Styringsdokument STYRINGSDOKUMENT FOR SAMKJØRING OG ALTERNATIV BESTILLERLØSNING

Transkript

1 Styringsdokument STYRINGSDOKUMENT FOR SAMKJØRING OG ALTERNATIV BESTILLERLØSNING Ferdigstilt dato: Beslutning: Utarbeidet av: Kjersti O. Christensen Bemanning av neste fase: Neste fase ferdig: Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 1

2 Innhold 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet Mål Rammebetingelser Prosjektets produkter Prosjektets avgrensninger og avhengigheter Vurdering av prosjektets usikkerheter Nytte/Kost-vurderinger Prosjektplan og organisering Interessenter/målgrupper Budsjett Toleranser Veiledning - Styringsdokument Figurliste Figur 1: Arbeidsprosessen ved pasientreisekontorene... 3 Figur 2: Prosjektets overordnede målsettinger... 5 Figur 3: Prosjektets avhengigheter... 7 Figur 4: Risikomatrise... 9 Figur 5: Overordnet fremdriftsplan Figur 6: Overordnet fremdriftsplan for anskaffelsesfasen Figur 7: Prosjektorganisering i anbudsfasen Figur 8: Tentativ fremdriftsplan for implementeringsfasen Figur 9: Prosjektorganisering for implementeringsfasen Figur 10: Tentativ plan for nasjonal utrulling Figur 11: Prosjektmodell Figur 12: Endringshåndtering innenfor mandat Figur 13: Endringshåndtering utenfor mandat Tabelliste Tabell 1: Beskrivelse av målsettinger... 5 Tabell 2: Håndtering av avhengigheter... 8 Tabell 3: Beskrivelse av risiko... 9 Tabell 4: Forslag til nøkkelindikatorer Tabell 5: Beskrivelse av prosjektstillingen Tabell 6: Statusrapportering for prosjektet Tabell 7: Investeringskostnader og drift Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 2

3 1. BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR PROSJEKTET Samkjøring av pasienter er høyt prioritert ved alle pasientreisekontorene. Til tross for at området har hatt et høyt fokus i mange år, er det fortsatt potensial for forbedringer. I dag brukes NISSY som verktøy for planlegging av samkjøring på både kommuneinterne og kommunekryssende turer, men brukerne opplever at systemet har til dels store mangler. Dagens utfordring er at samkjøringsprosessen er manuell og at de som jobber med samkjøring har lite eller ingen systemstøtte. Prosjektets foranalyse identifiserte at det finnes aktører som kan levere kommersielle optimaliseringsløsninger som kan løse flere av dagens utfordringer. Alternativ bestillerløsning 1 antas å være rimeligere og enklere å benytte enn eksisterende oppdragsterminaler. Dersom innføringen av alternativ bestillerløsning fører til flere aktuelle tilbydere av transportørtjenester vil dette stimulere til høyere konkurranse i transportørleddet. Da foranalysen kartla at de fleste leverandører av optimaliseringsløsninger også tilbyr alternative bestillerløsninger anses det som fornuftig at alternativ bestillerløsning er en del av dette prosjektet. Da de fleste optimeringsløsninger også innehar funksjonalitet for omvendt fakturering 2 vil det være naturlig at denne funksjonaliteten ivaretas av samkjøringsprosjektet Nåværende situasjon Prosjektet er rettet mot arbeidsprosessen ved pasientreisekontorene innen området reiser med rekvisisjon. Denne prosessen ser slik ut (den blå rammen illustrerer prosjektets avgrensninger): Figur 1: Arbeidsprosessen ved pasientreisekontorene 1.2. Fremtidig situasjon Prosjektet har detaljert ønsket fremtidig situasjon fra et: Funksjonelt perspektiv: Ønsket arbeidsprosess ved pasientreisekontorene. Se kapittel 5 i forprosjektrapporten for en utfyllende beskrivelse. Teknisk perspektiv: Teknisk målbilde. Se kapittel i forprosjektrapporten for en utfyllende beskrivelse. 1 Med alternativ bestillerløsning menes en oppdragsterminal i form av en applikasjon på nettbrett/mobil som sikrer god toveis kommunikasjon med transportører. Løsningen kan både brukes som en selvstendig oppdragsterminal og som et tillegg til taksameter. 2 Omvendt fakturering vil si at pasientreisekontorene utarbeider fakturagrunnlaget basert på bestillingen som oversendes transportøren. Transportører mottar betaling basert på forhåndsberegnet pris. Det blir transportørs ansvar å melde inn eventuelle avvik i forhold til bestilling og få dette korrigert. Slik vil omvendt fakturering sikre kontroll og forutsigbarhet over transportørkostnadene, og dermed gi bedre forutsetning for oppgjørskontroll. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 3

4 Ønsket fremtidig situasjon danner grunnlaget for funksjonell og teknisk kravspesifikasjon, som er utarbeidet i forprosjektfasen. I gjennomføringsfasen blir det viktig å bruke ønsket fremtidig situasjon som en rettesnor i arbeidet som gjøres Prosjektets formål Prosjektets formål er å anskaffe en kommersiell hyllevare med et visst behov for tilpasninger, som bidrar til oppnåelse av fem overordnede målsettinger (beskrevet i kapittel 2). Disse målsettingene dekker blant annet kvalitetsløft for reiseplanleggerne på pasientreisekontorene, samt forventede kostnadsreduksjoner som følge av økt samkjøring Situasjonen hvis prosjektet ikke gjennomføres Foranalysen avdekket følgende mulige konsekvenser av ikke å beholde dagens systemløsning: Kommende demografisk utvikling (for eksempel eldrebølgen ) kan føre til flere rekvisisjoner, økt belastning på pasientreisekontorene og ytterligere press på transportørene i områder med underkapasitet. Dette kan påvirke kostnadsbildet og kvaliteten på tjenesten. Vedvarende høye kostnader da dagens system gir begrenset systemstøtte for optimalisering av pasientreiser. Lite effektiv ressursbruk grunnet stor grad av manuelle prosesser. Muligheter for ulik behandling av pasientene ingen systemløsning til å legge inn forhåndsdefinerte serviceparametere. Begrenset funksjonalitet for å kunne tilrettelegge for omvendt fakturering. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 4

5 2. MÅL På bakgrunn av mandat og foranalyserapport har prosjektet kommet frem til følgende fem overordnede målsettinger: Figur 2: Prosjektets overordnede målsettinger Målsetting 1-3 adresseres av planleggings- og optimaliseringsløsningen, målsetting 4 adresseres av alternativ bestillerløsning, mens målsetting 5 adresseres av funksjonalitet for omvendt fakturering. Mål Gi systemstøtte ved planlegging av pasientreiser Forutsigbarhet og god kvalitet for pasient Redusere transportkostnader Stimulere til høyere konkurranse i transportørleddet Bedre forutsetninger for oppgjørskontroll Tabell 1: Beskrivelse av målsettinger Beskrivelse I dag mangler reiseplanleggerne systemstøtte, og samkjøring gjennomføres basert på manuell planlegging. En planleggings- og optimaliseringsløsning vil gi reiseplanleggerne systemstøtte i form av automatisk genererte forslag til samkjørte turer, i tillegg til annen ekstrafunksjonalitet som løsningene tilbyr (eksempelvis bedre ressursoversikt). En planleggings- og optimaliseringsløsning kan bidra til at større grad av forutsigbarhet og god kvalitet for pasient enn i dag, ved at en legger inn forhåndsdefinerte serviceparametere (krav til pasientreisekvalitet) so. Muligheter for ulik behandling av pasientene ingen systemløsning til å legge inn forhåndsdefinerte serviceparametere.forhåndsdefinerte serviceparametere (krav til pasientreisekvalitet som legges inn i systemet) vil sikre forutsigbar og god kvalitet for pasient. Prosessen for å samkjøre pasienter gjennomføres manuelt på pasientreisekontorene i dag altså med manuell samkjøring, men uten systemstøtte. Prosjektets hypotese er at det finnes et ytterligere potensial i å øke samkjøring og slik redusere transportkostnader. Dette kan oppnås ved å gi reiseplanleggerne systemstøtte som genererer forslag til optimal gjennomføring av pasientreiser. Alternativ bestillerløsning antas å være rimeligere og enklere å benytte enn eksisterende oppdragsterminaler. Dersom innføringen av alternativ bestillerløsning fører til flere aktuelle tilbydere av transportørtjenester vil dette stimulere til høyere konkurranse i transportørleddet. Prosjektets hypotese er at omvendt fakturering vil sikre mer kontroll og større forutsigbarhet over transportørkostnadene, og dermed gi bedre forutsetning for oppgjørskontroll. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 5

6 3. RAMMEBETINGELSER Flere rammebetingelser legger føringer for prosjektets gjennomføringsfase: Lov om offentlig anskaffelse Syketransportregisterforskriften Pasientreiser ANS arkitekturprinsipper Pasientreiser ANS overordnede strategi og IKT handlingsplan 4. PROSJEKTETS PRODUKTER Kapitlet gir en beskrivelse av prosjektet hovedprodukter Planleggings- og optimaliseringsløsning Prosjektet skal anskaffe og sikre ibruktakelse av en planleggings- og optimaliseringsløsning som gir reiseplanleggerne systemstøtte ved planlegging og optimalisering 3 av pasientreiser. Basert på en helhetsvurdering av funksjonelle og tekniske målbilder, skal løsningen inkludere planleggings- og optimaliseringsfunksjonalitet, som også gir reiseplanleggerne mulighet til å redigere og opprette rekvisisjoner (herunder delreiser) Alternativ bestillerløsning Med alternativ bestillerløsning menes en oppdragsterminal i form av en applikasjon på nettbrett/mobil som sikrer god toveis kommunikasjon med transportører. Løsningen kan både brukes som: En frittstående oppdragsterminal, eksempelvis som et alternativ til dagens Helsemodul (spesial-pc) som benyttes av helseekspressene, eller til bruk i turvogner med prismodeller som kan håndteres av løsningen (fastpris, timespris o.l.) Et tillegg til taksameter, for bostedsløyver eller andre tilbydere i transportørmarkedet uten tilknytning til sentral Alternativ bestillerløsning antas å være rimeligere og enklere å benytte enn eksisterende oppdragsterminaler. Dersom innføringen av alternativ bestillerløsning fører til flere aktuelle tilbydere av transportørtjenester vil dette stimulere til høyere konkurranse i transportørleddet Funksjonalitet for omvendt fakturering Planleggings- og optimaliseringsløsningen skal også inneha funksjonalitet for omvendt fakturering. Omvendt fakturering vil si at pasientreisekontorene utarbeider fakturagrunnlaget basert på bestillingen som oversendes transportøren. Transportører mottar betaling basert på forhåndsberegnet pris. Prisen blir beregnet ut fra avtalene som foreligger med transportørene. Avtaleprisene ligger i optimaliseringsløsningen og pris på bestilling blir beregnet på grunnlag av tidsbruk og/ eller distanse. Det blir transportørs ansvar å melde inn eventuelle avvik i forhold til bestilling og få dette korrigert. Slik vil omvendt fakturering sikre kontroll og forutsigbarhet over transportørkostnadene, og dermed gi bedre forutsetning for oppgjørskontroll. 3 Hvilken reiserute er best? Hvilke pasienter bør reise sammen? Hvilke vognløp er optimalt? Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 6

7 5. PROSJEKTETS AVGRENSNINGER OG AVHENGIGHETER 5.1. Avgrensninger Avgrensninger prosess Som beskrevet i kapittel 1.1 er mandatet avgrenset til planleggingsprosessen ved pasientreisekontorene. Dette er tilsvarende avgrensningene i prosjektets tidligere faser Avgrensninger hyllevare versus egenutviklet løsning I foranalysen erfarte prosjektgruppen at det finnes leverandører som leverer kommersielle hyllevarer som kan bidra til å løse de mest sentrale utfordringene knyttet til planleggingsprosessen på pasientreisekontorene. På bakgrunn av dette er prosjektet avgrenset til å se på kommersielle hyllevarer, med et visst behov for tilpasninger Avhengigheter Prosjektet har flere sentrale avhengigheter som vil kunne hindre pasientreisekontorene i å hente ut det fulle potensialet av ny planleggings- og optimaliseringsløsning. Disse er nærmere omtalt i forprosjektrapporten, men kort gjengitt under med beskrivelse og foreslåtte tiltak. Figur 3: Prosjektets avhengigheter Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 7

8 Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Håndtering av avhengighet i forprosjektfase Pasient- og rekvirentleddet Gevinstpotensialet for den nye systemløsningen avhenger av datakvaliteten på rekvisisjoner fra rekvirentleddet. Lav datakvalitet på mottatte rekvisisjoner innebærer manuell korrigeringsjobb ved pasientreisekontorene, og potensielt færre rekvisisjoner som kan optimaliseres. Forprosjektet anbefalte at det igangsettes en konseptfase som vurderer behovet for å gjennomføre tiltak også innenfor rekvirent- og pasientleddet. Øvrige tiltak som ble igangsatt eller planlagt av linjeorganisasjonen (systemeier NISSY): - Juridisk vurdering av mulighet for opprettelse av reiseprofiler (lagring av pasientinformasjon) - Oppkobling mot nasjonalt virksomhetsregister fremfor lokalt behandlingsstedsregister - Veiaddresser for alle norske eiendommer - Funksjonelle endringer i rekvisisjonsmodulen i NISSY Transportøravtaler Dagens transportøravtaler, deres prismodeller og kostnadselementer kan gi klare begrensninger på hvor effektivt en planleggings- og optimaliseringsløsning vil fungere. Estimering av turkostnad (til bruk ved omvendt fakturering), og å beregne optimalt vognløp, kan være utfordrende grunnet innholdet i noen av dagens avtaler. Forprosjektet anbefalte at det igangsettes en konseptfase for å utarbeide et nasjonalt rammeverk/parametersett for transportøravtaler som understøtter og sikrer at den nye løsningens gevinstpotensial hentes ut. Et slikt nasjonalt rammeverk for transportøravtaler bør ta innover seg hvilke prismodeller, kostnadselementer og tilknyttede takstkoder som på en best mulig måte sikrer dette. Samtidig må en slik konseptfase ta hensyn til pasientreisekontorenes lokale behov, slik at eventuell innføring av et nasjonalt rammeverk/parametersett ikke har en prisdrivende effekt på transportøravtalene. Oppgjørskontroll Øvrige prosjekter Tabell 2: Håndtering av avhengigheter For å sikre at effekten av optimaliseringsløsningen realiseres, er det nødvendig å kontrollere faktisk hendelsesforløp og kostnader opp mot planlagt, optimalt hendelsesforløp og tilknyttede kostnader. Dette betyr at kostnadsestimeringen og oppgjørskontrollen må skje på samme grunnlag med tanke på avtaleregister, prismodeller, kostnadsdrivere, takstkoder og ikke minst kartverk. Prosjektene Mine Pasientreiser, Oppgjørskontroll og Samkjøring/alt. bestillerløsning skal alle ut i en gjennomføringsfase i løpet av Både planleggings- og optimaliseringsløsning og systemløsning for oppgjørskontroll må ha tilgang til felles kartverk, register for transportøravtaler og at planlagte turkostnader, kommentarer fra transportører etc. tilgjengeliggjøres for oppgjørskontroll. Det bør i gjennomføringsfasen vurderes om avtaleregistre og felles informasjon bør flyttes ut på mellomvaren Sonic, tilgjengelig for ulike systemer. Dette vil medføre behov for solid og overordnet koordinering av felles ressurser og personell: * Leverandører (Norsk Helsenett SF og Avella AS) * Ressurser i Pasientreiser ANS (teknisk, opplæring) * Test og produksjonsmiljøer for test og opplæring * Pasientreisekontorene (opplæring, test og mottak av nye systemløsninger) Disse avhengighetene må tas hensyn til i gjennomføringsfasen. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 8

9 6. VURDERING AV PROSJEKTETS USIKKERHETER I foranalysen og forprosjektet er det identifisert 17 risikoer som kan påvirke prosjektets utfall. Disse er listet opp under, og plassert i risikomatrisen i henhold til sannsynlighet og konsekvens. Gjennomførte tiltak, og forslag til tiltak for gjennomføringsfase, er beskrevet i forprosjektrapporten. De identifiserte risikoene, samt eventuelt andre risikoer som identifiseres, må tas hensyn til i gjennomføringsfasen. Dette innebærer kontinuerlig vurdering av endringer i risikobildet, og å vurdere iverksettelse av relevante tiltak for å redusere risikoene. # Risiko 1 Løsningen fører til flere misfornøyde pasienter og et svekket omdømme 2 Løsningen medfører ustabilitet og nedetid 3 Løsningen realiserer ikke de forventede effektene (lavere kostander og frigjort tid) 4 Løsningen lar seg ikke enkelt integrere med eksisterende systemarkitektur 5 Løsningen klarer ikke håndtere kompleksiteten i eksisterende avtalestruktur og serviceparametere 6 Løsningen klarer ikke å håndtere et stort antall serviceparametere 7 Tilpasninger for å få løsningen til å kommunisere med dagens system blir svært kostbart og tidkrevende å implementere 8 Løsningen fungerer ikke optimalt grunnet dårlig kvalitet på informasjonen som gis i rekvisisjonsleddet 9 Misfornøyde transportører grunnet færre oppdrag og mer uforutsigbarhet som følge av sanntidsplanlegging 10 Misfornøyde ansatte på pasientreisekontorene dersom løsningen ikke ivaretar ulike geografiske behov 11 Løsningen krever uforholdsmessig mye opplæring på pasientreisekontorene som tar tid, skaper frustrasjon og forsinker realiseringen av forventede effekter 12 En optimaliseringsmotor på kort sikt passer ikke med en mulig helhetlig fremtidsrettet systemløsning 13 Ny løsning ivaretar ikke krav til bruk av personopplysninger i Direkteoppgjørsregisteret 14 Nødvendig rekvisisjonstjeneste blir ikke utviklet og tilgjengeliggjort som fellestjeneste i tide 15 Lavere fremtidig gjennomføringsevne som følge av at flere leverandører må samarbeide og koordineres 16 Reiseplanleggerne vil ikke kunne utføre tilstrekkelig brukerstøtte ut mot eksterne rekvirenter grunnet at de ikke selv er brukere av NISSY rekvirentmodul. 17 Forsinkelser og redusert måloppnåelse grunnet manglende kapasitet og gjennomføringsevne. Tabell 3: Beskrivelse av risiko Kritisk 4 Konsekvens Svært alvorlig Alvorlig Moderat 10, 13, 14 1, 2, 3, 5, 7 6, 11, 15 8, 17 12, 9 16 Ubetydeli g Usannsynlig Mindre sannsynlig Mulig Sannsynlig Svært sannsynlig Sannsynlighet Figur 4: Risikomatrise Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 9

10 7. NYTTE/KOST-VURDERINGER I foranalysen ble det innhentet resultater og simuleringer fra andre aktører for å danne seg et bilde av mulige besparelser i transportkostnader. Det ble også gjennomført en utvidet test med en leverandør som har avtale med Pasientreiser i Oslo & Akershus. Funnene fra foranalysen tydeliggjør gevinstpotensialet i å anskaffe en planleggings- og optimaliseringsløsning. Funnene er nærmere beskrevet i forprosjektrapportens kapittel I gjennomføringsfasen vil målsettingene (se kapittel 2) knyttes opp mot spesifikke nøkkelindikatorer. Disse vil danne grunnlaget for å måle effekten av planleggings- og optimaliseringsløsningen. I forprosjektet ble det utarbeidet forslag til nøkkelindikatorer, som gjengis i tabellen under. Gi systemstøtte ved planlegging av pasientreiser Forutsigbarhet og kvalitet for pasient Redusere transportkostnader Stimulere til høyere konkurranse i transportørleddet Bedre forutsetninger for oppgjørskontroll Andel pasientreiser som kan optimaliseres Andel som blir hentet og levert i tide Transportkostnader per pasientreisekontor Andel turer som går via alternativ bestillerløsning Differanse mellom faktisk og beregnet pris Andel av løsningens forslag som må manuelt korrigeres Andel bomturer Samkjøringsgrad Spørreundersøkelse Spørreundersøkelse Tabell 4: Forslag til nøkkelindikatorer Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 10

11 8. PROSJEKTPLAN OG ORGANISERING 8.1. Relevant informasjon og erfaringer fra tidligere prosjekter Gjennomføringsprosjektet bygger på informasjon fra følgende rapporter: Foranalyserapport: Alternativ transportørløsning for mottak og håndtering av pasientreisebestillinger ( ) Foranalyserapport: Samkjøring og alternativ bestillerløsning ( ) Forprosjektrapport: Samkjøring og alternativ bestillerløsning ( ) I tillegg har prosjektet innhentet informasjon om erfaringer fra sammenlignbare selskaper som har anskaffet og tatt i bruk planleggings- og optimaliseringsløsninger. Dette er nærmere beskrevet i forprosjektrapportens kapittel Overordnet fremdriftsplan for prosjektet Gjennomføringsfasen for prosjektet kan deles inn i tre: Anskaffelse gjennomføring av konkurranse med forhandlinger, inkludert prekvalifisering Implementering design og implementering av løsning, samt pilotering Utrulling nasjonal utrulling av løsning (driftsettelse) I dette kapitlet vises det til prosjektplaner for de ulike delfasene. I begynnelsen av hver delfase må prosjektplanene oppdateres og detaljeres ytterligere. I forprosjektet ble følgende tentative fremdriftsplan utarbeidet for gjennomføringsfasen: Figur 5: Overordnet fremdriftsplan 8.3. Anskaffelse Fremdriftsplan Anskaffelsesfasen er delt inn i fire underliggende faser: Prekvalifisering, anbud, evaluering/forhandlinger samt kunngjøring og kontrakt. Denne inndelingen er basert på valgte anskaffelsesstrategi, som kan leses i forprosjektrapportens kapittel 8. Prosjektgruppen anbefaler følgende fremdriftsplan for neste fase: Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 11

12 Figur 6: Overordnet fremdriftsplan for anskaffelsesfasen Følgende forutsetninger ligger til grunn for denne fremdriftsplanen: Styret tar avgjørelse om å fortsette med gjennomføringsfase i oppsatt møte 15. desember Styret tar avgjørelse om endelig anskaffelse og investeringsramme før inngåelse av kontrakt Anskaffelsesform: Konkurranse med forhandlinger, inkludert prekvalifisering Et dedikert team med nødvendig kompetanse og kapasitet, som foreskrevet i neste delkapittel For anskaffelsesfasen er det seks overordnede milepæler: Kunngjøring prekvalifisering Valg av aktuelle tilbydere basert på prekvalifisering Kunngjøring av konkurransegrunnlag Tilbud mottatt Best and Final Offer (BAFO) Kunngjøring og kontraktssignering Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 12

13 Prosjektorganisering I anskaffelsesfasen (januar juni) er følgende prosjektorganisering hensiktsmessig, for å sikre fremdrift og leveranser i henhold til plan: Figur 7: Prosjektorganisering i anbudsfasen Delprosjektenes ansvarsområder i denne fasen inkluderer: Arbeidsprosess og endring: Ansvar for funksjonelt innhold i prekvalifisering og konkurransegrunnlag Ansvar for å evaluere tilbudene, og å bistå i forhandlingene ved forhandlinger på funksjonelle krav og løsningsforslag Ansvar for å sikre at ønsket arbeidsprosess ved pasientreisekontorene blir ivaretatt Ansvar for krav knyttet til opplæring og brukerdokumentasjon, samt sikre plan for test og utrulling som er hensiktsmessig for pasientreisekontorene Ansvar for forankring og samarbeid med ressurser fra pasientreisekontorene Teknologi: Ansvar for å planlegge tilpasning og integrasjon med eksisterende systemer, og å utarbeide modell for systemforvaltning og drift Ansvar for teknisk kravspesifikasjon og tilhørende dokumenter, samt å evaluere tilbydernes tekniske løsningsforslag Ansvar for å utarbeide løsningsforslag for fellestjeneste på Sonic med rekvisisjonsinformasjon (se kapittel ) Ansvar for å inngå avtaler med leverandør Ansvar for koordinering av kompetansegruppe Teknologi og andre eksterne teknologiaktører Ansvar for overordnet teststrategi Videre følger en beskrivelse av prosjektstillingene, med stillingsprosenter for anbudsfasen (januar juni 2015): Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 13

14 Kravområde % Beskrivelse Prosjektstyre N/A Overordnet ansvarlig for prosjektets resultat. Gi enhetlig rettledning til prosjektet. Gi synlig og vedvarende støtte til Prosjektleder. Sammen og hver for seg bidra til integrering mellom prosjektet og eierorganisasjonen. Fremskaffe ressurser og andre virkemidler og sørge for at dette forblir disponibelt for prosjektet jf. de planer som vedtas. Sikre effektiv beslutningstaking, herunder også etablere forståelse for prosjektmodellen og ansvar som tilligger hvert beslutningspunkt der. Sikre effektiv kommunikasjon både innenfor gruppen, mot prosjektet og ut mot eksterne interessenter. Prosjekteier N/A Prosjekteier skal sikre at prosjektet opprettholder gevinstfokus, at ansvar og myndighet er klarlagt, og at prosjektet styres etter «beste praksis». Prosjekteier utnevner og er leder av prosjektstyret, representerer kunden og er ansvarlig for business-caset i prosjektet. Prosjekteier skal følge opp prosjektets fremdrift og resultater, støtte prosjektleder og prosjektteamet i deres gjennomføring av prosjektet, samt bidra til å sikre hensiktsmessig overføring av prosjektet til drift og forvaltning i linjeorganisasjonen. Prosjektleder 100 % Overordnet plan-, fremdrifts- og risikostyringsansvar. Disponerer prosjektressurser og har gjennomføringsansvar for anskaffelsen på vegne av pasientreiser. Rapporterer til prosjekteier. Juridisk ansvarlig Prosjektstøtt e Kommunikasj -onsansvarlig Anskaffelsesressurs Forhandlingsleder Virksomhetsarkitekt Delprosjektleder Teknologi Løsningsarkitekt 40 % Ansvarlig for håndtering av merkantil prosess. Kvalitetssikre at lov om offentlige anskaffelser til enhver tid blir fulgt. Sikre konsistens og sammenheng i konkurransedokumentene. Juridisk ansvarlig for håndtering av kontrakt samt reforhandling av eksisterende avtaler. Juridisk ansvarlig for å sikre at IKT-løsningene til en hver tid tilfredsstiller gjeldende regelverk. 50 % Støtter prosjektleder i utarbeidelse og oppfølging av planer. Avlaster prosjektleder med fasiliteringsog dokumentasjonsoppgaver. 20 % Fagekspert med erfaring fra gjennomføring av IKT-anskaffelser i offentlig sektor. Bidrar med rådgivning og kvalitetssikring av sentrale leveranser (prekvalifisering, konkurransegrunnlag, forhandlinger). 40 % Ansvar for å lede forhandlingene med aktuelle leverandører. 20 % Ansvarlig for intern kommunikasjon gjennom anskaffelsesperioden. Kommunikasjon av viktige milepæler, kritiske leveranser og beslutningspunkter. Ansvar for å sikre at de ulike interessentene har tilgang til relevant informasjon til enhver tid. 10 % Rådgiver til prosjektet og bidra til at løsningen i sin helhet er i tråd med strategi, arkitekturprinsipper og øvrig system- og applikasjonsarkitektur. 60 % Overordnet leveranseansvar for delprosjekt Teknologi. Har løpende dialog med, og oppfølging av, kompetansegruppe Teknologi. 60 % Ansvar for utarbeidelse og oppfølging av tekniske krav. Ansvar for integrasjon mellom ny løsning og eksisterende løsningsplattform. Ansvar for å utarbeide løsningsforslag for fellestjeneste på Sonic med rekvisisjonsinformasjon. 80 % Overordnet leveranseansvar for delprosjekt Arbeidsprosess og endring. Ansvar for å sikre at ønsket arbeidsprosess blir ivaretatt. Ansvar for utarbeidelse og oppfølging av funksjonelle krav og brukertilfeller. Koordinerer funksjonell løsning på vegne av regionale representanter. For å sikre kontinuitet mellom fasene bør denne ressursen ha deltatt i tidligere faser av prosjektet. Regionale representant er 20 % Oppfølging av funksjonelle krav og funksjonell løsning (konkurransegrunnlag, evaluering, forhandling). Produksjon av relevant dokumentasjon på eksisterende prosess og løsning (konkurransegrunnlag, regionale/lokale særbehov, etc.). Sikre forankring av relevante leveranser hos pasientreisekontorene. Bør inkluderer regionale representanter fra tidligere faser av prosjektet, og representanter fra funksjonell arbeidsgruppe NISSY (FA NISSY). Funksjonelt ansvarlig /delprosjektleder Kompetansegruppe Teknologi N/A Består av interne ressurser (testleder og systemadministrator, henholdsvis 20 % og 10 % i anbudsfasen) og eksterne leverandører (Locus, Avella og Norsk Helsenett). Interne ressurser er ansvarlig for koordinering og oppfølging av tekniske krav og teknisk løsning (konkurransegrunnlag, evaluering, forhandling), samt produksjon av relevant dokumentasjon vedrørende eksisterende løsning/teknologiplattform. Eksterne leverandører gir nødvendig rådgivning og kvalitetsikrer arbeid og produsert dokumentasjon. Tabell 5: Beskrivelse av prosjektstillingen Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 14

15 8.4. Implementeringsfase Endelig prosjektplan for implementeringsfasen kan ikke ferdigstilles på dette tidspunkt, da endelig gjennomføringsstrategi for implementering og utrulling, fremdriftsplan, aktiviteter og prosjektorganisering vil fremforhandles gjennom anskaffelsen. Prosjektgruppen har likevel beskrevet et foreløpig forslag til prosjektplan, som det må arbeides videre med i anskaffelsesfasen Tentativ fremdriftsplan Figur 8: Tentativ fremdriftsplan for implementeringsfasen Som et risikoreduserende tiltak anbefaler prosjektgruppen pilotering på ett eller flere av pasientreisekontorene før løsningen rulles ut nasjonalt. Dersom tidsplan for gjennomføringsfasen følges vil denne piloten foregå i desember Det finnes ulike måter denne piloten kan gjennomføres på, der ett alternativ er å velge ett pasientreisekontor per region, for å sikre at løsningen testes ut i en kontekst som er representativ for alle pasientreisekontorer. Valg av pilotform bør utredes nærmere i neste fase Prosjektorganisering For å sikre kontinuitet legges det opp til å organisere prosjektet i samme delprosjekter som i anskaffelsesfasen. Det vil være behov for å involvere utvalgte roller tettere i denne fasen, deriblant: Testleder Data/migreringsansvarlig Opplæringsansvarlig I tillegg vil det være et behov for tettere samarbeid med utvalgte ressurser fra linjeorganisasjonen, deriblant superbrukere på pasientreisekontorene, for å være best mulig forberedt til den nasjonale utrullingen og mottak av denne på pasientreisekontorene. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 15

16 Figur 9: Prosjektorganisering for implementeringsfasen 8.5. Tentativ plan for nasjonal utrulling Dersom fremdriftsplan for anskaffelsesfase og implementeringsfase overholdes vil nasjonal utrulling (driftsettelse på pasientreisekontorene) igangsettes fra og med januar Figur 10: Tentativ plan for nasjonal utrulling Detaljert plan for nasjonal utrulling må utarbeides i anbuds- og implementeringsfasen. I forprosjektet har flere utrullingsalternativer blitt vurdert, der ett av alternativene er å rulle ut løsningen regionsvis på ett og ett kontor, fremfor å ta alle pasientreisekontorene over på ny løsning på samme tidspunkt Overlevering fra prosjekt- til linjeorganisasjon Det vil i gjennomføringsfasen utarbeides en mer detaljert plan for overføring fra prosjekt- til linjeorganisasjonen og videre forvaltning av ny systemløsning. For å redusere risikoen knyttet til overføring bør funksjonell arbeidsgruppe NISSY (FA NISSY) i tillegg til regionale representanter ha en sentral rolle i utrullingen. Det bør også dedikeres ressurser til rollen som superbrukere av ny løsning. Disse gruppene bør involveres så tidlig som mulig i: Testing Utarbeidelse av opplæringsmateriale Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 16

17 Være ambassadører for løsningen Opparbeide lokal kompetanse, og ha mulighet til å løse problemer lokalt Bruk av funksjonell arbeidsgruppe NISSY, regionale representanter og superbrukere må balanseres med hvilken kapasitet som kan avgis under implementering og utrulling. Også ansvarlige for systemforvaltningen (systemeierskap NISSY) må forberedes for videre forvaltning av løsningen. Representanter fra linjen (blant annet systemeier NISSY, systemadministrator, løsningsarkitekt, testleder) vil utgjøre deler av prosjektgruppen og vil på denne måten redusere risikoen knyttet til overlevering Prosjektstyring og rapporteringsmekanismer Prosjektmodell Prosjektet har benyttet Helse Sør-Østs prosjektmetodikk i tidligere prosjektfaser. Pasientreiser ANS har besluttet at alle kommende utviklingsprosjekter skal benytte Difis anbefalte prosjektmodell for gjennomføring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter; Prosjektveiviseren. Prosjektveiviseren vil derfor benyttes som prosjektmetodikk i gjennomføringsfasen. Prosjektmodellen beskriver et sett med faser som prosjekter skal gjennom, med angitte beslutningspunkter. Hele prosessen fra prosjektets konsept til overlevering og avslutning, samt realisering av gevinster dekkes og kan benyttes i alle typer prosjekter. Prosjektveiviseren er en tilpasning av PRINCE2 til IKT prosjekter i offentlige virksomheter i Norge. Dette innebærer blant annet at gjeldende felles offentlige føringer er tatt inn i rammeverket. Figur 11: Prosjektmodell Smidig arbeidsform Det vil i gjennomføringsfasen være behov for både tilpasning av eksisterende systemløsning NISSY og trolig også ny planleggings- og optimaliseringsløsning. I tillegg vil rekvisisjonstjenesten på Sonic utvikles. Til dette arbeidet anbefaler prosjektgruppen smidig arbeidsform (SCRUM) som tilnærming. Smidig arbeidsform skiller seg fra tradisjonelt utviklingsarbeid ved at man løpende utarbeider spesifikasjoner, designer og utvikler i iterasjoner (sprinter), fremfor at man i forkant ferdigstiller en komplett kravspesifikasjon som deretter danner grunnlag for utviklingen. Kravene til løsningen uttrykkes i form av brukerhistorier som beskriver behovet som skal løses. Listen over alle brukerhistoriene danner den totale produktkøen. Brukerhistoriene prioriteres av produkteier i forkant av hver utviklingsiterasjon (sprint), slik at man til enhver tid utvikler den høyest prioriterte funksjonaliteten. Ved prioritering av oppgavene vil produkteier også prioritere i forhold til avhengigheter. Pasientreiser ANS har fått erfaring med denne smidige arbeidsformen i forbindelse med forprosjektet Mine pasientreiser. Videre er en rekke ulike verktøy for samhandling og oppfølging (eksempelvis Jira, Confluence, Stash og Bamboo) tatt i bruk for å understøtte arbeidsformen Rapportering Delprosjektleder vil rapportere status ukentlig til prosjektleder og prosjektstab. I den ukentlige rapporteringen skal de ansvarlige kommentere på fremdrift i delprosjektene, kvalitetsnivå på leveranser, ressursbruk og team, Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 17

18 og kommunikasjon og interessenthåndtering. På hvert av disse punktene skal også risikoer og risikoreduserende tiltak kommenteres. Egnet mal vil benyttes. Nødvendige beslutnings- og avklaringspunkter følges fortløpende opp av prosjektgruppen. Frekvens på statusrapportering til ledergruppen, styret og styringsgruppen vil avklares ved prosjektoppstart, men generelt vil underlag sendes ut én uke i forkant av møter. Egnet mal vil benyttes. Beslutninger utenfor prosjektgruppens mandat må løftes til styringsgruppen og meldes inn til det påfølgende styringsgruppemøtet. Figuren under viser nivåer for statusrapportering og frekvens for de ulike nivåene i prosjektet: Interessent Statusrapportering Frekvens Prosjektstyre Månedlige statusmøter. Rapportering sendes ut én uke før møter og ved behov. Styret i Pasientreiser ANS Sendes ut én uke før møter og ved behov. Ledergruppen i Pasientreiser ANS Sendes ut én uke før møter og ved behov. Prosjektgruppen Delprosjektleder/ Leveranseansvarlig Grunnlag for rapportering til øvrige møter Gjennomgås i ukentlige prosjektgruppemøter, primært tlf./nettmøter Ukentlig rapportering, rapportoversendelse Sammenstilles i rapport til prosjektgruppemøte Tabell 6: Statusrapportering for prosjektet Endringshåndtering Ved behov for endring av omfang på leveranser eller forsinkelser av disse, må endringsforespørsel rettes til prosjektleder. Prosjektleder kan godkjenne endring av leveranser innenfor mandat, mens avvik eller endring som påvirker prosjektets hovedmilepæler og/eller hovedleveranser må løftes opp til styringsgruppen. Figurene under viser endringshåndtering for henholdsvis innenfor og utenfor mandat. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 18

19 Endringshåndtering innenfor mandatet Prosjektleder Leveranseansvarlig Start Identifisere endringsbehov Identifisere endringsbehov Dokumentere endringsforespørsel Dokumentere endringsforespørsel Levere endringsforespørsel Nei Nok informasjon for å ta beslutning? Ja Motta forespørsel om ytterligere informasjon Behov for ytterligere informasjon Godkjenne endringsforespørsel Oppdatere endringsforespørsel Forberede kommunikasjon angående endring Prosjektgruppen Styringsgruppen Prosjektadmin Endre plan og dokumenter endringer i logg Motta informasjon om gjennomført endring Motta informasjon om gjennomført endring Slutt Figur 12: Endringshåndtering innenfor mandat Endringshåndtering utenfor mandatet Prosjektleder Leveranseansvarlig Start Identifisere endringsbehov Start Identifisere endringsbehov Dokumentere endringsforespørsel Dokumentere endringsforespørsel Levere endringsforespørsel Motta forespørsel om ytterligere informasjon Oppdatere endringsforespørsel Forberede kommunikasjon angående endring Prosjektgruppen Styringsgruppen Prosjektadmin Nok informasjon for å ta beslutning? Nei Ja Behov for ytterligere informasjon Godkjenne endringsforespørsel Endre plan og dokumenter endringer i logg Motta informasjon om gjennomført endring Motta informasjon om gjennomført endring Slutt Figur 13: Endringshåndtering utenfor mandat Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 19

20 9. INTERESSENTER/MÅLGRUPPER En interessent identifiseres som ett eller flere individer eller grupper som påvirkes av, eller har innflytelse på, prosjektet i en eller annen form. I forprosjektfasen er det utarbeidet en kommunikasjonsplan for interessentene i denne fasen. Interessentene i forprosjektfasen har først og fremst vært interne. Ansatte innenfor pasientreiseområdet, i ulike roller, har vært hovedmålgruppene i tillegg til styringsgruppen for prosjektet og styret i Pasientreiser ANS. Av eksterne interessenter har prosjektet kommunisert med eksisterende systemleverandører for rådgiving, mens møter for erfaringsutveksling har vært gjennomført med Konsentra og Oslo Velferdsetat. I gjennomføringsfasen vil det bli viktigere å kommunisere med eksterne interessentgrupper som pasienter, brukerorganisasjoner, brukerpanel, transportører, rekvirenter, HELFO, datatilsynet, EPJ-leverandører, NHN, Datatilsynet og lignende. Det vil bli utarbeidet interessentanalyse og kommunikasjonsplan i neste fase. Kartlegging av interessentene skal bidra til god fremdrift i gjennomføringsfasen Kommunikasjonsplan Vil utarbeides i gjennomføringsfasen. 10. BUDSJETT Investerings- og driftskostnader Det er lagt til grunn en samlet investering i ny teknologi på ca. 8,5 millioner kroner i 2015, og 1,5 millioner kroner i 2016 (totalt 10,2 millioner kroner). Kostnadene er estimert til å kunne dekkes innfor den allerede avklarte investeringsrammen til Helseforetakenes senter for Pasientreiser ANS for Investeringskostnader ,- Lisens- og implementeringskostnad ny løsning (2015) ,- Implementeringskostnad ny løsning (2016) ,- Utvikling integrasjoner og bistand Locus ,- Utvikling av rekvisisjonstjeneste (Avella) ,- Årlige drifts- og avskrivningskostnader ,- Avskrivningskostnader teknologisk løsning (lineær årlig avskrivning over 5 år) ,- Økte kostnader til drift av NISSY Locus / NHN (årlig) ,- Økt lisenskostnad ny leverandør ,- Økte vedlikeholdskostnader ny leverandør ,- Tabell 7: Investeringskostnader og drift Planlagte prosjektkostnader Prosjektkostnader kommer i tillegg, og er foreløpig estimert til 2 millioner kroner for hele Dette inkluderer møte- og reisevirksomhet, samt ekstern bistand. Styringsdokument Samkjøring og alternativ bestillerløsning 20