Saksframlegg Referanse

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 28/08/ SAK NR 41- Virksomhetsrapportering per 31.juli Forslag til vedtak: Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31. juli til etterretning. Skien, 21. august Marit Kobro Administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger/konklusjon Rapporteringen for perioden mai-juli viser gode resultater på selskapets leveranser og det er fortsatt høy aktivitet i prosjektporteføljen. Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.juli til etterretning. 2. Faktabeskrivelse: For mai og juni er saksinngangen henholdsvis 3,6 % og 2,9 % under budsjett. I juli er saksinngangen 13 % over budsjett. Sammenlignet med juli i 2014 er det en nedgang på 2 %. Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling i perioden. Gjennomsnittlig nasjonal saksbehandlingstid for mai er 17,2 dager, for juni 17,6 dager og for juli 19,7 dager. Dette gir gul styringsindikator. Andel omgjorte klager til klagers gunst hos fylkesmannen, som indikator på kvaliteten på vedtakene, er for 2. halvår 2014 målt til 8,2 %. Dette er innenfor målkravet og gir grønn styringsindikator. Det er for perioden målt god stabilitet i systemene PRO, NISSY og Radar. For alle systemene er det grønn styringsindikator i mai og juli. I juni er det grønn styringsindikator for PRO og NISSY, mens det er rød styringsindikator for Radar. Per juli viser regnskapet et positivt resultatavvik på 3,8 millioner kroner. Det er estimert et positivt resultat på 7 millioner kroner utover resultatkravet for. Investeringsporteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Investeringstiltakene har god fremdrift. Tilstedeværelsen i mai er 94,6 %, i juni 95,1 % og i juli 91,8 %. Hittil i år er det gul styringsindikator. Se nærmere omtale under punkt 2.8. Pasientreiser ANS har siden 2009 jobbet kontinuerlig med optimalisering av prosesser internt og eksternt for å bidra til gevinstrealisering. Det rapporteres nå på gevinstrealisering tilknyttet til implementering av teknologiske tiltak. Se nærmere omtale under punkt I tråd med styresak 15- skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Rapporteringen viser at aktiviteten er i henhold til plan, og redegjøres for i punkt Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for.

3 2.1 Sammendrag styringsindikatorer Styringsindikator MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,2 17,6 19,7 19,6 Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15 % 11,8 % 8,2 % 8,2 % God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 9,7 % 16,4 % 14,1 % 11,3 % Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 100,0 % 100,0 % 99,8 % Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % Oppetid Radar 99,3 % 100,0 % 97,4 % 100,0 % 99,5 % Tilstedeværelse > 95 % 94,6 % 95,1 % 91,8 % 93,0 % Styringsindikatorer og grenseverdier forklares i vedlegg til denne virksomhetsrapporten. 2.2 Aktivitet Transaksjonstunge oppgaver Graf: Faktisk saksinngang vs. budsjett Saksinngangen i mai og juni ble henholdsvis 3,6 % og 2,9 % lavere enn budsjett, mens den for juli ble 13,1 % over budsjett. Totalt for perioden mai-juli ble saksinngangen 1,3 % høyere enn budsjett. Med bakgrunn i saksinngangen så langt i estimeres det for hele året saker, som er saker mindre enn budsjettert. Faktisk akkumulert saksinngang per juli er 2 % lavere enn tilsvarende periode i Saksbehandlingstid Styringsindikator MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Snitt saksbehandlingstid i dager < 14 17,2 17,6 19,7 19,6

4 Saksbehandlingstiden har hatt en negativ utvikling fra mai til juli. På landsbasis var saksbehandlingstiden i mai 17,2 dager, i juni 17,6 dager og i juli 19,7 dager. Ved utgangen av juli er det ett pasientreisekontor som har saksbehandlingstid innenfor målet på 14 dager. Saksbehandlingstiden varierer mellom kontorene fra 6,6 til 33,4 dager. Det er i juli sendt ut forvaltningsbrev til pasienter tilhørende kontor med saksbehandlingstid over fire uker. Pasientreiser ANS har levert skanning, oppgaveregistrering og utbetaling i henhold til SLA-krav i perioden. Saksbehandlingstid Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Gjennomsnitt alle regioner 16,6 17,4 18,5 18,8 14,2 10,2 10,3 13,0 21,9 16,5 14,5 17,3 17,2 17,6 19,7 Helse Sør Øst RHF 14,7 15,5 15,8 13,6 13,2 8,5 8,8 10,4 18,3 12,2 10,3 14,7 14,5 14,0 16,3 Helse Vest RHF 15,4 16,5 21,5 23,1 17,3 10,4 8,7 11,1 18,9 16,6 14,2 15,2 16,2 16,2 16,1 Helse Midt Norge RHF 20,8 17,6 20,1 24,3 13,8 11,6 10,5 12,1 22,4 18,9 17,4 20,6 19,8 21,9 25,1 Helse Nord RHF 17,6 21,7 19,6 21,2 13,2 12,2 14,6 21,2 31,5 21,9 19,8 21,1 21,0 21,8 24,1 Tabell: Gjennomsnittlig saksbehandlingstid i regionene per måned i Tilleggstjenester/Saksbehandlingstjenester I mai ble det levert saksbehandlingstjenester til fem forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 9,6 månedsverk. I juni ble det levert saksbehandlingstjenester til seks forskjellige pasientreisekontor tilsvarende 14,7 månedsverk og i juli ble det levert 19,5 månedsverk til fem forskjellige pasientreisekontor. Graf: Leverte månedsverk saksbehandlingstjenester. For august er det bestilt 11 månedsverk fra fire pasientreisekontor. Alle disse pasientreisekontorene har saksbehandlingstid på over 14 dager.

5 Fordelingen er som følger: Kontor Bestilte mnd.verk i august Moelv 5 til og med uke 32 Tromsø 6 Ålesund 2 Haugesund 2 Arbeidet med å planlegge behovet for ressurser i tilleggstjenester starter i februar/ mars når prognoseverkstøy sendes ut til kontorene og publiseres på intranett. For at tilleggstjenester skal kunne levere en best mulig tjeneste gjennom sommeren, er målet å identifisere bestillinger for juni og juli i løpet av april. En sentral faktor for å sikre tilgjengelig kompetanse er at tilleggstjenester mottar bestillingene i rimelig tid før leveranse forventes. I snitt mottas bestillinger om bistand 10 dager før forventet leveranse, også i perioder med spesielt høy aktivitet som for eksempel juni og juli. Hvis tilgang på kompetanse ikke er tilstrekkelig i forhold til antall bestillinger iverksettes opplæring av nytt personell. Opplæring av saksbehandlere er omfattende, det tar i underkant av en måned før en saksbehandler leverer tilfredsstillende. Hvis kontorene planlegger godt og gjør bestillinger på et tidlig tidspunkt vil dette kunne gi et både kvalitativt og økonomisk bedre resultat. besparelser. Det kommuniseres tett med kontorene for å bidra til dette, men erfaringen viser at det er stor variasjon mht når og hvordan kontorene planlegger dekning av sitt evt behov for tilleggstjenester fra Pasientreiser ANS.. Graf: Saksbehandlingstid per pasientreisekontor i juli og bestilte tilleggstjenester i august. Regnskapet for tilleggstjenester per viser en omsetning på 4 millioner kroner og et positivt resultat på 0,4 millioner kroner. Det er budsjettert med et overskudd på 5 % som skal dekke overheadkostnader til Pasientreiser ANS.

6 Tilleggstjenester Resultat HIÅ Inntekter tjenester Sum driftskostnader DRIFTSRESULTAT 396 Resultatgrad 9,8 % Tabell: Regnskap per Tall i hele Andel omgjorte klager av Fylkesmannen Styringsindikator 2.halvår 2014 Andel omgjorte klager av Fylkesmannen 8,2 % Den overordnede målsetningen er at pasientene skal oppleve kvalitet i saksbehandlingen og at vedtaket skal være riktig første gang. Klageretten er lovfestet i pasient- og brukerrettighetsloven 7-2. Når pasientreisekontoret mottar en klage behandles denne av kontoret på nytt. Dersom pasientreisekontoret tar klagen til følge, blir saken omgjort og pasienten får utbetalt det han søker om. Dersom pasientreisekontoret opprettholder sitt vedtak, sendes saken til Fylkesmannen for vurdering. Dette følger av pasient- og brukerrettighetsloven 7-2. Fylkesmannen vurderer saken og fatter et endelig vedtak om opprettholdelse eller omgjøring av pasientreisekontoret sitt vedtak. Ved å se på hvor mange av de påklagede sakene til fylkesmannen som blir omgjort, kan vi få en indikasjon på om det er god kvalitet på vedtak som fattes. Tallene viser at svært få saker blir oversendt til fylkesmannen. Kun 475 saker ble oversendt for siste halvår Det ble fattet ca vedtak for reiser uten rekvisisjon i Totalt ble 970 saker oversendt, og av disse ble 98 saker omgjort. I disse 98 sakene har fylkesmannen opphevet vedtaket fra helseforetaket, og bedt helseforetaket om å omgjøre saken i tråd med fylkesmannens vedtak. Dette utgjør en omgjøringsandel på 0,013 %, noe som indikerer at sakene har gjennomgående god kvalitet. Det er et marginalt antall saker som blir omgjort av fylkesmannen. Dette samsvarer med funn som fremkommer i styresak 47- som viser gode resultater for både kompetansekartlegging og gjennomgang av vedtak. 2.6 IKT rapportering PRO, NISSY og Radar Oppetid PRO Styringsindikator MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Oppetid PRO 99,3 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % I perioden mai juli er det målt 100 % oppetid i PRO, og dermed grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid.

7 Graf: oppetid i PRO Oppetid NISSY Styringsindikator MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Oppetid NISSY 99,3 % 99,9 % 100,0 % 100,0 % 99,8 % I mai er det målt opptid i NISSY på 99,9 %, i juni og juli er det målt oppetid på 100 %. Dette gir grønn styringsindikator. Målkravet er 99,3 % oppetid. Graf: oppetid i NISSY

8 2.6.3 Oppetid Radar Styringsindikator I mai og juli er oppetiden i Radar 100 % som er innenfor målet om 99,3 % oppetid. I juni er oppetiden 97,4 % som gir rød styringsindikator. Den lavere oppetiden i juni skyldes en nødvendig restart av servere hos Norsk Helsenett. Etter gjennomføringen hadde Norsk Helsenett utfordringer med å starte systemet. Systemleverandør ble kontaktet og etter feilsøking ble feilen funnet. For å forhindre lignende hendelser er det kalt inn til et samarbeidsmøte med SAS Institute, Norsk Helsenett og Pasientreiser ANS. Her vil rutiner og dokumentasjon gjennomgås og utbedres. Graf: oppetid i Radar. MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Oppetid Radar 99,3 % 100,0 % 97,4 % 100,0 % 99,5 % Annet tregheter og hendelser som ikke førte til vesentlig produksjonstap 8. juni var det enkelte problemer med frikorttjenesten. Norsk Helsenett ønsker å ta over eierskapet for sambandet mellom NAV og Norsk Helsenett. 26. mai mistet PRO kontakt med en server i helseregion Nord. Dette medførte at noen brukere hadde problemer med å logge seg på denne serveren. De andre serverne fungerte som normalt Utførte og planlagte tiltak i NISSY NISSY 4.7 ble satt i produksjon som planlagt helgen mai. Selve produksjonssettingen ble gjennomført uten problemer og systemet var i vanlig drift igjen lørdag 9. mai kl Det ble oppdaget noen mindre feil i løpet av etterfølgende uke, men ingen av disse ble kategorisert som kritiske eller alvorlige. Feilene ble rettet i en feilretting som ble gjennomført 28. mai. Planlegging av NISSY 4.8 pågår. Det vil bli en release som har fokus på de tekniske endringer som er relevante i forbindelse med de eventuelle fremtidige prosjektene (samkjøring og oppgjør). Planlagt releasedato for NISSY 4.8 er siste helgen i oktober.

9 2.7 Økonomirapportering Styringsindikator MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år God økonomistyring - overskudd > 5,4 % 9,7 % 16,4 % 14,1 % 11,3 % Resultat nasjonale oppgaver Regnskap Resultat HIÅ Budsjett HIÅ Avvik Avvik % DRIFTSINNTEKTER Inntekter tjenester % DRIFTSKOSTNADER Produksjonskostnader ,5 % Innleie av personell Lønnskostnader ,0 % Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnad ,4 % Andre personalkostnader ,6 % Avskrivninger ,1 % Trykkeritjenester ,1 % Nissy, PRO og ,0 % Andre driftskostnader ,5 % Sum driftskostnader ,6 % DRIFTSRESULTAT Netto finansinntekter RESULTAT ETTER FINANSPOSTER ,3 % 2,6 % Tabell: Resultat per Tall i hele I henhold til styresak styres det mot et resultatkrav på 6 millioner kroner, tilsvarende 5,4 % av inntektsbevilgning på 116 millioner kroner. Regnskapet per juli viser et overskudd på 7 millioner. Dette er 3,8 millioner bedre enn resultatkravet. Prognosen samlet for viser et positivt avvik på 7 millioner utover resultatkravet på 6 millioner kroner. De mest sentrale avvikene per er relatert til disse momentene: Inntekter: Inntekter er faste og er periodisert i henhold til budsjettert aktivitet. Produksjonskostnader positivt avvik på 9,5 % / 276 : Akkumulert er produksjonskostnadene lavere enn budsjettert. Dette skyldes lavere aktivitet enn forventet. Lønnskostnader og innleie positivt avvik på 7,9 % / : Avviket skyldes allokering av ressurser fra ordinær drift til prosjekt. Hittil i år har det blitt aktivert 1,3 millioner kroner i lønnskostnader som gjelder for utvikling av løsningen for prosjektet Mine Pasientreiser. Det negative avviket på arbeidsgiveravgift og pensjon er et kontoavvik, og er budsjettert under ordinære lønnskostnader. Andre personalkostander positivt avvik på 16,6 % / 193 : Avviket skyldes lavere kursvirksomhet enn budsjettert, samt noe periodiseringsavvik. På grunn av høy aktivitet i forbindelse med prosjektene har kursvirksomhet vært lavere enn planlagt. NISSY/PRO/05515 positivt avvik på 9 % / 954 :

10 Avviket skyldes reduksjon i leveransene fra Norsk Helsenett, noe som medfører lavere kostnader. I tillegg har Acando levert mindre timer på PRO enn planlagt. Andre driftskostnader negativt avvik på -2,5 % /-245 : Mer forbruk skyldes hovedsakelig mer kostnader til konsulentbistand tilknyttet til de pågående prosjektene. 2.8 Investeringsportefølje Porteføljen består i hovedsak av investeringstiltak knyttet til utvikling av nasjonal teknologi innen reiser med og uten rekvisisjon. Porteføljen hadde startpunkt 1. januar 2013 i forbindelse med kjøp av NISSY og PRO fra Norsk Helsenett SF. Det er bevilget en total investeringsramme på 36 millioner kroner i perioden Regnskap for perioden 2013 til juli viser et forbruk på 16,7 millioner kroner, som tilsvarer ca 76 % av porteføljens disponerte budsjett på 21,9 millioner kroner. Langtidsplan investeringer Budsjett totalt Forbruk 2013 Forbruk 2014 Forbruk Akk. forbruk pr Forbruk i % Status Investeringsportefølje: PRO 2.7/NISSY releaser % Ferdig 2013 PRO 2.8 funksjonell release % Ferdig jan 2014 PRO 2.9 funksjonell og teknisk release % Ferdig mars 2014 PRO 2.10 funksjonell og teknisk release % Ferdig november 2014 NISSY SMS, tilgangsstyring med mer % Ferdig mai 2014 NISSY funksjonell og teknisk release % Ferdig desember 2014 Rapporteringsportal etablering % Ferdig mai NISSY % Ferdig mai 2 Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/RADAR % Løpende Interne investeringer % Løpende 3 NISSY Ikke startet 4 Sonic % Under utvikling 5 Handlingsplan IKT - samkjøring og bestilling Forprosjekt ferdig 5 Handlingsplan IKT - oppgjørskontroll Forprosjekt ferdig Sum pågående / planlagte tiltak % Samlet vedtatt investeringsramme Udisponert Kommentarer til avsluttet tiltak: 1. NISSY 4.7 I forbindelse med Handlingsplan IKT (Prosjekt samkjøring og Prosjekt oppgjør) har endringene i releasen NISSY 4.7 hatt fokus på forbedringer av systemet som er viktige forutsetninger for disse prosjektene. Datakvalitet, personvern og sikkerhet har hatt 1. prioritet. I tillegg har det vært rom for å få med flere ønsker og forbedringer fra brukerne. NISSY 4.7 releasen ble gjennomført 8-10 mai. Kommentarer til pågående og planlagte tiltak: 2. Rapporteringsportal funksjonell utvikling fase 2/ Radar Videreutvikle Radar med styringsinformasjon knyttet til nye datakilder fra Telenor og VIA Egencia som understøtter områdene telefoni og flybestilling. Dette øker nytten av løsningen og gir mer helhetlig styringsinformasjon. Fortløpende utvikles nye rapporter med grunnlag i allerede eksisterende datakilder i Radar.

11 3. NISSY 4.8 Planlegging av NISSY 4.8 pågår. Det vil bli en release som har fokus på tekniske endringer som er relevante i forbindelse med de fremtidige prosjektene (samkjøring og oppgjør). Planlagt releasedato for NISSY 4.8 er siste helgen i oktober. 4. Sonic Norsk Helsenett som er systemeier av Sonic planlegger en teknisk oppgradering i september. For å tilpasse PRO og gjøre nødvendige endringer på Sonic er det avsatt 0,9 millioner kroner til oppgraderingen. I release av patch i PRO ble det samtidig gjort endringer i PRO for å forberede oppgradering i september. 5. Handlingsplan IKT: Samkjøring og alternativbestillerløsning og Oppgjørskontroll Dette er prioriterte forbedringsområder innenfor reiser med rekvisisjon. Prosjektet samkjøring og alternativ bestillerløsning og Prosjekt Oppgjørskontroll har våren gjennomført en anskaffelsesprosess. Se egen styresak 28. august Tilstedeværelse Styringsindikator Tilstedeværelse > 95 % 94,6 % 95,1 % 91,8 % 93,0 % Tilstedeværelsen synker som forventet i juli som en konsekvens av at grunnlaget for beregning av fravær reduseres med de som avvikler ferie. Dette gir et litt misvisende bilde av faktisk fravær i juli. Antall sykedagsverk er likt med juni, hvor tilstedeværelsen var den høyeste så langt i år. Sammenlignet med juli i 2014 er tilstedeværelsen 4 % høyere i. Prognoser for langtidssykmeldte i august viser en ytterligere bedring, men det vil også være noe ferieavvikling i august som vil påvirke fraværsprosenten. Graf: Tilstedeværelse MÅL Mai15 Jun15 Jul15 Hittil i år Tallene for 2014 og inneholder nå ikke omsorgspermisjon ved barns sykdom

12 2.10 Halvårlig rapportering på oppdragsdokumentet Mellomrapportering av oppdragsdokumentet I tråd med styresak 15- skal styret få en midtveisrapportering om oppfølging av oppdragsdokumentet som en del av den ordinære virksomhetsrapporteringen. Nedenfor følger denne midtveisrapporten. Endelig rapportering skjer gjennom Årlig melding for. Kap. 3a Beskrivelse av oppgave i oppdragsdokument Internkontroll og risikostyring Oppfølging/status Internkontroll følges opp løpende i selskapet og som en del av ledelsens halvårige gjennomgang. Plan for gjennomgang av internkontroll 2. halvår ble fremlagt for styret i juni. Risikovurderinger fremlegges for styret to ganger pr. år, senest i april. Neste milepæl er oktober. 3b Innsyn og internrevisjon Alle databehandleravtalene inneholder krav om internkontroll og at Pasientreiser ANS har mulighet for internrevisjon for å verifisere at kravene overholdes. Ved nye avtaler benyttes hovedsakelig standardavtaler, hvor kravet er innarbeidet. Styret har vedtatt plan for internrevisjon i selskapet for og denne er under gjennomføring. Rapporter og handlingsplaner for gjennomførte revisjoner er fremlagt for styret. 3c Mine pasientreiser - gevinstrealisering 3d Effektivisering av pasientreiseområdet Rapporter fremlegges for styret inkludert handlingsplaner for oppfølging som senere kvitteres ut for styret. Arbeidet med plan for gevinstrealisering vil bli startet i løpet av, men har avhengigheter bl.a. i forhold til valg av organisatorisk løsning. Prosjektdirektiv for arbeidet ble fremlagt for AD-møtet som sluttet seg til det utarbeidede forslaget. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS vil bl.a. gjennom pågående prosjekter bidra til å videreføre arbeidet med effektivisering, digitalisering og forbedringsarbeid innen pasientreiseområdet. Dette i tråd med regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform. Selskapet har implementert prosjektveiviseren som prosjektmetodikk høsten I denne prosjektmetodikken er det klare retningslinjer for gjennomføring av risikovurderinger før et eventuelt prosjekt igangsettes. I tillegg er det startet et arbeid med å utvikle konseptet for porteføljestyringen i selskapet. Målet er at porteføljestyringen løpende vil legge til rette for risikovurderinger av den totale porteføljen.

13 3e Oppfølging av revisjonsrapport om tverrgående prosesser mellom helseforetak som har pasientreisekontor og Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Oppfølging av revisjonspunkt 13 og 14 - felles forståelse av styringsmodell - oppdatering av styrende dokumenter Samarbeidsforum SLA og Systemeierforum (SF) består av (de samme) representanter fra RHF-ene og Pasientreiser ANS og er rådgivende fora for adm dir i Pasientreiser ANS. Mandatet for SF fastslår samtidig at forumet skal. Sikre likebehandling og god regelforståelse i alle enheter som forestår arbeid innen pasientreiseområdet. Gjennom 2014 og 1. halvår er utarbeidet reviderte mandat for de nettverkene (tidligere benevnt funksjonelle arbeidsgrupper (FAgrupper)) som bistår SF i sin funksjon. Mandatene tar sikte på en tydeliggjøring av de ulike aktørenes rolle og funksjoner og vil bli implementert høsten. Deling og etablering av beste praksis forgår primært gjennom de nasjonale nettverkene, nasjonal opplæring og nasjonale utviklingsprosjekter. De ovennevnte, nasjonale nettverkene jobber med utvikling av hovedprosesser, delprosesser og støttesystemer i et nasjonalt perspektiv. Deltakerne bidrar aktivt med sine erfaringer og kunnskap fra sitt område for å etablere beste nasjonale praksis. Store forbedringsområder organiseres som nasjonale prosjekter og omfatter som regel utvikling eller forbedring av støttesystemer (teknologiprosjekter). Teknologiprosjektene følger vedtatte arkitekturprinsipper som blant annet stiller krav til standardiserte behovsprøvde løsninger, dvs etablering av beste praksis basert på behovene til kunde og bruker. I tillegg har Pasientreiser ANS ansvaret for å etablere og utvikle et nasjonalt opplæringsprogram innen pasientreiseområdet. Opplæringsprogrammet utvikles kontinuerlig etter behov og skal sikre likebehandling og etablering av beste praksis innenfor pasientreiseområdet. Opplæringsprogrammet utvikles i tett samarbeid med kundene og det gjennomføres årlige undersøkelser for å avdekke opplæringsbehov og tilfredsheten til brukerne. 3f Reduksjon av tidstyver Revitalisering av KF i hele selskapet med fokus på tidstyver I risikovurderingene for selskapet høsten vil det fokuseres på identifisering av risikoer knyttet til tidstyver med eventuelle oppfølgingstiltak for å redusere disse. Det er i selskapet jevnlig gjennomgang av gjeldende prosedyrer og arbeidsprosesser hvor kontinuerlig forbedring og optimalisering er i fokus. Det er i perioden januar til og med juni

14 3g Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk gjennomført tiltak med hensikt å heve forbedringskompetansen, samt bygge videre på forbedringskulturen til samtlige ansatte i avdeling for reiser uten rekvisisjon. Tiltaket har bestått av gjennomføring av et standardisert kurs i kombinasjon med praktiske temaoppgaver, plenums gjennomgang av oppgaver og sentral teori. Det er i tillegg gjort en revitalisering av forbedringsarenaer og lagt til rette for hyppige og effektive møteplasser for å sikre kontinuitet i forbedringsarbeidet. Prosjekt Mine pasientreiser har som hovedhensikt å forenkle og forbedre dagens løsning for reiser uten rekvisisjon. Effektene av prosjektet vil redusere behovet for administrative ressurser på området og føre til en forenkling for pasient. Prosjektets mål og konsekvenser vil detaljers nærmere i årlig melding. Det er etablert rutine for ledelsens gjennomgang to ganger pr år hvor temaene i Eierskapsmeldingen er en del av gjennomgangen. Aktuelle temaer behandles også fortløpende i ledergruppen i selskapet. 3h Tiltak for produktivitetsvekst Selskapet har gjennom årlige regnskapsresultat dokumentert jevn effektivisering i driften. For avventes nærmere informasjon fra RHF-ene kfr Oppdragsdokumentet mht 0,5% effektiviseringskrav. 3i Innføring av nøytral moms Selskapets planer vil hensyns ta at nøytral m oms vil bli innført som angitt i oppdragsdokumentet. 3j Samordning på tvers av regionene Det er etablert et felles forum for direktørene i de felleseide selskapene, kfr egen orientering til dagens styremøte. Temaet drøftes der. Videre er etablert kontakt med eierstyringsgruppen for mer direkte dialog, både for direktørene i de felleseide selskapene som gruppe men også for Pasientreiser ANS separat. Møter vil bli avholdt i løpet av høsten med repr for og/eller hele eierstyringsgruppen. 3k Digital kommunikasjon Det er nå innledet et samarbeid med Helsenorge.no for overgang til ny plattform. Det vil bli igangsatt et prosjekt i begynnelsen av september. Pasientreiser ANS er bedt om å være pilot på vegne av de felleseide selskapene. Styret vil bli nærmere orientert om arbeidet. Målet med å overføre informasjon fra pasientreiser.no til helsenorge.no er å samle pasientrettet informasjon ett sted. Dette vil gjøre det lettere for pasient å finne ønsket informasjon om ordningen ett sted og bidrar til at helsenorge.no blir en helhetlig veiviser til helsetjenesten. Dette støtter også myndighetenes mål om å tilrettelegge for informasjon om det helhetlige

15 pasientforløpet på ett sted. 3l Miljø- og klimaarbeid Pasientreiser ANS har innført egne miljøindikatorer. Ved forespørsel fra RHFene bidrar selskapet med innspill til det nasjonale arbeidet med miljøindikatorer. Pasientreiser ANS vil implementere relevante nasjonale miljøindikatorer når disse er klare. Måling og registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav vil bli rapportert til styret. 3m Brukermedvirkning Pasientreiser ANS legger stor vekt på brukerinvolvering. Brukerne opplever hvordan tjenestene fungerer i praksis og kan ofte komme med de beste forslagene til forbedringer, fornying og utvikling av tjenestene. Brukerpanelet og Pasientreiser ANS møtes jevnlig. I har panelet vært viktige bidragsytere i forhold til utviklingen av den nye løsningen for reiser uten rekvisisjon, både som rådgivere og testere av ny løsning. Brukerpanelet er også kontaktpunktet inn mot de større brukerorganisasjonene som nå vil være aktører for informasjon om ny løsning. Utenom brukerpanelet gjennomføres det også halvårlige brukerundersøkelser via selskapets nettside. Ved en omstrukturering av innhold og ny plattform vil brukerpanelet bli involvert i arbeidet i. 3n Innføring av krisestøttesystem Pasientreiser ANS har innledet en dialog med Helse SørØst for å avklare behov, omfang og anskaffelsesform av det nasjonale krisestøttesystemet. Styret vil orienteres når beslutning foreligger. 3o Økonomisk langtidsplan Økonomisk langtidsplan vil inkluderes i Årlig melding for. Arbeidet med økonomisk langtidsplan for er startet og vil bli forelagt styret. 3p Utarbeidelse av foreløpig regnskap Foreløpig regnskap for vil inkluderes i Årlig melding for. 4 Krav til aktivitet i Virksomhetsrapportering til styret, samt årsrapport og årsberetning vil videreføres som etablert. Selskapets aktivitet er så langt i år innenfor budsjett. 5 Finansiering eiernes bevilgning for Følges opp ihht styrets budsjettvedtak for, sak Rapporteres løpende via virksomhetsrapporteringen. Resultatutviklingen er noe bedre pr enn resultatkrav. 6 Rapportering til eierne Foreliggende mellomrapportering oppdateres inn mot

16 årlig melding. Denne vil bli utarbeidet i tråd med de siste par års versjoner der selskapsmøtet har gitt gode tilbakemeldinger på meldingen Gevinstrealisering Pasientreiser ANS har siden 2009 jobbet kontinuerlig med optimalisering av prosesser internt og eksternt for å bidra til gevinstrealisering. Det vil nå bli rapportert på gevinstrealisering tilknyttet implementering av teknologiske tiltak. Rapporteringen skjer tertialvis. NISSY Automatisk utsendelse av SMS til pasienter Styret godkjente i sak at det ble utviklet en ny funksjonalitet for automatisk utsendelse av SMS til pasienter. Dette tiltaket var sterkt ønsket av pasientreisekontorene og hovedhensikten med endringen er å trygge pasientene på at det er opprettet en rekvisisjon, samt å redusere antall bomturer. Ved omlag halvparten av bomturene ligger årsaken hos pasient. Hovedårsakene er at pasienten ikke endrer reisen ved timebytte, sykdom, glemt time eller at pasienten ikke er til stede ved henting. Hovedmål: Ved å sende en sms til pasienten for å bekrefte rekvisisjonen vil pasienten få informasjon om den bestilte turen og selv kunne kontakte sitt pasientreisekontor for eventuell avbestilling eller endring. Andre forventede fordeler ved en sms-ordning: Forbedret opplevd kvalitet for pasient gjennom redusert stress og bekymring Bedret effektivitet gjennom å minimere unødvendige henvendelser til pasientreisekontoret, taxisentral og behandler I mai 2014 ble SMS-løsningen satt i produksjon og tilbudt kontorene som ny funksjonalitet. Utrulling skulle skje til 17 lokasjoner etter følgende plan: Kontor Stardato Møre og Romsdal Vestfold og Telemark Bergen St. Olav Nord-Trøndelag Sørlandet Vestre Viken Finnmark Østfold UNN Helgeland Innlandet Nordland Førde Fonna Oslo og Akershus Ikke tatt i bruk Stavanger Ikke tatt i bruk

17 To kontorer har valgt å ikke ta løsningen i bruk. Status på gevinstrealisering pr juli : Generelt er antall bomturer økende fra turer i 2013 (1,89 % og beregnet kostnad 11,7 mnok) til turer i 2014 (1,94 % og beregnet kostnad 12,1 mnok). Utrullingen av løsningen gikk fra mai 2014 til februar og det er foreløpig vanskelig å fremskaffe fullverdige tall for å kunne sammenligne. Ut fra beregninger foretatt på de tre første kontorene som har tatt løsningen i bruk har deres bomturandel blitt redusert med 15,7 %. Om hele nedgangen av bomturer skyldes sms-løsningen alene er vanskelig å stadfeste. Det vil bli gjort nye målinger ved neste rapportering. I forbindelse med planlagt utskifting av samkjøringsmodul vil det bli vurdere å videreutvikle løsningen ytterligere. NISSY forbedret kartfunksjonalitet Ved implementering av NISSY 4.6 i november 2014 ble kartfunksjonaliteten forbedret og tidligere versjon av karttjenesten ble utfaset. Det var derfor nødvendig å oppgradere til siste versjon som også ville gi ny og bedre funksjonalitet under reiseplanleggingen. Eksempler på dette er: - Zoom inn og ut i kartet - Lett å identifisere de ulike rekvisisjonenes hente- og leveringssted - Mer detaljinformasjon i kartet Status på gevinstrealisering pr juli : Det er vanskelig å vurdere kvantitative gevinster på dette tiltaket da det her er snakk om i all hovedsak kvalitative gevinster. Tilbakemelding fra brukerne er at planleggingen av reisene har blitt enklere og gir bedre oversikt og færre feilvurderinger som følge av et bedre verktøy. NISSY 4.7 forbedret datakvalitet Det ble i mai gjennomført NISSY 4.7 release hvor datakvalitet og personvern var de viktigste endringene. Datakvaliteten måtte forbedres for å være forberedt til nytt planleggingsverktøy og for å forenkle registrering og planlegging for pasientreisekontorene. Eksempler på endringer relatert til datakvalitet er: - Flere adresser per pasient med mulighet for tidsbegrensning - Spesielle behov med gyldighetsperiode kan lagres på pasient - Fjernet kommentarfelter på spesielle behov(redusere feilkilder og personvernproblematikk) Personvern var viktig for å sikre innloggingsrutinene og at all bruken av NISSY blir logget i henhold til krav. Status på gevinstrealisering pr juli : Endringene som ble gjort har ingen målbare gevinster på kort sikt men forbedret datakvalitet vil medføre blant annet at rekvisisjonene blir mer korrekt, færre feilkilder og et mer effektivt arbeidsverktøy for pasientreisekontorene. Radar

18 Formålet med prosjektet var å sikre bedre tilgjengelighet og kvalitet på styringsinformasjon for pasientreisekontorene. Dette for å understøtte daglige beslutninger og behov for rapporter og statistikk. Tiltaket gir ikke direkte målbare kvantitative forbedringer, men understøtter å kunne drive egen virksomhet med økt kvalitet og effektivitet gjennom mer tilgjengelig og bedre beslutningsstøtte. Utrulling/implementering: Løsningen ble satt i produksjon for testing primo mai 2014 (ref. sluttrapport sak ), men grunnet ytelsesutfordringer ble den ikke rullet ut før fra august Etter dette tok det store deler av høsten for å få rullet ut løsningen til alle pasientreisekontorene. Dette ble gjort gjennom at prosjektleder og systemeier gjennomførte opplæring på det enkelte pasientreisekontor, samt en oppfølging i regionale superbrukersamlinger. Hvor raskt pasientreisekontorene tok i bruk løsningen varierte i stor grad, og det tok lang tid å få avtalt og gjennomført opplæring på det enkelte kontor. Prosjektet får positive tilbakemeldinger for å gjennomføre opplæring på det enkelte kontor, og det har blitt opprettet superbrukernettverk i alle regioner. Status på gevinstrealisering pr juli : Løsningen er rullet ut til alle kontorer og den har erstattet tidligere rapporteringsløsninger i PRO og NISSY. Opplæring er gitt, det er rundt 270 aktive brukere av løsningen og verktøyet har blitt en viktig støtte i kontorenes arbeidshverdag. Nye planlagte tiltak i er å automatisere datakilder fra Telenor og VIA i løsningen. Dette har som mål å bidra til mer helhetlig nasjonal styringsinforasjon på pasientreiseområdet. Det skal også gjennomføres en vurdering knyttet til å bruke løsningen som portal for styringsinformasjon knyttet til ambulanse som er et pilotprosjekt som planlegges sammen med Sykehuset Innlandet. Av kvalitative gevinster trekkes det frem at det nå er en felles kilde for styringsinformasjon for hele pasientreiseområdet som gir kontorene mulighet for å sammenligne seg med andre. Videre har det blitt utarbeidet en rekke nye rapporter, spesielt knyttet til reiser med rekvisisjon, som gir etterspurt og ny styringsinformasjon. Gjennom standardrapporter og nasjonale indikatorer gis det nye muligheter for benchmarking og samhandling mellom kontorene som muliggjør ytterligere optimalisering. Av kvantitative gevinster går en rekke kontor bort fra faste månedlige uttrekk fra Locus, noe som er en ren besparelse samt et godt tiltak knyttet til datasikkerhet. Det antas også at det i sum brukes mindre ressurser på å utarbeide faste rapporter og analyser innen pasientreiseområdet, da mange nå i stedet benytter seg av de faste standardrapportene i løsningen. Løsningen har blitt en viktig del av arbeidshverdagen innen pasientreiseområdet. Radar vil være vesentlig i å understøtte pasientreisekontorene med styringsinformasjon fremover, både knyttet til daglig drift og ikke minst gevinstoppfølging i andre stor prosjekter som Mine pasientreiser, Samkjøring og Oppgjørskontroll. Totalt sett realiserer Radar en kvalitets- og effektiviseringsgevinst ved å bidra til et mer faktabasert beslutningsgrunnlag på ulike nivåer av pasientreiseområdet.

19 Vedlegg: Styringsindikatorer og grenseverdier KPIer for Brukermedvirkning - Digitaliserte løsninger og selvbetjening for pasient - Sikre likebehandling Mål Grenseverdier Frekvens Saksbehandlingstid i dager <14 dager < 14 > 14 > 21 Mnd Andel omgjorte klager av Fylkesmannen < 15% < 15 % < 30 % > 30 % Halvårlig Finner bruker den informasjonen de søker på pasientreiser.no > 80% > 80 % > 70 % < 70 % Halvårlig KPIer for Kundeperspektivet (SLA) Grenseverdier - Stabile og kostnadseffektive nasjonale løsninger og tjenester - Forvaltning og utvikling av IKT- løsninger - Samhandling Mål Oppetid NISSY iht SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid PRO iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd Oppetid datavarehus (tilknyttet Radar) iht. SLA-krav 99,3 % > 99,3 % > 98,3 % < 98,3 % Mnd KPIer for Effektiv drift (Oppdragsdokument) Grenseverdier - Kostnadseffektivisering gjennom digitaliserte løsninger og standardiserte Frekvens arbeidsprosesser Mål - Frigjøre tid til pasientbehandling God økonomistyring - overskudd 6 mill/5,4% > 5,4 % < 5,4 % Mnd Tilstedeværelse medarbeidere 95 % > 95 % > 93 % < 93 % Mnd Frekvens Vedlegg: Plan for innhold i virksomhetsrapportering til styret i