Side1. Møteinnkalling. Administrasjons- og likestillingsutvalg. Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Administrasjons- og likestillingsutvalg Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 12:00 NB! Møtesekretær for dette møte vil være Sigvard Thy. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller e-post til Møtesekretær innkaller vararepresentanter. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Per Kristian Øyen leder Monica Aarønes sekretær Side1

2 Saksliste Utvalgs- Innhold Unntatt Arkiv- saksnr offentlighet saksnr PS 13/5 Godkjenning av møteprotokoll 5. mars /968 PS 13/6 IKT Orkidé strategiplan Høringssvar fra Kristiansund kommune 2013/1018 PS 13/7 Arbeidsgiverstrategi mot /2177 RS 13/1 Orienteringer til ADMU 15. oktober /967 Side2

3 Arkiv: 400 Arkivsaksnr: 2012/968-8 Saksbehandler: Monica Aarønes Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjons- og likestillingsutvalg 13/ Godkjenning av møteprotokoll 5. mars 2013 Vedlegg: 1 Møteprotokoll 5. mars 2013 Saken legges frem for Administrasjons- og likestillingsutvalget med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Administrasjons- og likestillingsutvalget vedtak protokoll fra møte Saksopplysninger Møteprotokoll fra møte ble utsendt til alle medlemmer og varamedlemmer på e-post 7. mars Just Ingebrigtsen rådmann Nils T. Walseth personalsjef Side3

4 Side4

5 Side5

6 Side6

7 Side7

8 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Karl Kjetil Skuseth Dato: Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 13/ Administrasjons- og likestillingsutvalg 13/ Arbeidsmiljøutvalget IKT Orkidé strategiplan Høringssvar fra Kristiansund kommune Vedlegg 1 Arbeid med ny strategiplan for IKT Orkidé, høringsdokumenter 2 Strategiplan Evaluering av IKT ORKidé Strategi og plan Foreløpig SWOT IKT ORKide Saken legges frem for formannskapet med følgende forslag til vedtak: Rådmannens innstilling Formannskapet slutter seg til rådmannens vurdering og oversender denne til Orkide som Kristiansund kommunes høringssvar. Denne saken gjelder utarbeidelse av ny strategiplan for IKT Orkidé for perioden Behandling i Formannskapet Rådmannen har redegjort for saken i skriv av I samsvar med rådmannens innstilling gjorde formannskapet følgende enstemmige vedtak Formannskapet slutter seg til rådmannens vurdering og oversender denne til Orkide som Kristiansund kommunes høringssvar. Side8

9 Rådmannens vurdering Det vises til høringsdokumenter i forbindelse med arbeidet med ny strategiplan for IKT Orkidé: Evaluering av foregående strategiplan sendt til kommunene Foreløpig SWOT-analyse sendt til kommunene Strategiforslag presentert i styremøte i IKT Orkidé Innledningsvis vil vi nevne at Kristiansund kommune opplever IKT Orkidé som et robust og godt samarbeid som har spilt en stor rolle i utviklingen og effektiviseringen av medlemskommunene. Dagens organisasjonsmodell har i så måte fungert meget godt, selv om det kan argumenteres for at en strammere modell kan være med på å åpne for økte økonomiske gevinster. Å gjøre en god vurdering rundt eventuelt bytte av organisasjonsmodell krever god informasjon og mulighet for rådspørring. I så måte vil vi påpeke at tidsskjema for utarbeidelsen av strategiplan er stramt, med korte høringsfrister sett i sammenheng med fellesferien. Det gjør det vanskelig for kommunene å involvere seg i den grad arbeidet med ny strategiplan fortjener. Kristiansund kommune har hatt rollen som teknisk knutepunkt, og har hatt hovedansvaret for de tekniske løsningene som støtter opp om fellestjenestene. Dette er en rolle kommunen tar på alvor, og som vi har hatt stort utbytte av i vårt IT fagmiljø. Kommunen ser at mange av momentene som trekkes fram når det gjelder tilgang til kompetanse og ressurser også gjelder for Kristiansund kommune. Et større og mer helhetlig sammensatt fagmiljø gir mange gevinster, ikke minst med tanke på rekruttering og utvikling av spesialkompetanse. Et tettere samarbeid på tvers av kommunegrensene åpner spennende muligheter også utenom den direkte økonomiske gevinstrealiseringen som etterspørres. I det videre arbeidet med ny strategiplan ber vi om at følgende momenter vektlegges: Evaluering av foregående strategiplan (2010 til 2013) Den forhåndsutfylte evalueringen sendt til kommunene viser at IKT Orkidé har vært styrt i henhold til gjeldende strategiplan. Kristiansund kommune slutter seg til denne vurderingen og gir honnør for godt gjennomført arbeid med stor måloppnåelse og gjennomføringsevne. Foreløpig SWOT-analyse Vi vil påpeke at SWOT er utarbeidet uten innspill fra medlemmer utenfor arbeidsutvalget. Det oppleves spesielt som en svakhet at faggruppene ikke er rådspurt, da mye av IKT Orkidés arbeid foregår nettopp her. Faggruppene skal i henhold til vedtektene for IKT Orkidé informeres og rådspørres i strategiprosessen. En swot-analyse bør favne bredere for å gi et godt bilde av nåsituasjonen. Analysen burde helst vært styrt av en uavhengig og nøytral aktør. Forslag til ny organisering av IKT Orkidé Det oppleves som noe uheldig at det fokuseres på å foreslå en ny organisering uten at det først foreligger strategiske mål som nødvendiggjør en annen organisering enn dagens modell. Organisasjonsmodellen må utarbeides for å best mulig kunne oppnå målene i strategiplanen. Det oppleves derfor som uklokt å utarbeide den nye strategiplanen for å passe til ny organisasjonsmodell. Side9

10 Rådmannen i Kristiansund ønsker vurdert også andre alternativer for å nå strategimålene for IKT Orkidé. For eksempel kan det være mulig å gjøre mindre endringer til dagens modell for å møte utfordringene og svakhetene som nevnes i analysen, uten å miste de fordelene vi ser som styrker i dag. Mulighetene og konsekvensene av et slikt alternativ bør utredes. En annen mulighet kunne vært å gjøre et forsøk med vertskommune i en mindre skala, for eksempel to eller tre kommuner, og bruke erfaringene fra dette for å vurdere om man skal utvide dette til å gjelde flere kommuner. Kristiansund kommune ser at en omorganisering av IKT Orkidé etter de linjer som foreslås fordrer en storstilt standardisering av kommunenes IT-tjenester, og kan åpne for tjenestesamarbeid i større skala og på flere områder enn det som er tilfelle i dag. Dette er og i tråd med regjeringens signaler gjennom stortingsmelding nr 23, PÅ NETT MED INNBYGGERNE. Kristiansund kommune ønsker å beholde rollen som vertskommune for de tekniske løsningene, og har også mulighet og ønske om å ta vertskommuneansvaret hvis det viser seg at en omorganisering av IT-tjenestene til en vertskommunemodell etter kommunelovens 28 blir nødvendig for å oppnå IKT Orkidés strategimål. Når det legges til rette for flere og større tjenestesamarbeid på sikt, er det viktig å synliggjøre muligheten for at også omlandskommunene kan ha vertskapsroller innen forskjellige tjenesteområder. En eventuell omorganisering må skje innen forsvarlige rammer, og med god involvering av alle berørte. Med forslag om å samle alle IT-ressurser i en vertskommune, blir de IT-ansatte i særlig grad berørt, og involvering og medvirkning blir helt essensielt for gjennomføringen. Klima eller miljøkonsekvenser av forslaget: Ingen. Just Ingebrigtsen rådmann Karl Kjetil Skuseth kommunalsjef Side10

11 Side11 file:///c:/ephorte/pdfconvdocprodir/eph_p_kru/192161_fix.html Page 1 of Til postmottak i IKT Orkidé kommunene Kopi til Rådmann og styremedlem i IKT Orkidé kommunene. IKT Orkidé har satt i gang arbeidet med en ny strategiplan. Den nye planen skal gjelde for Det forventes at ny plan foreligger I arbeidet med ny strategiplan ønsker vi en evaluering av vår nåværende strategiplan, Strategiplan for Strategiplanen, samt et eget evalueringsdokument er vedlagt. Her ønsker vi å se på hva som er gjennomført i henhold til planen. Det er også utarbeidet en SWOT analyse av IKT Orkidé Dette dokumentet er også vedlagt. Disse dokumentene (Evaluering av strategiplanen og SWOT analysen) sendes kommunene for høring, med frist Svar sendes undertegnede pr. epost. Resultatet av høringene vil brukes i arbeidet med nye strategiplan. Andre innspill/forslag knyttet til ny strategiplan kan også sendes inn.

12 Strategiplan for IKT ORKidé Handlingsplan Side12

13 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Status IKT ORKidé Organisering av IKT ORKidé Gevinster av samarbeidet Om strategiplanen Rammebetingelser og sentrale føringer Strategiprosessen for IKT ORKidé Nye gevinstmuligheter av samarbeidet Kommunens egne målsettinger IKT ORKidé strategi Visjon Overordnet målsetting Hovedmål for perioden Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet Tjenester på nett Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten NAV-reformen og IKT IKT i grunnopplæringen Geografisk informasjon Elektronisk handel Arkivering og saksbehandling Informasjonssikkerhet IKT- arkitektur Åpne standarder Integrasjon av IKT-systemer Fri programvare Grønn IT Bredbånd Interkommunalt samarbeid Strategisk IKT-ledelse Kompetanseutvikling Organisasjonsutvikling og drift av IKT ORKidé Handlingsplan Skansen Nye prosjektforslag Oppvekst forprosjekt Feide og felles PC-adm for skolesektoren Teknisk Krafttak Felles energioppfølgingssystem etc Pleie/omsorg Innføring av felles IK/kvalitetssystem Ny portalløsning E-bygg nye prosjekter Utredning av nytt fellessystem for økonomi, lønn og personal IKT ORKidé 2 av 40 februar 2010 Side13

14 Strategi og handlingsplan Innledning Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) blir i stadig sterkere grad en forutsetning for velferdssamfunnet. IKT effektiviserer offentlige tjenester IKT øker produktiviteten i landet. ( ) Vilje til tverrpolitiske initiativ, til å ta del i en helhetlig IKT-politikk til samarbeid gir en mer effektiv utnytting av samfunnets felles ressurser og bedre tjenester for innbyggere og næringsliv. (FAD) 1.1 Status IKT ORKidé IKT ORKidé er et interkommunalt samarbeid for alle kommuner på Nordmøre samt Fræna og Nesset. IKT ORKidé har utviklet seg gradvis over mange år, og fremstår i dag som et viktig felles redskap for IKT-utviklingen i deltakerkommunene. Målsettingen for IKT ORKidé er å nå de overordnede nasjonale mål for bruk av IKT i kommunal sektor, som definert i KS-dokumentet ekommune2012 lokal digital agenda. Visjonen for ekommunen er at norske kommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Dette er ambisiøse målsettinger som krever en betydelig og målrettet innsats. IKT ORKidé har følgende visjon; felles utfordringer felles løsninger. Dette innebærer at IKT ORKidé har en ambisjon om å fylle rollen som redskap for realisering av kommunenes felles IKT-behov. For å ivareta og videreutvikle rollen, kreves en omforent strategi- og handlingsplan og en organisering som sikrer god forankring til kommunene. Hovedoppgaven for IKT ORKidé er innføring av fellesløsninger som tilfredsstiller de overordnede målsettinger for IKT innenfor virksomhetsområdene. På flere områder har kommunene kommet langt, mens på andre områder gjenstår fortsatt mye arbeid. De oppgaver som IKT ORKidé er ansvarlig for pr i dag omfatter: Strategier, langsiktige planer med budsjett og løpende oppfølging av arbeidet innenfor felles IKT utvikling i kommunene Planlegging og gjennomføring av felles strategisamlinger for kommunene Kompetanseutviklingstiltak og oppfølging av felles faggruppe Felles internettilkobling og bredbåndsnett mellom kommunene Felles maskinpark Drift av fellespunkt (felles sentrale nettverk og serverpark) Felles e-post og sikkerhetsløsninger Felles portalløsning for internett og intranett Orkideportalen.no (intranettportal for interkommunale samarbeidsprosjekter) Felles sak-/arkivsystem Felles økonomisystem (Agresso) Kart på web og løsning for plan på web Skanning av kommunale planer Skanning av eiendomsarkiver Felles skoleadministrativt system IKT ORKidé 3 av 40 februar 2010 Side14

15 Strategi og handlingsplan Organisering av IKT ORKidé IKT ORKidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter 27 i kommuneloven, og har vært organisert som følger: Som et resultat av strategiprosessen har det fremkommet et klart behov om å gjennomføre en reorganisering av virksomheten for å bedre ivareta behov for kompetanseutvikling, erfaringsutveksling og oppgaver på tvers av de ulike faggruppene. IKT ORKidé har tidligere ikke beskjeftiget seg spesielt med disse områdene, men ut i fra en rekke tilbakemeldinger i strategiprosessen kommet fram til at dette må revurderes. Erkjennelsen om at teknologien kun utgjør ca 20% av innsatsen som kreves i et IKT-prosjekt, tilsier at det store potensialet for gevinster ligger i at man øker felles innsatsen på områdene organisasjon og prosesser, se figuren under. IKT ORKidé 4 av 40 februar 2010 Side15

16 Strategi og handlingsplan Økt fokus på kompetanseutvikling og erfaringsutveksling vil være en forutsetning for å øke gevinstene av de betydelige investeringer som er foretatt gjennom IKT ORKidé, og ved å samarbeide om dette gis det også grobunn for etablering av et enda mer omfattende tjenestesamarbeid mellom kommunene, noe som er erfart gjennom prosessen med etablering av ett felles driftsteam for IKT ORKidé. Et typisk eksempel på en problemstilling i grenselandet mellom teknologi, prosess og organisering er arbeidet med innføring av nye elektroniske tjenester og tekniske integrasjoner for forbedret prosesshåndtering og automatisering. Dette er i seg selv et område med betydelig gevinstpotensial, da man gjennom etablering av elektronisk saksbehandling kan tilby automatiserte selvbetjeningsløsninger som er kostnadsbesparende både for kommunene og for brukerne av tjenestene. Innføringen av fullelektronisk håndtering av søknader til oppvekstsektoren er et godt eksempel på dette. Dette er en løsning som har ført til en betydelig forenkling, både for kommunen og for søkere. Men, parallelt med innføring av de nye løsningene må det også gjøres analyser av om prosessene som gjennomføres er rasjonelle og hensiktsmessige. Denne type analyser er i liten grad gjennomført, noe som kan føre til at man ikke får realisert det gevinstpotensialet de nye løsningene gir mulighet for. I tillegg til en gjennomgang og eventuelt redesign av prosesser, må det også gjøres vurderinger omkring personellressurser og organisering, dette for å unngå at man fortsetter å jobbe på samme måte som før, uten at det foretas en vurdering av om dette er hensiktmessig, og om de som er ansvarlige har den nødvendige kompetanse som kreves for å utføre oppgavene på en ny måte. For å møte utfordringene foreslår styret en opptrappingsplan for frikjøp av ressurser til å koordinere innsatsen i faggruppene. Videre foreslås en reorganisering og ytterligere styrking av faggruppe for portal og e-tjenester. Faggruppen for portal og e-tjenester skal dekke tversgående behov og skal i tillegg til leder bemannes med en representant fra hver faggruppe. I tillegg skal faggruppe for portal og e-tjenester etablere og drive et fagforum for portalansvarlige i kommunene. Styret IKT ORKidé 1 representant m/vara valgt av kommunestyrene Arbeidsutvalget IKT ORKidé Oppnevnt av styret OPPVEKST HELSE OMSORG KOMMUNAL TEKNISK IKT SAK/ ARKIV ØKONOMI DRIFTSTEAM IKT PORTAL OG E-TJENESTER IKT ORKidé 5 av 40 februar 2010 Side16

17 Strategi og handlingsplan Dette er det viktigste resultatet av strategiprosessen, og styret foreslår at det allerede for neste år startes en opptrappingsplan for å styrke fagsamarbeidet og øke innsatsen for å løse felles utfordringer knyttet til etablering av nye elektroniske tjenester. 1.3 Gevinster av samarbeidet IKT ORKidés visjon er å møte felles utfordringer med felles løsninger innenfor IKT-området. Den løpende utviklingen innenfor IKT og forventninger fra omgivelsene stiller betydelige krav til investering, oppgradering og generelt utviklingsarbeid i kommunene. Ved å møte utfordringene ved felles løsninger og innsats, har kommunene som deltar i samarbeidet oppnådd betydelige gevinster. Kort oppsummert kan gevinstene kategoriseres og synliggjøres som følger: Teknisk Lavere installasjonskostnader (en felles installasjon fordelt på alle deltakere). Installasjonskostnad er omtrent den samme, eller kan faktisk også bli noe lavere for IKT ORKidé som en følge av at fellesløsningen er mer fleksibel og utbyggbar enn løsningene i den enkelte kommune. Anslår engangsbesparelse pr kommune pr programsystem til ca (så langt er det installert 4 systemer i fellespunkt). Dvs. anslag besparelse ca Lavere maskinvarekostnader. Ved installasjon av nytt system kreves maskinvareoppdateringer, nyinvesteringer etc. Disse kostnadene deles på alle kommuner, og det gir anslagsvis en engangsbesparelse på pr kommune og pr større system som installeres. Lavere kostnader til maskinvare drift. Felles driftsavtale med UMOE IKT der kostnader fordeles på alle kommuner. Anslag besparelse pr/år. Lavere drifts- og vedlikeholdskostnader av felles programvare som følge av felles driftsteam i egen regi. Anslag besparelse på ca pr kommune pr år. Bedre kvalitet og mer stabil drift som følge av meget gode sikkerhetsløsninger og døgnbetjent driftsovervåking. Administrativ/prosjektgjennomføring Felles kravspesifikasjon og innkjøpsprosess gir bedre innkjøpsprosesser, mindre ressursbruk pr kommune og lavere priser. Anslag besparelse på ca pr kommune pr større anskaffelsesprosess som gjennomføres. Lavere kostnader til innføring av nye systemer som følge av fagsamarbeid mellom kommunene og bruk av felles ressurspersoner. Lavere opplæringskostnader som følge av felles kursing, opplæring av egne kursholdere m.v. Anslag besparelse på pr kommune. Annet IKT ORKidé har fått ca 8 mill i offentlige tilskudd til utviklingsarbeidet i felles regi. Utviklingen i samarbeidet har vært en sterkt medvirkende årsak til at det er gjennomført en betydelig oppgradering og forsterkning av bredbåndsnettet i hele regionen. Betydelige fordeler for de minste kommunene i forhold til å nå overordnede målsetninger og krav fra omgivelsene vedr. ekommune Felles fagsystemer er en investering til fremtidig utvidet kommunesamarbeid med betydelig gevinstpotensial. IKT ORKidé 6 av 40 februar 2010 Side17

18 Strategi og handlingsplan Det er selvsagt også visse ulemper/utfordringer for kommunene ved å delta i et slikt samarbeid, som f. eks: Prioritering av IKT i forhold til andre viktige oppgaver i kommunen. IKT-samarbeidet trekker mye ressurser, og det kan være vanskelig å stå i mot presset om å delta. Store og komplekse prosjekter gir relativt stor risiko ved eventuelle mislykkede prosjekter. Dagens organiseringer er sårbar og avhengig av noen nøkkelpersoner - hva skjer hvis samarbeidet stopper opp? For kommuner som tidligere har operert i fremste front innenfor IKT-utviklingen så kan samarbeidet fungere som en brems for egne utviklingsplaner. For kommuner som har satset mindre på IKT, så kan det være krevende å følge den farten som IKT-samarbeidet legger opp til. 1.4 Om strategiplanen En felles IKT strategi- og handlingsplan vil være kommunenes viktigste dokument for styring og oppfølging av IKT ORKidé de neste 4 årene. IKT-strategien skal: Være solid forankret både politisk og administrativt i deltakerkommunene. Være et styringsdokument for politisk og administrativ ledelse og et prioriteringsdokument for enhetsledere i deltakerkommunene. Være et arbeidsdokument for styret i IKT ORKidé for styring og utvikling av virksomheten. Fungere retningsgivende for IKT planlegging i deltakerkommunene. Være et levende dokument som revideres etter behov. Ha elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv i fokus. Ta utgangspunkt i struktur og tema slik de framkommer i ekommune Beskrive viktige satsningsområder for inneværende økonomiplanperiode. Gi en oversikt prioriterte tiltak. For at IT-strategien skal være et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk forsøkt gjort så sterk som mulig. Det betyr at den skal drøftes og revideres løpende i forhold til å møte både interne og eksterne utfordringer. I dette arbeidet, er planen å involvere alle sektorer/enheter i kommunen. Når økonomiplanarbeidet startes opp, er målsettingen at IT-strategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe enhetslederne i prioriteringen av IT-relaterte prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. Strategiplanen skal være retningsgivende for arbeidet i IKT ORKidé de neste 4 årene. Strategiplanen vil allikevel være gjenstand for årlige revisjoner, og det planlegges årlige strategisamlinger hver høst der representanter fra kommunene kan delta. Handlingsplanen vil være gjenstand for årlige revisjoner, og målet er at revidert handlingsplan og budsjett for neste driftsår skal være kommunene i hende innen primo oktober. IKT ORKidé 7 av 40 februar 2010 Side18

19 Strategi og handlingsplan Rammebetingelser og sentrale føringer Offentlig IKT-politikk er nedfelt i en rekke styrende dokumenter. enorge 2009 det digitale spranget Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle ekommune 2012 lokal digital agenda, KS I tillegg til disse dokumentene er krav knyttet til annen tjenesteproduksjon nedfelt på en rekke områder herunder: IKT i PLO: IPLOS, Kommunikasjon helsenett, Samspill 2.0, IKT i helse og omsorg ( ) strategi og handlingsplan fra KS. IKT i skolen: Program for digital kompetanse ( ), Nye læreplaner, Kunnskapsløftet, IKT og grunnopplæringen - KS ( ), St.meld 31 ( ): Kvalitet i skolen. Stortingsmelding nr. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle er det nyeste og mest omfattende uttrykk for statlig IKT-politikk i Norge. Den peker på betydningen av at alle skal kunne delta i informasjonssamfunnet gjennom digital tilgang (bredbånd), universell utforming og digital kompetanse. Regjeringen ønsker en fornyelse av offentlig sektor med bedre tjenester og mindre bruk av ressurser til administrasjon. Sentralt i dette er en døgnåpen digital forvaltning basert på digitale selvbetjeningstjenester til innbyggere og næringsliv, utvikling av felles løsninger og en felles overordnet IKT-arkitektur for offentlig sektor. Formålet med å etablere felles arkitekturprinsipper er å sikre at samhandling kan skje på tvers av virksomhetsområder og forvaltningsnivåer. Dette krever en samordnet innsats både fra statlig og kommunal sektor. Aktuelle tjenester skal gjøres tilgjengelig via næringsportalen Altinn og innbyggerportalen MinSide. Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS) utviklet i 2008 strategidokumentet ekommune lokal digital agenda som en støtte for kommunene og fylkeskommunene i utviklingen av egne målsettinger og strategier for bruk av IKT. Dokumentet gir råd om viktige satsingsområder når det gjelder bruk av IKT for å effektivisere virksomheten og utvikle kvalitativt gode tjenester. KS vektlegger spesielt forholdet til innbyggerne med mål om stadig flere digitale tjenester og intern effektivisering. KS har laget følgende visjon for ekommune 2012: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. I ekommune 2012 begrunnes satsningen på IKT slik: Informasjons- og kommunikasjonsteknologien er grenseoverskridende og griper inn i alle sektorer og samfunnsområder. IKT er en sentral drivkraft i økonomien og bidrar til å effektivisere både offentlig og privat sektor. Samtidig gjør teknologien det mulig å styrke lokaldemokratiet, utvikle bedre tjenester og skape økt samhandling mellom ulike aktører. IKT ORKidé 8 av 40 februar 2010 Side19

20 KS påpeker at det er fem sentrale områder som må vies oppmerksomhet: IKT som produktivitetsfaktor deltakelse i informasjonssamfunnet mer helhetlig offentlig sektor økt tjenestekvalitet effektiv intern drift Strategi og handlingsplan I ekommune 2012 er det videre definert forslag til målformuleringer på følgende områder. 1. Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. Elektronisk samhandling i helse og omsorgstjenesten 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. Elektronisk handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Integrasjon av IKT-systemer 13. Fri programvare 14. Grønn IT 15. Bredbånd 16. Interkommunalt samarbeid 17. Strategisk IKT-ledelse 18. Kompetanseutvikling Utvikling av nye elektroniske tjenester til innbyggere og næringsliv er en sentral utfordring for kommunene. For å lykkes med etablering av integrerte tjenester som både ivaretar interne og eksterne behov for interaksjon for samhandling kreves omfattende samarbeid og samhandling både i kommunene, regionalt og nasjonalt. IKT ORKidé vil være en felles ressurs for kommunene på dette området gjennom deltakelse i nasjonale prosjekter og spesifisering av fellesløsninger som kan ivareta behovet for integrerte og brukertilpassede tjenester. IKT ORKidé 9 av 40 februar 2010 Side20

21 Strategi og handlingsplan Strategiprosessen for IKT ORKidé Arbeidet med revidert strategi- og handlingsplan ble initiert høsten 2008 på basis av sentrale føringer og et erkjent behov for en mer forpliktende samhandling mellom IKT ORKidé og deltakerkommunene i forhold til samarbeidets videre utvikling og forutsigbarhet. Første forslag til plan forelegges kommunene til behandling høsten Forslag til plan er utviklet av styret. Som del av prosessen er det gjennomført en omfattende presentasjon og diskusjon med kollegiemøtet i ORKidé. Videre er det gjennomført en bred strategisamling i august 2009, der alle direkte involverte og andre interesserte deltok. Revidert strategiplan fremlegges for kommunene til godkjenning høsten 2009, og også i den forbindelse vil det være mulig for kommunene å komme med innspill og forslag. Strategidokumentet skal være retningsgivende for IKT ORKidés videre utvikling og drift og fungere som et grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner i deltakerkommunene. For at IT-strategien skal bli et levende dokument, er koblingen mot kommunens øvrige planverk av sentral betydning. Strategien må derfor drøftes bredt og revideres løpende i forhold til interne og eksterne utfordringer for alle virksomhetsområder i kommunen. Når økonomiplanarbeidet for neste periode starter opp, er målsettingen at IT-strategien skal være et grunnlagsdokument som kan hjelpe kommunene i prioriteringen av IT-messige prosjekter. De kortsiktige prioriteringene er ment å være innspill til konkrete prosjekt og aktiviteter som bør prioriteres i budsjettarbeidet for neste periode. IKT ORKidés forslag til plan tar utgangspunkt i de sentrale momenter i ekommune2012, og foreslår prioriteringer og konkrete mål for hvordan de nasjonale målsettinger skal nås innenfor de angitte områder. IKT ORKidé sin hovedoppgave er å serve kommunene med infrastruktur og løsninger som muliggjør oppnåelse av nasjonale målsettinger, og det vil således være opp til IKT ORKidé 10 av 40 februar 2010 Side21

22 Strategi og handlingsplan kommunene å foreta prioriteringer og definere konkrete mål og tiltak for implementering av nye tjenester. På denne måte kan dokumentet også benyttes direkte til utarbeidelse av en kommunal handlingsplan for IKT. Milepælsplan for gjennomføring av strategiprosess. Milepæl 1 Milepæl 2 Milepæl 3 Milepæl 4 Milepæl 5 November 2008 Styret beslutter oppstart av prosess Mai 2009 Planskisse forelegges kollegiemøtet inkl. Fræna og Nesset August 2009 Strategisamling for alle direkte involverte og andre interesserte September 2009 Plan sendes til kommunene for behandling og uttalelser Desember 2009 Plan vedtas av styret i IKT ORKidé 1.7 Nye gevinstmuligheter av samarbeidet En sentral beveggrunn for den interkommunale IKT innsatsen er at felles gjennomføring både styrker det interkommunale samarbeidet og gir betydelige kostnadsbesparelser i forbindelse med planlegging, innkjøp og prosjektgjennomføring. Samtidig sørger IKT ORKidé for at de minste kommunene i samarbeidet oppnår betydelige fremskritt på området. Felles utredning, innkjøp, opplæring, gjennomføring og systemdrift gir kommunene store gjennomføringsgevinster. Ved innføring av fellesløsninger legges det til rette for utvidet fagsamarbeid, felles kompetanseutviklingstiltak etc., som kan gi kommunene gevinster på driftssiden. Samarbeidet har så langt gitt kommunene en påkrevd oppgradering av IKT-løsninger til en betydelig lavere kostnad enn om kommunene skulle ha gjort dette hver for seg. I tillegg til de påkrevde oppgraderinger har også innbyggere og næringsliv en klar forventning om at kommunene følger opp øvrig utvikling i samfunnet, gir muligheter for innsyn og gjør sine tjenester tilgjengelig på nett. Styrets forslag om økt innsats på kompetanseutvikling og erfaringsutveksling, er et viktig skritt i retning av å høste ytterligere gevinster av de investeringer som er foretatt. Dagens felles infrastruktur legger til rette for økt samhandling mellom kommunene på mange områder, og gitt politisk vilje og klar plan for gevinstrealisering i den enkelte kommune kan betydelige gevinster høstes. Etablering av felles faginstanser på tvers av kommunegrensene kan enkelt realiseres rent teknisk, men slike prosesser krever selvsagt at de ansatte tas med på lag i en konstruktiv organisasjonsutviklingsprosess. Innenfor IKT-området er det allerede opprettet en felles faginstans for oppfølging og drift av felles infrastruktur. De som deltar i ordningen har fått nye utfordrende oppgaver og er blitt del av et større fagmiljø. Tilsvarende spesialisering kan realiseres på flere områder, og gi grunnlag for gevinster både i form av økt tjenestekvalitet og betydelige kostnadsbesparelser. IKT ORKidé 11 av 40 februar 2010 Side22