Arbeidsprosess for begrepskoordinering

Transkript

1 Arbeidsprosess for begrepskoordinering Forslag til arbeidsprosess for å koordinere begrepsbruk i forvaltningen med sikte på å bedre elektronisk samhandling Oppsummering Økt samhandling i offentlig sektor kan gi store samfunnsmessige gevinster, for eksempel i form av en mer (kostnads)effektiv forvaltning, bedre service for brukerne, mindre belastning for næringslivet og større grad av likebehandling, og dermed økt rettssikkerhet. Utfordringene knyttet til økt samhandling er imidlertid betydelige, og deles ofte i kategoriene tekniske, begrepsmessige, organisatoriske og juridiske utfordringer. I dette prosjektet konsentrerer vi oss om de begrepsmessige utfordringene, men siden det er flytende overganger mellom kategoriene, har prosjektet også diskutert de andre kategoriene der det har vært relevant. Mange offentlige organer har i dag hjemmel til å innhente og bruke samme type informasjon (for eksempel personopplysninger), men siden begrepsdefinisjonene ofte varierer noe, og det ikke alltid er lett å finne dokumentasjon av andre organers begreper, innhenter organene samme type informasjon hver for seg. Dersom begrepsdefinisjonene ble koordinert, og disse definisjonene, samt beskrivelse av begrepenes bruksområde, var lett tilgjengelige, ville det gi grunnlag for å samle inn denne informasjonen en gang, og så gjenbruke den i alle offentlige organer som skal ha tilgang til den 1. Dette vil bety reduserte innsamlingskostnader i forvaltningen, mindre belastning for de som avgir informasjonen (enten det er næringsliv som avgir data om sin virksomhet eller privatpersoner som søker om ulike former for støtte) og økt mulighet for likebehandling (for eksempel ved at offentlige organer forholder seg til samme datagrunnlag). Det er ikke alltid nødvendig å bli enig om en felles definisjon på tvers av alle organer (harmonisering) for å oppnå de nevnte gevinstene. En felles definisjon vil i noen tilfeller være mulig, mens det i andre tilfeller vil være tilnærmet umulig fordi det finnes faglige og juridiske grunner til ulikhetene. Å relatere begrepene til hverandre - definere dem og vise sammenhengen (likheter/avvik) - vil ofte være tilstrekkelig for å realisere i hvert fall deler av gevinstpotensialet. I koordineringsarbeidet vil en gjennomgå og dokumentere ulike organers definisjoner av et begrep (for eksempel inntekt), og så avklare eventuelle avvik. I løpet av arbeidsprosessen må en så avgjøre om begrepene kan harmoniseres, eller om de kun kan relateres. Dersom avvikene er beskrevet, vil en i mange tilfeller kunne utnytte data innsamlet av andre, ved å tilpasse dem til eget bruk. Dette notatet foreslår en arbeidsprosess som skal brukes av offentlig forvaltning for å koordinere bruken av begreper, og dermed gi mulighet til å hente ut samhandlingsgevinster. Arbeidsprosessen er i dette notatet beskrevet på en overordnet måte, og må videreutvikles og detaljeres i forbindelse med implementeringen. Arbeidet foreslås ledet av en nasjonal koordinator. Nasjonal koordinator har ikke mulighet til å håndtere alle koordineringskandidater på en gang, men må vurdere hvilke begreper som har størst potensial mht koordineringsgevinst, og starte med disse. De andre begrepene må tas etter hvert. Offentlige organer som bruker et prioritert begrep, skal så trekkes inn i koordineringsarbeidet. Det er viktig å understreke at en i den foreslåtte arbeidsprosessen ikke skal lete etter begreper som det teoretisk kunne være interessant å koordinere, men konsentrere seg om begreper med konkrete samhandlingsbehov, basert på erfaringer hos forslagsstiller. Det er avgjørende at koordineringsbehovet er reelt siden arbeidet kan bli ressurskrevende og i noen tilfeller kreve endringer i lovverket. 1 Gjenbruken av data må selvsagt skje i overensstemmelse med reglene for behandling av personopplysninger. 1

2 1. Bakgrunn og mål Målet for det foreliggende prosjektet er å definere en arbeidsprosess for å koordinere begreper som brukes på tvers av offentlige organer. Bakgrunnen for dette er ønsket om å hente ut gevinstene som ligger i økt samhandling. Det er et politisk mål bl.a. å gjøre offentlig forvaltning enklere og i større grad gjenbruke informasjonen som finnes i forvaltningen, og samhandling er verktøyet for å oppnå dette. Vi har i prosjektet et spesielt fokus på elektronisk samhandling, og gevinstene knyttet til elektronisk utveksling av informasjon organene imellom, men ikke all samhandlingsgevinst vil være relatert til dette, men til for eksempel felles begrepsforståelse i ulikt lovverk. En av utfordringene knyttet til forenkling og økt gjenbruk i forvaltningen, er at ulike offentlige organer definerer tilsvarende begrep på forskjellige måter. Dette gjør at informasjon fra andre er vanskelig å gjenbruke direkte, selv om det ikke er noen hjemmels- eller personvernsmessige hinder for dette. Det er dessuten ofte vanskelig å finne dokumentasjon på andre organers begreper. Slik manglende dokumentasjon gjør det problematisk å tilpasse for eksempel inntekstdata som finnes hos andre offentlige organer, til eget bruk. EDAG-prosjektet (Elektronisk Dialog med ArbeidsGivere) som omtales i kapittel 2, er et eksempel på organer som nå prøver å effektivisere innsamlingen, bl.a. ved å gjennomgå begrepene (for eksempel ulike lønnsbegrep) som det samles inn data for. Koordinering av begreper er en forutsetning for økt samhandling, men samhandlingen vil selvfølgelig kreve arbeid også av teknisk, organisasjonsmessig og i mange tilfeller juridisk art. Aktuelle koordineringskandidater er både begreper som brukes direkte i saksbehandling i ulike sammenhenger, og begreper i lovtekster, siden disse ofte er basis for saksbehandling og beslutningsgrunnlag. Siden koordinering av begreper er så viktig, vil en strukturert arbeidsprosess for koordinering bidra til mange gevinster. Fordi data knyttet til koordinerte begreper kun trengs å samles inn en gang, og deretter kan gjenbrukes av andre som har hjemmel for denne type data, vil forvaltningen kunne redusere kostnadene ved datainnsamling. Både næringsliv og privatpersoner vil få redusert belastning, og dermed opplevelsen av bedre service, ved at de ikke trenger oppgi samme informasjon flere ganger til ulike deler av forvaltningen. Det vil også gjøre livet enklere at en møter samme begreper og definisjoner (i de tilfeller dette er mulig å få til) i kontakt med ulike organer som opererer innenfor samme fagfelt. Ved at informasjon gjenbrukes, kan også større deler av for eksempel søknader om støtte, være ferdigutfylt med andre organers data, noe som gjør søkeprosessen lettere. I tillegg vil brukerne få innsyn i de opplysninger forvaltningen har og bruker i sin saksbehandling (fremmer transparens), samtidig som dette kan bidra til bedre datakvalitet ved at brukerne kan sjekke opplysningene. Grunndataforvaltningen 2 i det offentlige vil også kunne profittere på en bedre begrepskoordinering. Det finnes for eksempel mange ulike adressebegreper, og dersom disse var bedre koordinert, kunne ulike organer som får adresseoppdateringer fra sine brukere, på en enklere måte videreformidle disse til grunndataforvaltningen for eksempel Det sentrale folkeregisteret (innenfor personvernets rammer). Koordinering av definisjoner vil også bidra til mer konsistent behandling av saker innenfor ulike saksfelt. Dette vil bidra til større grad av likebehandling der det ikke er saklig grunnlag for å behandle forhold ulikt, noe som vil øke respekten for, og tiltroen til, forvaltningen. 2 Grunndata er data som tilhører basisregistrene, Det sentrale folkeregisteret, Enhetsregisteret, Matrikkelen og Arbeidsgiver- /arbeidstakerregisteret. 2

3 2. Andre relevante prosjekter Målsetningen om forbedret elektronisk samhandling i offentlig sektor er felles for en rekke prosjekter og aktiviteter, i regi av Difi og andre. Nedenfor er en gjennomgang av de prosjektene der det å løse begrepsmessige utfordringer og hindre er en viktig del av aktiviteten. Nasjonal strategi for metadata Difi har fått i oppdrag å utarbeide et forslag til en nasjonal strategi for metadata i samarbeid med andre offentlige organer. Arbeidet skal være ferdig innen utgangen av året. I juni ble det levert en midtveisrapport som har følgende overordnede visjon for strategien: Alle data det offentlige forvalter skal være beskrevet på en strukturert måte, og beskrivelsene skal være tilgjengelige Midtveisrapporten lister en rekke tiltak som kan bidra til å nå dette målet. Noen av tiltakene som er foreslått er av mer teknisk natur -- som f.eks. forslag om å vurdere en standard for identifikatorer, mens andre går mer på språklig innhold, f.eks. arbeidsprosessen for koordinering av begrep (herværende dokument). Felleskomponentprogrammet Felleskomponenter er felles løsninger/systemer som kan brukes av alle/mange offentlige organer som alternativ til at hvert enkelt organ etablerer de løsningene som er nødvendige for å bedre elektronisk samhandling i forvaltningen. Eksempler på eksisterende felleskomponenter er MinID for autentisering, og Altinn som plattform for utvikling og drift av elektroniske tjenester. Difi har ansvaret for å utarbeide anbefalinger og prioriteringer av hvilke felleskomponenter som bør på plass, og hvordan de bør forvaltes og styres for å sikre ulike behov fra ulike offentlige organer tas hensyn til. Blant felleskomponenter som vurderes er bl.a.et utvidet folkeregister som kan redusere behovet for lokalt tilpassete varianter. Ved innføring av en felleskomponent vil det være nødvendig bli enige om hva dataene som skal formidles fra felleskomponenten betyr.. LOS Los er en felles terminologi for offentlige tjenester med et standardisert vokabular for å beskrive offentlige tjenester og informasjon. Formålet er å kunne ha en felles og gjenkjennlig informasjonsstruktur på ulike portaler i forvaltningen. Samtidig er det en teknisk standard for utveksling av informasjon knyttet til vokabularet. Los består av 400 emneord (kontrollert vokabular), navigasjonsstruktur med 15 hovedtema og 78 undertema, mer enn 1500 søkeord/hjelpeord (synonym, utgåtte termer osv.). Los forvaltes av Difi. Fokus er på språklig mening, og vokabularet er bygget opp i tråd med prinsipper og metoder for terminologiarbeid. Seres Semantikkregisteret for elektronisk samhandling (Seres) er en løsning og et sett av metoder for å lage og lagre beskrivelser av data som skal utveksles med og innenfor offentlig sektor. Seres utvikles og forvaltes av Brønnøysundregistrene. Seres kan brukes både for tekniske beskrivelser av data, og for beskrivelser av den språklige meningen. Det er lagt opp til en modell der data kan beskrives på tre nivå (teknisk, struktur, semantisk) slik at den tekniske beskrivelsen kan knyttes inn mot beskrivelsen av mening -- og opplysninger som har en definert mening (semantikk), skal kunne forekomme i mange ulike tekniske 3

4 varianter, men uten at det er nødvendig å beskrive meningen på nytt for hver variant. Seres kan muligens brukes som verktøy for å modellere terminologi i tråd med prinsippene for terminologiarbeid. Språkrådets terminologitjeneste Språkrådets terminologitjeneste (Terminologitjenesten) har et overordnet, nasjonalt ansvar for å samordne utvikling og tilgjengeliggjøring av norsk terminologi. Tjenesten samarbeider tett med Språkrådets fagråd for terminologi og fagspråk. Den skal blant annet ta initiativ til, legge til rette for og samordne aktivitet innenfor terminologiutvikling, assistere fagmiljøer og hjelpe til med å bygge opp termbaser, gi råd til offentlig forvaltning, næringsliv og publikum. 3 Når en skal jobbe i tråd med prinsippene for terminologiarbeid er Terminologitjenesten en naturlig samarbeidspartner for å sikre at arbeidet gjøres i tråd med beste praksis. Terminologitjenesten er primært opptatt av språklig mening, men kjenner også til verktøy og tekniske standarder for å understøtte terminologiarbeid. EDAG-prosjektet EDAG-prosjektet (Elektronisk Dialog med ArbeidsGivere) er et stort prosjekt som ledes av SKD. Dette er et eksempel på tre organer (SKD, NAV og SSB) 4 som kjente til at de samlet inn overlappende informasjon om lønns- og arbeidsforhold, og som nå prøver å effektivisere innsamlingen, bl.a. ved å gjennomgå begrepene som brukes i innsamlingsskjemaene. Inntil nå har organene spurt etter mange begreper/data som er innfløkte å forstå, bl.a. fordi SKD, NAV og SSB bruker ulike definisjoner og ber om tall for ulike tidsperioder. Denne variasjonen hos mottakerne gir arbeidsgiverne mye ekstraarbeid, i tillegg til at risikoen for dårlig datakvalitet øker. Fokus i arbeidet har derfor vært å lette arbeidsgivernes (oppgavegiverne) situasjon, bl.a. gjennom harmonisering av begreper og mer bruk av data som kan hentes direkte fra arbeidsgivers systemer. SKD, NAV og SSB vil selv gjøre mange av beregningene som trengs, i etterkant, basert på rådataene fra arbeidsgiver. Dette fritar arbeidsgiverne fra å beregne data for flere begreper som baserer seg på et forholdsvis komplisert regelverk. 3 Kilde: 4 Brønnøysundregistrene var også med på arbeidet i forstudien til EDAG-prosjektet. 4

5 3. De ulike fasene i arbeidsprosessen En arbeidsgruppe bestående av flere etater med utstrakt bruk av elektronisk samhandling, har vært med å lage det følgende forslaget til arbeidsprosess 5. Vi skal i det følgende beskrive de ulike fasene i arbeidsprosessen. I beskrivelsen av fasene refereres det til følgende maler: - Mal A: Mal for innsending av forslag til begrep som ønskes koordinert - Mal B: Mal for utredning av begreper - Mal C: Mal for presentasjon av begreper Mal A er laget for å samle inn nok opplysninger til at nasjonal koordinator kan foreta en prioritering av innkomne koordineringsforslag (f.eks. beskrivelse av behovet for koordinering, hvilke andre organer som bruker begrepet, bruksområde, tilknytning til lovverk etc.). Malen finnes i vedlegg 1. Mal B er en mal for punktene som skal tas med i utredningen som leveres videre til koordineringssrådet 6 (f.eks. beskrivelse av problemstilling og forslag til tiltak), mens mal C presenterer de opplysningene som er egnet til å beskrive et begrep som har vært gjennom beslutningsfasen hos FAD/regjeringen. Malene B og C finnes i hhv. vedlegg 2 og 3. I vår sammenheng tenker vi oss koordinering på tre ulike nivå: - Tilgjengeliggjøring (ingen utredning, men informasjon om begrepet dokumenteres og gjøres tilgjengelig hos nasjonal koordinator, f.eks. via liste over begrepsforslag) - Relatering (begrepet utredes og dokumenteres; en klargjør og beskriver bl.a. likheter og avvik mellom samme begrep som defineres og brukes noe ulikt i ulike organer, for eksempel barn. Utredningen dokumenteres hos nasjonal koordinator) - Harmonisering (begrepet utredes, og en kommer fram til en felles term og definisjon for begrepet. Begrepet dokumenteres hos nasjonal koordinator og får normativ status). Når det gjøres betydelige endringer i, eller lages nytt, lovverk, arbeidsrutiner, datasystemer eller lignende, bør de ansvarlige vurdere om de innfører nye, eller endrer eksisterende, begreper som er så viktige i et samhandlingsperspektiv at det bør gjennomføres en koordineringsprosess. Dersom de ansvarlige kommer til at en koordinering er riktig, må de foreta en avveining mellom kostnadene ved å utsette koordineringen av et begrep, mot kostnadene ved å foreta koordineringen samtidig med eget definisjonsarbeid. I det første tilfellet starter en med å avklare egen definisjon, og kontakter senere andre organer for å koordinere med dem. Da kan koordineringen bli ganske kostnadskrevende fordi en sannsynligvis må justere en definisjon som allerede er blitt innarbeidet i egne systemer. I det andre tilfellet vil definisjonsarbeid og koordinering gjøres samtidig, og nødvendige avklaringer med andre organer vil sannsynligvis bidra til at definisjonsarbeidet tar lengre tid. Dette gir en kostnad ved at en må leve lenger med en uavklart definisjon. På neste side er de ulike fasene i prosessen oppsummert i en tabell. 5 Arbeidsgruppen har bestått av representanter for Brønnøysundregistrene, Bærum kommune, Difi, Justisdepartementet, Lånekassen, Mattilsynet og UDI. 6 Arbeidsgruppen har ikke tatt stilling til om det bør være et eget koordineringsråd eller om denne oppgaven skal ivaretas av Standardiseringsrådet. Vi vil imidlertid i notatet bruke termen koordineringsråd for de som behandler et forslag og vedtar om det skal sendes over til FAD/regjeringen for beslutning. 5

6 Arbeidsprosess for begrepskoordinering hovedpunkter per fase Navn på fase Beskrivelse av fase I) Forslagsfasen Forslag kan komme inn på flere måter: - Innsending via mal - Koordineringsforslag fra SERES+ - Nasjonal koordinators egne forslag II) Prioriteringsfasen Tre mulige resultat av prioritering: 1) Forslaget avvises. 2) Forslaget prioriteres ikke (legges på vent). 3) Forslaget prioriteres. Liste over prioriterte begreper (med begrunnelser) gjøres tilgjengelig på internett. Oversikt over innkomne forslag gjøres også fortløpende tilgjengelige på internett. III) Innsamlingsfasen IV) Utredningsfasen - Organer som bruker de prioriterte begrepene, fyller ut mal for egne begreper og sender nasjonal koordinator - Nasjonal koordinator sjekker også bruk av begrepene via SERES+. To alternative valg 1) Nasjonal koordinator fremmer et satsingsforslag på bakgrunn av den innsamlede dokumentasjonen (dersom arbeidet antas å bli svært ressurskrevende) 2) Det etableres en gruppe av interesserte organer (brukere av begrepet), ledet av nasjonal koordinator, som står for utredningen. V) Behandlingsfasen - Høring - Behandling i Koordineringsråd - Oversending FAD/regjeringen VI) Beslutningsfasen VII) Forvaltningsfasen - Behandling FAD/regjeringen - Vedtak - Obligatoriske begreper dokumenteres hos nasjonal koordinator og SERES+ - Rutiner for endringer 6

7 Nedenfor følger en utdypende beskrivelse av hver enkelt fase. I) Forslagsfasen Forslag til koordinering skal kunne fremmes av hvem som helst i henhold til en mal (mal A). Prioriteringskriteriene for forslagene (som nasjonal koordinator vil benytte i fase II av arbeidsprosessen) skal også gjøres kjent i forslagsfasen slik at forslagsstiller kan fylle ut og sende inn skjemaet som en egenvurdering av forslaget som framsettes. (En mer grundig gjennomgang av prioriteringskriteriene følger i beskrivelsen av prioriteringsfasen.) En annen kilde til mulige koordineringsbegreper er Semantikkregisteret for elektronisk samhandling (SERES) og eventuelt tilsvarende metadatasystemer. Koordineringsforslag skal identifiseres via SERES+ (SERES og eventuelt tilsvarende metadatasystemer) 7, og disse forslagene skal sendes nasjonal koordinator med en viss frekvens, f.eks. en gang per år. SERES+ skal også bruke mal A for å oversende forslagene, men må sannsynligvis ha en rutine på samarbeid med begrepseierne siden SERES+ neppe har all informasjon som skal til for å fylle ut malen. Nasjonal koordinator har dessuten ansvar for å vurdere om begreper som avdekkes gjennom annet arbeid hos nasjonal koordinator, bør fremmes som forslag til koordinering. Nasjonal koordinator vil med en viss frekvens, sannsynligvis en gang per år, samle innkomne forslag og gjøre en prioritering for å planlegge neste års koordineringsarbeid. Det vil imidlertid foretas en jevnlig gjennomgang av innsendte forslag, slik at nasjonal koordinator kan velge å gjøre en omprioritering av ressurser dersom det kommer inn et forslag som anses som viktig nok. Alle innkomne forslag gjøres tilgjengelige fortløpende ved at innsendt mal A legges ut på nasjonal koordinators webside. Nasjonal koordinator må også utforme websidene slik at det blir mulig for andre å legge inn kommentarer til de ulike forslagene ( Vi bruker samme definisjon, Vil gjerne at dette forslaget prioriteres etc.) Hvilke begreper kan sendes inn: - Begrepene skal ha et samhandlingsfokus. Denne arbeidsprosessen skal ikke brukes for å avklare begreper som kun representerer en koordineringsutfordring innen en et offentlig organ. - Både begrepskomplekser (flere begreper som henger sammen) og enkeltbegreper kan spilles inn. II) Prioriteringsfasen I prioriteringsfasen tenker en seg tre alternative utfall: 1) Forslaget avvises av nasjonal koordinator, f.eks. fordi det ikke har med samhandling å gjøre. I dette tilfellet fjernes forslaget med tilhørende mal A fra oversikten hos nasjonal koordinator. 2) Forslaget prioriteres ikke. I dette tilfellet blir forslaget med mal A liggende på nasjonal koordinators oversikt, men en dokumenterer i tillegg begrepet med mal C for å markere at dette er et begrep som har vært gjennom en prioritering, men (ennå) ikke har nådd opp. Nasjonal koordinator tar også vare på vurderinger og resultat fra prioriteringsprosessen. 7 ] Vi har valgt å bruke benevnelsen SERES + for ikke å foregripe begivenhetenes gang i forhold til nasjonal metadatastrategi. I metadatastrategien skal en bl.a. se på mulige felles metadatasystemer (et eller flere) innen offentlig virksomhet. SERES er en av kandidatene, men siden denne strategien ikke er ferdig, bruker vi SERES+ for å indikere at fellessystemet/-systemene kan være SERES eller eventuelt andre systemer som oppfyller kravene som stilles til et slikt fellessystem (og som vi ikke går inn på i denne rapporten). 7

8 3) Forslaget prioriteres (se prioriteringskriterier nedenfor), og nasjonal koordinator publiserer ei liste over prioriterte begreper på sin webside. På samme liste må en også vise status for koordineringsarbeidet ved å markere de ulike begrepene med f.eks. Ikke igangsatt, I arbeid, Til behandling, Avsluttet uten vedtak 8, Vedtak finnes 9. Nasjonal koordinator må sørge for å holde denne statusoversikten oppdatert. Begrepene må også lenkes til forslagsmal A slik at det blir lett for de som sjekker lista, og få mer informasjon om de prioriterte begrepene Prioriteringskriteriene Under følger et forslag til kriterier for å avgjøre hvilke begreper som skal prioriteres med hensyn på en koordineringsprosess. Nasjonal koordinator må dessuten vurdere hvorvidt det foreslåtte begrepet er en del av eller et underbegrep av et annet begrep slik at det egentlig er det mer overordnede begrepet som bør tas med i prioriteringsprosessen (hvis noen for eksempel foreslår å koordinere hybeladresse, bør en vurdere om det egentlig er adressebegrepet som sådant som bør koordineres). Forslag til kriterier: 1) Vil koordinering av begrepet gjøre samordning (for eksempel datautveksling eller felles datainnsamling) mellom offentlige organer enklere? 2) Vil koordinering av begrepet lette arbeidsbyrden for eksterne brukere (andre organer, næringsliv, privatpersoner? 3) Hvor mange offentlige organer antas å bruke det foreslåtte begrepet? 4) Finnes det flere forslag innen samme tema/domeneområde? 5) Finnes begrepet i basisregistrene/de sentrale registrene (DSF, Enhetsregisteret, Matrikkelen eller Arbeidsgiver/Arbeidstaker-registeret?)? 6) Er det flere ulike problemstillinger knyttet til begrepet? 7) Vil en koordinering bidra til bedre kvalitet innenfor fagområdet (for eksempel i form av forbedret rettssikkerhet eller bedre datakvalitet)? 8) Kan en koordinering gi økonomisk gevinst? 9) Vil en vellykket koordinering bidra til å øke det offentliges omdømme i befolkningen? De vurderinger som foretas i prioriteringsprosessen, vil i mange tilfeller være overordnede ( kvalifisert gjetning ) siden den eneste informasjonen nasjonal koordinator har på dette tidspunktet ( i tillegg til egen forkunnskap om begrepet), er informasjonen fra det innsendte forslagsskjemaet og egenvurderingen knyttet til prioriteringskriteriene (samt det som er framkommet i eventuelle samtaler med forslagsstiller). Vi foreslår derfor at kriteriene vurderes på en skala fra 1 til 3 der 1= Lite/få 2= Middels 3= Mye/mange (0 må også kunne brukes der det er relevant). Når det er mulig, skal en også prøve å tallfeste gevinsten (kriterium 8), f.eks. innsparinger som antall brev man slipper å sende ut til kundene, sparte utgifter ved å scanne innkommende brev, økt automatisering som gir færre saksbehandlertimer, systemer som bare trenger å vedlikeholdes ett sted etc. Også besparelser hos brukerne bør vurderes på samme måte. Det er en gevinst i seg selv dersom 8 Avsluttet uten vedtak kan brukes dersom arbeidsgruppen ikke kommer til enighet om et forslag som kan sendes til behandling, eller hvis koordineringsrådet ikke vil sende forslaget videre til vedtak. 9 Disse statustypene må få sin endelige utforming i forbindelse med implementeringen av arbeidsprosessen 8

9 brukeren kan slippe å bruke tid på å finne dokumentasjon og sende den i posten til flere offentlige organer. Tallfestingen er interessant i seg selv, og kan i prioriteringsvurderingen eventuelt oversettes til 1-3-skalaen. Den samlede prioriteringen gjøres ut fra et kostnad/nytte- eller nettogevinstperspektiv. Gevinsten/nytten som en får en pekepinn om ved gjennomgangen av de ni kriteriene over, må vurderes mot kostnadene. En samlet kostnad bør også gis verdien 1, 2 eller 3 med samme tolkning som ovenfor, og en bør for eksempel ta med i betraktningen om eventuelle endringer vil medføre kostbare systemendringer, kostnad/belastning på eksterne brukere og kostbare utredninger knyttet til lover og regler. Også her bør en tallfeste kostnadene der det er mulig å få til. Kostnad og gevinst bør så vurderes mot hverandre for å komme fram til nettogevinst (og her må en også kunne bruke 0 som vil inkludere både negativ nettogevinst og nettogevinst lik 0). I denne fasen bør også nasjonal koordinator vurdere risikoen ved en eventuell koordineringsprosess, dvs. hvor sannsynlig er det at en kan lykkes med en eventuell koordinering og implementering i det offentlige og hos brukerne. Hvis et prosjekt har stor nettogevinst, men er så komplisert at sannsynligheten for å lykkes er lav (for eksempel hvis en antar at det vil møte motstand hos viktige aktører eller at det er teknologisk komplisert å implementere), vil dette tale for at begrepet bør settes på ei venteliste (modning). III) Innsamlingsfasen Når prioriteringen er klar, og oversikten over prioriterte begreper er publisert på nasjonal koordinators webside, kan offentlige organer som er interessert i å være med i koordineringsarbeidet, melde fra om dette. Det gjøres ved å fylle ut mal A for det aktuelle begrepet og sende den til nasjonal koordinator innen en viss frist. Nasjonal koordinator har dessuten et spesielt ansvar for å følge opp offentlige organer som er nevnt som begrepsbrukere av forslagsstiller, slik at en er sikker på at vedkommende organer sender inn utfylt mal A for sin begrepsbruk og vurderer om de vil delta i koordineringsarbeidet. Nasjonal koordinator skal også, i samarbeid med SERES+, forsøke å finne frem til relevante organer som ikke er nevnt av forslagsstiller. Alt etter hvilken respons som gis på de prioriterte begrepene, kan nasjonal koordinator bestemme seg for å endre sine prioriteringer, f.eks. hvis et begrep vises lite interesse fra andre offentlige organer enn forslagsstiller. I tilfellet må prioriteringslisten på websiden oppdateres. IV) Utredningsfasen De prioriterte begrepene går videre til utredning, Her har vi to mulige utfall: 1) Dersom koordineringen av et eller flere begreper anses som for ressurskrevende til å løses gjennom den vanlige arbeidsprosessen, men koordineringen likevel er så viktig at en vil gjennomføre den, vil en i utredningsfasen bruke tiden til å utarbeide satsingsforslag 10 basert på problemstillingen(e). Dersom satsingsforslaget godkjennes, vil koordineringsarbeidet videreføres som eget prosjekt, sannsynligvis ledet av en av de involverte organene, men i kontakt med nasjonal koordinator. Dersom satsingsforslaget ikke godkjennes, må nasjonal koordinator vurdere om forslaget likevel kan behandles i en vanlig arbeidsprosess, om det eventuelt skal gå tilbake til forslagslisten (settes på vent) eller avvises. 10 Et satsingsforslag er et arbeid av en slik størrelsesorden at det skal sendes som innspill til budsjettprosessen i statsbudsjettet. 9

10 2) Dette alternativet velges dersom koordineringsarbeidet anses som velegnet (vurderingen vil i hovedsak gå på hvor ressurskrevende arbeidet er) til å utredes av en gruppe ledet av nasjonal koordinator, med støtte fra de involverte organers fagkompetanse. Nasjonal koordinator må da, basert på alle innspill, formulere problemstillingen og etablere gruppen av relevante offentlige organer. Det vil være nasjonal koordinator som har hovedansvaret for utredningsarbeidet. Hvor mange slike grupper som må etableres, vil avhenge av hvor mange begrep som prioriteres, og om de tilhører samme fagområde eller ikke. En vil i denne fasen forholde seg til malen (mal B) for utredning av begreper. V) Behandlingfasen Til behandlingsfasen kommer sakene som har vært gjennom utredningsfasen. For dagens saker til Standardiseringsrådet legges utredningen ut til høring en viss tid før den tas opp i rådet. Det samme må sannsynligvis også gjøres i forhold til begreper, dvs. legge ut utredningen (ev. prosjektresultatet/anbefalingen fra satsingen i utredningsalternativ 1) til høring før den går videre i beslutningsprosessen. Utredningen/anbefalingen skal så behandles i koordineringsrådet for begreper. Deres anbefaling sendes så til vedtak i FAD/regjeringen. VI) Beslutningsfasen Til beslutningsfasen kommer sakene som har vært gjennom behandlingsfasen. Beslutningen vil innebære en behandling i FAD og en regjeringsbehandling. Begreper som vedtas er obligatoriske å bruke så sant det ikke er gode grunner for det motsatte (og disse skal i tilfellet dokumenteres bruk eller forklar ) og eventuelt avvikende begreper skal relateres til de obligatoriske med beskrivelse av avvik. VII) Forvaltningsfasen De obligatoriske begrepene dokumenteres hos nasjonal koordinator. Offentlige organer som må avvike fra det obligatoriske, skal dokumentere avvikene og grunnene til dette (etter mal C), og denne dokumentasjonen vil bli publiseret hos nasjonal koordinator ( bruk eller forklar ). De obligatoriske begrepene, samt eventuelle avvikende begreper, skal også dokumenteres i SERES+. Det må dessuten etableres rutiner for hvordan aktørene skal opptre (begrepseier 11, nasjonal koordinator) dersom begrepseier eller andre etter hvert ønsker å gjøre endringer på et obligatorisk begrep. Dersom koordineringsarbeidet har vært utført som et eget satsingsforslag, skal nasjonal koordinator sammen med prosjektet lage en oppsummering av erfaringene fra arbeidet. Dette vil komme framtidige prosjekter til gode, og over tid kan erfaringene fra ulike prosjekter sammenstilles til en beskrivelse av beste praksis. 11 Generelt vil et begrep eies av det offentlige organet som har størst faglig kompetanse til å forvalte det. 10

11 VEDLEGG 1 MAL A: Mal for innsending av begrep(er) som foreslås koordinert Denne malen skal brukes for å fremme forslag til begreper der en mener det er behov for koordinering innenfor offentlig forvaltning. Begrepene som foreslås, skal ha et samhandlingsperspektiv (involvere flere offentlige organer), og ikke kun representere en koordineringsutfordring innen et offentlig organ. Koordineringsarbeidet vil ta tid. Begreper som krever umiddelbar avklaring vil ikke kunne få det, men kan spilles inn med tanke på koordinering på sikt. Både begrepskomplekser (flere begreper som henger sammen) og enkeltbegreper kan foreslås. Innsender: Kontaktperson: Term(er): Egen/egne definisjon(er): Problemstilling/behov for koordinering: Hvilken effekt (nytte) kan koordinering gi: Forslag til koordineringstiltak: Egne bruksområder: Knytninger mot lover: Knytninger mot forskrifter: Knytning mot retningslinjer/instrukser/andre normerende dokumenter/politiske føringer Knytninger mot arbeidsrutiner/ praksis: Knytninger mot systemer: Andre offentlige organer som bruker samme begrep(er)/term(er): Relasjoner til eksisterende definisjoner av samme term(er)/begrep(er): Relasjoner til andre begreper: Kommentarer: (fortrolig, skal bare kunne ses av nasjonal koordinator) Kommentarer : Alle punkter vil sannsynligvis ikke kunne fylles inn/være relevante for alle som sender inn forslag til koordinering, men vi tror feltene i kursiv bør være obligatoriske å fylle ut. Feltene som ikke er relevante, skal ikke stå åpne, men fylles ut med Ikke relevant. En kan heller ikke forvente at 11

12 opplysningene som gis er komplette, for eksempel at et offentlig organ som ønsker et begrep koordinert, har oversikt over alle andre organer som bruker begrepet. Nasjonal koordinator vil måtte ha et overordnet ansvar for å finne ut dette. Hjelpetekster til de ulike punktene: Innsender: Offentlig organ, organisasjon eller privatperson som fremmer forslag til koordineringsbegrep(er) Kontaktperson: Kontaktperson for offentlige organer og organisasjoner, samt kontaktdetaljer (e-post, postadresse) - også for privatpersoner dersom de er innsendere Term(er): Navn på begrep som ønskes koordinert. En kan legge inn flere begreper i samme mal, men kun dersom beskrivelsene i alle de følgende feltene er gyldig for alle begrepene. Hvis så ikke er tilfellet, fylles det ut en mal per foreslått begrep. Egen/egne definisjon(er): Her skal definisjonen som brukes hos innsender, fylles inn. (Generelle råd fra Termlosen vedrørende definisjoner: Definisjoner skal være så kortfattede som mulig. Alle tilleggsopplysninger bør stå i merknader, ikke i definisjonen. Utskiftingsprinsippet: en term skal (med små endringer) kunne byttes ut med sin definisjon i en gitt tekst. Andre termer enn den som defineres, skal ikke forklares i en definisjon. En definisjon skal bare vise til begreper som er kjent for de som skal bruke definisjonen.) Problemstilling/behov for koordinering: Her beskrives årsaken til koordineringsbehovet så presist og konkret som mulig, med hovedvekt på de problemer dagens situasjon skaper. Hvilken effekt (nytte) kan koordinering gi: Her beskrives nytten av en koordinering, både mht. problemområdene nevnt over, og eventuelle andre bonuseffekter. Vær så konkret som mulig. Forslag til koordineringstiltak: Dersom innsender selv har konkrete forslag til koordineringstiltak, skal de beskrives her. Egne bruksområder: Beskriv i hvilke sammenhenger begrepet brukes i egen offentlig organ(unntatt systemer/it-løsninger som beskrives i eget felt lenger nede). Dette vil gjelde både sammenhenger nevnt i beskrivelsen av problemstillinger og eventuelle andre områder. Ta også med informasjon om dette er begrep(er) som allerede er i bruk eller noe som forberedes å tas i bruk. Knytninger mot lover: Ta med referanse til relevant(e) lov(er) dersom egen begrepsdefinisjon er hjemlet i lovverket. Knytninger mot forskrifter: Ta med referanse(r) til relevant(e) forskrift(er) dersom egen begrepsdefinisjon er hjemlet i forskrift. Knytning mot retningslinjer/instrukser/andre normerende dokumenter/politiske føringer: Ta med referanse(r) til relevante retningslinjer, instrukser, andre normerende dokumenter eller politiske føringer dersom egen begrepsdefinisjon er basert på disse. Knytninger mot arbeidsrutiner/ praksis: Beskriv eventuelle egne arbeidsrutiner/praksis som har betydning for bruk og tolkning av begrepet. La beskrivelsen være på et overordnet nivå, og gi heller referanse til eventuell dokumentasjon som inneholder mer detaljert beskrivelse. 12

13 Knytninger mot systemer: Dersom begrepet er knyttet til data som mottas til, sendes fra eller dokumenteres i et system/it-løsning, skal disse systemene, og deres bruk av begrepet, beskrives kort her. Opplysninger om bruk i ulike spørreskjema kan også tas med her. Andre offentlige organer som bruker samme begrep(er)/term(er): Her beskrives de andre organene som en vet bruker termen/begrepet. Vær spesielt oppmerksom på å oppgi alle offentlige organer som bidrar til problemstillingen/behovet for koordinering. Relasjoner til eksisterende definisjoner av samme term(er)/begrep(er): Dersom en kjenner relasjonen mellom egen definisjon og de som brukes av andre offentlige organer (for eksempel at et annet organ har en mer detaljert definisjon som er litt for spesifikk i forhold til egen bruk), skal disse beskrives her. Relasjoner til andre begreper: Beskriv eventuelle andre begreper som er så sterkt knyttet til det aktuelle begrepet, at koordinering/endringer av dette sannsynligvis vil ha konsekvenser for disse. Kommentarer: (fortrolig, skal bare kunne ses av nasjonal koordinator) Dersom en har kommentarer av betydning for vurderingen av begrepet, men som en ikke ønsker skal offentliggjøres, kan de tas med i dette feltet. Dette kan for eksempel knytte seg til interne forhold hos forslagsstiller. Kommentarer : Her har en mulighet til å komme med relevante opplysninger som en ikke har funnet plass til i noen av feltene over. 13

14 VEDLEGG 2 MAL B: Mal for utredning: Dette er et utkast til mal for den utredningen som skal gjøres når det har kommet innspill til begrep der det er behov for en koordineringsprosess, og disse begrepene er blitt prioritert for videre behandling. Innledning Med bakgrunn; hvilke begrep er det snakk om, hvor er innspillet kommet fra, kort begrunnelse for å se et eventuelt sett av begrep i sammenheng. Utredningen metode Oversikt over informasjonsinnsamlingen; hvem har levert innspill i innsamlingsfasen; hvilke andre informasjonskilder er brukt, for eksempel oppfølgingsspørsmål, møter? Eksempler på utfordringer relatert til begrepene Oppsummere/referere til konkrete eksempler på samhandlingsproblemer knyttet til begrepene Status for begrepene per i dag Det vi vet om begrepet/begrepene ifm elektronisk samhandling i dag. Om begrepene i andre kilder Lover og forskrifter (Lovdata) Andre Seres+/Oppgaveregisteret. Forutsetter evt henvisning ifm innspillet vi har mottatt, for eksempel til sektorspesifikke tjenester. Relasjoner mellom begrepene Fortrinnsvis dokumentert i tråd med Termlosens anvisninger for terminologiarbeid. Analyse hva er årsaken til samhandlingsproblemene? Forsøk på analyse av eksemplene på samhandlingsutfordringer for å identifisere hva som er årsaken til problemene, for eksempel: samme term brukt på forskjellige begrep, bruk av forskjellige termer på samme begrep; ulikt presisjonsnivå; lik mening men forskjellig teknisk implementasjon eller problemer med identifikator eller enhet. Forslag til tiltak Koordinering av begreper obligatorisk bruk. Veiledning i eksisterende systemer; tydeliggjøring av hvilken bruk som er mulig, hva en får ut av registeret/systemet. Annet? Prioritering av tiltak Prioriteringskriteriene vurdering av konsekvenser av tiltak opp mot prioriteringskriteriene 14

15 VEDLEGG 3 Mal C: Mal for presentasjon av begrep: Term: Definisjon: Gyldig fra: Gyldig til: (Lenke til eventuelle versjoner): Ansvarlig offentlig organ: Bruksområder: Andre offentlige organer som bruker begrepet: Knytning mot lovverk: Knytning mot forskrifter: Sammenheng med andre begreper: En kan tenke seg å dele opp dette feltet i to deler: 1) Andre begreper som har en viss tilknytning til dette (for eksempel der det ene inngår i beskrivelsen av det andre) 2) Avvik: Her kan en finne lenker til eventuelle begreper med samme term, men som er nødt til å bruke avvikende definisjoner pga. lovverk etc. Kommentarer: (Eventuell klassifikasjon): Bør det være obligatorisk å legge inn presentasjonen både på norsk og engelsk? Avviksdokumentasjon Dersom et organ bruker samme term som et besluttet begrep, men pga. lovverk etc. er nødt til å bruke en annen definisjon enn den besluttede, skal også den avvikende definisjonen dokumenteres på ei webside opprettet for dette formålet hos nasjonal koordinator. Også til denne dokumentasjonen skal mal C brukes, men med et tilleggsfelt: Avviksbeskrivelse: Her skal avviket fra den besluttede definisjonen beskrives. Årsaken til avviket skal beskrives i feltene Knytning mot lovverk/knytning mot forskrifter. Dersom avviket ikke er begrunnet i lovverk, skal avviket beskrives i Kommentarer-feltet. Nasjonal koordinator må sørge for at det dokumenterte avviksbegrepet lenkes til det godkjente/besluttede begrepet med samme term. Erfaringer knyttet til praktisk bruk må vise om en eventuelt skal begrense disse avvikslenkene til begreper som tilhører samme bruksområde. Mal C brukt for ikke-prioriterte begreper i oversikt over begrepsforslag: I dette tilfellet vil ikke feltet under være aktuelt å bruke (siden en her dokumenterer et forslag, ikke et obligatorisk begrep) 15

16 2) Avvik: Her kan en finne lenker til eventuelle begreper med samme term, men som er nødt til å bruke avvikende definisjoner pga. lovverk etc. Lenking til andre begreper vil heller ikke være aktuelt i forslagsoversikten. 16