Styresak. Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Konst. fagdirektør Petter Thornam/ Økonomisjef Ingvild Våg/ HR-sjef Berit Berntsen Saka gjeld:

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Konst. fagdirektør Petter Thornam/ Økonomisjef Ingvild Våg/ HR-sjef Berit Berntsen Saka gjeld: Rapportering frå verksemda juni og juli 2011 Styresak 57/11 A Styremøte Forslag til vedtak: Styret tek rapporten til etterretning. 1

2 Rapportering frå verksemda for juni og juli

3 Innhald 1. Oppsummering Apotekfag Aktivitet og fagleg utvikling siste periode Publikumsutsala Sjukehusekspedisjon Tilsettingsproduksjon Steril/ ikkje-steril produksjon Farmasøytisk rådgjeving Kvalitet og beredskap Forsking og utdanning Økonomi Samla resultat Resultat per apotek Sjukehusapoteket i Bergen Sjukehusapoteket i Stavanger Sjukehusapoteket i Haugesund Sjukehusapoteket i Førde Føretaksadministrasjonen Resultat per forretningsområde Publikumsutsala... Feil! Bokmerke er ikke definert Sjukehusekspedisjonen... Feil! Bokmerke er ikke definert Tilsettingsproduksjon... Feil! Bokmerke er ikke definert Steril/ ikkje-steril regional og nasjonal produksjon i Bergen.. Feil! Bokmerke er ikke definert Farmasøytisk rådgjeving... Feil! Bokmerke er ikke definert. 3.4 Balanse og kontantstraum Medarbeidarar Bemanning/ innleie Deltid Sjukefråvere HMT Kompetanseutvikling

4 1. Oppsummering Aktiviteten har vore stor i Sjukehusapoteka Vest så langt i Både direkte gjennom leveransar frå sjukehusapoteka, men og på fagleg vidareutvikling av føretaket, og på personalområdet, med aktivitetar for førebygging av sjukefråvær. Resultatmessigt ligg Sjukehusapoteka Vest samla godt over budsjett så langt i år, med eit resultat i juni over budsjett, mens juli gav eit samla resultat under budsjett. For det enkelte forretningsområde ser ein at Sjukehusekspedisjonane går godt, med resultat godt over budsjett, mens publikumsutsala og sal av farmasøytisk rådgjeving ligg etter budsjett. For publikumsutsala er det ein nasjonal trend ein ser for tilnærma alle apotek, men sterkast for sjukehusapotek, som har lite sal av handelsvarer. Sjukefråvere siste periode har våre lågt, og det opplevast at det er ein positivitet i organisasjonen frå både leiare, medarbeidarar og tillitsvalte i forhold til å drive Sjukehusapoteka Vest framover. 2. Apotekfag Perioden kan summerast opp som noko meir roleg på grunn av ferieavvikling. Den aktiviteten som har våre har i stor utstrekning vert knytt til LOP-prosjektet og innføring av e-resep. Rekruttering av Fagdirektør er i sluttfasen, og IKT og teknologileiar er tilsett med seinaste tiltreding Aktivitet og fagleg utvikling siste periode Forprosjekt LOP 4: Prosjektet har, frem til endelig vedtak om gjennomføring, arbeid vidare med å organisere prosjektet. SAV har fristilt 1,6 årsverk til sjølve hovedprosjektet, og vil etter forventa endelig vedtak om vidare drift, bli førespurd om meir ressursar. Prosjekt Farmapro 5/ e-resept: Prosjektet er starta, og prosjektleiar frå Helse Vest IKT og prosjektgruppe arbeider godt. Samarbeidet med NAF-Data er ei utfordring, og ein ser at dette framleis kan gje SAV problem med å vere klar til 19. oktober, som i følgje framdriftsplan frå Helsedirektoratet er startdato for e-resept i Bergen. Helsedirektoratet er no knytt til prosjektet, slik at dei heile tida er oppdatert på framdrift. Dei hjelper og SAV i kommunikasjon både mot NAF-Data og SLV. 4

5 Publikumsutsala Det er ein utflatande tendens i alle publikumsutsala. Ved Sjukehusapoteket i Stavanger er der i Publikum installert automat, som fungerer godt. 5

6 Sjukehusekspedisjon Vekst i sjukehusekspedisjonen i alle apotek, men for sommaren ser ein eit naturleg fall i aktivitet. 6

7 Tilsettingsproduksjon Ein ser en nedgang i aktivitet innan produksjon, og da særlig på cytostatika. Dette er innanfor naturlege svingingar. Det er ikkje skjedd endringar i høve til samhandling mot sjukehusa på området Steril/ ikkje steril produksjon Startar opp prosjekt for produksjonsstøtte av parenterale legemiddel som TPN, smerteblandingar, antibiotika mm. i samarbeid med Helse Vest IKT, og etter avklaringar nasjonalt. Prosjektperiode forventast hausten 2011/ våren 2012, og vil bli leia av Erik De Beer Farmasøytisk rådgjeving Få endringar frå rapportering før sommaren. 2.2 Kvalitet og beredskap Få endringar frå rapportering før sommaren. 7

8 2.3 Forsking og utdanning Har starta eit godt samarbeid med UiB, og vil gjennom dette sjå på vidareutvikling av farmasistudiet, mogelege bistillingar og mogeleg overtaking av galenisk undervisning på sikt. Har og starta samtaler rundt mogeleg samarbeid om forsking og koordinering av forsking. 3. Økonomi Samla resultat ved utgangen av juli er,2 mill. som er 2,3 mill. over budsjett. Grunna svikt i tenestesalet er dekningsbidraget nesten 2 mill. under budsjett. Lågt forbruk av personalkostnader og andre driftskostnader hittil i år rettar opp resultatet, og saman med høge finansinntekter gjev dette likevel positivt avvik i høve til budsjett. Aktiviteten i apoteka er fortsatt høgre enn fjoråret innanfor levering til sjukehusa, men den er nedgåande innanfor produksjon og publikum. Sjå elles direkte merknader for det enkelte apotek og føretaksadministrasjonen under. 3.1 Samla resultat Juni: Juli: 8

9 Merknader til resultatet: Varesalet til sjukehusa er over budsjett i juni, men på budsjett i juli. Sal til publikum sviktar i juli med 1,6 mill. i høve til budsjett. I tillegg er varekostprosent litt høgre enn budsjett i perioden, noko som gjev effekt på dekningsbidraget med 0,7 mill. for juni og juli til saman. Rådgjevingstenestene er 0,1 under budsjett i juni, på budsjett i juli. Produksjonstenestene er under budsjett både i juni og juli og skuldast nedgang i etterspurnaden etter både cytostatika og annan tilsetningsproduksjon. Det vart i budsjettet lagt inn inntekt for utleige av personale til LOP med ca. 1 mill. Samtidig vart det avsett kostnader LOP-prosjektet med 2 mill. Dette er no endra slik at SAV betaler sjølv løna til SAV ressursane som arbeider i prosjektet. Personalkostnadene er noko lågare enn budsjett både i juni og juli. Ca. 0,3 av dette skuldast kursaktivitetar som kjem 2. halvår. Andre driftskostnader er 0,3 mill., under budsjett i juni. Nokre kostnader er høgre enn budsjett, som husleige ved Sjukehusapoteket i Bergen, mens lågt forbruk av honorar i høve til budsjett kompenserer for dette. I juli er det medteke kostnader til ombygging i Stavanger med ca. 0,3 mill. mens dette i budsjettsamanheng er periodisert til september. Finansinntektene er godt over budsjett både i juni og juli. Endringar i pensjonskostnader for 2011 vil verta kompensert for frå HOD som ekstra tilskot og utgjer kr ,- for heile Dette er per. juni ført som auka inntekt med 0,8 mill. og tilsvarande som auka pensjonskostnader både i budsjett og i rekneskapen. For juli og resterande månader vil dette verta postert som månadleg avsetning både i budsjett og i rekneskapen. Dette er i høve til retningslinjer frå Helse Vest. Resultatet for juni er 1,2 mill. som er 0,4 mill. over budsjett. For juli er resultatet på 3,5 mill. som er omtrent på budsjett Akkumulert per juli er resultatet,2 mill. som er 2,3 mill. betre enn budsjett. 9

10 3.2 Resultat per apotek Sjukehusapoteket i Bergen Juni: Juli: Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Bergen: Varesal i juni er over budsjett både for publikum og til sjukehusa. I juli er varesalet både til publikum og sjukehus under budsjett. Varekosten er høg både i juni og juli og til saman gjev dette negativ effekt på dekningsbidraget med 0,6 mill. Både rådgjevingstenestene og produksjonstenestene er under budsjett i juni og juli, noko som skuldast for få farmasøytar. Andre driftsinntekter er under budsjett i begge periodane grunna ikkje fakturert utleie av prosjektleder LOP. Personalkostnadene er under budsjett både i juni og juli.

11 Andre driftskostnader er omtrent på budsjett. Høgre husleige er kompensert ved at vedlikehaldskostnader er medteke tidlegare i året. Resultatet for juni er 0,5 mill som er omtrent på budsjett, mens juli viser resultat på 0,9 mill. som er 0,6 svakare enn budsjett. Akkumulert er resultatet 2,1mill. som er ca. 2,3 mill. under budsjett Sjukehusapoteket i Stavanger Juni: Juli: 11

12 Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Stavanger: Varesalet i juni låg 0,4 mill. over budsjett, mens i juli sviktar omsetninga til publikum med 0,7 mill. Låg varekost i juni gjev 0,1 mill. i positiv effekt på dekningsbidraget. Produksjonstenestene ligg under budsjett både i juni og juli med ca. 0,2 mill. totalt for desse to månadene. Personalkostnadene er ca. 0,1 mill. under budsjett både i juni og juli, noko som skuldast underbemanning. Andre driftskostnader er til saman 0,5 mill. over budsjett i juni/ juli og dette skuldast ombygging av produksjonen som er budsjettert til september Resultatet i juni og juli er til saman 0,5 mill. som er 0,4 mill. under budsjett. Akkumulert er resultatet 2 mill. som er 0,2 mill. over budsjett Sjukehusapoteket i Haugesund Juni: Juli: 12

13 Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Haugesund: Varesalet til publikum sviktar i både juni og juli, men dette vert kompensert med høgre omsetning til sjukehusa. Totalt i juni og juli er vareomsetnaden 0,8 mill. over budsjett. Varekosten var høg i juni grunna feilpostering på som er retta opp i juli. Likevel er varekosten høgre enn budsjett med ca både for juni og august. Noko av dette skuldast høgt sal av biologiske legemidlar som gjev høg varekostprosent. Rådgjevings- og produksjonstenestene er omtrent på budsjett. Personalkostnadene er 0,1 under budsjett i juli, noko som skuldast sjukemeldingar. Andre driftskostnader er tilnærma på budsjett. Resultatet for juni og juli er til saman 0,2 mill. som er 0,1 mill. under budsjett. Akkumulert er resultatet litt under budsjett Sjukehusapoteket i Førde Juni: Juli: 13

14 Merknader til resultatet ved Sjukehusapoteket i Førde: Varesalet sviktar i publikum både i juni og juli, noko som skuldast underbemanning. Varesalet til sjukehusa er over budsjett i juni, men litt under i juli grunna ferie. Frå og med juni leverer apoteket til alle sjukehus/ institusjonar i Helse Førde-område. Låg varekostprosent i juni gjev verknad på dekningsbidraget med ca. 0,15 mill. Rådgjevings- og produksjonstenestene ligg litt under budsjett i både juni og juli. Oppstart ASL er forsinka og mulig oppstart vert fyrst i Personalkostnadene er under budsjett grunna sjukmeldingar. Akkumulert er resultatet -0,1 mill. som er 0,2 mill. under budsjett i både juni og juli Resultatet for juni og juli er til saman 0,5 mill. som er 0,3 betre enn budsjett. Akkumulert er resultatet på 0,4 mill. som er ca. 0,1 betre enn budsjett Føretaksadministrasjonen Juni: Juli: Merknader til resultatet i Føretaksadministrasjonen: Personalkostnadene er noko under budsjett. Kurs- og rekrutteringsutgifter er lågare då desse ikkje kjem til utgift før i 2. og 3. kvartal. Av underforbruk på andre driftskostnader kjem kostnadar til LOP-prosjektet som først kjem til utbetaling til hausten. 14

15 Det er underforbruk i juni og juli på til saman 0,8 mill i høve til budsjett, og eit akkumulert underforbruk på 3,8 mill. Renteinntektene er akkumulert på 0,9 mill. noko som er 0,6 mill. over budsjett. 3.3 Driftsanalyse per forretningsområde Forretningsområda i SAV er: Publikumsutsalet Sjukehusekspedisjonen Tilsetningsproduksjon Steril/ ikkje steril regional og nasjonal produksjon i Bergen Farmasøytisk rådgjeving Eit forretningsområde inneheld økonomitall samla frå alle apotek for det enkelte forretningsområde. Tala er akkumulert pr. juli 2011 og samanlikna med same periode i fjor Sjukehusekspedisjonen Merknader: Vareomsetjinga i kroner har auka i snitt med 6,3 % og talet på pakningar med 8,3 %. Gjennomsnittleg pris pr. pakning har gått ned med 1,8 %. Det er store variasjonar mellom det enkelte apotek. Når talet på pakningar aukar meir enn omsetninga, medfører det at det er mindre inntekt sjølv om arbeidsomfanget veks. Bruttofortenesten i kroner er 1,269 høgre enn fjoråret, men prosenten er i gjennomsnitt omtrent på same nivå som i fjor. 15

16 3.3.2 Publikumsutsala Merknader: Vareomsetninga er 0,9 % under fjoråret, mens talet på pakningar ligg 4,8 % over fjoråret. Det har vært prisfall på 5,4 % i snitt. Aktivitetsauke medfører press på ressursane, men når prisane går ned vert det likevel mindre inntening til å dekka auka ressursforbruk. Bruttofortenesten er 1,5 mill. lågare enn fjoråret. Mesteparten av dette skuldast Bergen, som i 20 ikkje vart kostnadsbelasta med internt kjøp av ein del varer frå produksjonen Tilsetningsproduksjon 16

17 Merknader: Talet på cytostatikakurar har i gjennomsnitt ein liten reduksjon i høve til fjoråret, mens produksjonstenestene har auka grunna tenesteprisen har auka. Annan tilverknad i talet på einingar er omtrent på nivå med fjoråret, men tenestesalet i kroner er redusert, noko som skuldast endra produktmix i høve til fjoråret. 3.4 Balanse og kontantstraum Likviditetsbehaldninga varierer frå månad til månad grunna månadsvise endringar i kapitalbindinga i varelager og fordringar og endringar i kortsiktig gjeld. Dette er i stor grad avhengig av når betaling frå kundar og leverandørar vert motteke og registrert i banken. I gjennomsnitt hittil i år har SAV likviditetsbehaldning på ca. 65 mill. Hittil i år er kapitalbindinga i varelager og fordringar auka med ca. 5,9 mill., mens kortsiktig gjeld er redusert med ca. 9,7 mill. Det er brukt 1,9 mill. til investeringar og 0,6 mill. til nedbetaling av langsiktig gjeld. Dette gjev auke i likviditeten frå med 6,6 mill. frå 56,8 mill. til 63,4 mill. 17

18 4. Medarbeidarar Kapitlet synleggjer utvikling i årsverk samanlikna med fjoråret og budsjetterte årsverk. Kapitlet ser og på status ulike årsakar til fråvere, forutan sjukefråvere. 4.1 Bemanning/ innleie Same periode Denne periode Endring Budsjett Budsjett i fjor i år frå i fjor Brutto månadsverk juli Netto månadsverk juli Innleie Fråvere dagsverk juni Fråveres prosent juni Fordeling fråverer dagsverk 0 Sjukdom Lønna perm Ulønna perm Ferie Anna 1 1 Tala over syner at sjukefråvere utgjer berre ein del av det totale fråveret, og at løna permisjonar er ein stor forklaringsårsak til fråvere. Dagsverk løna permisjon er lågare enn på same tid i fjor. Apoteka melder om positiv respons på stillingsutlysingar, og med minkande sjukefråvere ser bemanningssituasjonen hausten 2011 ikkje så stram ut som høvet var for eit år sidan. Innvandrarar Føretaksgruppa Helse Vest skal spegle mangfaldet i samfunnet på ein god måte som setter oss i stand til å møte mangfaldet ein møter i møte med pasientane og pårørande Helseføretaksgruppa skal ha som mål å ha mellom 6 % av alle medarbeidarane med innvandrarbakgrunn, fordelt med om lag likeverdig mellom gruppa vestlege ikkje vestlege innvandrarar. (definisjon i tråd med føretaksprotokoll og styringsdokument). Tal frå den registrerte sysselsettingsstatistikken, SSB, rapport levert august 2011, syner at SAV og i 20 nådde dette målet: Andelen tilsette innvandrarar var 11,5 % fordelt på 5,3 % ikkje-vestlege og 6,3 vestlege i 4. kvartal. 18

19 Figuren under synleggjer samanheng mellom brutto månadsverk og fråvere: Svingingar i brutto månadsverk svarar i stor grad til svingingane i fråveret. Auka fråvere medfører behov for, og bruk av anna arbeidskraft, til dømes vikarar, meirarbeid og overtid. 4.2 Deltid Same periode Denne periode Endring Bemanning i fjor i år frå i fjor Tal tilsette Tal tilsette heiltid Tal tilsette deltid Tal tilsette nullprosent Rettigheitsbasert deltid er ein potensiell utfordring for drifta, og SAV er samd med fagorganisasjonane at tilsetjing hovudsakleg skal skje i full stilling. SAV inngår i Helse Vest/ HOD sitt opplegg for kartlegging av ufrivillig deltid våren 2011, og per juli 2011 har ein tilsett meldt i frå om ufrivillig deltid. Samstundes utgjer deltidstilsette ein arbeidskraftreserve og det å motivera deltidstilsette opp i stillingsprosent vil kunne gje ein positiv ressurseffekt. Overtid og meirarbeid 19

20 Nedgang i bruk av overtid og meirarbeid held fram. Per juni 2011 var det brukt 493 timar meirarbeid mot 302 i 20. Tal for overtid per juni er 242 mot 280 same tid i fjor. Dei høge tala i august 20 er knytt til registrering av ferie og sjukevikarar. Forbruk hausten 20 har samanheng med høgt sjukefråvær. 4.3 Sjukefråvere SAV Helse Vest RHF Mål Helse vest Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 Mar 11 Apr 11Mai 11 Juni 11 Sjukefråvere i juni 2011 er på 6,8 % mot 7,3 % i juni 20. Mål for sjukefråvere i Helse Vest er 5,5 % inkludert både eigenmeldt og sjukemeldt fråvere. 60,61 % av einingane i Sjukehusapoteka Vest HF har eit totalt sjukefråvær under 5,5 %. Nedgang i sjukefråvere samanlikna med 20 held fram i juni månad. Sjølv om svingingane i sjukefråvere er store frå månad til månad, er ikkje svingingane i det gjennomsnittlege sjukefråværet like stort. Per juni 2011 ligg det gjennomsnittlege sjukefråveret i SAV like under 7,2 % mot 7,4 i juni 20.. Skilnaden i gjennomsnitt frå i fjor er førebels ikkje så stort fordi det var først på hausten 20 vi fekk den store auken i sjukefråvere. Sjukefråvere i juni er fordelt på 3,9 % korttidsfråvere og 2,9 % langtidsfråvere. Fokus på korttidsfråvere og god dialog frå første dag er viktig, for så tidleg som mogleg å avklare funksjonsevne og om sjukefråvere er relatert til den enkeltes arbeidssituasjon. Dette føljer SAV tett opp. SAV har også gode rutinar for oppfølging av langtidsfråvere, og samarbeider om nødvendig med behandlar og NAV for å finne gode løysingar for den sjukemelde. Nye reglar for oppfølging av sjukefråvere gjeldande frå 1. juli innførast fortlaupande, og her inngår klargjering av elektronisk hjelpeverktøy for. Avtale om bedriftshelseteneste er på plass frå , og SAV er no i dialog med BHT for å planlegge deira rolle kring den praktiske oppfølginga av sjukefråvere. Nasjonalt ligg sjukefråvere 1. kvartal 2011 på 7,3 %. Nasjonale tal for helse- og sosiale tenester er,2 % i same kvartal. Merk at tala ikkje er direkte samanliknbare då SAV nyttar nasjonal standard for spesialisthelsetenesta, noko som gjer noko høgare tal enn SSB sine. 20

21 I det enkelte sjukehusapotek/fad ser vi følgjande utvikling i same periode: Sjukefråvere i SAV fordelt på yrkesgrupper Apotektekniker Farmasøyt 2 0 Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 Mar 11 Apr 11 Mai 11 Juni 11 Av Figur 3 ser ein at sjukefråveret blant apotekteknikarane er nesten dobbelt så stort som blant farmasøytane. Denne dokumentasjonen gjer grunnlag for å målrette kartlegging og tiltak mot denne gruppa. Samstundes ser vi ein gledeleg og markert nedgang blant teknikarane sidan mars månad. 4.4 HMT Per er det registrert 15 HMT avvik i føretaket. av dei 15 registrerte sakene er avslutta, 5 er under behandling. Til samanlikning var det registrert 19 HMT avvik i same periode i 20. Førebels er det lettare skadar som er registrert. Med heimel i HMS handlingsplan, vedteken i HAMU 5. april 2011, vil SAV i 2011 fokusere 21

22 vidare på korrekt registrering, god oppfølging og rapportering av avvik, samt vidareutvikling av rapportar. HMT Kartlegging SAV har, våren 2011, som første føretak i Helse Vest, implementert elektronisk HMT kartlegging. Her er så vel positive som negative erfaringar med verktøyet. I all hovudsak er resultata gode på føretaksnivå. Få forhold gjer raude utslag, med unnatak av fysiske forhold (støy, ventilasjon m.m.). Ein overraskande høg del svarar veit ikkje eller ikkje aktuelt på elementa HMT aktivitetar, handtering av kjemikalia, smittevern og ytre miljø. Ein høg del tilsette oppgjer organisatoriske forhold og mellommenneskelege forhold for forbetringsområde, då særskild elementa arbeidspress og tidspress. I lys av at 20 var eit krevjande år med høgt sjukefråvere, ledige stillingar og stor aktivitetsauke er dette eit svært positivt utslag. Vi har sog vært god score på brannvern. Leiinga har vedteke tiltaksplan på føretaksnivå, denne vert supplert av tiltaksplanar på lokalt nivå, og tiltaka evaluerast vår Kompetanseutvikling Kompetanseutvikling er strategisk satsingsområde for SAV, og styres ut frå overordna kompetanseplan, som tar høgde for så vel lokale som sentrale tiltak. Kompetanseplanen skal frå 2011 reviderast årleg, for å sikre riktig retning og god budsjettdekning til planlagde tiltak. Av fokusområde for 2012 kan nemnast leiarutvikling, tiltak overfor apotekteknikar gruppa og tiltak knytt til økt leveranse av klinisk rådgjeving. For å komplettera eigen kompetansebygging vil SAV og knytte til seg eksterne opplæringsaktivitetar som til dømes det planlagde Apotekenes utviklingssenter, som er eit samarbeidsprosjekt mellom ulike apotek, stiftelsen til fremme for norsk apotekfarmasi og Norsk Apotekforeningen. Innføring og fullskala bruk av elektroniske verktøy som Kompetanseportal og e-læringsportal vil og bli prioritert i 2011/