Innkalling til møte i Representantskap

Transkript

1 MØTEINNKALLING REP 3/14 s. 1 av 36 Saksbehandler: Vår dato: Referanse: Tlf: / Sentralstyrets medlemmer og varamedlemmer Fylkesledere Utgjevningsmandater til representantskapet Kontrollkomiteen Representant fra samisk utvalg Leder, Pedagogstudentene Representant fra pensjoniststyret Innkalling til møte i Representantskap Det innkalles til møte i Representantskapet onsdag 15. oktober 2014 kl til torsdag 16. oktober 2014 kl. 13:00 på Hurdalsjøen Hotel og Konferansesenter. Møtet gir rett til permisjon med lønn etter gjeldende hovedavtaler. Når det gjelder hovedavtalen for kommunal sektor, viser vi til Del B 3 5 c. Forfall meldes til saker@udf.no Med vennlig hilsen Ragnhild Lied (sign) Leiar 1

2 Sakliste Representantskap Sak nr. Arkivsak Saktittel Side Saker til behandling REP 10/14 14/ Konstituering 3 REP 11/14 14/ Aktuelt 7 REP 12/14 14/ Kontrollkomiteen sin rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest-Agder og Rogaland 2013 REP 13/14 14/ Kommunesammenslåinger 20 REP 14/14 14/ Orientering om og innspill til arbeidet med landsmøtet i 2015 REP 15/14 14/ Orienteringssak - Evaluering av tariffoppgjøret Referatsaker

3 Saker til behandling REP 10/14 Konstituering Møtedato: Arkivreferanse: Saksbehandler: / Marianne Frydendal Sammendrag: Sentralstyret legger frem konstitueringssak for representantskapet etter samme mal som sist. Innstilling til vedtak 1.1 Innkallingen godkjennes. Representantenes fullmakter godkjennes. 1.2 Som dirigenter velges: Jon Anders Tronsli Kristina Brovold Liknes 1.3 Endelig forslag til saksliste for representantskapets møte godkjennes. Forslag til dagsorden tas til orientering. 1.4 Følgende møtereglement vedtas: 1. Leder eller en nestleder åpner møtet og leder forhandlingene under godkjenning av innkalling og valg av dirigenter. Dirigentene leder de videre forhandlingene. 2. Representantskapsmøtet er åpent for gjester, presse, radio og fjernsyn såfremt møtet ikke gjør annet vedtak. 3. Taletiden begrenses til 5 minutter. Saksinnledere kan få utvidet taletid. 4. Representanter som ønsker ordet, gir melding om dette til møteleder. Saksinnledere, medlemmer og varamedlemmer av sentralstyret samt saksbehandlere kan få ordet utenom talelisten for å svare på spørsmål eller gi saksopplysninger. Sentralstyrets varamedlemmer, leder og nestleder av kontrollkomiteen, én representant fra Sami Ossodat/samisk utvalg, leder av Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet og én representant fra styret for pensjonistene har tale- og forslagsrett. Til hvert innlegg er det anledning til tre replikker, hver på maksimum ett minutts taletid. I tillegg har taleren ett minutt til eventuell svarreplikk. Det er ikke anledning til duplikk. De som ønsker ordet, må tale fra den faste talerstolen. Alle representanter som ber om ordet til dagsorden, forretningsorden eller saksopplysning, får ordet straks og har maksimum ett minutts taletid. 5. Dirigenter og representanter kan komme med forslag om ytterligere begrenset taletid eller om at strek settes. Slike forslag tas straks opp til avstemming. 6. Forslag skal leveres skriftlig og være undertegnet med navn. Alle forslag skal være referert før strek settes. Nye forslag kan ikke fremmes i en sak etter at det er gjort vedtak om at strek er satt. Forslag kan da heller ikke trekkes tilbake. 7. Representantene har stemmeplikt. Representanter som er ute i oppdrag, kalles inn i salen for å delta i avstemminger. 8. Vedtak blir gjort med vanlig flertall i saker der ikke annet er fastsatt. 9. Møtet avgjør voteringsmåten. 10. Alle representanter med stemmerett har plikt til å delta i alle forhandlinger. 3

4 11. Eventuell søknad om permisjon med leveres dirigentene og behandles av representantskapet. Representantene leverer sitt nummerskilt til leder av tellekorps når de forlater møtesalen under forhandlingene. 12. Møtereglementet kan fravikes når representantskapet behandler saker på annen måte enn i plenum. 1.5 Valg av møtefunksjonærer: a) Redaksjonskomité: Evy Ann Eriksen, SST Hege E Valås, SST Svein Ove Olsen, Vest Agder Thomas Nordgård, Troms b) Tellekorps Tilstedeværende sekretariatsansatte fungerer som tellekorps med Marianne Frydendal som leder. Protokollskrivere: Gerd-Inger Simonsen, Nordland Kent Inge Waaler, Akershus Saksutredning: 1.1.Innkalling og fullmakter. Representantskapet, jf vedtektenes 31, består av sentralstyrets medlemmer, fylkesledere og 19 representanter særskilt valgt på landsmøtet. I tillegg til representantene innkalles også sentralstyrets varamedlemmer, kontrollkomiteen, leder av Pedagogstudentene i Utdanningsforbundet, én representant for Sami Ossodat og én representant fra pensjoniststyret. Dokumenter sendes i henhold til retningslinjer. Innkalling med foreløpig forslag til saksliste sendes representantskapets medlemmer i begynnelsen av oktober Valg av dirigenter Det foreslås to sekretariatansatte som dirigenter. 4

5 1.3 Sakliste og dagsorden Møtet forberedes i tråd med saksdokumenter og debatten i sentralstyret 23. september Følgende saker føres opp på foreløpig forslag til sakliste: Rep 10/14 Konstituering Rep 11/14 Aktuelt Rep 12/14 Kontrollkomiteens rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland for 2013 Rep 13/14 Kommunesammenslåinger Rep 14/14 Orientering om og innspill til arbeidet med landsmøte i 2015 Rep 15/14 Orienteringssak - Evaluering av tariffoppgjøret 2014 Tidsramme: onsdag 15. oktober kl torsdag 16. oktober kl Møtereglement Møtereglement som for tidligere møter legges fram. 1.5 Valg av møtefunksjonærer a. Redaksjonskomité Det foreslås en redaksjonskomité bestående av 2 sentralstyremedlemmer og 2 av de øvrige representantene. Den aktuelle saksbehandler i sekretariatet vil fungere som sekretær. b. Tellekorps Det foreslås at tilstedeværende sekretariatansatte fungerer som tellekorps. c. Protokollunderskrivere Det foreslås to protokollunderskrivere. Vedlegg: Forslag til dagsplan Vedlegg til sak 5

6 FORSLAG TIL DAGSORDEN Representantskapsmøte oktober 2014 Hurdalsjøen Hotell og Konferansesenter Onsdag: Lunsj Rep 10/14 Åpning og konstituering Rep 12/14 Kontrollkomiteens rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland for Rep 15/14 Orienteringssak Evaluering av tariffoppgjøret Kaffepause Rep 13/14 Kommunesammenslåinger 1900 Samling for å takke av to fylkesledere 1930 Middag Torsdag: Rep 14/14 Orientering om og innspill til arbeidet med landsmøtet i Kaffepause og utsjekking Rep 14/14 forts Rep 11/14 Aktuelt Lunsj 1300 Avreise 6

7 REP 11/14 Aktuelt Møtedato: Arkivreferanse: Saksbehandler: / Synnøve Solheim Sammendrag: Skriv inn sammendrag her.. Innstilling til vedtak Skriv inn forslag til vedtak Saksutredning: Skriv inn saksutredning her. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her. 7

8 REP 12/14 Kontrollkomiteen sin rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest-Agder og Rogaland 2013 Møtedato: Arkivreferanse: Saksbehandler: / Ida Truchs Kjerstin Larsen Sammendrag: Kontrollkomiteen skal hvert år gjennomføre kontroll av melding, regnskap og protokoller fra 1 2 fylkeslag og rapportere til representantskapet, jf. retningslinjer for kontrollkomiteens arbeid pkt. 2 og 8.4. For regnskapsåret 2013 har kontrollkomiteen valgt ut fylkeslagene i Vest-Agder og Rogaland. Innstilling til vedtak Kontrollkomiteens innstilling til vedtak til representantskapet: Representantskapet tar kontrollkomiteens rapport om drift, regnskap og økonomi 2013 for Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland til etterretning. Saksutredning: Kontrollkomiteen har i sine møter 30. januar og 9. september 2014 gjennomgått årsregnskap, protokoller og årsberetninger for 2013 for Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland. Rapporten fra kontrollkomiteen ligger ved. Vedlegg: Kontrollkomiteen sin rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest- Agder og Utdanningsforbundet Rogaland for 2013 Vedlegg til sak 8

9 Kontrollkomiteen sin rapport om drift, økonomi og regnskap i Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland for 2013 Kontrollkomiteen har gått igjennom protokoller og regnskap for Utdanningsforbundet Vest- Agder og Utdanningsforbundet Rogaland og årsberetning for Utdanningsforbundet Rogaland for regnskapsåret Saksframlegget gir en god og ryddig framstilling av regnskapene i de to fylkene. Grafene er med å gi en tydelig oversikt av bruken av midlene. Regnskapet er ryddig og korrekt oppsatt i begge fylkene. Protokollene fra Vest-Agder gir en god oversikt over driften, og vedtakene gjennom året er i henhold til vedtekter og vedtak i overordnede organ i organisasjonen. Årsberetningen fra Rogaland gir god oversikt over driften. Når det gjelder protokollene fra Rogaland, viser kontrollkomiteen til vedtak i sak KTR 4/14. Kontrollkomiteen har merket seg at Utdanningsforbundet Vest-Agder hadde svak likviditet i Kontrollkomiteen forventer at dette blir snudd i Utdanningsforbundet Rogaland har god likviditet og har snudd et negativt resultat i 2012 til et positivt resultat i Generelt anbefaler kontrollkomiteen at fylkeslag som har underskudd og/eller dårlig likviditet, analyserer utgiftssiden for å finne ut hva de kan spare inn på, slik at de ikke går i minus. Vedtak: Kontrollkomiteen har gjennomgått årsregnskaper og protokoller for Utdanningsforbundet Vest-Agder og Utdanningsforbundet Rogaland og årsberetning for Utdanningsforbundet Rogaland for regnskapsåret 2013, jf. retningslinjer for kontrollkomiteen pkt. 2 og 8.4. Kontrollkomiteen har funnet at de nevnte protokoller, regnskaper og beretning er i samsvar med de rammebetingelser som er gitt for fylkeslagenes virksomhet. Den administrative vurderingen legges ved kontrollkomiteens rapport til Representantskapet. 9

10 Saksframlegg Kontrollkomitéen Møtedato: Arkivreferanse: Saksbehandler: / Kjerstin Larsen Ida Truchs Gjennomgang og kontroll av regnskap 2013 for UDF Rogaland og Vest-Agder Saksfremlegg Vurderingene i notatet er i hovedsak knyttet til økonomiske og regnskapsmessige forhold. Politiske eller strategiske valg som fremgår av regnskapene er ikke vurdert her. Vurderingene er gjort ut i fra overordnet kunnskap og tilgjengelig materiale. Det er ikke foretatt bilags- eller rutinekontroll mv. da fylkeslagene har ekstern revisor og man antar at dette arbeidet derfor er foretatt. Fylkeslagenes formelle regnskap danner analysegrunnlaget og skal inneholde: - Årsberetning - Balanseoppstilling - Resultatregnskap - Noter - Revisjonsberetning Alt i henhold til regnskapsloven for små foretak. I denne saken har det vært behov for å lage en forenklet balanse- og regnskapsoppstilling for å få sammenlignbare tall for de to fylkeslagene. Ved sammenligning mellom 2012 og 2013 tas det forbehold om at det er benyttet like regnskapsprinsipper de to årene. Avvik i beløp i forhold til formelt regnskap kan hovedsakelig knyttes til en annen inndeling eller tidsavgrensning om ikke annet er opplyst. Kontrollkomiteen har for regnskapsåret 2013 valgt å se nærmere på fylkeslagene Vest-Agder og Rogaland. For enkelhetsskyld vil man i fortsettelsen benytte forkortelse VA og RL for hhv Vest-Agder og Rogaland. Målt fra høyest til lavest antall medlemmer per fylkeslag rangeres VA som nummer 18 av 19 fylkeslag med 5811 medlemmer, mens RL er nummer 3, med dobbelt så mange medlemmer. Under følger en kort status for Vest-Agder og Rogaland i 2013: Vest-Agder Rogaland Antall medlemmer (per ) Antall lokallag Økonomisk ramme, ordinærdrift (kr) OU-tilskudd, ramme 2013 (kr)

11 Figur 1: Driftsregnskap for Vest-Agder og Rogaland 2012 og 2013 ÅRET 2013 ÅRET 2012 Vest-Agder % Rogaland % Vest-Agder % Rogaland % Inntekter Kontingentinntekter % % % % Tilskudd skoleringsmidler-ou % % % % Andre driftsinntekter % % % % Refusjon SPK-midler - 0 % - 0 % % - 0 % Sum inntekter % % % % Kostnader Ansatte personalkostnader % % % % Tillitsvalgte personalkostnader % % % % Frikjøp tillitsvalgte % % % % Honorar andre % % % % Revisjonshonorar % % % % Avskriving 0 % % 0 % % Husleie, strøm, lokalkostnader % % % % Kontorteknisk utstyr/rekvisita % % % % Reiseutgifter % % % % Profilering/gaver % % % % Finans, netto % % % % Sum kostnader % % % % Resultat av aktiviteter Benyttede avsetning årsmøte Årsresultat (+over/-underskudd) Innrapporterte OU-kostnader ihht. eget OU regnskap I prosent av totalkostnader 16 % 22 % 15 % 17 % Antall ansatte 3 3,5 3 3 Ant. tillitsvalgte på fylkeskontoret

12 Figur 2: Balansen for Vest-Agder og Rogaland for 2012 og Vest-Agder Rogaland Vest-Agder Rogaland Eiendeler Anlegg Kundefordringer og andre fordringer Krav OU-midler fra sentralt Plasseringer Bank Høyrente Sum eiendeler Egenkapital og gjeld Egenkapital Fri egenkapital Årets (-)underskudd/+overskudd Sum egenkapital Gjeld Gjeld til lokallagene Skyldig frikjøp Annen kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld NØKKELTALL Vest-Agder Rogaland Vest-Agder Rogaland EK over kontingentinntekt 4 % 12 % 8 % 10 % Egenkapitalprosent (EK over tot.k.) 22 % 36 % 88 % 33 % Likviditetsgrad (Oml.m/korts.gjeld) 1,3 1,5 8,2 1,4 Tilgjengelig likviditet (Bankbeholdn.mm) Arbeidskapital (oml.m.-korts.gjeld) Inntekter Fylkeslagenes inntekt består hovedsakelig av kontingentinntekter og OU tilskudd. Dette er midler som deles ut sentralt etter fastsatte kriterier. Kontingentmidler De totale kontingentmidlene til fylkeslagene var i 2013 på 175 mill. kroner. Tallet inkluderer tildeling på 8 mill. kroner for å drive lokallagsvirksomhet i Oslo fylkeslag. Prinsippene for fordeling av kontingentmidlene mellom fylkeslagene ble oppdatert av representantskapet i 2013 (REP 06/13). Midlene fordeles hvert år etter følgende kriterier: Basisbeløp: 33 % av midlene deles ut likt til hvert fylkeslag og skal dekke daglig drift. Antall medlemmer: 43 % av kontingentmidlene deles ut etter antall medlemmer hos hvert fylkeslag. I 2012 var denne prosenten 42 %. 12

13 Antall lokallag: 10,5 % av midlene deles ut på grunnlag av antall lokallag pr. fylkeslag. I 2012 var denne prosenten 10 %. Geografisk poeng: 13,5 % fordeles etter spesifikke vekttall for det enkelte fylkeslag for å kompensere for økonomiske effekter som følge av kompleks geografi og lange avstander i fylket. I 2012 var denne prosenten 15 %. Per er fordelingsnøklene for Vest-Agder og Rogaland følgende: Fylkeslag Fordelingsnøkler Ant. Medl per 1.1. Ant. Lokallag Geo grafi/ reguler.- poeng Vest-Agder ,26 % Rogaland ,52 % Fylkeslag Basisbeløp Etter ant. lokallag Etter ant. medlemmer Geografipoeng 33,00 % 43,00 % 10,50 % 13,50 % Per Medlem Vest-Agder Rogaland Basert på antall medlemmer, lokallag og geografisk plassering mottok VA og RL kontingentinntekter på henholdsvis 7,0 mill. kroner og 11,1 mill. kroner i OU-midler I resultatoppstillingen er OU-kostnader inkludert i de enkelte kostnadsartene, men for å få en bedre forståelse av størrelsen på OU-kostnadene er disse synliggjort på en egen linje under regnskapet. Fylkeslagene rapporterer hvert år inn til sentralleddet forbruk knyttet til OUaktiviteter. Overskuddsmidler vil gjennom omfordeling komme fylkeslag med overforbruk til gode. OU-midlene fordeles etter et beregnet 1 behov for antall tillitsvalgte som fylkeslagene skal skolere. Videre justeres denne fordelingsnøkkelen med et reisevekttall. Reisefaktoren skal kompensere for lange avstander i fylket. Fordelingsnøklene for OU-midler i Vest-Agder og Rogaland: Fylkeslag Basis ant. tillitsvalgte 5 per lokallag (inkl. VGO) 1 per klubb - KS-område 1 per klubb over 45 medlemmer Tot. Kontingentmidler Fordelingsnøkkel ant. tillitsvalgte Reisefaktor De totale OU-midlene var i 2013 på om lag 43 mill. kroner. Basert på fordelingsnøklene mottok VA og RL følgende tilskudd: Samlet vekttall Vest-Agder ,2 783 Rogaland , Fylkeslag Etter ant. tillitsvalgte Etter reisefaktor Samlet ordinær fordeling % av totalen %-økning fra i fjor Per medlem Vest-Agder ,24 % 6,8 % 240 Rogaland ,86 % 5,6 % Beregnet antall tillitsvalgte trenger ikke å samsvare med faktisk antall tillitsvalgte i fylket. 13

14 I 2013 brukte VA kroner og RL kroner mer på tillitsvalgtopplæringen enn hva de mottok av ordinært OU-tilskudd. Gjennom omfordeling av OU-midler sentralt ble merforbruket hos fylkeslagene dekket. Kostnader Figur 3 viser den prosentvise endringen for de største utgiftspostene fra 2012 til 2013 for VA. Det har vært betydelig nedgang i både generelle reiseutgifter og personalkostnader for tillitsvalgte på hhv kr og kroner. Endringen i reiseutgifter kan ha sammenheng med årsmøte i 2012, som gjerne bidrar til økt reise- og møtevirksomhet. Figur 3: Vest-Agder - Prosentvis endring i de største utgiftspostene fra Reiseutgifter Tillitsvalgte personalkost Ansatte personalkost Lokaler Revisjonshonorar Frikjøp tillitsvalgte -20% -10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Videre er det en markant økning i frikjøpskostnadene i 2013 på 41 %, som tilsvarer nærmere kroner. Fylkeslaget selv forklarer situasjonen med at de i en periode hadde så store likviditetsproblemer at de fikk et etterslep på frikjøpskostnadene. Det er samtidig slik at kostnadsføring ikke skal være avhengig av likviditeten. Påløpte kostnader og tilhørende gjeld skal ut i fra god regnskapsskikk bokføres det året utgiften pådras. Fylkeslagene skal sette av midler til å dekke påløpne frikjøpskostnader det året utgiften oppstår. Vest-Agder fylkeslag avgjorde å bokføre etterslepet fra tidligere år i For neste års regnskap (2014) forventer de å gå med overskudd da de nå er ajour med frikjøpskostnadene. Revisjonshonorar og kostnader knyttet til lokaler har økt, men det er snakk om små kronebeløp. 14

15 Figur 4: Rogaland - Prosentvis endring i de største utgiftspostene fra for Rogaland Tillitsvalgte personalkostnader Frikjøp tillitsvalgte Husleie, strøm, lokalkostnader Reiseutgifter Ansatte personalkostnader Kontorteknisk utstyr/rekvisita Revisjonshonorar -20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% 140% RL har hatt en sterk økning i revisjonshonorarer, som i hovedsak er knyttet til økt regnskapsbistand fra revisor, jfr. Figur 4. Fylkeslaget forventer at honoraret reduseres i 2014 ettersom man har ansatt et halvt årsverk på regnskapsområdet. Økningen i utgifter knyttet til kontorteknisk utstyr og personalkostnader for ansatte er verdt å merke seg da de samlet sett medfører en kostnadsøkning på om lag kroner, sammenlignet med 2012 regnskapet. Videre er frikjøp og personalkostnadene knyttet til tillitsvalgte redusert med hhv 6 % og 3 %, som samlet tilsvarer kroner. Årsresultat Fra resultatregnskapet og balansen fremkommer det et tydelig underskudd for VA i både 2012 og Den største gjeldsposten er frikjøp på om lag 0,8 mill kroner. Underskuddet får konsekvens for egenkapitalen, som er halvert siden Et lignende underskudd i 2014 vil kunne medføre at all fri egenkapital forsvinner. Fra et relativt stort underskudd i 2012 har RL i 2013 et overskudd på nærmere 0,3 mill kroner. Underskuddet i 2012 henger i følge fylkeslaget sammen med høy aktivitet og ekstraordinære frikjøpskostnader grunnet endringer blant de fylkestillitsvalgte. I følge fylkeslaget satte de seg mål om å redusere disse kostnadene i Den positive endringen kan tyde på at man har lykkes med å iverksette tiltak. Analyse Årets resultat og endringene fra 2012 bringer frem flere viktige momenter som vil bli analysert nærmere i de neste avsnittene. Analysen tar utgangspunkt i situasjonen for VA og RL, og drar samtidig paralleller til de resterende fylkeslagene. 15

16 Likviditet og soliditet Likviditet er et begrep som benyttes til å beskrive virksomhetens betalingsevne og kjøpekraft. Bra likviditet vil si at virksomheten er god til å innfri betalingsforpliktelsene sine, hos fylkeslagene gjelder dette fortrinnsvis frikjøp og annen kortsiktig gjeld. Soliditet sier noe om evnen til å tåle tap og underskudd. Av eiendeler er det i hovedsak fordringer og bankbeholdninger som utgjør de største balansepostene hos de to fylkeslagene. Ingen av fylkeslagene har en bankbeholdning som dekker all gjeld. Samtidig er det slik at fordringene i stor grad består av krav på OU-midler sentralt. Dette er sikre fordringer etter som Utdanningsforbundet sentralt har midler til å utbetale kravene til fylkeslagene. Samlet sett er dette de mest likvide omløpsmidlene til fylkeslagene. Det finnes ulike nøkkeltall for å analysere likviditeten for en virksomhet. I denne sammenheng velger vi å benytte: VA har 1,3 og RL har 1,5 i likviditetsgrad 1. Dette betyr at begge fylkeslag har kapasiteter til å betale sin kortsiktige gjeld, henholdsvis 1,3 ganger og 1,5 ganger gjelden. Det er samtidig stor forskjell i likviditeten på kort sikt mellom VA og RL. RL har over tid hatt mulighet til å plassere midler i Hausmannsfondet. Midlene utgjør 12 % av eiendelene og er et signal om at fylkeslagets likviditet er så pass sterk at det ikke er behov for denne kapitalen i den daglige drift. Videre medfører dette at handlingsrommet, gjerne referert til som arbeidskapitalen, på kort sikt er relativt større i RL sammenlignet med VA. Arbeidskapitalen finner man ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidlene. Arbeidskapitalen er positiv for begge fylkeslag. I VA er den på 0,27 mill. kroner, mens den for RL er på om lag 1,1 mill. kroner. Egenkapitalen i forhold til kontingentinntekten er den måten å måle egenkapitalen på som organisasjonen benytter ved begrensningsordningen som ble innført fra 2006 (opprinnelig 40 % -regelen). Fylkes- og lokallagene får ikke beholde egenkapital som går over 45 % av årets tildeling av kontingentmidler. 16

17 Østfold Akershus Oslo Hedemark Oppland Buskerud Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Hordaland Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag Nordland Troms Finnmark Figur 5: Fylkeslagenes egenkapital i prosent av årets kontingentinntekt 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% For de to fylkeslagene er egenkapitalen i forhold til kontingentinntekten på hhv 4 % og 12 % for VA og RL. Sammenlignet med de øvrige fylkeslagene synes egenkapitalen å være svært lav. Det er viktig at fylkene jevnlig holder oversikt over både fordringer og gjeld, og sørger for stabilt overskudd i driften for å gjøre økonomien mindre sårbar. Kostnadsjustering Generelt for fylkeslagene i Udf er det i første omgang gjennom justering av omfanget på reise- og møtevirksomhet og frikjøp man har mulighet til å regulere kostnadsnivået. Reise- og møtekostnader Hos begge fylkeslag er de største utgiftspostene knyttet til hotell (inklusiv bevertning) og transport 2. For å få bedre oversikt over eventuelle forskjeller mellom fylkeslagene fordeles de totale kostnadene per medlem. Kostnader per medlem Vest-Agder (Ant. medl: 5.811) Rogaland Hotell og bevertning 182 kr 187 kr Transport 80 kr 33 kr Totale reise- og møtekostnader 299 kr 260 kr (Ant. medl: ) Reise- og møteutgifter kan grovt sett deles mellom reise- og møtevirksomhet i OUsammenheng eller utgifter knyttet til daglig drift av fylkes- og lokallag. Førstnevnte skal i utgangspunktet være dekket gjennom overføring av OU-midler, hvor ulikheter i reisebehov kompenseres gjennom den justerte reisefaktoren. For RL og VA ligger reisefaktoren på relativt likt nivå. Når det gjelder kontingentinntekten får VA kun halvparten så stort geografipoeng som RL. Samtidig ser man fra regnskapstallene at VA har 15 % høyere totale reisekostnader per medlem, og hvor spesielt transportkostnadene er betydelig høyere for VA enn RL. 2 Inkluderer flybilletter og bilgodtgjørelse 17

18 Østfold Akershus Oslo Hedemark Oppland Buskerud Vestfold Telemark Aust-Agder Vest-Agder Rogaland Hordaland Sogn og Fjordane Møre og Romsdal Sør-Trøndelag Nord-Trøndelag Nordland Troms Finnmark På en side kan det tenkes at fylkeslagene bør øke sin bevissthet rundt og fremme tiltak for å reduserer utgifter knyttet til reise- og møtevirksomhet. Samtidig peker det også på en mulig utfordring med hensyn til fordelingsnøkkelen som benyttes til å kompensere for ulik geografi. Frikjøp og personalkostnader Frikjøp og personalkostnader for tillitsvalgte utgjør en stor andel av de totale kostnadene for begge fylkeslagene, jfr. driftsregnskapet. Grafen under viser imidlertid ikke et riktig bilde for året 2013 i VA da VA har bokført tidligere års frikjøpsutgifter i Samtidig ser man fra figuren under at det også er andre fylkeslag som har høye frikjøps- og personalkostnader per medlem. Dersom et fylkeslag ikke har midler til å dekke frikjøpskostnadene innenfor sine budsjettrammer bør man være varsom med å øke frikjøpene. Figur 6: Frikjøps- og personalkostnader tillitsvalgte per medlem Situasjonen i fylkeslagene er likevel gode eksempler på at det kan være et økende behov for å rette oppmerksomhet mot langsiktig planlegging og budsjettering, spesielt av store kostnadsposter som frikjøp og personalkostnader, for alle fylkeslagene. På den måten kan man lettere sette i gang tiltak dersom man ser at utgiftene er i ferd med å overstige budsjettet. I henhold til Utdanningsforbundets vedtekter 48.2, er alle fylkeslag pliktig til å utarbeide årsbudsjett. Rutiner og felles standarder En av de største utgiftspostene hos RL var i 2013 revisjonshonorarer. De har brukt sin revisor til å hjelpe til med regnskapsføringen hittil. Fra og med regnskapsåret 2014 er det tilsatt et halvt årsverk slik at fylkeslaget regner med at denne høye utgiftsposten vil bli betraktelig redusert. I henhold til god regnskapsskikk så skal regnskapene føres fortløpende i Agresso, avstemminger skal foretas hver måned og leverandørreskontro skal føres. 18

19 VA har hatt etterslep på frikjøpskostnadene, og avgjorde i 2013 å bokføre disse og er nå ajour med frikjøpskostnadene. I henhold til regnskapsloven skal alle forpliktelser føres i balansen ved årets slutt. Det gjelder kostnader som er påløpt det gjeldende året men ikke utbetalt pr XX. Dette må føres som en utgift samt gjeldsføres. Det kan være utgifter som leverandørene enten har sendt faktura på etter årets slutt, eller utgifter som er pådratt men der leverandørene enda ikke har sendt faktura ved regnskapsavslutningen. Da må kostnaden stipuleres og føres som utgift og gjeld. Avvik fra felles standarder og rutiner har også man sett i tidligere rapporter til kontrollkomiteen og er ikke et unikt fenomen for de to fylkeslagene man ser på nå. Generelt sett fører avvik fra felles standard og rutiner det vanskelig å sammenligne fylkeslagene. For det første blir informasjonsgrunnlaget mindre tilgjengelig, og for det andre krever det en del ekstraarbeid å sikre at informasjonen er korrekt. Innføring av Agresso, felles kontoplan, koststeds- og prosjektstruktur, dokumentasjon av rutiner, samt felles skolering og økt kommunikasjon mellom regnskapsmedarbeiderne i fylkene har dannet grunnlag for felles standarder og rutiner. Det kan være behov for å bevisstgjøre og videreutvikle en felles plattform. Gode rutiner og standarder vil for det første kunne være til hjelp for å sammenligne fylkeslagene, se felles trender og lettere kunne iverksette tiltak i tide. Men det vil også gjøre det lettere for økonomimedarbeiderne i fylkene å samarbeide og/eller søke råd i andre fylkeslag. Konklusjon RL har snudd et negativt resultat i 2012 til et positivt resultat i VA har gått med underskudd og kan ikke ha et tilsvarende underskudd i 2014 som i 2013 for da vil egenkapitalen være tapt. Det er til enhver tid viktig å holde øye med likviditeten slik at fylkeslagene ikke får betalingsproblemer. Det er her også viktig at de til enhver tid har oversikt over sine løpende forpliktelser slik at man ikke tar på seg flere forpliktelser enn likviditeten tillater. Hvis en får problemer med likviditeten, så er det viktig å gjøre noe med dette umiddelbart. For å forbedre likviditeten på kort sikt så kan en vente med enkelte aktiviteter til økonomien tillater dette. Det er viktig at fylkeslagene følger Regnskapsloven og god regnskapsskikk. Fylkeslagene må ha en buffer for eventuelle overskridelser av budsjett. Det betyr at oppfølging av regnskap og budsjett underveis er viktig. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her. 19

20 REP 13/14 Kommunesammenslåinger Møtedato: Arkivreferanse: Saksbehandler: / Harald Skulberg/Trond Harsvik/Arnhild Grønvik Bie- Larsen/Eirik Lund Sammendrag: I representantskapets møte i juni 2013 meldte Stine Borg fra Utdanningsforbundet Vestfold under posten «Aktuelt», bekymring rundt Utdanningsforbundets manglende politikk rundt kommunesammenslåinger. Temaet har blitt enda mer aktuelt det siste året. Utdanningsforbundet Vestfold ønsker derfor at representantskapet skal få seg forelagt til debatt en sak som tar opp vårt syn på den pågående prosessen rundt kommunesammenslåinger. Spørsmålet om sammenslåinger av kommuner ses ikke isolert, men i sammenheng med andre elementer i det som går under paraplyen kalt kommunereformen. I saksframlegget gis en oversikt over hele denne reformen og status for dette arbeidet. Tre saksområder trekkes fram som særskilt viktige for Utdanningsforbundet: likeverdighet i utdannings- og opplæringstilbudet, innflytelse gjennom medbestemmelse og påvirkning samt konsekvenser for Utdanningsforbundet som organisasjon. Disse temaene foreslås at det blir gjenstand for debatt under representantskapet. Innstilling til vedtak Utdanningsforbundet skal aktivt følge med på og påvirke arbeidet med kommunereformen. Dette skal skje på alle nivå i organisasjonen, samtidig som arbeidet gjennom Unio blir viktig. I arbeidet med kommunereformen må tillitsvalgte sikre at det grunnleggende prinsippet om et likeverdig utdannings- og opplæringstilbud, blir ivaretatt. Rett til medbestemmelse og muligheter for påvirkningsarbeid må sikres både i prosess og i en framtidig forvaltningsstruktur. Utdanningsforbundet må være forberedt på hvilke konsekvenser endringer i kommunestruktur og forvaltningsnivåer kan få for egen organisasjon. Saksutredning: Bakgrunn Under møtet i representantskapet i juni 2013 meldte Stine Borg fra Utdanningsforbundet Vestfold som en del av posten «Aktuelt» bekymring for Utdanningsforbundets manglende politikk rundt kommunesammenslåinger. Fagforbundet har i det siste satt denne problemstillingen på dagorden, både i form av politikkdokument og egne konferanser. I et notat fra Utdanningsforbundet Stokke etterlyser lokallaget retningslinjer og et større engasjement i Utdanningsforbundet når det gjelder sammenslåinger av kommuner, jf vedlegg. Utdanningsforbundet Vestfold ønsker derfor at representantskapet skal få seg forelagt til debatt en sak som tar opp Utdanningsforbundets syn på den pågående prosessen rundt kommunesammenslåinger. Temaet har blitt enda mer aktuelt siste året. Vestfold har allerede kommet langt i prosessen med kommunesammenslåinger. Kommunalministeren har valgt seg ut Stokke som foregangskommune i denne sammenheng. Prosessen går der unna i et meget høyt tempo. 20