Hvorfor: En forretningsmodell gir deg oversikt over produkter, kunder, salgskanaler, samarbeidspartnere, inntekter og kostnader.

Transkript

1 ABC for oppstart av småskala mat-produksjon Hva som må på plass først og sist kan variere ut fra type prosjekt. Denne hjelpelisten for å komme i gang er ikke å se på som en riktig rekkefølge på hva du skal gjennomføre når, men en huskeliste som skal sikre at du er innom viktige momenter før du setter i gang. For hvert punkt i hjelpelisten går vi inn på hvorfor dette er viktig å gjennomføre, hvordan du skal få dette på plass og hvem som kan hjelpe deg. Ved noen av punktene i hjelpelisten er det behov for mer utdypning, og det henvises i de tilfeller til utfyllende tekst lenger ut i dokumentet. Hjelpeliste for å komme i gang: A. Bruk en forretningsmodell. B. Utarbeid en forretningsplan. C. Sett deg inn i gjeldende regelverk. D. Velg selskapsform og registrer virksomheten i Brønnøysundregistrene. E. Undersøk finansieringsmuligheter. F. Registrer ev. dyrehold til Mattilsynet. G. Eventuell innmelding i Debio ved økologisk produksjon. H. Nettverksbygging gjennom hele prosessen. I. Internkontroll. J. Merking. K. Kompetanseheving. A. Bruk en forretningsmodell Hvorfor: En forretningsmodell gir deg oversikt over produkter, kunder, salgskanaler, samarbeidspartnere, inntekter og kostnader. Hvordan: Bruk gjerne Osterwalder forretningsmodell for å få denne oversikten og for å få svar på alle nødvendige spørsmål. Osterwalders modell beskriver virksomheten i ni perspektiver: kundesegment, kunderelasjon, salgskanal, kundeverdi, aktiviteter, ressurser, partnere, kostnadsstruktur og inntektsstrøm. Dersom du planlegger å søke økonomisk støtte hos Innovasjon Norge, er det fordelaktig å bruke denne modellen. Hvem kan hjelpe deg: Rådgivere innen næringsutvikling og landbruk, Innovasjon Norge. B. Utarbeid en forretningsplan Hvorfor: En forretningsplan er et virkemiddel for å synliggjøre forretningsmessige muligheter. Når du har en ide og mange spørsmål om hvordan du skal få et ferdig produkt, er det å lage en forretningsplan et nyttig hjelpemiddel for å finne svar på disse spørsmålene. Prosessen med å lage en forretningsplan kan være en viktig bevisstgjøringsprosess. Hvordan: Først må man du ha en visjon, og deretter bør du beskrive de konkrete planene for virksomheten, forretningsideen(hvilket behov skal tilfredsstilles, og for hvem). Det kan være lurt å analysere disse planene før du setter konkrete målsetninger. Planene bør videre inneholde følgende momenter: dagens situasjon (hvilke resurser har du, både kunnskapsmessig, materielt og markedsmessig), målsetninger på kort og lang sikt (må settes med utgangspunkt i visjonen og forretningsideen), beskrivelse av produktet, hvem kunden er, hvem konkurrenten er, 1

2 prisstrategi, distribusjon, salgs og markedsføringsaktiviteter og organisasjonsform. Hvem kan hjelpe deg: Rådgivere innen næringsutvikling i kommunen. Innovasjon Norge. Private aktører. C. Sett deg inn i gjeldende regelverk Hvorfor: Som næringsmiddelprodusent har du plikt til å holde deg orientert og oppdatert på det regelverket som gjelder for din type virksomhet, og produsere i henhold til dette. Hvilke regelverk du må forholde deg til vil variere avhengig av hvilke produkter du produserer, og om du skal holde husdyr eller ikke. Mer utfyllende informasjon finnes på: (mattilsynet.no) Hvordan: Noe av det første du bør gjøre når du skal starte ny virksomhet er å ta direkte kontakt med det lokale mattilsynet. Mattilsynet må sees på som en medspiller og resurs, og tidlig kontakt med mattilsynet kan forhindre at du må forandre på ting underveis. Det anbefales å sette seg inn i det mest grunnleggende for krav og regler før du tar kontakt. Hvem kan hjelpe deg: Mattilsynet. Private aktører. D. Velg selskapsform og registrer virksomheten i Brønnøysundregistrene Hvorfor: Alle næringsdrivende foretak med begrenset så vel som med ubegrenset ansvar plikter å registrere seg i Foretaksregisteret. Det samme gjelder enkeltpersonforetak som driver handel med innkjøpte varer eller har mer enn fem ansatte i hovedstilling ( Når man skal starte en eller annen form for næring må man ta stilling til hvilken selskapsform som er mest hensiktsmessig. Hva som passer best er avhengig både av størrelsen på foretaket, om du eier alene eller sammen med flere, om du har mange ansatte osv. I tillegg til det formelle er det også andre gode grunner til å foreta en formell registrering, det gjør det lettere for deg som næringsdrivende å skille mellom din private økonomi og bedriftens økonomi, det er en måte å fortelle omgivelsene at prosjektet er alvorlig ment på, og det gjør det enklere for eksterne samarbeidspartnere å forholde seg til virksomheten (Jenssen et. l. 2012). Hvordan: De mest aktuelle selskapsformene for småskala matproduksjon er enkeltmannsforetak og aksjeselskap. All registrering av foretak foregår gjennom Brønnøysundregistrene. Som enkeltpersonforetak kan du registrere deg gratis i Enhetsregisteret, og foretaket vil da få et organisasjonsnummer. For mer informasjon om disse selskapsformene se side 9. Hvem kan hjelpe deg: En advokat. Et firma som har spesialisert seg på å hjelpe folk med å danne AS, disse kan du blant annet finne på nettet, men forsikre deg om at det er en seriøs aktør. 2

3 E. Undersøk finansieringsmuligheter Hvorfor: De fleste etableringer koster, og det er en stor fordel om du kan finne noen å dele risikoen med. Det kan lette oppstarten dersom du kan få eksterne midler til etableringen. Myndighetene vil stimulere til ulike former for næringsutvikling, dersom din ide kommer inn under en av disse er det store muligheter for å få tilgang på billige penger. Hvordan: Finn ut hva myndighetene har satt som satsingsområder med tanke på utvikling av småskala matproduksjon, både lokalt og nasjonalt. Dersom din virksomhet faller inn under en av disse satsingsområdene kan du søke om økonomisk støtte. Du kan også ta direkte kontakt med potensielle private investorer. Hvem kan hjelpe deg: Landbruksrådgivere i kommunen, Fylkesmannen, Fylkeskommunen, private investorer, lokale kompetansesenter, Innovasjon Norge. F. Registrer eventuelt dyrehold til Mattilsynet Hvorfor: Alt dyrehold skal registreres, da forflytning av dyr øker risikoen for å spre smittsomme sykdommer. Sporbarhetsregelverket inneholder krav til merking og registrering av dyr. Mattilsynet er avhengig av å kjenne identitet og opprinnelse til dyr for å kunne spore smitteveger ved eventuelle sykdomsutbrudd. Eiere av produksjonsdyr er pliktig til å registrere husdyrholdet i Mattilsynets husdyrregister ( Hvordan: Registrering av dyrehold til Mattilsynet foregår gjennom Altinn-systemet med pålogging gjennom Mattilsynet sine nettsider. Hvem kan hjelpe deg: Det lokale mattilsyn og landbruksrådgivere i kommunen. G. Eventuell innmelding i Debio ved økologisk produksjon Hvorfor: Dersom du planlegger å markedsføre varene dine som økologiske må du ha en godkjenning fra Debio. En slik godkjenning gjør det mulig å bruke Debios Ø-merke i markedsføring og profilering av produktet. Begrepet økologisk er beskyttet, og som produsent av økologiske matvarer må du forholde deg til det offentlige regelverket som finnes på området. Hvordan: Du må først gi melding til Debio om at virksomheten din ønsker å bli godkjent for å produsere økologiske næringsmidler. Som følge av denne søknaden skal Debio komme på en førstegangsinspeksjon, og inspektøren vil gjennomgå driften for å sikre at den tilfredsstiller kravene til økologisk produksjon, og eventuelt bemerke hva som må til for å oppnå dette. Dersom du melder deg inn og får en godkjenning vil du bli fulgt opp med inspeksjon en gang i året. Debio kan også komme på uanmeldt besøk. Hvem kan hjelpe deg: Debio kan veilede om reglene og hvordan de skal tolkes. Norsk landbruksrådgiving kan også hjelpe deg dersom det er snakk om økologisk primærproduksjon. 3

4 H. Nettverksbygging gjennom hele prosessen Hvorfor: Dersom du skal lykkes med å starte en ny virksomhet er det viktig at virksomheten blir akseptert. Det å få aksept fra viktige personer og institusjoner er avgjørende for å få tilgang på kapital, kunder, sosiale relasjoner, informasjon osv. (Jenssen et. al. 2012). Nettverksbygging kan også være viktig for å opparbeide seg et fagmiljø og produsentsammenslutninger man kan ha nytte av og spille på lag med. Hvordan: Tillit og relasjonsbygging er viktige stikkord, det å vise at man holder ord, at man kan det man holder på med, at man er rettferdig osv. er med på å bygge tillit (Jenssen et. al. 2012). Bruk det nettverket du allerede har aktivt. Delta på kurs og samlinger som er relevant for det du skal starte med, vær aktiv og skap relasjoner. Oppsøk gjerne andre produsenter/gründere som prøver ut de samme ideene som deg. Oppsøk fagmiljøer og potensielle kunder. Ved sammensetning av et styre er det viktig å ha medlemmer med forskjellige kompetanse og nettverk som kan komme virksomheten til gode (f.eks.marked og økonomi). Hvem kan hjelpe deg: Landbruksrådgivere og næringsutviklere i din kommune kjenner ofte til andre etableringer, fagmiljø og kurs. I. Internkontroll Hvorfor: Alle næringsmiddelvirksomheter har krav om å ha HACCP-basert internkontroll. Kravet gjelder både store og små virksomheter, men strengheten avhengig av aktiviteten" (mattilsynet.no). Hensikten med internkontrollen er blant annet å sikre at bedriften har rutiner som sikrer god hygiene i alle ledd i produksjonsprosessen, fra råvarene kommer inn, til det ferdige produktet er levert. Internkontrollen skal inneholde hvilke lover og forskrifter bedriften må forholde seg til, og sikre at de som jobber i bedriften har gode og trygge arbeidsforhold. Før oppstart av matproduksjon må du finne ut hvilke farer som er aktuelle i forhold til mattrygghet og hvor i prosessen de kan oppstå. Farevurderingen skal ta utgangspunkt i virksomhetens karakter, dvs. hva som produseres, hvilke råvarer og ingredienser som inngår, under hvilke betingelser og forhold, medarbeidernes kompetanse osv. Hvordan: I en liten bedrift er det bra om de som skal bruke internkontrollen er aktive med i utarbeidelsen av de daglige rutinene. Dette for at de rutinene som utarbeides skal brukes i praksis, en internkontrollperm som står i ei hylle har liten eller ingen verdi. Det kan imidlertid være lurt å få hjelp av noen med næringsmiddelteknologisk kompetanse til å hjelpe seg gjennom prosessen og sikre at kvaliteten på rutinene blir bra og hygienisk forsvarlige. Mer om hva internkontrollen skal inneholde og hva HACCP - prinsippene handler om på side 12. Hvem kan hjelpe deg: Private firma - som tilbyr hygienekontroll, hjelp med å lage rutiner osv. Mattilsynet. Forskrift om næringsmiddelhygiene. 4

5 J. Merking Innholdsfortegnelse: Hvorfor: Myndighetene stiller krav til merking av næringsmidler, det gjør de for at forbrukerne skal ha tilgang på tilstrekkelig og korrekt informasjon om næringsmidlers art, sammensetning og egenskaper. Hvordan: Dersom du skal merke produktene dine selv må du sette deg godt inn i følgende forskrifter: 1. Forskrift om merking av næringsmidler (merkeforskriften). Forskriftens formål er å sikre forbrukerne tilstrekkelig og korrekt informasjon med hensyn til næringsmidlers art, sammensetning og egenskaper (lovdata.no). Hele forskriften finner du på følgende link: 2. Forskrift om deklarasjon av næringsinnhold. Forskriftens formål er å sikre forbrukerne korrekte og sammenlignbare opplysninger om næringsmidlers innhold av energi og næringsstoffer (lovdata.no). Hele forskriften finner du her: Strekkode: Hvorfor: Dersom produktene dine skal omsettes gjennom dagligvarebutikker er det for noen butikker en forutsetning at produktet har en strekkode. For distribusjon gjennom transportfirma er det alltid en forutsetning med strekkode. Hvordan: For å få en strekkode må man først henvende seg til GS1 Norway for å få et leverandørnummer. Henvendelsen skal skje ved skriftlig søknad. Hvem kan hjelpe deg: Ti enkle trinn til strekkode, finner du på GS1 Norway sin hjemmeside: 5

6 K. Kompetanseheving Hvorfor: Kompetanse blir gjerne kaldt menneskelig kapital. Det er viktig å ha god kompetanse på de oppgavene som du selv skal utføre. Å investere tid og ressurser til studieturer og kompetanseheving i løpet av etableringsfasen kan være en god investering. Hvordan: Du må ta stilling til hvilken kompetanse du selv skal besitte og hva slags kompetanse du kan kjøpe inn. Et etablererkurs kan være nyttig. Fagmiljøer arrangerer ofte lokale kurs. Hvem kan hjelpe deg: Lokale kompetansesenter. Utfyllende informasjon til hjelpelisten. Oppsummering av hvem hjelper deg med hva Kommunen er førstelinjetjenste for Innovasjon Norge (IN). Det betyr at dersom du søker om støtte hos IN skal kommunens saksbehandler komme med en uttalelse om søknaden. Det er derfor lurt å ta kontakt med kommunen og få veiledning i forhold til søknadsskrivining i forkant av søknadsprosessen. Kommunalt næringsselskap vil som regel kunne veilede deg og være diskusjonspartner i prosessen mot å konkretisere dine planer om næringsutvikling. Mattilsynet har oversikt over hvilke regler som gjelder for den produksjonen du skal starte, både når det gjelder videreforedling og husdyrhold. Private firma kan hjelpe deg med hygienekontroll, rutiner osv. Innovasjon Norge kan bidra med økonomisk støtte og rådgivning. Fylkesmannen har oversikt over ulike støtteordninger som kan ha som formål å støtte tiltak som passer for deg, for eksempel Bygdeutviklingsmidler. Mer om selskapsformer. Enkeltpersonforetak: Dersom du skal starte opp alene og skal være eneste eier, er enkeltpersonforetak ofte den enkleste og mest fornuftige selskapsformen. Da er alle rettigheter og plikter direkte knyttet til deg som eier. Det betyr blant annet at du som eier er fullstendig økonomisk ansvarlig, også ved en eventuell konkurs eller ved et underskudd. Inntekter og utgifter lignes sammen med andre utgifter du som eier måtte ha, det betyr blant annet at netto overskudd er skattepliktig, og netto tap er fradragsberettiget. Privat aksjeselskap A/S Et aksjeselskap er et selskap der ingen av deltakerne har personlig ansvar for selskapets forpliktelser. Det er selskapet som er juridisk ansvarlig. Den enkelte aksjonær har kun ansvar i 6

7 henhold til innskutt kapital, du kan altså bare tape det du har kjøpt aksjer for. Dette innebærer at kreditorene bare kan gå til selskapet med sine krav. Du risikerer med andre ord ikke dine private eiendeler dersom selskapet skulle gå konkurs. På grunn av dette er det en rekke regler i aksjeloven som begrenser eiernes adgang til å ta penger ut av selskapet. Styret har likevel ansvar for at selskapet alltid har en forsvarlig egenkapital (Jenssen et. al. 2012). For å stifte et aksjeselskap må stifteren skyte inn aksjekapital, per 1.januar 2012 skal dette beløpet være minimum kroner til sammen. Dersom alle aksjeinnskudd gjøres opp med penger, kan bekreftelsen gis av en finansinstitusjon. Det er også mulig å dekke opp aksjekapitalen eller deler av denne med eiendeler (naturalinnskudd) i stedet for penger. Ved naturalinnskudd vil det vanligvis bli stilt krav om taksering, deretter skal revisor attestere for innskuddet(jenssen et. al. 2012). Stiftelseskostnadene kan dekkes av aksjekapitalen, og aksjekapitalen kan brukes ved oppstart. Virksomheten kan ikke starte før selskapet er registrert ( Når man skal stifte et aksjeselskap må man først lage stiftelsesdokumenter. Det som må være med i stiftelsesdokumentene: Vedtekter Navn, adresse og fødselsnummer på alle aksjetegnerne. Underskrift fra alle aksjonærene, med dato for underskriften. Hvor mange aksjer den enkelte aksjonær skal tegne (akjsonærene kan godt tegne ulikt antall aksjer, og en person kan tegne samtlige aksjer) Hvor stort beløp som skal betales for hver aksje. Siste frist for når aksjeinnskuddet være innbetalt. Hvem som skal sitte i styret. Hvem som skal være revisor. Åpningsbalanse, som vedlegg (egenkapital, eiendeler og gjeld på stiftelsestidspunktet) (starteaksjeselskap.no) Vedtektene skal fortelle: 1. foretaksnavn 2. kommunen der hovedkontoret for selskapet befinner seg 3. hva selskapet skal gjøre/produsere 4. størrelsen på aksjekapitalen 5. verdien av hver aksje (aksjenes pålydende) 6. høyeste og laveste antall styremedlemmer 7. Om selskapet skal ha flere daglige ledere eller om styret eller bedriftsforsamlingen skal kunne bestemme at selskapet skal ha flere daglige ledere, samt i så fall om flere daglige ledere skal fungere som kollektivt organ. 8. Hvilke saker som skal behandles på den ordinære generalforsamlingen 9. Om selskapets aksjer skal registreres i et verdipapirregister (Jenssen et. al. 2012) Når stiftelsesdokumenter er underskrevet, all aksjekapital er innbetalt og åpningsbalansen er satt opp og bekreftet av en statsautorisert revisor, kan selskapet meldes til foretaksregistret. Åpningsbalansen kan ikke være datert lengre tilbake i tid enn fire uker før underskriving av 7

8 stiftelsesdokumentene. Registreringen må skje seinest tre måneder etter at stiftelsesdokumentene er underskrevet, det er derfor et godt råd å sørge for at forfallsdato er i god tid før dette. Når alle aksjonærene har underskrevet, anses selskapet som stiftet. Underskrivningen innebærer at man forplikter seg til å betale aksjeinnskuddene til selskapet (starteaksjeselskap.no). Ved registrering i Brønnøysundregistrene er det viktig at det du sender inn er korrekt, hvis ikke vil du få registreringen i retur, noe som vil forsinke prosessen med å få registrert virksomheten. Når aksjekapitalen blir satt inn må den merkes med aksjekapital, noe som gjør det enklere å få en finansinstitusjon til å bekrefte kapitalen (pers. med). Både fysiske personer og juridiske personer (andre selskaper) kan være stiftere av selskap (Jenssen et. al. 2012). På Altinn kan du finne eksempel på stiftelsesdokument. Gjeldende lovverk (allemennaksjeloven): Mer om økologisk produksjon. Mange småskalaprodusenter velger å produsere økologiske produkter, dette kan være på bakgrunn av egen overbevisning, eller fordi det for mange forbrukere gir ekstra mening at lokalprodusert mat også er økologisk. At et produkt er økologisk betyr at råvarene er produsert uten bruk av syntetiske plantevernmidler eller kunstgjødsel. For husdyr gjelder i tillegg strengere regler for dyrevelferd, lengre tilbakeholdstid etter medisinering osv. (debio.no). Det er Debio som kontrollerer og godkjenner økologiske og bærekraftige produksjoner i Norge. De garanterer at matvarer merket med Debio er produsert på en økologisk og bærekraftig måte. Debio har fått denne oppgaven delegert fra Mattilsynet (debio.no). Debio fører tilsyn med både gårdsbruk, foredlingsbedrifter, pakkerier, omsetningsledd og importører i Norge Økologiforskriften finner du her: mer informasjon om Debio, regler og veiledere finner du her: Primærproduksjon Dersom du skal legge om til, eller starte opp en økologisk primærproduksjon, er det viktig å ta kontakt med Debio på et tidlig stadium, dette er fordi datoen for omlegging regnes tidligst fra den dagen du melder deg inn i ordningen, Omlegginga kan ta en del tid, hvor lang,avhenger av hvilken produksjon det er snakk om. Perioden under omlegging kalles karenstid. Debio har av praktiske grunner også delt året inn i tre, slik at det blir den første dagen i neste periode som blir regnet som starten på din karenstid. Norsk landbruksrådgiving kan gi deg gode råd innenfor både agronomi og økonomi i økologisk landbruk. De tilbyr gratis og uforpliktende førsteråd (Debio.no). 8

9 Mer om internkontroll Begrepet IK Mat er et internkontrollsystem som alle næringsmiddelvirksomheter må ha. HACCP er et internkontrollprogram som skal hjelpe deg slik at du kan være sikker på at maten du produserer er helsemessig trygg. HACCP er en forkortelse for Hazard Analysis and Critical Control Point. Det kan oversettes til norsk med risikoanalyse og kritiske styringspunkt. (ref.mattilsynet.no) Hygieneregelverket krever at virksomheten skal ha et internkontrollsystem som baserer seg på HACCAP prinsippene. Du må altså finne ut hva som er de kritiske punktene i produksjonslinjen din, og lage rutiner som sikrer god produksjonshygiene ved disse punktene. Dette kalles en fareanalyse. Hvor omfattende dette er, avhenger av hva du skal produsere. Dersom du synes dette er vanskelig anbefales det å ta kontakt med fagfolk på området, å være sikker på at maten er trygg er viktig for både bedriften og kunden. En fareanalyse skal minst bestå av: 1. Vurdere hvilke farer som kan oppstå i forbindelse med arbeidsoperasjonene som benyttes. 2. Påvise steder hvor disse farene kan oppstå. 3. Bestemme hvilke av disse stedene som er avgjørende for næringsmidlenes helsemessige sikkerhet. 4. Fastlegge og gjennomføre effektive rutiner for styring og kontroll med de kritiske punktene. 5. Fastsette korrigerende tiltak og beskrive framgangsmåter for verifisering 6. Ved enhver endring av arbeidsoperasjonene, vurdere aktuelle farer og de kritiske styringspunktene. 7. Det er viktig å kunne dokumentere skriftlig at prinsippene ovenfor følges og etterleves (ref: mattilsynet.no) Internkontrollen skal inneholde: oversikt over de krav i næringsmiddellovgivingen som gjelder for virksomheten oversikt over hvordan virksomheten er organisert rutiner virksomheten følger, for å sikre overholdelse av næringsmiddellovgivingens krav. Ansvar og myndighet for utførelse skal fastlegges rutiner virksomheten følger dersom avvik oppstår og opplysninger om hvem som er ansvarlig, rutiner virksomheten følger for å hindre gjentakelse av avvik og opplysninger om hvem som er ansvarlig registreringer virksomheten finner nødvendig å oppbevare og opplysning om hvor lenge de skal være tilgjengelig for tilsynsmyndigheten rutine for hvordan virksomheten systematisk og regelmessig gjennomgår sin internkontroll, for å kontrollere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det system virksomheten har fastlagt, og om det medfører oppfyllelse av næringsmiddellovgivingen rutine for hvordan virksomheten sikrer seg at alle aktuelle og kun gjeldende rutiner blir benyttet, og rutiner for hvordan virksomheten sikrer at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å overholde forskriftens krav. (ref: lovdata.no) 9

10 Hele forskriften om internkontroll for å oppfylle næringsmiddellovgivningen finner du her: Viktige nettsider: Avslutning Som rådgiver opp i mot gründere/næringsutviklere, er det viktig å ha kjennskap til alle ledd i en etableringsprosess. Kundene tar kontakt på ulike stadier i sin etablering, da er det viktig å kunne gi dem råd på det stadiet de befinner seg. Ved utarbeidelse av ABC for oppstart av småskala matproduksjon har vi som rådgivere gjennomgått en viktig læringsprosess som vi vil bruke i vårt arbeid med næringsutviklere fremover. I Denne ABC- en har vi samlet kortfattet informasjon fra flere ulike kilder, og vi håper den kan benyttes av produsenter ved en oppstart. For noen vil det imidlertid være nødvendig med utfyllende informasjon. Referanser Jenssen, J. I., Kolveried, L. og Erikson, T Perspektiver på entreprenørskap, 2. utgave. Cappellen Damm Høyskoleforlag