FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET KOMMUNALE BYGG I BODØ KOMMUNE

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET KOMMUNALE BYGG I BODØ KOMMUNE Februar 2008

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave for kommunene i henhold til kommunelovens 78 nr 2. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Kontrollutvalget i Bodø kommune vedtok i sak 14/06 den , at Salten kommunerevisjon skulle gjennomføre en undersøkelse av kommunens forvaltning og organisering av kommunale bygg. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt. Bodø, den Arne Willy Hillestad oppdragsansvarlig revisor Svein Erik Moholt forvaltningsrevisor 2

3 INNHOLD: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Definisjoner og avgrensninger METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Hvordan er status og dokumentasjon for forvaltningen av kommunens bygningsmasse (mht vedlikehold og kvalitet)? Fakta Vurderinger Praktiseres god eiendomsforvaltning i tråd med definisjonen? Revisjonskriterier Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsf Generelle delkriterier KONKLUSJONER ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTAR 31 VEDLEGG NR. 1 Rådmannens kommentarer VEDLEGG NR. 2 Anbefaling i forhold til organisering av eiendomsforvaltningen VEDLEGG NR. 3 Vedlikehold av eiendommer VEDLEGG NR. 4 Brukerundersøkelse Bodø kommune VEDLEGG NR 5 Brukerundersøkelse Tronheim Eiendom VEDLEGG NR 6 Betraktning vedr. tilstand i bygningsmassen, Tjenestebygg, Bodø Kommune 3

4 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon har i dette prosjektet hatt som formål å undersøke om organisering og forvaltning av kommunens bygg er god og om man følger anbefalte mål og kriterier for god eiendomsforvaltning. 1. For det første har vi vurdert hvordan status og dokumentasjon for forvaltning av kommunens bygningsmasse er mht vedlikehold og kvalitet. 2. For det andre har vi vurdert om kommunen ivaretar anbefalte mål og kriterier for god eiendomsforvaltning Foruten den rene tilstandsvurderingen i forhold til bygningsmassen, har kriteriene til god eiendomsforvaltning fastsatt i utredningen til Eiendomsfovaltningsutvalget 1, vært lagt til grunn i denne rapporten. Utviklingen har fra år 2000 til 2006, når det gjelder tjenestebygg, medført en stor satsing på nybygg (over prioritert standard) samtidig som relativ andel i tilstandsklasse 1 (anbefalt standard) har gått noe tilbake. Volumet i tilstandsklasse 2 (under prioritert standard), har økt samtidig som den relative andelen er redusert. På boligsiden finnes ikke en samlet tilstandsklassifisering, noe som vanskeliggjør rapportering i forhold til eiernivået. Nivået på vedlikeholdet for tjenestebygg har vært for lavt til å opprettholde standarden (eller innhente vedlikeholdsetterslepet), og det samme er ifølge kommunen selv, tilfelle for boliger. Vedlikeholdet kan derfor neppe sies å ha vært verken verdibevarende eller langsiktig. Det er derfor behov for å øke vedlikeholdsinnsatsen i årene fremover. Det er også revisjonens oppfatning at kommunen ikke har hatt et godt nok system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen, og at kommunens overordnede målsetning ikke har hatt så stor betydning for praksisen. I forhold til organisering av eiendomsforvaltning anbefaler Eiendomsforvaltningsutvalget at den bør sikres en viss grad av selvstendighet i forhold til øvrig forvaltning. Etter revisjonens syn virker Eiendomskontoret svært tett integrert i det kommunale systemet. Det kan derfor være grunn til å anta at eiendomsforvaltningen ikke har den selvstendighet Eiendomsforvaltningsutvalget etterlyser. Det kan derfor være aktuelt å vurdere om andre organisasjonsformer kan bidra til å sikre et mer verdibevarende vedlikehold samt en mer strategisk, forretningsmessig og kunderettet praksis for eiendomsforvaltningen. Rådmannen har hatt rapporten til gjennomgang og er enig i de fleste av rapportens konklusjoner, men mener at eiendomsforvaltningen i all hovedsak er godt organisert. 1 NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle 4

5 1. INNLEDNING I følge forskrift skal kommunens virksomhet være gjenstand for forvaltningsrevisjon. Gjennomføringen av prosjektet er godkjent av- og på oppdrag fra kontrollutvalget i Bodø kommune, sak 14/06. Kontrollutvalget ønsker belyst om organisering og forvaltning av Bodø kommunes bygningsmasse er hensiktsmessig, og muligheter og begrensninger i denne forbindelse. Mange av vurderingene/kriteriene i denne rapporten baserer seg på føringer i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren. Utredning fra et utvalg oppnevnt ved kongelig resolusjon 21. november 2003, Avgitt til Kommunal- og regionaldepartementet 5. november Meldingen gjør en utgreining om bl.a. eiendomsforvaltning generelt, om forutsetninger for organisering av kommunal eiendomsforvaltning og om tilstanden for kommunal og fylkeskommunal eiendomsforvaltning. 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med dette prosjektet er å vurdere om organisering og forvaltning av kommunens bygg er god og om man følger anbefalte mål og kriterier for god eiendomsforvaltning. 2.2 Problemstillinger Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. Hvordan er status og dokumentasjon for forvaltningen av kommunens bygningsmasse (mht vedlikehold og kvalitet)? 2. Ivaretar kommunen anbefalte mål og kriterier for god eiendomsforvaltning? 2.3 Avgrensninger Forvaltning av kommunale bygg kan omhandle alle faser i et byggs livssyklus, alt fra erverv, bygging, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (fdvu), avhending, riving, gjenbruk og deponering. I denne forvaltningsrevisjonen vil fokus være rettet mot å gi en beskrivelse av status og dokumentasjon for kommunale bygg samt hvilke rutiner for vedlikehold/internkontroll man har. For å avgrense denne rapporten har det vært nødvendig å utelate å vurdere behovsdekning for prioriterte brukergrupper. Prioriteringen her fremkommer i kommunens ferske Boligsosiale handlingsplan. Dette er i seg selv en omfattende oppgave. 5

6 Når det gjelder data for tilstandsvurdering for bygg (grupper), baserer denne revisjonen seg på tall fra Eiendomskontoret. Det er ikke gjort en egen vurdering av byggenes tilstand. 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Innsamlingen av data baserer seg både på intervju med aktuelle personer på Eiendomskontoret, innsamling av statistiske data, dokumentstudier og spørreskjemaundersøkelse blant utvalgte brukere av kommunale bygg. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: - Virksomhetsplan for kommunen - Økonomiplan - Norsk Kommunalteknisk Forening Kartlegging av kommunenes utgifter til vedlikehold av sine bygninger. - KOSTRA - NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, (Eiendomsforvaltningsutvalget). 4.1 Organisering av eiendomsforvaltningen Det finnes ikke noe veileder eller kriterier for internkontroll for god eiendomsforvaltning i kommunene, men utredningen fra Eiendomsforvaltningsutvalget, NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, angir kriterier for god eiendomsforvaltning. Denne er det viktigste revisjonskriterium som legges til grunn i denne rapporten. Eiendomforvaltningssutvalget (2004) mener at organisering av eiendomsforvaltning bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommen. Den vanligste modellen for kommunale bygninger er at kommunestyret ivaretar eierrollen, et bygge- og eiendomskontor ivaretar forvalterrollen og de enkelte fagetatene som skole, helse og omsorg osv. utgjør brukerrollen for sine respektive bygninger. Se mer detaljert om dette i vedlegg God eiendomsforvaltning Eiendomsforvaltningsutvalget (2004) definerer god eiendomsforvaltning som det å gi brukerne gode og effektive bygninger til lavest mulig kostnader. I sin innstilling anbefaler utvalget kriterier for god eiendomsforvaltning. Disse kriteriene er: 6

7 Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Generelle delkriterier: o Tilfredsstille prioriterte brukerbehov o Effektiv arealutnyttelse o Godt, verdibevarende vedlikehold o Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning o Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter o En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen o Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter Lovpålagte krav ovenfor eiere og brukere blir ivaretatt 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.1 Hvordan er status og dokumentasjon for forvaltningen av kommunens bygningsmasse (mht vedlikehold og kvalitet)? FAKTA Materialet i faktadelen baserer seg på innspill fra Eiendomskontoret i kommunen. I brev fra Eiendomskontoret til Salten kommunerevisjon IKS, fremgår det at: Innledning Bodø kommune eier og forvalter ca m² bygningsmasse inkludert ca m² boligareal. I boligareal inngår også boliger eid av Bodø kommunale boligstiftelse. Bygninger eid gjennom kommunale foretak inngår ikke i grunnlaget. Å sikre riktig vedlikehold av alle kommunale bygg og boliger er en hovedutfordring for Bodø kommune. Målet er å tilby brukere bygninger og lokaler med en akseptabel standard. Det skal ikke medføre helserisiko å oppholde seg i kommunens bygninger. Tilstandsvurdering I år 2000 ble det foretatt en gjennomgang av kommunens tjenestebygg, Verdivurdering av kommunens bygningsmasse. Hensikten var å etablere en overordnet oversikt av tilstand og verdi på kommunens bygningsmasse, og på bakgrunn av dette anslå oppgraderingsbehov. Tilstandsvurderingen er gjennomført i henhold til prinsippene i NS 3424 Tilstandsanalyse for byggverk. Hvert bygg er vurdert med hensyn til teknisk tilstand, innemiljø og funksjonalitet i hht en skala der tilstandsgrad 0 kjennetegner meget god tilstand, og tilstandsgrad 3 kjennetegner meget dårlig tilstand. Kommunens bygningsmasse (gjelder ikke boliger) er i gjennomsnitt vurdert til tilstandsgrad 1. Dette indikerer at store deler av bygningsmassen har hatt et relativt godt vedlikehold over tid. 7

8 Tabell 1 2 under viser utvikling i standard for kommunens tjenestebygg fra 2000 til Kontorbygg M2 Kultur- og forskningsb M2 Tilstandsgrad Beredskapsbygg/lager/ verksted M2 Helsebygninger M2 Sum M2 % fordeling % 37% % 39% % 23% % 1% Totalt % 100% Tistand 0-1 Tilstand ,9 % 15,1 % 77,9 % 22,1 % 68,4 % 31,6 % 78,4% 56,4 % 21,6% 43,6 % 51,6 % 48,4 % 60,4 % 39,6 % 73,9 % 26,1 % 74,4% 76,1% Andelsøkning på 1,7% for 25,6% 23,9% T 0-1 totalt Tabell 1 - Utvikling i standard i perioden (tall for Skjerstad er trukket ut av materialet). Tabellen viser kommunens tjenestebygg fordelt på tilstandsgrad og type bygg. Tabellen er oppdatert med nye bygg frem til Tilstandsklasse 0 er tilnærmet nybygg, - Tilstandsklasse 1 innebærer at bygget er stort sett uproblematisk, - Tilstandsklasse 2 innebærer at bygget er lite hensiktsmessig, - Tilstandsklasse 3innebærer at bygget er i meget dårlig stand. Tabellen viser at kommunen beveger seg i retning av økt kvalitet for tjenestebygg totalt sett i 6-års perioden, men at også volumet for tilstandsklasse 2 har økt: - Tilstandsklasse 0: 44,6% økning i antall kvadratmeter. - Tilstandsklasse 1: 13% økning i antall kvadratmeter. - Tilstandsklasse 2: 14,9% økning i antall kvadratmeter. - Tilstandsklasse 3: uendret antall kvadratmeter I denne perioden har andelen bygg med tilstandsgrad 1 eller bedre, økt med 1,7% totalt sett (bygningsmassen fra Skjerstad er trukket ut). For de store servicesektorene kulturbygg (skole, barnehage med mer) og helsebygninger har volumet bygg med tilstandsgrad 1 eller bedre, økt med hhv 10% og 13,5%. Dette har vært en meget stor satsing, og standardhevingen skyldes i stor grad nybygg. Økningen i volum under tilstandsklasse 0 (ny) skyldes at bygg klassifiseres nedover. I et eget notat fra Eiendomskontoret (Vedlegg nr 6), Betraktning vedrørende tilstand i bygningsmassen, gis en vurdering av dynamikken i utviklingen i tilstand for bygningsmassen (tjenestebygg). Her fremgår det at: Dersom det bygges en skole på 3600m2 og man tar utgangspunkt i at bygget kan karakteriseres som tilstandsgrad 0 utgjør ikke dette mer enn knapt 2% av samlet bygningsmasse. Når det samtidig er større løpende slitasje på eksisterende bygg enn Bodø 2 Tabellen er satt sammen av data fra den nevnte rapporten fra år 2000 og data fra Eiendomskontoret fra Tabellen er satt sammen av tall for 2000 fra rapporten Verdivurdering av kommunens bygningsmasse, Multiconsult AS, år 2000, og tall for år 2006 fra Bodø kommune, Eiendomskontoret. 8

9 kommune reparerer og vedlikeholder, blir det samlede resultat knapt målbart. Vi kan derfor, med rimelig stor sikkerhet, fastslå at den tilstandsgrad vi registrerte i juli år 2000 også er dagens fordeling. Oppgraderingsbehov Om dette sier Eiendomskontoret følgende: Bodø kommunes tjenestebygg er i gjennomsnitt vurdert til tilstandsgrad 1. Det er imidlertid en del bygg med tilstandsgrad 2, og enkelte med tilstandsgrad 3. Det er blant disse byggene det eksisterer et oppgraderingsbehov. Totalt oppgraderingsbehov er i 2006 vurdert til 130 mill kr. Oppgraderingsbehovet fremkommer som prisen for å løfte dagens bygningsmasse opp til valgt ambisjonsnivå. Bystyret har i kommuneplanen for 2004 målsatt ambisjonen til tilstandsgrad 1 i henhold til NS 3424, Tilstandsanalyse av byggverk. Oppgraderingsbehovet er synonymt med vedlikeholdsetterslepet. Administrasjonen har i tillegg foretatt egen gjennomgang av bygningsmassen. Det er registrert nærmere 500 vedlikeholdsoppgaver. Kostnadene er grovt beregnet til 132 mill kr. Alderssammensetning av all bygningsmasse Om dette sier Eiendomskontoret følgende: Bodø kommune har en relativt ung bygningsmasse. Tilnærmet all bygningsmasse er ført opp etter Tabellen under viser oppføring av nybygg fordelt på 10-års perioder. Det er ikke foretatt beregninger av vektet gjennomsnittlig alder. ÅR Boliger Kontor bygg Kultur- og forskn.bygg, skole Kultur- og forskn.bygg, barnhage. Kultur- og forskn.bygg, andre Helsebygn. Sykehjem Helsebygn. øvrige Beredskapsbygg/ lager/ verksted Før (4)* (4)* Sum *Antall moderniseringer (påbygn/ombygning.) Tabell 2 Alderssammensetning av all bygningsmasse (tabell fra Eiendomskontoret) Sum Vedlikeholdsinnsats tjenestebygg Om dette sier Eiendomskontoret følgende: Vedlikeholdsinnsatsen innenfor tjenestebygg har over tid blitt prioritert dit hvor behovet har vært størst. De siste fem år har det i første rekke vært satset på skolebygg. Mye av innsatsen er knyttet til forbedring av innemiljø gjennom blant annet etablering av ventilasjon. 9

10 Kr pr m2 Ordinært vedlikehold skal i utgangspunktet opprettholde opprinnelig standard i bygningsmassen. Tiltak som følger av nye forskriftskrav søkes finansiert over investeringsbudsjettet. I planperioden frem til 2010 prioriteres brannsikring av bygg samt ventilasjon i skole og barnehager. Tilnærmet all kommunal bygningsmasse er i bruk, unntak er gammel svømmehall og tidligere Bodin sykehjem. Svømmehallen er i håndgitt til en gruppering som vurderer bygningen til kunsthall. Bodin sykehjem er midlertidig lokale for barnehagen Barnas hus. Tabellen under viser utvikling av vedlikeholdsmidler for bygg i kategorien tjenestebygg. Midler finansiert over investering er i all hovedsak knyttet opp til tiltak som følge av endrede forskriftskrav. Tabellen viser også utvikling av antall kvadratmeter bygningsmasse. Drift Investering Sum Antall År kr kr kr m Tabell 3 - Utvikling av vedlikeholdsmidler for tjenestebygg (tabell fra Eiendomskontoret). Diagrammene under viser utvikling av vedlikeholdsinnsats pr kvadratmeter tjenestebygg og for boligareal. Vedlikehold tjenestebygg Investering Drift Diagram 1 Vedlikehold tjenestebygg år (diagram fra Eiendomskontoret). 10

11 kr pr m2 Vedlikehold boliger Drift Diagram 2 Vedlikehold boliger år (diagram fra Eiendomskontoret). Boliger Det legges i større grad enn før økt vekt på skreddersøm av boliger. Nye og eksisterende boliger skreddersys i forhold til målgruppene. Boligsosial plan er rullert i Kommunen har derfor et oppdatert grunnlag i forhold til behov for boliger. Boligene er prioritert i forhold til følgende brukergrupper: - personer med rusproblemer - personer med psykiske lidelser - personer med andre funksjonshemminger - nybosatte flyktninger - økonomisk svakstilte Det foreligger ellers ikke en samlet standard/tilstandsoversikt for boligsiden. Standarden oppfattes av Eiendomskontoret å være generelt bra. Når det gjelder eldreboligene på Volden ble det en god del fokus i media. Ifølge Eiendomskontoret var det en spesiell situasjon omkring disse boenhetene. Disse skulle inngå i et eget fortettingsprosjekt på 90-tallet. Vedlikehold på boligene var derfor utsatt. Når prosjektet likevel ikke ble noe av, ble boligene tatt inn i porteføljen igjen, og de hadde da en dårlig tilstand. I avslutningsfasen av dette forvaltningsrevisjonsprosjektet fikk vi tilgang til et notat fra Eiendomskontoret til Økonomikontoret ang Perspektivbudsjett status og utfordringer i eiendomsforvaltningen. I forhold til det brevet fra Eiendomskontoret vi baserer vår rapport på, er det slik vi ser det ikke informasjoner som endrer vurderinger i denne rapporten VURDERINGER Tjenestebygg Som vist så har kommunen en relativt ung bygningsmasse siden tilnærmet alt er ført opp etter Og eksempelvis er det eldste sykehjemmet fra Og det har de siste årene vært investert i betydelig grad i nye bygg. 11

12 Som det fremgår av Diagram 1, så har vedlikeholdet i perioden holdt et nokså lavt nivå. Dette når man ser bort fra investeringskomponenten (som ifølge Eiendomskontoret i hovedsak har gått til tiltak som følge av endrede forskriftskrav ). For fireårsperioden har vedlikeholdsnivået i gjennomsnitt vært på kr 54,- per kvadratmeter, og som vist til i vedlegg 3 Vedlikehold av eiendommer, har fagmiljøer konkludert med at kr 100,- per kvadratmeter bør være en norm for å opprettholde standarden på kommunale bygg. Dette betyr at kommunen ikke klarer å prioritere nok ressurser til å opprettholde standarden på byggene. Tabell nr 1 viser at kommunen beveger seg i retning av økt kvalitet for tjenestebygg totalt sett i 6-års perioden. Endring i standard i en stor bygningsmasse er tids- og kostnadskrevende, men i denne perioden har andelen bygg med tilstandsgrad 1 eller bedre, økt med 1,7% totalt sett. For de store servicesektorene kulturbygg (skole, barnehage med mer) og helsebygninger har volumet bygg med tilstandsgrad 1 eller bedre, økt med hhv 10% og 13,5%. Dette har vært en meget stor satsing, og standardhevingen skyldes nærmest utelukkende nybygg. For 6-års perioden ( ) var det også en vekst i volumet på nærmere 15% for bygg i tilstandsklasse 2. Dette betyr at to mindre eller ett større bygg er nedklassert til standard 2. Vedlikeholdsnivået bidrar til at tilstanden på byggene er dalende. Bygg med standard 0, nedgraderes til standard 1, og bygg med standard 1, nedgraderes til 2. Oppsummert må det sies at det i større grad er gjennom nybygging og ikke vedlikehold, at kommunens bygningsmasse fornyes. Dette betyr at brukere av eldre bygg i begrenset grad vil oppleve store forbedringer i standard. I spørreskjemaundersøkelsen gjennomført i denne rapporten i forhold til ledere i skolesektoren (se side 17), fremgår likevel følgende: 7 mente at teknisk standarden i eget bygg var forbedret siste tre år, 6 mente den var uendret og 5 mente den var redusert (av 21 aktuelle skoler i kommunale bygg). Det opplevde inntrykket er på ingen måte udelt negativt. Kommunen har et ikke ubetydelig etterslep i vedlikeholdet, og etterslepet har ikke minket i 6- årsperioden. Det ser ut fra Økonomiplan heller ikke ut til at det for kommende fireårsperiode tas sikte på å rette opp denne situasjonen. Boliger På boligsiden foreligger det altså ikke en samlet oversikt/statistikk som viser tilstandsvurdering/standard for boligene. Etter vårt syn gir dette et for dårlig grunnlag til rapportering og etterprøvbarhet i forhold til eiernivået (kommunestyret). Som det går frem av Diagram 2, brukes det en god del ressurser på vedlikehold. Men slitasjen er stor og ifølge årsmeldingen for 2005 mener kommunen selv at: innsatsen må økes for å opprettholde et riktig vedlikeholdsnivå. Her går det også frem at planlagt vedlikehold utsettes til fordel for kortsiktig vedlikehold for å gjøre boligene utleibare. Eiendomskontoret mener likevel selv at standarden på boligene generelt sett er forsvarlig, og at situasjonen for boligene på Volden, var et unntak. 12

13 5.2 Praktiseres god eiendomsforvaltning i tråd med definisjonen? Revisjonskriterier Eiendomsforvaltningsutvalget (2004) sin definisjon på god eiendomsforvaltning er: 1. Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. 2. Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. 3. Generelle delkriterier A - tilfredsstille prioriterte brukerbehov, B - effektiv arealutnyttelse, C - godt verdibevarende vedlikehold, D - kostnadseffektiv eiendomsforvaltning, E - målrettet utvikling av eiendommenes kvaliteter, F - en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen, G - riktige økonomiske rammebetingelser som er tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt. Gjennomgang av kriteriene: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen. FAKTA I NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, presiseres dette kriteriet på følgende måte: Politisk bestemte mål, strategier og planer for eiendommene og den forvaltningen som skal ivareta disse, bør utformes skriftlig og vedtas formelt for å gi grunnlag for en god eiendomsforvaltning. Ved evalueringen av eiendomsforvaltningen i en bestemt kommune er det disse politiske målene som blir kriterier for god eiendomsforvaltning i denne kommunen. For at eiendomsforvaltningen skal kunne foregå på en rasjonell, målrettet og effektiv måte i forhold til de overordnede målene, må det også stilles krav til eiendomsforvaltningens planleggings- og styringssystem på det taktiske nivået. Som vist til ovenfor under pkt 5.1 Målsettinger for og organisering av eiendomsforvaltningen, foreligger det et overordnet politisk mål for eiendomsforvaltningen. Dette framgår av kommuneplan , langsiktig målsetting (LM) 12: Kommunale bygg: Som mål og øvre begrensning for kvaliteten i kommunens bygningsmasse settes tilstandsgrad 1 etter NS 3424 ved at vedlikeholdsinnsatsen finansieres over internhusleie. Tilstandsgrad 1 kan kort beskrives som godt nok. Det vil si at dersom virksomheten i bygningen ikke fungerer etter hensikten, så må årsaken søkes i andre forhold enn bygningens tilstand/inneklima. 13

14 Litt av tenkningen som ligger bak målsettingen, finnes også i budsjett 2004, Økonomiplan : Tilstandsgrad 1 innebærer at bygningene har svakheter som kan virke forstyrrende på virksomheten som drives der. Kostnadene ved å holde et høyere ambisjonsnivå står ikke i et rimelig forhold til negative konsekvenser av slike forstyrrelser. VURDERING Målsettingen er et resultatmål og gir en konkret og klar føring for hvordan status/tilstand kommunale bygg skal ha. Til tross for dette er målsettingen nokså overordnet og støttes ikke opp av delmål som operasjonaliserer målsetningen i forhold til hva det skal tas tak i og når det skal være ferdig. Dette kommer vi mer inn på i kriteriet under som går på planlegging og styring. Målsettingen trådte i kraft fra 2004, men av materialet ovenfor går det fram at fra år 2000 til 2006 var utviklingen i standarden for kommunale bygg, ikke i tråd med målsettingen. Andelen bygg i klasse 0 har økt betraktelig på grunn av stor nybyggingsaktivitet, og andelen med tilstandsklasse 1 har gått tilbake. Det har også vært en økning i volumet bygg med tilstandsklasse 2, selv om den relative andelen er redusert. Kommunen har lagt vekt på å fase ut gamle bygg til fordel for nye mer funksjonelle. Men i forslaget til ny Økonomiplan , framgår det at: Bodø kommune har de siste årene hatt svært høye investeringsutgifter. Analysen viser at dette ikke kan fortsette. Av hensyn til den store lånebelastningen må kommunen redusere nybyggaktiviteten fremover. Ikke på grunn av at det ikke er i tråd med kommuneplanens målsetting. Vurdert på denne bakgrunn må kommuneplanens målsetting i forhold til kommunale bygg sies å ha hatt liten betydning og innvirkning på praksis for byggforvaltningen. I målsettingen ligger det også en formulering om at vedlikeholdet skal finansieres over internhusleie. Dette har så langt bare trådt i kraft på boligsiden Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. FAKTA Om dette kriteriet fremgår det at: Dette innebærer at eiendomsforvaltningen planlegger sine aktiviteter og sin ressursbruk ut fra vedtatte mål og rapporterer om tilstand, prosesser og resultater i forhold til målene. 14

15 Målsetning for eiendomsforvaltningen Det foreligger ikke en egen plan for eiendomsforvaltningen i kommunen, men i kommuneplan for finnes følgende målsetninger for området: Kommunale bygg (langsiktig målsetting 12): - Som mål og øvre begrensning for kvaliteten i kommunens bygningsmasse settes tilstandsgrad 1 etter NS 3424 ved at vedlikeholdsinnsatsen finansieres over internhusleie. Tilstandsgrad 1 kan kort beskrives som godt nok. Det vil si at dersom virksomheten i bygningen ikke fungerer etter hensikten, så må årsaken søkes i andre forhold enn bygningens tilstand/inneklima. Kommunens boligpolitikk: - Etter sosialtjenesteloven er kommunen forpliktet til å finne husvære for den som ikke klarer det selv og har ansvar for planlegging, etablering og drift av boliger med heldøgns omsorgstjenester for dem som på grunn av alder, funksjonshemming eller andre årsaker har behov for det. Dette ansvaret ivaretas gjennom handlingsplan for eldreomsorg, eldreplan og handlingsplan for psykisk helse. - Medvirke til å skaffe boliger til personer som ikke selv kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. Ulike grupper der det er behov for et kommunalt boligengasjement: ungdom, økonomisk vanskeligstilte, bostedsløse, omsorgs/trygdeboliger, sosialt vanskeligstilte. Planlegging/styring Kommunen har et investerings- og vedlikeholdsprogram som en del av budsjett og økonomiplan. Av denne framgår alle større investeringstiltak i planperioden, inkludert nye bygninger og større vedlikeholdsprosjekter. Men det foreligger ikke et eget plansystem som sier noe om målsettinger/delmål/strategier for byggforvaltningen. Bodø kommune ved Eiendomskontoret har ikke en egen vedlikeholdsplan hvor det fremgår hvordan vedlikeholdet skal gjennomføres fremover. Det foreligger med det heller ingen delmål i forhold til hva som skal være gjennomført innen gitte tidspunkter (milepæler). Det er derfor ikke noen målsetninger virksomheten kan vurderes i forhold til. Brukerne kan ikke etterprøve intensjoner om når deres prosjekt skal være ferdig. Politikerne kan ikke informeres om systematisk fremdrift/oppnådde delmål/strategier i forhold til en plan. I forhold til tjenestebygg er enhetslederen sluttbruker, og i forhold til boliger er beboeren sluttbruker. For tjenestebygg reguleres bruken av bygget gjennom bruksavtalen. Foreløpig er bruksavtalen innført for skoler og barnehager. Bruksavtalen revideres årlig. Gjennomgangen gir ifølge Eiendomskontoret som oftest ingen innspill. I tillegg tas det en årlig gjennomgang/kontakt med enhetsledere for å registrere behov for utbedringer. I tillegg kan enhetsledere melde inn behov fortløpende. I Årsrapport 2005 sies følgende: 15

16 Det er igangsatt et arbeid som skal dokumentere teknisk tilstand i kommunens tjenestebygg. Dokumentasjonen er noe mangelfull og ikke tilstrekkelig tilgjengelig ute på byggene. I forhold til tjenestebygg har man en database/liste med ca 500 registrerte vedlikeholdsoppgaver. Disse har en estimert kostnad på 132 millioner kroner, og utgjør etterslepet i vedlikehold. I forhold til boligene gjennomføres ikke rutinemessig tilsyn, men de gjennomgås ved utflytting. Det er nokså stor turnover: for 2005 var det ca 240 utflyttinger av 750 boliger. Når leiligheten er ledig settes den i stand. Følgende kriterier legges til grunn for prioriteringer av tiltak i vedlikeholdsprogrammet: 1. Sikkerhet for bruker. (Det skal ikke være forbundet med fare å oppholde seg i kommunal eiendom eid av Bodø Kommune) 2. Sikkerhet for bygget. (Bygninger eid av Bodø Kommune skal ivaretas slik at det ikke oppstår følgeskader som gir akselererende verdiforringelse.) 3. Driftsforstyrrelser. ( Eks. Dersom en vv-bereder ryker i et tjenestebygg må denne skiftes umiddelbart dersom virksomheten skal kunne opprettholdes.) I Økonomiplan for framgår det av tjenesteområde Eiendom, at man har en målsetning om i 2007 å utarbeide en vedlikeholdsplan for kommunens samlede bygningsmasse. I forhold til etterslepet i vedlikehold som ble påpekt i rapporten fra år 2000, omtales ikke dette særskilt i budsjett 2004, økonomiplan , eller budsjett 2005, økonomiplan Dokumentene omtaler ikke/har ikke strategier i forhold til håndtering av etterslepet. Men i forhold til Bolig og Eiendomsformål sies det at man skal: Gjennomføre vedtatte prosjekter i kommunens investerings- og vedlikeholdsprogram. Først i økonomiplan , nevnes det under Særlige utfordringer: Håndtere etterslep i vedlikehold av bygningsmassen. Kostnadene er beregnet til 132 mill kr. Og først i økonomiplan , begynner man å operere med Mål og utfordringer i perioden Blant det som nevnes er: - Håndtere etterslep i vedlikehold av bygningsmassen. - Etablere et vedlikeholdsnivå for bygningsmassen som opprettholder verdien I Økonomiplan legges det samtidig opp til en reduksjon i driftsrammene for tjenesteområde Eiendom. Resultat/rapportering I forhold til rapportering, så var det i Årsmelding 2003 presentert en gjennomgang av årets investeringer og vedlikeholdsprosjekt fordelt på sektorene. Det var også en fyldig gjennomgang av Eiendomskontorets aktiviteter og virksomhet. Men spørsmålet om etterslepet i vedlikeholdet, og hvilken effekt årets aktiviteter har hatt i forhold til dette, berøres ikke. 16

17 I Årsmelding 2004 kommenteres det at det høye investeringsnivået har ført til en rask økning i kommunens lånegjeld. Situasjonen i forhold til vedlikeholdsetterslepet berøres ikke. I Årsmelding 2005 er det også fokus på høyt investeringsnivå. I forhold til vedlikehold sies det: For å etablere et riktig vedlikeholdsnivå må innsatsen over tid økes, særlig gjelder dette for kommunens utleieboliger. Etterslepet i vedlikehold for tjenestebygg nevnes ikke. VURDERING Som det fremgår har kommunen (kommuneplanen) en overordnet målsetning som sier hvilken standard kommunens bygg skal ha og hvordan dette skal oppnås. Vedlikeholdsinnsatsen skal finansieres over internhusleie. Så langt er ikke dette innført for tjenestebygg. Målsetningen er overordnet og støttes ikke opp av et målsystem som gir prioriteringer for hvilke områder det skal satses på, og hvilke delmål som skal være oppnådd til gitte tidspunkt. Ut fra dette må det sies at kommunen ikke har et fullgodt plansystem. Eiendomskontoret har likevel en målsetning om å få på plass en vedlikeholdsplan i løpet av Økonomiplanene har vært nokså vage i forhold til målsettinger/delmål på området. Men i Økonomiplan har man begynt å nevne etterslepet i vedlikeholdet som en utfordring. Og i Økonomiplan er begrepet Mål tatt inn, og etterslepet samt det å etablere et vedlikeholdsnivå for bygningsmassen som ivaretar vedlikeholdet, er nevnt først. Dette må sies å være en forbedring. Ut fra dette må det også forventes en mer systematisk tilbakemelding i årsrapportene. Rapporteringen består i stor grad av informasjon om hvilke prosjekter som er igangsatt eller gjennomført, men det fremkommer ikke informasjoner/vurdering i forhold til om gjennomføringen er i tråd med forutsetningene. Rapporteringen er ikke systematisk i forhold til å si noe om hva gjennomføringen betyr i forhold til statusen for kommunens bygg. Statusen i forhold til etterslepet i vedlikeholdet rapporteres ikke. Rapporteringen bidrar derfor ikke til å gi eier god nok informasjon om tilstanden på området. I utredningen fra Eiendomsforvaltningsutvalget anbefales det at eiendomsforvaltningen bør ha en viss selvstendighet i forhold til øvrig forvaltning. Det er et inntrykk at eiendomsforvaltningen kanskje ikke i tilstrekkelig grad framstår som et selvstendig styrt/planlagt område, men at den er nokså tett innvevd og integrert i kommunens drift. Totalt sett framstår det for revisjonen som at det i forhold til planlegging og styring av Eiendomsetaten, mangler litt strategisk fokus. Etter revisjonens oppfatning er det delvis derfor det har tatt lang tid for Eiendomskontoret å fremskaffe/utarbeide bakgrunnsinformasjon og besvare henvendelser i forbindelse med dette prosjektet. 17

18 Antall skoler Generelle delkriterier tilfredsstille prioriterte brukerbehov FAKTA For å avgrense denne rapporten har det vært nødvendig å utelate å gå inn å se på behovsdekning for prioriterte brukergrupper, slik disse fremkommer i kommunens ferske Boligsosiale handlingsplan. Dette er i seg selv en omfattende oppgave. Men i forhold til definisjonen av dette delkriteriet, fremgår det at: Brukertilfredshet vil være en av flere indikatorer på i hvilken grad delkriterium 3.1 er oppfylt. Bodø kommune/eiendomskontoret gjør ikke bruk av brukerundersøkelser eller andre systematiske undersøkelser for å teste brukertilfredshet. Verken i forhold til bolig eller tjenestebyggsiden. Ifølge Eiendomskontoret oppfattes det å være mer aktuelt for kommuner som praktiserer internhusleie. Derfor har det vært en del av dette prosjektet å gjennomføre en kort/enkel brukerundersøkelse for en avgrenset brukergruppe av kommunale tjenestebygg. Vi har derfor gjennomført en spørreskjemaundersøkelse med 9 spørsmål rettet mot grunnskoler med tilhold i kommunale bygg. Totalt utgjorde dette 21 skoler. Se spørreskjemaet i vedlegg 4. Etter purring var svardeltakelsen på 100%. Undersøkelsen dreier seg om følgende: - tilfredshet med standard på eget bygg - tilfredshet med vedlikehold av bygget - kjennskap til eget vedlikeholdsansvar og mulighet til å ivareta det - tilfredshet med service fra forvalter Resultatet fra undersøkelsen er som følger: 1. I hvor stor grad er du som enhetsleder tilfreds med vedlikehold av teknisk tilstand på eget bygg? I høy grad I nokså høy grad Både og I nokså liten grad 0 0 I liten grad Vet ikke Diagram 3 Tilfredshet med vedlikehold av teknisk tilstand på eget bygg. 18

19 Antall skoler Antall skoler Antall skoler 2. I hvor stor grad er du som enhetsleder tilfreds med teknisk tilstand på eget bygg? I høy grad I nokså høy grad Både og I nokså liten grad 0 I liten grad 1 Vet ikke Diagram 4 Tilfredshet med teknisk tilstand på eget bygg. 3. Hvordan vil du si utviklingen har vært i teknisk tilstand på ditt bygg i løpet av de tre siste år? (er bygget nyere, vurder fra nytidspunkt eller svar ikke aktuelt) Tilstanden er forbedret 6 Tilstanden er uendret 5 Tilstanden er redusert 2 Ikke aktuelt 1 Vet ikke Diagram 5 Utvikling i teknisk tilstand på eget bygg de siste tre år. 4. I hvor stor grad er du som enhetsleder tilfreds med funksjonell standard på eget bygg? I høy grad I nokså høy grad Både og 1 I nokså liten grad 2 I liten grad 1 Vet ikke Diagram 6 Tilfredshet med funksjonell standard på eget bygg. 19

20 Antall skoler Antall skoler Antall skoler 5. Er du som enhetsleder informert om ditt vedlikeholdsansvar for eget bygg? I høy grad I nokså høy grad Både og I nokså liten grad I liten grad Vet ikke Diagram 7 Kjennskap til vedlikeholdsansvar for eget bygg. 6. Har du som enhetsleder økonomi i eget budsjett til å ivareta ditt vedlikeholdsansvar for eget bygg? I høy grad I nokså høy grad Både og 6 I nokså liten grad 3 I liten grad 2 Vet ikke Diagram 8 Økonomi i eget budsjett til å ivareta vedlikeholdsansvar for eget bygg. 7. Blir vedlikeholdet på bygget gjennomført innen det du oppfatter som rimelig tid? I høy grad 1 I nokså høy grad Både og I nokså liten grad I liten grad 0 Vet ikke Diagram 9 Gjennomføring av vedlikehold innen rimelig tid. 20

21 Antall skoler Antall skoler 8. I hvilken grad opplever du at Eiendomskontoret i Bodø kommune er serviceinnstilt? I høy grad 7 I nokså høy grad 4 Både og 2 2 I nokså liten grad I liten grad 4 Vet ikke Diagram 10 Opplevd serviceinnstilling fra Eiendomskontoret. 9. I hvilken grad opplever du at Bodø byggservice er serviceinnstilt? I høy grad I nokså høy grad Både og 1 I nokså liten grad 0 I liten grad Vet ikke Diagram 11 Opplevd serviceinnstilling fra Bodø byggservice. VURDERING Som nevnt ovenfor benytter ikke Eiendomskontoret/Bodø kommune brukerundersøkelser i forhold til eiendomsforvaltningen verken når det gjelder tjenestebygg eller boliger. Som det går frem er det stor omskiftning blant leietakerne på boligsiden. Det er derfor mulig at det på boligsiden ikke vil være hensiktsmessig med brukerundersøkelser. Men når det gjelder tjenestebygg vil det etter vårt syn være naturlig å gjøre bruk av et slikt verktøy. Kommunen har en nokså stor bygningsmasse og mange tjenesteenheter. Det ligger mye læring i å gjennomføre brukerundersøkelser, og kommunikasjonen forbedres. Brukerundersøkelser kan også være et godt hjelpemiddel for å avstemme forventinger med realiteter. Eksempelvis gjør man i Trondheim kommune bruk av et skjema som er noe mer detaljert enn det vi har brukt ovenfor (skjemaet ligger som vedlegg 5). I Trondheim kommune utføres alle bruker/kunde-undersøkelsene av kommunens utviklingsenhet. 21

22 Når det gjelder resultatene fra undersøkelsen, vil vi tolke disse med noe varsomhet. Undersøkelsen viser først og fremst brukernes grad av tilfredshet med en del forhold. Det tilbakemeldingene viser er bl a at tilfredsheten med teknisk tilstand og vedlikehold på skolebyggene, er relativt blandet. Verken entydig positivt eller negativt. I forhold til utvikling i teknisk standard de tre siste årene, svarer en tredel av respondentene (7 svar) at tilstanden for bygget er forbedret, 6 mener at tilstanden er uendret, og 5 mener at tilstanden er redusert. I forhold til om bygget er praktisk (funksjonell standard), svarer 8 at de i nokså høy grad er tilfreds, mens 9 svarer både og. Bare 3 svarer at de i nokså liten eller i liten grad er tilfreds med funksjonell standard. I forhold til om vedlikehold av bygget gjennomføres innen rimelig tid, svarer 1 i nokså høy grad, 10 svarer både og, og 10 svarer i nokså liten eller i liten grad. Tilfredsheten er relativt dårlig i forhold til hvor fort vedlikeholdet utføres. Når det gjelder spørsmålet om enhetslederne er kjent med sitt vedlikeholdsansvar for eget bygg, er det et positivt resultat. De svarer i stor grad at de er gjort kjent med det, men noen tar selvkritikk på at de ikke har hatt nok fokus på dette selv. Når det gjelder om man har økonomi i eget budsjett til å ivareta dette ansvaret, er svaret mer negativt. Ingen svarer i høy eller i nokså høy grad, 10 svarer både og, 9 svarer i nokså liten eller liten grad. Angående tilfredshet med servicen fra Eiendomskontoret, er det et relativt positivt inntrykk. 9 svarer i høy eller nokså høy grad, 4 svarer både og, og 4 svarer i nokså liten eller liten grad. Også i forhold til Bodø byggservice er det et positivt inntrykk, selv om flere på dette spørsmålet ikke vet, fordi de ikke har hatt kontakt med dem effektiv arealutnyttelse FAKTA Bodø kommune har ikke dokumentasjon på i hvor stor grad brukerne av kommunale bygg (tjenestebygg) gjør bruk av hele- eller deler av byggene de disponerer. I forhold til disse er det derfor ikke mulig å belyse dette kriteriet. Når det gjelder boliger er tilnærmet hele boligmassen til en hver tid utleid. Eiendomskontoret oppgir utleiegraden å være ca 98,5%. Ellers har også kommunen avhendet en del bygg de siste år. Det foreligger ikke dokumentasjon for omfanget på dette. VURDERING I forhold til boligmassen, må det sies at utnyttelsesgraden er svært høy, tilnærmet 100%. I forhold til tjenestebygg, har en del vært avhendet, slik at det er lite som ikke benyttes. Når det gjelder utnyttelsesgrad for bygg som er i bruk, foreligger det ikke informasjon om dette. 22

23 godt verdibevarende vedlikehold FAKTA Om dette kriteriet fremgår det bl a at: Det er dårlig totaløkonomi å vedlikeholde eiendom dårlig. Effektene av dårlig vedlikehold rammer imidlertid ikke umiddelbart, og i en anstrengt budsjettsituasjon kan det være fristende eller til og med nødvendig å skjære ned på vedlikeholdet. Som det fremgår av pkt 5.2 om status og dokumentasjon for Bodø kommune sin bygningsmasse, så har kommunen over en viss tid hatt et ikke ubetydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette til tross for at kommunen har en nokså ny bygningsmasse sammenlignet med mange andre kommuner (tilnærmet all bygningsmasse er ført opp etter 1945). Som det fremgår har kommunen de siste år satset betydelige ressurser på vedlikehold gjennom investeringer/nybygg. Dette dreier seg delvis om å fase ut uhensiktsmessige bygg, men også om å kompensere tidligere tiders manglende vedlikehold. I økonomiplan for fremgår det at foruten å håndtere etterslepet i vedlikeholdet, skal kommunen: - etablere et vedlikeholdsnivå for bygningsmassen som opprettholder verdien. Det er første gangen at dette nevnes som målsetting i økonomiplanen. VURDERING Vurdert i et tidsperspektiv over noen år, må det sies at Bodø kommune ikke har praktisert et godt verdibevarende vedlikehold. Kommunen bygde opp et ikke ubetydelig etterslep. Dette etterslepet viser seg vanskelig å hente inn, og det søkes delvis gjort gjennom å bygge nytt. De dårligste byggene med kategori 2 og 3, er de samme i 2006 som i år 2000 (samt at volumet for kategori 2 har økt noe). De har i forhold til klassifisering, uendret status. Dette tyder på at kommunen har vanskeligheter med, eller ikke prioriterer å løfte disse byggene opp til vedtatt standard. Det er i Vedlegg 3 Vedlikehold av eiendommer (side 35), vist til en faglig anbefaling på kr 100 per kvadratmeter i årlige vedlikeholdskostnader, og til at det var gjort undersøkelser som avdekte at kommunesektorens utgifter til bygningsmessig vedlikehold i 1999, i gjennomsnitt lå på 46 kroner per kvadratmeter. Som det fremgår under avsnitt 5.1.1, så lå snittet i vedlikehold per kvadratmeter for årene , på kr 54 per kvadratmeter. Til tross for at kommunen har en relativt ny bygningsmasse, ser det ikke ut til at vedlikeholdsnivået har vært tilstrekkelig høyt. Økningen i volum med tilstandsklasse 2, og et vedvarende etterslep viser at man ikke har et godt nok verdibevarende vedlikehold. 23

24 kostnadseffektiv eiendomsforvaltning FAKTA I utredningen fra Eiendomsforvaltningsutvalget 4 fremgår det at: Utvalget har konstatert at det i liten grad er lagt til rette for benchmarking innenfor eiendomsforvaltningen. Dette har dels å gjøre med hvordan eiendomsforvaltningen rent faktisk er organisert i kommuner og fylkeskommuner, med til dels fragmentering av funksjonene i eiendomsforvaltningen. Dette bidrar til at det ikke er enkelt å foreta en sammenligning av kostnadseffektivitet mellom kommuner. En sammenstilling av tall fra KOSTRA viser likevel følgende: Type utgift Bodø Gr 13 Bodø Gr 13 Bodø Gr 13 1 Nto dr.utg, komm eiend. drift, kr/innb Nto dr.utg, adm. lokaler, kr/innb Nto dr.utg, førskolelokaler, kr/innb Nto dr.utg, skoler, kr/innb Nto dr.utg, botilb i inst, kr/innb Nto dr.utg, komm.disp.boliger, kr/innb Nto dr.utg, komm eiend dr i % av 10,3 8,7 9,9 8,3 7,7 8,8 samlede nto dr.utg 8 Bto inv utg, komm. eiend dr, kr/innb Bto inv utg, admin lokaler, kr/innb Bto inv utg, førskolelokaler, kr/innb Bto inv utg, skoler, kr/innb Bto inv utg, botilbud i inst, kr/innb Bto inv utg, komm disp boliger, kr/innb Bto inv utg, komm. eiend dr, i % av 27,7 54,6 28,2 49,5 31,7 47,8 samlede bto inv utg. 15 Lønnsutg komm eiend dr, i % av 12,4 12,9 13,0 14,8 15,4 13,5 bto dr utg 16 Vedlikeh utg for komm eiend dr, i 13,0 7,9 9,8 7,4 12,2 7,9 % av bto dr utg Gr 13= snitt for kommunene i KOSTRA- gruppe 13 Tabell 4 Drifts- og investeringsutgifter for eiendomsdrift. 4 NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle 24

25 VURDERING Vurdert ut fra materialet for årene 2003, 2004 og 2005 fra Kostra, kan følgende kommenteres: - Bodø kommune ser ikke ut til å avvike i spesielt stor grad fra snittet i Kostra-gruppe Når det gjelder netto driftsutgifter til kommunal eiendomsdrift i kroner per innbygger i kommunen, har Bodø kommune gått fra å ligge over snittet i gruppe 13, til å ligge klart under (pkt 1). - Når det gjelder netto driftsutgifter til kommunal eiendomsdrift, i % av kommunens samlede netto driftsutgifter, så fremgår følgende: Bodø kommune har for disse tre årene beveget seg fra å ligge noe over snittet i Kostra-gruppe 13, til å ligge noe under snittet. Driftsutgiftene har blitt relativt lavere enn de kommunen sammenlignes med (pkt 7). - I forhold til brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsdrift, i kroner per innbygger, har nivået for Bodø svingt fra betydelig under snittet, til å ligge noe over (pkt 8). - Nivået for brutto investeringsutgifter til eiendomsdrift, i % av samlede brutto investeringsutgifter, viser nokså tydelig at Bodø har lagt på en lavere andel (pkt 14). - Når det gjelder lønnsutgifter til eiendomsdrift i % av brutto driftsutgifter har Bodø vært omentrent på nivå med snittet i gruppe 13 (pkt 15). - Vedlikeholdsutgifter for eiendomsdrift i % av brutto driftsutgifter har vært jevnt høyere enn sammenligningsgruppen (pkt 16). Oppsummert: Det mest oppsiktsvekkende trekk ut fra tallene i tabell 4, er at kommunen i tidsrommet har fallende netto driftsutgifter til kommunal eiendomsdrift, mens snittet for sammenligningsgruppen viser stabilitet målrettet utvikling av eiendommenes kvaliteter FAKTA Om kriteriet framgår det at: Det er vanskelig å belegge dette kriteriet med data. Statlige satsninger har i vesentlig grad påvirket eiendomsutviklingen innenfor eldreomsorgen og undervisningssektoren de siste årene, jf omtalen av disse i vedlegg 6. Den beskjedne bruken av systemer for planmessig vedlikehold som er rapportert blant annet i kapittel 7, kan være et uttrykk for en generell mangel på systematikk og målrettethet i kommunens eiendomsforvaltning. VURDERING Vi har ovenfor vært inne på det vi mener er en svakhet for Bodø kommune i forhold til det som her omtales som systematikk og målrettethet. (Jf avsnitt 2; Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen.) Det er derfor vår oppfatning at det ikke er så mye grunnlag for å påstå at kommunen har drevet en målrettet utvikling av eiendommenes kvaliteter. Målsetningen har vært høyst overordnet og planleggingen har i stor grad manglet. 25

26 Innen den tidsperioden vi har sett på, så må det sies å ha vært et sterkere fokus på nybygg enn målrettet vedlikehold og utvikling av eksisterende bygningsmasse En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen FAKTA Eiendomskontoret er direkte underlagt rådmannen og betjener alle kommunale enheter i forhold til lokaler. Det er fire underlagte seksjoner/fagområder, se figur 4 under. Rådmann Eiendomssjef Boliger Grunn Prosjekt Tjenestebygg - Utleie av boliger - Vedlikehold av boliger - Leietakeradministrasjon - Utvikling av boligmassen - Salg og kjøp av eiendom - Erverv av rettigheter - Utbyggingsavtaler - Utredning/ utvikling - Programmering - Byggeprosjekter - Byggforvaltning - Vedlikehold - Bruksavtaler - Faglig assistanse Figur 1 - Organisering av eiendomskontoret (Kilde: Eiendomskontoret). Seksjon for tjenestebygg forvalter alle institusjons- og administrasjonsbygg med kommunens administrasjon og tjenesteytende avdelinger/enheter som brukere. Forvaltningsområdet omfatter ca 120 bygg med tilhørende utearealer. Kommunale bygg huser den kommunale virksomheten som omfatter ca 2500 ansatte og ca 8500 faste daglige brukere (barnehager, skoleelever, sykehjemsbeboere med mer). Boligseksjonen forvalter og leier ut kommunale boliger og boliger som kommunen disponerer i borettslag. Behovet for boliger defineres av HS-avdelingen og OK-avdelingen (Flyktningekontoret). Tildelingen av boliger skjer i møter mellom boligseksjonen og bestillerinstansene. Avdelingen disponerer totalt ca 750 boliger. Av disse er: - Gruppe A: 54 boliger innleid fra private - Gruppe B: 75 borettslagsleiligheter kjøpt fra BBL - Gruppe C: 18 boliger leid fra BBL - Gruppe E: 209 kommunale boliger/bodø kommunale leiegårder - Gruppe F: 394 boliger tilhørende Bodø kommunale boligstiftelse Bodø kommunale boligstiftelse (BKBS) er formelt aktiv, men spiller i praksis ikke en aktiv rolle. Boligene som ligger under stiftelsen forvaltes/vedlikeholdes på samme måte som øvrige boliger. Av denne grunn vies ikke BKBS noe nærmere oppmerksomhet i denne rapporten. 26