Revisjon av fylkesveier i Samarbeid/resultater

Transkript

1 Revisjon av fylkesveier i 2012 Samarbeid/resultater Fylkesveier 2012

2 Med bakgrunn i risiko og vesentlighetsvurderinger har vi sett på: Internkontroll og kartlegging av rutiner. Anlegg og Investering (etterlevelse) Drift og vedlikehold (etterlevelse) Rapportering iht. årsrapportmal 2

3 Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Tildeling av roller og regler i fullmaktsmatrisen Fullmaktsforhold knyttet til Økosys Kontroll av obligatorisk merking på internsysbilag mellom stat og fylke (sporbarhet) Kobling mellom inngående faktura og kontrakt (sporbarhet) Kontroll av mulige dobbeltutbetalinger Rekvirering av penger 3

4 Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Rutiner for beregning av kalkulatorisk lønn Rutiner for fordeling av kalkulatorisk lønn mellom stat og fylkeskommune Rutiner for bruk av produktkoder Påse at det er etablert rutiner for å hindre at fakturaer blir for gamle jfr. lov og forskrift om mva. kompensasjon Rutiner for å rapportere til fylkeskommunene iht. anordningsprinsippet. 4

5 Internkontroll og kartlegging av rutiner ved regnskapsenheten i Vadsø: Merknader Internsysbilag (overføring mellom stat og fylke). Stor andel av bilagene har utilstrekkelig sporbarhet til underliggende dokumentasjon og hva bilaget omhandler. Flere fylkeskommuner har stort forbruk av kalkulatorisk lønn (tabell) 5

6 Anlegg og investering Revidert to prosjekter i hvert fylke med bakgrunn i mottatte prosjekter fra fylkene. Hvert prosjekt kan inneholde flere kontrakter. Anskaffelsesfasen (LOA/FOA): Utlysning i Doffin (terskelverdier)? Ført anskaffelsesprotokoll og at tildelingskriteriene er benyttet ved valg av tilbyder? Stilt bankgarantier? Kontroll av kontrakten (underskrevet, riktig kontraktsbeløp, startdato, overtakelsesdato, dagbotsatser) 6

7 Anlegg og investering Gjennomføringsfasen: Kontrollere avdragsnotaer opp mot kontrakten (overskridelser?) Tilleggsarbeid (Ny utlysning hvis over terskelverdi?) Byggemøtereferater (tilleggsarbeid, fristforlengelser, mangelfulle grunnundersøkelser) Bilagskontroll Riktig kontert avdragsbeløp Riktig kontering av sikkerhetsstillelse (innestående beløp) Riktig adressat og prosjekt Attestasjon / anvisning (ansvarsmatrisen) Kontrollere vedlagte målebrev/oppmålingsrapporter ) 7

8 Anlegg og investering Overtakelsesfasen: Avholdt overtakelsesforetning og skrevet overtakelsesprotokoll? Arbeidet avsluttet innen kontraktens frister? Dagbøter (satser framgår av kontrakten)? Kontrollere sluttnota Tilbakeføring av sikkerhetstillelse (innestående beløp)? 8

9 Merknader «Anlegg og investering» Kostnadsoverskridelser på 25 av 41 kontrakter (61 % av kontraktene) I 2011 var det overskridelser på 50 % av kontraktene Forsinkelser i fremdrift på 21 av 40 avsluttede kontrakter (52 %) Dårlig planlegging, grunnundersøkelser? Feil tilbakeholdelse av sikkerhetstillelse for flere kontrakter Flere direkteanskaffelser mellom kr ,- og kr ,- (konsulenter uten konkurranse og mindre vegarbeid utenom anbud) 9

10 Merknader «Anlegg og investering» Feil bruk av art ved konteringer Manglende arkivering i det elektroniske arkivet Sveis. Manglende sporbarhet mellom faktura og saksdokumenter Manglende dokumentasjon av fristforlengelse 10

11 Drift og vedlikehold Samfunnssikkerhet og beredskap Kontroll av SVV og driftsentreprenørs beredskap og krisehåndtering ved mindre og større uforutsette hendelser. Er beredskapen i samsvar med overordnet strategi fra Samferdselsdepartementet for området. Kontrollert 10 kontrakter. To fra hver region i SVV. 11

12 Merknader «Drift og vedlikehold» Manglende risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) for 9 av 10 kontrakter. Ikke dokumentert at beredskapsplaner er utarbeidet i samarbeid med politi, brannvesen, akutt medisinsk kommunikasjonssentral(amk) og berørte kommuner (gjelder 8 av 10 kontrakter). For 9 av 10 kontrakter er det ikke gjennomført øvelser på byggherrenivå for

13 Merknader «Drift og vedlikehold» Beredskapsvakten mellom SVV og driftsentreprenørs beredskapsvakt er basert på mobiltelefoni. Ingen av driftsentreprenørene har satellitt-telefoner tilgjengelig, mens bare 50 % av byggherrevakten har tilgang til satellitt-telefoner. Ett av fem VTS (veitrafikksentralen) kontor mangler satellitttelefon Region Øst mangler byggherrevakt etter endt normal arbeidstid (08:00-15:45) 13

14 Merknader «Drift og vedlikehold» For 5 av 10 kontrakter er det kun etablert byggherrevakt for hendelser etter endt normal arbeidstid i vinterhalvåret. Ikke etablert forum internt i SVV hvor regionene møtes regelmessig for å dele erfaring knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap. Ikke etablert arenaer for en samordnet beredskapsplanlegging og krisehåndtering i egen sektor med politi, VTS, brannvesen og AMK. 14

15 Forvaltningsrevisjoner Hva skjer med forvaltningsrevisjoner? Oppfølging etter tre år Samarbeid forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon 15

16 Evaluering/utfordringer 2011 Ressursbruk Hvordan skal vi benytte 2 årsverk på best mulig måte? Dialog med 18 fylkesrevisorer samtidig som vi skal gjennomføre god revisjon. Viktig med rask og effektiv kommunikasjon. Hva gjør vi ved mistanke/indikasjoner på misligheter? Mislighetsaker er veldig ressurskrevende hvis man skal gå inn i dem. 16

17 Evaluering/utfordringer 2011 Tolkning av samarbeidsavtalen? Internkontroll Internkontroll er omfattende og omhandler alle primær og sekundærprosessene til SVV. Hva ønsker fylkesrevisorene at vi skal se på? Misligheter Overordnede mislighetshandlinger? Hva legges i det? 17