilskuddet kr. 421 pr år pr listepasient. Side62

63 Etter at innføring av fastlegeordningen ble utsatt til , ble spørsmålet om ytterligere utvidelse av driftsavtaleandelen tatt opp i Med virkning fram til innføringen av fastlegeordningen ble det da vedtatt å endre fordelingen til % fastlønnsdel og % driftsavtaledel. Fra og med innføringen av fastlegeordningen har legetjenesten i Malvik vært organisert etter en kombinert modell hvor all kurativ virksomhet drives som privat praksis (selvstendig næringsdrivende) fra leide kommunale lokaler. Kommunen holder hjelpepersonell, lokaler, inventar og utstyr og dekker samtlige driftsutgifter. For dette betaler legene en leie som tilsvarer det basistilskuddet de utløser med utgangspunkt i totalt pasientantall. I tillegg refunderer de 50 % av utgiftene til medikamenter og medisinsk forbruksmateriell og betaler et årlig beløp på kr hver som bidrag til IT-kostnader. Dette er å betegne som en «8.2»- avtale, jfr. ASA 4310(se vedlegg). I tillegg er de fleste fastlegene tilsatt i 13,33 20 % fast deltidsstilling med kommunalt legearbeid(helsestasjon, sykehjem osv). Fastlegene i våre nabokommuner er, med få unntak, drevet etter modellen privat praksis og bekoster selv lokaler, bemanning og øvrige driftsutgifter. Momenter ved valg av organisering. Det er i hovedsak 3 ulike modeller å organisere legetjenesten i kommunene på: 1) Fastlønnsmodell: der legene er ansatt på ordinær måte i kommunen. 2) Privat praksis: legene er selvstendig næringsdrivende 3) Kombinasjoner mellom de to Side63

64 Ved innføring av fastlegeordningen ble det fra sentralt hold framhevet som en viktig intensjon at legene ble honorert etter samme hovedmodell i alle kommuner. Det ble framhevet at hovedmodellen burde være at legene utøvet kurativt arbeid i primærlegetjenesten som privat praksis (selvstendig næringsdrivende, dvs modell 2)hvor legenes inntekter besto av basistilskudd, refusjon fra folketrygden og egenbetaling fra pasientene, og hvor legene selv tilsatte hjelpepersonell og dekket alle driftsutgifter. Dette forholdet er også senere understreket flere ganger i sentrale avtaler og rundskriv. Dette ble også påpekt og understøttet i alle saksframlegg om organiseringen av legetjenestene i Malvik. Når kommunen likevel framforhandlet og valgte andre modeller for organisering har dette flere årsaker. Valg av ren fastlønnsordning i 1984 tok utvilsomt utgangspunkt i prinsipielle synspunkter som at legetjenester bør være en ren, offentlig førstelinjetjeneste som i størst mulig utstrekning bør utføres i kommunal regi. Rekrutteringsproblematikk og inntektsmisnøye fra legene gjorde det nødvendig å akseptere organisatoriske endringer løpende fra Tilbakemeldingene fra legene på prøveordningene viste at det var ønskelig fra legenes side å unngå full privat drift. Samtidig ønsket kommunen å finne ordninger som fortsatt tillot kommunal etableringsstyring. De økonomiske tilskuddsordningene ga i 2001 ikke bastante føringer for valg av organisasjonsform og tillot dermed kommunene et friere valg av organisasjonsform. Privat praksis er, jfr. gjeldende forskrifter og avtaleverk, definert som hovedmodellen i den kurative legetjenesten i Norge. Omkringliggende kommuner til Malvik er i dag organisert og driftet etter denne hovedmodellen, med unntak av få distriktslegekontor. Dette gjelder bl.a. Trondheim, Klæbu, Stjørdal og Melhus. I 2012 ble Samhandlingsreformen innført og det ble som følge av reformen innført en rekke nye lover og forskrifter. Det var da knyttet en del spenning til hvorvidt reformen ville gi nye styringssignaler når det gjaldt legetjenesten. Fastlegeforskriften ble innført Regjeringen arbeider i dag med en ny Stortingsmelding om primærhelsetjenesten som er planlagt i Sentrale myndigheter er opptatt av at helsetjenestene i kommunen må være robuste, koordinerte og helhetlige. Et viktig tema i meldingen vil være hvordan vi kan legge til rette for nye roller og samarbeidsformer, og bygge opp mer tverrfaglige helsetjenester, eksempelvis teambaserte tjenester. Regjeringen vil modernisere kommunehelsetjenesten og møte befolkningens behov ved å gjøre det like naturlig å ansette f.eks. psykologer, sykepleiere og fysioterapeuter, som eksempelvis leger. Sykepleierens rolle i primærhelsetjenesten er nevnt spesielt, som supplement til kommuner hvor det er legemangel. Regjeringen er for øvrig opptatt av tverrfaglig samlokalisering, og de er opptatt av hvordan helsetilbudet i primærhelsetjenesten skal ledes. Nødvendigheten av systematisk kvalitetsforbedring er et annet viktig tema som er nevnt. Ved behandlingen av forslaget til budsjett for 2014 og senere pålagte budsjettnedskjæringer er det påpekt et betydelig innsparingspotensial ved å endre organisasjonsmodell for legetjenesten i Malvik. Kort skissert påfører någjeldende organisasjonsmodell kommunen merutgifter på ca. 4 mill. kroner årlig i forhold til hovedmodellen i kurativ virksomhet anbefalt fra sentrale myndigheter(dvs. privat praksis). Side64

65 Med utgangspunkt i ønsket om å komme over på en mer kostnadsbesparende organisasjonsmodell og oppnå en større ryddighet ihht. gjeldende avtaleverk, har kommunen sagt opp gjeldende økonomiske avtale med fastlegene. Økonomi historikk. Ved forberedelsen av fastlegeordningen i 1999 ble det anslått hva den vedtatte organiseringen medførte av merutgifter for kommunen sett i forhold til en ren, privat praksis der fastlegene er selvstendig næringsdrivende. Totale, årlige merutgifter ble den gang anslått til kroner. Fra 2002 (første hele år med fastlegeordning) til 2013 har basistilskuddet, som er hovedelementet i legenes betaling for kommunale tjenester, økt fra kr. 296,- til kr. 407,- per listepasient. Dette tilsvarer en økning på 37,5 %. I samme periode har lønnen for offentlig ansatte i helse- og sosialtjenestene økt med 58,5 % i følge offentlig statistikk fra SSB. I 2002 var kommunens bruttoutgifter til kurative legetjenester ca. kr Husleie og strømutgifter var ikke postert på de enkelte tjenestene og må derfor legges til. Totale, reelle nettoutgifter til legetjenestene kan derfor anslås til kr Basistilskuddet (per capita tilskuddet) utgjorde ca. kr , eller 39 % av bruttoutgiftene. I 2009 inngikk dessuten Malvik kommune bl.a. avtale om Interkommunal legevakt i Trondheimsområdet (2014: budsjettert med 2,250 mill., men kostnadene er senere anslått til 2,6 mill. pga. sentralt lønnsoppgjør). I 2011 inngikk Malvik kommune avtale om interkommunalt kriseteam med Trondheim og Klæbu(2014:budsjettert kr ). Disse kostnadene var tidligere en del av legetjenestens budsjett. I 2013 var bruttoutgiftene til de kurative legetjenestene kr inkl. husleie/strøm. Basistilskuddet(per capita tilskuddet) utgjorde kr , eller 29 % av bruttoutgiftene. Bruttoutgiftene til Malvik kommune har økt med 126 %, mens basistilskuddet dvs. hovedinntekten til kommunen fra fastlegene kun har økt med 69 % i denne perioden. Regnskapstallene for 2013 viser en samlet netto utgift for legetjenesten på kr I tillegg har Malvik kommune utgifter knyttet til interkommunal legevakt og kriseteam. Hadde tjenesten vært organisert etter anbefalt hovedmodell dvs. privat praksis, ville dette anslagsvis ha påført kommunen netto utgifter på ca. kr samme år. Det vil si at merutgiftene med den modellen som ble valgt i 1999/2000 har økt fra ca kroner til ca kroner i Faglig kvalitet. Når det gjelder faglig kvalitet vises det til vedlagte skriv fra kommuneoverlegene. Vurdering Det er i ettertid av vedtaket i Helse og velferdsutvalget ført forhandlinger mellom rådmannen og fastlegene om ny, økonomisk avtale. Legene ønsker i prinsippet å beholde de fleste elementene i nåværende modell. Dette medfører bl.a. at kommunen tar ansvar for hovedvekten av legekontorenes administrative oppgaver og alt personalarbeid. Dette gjør også at fastlegen får frigjort mer tid til pasientrettet innsats. Rådmannen ser på sin side nødvendigheten av å komme over på en mer kostnadseffektiv modell, som er i tråd med sentrale føringer og som i dag er innført i våre nabokommuner. Dette Side65

66 innebærer privat praksis med basistilskudd, trygderefusjoner og pasientbetaling som inntektsgrunnlag for legene. Det vises for øvrig til den vedlagte faglige vurderingen fra kommuneoverlegene. Gjennom Samhandlingsreformen og den varslede Stortingsmeldingen om primærhelsetjenesten er det pr i dag ikke fremkommet momenter fra sentrale myndigheter som tyder på endringer i anbefalt hovedmodell for legetjenestene i Norge. Forskrift om fastlegeordning var planlagt innført i 2012, men ble først innført fra da den skapte mye debatt om hvilke kvalitetskrav som kunne pålegges fastlegene. Forskriften er et viktig dokument som danner grunnlaget for hvilke krav som stilles både til den enkelte fastlege og til kommunen. Andre sentrale særavtaler mellom KS og Den norske legeforening er også revidert som følge av Samhandlingsreformen. I ASA 4310 pkt. 8 beskrives kommunens økonomiske forpliktelser overfor legene. Om gjeldende modell (pkt s 13) står det følgende: «Kurativt arbeid etter denne avtale er selvstendig næringsvirksomhet. Dersom legene mottar ytelser fra kommunen i form av hjelpepersonell, lokaler, utstyr, forbruksvarer osv. skal legen refundere kommunens utlegg i sin helhet, med mindre kommunen og legen av rekrutteringshensyn o.a. skriftlig avtaler redusert innbetaling for en tidfestet periode». Disse føringene er fremforhandlet mellom KS og Den norske legeforening. Rådmannen anser ikke at tidligere avtale var tidsbegrenset og ser heller ikke at Malvik kommune i dag har spesielle rekrutteringsutfordringer som gjør denne typen avtale nødvendig. I dag er Malvik kommunes kostnader med denne modellen betydelige. Avtalen gjør også at kommunen bærer den økonomiske risikoen. Dette gjelder eksempelvis at kommunen dekker kostnader til ansatte og evt vikarer, påløpte kostnader etter tilsyn og ved at kommunen dekker alle legekontorenes driftsutgifter. Det er gjennomført både innledende drøftingsmøter og forhandlingsmøter mellom partene. Flere sentrale momenter er drøftet og det er foretatt tilpasninger fra administrasjonens side underveis i prosessen. Partene har ikke kommet til enighet. Det vises til vedlagte oversikt over oppsummering av forhandlingsprosessen. Rådmannen ser at en overgang fra en driftsmodell, der kommunen stiller med kontor, utstyr, hjelpepersonell mv. - til en modell tilnærmet privat praksis, i alle tilfeller vil kreve en omstillingsperiode både for legene og hjelpepersonellet. Rådmannen vurderer det derfor som rimelig at det legges opp til en trinnvis endringsprosess. Normalt er kravet til varighet på en slik økonomisk avtale totalt 5 år, dersom partene ikke har avtalt noe annet(jfr ASA 4310, pkt 8.2.). Rådmannen ser imidlertid nødvendigheten av å begrense denne avtalen til 3 år. Dette skyldes hovedsakelig kommunens økonomiske situasjon, men også evt. endringer i kommunestruktur. Rådmannen anbefaler derfor at det inngås en 3-års økonomisk avtale med fastlegene, som fortsatt baserer seg på utleie av hjelpepersonell og kontorer. Forslag til ny avtale vil imidlertid innebære at fastlegene overtar en større andel av utgiftene og ansvaret for egen praksis. Viser til vedlagte siste tilbud fra kommunen datert Samtidig vedlegges en oversikt som viser hvilke økonomiske innsparinger det siste avtaleforslaget gir for hvert enkelt år i avtaleperioden. Som det vil framgå utgjør innsparingene i de to siste årene av avtaleperioden omtrent halvparten av de besparelser som en tilnærmet privat praksis ville kunne gi. Eksempelvis får legene i dag all IT tjeneste fra IT avdelingen i Malvik kommune. Reell kostnad på denne tjenesten er i dag kr ,- pr fastlege pr år. Sammenligningstall fra Trondheim kommune viser at denne tjenesten koster kr pr Side66

67 år pr fastlege. I forslaget fra Rådmannen er det lagt opp til en opptrapping av betaling for denne tjenesten, fra kr i til kr i Det siste tilbudet datert fra Rådmannen inneholder de fleste momentene som fastlegene har fremmet som viktige i forhandlingsprosessen. Dette tilbudet vurderes å være mer økonomisk gunstig for fastlegene i Malvik enn avtalene omkringliggende kommuner har med sine fastleger. Rådmannen anser dette tilbudet som det Malvik kommune kan forsvare, både ut fra et personellmessig, faglig og økonomisk perspektiv. Rådmannens innstilling - Forslag til økonomisk avtale datert mellom fastlegene og Malvik kommune, vedtas som kommunens avtaletilbud til fastlegene i Malvik. Behandling i Utvalg for helse- og velferd Matz Ulstad, (AP) fremmet følgende tilleggsforslag: «Nytt punkt 10: Endringer i denne avtalen skal behandles av kommunestyret i Malvik kommune. Endring i innledningen: Avtaleperioden forlenges til » Matz Ulstad, (AP) fremmet følgende endringsforslag: «Pkt. 3 ny setning: Malvik kommune bekoster annet forbruksmateriell. Pkt. 4 Første setning uendret. Resten endres til: I avtaleperioden skal partene ha en tett og åpen dialog vedr. bemanningssituasjonen for en god fordeling mellom sykepleiere og annet personell for å opprettholde kompetansen. Pkt. 7 Utgår Pkt. 8: It-kostnader: legene betaler kr ,- fra starten.» Lill Harriet Sandaune,(FRP) fremmet følgende endringsforslag: «Med virkning fra 20. januar 2015 organiseres legetjenesten i Malvik kommune etter anbefalt hovedmodell, dvs.privat praksis i henhold til gjeldende forskrifter og avtaleverk.» Eva Lundemo (H) fremmet følgende tilleggsforslag: «Avtalen kvalitetssikres av kommunens jurist. Juristens eventuelle kommentarer vedlegges saken før behandling formannskapet » Protokolltilførsel: Eva Lundemo (H) fremmet følgende protokolltilførsel: «Ber om at vedtatt forslag fra Arbeiderpartiet blir kostnadsberegnet og konsikvensutredet opp i mot rådmannens innstilling. Dette vedlegges for videre politisk behandling i saken. Inntil dette foreligger, støtter Malvik Høyre rådmannens innstilling.» Votering: Endringsforslaget fra Lill Harriet Sandaune falt med 1 mot 6 stemmer. Rådmannens innstilling ble satt opp mot tillegg- og endringsforslaget fra Matz Ulstad, tilleggs - og endringsforslagene til Matz Ulstad ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer Tilleggsforslaget fra Eva Lundemo ble enstemmig vedtatt. Side67

68 Innstilling til formannskapet fra Utvalg for helse- og velferd Forslag til økonomisk avtale datert mellom fastlegene og Malvik kommune, vedtas som kommunens avtaletilbud til fastlegene i Malvik med følgende endringer og tillegg: Pkt. 3 ny setning: Malvik kommune bekoster annet forbruksmateriell. Pkt. 4 Første setning uendret. Resten endres til: I avtaleperioden skal partene ha en tett og åpen dialog vedr. bemanningssituasjonen for en god fordeling mellom sykepleiere og annet personell for å opprettholde kompetansen. Pkt. 7 Utgår Pkt. 8 It-kostnader: Legene betaler kr ,- fra starten. Nytt punkt 10: Endringer i denne avtalen skal behandles av kommunestyret i Malvik kommune. Endring i innledningen: Avtaleperioden forlenges til Avtalen kvalitetssikres av kommunens jurist. Juristens eventuelle kommentarer vedlegges saken før behandling formannskapet Behandling i Formannskapet Terje Granmo (AP) fremmet følgende endringsforslag: Foreslår: Rådmannens innstilling Votering: Innstillingen fra Helse- og velferd ble satt opp mot endringsforslaget fra Granmo. Endringsforslaget vedtatt med 6 mot 1 stemme. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Rådmannens innstilling: Forslag til økonomisk avtale datert mellom fastlegene og Malvik kommune, vedtas som kommunens avtaletilbud til fastlegene i Malvik. Side68

69 SISTE TILBUD Økonomisk avtale mellom fastlegene og Malvik kommune. Den økonomiske avtalen bygger på følgende lokale avtaler: - Individuell avtale om allmennpraksis mellom fastlegen og Malvik kommune(revidert 2014) - Avtale om mottak av turnuskandidat Punktene 1 og 2 i denne avtalen gjelder forhold som medfører endringer i någjeldende avtale allerede i For øvrig gjelder avtalen for perioden Med virkning fra reduseres staben av hjelpepersonell med 70 % sykepleierstilling etter naturlig avgang. 2. Med virkning fra avvikles dagens IT-fond. Fondsmidlene deles likt mellom legene og kommunen. 3. Med virkning fra sørger legene selv for alt innkjøp av medikamenter og medisinsk forbruksmateriell. F.o.m sørger legene selv for alt innkjøp av øvrig forbruksmateriell og bekoster dette. 4. Kommunen leier ut hjelpepersonell innenfor en ramme på minimum stillinger max. 11,8 stillinger, og har fortsatt arbeidsgiveransvar og personalansvar. Ved eventuelle vakanser i perioden har kommunen adgang til å erstatte sykepleiere med helsesekretærer/annet hjelpepersonell. Ved ledighet i stilling hos hjelpepersonellet, tilbys nyansatte tidsbegrenset avtale ut denne avtaleperioden. 5. For leie av hjelpepersonellet, husleie, renhold, strøm og telefon betaler legene årlig et beløp tilsvarende samlet utbetalt basistilskudd. Partene er enige om at leiebeløpet ikke dekker kommunens utgifter og legene krever derfor ikke utbetalt praksiskompensasjon, møtegodtgjørelse og beredskapsgodtgjørelse jfr. SFS Deltidsstillingene for leger som kontorleder avvikles fra med unntak for Hommelvik legekontor hvor stillingen beholdes som prosjektstilling inntil flytting til nye lokaler er gjennomført. Lønnen i deltidsstillinger for leger beholdes uendret og med normale, årlige lønnsjusteringer i avtaleperioden. Malvik kommune vurderer fortløpende behov og omfang av kommunale deltidsstillinger. Viser til individuell avtale om allmennpraksis. 7. Legene overtar dagens inventar og utstyr vederlagsfritt. Legene dekker selv nyanskaffelser av inventar og utstyr og vedlikehold/reparasjoner, herunder også serviceavtaler. 8. For IT-tjenester som server, lisenser og support betaler hver lege kr for 2015, kr for 2016 og kr for Side69

70 9. Gjeldende turnuslegeavtale beholdes uendret, men det er enighet om at avtalen kan reforhandles når endringer i lokaliteter eller kontorstruktur gjør dette naturlig. 10. Partene er enige om at deler av avtalen kan reforhandles når endringer i lokaliteter eller kontorstruktur gjør dette naturlig. Hommelvik Side70

71 Økonomiske innsparinger ved kommunens forslag Basert på regnskapstall for 2013 Tall i 1000 kroner Innsparingseffekt Pkt. i avtalen Forslag Merknad 1 Stillingsreduksjon Avvikling IT-fond. Deling 230 Bortfall avsetninger Kto Medikamenter/med. forbruksmateriell Kto. 1110/1114 Bortfall refusjoner Øvrig forbruksmateriell Kto Ytterligere stillingsreduksjon Usikkert anslag Helsesekretær erstatter sykepleier 50 Usikkert anslag 5 (Ingen økonomisk virkning) 6 Avvikling kontorleder Vikhammer/Saksvik Avvikling kontorleder Hommelvik Inventar/utstyr Kto Vedlikehold/serviceavtaler m.v Kto. 1197/ IT-tjenester (Ingen økonomisk virkning) 10 (Ingen økonomisk virkning) Sum Side71

72 A-rundskriv nr.: A/ Dokument nr.: 12/ Arkivkode: 0 Dato: Saksbehandler: Forhandling Til: Kommunen ASA Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene Dette rundskrivet avløser A-rundskriv 3/2010. Ny avtaleperiode er 1. januar desember Rammeavtalen må ses i sammenheng med den reviderte fastlegeforskriften som også iverksettes 1. januar 2013: Bestemmelsene om allmennlegeutvalget og det lokale samarbeidsutvalget og kommunens informasjonsplikt til fastlegene er utvidet. Dette er gjort for å løfte fram betydningen av et godt samarbeid mellom kommunen og fastlegene. Det er, med hjemmel i fastlegeforskriftens 29, innført et nytt punkt 15 som gir kommunen mulighet til å holde tilbake deler av basistilskuddet ved brudd på bestemmelser i fastlegeforskriften, rammeavtalen eller den individuelle fastlegeavtalen. Dette tiltaket kan iverksettes etter varsel om retting og en etterfølgende skriftlig advarsel dersom forholdet ikke rettes opp. Kommunen behøver ikke å avvente en 1 Side72

73 eventuell tvistebehandling etter punkt 17 før trekket i basistilskuddet foretas. Det er, med hjemmel i fastlegeforskriftens 5 og 15, utarbeidet veiledende retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter. Se rammeavtalens vedlegg II. Honorarsatsen i punkt 12.5 er kr 705 fra 1. juli ASA 4310 er ingen tariffavtale og må derfor vedtas av hver enkelt kommune. Vedtak kan gjøres administrativt. Vi viser for øvrig til mer informasjon på internett: Hege Mygland avdelingsdirektør Anne Tøndevold spesialrådgiver Kontaktpersoner i KS: Arne Norum, tlf: , e-post: arne.norum@ks.no Anne Tøndevold, tlf: , e-post: anne.tondevold@ks.no Vedlegg: Rammeavtalen (ASA 4310) 2 Side73

74 ASA 4310 for perioden Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene Del I Generelle bestemmelser 1 Rammeavtalens rettslige forankring, virkeområde og varighet Avtalen er inngått under henvisning til helse- og omsorgstjenesteloven 3-2 og forskrifter om fastlegeordningen. Rammeavtalen og den individuelle avtalen skal bidra til at kommunen og legen kan oppfylle sine plikter, blant annet etter helse- og omsorgstjenesteloven og fastlegeforskriften. Avtalen regulerer kommunenes og allmennlegenes oppgaver. Det vises til særskilte reguleringer av oppgaver dersom fastlegeordningen er suspendert. Avtalen gjelder fra og forlenges automatisk for ett år om gangen dersom ingen av partene sier den opp til opphør eller revisjon med minst 3 måneders varsel. 2 Partsforhold og organisering Parter i avtalen er KS og Den norske legeforening. I tillegg til rammeavtalen skal det inngås individuell og personlig avtale mellom kommunen og den enkelte lege i samsvar med vedlagte mønsteravtale. Denne avtalen danner ramme for hva som kan kreves ensidig av en part ved inngåelse eller revisjon av individuell avtale. I sin kurative virksomhet er legen selvstendig næringsdrivende. Avtalen er ikke til hinder for at leger kan organisere sin virksomhet i ulike selskapsformer. Dette er kommunen uvedkommende, og får således ingen betydning for legens rettigheter og plikter i forhold til kommunen og innbyggerne etter lover, forskrifter og avtaler. 3 Side74

75 3 Forholdet til statsavtalen - felles forhandlinger De økonomiske vilkår for fastlegeordningen fremgår av avtale mellom Staten/KS og Den norske legeforening (statsavtalen). Statsavtalen omfatter også bestemmelser om listeregulering, utjamningstilskudd og suspensjon av fastlegeordningen. Statsavtalen og rammeavtalen skal ved senere revisjoner søkes forhandlet parallelt og tas stilling til samlet, med mindre partene er enige om å fravike dette. Del II Utvalg i fastlegeordningen 4.1 Allmennlegeutvalg Formål Allmennlegeutvalget skal bidra til nødvendig samarbeid mellom legene i kommunene for å ivareta legenes oppgaver i fastlegeordningen Organisering Kommunen skal ta initiativ til at det blir opprettet et allmennlegeutvalg der alle allmennleger er deltakere. Utvalget skal ha møte minst halvårlig og for øvrig etter behov. Det kan opprettes felles allmennlegeutvalg for flere kommuner. Det er møteplikt med mindre legen har gyldig forfall. Utvalget konstituerer seg selv og velger leder. Kommunen skal stille møtelokaler til disposisjon Allmennlegeutvalgets oppgaver, valg til samarbeidsutvalg Allmennlegeutvalget representerer allmennlegene overfor kommunen. Utvalget har fullmakt til å: - velge representanter for legene til samarbeidsutvalget - fremme saker overfor samarbeidsutvalget - bistå legenes representanter i samarbeidsutvalget med rådgivning 4 Side75

76 - forberede saker som skal opp i samarbeidsutvalget - drøfte retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter - drøfte konkrete kasus i anonymisert form. Vurderingene skal ved behov forelegges samarbeidsutvalget. Det kan nedsettes et arbeidsutvalg for 2 år som gis tilsvarende fullmakt. Kommuneoverlegen kan ikke velges til samarbeidsutvalget. Den norske legeforening kan gi veiledende retningslinjer for allmennlegeutvalget. 4.2 Samarbeidsutvalg Formål Samarbeidsutvalget skal legge til rette for at driften av allmennlegetjenesten skjer på en hensiktsmessig måte gjennom samarbeid mellom kommunen og allmennlegene. Allmennlegene skal sikres innflytelse over drift og organisering av egen praksis og eget listeansvar Organisering Kommunen skal ta initiativ til at det blir opprettet et samarbeidsutvalg. Utvalget skal ha møte minst halvårlig og for øvrig etter behov. Det kan opprettes felles samarbeidsutvalg for flere kommuner. Utvalget skal ha like mange representanter fra allmennlegene som fra kommunen. Samarbeidsutvalget kan opprettes med 2 eller flere representanter fra hver av partene og like mange varamedlemmer. Samarbeidsutvalget konstituerer seg selv og velger leder, hvor partene har ledelsen vekselvis ett år hver. Kommunen skal stille møtelokaler til disposisjon. Det tilstås møtegodtgjøring etter 5 Side76

77 kommunens satser. Funksjonstiden er 2 år. Kommuneoverlegen eller dennes stedfortreder har møteplikt i samarbeidsutvalget og er ansvarlig for å tilrettelegge møtene og følge opp saker hvor det er nødvendig. Berørte samarbeidspartnere (pleie- og omsorgstjenesten, HELFO, NAV, praksiskonsulenter mv.) deltar som observatører etter behov. Kommunen har ansvaret for å innkalle. Det kan opprettes felles samarbeidsutvalg for flere kommuner. Der det er etablert interkommunal legevaktordning skal det avholdes felles samarbeidsutvalgsmøter minst én gang per år Samarbeidsutvalgets oppgaver Samarbeidsutvalget bør gi råd i saker som gjelder: - fastlegeordningen slik den er beskrevet i lov, forskrift og avtaleverk - planlegging av kommunens allmennlegetjeneste mht kapasitet og lokalisering - drøfte kommunens forhandling med helseforetak om samarbeidsavtaler - allmennlegenes rolle ved oppfølging av kommunens forpliktelser, herunder løpende vurdere kapasiteten i helseinstitusjonene, tiltak for oppfølging og viderehenvisning av pasienter mv. - serviceerklæringer for legekontorene i kommunen - retningslinjer for håndtering av truende og voldelige pasienter, herunder vurdere behov for lokale tilpasninger av retningslinjene - oppretting av legehjemler - flytting av praksis - midlertidig legemangel - kollegial fraværsdekning og vikarordninger - fordeling og tilplikting av offentlige legeoppgaver - kvalitetsarbeid/kvalitetsindikatorer mht. ventetid, 6 Side77

78 telefontilgjengelighet, sykebesøk til egne pasienter m.v. - forslag til elektronisk rapporteringssystem og -rutiner - generelt om listelengde og listereduksjon - organisering av legevakt - fordeling av legevakt etter kontortid og øyeblikkelig hjelp på dagtid, herunder vaktfritak - suspensjon av ordningen Samarbeidsutvalget skal påse at legene sørger for tilstrekkelig fraværsdekning i forbindelse med ferier, slik at feriefraværet samordnes, og at det sendes kommunen en skriftlig oversikt over legekontorenes beredskap i god tid før ferien. Samarbeidsutvalget kan gi råd i andre forhold av betydning for fastlegeordningen i kommunen. Samarbeidsutvalget skal ikke behandle: - saker av personlig karakter med mindre berørte leger samtykker i det - saker som vedrører brudd på profesjonsplikter etter helsepersonelloven Samarbeidsutvalgets uttalelse skal følge saken. Mindretallets uttalelse skal fremgå. Protokolltilførsel: Det nedsettes et sentralt partssammensatt utvalg mellom KS og Den norske legeforening. Formålet med utvalget er å bidra til at praktiseringen av ordningen skjer på en hensiktsmessig måte mellom kommunen og legen. Utvalget skal møte regelmessig og uten ugrunnet opphold behandle spørsmål om forståelsen av overenskomsten, eventuelt andre spørsmål for gjennomføringen av fastlegeordningen. Del III Kommunens oppgaver 5 Administrasjon av avtalehjemler 7 Side78

79 5.1 Søknad om og rammer for nye hjemler Kommunen skal søke om nye avtalehjemler når det er nødvendig for å oppfylle dens forpliktelser overfor befolkningen. Før hjemmelen lyses ut skal legene informeres, slik at kommunen etter søknad fra legene kan treffe avgjørelse om plassering av hjemmelen i en etablert praksis i samsvar med plan for legetjenesten, se punkt Ledighet og lokalisering Kommunen avgjør lokaliseringen av nyopprettet hjemmel. Ledighet i allerede eksisterende hjemmel lyses ut med eksisterende lokalisering, med mindre annet avtales med fratredende lege. Når en avtalehjemmel blir ledig kan kommunen utlyse hjemmelen, eller la innbyggerne på fratredende leges liste fordeles blant gjenværende leger i kommunen etter avtale mellom berørte leger, jf punkt 5.6, 1. ledd. 5.3 Nye hjemler Før kommunen søker om ny fastlegehjemmel skal saken forelegges samarbeidsutvalget til uttalelse. 5.4 Kunngjøring av avtalehjemmel Kommunen skal kunngjøre ny eller ledig avtalehjemmel i Tidsskrift for Den norske legeforening og/eller i landsdekkende avis o.l. med minst 3 ukers søknadsfrist. Ledig avtalehjemmel skal sendes til utlysning uten ubegrunnet opphold, se dog punkt 5.2 annet ledd. Forhold og vilkår av betydning for hjemmelen må fremgå av kunngjøringen, slik som - lokalisering - listelengde - organiseringsform - type praksis (gruppe- eller solopraksis) - avtaler i praksisen 8 Side79

80 Fratredende lege skal etter søknadsfristens utløp orientere samtlige søkere om forhold ved praksisen som kan danne grunnlag for omsetning etter punkt 5.6, herunder prisantydning. Skjema for slik orientering utarbeides av Legeforeningen. 5.5 Tildeling av avtalehjemmel Kommunens tildeling av avtalehjemmel er enkeltvedtak etter forvaltningsloven, 2 første ledd litra b. Vedtak treffes av kommunen. Ved tildeling av hjemmel lokalisert til gruppepraksis skal gjenværende legers uttalelse tillegges stor vekt, såfremt det er lagt vekt på saklige kriterier. Med saklige kriterier menes bl.a faglig kompetanse og erfaring, samarbeidsevner, kjønns- og alderssammensetning og evne til å drive privat praksis. Representant for gruppepraksisen skal inviteres til å delta i intervjuer av aktuelle kandidater. Tilsvarende gjelder ved etablering av deleliste, jf Ved etablering av deleliste i gruppepraksis skal både hjemmelsinnehaver og representant for de øvrige legene i gruppepraksisen gis rett til uttalelse iht. 2. ledd, med mindre annet er avtalt. 5.6 Vilkår i forbindelse med tildeling av avtalehjemmel Fratredende lege har rett til å kreve overdratt praksis til overtagende lege. Til praksis regnes relevant utstyr og inventar, husleieavtaler og kompensasjon for opparbeidet praksis. Overdragelsesbetingelsene avtales mellom fratredende og overtagende lege. Kommunen er ikke part i denne avtalen. Blir fratredende og overtagende lege ikke enige om overdragelsesbeløpet innen 5 uker etter at kommunens tilbud er mottatt, fastsettes prisen av nasjonal nemnd (voldgift) oppnevnt av Legeforeningen. Nærmere retningslinjer for nemndsbehandlingen utarbeides av Legeforeningen etter drøftinger med KS. 9 Side80

81 Begge leger plikter å medvirke til nemndsbehandling. Fratredende lege som ikke medvirker til nemndsbehandling, mister retten til overdragelse av praksis etter denne avtalen. Overtakende lege som ikke medvirker til nemndsbehandling, skal anses å ha trukket seg fra tildelingen. Utgifter og tilrettelegging i forbindelse med nemndsbehandling er kommunen uvedkommende, kommunen skal likevel gjøre partene oppmerksom på relevante avtalebestemmelser slik at prosessen mellom berørte leger kommer i gang og gjennomføres på en hensiktsmessig måte. Dersom kommunens tilbud ikke aksepteres innen 5 uker etter at tilbud er gitt, kan kommunen trekke tilbudet tilbake og behandle saken på nytt. Frist for oppstart av praksis avtales mellom legen og kommunen. Dette skal ikke ha konsekvenser for tidligere avtaleinnehavers rett til oppgjør for inventar, utstyr og kompensasjon for opparbeidet praksis. 5.6 a Særlig om overdragelse ved omfattende kommunale samarbeidsavtaler og rekrutteringssvikt Dersom fratredende lege av rekrutteringshensyn har inngått omfattende samarbeidsavtale med kommunen som innebærer leie av både lokaler, utstyr/ inventar og hjelpepersonell til redusert pris, kan rett til godtgjøring for opparbeidet praksis bortfalle dersom kommunen etter to -2 korrekte utlysninger kan dokumentere at praksisen på grunn av manglende søkergrunnlag ikke har en markedsmessig verdi. I slike tilfeller kan kommunen, etter å ha forelagt saken for lokalt samarbeidsutvalg til uttalelse, ved 3. gangs utlysning la disse forhold fremgå av utlysningen. Protokolltilførsel: KS og Legeforeningen er enige om at verdien av opparbeidet praksis kan være lav eller ingen i enkelte kommuner der det har vært nødvendig for rekruttering at kommunen har måttet tilby 10 Side81

82 stimuleringstiltak i form av omfattende samarbeidsavtaler (kontorfasiliteter og hjelpepersonell mv) og der kommunen har tatt ansvar for driften av legekontoret i en slik utstrekning at det må sies å være kommunen som i stor grad har stått for opparbeiding av praksis. Partene er enige om at den økonomiske fordel slike avtaler representerer i seg selv ikke er en verdi som fratredende lege kan kreve godtgjøring for. Partene er enige om at det må ses særskilt hen til om legen har vært stabil i praksis og i hvilken grad legen har dekket kommunens reelle utgifter i forhold til listens størrelse. 5.7 Flytting av praksis Kommunen kan nekte flytting av praksis dersom flyttingen har åpenbare negative konsekvenser for kommunens innbyggere. Ved flytting og nyetablering kan kommunen bestemme at praksisen skal drives fra velegnede lokaler som er tilgjengelige for funksjonshemmede. 5.8 Administrasjon av praksis ved innehavers alvorlige sykdom eller død Dersom avtaleinnehaver på grunn av alvorlig sykdom uten forvarsel eller død blir ute av stand til å ivareta pasientlisten, kan gjenværende leger i gruppepraksis midlertidig overta ansvaret for vedkommendes pasienter, herunder motta basistilskudd, frem til overdragelse etter punkt 5.6. Dersom gjenværende leger ikke ønsker dette, plikter kommunen å skaffe vikar i praksisen. Dødsbo har rett til å videreføre praksis ved bruk av vikar inntil fastlegeavtalen tiltres av ny lege. 6 Plikt til tilrettelegging og organisering av fastlegeordningen 6.1 Organisering og tilrettelegging Kommunen plikter å tilrettelegge for fastlegeordningen slik at legens plikter i avtalene kan overholdes. Kommunen plikter å ivareta hensyn til legens personvern og opptre diskret i sensitive forhold som berører den enkelte lege. 11 Side82

83 Kommunen skal sørge for nødvendige tiltak i forbindelse med pasienter som utgjør en sikkerhetsrisiko. KS og Den norske legeforening utarbeider i fellesskap retningslinjer som regulerer håndtering av disse sakene. 6.2 Planlegging Kommunen skal sørge for nødvendig planlegging slik at legen har forutsigbarhet i sin virksomhet i henhold til gitte rammebetingelser, slik som forventet listestørrelse, sammensetning av pasientpopulasjon, veiledning av turnusleger mv. Kommunen skal utarbeide plan for legetjenesten i kommunen. Planen skal rulleres og forelegges samarbeidsutvalget til vurdering og uttalelse. 6.3 Midlertidig legemangel Det anses å være midlertidig legemangel dersom det ikke er et tilstrekkelig antall leger i kommunen til at legen kan benytte kollegiale fraværsordninger ved ordinært fravær eller vikar ved langvarig fravær. Kommunen plikter å skaffe vikar eller iverksette andre nødvendige tiltak for å avhjelpe legemangelen. 7 Informasjon 7.1 Informasjon til legene Kommunen plikter på et så tidlig tidspunkt som mulig å holde legen informert om planer og forhold i kommunehelsetjenesten som kan få betydning for legens virksomhet. Kommunen skal særskilt informere om kapasiteten i kommunale helseinstitusjoner og kommunens foreliggende planer for håndtering av aktuelle pasientgrupper, herunder informere om fastlegenes muligheter for viderehenvisninger. Informasjonen skal normalt gis gjennom allmennlegeutvalget i 12 Side83

84 kommunen. Kommunen plikter gjennom samarbeidsutvalget og allmennlegeutvalget å ta legen med på råd i spørsmål som berører eller vil berøre legens virksomhet. Det kan også foretas en alminnelig høring blant de berørte leger. Ved etablering av rutiner for innhenting av informasjon fra leger, skal uttalelse fra samarbeidsutvalget tillegges betydelig vekt. Før vedtak om suspensjon av fastlegeordningen skal kommunen informere legene om de oppgaver kommunene ikke kan oppfylle, og gi tilbud til legen om å påta seg disse på de vilkår som er fastsatt i statsavtalen. 7.2 Informasjon til befolkningen Kommunen plikter å gjøre kommunes innbyggere kjent med hvilke leger som deltar i fastlegeordningen, hvordan pasientene blir tildelt lege, skifte av lege samt retten til fornyet vurdering. 8 Kommunenes økonomiske forpliktelser overfor legene 8.1 Utbetaling av basisgodtgjørelse, herunder eventuelt utjamningstilskudd Basisgodtgjørelsens størrelse, og eventuell rett til utjamningstilskudd, fastsettes i statsavtalen. Godtgjørelsen utbetales av kommunen med 1/12 senest den 12. i hver måned i henhold til antall innbyggere registrert på listen den 1. hver måned. HELFO sender legen innen den 10. i hver måned en liste over samtlige registrerte innbyggere på listen. Nytilmeldte/avmeldte i løpet av siste måned skal fremgå av egen liste. Når det i statsavtalen er avtalt nye satser for basisgodtgjørelse, skal kommunen utbetale etter disse så snart som mulig. 8.2 Avtale om at kommunen stiller med kontor, utstyr, hjelpepersonell mv. 13 Side84

85 Kurativt arbeid etter denne avtalen er selvstendig næringsvirksomhet. Dersom legen mottar ytelser fra kommunen i form av hjelpepersonell, lokaler, utstyr, forbruksvarer osv, skal legen refundere kommunens utlegg i sin helhet, med mindre kommunen og legen av rekrutteringshensyn o.a. skriftlig avtaler redusert innbetaling for en tidfestet periode. Dersom det ikke er fastsatt tidsbegrensning, kan den økonomiske avtalen likevel sies opp av kommunen eller legen når avtalen har hatt en varighet på minst 4 år, deretter er det minst 1 års oppsigelsestid. Dersom en slik oppsigelse innebærer oppsigelse av leie av lokaler, medfører dette en rett og plikt for legen til å flytte. Krav til varighet og oppsigelsestid (på totalt 5 år) gjelder tilsvarende etter revisjon når partene ikke har avtalt annet. Kommunen og legen kan avtale at tvist om økonomisk samarbeid løses i lokal nemnd. Redusert innbetaling til kommunen vil kunne føre til avkorting i eventuell praksiskompensasjon etter punkt 5 i SFS Utekontor Kommunen dekker alle utgifter til drift av utekontor dersom kurativ virksomhet etter avtale med kommunen legges dit. Del IV Legens oppgaver 9 Administrative oppgaver 9.1 Informasjon til kommunen Kommunen kan kreve at legen avgir grunnlagsdata som er nødvendig for kommunens planlegging og administrasjon av helsetjenesten. Kommunen og fastlegen skal samarbeide om rapporteringskrav. Protokolltilførsel: Partene er enige om at det opprettes en arbeidsgruppe. Gruppen 14 Side85

86 skal utarbeide et grunnlag for ny bestemmelse om rapportering av data til styrings- og kvalitetsformål, herunder overordnede krav til og ansvar for rapporteringssystemer. Opplysningene skal som hovedregel være anonymisert, med mindre det er nødvendig med personidentifiserbare opplysninger og det i lov er fastsatt at slike opplysninger kan gis uten hinder av taushetsplikten. De anonymiserte opplysninger kan omfatte diagnose, pasientens alder og kjønn, og bostedskommune. 9.2 Annen informasjon Kommunen og legen kan bli enige om at legen skal innhente annen helseinformasjon. Avtale om dette må inngås i hvert enkelt tilfelle. 9.3 Informasjon til pasienter Pasienter skal orienteres om egenandelene ved oppslag i praksislokalene. Legen kan ikke kreve høyere egenandeler enn det som er fastsatt av staten. 10 Legens behandlende (kurative) virksomhet 10.1 Generelt om fastlegeavtalen Legen skal sørge for at innbyggerne på vedkommendes liste får tilgang til allmennmedisinske legetjenester, herunder konsultasjoner, sykebesøk og øyeblikkelig hjelp. Legen skal delta i kollegiale ordninger/vikarordninger for dekning av ordinært fravær hos andre fastleger i kommunen etter oppsett som er utarbeidet av allmennlegeutvalget, jf for øvrig punkt Innbyggere på andre legers liste ny vurdering Innbyggere på andre legers liste og pasienter til ny vurdering har prioritet etter innbyggere på egen liste. For øvrig vises til fastlegeforskriftens Innbyggere utenfor fastlegeordningen Innbyggere utenfor fastlegeordningen har prioritet etter 15 Side86

87 innbyggere på egen liste. Betaling følger av statsavtalen Øyeblikkelig hjelp Legen skal innrette sin praksis slik at pasienter som må ha øyeblikkelig hjelp kan mottas og vurderes. Om øyeblikkelig hjelp/legevakt/daglegevakt: Se SFS 2305 punktene Samarbeid med kommunen Legen må minst en gang per år delta i møte med kommunen med det formål å drøfte legens virksomhet i forhold til kommunale mål, retningslinjer, planer og vedtak Tilgjengelighet Legen skal sørge for tilgjengelighet innenfor sin åpningstid iht fastlegeforskriftens Listestørrelse Ved inngåelse av individuell avtale skal det tas hensyn til de samlede arbeidsoppgaver allmennlegen er pålagt gjennom lov, forskrift og sentralt avtaleverk. Ved senere pålagte oppgaver har legen rett til forholdsmessig reduksjon av listen. Hvis særlige grunner foreligger, og dette ikke i vesentlig grad svekker kommunens mulighet til å tilby fastlegeordning, skal legen gis adgang til å sette listetaket lavere enn det kommunen kan stille vilkår om. Som særlige grunner regnes bl.a. at legen driver allmennmedisinsk forskning. Legen har rett til reduksjon av listen når dette skyldes - legens helsetilstand - at legen har omsorgsansvar - at legen er over 60 år - at legens liste er særlig arbeidskrevende Dette må drøftes med kommunen senest seks måneder før reduksjonen. Legen har rett til å redusere pliktig åpningstid 16 Side87

88 tilsvarende. Dersom reduksjonen er begrunnet i legens helsetilstand eller i legens omsorgsansvar, kan reduksjon meldes med tre måneders varslingsfrist. Legen har rett til å redusere pliktig åpningstid tilsvarende Deleliste Lege over 60 år har rett til å dele sin fastlegeliste med henblikk på nedtrapping og overføring av praksis til annen lege. Legen forplikter seg da til å fratre senest ved fylte 70 år, med mindre kommunen skriftlig samtykker i noe annet. Nedtrappingsperioden kan ikke overstige fem år. Legene må drive praksisen i samme legesenter. Listelengden kan ikke økes mer enn 25 %, beregnet ut fra listelengden ved etablering av delelisten. Maksimalt antall listepasienter er tilsammen Ved etablering av deleliste gjelder bestemmelsene i punktene 5.4, 5.5, og 5.6 tilsvarende. Lege med minst 50 % varig uførhet har rett til å dele sin liste med annen lege på samme vilkår som i annet ledd. Del V Turnusleger og offentlig legearbeid mv. 11 Turnuslege i fastlegeordningen 11.1 Avtale om mottak og veiledning av turnuslege Kommunen har ansvaret for mottak av turnusleger i kommunen. Kommune og lege kan inngå avtale om mottak og veiledning av turnuslege. Det skal legges til rette for at turnuslegen kan utføre sin tjeneste i henhold til forskrift om og målbeskrivelse for turnustjenesten for leger. Ved inngåelse av slik avtale skal denne være for minimum tre år. Ved fornyelse skal det inngås avtale for minimum 2 år om gangen. Etter tre (to) år kan hver av partene si opp avtalen med 6 måneders varslingsfrist, dog slik at eventuelt påbegynt 17 Side88

89 turnusveiledning fullføres Økonomiske forhold knyttet til turnuslege Kommunen dekker dokumenterte økte driftsutgifter i praksisen (leie av lokaler, utstyr og hjelpepersonell m.v.). Kompensasjonen for økte driftsutgifter fastsettes i lokal avtale mellom kommunen og legen, og utbetales også ved avbrudd, uteblivelse og sykdom. Veiledning av turnuslegen godtgjøres i form av 3 timers deltidsstilling som kommunelege per uke i den tiden turnuslegen ordinært er i praksisen, jf for øvrig punkt Turnuslegens lønn betales av kommunen. Trygderefusjon og egenandeler som turnuslegen inntjener i sitt kurative arbeid tilfaller kommunen Medisinske studenter Legen kan ta i mot medisinske studenter i sin praksis. Organisering og andre vilkår er kommunen uvedkommende, og legens forpliktelser overfor kommunen reduseres ikke Veiledning av annen lege etter Forskrift om veiledet tjeneste for å få adgang til å praktisere som allmennlege med rett til trygderefusjon Pålagt veiledning regnes som andre allmennlegeoppgaver. Veiledningen godtgjøres i form av deltidsstilling som kommunelege. Punkt 12.1, pkt 12.3, pkt 12.4 og pkt 12.5 gjelder tilsvarende. 12 Annet kommunalt legearbeid m.v Plikt til andre allmennlegeoppgaver i kommunen Kommunen kan pålegge legen deltidsstilling innen allmennmedisinsk legearbeid begrenset til 7,5 timer pr uke ved fulltids virksomhet. Pålegg kan bare skje med kommunen eller interkommunalt selskap (IKS) som arbeidsgiver, evt avtalemotpart, jf Side89

90 Eventuell tid til veiledning av turnuslege/eøs-lege etter punkt 11.1 og 11.4 går til fradrag. Før pålegg gis skal kommunen søke å inngå frivillige avtaler om utføring av disse oppgavene, herunder kunngjøre dem. Deltidsstilling i allmennmedisinsk offentlig legearbeid gir legene rett til reduksjon i listelengde. I forbindelse med pålegg skal kommunen tilstrebe en lik fordeling av disse oppgaver mellom kommunens allmennleger. Følgende leger kan ikke pålegges allmennmedisinske offentlige oppgaver etter dette punkt: - leger som utøver statlig legearbeid mer enn 15 timer per uke - leger med personlig overgangsordning fra Avtale om samfunnsmedisinsk legearbeid Det kan inngås avtale om samfunnsmedisinsk legearbeid. Slik avtale gir rett til reduksjon av listelengde. Tilsvarende gis rett til fradrag i plikt til allmennmedisinsk offentlig legearbeid etter punkt Kontorsted m.v. Det fremgår av den individuelle avtalen/arbeidsavtalen hvor og når de kommunale legeoppgavene skal utføres Betaling for kommunalt legearbeid For deltidsstillinger gjelder lønns- og arbeidsvilkår etter de til enhver tid gjeldende lover, tariffavtaler, reglementer mv. For deltidsstilling gis praksiskompensasjon etter 5 i tariffavtalen for kommuneleger (SFS 2305). Det gis også reisetillegg og skyssgodtgjøring etter punkt 9 i SFS Alternativ godtgjøring for kommunalt legearbeid Partene lokalt kan avtale at kommunalt legearbeid, herunder veiledning av turnuslege, godtgjøres med honorar per time i stedet 19 Side90

91 for lønn. Praksiskompensasjon kommer ikke til utbetaling. Kommunalt legearbeid som utføres av lege som næringsdrivende godtgjøres med kr 705 per utført time. Satsen endres med samme prosentvise endring som basistilskuddet Arbeid som praksiskonsulent Som ledd i samarbeidet med 2.linjetjenesten kan det avtales at stilling som praksiskonsulent i sykehus gir tilsvarende fritak fra plikt til offentlig legearbeid etter punkt Del VI Tilgjengelighet og fravær - varighet av individuelle avtaler tvister 13 Tilgjengelighet og fravær 13.1 Åpningstid Full tids kurativ virksomhet innebærer en gjennomsnittlig åpningstid på minst 28 timer per uke 44 uker i året. Lengre fravær uten vikar skal meddeles kommunen i så god tid som praktisk mulig. Annen åpningstid enn i tidsrommet mellom ukens fem første dager kan fra kommunens side ikke settes som vilkår for avtaleinngåelse, men kan avtales mellom legen og kommunen Utvidet fravær pga videreutdanning, etterutdanning og forskning Legen har rett til fravær for deltakelse på kurs, nødvendig tjenestegjøring og andre aktiviteter for å oppnå eller beholde spesialistgodkjenning. Dersom kommunen må skaffe vikar, skal tidspunktet for fravær normalt godkjennes av kommunen. Såfremt legen stiller vikar gjøres ikke fradrag i basistilskuddet. Legen har rett til fravær for gjennomføring av forskningsprosjekt på doktorgradsnivå, forutsatt at legen skaffer vikar. For slikt fravær gjøres ikke fradrag i basistilskuddet. 20 Side91

92 13.3 Fravær pga fagforeningsarbeid eller offentlige verv/oppgaver Legen har rett til 10 dagers fravær per år for utøvelse av fagforeningsarbeid. Det samme gjelder for offentlige oppgaver og verv. Det gjøres ikke fradrag i basistilskudd for disse dagene Fravær pga egen sykdom eller egne barns sykdom Basisgodtgjørelsen utbetales uendret ved sykdom sammenhengende inntil 16 dager. Dette gjelder også fravær pga sykdom hos barn under 12 år og barn under 16 år dersom det foreligger kronisk sykdom eller funksjonshemninger, inntil 10 dager pr kalenderår. Dersom omsorgen gjelder mer enn to barn utvides antall dager uten trekk i godtgjørelsen til 15 dager, og til 20 dager hvis barnet er funksjonshemmet eller kronisk sykt. Dersom praksisinnehaveren er alene om omsorgen, fordobles ovennevnte kvoter. Lege som har omsorg for barn har også rett til fravær dersom: a) Barnet blir innlagt i helseinstitusjon og legen oppholder seg ved helseinstitusjonen. b) Barnet er utskrevet fra helseinstitusjon og legen må være hjemme fordi barnet trenger kontinuerlig tilsyn og pleie eller c) Barnet har livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade. Ved fravær etter bokstavene a og b gjelder aldersgrensene i første ledd. Rett til fravær etter bokstav c gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 18 år, men uten hensyn til alder hvis barnet er psykisk utviklingshemmet. Legen har også rett til fravær når det ytes pleiepenger eller opplæringspenger. Legen har videre rett til fravær for å delta i opplæring ved godkjent helseinstitusjon eller offentlig kompetansesenter for å kunne ta seg av og behandle barnet. Det utbetales ikke basistilskudd for fravær når det ytes pleiepenger eller opplærings-penger med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet. 21 Side92

93 Det utbetales ikke basisgodtgjørelse for fravær etter dette punkt som samlet overstiger 3 måneder i et kalenderår med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet Fravær pga svangerskap, fødsel og adopsjon Legen har rett til fravær i til sammen 52 uker på grunn av fødsel og svangerskap. Det samme gjelder ved adopsjon. Det utbetales ikke basisgodtgjørelse for fravær etter dette punkt som overstiger 16 dager i et kalenderår med mindre legen har vikar som ivaretar listeansvaret under fraværet Ordinær verneplikt eller siviltjeneste Legen har rett til fravær på grunn av avtjening av ordinær verneplikt, siviltjeneste, repetisjonsøvelse eller andre pliktige kurs eller øvelser. Såfremt legen stiller vikar gjøres det ikke fradrag i basistilskudd. Protokolltilførsel: Partene er enige om å nedsette en arbeidsgruppe. Gruppen skal utarbeide forslag til hensiktsmessig regulering av legens adgang til fravær ut over punkt med bruk av vikar. Gruppen skal avgi sitt forslag innen Inntak av vikar Legen har rett til å innta vikar ved fravær fra praksis. Inntak av vikar skal meddeles kommunen. Kommunen yter ikke særskilt basistilskudd til vikaren. Det økonomiske oppgjøret mellom legen og vikaren er kommunen uvedkommende. Dersom legen ikke selv stiller vikar kan dette i fravær utover 8 uker gjøres av kommunen. I slike tilfeller utbetales basisgodtgjørelsen til vikaren. Fravær inntil 8 uker i året dekkes av kollegial fraværsordning eller egen vikar. 15 Korrigerende tiltak ved avtalebrudd Ved brudd på bestemmelser i fastlegeforskriften, rammeavtalen mellom KS og Legeforeningen eller individuell avtale kan 22 Side93

94 kommunen be om retting av forholdet. Varsel om retting skal gis skriftlig og begrunnes. Frist for retting av forholdet skal være rimelig. Legen har rett til å uttale seg før et formelt varsel gis. Hver av partene kan kreve et møte om saken. Dersom legen etter fristens utløp ikke har rettet forholdet, kan kommunen gi legen en skriftlig advarsel om at det vil bli iverksatt trekk i basistilskuddet dersom ikke forholdet rettes uten unødig opphold. Dersom legen etter advarsel ikke har rettet forholdet uten unødig opphold, kan kommunen holde tilbake inntil 20 % av basistilskuddet hver måned inntil forholdet er rettet. Kommunen skal ved sin skjønnsmessige vurdering av om basistilskuddet skal holdes tilbake legge vekt på type mangel, omfang av mangel, grovhet mv. Kommunens vedtak om trekk i basistilskuddet er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 litra b). Saken skal drøftes mellom KS og Legeforeningen dersom en av partene krever det. Ved retting av forholdet utbetales fullt basistilskudd. Tilbakeholdt basistilskudd i bruddperioden utbetales. 16 Varighet og oppsigelse av individuelle avtaler om fastlegepraksis, revisjon Kommunen og legen kan si opp avtalen med en frist på 6 måneder. Oppsigelse fra kommunens side må være saklig begrunnet. Ved vesentlig mislighold kan kommunen heve avtalen med øyeblikkelig virkning. Den individuelle avtalen opphører uten oppsigelse når legen fyller 70 år. 23 Side94

95 Kommunen og legen kan inngå en tidsbegrenset avtale om fastlegevirksomhet ut over fylte 70 år, likevel ikke etter at legen er fylt 75 år. Avtalen bortfaller med umiddelbar virkning ved rettskraftig vedtak om tap av autorisasjon som lege, eller ved begrenset autorisasjon som medfører at fastlegen ikke kan overholde bestemmelser i fastlegeavtalen, fastlegeforskriften eller i forskrift om pasient- og brukerrettigheter i fastlegeordningen. Når legens autorisasjon er suspendert, eller i påvente av en overprøving av vedtak om tap av autorisasjon, kan legen innta vikar inntil saken er avgjort av klageog tilsynsmyndigheten. Revisjon Den individuelle avtalen kan fra begge parters side kreves revidert hvert år. Det kan ikke foretas ensidige endringer i kraft av revisjonsbestemmelsen. Pålegg etter punkt 12, krav om listereduksjon samt legens ønske om større listetak kan fremsettes når som helst. 17 Tvister 17.1 Tvist om individuelle fastlegeavtaler m.v. Tvist om forståelsen av individuell avtale, trekk i basistilskudd etter punkt 15 og oppsigelse etter punkt 16 i avtalen her søkes løst ved forhandlinger mellom kommunen og den enkelte lege. Partene kan la seg bistå av rådgiver eller advokat. Fører forhandlingene ikke frem kan partene bli enige om å løse tvisten ved voldgift. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av tingrettens leder. Hver av partene kan bringe tvisten inn for domstolsbehandling. 24 Side95

96 17.2 Tvist om rammeavtalen Dersom det oppstår tvist om forståelsen av denne avtalen skal tvisten søkes løst ved forhandlinger mellom KS og Den norske legeforening. Fører forhandlingene ikke frem skal tvisten løses ved voldgift. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsmann og voldgiftsmennene i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av tingrettens leder. 25 Side96

97 VEDLEGG I INDIVIDUELL AVTALE OM ALLMENNPRAKSIS I FASTLEGEORDNING FOR SELVSTENDIG NÆRINGSDRIVENDE LEGE Individuell avtale om allmennpraksis i fastlegeordning er inngått mellom lege..... og kommune Den individuelle avtalen kan ikke overdras. Kontoradresse: Telefon: Telefaks: PLIKTER OG RETTIGHETER Kommunens og legens plikter og rettigheter følger av helse- og omsorgstjenesteloven forskrift om fastlegeordning avtale mellom staten/ks og Den norske legeforening om basistilskudd og takster rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene tariffavtale om leger og turnusleger i kommunehelsetjenesten (SFS 2305) hovedtariffavtalen (HTA) og hovedavtalen (HA) så langt det passer Legen gis et eksemplar av lov, forskrift og avtaleverk Maksimalt antall innbyggere på listen Kort beskrivelse av kollegial fraværsdekning Legens faste vikar 26 Side97

98 Legen har fellesliste med Legen installerer og bruker følgende system for pasientdata/ pasientadministrasjon Legen skal avgi grunnlagsdata for føring av pasientstatistikk på følgende måte Legen har følgende deltidsstilling(er) i kommunen:.. Det utarbeides arbeidsavtale(r) for deltidsstillingen(e). Avtale om mottak og veiledning av turnuslege gjøres for tiden: Vilkår fremgår av særskilt avtale. Legen aksepterer at allmennlegeutvalget vil kunne velge vedkommende som representant til samarbeidsutvalget. Legen forplikter seg til å akseptere rammeavtalens bestemmelser om tvisteløsning m.v. ved overdragelse av praksis, jf rammeavtalens 5.6. Det utarbeides egen avtale for økonomisk samarbeid mellom legen og kommunen i de tilfeller der slikt samarbeid praktiseres. ÅPNINGSTIDER OG TELEFONTIDER dag Åpningstider telefontider Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag 27 Side98

99 Kommunen utbetaler basistilskudd senest den 12 i hver måned. Tilskuddet settes inn på konto Avkorting i basistilskuddet foretas etter reglene i ASA Lengre fravær uten vikar skal meddeles kommunen i så god tid som praktisk mulig. VIRKETID OG REVISJON Den individuelle avtalen kan av begge parter kreves revidert første gang..., deretter én gang pr. år, dog gjelder kortere frister ved tilplikting og listereduksjon. TVIST Tvist om forståelsen av denne avtalen løses etter 16 i rammeavtalen mellom KS og Den norske legeforening. Sted... Dato for kommunen legen 28 Side99

100 VEDLEGG II VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR HÅNDTERING AV TRUENDE OG VOLDELIGE PASIENTER 1) Vurdering av alternative tiltak Dersom en listeinnbygger har fremvist truende eller voldelig adferd overfor fastlegen, andre som er ansett hos fastlegen eller deres familier, kan legen be kommunen om umiddelbar bistand for håndtering av saken. Kommunen og fastlegen skal drøfte alternative tiltak, eksempelvis: Anmodning til pasienten om bytte av liste til en bestemt fastlege som har sagt seg villig til å motta pasienten Stille krav til pasient om at to eller flere leger eller annet helsepersonell skal være tilstede i konsultasjon Sikkerhetstiltak på kontoret (alarmsystemer, sikkerhetslåser mv.) Vektertjeneste Samarbeid med politi. Tilstedeværelse av politi i konsultasjon Suspensjon av legens listeansvar ift. denne pasienten midlertidig overflytting av det allmennmedisinske ansvaret til aktuell institusjon i kommune eller nabokommune Flytting av pasienten fra legens liste Fastlegen kan kreve at kommunen fatter vedtak om at pasienten flyttes fra listen i henhold til fastlegeforskriften 15, jf. 5. 2) Rutine for flytting av pasienter Kommunen skal vurdere om det er forsvarlig at vedkommende pasient fortsatt skal få sitt behov for allmennmedisinske tjenester dekket av en av kommunens fastleger. 29 Side100

101 Der det er grunnlag for å flytte pasienten til annen fastleges skal kommunen informere pasienten om at vedkommende kan velge ny lege innen en nærmere angitt frist. Dersom pasienten ikke innen en nærmere angitt frist, jf. tredje ledd over, har valgt ny lege, vil pasienten bli tildelt en ny lege. Kommunen skal umiddelbart kontakte den nye legen og drøfte hvordan vedkommende listepasient kan ivaretas ved legekontoret, herunder om det er aktuelt å iverksette noen av tiltakene nevnt i punkt 1), eventuelt andre tiltak. Kommunen skal samtidig informere pasienten om eventuelle tiltak som er iverksatt for å ivareta sikkerheten ved legekontoret og som pasienten har behov for å bli informert om. 3) Rutiner der flytting av pasient har vært forsøkt Kommunen skal sørge for et allmennmedisinsk tilbud også til pasienter der det ikke anses forsvarlig å flytte pasienten til en ny fastleges liste. Inntil pasienten har fått en ny fastlege skal kommunen sørge for andre tilbud. Det kan blant annet være tilbud tilknyttet en relevant institusjon i kommunen eller nabokommunen, eller etablering av en særskilt vaktordning etter avtale med leger i kommunen. 30 Side101

102 31 Side102

103 Faglig vurdering fra kommuneoverlegene - Kommentarer til fastlegenes artikkel i Malvikbladet onsdag 9.april: 1. Fastlegene trenger tid til reorganisering av sin virksomhet. Fastlegenes uttrykker bekymringer først og fremst knyttet til den store andelen sykepleiere som pr. i dag utgjør medarbeiderne på fastlegekontorene i Malvik. Legene frykter at de skal forsvinne raskt over i andre jobber, enten her i kommunen eller i andre kommuner. Med sykepleierne forsvinner svært mye kompetanse, og det er et viktig poeng at den forventede utfasingen av sykepleiere foregår over en lengre periode, slik at en får til kompetanseoverføring til nyansatte (helsesekretærer, evt. sykepleiere). I forhandlingene er legene tilbudt 3 års overgangstid, men ønsker seg 5år. Vi har vanskelig for å se at denne differansen skulle ha avgjørende betydning for om sykepleierne velger å beholde de jobbene de har i dag. Vi vurderer arbeidssituasjonen de har pr. i dag som attraktiv og vanskelig å finne andre steder, jfr. faglige oppgaver og dagarbeid(at det ikke er turnus). Ved tilsvarende prosess i Verdal kommune var det en overgangstid på 2 ½ - 3 år. Vi mener 3 år er rikelig tid til å bygge opp de systemer og kompetanse som trengs for å drifte et tilnærmet privat legesenter. Det betinger kanskje at de starter en prosess internt i legekontorene med en styrt omplassering av sykepleierne over en 3- årsperiode i samarbeid med kommunen. 2. Leger med små lister må trolig skifte til annen kommune på grunn av sviktende inntekstgrunnlag Det er to leger i kommunen som er i oppstartsfase og som har relativt små pasientlister. I forhandlingene har vi tilbudt dem 40 % stilling som kommunalt ansatte. Med reforhandling av kommunale lønninger for fastlegene (som pr. i dag er lave sammenlignet med omkringliggende kommuner ), vil årsinntekten av en 40 % stilling være kr praksiskompensasjon på kr Totalt kr En gjennomsnittlig liste i Malvik kommune er på 1100 pasienter. 100 pasienter utgjør et basistilskudd på kr pr år. Forskjellen i basistilskudd på en liste med 700pasienter og pasienter er mao kr x 4= kr Det er fullt mulig å ha fulle arbeidsdager i kurativ praksis 3 dager i uka ( de dagene de ikke arbeider i kommunen) på 700 pasienter. De andre legene i kommunen har 3 ½ dag kurativ praksis i uka. En gjennomsnittlig inntekt av refusjoner og mellomlegg utgjør ca. kr pr dag, eller for en halvdag som da vil utgjøre forskjellen mellom de med lang liste og de med kort. Kr x 44 (uker)= kr Kr kr =kr Side103

104 En lege med 700 pasienter på listen og 40 % stilling i kommunen vil m.a.o. i teorien tjene nesten kroner mer enn en lege med pasienter på listen. 3. Sannsynligheten vurderes som stor for at kommunen mister kompetanse. Sykepleierne vil kunne tilbys andre stillinger i kommunen som de er kvalifisert for. Kommunen samarbeider tett med tillitsvalgte i slike saker. Legekontorene vil kunne miste kompetanse, men denne kompetansen kan dekkes av ulike helsepersonell; bl.a. helse/legesekretær, bioingeniør og/eller sykepleier. På grunn av forskjeller i kostnadsnivå, er det svært få private legesentre som i dag ser seg i stand til å ansette sykepleiere som basispersonell. Skrankefunksjonen(m/rådgivning) løses i all hovedsak av helsesekretærer i andre kommuner. Dersom en har sykepleier eller bioingeniør ansatt, inngår de nesten uten unntak i en jobbrotasjon på legesenteret for at senteret skal være mindre sårbart ved sykefravær, og for å skape mer interessante arbeidsplasser for alle medarbeiderne. Tverrfaglighet vurderes viktig både for å sikre faglig bredde og ulik tilnærming. Legeforeningen var i sin tid pådrivere for etableringen av en legesekretærutdanning i Norge med siktemål å utdanne personell til allmennlegekontor og skrivestuer på sykehus. En annen sak er at en erfaren sykepleier med praksis fra sykehusavdeling nok kan avlaste legene i forhold til enkelte arbeidsoppgaver i noe større grad enn en helsearbeider med kortere utdanning. 4. Nåværende avtale gir rom for pasientfokusert legetjeneste med mulighet for utvidet tidsbruk til kronisk syke, psykisk syke og pasienter i krise. Ja, avtalen legene i Malvik har i dag er økonomisk svært gunstig og gir noe mere rom for utvidet tidsbruk i forbindelse med konsultasjoner. Legene har med dagens modell også valgt å ta fri fra egen praksis en halv dag pr. uke. Basert på en oversikt over drift som kontorene selv leverer i årsmeldingen, kan vi regne ut følgende: Saksvik Ca. 10 sykebesøk per lege per år* (1 sykebesøk / mnd.) Antall konsultasjoner per dag: ca. 27 Vikhammer Ca. 16 sykebesøk per lege per år (knapt 1,5 sykebesøk/ mnd.) Antall konsultasjoner per dag: ca. 24 Hommelvik ca 29 sykebesøk per lege per år (drøyt 3 sykebesøk/ mnd) Side104

105 Antall konsultasjoner per dag: ca 14,5 pasienter / dag ** * Sykebesøk rapportert fra legekontorene innbefatter akutt utrykning på dagtid ifm daglegevakt, utrykning til sykehjem og planlagte sykebesøk til egne pasienter. **Tallet er lavt ift de andre legekontorene, da attester kommer i tillegg. Kommentarer: Kollegene i private legepraksiser i Trondheim rapporterer at de foretar 2-3 sykebesøk /mnd. og at de har i snitt pasienter pr. dag. Malviklegene skiller seg derfor ikke fra kolleger i Trondheim når det gjelder tidsbruk pr. pasient eller tilsyn av egne pasienter i hjemmet. Malviklegene har svært god telefontilgjengelighet (dokumentert i en telefontilgjengelighetsstudie i regi av Trondheim kommune), og deres pasienter oppsøker legevakta i Trondheim mindre i snitt enn pasientene til leger i nabokommunene. Men Malviklegene har høyere tall for innleggelse i sykehuset enn nabokommunene. Mange fastlegepraksiser i Trondheim har opprettet egne tilbud i form av såkalte miniklinikker. Det er gruppeopplæring av pasienter med astma, KOLS, diabetes, blodtrykkssykdom etc. Arbeidsformen er anbefalt internasjonalt og nasjonalt og driftes av helsesekretærene med support ev legene. Ingen legekontor har dette tilbudet i Malvik, og det skyldes nok i stor grad den organiseringen som medfører at legene ikke har full instruksjonsrett over medarbeiderne og manglende ekstra ressurser fra kommunen. Det er derfor vanskelig å finne belegg og dokumentasjon for å hevde at legetjenestene i Malvik holder en høyere - eller lavere - standard enn fastlegene i nabokommunene. Det er likevel grunn til å tro at vi har et legekorps som har valgt Malvik kommune som arbeidssted nettopp p.g.a. det reduserte presset på turnover og inntjening. 5. Det synes vanskelig å unngå et forringet tilbud til befolkningen i Malvik dersom privatisering av legetjenesten skal gjennomføres Fastlegene er i dag, jfr lov og avtaleverk, betegnet som selvstendig næringsdrivende. Det er vanskelig å finne argumenter som understøtter den ovennevte påstanden i vesentlig grad. Økonomien i en reforhandlet avtale blir fortsatt god og bedre enn det fastlegene i omliggende kommuner har. Vi har et flott fastlegekorps som neppe vil endre arbeidsrutiner på grunn av et endret økonomisk opplegg. Noen av sykepleierne vil kunne bli erstattet av helsesekretærer el andre helseprofesjoner som er fullt kapable til å gå inn i disse stillingene og gjøre en like god jobb. I en overgangsfase må en muligens revurdere delegering og ansvar i tråd med nyansattes ansiennitet og kompetanse, men over litt tid vil dette bli utlignet igjen. Og Side105

106 som nevnt tidligere, i overgangsfasen på tre år må legene og kommunen samarbeide om en smidigst mulig utfasing og overlapping av medarbeidere, slik at kompetanseoverføringen kan bli best mulig. Tilslutt - Fremtidsvisjoner/samhandling/kommunesammenslåing Helsetjenesten er til enhver tid i endring i takt med de utfordringer som samfunnet gir. Samhandlingsreformen trådte i kraft i 2012, og er et virkemiddel for å møte disse utfordringene. Fremdeles legges det opp til at kommunene kan pålegge fastlegene inntil 7,5 timer kommunalt arbeid per uke, uavhengig av driftsform og økonomisk avtale med kommunen. En eventuell kommunesammenslåing vil med stor sannsynlighet tilsi at vi må slå oss sammen med kommuner som har fastlegekontor som er drevet etter privat modell. Det er derfor overhengende sannsynlig at Malvik kommunes legesentre må tilpasse seg samme driftsform. En gradvis overgang til tilnærmet privat praksis fra nå, vil gjøre en slik prosess mye mer smidig og forutsigbar. Vi kan heller ikke finne noe grunnlag i statlige dokumenter for å tro at legetjenestene på landsbasis vil bli basert på fastlønn i framtida. Tvert om har det vært en kontinuerlig bevegelse i retning av en privat modell. Hommelvik Guttorm Eilertsen Kristine Asmervik Side106

107 Oppsummering av forhandlinger mellom fastlegene og Malvik kommune Forhandlingsutvalg Partene oppnevnte følgende forhandlingsutvalg: fastlegene: Line Mostad, Ulf Asting Solberg, George Mjønes Malvik kommune: Guttorm Eilertsen, Randi Rasmussen, Tone Østvang Møter Partene har avholdt møter følgende datoer: Forberedende møter/ drøftingsmøter: 21.januar, 3.februar, 3.mars Forhandlingsmøter: 17.mars, 24.mars, 1.april, 7.april, 28.april, 13.mai Drøftinger / forhandlinger Forslag til revidert «Individuell avtale om allmennpraksis» ble fremlagt fra Malvik kommune, inkl. nytt punkt om kvalitet (jfr avtale mellom Trondheim kommune og fastlegene). Dette ble etter vurdering, avslått av fastlegene. Kuttforslag fra fastlegene datert Tilbud/ utkast 1 fra Malvik kommune datert Tilbud/ utkast 2 fra Malvik kommune datert Krav fra fastlegene datert Tilbud/ utkast 3 fra Malvik kommune datert Krav fra fastlegene datert Siste tilbud fra Malvik kommune datert Oversendt Svarfrist Fastlegene bedt om utsatt frist pga. sommerferie Malvik kommune godtatt utsatt frist til 18.august. Fastlegene bedt om utsatt frist pga sommerferie til 25.august Malvik kommune godtatt utsatt frist til 25.august Fastlegene bedt om utsatt frist til etter behandling i HEVE(jfr mail datert ) Side107

108 NOTAT TIL FORMANNSKAP Økonomisk avtale med fastlegene økonomisk konsekvensvurdering Med utgangspunkt i vedtak i HEVE datert vedlegges nytt regneark som viser det endrede innsparingspotensialet etter utvalgets vedtak. Innsparingspotensialet er redusert fra kr. 2,5 mill til kr. 1,8 mill. i 2017 (2015: kr. 539, 2016: kr 604, 2017: kr. 669) Utvidelse av avtaleperiode: Nytt avtaleår 2018 er inntatt. Denne forlengelsen medfører en ekstra kostnad for Malvik kommune på kr 2,2 mill (4 mill minus innsparing på kr 1,8mill) Dette er uavhengig av utviklingen av basistilskuddet. Lønnsutviklingen har de siste årene vist seg å være høyere enn økningen i basistilskuddet, følgelig vil kostnadene for Malvik kommune øke hvert år. Pkt 3: Det er i vedtaket fra HEVE slått fast at Malvik kommune fortsatt skal betale alt forbruksmateriell, med unntak av medisiner og medisinsk forbruksmateriell. Dette representerer i dag en årlig kostnad for Malvik kommune på kr Pkt 4: Den nye avtaleteksten representerer usikkerhet om kommunens handlefrihet i eventuell tilsetting av hjelpepersonell i avtaleperioden. Dette gjør det enda vanskeligere å tallfeste innsparingspotensialet. Pkt 7: I den nye avtaleteksten er pkt 7 tatt bort. Dette innebærer at kostnader til alt inventar og utstyr fortsatt blir kommunens ansvar. Dette innebærer en høy grad av usikkerhet mht kostnader for Malvik kommune, bl.a. da Hommelvik legekontor skal etablere seg i nye lokaler. Vi har også erfaring fra at Malvik kommune må dekke uforutsette kostnader som følge av tilsyn. Pkt 8: IT- tjeneste: Punkt 8 er justert slik legene har akseptert, med økt innbetaling fra legene på kr pr år. Med denne justeringen representerer dette årlige inntekter på kr fra fastlegene, noe som utgjør ca 50 % av den faktiske kostnaden for Malvik kommune. Pkt. 10: Opprinnelig åpnet pkt. 10 for endringer i avtalen ved for eksempel utflytting fra nåværende lokaler. Det fremgår ikke av det nye forslaget til avtale hvilke momenter som må foreligge for reforhandling. Konsekvenser av endringer i kommunestruktur og kommunens økonomiske situasjon bør innarbeides i pkt 10 (reforhandling) Tone Østvang Side108

109 Endret innsparingspotensiale etter utvalgsvedtak Basert på regnskapstall for 2013 Tall i 1000 kroner Innsparingseffekt Pkt. i avtalen Forslag Merknad 1 Stillingsreduksjon Avvikling IT-fond. Deling 230 Bortfall avsetninger Kto Medikamenter/med. forbruksmateriell Kto. 1110/1114 Bortfall refusjoner Ytterligere stillingsreduksjon Usikkert anslag Helsesekretær erstatter sykepleier Usikkert anslag 5 (Ingen økonomisk virkning) 6 Avvikling kontorleder Vikhammer/Saksvik Avvikling kontorleder Hommelvik (Punktet utgår) 8 IT-tjenester Endret som følge av forslag fra legene til kr 20`pr lege pr år 9 (Ingen økonomisk virkning) 10 (Ingen økonomisk virkning) Sum Rådmannens forslag Redusert innsparing Side109

110 NOTAT TIL RÅDMANNEN JFR. PS 41/14 ØKONOMISK AVTALE MED FASTLEGENE I MALVIK. I fortsettelsen gjøres merknader til forslag til økonomisk avtale datert Forslag til endringer etter vedtak i Utvalg for helse og velferd , er ikke vurdert. Merknader til avtalen: Avtalen er en 8.2 avtale (ASA 4310), dvs. Avtale om at kommunen stiller med kontor, utstyr, hjelpepersonell mv. Innledningsvis (tekst i kursiv) fastsettes avtaleperioden til 3 år for pkt. 3 til 10. Det vil være klargjørende om det som en tilføyelse til siste setning, tas inn: «., uten forutgående oppsigelse.» Dette for å unngå at det skal oppstå uklarhet i forhold til ordlyden i ASA 4310 pkt. 8.2, andre avsnitt som fastslår at samlet avtaletid (inkl. oppsigelsestid) er 5 år. Dette gjelder imidlertid bare der det ikke er fastsatt tidsbegrensning, slik det er i nærværende avtale. (I tillegg er det en skrivefeil, det skal stå punktene 1 til 3, ikke 1 og 2.) Til pkt. 4: Det er kommunen som har arbeidsgiver- og personalansvar for hjelpepersonellet, og det innebærer at det er kommunen som er ansvarlig for at de tilsattes rettigheter og arbeidsforhold er i tråd med gjeldende lovgivning og avtaleverk. Det vil være klokt å presisere at det er kommunen som har styringsretten, og at lov og avtaleverk skal følges. Det følger av pkt. 4 at det gis anledning til å ansette nyansatte i tidsbegrenset avtale ut avtaleperioden. Dette gjelder kun dersom vilkårene for å tilsette midlertidig er oppfylt, jfr. aml Det foreslås av den grunn at pkt. 4 siste setning tas ut, evt. at det tilføyes «dersom vilkårene er tilstede». Det er Malvik kommune som har ansvar for den ansatte. Aml. kap. 16 om arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse, vil ikke komme til anvendelse slik forslag til avtale foreligger pr i dag. Hommelvik, Christine Elveland Leder, Personal og Stab Side110

111 Arkiv: 024 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Bjørg Løkken Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 59/ Kommunereformen - lokal prosjektorganisering og prosjektplan Vedlegg: Forstudie - prosjektplan Saksdokumenter (ikke vedlagt) - Kriterier for god kommunestruktur, delrapport fra ekspertutvalg mars Meldingsdel til kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S) - Kommunal- og forvaltningskomitéens innstilling til kommuneproposisjonen Regionrådet i Værnesregionen, sak 22/2014 om kommunereformen - Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel Kommuneplanens handlingsdel Kommunens verdigrunnlag og fokusområder i verdimatrise Saksopplysninger Kommunestyret fikk i møtet en orientering fra Fylkesmannen og KS om kommunereformen, det ble lagt fram en regional prosjektplan og det ble gjennomført gruppearbeid som en forberedelse til kommunens arbeid med reformen. Ny kommuneinndeling vil tidligst kunne tre i kraft , og seinest Rådmannen anbefalte at forslag til lokal prosjektorganisering og prosjektplan ble lagt fram på neste kommunestyremøte. Departementet vil dekke inntil kr ,- til hver kommune i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggerne. Hvor mye økonomisk støtte som kommunene ellers vil få, vil fylkesmannen informere om i forbindelse med statsbudsjettkonferansen 8. oktober. Vurdering Det vises til vedlagte prosjektplan hvor rådmannen anbefaler at prosjektet organiseres etter Prosjektlederprosess-metoden (PLP-metoden), og inndeles i tre faser: forstudium, forprosjekt og hovedprosjekt. Etter dette forslaget vil forstudien omhandle valg av geografisk alternativ, forprosjektet gir en nærmere analyse av hva det geografiske valget vil bety (kan fremdeles på dette stadiet omfatte mer enn ett alternativ), mens hovedprosjektet blir gjennomføringen av en eventuell kommunesammenslåing. Side111

112 Fylkesmannens prosjektplan som forutsetter valg av geografisk alternativ innen , virker veldig knapp, så det anbefales å bruke tiden fram til på dette. Kommunen vil deretter ha tiden fram til på forprosjektet. Med en så omfattende reform hvor kommunen må nedlegge et betydelig arbeid, er rådmannen bekymret for økonomien i gjennomføringen av prosjektet. Rådmannen forventer at det gis et betydelig større beløp enn det som er kommet fram til nå. Det foreslås at kommunestyret oppnevner medlemmene i formannskapet utvidet med ett medlem hver fra de to partiene som ikke er representert i formannskapet, som rådgivende styringsgruppe (SG), og at organisasjonene oppnevner to representanter i SG for å ivareta de ansattes representasjon. Videre foreslås at ordfører er prosjektansvarlig (PA) og leder styringsgruppemøtene, og at styringsgruppa selv kan oppnevne referansegrupper. Rådmannen har avsatt en stillingsressurs som ivaretar prosjektledelse (PL). Det vises til vedlagte prosjektplan for nærmere beskrivelse av innholdet i de ulike rollene i PLP-metoden. Kommunestyret vil være oppdragsgiver og prosjekteier som får rapporter fra SG. Det foreslås at det ikke legges opp til formelle beslutningspunkter mellom PL og PA før saken skal behandles i kommunestyret før sommeren Med en så stram tidsplan, anbefaler rådmannen at kommunestyret vedtar hvilke geografiske alternativer som skal utredes. Rådmannens innstilling 1. Kommunestyret vedtar prosjektplan slik den går fram av vedlegg med en forstudie fram til I forstudien skal følgende geografiske alternativ utredes: 3. Som styringsgruppe (SG) oppnevnes: Formannskapet utvidet med en representant fra Kristelig folkeparti og en fra Fremskrittspartiet. To ansatterepresentanter oppnevnt av arbeidstakerorganisasjonene. 4. SG skal bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de sakene som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. SG rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling etter oppsatt prosjektplan og ellers når den ser det er behov for avklaringer/vedtak derfra. 5. Som prosjektansvarlig (PA) oppnevnes: Ordfører 6. PA vil i forstudien ha det totale økonomiske ansvar, skal sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede kvalitetssikringsansvaret. PA leder SG, gjennomfører «beslutningspunktmøtene» underveis og er ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet. PA er ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. 7. SG oppnevner selv referansegrupper. 8. Rådmannen oppnevner prosjektleder for forstudien. Side112

113 KOM M U N E RE FORM - PROSJE KTPLAN Forstu di e September 2014 ÅPEN - SAMHANDLENDE - NYSKAPENDE Side113

114 Innhold Mål og rammer... 2 Bakgrunn... 2 Prosjektmål... 2 Rammer... 4 Omfang og avgrensning... 5 Oppgaveomfang og avgrensning... 5 Organisering... 5 Prosjektledelse... 5 Øvrige roller... 6 Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler... 7 Beslutningspunkter... 7 Oppfølging... 7 Milepæler... 8 Risikoanalyse... 8 Gjennomføring... 9 Hovedaktiviteter... 9 Tids- og ressursplaner... 9 Økonomi... 9 Kontrakter og avtaler... 9 Relevante underlagsdokumenter... 9 Vedlegg Side114

115 Mål og rammer Bakgrunn Det er 50 år siden forrige kommunereform, og kommunene har fått betydelig større ansvar for velferdsoppgaver siden den gang. Kommunal- og moderniseringsdepartementet satte 3. januar 2014 ned et ekspertutvalg som skulle forslå kriterier som har betydning for oppgaveløsningen i kommunene. Utvalget la fram sin første delrapport «Kriterier for god kommunestruktur» i mars 2014 med forslag til kriterier knyttet til dagens oppgaver i kommunene. De foreslo også prinsipper og kriterier for en robust kommuneinndeling som skal gi en enhetlig og oversiktlig forvaltning i kommunen. Utvalget skal levere sin sluttrapport i desember 2014 hvor de i tillegg skal vurdere kriterier kommunene bør oppfylle for å ivareta mulige nye oppgaver. Regjeringen la i vår fram «Meldingsdel i kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S) Kommunereform» og denne ble behandlet av Stortinget i juni. Fylkesmennene fikk deretter ansvar for oppfølging av de regionale prosessene. Kommunenes Sentralforbund (KS) er invitert til å delta sammen med fylkesmennene i dette arbeidet. Prosessene skal danne grunnlag for vedtak om ny kommuneinndeling. Kommunestyret i Malvik hadde temaet kommunereform på agendaen den , med presentasjoner fra fylkesmannen/ks og gruppearbeid. Resultatet fra gruppearbeidet følger vedlagt. En ev. ny kommuneinndeling vil tidligst kunne tre i kraft , og seinest Prosjektmål Sitat fra Prop. 95 S: Kommunereformen skal legge til rette for at flere kommuner slår seg sammen til større og mer robuste kommuner. Færre og større kommuner skal gi bedre kapasitet til å ivareta og videreutvikle lovpålagte oppgaver, gi bedre muligheter til å utvikle bærekraftige og gode lokalsamfunn, samt ivareta viktige frivillige oppgaver. Generalistkommuneprinsippet er et utgangspunkt for reformen. Som et generelt prinsipp skal reformen legge et grunnlag for at alle kommuner kan løse sine lovpålagte oppgaver selv. Kommunestrukturen skal legge til rette for en enhetlig og oversiktlig forvaltning. Regjeringen har følgende mål for reformen: - Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne 2 Side115

116 - Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling - Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner - Styrket lokaldemokrati Ekspertutvalget og regjeringen har listet opp ti kriterier som kommunene bør oppfylle for å nå disse målene: - Tilstrekkelig kapasitet - Relevant kompetanse - Tilstrekkelig distanse - Effektiv tjenesteproduksjon - Økonomisk soliditet - Valgfrihet - Funksjonelle samfunnsutviklingsområder - Høy politisk deltakelse - Lokal politisk styring - Lokal identitet I prosjektperioden bør kommunene forsøke å finne ut hvordan vi ligger an på disse punktene i dag, og hvordan vi tror det vil være om år. Det bør vurderes om dagens grenser er unaturlige og hemmer god måloppnåelse, og man bør analysere om det er spesielle forhold som er viktige for vår kommune eller vår region. Prosessen bør deles opp i flere faser, og med mål knyttet til de ulike fasene. Rådmannen anbefaler at kommunen i dette arbeidet følger Prosjektlederprosessmetoden (PLP-metoden), og deler opp arbeidet i fasene forstudie, forprosjekt og hovedprosjekt. Denne prosjektplanen vil gjelde forstudien, mens det må utarbeides ny prosjektplan for forprosjektet og et eventuelt hovedprosjekt. Forprosjektet vil omhandle nærmere analyse av hva det geografiske alternativet/alternativene vil bety, og forhandlinger mellom kommunene. Hovedprosjektet vil bli gjennomføring av en eventuell sammenslåing. Målet for forstudien vil for Malvik kommune være å avklare geografiske retningsvalg. Kartlegging av nåsituasjonen på de ulike områdene både i egen kommune og for aktuelle samarbeidskonstellasjoner vil være en viktig oppgave for å skape et godt beslutningsgrunnlag for kommunestyret. Det er bebudet at det fra sentralt hold vil bli lagt ut oppdaterte statistikker til hjelp for kommunene i dette arbeidet. Regionrådet i Værnesregionen har i sak 22/14 den vedtatt at de går for det de kaller Kunnskapsalternativet. De ber om en utredning før februar 2015 som skal gjøre regionen best mulig kunnskapsmessig rustet uten at man tar stilling til en kommunesammenslåing. Det vil i Arbeidsutvalget og Regionrådet bli drøftet hvordan dette vedtaket kan implementeres i den enkelte kommunes prosjektplan. Rådmannen anbefaler en tilpasning, hvor resultatet av utredningen i Værnesregionen blir en del av kommunens faktagrunnlag før vedtak om 3 Side116

117 geografisk retningsvalg blir tatt. Rammer Sentralt legges det opp til to ulike løp for tidspunkt for sammenslåing. For kommuner som fatter vedtak om sammenslåing i løpet av høsten 2015, vil ny kommuneinndeling kunne tre i kraft fra Det forutsettes da likelydende vedtak i alle kommunene, dvs. enighet, hvis et slikt framskyndet løp skal kunne brukes. For de øvrige forutsettes kommunale vedtak innen sommeren En sammenslåing skal da tre i kraft seinest fra Det vil ofte være ønskelig å gjennomføre valg forut for en sammenslåing, slik at kommunestyrevalget høsten 2019 blir valg til de nye kommunestyrene. Det er et utgangspunkt for kommunereformprosessen at fylkeskommunene vil bestå inntil kommuneinndelingen er fastlagt. Dersom det diskuteres forslag til kommunesammenslåinger som påvirker fylkeskommunenes grenser, understrekes det at det er viktig at fylkeskommunene blir involvert på et tidlig tidspunkt. Etter å ha vurdert ekspertutvalgets sluttrapport, vil regjeringen våren 2015 legge fram en stortingsmelding med et samlet forslag over hvilke nye oppgaver som kan overføres til større og mer robuste kommuner. Lovforslagene vil da bli fremmet våren 2017 samtidig med en proposisjon om ny kommunestruktur. Fylkesmannen/KS har for Sør-Trøndelag forutsatt at kommunene innen melder tilbake om hvilke geografiske retningsvalg de vil ta. I sin prosjektskisse har de satt samme frist for både de som følger løp 1 og løp 2. På forespørsel sier de at de ikke venter noe absolutt geografisk valg den , men de ønsker at kommunene har sett på ulike alternativ og plukket ut de mest aktuelle de vil gå videre med. Rådmannen foreslår at forstudien løper helt fram til Det bør vurderes ganske bredt med flere alternativer, slik at vi bør bruke tilstrekkelig tid på å få et godt beslutningsgrunnlag i forstudien. Stortingsmeldingen om nye oppgaver for kommunene vil da også være lagt fram. Regjeringen tar i bruk en rekke økonomiske virkemidler i reformarbeidet. Det legges opp til at alle kommuner som slår seg sammen i reformperioden får dekket engangskostnader etter en standardisert modell. Støtten differensieres etter antall kommuner og antall innbyggere i sammenslåingen. (For detaljer, se tabell under pkt i Prop. 95 S.) Det gis også automatisk en reformstøtte på mellom 5-30 mill. kroner differensiert etter innbyggertall. Inndelingstilskuddet beholdes uforandret i 15 år og trappes deretter ned over 5 år. I tillegg til de økonomiske virkemidlene, bebuder regjeringen en helhetlig gjennomgang av inntektssystemet for kommunene i løpet av valgperioden. I stortingsbehandlingen ba også flertallet i komiteen om at regjeringen i 4 Side117

118 statsbudsjettet for 2015 gjør greie for hvordan man kan se Nasjonal Transportplan i sammenheng med kommunereformen og fremme kommunesammenslåinger gjennom infrastrukturtiltak. Fylkesmennene fungerer som prosessveiledere for kommunene. Departementet vil dekke inntil kr til hver kommune i forbindelse med høring av og informasjon til innbyggerne. Hvor mye økonomisk støtte som kommunen ellers vil få, vil fylkesmannen informere nærmere om i forbindelse med statsbudsjettkonferansen 8. oktober. Omfang og avgrensning Oppgaveomfang og avgrensning Denne prosjektfasen omhandler forstudien (dialogfasen i Fylkesmannens prosjektplan). Oppgaven blir her å avklare geografisk retningsvalg innen Fylkesmannen/KS understreket i sin presentasjon at kommunestyret da må ha fokus på hvordan vi skal skape bærekraft de neste 50 årene både når det gjelder velferdstjenester, samfunnsplanlegging, lokaldemokrati og samfunnsutvikling, og at dette handler om Trøndelags slagkraft og posisjon i framtida. Kartleggingen av nåsituasjonen bør være relativt bred, men utredningen skal ikke være så veldig detaljert i forstudien. I forprosjektet vil man gå mer i dybden på de enkelte områdene. Forprosjektet vil løpe fram til sommeren 2016 (utrednings- og utviklingsfasen i Fylkesmannens prosjektplan). I gruppearbeidet fra kommunestyret den er flere alternativ nevnt: Trondheim, Trondheimsregionen, Stjørdal, Værnesregionen, deling hvor ytre Malvik går til Trondheim/Trondheimsregionen mens indre går til Stjørdal/Værnesregionen. Disse alternativene må vurderes opp mot alternativet å bestå som egen kommune. Kommunestyret må i mandatet til forstudiet angi hvilke geografiske alternativ det skal jobbes med i denne fasen. Organisering Prosjektledelse Det foreslås at ordfører er prosjektansvarlig (PA) Prosjektansvarlig vil i prosjektet ha det totale økonomiske ansvar, sikre at det er samsvar mellom prosjektplan og mål og ha det overordnede 5 Side118

119 kvalitetssikringsansvaret. PA leder en eventuell styringsgruppe, gjennomfører «beslutningspunktmøtene» underveis og er ansvarlig for ekstern informasjon om prosjektet. Det er PA som er ansvarlig for prosjektets endelige anbefaling. Rådmannen vil ivareta prosjektledelse og ønsker å oppnevne Bjørg Løkken som prosjektleder (PL) Prosjektleder skal lage prosjektplan og kvalitetssikre denne, videre planlegge, lede, utføre og kontrollere prosjektet innenfor prosjektrammen, identifisere og følge opp kritiske suksessfaktorer, sørge for at PA har et kvalitetssikret grunnlag ved beslutningspunktene og styringsgruppemøter, inngå nødvendige kontrakter med ressurseiere m.v. samt analysere sterke/svake sider, trusler og muligheter. Øvrige roller Kommunestyret er prosjekteier og oppdragsgiver for prosjektet. I et såpass komplekst prosjekt med stor betydning for hele kommunen og regionen, er det viktig med god forankring og stor medvirkning fra mange aktører. Prosjektet bør ha en styringsgruppe (SG). Rådmannen foreslår at et utvidet formannskap som suppleres med representasjon fra KRF og FRP, fungerer som styringsgruppe for å sikre god politisk forankring. I tillegg bør organisasjonene oppnevne to representanter til styringsgruppa for å ivareta de ansattes representasjon. Styringsgruppa er ikke et vedtaksorgan, men skal bidra til at prosjektet får de nødvendige ressurser og status. Den skal behandle og gi råd i de saker som PA legger fram og gi PL aktiv støtte for å sikre framdrift. Styringsgruppa rapporterer til kommunestyret og legger fram saker til behandling etter oppsatt prosjektplan og ellers når de ser det er behov for avklaringer/vedtak derfra. 6 Side119

120 Referansegrupper. Det er mange interessenter som bør trekkes inn i på ulike stadier i prosessen, jfr. figur nedenfor. SG må i sine hovedaktiviteter prøve å få til god medvirkning fra disse aktørene. Rådmannen foreslår at SG selv kan oppnevne referansegrupper. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler Beslutningspunkter Beslutningspunktene vil være PA sin mulighet til å styre prosjektet og avgjøre om prosjektet skal fortsette eller avsluttes etter beslutningspunktmøter. PA vil måtte ta saken videre til kommunestyret som prosjekteier dersom han mener prosjektet skal avsluttes. I forstudien foreslås ikke flere beslutningspunkter enn opprettelse av prosjekt i kommunestyrets møte den og behandling av sak og geografisk retningsvalg innen Oppfølging PA og PL må ha jevnlige statusmøter, minimum en gang i måneden. Ut over det legges det ikke opp til formelle beslutningspunkter mellom PA og PL før forstudien skal behandles av kommunestyret før sommeren Side120

121 Milepæler Milepæler vil være PLs verktøy for oppfølging av framdrift og skal bl.a. angi når viktige beslutninger skal være tatt, når viktige aktiviteter skal være gjennomført og når ev. delmål skal være nådd. Det foreslås følgende milepæler: MILEPÆL TIDSFRIST Referansegrupper er oppnevnt Kommunikasjonsplan for forstudien er vedtatt Hovedaktiviteter er lagt fram for styringsgruppa Tids- og ressursplaner er lagt fram for styringsgruppa Område på hjemmesiden for publikumsinformasjon om prosjektet er på plass Kontakt med aktuelle kommuner er opprettet Kontakt med Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune er opprettet Spørreundersøkelse blant innbyggerne er gjennomført Styringsgruppa legger fram sin anbefaling om geografisk retningsvalg Kommunestyret fatter vedtak om geografisk retningsvalg og vedtar prosjektplan for forprosjektfasen Risikoanalyse Kritiske suksessfaktorer Det er flere kritiske faktorer som kan oppstå i prosjektet. Disse er under forsøkt listet opp sammen med sannsynlighet (S) for at de skal inntreffe (på en skala fra 1-5 hvor 1 er svært liten sannsynlighet og 5 er svært stor sannsynlighet). Konsekvensen (K) dersom det inntreffer er deretter forsøkt vektet (1= liten konsekvens, 5= svært alvorlig/stor konsekvens for måloppnåelsen i prosjektet). Sannsynlighet ganget med konsekvens gir i risikoskjemaet en risikofaktor (RF). Denne danner grunnlaget for tiltak som foreslås satt i verk for å motvirke negative konsekvenser av risikoen. RISIKOSKJEMA Faktor S K RF Tiltak Det settes ikke av nok tid til Rådmannen oppnevner egen å jobbe med prosjektet. prosjektleder. PA og PL må avsette faste oppfølgingsmøter allerede ved oppstart. Alle politikerne må prioritere Relevante underlagsdata og statistikker er ikke tilgjengelig og tar for mye tid å fremskaffe selv. dette arbeidet PL må ha tett kontakt med FM/KS og bruke materiell lagt tilgjengelig for kommunene. 8 Side121

122 Prosjektet er så omfattende og involverer så mange interessenter at det blir vanskelig å styre. Man låser seg fast i bare ett alternativ allerede i oppstarten, og unnlater å vurdere alle relevante alternativ seriøst. Geografisk tilhørighet kobles til identitet og endringer ses på som en trussel. S= sannsynlighet, K= konsekvens, RF= risikofaktor Prosjektet deles opp i tre ulike faser som gjør det lettere å avgrense oppgaver i de tre fasene Alle må bruke tid på å sette seg inn i informasjon om muligheter og konsekvenser, og disse må formidles ut til innbyggerne Mest mulig objektiv informasjon om muligheter og konsekvenser må formidles. Gjennomføring Hovedaktiviteter Disse legges fram og behandles i styringsgruppas første møte. Tids- og ressursplaner Tids- og ressursplan legges fram og behandles i styringsgruppas første møte. Økonomi Det vises til økonomiske virkemidler under avsnittet «Rammer». Kontrakter og avtaler Det er ingen kontrakter knyttet til forstudien foreløpig. Eventuell avtale om kommunesammenslåing vil ikke inngås før i hovedprosjektfasen. Relevante underlagsdokumenter Kriterier for god kommunestruktur, delrapport fra ekspertutvalg mars Side122

123 Meldingsdel i kommuneproposisjonen 2015 (Prop. 95 S). Kommunal- og forvaltningskomitéens innstilling til kommuneproposisjonen Kommuneplanens samfunnsdel vedtatt Kommuneplanens arealdel vedtatt Kommuneplanens handlingsdel Regionrådet i Værnesregionen, sak 22/2014 om kommunereformen. Møteprotokoll fra Regionrådet i Værnesregionen Kommunal- og moderniseringsdepartementets side om kommunereformen. Kommunal- og moderniseringsdepartementet kommunedata. Fylkesmannens side om kommunereformen. IKAP Interkommunal Arealplan for Trondheimsregionen Strategisk næringsplan for Trondheimsregionen 10 Side123

124 Vedlegg Gruppearbeid fra kommunestyret KOMMUNESTYREMØTE MALVIK GRUPPEARBEID OM KOMMUNEREFORM Spørsmål til diskusjon 1. Hvordan bidra til å skape en bærekraftig kommune og region for våre innbyggere de neste åra? 1.1 Som egen kommune? Hvilke momenter kan tale for og hvilke momenter kan tale mot en slik løsning? 1.2. Hvor realistisk er det at Malvik består som egen kommune dersom kommunene rundt endrer struktur? Hvilket retningsvalg vil da være mest aktuelt? 1.3. Dersom Malvik blir en del av en større kommune hvilke oppgaver kan ev. overføres fra staten eller regionnivået? Hvordan ivareta politisk medvirkning og engasjement? 2. Hvordan bør arbeidsprosessen legges opp framover? Hvordan involvere innbyggere, organisasjoner og næringsliv? Gruppeinndeling Gruppe 1: Terje Granmo AP Geir Roar Larsen AP Per Walseth H Laila Tøndel V Gunhild Lund FRP Gruppe 2: Jahn H. Kristiansen AP Torstein Fosmo AP Kristi Hamre Nilsen H Morten Olafsen H Tor Dahl V Gruppe 3: Matz Ulstad AP Ole Marius Holden AP Maja Berg H Elisabeth Belboe H Rakel Trondal SV Gruppe 4: Heidi Pettersen AP Tanja Elton AP Anne G. Thorstensen H Knut Sjøvold SP Lisa Kristiansen SV Gruppe 5: Randi Eikevik AP Per Arild Lyng AP Eugen G. Sørmo H Johan Ludvik Bjørnstad SP Lill Harriet Sandaune FRP Gruppe 6: Anne S. Mostervik AP Ellen Z. Buaas AP Erling Foss H Arve Hepsø KRF Arve Ørsjødal 11 Side124

125 SVAR PÅ GRUPPEARBEID Gruppe 1 Kommune regionalt, nasjonalt -> perspektiv? 1. Se på hvilke tjenester kommunen skal gi. (Hvilke oppgaver skal fremtidens kommune ha? Viktig å vite oppgavene før vi «tegner kart») 1.1 For egen kommune: Innen grunnopplæring og helse kan vi levere gode tjenester. Nærhet til skole, barnehage Oversiktlig kommune. Mot egen kommune: Små faglige miljø, mindre kompetanse. For dyr å drifte, vanskelig å rekruttere til viktige stillinger. For lang avstand mellom enkeltindivid og beslutningsnivå. 1.2 Da må vi ta et valg: Skal vi vende oss til Værnesregionen? Skal vi tenke større? Se muligheter i stedet for problem? 1.3 Hvis fylkesnivået forsvinner: VG skole, vei. Ivareta engasjement ved Bydelsutvalg (?) Politiske nemnder. 2. Folkemøter? (Få som møter der.) Oppringing, dvs. borgerundersøkelser. (Vi kan påvirke hvilke spørsmål vi vil stille) Bruk av lokalavisa i stor grad! Utfordre lag og foreninger, spesielt velforeninger. Folkeavstemning når folk er blitt godt informert. Vi har et stort ansvar for å informere! Gruppe Fordeler: Nærhet (geografisk) Lokalkunnskap (sterkere) Identitet Kort vei mellom politisk ledelse/innbygger Ulemper: Alle kjenner alle Kan ikke ivareta alle oppgaver selv Blir veldig generalister 1.2 Liten sjanse Deling? Trondheim? Trondheimsregionen Stjørdal? Værnesregionen 1.3 Videregående skole Sykehus Kommunikasjon (transport) 12 Side125

126 (Forts. svar gruppe 2) Bydelsråd Storkommune/fylke = Trondheim Legge politisk agenda tidlig Lykkelige løsninger 2. Prosessen: Informasjon til innbyggerne (både administrasjon og politikere) God og rett informasjon (ikke gi eventuelle løsninger) Gruppe Malvik som egen kommune: Fordeler: Større påvirkningskraft, nærmere tjenestene, politikere har større lokalkunnskap og dette fører til bedre beslutninger. Ansatte blir bedre ivaretatt, ansatte har større påvirkning. Befolkningen har mer nærhet til politikere, ansatte. Ulemper: Har høy nok kompetanse til fremtidige utfordringer. 1.2 Retningsvalg for Malvik: Stå alene som kommune, der vi ser på andre samarbeidskommuner/løsninger. 1.3 Videregående skoler 2 Prosessen: Involvere innbyggerne med folkemøte/undersøkelser. Gruppe 5 Spørsmål 1: Perspektivmelding for Malvik bør ligge i bunnen. Demografi Kostnader/velferdsutbygging Ytre del til Trondheim Indre/østre del til Stjørdal Interkommunale selskap utvides og kan erstatte framtidige kommunesammenslåinger? For å kunne gå for sammenslåing mente vi/(noen) at innsparingspotensialet må komme innbyggerne til gode, velferdstilbud. Rasjonaliseringsgevinst må takes ut/ansatte? Overflødighet Utsette prosjektering av rådhus (nytt) 13 Side126

127 Gruppe Egen kommune, mot sammenslåing: - svekket lokaldemokrati og kunnskap - større avstander - mer uoversiktlig for innbyggerne - mindre avstander til større sentra - hvor stort? (Enhets størrelse) - upersonlig - kvalitet på tjenestetilbudet/mer upersonlig - lengre vei til beslutninger, dyrere? For sammenslåing: - lettere å få kontakt uten å flytte seg fysisk - kommunikasjonsutvikling - billigere drift (?) - behov for kontakt med ledelse/større ledelseskontakt - jevn folkeflytting mot sentra/sentrum (urbanisering) - IKS svekket demokratiet -> sammenslåing bedre? Eller mer uoversiktlig? 1.2 Malvik som egen kommune: - Dersom folketall øker klarer vi å være egen kommune (nærhet til to byer, flyplass, utd.institusjoner, sykehus m.m.) - Sentral beliggenhet Retningsvalg: «Vi står der vi står» 1.3 Malvik del av en større kommune oppgaver ev. overført fra stat/region: - Ansvar videregående skole - Samferdsel 2 Arbeidsprosess framover Prosjektgruppe: Kommunalsjefene OPKU, ARESAM, HEVE + 2 politikere posisjon og opposisjon. - Folkemøter/inkludering/hva vil innbyggerne? Åpen prosess. Innbyggere, frivillige lag/org., næringsliv - Innspill på kommunens nettside + informasjon - Tillitsvalgte -> inkludering Inkluderer man innbyggerne får de et «eierforhold» = positivitet 14 Side127

128 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Bjørg Løkken Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 60/ Opprettelse av byggekomite. Saksdokumenter (ikke vedlagt) K.sak 43/14 den , Sandfjæra barnehage - finansiering Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i sitt møte den 16. juni i forbindelse med behandlingen av finansiering av Sandfjæra barnehage følgende: «Malvik kommune oppretter en fast Byggekomite. Denne består av 5 faste medlemmer. 2 valgte politikere, 1 fra posisjon og 1 fra opposisjon.(koalisjonene velger selv sine representanter.)1 fra tillitsvalgte og 2 utpekt av rådmann. Rådmannen legger fram dette som en sak til kommunestyret i september. * Framlegge forslag til arbeidsoppgaver og avgjørelsesmyndighet.» Malvik har tidligere hatt faste byggekomitéer i flere perioder. I 1995 var det en Plan- og byggekomité med 5 faste medlemmer inkl. sekretariat fra teknisk etat. Denne ble nedlagt og erstattet av prosjektgrupper. Årsaken til nedleggelsen var at komitéens arbeidsform ikke ble ansett hensiktsmessig i selve byggeprosessen. I 1997 ble byggekomitéen gjeninnført med ansvar for byggeprosjekter som oversteg 1,5 mill. I 2005 førte omorganiseringsprosessen til at byggeprosjekt ble ivaretatt av Malvik Eiendom KF i perioden Etter at det kommunale foretaket ble oppløst, ble prosjektene lagt til Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging. Med dagens organisering er det deltakere fra den aktuelle virksomheten som deltar under behovsanalysen og programmeringsfasen fram til et romprogram og foreløpig kostnadsoverslag legges fram. Etter politisk behandling av dette, involveres prosjektansvarlig i Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging og personer som representerer brukerne, inklusive representant fra Eiendomsservice. Vurdering Rådmannen har forstått at intensjonen bak vedtaket er at man ønsker sterkere politisk styring med kommunens byggeprosjekt, og at man ønsker å få med politikere med ansvar for at det helt Side128

129 fra starten planlegges med en best mulig balanse mellom funksjonalitet og kostnader. Kostnader ved ulike alternativ bør sees i et livsløpsperspektiv, hvor man også vurderer forventede kostnader i driftsfasen. Ut fra dette anbefaler rådmannen at de to politiske medlemmene i byggekomitéen velges fra formannskapet som faste medlemmer for valgperioden. Disse har et helhetsperspektiv i formannskapsvervet, og vil kunne være en kontrollerende instans mellom fagenhet og bevilgende myndighet, samtidig som forslagene fra byggekomitéen får politisk forankring. Det foreslås videre at to av de øvrige medlemmene består av leder for Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging som prosjektansvarlig og en representant fra Eiendomsservice som kan ivareta driftsperspektivet i prosjektet. Det er litt uklart hva som menes med tillitsvalgtrepresentant. Arbeidsmiljøutvalget får byggeprosjekter til behandling, slik at ansattperspektivet vil bli ivaretatt der. Representant for den aktuelle etaten, som regel kommunalsjef, deltar i dag i planleggingsfasen. Det foreslås derfor at rådmannen oppnevner ansvarlig for det aktuelle området som det femte medlemmet av komitéen. De tre administrative medlemmene vil etter dette forslaget kunne variere fra prosjekt til prosjekt. Rådmannen foreslår at man bruker tankegangen fra Prosjektlederprosessen (PLP) og at byggekomitéen fungerer som en styringsgruppe uten vedtaksmyndighet, med leder for Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging som leder av styringsgruppa, og med prosjektleder for bygget som sekretær for styringsgruppa. Det foreslås at komitéen deltar under behovsanalysen, programmering/romprogram, skisseprosjekt, foreløpige kostnadsoverslag og forprosjektfasen med kostnadsoverslag og finansieringsplan. Rådmannen foreslår at byggekomitéen fungerer som styringsgruppe for alle prosjekt med en beløpsgrense som overstiger 10 millioner kroner. Rådmannens innstilling 1. Det opprettes en fast byggekomité for valgperioden. 2. Byggekomitéen skal behandle prosjekt som overstiger 10 millioner kroner. 3. Komitéen består av 5 medlemmer, hvorav posisjon og opposisjon oppnevner hvert sitt medlem blant formannskapets medlemmer. Rådmannen oppnevner tre medlemmer hvor leder for Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging er prosjektansvarlig og leder møtene i byggekomitéen, mens en representant fra Eiendomsservice og en fra den berørte etaten utpekes for hvert prosjekt. 4. Byggekomitéen skal være rådgivende styringsgruppe helt fra behovsanalysefasen og fram til kostnadsoverslag og finansieringsplan er vedtatt av kommunestyret. Komitéen mottar deretter referat fra prosjektmøtene. Dersom det er behov for større endringer i byggefasen, skal dette behandles i komitéen. Det skal utarbeides prosjektplan for hver prosjektfase som viser møtefrekvens, roller og ansvar for kommunens interne drift av prosjektet. Side129

130 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Håkon Andersen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og kultur 9/ Formannskapet 46/ Kommunestyret 61/ FDV - nytt kulturhus i Hommelvik Vedlegg: Prosjektrapport FDV kytt kulturbygg Uttalelse fra Malvik kulturråd Renholdplan - nytt kulturbygg Uttalelse fra brukergruppen Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger I forbindelse med byggingen av nytt kulturhus i Hommelvik har det vært behov for en gjennomgang av hvordan kulturhuset skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes. Ei arbeidsgruppe bestående av representanter fra virksomhet kultur, eiendomsservice og politisk har utformet en FDV prosjektrapport. Underveis i prosessen har brukerrepresentant fra «gamle Folkets Hus», ansatte ved Hommelvik Bo- og Servicesenter, IT-avdelingen Malvik kommune, Malvik kulturråd og Malvik ungdomsråd fått presentert rapporten og gitt mulighet til innspill. Vedlagt saken ligger uttalelser fra Malvik kulturråd og brukerorganisasjonene. Vurdering Tidligere Folkets Hus er revet og det er satt opp et nytt kulturhus på samme tomta, i fysisk tilknytning til Hommelvik Bo- og Servicesenter. Folkets Hus bygd i 1915 og det var ikke før i 1995 at det ble solgt til Malvik kommune. Malvik kommune har forvaltet og driftet Folkets Hus som et samfunnshus, med mulighet for å leie bygget til ulike anledninger. Funksjonene til Folkets Hus er kjent lag og foreninger, Side130

131 privatpersoner og virksomheter i Malvik kommune har benyttet «huset» og dets fasiliteter til alle døgnets tider. Nå står et nytt kulturhus klart til bruk. Flere av funksjonene Folkets Hus hadde, vil bli ivaretatt i det nye kulturhuset. Arbeidsgruppa har allikevel klare anbefalinger på hvilke formål kulturhuset skal støtte og hvordan forvaltningen bør praktiseres. Prosjektrapporten gir under hvert punkt/kapittel anbefalinger for videre arbeid. Ut i fra investeringene som gjøres i et slikt bygg, må det også være et bevisst nivå på forvaltning, drift og vedlikehold. Arbeidsgruppa ser at kulturhuset vil, som Folkets Hus, bli brukt store deler av døgnet og vil kreve ressurser og kompetanse til drift og vedlikehold. Vedlagt saken ligger renholdsplan fra Eiendomsservice. Rådmannens innstilling Anbefalinger i arbeidsgruppas rapport vedtas. Arbeidet med arbeidsgruppas anbefalinger settes i gang umiddelbart. Utleiepriser bestemmes ved behandling av budsjett og økonomiplan. Behandling i Utvalg for oppvekst og kultur Eva E. Belboe (H) fremmet følgende tilleggsforslag: «Det opprettes en ordning med tanke på styring av lyd/lys- en sertifiseringsordning for ungdom som ønsker kompetanse på dette» Eva E. Belboe (H) fremmet følgende tilleggsforslag: «Det åpnes for utleie til private arrangement med renhold og tilsynsvakt innbakt i utleieprisen» Erling Foss (H) fremmet følgende tilleggsforslag: «Det bør åpnes for privat drift av kjøkken med tanke på en kombinasjon av kantine og bydelskafe, brukes av HOBOS, rådhus og publikum.» Torstein Fosmo (AP) fremmet følgende tilleggsforslag: 1. Lyd/Lys: Stillingen skal finnes innenfor Malvik kommunes eksisterende driftsbudsjett, og skal dermed ikke øke driftsbudsjettet totalt. 2. Utleiepriser: (under arrangementspris) Det bør åpnes for at frivillige arrangører kan stille med kompetent(e)) bestått kompetansekravet)frivillig(e)tekniker(e), ved behov for flere teknikere enn Utleie faste tider: I tråd med Malvik kulturråds anbefalinger bør fast utleie avgjøres i samråd/samarbeid med virksomhet kultur. Torstein Fosmo (AP) fremmet følgende endringsforslag: Utleiepriser: Punktet om tilleggsgebyr for arrangement over 5 timer strykes. Avstemming: Tilleggsforslag fra Eva Belboe enstemmig vedtatt Tilleggsforslag fra Eva Belboe enstemmig vedtatt Tilleggsforslag fra Erling Foss enstemmig vedtatt Side131

132 Tilleggsforslag fra Torstein Fosmo enstemmig vedtatt Endringsforslag fra Torstein Fosmo enstemmig vedtatt Rådmannens innstilling med tilleggsforslag og endringsforslag enstemmig vedtatt. Innstilling til formannskapet fra Utvalg for oppvekst og kultur Anbefalinger i arbeidsgruppas rapport med følgende tillegg og endringsforslag vedtas. Tillegg: Utleie Det åpnes for utleie til private arrangement med renhold og tilsynsvakt innbakt i utleieprisen. Kjøkken Det bør åpnes for privat drift av kjøkken med tanke på en kombinasjon av kantine og bydelskafe, brukes av HOBOS, rådhus og publikum. Lyd/Lys Det opprettes en ordning med tanke på styring av lyd/lys- en sertifiseringsordning for ungdom som ønsker kompetanse på dette. Stillingen skal finnes innenfor Malvik kommunes eksisterende driftsbudsjett, og skal dermed ikke øke driftsbudsjettet totalt. Utleiepriser(under arrangementspris) Det bør åpnes for at frivillige arrangører kan stille med kompetent(e)( bestått kompetansekravet)frivillig(e)tekniker(e), ved behov for flere teknikere enn 1. Utleie faste tider: I tråd med Malvik kulturråds anbefalinger bør fast utleie avgjøres i samråd/samarbeid med virksomhet kultur. Endring: Utleiepriser: Punktet om tilleggsgebyr for arrangement over 5 timer strykes. Arbeidet med arbeidsgruppas anbefalinger settes i gang umiddelbart. Utleiepriser bestemmes ved behandling av budsjett og økonomiplan. Behandling i Formannskapet Rakel Trondal, (SV) fremmet følgende endringsforslag: Det må legges til rette for at det blir mulighet for livssynsnøytralt seremonirom i det nye kulturhuset. Utleiepriser storsal: Kommersielle kr. 5000,- pr. kveld inkl. konferanse Av Kommersielle kr. 8000,- pr. kveld inkl. konsert AV og tekniker. Tilleggsforslaget fra Trondal enstemmig vedtatt. Innstillingen med tilleggsforslaget, enstemmig vedtatt. Side132

133 Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Anbefalinger i arbeidsgruppas rapport med følgende tillegg og endringsforslag vedtas: Tillegg: Det må legges til rette for at det blir mulighet for livssynsnøytralt seremonirom i det nye kulturhuset. Utleie Kjøkken Det åpnes for utleie til private arrangement med renhold og tilsynsvakt innbakt i utleieprisen. Det bør åpnes for privat drift av kjøkken med tanke på en kombinasjon av kantine og bydelskafe, brukes av HOBOS, rådhus og publikum. Lyd/Lys Det opprettes en ordning med tanke på styring av lyd/lys- en sertifiseringsordning for ungdom som ønsker kompetanse på dette. Stillingen skal finnes innenfor Malvik kommunes eksisterende driftsbudsjett, og skal dermed ikke øke driftsbudsjettet totalt. Utleiepriser(under arrangementspris) Det bør åpnes for at frivillige arrangører kan stille med kompetent(e)( bestått kompetansekravet)frivillig(e)tekniker(e), ved behov for flere teknikere enn 1. Utleiepriser storsal kommersielle: Kommersielle kr. 5000,- pr. kveld inkl. konferanse Av Kommersielle kr. 8000,- pr. kveld inkl. konsert AV og tekniker. Utleie faste tider: I tråd med Malvik kulturråds anbefalinger bør fast utleie avgjøres i samråd/samarbeid med virksomhet kultur. Endring: Utleiepriser: Punktet om tilleggsgebyr for arrangement over 5 timer strykes. Arbeidet med arbeidsgruppas anbefalinger settes i gang umiddelbart. Utleiepriser bestemmes ved behandling av budsjett og økonomiplan. Side133

134 Prosjektrapport FDV «Nye Folkets Hus»/Kulturhuset/Kulturbygg Ny kulturarena i Hommelvik Mai 2014 «Kultur er det som blir igjen når man har glemt alt det man har lært» Selma Lagerlöf Side134

135 Innledning I nærmere 100 år har Folkets Hus i Hommelvik fungert som samfunnshus/kulturarena i Hommelvik fest, konserter, øvinger, jubileer etc. for lokale lag/organisasjoner og for privatpersoner. Folkets Hus har vært i Malvik kommunes eie siden Den 1. desember 2014 skal det etter planen stå en ny kulturarena på samme sted. Gamle Folkets Hus ble revet sommer/høst Den nye kulturarenaen bygges «vegg i vegg» med nytt Hommelvik Bo- og Servicesenter/sykehjem. Malvik kommune vil fremdeles være eier og driver av den nye kulturarenaen. En ny kulturarena vil fremstå som noe helt annet enn det gamle Folkets Hus var. Det vil merkes for arrangører av konserter og konferanser, og det vil merkes hos kulturkonsumentene. Lyd/lys, scene, amfi, omgivelser alt er nytt. Denne rapporten vil se på hvordan den nye kulturarenaen bør driftes og forvaltes. Det vil legges vekt på ny teknologi, kompetanse og tilgjengelighet, og den vil gi anbefalte løsninger ut i fra et kulturfaglig hold og med sterkt brukerfokus. En kulturarena vil være i bruk «hele døgnet» og det vil være mange forskjellige brukere. På dagtid kan man se for seg Malvik kommune som en bruker politikernes og administrasjonens møter, skole/sfo, barnehage og det nye HOBOS/sykehjemmet kan ha aktiviteter, møter og arrangementer her. Dagtidsbruken avløses av det frivillige kultur- og organisasjonslivet som har sine møter, øvinger, arrangementer og konserter på kveldstid. En ny kulturarena vil sette store krav til eier. Kulturarenaen skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes. Prosjektrapportens drøftinger og anbefalinger, er ment som grunnlag for videre arbeid frem mot åpning. Overordnet mål er at eier er forberedt og riktig dimensjonert i forhold til sine FDV-oppgaver. Rapporten er ment som retningsledende for prosessen videre mot et komplett FDV-dokument. Marit Hammer Arne Edgar Dretvik Ole Marius Holden Arve Renå Håkon M. Andersen Side135

136 Mandatet Utgangspunktet for at et mandat blir laget, er å gjøre oss selv forberedt. Være forberedt når den nye kulturarenaen står klar til bruk og vi vet hvordan bruken skal være. Det er lagt opp til bred deltakelse fra frivilligheten for å gi oss innspill om forventninger til den nye kulturarenaen. Ei arbeidsgruppe bestående av administrasjon (virksomhet kultur og eiendomsservice) og fra politisk (gruppeleder OPKU) skal finne svar på de mange utfordringer og spørsmål som kommer med en ny kulturarena: Hva skal det koste å leie kulturarenaen? Hvordan skal man leie? Hvem skal få leie? Hvilken bruk skal kulturarenaen ha? Hvem skal ha ansvar lyd og lys? Hvilken kompetanse skal kreves for å bruke teknisk utstyr? Hvordan skal kjøkkenet driftes? Hvilke driftskostnader knytter seg til den nye kulturarenaen (vaktmester- og renholdstjenester)? Hvilke ressurser behøves fra eiersiden? Hvordan skal eiers tilstedeværelse være? Osv osv «Gamle Folkets Hus» ble bygd i 1915 på dugnad. Malvik kommune har erfaring fra gamle Folkets Hus hva gjelder forvaltning, drift og vedlikehold. Er det bare å adoptere gammel forvaltning inn i nytt hus? Har vi bygd et nytt «selvbetjent samfunnshus/forsamlingslokale»? Er den nye kulturarenaen egnet til private fester, for eksempel? Er det her 50 åringen skal holde privat bursdagsfeiring? Og til hvilken pris? Skal private eventbyråer kunne leie den nye kulturarenaen til sine arrangement i et rent forretningsmessig perspektiv? Det er viktig at den nye kulturarenaen brukes. Først og fremst til det formålet den er designet for det lokale frivillige organisasjonslivets og Malvik kommunes behov. Side136

137 Erfaringer fra gamle Folkets Hus Samfunnshuset gamle Folkets Hus var forsamlingslokalet, kjent gjennom generasjoner i Hommelvik. Kulturbegivenheter, privatfester, offentlige fester og øvingslokale. Den politiske arenaen hadde kanskje størst fotfeste tidligere, men preget huset opp til den dag i dag. En naturlig arena for arbeiderpartibevegelsens lokallag til møter, kurs og arrangementer. 1. mai feiring med Framlaget i Folkets Hus, debatt og appeller. Arbeiderfestivalen i Hommelvik. Nygaardsvold i maleri på veggen. Det var mange fra brukerne som hadde et eierforhold til det nå revne Folkets Hus i Hommelvik. Men det var en formell eier Malvik kommune. Det ligger en ambivalens i eierforhold. På den ene siden får man en «billig driftsløsning» ved at enkeltindivider fra de frivillige lagene/organisasjonene «tar i et tak». På den andre siden kan det medføre er det vi kan kalle «uformelle rettigheter» som kan skape problemer for eier. Det være seg tilganger, bruk av fasiliteter inkl. kjøkken, lagring av eiendeler, bruk av teknisk utstyr. Hvem har til slutt oversikt og kontroll? Før- og etterkontroll av bruk er noe som har manglet særlig på helg. Og det var nettopp etter privatarrangement på helg vi har fått mest klager av typen «mangel på renhold etter forrige bruker»/ «det var ikke rent da jeg kom dit». Dette var ikke unikt for gamle Folkets Hus dette kjenner vi også i dag fra andre utleieobjekter (Ytre Malvik Samfunnshus og Sveberg Grendehus). Erfaringene i sum tilsier at både eier og brukere av den nye kulturarenaen må innstille seg på forandring. Forandringene i sum skal være til det bedre. Side137

138 Utleie av kulturarenaen ettermiddag/kveld faste øvinger Brukere på ettermiddag/kveld vil være det frivillige kulturlivet først og fremst. Som i kommunale idrettshaller hvor det er faste treninger, vil det i den nye kulturarenaen også være behov for faste øvinger. Den nye kulturarenaen er designet for flerbruk i samtid. Flere øvingsrom med lydisolering besørger dette. Det igjen betyr økt tid som er tilgjengelig til fordeling blant de som ønsker å bruke arenaen fast til øving og forestillinger. I det gamle Folkets Hus var ikke dette mulig uten at lyd ble et forstyrrende element. Og lyd er det mye av i kulturlivet! Den nye kulturarenaen kan sambruk f.eks. være selskap i foajeen, konsert i storsalen, fløyteundervisning i et øvingsrom, dansetrening i lillesal og møtevirksomhet i «ainnjtasjn» (2. etasje). Om en ny kulturarena vil gi oss nye brukere og et økt behov for øvingstid, vites ikke. Det vi ønsker å stille spørsmål om er om tildelingen av tid kan nærme seg modellen vi har innenfor idretten. Den nye kulturarenaen skal kunne benyttes av flere fra hele Malvik. At et paraplyorgan for kulturlivet i Malvik forvalter faste øvingstider i Malviks beste og mest tilgjengelige kulturarena, er med på å legitimere forvaltningen. Malvik Idrettsråd har som en av mange oppgaver å fordele treningstid i kommunale idrettshaller. Bakgrunnen for denne oppgaven er at et råd valgt av idretten selv fordeler ressursene som er tilgjengelige. Malvik Idrettsråd har en egen fordelingsnøkkel for halltid, blant annet basert på aktivitet og antall medlemmer. Malvik Idrettsråd har en egen hallfordelingsgruppe og starter i mars/april med fordelingen av halltid for kommende skoleår. Med et nytt kulturhus i Hommelvik, med nye fasiliteter og nye muligheter må også ta inn over seg spørsmålet: hvem skal fordele fast øvingstid? Hvem skal fordele arrangementstid? Det er lett å tenke seg at «slik det var i gamle Folkets Hus kan det også være i det nye». Arbeidsgruppa ser på den nye kulturarenaen i Malvik kommune som en kulturarena for alle. Da ser vi også at Malvik kulturråd kan få en rolle, lik den Malvik idrettsråd har. Det er begrenset øvingstid i et kulturhus, og det er mange om beinet. Anbefaling for videre arbeid: For tildeling av øvingstid og faste arrangementer (som gjentas hvert år), taes det initiativ overfor Malvik Kulturråd for å se på muligheten å ta en rolle lik den Malvik Idrettsråd har. Side138

139 Booke leietid og billettsystem Å booke tid utenfor faste øvingstider, skisseres i 2 muligheter. 1. Åpen utleiekalender på hjemmeside med selvbetjent booking Her kan alle, både private og lag/foreninger, se ledig tid. Alle kan bestille og booke selv ved opprettelse av brukernavn og passord. Å ha en 100% webbasert utleiekalender og bookingløsning er pr i dag en sjeldenhet i Norge. Vi har ett eksempel: Tromsø kommune har en «Utleiesentral» på sin hjemmeside, og her kan du bestille både rom og utstyr med eget brukernavn og passord. Dette gjelder for private og for idrettslag/foreninger. Faktureringen følger vanlige prosedyrer og ved utelatt betaling sendes purring og i verste fall til inkasso. Tromsø kommune sier at de har god erfaring med sitt system, og lite problemer knyttet til betaling. Men de står pr i dag midt i en utbedringsfase av systemet for å gjøre det mer brukervennlig. 2. Åpen utleiekalender på hjemmeside men må bestille booking Alle kan se kalenderen, men den som ønsker å leie må sende en e-post eller ringe en administrator for å booke. Malvik kommune kan med et slikt system styre leietakere ift hvor mye tid som trengs til opprigg/nedrigg, samt hvilket lyd/lysutstyr de trenger til sitt arr. Dette er viktig med tanke på driftspersonell og klargjøring av sal/scene. Videre har utleier kontroll på om leietaker har noen betalingsanmerkninger fra før. Dette er et system som er ganske utbredt, og er det systemet de fleste som drifter kulturbygg anbefaler. Det gir god service overfor publikum å ha kalenderen åpen, og Malvik kommune oppnår større grad av kontroll med tanke på leietakere. Videre er det å anbefale at bookingen går via et begrenset antall personer, og disse må være kjent i rommene og kjent med utstyret på sal/kjøkken. Denne måten å administrere utleie på er det vi anbefaler at Malvik kommune tar i bruk, under forutsetning av det administreres av personer som kjenner rommene og utstyret. Anbefalinger for videre arbeid Det utformes en åpen kalender som er tilgjengelig på Malvik kommune sin hjemmeside. Det lages forslag til system hvor publikum må booke hos en administrator i Malvik kommune. Administrator kan kun være person(er) som kjenner rom og utstyr. Side139

140 Webbasert billettsystem Teleskoptribunen i storsalen leveres med radnummer og stolnummer. Når et bookingsystem er bestemt, kommer i neste runde et billettsystem. Det er pr i dag ingen gode systemer der disse to tjenestene «snakker sammen». Vi kan derfor ikke anbefale en leverandør for dette, men vi anbefaler sterkt at store sal i kulturbygget får et nettbasert billettsystem. Gjerne med administrator på servicetorget, slik at det er mulig å kjøpe seg billetter i rådhusets åpningstid. Det finnes pr i dag mange ulike leverandører av billettsystem, til ulike priser: Anbefalinger for videre arbeid Det settes i gang et arbeid med å velge et webbasert billetsystem. Det webbaserte billettsystemet må: Være prismessig fordelaktig Være mulig å bruke av eier og av leietakere Være tilgjengelig på mobile plattformer (mobiltelefon, nettbrett), men også mulighet for manuell billettsalg Ha salkart Kunne benyttes i ulike kommunikasjonskanaler (etc facebook, hjemmeside) Side140

141 Utleieformål Formålet med byggingen av nye Folkets Hus er å bedre legge til rette for frivilligheten rett og slett gi de frivillige kulturaktørene bedre kår. Kulturlovens 1 sier noe om det offentliges ansvar ift. kultur: Loven har som føremål å fastleggja offentlege styresmakters ansvar for å fremja og leggja til rette for eit breitt spekter av kulturveerksemd, slik at alle kan få høve til å delta i kulturaktivitetar og oppleva eit mangfald av kulturuttrykk. I møte med brukere av «gamle Folkets Hus», som også vil være brukere av det nye, kom det fram at det ikke er nødvendigvis Malvik kommune sin rolle å stille lokaler til lukkede private arrangement og til arrangementer som er av typen «bygdafest». Heller bør slike arrangement styres ut mot grendehus og andre lignende lokaler andre frivillige organisasjoner stiller til rådighet for å tjene noen kroner.. Arbeidsgruppa tilråder at følgende utleieformål ikke skal forekomme i nytt Folkets Hus: Private arrangementer (bryllup, fødselsdager, konfirmasjoner etc.) Fest/bygdefest/inntektsgivende (unntak lokale frivillige organisasjoner til arrangementer, jubilèer etc) Bakgrunnen for tilrådingen er primært ressursene som kreves for at det skal være tilstrekkelig før- og etterkontroll ifbm arrangementer. Sekundært mener arbeidsgruppa at slike leieforhold sliter på utstyr og inventar i så stor grad at eventuelt inntjening på husleie ikke dekker behovet for nyinvesteringer over tid. At det heller ikke ligger en forventning hos det lokale kulturlivet om et nytt Folkets Hus skal være arena for privatfester, støtter opp om arbeidsgruppas tilråding. Anbefaling for videre arbeid: Det utarbeides et utleiereglement som tydelig viser hvilke formål kulturhuset kan benyttes til og et husreglement hver leietaker må forholde seg til. Det utredes også leiepriser basert på utgifter Malvik kommune har, differensiert på formål (øving eller arrangement), leietaker (lokal frivillig organisasjon eller næring) Side141

142 Kjøkken I møte med Mattilsynet er følgende kartlagt: Eier er ansvarlig for kontroll av utstyr på kjøkkenet og å ha driftsrutiner som sjekker at temperaturer er riktige Det er den som serverer mat, som er ansvarlig for det som blir servert ikke eier av kjøkkenet Gode renholdsrutiner må være på plass Kjøkkenet meldes inn til Mattilsynet. Eier må ha en ansvarlig som kan rapportere på eiers organisasjonsnummer Vi har 2 muligheter for drift/ansvar for kjøkken: 1. Malvik kommune er ansvarlig 2. Privat drift Ved privat drift, vil kjøkkenet driftes av andre enn Malvik kommune. Dette gjøres gjennom en anbudskonkurranse. Dette genererer en fast leieinntekt til Malvik kommune. I en slik løsning vil kun den private driveren ha tilgang til kjøkkenet og følgelig ha rettighetene til bevertning ved arrangementer i kulturhuset. En negativ side, for frivillige lag og organisasjoner, er at inntekter på bevertning/salg forsvinner ved privat drift, om det ikke reguleres inn i en eventuell anbudskonkurranse. Ved kommunal drift vil Malvik kommune være ansvarlig for kjøkkenet og at dette er i stand til enhver tid: Kontroll med temperaturer Kontroll på inventar og utstyr Renhold Ved kommunal drift vil brukere av kjøkkenet være leietakere som har betalt for tilgang. Tekjøkken For å bedre bevare kjøkkenet er det etablert 2 stk tekjøkken i arealene der aktører under arrangementer og øvinger kan benytte seg av. Under øving er det typisk kaffepauser et slikt tekjøkken er nok. Det er ikke ment å servere mat fra tekjøkken. Anbefalinger for videre arbeid: Arbeidsgruppa viser til rapport fra Eiendomsservice ift. kostnader og arbeidsoppgaver knyttet til kjøkken, der kjøkkenet er under kommunal drift. Å legge kjøkkenet ut til privat drift har en økonomisk og praktisk tanke bak seg det handler om hva Malvik kommune skal ta på seg av ansvar og oppgaver. En klar anbefaling er vanskelig å gi, men det er viktig å påpeke at drift og oppsyn med kjøkken er ressurskrevende. Side142

143 Lyd og lys I gamle Folkets Hus var lyd og lys basert på dugnadsarbeid. Det frarådes sterkt at denne ordningen fortsetter. Med ønske om et aktivt hus på dag og kveld er det ikke formålstjenlig å basere dette på dugnadsarbeid lengre. Ved ønsker om bruk av lyd- og lysutstyr til arrangementsformål, må riktig kompetanse benyttes og dermed en tjeneste det må betales for. Dette er også råd vi har fått fra andre kultursaler. Storsalen blir en profesjonell kultursal med lyd, lys, scene og AV-muligheter hvor amatører og profesjonelle får gode arbeidsforhold. Brukere og arrangører er forberedt på at det vil koste ekstra å leie storsal med teknikere på lyd og lys. For å sikre lik behandling av leietakere må dette prissettes slik at når det er behov for betjent lyd- og lysanlegg så må arrangør betale for dette. «Egne» teknikere fra arrangør kan ikke medføre redusert leie dette vil skape en urettferdig ordning. Under prosjekteringsfasen er det ved siden av kompetanse hos Vis à Vis innhentet kompetanse hos Kulturteknikk v/jens Henrik Andersen. Han har vært rådgiver av oppbygging av kultursal og øvrige rom i forhold til lyd, lys akustikk og andre tekniske løsninger. Dette har vært av stor verdi, og vi føler at vi har fått gode råd for å få riktig utstyr til vår skisserte bruk. I lillesalen, selskapslokalet og møterom 2.etg vil det også være utstyr som er formålstjenlig for allsidig bruk. Her blir det enkle lydanlegg tenkt brukt mot AV-løsning. I lillesalen foreslås det et el-piano som er tilgjengelig, i selskapslokalet plasseres pianoet fra det gamle Folkets Hus. I tillegg anbefales det to aktive høyttalere som kan flyttes (lillesalen og selskapslokale). I øvingsrommene er det ønskelig med et enkelt lyd-/sanganlegg, det undersøkes om det kan søkes om støtte til dette fra Musikkutstyrsordningen. I storsalen jobbes det med å få på plass et flygel, dette delfinansieres ved hjelp av fondsmidler fra det gamle Folkets Hus. For å betjene full lyd- og lysrigg i storsalen må man ha riktig kompetanse. Dette gjelder også drift og vedlikehold av dette utstyret. Arbeidsgruppa mener det er viktig at det blir en person som har hovedansvar for lyd og lys og at denne følger opp drift og vedlikehold av utstyret, koordinering av arrangement og innleie av teknikere. Malvik kommune har ansatte som vi mener innehar denne kompetansen i dag, men som er ansatt i annen virksomhet. Anbefalinger for videre arbeid: Det utarbeides et kompetansekrav til bruk av lyd- og lysrigg, og utleie av dette utstyret må prissettes. Videre er det anbefalingen vår at det avsettes en egen stilling til drift av lyd og lys. Denne personen kan også ha oppfølging av musikkbingene. Side143

144 Renhold- og vaktmestertjenester Arbeidsgruppa tar utgangspunkt i 7 dagers drift og at det skal være tatt høyde for at hele eller deler av huset skal være i bruk hele året igjennom. Det er naturlig at det deler av året er mindre bruk enn normalt: medio juni til medio august. Det er utarbeidet en egen renholdsplan (se vedlegg). Det anbefales at det er renhold 7 dager pr. uke, da med en årlig kostnad på kr ,-. I denne kostnaden ligger også ekstra serviceoppgaver som er utover normalt renhold. Disse ekstra serviceoppgavene er ikke «pynt på kaka», men viktige for å møte kravet til drift av kjøkken og for at det skal være en kontroll på feil og mangler. Disse ekstra serviceoppgavene ble ikke ivaretatt i gamle Folkets Hus. For nærmere beskrivelse av serviceoppgaver henvises det til siste side i utarbeidet renholdsplan og instruks. Vaktmestertjenester vil være allerede budsjetterte stillinger. Dette er stillingene i Hommelvik Idrettsbygg. Fra gammel ordning hadde disse vaktmesterne også ansvaret for gamle Folkets Hus. Arbeidsgruppa vil ikke pr. nå anbefale vaktmester på helg, men heller etter anbefalinger fra Eiendomsservice at renholdere på helg ivaretar kontroll/sjekk av bygningsmasse/fasiliteter. Anbefalinger for videre arbeid: Kalkylen for ressursbehov innarbeides i budsjett for drift Side144

145 Utleiepriser Arbeidsgruppa tilråder at vi bringer videre prinsippet om at det er differensierte priser øvingspris og arrangementspris. Vi skiller også mellom frivillige lag/organisasjoner og kommersiell virksomhet. I vurderingen fastsettelse av priser, har vi tatt utgangspunkt i siste gjeldende satser og gjort et rimelig påslag i og med at det er nye lokaler og at vi setter større krav til godkjent kompetanse for bruk av teknisk utstyr. Inkludert i arrangementsprisen for storsalen er tilgang til scenegarderober. Priser må politisk behandles ifbm budsjettmøte i sak kommunale betalingssatser. Forutsatt videreføring av politisk vedtak om gratis leie for brukere under 19 år, vil dette også gjelde denne brukergruppen i kulturarenaen. «Konferanse AV» er lydoppsett for tale og er selvbetjent. «Konsert AV» er full lyd- og lysrigg med krav til bruk av godkjent tekniker. Pris er oppgitt pr. kveld (leie innenfor tidsrommet 17:00-22:00). For leie på helg gjelder arrangementspris + kr. 450,-/time ut over 5 timers leieforhold pr. dag. Side145

146 Budsjett Arbeidsgruppa har beregnet et driftsbudsjett som viser årlige utgifter: Eiendomsservice renhold Eiendomsservice vaktmester Tekniker lyd/lys kr ,- (se egen rapport) kr ,- (er i dagens driftsbudsjett ingen økning) kr ,- (ut i fra sammenlignbare arenaer, som Støren Kulturhus) I tillegg kommer administrering av bruken booking og fakturering. Dette gjøres av virksomhet kultur innenfor eksisterende budsjett. Inntektene på kulturarenaen er i hovedsak basert på utleie til frivillige lag og organisasjoner i Malvik. Potensialet vil være større om man retter seg mer inn mot kommersielle aktører og «driver butikk», det vil si booke artist og selge billetter. Side146

147 Malvik kulturråd i møte 17. juni 2014 Uttalelse til prosjektrapport ang FDV av ny kulturarena i Hommelvik. Generelt mener Kulturrådet at rapporten legger fram gode vurderinger og anbefalinger på de ulike områdene som drøftes i rapporten. Kulturrådet har i møtet 17. juni drøftet disse og vil gi følgende tilbakemelding: 1. Utleie ettermiddag/kveld faste øvinger: Rapportens anbefaling: For tildeling av øvingstid og faste arrangementer (som gjentas hvert år), taes det initiativ overfor Malvik Kulturråd for å se på muligheten å ta en rolle lik den Malvik Idrettsråd har. Kommentarer: Kulturrådet stiller seg positiv til å ta ansvar i forhold til tildeling av øvingstid for faste arrangementer, men foretrekker at dette skjer i samspill med kulturkontoret. Ønsker dialog med kulturkontoret, der dette fungerer som et slags sekretariat. Kulturkontoret mottar «ønsker» for øvingstid og setter opp disse, så gjør Kulturrådet de endelige prioriteringene. Dette kan bidra til å øke kulturrådets status og interessen for organisasjonen. Positivt med mulighet for parallellbruk, flere kan øve samtidig. Konklusjon: Disposisjon av øvingstider blir en stor jobb for Kulturrådet alene, derfor ønsker vi at dette skjer som et samarbeid mellom Kulturkontoret og Kulturrådet. 2. Booking leietid og billettsystem Rapportens anbefalinger: Det utformes en åpen kalender som er tilgjengelig på Malvik kommune sin hjemmeside. Det lages forslag til system hvor publikum må booke hos en administrator i Malvik kommune. Administrator kan kun være person(er) som kjenner rom og utstyr. Det settes i gang et arbeid med å velge et webbasert billettsystem. Kommentarer: Positivt med åpen kalender på nett. Det må drives arbeid for å gjøre brukere mer bevisst på at en slik kalender finnes, så man unngår kollisjoner av arrangement. Viktig at selve bookingen skjer i kontakt med en kompetent administrator i kommunen som kan gi veiledning slik at leien blir riktig i forhold til behovet. Webbasert billettsystem kan være positivt, såfremt det blir enkelt å bruke og for øvrig fyller de kriteriene som er satt. Greit at det også legges opp til at en kan kjøpe seg billetter på Rådhuset (Servicetorget). Side147

148 Konklusjon: Kulturrådet er positivt innstilt til de anbefalinger som ligger i prosjektrapporten. 3. Utleieformål Rapportens anbefalinger: Det utarbeides et utleiereglement som tydelig viser hvilke formål kulturhuset kan benyttes til og et husreglement/brukerkontrakt hver leietaker må forholde seg til. Arbeidsgruppa tilråder at følgende utleieformål ikke forekommer i nytt Folkets Hus/Kulturhus: - Private lukkede arrangementer (bryllup, fødselsdager, konfirmasjoner etc.) - Offentlige fester (unntak lokale frivillige organisasjoner til arrangementer, jubiléer etc.) Kommentarer: Kulturhuset skal være kulturens hus, ikke «bygdafest»-kulturens hus. Offentlige fester kan foregå i de omkringliggende forsamlingshusene. Når det er lagt opp til sambruk med HOBOS, ses det som naturlig at de og pårørende må kunne leie i huset, til f.eks. en 80-årsdag og andre sammenkomster for beboere. Det må kunne foreligge en skjønnsmessig behandling av ønske om arrangement, men Kulturrådet stiller seg i utgangspunktet positive til de tilrådinger arbeidsgruppa kommer med. Det innebærer en restriktiv linje i utgangspunktet, så kan man heller vurdere etter hvert om dette er en urimelig praksis. Positivt at Hommelvik kan settes på kartet som en moderne konsert- og kulturarena. Konklusjon: Kulturrådet ser ikke for seg at den nye kulturarenaen skal brukes til «bygdafester», men ser positivt på unntaket for at lokale frivillige organisasjoner kan benytte selskapslokalet til arrangement for seg, eksempelvis fest etter HMKs Nyttårskonsert. Kulturrådet stiller seg i utgangspunktet positive til de tilrådinger arbeidsgruppa kommer med angående private lukkede arrangement, nemlig at man i utgangspunktet holder seg på en restriktiv linje overfor private lukkede arrangement. Kulturrådet er positive til at større arrangement, for eksempel konserter med kjente artister, har fortrinnsrett foran faste øvinger i Storsalen. Dette kan bidra til å sette Hommelvik på kartet som kultur/konsertarena. Vi ønsker å presisere at slike arrangement ikke må komme på bekostning av evt. arrangement lokale organisasjoner holder i det nye kulturhuset. Men vi ønsker gjerne eksterne forestillinger og artister velkommen som et supplement til de lokale arrangementene. 4. Kjøkken Rapportens anbefalinger: ( ) Med Eiendomsservice sin tilstedeværelse og rutiner på før- og etterkontroll av utleie, anbefales det at kjøkkenet er under kommunal drift. Det bemerkes at Side148

149 kjøkkenet benyttes kun ved arrangement. Til ordinære øvinger er det etablert egne tekjøkken som kan benyttes. Kommentarer: Bra at lokale organisasjoner kan drive salg på egne arrangement, og at dette ikke blir gjort av en privat driver. Salg av diverse varer på egne arrangement er en viktig inntektskilde for lag og organisasjoner. Positivt innstilt til at man kan bruke mindre tekjøkken for kaffekoking o.l. på ordinære øvelser. Konklusjon: Kulturrådet ser positivt på at lokale organisasjoner kan drive salg på egne arrangement, og at dette ikke blir gjort av en privat driver. Salg av diverse varer på egne arrangement er en viktig inntektskilde for lagene. 5. Lyd/lys Rapportens anbefalinger: Det utarbeides et kompetansekrav til bruk av lyd- og lysrigg. Videre er det anbefalingen vår at det avsettes en 50 % stilling til drift av lyd og lys. Denne personen kan også ha oppfølging av musikkbingene. Kommentarer: Stor enighet i AU om at det er positivt med en ansatt som alltid har fullt ansvar for lyd og lys, og at man må betale ekstra for leie av storsal med teknikere på lyd og lys. Det kan åpnes for at arrangører kan stille med ekstra kompetent tekniker i tillegg til den ansatte dersom det er behov for mer enn en. Egen kompetent tekniker medfører økt profesjonalitet for det nye kulturhuset. Det blir langt enklere for de som arrangerer når teknikken og teknikeren er allerede klar. Man har kompetansen alltid tilgjengelig. Sparer mye tid på å slippe å rigge på egen hånd. Utstyret blir ivaretatt på en god måte. Konklusjon: Kulturrådet er enig i at det utarbeides kompetansekrav til bruken av lyd- og lysriggen og at det ansettes en person som er ansvarlig for drift av lyd og lys. Det kan åpnes for at arrangører kan stille med ekstra kompetent tekniker i tillegg til den ansatte dersom det er behov for mer enn en. Side149

150 6. Leiepriser Kulturrådet ser positivt på de signaler som framkommer i prosjektrapporten angående priser for øving og arrangement. Øvingsprisene virker rimelige og overkommelige. Er enig i at det legges opp til leie pr kveld i stedet for pr time. Prisene for leie av storsal med teknikere kan i første øyekast virke høye, men sammenlignet med kostnadene arrangører i dag må betale for leie av hus, utstyr og lyd/lys teknikere ved større arrangement i YMS eller Idrettsbygget, så ligge prisene under det halve ved bruk av to teknikere. Enig i differensiering mellom lokale frivillige lag og organisasjoner og kommersielle aktører. Det kan åpnes for at arrangører kan stille med ekstra kompetent tekniker i tillegg til den ansatte dersom det er behov for mer enn en. Malvik kulturråd 17. juni 2014 Anne-Lise Fagerheim leder Side150

151 Side151

152 Side152

153 Side153

154 Side154

155 Side155

156 Side156

157 Side157

158 Side158

159 Side159

160 Side160

161 Side161

162 Side162

163 Side163

164 Side164

165 Side165

166 Side166

167 Side167

168 Side168

169 Side169

170 Side170

171 Side171

172 Side172

173 Side173

174 Side174

175 Side175

176 Side176

177 Side177

178 Side178

179 Side179

180 Side180

181 Side181

182 Side182

183 Side183

184 Side184

185 Side185

186 Side186

187 Side187

188 Side188

189 Side189

190 Side190

191 Side191

192 Side192

193 Side193

194 Side194

195 Side195

196 Side196

197 PROSJEKTRAPPORT NYE FOLKETS HUS. Det vises til rapporten Nye Folkets hus mai På vegne av de største brukergruppene gis her en kommentar/innspill til rapporten. Under avsnittet Erfaringer fra gamle Folkets hus rettes Arbeiderpartibevegelsens til arbeiderbevegelsens. Utleie av kulturarenaen osv: Brukergruppene er meget skeptiske til å spre myndighet for utleie til flere enn nødvendig. Malvik kulturråd vil sikkert takle an oppgave med fordeling av faste øvingstider, men dette er en oppgave som må og bør være kulturetatens ansvars- og arbeidsområde alene. Etter vår mening finnes det ingen saklig eller faglig begrunnelse for å bringe inn andre aktører enn kulturkontoret. Vi foreslår derfor følgende anbefaling for det videre arbeid: Tildeling av øvingstid og arrangementer skal ivaretas av kulturkontoret. Booke leietid Vi foreslår følgende endring i anbefaling for videre arbeid: Administrator skal være person (er) som kjenner rom og utstyr. Webbasert billettsystem. Vi er positive til et webbasert billettsystem, og ser dette som en selvfølge i et nytt og moderne Folkets hus. Utleieformål. Brukergruppene er av den klare oppfatning at Nye Folkets hus skal være en arena for det rike og allsidige kulturlivet i området. Vi anser dette for å være hovedformålet med det nye bygget. Derfor må kanskje noen vike i en prioriteringssituasjon, slik som private fester osv. Vi mener allikevel at avsnittet som starter med: Arbeidsgruppen tilrår at, inkl. de to kulepunktene er alt for kategorisk. Vi foreslår derfor at dette tas ut av rapporten. Det må lages et utleiereglement som trekker opp retningslinjene, og vi støtter det som står som anbefaling for videre arbeid. Kjøkken. Ingen kommentar. Lyd/lys. Det frivillige kulturlivet er ingen pengemaskin, så det er et evig og slitsomt arbeide å få økonomien på plass for de ulike arrangementer. Derfor er det veldig viktig å holde alle utgifter nede på et så lavt nivå som mulig. Vi støtter rapportens konklusjon om at det kun er faglig kompetente personer som må være ansvarlig for utstyret. Hva dette har å si for stillingsandelen vet vi ikke, men finner at det ikke er begrunnet at dette nødvendigvis er 50%. Side197

198 Vi foreslår at dette rettes til «nødvendig stillingsandel». Vi mener videre det er et «absolutt» at det utarbeides et kompetansekrav for dette, med et evt. kompetansebevis. Det må legges opp til at det gis opplæring av personer som skal betjene anlegget. Innenfor det frivillige kulturlivet finnes det sikkert personer som har/kan tilegne seg disse kunnskapene. Slike personer må kunne betjene utstyret, bl.a.. for å holde utgiftene for sine arrangementer nede. Renhold. Anbefalingen støttes- Utleiepriser. Brukergruppene har tidligere signalisert at lave utleiepriser for øvinger er det aller viktigste. Det er øvingene som skal bidra til at utøverne skal kunne presentere et godt sluttprodukt. For kulturlivet rent generelt er det samtidig viktig at alle priser holdes på et så lavt nivå som mulig. Kultur bringer helse og glede ut til folket, et område Malvik kommune har hatt stor fokus på gjennom flere år. Nå når det sceniske kulturlivet får sin etterlengtede arena, er det viktig at Malvik kommune følger opp med å holde prisene nede. Vi synes de foreslåtte prisene virker noenlunde rimelige. Vi vil allikevel igjen sette fokus på dette med leie av teknisk utstyr/kompetanse. Mange deler av kulturlivet har behov for flere øvingskvelder med fullt utstyr. Med behov for to teknikere på slike kvelder øker kostnaden med kr pr. kveld. Dette blir for kostnadskrevende. Vi henviser igjen til vårt innspill om kompetansekrav/bevis for teknisk personale, og ber innstendig om at dette blir underlagt grundig vurdering i det videre arbeid. Brukergruppenes hovedkonklusjoner blir da oppsummer slik: Et nytt Folkets hus som blir brukt av så mange som mulig En enkel og strukturert drift av huset Hovedprioritet på lave priser på øvingstider. Hovedprioritet for utlån på kulturell virksomhet. Finne en fornuftig løsning på bruk av teknisk utstyr. Lage utleiekriterier som er klare. Ha et fornuftig prisnivå for arrangementer. Brukergruppene ser fram til ferdigstillelse av Nye Folkets hus, og at det mangfoldige frivillige kulturlivet i kommunen vil gi innbyggerne en «ny» og rikere hverdag. Vi ønsker lykke til i det videre arbeidet. For brukergruppene Øystein Sneisen Side198

199 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Håkon Andersen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 45/ Kommunestyret 62/ Navnsetting kommunale nybygg 2014 Vedlegg: Innkomne navneforslag Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger Rådmannen har gitt mandat til ei arbeidsgruppe som skal fremme forslag til navn på nye kommunale bygg. Det gjelder nytt kulturhus i Hommelvik, nytt bo- og servicesenter og sykehjem i Hommelvik og nytt bo- og servicesenter på Vikhammer. Gruppa har vært sammensatt av Øivind Kristiansen (Historielaget Hommelviks Venner), Paul Leister Hagen (Malvik Historielag), Trude Arntsen (rådgiver rådmannens fagstab) og Håkon Midtsand Andersen (virksomhet kultur). Navnegruppa inviterte innbyggerne til å komme med forslag på navn, og innen fristen 20. august var det kommet inn nærmere 30 forslag. Innbyggerne har hatt klart mest engasjement rundt navnsetting på kulturhuset. Vurdering For HOBOS og VIBOS har navnegruppa lagt vekt på: Geografisk tilknytning Aktivitet og funksjon Ha noe positivt ved seg «Et godt liv» Fremtidsrettet Arkitektoniske valg / Boform For kulturhuset har navnegruppa tatt utgangspunkt i tre mulige innfallsvinkler 1. Resultat av navneprosessen (innbyggernes engasjement) Side199

200 2. Metaforisk (eks. Smia kulturhus, Kimen kulturhus) 3. Geografi (eks. Ørland kulturhus, Oppdal kulturhus) Brukergrupper fra frivillig kulturliv viser i flertall et klart engasjement rundt ett navn. Det vises til kjøpskontrakt av 1995 punkt 5 at Malvik kommune forplikter seg til å videreføre navnet «Folkets Hus» ved eiendomsoverdragelsen mellom Fellesorganisasjonen Folkets Hus Hommelvik og Malvik kommune. Det blir en tolkningssak om dette gjelder bygningsmassen og/eller tomta ved bygging av et nytt hus. Navnet «Folkets Hus» er drøftet med Folkets Hus Landsforbund og vedlagt saken ligger forbundets svar som konkluderer med at de håper Malvik kommune etterkommer deres ønske om å endre navn og logo da et nytt kulturhus er bygget på et helt annet grunnlag enn et organisasjonseiet Folkets Hus. Navnegruppa vil fremme tre navnealternativ til kulturhuset ut i fra de tre nevnte innfallsvinklene. Gruppa vil også unngå forkortelser i dagligtalen. Rådmannens innstilling HOBOS/Malvik Sykehjem endrer navn til: Hommelvik Helsetun VIBOS endrer navn til: Vikhammer Helsetun Kulturhuset Alternativ 1 (resultat av innbyggerinnspill) Folkets Hus / alt. Folkets Hus Hommelvik ( Med bakgrunn i historie, kjøpskontrakt av 1995 og at et nytt kulturhus bygges på tomta til det gamle Folkets Hus, er det mange som mener at navnet Folkets Hus må videreføres. Et hus for alle (folket) = Folkets Hus. Alternativ 2 (metaforisk tilnærming) Ambolten kulturhus ( Med dette navnet tar vi utgangspunkt i et verktøy som representerer industrihistorie og arbeiderkultur, i denne sammenhengen med utgangspunkt i noen av de bedriftene som har hatt tilhold i Hommelvik. En ambolt blir sett på som en innovasjon og er et verktøy som har lang historikk (bronsealder), men som fremdeles er nyttig og i bruk i dag. Symbolsk representerer ambolten godt håndtverk, skapelse, utvikling og foredling av edelt og grovt metall. En ambolt kan bety glede og suksess, men ødelegges den symboliserer den at en fin mulighet kastes bort. Alternativ 3 (geografisk tilnærming) Hommelvik kulturhus ( Med dette navnet blir det nye kulturhuset tydelig geografisk plassert og aktiviteten beskrevet. Det er ikke et samfunnshus, men et tidsriktig kulturhus designet for formålet kulturaktivitet. Behandling i Formannskapet Randi Eikevik (AP) fremmet følgende forslag: Navnet på kulturhuset: Kuben kulturhus Votering: Side200

201 Endringsforslaget til Randi Eikevik enstemmig vedtatt. Innstillingen, med endringsforslaget enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet HOBOS/Malvik Sykehjem endrer navn til: Hommelvik Helsetun VIBOS endrer navn til: Vikhammer Helsetun Kulturhuset Kuben kulturhus Side201

202 Side202

203 Side203

204 Side204

205 Side205

206 Side206

207 Side207

208 Side208

209 Side209

210 Side210

211 Side211

212 Side212

213 Side213

214 Side214

215 Side215

216 Side216

217 Side217

218 Side218

219 Side219

220 Side220

221 Side221

222 Side222

223 Side223

224 Side224

225 Side225

226 Side226

227 Side227

228 Side228

229 Side229

230 Side230

231 Side231

232 Side232

233 Side233

234 Side234

235 Arkiv: Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Kristian Rolstad Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 47/ Kommunestyret 63/ Søknad om fritak for betaling av eiendomsskatt Vedlegg: Søknad om fritak for eiendomsskatt Vikhammer Vestre borettslag Søknad om fritak for betaling av eiendomsskatt Motrøtunet borettslag Søknad om fritak for betaling av eiendomsskatt Vikhammer terasse borettslag Saksdokumenter (ikke vedlagt) K.sak 46/14 Eiendomsskatt diverse bestemmelser Side235

236 Saksopplysninger Saken omhandler fritak for betaling av eiendomsskatt jfr Eiendomsskatteloven 7 Kommunestyret vedtok i sak 46/14 Eiendomsskatt diverse bestemmelser hvilke eiendommer som skal gis fritak. I begrunnelsen for fritak ble følgende vektlagt; -Eiendommer til stiftelser eller institusjoner som tar sikte på å gagne kommunen, fylket eller staten. Søknaden fra Vikhammer vestre borettslag og Motrøtunet borettslag begrunnes med følgende; -Begge borettslagene er etablert av Malvik kommune for å bygge og forvalte omsorgsboliger -Omsorgsboliger som er kommunale utleieboliger er automatisk fritatt -Borettsorganiseringen er valgt av Malvik kommune som et gunstig alternativ til ren, kommunal utbygging -Omsorgsboliger organisert som borettslag gagner kommunen på lik linje med rene, kommunale boliger -Flere av andelsleilighetene i borettslaget er kommunal eid Søknaden fra borettslaget Vikhammer terrasse begrunnes med følgende; -Borettslaget består av 37 seniorleiligheter hvor gjennomsnittsalder er mellom år. Flere minstepensjonister -Styret i borettslaget har tilrettelagt og godkjent utstrakt bruk av hjelpemidler slik at beboerne kan bo lengst mulig hjemme -Kommer kommunen til gode i form av redusert behov for sykehjemsplasser og omsorgsleiligheter Side236

237 Vurdering I kommunestyrets vedtak av 16.juni 2014 hadde kommunestyret en grundig gjennomgang av hvilke eiendommer som skulle gis fritak og bakgrunn for dette. Ved vurdering av Eiendomsskatteloven 7 er det viktig å følge de føringer loven gir. Eiendomsskattelovens 7 åpner opp for at kommunestyret kan gi helt eller delvis fritak for enkelte andre typer eiendommer. Dersom kommunestyret velger å gi fritak etter 7 er det viktig at hensynet til likebehandling ivaretas på en god måte. Med andre ord, det må ikke være usaklige forskjeller i behandlingen av likeartede eiendommer. Forutsetningen for et slikt fritak er at den aktivitet som skjer på nevnte eiendom er til gagn for kommunen (innbyggerne) og at det drives nonprofitt. Kommunestyret har myndighet til å ta stilling til hvilke eiendommer som skal få fritak etter eiendomsskattelovens 7. I dette ligger et krav til at utøvelse av myndighet ligger innenfor eiendomsskattelovens rammer, og at det forutsettes likebehandling ivaretas ved at like tilfeller behandles likt. Rådmannen tilrår at fritaket gjelder kun de aktuelle byggene. Resten av eiendommen skattlegges. Fritaket gjelder så lenge vilkårene er oppfylt samt at aktiviteten drives nonprofitt. Konkret: Vikhammer vestre borettslag og Motrøtunet borettslag: Både Vikhammer vestre borettslag og Motrøtunet borettslag ble etablert av Malvik kommune for å bygge og forvalte angjeldende omsorgsboliger. Malvik kommune er andelseier av flere av omsorgsboligene. Borettsorganiseringen ble av kommunestyret valgt som et gunstig alternativ til «rene», kommunale omsorgsboliger. Hvis omsorgsboligene hadde blitt bygd som kommunale omsorgsboliger ville disse automatisk blitt gitt fritak. Med bakgrunn i dette tilrår rådmannen at fritak innvilges som omsøkt. Vikhammer terrasse borettslag: Begrunnelsen for søknaden er at dette er seniorleiligheter hvor gjennomsnittsalderen er mellom 75 og 80 år og hvor det bor flere minstepensjonister. I henhold til de føringer som er gitt i Eiendomsskatteloven 7 ser ikke rådmannen at borettslagets søknad fyller vilkårene for fritak og anbefaler søknaden avslått. Rådmannens innstilling -Søknad om fritak for eiendomsskatt jfr Eiendomsskatteloven 7 fra Vikhammer vestre borettslag og Motrøtunet borettslag innvilges som omsøkt. -Søknad om fritak for eiendomsskatt jfr Eienedomsskatteloven 7 fra borettslaget Vikhammer terrasse innvilges ikke Side237

238 Behandling i Formannskapet Innstillingen enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Søknad om fritak for eiendomsskatt jfr Eiendomsskatteloven 7 fra Vikhammer vestre borettslag og Motrøtunet borettslag innvilges som omsøkt. Søknad om fritak for eiendomsskatt jfr Eiendomsskatteloven 7 fra borettslaget Vikhammer terrasse innvilges ikke. Side238

239 Side239

240 Side240

241 Side241

242 Side242

243 Side243

244 Side244

245 Side245

246 Side246

247 Side247

248 Arkiv: 204 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Elise Margrethe Mathisen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 49/ Kommunestyret 64/ Retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt Vedlegg: - Forslag til retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt. - Deler av loven om eiendomsskatt. Saksdokumenter (ikke vedlagt) - K-sak 46/14 «Eiendomsskatt diverse bestemmelser». - KS: «Veileder om utsettelse, nedsettelse og ettergivelse av eiendomsskatt» av desember Kommuneplanens samfunnsdel, Malvik kommune Saksopplysninger Kommunestyret vedtok (K-Sak 66/13) innføring av eiendomsskatt i Malvik kommune. Eiendomsskatten skrives ut for alle eiendommer i 2014 med skattesats 2 promille. Videre heter det i kommunestyrets vedtak at «minstepensjonister og andre med liten inntektsevne kan få fritak fra eiendomsskatten etter søknad» Rammene for fastsettelse og ettergivelse av eiendomsskatt fastsettes av eigedomsskattelova av Loven gir ikke grunnlag for at enkeltpersoner eller grupper skal få fritak på generelt grunnlag. Derimot gis det mulighet for at personer hvor det er særs urimelig om hele eiendomsskatten blir innkrevd, kan få skatten nedsatt eller ettergitt, jf. 28 i loven. I samme paragraf fremkommer det to vilkår som må være til stede for eiendomsskatten skal kunne nedsettes eller ettergis: - det må foreligge «særlige grunnar» og - disse grunnene må gjøre det «særs urimeleg» om hele eiendomsskatten innkreves. Side248

249 Dette er strenge vilkår og det skal således svært mye til for at en skatteyter kan få medhold i at skatten settes ned eller ettergis ut fra såkalte rettferdighetsgrunner. Det er som utgangspunkt ingen som har rett på nedsettelse eller ettergivelse. Avgjørelsen er skjønnsmessig og skal treffes etter en helhetsvurdering. Anstrengt økonomi som følge av høy gjeldsbelastning gir i seg selv ikke grunnlag for nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt. Utgangspunktet er at utlignet eiendomsskatt skal betales, enten det skjer frivillig eller ved tvangsinndrivelse. Skatteytere som for eksempel er kommet i økonomiske vanskeligheter fordi vedkommende har fått lavere inntekt på grunn av sykdom, arbeidsledighet samt at vedkommende ikke har formue kan søke om nedsettelse eller ettergivelse. Det må søkes for hvert år. Eiendomsskattelovens 28 bestemmer at det er formannskapet som fatter avgjørelser om nedsettelse eller ettergivelse av skatten. Avgjørelsen kan ikke delegeres til andre organer, men formannskapet kan treffe sin avgjørelse på grunnlag av innstilling utarbeidet av andre. Rådmannen ser at det er nødvendig å få etablert egne retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt av kommunestyret. Bakgrunnen for dette er at praksisen i andre kommuner i Norge er svært ulik samt betydningen for Malvik kommune å sikre likeverdig behandling og en mest mulig lik helhetsvurdering av søknadene om ettergivelse. Vurdering Som nevnt praktiserer kommunene behandling av saker knyttet til 28 i eigedomsskattelova svært forskjellig. Rådmannen mener derfor at det er nødvendig at kommunestyret avklarer hvordan disse sakene skal behandles i Malvik kommune. Som nevnt under saksopplysninger er det to vilkår som må være til stede for at eiendomsskatten skal kunne nedsettes eller ettergis. Det må foreligge særlige grunner og disse grunnene må gjøre det særlig urimelig om hele eiendomsskatten skal innkreves. Slik rådmannen har forstått føringene i eiendomsskatteloven skal det svært mye til før en skatteyter kan få medhold i at skatten settes ned eller ettergis. Det er formannskapet som fatter vedtak om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt. Det skal gjøres individuelle vurderinger. Ingen personer eller grupper personer kan få fritak på generelt grunnlag. Ved slike vurderinger og på bakgrunn av mottatt søknad må det gjøres en konkret helhetsvurdering. Likhetsprinsippet er et såkalt allment rettsprinsipp. Malvik kommune skiller seg fra de fleste andre kommuner i Norge når det gjelder boligpolitikk. I kommuneplanens samfunnsdel heter det at bolig skal som hovedregel være et privat ansvar. Videre heter det bl.a. at alle skal kunne etablere seg og bo i egen bolig samt at kommunen skal ha tydelige boligpolitiske prioriteringer og tiltak. Vår politikk har gitt bl.a. «unge uføretrygdede» (personer som på grunn av alvorlige sykdommer/handicapp ikke har kommet seg ut i ordinært arbeidsliv) muligheten til å kjøpe egen bolig ved hjelp av startlån gjennom Husbanken. Denne gruppen har en bruttoinntekt på kr ,- pr. år. Pga. boliglån har disse høye låneutgifter. De har fått tilbud om års fastrente (de fleste har valgt 30 år) og fra 2014 kan inntil 50 års nedbetalingstid tilbys. Rådmannen foreslår at skatteytere som kan få ettergitt eiendomsskatt må ha en nedbetalingstid på minimum år. I Malvik har vi brukt startlån svært aktivt med hensyn til bosetting av innbyggerne for å følge eierlinja. En forutsetting har vært at «boligen må være egnet for husstanden og rimelig i forhold Side249

250 til prisnivået på stedet der du skal bo» Rådmannen foreslår derfor at dersom eiendomsskatt skal kunne ettergis må boligen være nøktern. Rådmannen mener videre at det er nødvendig å innhente opplysninger om skatteyters formue og at formue i form av bankinnskudd, aksjer, fond, fritidseiendom, bil ol. kan føre til at søknaden bli avslått. For å kunne foreta en vurdering av søkers økonomiske evne foreslås å benytte SIFOs 1 Referansebudsjett for forbruksutgifter som viser alminnelige forbruksutgifter fra ulike typer hushold. Budsjettet kan settes sammen slik at det viser kostnader ved å opprettholde et rimelig forbruksnivå for hushold av ulike størrelser og med forskjellig alders- og kjønnssammensetning. Budsjettet omfatter både vanlige, løpende utgifter til mat, klær, hygieneartikler o.l. og utgifter til sjeldnere innkjøp av vanlige forbruksgjenstander som møbler eller utstyr ol. Rådmannen foreslår at budsjettet også omfatter utgifter i forbindelse med boliglån (renter og avdrag) samt utgifter til hus forsikring. I tillegg må skatteytere fremskaffe opplysninger om gjennomsnittlige strøm/oppvarmingsutgifter for siste år samt utgifter i forbindelse med kommunale avgifter og renovasjon for forutgående år. Dette for å sikre en mest mulig likeverdig behandling. Inntekter til samtlige i boligen over 18 år samt evt. bostøtte og leieinntekter må også tas også med i budsjettet. For klagere som kommer ut med ett minus ihht dette budsjettet foreslås det at eiendomsskatten skjønnsmessig vurderes redusert slik at vedkommende kommer ut i balanse. Er budsjettet i balanse eller i overskudd, avslås søknaden. Malvik kommune har utarbeidet eget søknadsskjema for ettergivelse av eiendomsskatt. Skjemaet ligger på kommunens hjemmeside og må eventuelt endres etter kommunestyrets vedtak. Rådmannens innstilling Fremlagte forslag til retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt vedtas. Behandling i Formannskapet Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. 1 SIFO= Statens Institutt for forbruksforskning, kompetansesenter til nytte for forbrukerne. For mere informasjon se Side250

251 Innstilling til kommunestyret fra Formannskapet Fremlagte forslag til retningslinjer for behandling av søknader om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt vedtas. Side251

252 FORSLAG TIL RETNINGSLINJER FOR BEHANDLING AV SØKNADER OM NEDSETTELSE ELLER ETTERGIVELSE AV EIENDOMSSKATT 1. Hvem kan få innvilget nedsettelse og ettergivelse ev eiendomsskatten? Kommunestyret vedtok (K-sak 66/13) innføring av eiendomsskatt i Malvik kommune. I kommunestyrets vedtak heter det at «minstepensjonister og andre med liten inntektsevne kan få fritak fra eiendomsskatten etter søknad». Rammene for fastsettelse og ettergivelse av eiendomsskatt fastsettes av eigedomsskattelova av Loven gir ikke grunnlag for at enkeltpersoner eller grupper skal få fritak på generelt grunnlag. Derimot gis det mulighet for at personer hvor det er særs urimelig om hele eiendomsskatten blir innkrevd, kan få skatten nedsatt eller ettergitt, jf. 28 i loven. Utgangspunktet er at utlignet eiendomsskatt skal betales, enten det skjer frivillig eller ved tvangsinndrivelse To vilkår som må være til stede for eiendomsskatten skal kunne nedsettes eller ettergis: - det må foreligge «særlige grunnar» og - disse grunnene må gjøre det «særs urimeleg» om hele eiendomsskatten innkreves. 2. Hvem er klageinstans? Formannskapet fatter avgjørelser om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatten. Formannskapet foretar en konkret (og skjønnsmessig) helhetsvurdering av hver søknad. 3. Søknadsskjema Kommunen har utarbeidet et eget søknadsskjema for ettergivelse eller nedsettelse av eiendomsskatten som skatteyter skal benytte. Søknaden må være fullstendig dokumentert før den kan behandles. 4. Hvordan vurderes søknaden? Søknaden vurderes ihht fastsatt SIFOs referansebudsjett. For klagere som kommer ut med ett minus ihht dette budsjettet foreslås det at eiendomsskatten skjønnsmessig vurderes redusert slik at vedkommende kommer ut i balanse. Har klager formue i form av f.eks. bankinnskudd, aksjer, fond, fritidseiendom, bil ol kan/vil søknaden bli avslått. 5. Nærmere om boligtype En forutsetting for nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt er at boligen må være egnet for husstanden og rimelig i forhold til prisnivået på stedet der du skal bo. Boliglånets nedbetalingstid forutsettes satt til minimum år. Side252

253 6. Annet En grunn til nedsettelse eller ettergivelse kan være at skatteyter på grunn av sykdom har fått redusert inntekt og i tillegg ikke har formue å betale eiendomsskatten med. Ettergivelse eller nedsettelse kan også være aktuelt ved brann eller naturkatastrofe inntil omtaksering av eiendommen er gjennomført. Utsettelse kan være aktuelt til et dødsbo er overtatt til privat skifte eller det er åpnet for offentlig skifte. Vedtak om nedsettelse eller ettergivelse av eiendomsskatt fattes for ett år av gangen. 7. Klageadgang Det foreligger ingen klageadgang for skatteytere som ikke har fått satt ned eller ettergitt eiendomsskatten i henhold til eiendomslovens 28. Side253

254 Side254

255 Arkiv: K23 Arkivsaksnr: 2014/ Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 65/ Ny samarbeidsavtale med Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning (IUA) sine samarbeidskommuner Vedlegg: Vedlegg 1 - Samarbeidsavtale IUA Sør-Trøndelag region Vedlegg 2 - Vedtekter IUA Sør-Trøndelag region Vedlegg 3 - Referat IUA årsmøte Saksopplysninger Det vises til tidligere orienteringssak i formannskap 8. april 2014, sak 20/14. Beredskapsstyret i IUA har lagt frem sak for sine deltakerkommuner om ny organisering på årsmøtet 30. april 2014, se vedlegg 3. Dette skyldes at nåværende organisering hittil ikke har vært iht. gjeldende lovverk. Ny organisering innebærer at eksisterende samarbeidsavtale sies opp, dernest vedtas ny samarbeidsavtale og nye vedtekter iht. kommuneloven 27 om interkommunalt samarbeid. Bakgrunn Opprettelsen av IUA Sør-Trøndelag startet med en prosess i 1994 som endte med etablering i På bakgrunn av etableringen ble det utarbeidet en samarbeidsavtale. Samarbeidet ble etablert i samsvar med forurensingsloven og i samsvar med anbefalinger og retningslinjer fra Miljødirektoratet (tidligere SFT). Ved opprettelsen fikk Trondheim kommune tildelt et hovedansvar, og har siden den gang blitt sett på som en administrasjonskommune for IUA. Region IUA Sør-Trøndelag omfatter i dag samtlige kommuner i fylket, fire kommuner i Nord- Trøndelag og en i Hedmark, totalt 30 kommuner. Ved etablering av det kommunale ansvarsområdet ble det konkludert med at Trondheim kommune ved Trondheim Brannvesen hadde nødvendig kompetanse og ble som følge av dette det utførende organ for utvalget. Trøndelag brann- og redningstjeneste (TBRT) ble opprettet som IKS av 3 kommuner fra ; Malvik, Klæbu og Trondheim. Ved overgang til TBRT IKS Side255

256 fulgte sekretariatsoppgave og regnskap for IUA med inn i selskapet. Samarbeidsavtalen fra 1996 angir ingen formell selskaps- eller organisasjonsmodell. Selskapets vedtekter fra 2012, kapittel 1 pkt. 1.1, sier at kommunen delegerer sine plikter gjennom kommuneloven (kml.) kapittel 5. Vedtektene oppfyller imidlertid ikke vilkårene i kml. kap. 5, jfr. 27. Her heter det at kommunestyret i de respektive deltakerkommuner selv skal opprette og tildele avgjørelsesmyndighet til et samarbeid om interkommunalt styre. Vedtektene, vedtatt på årsmøtet 2012, er dermed sannsynligvis ikke tilstrekkelig for å etablere samarbeid iht. kommuneloven. Gjeldende samarbeidsavtale 2 og vedtekter pkt. 1.2 VIII sier følgende: Avtalen er ikke tidsavgrenset. Den kan sies opp etter vedtak i formannskap/kommunestyre. Oppsigelsestiden er 6 måneder, og oppsigelsen virker fra 1. januar påfølgende år. Avtalen kan reforhandles dersom en av kommunene (formannskap/kommunestyre) krever det. Teksten med hensyn til oppsigelse av samarbeidsavtalen er uklar. Vi tolker teksten slik at man kan akseptere kortere oppsigelsesfrist, og at ny samarbeidsavtale og vedtekter er gjeldende fra gjennom det foreslåtte vedtak. Denne tolkningen av eksisterende samarbeidsavtale vil verken ha økonomiske eller andre konsekvenser. Trondheim kommune har bistått med utarbeidelse av ny samarbeidsavtale og vedtekter (se vedlegg 1 og 2). Den nye avtalen med vedtekter har vært på høringsrunde i beredskapsstyret. Vurdering: Rådmannen anbefaler at kommunestyret sier opp eksisterende samarbeidsavtale, dernest vedtas ny samarbeidsavtale og nye vedtekter iht. kommuneloven 27 om interkommunalt samarbeid. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret sier opp eksisterende samarbeidsavtale og vedtar ny samarbeidsavtale for Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing (IUA) slik den fremgår av saken og dets vedlegg Kommunestyret vedtar nye vedtekter for Interkommunalt Utvalg mot Akutt forurensing (IUA) slik det fremgår av sakens vedlegg Ny samarbeidsavtale og nye vedtekter skal ha virkning fra Side256

257 AVTALE OM OPPRETTELSE OG DRIFT AV IUA SØR-TRØNDELAG REGION I SAMSVAR MED KOMMUNELOVENS 27 OM INTERKOMMUNALT SAMARBEID 1. Avtalens formål I henhold til lov av 13. mars 1981 om vern mot forurensing og om avfall (forurensingsloven) 43 og 44 er det etablert et interkommunalt utvalg mot akutt forurensing innenfor deltakerkommunenes grenser for region Sør-Trøndelag. IUA Sør-Trøndelag region etableres i henhold til kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid. IUA Sør-Trøndelag region skal utføre de tjenester som pålegges i henhold til og i samsvar med vedtektene til IUA Sør-Trøndelag region. Vedtektene til IUA Sør-Trøndelag region følger som vedlegg 1 til denne avtale. 2. Deltakerkommuner Følgende kommuner er i samsvar med denne avtale tilknyttet IUA Sør-Trøndelag region: Agdenes Meldal Roan Bjugn Melhus Røros Frosta Meråker Selbu Frøya Midtre Gauldal Skaun Hemne Oppdal Snillfjord Hitra Orkdal Stjørdal Holtålen Os Trondheim Klæbu Osen Tydal Leksvik Rennebu Ørland Malvik Rissa Åfjord 3. Organisering IUA Sør-Trøndelag region organiseres i henhold til bestemmelsene vedrørende organisering slik de fremgår av vedtektene, se vedlegg Forpliktelser Deltakerkommunene er forpliktet til å bære sin andel av kostnadene med IUA Sør- Trøndelag region i henhold til denne avtale og vedtektene til IUA Sør-Trøndelag region slik de fremgår av vedlegg 1. Side257

258 5. Vedtekter Vedtektene som følger som vedlegg 1 til denne avtale er bindende for deltakerkommunene. 6. Årsmøtet Det skal hvert år gjennomføres et årsmøte der ordføreren, eller den man bemyndiger i kommunen deltar. Kostnadene for selve årsmøtet dekkes av IUA Sør-Trøndelag region. Den enkelte kommune dekker selv reise- og oppholdsutgifter. 7. Økonomi Utgifter til drift og etablering av IUA Sør-Trøndelag region fordeles på samtlige medlemskommuner i henhold til folketall. Regnskapet skal revideres av godkjent revisjonsselskap. 8. Ikrafttreden Denne avtale trer i kraft ved godkjenning av avtalen med vedtekter i det enkelte kommunestyre. Side258

259 Vedtekter for IUA Sør-Trøndelag region (interkommunalt utvalg mot akutt forurensing) Kap. I Generelt 1.1 Navn og formål Samarbeidet om forurensingsberedskapen i Sør-Trøndelag kalles IUA Sør-Trøndelag region (interkommunalt utvalg mot akutt forurensing). Formålet med samarbeidet er å ivareta deltakerkommunenes lovfestede plikt til å ha beredskap mot akutt forurensing. Samarbeidet skal gi deltakerkommunene den mest kostnadseffektive beredskap. 1.2 Beskrivelse av samarbeidet og lovgrunnlaget (rettslig status) IUA Sør-Trøndelag region er opprettet i medhold av lov av 13. mars 1981 om vern mot forurensing og om avfall (forurensingsloven) 43 og 44 lov av 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 27. Deltakerkommunene har delegert sin beredskapsplikt etter forurensingsloven 47 til IUA Sør- Trøndelag region. Delegasjonen fritar ikke kommunene fra den lovfestede plikten til å ha en beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensing i egen kommune. Delegasjonen innebærer at årsmøtet i IUA Sør-Trøndelag region skal forvalte samarbeidet på vegne av kommunene, herunder fastsette størrelsen på tilskudd fra kommunene. 1.3 Funksjonelt virkeområde IUA Sør-Trøndelags funksjonelle virkeområde er å: Påse at kompetansen er tilstrekkelig i forhold til lovpålagte beredskapsoppgaver, herunder at personellet blir gitt nødvendig utdannelse og får muligheter til å utvikle seg slik at beredskapsorganisasjonen kan løse sine oppgaver. Påse at utstyrsressursene er tilstrekkelige, herunder å foreta innkjøp av nødvendig utstyr innenfor rammene satt på årsmøtet. Påse at det til en hver tid foreligger en hensiktsmessig og oppdatert beredskapsplan for IUA, og at denne revideres ved behov minst hvert 2. år. Administrere møtevirksomhet, fagsamlinger og andre aktiviteter, samt planlegge og gjennomføre dette etter behov. 1.4 Administrativ plassering og virkeområde IUA Sør-Trøndelag kjøper administrative tjenester og ressurser fra Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS (TBRT). Virkeområdet innbefatter vassdrag og sjøområder inntil 4 nautiske mil fra grunnlinjen. Beredskapsog aksjonsplikten gjelder innenfor de vanlige kommunale grenser. 1.5 Ikrafttreden Denne vedtekts ikrafttreden skjer ved partenes godkjenning av samarbeidsavtalen i det enkelte kommunestyre. Side259

260 1.6 Endring av vedtektene Vedtektene kan endres av årsmøtet med alminnelig flertall. Forslag til endringer av vedtektene kan fremmes av en eller flere av deltakerkommunene, eller styret. Forslag til endringer må være innsendt til styret senest fire uker før årsmøtet. 1.7 Oppløsning, uttreden og oppsigelser Samarbeidet kan oppløses ved vedtak fattet med 2/3 flertall av årsmøtet. Fra vedtak om oppløsning fattes fortsetter samarbeidet i ett 1 år før det avvikles. Beslutning om oppløsning skal umiddelbart meddeles skriftlig til Miljødirektoratet. Når samarbeidet er besluttet oppløst sørger styret for at det blir satt opp en balanse med henblikk på avvikling. Alt fellesutstyr skal takseres av to takstmenn som styret oppnevner. Fellesutstyret skal selges til markedspris. Samarbeidets netto midler fordeles deretter til den enkelte kommune i forhold til innbyggertall. Dersom en kommune ønsker å tre ut av samarbeidet gjøres dette med ett års skriftlig varsel. Kommunen må samtidig orientere Miljødirektoratet om sitt ønske om å tre ut av samarbeidet. Innbetalte midler vil ikke bli refundert. 1.8 Tvist Tvist om forståelsen av disse vedtektene skal søkes løst i minnelighet mellom partene. I tilfelle enighet ikke oppnås skal tvister løses ved voldgift. Voldgiftsretten består av 3 medlemmer. Hver av partene oppnevner ett medlem hver, og velger det tredje medlem i fellesskap. Oppnås det ikke enighet om oppnevnelse av det felles medlem, oppnevnes denne av Sorenskriveren i Sør-Trøndelag tingrett. Voldgiftsdommen er endelig bindende for partene. For øvrig gjelder Tvistemålsloven kapittel 32. Kap. II Administrative forhold 2.1 Årsplaner og årsberetninger Styret skal sørge for at det utarbeides en plan for neste års drift, inkludert budsjett og årsberetning som gir et riktig bilde av forrige års drift. 2.2 Regnskap og revisjon Årsmøtet for IUA Sør-Trøndelag region vedtar regnskapet og overføring til/fra IUA s disposisjonsfond. Bruk av innestående midler på disposisjonsfondet gjøres etter vedtak på årsmøtet eller når slik bruk ligger som en forutsetning i budsjettarbeidet. Regnskapstjenesten og revisjon anskaffes eksternt. 2.3 Kvalitetssikringssystem IUA Sør-Trøndelag region skal ha et internkontrollsystem og et kvalitetssystem som er tilpasset de oppgaver som skal utføres. Side260

261 Kap. III Organisatoriske forhold 3.1 Årsmøte Øverste myndighet i IUA Sør-Trøndelag region er årsmøtet, som skal være sammensatt av én representant fra hver av de deltakende kommuner. Hver representant har en stemme. I tillegg inviteres representanter fra Politiet, Fylkesmannen i Nord- og Sør-Trøndelag, Sør-Trøndelag Sivilforsvarskrets, Fiskeridirektoratet Region Trøndelag, Trondheim Interkommunale havn IKS, Kystverket og representanter for oljeselskap og industri. Inviterte møtedeltakere har kun talerett. Ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av april hvert år. Det skal innkalles til ekstraordinært årsmøte når en av representantene krever det. Årsmøtet velger selv møteleder og 2 representanter til å underskrive protokollen. Årsmøtet er beslutningsdyktig dersom halvparten av de deltakende kommuner er til stede. Ved stemmelikhet er møtelederens dobbeltstemme avgjørende. Årsmøtet har følgende oppgaver: 1. Behandle årsberetning og årsregnskap 2. Behandle innkomne forslag 3. Behandle planer for kommende år 4. Vedta rammebudsjett for kommende år 5. Vedta økonomiplan for kommende fireårsperiode 6. Behandle endringer i samarbeidets rammebetingelser 7. Velge styremedlemmer og personlig vara i henhold til denne vedtekts pkt. 3.3 Saker som ønskes behandlet av årsmøtet må meldes skriftlig minst 4 uker før møtet avholdes. Innkalling til årsmøtet skal skje med 8 ukers varsel. Årsberetning og årsregnskap sendes Kystverket og NOFO (Norsk oljevernforening for operatørselskap) til orientering. 3.2 Årsmøtets fullmakter Årsmøtet kan ved ordinært flertallsvedtak overprøve et vedtak gjort av styret. Følgende oppgaver delegeres til årsmøtet fra kommunestyrene i deltakende kommuner: Organisering av IUA Sør-Trøndelag region Økonomiske forhold innenfor rammen av vedtatt budsjett Beslutning om nye oppgaver og avvikling av oppgaver innenfor vedtatte rammer Årsmøtet vedtar ved behov endring av tilskudd IUA. Endring iverksettes påfølgende år. Årsmøtet har ingen myndighet til å oppta lån eller på annen måte forplikte eierkommunene utover det som er bestemt i budsjettet og i disse vedtektene. Side261

262 3.3 Styret Styret er satt sammen av 6 representanter. Fast leder: Personlig vararepresentant Fast nestleder: Personlig vararepresentant Fast representant deltakerkommune: Personlig vararepresentant Fast representant: Personlig vararepresentant Brann- og redningssjefen Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS (TBRT) Brann- og redningssjefen Fosen brann- og redningstjeneste IKS (FBRT) Beredskapsrådgiver Trondheim kommune Trondheimsfjorden Interkommunale havn IKS Representant fra regional politimyndighet med personlig vararepresentant Representant fra deltakerkommunene med personlig vararepresentant (innlandskommune) Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede. Leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. I saker hvor ikke annet er bestemt rapporterer styret til årsmøtet. 3.4 Styrets møter Det skal holdes møte i styret minst en gang hvert kvartal eller når ett av medlemmene krever det. Styret innkalles normalt skriftlig med minst én ukes varsel. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede. Sakspapirer og referat fra alle styremøtene skal sendes som orientering til alle kommunene som deltar i samarbeidet. Møtene i styret ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. 3.5 Styrets oppgaver Styret skal ivareta deltakerkommunene sine interesser knyttet opp mot den lovfestede plikt til å ha en interkommunal beredskap mot akutt forurensning. Styret skal være deltakerkommunenes administrative og utførende organ i beredskapsarbeidet og skal følge opp årsmøtevedtak. Styret har overordnet ansvar for planlegging, gjennomføring og rapportering av aktiviteten i IUA Sør- Trøndelag region, herunder finansiering, årsbudsjett og årsrapport. Styret har mandat innenfor vedtatte budsjettrammer i perioden. Styret skal påse at personell og utstyrsressursene er tilstrekkelig i forhold til lovpålagte beredskapsoppgaver, herunder at personellet blir gitt nødvendig kompetanse slik at beredskapsorganisasjonen kan løse sine oppgaver. Side262

263 Styret prioriterer og anbefaler for årsmøtet søknader fra deltakerkommuner om støtte til innkjøp av utstyr som ikke er vedtatt i budsjettet. Styret har ansvar for at det til en hver tid foreligger en hensiktsmessig og oppdatert beredskapsplan for IUA basert på gjeldende ROS-analyse. Beredskapsplan og ROS-analyse revideres ved behov, minst hvert 4. år. Styret fungerer som valgkomité for årsmøtet. Styret har ansvar for å tilrettelegge og gjennomføre årsmøtet for IUA. Møtevirksomhet, fagsamlinger og andre aktiviteter planlegges og gjennomføres etter behov. 3.6 Daglig drift og arbeidsgiveransvar IUA Sør-Trøndelag leier inn nødvendige administrative tjenester og ressurser (IUA-rådgiver) fra TBRT slik det fremgår ovenfor i vedtektens punkt 1.4. TBRT IKS har arbeidsgiveransvaret for IUA-rådgiver. Ressursbehovet utgjør anslagsvis 1 årsverk, og skal utføre følgende oppgaver: utføre sekretariatsoppgaver for IUA og være styrets faste sekretær ansvar for daglig drift av IUA og arbeidsoppgaver og myndighet beskrevet i egen stillingsinstruks rapportere faglig til styret Ovennevnte oppgavebeskrivelse er ikke uttømmende, og endres etter behov. Kap. IV Oppgaver Det vises til pkt. 1.3 funksjonelt virkeområde angående primæroppgavene. 4.1 Beredskapsplan Det skal til en hver tid foreligge en hensiktsmessig og oppdatert interkommunal beredskapsplan mot akutt forurensning. Beredskapsplanen skal ajourføres og revideres hvert 4. år av styret, og skal godkjennes av styret og Miljødirektoratet. Eventuelle avvik som blir avdekket ved tilsyn forutsettes å bli lukket iht. de tidsfrister som blir satt av tilsynsmyndigheten. 4.2 Aksjonsledelse Ved behov etablerer TBRT IKS stab på vegne av deltakerkommunene. Personell til staben rekrutteres etter behov fra TBRT IKS, deltakerkommuner, andre involverte kommuner og offentlige etater med tilknytning til IUA. Brann- og redningssjef i TBRT IKS er innsatsleder for IUA Sør-Trøndelag region. Brann- og redningssjefen i TBRT IKS kan beslutte at mindre hendelser håndteres lokalt. Dette besluttes i hvert enkelt tilfelle. Side263

264 Kap. V Økonomiske forhold 5.1 Årsbudsjett og årsregnskap Budsjett og regnskap skal følge kommunale regnskapsprinsipper og inngå i rådgiver for IUA Sør- Trøndelag region sitt ansvarsområde. Det skal utarbeides særskilt årsregnskap for IUA Sør-Trøndelag region. 5.2 Tilskudd fra deltakerkommunene Beredskapen finansieres av deltakerkommunenes tilskudd. Kommunene betaler et fast kronebeløp pr. innbygger etter folketallet iht. tabell fra statistisk sentralbyrå. Fordelingsnøkkel justeres 1.1 hvert år. Kronebeløpet fastsettes av årsmøtet for påfølgende år, og synliggjøres i økonomiplanen. 5.3 Større investeringer Større investeringer dekkes av de deltakende kommuner etter samme fordelingsprinsipp som for tilskudd. 5.4 Eiendomsrett til materiell Fellesmateriell som er anskaffet i forbindelse med tidligere og framtidig interkommunal beredskap er IUA regionens felles eiendom. Utstyr ut over dette er den enkelte kommunes eiendom. Utstyr eldre enn 20 år anses som avskrevet i verdi. 5.5 Fondsavsetning Eventuelt overskudd ett år avsettes til et særskilt fond til lavere dekningsbidrag, investeringer og utstyr. Underskudd ett år dekkes av dette fondet. Underskudd ett år som fondet ikke kan dekke skal fordeles mellom deltakende kommuner i form av forhøyet tilskudd året etter. Side264

265 Interkommunalt utvalg mot akutt forurensning IUA Sør-Trøndelags medlemskommuner (rådmann, miljøenheten, beredskapsavdeling samt andre relevante mottakere) Brannvesen i regionen Samarbeidspartnere Vår saksbehandler Anna Carlsson Vår ref. 14/ (6672/14) K21 Deres ref. Dato oppgis ved alle henv. Referat Årsmøte IUA 2014 IUA Sør-Trøndelags årsmøte ble avholdt 30. april på Clarion Hotel & Congress Trondheim, tradisjonen tro sammenfallende med årsmøte for Sør-Trøndelags 110-sentral. 26 av 30 kommuner var representert på selve årsmøtet. I tillegg var beredskapsstyret IUA, eierskapsenheten Trondheim kommune, Sør-Trøndelag sivilforsvarsdistrikt, Trondheim interkommunale havn og politimesteren i Sør-Trøndelag representert. Sak 02/14 Forslag til ny samarbeidsavtale og vedtekter krever særskilt oppmerksomhet i etterkant av årsmøtet, da vedtaket innebærer at samtlige kommuner må si opp eksisterende samarbeidsavtale og vedta ny avtale. Mer informasjon samt utkast til saksframlegg til kommunestyre vil bli sendt ut snarlig. Med hilsen IUA Sør-Trøndelag Anna Carlsson Rådgiver IUA Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Vedlegg: Møtereferat, navneliste, orienteringer 6672/14 Postadresse: Besøksadresse: Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS Kongens gate 2 Kongens gate TRONDHEIM Telefon: Telefaks: Organisasjonsnummer: NO E-postadresse: postmottak@tbrt.no Internettadresse: Side265