Brukerhåndbok v

Transkript

1 Brukerhåndbok v

2 Innholdsfortegnelse Brukerhåndbok... 1 Introduksjon... 5 Systemkrav... 5 Registrering... 6 Komme i gang... 6 Brukergrensesnitt (og hvordan bevege seg i systemet)... 6 Innlogging... 7 Brukerstatus... 7 Første gangs bruk Viktig!... 8 Firmalogo, organisasjonsmerke og autorisasjonsmerke... 8 Stavekontroll... 9 Gjennomgang av hovedmenyen Feltet Kunde Opprette ny kunde Opprette / hente kundehenvendelser Aktive ordrer Attestering Rapporter Registre Administrasjon Bruke systemet Registrere kundehenvendelse Kundeforespørsel Tilbudsberegning Kalkyle Prisliste for varesøk Kalkulatorfunksjon Underkalkyle Kopiere kalkyle fra annen ordre Tilbudsbrev Overskrift Innledningstekst Punktvis spesifikasjon av varer og tjenester Punktvis spesifikasjon av betingelser Tilbudssum type Avslutningstekst Generere tilbudsbrev i pdf-format Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 2

3 Detaljer Gravemelding Detaljert beskrivelse av oppdraget Forbruk Oppdrag basert på fastpris Oppdrag basert på faktisk forbruk Bilder Kart og tegninger Ny fra fil Ny fra kart Timearbeid Resultat fastpris Dokumentarkiv Rapporter/dokumenter Oversiktsrapporter (generell informasjon om flere oppdrag) Aktive ordrer Avsluttede ordrer Forbruksrapport Oppdragsrapporter (rapporter vedrørende enkeltoppdrag) Arbeidsordre Tilbudsberegning Resultatrapport Fakturagrunnlag Perioderapport Sluttrapport Brevmal Sende rapporter og dokumenter med epost fra Fortuna Ordre Registre Kunderegister Vareregister Oppdragstyper Tilbudsposter Tilbudsbegrensninger Administrasjon Firmaopplysninger Firmalogo og merker Brukeradministrasjon Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 3

4 Endre passord Eksterne prislister Logge ut Videreutvikling av Fortuna Ordre på grunnlag av kundenes ønsker Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 4

5 Introduksjon Fortuna Ordre er en naturlig videreutvikling av ordre- og informasjonssystemet dbit Ordre, som ble lansert høsten De siste årene har imidlertid utviklingen gått mer og mer i retning av internettbaserte applikasjoner, slik som for eksempel Google Docs og Writely. Fortuna Software ønsker å være i forkant av utviklingen, og vi var derfor raske med å sette i gang et prosjekt som ledet til systemet Fortuna Ordre. I likhet med forgjengeren så er Fortuna Ordre et datasystem for små og mellomstore maskinentreprenører. Systemet har som oppgave å holde orden på den viktige informasjonen omkring en maskinentreprenørs graveoppdrag. Systemet tar seg av hele prosessen, fra en kunde ringer til entreprenøren og ber om et tilbud og frem til oppdraget er fullført. De viktigste funksjonene i systemet: Full oversikt over alle henvendelser, fra ubesvarte henvendelser til fullførte oppdrag Tilbudsberegning (med eller uten underkalkyler) Innebygget funksjonalitet for enkel og rask beregning av tilbud Automatisk generering av tilbudsbrev Automatisk generering av arbeidsordre til egne ansatte Kontroll på gravemeldinger Digitaliserte bilder, kart og tegninger knyttes til hver enkelt ordre, og kan lett hentes frem ved senere behov. ( Hvor var det egentlig vi la ned det dreneringsrøret? ) Forbrukskontroll for hvert enkelt oppdrag Rask og enkel dokumentasjon til kunde som viser utført kvalitet Resultatkontroll Etter utført oppdrag kan du enkelt sammenligne tilbudet mot faktisk forbruk. Systemkrav Fortuna Ordre har følgende systemkrav: Nettleser av nyere dato (vi anbefaler Mozilla Firefox versjon 3.5 eller høyere) Tilkobling til internett Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 5

6 Registrering Fortuna Ordre krever ingen installasjon. Det eneste som kreves er at du registrerer deg som bruker på adressen Når du registrerer deg så vil systemet i løpet av få sekunder opprette en database til ditt firma. Du vil bli tildelt en egen internettadresse som skal brukes hver gang du skal bruke systemet. Vi anbefaler at denne adressen lagres som et bokmerke/favoritt i nettleseren, slik at du alltid har systemet hurtig tilgjengelig. Når du registrerer deg vil du også få et selvvalgt brukerid og passord. Disse opplysningene bør noteres ned og oppbevares på et sikkert sted for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til dine data. Komme i gang Brukergrensesnitt (og hvordan bevege seg i systemet) Fortuna Ordre har en logisk oppbygning som gjør det enkelt å navigere seg gjennom de ulike delene av programmet. Det er imidlertid verdt å merke seg at den raskeste og beste måten å bevege seg gjennom skjemafeltene er ved å bruke TAB -tasten i stedet for musepekeren. TAB - Tar deg til neste felt/knapp i skjemaet SHIFT+TAB - Tar deg til forrige felt/knapp i skjemaet Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 6

7 Fortuna Ordre lagrer automatisk alle data som legges inn i systemet. Lagring utløses imidlertid av spesielle hendelser, i de fleste tilfeller ved at man forlater feltet man har skrevet noe i. Rød skrift i skjemafelter betyr at det finnes data som ikke er lagret. Når skriftfargen endres til sort igjen så betyr det at dataene har blitt lagret. Kalender med datovelgerfunksjon er tilgjengelig for alle felter som skal inneholde datoer. Dobbeltklikk på det ønskede feltet for å åpne kalenderen. Innlogging Når Fortuna Ordre skal tas i bruk går du til internettadressen som ble tildelt under registreringen (f.eks. og logger inn ved å taste inn din selvvalgte brukerid og passord. Enkelte nettlesere vil gi deg en advarsel om at nettstedet ønsker å lagre cookies (informasjonskapsler) på din datamaskin. Cookies er en metode for å gjenkjenne deg som bruker neste gang du skal logge inn på Fortuna Ordre, og er helt ufarlig. Det som lagres på din datamaskin er ditt brukernavn, brukerid og passord. Sett kryss i feltet Bruk svaret mitt på alle informasjonskapsler fra dette webområdet og trykk deretter Tillat informasjonskapsel. Brukerstatus Fortuna Ordre har tre ulike brukerstatuser. Disse indikerer forskjellige adgangsnivåer, og gjør det for eksempel mulig at ansatte i din bedrift kan legge inn forbrukslinjer i systemet uten at de får tilgang til alle data. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 7

8 Brukeren som først registrerer seg på fortunaordre.no får automatisk den høyeste brukerstatusen (Administrator). Følgende tabell viser forskjellene mellom de ulike brukerstatusene: Brukerstatus Administrator Ordrebehandler Medarbeider Adgangsnivå Tilgang til hele systemet. Kan også opprette og slette brukere i egen database. Tilgang til alt som har med ordrer å gjøre, også enhetspriser og tilbudssummer. Kan ikke endre firmaopplysninger eller andre brukere. Har kun tilgang til å legge inn forbrukslinjer. Kan ikke se enhetspriser på forbrukslinjene. Første gangs bruk Viktig! Ved første gangs bruk må du legge inn alle opplysninger vedrørende ditt firma. Dette gjøres ved å velge menyvalget Administrasjon -> Firmainformasjon, og deretter legge inn alle relevante opplysninger. Det er viktig at opplysningene er korrekte, ettersom de vil bli brukt på alle utskrifter og rapporter fra systemet. Firmalogo, organisasjonsmerke og autorisasjonsmerke Firmalogo kan legges inn i systemet slik at den vises på relevante steder i dokumentene som skrives ut. Dersom din bedrift er medlem av en organisasjon (for eksempel NLF eller MEF) så kan organisasjonens logo også legges inn som et kvalitetsstempel i dine tilbudsbrev. Det samme gjelder Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 8

9 autorisasjonsmerke (for eksempel logo fra Statens Bygningstekniske Etat) som viser at bedriften er godkjent for ansvarsrett. Disse legges inn ved å velge Administrasjon i hovedmenyen, og deretter Firmalogo og merker. Følgende skjema vises på skjermen: Trykk på Velg fil på de respektive bildene for å legge inn logo/merker. Firmalogo vil bli synlig på flere av dokumentene som produseres i Fortuna Ordre, mens de to andre kun blir synlig når man produserer tilbudsbrev (se side 24). Stavekontroll Ofte kan det være ønskelig med stavekontroll i brevmalene. Fortuna Ordre har ikke denne funksjonaliteten innebygget da den allerede finnes som standard i de fleste nettlesere. Det mest vanlige er at funksjonen aktiveres ved å høyreklikke inne i et tekstfelt og deretter velge «Kontroller staving» eller lignende. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 9

10 Gjennomgang av hovedmenyen Feltet Kunde Feltet Kunde er svært viktig fordi det brukes som utgangspunkt for flere forskjellige aktiviteter: Opprette nye kunder Opprette nye kundehenvendelser Søke etter eksisterende kunder og ordrer Opprette ny kunde Det er enkelt å opprette nye kunder i Fortuna Ordre: Skriv inn kundens navn i Kundefeltet og velg Legg til ny kunde i listen som kommer opp. Et kunderegistreringsskjema vil komme opp og må fylles ut. Feltet Søk er foreløpig ikke tatt i bruk, men er tiltenkt en søkefunksjon i katalogtjeneste i en fremtidig oppdatering av systemet. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 10

11 Feltet Alfasortering bestemmer hvordan kunden blir sortert alfabetisk. I eksempelet under vil kunden bli sortert som Larsen Laura (men navnet vil likevel vises som Laura Larsen). De andre feltene er selvforklarende. Når kunden er opprettet vil man få mulighet til å opprette en ny kundehenvendelse med en gang. Les mer om dette i neste avsnitt. Opprette / hente kundehenvendelser En ny kundehenvendelse opprettes ved å skrive inn de første 3-4 bokstavene i kundens fornavn eller etternavn i feltet Kunde. (Dersom navnet ikke eksisterer i kunderegisteret så må kunden opprettes først. Se forrige avsnitt.) Du vil få opp en liste med navn som matcher det du har skrevet inn i feltet Kunde. Legg merke til at for eksempel hans vil gi treff både på fornavnet Hans og etternavnet Hansen. Bruk mus eller piltaster for å velge kunden som man skal opprette eller finne en henvendelse på. Deretter brukes mus eller piltaster for å velge Ny ordre. En blank ordre på kunden blir opprettet. Alternativt velges ønsket ordre fra listen. I eksempelet over finnes allerede en tidligere ordre på kunden (Utbedring av veg). Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 11

12 Aktive ordrer Knappen brukes for å få hurtig tilgang til alle kundehenvendelser og ordrer som er definert som Aktive. Listen er delt inn på samme måte som rapporten Aktive ordrer: 1. Ubesvarte henvendelser Alle kundehenvendelser som ikke har blitt besvart enda. En henvendelse regnes som ubesvart når feltet Tilbudsdato i fanearket Detaljer ikke er utfylt. 2. Venter tilbudsaksept fra kunde Viser alle sendte tilbud hvor kundene enda ikke har gitt en tilbakemelding. I denne kategorien legges alle henvendelser hvor feltet Tilbudsdato (fanearket Detaljer) er utfylt, mens feltet Tilbudsaksept (fanearket Detaljer) ikke er utfylt. 3. Venter på gravemelding Viser henvendelser hvor kunden har akseptert tilbudet, men hvor gravemeldingen ikke er klar enda. Status på gravemeldingen endres også under fanearket Detaljer. 4. Klart for oppstart Viser henvendelser hvor kundene har akseptert tilbudet, samtidig som status på gravemeldingen er Ikke nødvendig eller Klart for oppstart. 5. Pågående oppdrag Viser ordrer hvor selve arbeidet er påbegynt. I denne kategorien legges alle ordrer hvor feltet Dato for oppstart (fanearket Forbruk) har blitt utfylt med dato for oppstart. Velg ønsket ordre ved å klikke på ordrebeskrivelsen. Det er også mulig å flytte en ordre til neste kategori i listen ved å benytte nedtrekkslisten lengst til høyre på den aktuelle linjen. Man vil da få sette inn dato i riktig felt slik at ordren blir flyttet. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 12

13 Attestering Som forklart i kapittelet Brukerstatus (se side 7) så kan brukere i Fortuna Ordre ha forskjellig status. Knappen Attestering brukes for å gi Administrator eller Ordrebehandler hurtig tilgang til forbrukslinjer som skal godkjennes. Det vil si at når en bruker med status Medarbeider har vært inne i systemet og lagt inn en forbrukslinje ( 7,5 t gravearbeid den ), så må linjen attesteres av en Administrator eller Ordrebehandler før den blir godkjent i systemet. Rapporter Knappen Rapporter gir tilgang til oversiktsrapporter som inneholder opplysninger om flere ordrer. Se for øvrig kapittelet Oversiktsrapporter (side 35). Registre Knappen Registre gir tilgang til kunderegisteret, vareregisteret og flere andre bakgrunnsregistre. Se for øvrig kapittelet Registre (side 39). Administrasjon Under knappen Administrasjon finner man alle administrative innstillinger. Her kan man endre firmaopplysninger, legge til og fjerne brukere i egen bedrift, endre passord og legge til online prislister fra leverandører som f.eks. rørgrossister og lignende. Se for øvrig kapittelet Administrasjon (side 40). Bruke systemet Brukerhåndboken benytter samme logiske oppbygning som selve systemet, det vil si at vi tar deg gjennom hele prosessen fra kunden kontakter deg for første gang og frem til oppdraget er utført. Registrere kundehenvendelse Det første du må gjøre når en potensiell kunde kontakter deg er å legge inn kundeopplysningene og hva slags oppdrag henvendelsen gjelder. Dette gjøres ved å skrive inn kundens navn i feltet Kunde. Ettersom systemet ikke kjenner denne kunden så blir du spurt om du vil opprette en ny kunde. Trykk på feltet Legg til ny kunde. Et registreringsskjema kommer frem, og du kan legge inn kundens detaljer. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 13

14 Feltet Søk er foreløpig ikke tatt i bruk, men etter hvert vil det bli mulig å gjøre automatiske oppslag i en katalogtjeneste for å forenkle kunderegistreringen. Feltet Alfasortering er feltet som legges til grunn for kunderegisterets sortering. I eksempelet under vil kunden bli sortert som Larsen Laura, men adressefelter og lignende vil bruke navnet i feltet Kundenavn som utgangspunkt. Når du har fullført kunderegistreringen så spør systemet om du vil opprette en ny ordre på denne kunden. Dersom du svarer ja på dette spørsmålet så vil du komme til hovedbildet og fanearket Kundeforespørsel. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 14

15 Kundeforespørsel Når man mottar en ny kundeforespørsel så vil man som regel starte i fanearket Kundeforespørsel : I feltet Første henvendelse legger du inn datoen når kunden kontaktet deg første gang. I feltet Oppdragstype skriver du inn en kort beskrivelse av oppdraget, for eksempel Drenering omkring hus, Gårdsvei, Garasjetomt osv. Systemet oppdager at dette er en ny oppdragstype, og derfor er første valg i listen Legg til ny jobbtype. Klikk på denne og legg inn ekstra opplysninger om ønskelig. Disse opplysningene blir til hjelp når du ved senere henvendelser skal finne riktig oppdragstype, ettersom alle oppdragstyper legges i et eget register. Du behøver aldri å legge inn en oppdragstype mer enn én gang, ettersom systemet alltid foreslår tidligere brukte oppdragstyper. TIPS: Kalender med datovelgerfunksjon er tilgjengelig for alle skjemafelter som skal inneholde datoer. Dobbeltklikk på valgt felt for å åpne kalenderen. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 15

16 Da kunden kontaktet deg ble det kanskje gjort en avtale om befaring av området. Dato og notater fra befaringen kan legges inn i de neste feltene. Teksten som legges inn i Notater fra befaring vil blant annet vises når du skriver ut arbeidsordren til deg selv eller dine ansatte. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 16

17 Tilbudsberegning Kalkyle Under Tilbudsberegning gjøres selve tilbudskalkylen. Her legger man inn de varer og tjenester som skal inngå i oppdraget. Inntastede data lagres hver gang man forlater et felt i skjemaet. Data som ikke er lagret markeres med rød tekst i Fortuna Ordre. Man starter tilbudsberegning ved å klikke i feltet Varenavn og skrive inn ønsket vare. Dersom varen finnes i registeret fra tidligere så vil systemet foreslå varen, men du vil også få muligheten til å opprette en ny vare. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 17

18 I eksempelet under leter vi etter varen eksempelvare, men finner den ikke i vareregisteret. Man klikker da på Legg til ny vare og får opp vareskjemaet. Det er også mulig å bare gå videre til neste felt for å legge inn Mengde. Fortuna Ordre vil oppdage at man forsøker å legge inn en vare som ikke finnes i vareregisteret, og man får mulighet til legge inn varen før man fortsetter. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 18

19 Det er kun fem felter i vareskjemaet. Det første feltet er forhåndsutfylt med varenavnet som ble valgt i hovedbildet. I feltet Type kan man velge mellom følgende varetyper: Egen vare Egenproduserte varer (f.eks. pukk fra eget pukkverk) Innkjøpt vare Varer som er kjøpt inn fra andre produsenter (f.eks. rør og kummer) Tjeneste Gravearbeid, transport, kranarbeid, hjelpemann i grøft osv. Underkalkyle Se neste avsnitt. Feltet Type brukes som grunnlag for å kunne rapportere forbruket av de ulike typene enkeltvis, det vil si at man kan ta ut rapporter som viser hvor mye man har brukt av hhv tjenester, egne varer og innkjøpte varer. Det neste feltet som skal fylles ut heter Enhet. Her legger man inn hvilken enhet denne varen skal baseres på, for eksempel timer, tonn, m3, stk osv. I feltet Enhetspris legger man inn pris pr enhet. Merk: Enhetsprisen du legger inn er din standardpris, men kan endres individuelt hver gang du skal bruke varen. Alle varer som legges inn i registreringsskjemaet blir lagt inn i vareregisteret, og behøver ikke å registreres mer enn én gang. I feltet Merknad kan man legge inn merknader som f.eks. innpris til ditt firma og lignende. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 19

20 Når vareskjemaet er utfylt klikker du Legg til. Deretter kommer du tilbake til Tilbudsberegning - skjemaet, hvor du kan gjenta prosessen for hver enkelt vare og tjeneste som skal tas med i tilbudet. TIPS: Varefeltene i Fortuna Ordre har en avansert søkefunksjon. La oss si at du har flere forskjellige rørtyper i ditt vareregister, for eksempel Anleggsrør 80mm Rørdeler Anleggsrør 200mm Betongrør 400mm osv. Hvis du skriver rør i varefeltet, så vil du få treff på alle disse varene. Prisliste for varesøk Dette feltet bestemmer hvilken prisliste man ønsker å søke i. Når Fortuna Ordre tas i bruk finnes bare et valg på denne listen, nemlig prislisten Lokal. Denne prislisten henter opplysninger fra ditt vareregister som inneholder de varer og tjenester du selv har lagt inn i Fortuna Ordre. I tillegg kan Fortuna Ordre hente varer og priser direkte fra dine leverandører (f.eks. rørgrossister og lignende). Se avsnittet Eksterne prislister på side 43 om hvordan slike prislister legges inn. I bildet under har vi brukt prislisten til Brødrene Dahl AS som eksempel. Man søker og velger varer på samme måte som i den lokale prislisten. Kalkulatorfunksjon Man har ofte behov for å gjøre ulike beregninger i forkant av selve tilbudsberegningen, for eksempel volumet av en steinfylling. Derfor har Mengdefeltet i Tilbudsberegning og på Underkalkyler (se neste avsnitt) en innebygget kalkulatorfunksjon. Man kan for eksempel skrive inn i Mengdefeltet: 20m * 10m * 3,5m * komprimering 1,5 Når man så flytter til neste felt, så vil regnestykket bli kalkulert og byttet ut med resultatet. I dette tilfellet Selve regnestykket blir flyttet til kommentarfeltet, og brukeren velger selv om det skal beholdes eller fjernes. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 20

21 Underkalkyle Ofte kan man bli bedt om å levere tilbud hvor tilbudssummen er delt inn i ulike delprosjekter. Det kan for eksempel være opparbeidelse av en tomt hvor oppdragsgiveren ønsker to deltilbud, nemlig hageanlegg og utgraving av hustomt. I slike tilfeller kan det være greit å holde kalkylene for deltilbudene adskilt, samtidig som begge deltilbudene skal utgjøre en del av det totale tilbudet. Et annet eksempel er hvis oppdragsgiveren ønsker tilbud på å legge ned 3500 meter fiberkabel, og ønsker prisen oppgitt pr meter. Det vanlige er da at man tar utgangspunkt i hvor mange maskintimer, mannskapstimer, pukk, kabel osv som går med til 3500 meter kabelgrøft, og deretter regner om summen til pris pr meter. Med underkalkylefunksjonen kan man på en enkel måte utføre slike beregninger. La oss ta utgangspunkt i det andre eksempelet, hvor oppdragsgiveren ba om pris pr meter. I tilbudsberegningen legger man da inn en ny vare som vi kaller Grøft for fiberkabel. I feltet Type velger vi Underkalkyle, som indikerer at denne varen skal inkludere flere varelinjer. I feltet Enhet skriver vi inn meter, ettersom oppdragsgiveren ønsker tilbud pr meter. Om ønskelig kan man legge inn en merknad som beskriver varen ytterligere. Til slutt trykker man på Legg til. Et nytt vindu med tittelen Underkalkyle vil komme opp. Vinduet er til forveksling likt tilbudsberegningen, men forskjellen er at man her kan legge inn alle varer som vil gå med til den ønskede lengde kabelgrøft. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 21

22 Oppdragsgiveren ba om tilbud pr meter kabelgrøft med samlet lengde 3500 meter. Her kan man legge inn forventet forbruk på de 3500 meterne, slik som vi ser i eksemplet under. Innlegging av varer og tjenester foregår på samme måte som i selve tilbudsberegningen. Forskjellen er at etter hvert som man legger inn de aktuelle varer og tjenester så vil underkalkylen oppdateres med aktuell pris pr meter. I eksempelet under ser vi at enhetsprisen pr meter blir kr 36,89, og totalprisen for 3500 meter er kr ,-. Når man er tilfreds med underkalkylen så går man tilbake til hovedtilbudet ved å klikke Lagre og lukk. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 22

23 Tilbake i tilbudsberegningen ser vi at varelinjen for kabelgrøften er oppdatert med de opplysninger vi la inn i underkalkylen. Man kan når som helst endre opplysningene i underkalkylen ved å trykke Underkalkyle igjen. Kopiere kalkyle fra annen ordre Fra og med v er det mulig å kopiere inn hele eller deler av kalkyler fra en ordre til en annen. Dette gjøres ved å gå inn på den nye ordren, velge fanen Tilbudsberegning og klikke på knappen Kopiér linjer fra annen ordre. Du vil da få opp et nytt vindu: Velg hvilken ordre du vil kopiere fra i venstre side av vinduet. På høyre side vil det komme opp en liste med alle kalkylelinjene fra den valgte ordren. Velg hvilke du vil kopiere ved å sette inn/fjerne hakene som står først på hver linje. Trykk på Kopiér merkede. De kopierte linjene vil vises i den nye ordren. Merk! Pr i dag er det ikke mulig å kopiere underkalkyler. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 23

24 Tilbudsbrev Når du har beregnet et tilbud til kunden så vil neste trinn i prosessen være å skrive tilbudsbrev. Fortuna Ordre lager tilbudsbrev automatisk, men enkelte momenter må likevel legges til av brukeren: Under fanen Tilbud får du opp en forhåndsvisning av tilbudsbrevet. Tilbudsbrevet er veldig fleksibelt, og man velger selv akkurat hvor detaljert man ønsker at det skal være. Med unntak av faste opplysninger som adressering og bunntekst, så kan hvert enkelt avsnitt i tilbudsbrevet redigeres av brukeren. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 24

25 Overskrift Overskriften i tilbudsbrevet er basert på oppdragstypen som er valgt for dette oppdraget. Oppdragstypen kan selvsagt endres direkte i utkastet. Innledningstekst Fortuna Ordre vil foreslå en passende innledning av tilbudsbrevet. Denne er fullt redigerbar, og om ønskelig kan man skrive inn flere avsnitt i dette feltet. I standard innledningstekst er det lagt opp til at neste avsnitt i tilbudsbrevet blir en punktvis liste over de varer og tjenester som inngår i tilbudet. Dersom man ikke ønsker å lage en slik liste, så kan man enkelt og greit fjerne standardteksten og heller skrive den innledningen man selv ønsker. Oppe til høyre ligger en link Gjenopprett standardteksten. Denne brukes dersom man har redigert innledningsteksten, men senere angrer og ønsker å gå tilbake til Fortuna Ordre sin standard innledning. Punktvis spesifikasjon av varer og tjenester Hvis ønskelig så kan man spesifisere punktvis hvilke varer og tjenester som inngår i tilbudet. Klikk på linken. Når linken er klikket så vil man få opp et nytt felt. Når det første feltet er utfylt så vil nye felter komme opp etter hvert. Den enkleste måten å gjøre dette på er ved å bruke TAB-tasten for å lage nytt felt og flytte markøren dit. Eksempel: Laura Larsen ønsker et tilbud på drenering av utearealer. Da kan man for eksempel legge inn følgende: Alt nødvendig gravearbeid Nødvendige fyllmasser Tilførselsledninger for vann og avløp Eventuelle sprengningsarbeider inngår ikke Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 25

26 På skjermen vil dette se slik ut: Ofte er det de samme tekstene som går igjen i flere tilbudsbrev. Systemet husker derfor alle tekster som blir lagt inn her, slik at man enkelt kan gjenbruke dem flere ganger. De 30 mest brukte tekstene vil vises i en liste hver gang man skriver i disse feltene, sortert med den aller mest brukte øverst. Tekstene kan slettes ved å gå inn i registret Tilbudsposter (se side 40). Punktvis spesifikasjon av betingelser Hvis ønskelig så kan man også spesifisere punktvis hvilke betingelser man setter for tilbudet. Klikk på linken. Når linken er klikket så vil man få opp et nytt felt. Når det første feltet er utfylt så vil nye felter komme opp etter hvert. Eksempel: Tilbudet er gyldig til 1. oktober 2010 Betalingsbetingelser: Faktura pr 14 dager netto På skjermen vil dette se slik ut: Merk at når man velger å spesifisere betingelser punktvis så vil det genereres en tekstlinje Tilbudet er gitt under følgende forutsetninger over punktlisten. Ofte er det de samme tekstene som går igjen i flere tilbudsbrev. Systemet husker derfor alle tekster som blir lagt inn her, slik at man enkelt kan gjenbruke dem flere ganger. De 30 mest brukte tekstene vil vises i en liste hver gang man skriver i disse feltene, sortert med den aller mest brukte øverst. Tekstene kan slettes ved å gå inn i registret Tilbudsbegrensninger (se side 40). Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 26

27 Tilbudssum type Tilbud til bedrifter skal normalt oppgis eks mva, mens tilbud til privatpersoner normalt skal oppgis inkl mva. I dette avsnittet kan man velge hvilken type tilbudssum man ønsker. Klikk på ønsket valg (eks mva / inkl mva / detaljert). Avslutningstekst Fortuna Ordre vil foreslå en passende avslutningstekst for tilbudsbrevet. Denne er fullt redigerbar, og om ønskelig kan man skrive inn flere avsnitt i dette feltet. Oppe til høyre ligger en link Gjenopprett standardteksten. Denne brukes dersom man har redigert avslutningsteksten, men senere angrer og ønsker å gå tilbake til Fortuna Ordre sin standard avslutning. Generere tilbudsbrev i pdf-format Når du har spesifisert tilbudet slik du ønsker, trykker du på Lag tilbudsbrev nederst på siden. Systemet genererer et dokument i pdf-format som er tilnærmet likt forhåndsvisningen. Dokumentet lagres automatisk i systemet og kan finnes igjen under fanen Dokumentarkiv. Systemet tilbyr deretter å sende tilbudsbrevet på epost. Tilbudsbrevet kan sendes automatisk både til kundens epostadresse og til ditt eget firma. Dersom du velger å sende tilbudsbrevet til kunden så vil dagens dato bli satt som tilbudsdato. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 27

28 Detaljer Under denne fanen registreres alt som skjer fra kunden aksepterer tilbudet og frem til man begynner på utførelsen av selve oppdraget. I tillegg registreres enkelte opplysninger etter at oppdraget er fullført. Når en kunde aksepterer tilbudet fra deg, så går du inn på den aktuelle ordren og går til fanen Detaljer. Her legger du inn dato for tilbudsaksept. TIPS: Når du skal dra ut eller sende ut dine ansatte for å begynne på et oppdrag, så kan det være greit å ha en enkel arbeidsordre med viktig informasjon. I Fortuna Ordre kan arbeidsordre skrives ut med noen få tastetrykk. Les mer på side 36. Gravemelding Når en ny kundeforespørsel registreres så vil systemet som standard sette feltet Gravemelding kreves: Ja. Deretter er det opp til ordrebehandleren å fjerne avkryssingen dersom gravemelding likevel ikke er nødvendig. Hvis gravemelding er nødvendig så vil ikke ordren gå videre i systemet før ordrebehandleren har valgt Gravemelding status: Klart for oppstart. I daglig bruk av systemet vil du ofte hente ut rapporten Oppdrag under utførelse, som viser alle oppdrag fra kundens første henvendelse og frem til oppdrag i arbeid. I rapporten vil status på alle gravemeldinger vises og gi deg full kontroll. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 28

29 Dersom du mister et oppdrag i konkurranse med andre entreprenører, så har du mulighet til å legge inn vinnende tilbyder og tilbudssum. Denne informasjon kan være nyttig når du ved en senere anledning skal konkurrere mot samme firma igjen. Du kan også finne igjen denne informasjonen i rapporten Tapte oppdrag. Detaljert beskrivelse av oppdraget Det som blir lagt inn i dette feltet blir skrevet ut som en del av sluttrapporten som oversendes til kunden ved avsluttet oppdrag. Det er derfor viktig å skrive ned det som er viktig - sett fra kundens synspunkt. Eksempel: Du har vært hos Lars Larsen og gravd ut hustomten hans. I feltet detaljert beskrivelse legger du inn: Utgravingen av tomten gikk stort sett som forventet. Det viste seg å være ca 200 m3 mer masser enn først antatt, og arbeidet tok derfor litt lengre tid enn forventet. Det ble gravd ned til grunnfjellet. De utgravde massene var jord av fin kvalitet, og mesteparten ble brukt som underlag for eiendommens plenareal. Under utgravingen støtte vi på en 10-par telefonkabel som ikke var inntegnet på gravemeldingen. Kabelen ble reparert kostnadsfritt av Telenor samme dag. Etter utgraving ble det brukt fyllmasse mm som fundament, komprimert med vals. Som underlag for grunnmuren ble det lagt ca 20 cm knust grus 0-18 mm. Drenering er lagt ned i form av 4 dreneringsrør, plassert cm under kjelleretasjens gulvnivå, med fall mot husets hjørne i sørvest. Overvannet ledes derfra i 4 anleggsrør ut til bekken som renner i sørenden av eiendommen (se vedlagt kart). Takrenner er ikke direkte tilkoblet dreneringen. Vann og avløpsledninger er lagt i henhold til byggefirmaets anvisninger. Strømkabel og telefonkabel er ikke lagt ned. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 29

30 Forbruk Oppdrag basert på fastpris Under denne fanen registreres løpende forbruk av varer og tjenester. Det faktiske forbruket kan enkelt sammenlignes med tilbudsberegningen ved å gå til den siste fanen Resultat. Dermed har man god kontroll på oppdragets lønnsomhet til enhver tid. Hvis man velger Fra tilbudsberegning i nedtrekkslisten Prisliste for varesøk så vil man få opp kun de varer og tjenester som man har benyttet i tilbudsberegningen. Dette er som regel en kort liste som er lett å finne frem i sammenlignet med de andre, komplette varelistene. Avkrysningsboksen Tilleggsarbeid brukes dersom man leverer varer eller tjenester som skal faktureres utenom den gitte fastprisen eller ved oppdrag basert på faktisk forbruk (enhetspriser). Les mer om dette i neste kapittel. Varelinjer som krysses av her, fremkommer på rapporten Fakturagrunnlag i menyen til venstre. Forbruk av varer og tjenester blir også presentert i kundens sluttrapport, men her vises ikke beløp; Dersom kunden har fått en fast pris på utførelsen, så er det kun av intern interesse å vite de enkelte delbeløpene. Hvis man likevel ønsker å presentere prisene for kunden så kan Resultatrapport (se side 37) benyttes til dette. Hver varelinje under fanearket Forbruk har følgende felter: Dato Dato når denne varelinjen (eller tjenesten) ble levert. Fra kl Om ønskelig kan man legge inn fra kl til kl. Til kl Om ønskelig kan man legge inn fra kl til kl. Forbrukt tid vil bli regnet ut automatisk og satt inn i Mengde-feltet. Varenavn Betegnelse på varen eller tjenesten Mengde Antall av den leverte varen eller tjenesten Enhet Feltet fylles ut automatisk med vareregisteret som grunnlag Enhetspris Fylles ut automatisk basert på vareregisteret, men kan endres etter ønske. Tilleggsarbeid Kryss av dersom varelinjen ikke inngår i den tilbudte fastprisen, eller dersom oppdraget faktureres ut fra faktisk forbruk (enhetspriser) Kommentar Kommentar Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 30

31 Registrert av Fylles ut automatisk basert på innlogget bruker Godkjent av Hvis brukeren som registrerer forbrukslinjen har brukerstatus Medarbeider, (se side 7) så vil forbrukslinjen måtte godkjennes av en Ordrebehandler eller Administrator. I motsatt fall vil feltet fylles ut automatisk basert på innlogget bruker. Oppdrag basert på faktisk forbruk Ofte utfører man oppdrag hvor kunden ikke har bedt om fast pris på forhånd, men i stedet blir fakturert ut i fra faktisk forbruk av varer og tjenester. Fortuna Ordre håndterer også slike oppdrag. Det eneste man skal huske på er at når man registrerer forbruk i fanearket Forbruk, så må det settes kryss i boksen Tilleggsarbeid for hver enkelt varelinje. Underveis i oppdraget kan man hele tiden se faktisk forbruk av de ulike varer/tjenester ved å velge fanearket Timearbeid. Når oppdraget er fullført kan forbruket hentes ut ved å klikke på rapporten Fakturagrunnlag. Du kan velge mellom to ulike detaljnivåer, hvor den ene er detaljert ned på hver enkelt varelinje, mens den andre viser et sammendrag for hver enkelt vare. Bilder Fortuna Ordre legger opp til at det skal tas bilder av viktige punkter underveis i graveoppdragene. For eksempel vil man kunne dokumentere at riktig omfyllingsmasse er brukt omkring et rør eller en ledning. Det er selvsagt ikke noe krav at dette gjøres, men bildene kan i ettertid bli svært nyttige både for entreprenøren og kundene. Det kan for eksempel være nyttig ved tvister, eller ved fremtidige arbeider i samme område. Ditt firma vil dessuten bli oppfattet som svært profesjonelt dersom det lages dokumentasjon i form av bilder, selv på små oppdrag. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 31

32 Bildemodulen i Fortuna Ordre har ingen begrensinger på antall bilder pr oppdrag. Bilder som legges inn i Fortuna Ordre kan tas med i sluttrapporten til kunde med dine kommentarer, dato og fotografens navn. Fanearket Bilder har følgende knapper og felter: Nytt bilde Legger til et nytt bilde i det aktive oppdraget. Vis bilde Åpner bildet i et større vindu. Slett bilde Sletter det aktive bildet. Forrige Bla til forrige bilde. Neste Bla til neste bilde. Kommentar Her kan man legge inn kommentarer som blir synlig for kunden. Bildedato Bildedato Fotograf Navn på fotografen. Inkludere Når feltet er avkrysset vil bildet bli tatt med i sluttrapporten til kunde. Kart og tegninger Fortuna Ordre har også en modul for å legge inn relevante tegninger og kart til hvert enkelt oppdrag. Dette kan gjøres på to måter. Enten ved å hente tegningen/kartet fra en fil på din datamaskin ( Ny fra fil ), eller ved å hente et kartutsnitt fra internettjenesten til Statens Kartverk ( Ny fra kart ). Ny fra fil For eksempel kan man legge inn skannede kart der man har tegnet inn nye ledninger, dybder osv. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 32

33 Ny fra kart Denne muligheten brukes når man ønsker å hente inn kartutsnitt direkte fra Statens Kartverk. Når man klikker på knappen Ny fra kart vil man få opp følgende vindu: Ved hjelp av musen eller knappene øverst til venstre i bildet kan man navigere seg inn til det kartutsnittet man ønsker å benytte. Knappen øverst til høyre (merket +) brukes for å velge karttype. Vi tilbyr pr i dag to ulike karttyper med forskjellig detaljgrad, avhengig av zoomnivå i kartet. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 33

34 Når man har funnet frem til et kartutsnitt man ønsker å bruke er neste steg å klikke Lagre kart. Utsnittet vil da bli lagret og knyttet til den tilhørende ordren. Dersom flere utsnitt ønskes så kan man panorere og zoome til andre områder og klikke Lagre kart flere ganger. Når man har hentet alle utsnittene man ønsker kan vinduet lukkes. Fanearket Kart/tegninger vil nå være oppdatert med det eller de kartutsnittene du har valgt. OBS! Fortuna Ordre benytter tredjeparts programvare kalt OpenLayers i kartløsningen. På grunn av en feil i OpenLayers kan kartutsnittet vise feil område dersom man panorerer mye før man trykker Lagre kart. Timearbeid Under denne fanen finner man en oversikt over alle varelinjer hvor det er satt kryss for Tilleggsarbeid. Oversikten er summert pr vare og viser gjennomsnittlig enhetspris. Denne oversikten er den samme som kommer ut på rapporten Fakturagrunnlag (sammendrag). Du kan også velge Fakturagrunnlag (detaljert) og få ut en oversikt som viser hver enkelt varelinje. Resultat fastpris Når oppdraget er fullført så vil dette fanearket vise en sammenligning av faktisk forbruk sett i forhold til tilbudt fastpris. Sammenligningen gir et meget godt bilde på hvor lønnsomt oppdraget har vært. Denne oversikten er den samme som kommer ut på rapporten Resultatrapport. Dokumentarkiv I dokumentarkivet lagres alle dokumenter og rapporter som er opprettet på den aktuelle ordren. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 34

35 Rapporter/dokumenter Fortuna Ordre har en mengde rapportmuligheter som er utviklet for å fylle de fleste informasjonsbehov. Noen av disse rapportene inneholder informasjon om enkeltoppdrag, mens noen er oversiktsrapporter med generell informasjon om flere oppdrag. Alle rapporter/dokumenter i Fortuna Ordre vises i pdf-format i nettleseren når man velger dem. Pdfformatet er et av de mest populære filformater for ferdige dokumenter, og kan enkelt leses, sendes pr epost eller skrives ut på en hvilken som helst datamaskin. Oversiktsrapporter (generell informasjon om flere oppdrag) Alle oversiktsrapporter finnes på hovedmenyen under overskriften Rapporter. Aktive ordrer Rapporten gir en oversikt over alle oppdrag som er under behandling. Rapporten har følgende kategorier: 1. Ubesvart henvendelse Alle kundehenvendelser som ikke har blitt besvart enda. En henvendelse regnes som ubesvart når feltet Tilbudsdato i fanearket Detaljer ikke er utfylt. 2. Venter tilbudsaksept fra kunde Viser alle sendte tilbud hvor kundene enda ikke har gitt en tilbakemelding. I denne kategorien legges alle henvendelser hvor feltet Tilbudsdato (fanearket Detaljer) er utfylt, mens feltet Tilbudsaksept (fanearket Detaljer) ikke er utfylt. 3. Venter svar på gravemelding Viser henvendelser hvor kunden har akseptert tilbudet, men hvor gravemeldingen ikke er klar enda. Status på gravemeldingen endres også under fanearket Detaljer. 4. Klart for oppstart Viser henvendelser hvor kundene har akseptert tilbudet, samtidig som status på gravemeldingen er Ikke nødvendig eller Klart for oppstart. 5. Under utførelse Viser ordrer hvor selve arbeidet er påbegynt. I denne kategorien legges alle ordrer hvor feltet Dato for oppstart (fanearket Forbruk) har blitt utfylt med dato for oppstart. Denne rapporten gir svært god oversikt over hva som må gjøres med hver enkelt henvendelse. For eksempel vil du alltid ha oversikt over hvilke kunder som venter på tilbud fra deg. Rapporten er også interessant for de ansatte, ettersom den gir et bilde på oppdragsmengden fremover i tid. Avsluttede ordrer Rapporten gir en oversikt over alle fullførte oppdrag for en nærmere spesifisert periode. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 35

36 Forbruksrapport Rapporten gir en fullstendig oversikt over forbruk av varer og tjenester for en valgt periode. Oppdragsrapporter (rapporter vedrørende enkeltoppdrag) Alle oppdragsrapporter finnes i hovedbildet for oppdraget. Det vil si at du må gå inn i det ønskede oppdraget for å finne de tilhørende rapportene. De viktigste rapportene kan sendes med epost til kunden direkte fra Fortuna Ordre. Les mer om dette på side 38. Arbeidsordre Når man starter rapporten arbeidsordre så spør systemet hvem som skal utføre oppdraget. Her skriver man inn navnet på arbeidslederen/maskinføreren på dette oppdraget. Arbeidsordren vil da genereres adressert til arbeidslederen. Arbeidsordren kan gis til arbeidslederen eller maskinføreren som skal utføre oppdraget, og inneholder opplysninger om navn, adresse og telefonnummer til kunden. Arbeidsordren inneholder også dine notater fra tilbudsbefaringen, slik at maskinføreren har bakgrunnsinformasjon om arbeidet som skal gjøres. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 36

37 Tilbudsberegning Denne rapporten inneholder tilbudsberegningen som er gjort på oppdraget. Denne rapporten har mange forskjellige bruksområder, og man kan derfor velge mellom tre ulike detaljnivåer i rapporten: Tilbudsberegning u/beløp - Viser bare mengdene på hver enkelt varelinje Tilbudsberegning m/beløp - Viser både mengder og beløp/sum på varelinjene Tilbudsberegning m/beløp og underkalkyler - Samme som over, men viser også eventuelle underkalkyler som ligger til grunn for varelinjene i rapporten Resultatrapport Resultatrapporten gir en sammenligning av kalkulert forbruk (tilbudskalkylen) sammenlignet med virkelig forbruk, og gir derfor et godt bilde på hvor lønnsomt oppdraget har vært. Dette er den samme oversikten som du finner under fanearket Resultat fastpris (Se side 34). Fakturagrunnlag På et oppdrag hvor det er gitt et tilbud basert på fastpris, så vil denne rapporten inneholde alle tilleggsarbeider som kunden må betale utover den tilbudte fastprisen. I dette tilfellet danner rapporten grunnlag for fakturering av tilleggsarbeider. I praksis er det alle varelinjer i fanearket Forbruk hvor det er satt kryss i feltet Tilleggsarbeid som kommer med på denne rapporten. På et oppdrag som er basert på faktisk forbruk (enhetspriser), så vil denne rapporten inneholde alle varelinjer. I dette tilfellet danner rapporten grunnlag for fakturering av hele oppdraget. Hvis man derimot ønsker å sende delfaktura underveis, så er trolig perioderapporten mer passende (se neste avsnitt). Perioderapport Perioderapporten brukes for å dokumentere forbruk av varer og tjenester for en valgt periode. Den kan for eksempel brukes når oppdragsgiver ønsker å attestere medgått tid og vareforbruk hver uke, og vil deretter kunne legges til grunn for fakturering. I likhet med de andre oppdragsrapportene kan også denne sendes på epost direkte til oppdragsgiver. Før rapporten genereres må man velge hvilken periode den skal vise. Man må også velge Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 37

38 hvilke forbrukslinjer som skal inkluderes i rapporten: Alle forbrukslinjer - Både forbruk som inngår i anbud og tilleggs-/timearbeider. Bare anbudsarbeider - Kun forbruk som er knyttet til anbudet (fastpris). Bare tilleggsarbeider - Kun forbruk som er registrert som tilleggs-/timearbeider. Sluttrapport Sluttrapporten er en rapport som skal sendes til kunden etter at oppdraget er fullført. Rapporten vil være kundens dokumentasjon på det utførte arbeidet, og den vil gi entreprenøren et stort konkurransefortrinn ettersom den er et bevis på entreprenørens kvalitet og profesjonalitet. Rapporten inneholder entreprenørens kvalitetsgaranti, beskrivelse av oppdraget, detaljert spesifikasjon av vare- og tjenesteforbruk, entreprenørens signatur, bilder, kart og tegninger. Brevmal Brevmalen brukes for å skrive brev med fri tekst. Topptekst, bunntekst og logoer har samme gjennomførte profil som andre dokumenter fra Fortuna Ordre. Brevmalen støtter enkel formatering som for eksempel fet tekst, skråstilt tekst eller punktlister. Sende rapporter og dokumenter med epost fra Fortuna Ordre Følgende rapporter og dokumenter kan sendes med epost direkte fra Fortuna Ordre: Tilbudsbrev Tilbudsberegning Fakturagrunnlag Sluttrapport Perioderapport Brev fra brevmal Hver gang et av disse dokumentene opprettes så vil epostvinduet bli tilgjengelig. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 38

39 Vinduet for å sende dokumenter på epost er likt for alle de forskjellige rapportene/dokumentene. Her har vi brukt vinduet for tilbudsbrev som eksempel: Dersom kundens epostadresse er lagret i kunderegisteret så vil den være forhåndsutfylt i skjemaet. Man har også mulighet til å sende en kopi til eget firma på epostadressen som er lagret i Firmaopplysninger. Kryss av for ønskede alternativer og skriv inn epostadresser som mangler. Trykk deretter OK. Du vil umiddelbart få en melding om at eposten er sendt. Registre Fortuna Ordre inneholder en mengde ulike registre. De fleste av disse styres helt og fullt av systemet, slik at brukeren aldri behøver å tenke på dem. Noen få registre er tilgjengelig for brukeren til å slette eller gjøre endringer på oppføringer. Disse finner man i hovedmenyen under overskriften Registre. Kunderegister Kunderegistret inneholder alle kontaktdata for hver enkelt kunde. Dersom en kunde for eksempel har fått nytt telefonnummer eller man ønsker å legge til kundens epostadresse, så må det gjøres via kunderegistret. Vareregister Vareregistret inneholder alle data om dine varer og tjenester. Standardpriser og andre opplysninger om varer og tjenester må endres via vareregistret. I feltet Merknad kan man legge inn andre viktige opplysninger, for eksempel innkjøpspris for den aktuelle varen. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 39

40 Oppdragstyper Registret inneholder alle definerte oppdragstyper og tilhørende beskrivelser. Om man ønsker å slette eller gjøre endringer i oppdragstyper så kan det gjøres her. Tilbudsposter Når man skriver et tilbudsbrev så lagres alle tilbudsposter i et eget register sånn at det er enkelt å bruke dem på nytt. Dette menyvalget gir tilgang til registret sånn at man kan slette poster som ikke lenger er relevante. Tilbudsbegrensninger Når man skriver et tilbudsbrev så lagres alle tilbudsbegrensninger i et eget register sånn at det er enkelt å bruke dem på nytt. Dette menyvalget gir tilgang til registret sånn at man kan slette poster som ikke lenger er relevante. Administrasjon Firmaopplysninger Under menypunktet Firmaopplysninger kan man gjøre endringer i firmaets kontaktopplysninger. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 40

41 Firmalogo og merker Firmalogo kan legges inn i systemet, og vil bli vist i relevante dokumenter. Det er også mulig å legge inn eventuelt autorisasjonsmerke og logo for eventuell medlemsorganisasjon. Brukeradministrasjon Det er bare brukere med status Administrator som har tilgang til Brukeradministrasjon. Her kan man legge til, slette og redigere brukere. Listen viser brukernavn sammen med brukerid, registrert epostadresse, dato og klokkeslett for siste innlogging, brukerens status og om brukeren har vært innlogget de siste 15 minuttene. Brukeropplysningene kan endres ved å klikke på brukerens navn: Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 41

42 Av sikkerhetsmessige grunner er det ikke mulig å velge nytt passord til en annen bruker enn deg selv. Dersom en bruker har glemt sitt passord så kan man gå inn i brukerskjemaet og klikke Send nytt passord. Et nytt passord vil bli automatisk generert og sendt til epostadressen som er oppgitt i skjemaet. Brukerstatus definerer hvilke områder brukeren skal ha tilgang til. Se også avsnittet om brukerstatus på side 7. Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 42

43 Endre passord Dersom en bruker ønsker å endre sitt eget passord, så gjøres det via dette menyvalget. Eksterne prislister De fleste grossister tilbyr sine kunder å laste ned oppdaterte prislister i såkalt Nelfo 4.0-format. En eventuell rabattavtale kan også lagres i dette formatet. Fortuna Ordre kan automatisk laste ned slike prislister, kontrollere at de er gyldige, og tillate brukeren å bruke dem direkte i sine tilbudsberegninger. Dette gjøres via skjemaet Eksterne prislister på menyen Administrasjon: Fortuna Ordre Brukerhåndbok Side 43