sjekkliste for profesjonell messedeltagelse

Transkript

1 Norges Varemesse sjekkliste for profesjonell messedeltagelse Norges viktigste møteplass

2 Sjekkliste for profesjonell messedeltagelse Godt planlagt messedeltagelse gir bedre resultat og økt lønnsomhet Med denne sjekklisten vil Norges Varemesse bidra til en gjennomtenkt planlegging av messen, og dermed skape enda bedre forutsetninger for en lønnsom messedeltagelse. Messen som medium Ingen andre medier kommer i nærheten av messens muligheter til direkte avslutninger. Presentasjon av firmaet og produkter/tjenester på en messe gir treffsikkerhet, og du kan personlig demonstrere og argumentere for produktene dine. Messen fungerer som toveismedium dvs. at budskapet formidles med direkte mulighet for tilbakemelding på markedets holdninger til produkter, markedsføring og salgsapparatet. Messedeltakelse gir i vår etter hvert så elektronisk pregede hverdag muligheten til å påvirke innkjøpere, beslutningstagere og brukere ansikt til ansikt. Et kostnadseffektivt supplement Messedeltagelse er et kostnadseffektivt supplement til tradisjonell kundebearbeidelse, og riktig gjennomført reduserer en messedeltagelse markedsføringskostnadene, øker salget og gir firmaledelsen et effektivt instrument for å måle markedets kunnskap om og interesse for bedriften og produktene. Bli en enda bedre utstiller gå på messeskole! For å bidra til at våre utstillere får mest mulig ut av sin messedeltagelse, tilbyr Norges Varemesse et dagskurs hvor tema er alt fra A-Å rundt det å delta på messer. Det er lagt opp til innføring i jobbmetodikk, tips og råd om alt som er vesentlig før, under og etter messen. Kurset passer for alle som har befatning med messedeltagelsen koordinator, stand-coach, selgere, øvrig standbetjening osv. 2

3 Alt som er vesentlig før messedeltagelsen Planleggingen gir grunnlaget for suksess Å delta på messe er en kompleks markedsaktivitet som engasjerer mange personer både i og utenfor bedriften. Derfor må deltagelsen planlegges for å gi et optimalt resultat. Målsetting og andre rammebetingelser Opprett en prosjektgruppe/komité, samt en totalansvarlig koordinator ( messegeneral ) som må ha fullmakt til å styre prosjekter Informer alle berørte om beslutningen om messedeltakelse og sørg for å informere disse løpende i prosessen Sett opp entydige og lettdefinerte mål for messedeltagelsen sørg for å formulere mål som kan kvantifiseres og måles. Formuler også kvalitative mål. Bestem hvilke produkter/tjenester som skal presenteres på messen, og hva det skal fokuseres på. Koordiner dette med øvrige markedsaktiviteter Velg tema/hovedbudskap Lag et estimat på arealbehov Opprett et messebudsjett Bestem hvem som skal betjene standen, og hvor mange. (husk messesalg er noe annet enn vanlig oppsøkende salg!) Bestem hvordan nye kundeemner skal registreres. Etabler et system for evaluering av kvaliteten på de som besøker standen Er messetilbud eller andre messespesifikke aktiviteter nødvendige? Behov for strøartikler/give-aways? Velg messeantrekk som understreker firmaprofilen, er enhetlig og som enkelt kan identifiseres Forsøk å forutse konkurrentenes messeaktiviteter og vurder om noe må gjøres i den anledning Sjekk terminlisten fra messearrangøren, og oversend alle bestillinger innen frist. Bestill reise, book hotellrom for standbetjening, agenter eller andre som skal være med på messen Bestill utstiller- og parkeringskort Sett opp en detaljert tidsplan med tema og frister, og sørg for at den er tilgjengelig for alle involverte i messeprosjektet. Standbetjeningen må drilles og motiveres før messen. Kjør en "kick-off" med alle som er involvert i messedeltagelsen 5 10 dager før. Planlegg inn- og utflytting Standen Avklar om kompetanse finnes i eget hus til standutformingen Lag en grovskisse på hvordan standarealet skal disponeres. (Type stand, produkter, demoområde(r), standbetjening, lagerrom, info, behov for adskilte kundeavlukke(r) osv.) Kontakt evt. messebygger/reklamebyrå for samarbeid/ forslag på utforming/løsning av standen (nøkkelferdig stand eller skreddersøm ) Standens utforming bør gjenspeile bedriftens profil Strukturer standen slik at du når frem med budskapet ditt. En besøkende skal på 15 m hold kunne se og oppfatte det! Dekor, tekst og bilder, skilter? (Kort, i øyefallende og enkelt!) Sørg for forsikringer og transport (til/fra) av alt nødvendig materiell Bestill alt av utstyr og tjenester til standen hvis du ikke velger å sette det ut til et standbyggerfirma. Fra Norges Varemesse får du produktkatalog, prisliste og bestillingsskjema, og en kontaktperson som hjelper deg med alt det tekniske og praktiske ved bestilling av alt utstyr. Planlegg og bestill bevertning til standen Markedsføring og PR Arrangøren vil gjøre mye for å trekke besøkende til messen din oppgave blir å sørge for at flest mulig kommer til akkurat din stand! Husk oppføring i messekatalogen! Husk å legg inn informasjon om din bedrifts produkter, brosjyrer, pressemeldinger, kontaktinfo osv. på messens internettsider for besøkende! Bestill annonsering i messekatalog, bransjetidsskrifter og evt dagspresse 3

4 Sjekkliste for profesjonell messedeltagelse Brosjyre/info/salgsmateriell tilgjengelig, eller må det produseres? Benytt profileringsmuligheter i messesenteret utenom standen dersom messen tilbyr det. Eller vær med på å sponse et event på messen. Lag internettlink fra din bedrifts internettside til messens internettside og oppfordr dine kontakter til å melde seg på messen gjennom linken. Bestill invitasjonskort (hos arrangøren) Brev/DM med innbydelse til kunder/prospects vedlagt invitasjonskort. Møtebooking med kunder som har mottatt invitasjoner Utform og distribuer pressemeldinger. Bruk bransjetidsskriftene aktivt en omtale er 12 ganger mer verdt enn en annonse! Forbered pressekonferanse/-materiell til messens pressesenter. Benytt ekstraaktiviteter/events. VIP-aktiviteter, coctailparty, konkurranser, seminarer, bransjetreff osv. Husk! Det er kombinasjonen av aktivitetene som er avgjørende. Søk å oppnå synergieffekter! Alt som er vesentlig under messen Gjennomføringen På messen skal utstiller treffe så mange som mulig på kortest mulig tid, med så høy kontaktkvalitet som mulig, til så lave kostnader som mulig. I forkant av messedagene er målene definert, de er tallfestet både totalt og brutt ned på hver enkelt som skal jobbe på standen. Dette forenkler og styrer jobbingen på standen, gjør oppfølgingsarbeidet enklere og gir mulighet for i etterhånd å bedømme om markedsføringsressursene er blitt optimalt utnyttet. Sjekkpunkter Standansvarlig er utnevnt Standbygging og innflytting koordinert og under kontroll Realistiske mål foreligger Standbetjeningen er utdannet og topp motivert! (De er drillet i messesalg, har relevant produktkunnskap, kan alt om hva man gjør og hva man ikke gjør på standen osv.) Bemanningslister foreligger Catering er OK Informasjonsmateriale klart til de som skal stå på standen Besøksregistrering tilpasset vårt bruk er OK. Sentralbord og annet relevant hjemmepersonale har fått nødvendig informasjon Utflytting er planlagt og organisert Rutiner Er det mange som betjener standen kan man dele opp i team med en coach for hvert team. La gjerne teamene konkurrere med hverandre! Gjennomfør morgenmøter hver dag under ledelse av standansvarlig: hold lagånden oppe skap entusiasme og motiver til videre innsats kontroll på at standen fungerer sjekk mot definerte mål belønn gode prestasjoner Følg opp dagens resultater hver kveld og samhold med de oppsatte mål. 4

5 Sjekk at besøksregistreringen fungerer som planlagt. Sørg for at hjemmepersonalet løpende får evt leads for rask videre bearbeidelse. Alle sørger for at standen til enhver tid er ryddig og tiltalende. Salg på messen Førsteinntrykket er avgjørende, og det en besøkende legger merke til er først og fremst ansiktsuttrykkene, hvordan vi er kledd, hygiene og hvordan standen ser ut. Selve møtets forløp: Kontakt Prøv å plukke ut og konsentrere deg om personer i din målgruppe Et steg fram Åpningsspørsmål Gi fra deg noe Presenter raskt deg selv og ditt firma Identifiser Hvem snakker du med? Hva gjør han/hun? Interesse for fortsatt presentasjon? Avdekk behov/problemer/ønsker kunden har i forhold til ditt produkt/tjeneste Presenter Presenter produktet (styr samtalen etter kundens ønsker) Fortell om fordeler/hva produktet kan gjøre for kunden Engasjer besøkeren Avslutning Reaksjon på produktet? Foreslå neste steg hva blir dere enige om? Selg/ta imot bestilling/noter kontakt Notér Få visittkort og/eller fyll ut kunde-/kontaktkort Bruk eventuelt strekkodeleser Følg opp Send ut tilpasset materiell Husk 5-dagers fristen for utsendelse! Brev telefon besøk Messeantrekket De besøkende skal med en gang kunne identifisere hvem som hører hjemme, dvs betjener standen. Det kan gjøres enkelt ved firmaets navneskilt på jakkeslaget eller mer omfattende med et likt og komplett antrekk som matcher og understreker det valgte budskapet. Det kan være skjorte/bukse med et friskt slips/skjerf som tar opp firmafargene, fargerike T-skjorter, gensere osv. Husk gode sko! Standbetjeningen Standbetjeningen er den mest kritiske suksessfaktoren under gjennomføringen av messen. Godt forberedt og topp motivert standpersonale øker sjansen for et godt messeresultat. Hva man gjør på standen Se positiv ut! Vær aktiv uten å være for pågående! Presenter deg med navn og funksjon for ukjente besøkende Kartlegg kundens behov og ønsker (unngå ja- og nei-spørsmål) Uttal deg bare om det du har greie på. Henvis til andre hvis du ikke kan svare Fokuser på nyheter, hvis dere har noen. Men husk at for enkelte kunder kan alle bedriftens produkter være nye Presenter gjerne kunden for kolleger eller for sjefen. Det kan være med på å gi kunden en følelse av å være betydningsfull Bruk tiden riktig. Prioriter tidsbruken etter hvor viktig den besøkende er Men, vær hyggelig og hjelpsom mot alle! Også de som ikke tilhører målgruppen i dag, bør få et positivt bilde av firmaet. Kanskje blir de kunde i fremtiden. Kommer en potensiell kunde mens du er opptatt, så avtal tid senere (60 % går videre dersom de ikke blir kontaktet i løpet at et minutt!) Registrer og kvalifiser alle interessante besøkende løpende. Summer opp hver dag det gjør oppfølgingsarbeidet lettere. Skriv ned konklusjonen på alle samtaler ikke stol på hukommelsen. 5

6 Sjekkliste for profesjonell messedeltagelse Hold standen ryddig den er firmaets ansikt utad Sørg for at standen alltid er bemannet. Hver enkelt må maks. ha 4 timer på standen, så pause. (Forlat helst standen i pausen få gjerne frisk luft) Spis sunt og regelmessig, det hjelper på energinivået. Husk å drikke vann/mineralvann mens du står på standen. Luften på messer er tørr, og det kan bli varmt. Viktige kunder kommer ikke bare om morgenen første messedag. Husk, dere skal holde helt til messen avsluttes siste dag! Vær korrekt kledd. Vær nøye med klær og sko du skal se og føle deg presentabel hele dagen Følg landets skikker (framtreden, klær, kommunikasjon, mat, osv.) Sørg for å få sett hele messen Vær offensiv mot konkurrentene. Kontakt med konkurrentene kan gi nyttige opplysninger, og det er like bra å ta initiativet selv. Spør noen etter konkurrentenes stand vis dem den. De finner den likevel! Pass på å gi et tillitvekkende inntrykk. og hva man ikke gjør /unngår på standen Skravle i mobiltelefonen Røyke Sene kvelder med inntak av alkohol og krydret mat Spising på standen Gumle tyggegummi Ukritisk utdeling av brosjyremateriell Si til den besøkende Kan jeg hjelpe, har du tid et øyeblikk dvs stille Spørsmål som gir ja/nei svar Undervurdere den besøkende Holde på den besøkende unødig Stå med armer i kors ved inngangen til standen Sitte/stå passiv på standen verken alene eller med annen standbetjening Stå med ryggen mot standåpningen Alt som er vesentlig etter messedeltagelsen Oppfølgingen etter messen Sett av tid og ressurser til det viktige etterarbeidet. Nå skilles nemlig de halvgode messeutstillerne fra de som virkelig lykkes! Del kontaktene inn i kategorier Lister over kunder/kundeemner registrert på standen som skal bearbeides i prioritert rekkefølge (A, B, C) Innbudte som ikke ble registrert som besøkende hos oss Ukjente kundeemner blant de besøkende (databaser fra messearrangøren) Messekontakter er ferskvare og må følges opp før entusiasmen slukner husk derfor 5-dagers regelen! Kontakt alle relevante leads innen en uke. Dette bør inngå i planleggingen før messen. Er selgerne fullbooket med avtaler i denne perioden, slår det bena under hele messedeltagelsen. Hvordan skal dere følge opp Utsendelse av brev, tilbud, brosjyremateriell osv. Telemarketing (i egen regi eller vha telemarketingfirma) for å avtale besøk hos kunden eller hos dere, referansebesøk eller lignende. Besøk hos kunden 6

7 Sett opp plan Sett opp plan for videre oppfølging av leads (3, 6, 9 mnd alt etter behov). Følg opp og informer/motiver de som jobber med kontaktene. Bearbeid besøksstatistikk Bearbeid arrangørens besøkerstatistikk er det noe vi kan dra nytte av? Resultatmåling og evaluering En oppsummering og evaluering er avgjørende for å kunne se resultatene og uvurderlig dokumentasjon med tanke på en eventuell senere messedeltagelse. Første oppsummeringsmøte med alle involverte umiddelbart etter messen - hva var bra, mindre bra, hva kunne vi gjort bedre, hva gjorde konkurrentene osv. Nådde vi våre mål? (økt salg, nye kontakter, forsterket image, økt kjennskap til/kunnskap om vårt firma, produkter/tjenester osv.) Utarbeid messerapport husk å distribuere hele eller deler av den til alle involverte Økonomisk resultat. Kostnader/inntekter (3, 6, 12 måneder etter messen) Hva gav messen oss? Var det verdt investeringen? Skal vi delta igjen? Hvordan? Ved å gjennomføre en markedsundersøkelse før og/eller etter messen rettet mot personer i målgruppen(e), kan man måle hvordan messedeltagelsen har innvirket på kjennskapen til bedriften og/eller konkurrentene. På samme måte kan man måle i hvilken grad messedeltagelsen har medvirket til å høyne bedriftens image. Messerapport En god evaluering av messedeltagelsen bør inneholde mange ulike mål og målemetoder. Disse målingene kan inkludere, men ikke begrense seg til, å få fram følgende informasjon: 1. Besøkstall og kvalitet 2. Resultat 3. Måloppfyllelse 4. Messens påvirkning 5. Evaluering av hvordan standbetjeningen jobbet 6. Erfa-møter Når det gjelder de tre første momentene er det viktig å skille mellom hvordan messearrangøren har lykkes og hvordan dere som utstillere har lykkes. Økonomisk resultat Det er viktig å få en totaloversikt over kostnader og inntekter i forbindelse med en messedeltagelse. Utgiftsiden vil som regel være enkel, men det kan være vanskeligere å få til et helt riktig inntektsbilde fordi salg i en del tilfeller kan være vanskelig å henføre til den enkelte messe. Investering I Resultat R = Effekt E For å få riktig mål på effekten kan det være nødvendig å se på resultatet 3, 6 eller 12 måneder etter messen. Kostnadsresultat kan være per kundekontakt, per interessert, per ordre/bestilling, per utdelte brosjyrer, per utdelte vareprøver eller per besøkere som har deltatt på produktdemonstrasjon osv. 7

8 Fotos: Barbro F. Steinde og Norges Varemesse Trykk: Offset Forum as Opplag: 3000 stk, mai 2005 Norges viktigste møteplass Postboks 75. Nesgata 1/ Lillestrøm Tel: Fax: E-post: