BRUKERVEILEDNING REGNEARK

Transkript

1 1 BRUKERVEILEDNING REGNEARK

2 2 Innhold 1 Innledning Begynne å bruke regnearket Makroer Åpne regnearket for første gang Ark en Forside Katalog for filer Generelt om utfylling Hjelpetekster Feltkontroll Nedtrekkslister Bakgrunnsfarger Ark to - Emne Viktig Endring av emnevekting Kolonner i Emnearket Eksempler på utfylling i Emnearket EKSEMPEL EKSEMPEL Ark tre Eksamen Eksempler på utfylling i Eksamensarket Eksempel elev A: Eksempel elev B: Validering og produksjon av fil/administrasjon av regnearket Sjekk-knappen Dubletter Lag fil knappen Låsing av innskrevne data Feilmeldingsfil (ERR-fil) Løpenummer Innsending av fil Administrasjon av regnearket Avkrysningsbokser Knapper Kvittering fra Lånekassen Avvisning av hele fila Avvisning av emner/eksamener Struktur regneark og datafil... 19

3 3 1 Innledning Denne veiledningen er en beskrivelse av hvordan regnearket skal brukes, og hvordan lærestedet skal lage en datafil med eksamensdata som skal rapporteres til Lånekassen. VIKTIG: Vær oppmerksom på at eksamensdata (eksamensresultater/kurs) bare skal rapporteres fra ett lærested. Det betyr at dere ikke skal rapportere eksamensdata, dersom et annet lærested eller fylkeskommunen rapporterer for elevene/studentene. Det er lærestedets ansvar å undersøke om de samme resultatene rapporteres fra andre læresteder ev. fylkeskommunen. Regnearket består av tre ark. Det første arket er det operative, der det lagres generelle data om lærestedet. De to øvrige sidene er lister for henholdsvis emner og eksamensresultater. Regnearket inneholder to nivåer av hjelp og validering av data: den umiddelbare som viser seg ved hjelp i feltene, bakgrunner som skifter farge etc, (brukergrensesnittet) kontrollen som blir foretatt når du trykker på knappene Sjekk eller Lag fil. (forhåndssjekk eller programmatisk kontroll). Illustrasjonene i denne brukerveiledningen er fra engelsk og norsk Windows XP, men innholdet vil være noenlunde det samme uansett hvilken Windows-versjon du bruker.

4 4 2 Begynne å bruke regnearket Du må laste ned regnearket fra og lagre det lokalt på din pc før du begynner å registrere data. 2.1 Makroer Med Excel 2003 eller eldre versjon: Ved oppstart vil man få beskjed om at det er makroer i regnearket: Du må klikke Aktiver makroer. Regnearket er helt avhengig av at du ikke skrur av makroer. Hvis du ikke får denne meldingen ved oppstart er det fordi sikkerhetsnivået i din versjon av Excel er satt til Høy (som automatisk slår av alle makroer) eller Lav (som tillater alle makroer). Sikkerhetsnivået kan ikke være høyt hvis du skal bruke regnearket. Du forandrer sikkerhetsnivå i Verktøy menyen (på verktøylinjen) slik: Verktøy makro sikkerhet sikkerhetsnivå. Velg middels. Hvis du har åpnet regnearket, så lukk det og åpne det på nytt. Med Microsoft Office Excel 2007: Dersom du får melding om at makroer må være aktive, må du aktivere disse. Dette gjør du ved å klikke på Alternativer ved feltet sikkerhetsadvarsel.

5 5 Du får nå opp nytt bilde med sikkerhetsadvarsel makro..

6 6 Du velger Aktiver dette innholdet og klikk OK. 2.2 Åpne regnearket for første gang Første gang regnearket startes, åpnes et skjermbilde der noen faste bakgrunnsdata må legges inn:

7 7 Her skal du fylle ut standardverdiene for opphavstype og lærested. Opphavstype: Velg opphavstype som passer. LIS kan brukes av alle læresteder. Leverandørnr (lærestedsnummer): Leverandørnummeret er det samme som den firesifrede skolekoden som er tildelt av Lånekassen Knapper: OK: Velg ok når du har registrert lærestedsnummer. Avbryt: Første gang du åpner regnearket vil denne knappen lukke regnearket igjen. Hvis du senere åpner dette skjermbildet vil denne knappen lukke det igjen. Konverter: Denne knappen er kun aktuell hvis du har data i et annet regneark du vil konvertere og importere til regnearket du er i ferd med å åpne. 3 Ark en Forside Forsiden inneholder data: om hvilket lærested som registrerer data i regnearket (lærestednr) hvor filer skal plasseres (Katalog for filer) når siste fil er laget (Dato siste fil ble laget) løpenummer for siste datafil som ble laget (Løpenr for sist laget fil) 3.1 Katalog for filer Det anbefales at du lager deg en egen mappe/katalog på ditt eget område, før du starter arbeidet med registreringen av eksamensdata. Når du har laget mappen, trykker du på knappen merket Bla gjennom for å finne katalogen du har laget. Trykk OK når du har funnet

8 8 mappen/katalogen. Navnet på mappen kan du nå se i feltet Katalog for filer, og filen med eksamensresultater som du lager vil legge seg i denne katalogen. 4 Generelt om utfylling Det er tre ark i arbeidsboken; Forside, Emne og Eksamen. Disse fylles ut i henhold til veiledningen og feltenes hjelpetekster. Emne bør fylles ut før Eksamen, Les mer på side X Dersom du ikke finner arkene (Forside, Emne og Eksamen) nederst i regnearket, kan du forsøke å minimere vinduet. 4.1 Hjelpetekster Alle felt har en hjelpetekst. Dersom du har skrudd på Office-hjelperen, vil hjelpeteksten dukke opp som en snakkeboble, ellers som en gul lapp i nærheten av cellen. 4.2 Feltkontroll Dersom du skriver ugyldige verdier vil noen (ikke alle) felter ha definert en feltkontroll som utføres når du forsøker å legge inn verdi i en celle, og hjelperen eller en dialogboks vil gi tilbakemelding. De vanligste feltkontrollene går på maksimal lengde/tallverdi. Du vil også i noen felter få spørsmål om verdien du fyller ut er korrekt, for eksempel dersom feltet varighet har uvanlig høy verdi.

9 9 4.3 Nedtrekkslister En annen type feltkontroll er nedtrekkslister. Her får du tilsvarende feilmelding som over om du skriver feil. I nedtrekkslisten finner du gyldige verdier: 4.4 Bakgrunnsfarger Bakgrunnsfargen på feltene har betydning. De forandrer seg dynamisk etter hvert som data skrives inn (samt ved produksjon av fil), og gir et godt hint om hvor det kan være problemer. Følgende koder brukes på Emne- og Eksamensarkene. Hvit Grå Rødt Blått Gul 1 Svart benyttes for felt som er OK utfylt eller som kan fylles ut benyttes for felt det ikke er lov å fylle ut benyttes i celler som i denne sammenhengen skulle ha vært utfylt, men mangler verdi benyttes i celler som inneholder data, men som muligens ikke burde det dette benyttes ifbm alternativsett dersom det er fylt ut data for flere gjensidig utelukkende sett, vises dette med blått benyttes kun i kolonenen som har overskirften Overf denne fargen indikerer at denne raden enten ikke er sendt inn, eller at data er endret siden sist den ble sendt benyttes også bare i Overf-kolonnen og indikerer at denne raden er sendt, og uendret siden Figuren under viser alle disse i arbeid: Resultat Vekting Res.kode Karakter Type Ant Varighet Overf PR 80 2 G AT 75 For alle celler som ikke skal inneholde ren tekst, er det definert celleformatering. Som foregående figur viser, kan dette f.eks. være datoer på format åååå-mm-dd, desimaltall på format 000,00 osv. 1 Hvis du leser dette dokumentet i Word-97, er bakgrunnen trolig gul en beklagelig inkompatibilitet mellom forskjellige Wordversjoner er at bakgrunnsfargene endrer seg. I Excel vil den vise seg som oransje.

10 10 5 Ark to - Emne Emnearket inneholder registreringer av Emnekoder (fag/kurs). Emnekoden må registreres med en verdi, dvs. kursets/fagets omfang. Verdien (vektingsantall) kan være antall studiepoeng (SP) eller kursets prosentandel (PR) slik det er godkjent av Lånekassen. Studiepoeng brukes som verdi ved rapportering av høgskoleutdanning. Se eksempler på registrering av Emnekoder i kapittel 5.3. Emnearket bør være fylt ut før du begynner å registrere eksamensresultater, siden alle eksamener skal registreres med Emnekoder som er registrert i Emnearket. Et emne skal bare registreres én gang. Når du lager datafil (tekstfil) vil du få en feilmelding dersom du har registrert en Emnekode i Eksamensarket som ikke finnes i Emnearket. 5.1 Viktig Endring av emnevekting Hvis du ender vektingstype eller -antall for en Emnekode (kurs/fag) som allerede er sendt inn til Lånekassen, vil det føre til at tidligere innsendte eksamener knyttet til denne Emnekoden blir omregnet og konvertert på nytt. Det er bare i tilfeller hvor du tidligere har rapportert feil verdi på Emnekoder, at du skal endre verdi på tidligere sendte Emnekoder. Endring av verdi på Emnekoder Dersom en Emnekode forandrer vektingstype eller antall fra ett semester/undervisningsår til et annet, må faget/kurset registreres som en ny Emnekode. Du vil få en advarsel dersom du forsøker å endre verdi på en Emnekode i regnearket. Eksempel endring i studiebelastning for et kurs: Kurset IKT3 har endret verdi (studiebelastning) fra 100 prosent til 75 prosent fra og med undervisningsåret Tidligere har lærestedet rapportert kurset med studiebelastning på 100 prosent (Emnekode IKT3). Det må lages en ny Emnekode (IKT375) med studiebelastning på 75 prosent, som må brukes når du skal rapportere for elever/studenter som har tatt utdanningen fra og med EMNEKODE Emnenavn Vekting Vektingtype ant. Varighet Godkjent IKT3 IKT KURS 3 PR IKT375 IKT KURS 3 PR Ny Emnekode er IKT375 og studiebelastning er 75 prosent for den nye Emnekoden (kurset).

11 Kolonner i Emnearket Emnekode: Du kan selv velge navn på Emnekoden for kurset/faget. Vær oppmerksom på at det må registreres flere Emnekoder for flerårig opplegg. For et kurs som går over to år, må det lages en Emnekode for 1. klasse og en annen Emnekode for 2. klasse. Emnenavn: Navn på emnet (navn på kurs/fag/undervisningsopplegg) Vektingstype: Verdien eksamensresultatet blir rapportert med. Du skal bruke vektingstype PR (prosent). Høgskoler kan bruke vektingstype SP (studiepoeng) Vekting ant. : Eksamensresultatets verdi i forhold til vektingstype: 100 PR = Kurs på fulltid 75 PR = Kurs med studiebelastning på 75 prosent 67 PR = Kurs med studiebelastning på 67 prosent 50 PR = Kurs med studiebelastning på 50 prosent Under følger noen eksempler som viser hvilke verdier som skal brukes når du lager Emnekoder og bruker PR (prosent) som vektingstype. Det er viktig at prosent og varighet registreres korrekt. Utdanningsopplegg/kurs Vektingstype Vektingsantall Varighet Kurs på fulltid over to semester PR Kurs på fulltid over ett semester PR Kurs på 50 % over to semester PR 50 2 Kurs på 50 % over ett semester PR Eksempler på utfylling i Emnearket Nedenfor finner du eksempler på hvordan du kan registrere Emnekoder i Emnearket. EKSEMPEL 1 Kurset som skal registreres i Emnearket, er et fulltidskurs (100 prosent) som går over 2 semester. EMNEKODE Emnenavn Vektingtype Vekting ant. Varighet Godkjent FILM Film og tv-produksjon, ettårig PR Emnekode er FILM (eget valg). Emnekoden skal registreres på elevene i Eksamensarket. Emnenavn er navnet på kurset Vektingstype som brukes er PR (prosent) Vektingsantallet for kurset er 100 (fulltid). Ved utdanningsopplegg på for eksempel 50 prosent, må 50 brukes som vektingsantall. Se eksempler over. Varigheten av kurset er 2 semester (ett undervisningsår) Godkjent = 1 betyr at kurset er godkjent for støtte i Lånekassen

12 12 EKSEMPEL 2 Kurset som skal registreres er et kurs på 75 prosent som går over to undervisningsår (4 semester). Emnekode Emnenavn Vektingstype Vekting ant. Varighet Godkjent MEDIE1 1. klasse PR Medieproduksjon MEDIE2 2. klasse Medieproduksjon PR Emnekode 1. årstrinn = MEDIE1, Emnenavn = 1. klasse Medieproduksjon Emnekode 2. årstrinn = MEDIE2, Emnenavn = 2. klasse Medieproduksjon Emnenavn er navnet på kurset Vektingstype som brukes er prosent (PR) Vektingsantallet for kursene er 75 Varigheten for hvert enkelt kurs er 2. Dersom det lages en Emnekode for dette kurset, skal varighet 4 registreres Godkjent = 1 betyr at kursene er godkjent for støtte i Lånekassen Andre kolonner i regnearket er: Overfør: Kan ikke skrives i. Feltets funksjon er at fargen blir svart når fil er laget, og indikerer dermed at raden er skrevet til fil og uendret siden filen ble laget. Filnr: Angir hvilken fil raden ble skrevet til. Kan bare endres av makroen som lager fil. 6 Ark tre Eksamen Eksamensarket inneholder registreringer om eksamener/kurs som elevene/studentene har bestått/ikke bestått. Hver eksamen skal registreres med fødselsnummer på eleven, Emnekode (fra Emnearket), undervisningsår, periode eksamen/kurset er bestått/ikke bestått og resultatkode. Fødselsnummer: Fødselsnummeret må være fullstendig (11 siffer), og logisk gyldig. Et ugyldig fødselsnummer vil ikke være mulig å skrive inn. Regnearket sjekker om fødselsnummeret er logisk via en formel, og ugyldige fødselsnumre avvises. Hvis du likevel klarer å "snike" inn ugyldige fødselsnummer, vil disse bli oppdaget når du skal lage fil for innsending. Emnekode: Merk at Emnekode må være registrert i Emnearket. Du skriver inn den aktuelle koden for eksamen/kurset du skal registrere for elevene/studentene. Du vil ikke umiddelbart få en advarsel dersom du bruker en Emnekode som ikke er registrert i Emnearket, men du får en feilmelding når du bruker sjekk-knappen eller lager en fil. Undervisningsår bruk 8 siffer. Ett undervisningsår strekker seg over to kalenderår. Eks Periode: Semesteret eksamen er avlagt. Verdier: 1=høst og 2=vår.

13 13 Eksempel: Skolen rapporterer eksamensdata for en elev som har avlagt eksamen våren I feltet Undervisningsår skal det stå , i feltet Periode skal det stå 2. Resultatkode: Kode for eksamensresultatet. Se verdier i hjelpetekst. Vektingtype, -Ant og -Varighet: Brukes når vektingstypen er PR (prosent), og brukes kun for elever som har bestått deler av kurset. Se elev B i eksemplene under. Disse feltene skal ikke brukes på emner med vektingstype SP. Overf og Filnr: Se Emnearket For studenter og elever som har bestått hele kurset, skal det ikke fylles inn verdier i vektingstype, antall og varighet (se eksempel elev A). For studenter og elever som har strøket i fag, for eksempel ett eller flere fag av kurset, skal det fylles ut verdier i feltene vektingstype, antall og varighet (se eksempel elev B). Eksempler på utfylling i Eksamensarket Elevene A og B følger samme Emnekode - kurset Film og tv-produksjon. Eksempel elev A: Eleven har bestått hele kurset (100 prosent) av kurset Film og tv-produksjon (Emnekoden FILM). Kurset er bestått våren Følgende kolonner skal fylles ut i Eksamensarket: Semester Resultat Vekting Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet Xxxxxxxxxxx FILM B Eksempel elev B: Eleven har bestått 80 prosent av kurset Film og tv-produksjon som er normert til full tid (100 prosent). Kolonner under Vekting må fylles ut for elev B som har bestått deler av kurset. Semester Resultat Vekting Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet Xxxxxxxxxxx FILM B PR 80 2 Fødselsnr: elevens fødselsnummer (11 siffer) Emnekode: Emnekoden som er registrert i Emnearket (FILM) Undervisningsår: Periode: bestått utdanning våren 2009 = 2 Ved bestått utdanning i høsthalvåret brukes periode = 1 Res.kode: B = bestått og I = ikke bestått

14 14 Kolonnene under Vekting (V, W og X i regnearket), skal bare fylles ut for elev B som har bestått deler av kurset (80 prosent er bestått av kurset FILM). Eksempel på utfylling i Eksamensarket dersom eleven tar utdanning over to undervisningsår (ett kalenderår) Eksempelet under viser en elev som har fullført et kurs som går over to undervisningsår, og Kurset er registrert i Emnearket med Emnekode MEDISIN og varighet = 2 semester. Startdato for kurset er 15. januar 2008 (vårsemester 2008) Sluttdato for kurset er 15. desember (høstsemester 2008). Eksamen/utdanning skal registreres for eleven som vist i eksempelet under. Semester Resultat Vekting Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet xxxxxxxxxxx MEDISIN B Utdanningen må registreres som bestått høsten 2008, altså avslutning i undervisningsåret Periode 1 = avslutning høst (eksamen bestått høsten 2008). 7 Validering og produksjon av fil/administrasjon av regnearket Når alle data er tastet inn, er det på tide å bla seg tilbake til forsiden. Der er det tre knapper som utfører forskjellige funksjoner. Vær oppmerksom på at disse ikke vil virke dersom du har skrudd av makroer. 7.1 Sjekk-knappen Når du har registrert alle opplysninger i Emnearket og Eksamensarket, går du tilbake til forsiden og trykker på Sjekk-knappen. Denne sjekken utfører noen kontroller for å gjøre oppmerksom på eventuelle feil. Det er kun logiske feil som oppdages. Dersom du for eksempel har registrert eksamen på feil periode (semester), vil du ikke få en feilmelding. Bruk Sjekk-knappen før du skal sende inn data. Riktignok utføres disse kontrollene også når du klikker Lag Fil, men det går mye raskere å sjekke data når fil ikke produseres samtidig. Hvis Sjekk-rutinen finner feil, produseres en feilmeldingsfil (se nedenfor).

15 Dubletter Dersom kontrollen støter på en dublett (to eller flere rader som i praksis har like data) vil du bli presentert for et skjermbilde der du kan håndtere dublettene mens gjennomløpningen av radene pågår. Klikker du Neste fortsetter programmet å sjekke data uten å gjøre noe med den aktuelle dubletten. Trykker du Slett dublett(er) får du velge hvilken rad du vil beholde. Vær oppmerksom på at dersom du trykker Avbryt, sjekker ikke programmet for flere dubletter på arket som gjennomløpes. Dubletter som ikke slettes blir listet ut i feilmeldingsfilen med henvisning til hvilke rader det gjelder. Du kan ikke sende dubletter til Lånekassen. Programmet vil ikke produsere en datafil så lenge det finnes dubletter. 7.3 Lag fil knappen Trykk på knappen Lag fil (forsiden i regnearket) når du skal lage en fil. Denne knappen utfører følgende aksjoner: Utfører en sjekk og sortering på samme måte som Sjekk-knappen. Dersom sjekken er feilfri utføres resten av punktene. Setter feltet Dato for generering på første side til dagens dato. Øker verdien i feltet Løpenummer på første side med 1 og tildeler dette nummeret til fila som produseres. Fyller ut standardverdier i felter som ikke må fylles ut (typisk 0 i tallfelter, dagens dato i datofelter). Oppretter datafil som skal sendes til Lånekassen. Filnavnet vil for eksempel se slik ut: LIS_ _0001_03_01.txt Forklaring på oppbygging av filen: LIS er opphavet, er lærestedsnummer og 0001 er fra cellen Løpenummer for fil fra forsiden, _03_01 er versjonsnummeret til regnearket og.txt er filtypen. Du skal ikke forandre dette filnavnet.

16 16 Datafila åpnes automatisk i Notepad når den er ferdig produsert. Filen du nå har laget, skal sendes inn til Lånekassen. Mens kontroll og produksjon av fil pågår vil timeglassmarkøren vises. Produksjon av fil kan ta noe tid ved store datamengder. 7.4 Låsing av innskrevne data Vi gjør spesielt oppmerksom på at enkelte registreringer i Eksamensarket blir LÅST FOR REDIGERING når du lagrer regnearket etter at du har produsert en fil. Resultatkode-kolonnen blir ikke låst, og heller ikke evt. celler uten data. Dette betyr at har du først lagd en fil, lagret regnearket og senere oppdager at du har registrert noe feil på en elev (for eksempel feil periode), må du først markere feilen med en F i Resultatkode-kolonnen, og deretter sette/skrive inn en ny rad med den riktige registreringen for så lage en ny fil. Denne fila vil da inneholde data både om feilregistreringen og den korrekte registreringen. Selv om du tilbakestiller en fil, vil ikke denne låsingen forsvinne. Du må altså uansett registrere de riktige data i en ny rad hvis radene er blitt låst for redigering. 7.5 Feilmeldingsfil (ERR-fil) Dersom Sjekk eller Lag fil støter på feil i dataene blir det ikke produsert en datafil. I stedet blir det laget en fil med feilmeldinger som automatisk åpnes i Notepad. Filnavnet på denne fila vil for eksempel se slik ut: C:\temp\ERR_ _0001.txt C:\temp\ kommer fra cellen Katalog for filer på forsiden, ERR_ markerer at det er en filmeldingsfil, er lærestedsnummer og 0001 er fra cellen Løpenummer for fil fra forsiden og.txt er filtypen. 7.6 Løpenummer Hver gang du lager en fil øker løpenummeret med 1. Løpenummeret har en viktig funksjon ved mottak i Lånekassen. Det kontrolleres at første fil du sender har løpenummer 0001, andre overførte fil 0002 osv. Sender du inn fil med løpenummer 0001 første gangen og løpenummer 0004 neste gang vil kontrollen registrere at løpenummer 2 og 3 mangler og avvise filen med løpenummer Hvis løpenummeret ikke stemmer lenger må det rettes. Se Admin-knappen nedenfor. 7.7 Innsending av fil Overføring av fil skal skje via arbeidsflate for lærestedene Læresteder som tidligere har overført filer med eksamensdata via skal nå overføre fil med eksamensdata ved å logge inn på arbeidsflaten for lærestedene. I arbeidsflaten overfører dere eksamensdataene på samme måte som før. Dersom du mangler tilgang til arbeidsflaten, tar du kontakt med lærestedets administrator. Les mer om arbeidsflaten. 7.8 Administrasjon av regnearket

17 17 På forsiden finner du admin-knappen: Den åpner et skjermbilde som gir deg tilgang til noen funksjoner for å administrere regnearket. Du kan krysse av for hva du vil gjøre i avkrysningsfeltene, vise/skjule kolonner i regnearket eller konvertere gamle data. Avkrysningsbokser Tilbakestill siste fil: Fjerner merket for at dataene er sendt på den siste fila som er generert, samt reduserer løpenummeret for fil med 1. Bruk Tilbakestill siste fil for å minke løpenummeret på fila Øke løpenummer for fil: Her kan du øke løpenummeret dersom det ikke stemmer lenger. Bruk øke løpenummer for fil. Fjerne merke overført på ALLE innsendte emner Fjerne merke overført på ALLE innsendte eksamener. Krysser du av for et av disse valgene, vil kolonnen som styrer hva som kommer med på neste kjøring tømmes, slik at alle rader som er OK kommer med på neste kjøring, selv om de skulle være sendt inn før Sortere etter filnummer. Sorterer listene slik at du kan se rekkefølgen av data som ble sendt til Lånekassen. Data som ikke er markert med filnummer (dvs. ikke skrevet til fil ennå) kommer nederst i arket Knapper Startbilde - knappen: Ved å trykke på denne knappen kommer du tilbake til startbildet. Her kan du endre opphavstype og lærestedsnummer, samt konvertere gamle data. Konverter: Gir deg mulighet til å importere data du har registrert tidligere i et annet regneark fra Lånekassen. Du må gå inn på startbildet for å finne denne knappen. Denne funksjonen skal brukes hvis du skal importere data som du har registrert i en tidligere versjon av regnearket: Når du klikker Konverter kan du bla deg til Excel-fila som inneholder de gamle dataene og åpne den. Du velger fila og klikker Åpne. Mens konverteringen pågår kan du følge framdriften nederst til venstre i skjermildet der en teller viser hvor mye som er igjen å kopiere. Hvis du prøver å åpne et fremmed regneark, eller et regneark med en annen opphavskode eller leverandørnummer vil du få en feilmelding. Etter at kopiering og konvertering er gjennomført kommer det en melding opp om at det andre regnearket er konvertert og lagret. Det gamle regnearket får nytt navn (det gamle filnavnet + GAMMEL ). Kolonner - knappen: Starter administrasjon av kolonnene i regnearket. Hvis du trykker Kolonner-knappen kommer du til dette skjermbildet:

18 18 Vinduene til venstre viser kolonner i Emnearket, skjulte til venstre, synlige til høyre. Til høyre er kolonnene i Eksamensarket. Du kan skjule/vise kolonner ved å trykke knappene merket med og. Noen kolonner er det ikke mulig å skjule, andre er ikke aktuelle for din opphavskode. Normalt skal det ikke være nødvendig å hente fram kolonner siden regnearket i utgangspunktet viser de mest aktuelle kolonnene. Det kan imidlertid i enkelte spesielle tilfeller være aktuelt å bruke andre kolonner for registrering av data. Dette vil i tilfelle måtte avtales med Lånekassen. 8 Kvittering fra Lånekassen Etter at Lånekassen har mottatt filen og lastet denne inn i eksamensdatabasen, vil det sendes en kvittering til avsender av fila per e-post. Kvitteringsfila inneholder statusinformasjon og statistikk fra innlesinga av fila. Er det feil i de mottatte dataene vil det være informasjon på kvitteringen som gjør det mulig å identifisere og rette feil. Det er to hovedkategorier av feilmeldinger: 8.1 Avvisning av hele fila Du vil få melding på kvittering om å rette feilen (e) som er angitt og sende hele fila på nytt. Er fila avvist pga feil løpenummer må dette rettes til filnummeret som angis i kvitteringa, ved andre feil skal fila ha samme løpenummer som fila som ble avvist. Eksempel på en slik kvittering: *** Denne meldingen kommer fra Statens Lånekasse for utdanning - Eksamensdatabasen. *** Meldingen sendes fordi eksamensdata er mottatt på fil. Nedenfor følger status for innlasting av data på fila: Innlesing startet: 01. apr :16:05 Linjenr 1: FEIL: Filnr for fila (1) må være ett nummer høyere enn forrige filnr (2). OK: Antall leste forekomster for EMNE: 3, antall oppgitt i fil: 3 OK: Antall leste forekomster for EKSAMEN: 3, antall oppgitt i fil: 3 OK: Antall leste forekomster totalt: 6, antall oppgitt i fil: 6 Innlesing avbrutt pga. feil: 01. apr :16:05 Vennligst rett feilen(e) som er angitt over og send de Emnene/Eksamenene som er feil på nytt.

19 Avvisning av emner/eksamener Kvitteringen vil inneholde oversikt over feil og beskjed om å rette feilen(e) og sende en ny fil med de emnene/ eksamenene som er feil. Feilfire data vil være lest inn i eksamensdatabasen. Data med feil skal rettes i regnearket og ny fil produseres på vanlig måte. Det betyr at fila skal ha løpenummer 1 høyere enn fila med feil. Eksempel på en slik kvittering: *** Denne meldingen kommer fra Statens Lånekasse for utdanning - Eksamensdatabasen. *** Meldingen sendes fordi eksamensdata er mottatt på fil. Nedenfor følger status for innlasting av data på fila: Innlesing startet: 12. feb :36:08 Innsendt fil ble generert: Innsendt fil kommer fra system: LIS OK: antall leste forekomster for EMNE: 1, antall oppgitt i fil: 1 Linjenr 7: FEIL: EKSAMEN med Fødselsnr xxxxxxxxxxx og Emnekode yyyy avvist - Vekting varighet antall kan ikke ha verdi når vektingtype ikke har verdi. OK: antall leste forekomster for EKSAMEN: 58, antall oppgitt i fil: 58 OK: antall leste forekomster totalt: 59, antall oppgitt i fil: 59 1 EMNE ble lagret 0 EMNE ble oppdatert 0 EMNE ble avvist pga. identiske data 0 EMNE ble lagret med advarsel 0 EMNE ble avvist pga. feil i data 58 EKSAMEN ble lagret 0 EKSAMEN ble oppdatert 0 EKSAMEN ble avvist pga. identiske data 1 EKSAMEN ble avvist pga. feil i data 0 EKSAMEN ble avvist pga. data før 2002H (evt. feil er likevel listet) Innlesing ferdig for lærested XXX 12. feb :36:12 Vennligst rett feilen(e) som er angitt over og send de Emnene/Eksamenene som er feil på nytt. Det er viktig at du leser kvitteringene som du mottar fra Lånekassen 9 Struktur regneark og datafil Det er viktig at du som bruker vet at regnearket og filer er bygget opp om en forventet struktur. Blir det gjort endringer vil ikke regnearket fungere ordentlig. Programkoden (makroene) forventer at det første arket i boken er der knappene ligger. Koden forventer at de påfølgende to arkene er hhv Emner og Eksamen. Koden er noenlunde generisk lagt opp og benytter plasseringen i boken, og navnet på arket, som grunnlag for hva som skrives ut. Det gjøres også forutsetninger om hvilken rad data begynner i (hhv 2 og 3), hvilken kolonne som styrer hvor langt ned arket er fylt ut (kolonne 1 i begge). Verken innholdet i fila, eller navnet på tekstfila som sendes inn skal endres. Gjør du endringer i tekstfila kan den bli ubrukelig. Hvis du vil gjøre endringer i dataene skal det gjøres i regnearket. Navnet på fila er også viktig det gjør det enklere for Lånekassen å holde oversikt over innsendte filer.