Saksframlegg. Trondheim kommune. Felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken Arkivsaksnr.: 08/41438 Saksbehandler: Tore Langmyhr

Transkript

1 Felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken Arkivsaksnr.: 08/41438 Saksbehandler: Tore Langmyhr Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Det etableres et interimsstyre med 6 medlemmer for å styre prosessen med etablering av administrasjonsselskap for kollektivtrafikk, samt bistå i arbeidet med kravspesifikasjonene for anbudet fra Interimsstyret får 3 representanter fra Sør-Trøndelag fylkeskommune og 3 representanter fra Trondheim kommune. 2. Som medlemmer av interimsstyret fra Trondheim kommune velges: Rådmannen inngår i interimstyret. Saksfremlegg - arkivsak 08/

2 Saksutredning: Bakgrunn Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune har begge gjort vedtak om å opprette et felles organ/selskap for ruteplanlegging, eventuelt også felles innkjøp av transporttjenester. Trondheim kommune vedtok i forbindelse med den nye miljøpakken for transport (bystyret ): Opprette et felles ruteplanleggingskontor med STFK med hensikt å tilby et bedre og mer fleksibelt rutetilbud til byens innbyggere og koordinere innsatsen med regionale trafikkmidler. Problemstillingen er tidligere behandlet i sak om framtidig kollektivorganisering (bystyret ), der det het i vedtaket: Dersom Sør-Trøndelag fylkeskommune etablerer en egen innkjøpsenhet i forbindelse med konkurranseutsetting, vil Trondheim kommune vurdere nærmere å gå inn som deleier. Sør-Trøndelag fylkeskommune gjorde følgende vedtak i Strategiplan med budsjett 2009 (Fylkestingsak 54/2008, punkt 3) Fylkesrådmannen bes komme tilbake så snart som mulig med en egen sak vedrørende etableringen av et eget administrasjonsselskap/innkjøpsorganisasjon. Dette selskapet skal også ha ansvaret for ruteplanlegging, og trer fra 1. januar 2009 inn som avtalepart på vegne av fylkeskommunen i Trondheim. Det skal sikres god dialog med ansatte når det gjelder ruteplanlegging og kvalitetsutvikling. Trondheim kommune inviteres til å bli medeier i selskapet. Saksframlegg og forslag til vedtak er i denne saken er i vesentlig grad felles med Sør-Trøndelag fylkeskommunes saksframlegg til Fylkesutvalgets møte Fylkeskommunens vedtak om innkjøpsformer i Trondheim Etablering av et administrasjons-/ruteplanleggingsselskap er et viktig ledd i forberedelsene til anbud som innkjøpsform for kollektivtrafikken i Trondheim. Med dagens avtaler ligger ruteplanleggingen hos transportselskapene, men i den aktuelle anbudsformen vil planleggingsfunksjonen overtas av offentlige myndigheter. Sør-Trøndelag fylkeskommune har som nevnt gått inn for å legge ansvaret til et eget selskap som vil operere på bakgrunn av overordnede politiske bestillinger. Pr i dag er det 9 norske fylker som har valgt å opprette egne enheter eller egne selskap som er spesialisert når det gjelder innkjøp, ruteplanlegging og tilknyttede oppgaver. Framdriften i arbeidet med å etablere et administrasjonsselskap har i stor grad vært avhengig av spørsmålet om fylkeskommunalt kjøp av Team Trafikk AS. Fylkestinget vedtok etter en omfattende prosess i oktober 2008 å kjøpe 80 % av aksjene i Team Trafikk AS, men med brev av 17. oktober 2008 trakk Nettbusskonsernet sitt tilbud om salg av aksjer. Etter at muligheten for overtakelse av Team Trafikk AS var lukket, vedtok fylkestinget i desember 2008 (sak 85/2008): 1. Det lyses ut delanbud i Trondheim med eventuelt tilpasning mot tilliggende områder med oppstart august Saksfremlegg - arkivsak 08/

3 2. Bussrutene i Trondheim sees i sammenheng med rutetilbudet i Trondheimsregionen etter prinsippskissen for nytt rutekonsept i Trondheim og Trondheimsregionen. 3. Fylkeskommunen iverksetter planlegging av to bussdepoter. Vedtaket innebærer at det nå jobbes med anbudsutsetting av ca 1/3 av ruteproduksjonen i Trondheim, pluss muligens en regional rute. (Flere tunge ruter inngår, og anbudet vil sannsynligvis omfatte nærmere 50% av passasjergrunnlaget.) Tidsperspektivet for iverksettelse gjør at det ikke blir mulig med vesentlige endringer av ruteopplegget i den første anbudsperioden. Resten av ruteproduksjonen i Trondheim og Trondheimsområdet vil bli vurdert for mulig anbud fra 2012 (det er altså ikke gjort endelig vedtak om dette). For denne delen av tilbudet skal rutestruktur vurderes, inkludert bedre samordning mellom by- og regionbusser. Inntil videre forutsettes at Team Trafikk AS opererer disse rutene med kortsiktige kontrakter. Den klart mest aktuelle innkjøpsformen ved konkurranseutsetting er bruttokontrakter. Dette innebærer at det er utøvelsen av selve rutekjøringen som anbudsutsettes, mens offentlig myndighet (eventuelt administrasjonsselskapet) er ansvarlig for inntektene, og dermed tar risikoen når det gjelder inntektsutvikling. Alternativet er nettokontrakter, der det konkurreres om netto tilskudd etter at trafikkinntektene er trukket fra. Dette anses som vesentlig mer komplisert og er lite brukt. Arbeidsoppgaver for et administrasjons-/ruteplanleggingsselskap På bakgrunn av gjeldende vedtak er det en rekke utfordrende oppgaver som skal håndteres av et administrasjonsselskap. På kort sikt dreier dette seg om: Planlegging av rutetilbudet i Trondheim og Trondheimsregionen Kjøp av transporttjenester, dvs gjennomføring av anbudsprosesser for bussruter i Trondheim og Trondheimsregionen Overtakelse av inntekstansvaret for ruteområder som konkurranseutsettes Etablering av bussdepoter (nye bussoppstillingsplasser, blant annet til erstatning for Sorgenfri) Eie og drift av sanntidsinformasjonssystemer/signalprioritering Vurdere inkorporering av Trafikanten Midt-Norge AS og dermed oppgavene drift av t:kortet, samt ruteopplysning Markedsføring av kollektivtransporten På lengre sikt (2-3 år) er det aktuelt at selskapet overtar ansvaret for: Administrere inngåtte langsiktige avtaler med ruteselskapene i fylket for øvrig Skoleskyss med drosje i Trondheim og fylket for øvrig TT-transporten (Tilrettelagt transport for funksonshemmede) i Trondheim og fylket for øvrig Oppfølging av inngåtte avtaler knyttet til terminaldrift I administrative drøftinger mellom Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune er det diskutert ulike former for organisering av samarbeid om disse oppgavene, med bakgrunn i de politiske intensjonsvedtak som er gjort. Før man konkluderer endelig med hensyn til selskapsform og avklaring av samarbeidsavtaler, foreslås etablering av et interimsstyre med representanter fra politisk nivå og rådmannsnivået både i Trondheim kommune og fylkeskommunen. Mandatet til interimsstyret blir å styre videre forberedelser av konkurranseutsetting, planlegging av bussdepoter, ansettelse av direktør og etablering av administrasjonsselskapet, inkludert avtaler om hvordan politiske bestillinger i Saksfremlegg - arkivsak 08/

4 kommune/fylkeskommune kan sikres. Disse problemstillingene gis en foreløpig drøfting nedenfor. Organisering av selskapet Valg av selskapsform I utgangspunktet foreligger det flere modeller for en organisasjonsmessig styrking av ruteplanlegging/innkjøpsfunksjonen for kollektivtransporten. Forutsatt at både kommune og fylkeskommune skal inn på eiersiden, er det imidlertid bare interkommunalt selskap eller aksjeselskap som vil være aktuelle selskapsformer. (ANS, ansvarlig selskap, er uaktuelt fordi kommune eller fylkeskommune ikke kan være deltakere i et ansvarlig selskap etter selskapsloven.) Når det gjelder interkommunale selskap, vil beslutninger i styret være avhengig av konsensus. I et administrasjons-/ruteplanleggingsselskap vil det være viktig å ha en effektiv og beslutningsdyktig styringsform, og konsensuskrav anses lite hensiktsmessig. Følgelig er den mest aktuelle selskapsformen et ordnært aksjeselskap. Dette er en velprøvet og tydelig selskapsform med hensyn til ansvar og styringsform. Et aksjeselskap er fleksibelt i forhold til å inkludere eventuelle nye eiere. Det har tidligere vært diskutert om også Nord-Trøndelag fylkeskommune kan inngå i et slikt selskap. Dette bør vurderes på nytt, særlig fordi fylkeskommunene får ansvaret for kjøp av riksvegferje-tjenester fra Det kan også bli aktuelt på sikt å invitere andre kommuner i regionen på eiersiden. Aksjeselskapets virksomhet er regulert av vedtekter. Disse vedtektene skal ha regler om formål, aksjekapital, antall styremedlemmer m.m. I tillegg kan vedtektene omfatte andre regler som regulerer selskapets virksomhet og forholdet mellom aksjeeierne. Dette kan alternativt reguleres gjennom en aksjonæravtale. Politiske styringsmekanismer Det å legge offentlig virksomhet ut i et AS aktualiserer spørsmål om politisk styring. I dette tilfellet kan fylkeskommunens og kommunens politiske eierskap bli utøvd gjennom tre kanaler: - Gjennom generalforsamlingens styring og valg av styre. - Gjennom de føringer som ligger i aksjonæravtalen. - Gjennom årlige tilskuddsavtaler hvor man stiller opp betingelser for de bevilgninger selskapet får. Her kan man tenke seg en felles avtale med fylkeskommunen og kommunen eller to separate avtaler. Eierskap Det sentrale spørsmålet her vil være om en av partene skal ha aksjemajoritet og i tilfelle hvor stor skal den være. Administrasjonsselskapet er tenkt gradvis utviklet til å ha ansvaret for innkjøp og markedsføring av all kollektivtrafikk i fylket. Når selskapet om 2-3 år er bygget opp til full drift vil det ha ansvaret for årlige innkjøp på om lag mill kr, inkl ansvar for dagens riksvegsamband som overføres til fylkeskommunen fra Innkjøp knyttet til Trondheim vil utgjøre rundt en tredjedel av dette beløpet. Dette kan tale for at Sør-Trøndelag fylkeskommune har aksjemajoriteten i selskapet, og Sør-Trøndelag fylkeskommune har gitt klare signaler om at en slik løsning er ønskelig. På en annen side er Trondheim kommune en avgjørende premissgiver for tiltak som kan fremme Saksfremlegg - arkivsak 08/

5 kollektivtrafikken i byen, særlig gjennom miljøpakken for transport. Følgelig er det av avgjørende betydning at Trondheim kommune blir medeier i selskapet, og at eierne gjennom dette selskapet går sammen om å utvikle kollektivtrafikken. Ut fra dette kan det være et alternativ at 50 % av aksjene eies av fylkeskommunen og 50 % eies av Trondheim kommune. Dersom en velger en 50/50 fordeling av aksjene, kan dette danne grunnlag for problemer hvis eierne på generalforsamling er uenige. En måte å forebygge dette på kan være at det forut for stiftelsestidspunktet inngås aksjonæravtale hvor partene blir enige om viktige spørsmål om prinsipper for driften. Sør-Trøndelag fylkeskommune har hevdet at eierandelene bør avspeile ansvaret for driftskostnadene til selskapet. Rådmannen i Trondheim vil påpeke at det i utgangspunktet er Sør-Trøndelag fylkeskommune som får tilført statlige rammeoverføringer for å dekke kollektivdrift, og at dette inkluderer ruteplanlegging, innkjøp og andre aktuelle oppgaver for selskapet. Selv om det vil påløpe ekstra utgifter i en oppstartsfase, vil eventuelle besparelser på sikt tilfalle fylkeskommunen. Det vil derfor etter rådmannens synspunkt være riktig at Trondheim kommune ikke påtar seg driftsutgifter, men heller vurderer å gå inn med aksjekapital. Dersom Trondheim kommune skal bidra med mer ressurser til ruteplanlegging og planlegging av infrastruktur for kollektivtransporten, bør dette sees i sammenheng med finansieringen av innsatsområdene i miljøpakken for transport. Det vil uansett være viktig at avtaleformer og selskapsstruktur er robust i forhold til at pengestrømmene til drift av kollektivtrafikken fra ulike finansieringskilder kan skifte årlig. Ulike former for aksjonæravtaler, rammeavtaler og leverandøravtaler er valgt ved etablering av lignende selskaper. Sannsynligvis er det aktuelt med en flerårig, forpliktende avtale om basisbevilgninger, supplert med muligheter for årlige/flerårige tilleggsbestillinger. Poenget med et slikt avtaleverk er å sikre en tydelig rollefordeling mellom bestiller (fylkeskommune/kommune) og utfører (administrasjonsselskapet), og at den politiske bestillingen som følger med de årlige bevilgningene til selskapet følges opp og kan etterprøves. Blant dagens administrasjonsselskaper er det bare i Vest-Agder at man har et felles AS mellom fylkeskommune og kommune. I Agder Kollektivtrafikk AS har fylkeskommunen 66% av aksjene og kommunen 34%. Her er det inngått en aksjonæravtale som blant annet innebærer et årlig kommunalt tilskudd, samt en forpliktelse for fylkeskommunen om å opprettholde sitt kollektivtilskudd til byen (pluss prisstigning.) Avtalen åpner for flere eiere. Dersom en legger til grunn at STFK bør ha aksjemajoritet i selskapet, kan en fordeling av aksjene med 51 % på Sør-Trøndelag fylkeskommune og 49 % på Trondheim kommune være en aktuell løsning. Bemanning og budsjett for 2009 for drift av selskap under stiftelse Sør-Trøndelag fylkeskommune har utarbeidet et budsjett for etablering og drift av administrasjonsselskapet for 2009: Saksfremlegg - arkivsak 08/

6 Kostnadsart Beløp Merknader Lønn og sosiale utgifter ansatte første året (2009) Driftsutgifter Ordinære driftsutgifter for selskapet (leie av lokaler, reiser, inventar osv) Investering i IT -utstyr Investering i nytt ruteplanverktøy er største utgiftspost Stiftelseskostnader/revisjon/styrehonorar Informasjon/nettside/markedsføring Sum Kostnader til øvrig drift av selskapet dekkes av fylkeskommunen via en egen tilskuddsavtale for Når det gjelder selve aksjekapitalen, er minimumskravet på kr. Selskapet trenger imidlertid en høyere egenkapital, og det kan eventuelt sikres enten ved et ansvarlig lån fra eierne eller at aksjene tegnes til en overkurs. Størrelsen på dette bør tilsvare selskapets behov for investeringsmidler. For 2009 er det beregnet til 1,6 mill kr. Det blir opp til interimsstyret å ta stilling til dette, og det forutsettes ny politisk behandling av den endelige selskapsdannelsen. Konklusjoner Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune bør samarbeide nært for å gjennomføre ønsket satsing på kollektivtransporten, jf den vedtatte miljøpakken for transport. Rådmannen anser at en profesjonalisert innkjøpsenhet (administrasjonsselskap) kan være et egnet redskap for å iverksette den nødvendige satsingen framover. Dette gjelder spesielt fordi (deler av) kollektivtransporten i Trondheim konkurranseutsettes, noe som betyr at planleggingsansvaret overtas av offentlig myndighet. For Trondheim kommune vil deleierskap i et selskap være en egnet kanal for innflytelse over tilbudsutformingen i byen. Trondheim kommunes interesser må videre ivaretas gjennom klare avtaler som presiserer ansvarsdeling mellom aktørene. Rådmannen anser at slike avtaler kan sikre innflytelse på en akseptabel måte, selv om Trondheim kommune får mindre enn 50 % eierandel. Utforming av avtaler og nærmere kjøreregler for selskapet vil være en viktig utfordring for et interimsstyre, og det forutsettes at dette framlegges for politisk behandling før administrasjonsselskapet etableres formelt. Sør-Trøndelag fylkeskommune forventes å oppnevne to politikere og en administrativ representant til interimsstyret, og det er naturlig at Trondheim kommune oppnevner tilsvarende representasjon. Rådmannen i Trondheim, Håkon Grimstad kommunaldirektør Ann-Margrit Harkjerr byplansjef Saksfremlegg - arkivsak 08/