Årsmelding 2013 Hvaler kommune HVALER KOMMUNE ÅRSMELDING sidenr. 1

Transkript

1 HVALER KOMMUNE ÅRSMELDING sidenr. 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. RÅDMANNENS INNLEDNING INNLEDNING PRESENTASJON AV REGNSKAPET ÅRLIG SYKLUS FOR RAPPORTERING, PLANLEGGING OG BUDSJETTERING KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER RAPPORTERING AV STATUS PÅ KOMMUNENS PLANARBEID PR VIRKSOMHET SENTRALADMINISTRASJONEN RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL HØYDEPUNKTER I SENTRALADMINISTRASJONEN : VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL HØYDEPUNKTER I ASMALØY BARNEHAGE VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL HØYDEPUNKTER I BREKKE BARNEHAGE VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL HØYDEPUNKTER I HAUGE NATUR- OG SKJÆRGÅRDSBARNEHAGE VIRKSOMHET HVALER OPPVEKST- OG KULTURSENTER RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET FLOREN SKOLE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET ÅTTEKANTEN SKOLE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET TJENESTER FOR BARN OG UNGE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN sidenr. 2

3 11.2 RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER : VIRKSOMHET OMSORGSTJENESTEN RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET NAV HVALER RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET PLAN OG MILJØ RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER sidenr. 3

4 1. RÅDMANNENS INNLEDNING 1.1 INNLEDNING Hvaler kommune skal være åpen og gjennomsiktig. Vi skal la alle komme til uttrykk, og informasjon skal ikke siles gjennom filtre av ledere eller andre. Derfor har denne årsmeldingen også flere forfattere, herunder alle virksomhetsledere som skriver sine respektive deler. Med fordeler og ulemper setter dette sitt preg på dokumentet. Helt nytt i denne årsmeldingen er innholdet i kapittel 4 og utover, virksomhetenes rapportering på måloppnåelse og ressursbruk. Her er malen fra virksomhetsplanene for benyttet. Rådmannen ser dette som et positivt skritt i retning av kortfattet konsis rapportering på tydelige oppdrag som er politisk bestemt. Kommunesektoren har ingen overflod på denne typen rapportering. Tvert i mot preges rapporteringen i kommunesektoren mer av ordrike fortellinger, med stor eller mindre relevans for de som har behov for rapportene. Året har vært preget av innføringen av eiendomsskatt. Her er det blitt lagt ned et stort stykke arbeidsinnsats for å rekke selve innføringen i. Etter selve utskrivingen av eiendomsskatt så ble det mottatt klager fra nesten 700 personer, eller rundt 10 prosent av eiendomsskattegrunnlaget i kommunen. Denne klagebehandlingen vil også kreve en stor arbeidsinnsats fra både politisk og administrativ side et godt stykke ut i 2014 før alle klagene vil bli ferdig behandlet. Eiendomsskatten har allikevel vært nødvendig for å bringe kommuneøkonomien i bedre balanse uten at tjenesteytingen skulle forverres vesentlig. De fleste tjenesteområder har i blitt ført på et høyere nivå for å kunne yte flere og bedre tjenester. Regnskapsresultatet for viser en forbedring fra tidligere år, spesielt med å ha et mer positivt forhold mellom kostnads- og inntektssiden. Kommunens nøkkeltall på brutto- og netto driftsresultat ligger akkurat innfor anbefalt nivå og man er ikke avhengig å tære på oppsparte midler for å oppnå balanse. Oppsparing av midler er imidlertid noe man må rette et fokus på fremover. Man lykkes i å snu en negativ økonomisk utvikling, men behovet for å opparbeide en økonomisk buffer er fortsatt nødvendig. Årene som kommer vil således fortsatt dreie seg om streng prioritering, og kontinuerlig jakt på muligheter for mer effektiv bruk av kommunens ressurser. Hvis vi i denne innledningen skal driste oss til trekke frem noen eksempler på markerte positive hendelser, så vil rådmannen i uprioritert rekkefølge vise til: Innføring av eiendomsskatt med mulighet for økning av kommunalt tjenestenivå Utvikling av kvalitetssystemet med mer brukervennlig dokumentmodul Smidig og god administrasjon av stortingsvalget Kongelig besøk til Hvaler den 18. april Systematisk samarbeid mellom barnehagene og skolene Ungdomsskolen fikk finansiert to lærerstillinger gjennom øremerket statstilskudd Resultatforbedring og innføring av helsesøstertjeneste ved barneskolene Byggestart på boliger for funksjonshemmede på Østerhaug Avvikshåndtering på medisinhåndtering er blitt vesentlig lavere Opprusting og investeringer i badeanlegg på Kroksand universelt utformet. Igangsatt prosjekt ulovlighetsoppfølging Lavere saksbehandlingstid på alle sakstyper innen plan og miljø Regnskapsresultater: Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr ,71 og investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på kr. 0,-. For øvrig viser regnskapet nøkkeltall med et positivt brutto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter) på ca 12,1 millioner kroner og et positivt netto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter resultat finanstransaksjoner) på ca 12,3 millioner kroner. Netto driftsresultat utgjør ca 3,1 prosent av sum driftsinntekter og er akkurat innfor anbefalt nivå på 3 prosent. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Mens selve driftsresultatet er netto driftsresultat korrigert for interne finanstransaksjoner, som bruk og avsetninger til fond, bruk eller dekning av tidligere års mer/mindreforbruk og ev overføring til investeringsregnskapet. sidenr. 4

5 Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak mindreforbruk hos staben og virksomhetene med ca 2,3 millioner kroner og mindreutgift på renter og avdrag med ca 1,2 millioner kroner. Årets resultat ble en del bedre enn hva som ble indikert i tertialrapporten pr Der ble det antydet et resultat i balanse på driftsregnskapet. Det vises til mer utfyllende forklaringer i presentasjon av regnskapets i kap. 1.2, samt til forklaringer innenfor hver virksomhet. sidenr. 5

6 1.2 PRESENTASJON AV REGNSKAPET De kommunale forskrifter baserer seg på anordningsprinsippet. Dette tilsier at regnskap skal belastes og godskrives med utgifter og inntekter det året disse oppstår og ikke det året de betales. For detaljer vises det til avlagte regnskap med tilhørende note opplysninger. Regnskapet behandles parallelt med årsmeldingen. Det kommunale regnskapet er 3 delt med: Driftsregnskap I driftsregnskapet føres kommunens driftsutgifter og driftsinntekter, herunder renter og avdrag for vanlige lån som en har gjennom året. Investeringsregnskap I investeringsregnskapet føres alle utgifter og inntekter som vedrører nybygg og faste investeringer, samt avdrag på videreformidlingslån og Startlån, alle beløp over ca. kr ,-. Balanseregnskap I balanseregnskapet skal status for kommunens eiendeler, gjeld og bokført egenkapital fremkomme. Driftsregnskapet Tabell 1 Hovedoversikt driftsregnskapet tall i hele kroner Økonomiske oversikt Regnskap Budsjett Regnskap 2012 Driftsinntekter regulert Brukerbetalinger 1) Andre salgs- og leieinntekter 2) Overføringer med krav til motytelse 3) Rammetilskudd Andre statlige overføringer 4) Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter 5) Sosiale utgifter 6) Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 7) Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger sidenr. 6

7 Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond 8) Bruk av likviditetsreserve Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Avsetninger til disposisjonsfond Avsetninger til bundne fond 9) Avsetninger til likviditetsreserven Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk ) Avviket skyldes noe høyere egenandelene innen bofellesskapene for mindreårige flyktninger enn budsjettert. 2) Merinntektene skyldes i hovedsak flere tilknytnings og byggesaksgebyr enn budsjettert. 3) Det store avviket på Overføringer med krav til motytelse skyldes hovedsakelig merinntekter fra staten og andre kommuner innen flyktninger, ressurskrevende brukere og skolebarn tilhørende andre kommuner. 4) Avviket på andre statlige overføringer skyldes lavere aktivitetsnivå enn budsjettert innen flyktningeområdet. 5) Mindreforbruk på «lønnsutgifter» og «sosiale utgifter» skyldes noe lavere aktivitetsnivå enn budsjettert innen flyktningeområdet og for det meste kjøp av vikartjenester innen omsorgsområdet. Dette gjenspeiler seg i merforbruk innen utgiftsgruppen «kjøp av varer og tjenester». 6) Se over. 7) Avviket på kjøp av varer og tjenester gjelder hovedsakelig kjøp av vikartjenester innen omsorgsområdet. 8) Avviket på bruk av bundne fond gjelder blant annet mindre bruk av fondsmidler innen flyktningeområdet, VARområdet og Næringsplan for Nedre Glomma. 9) Avviket på avsetninger til bundne fond skyldes primært avsetninger innen selvkostområdene og delvis at man ikke har vært flink nok til å regulere budsjettet etter hvert som tilsagnene om øremerkede midler er mottatt. Mye av inntektene vil bli benyttet senere regnskapsår og måtte dermed fondsavsettes. Dette gjelder spesielt innen flyktningeområdet, ressurskrevende brukere, nav, næring og selvkostområdene. Tabell 1 viser at kommunens driftsregnskap i er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. Driftsresultat Tabell 2 Kommunens totale driftsinntekter, netto driftsresultat i perioden i kroner og netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. tall i hele tusen Sum driftsinntekter Netto driftsresultat % - andel 6,0 8,5-2,1-1,2 6,6 7,0-3,7 0,8 3,1 Av tabell 1 og 2 fremgår det at netto driftsresultat ble på positivt med ca 12,3 mill. kroner i eller3,1 % av sum driftsinntekter. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Netto driftsresultat er overskudd, evt. underskudd, som er knyttet til driften av kommunen, og er dermed et uttrykk for handlefriheten i økonomien. sidenr. 7

8 Netto driftsresultat i % av driftsinntektene Som man ser av figuren over ble denne handlefriheten styrket i 2004, 2005 og 2006 da man lyktes å avsette midler fra driften i kommunen. Denne handlefriheten ble svekket i 2007 og ikke fullt så mye i 2008, mens 2009 og 2010 medførte en styrking av handlefriheten igjen. For 2011 ble handlefriheten betraktelig svekket igjen for så å bli styrket noe i 2012 og ytterligere i. Fylkesmannen har angitt at netto driftsresultat bør utgjøre ca. 3 % av sum driftsinntekter for å kunne opprettholde en sunn driftsøkonomi og for å ha økonomiske reserver i tilfelle sviktende inntekter, og/eller uforutsette utgifter. Hvaler kommune ligger dermed et stykke unna det anbefalte nivået for å kunne opprettholde en sunn kommuneøkonomi. Investeringsregnskapet Tabell 3 Hovedoversikt investeringsregnskap tall i hele kroner Regnskap Budsjett Regnskap 2012 Inntekter Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Statlige overføringer Andre overføringer Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum inntekter Utgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 1) Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer 2) Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Fordelte utgifter Sum utgifter Finanstransaksjoner Avdrag videreformidlingslån Husbanken Utlån, videreformidlingslån Husbanken Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Avsetninger til ubundne investeringsfond Avsetninger til bundne fond sidenr. 8

9 Avsetninger til likviditetsreserve Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Dekket slik: Bruk av lån Mottatte avdrag på utlån Salg av aksjer og andeler Bruk av tidligere års udisponert Overføringer fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne investeringsfond Bruk av likviditetsreserve Sum Finansiering Udekket/Udisponert ) Avviket skyldes mindre aktivitetsnivå på investeringene enn hva man hadde planlagt for. 2) Avviket skyldes at man ikke har detaljbudsjettert mva-andelen for hvert investeringstiltak. Som tabellen viser ble det totalt investert for ca 30,4 millioner kroner i. Hovedtyngden av investeringene gjaldt bl.a. utvikling av Kroksand badestrand, opprusting av Akerøya Fort, Østerhaug boliger for funksjonshemmede, rehabilitering av kommunale bygg, utskifting av lastebiler og traktor, ledningsnett for ringkjøring på Kirkøy og mindre vann- og avløpsutbedringer. Balanseregnskapet Tabell 4 Balanseregnskap pr tall i hele tusen. EIENDELER Omløpsmidler Kasse/ bank /post Kortsiktige fordringer Premieavvik Sum omløpsmidler Anleggsmidler Aksjer og andeler Pensjonsmidler Langsiktige utlån Utstyr og maskiner Fast eiendom og anlegg Sum anleggsmidler SUM EIENDELER GJELD / EGENKAPITAL Gjeld Kortsiktig gjeld Premieavvik Pensjonsforpliktelse Langsiktig gjeld 1) sidenr. 9

10 Netto lånegjeld (eksl pensjon) som andel av brutto driftsinntekter Årsmelding Hvaler kommune Sum gjeld Egenkapital Fond Akkumulert mer/mindreforbruk drift Akkumulert mer/mindreforbruk investering Annen egenkapital Sum egenkapital SUM GJELD / EGENKAPITAL ) Andelen av langsiktig gjeld er høy når man sammenligner seg med grupper av andre kommuner, enten kommunegruppe 1, Østfold eller landet. Dette forklares med at det er få kommuner som har bygd opp sitt vann- og avløpsnett på så kort tid som Hvaler og som har så stor andel gjeld innen selvkostområdene. Siden forutsetningene er så forskjellige fra kommune til kommune, er det heller ikke utarbeidet noen styrende normtall for hvor mye lån en kommune kan ta opp. Hvaler ligger høyt på nøkkeltallene langsiktig gjeld i % av brutto driftsinntekter og netto lånegjeld i kr pr innbygger, men vi er også høyt oppe i statistikken over kommunale avgifter som jo også skal betjene mye av gjelden. Lånegjeld Figur 5 Utviklingen av netto lånegjeld Hvaler Østfold Netto lånegjeld Kostragrp. 01 Våler Hobøl Landet u Oslo ,8 69,8 64,1 65,4 62,8 67, ,6 72,1 68,5 60,2 57,7 68, , ,9 61,9 59,8 72, ,7 75,4 69,2 58,2 58, ,1 76,5 69,7 57,4 53,1 74,6 68,2 74,4 66,3 49,2 49,3 66, Figuren over viser utviklingen av netto lånegjeld som andel av brutto driftsinntekter for Hvaler og sammenlignbare kommuner de siste 6 årene. Hvalers andel av netto lånegjeld er markant synkende, mens snittet for Kostragruppe 1 og Østfold viser en økning i samme tidsperiode. sidenr. 10

11 Arbeidskapital og likviditet Tabell 6 Utviklingen av arbeidskapital og likviditet tall i hele tusen. LIKVIDITET Arbeidskapital Arbeidskapitalens driftsdel Likviditetsgrad 1 (reelle korr 1,82 1,63 1,82 omløpsmidler / kortsiktig gjeld) Likviditetsgrad 2, (reell korr mest 1,24 1,03 1,12 likvide omløpsmidler / kortsiktig gjeld) Tabellen over viser utviklingen av Hvaler kommunes arbeidskapital de siste tre årene. Ved utgangen av var arbeidskapitalen på 112,9 millioner kroner og av dette utgjør premieavvik 24,1 millioner kroner. Når man trekker fra bundne fond og ubenyttede lånemidler så sitter man igjen med arbeidskapitalens driftsdel, så altså utgjør knappe 3,5 millioner kroner. Denne burde vært styrket ytterligere, sett opp mot månedlige lønnsutbetalinger på over 10 millioner kroner og forpliktelser på skattetrekk, arbeidsgiveravgift og pensjon på dette igjen. Likviditetsgrad 2 ligger innenfor anbefalte nivå, mens likviditetsgrad 1 burde vært styrket for å komme innenfor anbefalt nivå på 2. Likestilling Tabell 7 Utviklingen av kjønnsbalanse og andel deltidsstillinger i 2012 og. Kjønnsbalanse og deltidsstillinger 2012 Menn Kvinner Menn Kvinner Antall ansatte Antall årsverk 92, ,2 215 % andel kjønn 28 % 72 % 27 % 73 % Antall ansatte i deltidsstillinger % andel i deltidsstillinger 13 % 87 % 14 % 86 % Hvaler kommune har arbeidet systematisk fra 2006 for å redusere uønsket deltid. Det foreligger retningslinjer og rutiner for dette arbeidet. Status gjennomgås 2 ganger i året. Tabell 8 Utviklingen av kjønnsbalansen i % på to administrative nivå i 2012 og. Kjønnsbalanse i % to ledernivå 2012 Menn Kvinner Menn Kvinner Rådmannens ledergruppe 40,0 60,0 40,0 60,0 Virksomhetsledere 33,3 66,7 41,7 58,3 Totalt 35,0 65,0 41,2 58,8 Tabell 9 Utviklingen av kjønnsbalansen i % mellom seksjonene i 2012 og. Kjønnsbalanse i % 2012 Menn Kvinner Menn Kvinner Sentraladministrasjonen 54,7 45,3 48,8 51,2 Helse og sosial 13,7 86,3 11,2 88,8 Oppvekst og kultur 24,3 75,7 23,9 76,1 Miljø og teknikk 65,5 34,5 64,7 35,3 sidenr. 11

12 Tabell 10 Kjønnsbalansen i politiske utvalg. Politiske styrer, råd og 2012 utvalg M K M K Kommunestyret (17)81% (4)19% (17)81% (4)19% Formannskapet (5)71% (2)29% (5)71% (2)29% Utvalget for miljø og teknikk (6)86% (1)14% (6)86% (1)14% Utvalget for kultur og personrettede tjenester (3)43% (4)57% (3)43% (4)57% Eldrerådet (2)40% (3)60% (2)40% (3)60% Kontrollutvalget (4)80% (1)20% (4)80% (1)20% Klageutvalget Utvidet klageutvalg (3)100% (4)80% (0)0% (1)20% (3)100% (4)80% (0)0% (1)20% Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne (2)40% (3)60% (2)40% (3)60% Tabell 11 Gjennomsnittlig årslønn i alle stillinger tall i hele tusen. Menn Kvinner Differanse i menns favør % Gjennomsnittlig årslønn inkluderer alle stillinger som har sentral eller lokal lønnsfastsettelse. Individuell lønnsfastsettelse er også inkludert. Hvaler kommune har lokale lønnstrategi som legges til grunn ved alle lokale lønnsforhandlinger. sidenr. 12

13 2. ÅRLIG SYKLUS FOR RAPPORTERING, PLANLEGGING OG BUDSJETTERING Kommunestyret har vedtatt et revidert årshjul som legger opp til en tematisk tredeling av årets tertialperioder. Årshjulet gir en oversikt over det årlige sykliske arbeidet med rapportering, evaluering, planlegging og budsjettering, og det representerer på denne måten en viktig beskrivelse av kommunens styringssystem. Figur 1 nedenfor illustrerer årshjulet til Hvaler kommune fra. Første tertial (januar-april) er Resultatvurdering hvor kommunen skal gjennomgå, innhente og revidere erfaringer fra foregående år. Andre tertial (mai-august) er Dialog og Strategi hvor det i hovedsak arbeides med innhenting av kvalitetsmålinger, dialog (brukerundersøkelser og medarbeiderundersøkelser) og analyse av materialet. Statistikk, folkehelsekartlegging og demografi er viktige elementer i dette arbeidet. Kommunestyrets budsjettkonferanse i juni oppsummerer status og legger viktige føringer for etterfølgende plan- og budsjettarbeid. Tredje tertial (september-desember) er økonomi og plan hvor analyseresultatene og strategiene fra andre tertial danner grunnlag for planlegging av mål, budsjett og planprioritering for kommende økonomiplan. Figur 1 Forenklet grafisk fremstilling av årshjulet: KS vedtak sektorrammer Utvalgsvedtak virk.rammer ALG samling Kostra-rapportering Kvalitetsrevisjon Beredskapsøvelse Desember Januar Kostra-rapportering Revisjon lønnstrategi Regnskap Økonomi og Plan Lokale forhandlinger Oktober November Februar Mars Forslag Årsmelding Kvalitetstest av utvalgte områder Lokale forhandlinger Risikovurdering av kontrollaktiviteter September April Tertialrapport ALG samling Gjennomgang av sentrale kvalitetsdok Tertialrapport Budsjett samtaler August Juli Juni Mai HMS/Vernerunde Arbeidsmiljøsamtale Medarbeider.undersøkelse Budsjettrundskriv Vedtak regnskap ALG-samling Brukerundersøkelse Vedtak årsmelding Kommunestyrets budsjettkonferanse sidenr. 13

14 3. KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER 3.1 RAPPORTERING AV STATUS PÅ KOMMUNENS PLANARBEID PR. Hvaler kommunes planstrategi ble vedtatt i kommunestyret i (PS 51/13) og beskriver kommunens samlede planbehov i perioden. Planarbeid som er startet i 2012 og. Det rapporteres herunder på progresjon ved utgangen av. Nr Planens navn Status Samsvar 1 Planstrategi Planstrategi ble vedtatt i kommunestyret i (PS Grønn 51/13) og beskriver kommunens samlede planbehov i perioden. 2 Områdeplan Skjærhalden Trafikkårer, analyse av sentrumsflyt og parkering, samt Gul områder til grønnstruktur, boliger og handel. Arbeid er igangsatt og må også ses i sammenheng med utredning om nasjonalparksenter og vurderinger av flere parkerings- og båtplasser. 3 Kommunedelplan for skoler og barnehager Utredning presentert i andre tertial. Avhengig av strukturvalg i 2014, vil selve planen fullføres i tråd med retningen kommunestyret utpeker for fremtidig satsing. Grønn 4 Detaljplanregulering i Papperhavn Noe økt kompleksitet, og progresjon noe forsinket. Ekstern planlegger er leid inn for å holde kommunens fremdrift i planarbeidet. 5 Arkivplan Igangsatt. I tråd med lovens krav skal alle kommuner Gul ha en arkivplan som til enhver tid er oppdatert. Dette for å kunne utføre riktig arkivering til daglig, men også som gjenfinningsverktøy for historisk materiale. 6 Klima- og energiplan Progresjon stoppet grunnet bortfall av Rød konsulentselskapet som fikk oppdraget. Planen er igangsatt og pågår med noe ekstern støtte inn i Kommunedelplan Helse og Planprogram ble vedtatt av kommunestyret (PS 9/13) Grønn omsorg og arbeidet er blitt ferdigstilt i starten av Boligsosial handlingsplan Ferdigstilt og behandlet av kommunestyret, (PS 24/13 Grønn og 48/13). 9 Ferdselsplan Ferdselsplan er stillet i bero i påvente av utfallet ifm Gul samarbeidsløsning med kraftledninger til Hvaler. Det forventes en avklaring på dette første halvår 2014, slik at det blir klart hvilke planelementer som inngår i et eventuelt slikt prosjekt. 10 Kommunedelplan for Vann og Plan i gang, og planprogram ble behandlet i sak (PS Gul Avløp 7/13). 11 Strategi for Dedikert juridisk kompetanse tilsatt og strategien ble Grønn ulovlighetsoppfølgning fremlagt til kommunestyrets behandling i sak 17/ Kulturminneplan Plan for forvaltning av kommunens kulturminner. Rød Prioritering av kulturminner i ulike vernekategorier og retningslinjer for skjøtsel. Forutsetter gjennomgang av tidligere registrerte kulturminner og ny supplering. Er tidligere prioritert opp, men oppstart har blitt utsatt grunnet redusert kapasitet innenfor kulturminnekompetanse. 13 Kommunedelplan for Ferdigstilt og behandlet (PS 49/13). Grønn Integrerings- og mangfoldsplan 14 Plan for idretts- og friluftsliv Igangsatt med representanter fra kultur/idrett, plan og Grønn Gul sidenr. 14

15 havn. 15 Eierskapsstrategi Prioritert opp tidligere, og pågår også inn i Rød 16 Nytt nasjonalparksenter, Igangsatt. 3 utredninger foreligger (fra ) Rød utredning av ambisjon og utkast til ambisjonsbeskrivelser er under utarbeidelse men arbeidet er forsinket. 17 Plan for Folkehelse I progresjon og planprogram ble behandlet i sak (PS Gul 50/13). Pågår videre i 2014 og folkehelse blir et vektig tema i foreslått rullering av kommuneplanens samfunnsdel. Kolonnen Samsvar indikerer graden av statusens samsvar med planbeskrivelse, både innen tid, innhold og økonomi. sidenr. 15

16 4. VIRKSOMHET SENTRALADMINISTRASJONEN 4.1 RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN Nr Mål kategori Mål Nivå Status 1 Samfunns planlegging 2 Samfunns planlegging Sentraladministrasjonen skal sørge for god medvirkning og åpenhet rundt prosesser knyttet til egen enhets ansvarsområde. Dette inkluderer linjeorganisasjon, arbeidstakerorganisasjoner, team, brukere og evt. pårørendes medvirkning i planarbeid og i utvikling av tilbudet Sentraladministrasjonen følger planstrategiens prioriteringer og evner å gjennomføre og implementere vedtatte planer. Planer med tilhørende handlingsplaner skal systematisk gjennomgås, forbedres og rapporteres i samsvar med årshjulet 3 Klima og miljø Hvaler kommune skal øke bevisstheten for riktige beslutninger knyttet til klima- og miljøspørsmål. Sentraladministrasjonen skal i den forbindelse etablere miljø som jevnlig tema blant ansatte, samt bringe miljø inn i utforming av tjenesten. 4 Organisasjon Sentraladministrasjonen skal fokusere på nærværsarbeid og oppnå et mål om maks sykefravær for i tråd med avdelingsplanens pkt 3.2. Stabene skal være aktivt medvirkende og kompetansestøttende til virksomhetenes arbeid med nærvær. 5 Organisasjon Sentraladministrasjonen skal sette Hvaler kommune i stand til å ivareta og tilrettelegge for seniorer i arbeidslivet, samt evner å redusere tidlig uttak av AFP. Det skal utvikles en seniorpolitikk for Hvaler kommune, i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene. Utviklingsarbeidet skal i gang raskest mulig. 6 Økonomiske ressurser Sentraladministrasjonen skal i tråd med økonomiplanens mål, aktivt benytte benchmarking som metode for å holde kontroll på kostnadsutvikling (enhet og volum) i avdelingen. Avdelingen kan vise til sammenlignbare kommuner i belysning av egne kostnader og effektivitet. Stabene driver administrativt kommunens økonomiforvaltning og rapportering, og deltar/leder team knyttet til dette. Stabene evner å støtte linjeorganisasjonen i økonomispørsmål, og legge frem fremtidsberegninger (inntekt, utgift, skatt, øko. lovendringer) for rådmannens ledergruppe for analyse og beslutning. 7 Næring Sentraladministrasjonen skal bidra til at Hvaler identifiseres med egenart og kvalitet og attraktivitet. Dette skal skje i samarbeid med innbyggere, næringer og forvaltningsknutepunktet for YHNP, samt Team samfunnsutvikling og politisk ledelse. 8 Rettssikkerhet Sentraladministrasjonen skal bistå til god rettssikkerhet i kommunens beslutninger og i sine tjenester ovenfor brukerne. Kommunen skal sikre gjennomgående god rettssikkerhet i beslutningsprosessene gjennom tverrfaglige drøftinger om vedtaksprosesser, rettsanvendelse og likebehandling. 9 Kommunikasjon Sentraladministrasjonen skal bidra til å etablere kompetanse hos ledere og ansatte som gir åpen og klar kommunikasjon internt og eksternt. Dette skal være en del av kommunikasjonsplanen. 4.2 RESSURSER Bemanningsplan Antall og årsverk Fordelt på kjønn Per Per Antall Årsverk Antall Årsverk 30 26, ,97 Menn Kvinner Menn Kvinner sidenr. 16

17 4.2.2 Sykefraværsoversikt Virksomhetens sykefraværsmål er ihht. strategisk virksomhetsplan 5,6 %: Sykefravær i % Egenmeldt 3,8 10,1 0,7 0,8 Legemeldt 1,0 0,8 1,8 4,8 Totalt 4,8 10,9 2,6 5,4 Eventuelle kommentarer til sykefravær: Fordi organiseringen av to staber er ny har vi ikke sammenlignbare tall fra Personaloppfølging Aktivitet i virksomheten 1 tertial 2 tertial Årsmelding Antall medarbeidersamtaler (dokumentert og signerte avtaler) Antall nytilsatte Antall personer som har sluttet i stillingen Ubesatte stillinger (ikke medregnet vikarer) 2 0 Antall ansatte over 60 år Beskrivelse av virksomhetens kompetanseutvikling, kompetanseplan Økonomi Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn Driftsutgifter (1) Kjøp av kommunale tjenester (2) Overføringsutgifter (3) Finansieringsutgifter SUM UTGIFTER Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum overføringer (4) Finansieringsinntekter SUM INNTEKTER NETTO SUM Avvik i forhold til vedtatt budsjett Forslag til korrektive tiltak (budsjettjustering) Sentraladministrasjonens årsmelding/regnskap inneholder en rekke tjenester innenfor områdene, Rådmannens ledergruppe, strategisk stab, sekretariatet og ikke henførbare utgifter/inntekter. Summen av alle ansvar og tjenester har et avvik på 0,7% i forhold til justert budsjett Investeringer Tekst Regnskap Budsjett Avvik Sum utgifter Sum inntekter NETTO SUM sidenr. 17

18 Avvik / kommentarer i forhold til investering: Investeringstiltakene består av rehabilitering av Akerøya Fort, it-investeringer og investeringsmidler til Menigheten. 4.3 KVALITET OG INTERNKONTROLL Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag 1 tertial 2 tertial Årsmelding HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Blir rapportert samlet for kommunen Gjennomsnittlig responstid 3,9 dager 6,3 dager 8,1 dager Gjennomsnittlig behandlingstid 11,5 dager 24,3 dager 52,7 dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Handling Gjennomført opplæring av samtlige ansatte i stabene i kvalitetssystemet. Samtlige kvalitetsdokumenter er revidert i forbindelse med Prosjekt brukervennlighet. Likevel ser vi at det er stort forbedringspotensial i forhold til å heve kvaliteten på dokumentene våre i kvalitetssystemet. Dette utviklingsarbeidet vil påbegynnes i løpet av HØYDEPUNKTER I SENTRALADMINISTRASJONEN : Dag Willien Eriksen ble ansatt som ny rådmann. Skole og barnehageutredning ble gjennomført. Prosjekt brukervennlighet i kvalitetssystemet avsluttet slik at vi fikk en mer brukervennlig dokumentmodul i kvalitetssystemet. Meget smidig og godt administrasjon av stortingsvalget. Kongelig besøk til Hvaler den 18 april. Årets TV aksjon for demens godt gjennomført. sidenr. 18

19 5. VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE 5.1 RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN Nr Mål kategori Mål Nivå Status 1 Samfunns planlegging Virksomheten skal sørge for god medvirkning og åpenhet rundt prosesser knyttet til egen virksomhets ansvarsområde. Dette inkluderer barns og foreldres medvirkning i planarbeid og i utvikling av tilbudet 2 Klima/miljø Hvaler kommune skal øke bevisstheten for riktige beslutninger knyttet til klima- og miljøspørsmål. Virksomheten skal i den forbindelse etablere miljø som jevnlig tema blant ansatte, samt bringe miljø inn i utforming av tjenesten. 3 Organisasjon Virksomheten skal fokusere på nærværsarbeid og oppnå et mål om maks sykefravær for i tråd med virksomhetsplanens pkt Økonomiske ressurser Virksomheten skal i tråd med økonomiplanens mål, aktivt benytte benchmarking som metode for å holde kontroll på kostnadsutvikling (enhet og volum). Virksomheten kan vise til sammenlignbare kommuner i belysning av egne kostnader og effektivitet. 5 Omdømme og troverdighet 6 Helhetlig barnehagetilbud 7 Fokus på de yngste 8 Resultat fra undersøkelser (innbygger, bruker, medarbeider, elev/foreldre) Virksomheten skal være bevisst på omdømme og troverdighet også igjennom ansattes egen adferd. Det er en viktig suksessfaktor at virksomheten lykkes med å skape og bevare god integritet og tillit i befolkningen og blant brukere. Ansattes omtale og holdning til andre virksomheter i Hvaler kommune skal også være i fokus. Virksomheten skal bidra til at barnehagene i Hvaler har en helhetlig tenking i det pedagogiske arbeidet, og at helhetstanken følger barnets progresjon gjennom barnehageløpet og over i skolen. Virksomheten skal i samarbeid med kommunens øvrige barnehager ha fokus på progresjon i det pedagogiske arbeidet med utgangspunkt i aldersgruppen 0-3 år. Virksomheten skal for jobbe med prioriterte funn i undersøkelser spesifikt innen Informasjon til foresatte og brukermedvirkning 5.2 RESSURSER Bemanningsplan Per Per Antall og årsverk Antall Årsverk Antall Årsverk Inkl vl) ,5 Menn Kvinner Menn Kvinner Fordelt på kjønn Sykefraværsoversikt Virksomhetens sykefraværsmål er ihht strategisk virksomhetsplan 6,6 %: Sykefravær i % Egenmeldt 1,9 2,3 1,9 1,8 Legemeldt 9,0 3,8 8,1 10,7 Totalt 11,0 6,0 10,0 12,2 Eventuelle kommentarer til sykefravær: Det jobbes systematisk med friskvern og sykefraværsoppfølging i virksomheten. Det var færre langtidssykemeldte i barnehagen i denne perioden. Virksomhetens sykefravær forventes å reduseres i neste periode. Virksomhetens eget sykefraværsmål blir ikke nådd i. sidenr. 19

20 5.2.3 Personaloppfølging Aktivitet i virksomheten 1 tertial 2 tertial Årsmelding Antall medarbeidersamtaler (dokumentert og signerte avtaler) Antall nytilsatte Antall personer som har sluttet i stillingen Ubesatte stillinger (ikke medregnet vikarer) 0 0 Antall ansatte over 60 år Beskrivelse av virksomhetens kompetanseutvikling i tertialet i hht kompetanseplan. Det har vært 5 planleggingsdag og 6 personalmøter i perioden for alle ansatte. Tema på planleggingsdagene; Mat med mening, medvirkning, Språkprosjekt, evaluering, besøk av Tjenester for Barn og unge, kvalitetssystemet, HMS og vernerunde og drifts og organisering av barnehagen. Det har vært avholdt 4 SU-møter og 2 foreldremøter. 2 ansatte går på deltid barnehagelærerutdanning i regi av HiØ. En er ferdig barnehagelærer om 2,5 år, en om 3,5 år Økonomi Tekst Regnskap Budsjett Avvik Lønn Driftsutgifter (1) Kjøp av kommunale tjenester (2) Overføringsutgifter (3) Finansieringsutgifter - SUM UTGIFTER Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum overføringer (4) - Finansieringsinntekter SUM INNTEKTER NETTO SUM Avvik i forhold til vedtatt budsjett En ansatt er i permisjon i Utdanningsforbundet. Refunderes ikke fullt ut. Uttak av svangerskapspermisjon med fedrekvote. Opptak gjennom året gjør at de faktiske lønnsutgiftene ikke har blitt redusert så mye som budsjettert. Ferieåpen barnehage gir økt vikarbruk gjennom året. 5.3 KVALITET OG INTERNKONTROLL Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag 1 tertial 2 tertial Årsmelding HMS Tjenestekvalitet 0 0 Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Blir rapportert samlet for kommunen Gjennomsnittlig responstid 1 dager 1 dager 1 dager Gjennomsnittlig behandlingstid 69 dager 86 dager 61,3 dager sidenr. 20

21 Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Handling Forbedringsforslaget hørte til i den gjennomførte vernerunden, og tiltak knyttet til avviket ble gjennomført på planleggingsdag i august. Avviket ble lukket når tiltak og vernerunden var gjennomgått med personalet. Kvalitetssystemet ble tatt på planleggingsdagene. Sak om opplæring og utvikling på samarbeidsmøter med lokalt verneombud og de lokale tillitsvalgte. Sak på pedledermøtene og i arbeidsmiljøsamtalene. Verneombud og lokale tillitsvalgte jobbet med forbedringsforslag i fht rutiner i Asmaløy barnehage som en del av Kvalitetssystemet. Verneombudet satt i Kvalitetsteamet sentralt og har tatt med kunnskap tilbake i barnehagen. Det ble gjennomført opplæring i avviksmelding og systemet i egen barnehage. Kvalitetssystemet ble tatt inn som punkt i medarbeidersamtalene, og alle ansatte fikk mål i fht dette. 5.4 HØYDEPUNKTER I ASMALØY BARNEHAGE På møte i UKPT ble disse barnehagesakene på dagsorden Asmaløy barnehage hadde fire overordnede pedagogiske satsingsområder i. Asmaløy barnehage ga i et meget godt og allsidig barnehagetilbud til barna, se årsplan 2012/ og /2014. Barnehagen har egen naturavdeling for de eldste barna, egen avdeling for ¾ åringene og egen småbarnsavdeling Vi hadde i et jevnlig samarbeid med Nasjonalparksenteret, Kystmuseet Og Dypedalsåsen. Beliggenhet ved Rv 108, kort vei til offentlig kommunikasjon og mulighet for å leie minibussen som tilhører kultur, ga oss muligheter til å dra på korte og lange turer. Kong Harald besøkte Hvaler og Skjærhalden Dette var stor stas for små og store! Sommeråpen barnehage: Sommeren hadde alle barnehagene åpne. Her er oversikt over påmelding og bruken av sommeråpen barnehage på Asmaløy barnehage. Uke 28 Uke 29 Uke 30 Uke 31 Påmeldt 10 barn 7 barn 7 barn 12,6 barn Snitt pr dag 5,6 barn 4,6 barn 5,6 barn 6,6 barn sidenr. 21

22 6. VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE 6.1 RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN Nr Mål kategori Mål Nivå Status 1 Samfunns planlegging Virksomheten skal sørge for god medvirkning og åpenhet rundt prosesser knyttet til egen virksomhets ansvarsområde. Dette inkluderer brukere og foresattes medvirkning i planarbeid og i utvikling av tilbudet. 2 Klima/miljø Hvaler kommune skal øke bevisstheten for riktige beslutninger knyttet til klima- og miljøspørsmål. Virksomheten skal i den forbindelse etablere miljø som jevnlig tema blant ansatte, samt bringe miljø inn i utforming av tjenesten. 3 Organisasjon Virksomheten skal fokusere på nærværsarbeid og oppnå et mål om maks sykefravær for i tråd med virksomhetsplanens pkt Økonomiske ressurser Virksomheten skal i tråd med økonomiplanens mål, aktivt benytte benchmarking som metode for å holde kontroll på kostnadsutvikling (enhet og volum). Virksomheten kan vise til sammenlignbare kommuner i belysning av egne kostnader og effektivitet. 5 Omdømme og troverdighet Virksomheten skal være bevisst på omdømme og troverdighet også igjennom ansattes egen adferd. Det er en viktig suksessfaktor at virksomheten lykkes med å skape og bevare god integritet og tillit i befolkningen og blant brukere. Ansattes omtale og holdning til andre virksomheter i Hvaler kommune skal også være i fokus. 6 Helhetlig barnehagetilbud 7 Fokus på de yngste 8 Resultat fra undersøkelser Virksomheten skal bidra til at barnehagene på Hvaler har en helhetlig tenkning i det pedagogiske arbeidet, og at helhetstanken følger barnets progresjon gjennom barnehageløpet og over i skole Virksomheten skal i samarbeid med kommunens øvrige barnehager ha fokus på progresjon i det pedagogiske arbeidet med utgangspunkt i aldersgruppen 0-3 år. Virksomheten skal for arbeide med prioriterte funn i undersøkelser 6.2 RESSURSER Bemanningsplan Antall og årsverk Fordelt på kjønn Per Per Antall Årsverk Antall Årsverk 11 8,3 10 8,6 Menn Kvinner Menn Kvinner Sykefraværsoversikt Virksomhetens sykefraværsmål er iht strategisk virksomhetsplan 5,6% : Virksomhetens sykefraværsmål er iht strategisk virksomhetsplan 5,6% Sykefravær i % Egenmeldt 1,6 1,0 0,4 0,2 Legemeldt 6,6 4,3 6,3 12,2 Totalt 8,2 5,3 6,7 12,4 Kommentarer til sykefravær: Virksomheten hadde flere langtidssykemeldinger i, men de fleste er nå tilbake i full jobb. Korttidsfraværet har vært veldig lavt, og personalet gir uttrykk for at de trives godt på jobben. Virksomhetens sykefraværsmål iht strategisk virksomhetsplan ble ikke nådd når det gjelder sykefravær totalt, men hadde lavere fraværstall enn målsetningen når det gjelder egenmeldt fravær Personaloppfølging Aktivitet i virksomheten 1 tertial 2 tertial Årsmelding Antall medarbeidersamtaler (dokumentert og signerte avtaler) Antall nytilsatte Antall personer som har sluttet i stillingen Ubesatte stillinger (ikke medregnet vikarer) Antall ansatte over 60 år sidenr. 22

23 Beskrivelse av virksomhetens kompetanseutvikling i i hht kompetanseplan. I hht felles kompetanseplan har det vært gjennomført livredningskurs våren. Det har også vært en felles dagssamling for de pedagogiske lederne, der det ble igangsatt språkprosjekt. Høsten ble det gjennomført felles kurs for alle barnehageansatte i kommunen, i et metodisk opplegg som heter «Snakkepakken». Dette er en del av kompetansehevingen iht språkprosjektet. Noen av de ansatte har også vært på språkkurs iht de yngste barna i barnehagen,- «Fortell med meg» Økonomi Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn Driftsutgifter (1) Kjøp av kommunale tjenester (2) Overføringsutgifter (3) Finansieringsutgifter - SUM UTGIFTER Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum overføringer (4) Finansieringsinntekter SUM INNTEKTER NETTO SUM Avvik i forhold til vedtatt budsjett Som meldt i virksomhetsplanen for var lønnsbudsjettet for stramt til å dekke behovet, selv uten å ta inn noen nye barn. Vi antok at bemanningen ville gå ned fra august, pga nedgang i barnegruppene. Dette skjedde imidlertid ikke, da vi fikk inn 6 nye barn høsten på løpende opptak. Halvparten av disse barna var under 3 år, dvs at de tilsvarer 1 årsverk iht bemanning. Vi måtte også styrke bemanningen iht enkeltvedtak. sidenr. 23

24 6.3 KVALITET OG INTERNKONTROLL Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag 1 tertial 2 tertial Årsmelding HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Blir rapportert samlet for kommunen Gjennomsnittlig responstid 1 dager 23.5 dager 5,4 dager Gjennomsnittlig behandlingstid 2,7 dager 60,5 dager 11,8 dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Handling Personalet har fått individuell opplæring og informasjon om kvalitetssystemet, samt at det har vært tema på personalmøter. Det har også vært felles gjennomgang av enkelte prosedyrer. Personalet har blitt oppfordret til å gå inn i systemet for å ta ut skjemaer og prosedyrer de trenger for å gjøre seg kjent. Opplæring og gjennomgang av kvalitetssystemet vil bli satt opp som tema på personalmøter. Virksomhetslederne i barnehagene har samarbeidet ved utarbeidelse av nye prosedyrer. Ved revisjon av eksisterende prosedyrer, har man kommet med innspill til endringer til revisjonsansvarlig. Barnehagene samarbeidet om revidering av alle dokumenter før overgang til ny modul i kvalitetssystemet. Tema på personalmøter i tiden fremover: - å avdekke behovet for nye prosedyrer og sjekklister, - Gjøre alle godt kjent med gjeldene prosedyrer. - Drøfte hva som er avvik - Gjennomgang og drøfting rundt evt. innmeldte avvik 6.4 HØYDEPUNKTER I BREKKE BARNEHAGE Brekke barnehage har hatt disse pedagogiske satsingsområdene i : o «Fra jord til bord» o «Fra fjord til bord» o «Øya vår» o Felles språkprosjekt i alle barnehagene i kommunen: «Språk i barnehagen- mye mer enn bare prat». Brekke barnehage er opptatt av kortreist mat. Minimum annenhver uke serverer vi fisk til det ukentlige varmmåltidet. Fisken og fiskeproduktene får vi fra lokal leverandør. I tillegg dyrker vi grønnsaker i egen kjøkkenhage i sommerhalvåret. Vi har fokus på at tilbereding av mat skal være en pedagogisk aktivitet og ikke noe som skal gjøres i tillegg til alt annet. Barna er delaktige både ved tilberedelse av maten og dekking av bord. Samarbeid med Nasjonalparksenteret: «Undring i fjæra» og «villmat» for de eldste barna i barnehagen. Kongebesøk våren,- der barna deltok med jubel og sang. Vi systematiserte samarbeidet mellom alle barnehagene i kommunen og skolene vedr. overgang barnehage skole. Vi gjennomførte livredningskurs våren. Oppstart av språkprosjektet: «Språk i barnehagen-mye mer enn bare prat» Felles kompetanseheving for alle ansatte med kurs i «Snakkepakken» høsten. Noen av de ansatte var på språkkurs vedr. de yngste barna i barnehagen,- «Fortell med meg». sidenr. 24

25 Våren kjøpe vi inn redningsvester som vi har i barnehagen, slik at vi sikrer at alle har på seg godkjente redningsvester når vi skal oppholde oss ved sjøen. Vi tilbyr også leie av redningsvester til foresatte og andre i sommerhalvåret. Dette var det flere feriegjester som benyttet seg av og de ga tilbakemeldinger om at de syns dette var et flott tilbud. Vi har vært på «omdømmebesøk» i 2 andre virksomheter og presentert virksomheten vår for personalet. I tillegg har vi hatt besøk fra 2 andre virksomheter som har presentert sine virksomheter for oss. Alle barnehagene i kommunen var sommeråpne i. Dette ga foreldrene uttrykk for at de var svært fornøyde med. «Veileder for mottak av minoritetsspråklige barn i barnehage» ble ferdigstilt. Et godt arbeidsmiljø! Personalet gir uttrykk for at de trives godt og vi har svært lavt korttidsfravær. Vi vedtok at vi skal bli sertifisert som «Miljøfyrtårn» i løpet av sidenr. 25

26 7. VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE 7.1 RAPPORTERING PÅ MÅLOPPNÅELSE FRA STRATEGISK VIRKSOMHETSPLAN Nr Mål kategori Mål Nivå Status 1 Samfunnsplanleg ging Virksomheten skal sørge for god medvirkning og åpenhet rundt prosesser knyttet til egen virksomhets ansvarsområde. Dette inkluderer barns og foreldres medvirkning i planarbeid og i utvikling av tilbudet. 2 Klima/miljø Hvaler kommune skal øke bevisstheten for riktige beslutninger knyttet til klima- og miljøspørsmål. Virksomheten skal i den forbindelse etablere miljø som jevnlig tema blant ansatte, samt bringe miljø inn i utforming av tjenesten. 3 Organisasjon Virksomheten skal fokusere på nærværsarbeid og oppnå et mål om maks sykefravær for i tråd med virksomhetsplanens pkt Økonomiske ressurser Virksomheten skal i tråd med økonomiplanens mål, aktivt benytte benchmarking som metode for å holde kontroll på kostnadsutvikling (enhet og volum). Virksomheten kan vise til sammenlignbare kommuner i belysning av egne kostnader og effektivitet. 5 Omdømme og troverdighet 6 Helhetlig barnehagetilbud 7 Fokus på de yngste 8 Resultat fra undersøkelser (innbygger, bruker, medarbeider, elev/foreldre) Virksomheten skal være bevisst på omdømme og troverdighet også igjennom ansattes egen adferd. Det er en viktig suksessfaktor at virksomheten lykkes med å skape og bevare god integritet og tillit i befolkningen og blant brukere. Ansattes omtale og holdning til andre virksomheter i Hvaler kommune skal også være i fokus Virksomheten skal bidra til at barnehagene i Hvaler har en helhetlig tenkning i det pedagogiske arbeidet, og at helhetstanken følger barnets progresjon gjennom barnehageløpet og over i skole. Virksomheten skal i samarbeid med kommunens øvrige barnehager ha fokus på progresjon i det pedagogiske arbeidet med utgangspunkt i aldersgruppen 0-3 år. Virksomheten skal for jobbe med prioriterte funn i undersøkelser spesifikt innen: Innen informasjon 7.2 RESSURSER Bemanningsplan Antall og årsverk Fordelt på kjønn Per 1.1. Per Antall Årsverk Antall Årsverk 11 14, ,20 Menn Kvinner Menn Kvinner Sykefraværsoversikt Virksomhetens sykefraværmål er iht strategisk virksomhetsplan 11: Sykefravær i % Egenmeldt 1,3 1,6 1,3 2,1 Legemeldt 4,6 6,7 14,0 14,3 Totalt 5,9 8,3 15,3 16,0 Eventuelle kommentarer til sykefravær: Det jobbes systematisk med friskvern og sykefraværsoppfølging i virksomheten. Virksomheten har hatt et høyt sykefravær i som til tider kan være utfordrende. Virksomhetens eget sykefraværsmål ble ikke nådd i Personaloppfølging Aktivitet i virksomheten 1 tertial 2 tertial Årsmelding Antall medarbeidersamtaler (dokumentert og signerte avtaler) Antall nytilsatte 0 1 sidenr. 26