Visma AutoCollect. Helautomatisk purre- og inkassossytem for Visma Business. AutoPay for purring og inkasso. Versjon 2.2. Sist revidert

Transkript

1 Visma AutoCollect Helautomatisk purre- og inkassossytem for Visma Business AutoPay for purring og inkasso Versjon 2.2 Sist revidert Et samarbeid mellom Visma Software og Visma Collectors

2

3 Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 1 Om denne brukerdokumentasjonen... 1 Kurs i Visma Business... 1 Hvordan komme i gang med Visma AutoCollect?... 1 Bruk AutoPay i kombinasjon med Visma AutoCollect... 1 Visma AutoCollect i kombinasjon med Visma Bankavstemming... 2 Anbefalinger rundt Auto overføring... 2 HVA ER VISMA AUTOCOLLECT?... 3 GENERELT... 3 AutoPay for purrig og inkasso... 3 Helautomatisert innfordringsprosess... 3 Visma Business er sjef og master i prosessen... 4 VIKTIG FORUTSETNING FOR BRUK AV VISMA AUTOCOLLECT... 5 Avstemming av kunder via Bank-X (Visma Bank) kan ikke benyttes!... 5 KID på faktura må spille på lag med innbetalingssystemet!... 5 HVILKE ELEMENTER BESTÅR LØSNINGEN AV?... 6 Lisensnøkkel for Visma Business... 6 Innfordringskomponent... 6 Abonnentavtale AutoPay/Visma AutoCollect... 7 Windows service... 7 Skjermbilder tilpasset Visma AutoCollect... 7 Innfordringsavtale med Visma Collectors... 9 FUNKSJONSBESKRIVELSE INNFORDRING OPPRYDDING I KUNDERESKONTRO FØR OPPSTART ALLEREDE EKSISTERENDE PURRE- OG INKASSOSAKER Eksisterende purringer Eksisterende inkassosaker OVERFØRE SAKER TIL INKASSO FØR OPPSTART PURRESERVICE GENERELLE KRITERIER FOR PURRE- OG INKASSOSAKER Kriterier for fakturaer til purring Kriterier for fakturaer til inkasso OPPLEGG AV GRUNNDATA I VISMA BUSINESS Bedriftsparametre Generell bedriftsinfo Bilagsnummerserie Bilagsart Landkoder Purre/rentebehandling Brukernavn i Visma Business Innlegging av signeringsnøkkel og autorisasjonsnummer Visma AutoCollect Visma Software AS Innhold I

4 Dersom AutoCollect skal benyttes uten AutoPay Åpne vindu 221. Kundereskontro Registrering av Dataavsender BETRAKTNINGER RUNDT KID PÅ PURRINGER Hvilke type innbetalingsavtale bør du velge på din bankkonto? Hvordan beregner Visma AutoCollect KID på faktura til purring? Hvordan sette opp riktig KID behandling rundt Visma AutoCollect? LØPENDE BRUK AV VISMA AUTOCOLLECT OPPSETT VISMA AUTOCOLLECT REGISTRERING AV INNFORDRINGSAVTALE BESKRIVELSE AV FORSLAGSVINDUET FOR PURRING/INKASSO Hva skjer når Autooverføring er slått på? Generell feltbeskrivelse av godkjenningsvinduet Beskrivelse av utvalgskriteriene i godkjenningsvinduet HVORDAN GENERERE PURRE- ELLER INKASSOOPPDRAG? Manuell godskjenning av purre- eller inkassoforslag SENDE OPPDRAG TIL VISMA COLLECTORS ANDRE VIKTIGE FUNKSJONER Hvordan fungerer purrerutinene i Visma AutoCollect? Hvordan unngå feilaktige purre- eller inkassosaker? Hva skjer etter at purre- eller inkassosaker er overført? Hvordan ser selve purreblanketten ut? Behandling av purrestopp og inkassostopp Midlertidig purrestopp eller inkassostopp Oppheving av purrestopp og inkassostopp Fanen Fakturaer med purre-/inkassostopp Fanen Overskredet midlertidig stopp INNBETALINGER I VISMA AUTOCOLLECT Hvilke innbetalingsløsning kan benyttes? Innbetaling av purringer Hva skjer dersom kunden ikke betaler etter purring? Overføring til inkasso Feilbetalinger (direktebetalinger) inkasso OPPGJØR INKASSO Bokføring av inkassooppgjør VIKTIG INFORMASJON RUNDT OPPDATERING AV RETURDATA Hvor lang tid går det før returdata på saksnummer oppdateres? Automatisk konsistenskontroll av alle oppdateringer MANUELL MATCHING OG KREDITERING Ikke tillatt med manuell matching av poster sendt til AutoCollect Eksempel på matching av åpne poster sendt til innfordring Innbetalingen er feilaktig blitt bokført uten referanse til faktura Visma AutoCollect Visma Software AS II Innhold

5 Innbetalingen er større enn fakturaen og ført uten referanse til faktura Matche kreditnota direkte mot faktura i bilagsregistreringen Generering av kreditnota i ordresystemet med referanse til faktura Avskrivning av en purret faktura som er oversendt Visma Collectors OPPSUMMERING Visma AutoCollect Visma Software AS Innhold III

6

7 INNLEDNING Om denne brukerdokumentasjonen Denne brukerdokumentasjonen omhandler kun de funksjoner i Visma Business som berører konseptet Visma AutoCollect. Det betyr at du må ha grunnleggende kjennskap til Visma Business for å kunne ha utbytte av å lese denne dokumentasjonen. Vi viser altså her kun de bilder i Visma Business som er direkte berørt av Visma AutoCollect. Vi vil i denne dokumentasjonen henvise til en del vinduer i standard Visma Business og Visma Business Regnskapsbyrå der dette er nødvendig for å få Visma AutoCollect til å virke etter forutsetningene. Alle skjermbilder som vises i denne dokumentasjonen er hentet fra Visma Business Regnskapsbyrå. Brukere av standard Visma Business kan få tilgang til de samme skjermbilder ved å ta kontakt med sin forhandler. Kurs i Visma Business Informasjon om våre kurstilbud finner du på eller ved å kontakte Visma Ajourit AS direkte. Din forhandler vil også kunne gi deg en god innføring i Visma Business, i tillegg til å kunne tilby deg en bedriftstilpasset opplæring. Hvordan komme i gang med Visma AutoCollect? For å kunne benytte Visma AutoCollect, må programmet først installeres og gjøres tilgjengelig for deg i din Visma Business eller Visma Business Regnskapsbyrå installasjon. På samme måte som AutoPay, så krever også Visma AutoCollect et tillegg i lisensnøkkelen for Visma Business. Pass på at du har mottatt den før du installerer Visma AutoCollect. Det også veldig viktig at du installerer siste tilgjengelige versjonen av programmet og at du passer på å installere den versjonen av Visma AutoCollect som hører sammen med den versjonen av Visma Business/Visma Business Regnskapsbyrå som er i bruk hos deg. Det er ikke sikkert at Visma AutoCollect støtetr alle gamle versjoner av Visma Business. Det er derfor viktig å sjekke dette på forhånd. Bruk AutoPay i kombinasjon med Visma AutoCollect Selv om det ikke teknisk eller praktisk er påkrevet, anbefaler vi allikevel sterkt at alle som skal benytte Visma AutoCollect benytter AutoPay på innbetalingssiden. Enhver god innfordringsløsning er helt avhengig av løpende oppdatering av innbetalinger. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 1

8 KID (OCR) på utgående faktura er en viktig forutsetning for rask og sikker behandling av innbetalinger. I tillegg vil vi anbefale at du setter opp innbetalingsavtalene med bank slik at du også mottar elektronisk melding om innbetalinger uten KID både mellom ulike banker og såkalte bankinterne innbetalinger uten KID (betaler og betalingsmottaker har samme bank, og kunden betaler uten KID). Dette kalles normalt Cremul Innbetaling Pluss eller egiro Innbetaling Pluss hos Nets (BBS). AutoPay en den absolutt beste løsningen som finnes for å forsikre seg at alle innbetalinger til enhver tid er oppdatert! Visma AutoCollect i kombinasjon med Visma Bankavstemming Visma AutoCollect benytter i alt 5 frie felt i kundereskontroen i Visma Business. Det er: Eksternreferanse 1 Saksnummer Innfordring i Visma AutoCollect Eksternreferanse 2 Status Innfordring i Visma AutoCollect Eksternreferanse 3 Midlertidig stopp beskrivelse i Visma AutoCollect Dato 1 Sendt til innfordring i Visma AutoCollect Dato 2 Midlertidig stopp dato i Visma AutoCollect Disse feltene kan ikke være i bruk av andre system eller på annen måte være i bruk på de klienter som skal benytte Visma AutoCollect. Visma Bankavstemming benytter de samme feltene i sin avstemmingsmodul. Avstemming av kundereskontro i Visma Bankavstemming kan derfor ikke benyttes sammen med Visma AutoCollect! Visma Bankavstemming kan imidlertid benyttes fullt ut til ordinær bankavstemming, avstemming av andre balansekonti og avstemming av leverandørkonti. Visma AutoCollect og Visma Bankavstemming vil gjensidig overskrive hverandres verdier i disse feltene uten varsel. Anbefalinger rundt Auto overføring Dersom du har krysset av for Auto overføring i innfordringsavtalen, vil all overføring av saker til purring eller inkasso skje helt automatisk. Auto overføring bør derfor bare benyttes dersom bedriften/klienten har veldig god og løpende kontroll og oppdatering av sin kundereskontro. Dette gjelder så vel oppdatering av innbetalinger, kreditering og annen manuell opprydding. Har man god kontroll så anbefaler vi Auto overføring, men uansett ikke i innkjøringsperioden. Se for øvrig beskrivelse av dette under avsnittet Innfordringsavtale nedenfor.. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 2

9 HVA ER VISMA AUTOCOLLECT? Generelt Visma AutoCollect er produktnavnet på et unikt konsept for outsourcing av den økonomiske delen av kundeoppfølgingen for en eller flere av de bedrifter (klientene) som ligger i din Visma Business installasjon. Begrepet Innfordring benyttes ofte i denne dokumentasjonen. Det er et relativt nytt ord for mange, og brukes som en fellesbetegnelse for prosessen rundt purring og inkasso. Fundamentet i konseptet Visma AutoCollect baserer seg på tett samhandling mellom Visma Software som programvareleverandør, og Visma Collectors som innfordringsselskap. AutoPay for purrig og inkasso Visma AutoCollect er på samme måte som AutoPay bygd rundt idéen om den Elektroniske motorvei. For lettere å billedgjøre dette har vi nå ofte valgt å kalle løsningen for AutoPay for purring og inkasso. Hele idéen med konseptet er altså å automatisere innfordringsprosessen for den enkelte bedrift og den enkelte medarbeider så mye at alle kan benytte det uten spesialkompetanse. Det overordnede målet med løsningen er nemlig å redusere utestående fordringer og dermed forbedre likviditeten og redusere tap på fordringer uten bruk av egne ressurser. Forutsetningen for å kunne benytte Visma AutoCollect er at du benytter Visma Business/Visma Business Regnskapsbyrå som økonomisystem. Visma AutoCollect i kombinasjon med Visma Collectors tar derfor hånd om det meste som man i tradisjonelle løsninger må passe på og følge opp manuelt selv. Helautomatisert innfordringsprosess På neste side ser du et bilde av hvordan Den elektroniske motorvei mellom den enkelte klient/firma i Visma Business og Visma Collectors fungerer. Uansett hvor Visma Business fysisk er installert så vil Visma AutoCollect gjennom det avanserte veikrysset som vi her også har valgt å kalle Nettskyen, sørge for løpende kommunikasjon mellom Visma Business og Visma Collectors. Dette er altså en firefelts motorvei hvor dataflyten går like automatisk begge veier! Visma AutoCollect Visma Software AS Side 3

10 Visma Business er sjef og master i prosessen I alle andre løsninger hvor man outsourcer purring til et purre-/inkassoselskap, så løses det ved å operere med dobbel reskontro. Det betyr som regel at kreditor løpende oversender sine fakturajournaler til purreselskapet og i tillegg splitter OCR fil fra bank slik at innbetalingsinformasjonen sendes både til kreditor og til purreselskapet for oppdatering. Man sitter altså da og oppdaterer samme reskontro to ulike steder i to ulike databaser og purringene skjer da på grunnlag av purreselskapets reskontro. Dette skaper etter hvert alltid problemer, ikke minst når man må føre manuelle innbetalinger, håndtere kreditota eller gjøre manuelle korrigeringer av andre grunner. Det er svært utfordrende og tidkrevende å passe på å gjøre dette likt begge steder. Derfor gjør vi det ikke slik i Visma AutoCollect! I Visma AutoCollect er det kun en reskontro og den ligger i Visma Business. Visma Business er sjef i prosessen og sender kun informasjon til Visma Collectors over fakturaer som skal purres eller som er klar for inkasso (kun dersom ikke purreservice benyttes). Det betyr at innbetalingene går bare ett sted og føres bare på ett sted. Alle manuelle innbetalinger, korrigeringer og krediteringer skjer også bare ett sted nemlig i Visma Business. Visma Collectors gjør rett og slett bare det de får beskjed om fra Visma Business gjennom Visma AutoCollect! Dette er et fundamentalt annet konsept enn alle andre tilsvarende løsninger i markedet, men det fordrer allikevel at reskontoren i Visma Business er løpende oppdatert og korrekt. Dette er dog det samme enten man purrer selv eller via en outsourcet tjeneste. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 4

11 Viktig forutsetning for bruk av Visma AutoCollect Avstemming av kunder via Bank-X (Visma Bank) kan ikke benyttes! Z Data avstemming (Visma Bank) og Visma AutoCollect benytter dessverre noen av de samme frie felt i åpne post på kunder for å lagre data. Dette gjelder følgende felt: Ekstern referanse 1 Saksnummer innfordring i Visma AutoCollect. Ekstern referanse 2 Satus innfordring i Visma AutoCollect. Ekstern referanse 3 Midlertidig stopp beskrivelse i Visma AutoCollect. Dato 2 Sendt til innfordring i Visma AutoCollect Dato 2 Midlertidig stoppdato i Visma AutoCollect Det betyr at du ikke kan benytte Z Data avstemming for kunder på klienter i Visma Business der Visma AutoCollect skal benyttes (NB!)! KID på faktura må spille på lag med innbetalingssystemet! Vi viser her til kapittelet Innbetalinger i Visma AutoCollect lenger bak i denne dokumentasjonen. Konklusjonen i det kapittelet er at man ikke kan benytte Visma AutoCollect med mindre klientens fakturaringsystemet er i stand til å fakturere med KID. Denne KID må også spille på lag både med innbetalingsystsmet i Visma Business (for eksempel AutoPay) og med Visma AutoCollect sin egen generering av KID. Dersom dette ikke henger i hop, kan ikke Visma AutoCollect benyttes (NB!)! Visma AutoCollect Visma Software AS Side 5

12 Hvilke elementer består løsningen av? Visma AutoCollect er et konsept som krever at mange elementer må være på plass og spille sammen for at prosessene skal komme i gang og spille på lag : Lisensnøkkel for Visma Business Visma AutoCollect kjøpes via din forhandler og lisensieres på vanlig måte av Visma Software. Dette betyr at Visma AutoCollect først må kjøpes slik at du kan motta ny lisensnøkkel for Visma Business/Visma Business Regnskapsbyrå for du kan komme i gang. Innfordringskomponent På samme måte som AutoPay finnes det også en komponent (dll) for Visma AutoCollect som må installeres lokalt under Visma Business for å kunne kjøre løsningen. Etter hvert som nye versjoner av Visma Business lanseres, må også Visma AutoCollect oppgraderes. Det er en meget enkel sak som stort sett består i å kopiere inn ny komponent (dll) under programområde for Visma Business som erstatning for den gamle komponenten. For å få dette til må alle være logget ut av Visma Business og Windows servicen BigWinService må stoppes. Pass på at du starter den opp igjen umiddelbart etterpå! Komponenten Visma AutoCollect må også være registrert i filen BigComponents.xml for at den skal bli aktivert ved pålogging til Visma Business. Dette skjer normalt automatisk når Visma AutoCollect installeres via ordinær setup for programmet. Nedenfor ser du et eksempel på hvordan filen BigComponents.xml kan se ut på en installasjon med både Visma Business Regnskapsbyrå, AutoPay og Visma AutoCollect: Visma AutoCollect Visma Software AS Side 6

13 Merk: Husk at når du installerer Visma AutoCollect så må du samtidig også legge inn ny lisensnøkkel for Visma Business som tillater bruk av Visma AutoCollect. Din forhandler hjelper deg med å få dette på plass. Abonnentavtale AutoPay/Visma AutoCollect For å starte med Visma AutoCollect må du først tegne en abonnentavtale med Visma Software AS om bruk av Den Elektroniske Motorvei. Denne avtalen tegnes en gang mellom eieren av lisensen for Visma Business og Visma Software og gjelder da for alle bedrifter/klienter som kjøres gjennom aktuell lisens. Dersom du allerede benytter AutoPay, så er denne avtalen allerede på plass. Hvis ikke må avtalen signeres og sendes til Visma Software AS i underskrevet stand før du kan motta signaturnøkler og Autorisasjonsnummer for Den Elektroniske Motorvei. Windows service For at Visma AutoCollect skal kunne fungere, må det være installert et program som sørger for at alle de automatiske prosessene som skal utføres blir gjort uten at noen må passe på at det skjer. I Windows verden kalles slike program for en Windows service. AutoPay og Visma AutoCollect har en felles Windows service, kalt BigWinSerice som gjør denne jobben. Dersom AutoPay allerede er installert skal derfor ikke BigWinService installeres på nytt. Skjermbilder tilpasset Visma AutoCollect Det er kun ett skjermbilde i Visma Business som må være tilpasset Visma AutoCollect. I Visma Business Regnskapsbyrå har vi valgt å gjøre dette i vindu 221. Kundereskontro. Under fanen Visma AutoCollect er det her tilrettelagt faner for de ulike stegene i innfordringsprosessen. I tillegg er det designet en egen knapp som gir tilgang til oppsettsbildet for Visma AutoCollect. Merk! Alle som skal benytte Visma AutoCollect trenger denne knappen for å kunne benytte løsningen! Knappen har følgende GUID som må designes dersom man skal gjøre det selv og ikke ønsker å bruke det allerede tilpassede vinduet nedenfor. (Se pil mot bildet nedenfor og knappen innenfor bildet): { F-F7BF-4769-A10F-40815C2986E7} Visma AutoCollect Visma Software AS Side 7

14 Merk: For å kunne starte en rutine på denne måten, så må du som bruker i Visma Business har tilgang til funksjonen Start behandling. Visma Business Regnskapsbyrå: I Visma Business Regnskapsbyrå er altså vindu 221. Kundereskontro fullt og helt tilpasset Visma AutoCollect fra og med versjon (se vinduet ovenfor). Visma AutoCollect Visma Software AS Side 8

15 Alle som kjører tidligere versjoner av Visma Business Regnskapsbyrå kan enten oppgradere til siste versjon eller importere vindu 221. Kundereskontro manuelt og lagre det som egendefinert vindu inntil man oppgraderer. Når så skjer, kan det egendefinerte vinduet slettes. Du vil få tilsendt dette vinduet kostnadsfritt ved henvendelse til din forhandler. Standard Visma Business I standard Visma Business er det ingen vindu som er tilpasset Visma AutoCollect. Vi anbefaler derfor at du tar kontakt med din forhandler og ber om å få tilsendt vindu 221. Kundereskontro fra Visma Business Regnskapsbyrå eller nyere versjon. Du kan da importere dette vinduet, sjekke om det kan erstatte ditt tilsvarende originale vindu eller legge det opp som et alternativt vindu. Dette vinduet får du tilsendt kostnadsfritt ved henvendelse til din forhandler. Innfordringsavtale med Visma Collectors For å kunne starte med Visma AutoCollect på en bedrift (klient) i Visma Business, så kreves det en Innfordringsavtale mellom den enkelte bedrift (klient) og Visma Collectors. Dette innebærer bl.a. at man mottar et kundenummer fra Visma Collectors som man i neste omgang registrerer i avtalevinduet for Visma AutoCollect inne i Visma Business for hver enkelt klient som skal benytte løsningen. Regnskapskontor kan tegne en generell avtale med Visma Collectors på vegne av alle sine klienter for å forenkle prosessen. Da trenger man kun en forenklet prosedyre for å få registrert nye klienter for Visma AutoCollect hos Visma Collectors. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 9

16 FUNKSJONSBESKRIVELSE INNFORDRING Opprydding i kundereskontro før oppstart Før du starter opp med Visma AutoCollect, er det viktig å understreke at kundereskontroen må være ryddet og alle eksisterende purre- og inkassosaker som ikke sj\kal overføres til Visma Collectors må være merket på forskriftsmessig måte i Visma Business. Se nedenfor. Allerede eksisterende purre- og inkassosaker Eksisterende purringer Når du starter opp med Visma AutoCollect og har valgt å benytte purreservice (se vedlikehold av innfordringsavtale nedenfor) i tillegg til inkassoservice, så må du gå gjennom dine eksisterende åpne kundeposter og påse at alle poster som ikke skal oversender til Visma Collectors er merket riktig. Følgende poster vil ikke bli oversendt til purring: 1. Fakturaer som er purret på vanlig måte gjennom Visma Business vil være merket med verdi i feltet Antall purringer. Er det tilfelle, vil fakturaene ikke bli overført til Visma AutoCollect. 2. Fakturaer som er merket med verdi 1= Purrefritak i feltet Purrefritak vil heller ikke bli overført til purring. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 10

17 Dersom du ønsker å holde andre faktura utenfor før du starter med Visma AutoCollect, må du derfor enten sette verdi i feltet Antall purringer dersom fakturaene er purret manuelt utenfor Visma Business, eller sette verdi = 1 Unntas for purring i feltet Purrefritak på eventuelt andre faktura som du ønsker å holde borte fra Visma AutoCollect. Eksisterende inkassosaker Dersom du har fakturaer til inkasso når du starter opp med Visma AutoCollect, så kan det være ulike måter du kan ha valgt å merke disse fakturaene på i Visma Business. Hvordan du skal forholde deg til dette ved overgang til Visma AutoCollect avhenger av hvilke tjeneste du har valgt (se vedlikehold av innfordringsavtale nedenfor): 1. Du har valgt å benytte purreservice i Visma AutoCollect. Da er det kun fakturaer til purring som vil bli overført til Visma Collectors og ingen inkassosaker. Inkassosaker blir i slike tilfeller resultat av purreprosessen internt i Visma Collectors sine systemer. Det betyr at du må passe på at eksisterende fakturaer som er til inkasso er merket i henhold til avsnittet Eksisterende purringer ovenfor. 2. Du har valgt kun å benytte inkassoservice i Visma AutoCollect. Dette betyr at purring skal kjøres i Visma Business og kun poster som er klar for inkasso skal oversendes Visma Collectors. Visma AutoCollect vil da unnta poster for inkasso dersom følgende kriterier er oppfylt: a. Feltet Transstatus har verdien for Overført til inkasso på. b. Feltet Purrestatus på den åpne fakturaposten har verdien 2 = Unntas inkasso. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 11

18 Det er altså viktig at eksisterende faktura som ikke skal være med inn til Visma Collectors enten det gjelder purresaker eller rene inkassosaker må merkes som angitt ovenfor før Visma AutoCollect kjøres i gang. Overføre saker til inkasso før oppstart purreservice Dersom purreservice er aktivert i Visma AutoCollect, vil ingen faktura overføres direkte fra Visma Business til inkasso hos Vismas Collectors. Fakturaene vil da alltid først bli overført som purresaker deretter i neste omgang eventuelt ende opp som inkassosaker i Visma Collectors sine systemer. I forbindelse med oppryding av kundereskontro forut for oppstart av Visma AutoCollect der både purreservice og inkasso skal benyttes, får vi ofte spørsmål om det er mulig å overføre saker direkte til inkasso før man starter opp med purreservice. Svaret på dette er ja. Du må da gjennom følgende trinn for å få det til: 1. Rydd opp i kunderskontroen som beskrevet ovenfor. 2. Registrer innfordringsavtalen uten avkryssing for Purreservice. (Se rød pil nedenfor) 3. Sett inn riktig verdi i feltet Antall purringer på aktuelle fakturaer i henhold til verdi i feltet Antall purringer før inkasso i innfordringsavtalen. (Se rød pil nedenfor) 4. Sett inn dato for Sist purret som er lenger tilbake enn Antall dager før inkasso i innfordringsavtalen. (Se rød pil nedenfor) 5. Kjør inkassoforslag og godkjenn det. 6. Kryss deretter av for Purreservice i avtalebildet i Visma AutoCollect. Fra nå av er det bare fakturaer til purring som overføres til Visma Collectors. Se forstørret bilde av aktuell del av hele bildet for innfordringasvtale nedenfor. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 12

19 Se for øvrig detaljert beskrivelse av hvordan innfordringsavtalen fylles nedenfor under avsnittet Registrering av innfordringsavtale. Generelle kriterier for purre- og inkassosaker Nedenfor lister vi opp hva som skal til for at en faktura oversendes Visma Collectors for purring og inkasso: Kriterier for fakturaer til purring Følgende kriterier må være tilstede for at en faktura skal bli foreslått som purresak. (Kun aktuelt dersom feltet Purreservice på klientens innfordringsavtale i Visma AutoCollect er slått på haket av): Forfallsdato passert I tillegg må også antall løpedager utover forfall være overskredet (angitt i landtabellen i Visma Business) Restbeløpet på fakturaen må være positivt og større enn minstebeløp for purring (angitt i Purretabellen under Bedriftsparametre) Feltet Transstatus på fakturaen skal ikke ha verdien Overført til inkasso på. Verdien i feltet Purrefritak på fakturaen skal være forskjellig fra 1 (som betyr Fritas for purring ). Feltet Antall purringer = 0. Det betyr at posten ikke er purret tidligere via standard Visma Business funksjonalitet. Feltet Kontrollstatus = 0. Kriterier for fakturaer til inkasso Følgende kriterier må være tilstede for at en faktura skal bli blir foreslått oversendt til inkasso. (Kun aktuelt dersom feltet Purreservice på klientens innfordringsavtale i Visma AutoCollect er slått av): Fakturaen MÅ være purret med Inkassovarsel Antall purringer større eller lik verdien for maks antall purringer før inkasso Dette er angitt i avtalebildet for Visma AutoCollect for hver enkelt klient eller hentes fra Bedriftsparametre, Reskontro, Purre/rentebehandling, fane purrebrev nederst. Antall linjer her er det antall brev som går ut. Restbeløp på fakturaen må være større enn minstebeløp for inkasso (oppgitt avtalebilder for Visma AutoCollect på hver enkelt klient). Dersom flere faktura pr. sak er det restbeløpet på saken (dvs faktura - åpne betalinger - kreditnota) som sjekkes mot minstebeløp Feltet Transstatus på fakturaen skal ikke ha verdien Overført til inkasso slått på. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 13

20 Verdien i feltet Purrefritak på fakturaen skal være forskjellig fra 2 (som betyr Fritas for inkasso ). Purreutskriftsdato er eldre enn dagens dato pluss det antall løpedager før inkasso som er spesifisert i innfordringsavtalen for hver enkelt klient. Rentefaktura blir ekskludert ved overføring til inkasso. Dette på grunn av at renter alltid beregnes på nytt ved utsendelese av inkassokrav. Systemet klarer å sile ut disse postene på grunnlag av de åpne fakturapostenes bilagsart kontrollert mot angitt bilagsart for rentefaktura som er registrert i innfordringsavtalen for hver enkelt klient. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 14

21 Opplegg av grunndata i Visma Business For å komme i gang med Visma AutoCollect må, i tillegg til hva som er beskrevet ovenfor når det gjelder den enkelte fakturapost, også en del generelle parametreopplysninger i Visma Business registreres. Nedenfor lister vi opp de skjermbilder du må innom for å få dette på plass: Bedriftsparametre Generell bedriftsinfo Legg inn bedriftens/klientens Organisasjonsnummer og bankkontonummer. Bilagsnummerserie Merk! I malfirma for Visma Business Regnskapsbyrå fra og med er bilagsnummerserie 198 Oppgjør inkasso Visma AutoCollect med anbefalt bilagsnummerering lagt inn som standard. Dette er gjort i malfirma Norfirm.txt, Norfirm_privat.txt og Norfirm_VSO.txt. Opprett derfor bilagsnummerserie 198 Oppgjør inkasso Visma AutoCollect i vinduet nedenfor dersom den ikke finnes fra før. Du velger selvsagt selv hvilke bilagsnummerintervall Visma AutoCollect Visma Software AS Side 15

22 som skal benyttes, men vi anbefaler at du velger det vi har valgt i standard malfirma for Visma Business Regnskapsbyrå, nemlig til Dette selvsagt kun dersom denne ikke er i bruk fra før. Dersom det er andre nummerserier som ikke er i bruk som overlapper dette, så bør du justere denne slik at ingen serier overlapper hverandre. Bilagsart Merk! I malfirma for Visma Business Regnskapsbyrå fra og med er bilagsarter tilpasset Visma AutoCollect lagt inn som standard. Dette er gjort i malfirma Norfirm.txt, Norfirm_privat.txt og Norfirm_VSO.txt. Dersom du ikke allerede har disse bilagsarter på plass, anbefaler vi derfor at du oppretter følgende arter identisk med bilagsart 1 Bank: 198 Inkassooppgjør Korrigering Visma AutoCollect Disse artene har helt spesielle funksjoner i Visma AutoCollect og må ikke brukes i annen sammenheng enn de er ment for. Bilagsart 198 skal kun benyttes av Visma AutoCollect ved automatisk bokføring av inkassooppgjør. Bilagsart 199 skal kun benyttes på innbetalinger på purre- eller inkassosaker som av en eller annen grunn ikke skal rapporteres til Visma Collectors. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 16

23 Bilagsart 198 og 199 opprettes som vist i vinduet nedenfor: Bilagsart renter: Denne bilagsart benyttes kun dersom avtalen kun er en inkassoavtale, men systemet krever uansett at den blir utfylt. Normalt eksisterer denne arten i alle klienter. Hvis ikke må den legges opp. Rentenota skal ikke være en del av et inkassokrav. Derfor skal ikke eventuelle rentefaktura overføres til inkasso. Landkoder Her legger du inn riktig antall løpedager eller respittdager som det ofte kalles. For hver enkelt landkode som du har kunder knyttet opp mot. For de fleste vil det derfor være landkode 47 Norge som først og fremst må legges opp. Løpedagene bestemmer hvor lang tid det skal gå utover forfall før en faktura skal oppfattes som missligholdt og derved kunne purres i Visma Business. Det samme feltet benyttes også av Visma AutoCollect for å beregne om en faktura er moden for overføring til purring. (Dersom purreservice skal benyttes). Her legger du inn det antall dager som du mener er nødvendig for å ta høyde for normal forsinkelse hos dine kunder. Du må her også ta høyde for egne rutiner og hvor à jour du til enhver tid er med dine innbetalinger. Det er derfor veldig viktig at dette parameteret settes riktig ikke for høyt og ikke for lavt. Du må selvsagt unngå at feilaktige purringer blir sendt ut på betalte poster, men du kan heller ikke vente for lenge med å purre forfalte poster. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 17

24 Verdien i dette feltet bør normalt ikke settes lavere enn 5 dager med mindre du mener det er spesielle grunner for å gjøre det akkurat i ditt tilfelle. Ellers finnes det regler for hvor lang tid etter forfall det skal gå før det er tillatt å purre med purregebyr. Man kan derfor bruke dette feltet til å styre det. Purre/rentebehandling Her er det to viktige parametre som må på plass avhengig av hvilke tjeneste du har valgt å benytte deg av på aktuell bedrift/klient: Purreservice skal benyttes. Du må da passe på å legge inn riktig verdi i feltet Minste purrebeløp på purrebrev 1. Verdien i dette feltet vil bestemme minstebeløp på faktura som skal overføres Visma Collectors for purring. Kun Inkassoservice skal benyttes. Du må da passe på at antall purrebrev er satt riktig. Det purrebrev som er inkassovarsel må alltid være det siste purrebrevet som ligger i vinduet. Dersom det ligger et eller flere ekstra purrebrev etter det du har definert som inkassovarsel, så vil ikke den automatiske overføringen av inkassosaker fra Visma Business til Visma Collectors skje på riktig tidspunkt. Visma Collectors anbefaler som regel bare en purring før inkasso. Det betyr i så fall at purring nummer 1 både er førstegangspurring og inkassovarsel. Teksten på purringen må da klart gi beskjed om at dette er første og eneste purring, og det må da altså heller ikke finnes noe purring nummer 2 i skjermbildet på aktuell klient. Visma AutoCollect Visma Software AS Side 18