Møteinnkalling. Saker til behandling. 47/15 15/ Tilleggsbevilgning kulturbudsjettet

Transkript

1 MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: kl. 15:00 Sted: Nes kommunehus, ordførers kontor Arkivsak: 12/00623 Arkivkode: 033 Forfall meldes snarest til SAKSKART Side Møteinnkalling Saker til behandling 47/15 15/ Tilleggsbevilgning kulturbudsjettet /15 15/ Søknad om tilskudd til gapahuk/utbedring av stier - Nes Nordmark Friluftslag 6 49/15 15/ Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune 8 50/15 15/ Søknad om tilskudd og lån fra E&P Hydraulics Norge AS 10 Nesbyen, Tor Magnussen ordfører 1

2 Saker til behandling 47/15 Tilleggsbevilgning kulturbudsjettet 2015 Arkivsak-dokument: 15/ Arkivkode: 150 Saksbehandler: Tor-Even Lysfjord Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg /15 2 Formannskapet /15 Saken avgjøres av: Formannskapet. Vedlegg: - Avtale mellom Nes og Flå kommuner og forfatter Terje Østro. - Samarbeidsavtale mellom Nes kommune og Flå kommune. Saksopplysninger: Det er behov for en tilleggsbevilgning på kr ,- for å dekke økte kostnader på kulturbudsjettet, tjeneste 3752 Bygdebøker, i Følgende prosedyre skal i.h.t. reglementet for budsjettrutiner følges når det gjelder behov for tilleggsbevilgning: «Tilleggsbevilgning kan kun gis i unntakstilfeller. Før søknad om tilleggsbevilgning sendes, må følgende prosedyre være gjennomgått: Den enkelte enhet (aldersheim, skole, barnehage o.a.) vurderer dekning innenfor eget budsjett (ramme). Dersom dette ikke er mulig: 2. Det enkelte hovedutvalg vurderer dekning innenfor eget budsjettområde, om nødvendig ved reduksjon av standard. 3. Rapport eller evt. søknad om tilleggsbevilgning sendes kommunestyret. I den grad formannskapets post brukes til tilleggsbevilgninger følges samme prosedyre som ved bevilgninger fra kommunestyrets post for tilleggsbevilgninger/nye bevilgninger.» Det er bokprosjektet «Gards- og slektshistorie for Nes og Flå» som får større utgifter enn beregnet på inneværende års budsjett. For budsjett 2015 beregnet administrasjonen at bokprosjektet skulle avsluttes ca. 1. juli I budsjettprosessen for 2015 så det ut til at denne tidsrammen kunne holde, men så er ikke tilfelle. For inneværende års budsjett var det beregnet lønn og sosial utgifter for halve året, samt en bokutgivelse. I stedet blir det lønn/sosiale utgifter for hele året, samt utgifter til trykking av to bøker. Økte trykkeriutgifter er lagt inn i forslag til tilleggsbevilgning. Den reelle kostnaden 2

3 for lønn/sosiale utgifter/trykkeriutgifter er beregnet til kr ,-. På grunn av underforbruk på andre poster på kulturbudsjettet er behovet for tilleggsbevilgning redusert til kr ,-. Underforbruk gjelder bl.a. strømutgifter og lønnsmidler til junior- /ungdomsklubben (på grunn av personalmangel i en periode i vinter ble det spart lønnsmidler). Administrasjonen har ikke funnet rom for ytterligere inndekning på kulturbudsjettet hvis nivået på tjenestene skal være slik som forutsatt i Det er pr. dags dato utgitt 4 bind for Nes og 4 bind for Flå. Pr. august 2015 antas det at de gjenstående bøkene kan utgis i følgende periode (se også kommentarer under vurdering): Nesbok (Øygardsfjerdingen) høsten Manus er nå levert til trykkeriet. Nesbok (Bingenfjerdingen siste bok) vinter Registerbind Bokprosjektet har tatt vesentlig lenger tid enn opprinnelig forutsatt og dermed kostet mer enn det som ble beregnet fra starten. Ved prosjektets start i 1993 var de totale utgiftene for Nes sin del beregnet til ca. kr ,- (beløpet er ikke fremskrevet til 2015-verdi). Salgsinntekter, som ville redusert kostnaden, var ikke tatt med i beregningen. Totale utgifter for Nes pr beløper seg til kr ,-. Salgsinntekter på kr ,- er her trukket fra, slik at dette beløpet er nettoutgift. Bakgrunnen for bokprosjektet og tidsbruken er bl.a. følgende: Utgivelse av Gards- og slektshistorie for Nes og Flå ble vedtatt i 1993 og fremdriftsplanen den gang forutsatte en tidsramme på 14 år, dvs. at dette skulle avsluttes i 2007/2008. Driftsutgiftene er i.h.t. avtale blitt fordelt med 1/3 på Flå og 2/3 på Nes. Prosjektet har møtt på flere problemer underveis. Materialet som skulle samles inn har vært mer omfattende enn det man så for seg ved starten. I utgangspunktet skulle det være 8 bøker. Slik det ser ut nå blir det minimum 10 bøker. Uenighet mellom forfatter og styringsgruppa om bøkenes innhold, bl.a. om bilder og detaljer i tekst. Uenigheten førte til stillstand i prosjektet i en periode. Det har også vært diskusjon om forfatters lønnstillegg. Forfatter har hatt problemer med å få ut tilstrekkelig med opplysninger fra kirkebøker og statsarkivet på Kongsberg. Det oppsto uenighet mellom forfatter og det første trykkeriet og dette medførte ekstra tidsbruk. Kommunen måtte bytte trykkeri, da det man benyttet (Valdres trykkeri) ble fusjonert inn i annet firma (i 2010/2011). Inngåelse av avtale med nytt trykkeri (skjedde i mars 2012) tok en del tid og var med på å forsinke prosjektet. Styringsgruppa avsluttet sitt arbeid i 2010, med følgende begrunnelse: «Det var ikke mulig å få til et samarbeide med forfatter, da forfatter ikke møtte i styringsgruppas møter og det var ikke mulig å få tak i forfatter på telefon». Kommunens administrasjon/ordfører (fra både Nes og Flå) overtok kontakten med forfatter. Det tok noe tid før kontakten ble etablert. Den nye styringsgruppa består av ordfører og rådmann i Flå og ordfører, rådmann og kulturleder i Nes. 3

4 Vurdering: Gards- og slektshistorie for Nes og Flå er et prosjekt preget av mange forsinkelser og vanskeligheter så langt, hvilket har medført ekstra kostnader. Det ble i 2013 vurdert om bokprosjektet skulle stoppes for å begrense kostnaden. I så fall hadde det vært viktig å få råderett over ferdige, men ikke utgitte manuskripter/innsamlet materiale, slik at prosjektet kunne sluttføres senere av andre. Pkt. 17, første del, i kontrakt med forfatter lyder slik: «Innsamlet materiale (utover det forfatter stiller til disposisjon fra eget arkiv eller som er utlånt fra private) blir oppdragsgivers eiendom når arbeidet er ferdig, eller skulle bli innstilt av andre grunner.» Pkt. 17 er ikke så presis som ønskelig: Deler av materialet til uutgitte bøker kan være fra forfatters eget arkiv/utlånt fra private og dermed vil ikke materialet tilfalle kommunen. Formuleringen «når arbeidet er ferdig» er også uklar og kan gjøre det vanskelig å få tilgang til alt materiale/manuskript. Kontrakten sikrer ikke kommunen råderett over uutgitt materiale. Det innebærer at en kansellering av kontrakten før alle bøkene er levert, vil gjøre det svært vanskelig for en annen forfatter å sluttføre skriving av bøkene. Kontraktene med forfatter og trykkeriet ble i 2013 forelagt KS-advokat for uttalelse om konsekvensene av å stoppe bokprosjektet, men vurderingen derfra om konsekvens var ikke entydig. Den administrative styringsgruppa så det som lite hensiktsmessig å bruke penger på en ytterligere juridisk vurdering/anbefaling som ikke nødvendigvis ville gått i kommunens favør i.f.t. eventuell råderett over alt manuskript/materiale. Den administrative styringsgruppa vurderte bokprosjektet slik i 2013: Siste Flå-bok var til korrekturlesing og utgivelse var trolig nært forestående. De to siste Nes-bøkene ble antatt å komme i 2014/første halvår Administrativ styringsgruppe anså at det beste var å få fullført bokprosjektet når en «så slutten». Det har vist seg at heller ikke denne tidsplanen holdt. Administrasjonen har fått signal fra forfatter om at korrekturlesing (gjøres av andre enn forfatter) av manuskriptet for siste Flå-utgivelse tok lang tid. Om forsinkelsen også skyldes andre forhold kjenner ikke administrasjonen til. Alle Flå-bøkene er nå utgitt. Som skrevet over i «Saksopplysninger» er manus for utgivelsen av Nes-bok om Øygardsfjerdingen levert til trykkeriet. Det antas at siste bind, Bingenfjerdingen, gis ut vinter/vår Sluttføringen av bokprosjektet er nær i tid og det vil være synd om ikke dette gjøres. Administrasjonen anbefaler at det gis en tilleggsbevilgning, dekket av formannskapets disposisjonskonto, på kulturenhetens 2015-budsjett, tjeneste 3752 Bygdebøker, slik at en har lønnsmidler også til 2. halvår 2015 og rom for økte trykkeriutgifter. Utgifter til Gards- og slektshistorie for Nes og Flå i 2016 er lagt inn i budsjettforslaget for neste år. 4

5 Rådmannens innstilling: Det gis tilleggsbevilgning på kr ,- på kulturbudsjettet 2015, tjeneste 3752 Bygdebøker, til dekning av lønnsmidler for 2. halvår og trykkeriutgifter. Beløpet belastes konto Reserverte bevilgninger og innarbeides ved behandling av revidert budsjett Nesbyen Torbjørn Hansen rådmann Vedlegg til sak 5

6 48/15 Søknad om tilskudd til gapahuk/utbedring av stier - Nes Nordmark Friluftslag Arkivsak-dokument: 15/ Arkivkode: 223 Saksbehandler: Tor-Even Lysfjord Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /15 Saken avgjøres av: Formannskapet. Vedlegg: Søknad fra Nes Nordmark Friluftslag. Budsjett gapahuk ved Holmevann. Saksopplysninger: Søknad fra Nes Nordmark Friluftslag ble behandlet i formannskapet , med følgende vedtak: «Saken sendes tilbake til administrasjonen, og det bes om at saken fremmes for ny behandling etter at det er innhentet budsjett for Nes Nordmarks Frluftslags aktiviteter for 2015». I forrige behandling av søknad om støtte skrev administrasjonen følgende om søknaden: «Nes Nordmark Friluftslag søker om kr i støtte til bygging av gapahuk, kjøp av benker/bålpanne m.m. og oppgradering av sti-/løypenette, samt skilting av dette, ved Holmevann i Nes Nordmark. Søker påpeker at dette vil gjøre området mer attraktivt for turgåere både sommer og vinter. Området har to hoteller og 700 hytter i nærheten, og man ser for seg at tilbudet vil være til glede for mange brukere». Budsjett for «Gapahuk ved Holmevann (Nes Nordmark)» er kommet fra søker er vedlagt saken. Budsjettet viser totale kostnader på kr I tillegg er det beregnet dugnadsarbeid for ca. 40 timer som er satt til en verdi av kr Det søkes om støtte på kr Søker skriver følgende i kommentar til budsjettet: «Dette er en del mer enn det som den forrige søknaden inneholdt. Håper likevel at vi får dekket det resterende av kommunen slik at vi får en gapahuk i Nes Nordmark som vi kan være stolte av og som mange vil få glede av». Vurdering: Oppgradering/skilting av stier og løyper er et viktig initiativ og bidrag i et folkehelseperspektiv, slik at innbyggere og besøkende i kommunen kan få sunne 6

7 fjellopplevelser til alle årstider. Bygging av gapahuk kan bidra til økt trivsel og motivasjon til å komme seg ut i naturen. Gapahuken vil bli satt opp på dugnad, så det ligger en betydelig grad av egeninnsats i prosjektet. Her ser det ut til at man får mye igjen for et relativt lite beløp. Kommunen har ikke mottatt skriftlig avtale mellom søker og grunneiere om oppgradering av sti-/løypenettet til området/skilting av dette og vedlikehold av det samme. Slik avtale bør være en forutsetning for kommunalt tilskudd. En avtale sikrer at oppgradering/skilting er i avklart med grunneiere og avklart i.f.t vedlikeholdsansvaret. Videre ønsker administrasjonen at søker benytter den samme skiltmalen, i.h.t. Merkehåndboka (nasjonal skiltmal utgitt av Den Norske Turistforening/Friluftsrådenes Landsforbund/Innovasjon Norge) som benyttes ellers i kommunen, slik at det blir en enhetlig skilting. Rådmannens innstilling: Formannskapet imøtekommer søknad fra Nes Nordmark Friluftslag om støtte til gapahuk og oppgradering/skilting av stier i området v/holmevann med støtte på kr Det er en forutsetning for støtte at avtale med grunneiere om oppgradering av stier/skilting av stier i området og vedlikehold av dette oversendes til Nes kommune. Tildelte beløp utbetales når regnskap, som viser at formålet med søknaden er oppfylt, er mottatt hos Nes kommune. Formannskapet oppfordrer søker om å benytte skiltmalen som beskrevet i Merkehåndboka (Den Norske Turistforening/Friluftsrådenes landsforbund/innovasjon Norge). Beløpet på kr belastes formannskapets disposisjonskonto Nes Torbjørn Hansen rådmann Vedlegg til sak 7

8 49/15 Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune Arkivsak-dokument: 15/ Arkivkode: 210 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /15 1 Helse- og sosialutvalget 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg /15 1 Teknisk utvalg 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Halvårsrapport Saksopplysninger: Hensikten med halvårsrapport er å orientere om økonomisk status i forhold til vedtatt budsjett og i forhold til mål og målsettinger som ble fremmet i budsjettet for 2015 og handlingsplan Den skal danne grunnlaget for eventuelle justeringer som bør gjennomføres i løpet av året. Halvårsrapporten blir derfor først og fremst en avviksrapport, men også en orientering om den økonomiske status. Det er i år utarbeidet en felles halvårsrapport for kommunens virksomhet. Rapporten viser et regnskap med netto 18 millioner før finanstransaksjoner mot 14 millioner i Periodisert budsjett tilsier imidlertid at en etter 1. halvår burde hatt et netto driftsresultat på 26 millioner. Utarbeidet prognose fra enhetene tilsier at en vil ha et negativt avvik på 3 millioner når regnskapet gjøres opp pr Rådmannen vil komme tilbake med en budsjettreguleringssak for å få lagt de nødvendige føringer for å oppnå kommunestyrets intensjon om avsetninger til disposisjonsfond. Vurdering: Svikt i skatteinntektene vil bli delvis kompensert gjennom økt rammetilskudd. Nes kommune må imidlertid forvente at samlede frie inntekter vil bli noe redusert i forhold til hva som ble lagt til grunn for budsjett Sett i lys av reduserte frie inntekter, er det viktig å få foretatt de nødvendige budsjettreguleringer. 8

9 Rådmannens innstilling: Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune tas til orientering Vedlegg til sak 9

10 50/15 Søknad om tilskudd og lån fra E&P Hydraulics Norge AS Arkivsak-dokument: 15/ Arkivkode: 233 Saksbehandler: Ann Opheim Jørgensen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /15 Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Søknad Markedsvurdering (Unntatt off.) Kostnadsoverslag og finansieringsplan Budsjett Erklæring Firmaattest Årsregnskap Resultatregnskap Årsberetning Saksopplysninger: Bedriften er lokalisert på Nesmoen og ble etablert i Bedriften monterer hydraulisk avvatringssystem på Bobiler og campingvogner. Det er i dag ansatt en daglig leder 100 % og en person i 40 % stilling (med støtte fra NAV). Deler blir i dag bestilt i takt med bestilling. Leveringstiden er 1 til 3 uker. Forhandlere er spredt i hele Norge. Disse leveres deler fra Nesbyen. For å kunne levere raskere til forhandlere ønsker bedriften å etablere et sentrallager på Nesbyen, og det søkes om tilskudd kr og kr i lån fra næringsfondet til etableringen. En forventer at et slikt sentrallager for Norge som består av sylindersett til 3 ulike biltyper, til sammen 12 stk., vil kunne redusere kostnader med frakt og toll, samtidig som det vil gi økt leveringssikkerhet til kunden. Dette kan også bety en økning på 3 4 årsverk i løpet av en 5 års periode. Økonomiske konsekvenser: Kun omsøkte beløp 10

11 Vurdering: Søker er bosatt på Nes og har opparbeidet seg en god bedrift med leveranse til mange forhandlere i Norge. Det er stor etterspørsel og markedet er i vekst (se markedsundersøkelsen som er vedlagt). Søker har ikke søkt støtte til etablering av bedriften tidligere, og bedriften har hatt en kostnad på dette på ca ,- (muntlig bekreftet). Det søkes nå om både tilskudd og lån til å opprette et statisk sentrallager av sylindersett til bobiler og campingvogner i Norge. I tillegg er det søkt om støtte til hyllesystem for lager og hydraulisk slangepresse. Det er ønske om å øke lagerbeholdningen etter hvert, men en ønsker å sondere markedet i starten. Det kan i hht. 8 i retningslinjene for bruk av Nes kommunes næringsfond ikke gis støtte til løpende driften. En velger her å vurdere omsøkte investering som et tiltak som kommer inn under formåler bedriftsutvikling. Å opparbeide en statisk varebeholdning vil kunne øke omsetning på sikt, og skape flere arbeidsplasser på Nes. Ved leveranse til forhandlere vil det alltid bli kjøpt inn nye sett for montering. I retningslinjene til næringsfondet, 12, heter det at en kun kan gi støtte med inntil 50 %. Det søkes næringsstøtte kr ,- og lån ,- hvor samlet kostnad er ,-. En velger å tolke støtte i 12 som støttetilskudd hvor lån ikke er ment å være en del av dette. Rådmannen ser positivt til å kunne gi bedrifter som viser positiv vekst og sysselsetting samt utvikling på Nes støtte. En slik støtte som omsøkt vil kunne utvikle eksisterende bedrift og antas å kunne bidra til å skape nye arbeidsplasser i kommunen. Rådmannens innstilling: E&P Hydraulics Norge AS, lokalisert på Nesbyen, innvilges kr ,- i støtte til opparbeidelse av et sentrallager for Norge. I tillegg gis det kr ,- i rente- og avdragsfritt lån over 3 år, for deretter å følge ordinære betingelser for lån fra næringsfondet. Tilskudd og lån dekkes av næringsfondet konto Vedlegg til sak 11