Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Halden Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl. 17:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F Pettersen på telefon eller på e-post: akfp@fredrikstad.kommune.no Varamedlemmer kalles inn etter nærmere avtale Ulf Lettenstrøm (s) -1-

2 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 15/8 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 15/9 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 15/10 Informasjonsmøte med NAV-Halden 10 PS 15/11 Utsatt oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt - utskrivningsklare pasienter - forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisttjenesten 29 PS 15/12 Referater og meldinger 31 PS 15/13 Eventuelt 36-2-

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 32592/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /8 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 32579/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /9 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I møtet vedtok kontrollutvalget retningslinjer for godkjenning av protokoller: 1. Kontrollutvalget forhåndsgodkjenner protokollen på e-post 2. Protokollen sendes ut og publiseres på hjemmesiden 3. Protokollen godkjennes formelt i neste møte 4. Protokollen undertegnes da av leder og nestleder, ved fravær undertegnes protokollen av en/to tilstedeværende medlemmer i det aktuelle møtet. Kontrollutvalget velger da hvem dette skal være. Vurdering Protokoll fra møtet godkjennes -4-

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 17:45 Møtested: Rådhuset, Møterom 3 Fra til saksnr.: 15/1-15/7 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder x Jan Moen (H), nestleder x Inger Haugene (Sp) x Odd Riise (Ap) x Turid Eriksen (Ap) x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Østfold kommunerevisjon:laila Nagelhus og Einar Gundersen Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad Ordfører Thor Edquist Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 15/1.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder -5-

6 Kontrollutvalget Haldens møte Sakliste PS 15/1 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 15/2 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 15/3 PS 15/4 Eierskapskontroll - Driftsassistansen Østfold AS Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll PS 15/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 PS 15/6 PS 15/7 Referater og meldinger Eventuelt PS 15/1 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Haldens behandling : Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden, ingen debatt om lukking. Dørene var åpne under hele møtet. Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Innkalling og saksliste godkjennes PS 15/2 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet godkjennes Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtak et ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : Protokoll fra møtet godkjennes -6-

7 PS 15/3 Eierskapskontroll - Driftsassistansen Østfold AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport «Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS» til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at kommunen nå har utarbeidet eiermelding som skal bidra til god oppfølging og som setter krav til eierinteressene. Kontrollutvalget finner videre grunn til å bemerke at kommunestyret i Halden ikke har behandlet den nye selskapsavtalen for Driftsassistansen i Østfold IKS (vedtatt i representantskapsmøte ) og Hvalers inntreden i selskapet (vedtatt i representantskapsmøte ). Kontrollutvalget anmoder om at kommunestyret behandler dette snarest. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1 Rapport «Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS», tas til orientering. Kontrollutvalget Haldens behandling : Ordførerens uttalelse til rapporten var ettersendt til kontrollutvalget. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar rapport «Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS» til orientering med følgende kommentar: Kontrollutvalget merker seg at kommunen nå har utarbeidet eiermelding som skal bidra til god oppfølging og som setter krav til eierinteressene. Kontrollutvalget finner videre grunn til å bemerke at kommunestyret i Halden ikke har behandlet den nye selskapsavtalen for Driftsassistansen i Østfold IKS (vedtatt i representantskapsmøte ) og Hvalers inntreden i selskapet (vedtatt i representantskapsmøte ). Kontrollutvalget anmoder om at kommunestyret behandler dette snarest. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak 1 Rapport «Eierskapskontroll av Driftsassistansen i Østfold IKS», tas til orientering. PS 15/4 Inspiria science center AS - Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering -7-

8 Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, tas til orientering 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapport om oppfølging av tidligere selskapskontroll av Inspiria science center AS, til orientering PS 15/5 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 tas til orientering PS 15/6 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalg å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Haldens behandling : Det var enighet om at utvalgsleder og sekretær vurderer sakslisten til neste møte, og avgjør om det er rom for å invitere NAV-leder for å orientere nærmere om tilsyn og lukking av avvik. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Haldens vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering -8-

9 PS 15/7 Eventuelt Kontrollutvalget Haldens behandling : Rådmann og økonomisjef redegjorde for prognosene for årsoppgjøret for Den siste tertialrapporten viser balanse ved utgangen av 2014 og derved en betydelig resultatforbedring og en start på inndekning av underskuddet. Rådmannen og ordfører redegjorde også kort for prosessen knyttet til kommunestrukturreformen. Dialoger med nabokommuner pågår. 1. mai vil det være en kar en statusvurdering til politisk behandling. -9-

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 32553/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /10 Informasjonsmøte med NAV-Halden Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om NAV-Halden og prosessen knyttet til lukking av avvik i fm. tilsyn fra fylkesmannen, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Rapport: Tilsyn med NAV i Halden 2. Tilsvar på avvik på sosiale tjenester i NAV 3. Tilbakemelding på plan for å rette forhold avdekket under tilsyn i september 2014 (Disse vedleggene ble lagt fram som referatsak for kontrollutvalget i møtet ) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 15/6, , «Referater og meldinger» Saksopplysninger I sitt forrige møte fikk kontrollutvalget i Halden Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester ved NAV Halden, til orientering (inkl. kommunens oppfølging og FM svar på denne) Det var enighet om å invitere NAV-leder til et møte for å få en nærmere orientering om NAV- Halden. Det er naturlig at tilsynet og prosessen med lukking av avvik er en del av en slik orientering. Møtet vil inneholde følgende punkter: Orientering om virksomhetenes organisering, drift og oppgave- og ansvarsfordeling. Tanker om virksomhetenes fremtid og utfordringer (inkl. tilsynet og lukking av avvik) Felles meningsutveksling -10-

11 Vurdering Tilsyn med NAV-Halden er under oppfølging hos fylkesmannen. Sekretariatet anbefaler derfor for kontrollutvalget at informasjon gitt i møtet tas til orientering. -11-

12 Fylkesmannen i Østfold Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester ved NAV Halden Virksomhetens adresse: Storgata 8, 1771 Halden Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Ullriche Gade Sammendrag Fylkesmannen i Østfold gjennomførte tilsyn med Halden kommunens tjenester i NAVkontoret. Tilsynsbesøket ble gjennomført 16. til 18. september Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Under tilsynet undersøkte Fylkesmannen om Halden kommune gjennom NAV- kontoret sikret at: søknader ble forsvarlig kartlagt, relevante opplysninger og dokumentasjon ble innhentet begrunnelsen for beslutningene var individuelle det ble gitt informasjon om klageadgangen klagene ble behandlet så snart de var tilrettelagt saken ble oversendt Fylkesmannen når klager ikke fikk medhold eller bare delvis medhold i sin klage. Det ble avdekket to avvik under tilsynet: Avvik 1: Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at det fattes vedtak for alle tjenester, og at søknader om sosiale tjenester kartlegges og vurderes slik at stønaden som gis, er tilpasset behovet. Avvik 2: Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at klager på vedtak om sosiale tjenester behandles så snart de er tilrettelagt

13 Dato: Nina Westby Evensen revisjonsleder Dag Marcussen Olsen revisor

14 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

15 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Halden i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med NAV- kontoret etter lov om sosiale tjenester i NAV 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Halden kommune er en av de fire største byene i Østfold med i overkant av innbyggere. Kommunen har vært på Robek-listen siden august 2012, og har for inneværende år besluttet å redusere budsjettene i flere av kommunens virksomheter. Det er besluttet oppsigelser av ansatte og andre tiltak for å redusere underskuddet. NAV- kontoret er blant annet berørt ved at ledige stillinger er tilbudt overtallige i kommunen. NAV- leder er en del av rådmannens ledergruppe, og rapporterer til rådmannen. NAVkontoret er organisert i tre avdelinger: publikumsmottak, oppfølgingsavdelingen og avdeling stab, økonomi og utvikling. Avdelingene har hver sin avdelingsleder, og avdelingene er delt inn i grupper og team basert på arbeidsoppgaver og innsatsområder. Avdeling: stab, støtte og utvikling fatter vedtak om sosiale tjenester. Brukere kartlegges i avdelingene publikumsmottak og oppfølging. Ansatte i disse avdelingene skriver også innstilling til vedtak i enkelte av sakene. Vurderingene for vedtakene om økonomisk stønad tar utgangspunkt i kommunens veiledende satser. Satsene som er vedtatt, er vesentlig lavere enn statlig veiledende satser for økonomisk stønad til livsopphold. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Formøte ble avholdt

16 Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer Ni ansatte og ledere ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 4. Hva tilsynet omfattet Det ble under tilsynet undersøkt av Fylkesmannen om Halden kommune sikret forsvarlig behandling av søknader om, og behandling av klager på sosiale tjenester. Tilsynet var avgrenset mot kvalifiseringsprogram og individuell plan. Tjenestene som var omfattet av tilsynet var økonomisk stønad, råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning, og midlertidig bolig. Under tilsynet undersøkte kommunen gjennom NAV- kontoret sikret at: søknader ble forsvarlig kartlagt relevante opplysninger og dokumentasjon ble innhentet begrunnelsen for beslutningene var individuelle det ble gitt informasjon om klageadgangen klagene ble behandlet så snart de var tilrettelagt saken ble oversendt Fylkesmannen når klager ikke fikk medhold, eller bare delvis medhold i sin klage. For å vurdere dette har vi sett på: Organisering, styring og ledelse Fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet Kompetanse og opplæringstiltak Styringstiltak for å tilrettelegge for god praksis, om uheldig praksis identifiseres og korrigeres, og om det er iverksatt tiltak for å forebygge svikt på området Ledelsens oppfølging av om etablerte rutiner følges, om de er hensiktsmessige og tilstrekkelige for å sikre forsvarlig behandling av søknader og klager, og om det foretas en systematisk overvåkning av om internkontrollen er tilstrekkelig for å sikre at kravene i sosialtjenesteloven overholdes. 5. Funn Avvik 1: Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at det fattes vedtak for alle tjenester, og at søknader om sosiale tjenester kartlegges og vurderes slik at stønaden som gis, er tilpasset behovet

17 Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven 4, 6, 17, 18, 19, 27, 42 og 43, forvaltningsloven 17 og sosialtjenesteloven 5 om internkontroll med tilhørende forskrift 4. Avviket bygger på følgende: Det er ikke systematisk kartlagt på hvilke områder i saksbehandlingen det er fare for svikt. NAV- kontoret har identifiserte manglende skriftlige rutiner ved oppstart av NAVkontoret for fem år siden. Arbeidet med å fastsette rutinene er ikke ferdigstilt. Hvilken kartlegging som skal gjøres, og hvilke opplysninger og dokumentasjon som skal innhentes, er ikke avklart, og blir ikke systematisk kontrollert. Det er utarbeidet skjema rettet til bruker om hva som skal leveres av dokumentasjon. Bruker får i hovedsak ikke direkte veiledning på søknadstidspunktet om hva han/hun skal levere. NAV- kontoret har utarbeidet nytt skjema som skal tas i bruk, men dette er foreløpig ikke iverksatt. Rutinene som foreligger, inneholder i liten grad føringer på hvordan søknader skal vurderes. Avvik meldes i hovedsak muntlig, og det er ikke gitt informasjon om hvilke feil som skal meldes, og hvordan de skal meldes. Flere av de ansatte som behandler saker og godkjenner saker, har liten erfaring med sosialtjenesteloven, og har behov for opplæring. NAV- kontoret fatter ikke vedtak om midlertidig bolig i alle situasjoner hvor det ut fra regelverket fremgår at det skal fattes enkeltvedtak. Vedtak om midlertidig bolig fattes normalt ikke på tildelingstidspunktet, eller når bruker ikke tar i mot tilbudet. Kommunens veiledende satser er vesentlig lavere en statlige veiledende satser (ca 30% lavere enn statlig veiledende sats). Korttidssats/ ungdomssats uten aktivitet er ca 50% av statlig veiledende sats. NAV- kontoret opplyser at brukere ofte får tilleggsytelser til formål som normalt er en del av livsoppholdsbeløpet. Informasjon om muligheten til å søke om ytelser ut over livsoppholdet gis ikke systematisk til søkere. Hvem som tildeles ekstra ytelser og når, undersøkes ikke systematisk. En stor del av sakene behandles av saksbehandlere som unntaksvis har timeavtaler eller andre kartleggingssamtaler. Søknadene behandles uten samtale eller annen kartlegging av behovet, ut fra hva det søkes om, og er i stor grad avhengig av hva bruker skriver i sin søknad. I 5 av de 14 klagebehandlingene som er gjennomgått, mangler søknaden. 4 av de resterende søknadene er mangelfullt utfylt, og de siste 5 inneholder opplysninger om inntekt, utgifter og andre relevante opplysninger. Rutine for hvilke saker som skal kartlegges/ tilbakeføres til oppfølging og mottak for kartlegging, er ikke beskrevet, og kontrolleres ikke jevnlig. 11 av 14 vedtak med avslag på hjelp mangler individuell begrunnelse. 10 av vedtakene er begrunnet ut fra kommunens veiledende norm alene, 4 vedtak mangler også økonomisk begrunnelse. NAV-kontoret fatter ikke vedtak om råd og veiledning, herunder økonomisk rådgivning. Råd og veiledning fremgår ikke av de gjennomgåtte vedtakene, det fremgår ikke av rutinene at det skal fattes vedtak om råd og veiledning, og hva som skal vektlegges i en slik vurdering

18 Vurdering av 19 er standardtekst i de undersøkte vedtakene med avslag på økonomisk stønad. Og det er usikkerhet om hvordan 19 skal brukes. Rutinene for vurdering av økonomisk stønad gir ikke veiledning på hva som skal vektlegges når 19 skal vurderes. Kommentar: Det må innhentes relevante opplysninger i alle saker. Hvilke opplysninger som er nødvendige må alltid vurderes i forhold til brukeres situasjon, og hva det søkes om. Opplysninger som kan være relevante, er opplysninger om familie, helse, sosiale forhold, inntekter og utgifter, eiendeler og gjeld. Opplysningene skal så langt som mulig innhentes i samråd med bruker. Gjelder søknaden flere voksne og barn, skal alle medlemmer i husstanden kartlegges. Videre må det vurderes om opplysningene må dokumenteres. Når kartleggingen er gjennomført, skal det foretas en konkret og individuell vurdering i hver sak ut fra brukeres situasjon på søknadstidspunktet. De lave satsene for livsopphold krever en særlig aktsomhet for å ivareta behovet for livsopphold hos brukere som trenger bistand til å ivareta sine interesser. Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes sammen med tjenestemottaker. Alle vedtak skal begrunnes. Internkontrollen krever at ledelsen må sørge for systematiske tiltak som sørger for at det innhentes riktige opplysninger og dokumentasjon i sakene, og at vurderingene baserer seg på kartleggingen, og er individuelt vurdert. Avvik 2: Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at klager på vedtak om sosiale tjenester behandles så snart de er tilrettelagt. Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven 47, forvaltningslovens 33 og sosialtjenesteloven 5 om internkontroll med tilhørende forskrift 4. Avviket bygger på følgende: Det er ikke kartlagt hvilke områder i klagesaksbehandlingen hvor det er fare for svikt. Avvik meldes i hovedsak muntlig, det er ikke gitt informasjon om hvilke feil som skal meldes og hvordan. Det fremgår ikke av rutiner eller praksis at NAV- kontoret systematisk prioriterer hvilke klager som skal behandles. Det fremkommer heller ikke at de sakene som er behandlet, er mer preget av behov for rask behandling eller har større konsekvenser enn sakene som ikke er behandlet. Under tilsynsbesøket ble det lagt frem 28 ubehandlede klager. Den nyeste ubehandlede klagen var fra , den eldste var fra Gjennomsnittlig saksbehandlingstid per 16. september for de ubehandlede klagene er 86 dager. Ingen av de siste 14 behandlede klagene per 16. september har mer enn 56 dager behandlingstid, gjennomsnittet på 25 dager

19 Det er mangelfull oversikt over ubehandlede klager. Svakhet ved registering i saksbehandlingssystemet fører til at de listene som tas ut, ikke inneholder alle klagesaker. Vedtak fra Fylkesmannen etter klagebehandling benyttes ikke systematisk i forbedringsarbeidet i alle avdelingene. Kommentar: NAV- kontoret har plikt til å vurdere og undersøke de forhold som fremkommer av klagen. Kravet om at NAV- kontoret skal forbedre og avgjøre saker uten ugrunnet opphold, gjelder også i klagesaker. Noen klagesaker krever en rask avgjørelse, det kan være ulike former for nødssituasjoner og saker hvor barn og unge er direkte berørt. Ledelsen må iverksette systematiske tiltak som sikrer at brukerne forsvarlig får behandlet sine klager, og kontrollere at tiltakene virker etter hensikten. 6. Vurdering av virksomhetens styringssystem Flere av brukerne ved NAV- kontoret er i vanskelige livssituasjoner, og det kan føre til vanskeligheter med å fremme sin sak og ivareta sine rettigheter. Manglende kartlegging av behovet ved søknad om sosiale tjenester kan for den enkelte og dennes familie ha alvorlige konsekvenser. For å nå lovens formål om å bedre levekårene for vanskeligstilte, og bidra til sosial og økonomisk trygghet, må hjelpen som gis, være ut fra søker/familiens behov. For å hindre at avgjørelser som tas, er basert på manglende opplysninger eller feil vurdering, må tjenestene planlegges og styres. Styringen må være egnet til å påse at vedtakene som fattes er korrekte, at klagebehandlingen er forsvarlig, og at kontoret innehar nødvendig kompetanse og kapasitet. Internkontrollen må jevnlig gjennomgås for å se om kartlegging, vurdering og klagebehandling gjennomføres i tråd med reglene i sosialtjenesteloven. Det er vår vurdering at NAV- kontoret ikke tilstrekkelig styrer praksis for å unngå feil ved tildeling av sosiale tjenester. Risikoen for feil i saksbehandlingen er ikke systematisk kartlagt, og tilbakemeldinger fra ansatte og brukere var ikke brukt til å rette og forebygge feil. Det var eksempelvis kjent for NAV- kontoret at det ikke ble fattet vedtak på alle tjenester hvor det kreves enkeltvedtak, uten at det ble iverksatt tiltak og utarbeidet rutiner på området. Kommunens satser for økonomisk stønad til livsopphold er vesentlig lavere enn statlige veiledende satser. NAV-kontoret har mottatt flere klager fra brukere som opplyser at utmålt livsopphold ikke er tilstrekkelig for å dekke deres behov. NAV- kontoret har imidlertid justering av satsene som et av sine mål i virksomhetsplanen for Frem til en eventuell justering fordrer satsene at kommunen er særlig årvåken med hensyn til brukers individuelle behov for livsopphold. NAV- kontoret følger ikke systematisk med på hvem som mottar tilleggsytelser og hvor ofte. Det er heller ikke iverksatt andre tiltak som sikrer at det innvilges tilstrekkelig til livsopphold. Flere av de ansatte som fatter vedtak, er relativt nye ved NAVkontoret. Flere er ansatte som er overtallige etter innstramminger i andre virksomheter i kommunen. Det krever opplæring, oppfølging og kontroll ut over det som er vanlig for nyansatte med formalkompetanse og relevant praksis. I opplæringsplanen for nyansatte vises det til rutiner for saksbehandlingen, men når det samtidig er identifisert mangler ved disse rutinene, er det en risiko for at det gjøres feil. Mangler i styringen av praksis og manglende systematisk gjennomgang av styringssystemene (internkontrollen) fører til en uakseptabel stor risiko for at tjenestene som gis, ikke er

20 individuelt tilpasset ut fra brukerens behov. Manglende oversikt over klager og føringer for hvordan klagen skal prioriteres og behandles, fører til en for stor risiko for at klagene ikke behandles i tide, og oversendes til endelig klagebehandling uten ugrunnet opphold. 7. Regelverk Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Forskrift til forvaltningsloven (forvaltningslovforskriften) Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningsloven) Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Rutiner for behandling av søknader, sjekkliste for godkjenning av vedtak, veiledning til søknad, krav til dokumentasjon, foreløpig rutine klagesaker Organisasjonskart NAV Halden Referat fra intervju med NAV-leder i forbindelse med pågående kommunerevisjon Rutiner for opplæring av nyansatte med sjekkliste og skjema Årsrapport 2013 Virksomhetsplan 2014 Delegasjonsreglement Halden kommune Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: 14 søknader, vedtak og klager med tilhørende mapper og journal/ notat i saksbehandlingsverktøyene: velferd og arena 28 ubehandlede klager, 4 vedtak opphevet fra Fylkesmannen hvor nytt vedtak ikke foreligger, og 2 omgjorte vedtak som ikke er effektuert 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Linn B. Grøstad NAV- veileder X X X Irene Rødsmoen Saksbehandler X X X Ullriche Gade Avdelingsleder X X Sidsel Brække Gulvik Veileder X X X Tommy Wegne NAV- veileder X X X

21 Jan-Martin Haug Avdelingsleder X X X Nina Granum NAV-veileder/ fagansvarlig X X X Astrid Nordstrand NAV-leder X X X Gudrun Haabeth Grindaker Rådmann X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Cecilie Gjerløv Engan, revisor Dag Marcussen Olsen, revisor Nina Westby Evensen, revisjonsleder

22 Halden NAV kommune MOTTAT? ias mas.m, Fylkesmannen i Østrem Fylkesmannen i Østfold Postboks Moss Deres ref: Vår ref: Arkivkode: Saksbehandler: Dato: 2012/ O40 Astrid Nordstrand, Tilsvar på avvik på sosiale tjenester i NAV Fylkesmannens tilsyn med sosiale tjenester NAV- Halden. Viser til fylkesmannens tilsynsrapport av hvor Fylkesmannen under tilsynet undersøkte om Halden kommune gjennom NAV- kontoret sikrer at: søknader ble forsvarlig kartlagt, relevante opplysninger og dokumentasjon ble innhentet begrunnelsen for beslutningene var individuelle det ble gitt informasjon om klageadgangen klagene ble behandlet så snart de er tilrettelagt saken ble oversendt Fylkesmannen når klager ikke får medhold eller bare delvis medhold i sin klage. Rapporten tas til etterretning. Det iverksettes tiltak for å forebygger lignende avvik i fremtiden. Tiltakene som fører til endring ved virksomheten videreføres i NAV Haldens Virksomhetsplan for 2015, i tråd med rundskriv og føringer i sosiale tjenester i NAV. I 2013 foretok NAV Halden en justering av sin organisasjonsmodell. Endringen gikk bl.a utpå etablering av breddeteam under ledelse av teamkoordinatorer. Det var fokus på fag uansett ytelser, også våre økonomiske veiledere som skriver alle vedtakene var representert i teamene. Både vår erfaring og avviket fra fylkesmannen viser at en slik modell er svært sårbar og krevende spesielt ved sykdom og andre endringer i kontoret. NAV leder har i samråd med ansatte og øvrige ledere igangsatt en ytterligere justering av dagens modell. Det handler om en endring i utførelsen av saksbehandler oppgaver og oppfølgingsoppgaver. Alle brukeme ved Nav Halden inndeles etter bistandsbehov i de ulike avdelinger (se tiltaksplan).etter at tilsynet er gjennomført er det ytterligere fokus på kontroll av vedtak. Beslutter-team er etablert og ingen klagesaker sendes til fylkesmannen før de har vært til kontroll og godkjenning hos Navleder eller den som fungerer i Nav leders sted. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 574, 1703 SARPSBORG E-post: Internett: Telefaks: Org.nr: _\wvw.ha1_(]en.kqmmur1e.no -22-

23 I _... Det er tatt kontakt med Fylkesmannen om opplæring med henblikk på forsvarlighetæflinsippet i lov om sosiale tjenester. Rapporten avdekket to avvik under tilsynet: Avvik 1. Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at det fattes vedtak for alle tjenester, og at søknader om sosiale tjenester kartlegges og vurderes slik at stønaden som gis, er tilpasset behovet. Avvik 2: Halden kommune sikrer ikke gjennom sin styring og ledelse at klager på vedtak om sosiale tjenester behandles så snart de er tilrettelagt. Tiltak for å lukke awik 1. Tiltak Tidspunkt Evaluering Ansvarlig Alle brukere inndeles etter Start nov- Februar NAV leder, innsatsgrupper i Arena og avdelingsledere og Velferd. Brukere med standard og fagkoordinator. situasjonsbestemt innsats mottak. Brukere med tilpasset innsats oppfølgingsavdelingen. Brukere som har varig statlige ytelser, med behov for supplerende, forvaltning råd og veiledningstab/økonomi/utvikling. Side 2 av 2 Alle veiledere uansett avdeling igangsatt, Februar NAV-leder, som jobber med sosiale tjenester i videre avdelingsledere, NAV, skal både ha oppfølging og føres fagkoordinator for sosiale saksbehandling av brukerne tjenester i NAV, Behov for superbruker Velferd. opplæring for å sikre riktig kompetanse Velferd (saksbe- handlings- -23-

24 systeml Ferdigstille alle rutiner som skal være en del av internkontrollsystemet HIKS. Igangsatt Sjekkes ved utgangen hver måned. Ledergruppen og fagkoordinator m /beslutter-team. Kontinuerlig opplæring gjennomgang av rutiner alle ansatte, Er igangsatt, men er et Februar 2015 Avdelingsledere og fagkoordinatormed beslutter-team. Gjennomgang av eksisterende grensesnitt og rutiner i alle 3 avdelingene kontinuerli g arbeid. Det er etablert et beslutter-team som kvalitets sikrer og godkjenner alle vedtak før godkjenning. Fungerer også som intemkontroll. Beslutter-teamet skal til enhver tid ha både økonomi og sosialfagligkompetanse. Igangsatt november Februar 2015 NAV-leder, avdelingsledere og beslutter-team. Sjekkliste er utarbeidet til bmk i samtaler, eller legges ved vedtak Desember 2014 Februar Fagkoordinator og besluttere. Alle ansatte som arbeider med Er i gang Februar Ledere og alle ansatte. brukere skal bruke standard for arbeidsrettet brukeroppfølging. Det skal fattes vedtak på saker som omhandler økonomisk rådgivning. Er laget vedtaksmal. Oppstart Fagkoordinator og Superbruker Velferd, samt ledere. Det skal fattes vedtak på midlertidig bolig Det er laget vedtaks- Oppstart Fagkoordinator,, veiledere, boligkontakt superbruker Velferd, samt ledere. mal. Flere personer skal tilbys forvaltning. Lages et Oppleggpå hvordan Nav Avdelingsleder og ansatte fra stab-økonomiutvikling, økonomirådgiver. Halden utvider Side 3 av 3-24-

25 I._ tienestent Forberede en politisk sak på Utredning Innen den NAV leder og rådmann. justering av kommunens er i gang sosialhjelpsnonn. Tiltak for å lukke avvik 2. I Tiltak j Tidspunkt Evaluering Ansvarlig Alle vedtak som påklages, skal igangsatt Februar NAV- leder, kontrolleres av beslutter-teamet. november avdelingsledere og Ingen klager legges til veileder beslutter-team. før de har vært gjennom beslutterteamet og eventuelt Nav-leder. Alle klager som skal til Fylkesmannen, skal kontrolleres før godkjenning av NAV leder, eller den som er fungerende. Alle klager skal behandles innenfor fristen. Alle klagesaker fra fylkesmannen Etablert i Februar etter behandling, brukes 2013, systematisk i forbedringsarbeidet. benyttes Samles i en perm hos beslutter- bl.a i teamet. vedtaksmø ter. I Oppsummering: Fremdeles fokus på å bekjempe fattigdom gjennom å skaffe folk arbeid først og dernest legge frem en politisk sak om justering av sosialhjelpssatsene i Halden. Fokus på våre tiltak: Arbeid Først, Rett Ytelse,Mestring Gjennomjobben, samt alle statlige tiltak. Det skal utarbeides et kartleggingsskjema som skal benyttes i forbindelse med mottatt søknad fra en person som søker om økonomisk sosialhjelp. I forbindelse med kartleggingen vil det bli gitt mer systematisk informasjon. Alle skal bruke standard for arbeidsrettet brukeroppfølging som et godt verktøy. Målet er alltid å tenke Arbeid Først. Det kartlegges også hvilke brukere som skal gjennom vårt verktøy «Rett ytelse». Kartleggingsskjema vil gi bedre grunnlag for å gjøre individuelle vurderinger i forhold til tilleggsytelser. Ved anvendelse av 19 skal vi være mer konkrete i forhold til vurdering av faktiske forhold og skjønn. Bruker må kjenne seg igjen i vurderingen. Fokus på gode begrunnelser i vedtak, mindre av standard tekster. Ledere og fagkoordinatorer på alle områder i NAV-Halden skal ha en synlig rolle og være sentral i utviklingsarbeidet med systematisk forbedring av tjenestene. NAV-Halden skal ta i bruk kommunens avvikssystem. Side 4 av 4-25-

26 .-.I Iutc1ukuu 1 rui Ic11 foretas gjennom avviksbysicmct. Alle ansatte ved NAV Halden vil få informasjon og opplæring i kontormøter og fagmøter. Disse tiltakene er et utvalg av hva Nav Halden skal foreta seg for å få lukket avvik gitt av Fylkesmannen etter tilsyn. Tilsynethar bidratt til at NAV- leder og ansatte brukertilsynettil å se mulighetertil videre utvikling av våre tjenester og ikke som kritikk. Avviket er med på å gjøre oss bedre rustet til å møte nye utfordringer og gi bedre kvalitet på våre tjenester. Dersom det er ønskelig, vil Halden oversende rutiner og nærmere detaljerte beskrivelser for hva som gjøres.avslutningsviser det viktig å poengtereat avviketbidrar slik at vi kan gjøre endringer som forbedre våre tjenester til brukeme. Fokus på internkontroll og viktigheten av behov for kursendring underveis. udrun Haab OÉG Am-X\ }(i\%r\:i)strahckiqxmfins x NAV- leder _ NAV Halden Storgaten HALDEN l I Side 5 av 5-26-

27 Halden kommune Att. Rådmann Postboks HALDEN Helse- og sosialavdelingen Deres ref.: Vår ref.: 2014/ NWE Vår dato: Tilbakemelding på plan for å rette forhold avdekket under tilsyn i september 2014 Vi viser til brev datert Brevet inneholder en beskrivelse av organisasjonsendringer og andre tiltak som kommunen har vurdert til å være nødvendig og tilstrekkelig for å rette avvikene som ble avdekket under tilsynet. Planen reduserer ikke, slik vi vurderer det, risikoen for feil tilstrekkelig til at vi kan avslutte tilsynet. Vi ber om at enkelte av de planlagte og iverksatte tiltakene utdypes og konkretiseres, se punktliste nedenfor. Vi ber om en beskrivelse av hvordan tiltakene skal kontrolleres og evalueres. Tiltaksplanen har evalueringspunkt for mange av tiltakene i februar For disse tiltakene ønsker vi en beskrivelse av hvordan den løpende kontrollen og kvalitetsforbedringen skal ivaretas. For å ivareta kommunens plikt til internkontroll ber vi dere også om å beskrive hvordan kommunen vil ivareta plikten til å foreta en systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i NAV kontoret, jf internkontrollforskriften 4 h) Vi ber om at følgende tiltak utdypes og konkretiseres: Opplæring for å sikre riktig kompetanse. Vi ber om kopi av kompetanseplan for dagens bemanning samt eventuell planlagt rekruttering. Planen bør inneholde en konkretisering av opplæring som skal gis, tidsfrister for gjennomført opplæring, og når tilstrekkelig kompetanse skal være oppnådd. Ferdigstille rutiner. Vi ber om en oversikt over hvilke rutiner som skal utarbeides og når de er planlagt ferdigstilt. Videre når de skal være lagt inn som en del av kommunens internkontroll system HIKS. Beslutter-team og kvalitetssikring av vedtak. Vi ber om at det beskrives hvordan teamet systematisk skal samle erfaringer fra arbeidet, og hvordan erfaringene skal brukes i å kontinuerlig forbedre vedtaksprosessen. Vi ber også om en kopi av utarbeidet sjekkliste som skal legges ved alle vedtak til godkjenning. Statens hus Postboks Moss Telefon: Telefaks: Besøksadresse: Vogtsgate 17 e-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no

28 2 Vedtak på råd og veiledning. Det fremgår av tiltakene at det skal fattes vedtak på økonomisk råd og veiledning. Vi ber om en redegjørelse for hvordan det skal fattes vedtak på annen råd og veiledning som gis i tråd med 17. Klagebehandlingen. Vi ber om en beskrivelse av hvordan ledelsen skal følge med på at klager som fremmes, blir behandlet uten ugrunnet opphold, og hvordan kunnskap fra klagesakene og avgjørelser fra Fylkesmannen benyttes systematisk i forbedringsarbeidet. NAV- kontoret legger opp til flere organisatoriske endringer. Vi ber om at det gjennomføres en risiko- og sårbarhetsvurdering som omfatter tilsynets tema, og om resultatet av vurderingen. Vi ber om en beskrivelse av hvordan kommunens ledelse ved rådmannen følger med på at avvikene rettes. Vi ber om en tilbakemelding fra NAV- kontoret innen Ta gjerne kontakt hvis noe er uklart eller hvis det er andre spørsmål. Med hilsen Dette dokumentet er elektronisk godkjent av Elisabeth Lilleborge Markhus e.f. fylkeslege Nina Westby Evensen seniorrådgiver Saksbehandler: Nina Westby Evensen Kopi til: NAV Halden Postboks HALDEN -28-

29 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/212 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 42514/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /11 Utsatt oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt - utskrivningsklare pasienter - forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisttjenesten Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekt utsettes til høsten Kontrollutvalget ber Østfold kommunerevisjon at ny «overordnet analyse» for forvaltningsrevisjon for , og «overordnet analyse» og «plan for selskapskontroll» for , utarbeides i løpet av høsten Ressursrammen for dette arbeidet settet til inntil 200 timer. Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 14/38, Rullering av FR-plan KU-sak 13/42, Avklaring av videre iverksetting av gjeldende FR-plan ( ) KU-sak 12/50, Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger I møtet vedtok kontrollutvalget følgende: 1. Kontrollutvalget opprettholder gjeldende forvaltningsrevisjonsplan. Jf. kontrollutvalgets vedtak i sak 12 / 50. Det betyr at neste forvaltningsrevisjonsprosjekt er: Kommunalavdeling helse og omsorg utskrivningsklare pasienter forholdet mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Prosjektet gjennomføres i Østfold kommunerevisjon legger fram en prosjektplan våren

30 2. Kontrollutvalget avventer en politisk vedtatt eiermelding før utvalget avgjør om det skal gjennomføres eierskapskontroll i Alternativet er å benytte gjenstående forvaltningsrevisjonsressurser til et prosjekt nr. 2 i Revisjonen tok kontakt med rådmannen i februar for å avtale oppstartsmøte. Etter en vurdering hos anmoder rådmannen om utsatt oppstart av dette prosjektet. Rådmannen skriver til revisjonen: Som dere er godt kjent med, er vi midt inne i et svært omfattende omstillingsarbeid. All lederkapasitet benyttes til dette, inkludert en omfattende nedbemanning. Vi ber derfor om oppstart av dette etter sommerferien. Det framgår av videre korrespondanse at senere oppstart er uproblematisk for revisjonen. Vurdering Sekretariatet ser heller ingen vesentlige problemer med å utsette dette prosjektet til høsten. Det kan være hensiktsmessig at vi etter dette prosjektet, bruker noen av de gjenværende timene til forvaltningsrevisjon i 2015 på å utarbeide en «overordnet analyse for forvaltningsrevisjon », og «overordnet analyse og plan for selskapskontroll ». -30-

31 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/219 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 32604/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /12 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kommunestyrets behandling av saker fra kontrollutvalget: FR-rapport Internkontroll Rapport likviditet, lånemidler Revisjonsrapport nr. 8 Oppfølging av selskapskontroll Inspiria Science Center Eierskapskontroll Driftsassistansen Østfold IKS KUs årsmelding for 2014 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Sekretariatet anbefaler at referater og meldinger tas til orientering -31-

32 -32-

33 -33-

34 -34-

35 -35-

36 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2015/220 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 32629/2015 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Halden /13 Eventuelt Fredrikstad,