FAGTILBUD PÅ VIDEOKONFERANSE

Transkript

1 FAGTILBUD PÅ VIDEOKONFERANSE Prosedyre for tilrettelegging av fagtilbud for videokonferanse Forfatter Bodil Bach, TTC

2 Innhold Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse... 3 Hensikt og omfang... 3 Ansvar og myndighet Målgruppe... 3 Handling... 3 Vedlegg... 4 Vedlegg 1 Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud... 4 Vedlegg 2 Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør... 6 Vedlegg 3 Eksempel på invitasjon... 8 Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud... 9 Vedlegg 5 Eksempel på kursbevis Vedlegg 6 Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse Vedlegg 8 Eksempel på evalueringsskjema... 15

3 Prosedyre for tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse Hensikt og omfang Hensikten med elæring (nettbasert kompetansetilbud inkludert videokonferanse) er å tilby mer effektiv kompetanseutvikling til ansatte 1. Prosedyren omfatter tilrettelegging av Fagtilbud på videokonferanse. Ansvar og myndighet. Tynset, Folldal og Engerdal kommune Sykehuset Innlandet HF Målgruppe Ansatte i helse- og sosialsektor i kommuner Ansatte i Helseforetak Handling 1. Opprett kompetanseansvarlig for det enkelte undervisningsopplegg 2. I planlegging kan «Sjekkliste for Fagtilbud» være nyttig verktøy (Vedlegg 1) 3. Tilrettelegging av Fagtilbud kan gjøres med bruk av verktøy fra «Kompetansepakken»: Eksempel på tilrettelegging i\i samarbeid med tjenesteleverandør av elæring (Vedlegg 2) Eksempel på invitasjon til Fagtilbud (Vedlegg 3) Godkjenning av Fagtilbud (Vedlegg 4) Eksempel på kursbevis (Vedlegg 5) «Sjekkliste for deg som er deltaker på videokonferanse» (Vedlegg 6) «Sjekkliste for deg som skal være foredragsholder på videokonferanse» (Vedlegg 7) Eksempel på evalueringsskjema for Fagtilbud (Vedlegg 8) 1 Mer informasjon om muligheter og nettbaserte kurstilbud finnes på

4 Vedlegg Vedlegg 1 Sjekkliste for tilrettelegging av Fagtilbud Oppgaver Tiltak/sjekkpunkter 1. Forankring Avklare Kompetanseansvarlig for aktuelle tilbud Hvem som skal delta i planlegging Hensikt og metode Målgrupper 2. Planlegging - praktisk Fastsettelse tidspunkt Sjekke andre tilbud og tilpasse tidspunkt ift dette Velg et fast tidspunkt for gjentakende tilbud Praktisk tilrettelegging Book møterom med videokonferanse i Outlook Avklare bevertning etc for alle møterom 3. Planlegging - innhold Utforming Program Invitasjon (Tema, tid, sted, formål, målgruppe, påmelding) Deltakerliste (tabell for registrering) Evalueringsskjema (hva evalueres, hvordan, oppsummering) Utforming kursbevis Utforming søknad om godkjenning av fagtilbud (Fagtilbud over 6 timer - sende søknad til aktuelle fagforbund, og registrere svar på søknader for hvert fagtilbud) 4. Tilrettelegging - foredragsholdere Avklare Påmelding (hvordan, når, til hvem?) Opptak/ikke opptak, redigering, tilgjengeliggjøring av opptak, bestilling av opptak Forespørsel og bekreftelse Foredragsholdere og tittel på forelesning Informasjon Foredragsholdere får tilsendt «Sjekkliste for deg som skal være foredragsholder» Veiledning i forkant med oppkoblinger om ønskelig Tilby «bisitting under gjennomføring» (teknisk og praktisk bistand)

5 5. Tilrettelegging - deltakere Utsendinger/registreringer Invitasjon (epost, intranett, internett osv) Registrering påmeldte deltakere Deltakere får tilsendt «Sjekkliste for deg som skal være deltaker på videokonferanse» 6. Tilrettelegging - praktisk Avklare Ansvar i hovedmøterom, der foredragsholder er Ansvar (møteledelse/teknisk ansvarlig) i lokale møterom, der deltakere er Retningslinjer for bruk av videokonferanse benyttes for oppkobling Forberede Materiell som er nødvendig Sjekk at teknisk utstyr virker testoppkobling til avtalt tid, eller til virtuelt møterom Drikke til alle deltakere 7. Gjennomføring - fagtilbud Oppstart/innledning Skap en hyggelig stemning hvor folk føler seg velkomne Velkommen (kort-5min) ved toppleder/programansvarlig Intro «om bruk av videokonferanse» Intro «om tema for Fagtilbud» (rammer og hensikt og gjennomgang av dagen) Pauseavklaringer Gruppearbeid Del inn grupper i forkant Sammensetning - maks 5-8 stk (ett eller flere møterom på videokonferanse, det som passer best) krever tilpasning Avslutning Spørrerunde om deltakernes inntrykk av Fagtilbud (faglig og teknisk) Informasjon (neste sending, evalueringsskjema, ettersending av materiell etc

6 Vedlegg 2 Tilrettelegging av Fagtilbud med bistand fra tjenesteleverandør Praktisk tilrettelegging Kompetansemiljøer kan benytte seg av tjenesten ved r som for eksempel for distribusjon og gjennomføring av egne tilbud. Hvorfor bruke samarbeidspartner til dette? Helsekompetanse kan bistå med markedsføring av tilbud for åpne/lukkede målgrupper, påmelding, oppkobling og teknisk support av tilbudet. Ønskes videoopptak av sending (streaming) bestilles dette også hos Helsekompetanse og opptak kan legges i deres videobank (lukket eller åpent). Helsekompetanse bistår med innhenting av samtykke og informasjon til forelesere. Tjenesten gjøres på oppdrag fra kompetansetilbyder. Helsekompetanse sender pristilbud utfra forespørsel. Ved oppstart av arbeidet med kompetansetilbudet kontakt NST v/avdeling Helsekompetanse; Torbjørg Lindquist, rådgiver; Tlf: ; epost; torbjorg.lindquist@telemed.no eller via post@helsekompetanse.no Avklaringer Fagtilbud/Fagtilbudsserier Opprett kontaktperson og undervisningsansvarlig for den enkelte serier/opplegg som ønskes meldes i skjema Tittel og tidspunkt/rom for Fagtilbud avklares. Avklaringer ift frist for innlevering av informasjon på Helsekompetanse gjøres. Helsekompetanse legger ut nye programmer hvert semester (Dvs for høst legges program ut i august/september, for vår legges program ut jan/feb). Når undervisningstilbudet er ferdigstilt send inn skjema for bestilling til NST (vedlegg 3): o Tittel(ler) på forelesning (er). o Tidspunkt og klokkeslett. o Foredragsholdere (navn/tittel/kontaktinfo e-post, mobilnummer OBS: viktig at mobil bringes med til studio). o Behov for opptak/streaming hvis opptak/streaming ønskes MÅ/BØR foreleser sitte i et helsenettstudio av nyere dato gir bedre kvalitet på opptak. o Avklaringer rundt tilgang til opptak (i Helsekompetanse sin videobank eller andre steder.)

7 o o o Avklaringer rundt samtykkeskjema 2. Det må inngås avtale med foreleser om tillatelse til å foreta opptak og legge det ut. NST har et eget avtaleformular som tilpasses den enkelte foreleser. 3 Påmeldingsfrister påmelding senest 2 virkedager før sendingen. Liste over foredragsholdere med kontaktdata om det er ønskelig at NST informerer om bruk av bruk av videokonferanse. Opptak av forelesninger Opptak kan gjøres på tre måter: 1. Direkte under sendingen (om man ønsker å ta vare på forelesninger til senere bruk, eller til deltakere som ikke har anledning til å komme i sanntid) 2. Direktesendt forelesning via nett (deltakelse i sanntid, uten toveiskommunikasjon) 3. Direkte opptak med videokamera, for å redigere det i etterkant og publisere på nett. Helsekompetanse har mulighet for å foreta opptak av forelesninger og legge opptaket ut på i uredigert eller redigert form. Opptak betinger aksept fra foreleser, og foreleser bestemmer selv hvor lenge opptaket skal ligge tilgjengelig. Bruk deres kontaktperson for avklaringer ift dette. 2 Se eksempel på samtykkeskjema i juridiske retningslinjer 3 Se kapittel nedenfor for nærmere informasjon rundt opptak.

8 Vedlegg 3 Eksempel på invitasjon Dato kl 13-15: Tema Foreleser: xxxxxxxxxxxxx XXXXX INVITERER TIL UNDERVISNING VIA VIDEOKONFERANSE PRAKTISKE OPPLYSNINGER TEMA Målgruppe: Gjennomføring: Kurset gjennomføres på videokonferanse fra møterom med videokonferanseutstyr i hver kommune. ALLE møterom skal ringe inn til virtuelt møterom. Fra helsenett: xxxxxx Utenfor helsenett (NAV for eksempel): xxxxx@nhn.no Påmelding (Påmelding via epost xxxxx. Frist: xxxxxx, Til: Epost eller annet) Godkjenning Programmet er godkjent for eksempel Norsk Sykepleierforbund (8 timer) Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer). Kursbevis for deltakelse xxx dager. VELKOMMEN!

9 Vedlegg 4 - Godkjenning av Fagtilbud Fagtilbud som er av en viss størrelse kan søkes godkjent gjennom respektive Fagforbund, søknadskriterier og skjema finnes på de forbundene sine nettsider, se noen eksempler nedenfor (Fagtilbud over 6 timer). HUSK: Fagforbundene vurderer kursprogram for godkjenning med tellende timer i tråd med de kriterier som stilles (Norsk Sykepleierforbund (NSF) har for eksempel kriterier for klinisk spesialist i sykepleie/spesialsykepleie). Kursarrangør søker om godkjenning i forkant av Fagtilbudet. Vær oppmerksom på at alle har retningslinjer for samhandling med kommersielle aktører vektlegges i vurderingen av kursarrangement hvor firma er arrangør/ medarrangør. Fagforbundene krever at antall godkjente kurstimer står spesifisert på kursbeviset. Eksempler: NSF Ergoterapeutene Den norske legeforening Norsk Fysioterapiforbund har ingen godkjenningsordning fra 1. januar 2014, men kurs kan søkes som tellende i spesialistsøknader.

10 Vedlegg 5 Eksempel på kursbevis Logoer kan legges inn i topptekst/bunntekst Kursbevis Har deltatt på videokonferansekurs i xxxxxxxx Tidspunkt: xxxxxxxx Arrangør: xxxxxxx Tema: xxxxxxxxxx Programmet er godkjent av (for eksempel): Norsk Sykepleierforbund (Godkjent med 8 timer) Norsk Ergoterapeutforbund (Godkjent med 8 timer) Navn /Arbeidssted Navn/Arbeidssted

11 Vedlegg 6 Informasjon til deg som skal være deltaker på videokonferanse Når du skal delta i forelesning på videokonferanse, er det nesten som om dere er samlet, men de andre deltakerne er geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer. Her er noen tips for at sendingen skal bli vellykket for alle parter. Gjennomføring Test i forkant o Gjør gjerne en testoppkobling sammen med andre eller direkte til avtalt virtuelt møterom i forkant av sendingen. o Sørg for support hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til vedkommende superbruker. Oppkobling: o ALLE videokonferansestudioer kan delta, både i og utenfor helsenett o Møter/undervisning med flere parter gjennomføres i avklarte «virtuelle møterom». ALLE ringer selv inn til virtuelt møterom og oppgitt nummer, senest 15 minutter før oppstart. Snakk rolig o Påse at du er i nærheten av mikrofonen. Mikrofonene har god lydkvalitet, så du behøver ikke heve stemmen når du snakker, viktig å snakke rolig. o Skru av mikrofonen din når du ikke snakker. Dialog o Litt småprat løsner på stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen. o Det avtales hvordan spørsmål og diskusjon skal organiseres (ved spørsmål fra ditt studio, påse at den som spør har mikrofon). o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, spontane spørsmål er mulig. o Mange deltakerstudio, spørsmål må organiseres for å forhindre kaos (sms/epost, eller en gruppe av gangen). Unngå støy o Rasling med papir, klikking med penn, småhvisking - høres bedre enn i vanlig forelesning! o Deltakere i samme studio som foreleser, bør være stille under sending (hyssjjjj). Blikkontakt o Den som prater skal synes på skjermen. o Kamera er plassert på toppen av skjermen, så når du ser på skjermen vil du automatisk ha blikkontakt med foreleser/mottaker. o Forhåndsinnstill kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll (Slipper forstyrrelser med zooming under sending). TTC 2014 med god hjelp fra NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.

12 Vedlegg 7 - Sjekkliste for deg som skal være foreleser på videokonferanse Når du skal forelese på videokonferanse er det nesten som om du har publikum i salen, men publikummet er på skjermen og er gjerne geografisk adskilt fra deg, i ett eller flere studioer. Her er noen tips for at budskapet i din presentasjon skal bli så bra som mulig på videokonferanse. Forberedelse: Lengde på forelesninger o Folk blir raskere ukonsentrert enn ved vanlig undervisning, så lange «økter» gir lavt læringsutbytte. o Maks min. lange timer (helst kortere) o Kutt for eksempel forelesning i passende «moduler» (a minutter for eksempel, med spørsmålsrunde og pauser) o En kursdag på videokonferanse er mulig, men krevende. En dag gir større muligheter for dialog og deltakelse. Kursdagen kan for eksempel brytes opp av gruppearbeid i deltakerstudioene. Skriftlig tekst o Skriftstørrelse eller mer, så blir det lesbart for deltakerne i de andre studioene. o Farge på skrift og bakgrunn kontrast og harmoni. o Bruk stikkord slik at teksten fremstår tydelig og lesbar. o Store og visuelle figurer, ikke små tabeller. Varier presentasjonen o Tenk på variasjon, spesielt hvis du skal forelese over flere timer. o Bruk ulike presentasjonsmåter til å formidle faginnholdet (bilder, filmsnutter, musikk, rollespill). o Veksle mellom forskjellige kameravinkler, gir variasjon i forelesningen. o Aktiviser deltakerne i deltakerstudioene gjennom spørsmål/gruppearbeid. Handouts o Send ut i forkant. Test i forkant o Test kobling fra PC til videokonferanse, så tidlig som mulig. Ingen studio er satt opp identisk, på samme måte som ingen forelesningssal er utstyrt med identisk projektor og lydanlegg.

13 o o Sjekk at videoer/lydklipp fungerer ved å gjøre en testoppkobling til en mottaker. Sørg for support, hvis noe ikke virker og ha klart mobilnummer til vedkommende. Gjennomføring Snakk rolig o Påse at du har på deg, eller er i nærheten av mikrofonen. o Mikrofonene har god lydkvalitet, så du behøver ikke heve stemmen når du snakker, men det er viktig å snakke rolig. o Be studioene om å skru av mikrofonene når du snakker. o Ved spørsmål fra salen, påse at den som spør har mikrofon, eller gjenta spørsmålet. o Deltakere på videokonferanse gis anledning til å sende inn spørsmål mens du snakker. Dialog o Læring skapes i aktiv dialog og samspill med andre, så litt småprat løsner på stemningen og ufarliggjør kommunikasjonen og gir deg bekreftelse på at de hører deg. o Avtal på forhånd hvordan spørsmål og diskusjon kan organiseres. o Dialog og kommunikasjon er enklere med få deltakerstudioer, da kan du spontant spørre om noen har spørsmål. o Er det mange deltakerstudio, må spørsmål organiseres for å forhindre kaos. Be feks studioene henvende seg på sms, eller be om spørsmål fra en gruppe studioer om gangen. Unngå støy o Rasling med papir, klikking på kulepenn og småhvisking høres bedre enn i vanlig forelesningssal. o Hvis det er deltakere i samme studio som foreleser, husk å gjøre de oppmerksom på at de bør være stille under sending.

14 Blikkontakt o Ofte er kamera plassert på toppen av skjermen slik at når du ser på skjermen vil du automatisk ha blikkontakt med deltakerne. o Den som prater skal synes på skjermen. o Du kan gjerne se ned i notater av og til, men hovedfokus er kamera. o Forhåndsinnstill gjerne kameraposisjoner og lagre i fjernkontroll. Da kan du skifte ved å trykke 1,2,3 osv. og slippe forstyrrelser med zooming under sending. Presentasjon o Hvis du er på et møteromsutstyr i et rom eller auditorium, så vil du hele tiden se presentasjonen din på PC skjermen og på monitoren/tv - skjermen foran deg. o Du blir filmet av videokameraet som henger under monitor/skjerm. Fint om du av og til hever blikket og ser inn i det kameraet, slik at deltakerne i studioene opplever at du ser på dem. o Siden du blir filmet, bør du ikke vandre «utenfor» bildet. o Når du vil peke i et bilde, må du bruke musa til å peke på PC-skjermen i pulten - ellers ser ikke studioene hvor man peker (ikke peke med hånd, pekestokk eller laserpeker på lerretet som ellers) o Skift skjermbildet ved bruk av fjernkontrollen. Det er viktig å svitsje mellom å vise seg selv på skjermen og for eksempel presentasjonen. Det er mer inspirerende og hyggelig å se et levende menneske på skjermen enn bare tekst! Vær deg selv o Vær deg selv og ha det artig og husk at godt humør og litt uformell snakking løser ofte opp stemningen. TTC 2014 med god hjelp fra NAV, Frambu kompetansesenter for sjeldne diagnoser, Bach, B.

15 Vedlegg 8 Eksempel på evalueringsskjema Evaluering kan gjøres: Via skjema som sendes i epost i etterkant Via skjema som fylles ut direkte Via elektronisk skjema (questback), der data samles automatisk Muntlige tilbakemeldinger Eksempel på skjema: EVALUERING AV KURS I xxxxx (fyll ut skjemaet direkte og send på epost til: xxxxxx ) Navn: Avd./kommune : Kurs: Dato: DEL 1 FAGLIG INNHOLD 1. Hva var de viktigste punktene for deg på kurset? 2. Hva (konkret) opplevde du som nyttig i forhold til eget arbeid? 3. Hvordan vil du bruke det du har lært i jobben din? 4. Hva (konkrete forslag) kan endres/bedres i kursets innhold? 5. Hvilke andre tema innen fagområdet vil være nyttig for deg? 6. Evt.: andre kommentarer: DEL 2 TEKNISK OG PRAKTISK GJENNOMFØRING 1. Hva fungerte bra med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato) 2. Hva fungerte da rlig med videokonferanseundervisning? (spesifiser med dato) 3. Var informasjonen du fikk i forkant tilstrekkelig for deg som deltaker? 4. Hva kan forbedres til neste videokonferansekurs i din kommune/region? TAKK FOR AT DU BRUKTE AV DIN TID FOR Å HJELPE OSS Å BLI BEDRE