Kontrollutvalet i Sund kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Sund kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Sund kommune Møtestad: Formannskapssalen, Kommunehuset i Sund Dato: Tidspunkt: 12:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven Wilhelmsen tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Elin Molven Wilhelmsen møter frå sekretariatet, på dette møtet. Ivar Steinsland kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/16 PS 2/16 PS 3/16 PS 4/16 PS 5/16 PS 6/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Orientering ved styreleiar etter Selskapskontroll av Sotra Brannvern IKS Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan - Sund kommune Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan - Sund kommune 2015/ / / /18 PS 7/16 Møteplan 2016 for kontrollutvalet i Sund kommune 2016/39 PS 8/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon i Sund kommune 2016/17 PS 9/16 PS 10/16 PS 11/16 PS 12/16 RS 1/16 RS 2/16 Orientering til kommunestyret i høve kontrollutvalet si rolle og ansvar i Sund kommune Synleggjering av kontrollutvalet på heimesida til kommunen Kurs i regi av revisjonen for kontrollutvalet i Sund kommune Referatsaker Rekneskapsresultat 2015 for kontroll og tilsynsarbeidet i Sund kommune Budsjett 2016 for kontroll og tilsynsarbeidet i Sund kommune 2016/ / / / /30 RS 3/16 Økonomiplan Budsjett /217 RS 4/16 Vedtak KST PS 099/15 - Forvaltningsrevisjon tilpassa opplæring og spesialundervisning 2014/406 RS 5/16 Møteplan for politiske organ 2016 i Sund kommune 2015/216 RS 6/16 FSK - Kommunereformarbeid 003/ /18 RS 7/16 KST - Kommunereforma - Organisering av prosess 2015/18 RS 8/16 Val av kontrollutval Endring 2016/41 PS 13/16 PS 14/16 Gjennomgang av møteprotokoller for Sund kommune Eventuelt 2016/42 PS 15/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for 2014/282 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 Sund kommune - Arbeidsmøte -3-

4 PS1/16Godkjenningavinnkallingogsakliste PS2/16Godkjenningavprotokollfråforrigemøte -4-

5 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/37-6 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 3/ Rapport etter selskapskontroll av Sotra Brannvern IKS - Styreleiar orienterer om oppfølging Samandrag I kontrollutvalet sitt møte den i PS 52/15 vart dette protokollert: Handsaming i møtet: Kontrollutvalet ønskjer i første omgang å be styreleiar i Sotra Brannvern IKS, Nils Kåre Skoge, om å orientere om kva som er gjort i høve tilrådingane i denne rapporten i møte i kontrollutvalet i Sund kommune Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. Vedtak: Kontrollutvalet ber styreleiar i Sotra Brannvern IKS, Nils Kåre Skoge, om å orientere om kva som er gjort i høve tilrådingane i denne rapporten i møte i kontrollutvalet i Sund kommune På bakgrunn av dette er det gjort avtale med styreleiar at han kjem i møtet for å orientera i saka. Forslag til vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -5-

6 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -6-

7 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 4/ Oppfølging - Forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning Samandrag Bakgrunn for saka: Kommunestyret gjorde slikt vedtak i sak PS 099/15 i møte den : K- 099/15 Vedtak: Kommunestyret registrerer at det har vore ei positiv utvikling dei siste åra innan dette feltet. På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport innan "Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune", ber kommunestyret rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 9 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld "Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune" vert følgd opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksetjinga. Den sendte sekretariatet e-post til rådmannen for å etterspørja handlingsplanen. Sekretariatet mottok handlingsplanen den Handlingsplanen vert lagt fram for kommunestyret den På bakgrunn av dette er saka sett opp for kontrollutvalet for vidare oppfylging. Drøfting: Sekretariatet registrerer at rådmannen no har planlagt tiltak på alle punkta i vedtaket frå kommunestyret , om forvaltningsrevisjon innan Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune. Etter den motekne planen skal dei fleste av punkta vara på plass innan utgangen av Resten av punkta skal vera på plass ved «behov», «kontinuerleg» og etter ei kartlegging. På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet ber om ny status i form av skriftleg tilbakemelding innan Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -7-

8 Side 2/2 Konklusjon: Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet ber om ny skriftleg status på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune» Forslag til vedtak Kontrollutvalet registrerer at det er planlagt fleire positive prosessar i høve kommunestyret sitt vedtak i sak 099/15, Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune, frå kommunestyremøte den Dei fleste tiltaka er planlagd ferdig i løpet av utgangen av På bakgrunn av dette ber kontrollutvalet om å få tilsendt ny skriftleg statusrapport for denne forvaltningsrevisjonen innan Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Handlingsplan - Forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning -8-

9 HANDLINGSPLAN TILPASSA OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING I SUND KOMMUNE Oppfølging av tilrådingar i Forvaltingsrevisjonsrapporten På oppdrag frå kommunetyret er det utarbeidd ein handlingsplan for å følgje opp dei 9 punkta i forvaltingsrevisjonsrapporten frå Deloitte som gjeld «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune». Rektor på den einskilde skule må gjennomgå Forvaltningsrevisjonsrapporten og handlingsplanen saman med lærarane for å sikre at arbeidet med handlingsplanen vert implementert og prioritert. Dei ulike tiltaka i handlingsplanen må visast igjen i skulane sine årshjul. Handlingsplanen må og visast igjen i det kommunale årshjulet for kommunalsjefområdet Oppvekst. For å tydeleggjere status og sikre at alle dokument, rutinar og malar som vert utarbeid inneheld aktuelle referansar til lovgrunnlag eller andre sentrale føringar, skal desse leggjast inn i Risk Manager. Evaluering av handlingsplan: - Tiltaka i handlingsplanen skal evaluerast årleg i samarbeid med kommunalsjef Oppvekst. - Alle dokument, rutinar og malar som vert utarbeid skal evaluerast ved varsel om revisjon i Risk Manager for å sikre og at alle tilgjengelege dokument er oppdaterte. Nr Tilråding: Tiltak: Ansvarleg : Når: 1 tilpassa opplæring : Sund kommune må Følgje obligatorisk kartleggingsplan. Rektor/ lærar vurdere kva tiltak som kan setjast i verk Følgje opp kartlegginga for elevar Heile året for å sikre at også som treng tilpassa opplæring men som ikkje har trong for elevar med svakare spesialundervisning. og sterkare a) Differensiering av læreføresetnader enn opplæringa tilpassa gjennomsnittet får ei elevene. Rektor tilpassa opplæring. b) Meir praktisk og variert opplæring. Drøfting av praksis. Avklaring i kollegiet: Kva er tilpassa opplæring, kva tilpassa opplæring inneber. Organisering: Fokus på undervisningsorganisering av grupper, ressursar Tid Materiell Rektor/ lærar Rektor Etter kartlegging Etter kartlegging -9-

10 Tilsette faglærarar krav til kompetanse i faget det vert undervist i. Ved behov 2 Sund kommune må vurdere i kva grad og korleis kommunen kan redusere nokre av hindringane som blir framheva i undersøkinga, med tanke på å gi elevvane tilpassa opplæring. Kompetanseheving: c) Klasseleiing d) Organisering av undervisninga. Organisering av undervisnings-situasjonen (rammer, innhald). Tiltak for evaluering: Utarbeide plan for vurdering/evaluering på den enkelte skule. Kommune Rektor/ lærar Rektor 2016 Våren 2016 Våren Samhandling mellom skular og PPT: Sund kommune må avklare kva avdekte behov det er ved skulane når det gjeld PPT sin systemretta bistand, og vurdere kva tiltak som kan setjast i verk for å dekke desse behova i størst mogleg grad. Organisere bruk av psykolog. Ønske om psykolog til stades på skulane (u.skulen i dag men ønske/behov på alle skulane). Systemmøter : Informasjonsskriv om førebuing til møta, kva lærarane skal gjere Informasjonsskriv om prosess, rutinar, kva for hjelp PPT kan tilby, hjelp til enkeltsaker og klasssemiljø/ undervisningsorganisering PPT PPT/ rektor PPT Våren 2016 Våren 2016 Våren 2016 Setje inn tiltak i skulen for å følgje opp systemmøta. Rektor/ lærar Kontinuerleg -10-

11 4 Elevene sitt utbytte av opplæringa : Ein må gjennomgå kommunen sin felles kartleggingsplan og sikra at den er konsekvent med omsyn til kva kartleggingar og prøvar den omfattar på ulike trinn, samt tydeleggjer statusen til kartleggingsplanen og sikrar at den blir følgt ved alle skular. Utarbeide årshjul for dokumentasjon av lokale rutinar for implementering/oppfølging av kartleggingsplan på den enkelte skule. Utarbeide kommunalt årshjul Kommunalsjef gjennomfører styringsdialog med rektor. Rektor Kommunalsjef Før skulestart 2016 Hausten Sund kommune må tydeleggjere ansvar og oppgåver knytt til kartlegging og vurdering av læringsutbytte gjennom skriftleggjering av rutinar og etablerte praksisar både på kommune- og skulenivå. 6 Sund kommune må etablere rutinar som tydeleggjer lærarane si plikt etter forskrift til opplæringslova 3-11 til å vurdere systematisk og løpande om elevane har tilfredsstillande utbytte av opplæringa. Rektorane utarbeider skriftlege rutinar for korleis skulen systematisk og løpande skal vurdere om elevane har tilfredsstillande utbytte av opplæringa. Utarbeide skriftlege rutinar for drøfting av kartleggingsprøver på ulike arenaer, m.a. i lærarkollegiet og foreldreutval. Rektorane, på den einskilde skule, utarbeider skriftlege rutinar for oppfølging av resultata på prøvane. Rutinane må innehalde referansar til lovgrunnlaget Kartleggingsplanen : «Kontaktlærar /timelærar har plikt til å vurdere systematisk og løpande om elevar som treng ekstra oppfølging har tilfredsstillande utbytte av opplæringa, Det gjeld både for sterke og svake elevar». Rektor Rektor/ lærar Rektor Lærar Våren 2016 Før skulestart 2016 Før skulestart 2016 Kontinuerleg Alle rutinar skal inn i RISK. Kommunalsjef/ rektor Før skulestart

12 7 Sund kommune må gjennomgå kommunale retningsliner og rutinar knytt til kartlegging og vurdering av læringsutbytte, samt utprøving av tiltak i opplæringa, og tydeleggjere statusen til dei ulike retningsliner og rutinar (dato, ansvarleg mv), samt sikra at dokumenta inneheld aktuelle referansar til lovgrunnlaget eller andre sentrale føringar for dei prosessane som er skildra. 8 Sakshandsaming spesialundervisning: Sund kommune må gjennomgå og justere rutinar og malar som skal nyttast i sakshandsaminga, slik at denne er i samsvar med regelverket og bidrar til å sikre at krav i regelverket blir etterlevd. Gjennomgang av status for rutineskildring: Nasjonale prøvar PPT- handbok Kartleggings-verktøy trinn. Obligatoriske kartleggingsprøvar Udir. Rutineskildring vert lagt inn i det kommunale årshjulet. Alle rutinar skal inn i RISK. Gjennomgang av rutinar for å sikre følgjande: Referanse til krav i opplæringslova 5-4 om å prøve ut tiltak på skulen før det blir gjort sakkunnig vurdering. Tydeleggjere ansvarsforhold på skulane undervisningspersonellet sitt ansvar for å melde frå til rektor når dei vurdere at ein elev ikkje har tilfredstillande utbytte av opplæringa og har behov for spes.und Kommunalsjef Kommunalsjef Før skulestart 2016 Før skulestart 2016 Tydelegare retningsliner for involvering av foreldra og /eller eleven sjølv, 5-4. Samtykke frå foreldre, elev fylt 15 år.jf Opp.l. 5-4 PPT skal vurdere eleven sitt behov for spes.und., ikkje rett til spes.und. -12-

13 Justere mal for sakkunnig dokument mot. «Spesialundervisning medfører avvik frå læreplanen.» Informasjon om klageinstans. Tydelege rutinar/retningsliner for å sikre at sakshandsaminga skjer utan ugrunna opphald. Alle rutinar skal inn i RISK. 9 Sund kommune må sikra at sakshandsaminga i samband med vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i opplæringslova og forvaltningslova. Utarbeid ein felles rutinebeskriving for saksgang PPT handbok og malar. (Fasar i saksgangen) Rutinane skal sikre at : Det vert sendt førebels svar frå skule og frå PPT, Forvaltningslova 11a. Krav til grunngjeving av alle vedtak jf, Forvaltningslova 24,25, 27. Kommunalsjef/ PPT Før skulestart 2016 Elevar som flytte til kommunen midt i skuleåret får eit tidsavgrensa vedtak før ny sakkunnig vurdering føreligg - Rektor gjer eit tidsavgrensa vedtak med bakgrunn i vedtaket kommunen kommer frå. - Ny utgreiing av behov for spesialunderv. Skal starte snart som mogleg. Ein elev med skuleplass i privat skule som flyttar til Sund, får eit tidsavgrensa vedtak frå kommunen. Det vert starta opp ny sakkunnig utgreiing av behov for spesialunderv. av PPT. Alle rutinar skal inn i RISK. -13-

14 -14-

15 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2016/17-3 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 5/ Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til prosjektplan - Sund kommune Samandrag I tråd med forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet utarbeide plan for forvaltningsrevisjon det første året i valperioden. Det betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden Fram til ny plan er vedteken vil plan for forvaltningsrevisjon gjelde På møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a) Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Sund kommune skal gjennomførast. b) Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -15-

16 Side 2/3 Forslag til prosjektplan er motteke frå Deloitte , og ligg som vedlegg til denne saka. Deloitte har og utarbeida ein framdriftsplan og timebudsjett som vedlegg til prosjektplan. Opplysningar i vedlegget innheld informasjon som vil vera unnateke offentleggjering iflg. Forvaltningslova 13. Vedlegget vil såleis ikkje verta sendt ut saman med saka, men vil bli kopiert opp, delt ut i møte og gjennomgått. Drøfting Det vert lagt opp til at prosjektplanen vert gjennomgått og drøfta i møtet. Vidare må kontrollutvalet uttala seg til korleis prosessen med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. Merk; at prosjektplanen som er lagt fram er tilbod frå Deloitte om utarbeiding av analysar og planar for både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ved å samkjøra arbeidet med desse to planane kan ein spare tid og ressursar ved å ha felles intervjurundar, prosessmøte og liknande. I prosjektplanen vert det skildra kva utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon vil omfatta. Prosessen med gjennomføring, kva metodar revisor vil bruke og korleis ein kan få til ei brei deltaking og involvering vert og skildra. Det vert og gjort greie for formål og krav til korleis overordna analyse skal utarbeidast. Basert på den overordna analysen legg Deloitte opp til å utarbeida eit utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I vedlegget til prosjektplanen vert framdriftsplan skissert: «Overordna analyse vil kunne gjennomførast våren Kontrollutvalet vil då kunne behandle ny plan etter sommaren. Vår tilnærming, som legg opp til ein tett dialog med kontrollutvalet, føreset at kontrollutvalet set av tid til å gjennomføre to prosessmøte, der det vert gjennomført kartlegging av risikofylte område (prosessmøte 1) og prioritering av prosjekt (prosessmøte 2). Nærare fastsetting av tidsfristar vil setjast i samråd med kontrollutvalet.» Med bakgrunn i forslag til prosjektplan som ligg føre må kontrollutvalet drøfta omfang og gjennomføring av prosessen med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Konklusjon Sekretariatet rår til at kontrollutvalet sluttar seg til forslag til korleis prosess med utarbeiding av overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast. Sekretariatet rår og til at ramme som er sett for arbeidet vert godkjent. Forslag til vedtak 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. -16-

17 Side 3/3 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Forslag til prosjektplan - Overordna analysar og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan - Sund kommune -17-

18 Prosjektplan Sund kommune Overordna analysar og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Januar

19 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Innhald 1 Innleiing Om Deloitte Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Deloitte si tilnærming til overordna analyse involvering og forankring Overordna analyse Analysedokument Analysedokument for forvaltningsrevisjon Analysedokument for selskapskontroll Metodisk tilnærming og involvering av sentrale aktørar Dokumentanalyse Statistikk Gjennomgang av selskapsopplysningar i bedriftsdatabase Intervju Elektronisk spørjeundersøking Prosessmøte I med kontrollutvalet Prosessmøte II med kontrollutvalet Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kompetanse og personell Pris og tidsbruk Side 2

20 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1 Innleiing Deloitte ønskjer med dette å gje eit tilbod på gjennomføring av overordna analyser og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 1.1 Om Deloitte Deloitte Norge er ei av landets leiande tverrfaglege tenesteytande verksemder med rundt 1300 medarbeidarar. Om lag 135 personar held til ved kontoret i Bergen, som er eit av dei største revisjonskontora og er karakterisert av sterke fagmiljø innan finans, rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, skatte- og avgiftsrådgjeving. Deloitte har lang erfaring med kommunal revisjon og arbeid med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Deloitte i Bergen er eit nasjonalt kompetansesenter og har hovudansvar for Deloitte sine leveransar av rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon til kommunal sektor. Deloitte er i dag valt som ekstern revisor for Hordaland fylkeskommune og kommunane Askøy, Bokn, Bømlo, Fitjar, Fjell, Fusa, Hadsel, Haugesund, Hordaland fylkeskommune, Hurum, Karmøy, Klepp, Kvam, Kvinnherad, Lindås, Luster, Lærdal, Nesna, Rana, Røyken, Samnanger, Stord, Sund, Tysnes og Vaksdal. Tidlegare har Deloitte vore valt revisor for Aurland, Tønsberg, Nøtterøy og Tjøme kommunar. Revisjonsoppdraga omfattar både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Deloitte reviderer også stiftingar og andre typar kommunale/interkommunale verksemder. For Sogn og Fjordane fylkeskommune og Bergen kommune har Deloitte rammeavtale på utføring av forvaltningsrevisjon. For dei fleste av ovannemnte kommunane har Deloitte gjennomført, eller er i ferd med å gjennomføre, ein overordna analyse for plan for forvaltningsrevisjon og for plan for selskapskontroll På oppdrag for Kommunal- og regionaldepartementet utarbeidde Deloitte Kontrollutvalsboka, som er ein rettleiar i kommunane sine kontroll- og tilsynsoppgåver. Boka er særskild retta mot kontrollutvalet sine oppgåver som kommunestyret sitt kontrollorgan. Dei medarbeidarane som var sentrale i utarbeidinga av boka, inngår i revisjonsteamet som er tilbydd til for dette oppdraget. Teamet har også nyleg gjennomført ei evaluering av kontrollutval og sekretariatstenester for Kommunal- og moderniseringsdepartementet Side 3

21 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 1.2 Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyrets vedtak og føresetnader, under dette å: - vurdere om forvaltninga løyser oppgåver i samsvar med kommunestyrets vedtak og føresetnader - vurdere om ressursbruken og verkemidla til forvaltninga er effektive i forhold til måla som er sette på området - vurdere om regelverket vert etterlevd - vurdere om styringsverktøya som kommunen nyttar er hensiktsmessige - vurdere om avgjerdsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa er tilstrekkeleg utgreidde - vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådde 1 Kontrollutvalet er ansvarleg for å sjå til at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon, og for å bestille forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det er krav om å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. I forskrift om kontrollutval går det fram: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Det er eit krav om at plan for forvaltningsrevisjon skal vere basert på ein overordna analyse: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Formålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om verksemda til kommunen, slik at det er muleg for kontrollutvalet å leggje ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område der det kan vere aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon. 1.3 Selskapskontroll Selskapskontroll er ei oppgåve som er lagt til kontrollutvalet etter kommunelova 77 nr. 5. Gjennom selskapskontroll skal ein sjå til at kommunen fører kontroll med sine eigarinteresser, og at dei som utøver kommunane sine eigarinteresser i selskap gjer dette i samsvar med den aktuelle selskapslovgjeving (t.d. aksjelova) og kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Selskapskontroll kan også omfatte forvaltningsrevisjon dersom ein finn det nødvendig for å gjere nærare undersøkingar i utvalte selskap. I følge forskrift om kontrollutvalg 13 andre ledd skal kontrollutvalet utarbeide ein plan for selskapskontroll: Kontrollutvalget skal [...] minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene.planen skal vedtas 1 Forvaltningsrevisjon er regulert i forskrift om revisjon av kommuner 7. Se også 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Side 4

22 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Deloitte si tilnærming til overordna analyse involvering og forankring I prosessen med den overordna analysen og utforminga av planen, legg Deloitte sin metodikk opp til høg grad av involvering, både av kontrollutvalet og av sentrale aktørar i administrasjonen og i kommunestyret. Gjennom den nyleg gjennomførte evalueringa av kontrollutvalsarbeid som Deloitte har gjennomført kjem det fram at tett involvering av kontrollutvalet i planprosessen er ein viktig føresetnad for å sikre at kontrollutvalet gjer gode prioriteringar gjennom perioden. Med ei tilnærming der utvalet spelar ein aktiv rolle vil ein sikre at ein får avdekt kva forvaltningsområde og eigarskap det er knytt størst risiko til. I tillegg, vil høg grad av involvering bidra til å forankre planarbeidet og gjere det kjent både i kommunestyret og i administrasjonen. Dette vil skape eit godt grunnlag for gjennomføringa av prosjekta som blir prioriterte i planane. Vi ønskjer at arbeidet med overordna analyse skal gjennomførast med vekt på: - Involvering og forankring i administrasjonen - Involvering og forankring i kommunestyret - Involvering og forankring i kontrollutvalet Ei brei forankring og involvering vil sikre følgjande: - Kontrollutvalet får informasjon om dei sentrale risikoområda i kommunen - Prosjekta kontrollutvalet vel er dei rette - Legitimitet for val av prosjekt i kommunestyret og i administrasjon - Læring og forbetring i administrasjonen - I tillegg til grunnlag for val av prosjekt vil den overordna analyse også gje innspel til tema som kontrollutvalet kan følgje opp gjennom andre metodar som til dømes orienteringar frå rådmannen. 3 FOR Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner -22- Side 5

23 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2 Overordna analyse Formålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om verksemda til kommunen, slik at det er muleg for kontrollutvalet å leggje ein plan for forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar og å prioritere mellom ulike område der det kan vere aktuelt å gjennomføre prosjekt. Den overordna analysen vil avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i forhold til regleverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til sannsynet for og konsekvensane av at det kan førekome avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko må vurderast innanfor alle kommunen sine tenesteområde og eigarskap. På bakgrunn av risikoanalysen vil det bli utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollprosjekt, og kontrollutvalet må skjønnsmessig vurdere dei ulike områda opp mot kvarandre, og avgjere kva dei meiner det er mest vesentleg å undersøkje Analysedokument Det vil bli utarbeidd analysedokument i samband med den overordna analysen. Analysedokumenta vil gje eit grunnlag for kontrollutvalet til å velje ut og prioritere prosjekt Analysedokument for forvaltningsrevisjon Del 1: Innleiing I denne delen vil vi beskrive arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og utarbeidinga av ein overordna analyse med risiko- og vesentlegvurderingar. Vi vil også beskrive kva metodar som er brukte. Del 2: Risikoanalyse I denne delen vil vi gjere ein oppsummerande presentasjon og analyse av data knytt til kvart tenesteområde, slik at det går fram kva område det er knytt risiko til. Del 3: Identifiserte behov for forvaltningsrevisjon I den siste delen vil vi oppsummere dei områda det er knytt størst risiko til, basert på risikoanalysen i del 2, og knytte desse til mogelege forvaltningsrevisjonsprosjekt. Det er kontrollutvalet som skal prioritere mellom prosjekta. Kontrollutvalet står også fritt til å leggje til og ta vekk prosjekt. Dette vil skje i prosessmøte II med kontrollutvalet Analysedokument for selskapskontroll Del 1: Innleiing I denne delen vil vi beskrive arbeidet med plan for selskapskontroll, og utarbeidinga av ein overordna analyse med risiko- og vesentlegvurderingar. Vi vil også beskrive kva metodar som er brukte. 4 For ein nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalsboka (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengelig på Side 6

24 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Del 2: Risikoanalyse I denne delen vil vi gjere ein samla analyse av data slik at det er mogleg å peike ut kva eigarskap det er knytt risiko til. Del 3: Identifiserte behov for selskapskontroll I den siste delen vil vi oppsummere dei eigarskapa som det er knytt størst risiko til, basert på risikoanalysen i del 2, og knytte desse til mogelege selskapskontrollar. Det er kontrollutvalet som skal prioritere mellom prosjekta. Kontrollutvalet står også fritt til å leggje til og ta vekk prosjekt. Dette vil skje i prosessmøte II med kontrollutvalet. 2.2 Metodisk tilnærming og involvering av sentrale aktørar Dokumentanalyse Dokumentanalysen tar utgangspunkt i planar, meldingar og rapportar frå kommunen. Desse vil samla gi eit oversyn over kommunen sine mål og strategiar, og vil gi eit viktig bidrag til å avdekkje område med risiko eller behov for forbetring Statistikk Offentlig statistikk er i første rekkje henta frå KOSTRA, og viser tal frå alle tenesteområda som blir gjennomgått i analysen. I analysen vil vi gjere ei samanlikning av kommunen sine tal opp mot tal frå kommunegruppe, noko som gjev eit godt grunnlag for å finne indikasjonar på avvik eller forbetringsområde Gjennomgang av selskapsopplysningar i bedriftsdatabase Deloitte nyttar RAVN Bedriftsinfo for å få tilgang til rekneskapsopplysningar og informasjon om eigarskap og selskapsstruktur. Denne informasjonen vil nyttast for å få oversyn over alle aktuelle selskap som skal omfattas av den overordna analysen, samt å avdekkje eventuelle risikoar gjennom dei føreliggjande finansielle nøkkeltala Intervju Vi vil gjere intervju med både politiske og administrative leiarar i kommunen. Vi ønskjer å intervjue rådmann, samt sentrale leiarar (3-4 personar). I tillegg vil vi intervjue ordførar og eit utval av gruppeleiarar/utvalsleiarar (3-4). Intervjua vil i hovudsak bli gjennomført på telefon for å sikre ei effektiv gjennomføring Elektronisk spørjeundersøking Administrative leiarar og representantar for dei tilsette i kommunen blir involvert i risikoanalysane gjennom ei undersøking i Questback (elektronisk spørjeundersøkingsverktøy). I spørjeundersøkinga blir desse bedne om å peike på potensielle risikoar innanfor det tenesteområdet dei har ansvar for, samt risikoområde knytt til selskap kommunen eig Side 7

25 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Prosessmøte I med kontrollutvalet I det første prosessmøtet vil kontrollutvalet få høve til å diskutere og vurdere risikoar innanfor kommunen sine ansvarsområde, basert på eigen erfaring frå arbeidet i kontrollutvalet. I denne prosessen vil vi ta i bruk eit «risikospel» som har ei oversikt over dei ulike tenesteområda i kommunen. Ved bruk av farga spelbrikker får kontrollutvalsmedlemmene høve til å vurdere risiko knytt til ulike tenesteområde. I byrjinga av møtet vil revisjonen orientere om kva data som er samla inn så langt og ev. om det peiker seg ut nokre område som det kan vere knytt risiko til basert på undersøkingane som er gjennomførte. Risikoperspektiv bruker perspektiv økonomi tilskudd etterlevelse av regelverk organisasjon måloppnåelse (resultater) ledelse vedtaks oppfølging endring & reformer Prosessmøte II med kontrollutvalet Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføre si endelege prioritering til planen for forvaltningsrevisjon. Som eit grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet i god tid før møtet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte med ei risikovurdering. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte I. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon, samt kva selskap ein skap prioritere å gjere selskapskontroll i Side 8

26 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 3 Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Når den overordna analysen er gjennomført og kontrollutvalet har prioritert prosjekta i prosessmøte II, vil Deloitte utarbeide eit utkast til plan for forvaltningsrevisjon som omfattar: beskriving av forvaltningsrevisjon beskriving av den overordna analysen liste med prioriterte prosjekt der det går fram prosjekttittel, tema og problemstillingar liste med uprioriterte prosjekt der det går fram prosjekttittel og tema retningslinjer for bestilling av prosjekter, rapportering og endringar i planen Plan for selskapskontroll vil indikere kva kontrollar som skal gjennomførast i perioden planen gjeld for. Dette kan omfatte prosjekt knytt til kommunen sin eigarstyring og eigarstrategi, samt kontroll av utvalde selskap som kommunen har eigardelar i. Fleire av selskapa kommunen eig, blir ofte eigd saman med andre kommunar. Dersom kontrollutvalet planlegg å gjennomføre kontroll i eit selskap kommunen eig saman med ein eller fleire andre kommunar, kan det gå fram av planen om kontrollutvalet ønskjer å samordne selskapskontrollen med dei andre eigarane. Basert på den overordna analysen legg Deloitte opp til å utarbeide eit utkast til plan for selskapskontroll som omfattar: beskriving av selskapskontroll beskriving av den overordna analysen, inkludert ei liste over eigarskapa til kommunen liste med prioriterte prosjekt der det går fram prosjekttittel, tema og problemstillingar retningslinjer for bestilling av prosjekter, rapportering og endringar i planen Utforming av utkast til planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vil skje i nær dialog med kontrollutvalet Side 9

27 Prosjektplan Overordnaanalyseogplanar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 4 Kompetanse og personel l Særtrekk ved kommunal sektor set krav til revisjonen sin kompetanse og til arbeidsform og tilnærming. Revisormåbådehaei formell uavhengighet og ein fagleg kompetanse som gjev oppdragsgjevar tryggleik i høve til at revisjonen blir utført forsvarleg og påein god måte. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er ei eigne revisjons- og kontrollformer som mellom anna krev brei kjennskap til dei kommunale tenesteområdaog dei ulikeutfordringane som ein kommune kan ha i forhold til måloppnåing, regeletterleving, oppfølging av vedtakm.m. Dettebetyr at revisor, i tillegg til revisjonsfagleg kompetanse, også bør ha kunnskap om eitbreitt juridisk, økonomisk og samfunnsfagleg fagfelt, og kunnehandtere dei utfordringar som ligg i spenningsfeltetmellom kontrollutvalet, politikarane og administrasjonen sine forventningar ogprioriteringar. Det tilbydde oppdragsteamethar brei erfaring fråarbeidmed forvaltningsrevisjon og planarbeid, samt samhandlingmed kontrollutval, andrepolitiskeutval og kommunal administrasjon. Vår arbeidsform baserer seg påat kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen blir involvert i prosessen for å medverke til bådebreiddogdjupn i analysane. Vedå sikrebrei involvering vil den endelege planen speile verksemdaogdei risikoområda som finst i kommunen. Oppdragsansvarleg partnar for prosjektet vil vere Stein Ove Songstad, cand. jur og Master of management. Songstader ansvarlig for kvalitetssikring og skal sørgje for atprosjektet til ei kvar tid er tilstrekkeleg bemannaog følgjer oppsettplan for tidsbruk. Birte Bjørkelo vil vereprosjektleiar, og vil stå for den daglege styringa av prosjektet. I tillegg vil og Gunnar Husabøog Merete Solheim Larsen vere aktuellemedarbeidarar på prosjektet. Saman vil dei gjennomføreprosessmøte, datainnsamling og utarbeideoverordnaanalyse og planar Stein Ove Songstad Oppdragsansvarleg partnar Stein Ove Songstad har tidlegare arbeidd i Riksrevisjonen, og har ein omfattande bakgrunn frå forvaltningsrevisjon i stat, fylkeog kommunar. Han har utarbeidd faglig standard for forvaltningsrevisjon i kommunal sektor, ogermedforfattar av boka Veileder for forvaltningsrevisjon. Han har hatthovudansvaret for opplæringa innan planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon, og han held jamlegeoppfølgingskurs i temaet. Han har vore leiar for Forvaltningsrevisjonskomiteen i NKRF i to periodar. Stein Ove har også vore ansvarleg partnar for utarbeiding avein rettleiar for kontrollutvalsarbeid på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet (Kontrollutvalsboka) Stein Ove er cand. jur. og Master of Management, og vil vereoppdragsansvarleg for tenester innan forvaltningsrevisjon. Stein Ove nyttar tilnærmaheile si stilling påoppdrag innan offentleg sektor. Han vil sjå til atoppdrag blir utførteffektivtog til rett tid. Gjennom kontaktmed oppdragsgjevar vil han syte for at kommunen sitt behov for kompetanseblir dekka, og at forventningar til service blir oppfylte. Han vil ogsåha ansvar for planlegging og kvalitetssikringav forvaltningsrevisjonsprosjekta Side 10

28 Prosjektplan Overordnaanalyseog planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Birte Bjørkelo Director Birte er utdanna cand.polit. med hovudfag i administrasjons- og organisasjonsvitskap frå Universitetet i Bergen. Birte har arbeidd med eit doktorgradsarbeid ved same institutt, og har brei erfaring med både kvalitativeog kvantitative samfunnsvitskaplege metodar. Ho har god kjennskap til offentleg forvaltning og kommunal eigenkontroll. Birte er tenesteleiar for arbeidetmed forvaltningsrevisjon i Deloitte i Noreg, og harmellom anna vore prosjektleiar for utarbeiding avein rettleiar for kontrollutvalsarbeid på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet (Kontrollutvalsboka) og for Evaluering av kontrollutval og kontrollutvalssekretariat. Hohar vidare vore ansvarleg for ei rekkje forvaltningsrevisjonsprosjektog selskapskontrollar, og for utgreiingar og evalueringar knytt til kommual eigenkontroll. Birtehar også vore ansvarleg for utarbeiding avoverordna analyse i samband med plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i fleire kommunar. Gunnar Husabø Senior Manager Gunnar er M.Sc. i statsvitskap frå NTNU. Gunnar har arbeidd i Deloitte sidan 2007, og har sidan den gongen vore prosjektleiar for ei rekkje forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar, og for gjennomføringaavoverordna analyse i samband med utarbeiding avplan for forvaltningsrevisjon. Gunnar hadde ei sentral rolle ved utarbeiding av rettleiar for kontrollutvalsarbeid på oppdrag frå Kommunal- og regionaldepartementet (Kontrollutvalsboka). Han har brei erfaring med bruk avbåde kvalitative og kvantitativemetodar, med fokus på prosess- og effektevalueringar. Tidlegare har Gunnar vore forskingsassistent ved NTNU Samfunnsforskning, og har arbeidd som førelesar og sensor ved NTNU og Høgskulen i Sogn og Fjordane Side 11

29 Prosjektplan Overordna analyseog planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Merete Solheim Larsen Senior konsulent Merete er siviløkonom frå NHH med spesialisering i strategi og leiing. Ho har også tattpersonalpsykologi på Universitet i Bergen. Merete har arbeidd i Deloitte sidan mars Merete har gjennom utdanning og arbeidserfaring kunnskap om og erfaring med å bruke både kvalitative og kvantitative metoder. Det inkluderer utarbeiding, gjennomføring og analyse av spørjeundersøkingar, intervju og dokumentgjennomgangar. I tillegg har hun erfaring med å skrive rapporter. I Deloitte arbeider Merete primærtmed antikorrupsjonsprosjekter, internkontroll, selskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Ho har vore fungerande prosjektleiar for fleire ulike selskapskontrollprosjekt Side 12

30 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 5 Pris og tidsbruk Med utgangspunkt i prosjektet sin art og den planen som er lagt for gjennomføring, er det stipulert at det vil ta 140 timar å gjennomføre prosjektet. Prosjektet vil bli gjennomført til timepris som er avtalt mellom kommunen og Deloitte. Alle kostnader til reise, administrative utgifter, trykking etc. er inkludert i prisen. Prosjektet vil gjennomførast første halvår 2016, slik at forslag til plan kan leggjast fram for kommunestyret etter sommaren. Timebudsjett går fram av eige vedlegg. Bergen, Stein Ove Songstad, oppdragsansvarlig partner -30- Side 13

31 Prosjektplan Overordna analyse og planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -31-

32 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2016/18-2 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 6/ Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Forslag til prosjektplan - Sund kommune Samandrag I tråd med forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet utarbeide plan for selskapskontroll det første året i valgperioden. Det betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: Å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden Å gjennomføre ein overordna analyse av kommunen sin eigarskap ut frå risiko- og vesentlighetsvurderingar, med sikte på å identifisera behovet for selskapskontroll på dei ulike sektorane og med dei ulike selskapa. At planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for selskapskontroll gjelde. På møte i kontrollutvalet vart det gjort slikt vedtak: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a) Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Sund kommune skal gjennomførast. b) Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten Forslag til prosjektplan er motteke frå Deloitte Det er laga ein felles prosjektplan for arbeidet med forvaltningsrevisjon og for selskapskontroll. Planen ligg som vedlegg til forrige sak (om plan for forvaltningsrevisjon). Deloitte har og utarbeida ein framdriftsplan med detaljert timebudsjett, som vedlegg til Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -32-

33 Side 2/2 prosjektplan. Opplysningar i vedlegget innheld informasjon som vil vera unnateke offentleggjering iflg. Forvaltningslova 13. Vedlegget vil såleis ikkje verta sendt ut saman med saka, men vil bli kopiert opp, delt ut i møte og gjennomgått. Drøfting Det vert lagt opp til at prosjektplanen vert gjennomgått og drøfta i møtet. Vidare må kontrollutvalet uttala seg til korleis prosessen med å utarbeida plan for selskapskontroll skal gjennomførast. Merk; at prosjektplanen som er lagt fram er tilbod frå Deloitte om utarbeiding av analysar og planar for både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ved å samkjøra arbeidet med desse to planane kan ein spare tid og ressursar ved å ha felles intervjurundar, prosessmøte og liknande. I prosjektplanen vert det skildra kva utarbeiding av plan for selskapskontroll vil omfatta. Prosessen med gjennomføring, kva metodar revisor vil bruke og korleis ein kan få til ei brei deltaking og involvering vert og skildra. Det vert og gjort greie for formål og krav til korleis overordna analyse skal utarbeidast. Basert på den overordna analysen legg Deloitte opp til å utarbeida eit utkast til plan for selskapskontroll. I vedlegget til prosjektplanen vert framdriftsplan skissert: «Den overordna analyse vil kunne gjennomførast våren Kontrollutvalet vil då kunne behandle ny plan etter sommaren. Vår tilnærming, som legg opp til ein tett dialog med kontrollutvalet, føreset at kontrollutvalet set av tid til å gjennomføre to prosessmøte, der det vert gjennomført kartlegging av risikofylte område (prosessmøte 1) og prioritering av prosjekt (prosessmøte 2). Nærare fastsetting av tidsfristar vil setjast i samråd med kontrollutvalet.» Med bakgrunn i forslag til prosjektplan som ligg føre må kontrollutvalet drøfta omfang og gjennomføring av prosessen med overordna analyse og plan for selskapskontroll. Konklusjon Sekretariatet rår til at kontrollutvalet sluttar seg til forslag til korleis prosess med utarbeiding av overordna analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast. Sekretariatet rår og til at ramme som er sett for arbeidet vert godkjent. Forslag til vedtak 1. Prosjektplan for overordna analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent slik den ligg føre / evt. med endringar gjort i møte. 2. Kontrollutvalet sluttar seg til framdriftsplan for arbeid med overordna analyse og plan for selskapskontroll. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Vedlegg prosjektplan Sjå vedlegg i sak «Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon». Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -33-

34 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2016/39-1 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 7/ Møteplan 2016 for kontrollutvalet i Sund kommune Samandrag Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Utkast til møteplan Merknad: Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: for kontrollutvalet: Formannskapet Kommunestyret Under avvikling ( ) ( ) Årsmelding 2015 for KUV Uttale til kommunerekneskapen Deloitte, uavhengighetserklæring Budsjett 2017 for KUV Revisjonsplan Interimsrevisjonsrapport Forslag til vedtak Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten for 2016: Dato: Merknad: Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -34-

35 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -35-

36 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2016/17-2 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 8/ Bestilling av forvaltningsrevisjon i Sund kommune Samandrag Kommunestyret i Sund kommune handsama forslag til evaluering av plan for forvaltningsrevisjon i Sund kommune for perioden Det var i sak 067/14 og det vart fatta slikt vedtak: «Kommunestyret godkjenner plan for forvaltningsrevisjon i samsvar med kontrollutvalet si prioritering.» Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. I den vedtekne planen er det desse 5 prosjekta som er sett opp i prioritert gruppe: Prioritert Prosjekt Tema 1. Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring og spesialundervisning, og samhandling mellom skule og PPT - Samhandling - System og rutinar - Regeletterleving - Internkontroll 2. Forvaltningsrevisjon av sosialtenesta - Organisering - System og rutinar - Regeletterleving - Internkontroll 3. Forvaltningsrevisjon av IKT, informasjonstryggleik, arkivering og offentliggjering - Organisering - System og rutinar - Regeletterleving - Internkontroll 4. Forvaltningsrevisjon av eldreomsorga - Internkontroll - Regeletterleving - Bemanning Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -36-

37 Side 2/2 - Organisering - Sjukefråvære 5. Forvaltningsrevisjon av innkjøp - Organisering - Kompetanse - Regeletterleving - Internkontroll Drøfting: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den evaluerte og vedtekne planen vurdera kva prosjekt som no skal setjast i bestilling. Forvaltningsrevisjon av «Tilpassa opplæring og spesialundervisning, og samhandling mellom skule og PPT» er sett opp som første prosjekt og vart ferdigstilt i Handlingsplan etter denne forvaltningsrevisjonen er oppe som sak i dette kontrollutvalsmøtet. Kommunestyret handsama handlingsplanen den Ut frå at planen nyleg er evaluert og vedteken finn sekretariatet det mest naturleg å gå for det neste prosjektet i prioriteringa, altså prosjekt 2. «Forvaltningsrevisjon av sosialtenesta». Det er sjølvsagt også mogeleg å vurdere om ein skal velja andre av dei prioriterte prosjekta dersom t.d. aktualitet skulle tilseie det. Når utvalet har bestemt kva prosjekt dei vil bestilla, bør dei formulera eit føremål med prosjektet. Vidare bør utvalet definera og avgrensa prosjektet nærare, t.d. ved å formulere problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på. Revidert plan for forvaltningsrevisjon er lagt ved som vedlegg til saka. Konklusjon: Det vert invitert til val av prosjekt i møtet, samt drøfting knytt til formulering av føremål og problemstillingar, samt definering og avgrensing av prosjekt elles. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte AS gjennomføra forvaltningsrevisjon innan 2. Deloitte AS vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk 3. Forslag til prosjektplan bes levert sekretariatet seinast innan , og handsamast i møte i kontrollutvalet Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Revidert plan for forvaltningsrevisjon i Sund kommune -37-

38 Plan for forvaltningsrevisjon Revidert plan Sund kommune Mai

39 Revider t p l an for forvaltningsrevisjon Sund kommune Innha ld 1. Innleiing Forvaltningsrevisjonsprosjekt (revidert) Gruppe 1 prioritert gruppe 4 Gruppe 2 uprioritert gruppe 5 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Gjennomføring og rapport ering Side 2

40 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Sund kommune 1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnadar (forvaltningsrevisjon) 1. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: «Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter.» 2 I 2012 gjennomførte revisjonen på oppdrag frå kontrollutvalet ein overordna risiko- og vesentleganalyse av Sund kommune. Kontrollutvalet nytta analysen som grunnlag for utvalet sin plan for forvaltningsrevisjon for perioden For å sikre at planen framleis speglar dei viktigaste risikoområda i kommunen, har kontrollutvalet gjennomført ei rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Det er henta inn og analysert ny informasjon gjennom dokumentanalyse, og intervju med rådmann og ordførar. På bakgrunn av den innsamla informasjonen har kontrollutvalet gjort ei ny prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2. Forvaltningsrevisjonsprosjekt (revidert) I perioden er det gjennomført følgjande forvaltningsrevisjonsprosjekt: Areal og prosjektstyring. Gjennomgang av tre byggeprosjekt (2012/2013) Under følgjer prosjekta som er valt ut av kontrollutvalet i samband med rullering av plan for forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i tråd med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Side 3

41 Revider t p l an for forvaltningsrevisjon Sund kommune Gruppe 1 prioritert gruppe Prioritet Prosjekt Tema 1 Forvaltningsrevisjon av tilpassa - Samhandling opplæring og spesialundervisning, - System og rutinar og samhandling mellom skule og - Regeletterleving PPT - Internkontroll 2 Forvaltningsrevisjon av sosialtenesta - Organisering - System og rutinar - Regeletterlevering - Internkontroll 3 Forvaltningsrevisj on av IKT, informasjonstryggleik, arkivering og offentliggjering 4 Forvaltningsrevisjon av eldreomsorga - Organisering - System og rutinar - Regeletterlevering - Internkontroll - Internkontroll - Regeletterleving - Bemanning - Organisering - Sjukefråvære 5 Forvaltn ingsrevisjon av innkjøp - Organisering - Kompetanse - Regeletterleving - Internkontroll Side 4-41-

42 Revider t p l an for forvaltningsrevisjon Sund kommune Gruppe 2 u prioritert gruppe Prosjekt Forvaltningsrevisjon av styringssystem for måloppnåing og vedtaksoppfølging Tema - System og rutinar - Rapportering Forvaltnin gsrevisjon av bustadforvaltninga Forvaltningsrevisjon sjukefråvære av oppfølginga av Forvaltningsrevisjon av førebyggande helsearbeid i kommunen og handtering av samhandlingsreforma Forvaltningsrevisjon av samhandling knytt til helse og sosialtenester med vekt på barn og unge Forvaltningsrevisjon kompetanse av rekruttering og - Organisering - System og rutinar - Regeletterleving - Organisering - System og rutinar - Oppfølgingar - Refusjonar - Organisering - Samhandling (internt og eksternt) - System og rutinar - Regeletterleving - Organisering - Samhandling - System og ru tinar - Regeletterleving - - Rekruttering - Kompetanseutvikling - Bruk av vikarar Forvaltningsrevisjon av intern kontroll - System og rutinar - Samhandling - Kontrollmiljø Forvaltningsrevisjon av barnevernste nesta - Organisering - Bemanning - Regeletterleving - Samhandling Forvaltningsrevisjon av kulturforvaltninga i kommunen - Måloppnåing - Organisering - Samhandling med frivillig sektor Forvaltningsrevisjon inneklima av vedlikehald og - System og rutinar - Regeletter leving Forvaltningsrevisjon økonomistyring - Budsjettering - System for brukarbetaling - Oppfølging - Rapportering - Forvaltningsrevisjon av barnehagetilbodet - Regeletterleving - Bemanning og kompetanse Side 5-42-

43 Revidert plan for forvaltningsrevisjon Sund kommune 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Mogelege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 3 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for kommunestyret. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til kommunestyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomførte og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til kommunestyret om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgde opp. Kontrollutvalet vil kome attende til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsaka til slike eventuelle endringar blir rapportert til kommunestyret i kontrollutvalet si årsmelding. 3 Normer og standarder som forvaltningen blir vurdert i opp mot (vedtak, regelverk, mål) -43- Side 6

44 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence Deloitte AS -44-

45 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2016/41-1 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 9/ Orientering til kommunestyret i høve kontrollutvalet si rolle og ansvar i Sund kommune Samandrag I Kontrollutvalet sitt møte den i PS 45/15 vart såleis protokollert i høve pkt. 4.: Saksprotokoll i kontrollutvalet i Sund kommune Vedtak: Kontrollutvalet ber om å få minuttar til å informere om utvalet sin rolle og ansvar i eit av dei første kommunestyremøta i På bakgrunn av dette vert saka lagt fram på nytt. Forslag til vedtak 1. Sekretariatet tek kontakt med ordførar for å høyra om orienteringa kan setjast opp i kommunestyremøte den...(møtestart kl....). 2. Kontrollutvalsleiar og sekretariatet tek orienteringa for kommunestyret, samt svarar på eventuelle spørsmål. 3. Sekretariatet sender forslag til presentasjon til kontrollutvalsleiar. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -45-

46 Side 2/2 Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -46-

47 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2016/41-3 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 10/ Synleggjering av kontrollutvalet på heimesida til Sund kommune Samandrag I kontrollutvalet sitt møte i PS 45/15 punkt 2. vart dette vedteke: «Kontrollutvalet ber sekretariatet om å bidra til at heimesida vert oppdatert etter val 2015 og at det vert lagt fram ei sak i første møte 2016 om korleis utvalet bør framstå på heimesida for å verta meir synleg.» Drøfting: Utvalet bør tenkja gjennom og diskutera korleis dei vil at innhaldet på kommunen si nettsida i høve kontrollutvalet skal vera, for å verta meir synlege. Som dømer på informative og bra nettsider i høve kontrollutval, kan utvalet sjå på Voss-, Fitjar og Øygarden kommune sine sider. Link til desse kommunane sine nettsider: Voss kommune: Fitjar kommune: Øygarden kommune: Som forslag til kva informasjon som bør vera lagt inn på nettsida i høve kontrollutvalet: Faste medlemmer og vara i kontrollutvalet (kven sit i kommunestyret) Aktuell lovtekst (til dømes Kommunelova 77)... Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -47-

48 Side 2/2 Kva oppgåver kontrollutvalet har... Møteinnkalling Møteprotokollar Forvaltningsrevisjonsrapportar Selskapskontrollar Kontrollutvalet sine årsmeldingar Informasjon om revisjonen Informasjon om sekretariatet (lenkje til sekretariatet på HFK si nettsida) Eksterne lenkar (kontrollutvalshandboka, mm. Sjå til dømes Voss kom.) Andre forslag...? Konklusjon: Utvalet må ta stilling til kva dei meiner bør/skal vera lagt ut på kommunen si nettsida i høve kontrollutvalet, for at utvalet skal verta meir synlege. Deretter skal sekretariatet formidla denne bestillinga vidare til nettansvarleg i kommunen. Forslag til vedtak Saka er lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -48-

49 Sund kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 085 Arkivnr: 2014/ Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Sund kommune 11/ Kurs i regi av revisjonen for kontrollutvalet i Sund kommune Samandrag Bakgrunn for saka Sekretariatet mottok oversikt over forslag til kurs frå Deloitte Oversikten er lagt ved som vedlegg til saka. Lista er ikkje uttømmande. Kontrollutvalet står såleis fritt til å velja eit anna kurstema. Sund kommune valde Deloitte AS som revisor med verknad frå Kommunestyret fatta vedtak om 2 års opsjon i PS 009/13 i møtet den I kontrakten som er inngått går dette fram av vedlegg B kravspesifikasjon punkt 4.0 opplæring: «REVISOR skal leggje fram forslag om, og halde kurs for kontrollutvalet sine medlemmar eller for medarbeidarar i administrasjonen. Tema skal avtalast ved det einskilde høve. Omfang skal reknast til 1 kursdagar per år.» Drøfting Deloitte har no levert forslag til aktuelle kurs som kan vera aktuelle å halde for kontrollutvalet og/eller administrasjonen i Sund kommune. Oversikten ligg ved saka. I oversikten går det fram at dei kan tilby kurs innan: Samfunnsansvar og korrupsjon Lov om offentlege anskaffingar Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensajson Habilitet Kontrakts- og leverandøroppgfølging Offentlighetsloven Ny kommunelov, når den ligg føre Bestilling av forvaltningsrevisjon Korleis følgje opp forvaltningsrevisjonar på ein god måte? Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: elin.molven.wilhelmsen@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -49-

50 Side 2/2 Kontrollutvalsboka, aktuelle tema Innføring i kommunerekneskap Avstemming av rekneskapen Pensjon Innberetning av løn Skillet mellom driftsrekneskapen og investeringsrekneskapen Periodisering ved årslutt Andre rekneskapsmessige problemstillingar Er det andre tema kontrollutvalet ønskjer å ha kurs innan, som ein vil diskutera med Deloitte? Skal ein spørja om kommuneadministrasjonen ønskjer å nytta noko av denne kurskvoten, i tillegg til at dei blir invitert med på dei kursa kontrollutvalet arrangerar? Det normale til no har vore at slike kurs har hatt ein varighet på 2 timar og dei har vore halde i samband med eit kontrollutvalsmøte. Konklusjon Sekretariatet tilrår at kontrollutvalet diskuterer kva kurs dei vil at Deloitte skal gjennomføre i Vidare bør utvalet be sekretariatet ta seg av det praktiske med organisering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber om at Deloitte gjennomfører kurs innan...dato: Sekretariatet vert beden om å ta seg av alt det praktiske med organisering, kunngjering og avvikling av kursa, gjerne i samarbeid med kommuneadministrasjonen. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Oversikt over kurs i regi av revisjonen for kontrollutvalet i Sund kommune -50-

51 Hvilke kurs kan Deloitte tilby? Listen over kurs er ikke uttømmende. Nivået på hvert enkelt kurs kan tilpasses kursdeltakerne Deloitte AS

52 Oversikt over hvilke kurs Deloitte kan tilby kommunene Samfunnsansvar og antikorrupsjon Gi en innføring i relevante lover, krav og konsekvenser. Gi praktiske eksempler og underbygge betydningen av en et tilstrekkelig antikorrupsjonsprogram. Lov om offentlige anskaffelser Merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjon Innføring i kompensasjonsordningen Praktiske eksempler Habilitet Kurset vil gi en innføring i regelverk knytte til habilitet, hvordan disse vurderingene kan gjøres og hvordan fylkeskommunen kan etablere gode rutiner for å sikre at ansatte ikke behandler saker hvor de er inhabile. Kontrakts- og leverandøroppfølging Kurset gir en innføring i hvordan en kan etablere gode system og rutiner for å følge opp at leverandører leverer tjenester i samsvar med avtale. Fokus vil være på ivaretagelse av oppdragsgivers omdømme, samfunnsansvar, kvalitet i leveransene og oppfølging av kontrakt Deloitte AS

53 Oversikt over hvilke kurs Deloitte kan tilby kommunene Offentlighetsloven Ny kommunelov (ikke aktuelt før ny kommunelov foreligger) Hva er de viktigste endringene fra tidligere lov? Bestilling av forvaltningsrevisjon Hvordan foreta en god bestilling? Praktiske eksempler Hvordan følge opp forvaltningsrevisjoner på en god måte? Kontrollutvalgsboka Hvilke områder er det viktig at kontrollutvalget er oppmerksom på? Hvilke fallgruver foreligger? Deloitte AS

54 Oversikt over hvilke kurs Deloitte kan tilby kommunene Innføring i kommuneregnskap Grunnleggende innføring i kommuneregnskap Avstemming av regnskapet Hva bør en avstemming inneholde? Hvor ofte bør avstemminger utarbeides? Hvilke avstemminger skal utarbeides? Hvilket regelverk gjelder på området? Pensjon Pensjon er et komplisert område. Kurset omhandler gjeldende regelverk på området og praktiske eksempler. Innberetning av lønn Hvilke ytelser er arbeidsgiveravgiftspliktige og hvilke er oppgavepliktige? Skillet mellom driftsregnskap og investeringsregnskap Hva skal bokføres i driftsregnskapet? Hvilke kriterier skal være oppfylt for bokføring i investeringsregnskapet? Deloitte AS

55 Oversikt over hvilke kurs Deloitte kan tilby kommunene Periodiseringer ved årsslutt Hva skal periodiseres i regnskapet ved årsslutt? Andre regnskapsmessige problemstillinger Tilpasset den enkelte kommune Deloitte AS

56 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AS Deloitte AS

57 PS12/16Referatsaker -57-

58 1 SUND KOMMUNE (2015) - År/Periode Regnskap Buds(end) Ansvar: 100 POLITISK SEKRETARIAT Teneste: 125 REVISJON/KONTROLLUTVAL 1083 GODTGJERSLE UTVALSLEIAR MØTEGODTGJERSLE TAPT ARBEIDSLØN (LEGITIMERT) ARBEIDSGJEVARAVGIFT (DRIFT) ABONNEMENT OG FAGLITTERATUR SERVERING MØTER/OVERTID/REPR ANDRE FORBR.VARER/-TENESTER KUNNGJERING OG OFFENTLEG INFO KURSUTGIFTER,OPPLÆRING, MM REISEUTGIFT ETTER REKNING KURS MM (IKKJE PL) KM-GODTGJERSLE OVER LØN, EIGEN BIL (OPPG.PL.) KOSTGODGJ./NATTILLEGG OVER LØN (OPPG.PL.) MEDLEMSKONTINGENTER KJØP AV KONSULENT/VIKAR TENESTER M/ MVA MEIRVERDIAVGIFT SOM GJEV KOMP OVERF TIL HORDALAND FYLKESKOMMUNE MOMSKOMP. FRÅ DRIFTSREKNESKAPEN Sum teneste: 125 REVISJON/KONTROLLUTVAL Sum ansvar: 100 POLITISK SEKRETARIAT T O T A L T

59 - Sund Konsekvensjusteringsrapport: Politisk sekretariat 100 Politisk sekretariat Konto Beskrivelse Regnskap 2014 Budsjett 2015 Frå lønsark (fastløn) Variabel løn/tillegg Budsjettendr ingar i år Korreksjoner Sum 2016 Prisjustert Ansvar: Politisk sekretariat (100) Politisk sekretariat Godtgjersle utvalsleiar Møtegodtgjersle Tapt arbeidsløn PENSJON KLP (SJUKEPLEIARAR) Arbeidsgjevaravgift Abbonement og faglitteratur Servering Ymse varer og tenester Kunngjering og annonsar Opplæring og kurs Reise og opphald ved kurs Kilometergodtgj eigen bil Kostgodtgj og nattillegg MEDLEMSKONTINGENTER Kjøp av konsulentteneste D101 Kjøp av konsulentteneste Merverdiavgift som gjev 25 komp D101 Merverdiavgift som gjev 25 komp Overføringar til Hordaland fk Refusjon sjukepengar REF MVA DRIFTSREKNESKAPEN D101 REF MVA DRIFTSREKNESKAPEN Sum netto (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail. 1. februar 2016 kl Side 1

60 - Sum - Sum - Sum - Sund Konsekvensjusteringsrapport: Politisk sekretariat 100 Politisk sekretariat Konto Beskrivelse Regnskap 2014 Budsjett 2015 Frå lønsark (fastløn) Variabel løn/tillegg Budsjettendr ingar i år Korreksjoner Sum 2016 Prisjustert (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail. inkl kr for konkurranseutsetj. av revisjon red. med samlepost for 2015 som ikkje blei fordelt ut.ref. forslag.budsjett kontrollutval D101 (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail (Budsjettendringar i år) Knut Ove Ekren (knutove) oktober 2015 kl ref. mottatt oppsett Roald Breistein 7 oktober 2015 på mail inntekter utgifter netto Kontolisten er begrenset med kontofilter. 1. februar 2016 kl Side 2

61 SUND KOMMUNE SAKSPAPIR Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Formannskapet /15 Kommunestyret /15 Saksansvarleg Arkiv Arkivsaknr Stig Arne Thune N / ØKONOMIPLAN BUDSJETT 2016 Tidlegare handsaming: Samandrag av saka: Formannskapet skal gje innstilling til kommunestyret om økonomiplan og budsjett. Kommunestyret skal handsama saka på møte Saksutgreiing: Som eigne vedlegg følgjer Rådmannen sitt framlegg til økonomiplan og budsjett for Dokumenta omfattar ein tekstdel og ein taldel. Rådmannen viser til desse Formannskapet: Jørgen Kausland reiste spørsmål om ugildskap. Formannskapet fann ikkje grunnlag for ugildskap i økonomiplan- og budsjetthandsaminga (Komm.lova 40, 3 b, siste punktum). Rådmannen sitt framlegg til økonomiplan og budsjett for 2016, drift og investeringar, var utsendt på førehand. Rådmann, økonomisjef og kommunalsjefane gjekk gjennom alle tiltak innanfor sine respektive driftsområde. Rådmannen gjekk gjennom investeringstiltaka. Under gjennomgangen, vart det stilt ei rekkje spørsmål. Rådmannen, økonomisjefen og kommunalsjefane svara på spørsmåla. Rådmannen gjorde merksam på at midlar til Sykkel-VM ikkje er lagt inn i framlegget. Ordføraren gjorde merksam på at Kontrollutvalet og Sotra Brannvern sine budsjettframlegg ikkje låg ved saksdokumenta, og ba om at dette vert gjort til neste møte. Rådmannen opplyste at framlegga er innbakt i rådmannen sitt budsjettframlegg. Formannskapet fekk deretter høve til eigne drøftingar av framlegget og summera opp spørsmål og innspel, som vart gjennomgått saman med rådmann og kommunalsjef oppvekst. Rådmannen vil følgja opp spørsmåla og innspela og gje tilbakemelding før neste møte i formannskapet den 09. november. F 086/15 Vedtak: Formannskapet held fram med budsjetthandsaminga på neste møte måndag den 09. november kl

62 Saksutgreiing: Rådmannen la fram budsjettframlegg etter Kommunelova 45 måndag Formannskapet arbeidde med dette, og kom attende med ein del spørsmål og ønskjer om avklaring fram til budsjettmøtet Tilråding til vedtak: Formannskapet skal etter Kommunelova 45 leggja fram budsjett som skal vedtakast av Kommunestyret. Budsjettframlegget frå Formannskapet skal til offentleg ettersyn Formannskapet Rådmannen svara på spørsmål som kom fram under formannskapet sin gjennomgang av budsjettet på møte Ordføraren orienterte om søknad frå Stiftinga Marstein Fyr om driftsstøtte på kr for Under gjennomgang av driftsbudsjettet, vart det sett fram følgjande endringsframlegg: Frå H v/jørgen Kausland: Tiltak Omstilling - nedbemanning - konkurranseutsetjing: Tekstframlegg: Administrasjonsutvalet får i oppgåve å greie ut mogleg omstilling, effektivisering, evt. konkurranseutsetjing. Utvalet brukar 2016 på denne oppgåva. Utvalet sitt fokus skal vere på omstilling og nedbemanning. Tiltak Ungdomskontoret: Driftsbudsjett Ungdomskontoret vert sett til same sum som budsjett kr Innsparing = Tiltak Auka inntekt ved sal av 3 sjukeheimsplassar Tiltaket vert lagt inn med 2 mill. kr. i heile perioden. Tiltak Sal av inntil 5 sjukeheimsplassar Tiltaket vert auka til pr år i Tekstframlegg: Sund kommunestyre stiller seg positiv til sal av plassar på ein heil avdeling på Sundheimen (inntil 8 plassar). Formannskapet vert styringsgruppe for tiltaket. Det er ein føresetnad at kommunen ikkje misser tilskot frå Husbanken. Kommunestyret løyver eit tilskot på kr til Stiftinga Marstein Fyr for Dekning: Frå tilskot til Periferifestivalen. Kr vert tilført Formannskapet sin ymsepost. -62-

63 Tekstframlegg: 1. Stillingsstopp Alle stillingar som medfører volumauke skal behandlast av Administrasjonsutvalet. 2. Rådmannen må gjennomgå gebyrregulativet. Sjølvkostprinsippet må leggjast til grunn. 3. Brukarbetalingar må gjennomgåast. Har kommunen hensiktsmessige prisar på t.d. symjing og matombringing? Saksgruppe levekår og nærmiljø vert styringsgruppe for dette arbeidet. 4. Rådmannen vert beden om å koma attende med ei investeringssak i 2015 som går ut over økonomiplanperioden, gjerne i eit 4-10-års perspektiv. 5. Kommunestyret ber om sak på kommunalt vedlikehald av kyrkjebygg på linje med andre kommunale bygg. 6. Formannskapet må starte arbeidet med budsjett 2016 så tidleg som mogleg i Rådmannen har signalisert at kommunen har utfordringar med budsjett 2017 og formannskapet må difor involverast tidlegare i dette arbeidet. Frå AP v/jogeir Sognnæs: Tiltak Omstilling - nedbemanning - konkurranseutsetjing: Budsjettsum 2018 og 2019 vert redusert med 2 mill. pr år Frå SP v/karsten Golten: Tiltak 103/402 - Vakansepolitikk Vakanse/kutt kultur, kr , går ut. Vert dekka av tiltak 307. Tiltak Reduksjon drift - driftstiltak barnehage Tiltaket går ut - vert dekka av tiltak 307 Tiltak Redusere ei psykologstilling Tiltaket går ut - vert dekka av tiltak 307 Tiltak Auka inntekt - betaling for praktisk bistand Tiltaket går ut - vert dekka av tiltak 307. Nytt tiltak: Utviding av dagsenter for demente med 1 dag pr. veke - kr Dekning: Tiltak 307. Tekstframlegg: Kommunestyret ber om å få utgreidd oppstart av dagtilbod for somatiske pasientar. -63-

64 Under drøfting av investeringsbudsjett, vart flg. endringsframlegg sett fram: Tiltak nr Trafikksikring Sund Ungdomsskule: Det vert sett av midlar til trafikksikringstiltak i samband med utbygging av ungdomsskulen. Finansieringsbehov kr 5,5 mill. i dekning ved låneopptak. Røysting: Det vart røysta over dei einskilde tiltaka i rådmannen sitt framlegg og endringsframlegga med følgjande resultat: Driftsbudsjett: Tiltak Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg fekk 4 røyster, SP sitt framlegg fekk 3 røyster Tiltak AP sitt talframlegg og Høgre sitt tekstframlegg vart samrøystes vedtekne Tiltak 105 og Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak 201, 202 og Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg 4 røyster, SP sitt framlegg 3 røyster Tiltak Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Høgre sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg 4 røyster, SP sitt framlegg 3 røyster Tiltak Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Høgre sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Høgre sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sitt framlegg 6 røyster, SP sitt framlegg 1 røyst Tiltak 309, 310, Rådm. sitt framlegg samrøystes Tiltak Rådm. sittt framlegg samrøystes Høgre sitt framlegg om tilskot til Stiftinga Marstein Fyr - vedteke samrøystes Framlegg frå SP om nytt tiltak - Utviding av dagsenter demente - fekk 3 røyster. Investeringsbudsjett: Rådmannen sitt framlegg til tiltak 1-25 vart vedtekne samrøystes. Tiltak nr Trafikksikring Sund Ungdomsskule - 5, 5 mill. kr. i vedteke samrøystes. Tekstframlegg: Tekstframlegga frå Høgre nr. 1-6 vart vedtekne samrøystes. Tekstframlegg frå SP om utgreiing av dagtilbod for somatiske pasientar - vedteke samrøystes. F- 090/15 Vedtak: Framlegg frå formannskapet: 1. Kommunestyret vedtek budsjett 2016 og økonomiplan slik det framgår av vedlagde dokument med formannskapet sine endringsframlegg. Driftsbudsjettet balanserer med driftsinntekter kr., driftsutgifter (eks. -64-

65 avskrivingar) kr., netto finansutgifter kr., netto fondstransaksjonar kr. og rekneskapsmessig mindreforbruk kr. 2. Kommunestyret vedtek investeringstiltaka slik dei framgår av rådmannen sitt framlegg med formannskapet sitt endringsframlegg. Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån i samsvar med godkjent låneramme i investeringsbudsjett for Før investeringstiltaka vert sette i gang, skal kommunestyret godkjenna endeleg prosjektplan for dei einskilde prosjekt. 3. Ved utskriving av kommuneskatt for 2016 vert høgaste lovlege satsar på inntekt og eiga lagt til grunn. 4. Ved utskriving av eigedomsskatt for 2016 vert skattesatsen fastsett til 2 promille, jfr. eigedomsskattelova 2 og Kommunale avgifter, gebyr og eigenbetalingar vert justert med 2,7% frå 01. januar 2016 i samsvar med statlege føringar for løns- og prisstigning. Dette gjeld og foreldrebetaling i SFO. Foreldrebetaling i barnehage vert justert i samsvar med gjeldande makspris frå 01. januar Eigenbetaling for omsorgstenester vert regulert i samsvar med statlege føringar og G-regulering. Gebyrsatsar for vatn/avlaup/slamtømming og renovasjon vert fastsett i eigne kommunestyrevedtak. 6. Kommunestyret vedtek å ta opp startlån i Husbanken for vidare utlån med inntil 10 mill. kr. i Rådmannen får fullmakt til å godkjenna lånevilkår. 7. Stillingsstopp Alle stillingar som medfører volumauke skal behandlast av Administrasjonsutvalet. 8. Rådmannen må gjennomgå gebyrregulativet. Sjølvkostprinsippet må leggjast til grunn. 9. Brukarbetalingar må gjennomgåast. Har kommunen hensiktsmessige prisar på t.d. symjing og matombringing? Saksgruppe levekår og nærmiljø vert styringsgruppe for dette arbeidet. 10. Rådmannen vert beden om å koma attende med ei investeringssak i 2015 som går ut over økonomiplanperioden, gjerne i eit 4-10-års perspektiv. 11. Kommunestyret ber om sak på kommunalt vedlikehald av kyrkjebygg på linje med andre kommunale bygg. 12. Formannskapet må starte arbeidet med budsjett 2016 så tidleg som mogleg i Rådmannen har signalisert at kommunen har utfordringar med budsjett 2017 og formannskapet må difor involverast tidlegare i dette arbeidet. 13. Kommunestyret ber om å få utgreidd oppstart av dagtilbod for somatiske pasientar. -65-

66 Kommunestyret Ordføraren orienterte om budsjettprosessen og innkomne merknader etter at formannskapet sitt framlegg har lege ute til off. ettersyn. Framlegg frå Jørgen Kausland pva. H/FRP/V om følgjande tilleggspunkt til formannskapet sitt framlegg: - Rådmannen får i oppdrag å leggje om til sektorbudsjett med bakgrunn i tabell vist på side 141 i dagens dokument. Formannskapet føl opp dette punktet og får framlagt eit forslag i marsmøtet Rådmannen får i oppdrag å oppdatere økonomiplanen med ein forsiktig, men realistisk vekst av inntekter og utgifter for heile perioden. Formannskapet får framlagt eit forslag i marsmøtet Pkt. 10 i formannskapet sitt framlegg vert endra til: For neste års økonomiplanlegging skal ein planlegge investeringar i eit lengre perspektiv enn 4 år. - Med bakgrunn i høyringsinnspel frå Ungdomsrådet vert omdisponert kr frå formannskapet sin post (100/603) til Ungdomsføremål. Saksgruppe Levekår og nærmiljø vert styringsgruppe og arbeider, saman med ungdomsrådet og frivillige, ut eit forslag til tiltaksliste med bakgrunn i UngData-undersøkjinga. - Endring eller avvikling av tenestetilbod skal avklarast i kommunestyret. Framlegg frå KRF v/beate Husa om følgjande tilleggspunkt til formannskapet sitt framlegg: - Kommunestyret ber om sak på innføring av mobbeprogram i barnehagane våre, der kostnader og kompetanse er utgreidd. - Kommunestyret ber om sak på mogeleg gjennomføring av "Ung jobb", der kommunen organiserer sommarjobb for unge i samarbeid med næringslivet. Røysting: Ordføraren gjorde framlegg om at ein først røysta over formannskapet sitt framlegg med unntak av pkt. 10, der det er endringsframlegg, og at ein deretter røysta over dei føreliggjande tekstframlegga. Kommunestyret hadde ikkje merknader til røystemåten. Formannskapet sitt framlegg, med unntak av pkt. 10, vart vedteke samrøystes. Høgre sitt framlegg (5 punkt) vart vedteke samrøystes. KRF sitt framlegg (2 punkt) vart vedteke samrøystes. K- 139/15 Vedtak: -66-

67 1. Kommunestyret vedtek budsjett 2016 og økonomiplan slik det framgår av vedlagde dokument med formannskapet sine endringsframlegg. Driftsbudsjettet balanserer med driftsinntekter kr., driftsutgifter (eks. avskrivingar) kr., netto finansutgifter kr., netto fondstransaksjonar kr. og rekneskapsmessig mindreforbruk kr. 2. Kommunestyret vedtek investeringstiltaka slik dei framgår av rådmannen sitt framlegg med formannskapet sitt endringsframlegg. Rådmannen får fullmakt til å ta opp lån i samsvar med godkjent låneramme i investeringsbudsjett for Før investeringstiltaka vert sette i gang, skal kommunestyret godkjenna endeleg prosjektplan for dei einskilde prosjekt. 3. Ved utskriving av kommuneskatt for 2016 vert høgaste lovlege satsar på inntekt og eiga lagt til grunn. 4. Ved utskriving av eigedomsskatt for 2016 vert skattesatsen fastsett til 2 promille, jfr. eigedomsskattelova 2 og Kommunale avgifter, gebyr og eigenbetalingar vert justert med 2,7% frå 01. januar 2016 i samsvar med statlege føringar for løns- og prisstigning. Dette gjeld og foreldrebetaling i SFO. Foreldrebetaling i barnehage vert justert i samsvar med gjeldande makspris frå 01. januar Eigenbetaling for omsorgstenester vert regulert i samsvar med statlege føringar og G-regulering. Gebyrsatsar for vatn/avlaup/slamtømming og renovasjon vert fastsett i eigne kommunestyrevedtak. 6. Kommunestyret vedtek å ta opp startlån i Husbanken for vidare utlån med inntil 10 mill. kr. i Rådmannen får fullmakt til å godkjenna lånevilkår. 7. Stillingsstopp Alle stillingar som medfører volumauke skal behandlast av Administrasjonsutvalet. 8. Rådmannen må gjennomgå gebyrregulativet. Sjølvkostprinsippet må leggjast til grunn. 9. Brukarbetalingar må gjennomgåast. Har kommunen hensiktsmessige prisar på t.d. symjing og matombringing? Saksgruppe levekår og nærmiljø vert styringsgruppe for dette arbeidet. 10. For neste års økonomiplanlegging skal ein planlegge investeringar i eit lengre perspektiv enn 4 år. 11. Kommunestyret ber om sak på kommunalt vedlikehald av kyrkjebygg på linje med andre kommunale bygg. 12. Formannskapet må starte arbeidet med budsjett 2016 så tidleg som mogleg i Rådmannen har signalisert at kommunen har utfordringar med budsjett 2017 og formannskapet må difor involverast tidlegare i dette arbeidet. 13. Kommunestyret ber om å få utgreidd oppstart av dagtilbod for somatiske pasientar. 14. Rådmannen får i oppdrag å leggje om til sektorbudsjett med bakgrunn i tabell vist på side 141 i dagens dokument. Formannskapet føl opp dette punktet og får framlagt eit forslag i marsmøtet

68 15. Rådmannen får i oppdrag å oppdatere økonomiplanen med ein forsiktig, men realistisk vekst av inntekter og utgifter for heile perioden. Formannskapet får framlagt eit forslag i marsmøtet Med bakgrunn i høyringsinnspel frå Ungdomsrådet vert omdisponert kr frå formannskapet sin post (100/603) til Ungdomsføremål. Saksgruppe Levekår og nærmiljø vert styringsgruppe og arbeider, saman med ungdomsrådet og frivillige, ut eit forslag til tiltaksliste med bakgrunn i UngData-undersøkjinga. 17. Endring eller avvikling av tenestetilbod skal avklarast i kommunestyret. 18. Kommunestyret ber om sak på innføring av mobbeprogram i barnehagane våre, der kostnader og kompetanse er utgreidd. 19. Kommunestyret ber om sak på mogeleg gjennomføring av "Ung jobb", der kommunen organiserer sommarjobb for unge i samarbeid med næringslivet. -68-

69 SUND KOMMUNE SAKSPAPIR Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kommunestyret /15 Saksansvarleg Arkiv Arkivsaknr Jon Erik Egeland N / FORVALTNINGSREVISJON TILPASSA OPPLÆRING OG SPESIALUNDERVISNING Samandrag av saka: På oppdrag av kontrollutvalet, har Deloitte gjennomført forvaltningsrevisjon innan tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune. Rapport og innstilling frå kontrollutvalet følgjer saka som vedlegg. Saksutgreiing: Det vert vist til saksutgreiing og innstilling frå kontrollutvalet sitt møte , sak 34/15, som følgjer vedlagt Kommunestyret Forvaltningsrevisor Line M. Johansen presenterte hovudtrekka i rapporten og svara på spørsmål. K- 099/15 Vedtak: Kommunestyret registrerer at det har vore ei positiv utvikling dei siste åra innan dette feltet. På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport innan "Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune", ber kommunestyret rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i dei 9 punkta i forvaltningsrevisjonsrapport som gjeld "Tilpassa opplæring og spesialundervisning i Sund kommune" vert følgd opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksetjinga. -69-

70 -70-

71 SUND KOMMUNE SAKSPAPIR Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Kommunestyret /15 Saksansvarleg Arkiv Arkivsaknr Oddlaug S Hansen N / MØTEPLAN POLITISKE ORGAN 2016 Samandrag av saka: Saka vart lagt fram på kommunestyremøte , men vart då utsett pga. ein del ynskje om endringar i framlegget til møteplan. Desse er no innarbeidde i nytt framlegg. Saksutgreiing: Framlegget følgjer stort sett tidlegare mønster. Det er så langt mogleg teke omsyn til skulane sine feriar (påske/vinterferie veke 12/13, sommarferie frå 21. juni, haustferie veke 41), ulike helgedagar og kjende konferansar som angår kommunal verksemd. Møta i underliggjande organ er tilpassa møta i kommunestyret. Det er lagt opp til å nytta same møtedagar som i siste perioden, dvs.planutval måndagar, komm.styre/formannskap tysdag og saksgruppene onsdagar. Det må vera rom for å endra møtedag om det er vektige grunnar for det. Det er lagt opp til 8 ord. kommunestyremøte + budsjettkonferanse, 10 form.sk.møte, 10 møte i Forv.styret/Planutvalet og 6 møte i kvar av saksgruppene. Adm.utvalet/AMU held møte etter behov/eigen møteplan. Det same gjeld kontrollutvalet. Nye opplysningar: I framlegget er teke omsyn til dei ønskte endringane som kom fram på kommunestyremøtet 10. november. Det inneber at møtedag for kommunestyret er endra i mai, juni og september. Økonomiske konsekvensar: Satsar for møtegodtgjersle vert justert i samsvar med justering av ordførargodtgjersla pr kvart år. Det same gjeld satsane for refusjon av tapt arbeidsinntekt. Ev. møte på dagtid vil medføra ekstrakostnader til dekking av tapt arbeidsinntekt. -71-

72 Tilråding til vedtak: Kommunestyret godkjenner følgjande møteplan for 2016: Månad KST FSK FVS/PU SNU SLN Januar Februar Mars April Mai 11. (ons.) Juni (mån.) August September (mån.) 30. * Oktober ** November ** Desember * budsj.konferanse (dagmøte, fredag ) **øk.plan/budsjett (dagmøte) Kommunestyret K- 144/15 Vedtak: Møteplan for 2016 vert vedteken i samsvar med tilrådinga frå administrasjonen. -72-

73 SUND KOMMUNE SAKSPAPIR Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Formannskapet /16 Saksansvarleg Arkiv Arkivsaknr Stig Arne Thune N - 012, HistSak - 14/ /269 - Kommunereformarbeid Samandrag av saka: Sund kommunestyre (sak 094/14) har sett ned styringsgruppe for kommunereformarbeidet i Sund kommune; Formannskapet. Kommunestyret sette og ned eit tingings/forhandlingsutval med Ordførar, varaordførar, gruppeleiar Frp og gruppeleiar AP. Sekretær for tingingsutvalet er Rådmannen. Telemarkforsking har gjennomført ei utgreiing vedkomande kommunereforma for Fjell, Øygarden og Sund. Dette er i tråd med tidlegare vedtak. Denne vert presentert styringsgrupper/tingingsutval Styringsgruppa må ta stilling til vidare arbeid og vedtak i sak 094/14. Vedlegg: Kommunestyresak 094/14 Lenke til rapportar: Saksutgreiing: Det heiter i vedtaket frå 2014 mellom anna; «Kommunestyret i Sund gjev fullmakt til at styringsgruppa og forhandlingsutval diskuterer med Bergen, med dei andre kommunane i regionen og med Austevoll. Dersom det vert storbyallianse må mandatet og gjelda alle randkommunar som vil inn i Bergen». Som kjent har dei tre kommunane Øygarden, Fjell og Sund fått gjennomført ei utgreiing om kommunereform, arbeidet er utført av Telemarkforsking og konsulenthuset PWC. Rapport vert lagt fram Årsak til at Askøy ikkje er med som tidlegare medlem i regionen, er at dei i 2015 signaliserte at dei går ut av regionrådet og ikkje såg det på dåverande tidspunkt føremålsteneleg å tenkja felles kommune med Fjell, Sund og Øygarden Ordførarar/varaordførarar møtte Fylkesmannen: I byrjinga av januar vart det gjennomført eit møte mellom Fylkesmannen i Hordaland og dei tre ordførarane og varaordførarane frå kommunane Sund, Øygarden og Fjell. Rådmennene frå -73-

74 Øygarden og Sund deltok også. Ein fekk orientering om andre prosessar i Hordaland, ein gjorde greie for det pågåande utgreiingsarbeidet og ein fekk råd om vidare prosess på generelt grunnlag. Det er lagt opp til vidare avklaring og drøfting mellom dei tre tingingsutvala frå Fjell, Sund og Øygarden. Mål er å sjå kva ein kan få til eller ikkje av eventuell framtidig samanslåing fram til vedtak i dei tre kommunestyra i juni Ordførar og Rådmann møtte Byrådsleiar og administrativ leiing, Bergen. Bergen kommune ved Byrådsleiar Schjelderup gjorde greie for at Bergen kommune ønskjer å snakke med alle kommunar som er interessert i dialog om kommuneprosess. Og dei viste til Sund kommunestyre sitt proaktive og positive vedtak om å snakka med Bergen. Byrådsleiar orienterte om at Bergen konkret har ein positiv dialog med mellom anna Osterøy og Vaksdal, der lokaldemokrati og bygdeutvikling er sentrale tema. Byrådsleiar gjorde greie for at Bergen vil sjå på bydelsreform med styrer/administrasjon/budsjett, og at dette utgreiingsarbeidet er i startfasen. Administrasjonen har ulike talmateriale for Bergen og omliggande kommunar, og Bergensalliansen ved Taule seier ein raskt kan leggja fram ulike tal og perspektiv på alternativ for Bergen og andre kommunar. Når det gjeld samtalar mellom TINGINGSUTVALA i høve Fjell- Sund og Øygarden, og/ eller mellom Sund- Bergen (og evt. andre) vert det viktig at ein arbeider fram dokument som vert ei hovudskisse for ein eventuell ny kommune, samt intensjonsavtale for framtidig samarbeid. Når det gjeld omtalte Austevoll har det ikkje vore politisk formell kontakt, ei heller administrativt vedkomande kommunereform. Vurdering: Rådmannen meiner det er viktig å få presentert utgreiingsarbeidet for Fjell, Sund og Øygarden, dette skjer Rådmannen si vurdering er og at det bør vera interessant for politisk styringsgruppe å få raskt lagt fram tal og kalkyler kva gjeld Bergen, samt ha møte med dei kommunane som har drøftingar med Bergen. Rådmannen vurderer det og slik at dialog med Bergen kan ha positiv verknad på samarbeid mellom Bergen og dei to andre kommunane på Sotra: Fjell og Øygarden då alle kommunar har eit omfattande og variert interkommunalt samarbeid med Bergen kommune. Rådmannen ber om politikarane si vurdering kva gjeld vidare prosess og utgreiing eller ikkje vedkomande Austevoll. Før ein kan ta politisk stilling til ulike alternativ må ein og sjå til nytt inntektssystem og pågåande arbeid. Rådmannen fremjar kort ei sak om dette til Formannskapet Dette er noko ein uansett må kome attende til, rådmennene reknar med at KS vil kome med tydelegare anbefaling, og ein har grunn til å tru at dette vert handsama på KS sin strategikonferanse for Ordførarar primo februar Med det ein kjenner til i dag, kan det sjå ut som om verknadene av nytt inntektssystem ikkje vert så store for Sund kommune dersom ein vel å gå vidare som eigen kommune. I forhandlingar vert det viktig at Sund kommune fremjar politiske interesser for eigen del, men og finne felles prosjekt i samarbeid med eventuell ny konstellasjon. Dette kan vere arealrelaterte spørsmål og prioriteringar, tenestetilbod og tenestenivå, innretning eigedomsskatt, bygdeutvikling og lokaldemokrati. Andre tilhøve som er viktige er -74-

75 infrastruktur, men Rådmannen peikar på at tingingsutvala i mindre grad kan påverke til dømes fylkeskommunale vegprioriteringar med meir. Mykje av arbeidet krev rask oppfølging ovanfor fleire instansar, såleis vert dette ei prioritert oppgåve fram mot sommaren Tilråding til vedtak: 1. Ein vidarefører samtalar mellom tingingsutvala i Fjell, Sund og Øygarden, for å sjå om ein kan finna ut om samanslåing er hensiktsmessig eller ikkje. 2. Tingingsutvalet får raskt møte med tingingsutvala for dei kommunane som er i dialog med Bergen kommune, dette for å ta del i deira prosess, ståstad og perspektiv. 3. Tingingsutvalet får raskt møte med politisk leiing i Bergen kommune, dette for å følgja opp tidligare vedtak samt avklara intensjonar og framtidsperspektiv frå Bergen kommune sin ståstad. 4. Rådmannen skaffar data og analyse frå Bergen og Bergensalliansen kva gjeld Bergen og Sund (og andre kommunar som er i dialog), for å sikra og ei brei utgreiing som vert lagt fram for Styringsgruppe og Kommunestyret. 5. Når det gjeld generelt samtalane mellom tingingsutvala i høve Fjell- Sund og Øygarden, og mellom Sund- Bergen (og evt. andre) vert det viktig at ein arbeider fram dokument som vert ei hovudskisse for ein eventuell ny kommune, samt intensjonsavtale for framtidig samarbeid. Dette skal til Kommunestyret i juni Styringsgruppa må ta avgjerd om ein skal eventuelt og gå i dialog for å greia ut Austevoll Formannskapet: Saka vart drøfta med bakgrunn i tidlegare kommunestyrevedtak og rapporten frå Telemarksforskning. Det vart sett fram følgjande fellesframlegg frå Jogeir Sognnæs, AP, og Jørgen Kausland, H, som alternativ til rådmannen si tilråding: Pkt. 1 - som tilrådinga Pkt. 2-6 i tilrådinga går ut og vert erstatta med følgjande pkt. 2: Med bakgrunn i framlagd rapport og erfaringar frå tilsvarande prosessar, vert utgreiing av andre alternativ avslutta. Det vart røysta alternativt over tilrådinga og fellesframlegget. Tilrådinga fekk 3 røyster (1 H, FRP, SP), fellesframlegget fekk 4 røyster (AP + 2 H) F- 003/16 Vedtak: Framlegg frå formannskapet (4 røyster): 1. Ein vidarefører samtalar mellom tingingsutvala i Fjell, Sund og Øygarden, for å sjå om ein kan -75-

76 finna ut om samanslåing er føremålstenleg eller ikkje. 2. Med bakgrunn i framlagd rapport og erfaringar frå tilsvarande prosessar, vert utgreiing av andre alternativ avslutta. -76-

77 SUND KOMMUNE SAKSPAPIR Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Sbh Kommunestyret /14 SAT Saksansvarleg Stig Arne Thune Arkiv: N-012 Objekt: ArkivsakID 14/1473 KOMMUNEREFORMA - ORGANISERING AV PROSESS I SUND Dokumentliste: Nr T Jp.dato Avsendar/Mottakar Tittel 1 I Kommunesektorens Organisasjon MEDVERKNAD I LOKALE OG REGIONALE PROSSESAR I EIN 2 I Kommunesektorens Organisasjon KOMMUNEREFORM - MANDAT KOMMUNEREFORMARBEIDET I HORDALAND - INNBYDING TIL ORDFØRARMØTE 3 I KS INNBYDING TIL MØTE VEDK. KOMMUNEREFORMARBEIDET I HORDALAND 4 I Det Kongelige Kommunalog Moderniseringsdepartement KOMMUNEREFORM - INVITASJON TIL Å DELTA I REFORMPROSESSEN 5 I KS LYSARK OG NOTAT FRÅ MØTE OM KOMMUNEREFORMARBEIDET I HORDALAND I Det Kongelige kommunalog moderniseringsdepartement NYTT RUNDSKRIV (H- 8/14) TIL LOV 15. JUNI 2001 NR 70 OM FASTSETJING OG ENDRING AV KOMMUNE- OG FYLKESGRENSER ( INNDELINGSLOVA). -77-

78 Saksutgreiing: Diskusjon om kommunestruktur har alltid vore tema som har engasjert innbyggjarane. I historisk perspektiv har det skjedd mykje dei siste 150 åra. Rådmannen skal ikkje driva historieopplæring, men i denne saka er det greitt å visa til litt historisk utvikling for å sjå ting i perspektiv for den framtida de som politisk mynde og avgjerdsmakt skal vera med å etablera. Bilete av Kongeleg proposisjon til Lov om formannskap, dagsett 1. mars vert rekna som fødselsåret til lokalt sjølvstyre i Noreg, då vedtok Stortinget formannskapslovene. Dei demokratiske prinsippa frå Grunnlova vart og gjort gjeldande i lokale styre og stell og det vart lovfesta folkestyrte kommunar og amtskommunar vart det lokale sjølvstyret forma. Då Formannskapslovene vart vedtekne budde det store fleirtalet av nordmenn på bygda, oppgåvene til kommunane var svært avgrensa mot kva det er i dag. Kvinner hadde ikkje røysterett, ei heller knapt 1/3 av mannfolka over 25 år var prega av industrialisering og meir urbanisering. Det kom store viktige reformar som ålmenn røysterett og sjuårig folkeskule. Kommunane fekk større ansvar gjennom fleire kommunale oppgåver. Administrasjonane vart større og profesjonaliserte var Noreg i krise etter første verdskrig. Konkursar og betalingsvanskar i heile landet, stor naud og høg arbeidsløyse. Mange kommunar skjøtte ikkje oppgåvene sine, ergo vart det og innført meir kontroll og tilsyn frå staten med kommunane i desse åra. Andre verdskrigen var prega av unntakstilstand og sterk kontrollerande statsmakt var prega av gjenreising, velferdsutvikling, fleire kommunale tilbod og store reformer. Kommunane vart viktige kompetansearbeidsplassar. Ein hadde over tretti år ei langvarig reformperiode som gradvis reduserte talet kommunar med vel 300. Sosialtenesta, barneverntenesta, pleie, omsorg og helsestell vart vidareutvikla og ein fekk profesjonsutdanningar for kommunale oppgåver. Fylkeskommunane vart sjølvstendige forvaltningsorgan i 1976 der regional planlegging, næringsutvikling og samferdsle vart sentrale oppgåver mange reformer og krav til modernisering prega offentleg sektor på statleg, fylkeskommunalt- og kommunalt nivå. Robekregistreringa vart gjeldande frå I år

79 kom KOSTRA-grunnlagstal. I 2002 miste fylkeskommunane ansvaret for sjukehusa til staten og helseføretaka vart eit faktum. Det vart etablert dialog og konsultasjonsordningar for staten. Over det ganske land har ein sett fleire interkommunale selskap og mange regionale og interkommunale samarbeidsprosjekt. Nedanfor har ein freista å sett opp utviklinga i Bergen, men og for Sund og andre naboar i Hordaland. Utvikling Bergen Utvikling Sund, region- par døme 1837: Stortinget vedtek formannskapslovene, som gav Bergen lokalt sjølvstyre. 1877: Kommunane Sandviken, Møhlenpris, Nygård, Lungegården og Kalfaret vart innlemma i Bergen. 1915: Årstad kommune vert del av Bergen. 1921: Gyldenpris var eigen kommune og vart del av Bergen. 1922: Ordninga med magistrater vart oppheva. Kommunale oppgåver vart overført til byens borgermestre. 1938: Betegnelsen borgermester vart erstatta med rådmann. 1955: Fyllingsdalen vart del av Bergen. 1972: Arna, Åsane, Laksevåg og Fana går inn i Bergen i ein ny storkommune. 1972: Bergen opphøyrer å vere eige fylke. I denne reformrunden vert det pånytt vurdert å gje Bergen og andre storbyområde mogeleg fylkesstatus. 1974: Ein innførte politisk samansette bydelsutval. 1974: Bergen nye rådhus, høghuset teikna av Erling Viksjø, står ferdig oppført. Sund/Austevoll: I den kyrkjelege administrasjonen på 18oo talet ser ein korleis sjøvegen batt bygdene saman; Korsfjorden mellom Sund og Austevoll var ferdselsveg og kyrkjeveg; Nordre del av Austevoll høyrde til Sund prestegjeld medan Austevoll administrativt høyrde til Våg skipreide i Sunnhordland futedøme. Etter reformasjonen omfatta Sund prestegjeld soknene Sund, Austevoll, Møkster og Fjell. I tidlegare tider ein del av gardane i Ytrebygda i Fana til Sund. Fjell vart eige prestegjeld saman med Askøy før sokna atter vart lagt under Sund. I 1841 vart så Fjell på ny eige prestegjeld saman med Askøy. Austevoll- sokningane fekk eige prestegjeld i Sund og Austevoll hadde i mange år lensmann ilag, men frå 1964 fekk Fjell og Sund felles lensmannskontor. Seinare har Øygarden og Askøy kome inn som del av området, og berre dei siste åra er fleire tenester koordinert med Bergen. Det har ikkje vore endring av kommunegrensene i Sund kommune sidan 1886 då Austevoll vart eigen kommune. Øygarden kommune vart oppretta i 1964 då Hjelme kommune vart slegen saman med delar av Herdla. Meland vart skild ut frå Alversund i I 1964 vart mindre område frå Hamre, Herdla og Sæbø slått saman med Meland. Det same året vart eit mindre område overført til Askøy. -79-

80 Fjell kommune fekk dei noverande grensene i 1964, då to øyar frå Herdla kommune vart ein del av Fjell. (1963) 1984: Politisk samansette hovudutval under leiing av politisk kommunalråd vart innført. 1989: Bergen vart inndelt i distrikt, med eit bydelsutval i kvart. 2000: Bergen vidareutviklar og effektiviserer og får åtte bydelar med eigen bydelsadministrasjon og eit politisk valt bydelsstyre. Parlamentarismen erstattar formannskapsmodellen. 2004: Ordninga med å organisere kommunen i bydelar vart avvikla m.a grunna uklåre mandat, økonomistyring og koordinering. Det vart innført ein modell med to myndighetsnivå - byrådsavdelinger og etater/resultateiningar. Askøy kommune: Frå 1837 til 1918 var Laksevåg ein del av Askøy kommune. Askøy kommune omfattar og øyane Herdla, Ramsøy og Horsøy. I 1964 fekk Askøy overført delar av gamle Herdla herad, i tillegg til dei delane av Meland kommune som låg på Askøy. Osterøy/Vaksdal/Arna: Ved kommunesamanslåinga i 1964 vart delar av dei tidligare kommunane Hamre, Haus, Hosanger og Bruvik slegen saman til det som i dag er Osterøy kommune. Den nye fastlandskommunen Vaksdal skulle likevel ha eit areal på Osterøy (74 km²). I dei gamle kommunane var administrasjonane delvis på «Osterøysida» og til dels på «fastlandet». Hosanger kommune heldt til i Mjøsdalen, medan Hamre kommune på Hamre og Bruvik kommune hadde administrasjonen på Dale. Haus kommune på si side hadde sin administrasjon i Indre Arna. 2007: Ungdommens bystyre kom. 2008: Ei ny ordning med åtte bydelsstyrer vart gjennomført men styra får avgrensa fullmakter. 2011: Bydelsstyra vart avvikla, evaluering og noko tilpassing/ justering administrasjon & politikk. Kjelder; kommunane Bergen, Askøy, Sund, Fjell, Austevoll, Osterøy, Bukve (2012), Sandal (1988) 2014: Spørsmål om kommuneendringar og kommunestruktur har vore til utgreiing tre gonger i perioden , den fjerde kom no i Det er rett å seie at det har vore politisk fleirtal for endringar i kommunestrukturen, men det har ikkje vore råd å samle fleirtal for konkrete endringsframlegg. Forsking er ikkje eintydig på mogelege konsekvensar, anna enn at det er komplekse samanhengar. -80-

81 Norske kommunar er store tenesteprodusentar med ansvar for sentrale delar av den offentlege tenesteytinga, særleg innan velferdssektorane. På det viset må ein og ta omsyn til at kommunal tenesteproduksjon er mangfaldig, ulike kommunar har ulike føresetnader og at samanhengar for tenesteyting kan verte endra over tid. Stat og kommune Dei viktigaste kjeldene for finansiering av offentlig forvaltning er skattar og avgifter. Staten utformar skatteopplegget for stat og kommune samla, og styrer gjennom overføringar (via statsbudsjettet) kommunane sine inntekter. Me som kommune kan i nokon grad påverke eigne inntekter, bl.a. med eiendomsskatt og gebyr på tenester. I følge SSB (2013) er vel 34 % av dei sysselsette i Noreg offentleg tilsette, med denne fordelinga; Stat (10,5%), fylkeskommunar (1,7%), kommunane (17,2%), statleg/kommunal og fylkeskommunal forretningsdrift (ca 5%). Tal tilsette i privat sektor totalt utgjer 65,7%. Kommunereform Kommunal og moderniseringsdepartementet sette 3. januar ned eit «ekspertutval» som skulle fremja kriterier som kan ha betydning for framtidig oppgåveløysing i kommunane. Regjeringa Solberg fremja i «Sundvolden- erklæringa» følgjande; «Regjeringen vil gjennomføre en kommunereform, hvor det sørges for at nødvendige vedtak blir fattet i perioden, jf. Samarbeidsavtalen ( ) Regjeringen vil foreta en gjennomgang av oppgavene til fylkeskommunene, fylkesmennene og staten med sikte på å gi meir makt og myndighet til meir robuste kommuner». Ekspertutvalet la fram sin delrapport «Kriterier for god kommunestruktur» i mars/april Deretter har handsaminga av Kommuneproposisjonen for 2015 synt at det er eit fleirtal i Stortinget om at det er behov for ei kommunereform. Stortinget har ikkje fatta vedtak om storleik eller inndeling. Stortinget har vedteke at det skal gjennomførast kommunale og regionale prosessar frå hausten Det inneber at alle kommunar har eit utgreiingsansvar. I praksis betyr det at alle landets kommunar skal gjennomføra prosessar internt og eventuelt eksternt for å diskutera og vurdera samanslåing med ein eller fleire andre kommunar. I dette ligg det og at nokre vil gå vidare utan samanslåing, men utgreiing skal likevel gjennomførast. Prosessen vidare Litt forenkla kan ein seie at det vert lagt opp til to løp i prosessen basert på frivillig karakter: a) «hurtigløp» ved at dei kommunane som fattar vedtak om samanslåing i løpet av hausten 2015, -vil få vedtak gjennom kongeleg resolusjon hausten 2016 og iverksetjing vil då skje frå og med 1.januar b) «andre løp» inneber at kommunane må gjera vedtak seinast vår/sommar 2016, med verknad frå

82 c) I realiteten finns det og eit tredje løp; dei som ikkje gjennomfører prosessen innan frist skissert i punkt a) og b) kan risikere tvangsvedtak frå Stortinget. Desse vil og miste stimuleringstilskot og reformstøtte. Kommunane kjenner enno ikkje til oppgåver for framtidige kommunar i ny kommunestruktur. Regjeringa har varsla ei Stortingsmelding om oppgåvefordeling for kommunane og for regionalt nivå våren Meldinga vert ei av fleire interessante meldingar i tida frametter. Kommunane kjenner i dag ikkje til framtidig inntektssystem. Regjeringa har sagt at inntektssystemet vil verta revidert i løpet av Stortingsperioden. Fylkesmannen vitja Sund kommunestyre 16. september 2014 og gjorde greie for at Sund kommune kan stå fritt til å forhandla med den kommunen og med den/dei kommunane ein vil. Fylkesmannen gjorde greie for at vedtak frå Sund kommunestyre måtte skje i perioden frå haust til vår/sommar Fylkesmannen gjorde og greie for at han er fagleg rettleiar og koordinator for regionale og lokale prosessar i kommunereformarbeidet. Kommunane i region vest ved Askøy, Sund, Øygarden og Fjell har fått kroner ,- i skjønsmidlar frå Fylkesmannen for kompetanseheving ovanfor administrasjon og politikarar. Midlane skal og kunne nyttast ovanfor eventuelt samarbeid med andre utover region, dette relatert til søknad. Fjell kommune har oppretta ei styringsgruppe med målsetjing om kommunesamanslåing. Øygarden kommune vil og oppretta ei slik styringsgruppe som skal gå i drøftingar med nabokommunane om mogeleg kommunesamanslåing. Nedanfor vil Rådmannen tilrå at og Sund kommunestyre set ned ei gruppe som skal vurdera kva mogelegheiter ein bør sjå på, samt ha dialog med region, Bergen og med eventuelt andre. Det er relativt brei semje på Stortinget om at det er behov for endring i kommunestruktur og at ein må sjå på dagens oppgåvedeling mellom stat, fylkeskommune og kommune. Statsråden sende 26. august brev til alle landets ordførarar med invitasjon til å delta i reformprosessen. Vedlagt eit utdrag frå brevet: «På bakgrunn av Stortingets behandling og klarsignal til reformen ønsker jeg å invitere alle landets kommuner til å delta i prosesser med sikte på å vurdere og å avklare om det er aktuelt å slå seg sammen med nabokommuner. Målene for reformen er gode og likeverdig tjenester til innbyggerne, en helhetlig og samordnet samfunnsutvikling, kommuner som er bærekraftige og økonomisk robuste, og et styrket lokaldemokrati. Et flertall i kommunal- og forvaltningskomiteen understreket at det er eit utredningsansvar for alle kommuner. Kommunal- og moderniseringsdepartementet utvikler nå verktøy som vil være et alternativ til de lokale utredningene som vanligvis gjennomføres når kommuner ønsker å vurdere sammenslåing. De nye redskapene vil gi kommunene et sterkere eierskap til både prosessen og de vurderingene som skal gjøres. Det skal lages en nettløsning der kommunene vil få oversikt over befolkningsutvikling, arbeidskraftbehov innen ulike sektorer, nøkkeltall for økonomi og tjenesteproduksjon, pendlingsdata for egen kommune og for regionen den tilhører. Slik vil kommunene få en oversikt over viktige forhold for seg og aktuelle sammenslåingskandidater, i tråd med det tradisjonelle utredninger har fremskaffet. Disse dataene bør suppleres med informasjon dere innhenter om egen virksomhet, som for eksempel hvilke interkommunale samarbeider dere inngår i, oversikter over fagmiljøer (kapasitet og kompetanse) mv. for å få et helhetlig bilde av utfordringer og muligheter for kommunen og regionen. -82-

83 Departementet vil også lage en veileder om hvordan dere kan starte opp prosessene med å vurdere utfordringer og muligheter. Veilederen vil inneholde råd og tips for hvordan en kan tilrettelegge for en god prosess, bl.a. involvering av innbyggere, næringsliv og frivillige lag og organisasjoner. Vi tar sikte på at både nettløsningen og veilederen vil være tilgjengelig på i slutten av september. Kommunene vil få dekket kr til utgifter knyttet til informasjon og folkehøring, jf. inndelingslova 10. Loven setter ikke krav til hvordan innbyggerne skal høres, så hvert kommunestyre må selv ta stilling til hvordan dette skal skje. Fylkesmannen vil sammen med KS tilrettelegge for at det blir gode og lokalt forankrede prosesser. I hvert fylkesmannsembete vil det være prosessveiledere som kan bistå kommunene, lage møteplasser, og som kan melde tilbake til departementet om det er spesielle forhold vi bør være oppmerksomme på. Jeg har lagt vekt på at det skal være to løp i reformprosessen, blant annet for å sikre at de som er tidlig ute, ikke skal behøve unødige opphold i prosessene. For kommuner som gjør kommunestyrevedtak i løpet av høsten 2015, vil departementet legge til rette for at sammenslåing skal kunne vedtas ved kongelig resolusjon i løpet av våren Betingelsene for dette er at kommunestyrevedtakene er likelydende, den foreslåtte sammenslåingen er i tråd med målene i reformen, og at sammenslåingen ikke medfører at flere enn én kommune må skifte fylkestilhørighet. Disse sammenslåingene vil kunne tre i kraft fra 1. januar Det andre løpet, som vil gjelde de fleste kommunene, krever vedtak senest innen sommeren Erfaringer tilsier at de beste løsningene oppnås gjennom gode lokale prosesser. Mange kommuner er allerede godt i gang med diskusjonene, noe som er oppløftende og inspirerende for oss andre. Det er viktig nå at alle kommuner setter i gang med prosesser i tråd med det et bredt stortingsflertall tydelig har uttrykt forventninger om.» Sund sitt utgangspunkt Det kan leggjast opp eigen prosess, eller prosess ilag med andre. Føresetnad vert at det er føreteke naudsynte avklaringar om alle alternativ. Som de kjenner til peika Rådmannen i andre kvartalsrapport 2014 på nokre mogelege og alternative løysingar for framtidig kommunestruktur. Nokre vil kanskje meina at Sotra kan framstå som eigen framtidig kommune, medan andre meiner det vert for lite. Mange vil kanskje hevda at ein storkommune må ta med Askøy, då ein i dag er fire kommunar i region vest. Andre meiner at Sund skal halda fram som eigen kommune, eller sjå til Bergen og bli ein del av Bergen kommune.. Nokre er overtydd om at fleire randkommunar i storbyområdet bør søkja mot Bergen og at ein må satsa på framtidige storbyar. Det er ikkje eit mål i seg sjølv å slå saman kommunar. Det overordna målet for ei kommunereform er å sikra gode og likeverdige tenester til alle. Kommunereforma vert sett på som eit verkemiddel til å etablera, formidla og vidareutvikla gode og kostnadseffektive tenester. Eit døme på lokale tenester er og interkommunale tenester. Sund kommune nyt godt av å vera i umiddelbar nærleik til Bergen og ein har interkommunale tenester og interkommunale selskap som til dømes: - Bergen og omland havnevesen, - Krisesenter for kvinner, - Business Region Bergen- næringsutvikling - BiR med alle sine underselskap, - Spesialtilbod for barn med samansette og differensierte behov, -83-

84 - Interkommunal barnevernvakt - Vetrinærvakt-ordning - Beredskapsressurs- samarbeid - med meir. - I regionalt perspektiv har ein - Betre saman (samhandlingsreforma), - Strandsone og arealprosjekt, landbruk - Legevaktordning med Fjell, - Palliativ omsorg på Askøy, - Gode Sirklar - Sotra brannvern iks - med meir På den eine sida løyser Sund mange tenester sjølve, men er og avhengige av Bergen og region for å kunna løysa andre oppgåver. Rådmannen peikar på at det er mange ulike og til dels krevjande omsyn politisk avgjerdsmynde må ta stilling til i prosess vedkomande kommunereform og framtidig struktur. For sund kommune er det fleire alternativ, og Rådmannen peika på desse i andre kvartalsrapport. Uansett kva ein vel for framtida er det fleire aspekt som må vurderast av politiske organ: Geografi og samferdsle: På mange vis ligg Sund kommune svært nær Bergen frå Klokkarvik, men og frå Skogsvåg. Det er kort reiseveg til Straume. Sundsokningane nyttar Bergen by, Åsane- Lagunen- Vestkanten og Sartor til «handel og vandel». Ein har god erfaring frå mangeårig samarbeid med Bergen og andre kommunar. På den eine sida vil eventuelt flytting av administrasjon til Bergen eller annan stad auke avstanden for mange, på den andre sida veit ein at mange administrative tenester i framtida vert meir digitalisert. Det vert viktig å avklara og framforhandla kva tenester som skal ligge i Skogsvåg dersom ein ikkje held fram som eigen kommune. Vegen til Bergen vert vesentleg raskare med framtidig ny bru, vegoppgradering til Sund (nordsør) må vega tungt i framtidige drøftingar lokalt og regionalt. Sund har attraktive bustad og næringsområde. I tillegg vil ein og peika på «Gullvegen» med ferje over Krossfjorden som vert viktig for næringslivet i Bergen, Austevoll og i regionen. Med ny bru og etter kvart ny nord- sør veg er dette eit alternativ som bør vera interessant for næringslivet i Hordaland. Sundsokningen og identitet; Ei anna kommunestruktur vil kunne ta bort administrative einingar ref. punktet over. Kva vil det ha å seie for sundsokningen sin identitet? Eller er det faktisk slik at til dømes Åsane-folk framleis har bygde og bydelsdentitet men opplever seg samstundes som ein del av Bergen? Finns det lokale lag og organisasjonar som framleis fremjar levande bygder i til dømes Salhus, Nordviken i Fana og på Flesland i Ytrebygda, kva med Trengereid i Arna?? Vil bygdene verta svekka av sentralisering, eller vil ein kunne vidareutvikla og stimulera Sund som del av ein bydel i til dømes Bergen eller i ein regionkommune med Askøy, Øygarden og Fjell? Demokrati; Det vil i større kommunar kunne verte opplevd som om at det er større avstand til dei styrande i samfunnet, men samstundes kan ein vidareutvikla lokale råd -84-

85 og styrer. Kan hende vil kamp om politiske verv medføra meir engasjement og meir dedikerte lokalpolitikarar? Korleis sikra lokaldemokratiske prosessar og vidareutvikla dialog innbygjar, politikar, administrasjon? Større kommunar kan gje færre politiske verv på den eine sida, men på den andre sida sikra meir proaktive politikarar. Bergen bystyre har i dag 67 representantar medan Fjell kommune har 45. Samstundes har Bergen kommune mange politiske bydelslag og aktive organisasjonar for by og bygdeutvikling som har «representasjon» i bystyret. Politisk nivå må drøfta og ta stilling til om færre politikarar vil styrka eller svekka engasjement, lokaldemokrati og politisk dugleik. Kor mange representantar bør det vere i eventuelt ny kommune (med Bergen, på Sotra, i region eller halda fram som før)? Dette er drøftingar som må gjerast grundig, og etter kvart finns det og mykje forsking på dette (Rattsø, Bukve, Baldersheim med fleire). Fusjoneringsprosessar er organisasjonspsykologisk og organisatorisk krevjande. Det handlar om svært mange medarbeidarar, mange leiarfunksjonar og om nokre få toppleiarar. Men aller mest handlar det om endringsprosessar der ein møter både endringsdugleik og endringsmotstand. Det handlar i stor grad om at ulike kulturar skal bli til ein ny organisasjonskultur. I tillegg nye system, nye rutinar og nye tenestevegar. Det er mange spørsmål som skal svarast på i drøftingar om kommunesamanslåing. Andre kommunar sin situasjon er og sentrale spørsmål ein må ta stilling til; dei andre partane si netto lånegjeld, inntekt, befolkningssamansetnad, status investeringsprogram, veg, kommunikasjon, næring og bustadareal, lokal satsing med vidare. Økonomiske råmer Fylkesmannen gjorde greie for følgjande til kommunestyret i september 2014: Med dagens inndelingstilskot får den nye kommunen behalda tilskot som om den framleis var to/fleire i 15 år etter samanslåinga, før inndelingstilskottet vert trappa ned over 5 år. Dette må og sjåast i samanheng med at kommunar som vel å slå seg saman får dekka eingongskostnader etter ein standardisert modell der ein differensierer etter tal kommunar og innbyggjartal. Beløpa i tabell vert utbetalt når nasjonalt vedtak om samanslåing vert gjort på Stortinget. Om det eventuelt kjem tilleggsløyvingar for storbyregionar er for tidleg å seie noko om. Kommunar som slær seg saman får og reformstøtte med vedtak i reformperioden. Støtta er differensiert med innbyggjartal. -85-

86 Som ein les av utdrag frå Statsråden sitt brev ovanfor vil og kommunane få dekkja kroner til informasjon og folkehøyring. Rådmannen peikar og på at det vil kome melding om framtidig inntektssystem fram i tid og innan denne stortingsperioden. Det har kome sterke signal frå regjeringa om at det truleg vert endringar vedkomande låneopptak for kommunane ved at ein frametter må få Fylkesmannen si godkjenning på låneopptak og langsiktige leigeavtalar. Fram til i dag har dette berre gjelde for kommunar på den sokalla «Robeklista». Vurdering: Regjeringa legg opp til at prosessane startar hausten Sund kommune er til liks med mange andre av landets kommunar i ein forsiktig startfase ved at Fylkesmannen vitja kommunestyret i september. Kommunane, fylka og staten veit ikkje pt. enno omfang av oppgåver for framtidige kommunar, fylker eller stat. Regjeringa har lova ei Stortingsmelding om oppgåvedeling våren 2015, det er sagt at inntektssystemet vert vurdert i løpet av Stortingsperioden. I tillegg er det mange avklaringar og omsyn ein lyt ta. Rådmannen si generelle vurdering er og at ein i regi av KS og frå statleg hald etter kvart vil få rapportar, undervisningsopplegg og «beste praksis»- erfaringsutveksling frå dei kommunane som set først i gang. Ad. punkt a) «hurtigløp» Det er sagt at for kommunar som vedtek samanslåing seinast hausten 2015 så vil departementet leggje til rette for at det vert fatta vedtak nasjonalt i 2016 og at samanslåinga skjer frå Det inneber at det må haldast ekstra kommunestyreval hausten 2017 for den «nye» kommunen. Føresetnad er at det ligg føre likelydande vedtak i dei aktuelle kommunane. Regjeringa seier at det skal leggjast fram ein Proposisjon om ny heilskapleg kommunestruktur til Stortinget våren Då ligg det og føre oversikt over hensiktsmessig regional- statleg og kommunal fordeling av oppgåver. KS ved Victor Ebbesvik var og i Kommunestyret 16. september 2014 og formidla at Sund kommune står heilt fritt til å søkja dialog med dei ein vil, samt at ein bør bruka tid på prosessen for å sikra gode avtaler som gjev føreseieleg situasjon. Han formidla og at dei kommunane som er klar for «hurtigløpet» og som er klar til å fatta vedtak i 2015 kanskje lenge har hatt samtalar om kommunereform, og at ein gjerne har gjennomført utgreiing i form av kartlegging og analyse. Det er ikkje tilfelle i region vest der Askøy fatta negativt vedtak og Øygarden ei heller ville vera med å greie dette ut for relativt kort tid sidan. -86-