MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Sak. 22/10 IKT statusrapport november /10 Økonomisk rapportering november 2010

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Møtested: Møterom St. Olav Eiendom, Elgeseter gt 10. Møtedato: , kl 12:00-15:00 Sak 22/10 IKT statusrapport november 2010 SAKSLISTE 23/10 Økonomisk rapportering november /10 Kjøp av tjeneste som kunstforvalter 25/10 Adgangskontroll - konsesjon og policy 27/10 Status reklamasjonshåndtering 28/10 Godkjenning av møteprotokoll Orienteringssaker: - Bygningsmessig status - Skiltkonsept og info til besøkende - Samordningsavtalen

2 Sak 22/10 Sak 22/10 IKT statusrapport november 2010 Saksbehandler: Trond Grimstad Arkivsaksnr.: 10/1145 Arkiv: 025 Innstilling Saken tas til orientering.

3 VEDLEGG - IKT statusrapport november 2010 Sak 22/10

4 Arkivref. Dato Side 1 IKT-gruppen STATUSRAPPORT for perioden september november 2010 Til: Sameiestyret Dato: Merknad: Fra: Kopi: Vedlegg: IKT-gruppen Mats Hobber Administrativt Det har i perioden blitt avholdt 2 møter i IKT-gruppen og behandlet 13 saker. Strategiforum(ledelsesnivå mellom leverandører og kunder) ble avholdt Ny Key Account Manager hos EDB er Ulf Dahl Ryen Prosess for vurdering av driftsavtale etter juni 2012 er satt i gang. Ekstern konsulent er engasjert Det er ønskelig at Siri Berg, som er avdelingsleder for tjenesteutvikling hos Hemit, kommer inn som nytt medlem i IKT-gruppen. IKT-gruppen ber sameiestyret om samtykke til en slik endring. Økonomi Det er gjennomført forhandlinger med leverandøren med bakgrunn i framsatt krav om fakturering av Hemit for aktivering av nettverksuttak (patching). Det ble samtidig forhandlet om kostnadsnivå og oppstart av drift og vedlikehold på tjenestene ID-manager og AGV- Admin Det ble også foretatt avklaring i en uenighet om definisjon av om distribusjonssvitsjer tilhører kjernenett eller kant (ulikt SLA nivå og sanksjoner). Konklusjonen er at det ikke vil bli fakturert for patching i framtida og distribusjonssvitsjene blir definert som tilhørende kjernenettet. Det er hittil i år beregnet en kompensasjon for brudd på SLA fra leverandøren på ca kr 1, 3 mill for drift (tall for november forligger ikke) og kr på bestillinger/henvendelser Bonus for feilfri drift i perioden utbetales til leverandøren for oktober med kr Totalt i år er utbetalt bonus på kr ,- Drift Leveransekvaliteten på drift har vært stort sett tilfredsstillende i denne perioden. I oktober ble det levert avtalt opptid på alle tjenester og bonus er utbetalt. I september var det en feil knyttet til personsøkertjenesten som medførte nedtid og brudd på SLA. IKT-gruppen statusrapport september - november 2010.doc

5 Arkivref. Dato Side 2 Bestillinger (tilleggsarbeid) leveres tilnærmet i henhold til avtalte leveringsfrister med noen få avvik. Det er oppnådd en betydelig forbedring i leveransen på telefonitjenestene som tidligere har hatt de største problemene. Forvaltning Det er bestilt oppgradering av telefonsentralløsningen(call Manager) til en kostnad på ca 6 mill. Detaljplanlegging igangsatt og arbeidet skal ferdigstillelse første halvår neste år. Det er også avtalt oppstart av serverkonsolidering, dvs overgang til virtuelle servere for de fysiske servere som er moden for utskifting. Det er avtalt at Hemits eksisterende plattform for dette skal benyttes i stedet for å investere i en ny parallell løsning. Detaljplanlegging og tekniske avklaringer mellom Hemit og EDB i startet. IKT-gruppen statusrapport september - november 2010.doc

6 Sak 23/10 Sak 23/10 Økonomisk rapportering november 2010 Saksbehandler: Kjell-Ivar Svaan Arkivsaksnr.: 10/2769 Arkiv: 025 Innstilling Sameiestyret tar økonomirapport per til orientering.

7 VEDLEGG - Sameieregnskap per Kommentarer til regnskap Sak 23/10

8 Sameieregnskap for bygg TOTAL detaljert regnskap spesifisert per eier Hele sameiet Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

9 Sameieregnskap for bygg 130 detaljert regnskap spesifisert per eier Nevro Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

10 Sameieregnskap for bygg 230 detaljert regnskap spesifisert per eier Laboratorie Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

11 Sameieregnskap for bygg 240 detaljert regnskap spesifisert per eier Kvinne-Barn Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

12 Sameieregnskap for bygg 320 detaljert regnskap spesifisert per eier 1902-bygget Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

13 Sameieregnskap for bygg 330 detaljert regnskap spesifisert per eier Forsyningssenteret Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

14 Sameieregnskap for bygg 430 detaljert regnskap spesifisert per eier Gastro Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

15 Sameieregnskap for bygg 310 detaljert regnskap spesifisert per eier Bevegelse Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

16 Sameieregnskap for bygg 340 detaljert regnskap spesifisert per eier Akutt, Hjerte, Lunge Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

17 Sameieregnskap for bygg 999 detaljert regnskap spesifisert per eier Sameiet felles Status periode: November Alle beløp i 1000 NOK St. Olavs andel NTNU's andel TOTALT Hittil i år Hittil i år Hittil i år TOTALT Hele året Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Prognose Budsjett Avvik 1431 Løpende drift Renhold Energi Vann og avløp Avfallshåndtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Sum felleskostnader Planlagt vedlikehold Utskiftinger Utendørs Diverse Sum vedlikeholdskostnader Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Diverse Sum forvaltningskostnader Brukerkost./Indre vedl IKT Sum brukerkostnader Sum driftskostnader

18 Sameieregnskap pr Forklaringer til avvik: 1. Løpende drift. Regnskapsføringen følger driftsavtalen som er inngått med St. Olavs Driftsservice. Mindreforbruk hittil i år er 0, 5 mill kr. Prognose viser et mindreforbruk på 0,1 mill kr. 2. Energi Energileveransene omfatter strøm, fjernvarme og fjernkjøling. Bygg i fase 2 har et mindre forbruk enn forutsatt, bl.a. som følge av gradvis innflytting. Mindreforbruk hittil i år er 3,3 mill. kr. Prognose viser et mindreforbruk på 2,9 mill kr. 3. Vann og avløp/avfallshåndtering Disse postene ses i sammenheng. Merforbruk hittil i år er 0, 3 mill. kr. Prognose settes lik budsjett. 4. Vedlikehold. Opprinnelig budsjettforslag er 18,2 mill kr. Flere tiltak er forskjøvet i tid. Som eksempel kan nevnes utskifting av batterier (UPS). Utstyrets levetid viser seg å være lengre enn det som framgår av mottatt FDV-dokumentasjon. Det er bestilt oppdrag for ca. 13,5 mill. kr. Mindreforbruk hittil i år er 11 mill. kr. Prognose indikerer et mindreforbruk på 5,6 mill kr. 5. Forsikring. For mye betalt premie i 2009 er godskrevet i Mindreforbruk hittil i år er 0,8 mill. kr. Prognose viser et mindreforbruk på 0,8 mill kr 6. Administrasjon Omfatter bl.a. driftsavtalens post til forvaltning (internkontroll, oppdatering av FDVdokumentasjon og FDV-system). St. Olav Eiendoms kostnader belastes netto uten påslag etter medgått tid jfr forvaltningsavtalen. Mindreforbruk hittil i år er 1,5 mill. kr. Prognose viser et mindreforbruk på 1,2 mill kr 7. IKT Revidert avtale mellom NTNU og St. Olavs Hospital om kostnadsfordeling er inngått Det er mottatt 2,1 mill kr som kompensasjon for manglende oppfyllelse av avtale. Mindreforbruk hittil i år er 2,7 mill. kr. Prognose viser et mindreforbruk på 2,1 mill kr

19 Sak 24/10 Sak 24/10 Kjøp av tjeneste som kunstforvalter Saksbehandler: Mats Hobber Arkivsaksnr.: 10/9339 Arkiv: 035 Innstilling Sameiestyret vedtar å kjøpe tjeneste som kunstforvalter tilsvarende en stillingsandel på 20 % til forvaltning av kunst ved det nye universitetssykehuset. Avtale om dette inngås med St. Olav Driftsservice som et tillegg til inngått driftsavtale. Kunstforvalter forholder seg til Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking og rapporterer til sameiet via St. Olav Eiendom. Det innarbeides et vedlikeholdsbudsjett for kunst, tilsvarende 0,5 % av kunstens verdi til enhver tid, innenfor eksisterende budsjettramme.

20 Sak 24/10 VEDLEGG - Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking BAKGRUNN I forbindelse med overtakelse av det nye Universitetssykehuset har Sameiet overtatt betydelige mengder kunst. Det er nå behov for en stillingsandel som kan forvalte denne kunsten og fremtidige installasjoner av kunst på en ryddig måte. Frem til nå har Driftsservice tatt på seg dette ansvaret og har håndtert kunstforvaltningen på en svært tilfredsstillende måte uten at dette har blitt kompensert særskilt. Dette er de nå ikke villige til å fortsette med, og har lagt ansvaret over til St. Olav Eiendom. FAKTISKE OPPLYSNINGER Helsebygg ved Sjefarkitekt Ragnhild Aslaksen har i samarbeid med St. Olavs Driftsservice ved Tor Åsmund Evjen utarbeidet Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking. Dette beskriver på en grundig måte omfanget av kunst ved sykehuset og synliggjør behovet for en ressurs til å ta hånd om en ansvarlig forvaltning av kunsten. Ved prosjektets avslutning vil kunstsamlingen tilsvare investeringer på opp mot 60 mill. kr. Omkring 60 % av dette inngår som en integrert del av bygningsmassen og utearealene. Det vil si at sameiet St. Olavs H. / NTNU disponerer løskunst til en verdi av ca mill kr. I tillegg til dette kommer kunsten som St. Olavs Hospital eide fra før. Vedlagt skriv Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking foreslår at vedlikeholdsbehovet for kunsten bør tilsvare om lag 0,5 % av verdien, dvs. om lag kr ,- DRØFTING For å ivareta eksisterende kunst kreves engasjement, ryddighet og forståelse for viktigheten med å ivareta denne delen av sykehusets miljø. Arbeidet som driftsservice har utført til nå gjenspeiler denne kompetansen. St. Olav eiendom foreslår derfor at St. Olavs driftsservice honoreres for en slik stillingsandel som et særskilt tillegg til driftsavtalen, tilsvarende en stillingsandel på 20 %. Det bør i tillegg settes av midler til vedlikehold som foreslått. St. Olavs Hospital og NTNU bør utpeke en person hver som kunstforvalterens kontaktpunkt i forhold til kunstspørsmål og sammen med kunstforvalter kan være en gruppe for avklaring av kunstsspørsmål og gi partene innsyn i utøvelsen av kunstforvalterens rolle. ØKONOMISKE KONSEKVENSER Midler til vedlikehold: kr ,- Kjøp av tjeneste som kunstforvalter: kr ,- Totalt: kr ,- For 2011 dekkes dette ved innarbeidelse innenfor tidligere vedtatt budsjettramme (sak 13/10)

21 Sak 24/10 KONKLUSJON Sameiestyret vedtar å kjøpe tjeneste som kunstforvalter tilsvarende en stillingsandel på 20 % til forvaltning av kunst ved det nye universitetssykehuset. Avtale om dette inngås med St. Olav Driftsservice som et tillegg til inngått driftsavtale. Kunstforvalter forholder seg til Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking og rapporterer til sameiet via St. Olav Eiendom. Det innarbeides et vedlikeholdsbudsjett for kunst, tilsvarende 0,5 % av kunstens verdi til enhver tid, innenfor eksisterende budsjettramme.

22 Notat Sak Kunstsamlingen ved St. Olavs Hospital Utarbeidet av Ragnhild Aslaksen Til Åge Lien /Sameiet St. Olavs Hospital Dato Kopi Utsmykkingsutvalget Vedlegg Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking Kunst og utsmykking ved St. Olavs Hospital plan og prosedyrer for hold og vedlikehold Hensikten med dette notatet er å lage en kortfattet oversikt over kunst og utsmykking ved St. Olavs Hospital, og å samle og konkretisere prosedyrer for hvordan kunsten skal behandles og vedlikeholdes. Notatet inneholder også forslag til hvor ansvar for hold og vedlikehold kan plasseres i organisasjonen. Kort beskrivelse av kunstsamlingen på St. Olav Hospital Kunstsamlingen består av integrerte (bygning, sted) og innkjøpte kunstverk (løskunst), og omfatter alle verk som er tilført St. Olavs Hospital parallelt med og integrert i sykehusutbyggingen. Samlingen omfatter også kunstverk (gjenbruk) som var registrert av Sør Trøndelag Fylkeskommune i det gamle regionssykehuset, og har fått ny plassering i de nye sykehusbyggene. Enkelte kunstgaver går også, etter avtale med mottaker og etter kunstfaglig kvalitetsvurdering, inn som del av kunstsamlingen. Kunstsamlingen er etter norsk målestokk svært omfattende. Dette skyldes primært at det i planleggingsprosessen kom frem sterke ønsker fra pasienter og ansatte om å få kunstsamlingen mest mulig integrert i kliniske funksjoner: mest mulig kunst der vi arbeider og oppholder oss. Kunsten er brukt aktivt for å heve kvaliteten i de fysiske omgivelsene, gjerne der det trengs mest, i pasientområdene. Ønsket om høy andel av kunst i kliniske områder har ført til et stort antall verk, de fleste i kategori (se illustrasjon 1) Bilder i glass og ramme. Pasienter og ansatte har vært aktivt medvirkende til valg av områder for utsmykking/kunst, valg av type kunst, og godkjenning av de enkelte integrerte verkene. Ansatte representant fra St. Olav Driftservice har deltatt i alle utsmykkingskomiteer for å ivareta driftsmessige hensyn i valg og utførelse av kunstverkene. Verdi Ved prosjektets avslutning vil kunstsamlingen tilsvare investeringer på opp mot 60 mill. kr. Omkring 60 % av dette inngår som en integrert del av bygningsmassen og utearealene. Det vil si at St. Olav disponerer løskunst til en verdi av ca mill kr Plassering av kunsten De områdene som har fått kunst/utsmykking i de enkelte senter er generelt: Vestibyle / inngangsparti Restaurant Prioriterte møterom og auditorier Alle venteområder Alle pasientrom Samtalerom Spiserom pasient Pauserom (personale) I tillegg til disse områdene er det tilført en mengde kunst integrert i fasader, interiør og uteanlegg. Utsmykkingene er typisk plassert slik at de søker å tydeliggjøre og dominere omgivelsene, f. eks ved plassering av kunst på fondvegger og langs gangsoner/fasader, og/eller som orienterende elementer f. eks ved heis/trapp eller tverrgående korridorer. Det er lagt stor vekt på både plassering og valg av kunst Arkiv: Vår ref: Side 1 av 8 SK:

23 som spiller sammen med interiør og funksjon. Omvendt kan vi si at kunsten noen steder er plassert for å unngå rot og uorden. Bakgrunn for estetisk utforming og utsmykking i nye st. Olavs Hospital er redergjort for i Veileder for orden og trivsel, vedtatt av sameiestyret (link) Guider til kunsten Kunstbøkene Guide til kunsten ved st. Olavs Hospital: Kvinne- Barn senteret, Laboratoriesenteret, Nevrosenteret og for fase to: Akutten og Hjerte- Lunge- senteret, Bevegelsesenteret,Gastrosenteret 1902-bygget og Sykehusetparken, forklarer prosessen bak utsmykkingsplanene og de enkelte utsmykkingene i fase 1, i tillegg til en beskrivelse av de viktigste utsmykkingene. Det vil bli utarbeidet tilsvarende bøker for fase 2, bøkene er utformet som en guide til kunsten i det enkelte senter. Det planlegges også for en kunstportal som kan knyttes til intranettet ved st. Olav. Registrering Alle kunstverk (med unntak av enkelte bygningsintegrerte) er registrert manuelt og digitalt i Lydia Kunst. Gjenbrukskunst er registrert på nytt. Søk og rapportering fra kunstbasen gjøres i Lydia. Det er laget egne rapportmaler i Lydia for dette formålet. Forvaltningsrollen Forvaltning av kunsten ved St. Olav er en forvaltningsoppgave under kontinuerlig endring. Utfordringene er å forvalte investeringene på en måte som er til det beste for pasienter, ansatte, publikum, drift og kunstnere. Eier av denne forvaltningsprosessen er Eiendom og oppgavene utføres av en rolleinnehaver. Rolleinnehaver, med mandat fra Eiendom, har det operative ansvaret og myndighet til å verksette nødvendige tiltak som er beskrevet i jobbinstruks for utsmykningsforvalter. Utsmykningsforvalter vil normalt være direkte underlagt eiendomssjefen. Dette er ønskelig ut fra forvaltningsrollen. Utsmykningsforvalters arbeidsoppgaver består i: Ta stilling til flytting eller endring i lokalisering av kunst. Behandle henvendelser om bortkomne kunstverk og skadet på kunstverk. Påse at periodevis vedlikehold utføres i henhold til vedlikeholdsprosedyrer beskrevet i LYDIA. Forvalte og drifte kunstdatabasen i LYDIA. Være delaktig ved nyanskaffelser og sørge for nødvendig registrering og merking. Rapportere til eiendomssjef om kostnader, skader eller avvik som ikke omfatter den daglige drift. Sørge for at organisasjonen St. Olav har nødvendige styringsdokumenter og prosedyrer for å ivareta og behandle kunsten. Utsmykningsforvalter har ikke ansvar for utsmykning som er kjøpt på lokalt initiativ eller som er gitt i gave til en enhet. Dette gjelder også kunst som ikke er registrert i databasen. Kunst som blir gitt i gave til avdeling, er det å anse som St. Olav sin eiendom og skal den merkes på lik linje med øvrig kunst. Utsmykningsforvalter har myndighet og plikt til å påse at kunsten blir behandlet i henhold til intensjon for anskaffelsen og at kunsten ikke forringes på en måte som reduserer dens materielle eller kunstneriske verdi. Kunst som ikke er i bruk lagres i det sentrale lagret. Side 2 av 8

24 Det skal for hvert år utarbeides et vedlikeholdsbudsjett for drift og vedlikehold av kunsten ved St. Olav. Vedlikeholdsbudsjettet skal være basert på en prosentsats av anskaffelseskostnaden. Til årlig vedlikeholdsbudsjett regnes 0.5 % av investering på 60mill. Regulering av dette beløp gjøres ut fra boligblokkindeks år Ekstraordinære tiltak eller utbedringer behandles som et ordinært prosjekt. Side 3 av 8

25 Vedlegg 1 - Retningslinjer for hold og vedlikehold av kunst og utsmykking Regler for behandling av kunst og fysiske omgivelser i sykehuset se også Veileder for orden og trivsel, vedtatt av sameiestyret ( SEL_cmyk_mail.pdf) Registrering All kunst skal registreres i Lydia og gjøres fortrinnsvis av utsmykningsforvalter. Data som registreres for hvert objekt er som følger. 1. Kunstner - Navn på kunstner(e) 2. Tittel - Tittel om det finnes 3. Teknikk - Tabell i Lydia 4. Kunsttema - Tabell i Lydia 5. Kunstkategori - Tabell i Lydia 6. Fysiske mål i cm. - Lengde / bredde med ramme 7. Plassering - Romnummer eller ute område 8. Kommentar - Spesielle bemerkninger, historier eller vedlikeholdsrutiner 9. Reg.nummer - Dette gis av utsmykningsforvalter 10. Elektronisk tagg - Dette påføres av utsmykningsforvalter Hvordan finne ut hvem som er opphavsmann/kunstner De fleste kunstverk er signert, større kunstverk får skilt, de viktigste kunstverkene er dokumentert i Guide til utsmykkingen på St. Olavs Hospital. Alle kunstverk og navn er registrert i Lydia. Flytting og endring Søknad om flytting og endring må sendes Sameiet eller andre som sameiet har delegert myndighet til. Dersom det gjelder en integrert utsmykking kontakter sameiet kunstneren. Dersom endring/flytting av kunstverket godkjennes registreres dette i Lydia. Flytting /endring av kunstverk uten godkjenning er forbudt. Hjelp og kontakt hvis man ikke vet hva som skal gjøres Kontakt Sameiet eller den sameiet har delegert myndighet til. Detaljert informasjon om dette finnes på EQS. Det vil bli laget en prosedyre på EQS som omhandler utsmykning. Kategori Kunsten er inndelt i kategorier etter antatt vedlikeholdsbehov (for ca omfang se illustrasjon 1): Bilder i glass og ramme: (Grafikk / tegning / akvarell /gouache/ foto med mer) Malerier Foto Skulpturer og 3D objekter Tekstiler Bygningsintegrerte utsmykkinger Integrert kunst med egne vedlikeholdsmanualer Prosedyrer Hver kategori av kunst har egne prosedyrer for: Rengjøring Vanligste skader Side 4 av 8

26 Reparasjoner Hvordan ta ned og henge opp Bilder i glass og ramme Den største mengden av kunst på St.Olav utgjøres av grafiske trykk. Disse befinner seg for en stor del inne på pasientrom og i pasientområder. Rengjøring Bildene er i glass og ramme, tørkes av med støvkost eller evt. fuktig klut. OBS Det må ikke sprøytes rengjøringsmidler på glasset da det kan trenge inn rundt kanten av glasset og skade bildet. Vanligste skader Trykket faller ned inne i rammen. Glasset knuses. Fukt eller smuss bak glass. Rammen skades. Reparasjoner I alle tilfeller: ta bildet ned og lever til rammemaker (se oversikt over rammemakere i Trondheim under HJELP (sist i dokumentet) Hvis selve bildet er skadet, kontakt restauratør eller be rammemaker om å gjøre dette. Hvordan ta ned og henge opp Fase 1: Nevrosenteret, Kvinne Barnsenteret, Laboratoriesenteret og Hotel St. Olav: Alle bildene er sikret med et beslag i nedre kant. En (evt. to) små skruer må løsnes før man kan ta bildet ned. Fase 2 : Gastrosenter, Bevegelsesenter, Akutten Hjerte-Lunge senter og Kunnskapsenter Alle bildene er sikret med et beslag i nedre eller øvre kant. En liten skrue, 10mm Torx, må løsnes før man kan ta bildet ned. OBS ved ny opphenging brukes opphengsmetode som i fase to. Malerier Er en mindre mengde av kunsten på sykehuset, dog et ganske stort antall. Mest i offentlige områder, ventesoner, spiserom mm. Rengjøring Det må kun brukes tørr klut, microfiber OK. Noen bilder tåler fukt, andre ikke - så for å være på den sikre siden Hvis bildene blir for skitne må de renses av restauratør / konservator. Rammer kan strykes av med fuktig klut. Vanligste skader Bilder på lerret og blindramme får støt og bulker / sprekker / hull. Bilder på plate får skrape- eller slagskader. Noen har fikset på bildet med tusj el.lign. Reparasjoner Bildet må til restauratør eller konservator (se HJELP - sist i dokumentet), eller tilbake til kunstneren. Bak på bildet er registreringsnummer som refererer til opphavsmann / kvinne, dette er registrert i Lydia Dersom det er rammen som er skadet, kontakt rammemaker. Hvordan ta ned og henge opp Side 5 av 8

27 Fase 1: Nevrosenteret, Kvinne Barnsenteret, Laboratoriesenteret og Hotel St. Olav: Alle bildene er sikret med et beslag i nedre kant. En (evt. to) små skruer må løsnes før man kan ta bildet ned. Fase 2 : Gastrosenter, Bevegelsesenter, Akutten Hjerte-Lunge senter og Kunnskapsenter: Alle bildene er sikret med et beslag i nedre eller øvre kant. En liten skrue må løsnes før man kan ta bildet ned. Bitsnr: (Tor Asmund har fått det av Liv/Morten) OBS ved ny opphenging brukes opphengsmetode som i fase to. Foto uten glass Rengjøring Nyere foto er ofte lakkert og montert på plate, evt printet direkte på aluminium, glass eller andre materialer. I mange tilfeller tåler de å rengjøres med fuktig klut, NB ikke sterke vaskemidler. Vanligste skader Lakkert bilde får riper, bilder uten innramming løsner fra kantene mv. Reparasjoner Skader i lakk kan noen ganger utbedres ved ny lakkering. Bilder som løsner kan limes på nytt. Lakkerer / montering / fotofaglig bistand (se HJELP) Hvordan ta ned og henge opp Fase 1: Nevrosenteret, Kvinne Barnsenteret, Laboratoriesenteret og Hotel St. Olav: Alle bildene er sikret med et beslag i nedre kant. En (evt. to) små skruer må løsnes før man kan ta bildet ned. Fase 2 : Gastrosenter, Bevegelsesenter, Akutten Hjerte-Lunge senter og Kunnskapsenter: Alle bildene er sikret med et beslag i nedre eller øvre kant. En liten skrue må løsnes før man kan ta bildet ned. Bitsnr: (Tor Asmund har fått det av Liv/Morten) OBS ved ny opphenging brukes opphengsmetode som i fase to. Skulpturer og 3D-objekter Rengjøring Vanlig støvtørring, bruk skjønn! Vanligste skader Støtskader, knusing. Reparasjoner Kontakt Restauratør eller kunstneren. Tekstiler Rengjøring Støvtørring med tørr klut/mikrofiber, skånsom støvsuging med myk kost kan også benyttes der det er nødvendig. Bruk skjønn. Side 6 av 8

28 Vanligste skader Rifter, hull Reparasjon Kontakt Restauratør eller kunstner Bygningsintegrerte utsmykkinger Dokumentasjon/driftsmanual for bygningsintegrerte utsmykkinger er generelt samlet i dokumentasjon på det enkelte bygg/senter. Dette gjelder sanblåsing /silketrykk av vinduer, mønstret steinlegging av gulv, fargesetting av interiør og fasader. Det gjelder også integrerte utsmykkinger i Sykehusparken: Inge van der Drift (Pilespiraler) og Solrunn Ronæs (Økologisk froskedam) Ved skader/endringer av disse områdene varsles kunstneren. Integrert kunst - egne vedlikeholdsmanualer Følgende utsmykkinger har egne vedlikeholdsmanualer: Uteområder+: Kåre Groven lysende steiner, Olav kyrres gate Viel Bjerkeseth Andersen, Lysende objekt i sykehusparken Thorbjørn Skårild og Martin Smith Hvite manns magi, Ceciliebrua Anita Abtahi og Marianne Nielsen (Keramiske blomster, gårdshage Kvinne-barn) +Mari Røysamb bronsestoler (Sykehusparken, AHL, Bevegelse..) +Håkon Anton Fagerås (1902 bygget, AHL, Bevegelse) +Petter Hepsø Liste kompletteres!! HJELP (Hvem fikser hva?) Rammemakere Bakklandet Ramme og Kunst, Øvre bakklandet 24 A, 7013 Trondheim. Arve Hammer tlf List &Hempe Innherredsveien 9, 7014 Trondheim tlf Restauratør Marit Skjermo Bjartnes (sertifisert restauratør) tlf hgeb@frisurf.no Foto: Lakkering og Montering Fotoimport A/S ved Dag Nystuen tlf Fotofaglig råd og hjelp Fotoimport A/S ved Dag Nystuen Disse kan bistå / gi råd særlig når det gjelder ting av eldre dato: Trøndelag Folkemuseum Sverresborg, tjenesteyting: Rudolf Børø tlf rudolf.boro@sverresborg.no Side 7 av 8

29 Malerikonservator Direkte kontakt/lisa Monner? Nidaros Domkirke Restaureringsarbeider, Gipsverkstedet Bispegata 11, 7012 Trondheim tlf St.Olav har en stor skulptur i gips (KVB-senteret) Kontakt hvis du ikke vet hva du skal gjøre St. Olav Driftservice /Tor Åsmund Evjen Side 8 av 8

30 Sak 27/10 Sak 27/10 Status reklamasjonshåndtering Saksbehandler: Leif Inge Hassel Arkivsaksnr.: 10/9344 Arkiv: Innstilling Saken tas til orientering.

31 VEDLEGG - Status reklamasjonshåndtering Sak 28/10

32 Reklamasjonsarbeider Endring siden Overført ramme til reklamasjonsarbeider Bestilt arbeider pr dato Lønnsmidler pr dato Gjenstående av overført ramme pr dato Av bestilte arbeider er utført og fakturert Av større oppgaver nevnes: Under beh. stilt Bf. 2. Forsyningssenteret. Ny Hepafiterinstallasjon i Dyrestall. HMS-tiltak: Montert filterinatallasjon tillater ikke tilstrekkelig sikkerhet ved skifting av fillter Bf. 1. KVB. Avsug lystgass. HMS-tiltak: Bedre ventilasjon for å sikre ansatte mot eksponering av lysygass Bf. 1. Modifisering plattformer avfallsvekslere HMS-tiltak: Bedre sikkerheten for ansatte ved drifts- og vedlikeholdsarbeider Bf. 1. HMS-arbeider på tak. HMS-tiltak: Sikre ansatte ved arbeider på tak Pr 13/12-10 Pr 10/11-10 Endring Pr 19/8-10 Endring Antall saker som er registrert, ikke behandlet Antall saker som er under behandling Antall saker som er lukket Antall saker som er avslått Sum antall saker AMA og LIH

33 Reklamasjonssaker BF 1 og 2 Ajour: R:Registrert UB:Under behandling L:Lukket A:Avvist Sak nr. BF Liste LNR OPPRETTE T SAK 2 Lydia Kjøleanlegg / Gastro Øst Reklamasjon på gulvet på verksedet FS AHL reklamasjon bygg 113/2010 gjennklang/lydforhold A BESKRIV- ELSE NAVN STATUS Innringer: Ellen Marie Gageler tlf.: sted: Gastro Øst rom: Det er ikke noe kjøling vevnt. ventilasjon >> Caller: Ellen.Hageler@stolav.no Sprekker opp og flasser av. Hele verkstedområdet mot vest. Helsebygg v. bl.a. Hassel sett på saken. Vanskelig å føre en telefonsamtale i fra tenkeboksen pga (ekko) gjennklang. Montere støyplater i taket? reklamasjon 1902 Reklamerer på forholdet under ikke merkede ventiler ikke innregulerte ventiler Fra: Ingrid Alvsåker [mailto:ial@cowi.no] Sendt: 31. juli :59 Til: Fors, Stig Kopi: Daml Sluk-avløp sous vide Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Isolering vannrør kokegryter AHL reklamasjon bygg 25/2010, Pauserom hovedkjøkken avløp vask. Informasjon Forsyningskjøkken U1. AHL Reklamasjon Sous vide kar til venstre. Her klarer ikke sluken å ta unna vannmengden ved tømming av kar. Storhushold ved Rolf Vegsund mente avløpet kan strupes noe slik at Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkken U1, AHL Reklamasjon Kokekjeler. Isolering av vanntilflrsels ledninger i skap ikke isolert. Skaper problematisk kondens. MVH Henrik Holberg >> Caller: Henrik.Holberg@stola Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkkenet U1, AHL Reklamasjon Rom 343,U1,028 Pauserom Vask, åpne/lukke mekanisme virker ikke. MVH Henrik Holberg >> Caller: Henrik.Holberg@stolav.no Takplate mangler Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkkenet U1, AHL Reklamasjon Gang utenfor rom 343,U1,011. Her er det ettermontert datakabel. Plate i tak mangler MVH Henrik Holberg >> Caller: Henrik.Holberg@stolav.no AHL reklamasjon kjøkken 23/2010 Vanntilførsel til kokegryter / AHL AHL reklamasjon kjøkken 24/2010, 300 liter kokekjel varmer sent / AHL Vakuum maskin feil / AHL Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkkenet U1, AHL Reklamasjon 300 og 400 liters kokekjele. Her går påfylling av vann alt for sakte. Må være feil. MVH Henrik Holberg >> Caller: Henrik.Holberg@stolav.no Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkkenet U1, AHL Reklamasjon 300 liters kokekjel varmer opp for sent. Alle gryter gjennomgått og funnet i orden. Ikke denne. MVH Henrik Holberg >> Caller: Henrik.Holberg@stolav. Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende Informasjon Forsyningskjøkkenet U1.AHL Reklamasjon 1 Dito Vakuum maskin ved kokeskap virker ikke tilfredstillende. Må presse ned lokket på venstre side ved å "legge" seg oppå for å få den til å virke. MVH Henr Behrns, Finn UB Kommentar STOE Entrepre. ETØ / KLO Damlie, Tore UB Bestilt utbedring av epoxygulvet i 2 rom Trebetong Uv, Morten UB Belastes rekl. midlene Antatt beløp Belastet reklamasjo nsmidlene Prosjekt nr Budsjettpo st

34 Sak nr. BF Liste LNR OPPRETTE T SAK BESKRIV- ELSE NAVN STATUS Støy / 1902-bygget Hei Vi sitter i 2 etg bygget på rom nr Her er det mye støy i armatur og ventilasjon når noen går over gulvet i etasjen over - "høres nesten ut som alt detter ned" Vi ønsker å få dette ordnet slik at arbeidsmiljøet blir bedre ift støy i a Dårlig luft-uholdbare Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende arbeidsforhold- Informasjon 2 stk møterom i 6 etg øst-gastro. Varmt, tung Haster! luft-ventilasjon ikke i drift? Medfører uholdbare arbeidsforhold. Gjelder rom GM og GM Kontaktperson Kirsti Eilertsen, tlf Reklamasjon løst Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende deksel på Informasjon Forsyningskjøkken U1 AHL Oppdager avkjølingsskap. plutselig at ved 2 av avkjølingsskapene merket 343.U1.027 og 029 er deksel til venstre med styringspanel, løst oppe. IKKE BRA! MVH Henrik Holberg >> Calle Reklamasjon Detaljer for henvendelse fra Web >>Utfyllende AHL reklamasjon bygg 54/2010 Manglende fendring på vegger hovedkjøkken AHL reklamasjon bygg 48/2010 Sprekk i vindu AHL reklamasjon bygg 47/2010 Gassylynder på overskap mangler på 1 av 3 overskap AHL reklamasjon ventilasjon 49/2010 Matlukt på intensiv AHL reklamasjon ventilasjon 50/2010 ventilasjon hovedkjøkken ikke tilfredstillende AHL reklamasjon bygg 53/2010 Dør K02/K GA/Ø:REKLAMASJO N Mugglukt / Gastro 3 etg AHL reklamasjon rør 26/2010 Varme radiatorer Informasjon Forsyningskjøkken U1, AHL Reklamasjon Rom 313,U1,037 oppvask Vakuumpumpe over himling ikke tilfredstillende festet. Eksos rett ut. Kobles til avsug hette over Granulvasker? MVH Henrik Holberg Det er montert fendring på ene siden av kjøkkenkorridoren inn mot kontorer og oppholdsrom. På andre siden av korridoren er det ikke montert fendring, dette har blitt tatt opp med HBMN v/helle flere ganger... Kjøleromsveggene er svake og meget utsatt Sprekk i vindu i overkant like ved utgangsdør til balkong. Vindu må byttes. Midtre dør i overskap tekjøkken står ikke oppe av seg selv, noe de to andre dørene gjør. Med vennlig hilsen Gunn Håberget Senterkoordinator Akutten og Hjerte-lunge-senteret og tverrgående bildediagnostikk Tel: >> Caller: Gunn.Haberge Det er til tider sterk matlukt på både Intensiv 1 & 2. Misstenker at avkastluft fra hovedkjøkkenet kommer inn i luftinntaket. Oppleves meget ubehagelig, enkelte intensivpasienter får ikke spise og vil plages med dette. Ventilasjonen på kjøkkenet ikke tilfredstillende, dette er tatt opp med HBMN tidligere. * Mye damp i oppvasken, avtrekkshettene fanger ikke opp dampen fra oppvaskmaskinenne. * Det er målt for liten luftmengde på pauserom og kontor samt "grønnsak kjøkken". Branndør K02/K03 må justeres, fungerer ikke tilfredstillende. Det gjelder kjølerom i Gastrosenter 3.etg øst: Her lukter det mugg og vi lurer på hvor det kommer fra. Vi bestiller noen fra Almenn drift til å komme å sjekke dette så fort som mulig. Vennligst send bekreftelse på at bestilling er mottatt. Hils Radiatorene blir ikke tilstrekkelig varme. Dette tatt opp med KLO tidligere, ikke tilfredstillende utbedret. Det oppnåes ikke tilfredstillende temperatur på kontoret, nesten ikke effekt på radiatorene. Radiatorer koplet sammen med oppholdsrom og trappegan Uv, Morten UB Behrns, Finn UB Behrns, Finn UB Kommentar STOE Entrepre. Belastes rekl. midlene Antatt beløp Belastet reklamasjo nsmidlene Prosjekt nr Budsjettpo st

35 Sak nr. BF Liste LNR OPPRETTE T SAK AHL reklamasjon rør 28/2010 Knekt radiatorfeste AHL reklamasjon ventilasjon 29/2010 tempføler RT AHL reklamasjon bygg 33/2010 Kaldras ved vindu ekspedisjon akuttmottak 344.U AHL reklamasjon bygg 34/2010 luke ekspedisjon akuttmottaket AHL reklamasjon bygg 35/2010 Justere gulv forran Heis K AHL reklamasjon bygg 43/2010 Sjaktdør S01 sprukket på innsiden AHL reklamasjon bygg 36/2010 Lekkasje inn via kabeltrekkrør AHL reklamasjon elektro 70/2010 Feilkopling AHL reklamasjon 30/2010 Vindpølse feil type AHL reklamasjon 32/2010 Trekk i vindu AHL reklamasjon Reftec 39/2010 fordamper på fryserom hovedkjøkken nedrimes AHL reklamasjon bygg 41/2010 Tilkomst til fuelpumperom og spillvannskum og traforom AHL reklamasjon dørautomatikk 74/2010 mangler dørautomatikk poliklinikker. BESKRIV- ELSE NAVN STATUS Knekt radiatorfeste, må byttes. Tempføler tilluft er plassert etter varmegjenvinner, feilplassert skal stå etter varme/kjølebatteri. Har vært vanskelig å regulere anlegget, tempføler viste seg å være feilplassert. Anlegg RT 430. Det er ubehagelig trekk ved vinduer i ekspedisjon akuttmottaket. Når en står på gardintrapp kjennes trekken lett i overkant av glassfelt. Mistenker at det mangler isolasjon over beslag. Glassluken i ekspedisjon akuttmottaket må sikkres slik at den ikke kan falle av. Med uforsiktig håndtering eller med press/slag utenifra kan luken spore av og falle ned. Justere gulv forran heis AGV har problemer med høydeforsjell mellom flisgulv og heisdør. Innmeldt av Aukan Dørblad sprukket på innsiden. Lekker vann inn i korridor via kabeltrekkrør (telenor?) i hjørnet ved spisebordet i korridoren ved helikopterdekket. Kabeltrekkrøret antakelig ikke tilstrekkelig tettet på utsiden. Det mangler strøm i strømuttak i sikkerhetsbenk nærmest vindu i (AHL-senter 3.etg øst). Vi ber om at det reklameres på dette og at det utbedres så fort som mulig. Vennligst bekreft mottatt bestilling. Hilsen Anne Kristensen Flyttekoordinator IK Flyverene hevder vindpølsen ikke fungerer tilfredstillende og er av "offshore" type som ikke passer her. Sjenerende trekk i fra åpningsvindu og fra fastvindu. Personalet har gjort nødtiltak for å begrense trekken. Kjenner lett trekk, utette vindus. Hevdes at det gjelder flere rom. Disse vinduene ble byttet like før overtakelsen til sammeiet. Misstenker Problem med nedriming på fordamper fryserom hovedkjøkken. Reftec må endre innstillinger på avriming tid og temp. Dette for registrering i tilfelle ytterligere problemer med nedriming. Tilkomsten til fuelpumperom og spillvannskum samt traforom er ikke tilfredstillende for daglig tilkomst. Løsningen i dag med luke på varemottaksrampen og leider ned er ikke tilfredstillende. Det mangler dørautomatikk på dører til poliklinikker i 1 etasje, akse C7 + B5 + H3. Stadig pasienter det som har behov for dørautomatikk. Kommentar STOE Entrepre. Bestilt utført Trebetong Belastes rekl. midlene Antatt beløp Belastet reklamasjo nsmidlene Prosjekt nr Budsjettpo st